Инструкция по заполнению упд в 2022 году - Arganabio.ru - инструкции по эксплуатации и многое другое

Форма универсального передаточного документа менялась уже несколько раз. Последний — 1 июля 2021 года. После последних изменений в документе появилась графа строка 5а «Документ об отгрузке N п/п», графа «Код вида товара», поле для дополнительной подписи, поменялись названия строки 8 и графы 11.

Бланк, правила и пример заполнения актуальной в 2023 формы УПД — на этой странице. Также мы разберем, что писать в каждом поле документа.

УПД с 1 июля 2021 года: изменение

С 1 июля 2021 года счет-фактура дополнен новой строкой 5а «Документ об отгрузке N п/п». В этой строке надо указать сведения о документе об отгрузке товаров. Плательщики НДС применяют счет-фактуру либо универсальный передаточный документ, но соответствующие изменения в форму УПД не внесены.

Дело в том, что форма УПД является рекомендуемой. В связи с этим ФНС России разъяснила, что если плательщик НДС использует УПД со статусом «1«, то с 1 июля следует дополнить указанную форму строкой 5а счета-фактуры (письмо ФНС России от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368@).

Бесплатно скачать бланк УПД (в Excel):

Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.

Скачайте образец заполнения УПД:

Электронный УПД

Если в компании используют электронный документооборот, УПД можно отправлять в электронном варианте. В отличие от бумажной версии, он имеет три функциональных значения:

cчeт-фактура,
cчeт-фактура c расширенным набором реквизитов,
первичный учетный документ для оформления фактов хозяйственной жизни.

МойСклад позволяет быстро обмениваться данными с системами электронного документооборота. У сервиса есть интеграции с популярными ЭДО: Такском, ЭДО Лайт, 1С Клиент ЭДО и другими. Начните работать прямо сейчас — это бесплатно!

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта в 2023 году?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 г, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Правила заполнения УПД по новому образцу

Документ по-прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет-фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта. Поэтому важно правильно указать статус УПД:

1 — если УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры (для операций, облагаемых НДС);
2 — если УПД выписывается в качестве только накладной или только акта (для операций без НДС).

Упростить заполнение УПД поможет простая инструкция ниже.

УПД со статусом 1

Подраздел со счетом-фактурой

Строка 1
Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры — пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.

Строки 2, 2а и 2б
Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.

Строки 3 и 4
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя (писать «он же» нельзя).

Строка 5
Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.

Строки 6, 6а и 6б
Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.

Строка 7
Наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ).

Строка 8
Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора) — в строке ставится прочерк.

Табличная часть

А
Номер строки таблицы. Можно не заполнять.

Б
Код товара, работ, услуг. Для товаров — артикул, для работ — код по ОКВЭД, для услуг — код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Графы 1, 1a и 2
Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС — в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54).

Графа 3
Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить — ставится прочерк.

Графа 4
Цена за единицу измерения (при возможности ее указания) без НДС.

Графа 5
Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.

Графа 6
Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».

Графа 7
Ставка НДС. Если компания освобождения по ст.145 НК РФ или в случае выставления счета-фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».

Графа 8
Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».

Графа 9
Стоимость всего количества товара (работ, услуг, переданных прав) с учетом НДС.

Графы 10, 10а, 11
Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров. Внимание! С 1 октября 2017 года изменилось название графы 11. Она теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации».

Кто подписывает УПД? Узнайте по ссылке >>

УПД со статусом 2

Не заполняются табличные графы 7 и 8 (ставка и сумма НДС), 10, 10а и 11 (страна и ГТД — они заполняются только для операций, облагаемых НДС).

Можно не заполнять табличные графы 4, 5 и 6, в подразделе со счетом-фактурой строки 2а и 2б, 3, 4, 5, 6а и 6б.

Остальные поля заполняются как описано выше.

Часто задаваемые вопросы

При оформлении УПД чем отличаются статус 1 и 2?

Статусы УПД 1 и 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как счет-фактуру. УПД со статусом 2 можно использовать только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Тогда счет-фактура составляется отдельно.

