Инвентаризация для руководства

Когда организация обязана провести инвентаризацию

Инвентаризация — это обязательная ежегодная процедура для всех без исключения предприятий. Главная цель — проверить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому положению. Но не  все организации понимают важность мероприятия, превращая его в формальность. Однако только в ходе инвентаризации можно выявить излишки или недостачи имущества, установить фактическое состояние объектов, упорядочить имущественные отношения, оценить действительность отраженной в учете задолженности, выявить возможность снижения затрат, cкорректировать учет и минимизировать налоговые риски.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Случаи, когда инвентаризация обязательна: 

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
•  других случаях, предусмотренных законодательством.

Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.

Основные средства необходимо проверять раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). 

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить инвентаризацию. Для этого ему необходимо определить количество мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой инвентаризации (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Что проверяют при инвентаризации

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансовых обязательств независимо от их местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по подразделениям.

В обязательном порядке необходимо проверить:

• нематериальные активы;
• основные средства;
• финансовые вложения;
• товарно-материальные ценности;
• незавершенное производство и расходы будущих периодов;
• деньги, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
• расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
• резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
• активы и обязательства компании.

Обратите внимание: проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет, например, арендованные основные средства, товары, полученные на ответственное хранение, материалы, принятые в переработку, и пр.

Каков порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации необходимо прописать в учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального Закона № 402-ФЗ).

Комментирует Юлия Бусыгина, эксперт по бухгалтерскому учету Контур.Школы: «Необязательные случаи проведения инвентаризации фиксируют в учетной политике. Укажите случаи, сроки, состав инвентаризационной комиссии. Случаи, когда инвентаризация обязательна по закону, в учетной политике фиксировать не нужно».

Основные этапы инвентаризации:

1. Предварительная подготовка:

• издать приказ о проведении инвентаризации;
• сформировать инвентаризационную комиссию;
• определить сроки проведения и видов инвентаризуемого имущества;
• получить расписки от материально ответственных лиц и т.д.;
• распечатать инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

1. Проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.
2. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
3. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе надо привести данные бухгалтерского учета в соответствие с результатами инвентаризации, выявить виновных в неправильном учете имущества и привлечь их к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

1. Инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
2. Записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Что делать, если выявлены излишки имущества

Зачастую при инвентаризации выявляются лишние материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершенные во время прежних контрольных и учетных мероприятий.

В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов),  что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

Пример 1. В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб. Бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Пример 2. Организация в ходе проведения ежегодной инвентаризации выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 руб. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:

Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Необходимо установить и причины возникновения излишков, и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если выявленные материалы или товары неликвидны или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости выявленных излишков материально-производственных запасов и прочего имущества признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и п. 6 ст. 274 НК РФ).

Какова ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательно не предусмотрена ответственность за непроведение инвентаризации. Но ФНС может оштрафовать вас за недостоверность данных учета и отчетности (ст. 120 НК РФ; ст. 15.11 КоАП РФ). Правда, для этого ей придется самой найти расхождения. Сделать это за предыдущие периоды непросто, но ничего невозможного нет.

Инвентаризация — обязательный этап подготовки к годовому отчету для всех компаний, независимо от их организационно-правовой формы и налогового режима. Это следует из:

• п. 3 ст. 11 от 06.12.2011 № 402-ФЗ Федерального закона «О бухгалтерском учете»;
• п. 27 ПБУ, утвержденного Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н (далее — ПБУ).

ИП проводить годовую инвентаризацию не обязаны, но могут это делать по желанию.

Цель инвентаризации — получить достоверные данные в бухучете и бухотчетности (п. 26 ПБУ). Порядок ее проведения закреплен в Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания).

Во время годовой инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка (п. 1-3 ст. 11 402-ФЗ, п. 38 ПБУ 4/99, п. 1.3 Методических указаний):

• всех активов независимо от их местонахождения — основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, запасов, товаров, готовой продукции, денежных средств и других финактивов;
• всех обязательств — кредиторской задолженности, займов, резервов, банковских кредитов.

Проверяются имущество и обязательства, учтенные как на балансовых счетах, так и на забалансовых — например, ТМЦ на ответхранении (п. 3.7 Методических указаний). А еще выявляется имущество, которое фактически есть, но почему-то не учтено на счетах. Все несоответствия, найденные в время инвентаризации, необходимо отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Сроки проведения годовой инвентаризации:

• активов — в четвертом квартале текущего года;
• обязательств — по состоянию на 31 декабря года, за который составляется бухотчетность (раздел II Письма Минфина от 09.01.2013 № 07-02-18/01).

Завершить ревизию необходимо до даты подписания годовой бухотчетности.

При годовой инвентаризации можно не проверять (п. 1.5 Методических указаний):

• имущество, по которому уже была инвентаризация в текущем году, при условии, что она проведена не ранее 1 октября;
• ОС — их разрешается инвентаризировать раз в три года;
• библиотечный фонд — он проверяется раз в пять лет;
• ТМЦ в компаниях, работающих на Крайнем Севере, при условии, что проведена инвентаризация этих ТМЦ в периоде наименьшего остатка.

Чтобы у проверяющих в дальнейшем не было вопросов, закрепите периодичность инвентаризации в учетной политике.

Инвентаризация состоит из трех основных этапов, а каждый из них включает несколько мероприятий:

• Подготовительный этап — формируем инвентаризационную комиссию, издаем приказ о проведении ревизии.
• Основной этап — проводим ревизию, составляем инвентаризационные описи, сличительные ведомости. 
• Завершающий этап — оформляем результаты инвентаризации, обсуждаем ее итоги и принимаем решения.

Пройдемся по шагам и рассмотрим каждое мероприятие.