Статус при заполнении УПД имеет информационный характер. Фактический статус документа будут определять реквизиты, которые вы укажете: так, если вы присвоили документу статус 2, но при этом указали в нем НДС, то такой документ можно использовать как счет-фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.

Где взять код товара в УПД?

Используйте артикул товара или код по ОКВЭД/ОКУН для работ/услуг, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Кто подписывает УПД?

Универсальный передаточный документ обязательно должны подписать ответственные лица со стороны продавца и покупателя. Для каждого представителя обеих сторон нужно указывать должность и ФИО.

Более 2 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад

Подписи в УПД со стороны продавца:

В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи.
В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.

Подписи в УПД со стороны покупателя:

В поле таблицы 15: лицо, получившее товар, работы, услуги.
В поле таблицы 18: лицо, ответственное за правильное оформление документа. Если этот сотрудник подписался в поле 15, то здесь достаточно указать должность и ФИО.

Какие документы заменяет УПД?

УПД можно использовать вместо счета-фактуры, первичного документа или вместо обоих этих документов сразу. Бланк универсален: вы сами решаете, что заменяет УПД в конкретном случае, и исходя из этого заполняете поля.

Заменяет УПД акт выполненных работ или нет?

Заменяет. Любые организации и предприниматели, в том числе и неплательщики НДС, могут использовать вместо акта выполненных работ универсальный передаточный документ.

Обязательно ли использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной?

Можно, но не обязательно. Вы вправе самостоятельно решить, что для вас будет удобнее: УПД или ТОРГ-12. Последняя с появлением УПД не вышла из употребления и оформляется так же, как и раньше. Но использование универсального передаточного документа вместо товарной накладной или другого первичного документа поможет вам упростить документооборот и уменьшить его объем.

Можно ли выписывать УПД на услуги?

Можно. Вы можете использовать УПД для оформления не только отгрузки товаров, но также и оказания услуг, выполнения работ и передачи имущественных прав. УПД на услуги заполняется по той же инструкции, что и на товары.

УПД на услуги: нужен ли акт?

Если вы оформляете оказание услуг с помощью УПД, отдельный акт составлять не нужно.

Можно ли в УПД указывать услуги и товары одновременно в 2023 году?

Можно. Налоговое законодательство РФ не требует выставлять отдельный счет-фактуру на каждый вид продукции (услуг). В одном счете-фактуре (или, соответственно, в одном УПД) можно отразить одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД — вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно. При этом важно соблюдать сроки выставления счетов-фактур — 5 календарных дней с момента отгрузки).

О выставлении одного счета-фактуры на всю отгрузку см. письмо ФНС №ЕД-4-15/17910 от 23.09.2016.

Строка 8 в УПД: обязательно заполнять или нет?

Строка 8, обязательная для включения в форму универсального передаточного документа с 1 июля 2017 года, заполняется только в том случае, если у вас есть соответствующие данные. Если их нет, в ней ставится прочерк, но сама строка обязательно должна присутствовать в форме. С 1 октября 2017 в названии строки появилось указание «При наличии»: это и означает, что она обязательна к заполнению только в случае, если у вас есть нужные данные. В противном случае ставится прочерк.

С какого года ввели УПД? С какого числа действует УПД?

Универсальный передаточный документ ввели в 2013 году. Но с 1 октября 2017 действует новый образец УПД, поэтому документы, датированные более ранним числом, недействительны.

Кстати, изменения в УПД с 1 октября 2017 не вызвали затруднений у пользователей МоегоСклада, потому что в нашем сервисе документы формируются автоматически. Мы вовремя обновляем формы документов, так что нашим пользователям не нужно искать в интернете бланки или добавлять поля на свой страх и риск вручную.

Источник

УПД в 44-ФЗ — это документ, который сочетает в себе функции первичной бухгалтерской документации и счета-фактуры и помогает упростить документооборот между поставщиком и заказчиком. В госзакупках форма пригодится на этапе закрытия госконтракта. C 1 июля 2021 года бланк изменился.

Зачем нужен УПД

После завершения торгов заказчик заключает контракт с победившим участником. Следующий этап — поставка приобретенных товаров, работ или услуг. Факт поставки отражается в первичных учетных регистрах:

счете-фактуре;
товарной накладной;
акте приемки-передачи (выполненных работ).