Решите, кто из сотрудников будет заниматься пересчетом. В организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а если объем работы большой — несколько рабочих комиссий (п. 2.1-2.2 Методических указаний). В нее входят: 

• представители администрации, 
• бухгалтеры, 
• специалисты (инженеры, юристы, техники), 
• сотрудники внутреннего аудита или независимых аудиторских компаний.

Материально ответственные лица (далее — МОЛ) должны присутствовать при проведении ревизии, но включать их в состав комиссии нельзя. Но это в идеале. Например, если в маленькой фирме работает пара человек — директор и бухгалтер-кассир, выполнить это требование невозможно.

Максимальное и минимальное количество членов комиссии нормативка не устанавливает, но на практике это не менее трех человек. Отсутствие на инвентаризации хотя бы одного члена комиссии может привести к тому, что ее результаты признают недействительными.

Состав комиссии утверждает руководитель компании (п. 2.3 Методических указаний). Это можно сделать отдельным приказом, а можно и приказом о проведении инвентаризации.

Приказ составляется в свободной форме или на унифицированном бланке ИНВ-22. В нем указывают: сроки инвентаризации, основание проведения (в нашем случае — составление годовой бухотчетности), состав комиссии.

Образец приказа в произвольной форме может выглядеть так:

Изданный приказ зарегистрируйте в специальной книге контроля, например, по форме ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний).

Перед началом инвентаризации комиссия должна получить последние приходные и расходные документы, отчеты о движении ТМЦ и денежных средств (п. 2.4 Методических указаний). На основании этих документов бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Кроме того, нужно получить от МОЛ расписки о том, что:

• приходно-расходные документы они сдали в бухгалтерию или передали комиссии;
• ТМЦ, за которые они отвечают, оприходованы;
• выбывшие матценности списаны в расход.

Такие же расписки возьмите с сотрудников, которые брали деньги в подотчет или оформляли доверенности на получение имущества.

На этом же шаге проверяется весовое и измерительное оборудование. А помещения, где будет проходить инвентаризация, опечатываются.

Это основной и самый трудозатратный шаг, на котором комиссия выявляет, все ли имущество и финансовые обязательства есть у компании на самом деле.

Как инвентаризировать отдельные активы и обязательства, подробно рассказано в разделе 3 Методических указаний.

Основные средства

Особенности проверки (п. 3.1-3.7 Методических рекомендаций, п. 27 ПБУ):

• Инвентаризируйте собственные ОС, а также находящиеся на ответхранении и арендованные;
• осмотрите объекты, проверьте их технические и эксплуатационные характеристики;
• убедитесь, что есть инвентарные карточки, техническая документация, документы о собственности;
• оценку неучтенных объектов проведите с учетом рыночных цен, а износ — по техническому состоянию объекта;
• ОС, расположенные вне местонахождения компании, проинвентаризируйте до момента временного выбытия;
• посмотрите, нет ли признаков обесценения ОС.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-1.

Нематериальные активы

Особенности проверки (п. 3.8 Методических рекомендаций):

• проверьте наличие документов, подтверждающих право на использование НМА;
• корректно и вовремя ли отражены активы в бухучете.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-1а.

Финансовые активы

Особенности проверки (п. 3.9-3.14 Методических рекомендаций):

• проверьте фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других компаний, предоставленные займы;
• если вы храните ценные бумаги в организации, инвентаризируйте их одновременно с деньгами в кассе. А если в депозитарии — сверьте остатки сумм на счете 58 с выписками хранилищ; 
• убедитесь в правильности оформления ценных бумаг и их сохранности;
• оцените реальную стоимость бумаг, учтенных на балансе;
• посмотрите, правильно ли отражены доходы по ценным бумагам в учете;
• проверьте, что все финвложения и займы подтверждены документами.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-16.

Товарно-материальные ценности

Особенности проверки (п. 3.15-3.26 Методических рекомендаций):

• ТМЦ инвентаризируйте в порядке их расположения в помещении. Если они хранятся в разных местах, то после проверки одного помещения оно опечатывается, и комиссия переходит в другое;
• проверка проводится путем пересчета, перевешивания или перемеривания в присутствии завскладом;
• если в период ревизии поступили новые ТМЦ, они принимаются в присутствии комиссии и приходуются по реестру после инвентаризации;
• если проверка длится долго, то с разрешения главбуха или руководителя ТМЦ можно выдать материально ответственному лицу в присутствии комиссии.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-5, ИНВ-6.

Незавершенное производство 

Особенности проверки (п. 3.27-3.34 Методических рекомендаций):

• проверьте фактическое наличие деталей, узлов, агрегатов и незаконченных изделий, находящихся в производстве. Проверка ведется путем подсчета, взвешивания, перемеривания;
• определите остаток НЗП по аннулированным и приостановленным заказам;
• посмотрите, не числится ли в незавершенном капстроительстве оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;
• проверьте состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов;
• на законченные объекты, фактически введенные в эксплуатацию, по которым не оформлены документы о приемке и вводе, составьте отдельные описи, указав причины задержки;
• на прекращенное строительство оформите описи с указанием характера выполненных работ, их стоимости, причин прекращения строительства.

Унифицированной формы нет.

Расходы будущих периодов

Особенности проверки перечислены в п. 3.35 Методических рекомендаций: проверьте по документам суммы, обоснованность и документальное подтверждение срока списания РБП.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-11.

Деньги, денежные документы и БСО

Особенности проверки (п. 7 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, п. 3.39-3.43 Методических рекомендаций):

• проверьте фактическое наличие денег в кассе, ценных бумаг и денежных документов (почтовых марок, путевок в дома отдыха, авиабилетов и др.);
• проверка бланков ведется по их видам, местам хранения и материально ответственным лицам;
• сопоставьте сумму денежных средств в пути, числящихся на счетах бухучета, с квитанциями банка, инкассаторских ведомостей и др.;
• посмотрите, совпадает ли сумма безналичных средств, отраженных на расчетном, валютном и спецсчетах, с суммами, указанными в банковских выписках.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-15, ИНВ-16.