Для удобства поставщиков и заказчиков все эти первичные регистры заменяются одним — универсальным передаточным документом. Он необходим сторонам, чтобы отразить фактическую реализацию товаров, работ и услуг поставщиком и их получение-приемку заказчиком. С помощью УПД принимают товары, работы и услуги. А вот инструкции, как делать УПД при госзакупке по строительству, нет — подрядчик актирует выполненные работы актом КС-2 и заверяет их стоимость справкой КС-3.

Универсальный передаточный документ формируется на основании счета-фактуры (письмо ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013). В нем есть все те же реквизиты, что и в расчетном регистре. Поставщики вправе использовать форму, принятую ФНС, и дополнить ее показателями, необходимыми компании в связи с отраслевой или организационной спецификой (письмо ФНС России № ЕД-4-15/18322 от 14.09.2017).

ВАЖНО!

С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры. Тем, кто заполняет рекомендованную форму универсального передаточного акта со статусом 1, необходимо добавить новую строку 5а. В ней указывается документ об отгрузке. В собственную форму УПД тоже следует внести изменения (письмо ФНС России № ЗГ-3-3/4368 от 17.06.2021).

Используется УПД в первичном бухгалтерском учете и в налогообложении для отражения НДС. Передаточный документ поможет плательщику налога на добавленную стоимость подтвердить операцию, чтобы затем оформить вычет по НДС и подтвердить затраты при исчислении налога на прибыль. Кроме того, заказчики загружают скан УПД в ГУИ ЕИС для подтверждения исполнения госконтракта. Еще универсальные передаточные документы используют при передаче прав собственности по различным активам и при заключении сделок по операциям посредников.

Как работать с УПД

Универсальный передаточный акт заполняют поставщики.

Если стороны работают по старой схеме, то порядок их взаимодействия таков: исполнитель отгружает товары или выполняет работы или услуги, после чего заказчик их принимает. Если претензий нет, подписывают товарную накладную или акт. Только после подписания документации, подтверждающей факт поставки, выставляются платежные регистры — счет и счет-фактура для целей налогообложения.

Можно работать и по упрощенному варианту. Универсальный передаточный акт объединяет в себе функционал нескольких первичных документов. Некоторые поставщики соединяют в бланке реквизиты счета-фактуры и товарной накладной или акта выполненных работ. Если заказчик не имеет претензий к отгруженным товарам, выполненным работам и услугам поставщика, то он подписывает УПД и сразу же оплачивает, не дожидаясь выставления отдельного расчетного регистра.

Какой бланк использовать

Действующий бланк, правила заполнения и подписи УПД в 2023 году закреплены в письме ФНС № ММВ-20-3/96@. Универсальный передаточный акт — это самостоятельный документ, при его заполнении следует ориентироваться не только на нормативы налоговой службы, но и на Федеральный закон № 402-ФЗ и ПП РФ № 1137 от 26.12.2011, в которых приведен порядок формирования сведений в счете-фактуре.

Бланк формируется по аналогии с первичным счетом-фактурой, поэтому в передаточном акте есть все те же реквизиты. Исполнитель вправе добавлять новые строки или ячейки для дополнительной информации. Если поставщик использует и счет-фактуру, и УПД, то он приводит оба документа в полное соответствие. Вся дополнительная информация в счет-фактуре должна дублироваться в универсальном акте.

ВАЖНО!

Это не унифицированная форма, но она носит рекомендательный характер. Каждая организация вправе видоизменять бланк универсального передаточного акта под свою специфику и условия конкретного государственного контракта. Придерживайтесь правил для счетов-фактур: добавлять ячейки можно, убирать — нельзя. В УПД проставляют все те же реквизиты, которые 402-ФЗ обязывает указывать в первичных регистрах (ст. 9 402-ФЗ).

Как заполнить документ

Порядок составления универсального передаточного акта приводят налоговики в письме № ММВ-20-3/96@. Пошаговую инструкцию по заполнению УПД 2023 года представим в таблице.