Расчеты

Особенности проверки (п. 3.44-3.48 Методических рекомендаций):

• Проанализируйте все расчеты — с банками, бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетниками, сотрудниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами;
• изучите имеющиеся документы, убедитесь в обоснованности сумм, отраженных на бухсчетах расчетов;
• выявите долги с истекшим сроком исковой давности.

Обратите внимание: с 21 июля 2022 года для проверки взаиморасчетов можно применять электронный акт сверки, утвержденный Приказом ФНС от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@. Это удобно и быстро.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-17.

Резервы

Особенности проверки (п. 3.49-3.55 Методических рекомендаций):

• проверьте, правильно ли рассчитаны и обоснованно ли созданы резервы: на оплату отпусков, на выплату вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы, по расходам на ремонт ОС, по сомнительным долгам, а также других резервов, которые есть в компании;
• проанализируйте, создают ли события, произошедшие в компании, оценочные обязательства.

Унифицированной формы нет.

Результаты проведенной инвентаризации обобщаются в специальных ведомостях, за образец можно взять форму ИНВ-26 (п. 5.6 Методических указаний).

В ходе инвентаризации могут быть выявлены:

• Излишки. Они приходуются и учитываются в составе доходов по рыночной стоимости.
• Недостача. В пределах установленных норм она списывается на издержки. Порчу и недостачу сверх норм взыскивают с материально ответственных лиц.
• Пересортица. Зачесть пересортицу можно только тогда, когда недостача (излишек) обнаружены (Письмо УФНС по г. Москве от 17.02.2010 № 16-15/016379):
  • за один и тот же проверяемый период;
  • у одного и того же проверяемого лица;
  • по матценностям одного и того же наименования и в одинаковых количествах.

По недостачам, излишкам или пересортице составляются сличительные ведомости, в которых отражают расхождения между данными инвентаризационных описей и бухучета. Можно использовать унифицированные формы ИНВ-18, ИНВ-19.

По итогам инвентаризации проводится заседание инвентаризационной комиссии и оформляется протокол в свободной форме, в котором фиксируются:

• предложения по излишкам и недостачам, возникшим в результате пересортицы;
• пояснения о причинах, по которым недостачи не отнесены на виновников;
• список имущества на списание или уценку;
• решения по результатам проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности матценностей;
• суммы оценочных резервов (либо указывается, что резервы не создаются).

Члены инвентаризационной комиссии подписывают протокол и передают его руководителю компании, который принимает окончательное решение. На его основании издается приказ об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний): 

Далее все документы по инвентаризации передаются в бухгалтерию.

Расхождения, найденные при инвентаризации, должны найти отражение в бухучете. Проводки делают в месяце, в котором закончена ревизия. Результаты инвентаризации за год указываются в годовой бухотчетности (п. 5.5 Методических указаний).

Вот какие могут быть бухгалтерские записи:

Найденные излишки включите во внереализационные доходы по рыночной стоимости (п. 20 ст. 250 НК РФ), а также примите выявленное имущество к налоговому учету по стоимости, равной сумме признанного дохода (п. 2 ст. 254, п. 1 ст. 257 НК РФ).

Недостачу в пределах норм естественной убыли включите в расходы. Сверхнормативные потери, недостачу ценностей, по которым не определены нормы естественной убыли, а также недостачу ОС учитывают так:

• если есть виновник, и он готов возместить ущерб (или есть решение суда о взыскании), сумму возмещения отнесите на внереализационные доходы, а стоимость имущества — на расходы (Письмо Минфина от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34033);
• если виновников нет, то списать убыток на расходы можно по документу, подтверждающему отсутствие виновных лиц (Письмо Минфина от 27.04.2020 № 03-03-07/34451).

Если при покупке потерянных активов вы заявляли НДС к вычету, то при их списании НДС можно не восстанавливать (Письмо ФНС от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@, п. 10 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33).

Обнаруженные в ходе инвентаризации основные средства оприходуйте по рыночной стоимости с одновременным признанием дохода на такую же сумму (п. 20 ст. 250 НК РФ, п. 1 ст. 257 НК РФ). Амортизацию по ним начисляйте как обычно. А вот амортизационная премия к таким ОС не применяется.

За не проведение самой инвентаризации ответственности нет, однако могут быть неприятности:

Скидки по административным штрафам для бизнеса и другие смягчения КоАП РФ в 2022 году

• аудиторы не дадут безусловно положительное заключение;
• в бухотчетности могут быть недостоверные данные, а это уже повод для штрафа — накажут и саму компанию, и ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ);
• не исключены ошибки в налоговом учете, что может привести к занижению налогов. За это тоже накажут.

Формы инвентаризационных описей и актов

2.1. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, предусмотренных в пунктах 1.5 и 1.6 настоящих Методических указаний.

2.2. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

2.3. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение (приложение 1) <*> регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (приложение 2).

———————————

<*> Формы, приведенные в приложениях 1 — 18, являются примерными.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

2.4. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

2.5. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации <*> не менее чем в двух экземплярах.

———————————

<*> В дальнейшем инвентаризационные описи, акты инвентаризации именуются описи.

Примерные формы описей и актов приведены в приложениях 6 — 18 к настоящим Методическим указаниям.

2.6. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

2.7. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

2.8. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

2.9. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

2.10. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

2.11. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

2.12. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

2.13. В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

2.14. Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям 6 — 18 к настоящим Методическим указаниям либо формы, разработанные министерствами, ведомствами. В частности, при инвентаризации рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей, многолетних насаждений, питомников применяются формы, утвержденные Министерством сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации для сельскохозяйственных организаций.

2.15. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (приложение 3) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (приложение 4).

2.16. В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Пошаговая инструкция по инвентаризации разрабатывается каждым предприятием самостоятельно. При проведении ревизии необходимо опираться на нормы законодательства, методические рекомендации и указания. Объекты проверки и сроки проведения устанавливает руководитель компании. С 2025 г. Минфин России планирует ввести в действие новый ФСБУ.

Понятие инвентаризации

Заканчивается календарный год. Что делают организации по его итогам как экономические субъекты? Правильно: составляют годовой бухгалтерский отчет, перед которым необходимо провести инвентаризацию. Об этом сказано в Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ. В статье 11 этого закона, которая так и называется — «Инвентаризация активов и обязательств», отсутствуют методические указания по инвентаризации и не указано никаких особенностей проведения проверки активов по итогам года. Просто сказано, что ревизия должна быть, и что она заключается в сверке учетных данных с данными фактическими. А за подробностями законодатель отсылает нас к «федеральным стандартам». В настоящее время в роли этих стандартов выступают ПБУ, ФСБУ и другие нормативные документы, принятые Минфином РФ. В мае 2022 года Минфин России разместил проект нового ФСБУ «Инвентаризация», который предполагает обязательный порядок применения с отчетности за 2025 год.

Правила проведения инвентаризации: периодичность

При ознакомлении с документами Минфина бросается в глаза общая идея, которая недвусмысленно в них зафиксирована: любая организация обязана проводить ревизию всех активов и обязательств как минимум один раз в год (перед составлением годового бухгалтерского отчета). Об этом идет речь:

• в пунктах 26 и 27 раздела II «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержден Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
• пункте 38 раздела VII ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»;
• пункте 1.5 раздела 1 «Методических указаний» (утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49). Реже инвентаризируют только основные средства (один раз в три года) и библиотечные фонды (один раз в пять лет).

Кто обязан проводить инвентаризацию

Методичка предусматривает, что инвентаризацию должны производить все без исключения организации, которые ведут бухгалтерский учет, включая:

• компании, которые являются субъектами малого предпринимательства;
• юрлиц, не подлежащих обязательному аудиту;
• фирмы, применяющие УСН или иные спецрежимы.

Про все вышеуказанные категории юридических лиц (равно как и про какие-то другие) ни в одном из документов Минфина ничего не сказано о том, что это их не касается. Малые предприятия обязаны подчиняться общим правилам.

Однако, если ООО «PPT.ru» не проводит годовую инвентаризацию, то никто его за это не накажет — ни Минфин, ни ФНС, ни Роскомнадзор, ни МВД, так как законодательно ответственность не установлена. Но штрафы все же возможны: если из-за отсутствия ревизии организация допустила грубые ошибки в бухгалтерской отчетности, то риск быть привлеченным к ответственности по ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП есть. В этих статьях речь идет о грубом нарушении правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения и бухгалтерского учета.

Если организация числит себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну, и потом, неужели руководству организации неинтересно знать, как обстоят дела с сохранностью учетных объектов и задолженностями? Даже исходя из здравого смысла, инвентаризация хотя бы раз в год необходима всем организациям, в том числе и малым.

Виды инвентаризации в бухгалтерском учете

Если проводится инвентаризация в бюджетном учреждении в 2022 году с новыми стандартами или в коммерческой организации, она бывает: полная или частичная, плановая и внеплановая и так далее. Выбор вида зависит от различных обстоятельств — они представлены в таблице.

Признак	Виды проверки
Объем проверки	Полная Частичная
Метод	Натуральная Документальная
Причина проведения	Плановая Внеплановая

Порядок проведения инвентаризации: поэтапно

Пройдем по всем этапам проведения ревизии ТМЦ вместе, разберем, как проводится инвентаризация (для чайников) на всех этапах, начиная от принятия решения о ее проведении, до подведения итогов.

Материал по теме
Как составить приказ о проведении инвентаризации

Этап 1. Инвентаризационная комиссия

Согласно пункту 2.2 раздела 2 указаний, инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Перед началом проверки ее надо создать и утвердить приказом директора.

Чтобы понимать, кого в нее включают, посмотрим на пункт 2.3 указаний, в котором сказано, кто должен проводить инвентаризацию в организации, дословно:

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.

В переводе с канцелярского на русский это означает: «любые сотрудники организации». Существует некоторое исключение: материально ответственных лиц (если они, конечно, есть в организации) в инвентаризационную комиссию включать не следует. Это связано с тем, что все виды инвентаризации предусматривают сверку фактических данных с учетными. За фактическое наличие некоторых ценностей отвечает материально ответственное лицо.

Возникает вопрос, можно ли проводить инвентаризацию без участия материально ответственного лица или его необходимо включить в состав комиссии? Напрямую в указаниях о запрете участия в инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц нигде не сказано, но это подразумевается, если ознакомиться с пунктом 2.8, где сказано, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. То есть чтобы они присутствовали при проведении проверки и могли объяснить, почему чего-то не хватает или что-то присутствует в избытке.

Этап 2. Определение сроков

После того как комиссию создали, определяемся со сроками проведения инвентаризации, то есть когда она начнется и по состоянию на какую дату закончится. Общий порядок закрепляют либо в учетной политике, либо в отдельном «Положении о порядке проведения инвентаризации». А конкретные сроки следует устанавливать приказом руководителя.

Приказ выглядит так:

Материал по теме
Как составить сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств и ТМЦ

Этап 3. Проверка остатков ТМЦ

Далее уже идет рутинный процесс. Вооруженная инвентарной ведомостью, составленной на основании данных бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации, комиссия отправляется в путь — сличать то, что написано в ведомости, с тем, что есть в наличии (то есть то, что комиссия видит своими глазами). Некоторые предметы легко сверяются с данными учета, поскольку если есть фактическое наличие имущества, то это не проблема. Как это делать, регламентирует порядок проведения и учет результатов инвентаризации ТМЦ в организации — отмечать в описи учетные остатки и фактическое наличие. При выявлении расхождений указывать количество и стоимость излишков или недостачи.