Наименование строки	Расшифровка
Статус	Код 1 — для документов, заменяющих и счет-фактуру, и факт поставки (акты, товарные накладные). Код 2 — для бланков, подтверждающих только факт отгрузки. При заполнении регистра со статусом 1 в шапку необходимо добавить строку 5а, по аналогии с новым бланком счета-фактуры.
Строки, отведенные под реквизиты сторон	Шапка предназначена для отражения регистрационных данных поставщика и заказчика. Вносятся наименование сторон, их реквизиты, ИНН, КПП и адрес. Здесь же указывают валюту расчета.
Таблица	Вся табличная часть заполняется в соответствии с данными документов поставки. Наименование товаров, работ или услуг, их объем, цена и НДС — все эти показатели должны совпадать.
Визы ответственных сотрудников	Факт поставки подтверждают своими подписями ответственные работники, действующие по приказу руководства или по доверенности.
Основание поставки	Основанием поставки является государственный или муниципальный контракт, необходимо вписать его номер и дату.
Подписи ответственных лиц со стороны поставщика и заказчика	Достоверность информации подтверждают руководители сторон или их представители, уполномоченные на приемку продукции и подписание первичных документов.

Вот так выглядит пример заполнения УПД в 2023 году:

Об авторе этой статьи

Александра ЗадорожневаБухгалтер, эксперт проекта: Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Другие публикации автора

Источник

Иллюстрация:Karolina Grabowska/pexels

Форма УПД

При отгрузке товаров, передаче работ, услуг или имущественных прав вместо первичного документа и счета-фактуры можно использовать универсальный передаточный документ (УПД).

УПД могут применять любые организации и ИП, в том числе не являющиеся плательщиками НДС. Например, организации на упрощенной системе налогообложения для подтверждения расходов могут использовать УПД в качестве первичного учетного документа. При этом не нужно заполнять графы 7 «Налоговая ставка» и 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

Но с УПД в 2023 году тоже произошли изменения. О них рассказываем на курсе «Все новые правила 2023». Посмотрите, как будет время, а пока поговорим о том что такое УПД.

УПД по сути представляет собой счет-фактуру с несколькими дополнительными реквизитами. Документ содержит элементы:

товарной накладной;
товарного раздела товарно-транспортной накладной;
накладной на отпуск материалов на сторону;
акта о приемке-передаче объекта основных средств.

Поэтому при оформлении реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав с помощью УПД организация объединяет в документе сведения из форм № ТОРГ-12, М-15, ОС-1, 1-Т и одновременно предъявляет покупателю или заказчику сумму НДС.

УПД может быть использован в качестве любого первичного документа, который подтверждает факт передачи ценностей, кроме случая, когда к первичным документам предъявляются специальные требования.

В одном УПД можно перечислить несколько взаимосвязанных операций, например, если продавец отгружает товары и монтирует их в помещении покупателя. В таком случае в УПД отдельными позициями указывают стоимость товаров и услуг по монтажу.

УПД можно оформить перевозку грузов и оказание услуг транспортной экспедиции. При этом в случае доставки товаров может дополнительно потребоваться транспортная накладная.

Кроме того, УПД можно использовать для посреднических операций. К примеру, когда заказчик, комитент, принципал или доверитель груза отгружают товары комиссионеру, посреднику, поверенному или агенту для продажи.

Такой УПД будет считаться документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В строке 8 указываются реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняются строки:

2 «Продавец»;
2а «Адрес»;
2б «ИНН (КПП) продавца»;
6 «Покупатель»;
6а «ИНН (КПП) покупателя»;
6б «ИНН (КПП) продавца».

Применение универсального документа не исключает оформления операций с помощью товарной накладной и счета-фактуры. Разные способы оформления можно использовать даже в рамках одного договора.

Например, если договор предусматривает несколько отгрузок, то по одним партиям можно оформить товарную накладную и счет-фактуру, а по другим – УПД. Тогда покупатель сможет учесть расходы по налогу на прибыль, а сумму НДС принять к вычету.

Заполнение УПД

Порядок заполнения УПД зависит от статуса документа. Если организация использует УПД как первичный документ и счет-фактуру, документу присваивают статус «1» и заполняют все реквизиты. Это объясняется тем, что в УПД собраны все обязательные реквизиты для передаточных документов и счета-фактуры.

Данные УПД, которые включают реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, заполняют по правилам, установленным для оформления этих документов.

Те реквизиты документа, которые дублируют счет-фактуру, составляются по правилам оформления счетов-фактур, которые установлены требованиями п. 5 и 6 ст. 169 НК и правилами заполнения счетов-фактур.

Если организация решает использовать УПД только как первичный документ, то в нем нужно указать статус «2». При этом заполнять документ надо только в части передаточного документа. Строки УПД, обязательные для счета-фактуры, можно оставить пустыми.

Важно помнить, что использовать УПД только в качестве счета-фактуры недопустимо. Так, если организация оформляет отгрузку товарной накладной, то счет-фактуру следует составлять лишь на бланке, утвержденном постановлением Правительства от 26.12.2011 года № 1137.

Строки 1–7 и графы 1–11 в УПД со статусом «1» заполняются полностью. В строке 1 указывают регистрационный номер УПД и дату его составления. В документе со статусом «1» номер приводится согласно хронологии нумерации счетов-фактур, а в УПД со статусом «2» – согласно нумерации первичных документов.

При обнаружении ошибок в строке 1а ранее выписанного документа указывают номер и дату внесения исправлений.

В строках 2, 2а и 2б приводятся данные продавце, а в строках 6, 6а, 6б – данные о покупателе.
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе в строках 3 и 4 приводятся только при отгрузке товаров. При выполнении работ или оказании услуг эти строки не заполняются.

С 2021 года в документе появилась новая строка 5а «Документ об отгрузке», в которой указывают реквизиты первичного документа-основания для составления счета-фактуры.

Строка включает три поля:

«№ п/п» – в нем указывают порядковый номер записи в табличной части 1 счета-фактуры;
«№» – включает номер на отгрузку товаров, работ, услуг или имущественных прав, указанных в соответствующей строке графы 1 табличной части счета-фактуры;
«от» – включает дату отгрузочного документа.

УПД со статусом «1» выполняет функцию первичного документа и счета-фактуры, поэтому в строке 5а нужно продублировать реквизиты самого УПД.
В строке 7 указывают наименование и код валюты, а в строке 8 – номер госконтракта при наличии.

В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» указывают реквизиты договора или доверенности. В строку 9 «Данные о транспортировке груза» вносят реквизиты транспортных накладных или путевых листов, поручений экспедиторам, складских расписок, информацию о массе груза.

Форма УПД имеет реквизит «М.П.». Но его заполнять необязательно. Даже при отсутствии печати покупатель сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и обоснования расходов по налогу на прибыль.

Однако если поставить печать, продавец сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта – составителя документа (в том числе комиссионера (агента)», а покупатель – строку 19 «Наименование экономического субъекта – составителя документа». Обычно такая информация есть в оттиске печати организации, составившей документ.

УПД подписывают:

руководитель и главный бухгалтер организации – продавца или исполнителя;
сотрудники, ответственные за передачу или приемку товаров, работ, услуг или имущественных прав;
сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки, как со стороны продавца, так и со стороны покупателя.

УПД: бланк

Оформлять УПД можно и на бумаге, и в электронном виде. При реализации прослеживаемых товаров УПД формируется в электронной форме. Такой документ содержит те же реквизиты, что и счет-фактура, составленный при реализации прослеживаемых товаров.

Электронный УПД подписывается усиленной квалифицированной ЭЦП и направляется контрагентам по ТКС согласно правилам, установленным для УПД в ЭДО.

В отличие от форм счетов-фактур в бланк УПД изменения не вносят. Поэтому налогоплательщику рекомендуется самостоятельно дополнять его новыми реквизитами.

За пределами жирной рамки счета-фактуры можно вносить любые изменения. Когда изменения вносят в черную рамку, необходимо руководствоваться правилами заполнения счетов-фактур. Например, можно вносить дополнительные реквизиты между строкой 8 и таблицей, которую разрешается дополнять колонками слева от графы 1 и справа от графы 11. Также допустимо вносить дополнительные реквизиты после подписей руководителя и главного бухгалтера.