А как поступать с имуществом, которое в учете не числится? Вот, например, хозяйственный инвентарь. Обычно его стоимость списывается в расходы в момент отпуска в эксплуатацию. И все, из бухгалтерского учета объект исчезает. Что делать? Вести количественный учет такого имущества. В штуках. Поскольку раз имущество еще используется, значит, оно существует. Сформируйте отдельный регистр — хоть на базе бухгалтерской программы, хоть отдельно. Это делают далеко не все организации, но Минфин настоятельно рекомендует не пренебрегать этим (например, в части учета основных средств смотрите п. 5 ФСБУ 6/2020, в части учета запасов — п. 8 ФСБУ 5/2019).

Этап 4. Учет чужого имущества

Если сотрудник компании принес кое-что из дома к себе в контору, причем не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на это право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации? Вовсе нет. Это его имущество. Просто он, с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор), так поступил. Что делаем? Есть варианты:

• оставить как есть. Если это его шкаф, куда хочет, туда и ставит. Пусть и стоит, пользу приносит. Ну и что, что он стоит на территории организации? Но этот вариант правильным не является;
• заключить договор хранения. И учитывать этот шкаф в забалансовом учете (на счете 002) в условной оценке. То есть в той, какую ему определили стороны договора.

Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» подлежат ежегодному контролю и пересчету. Никаких исключений тут нет. Естественно, если мы говорим, как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны, можете этого не делать. Как уже говорилось, контролирующие органы не вправе налагать на юрлицо никаких санкций за нарушение порядка и полноты проведения проверки ТМЦ. В принципе, это делает собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не накажет же директор сам себя.

Материал по теме
Составляем акты о результатах инвентаризации

Этап 5. Излишки и недостачи

Последним этапом сверки остатков имущества является принятие решения по выявленным расхождениям. С излишками все просто — это доход, подлежащий налогообложению (что при общей системе, что при УСН). С недостачами чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но прежде чем его списать как некомпенсируемые расходы, проводят небольшое внутреннее расследование. Другими словами, перед тем как ответить на вопрос «Что делать?», отвечаем на вопрос «Кто виноват?». Признанный виновным в недостаче сотрудник ее возмещает в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ.

А если виновный не обнаружен или все сотрудники виноваты солидарно, тогда недостача — однозначный убыток. «УСНщики» такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут — его нет в списке расходов, приведенных в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Но пусть те, кто применяет общую систему, особо не злорадствуют — им тоже списать недостачу в налоговом учете просто так никто не даст.

Недостачи материальных ценностей в производстве и на складах при отсутствии виновных лиц признаются внереализационными расходами лишь в случае, когда факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ) (в постановлении о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц (согласно подпункту 1 пункта 1 и пункта 2 статьи 208 УПК РФ)). Существуют, правда, нормы естественной убыли, но они касаются далеко не всех материальных объектов. Естественная убыль у помидоров или цемента предусмотрена, но у инструментов или канцелярских принадлежностей ее точно не бывает. По таким итогам проверки в бухучете расходы будут, а в налоговом учете — нет.

Документальное оформление результатов

Для оформления результатов проверки активов и обязательств разработаны унифицированные описи и акты. Но строгих правил, как правильно оформить инвентаризацию документально, не предусмотрено. Если расхождений с бухучетом нет, все графы описей и актов заполняются автоматически. И подведение итогов упрощается. Если расхождения есть, требуется составлять сличительные ведомости.

По итогам годовой инвентаризации комиссия оформляет протокол. Если были выявлены излишки или недостачи, дополнительно заполните ведомость ИНВ-26. На основании этих документов издайте приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.

Правила проведения инвентаризации расчетов

Теперь поговорим о сверке расчетов. Это то, что обязательно нужно сделать во время годовой инвентаризации, — свериться со всеми контрагентами. Тут все просто: взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 000 рублей, просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали, значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины: кто из двух сторон прав и кто, кому и сколько должен.

Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это акт доброй воли организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.

Подведем итог. Сверка остатков и расчетов — нужная процедура, без которой увязать учет с фактом просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжелая работа, требующая внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно, конечно, игнорировать проверку ТМЦ или проводить ее «для галочки». Но в этом случае компания обманет только саму себя. Но налоговики не наказывают за отсутствие ежегодных проверок. И только аудиторы при обязательном аудите финансовой отчетности требуют ее проведения для обеспечения достоверности учетных данных. При отсутствии проведения ревизии нужно помнить и про искажение бухгалтерской отчетности и грубое нарушение правил учета. Здесь штрафы законодательно предусмотрены.

Может пригодиться:

• образец приказа о проведении инвентаризации;
• образец сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ.

Проведение инвентаризации является не только инструментом внутреннего контроля организации, а также контрольным мероприятием бухгалтерского и налогового учёта. Грамотное проведение и оформление результатов инвентаризации является залогом успешной подготовки и сдачи годовой бухгалтерской отчётности. Эксперт «Что делать Консалт» в своей статье рассматривает порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации, документальное оформление результатов, сроки и особенности проведения проверки.

Инвентаризация активов и обязательств организации регламентируется ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», пп. 26 — 28 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, утверждённого Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка активов и обязательств организации; фактическое наличие соответствующих объектов сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учёта (ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности).

Инвентаризацию может проводить постоянно действующая комиссия или рабочая инвентаризационная комиссия.

Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации утверждается при формировании учётной политики организации (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учётная политика организации»). Организация дополнительно может оформить положение об инвентаризации в организации. Об этом необходимо также указать в учётной политике организации.