Если в 2023 году организация планирует оформлять хозяйственные операции с использованием УПД, то необходимо доработать бланк документа с учетом специфики деятельности. Форму документа следует утвердить в учетной политике. Также рекомендуется разработать правила проверки УПД для сотрудников, поскольку универсальный документ включает реквизит нескольких документов и требует повышенного внимания к правильности оформления.

УПД: образец заполнения

Заполнение УПД всегда начинается с определения статуса документа – «1» или «2». В шапке бланка указывают номер и дату УПД, данные о продавце и покупателе, грузоотправителе и грузополучателе при необходимости.

В табличной части УПД приводится информация об отгруженных товарах, выполненных работах, оказанных услугах, прописывают количественные и стоимостные показатели хозяйственной операции. Также в таблице УПД со статусом «1» заполняются данные об НДС, акцизах и прослеживаемых товарах.

Далее под табличной частью документа указывают количество листов, на которых документ составлен, и под табличной частью в строках 10, 13, 15 и 18 ставят подписи ответственные лица.

Источник

Добавить в «Нужное»

УПД – это универсальный передаточный документ, в котором объединены реквизиты счета-фактуры и первичного документа. Правильно оформленный УПД может служить подтверждающим документом для принятия НДС к вычету и/или для учета расходов в целях исчисления налога на прибыль (Письмо ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

Что такое УПД

Выше мы уже привели определение УПД. Теперь же давайте более подробно поговорим об этом документе.

УПД не является документом, обязательным к применению, – применять его или нет, организация/ИП решает самостоятельно.

Если вы хотите использовать УПД и как счет-фактуру, и как первичный документ (например, товарную накладную), то в соответствующем поле УПД надо указать статус «1». Если же указать статус «2», то УПД будет использоваться исключительно как первичный документ. Как правило, УПД со статусом «2» оформляют те организации, которые не должны начислять НДС и выставлять счета-фактуры.

Перечень операций, для отражения которых может использоваться УПД, приведен в Приложении № 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@. К таким операциям, например, относятся операции по отгрузке товаров, выполнению работ, оказанию услуг и операции по передаче имущественных прав. Отметим, что этот перечень является открытым.

Форма УПД в 2023 г.

Утвержденной формы универсального передаточного документа нет. Но еще в 2013 году ФНС разработала форму УПД, которая носит рекомендательный характер (Приложение № 1 к Письму ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). Обычно компании, использующие УПД, берут за основу именно эту форму. Ведь никто не запрещает дополнить ее необходимыми именно вам сведениями или вообще разработать собственную форму УПД. Главное, чтобы эта форма содержала все обязательные реквизиты счета-фактуры и первичного документа (ст. 169 НК РФ, ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Так как рекомендованная ФНС форма не обновлялась с 2013 года, а счет-фактура претерпел изменения, в том числе и в 2021 году, для использования УПД его форма должна быть актуализирована (Письмо ФНС от 17.06.2021 N ЗГ-3-3/4368).

Скачать бланк УПД, рекомендованный ФНС, вы можете здесь.

Изменения в УПД

Как мы уже отметили, форма счета-фактуры претерпела в 2021 году изменения. Соответственно, если УПД вы используете со статусом «1», то в УПД должны быть учтены «счет-фактурные» изменения. Так, УПД должен быть дополнен строкой 5а «Документ об отгрузке» и графой 1б «Код вида товара». Кроме того, в графе 11 изменилось название: «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости». А вот, графу 1 из счета-фактуры не обязательно переносить в УПД, т.к. в УПД есть аналогичная графа А – «N п/п». Не суть важно, обозначена она как «1» или как «А» (Письмо ФНС от 13.10.2021 N ЕА-4-26/14498@).

Ни для кого не секрет, что изменение счета-фактуры в 2021 году связано, в основном, с введением прослеживаемости товаров. Это новшество отразилось и на УПД.

Так, например, тем организациям/ИП, которые используют УПД и у которых есть операции с товарами, подлежащими прослеживаемости, необходимо выставлять УПД в электронном виде и направлять их по ТКС через оператора ЭДО (п. 3 Порядка, утв. Приказом Минфина от 05.02.2021 N 14н). Если же к прослеживаемым товарам вы отношения не имеете, то и УПД можно по-прежнему оформлять на бумаге.