Учитывая сложную эпидемиологическую ситуацию в  2021 году в связи COVID-19, которая обусловлена рядом ограничительных мер, Минфин допустил при инвентаризации применять в отношении отдельных видов активов альтернативные способы выявления их фактического наличия (Письмо Минфина России от 25.02.2021 № 07-01-09/12927, Приложение к Письму Минфина России от 29.12.2020 № 07-04-09/115445). По разъяснениям Минфина, в частности, можно проводить инвентаризацию с применением видео- и фотофиксации фактического наличия или отсутствия имущества в режиме реального времени, когда по месту его нахождения присутствуют отдельные члены комиссии (Письмо Минфина России от 24.12.2020 № 02-07-07/113668).

Уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс помогут вам при возникновении сложных ситуаций.

Когда проведение инвентаризации в учёте организации обязательно?

Обязательную инвентаризацию организации необходимо проводить в следующих случаях (ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учёте, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности, п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации):

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством.

См. дополнительную информацию:

Образец положения о проведении инвентаризации

Регламент проведения инвентаризаций организации

Типовые ситуации в СПС КонсультантПлюс позволят бухгалтеру быстро решать вопросы, с которыми он сталкивается ежедневно.

Что учесть в ходе проведения годовой инвентаризации организации?

Инвентаризацию проводят, чтобы обеспечить достоверность данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности (ч. 2 ст. 11 Закона о бухгалтерском учёте, п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности).

Годовую инвентаризацию проводят с целью обеспечить достоверность данных бухгалтерского учёта и статей годовой бухгалтерской отчётности.

Проведение такой инвентаризации обязательно для всех организаций, независимо от их организационно-правовых форм и применяемых налоговых режимов (п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчётность организации», пп. 26, 27 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности).

При годовой инвентаризации необходимо подтвердить остатки по всем счетам бухгалтерского учёта, формирующим статьи бухгалтерской отчётности, поэтому проверке подлежат (ч. 1, 2, 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учёте, п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчётность организации», п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации):

• все активы организации (как материальные, так и не имеющие материально-вещественной формы), независимо от их местонахождения;
• все обязательства организации;
• имущество и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, например арендованные основные средства, которые не признаются в качестве права пользования активом. Данные о них необходимо представить в бухгалтерской отчётности (п. 3.7 Методических указаний по инвентаризации);
• имущество, фактически находящееся в организации, но не учтённое по каким-либо причинам.

Плановые инвентаризации проводят в заранее установленные сроки. График их проведения, как правило, содержится в положении об инвентаризации. Его утверждает руководитель организации (например, в составе учётной политики). График плановых инвентаризаций можно утвердить и отдельным распорядительным документом.

К примеру, к плановым мероприятиям проверки относят инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, при ликвидации или реорганизации.

Когда организация может провести добровольную инвентаризацию?

Добровольную инвентаризацию (по инициативе организации) можно провести в любое время.

Количество инвентаризаций, не являющихся обязательными в отчётном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации, п. 26 Положения).

Внеплановую инвентаризацию проводят как в случаях, установленных законодательством, так и в иных случаях по решению руководителя. Точные сроки проведения и назначение таких инвентаризаций заранее, как правило, в организации не планируют.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации. Они могут быть конкретизированы в положении об инвентаризации (например, в составе учётной политики) организации (ч. 3 ст. 11 Закона о бухгалтерском учёте, п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации).

Сроки устанавливают в зависимости от случая проведения инвентаризации с учётом особенностей деятельности организации, сроков сдачи отчётности, объёмов бухгалтерского учёта.

Сроки проведения годовой инвентаризации устанавливают с учётом следующих особенностей (пп. 1.5, 2.1 Методических указаний по инвентаризации):

• при проведении годовой инвентаризации можно не проводить инвентаризацию имущества, предыдущая проверка которого была в четвёртом квартале отчётного года;
• инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года, а библиотечных фондов ‒ один раз в пять лет;
• в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризацию остатков товаров, сырья и материалов можно проводить в том периоде, в котором эти остатки минимальны.

Как правило, годовую инвентаризацию имущества обычно проводят в период с 1 октября по 31 декабря отчётного года. При этом инвентаризацию обязательств проводят по состоянию на 31 декабря включительно (Приложение к Письму Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01).

Обратите внимание! Завершить годовую инвентаризацию необходимо до даты подписания годовой бухгалтерской отчётности.

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации для добровольной и обязательной инвентаризации одинаков.

Начать инвентаризацию необходимо с составления приказа об инвентаризации в организации. В приказе указываются, какие работники входят в инвентаризационную комиссию, что и где они будут проверять.

В ходе инвентаризации проверяют наличие, состояние и оценку имущества и обязательств организации (ч. 2 ст. 11 Закона о бухгалтерском учёте, п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности).

При инвентаризации имущества комиссия проверяет фактическое наличие основных средств, запасов, наличных денежных средств и т. д. Проверку проводят при обязательном участии материально ответственных лиц путём натурального подсчёта, взвешивания, обмера (пп. 2.7, 2.8 Методических указаний по инвентаризации). Кроме того, комиссия проверяет наличие и правильность оценки активов, не имеющих материально-вещественной формы (нематериальные активы, финансовые вложения и другие), путём сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы, с данными учёта (пп. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации).

Инвентаризация обязательств включает проверку правильности и обоснованности сумм кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками, обязательств по возврату кредитов и займов, задолженности перед бюджетом по налогам и взносам, перед персоналом по выплате заработной платы, оценочных обязательств и другое.

Правильность и обоснованность сумм как кредиторской, так и дебиторской задолженности подтверждают путём проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (пп. 3.44, 3.48 Методических указаний по инвентаризации).