Кроме того, если у вас есть операции с товарами, подлежащими прослеживаемости, ту часть УПД, которая соответствует счету-фактуре, нужно дополнить графами 12-13. Причем это надо сделать, даже если УПД вы используете исключительно как отгрузочный документ (со статусом «2»).

О том, что нужно делать, если у вас есть товары, подлежащие прослеживаемости, вы узнаете из нашей статьи.

Как заполнить УПД в 2023 г.

При заполнении части УПД, соответствующей счету-фактуре, ориентируйтесь на правила заполнения счетов-фактур (разд.II Приложения № 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). Также в заполнении УПД вам помогут рекомендации ФНС (Приложение № 3 к Письму ФНС от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

Одним из нюансов, на котором стоит сделать акцент, является заполнение строки 5а «Документ об отгрузке». Так как универсальный передаточный документ одновременно служит и отгрузочным документом, в строке 5а нужно будет указывать реквизиты самого этого УПД. Допустим, вы выставляете УПД № 15 от 23.08.2021, в табличной части которого три строки. В этом случае строку 5а можно заполнить так: № п/п 1 – 3 № 15 от 23.08.2021 (Письмо ФНС от 13.10.2021 N ЕА-4-26/14498@, от 29.07.2021 N СД-4-3/10681@).

УПД подписывают лица, уполномоченные подписывать счета-фактуры и отгрузочную первичку. Те подписи, которые совпадают, вы можете не дублировать.

Образец заполнения УПД, действующего с 1 июля 2021 года

Ознакомиться с образцами заполнения УПД вы можете тут.

Источник

Предпосылки для применения УПД

Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:

первичного учетного — в силу законодательства о бухучете (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
счета-фактуры — по требованию налогового законодательства (пп. 1, 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ).

При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12, товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.

Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.

ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.

Какой документ предложила ФНС?

Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).

Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов, а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.

Как перейти на УПД? Как правильно его заполнять? Когда обязательно применение счета-фактуры, а не УПД? Ответы на эти и другие вопросы детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс и бесплатно переходите в Путеводитель.

Соответствие УПД и счета-фактуры

С 01.07.2021 форма счета-фактуры изменилась и действует в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях внесенных в счет-фактуру мы рассказали здесь.

Скачать новый бланк счета-фактуры можно кликнув по картинке ниже:

Бланк счета-фактуры

Скачать

Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель. Это бесплатно.

Бланк УПД также нуждается в корректировке, в том числе в добавлении:

Строки 5а для указания данных о документе основании отгрузки.
Графы 11 для отображения регистрационного номера партии товара, подлежащего прослеживаемости.
Графы 12 и 12а для отражения кода и единицы товара, который подлежит прослеживаемости.
Графы 13 для указания коичества товара, подлежащего прослеживаемости.

Также в бланке универсально-передаточного документа в графе 11 нужно изменить наименование на «Регистрационный номер таможенной декларации».

Скорректировать счет-фактурную часть УПД можно самостоятельно. Это подтверждает ФНС.

Сроки оформления универсального передаточного документа

УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.

В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».

При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:

если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.

В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.

Порядок и образец заполнения УПД

Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.

В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.

После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур, а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.

В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур.

Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).

Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк.

Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.

В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.

Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:

В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):

графа 6 «В том числе сумма акциза»;
графа 7 «Налоговая ставка»;
графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
графа 11 регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости;
графы 12 и 12а единицу измерения товара, которая используется для прослеживаемости. Она определяется по Общероссийскому классификатору единиц измерения;
графа 13 количество товара в указанных единицах.

Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами: руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.

Подписи в УПД проставляются следующим образом:

Строка	Значение	Особенности заполнения
10	Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права	Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
13	Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца	Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица: · которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.; · которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
15	Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права	Заполняется всегда, независимо от статуса документа
18	Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя	Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

В УПД присутствуют три строки для указания даты:

строка 1 — дата составления документа;
строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
строка 16 — дата получения.

Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).

В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.

В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.

Итоги

Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.

Источник