Особенности издания приказа об инвентаризации

Как правило, на проведение инвентаризации издаётся приказ (постановление, распоряжение) руководителя организации в произвольной форме либо используется унифицированная форма № ИНВ-22. 

В приказе указываются перечень проверяемых активов и обязательств, даты начала и окончания инвентаризации (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если приказ о проведении инвентаризации оформляется по унифицированной форме № ИНВ-22, то назначить рабочую инвентаризационную комиссию можно этим же документом без оформления дополнительного распоряжения руководителя.

Инвентаризацию обязательно нужно проводить в присутствии материально ответственного лица (далее ‒ МОЛ) (п. 2.8 Методических указаний по инвентаризации). Если установлена коллективная материальная ответственность, следует обеспечить присутствие на инвентаризации всех МОЛ, в противном случае взыскание ущерба может быть затруднено.

См. дополнительную информацию:

Приказ о проведении инвентаризации. Унифицированная форма № ИНВ-22

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Создание инвентаризационной комиссии

Проведение инвентаризации может быть поручено постоянно действующей инвентаризационной комиссии или рабочей инвентаризационной комиссии (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации).

Постоянно действующую инвентаризационную комиссию создают на основании приказа (постановления, распоряжения) руководителя организации. Этот документ определяет персональный состав комиссии (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации). Распорядительный документ о создании постоянно действующей инвентаризационной комиссии составляется в произвольной форме.

Рабочую инвентаризационную комиссию создают, если из-за большого объёма работ инвентаризацию затруднительно провести силами постоянно действующей инвентаризационной комиссии (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации).

Эти комиссии также создают на основании приказа (постановления, распоряжения) руководителя организации. В этом распорядительном документе можно утвердить состав как одной, так и нескольких рабочих инвентаризационных комиссий (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Приказ о создании инвентаризационной комиссии (постоянно действующей или рабочей) можно составить в произвольной форме, содержащей обязательные реквизиты, либо по унифицированной форме № ИНВ-22. В приказе нужно указать состав комиссии, сроки и причины проведения инвентаризации. Документ следует зарегистрировать в журнале учёта контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

При небольшом объёме работ инвентаризационную комиссию можно не создавать, а инвентаризацию провести силами ревизионной комиссии (если она есть в организации) (п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации).

Инвентаризационная комиссия в ходе инвентаризации выполняет следующие функции:

• получает от материально ответственных лиц приходные и расходные документы (отчёты о движении ценностей и денежных средств), не переданные в бухгалтерию на момент начала инвентаризации (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации);
• получает расписки материально ответственных лиц до начала и после проведения инвентаризации (пп. 2.4, 10 Методических указаний по инвентаризации);
• осматривает основные средства и иное имущество и оценивает возможности их дальнейшего использования (пп. 3.2, 25 Методических указаний по инвентаризации);
• определяет фактическое наличие имущества путём его подсчёта, обмера, взвешивания и т. д. (пп. 2.7, 17 Методических указаний по инвентаризации);
• подтверждает существование активов, не имеющих материально-вещественной формы (денежные средства на счетах в банках, нематериальные активы, финансовые вложения и т. д.) путём документальной проверки (пп. 3.8, 14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);
• устанавливает правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, выявляет сомнительные долги и долги, не реальные для взыскания (пп. 3.44, 48 Методических указаний по инвентаризации);
• проверяет балансовую стоимость активов и корректность начисления оценочных резервов (резерва по сомнительным долгам, резерва под обесценение материальных ценностей и т. д.);
• проверяет обоснованность признания и величину оценочных обязательств (п. 23 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», разд. V Рекомендации Р-23/2011 КпР «Оценочные обязательства по расчётам с работниками»);
• анализирует причины преждевременного списания имущества (физический износ, моральное устаревание, нарушение условий эксплуатации или хранения, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительное неиспользование объекта и т. д.) (п. 3.6 Методических указаний по инвентаризации);
• выявляет виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации);
• вносит в описи (акты) данные о фактическом наличии имущества и обязательств, оформляет результаты инвентаризации (п. 2.6 Методических указаний по инвентаризации);
• готовит предложения об урегулировании выявленных в ходе инвентаризации расхождений между данными бухгалтерского учёта и фактическим наличием активов и обязательств (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

Порядок проведения инвентаризации

При проведении плановой инвентаризации учтите следующие особенности.

1. Составьте заранее график проведения инвентаризации по объектам инвентаризации.

Обычно его включают в положение об инвентаризации, которое утверждается руководителем (например, в составе учётной политики или иным распорядительным документом).

1. Если объём проверки активов и обязательств большой, лучше составить несколько рабочих групп инвентаризационных комиссий. Каждой группе комиссии определите инвентаризируемые объекты, сроки. При больших объёмах работы допустимо проведение инвентаризации по каждому объекту в течение нескольких дней.
2. Целесообразно установить такие сроки инвентаризации, чтобы завершить её до начала составления годовой бухгалтерской отчётности. Это необходимо сделать для верного отражения данных организации в бухгалтерском балансе, предоставляемого в налоговый орган. Обязательства нужно инвентаризировать по состоянию на 31 декабря отчётного года включительно (Приложение к Письму Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01).
3. Проведите проверку наличия, состояния и оценку активов и обязательств сплошным методом. При проверке учтите активы, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, чтобы принять правильное решение об их списании или продаже (пп. 3.6, 25, 3.26 Методических указаний по инвентаризации).
4. Проведите проверку признаков обесценения активов. Учтите, не нужно ли создать или скорректировать ранее созданный резерв под снижение их стоимости (п. 35 ПБУ 4/99). Такими признаками могут быть, в частности, моральное устаревание активов, потеря ими своих первоначальных качеств, снижение их рыночной стоимости.
5. Результаты инвентаризации (выявленные излишки или недостачи) отразите в бухгалтерском и налоговом учёте, учтите при составлении бухгалтерского баланса (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

Уникальные аналитические материалы СПС КонсультантПлюс помогут вам при возникновении сложных ситуаций.

Оформление документов по результатам инвентаризации

Данные о фактическом наличии проверяемых объектов инвентаризационная комиссия заносит в описи (акты). В них же материально ответственные лица дают расписку о том, что проверка проведена в их присутствии (пп. 2.5, 2.10 Методических указаний по инвентаризации).

Сличительную ведомость оформите по имуществу, при инвентаризации которого комиссия выявила отклонения от учётных данных (п. 4.1 Методических указаний по инвентаризации).

Можно использовать унифицированные формы сличительных ведомостей (формы № ИНВ-18, ИНВ-19) или инвентаризационных описей (актов), объединяющих показатели описей (актов) и сличительных ведомостей (формы № ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16), либо разработать необходимые формы самостоятельно.

По итогам годовой инвентаризации комиссия обычно оформляет протокол. Протокол подписывается членами инвентаризационной комиссии ‒ участниками заседания и передаётся на рассмотрение руководителю организации.

Если были выявлены излишки или недостачи, дополнительно заполните ведомость ИНВ-26.

На основании этих документов издайте приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации). Составьте его в произвольной форме с обязательным включением предписания о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

Основные примеры оформления результатов инвентаризации:

• основных средств;
• ТМЦ;
• расчётов;
• кассы.

Инвентаризационные описи (акты) и другие документы по инвентаризации храните пять лет, начиная с 1 января года, следующего за годом окончания по ним делопроизводства (при условии проведения проверки). При необходимости срок хранения может быть продлён (ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учёте, ст. 321 Перечня типовых управленческих архивных документов, пп. 4.1, 4.11 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов).

См. дополнительную информацию:

Образец заполнения ведомости учёта результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26)

Образец протокола заседания инвентаризационной комиссии

Образец приказа об утверждении результатов инвентаризации

Образец заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3)

Образец заполнения акта инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма № ИНВ-4)

Образец заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5)

Образец заполнения акта инвентаризации расчётов за товарно-материальные ценности, находящиеся в пути (форма № ИНВ-6)

Образец заполнения акта инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (форма № ИНВ-10)

Образец акта инвентаризации доходов будущих периодов

Образец акта инвентаризации незавершённого производства

Образец акта инвентаризации безналичных денежных средств на расчётном счёте

Образец заполнения инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчётности (форма № ИНВ-16)

Образец акта об инвентаризации финансовых вложений

Образец заполнения акта инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма № ИНВ-17)

Образец заполнения сличительной ведомости результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (форма № ИНВ-18)

Образец заполнения сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19)

Как в бухгалтерском учёте отразить результаты инвентаризации?

Отразите результаты инвентаризации в бухгалтерском учёте в том отчётном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Закона о бухгалтерском учёте, п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

Результаты годовой инвентаризации должны сформировать показатели годовой бухгалтерской отчётности.

По полученным результатам инвентаризации имущества учтите следующее:

• зачтите пересортицу по запасам, если выполняются условия для этого;
• спишите недостачи;
• учтите излишки;
• спишите морально устаревшее или испорченное имущество, не пригодное к дальнейшему использованию.

По итогам инвентаризации расчётов сделайте следующее:

• спишите задолженность с истекшим сроком исковой давности;
• при необходимости создайте резерв по сомнительным долгам или скорректируйте его сумму;
• восстановите ранее списанную дебиторскую задолженность, учтённую на счёте 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов», если срок исковой давности по ней начал течь заново или получена информация, что имущественное положение должника улучшилось;
• спишите с забалансового счёта 007 ранее списанную в убыток дебиторскую задолженность, если выполняются условия для этого.

См. дополнительную информацию:

Как исправлять ошибки в бухгалтерском учёте

Как списать кредиторскую задолженность в бухгалтерском учёте

Как списать нереальную для взыскания (безнадёжную) дебиторскую задолженность в бухгалтерском учёте

Правильно заполнить налоговые расчёты, определить сроки сдачи и избежать штрафных санкций поможет СПС КонсультантПлюс

Что отражается в налоговом учёте по результатам инвентаризации?

Если при инвентаризации имущества выявлены излишки, то включите рыночную стоимость излишков во внереализационные доходы.

Суммы недостач можно включить в расходы в налоговом учёте не во всех случаях, а зачесть недостачи излишками по пересортице нельзя ни при каких условиях.

По результатам инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности спишите безнадёжную дебиторскую задолженность и невостребованную кредиторскую задолженность, выявленную при инвентаризации.

Скорректируйте резерв по сомнительным долгам по дебиторской задолженности, если его создание предусмотрено в организации налоговой учётной политикой.

При восстановлении ранее списанной дебиторской задолженности (например, в связи с тем что срок исковой давности начал течь заново) её сумму в налоговом учёте включите во внереализационные доходы (ст. 250 НК РФ).

См. дополнительную информацию:

Как учесть расходы и доходы прошлых лет

Как списать кредиторскую задолженность в налоговом учёте

Как списать дебиторскую задолженность в налоговом учёте

Ответственность организации за результаты инвентаризации

Привлечь организацию к ответственности за непроведение инвентаризации нельзя, так как действующим законодательством Российской Федерации она не предусмотрена.

Однако такие действия могут привести к штрафу за недостоверность данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности, поскольку инвентаризация проводится именно для подтверждения учётных данных, в том числе для составления и верного отражения данных бухгалтерского учёта в бухгалтерской отчётности. Полученные данные инвентаризации также могут повлиять и на налоговый учёт компании.

Организация, которая не проводит инвентаризацию или делает это формально, может нарушить требования бухгалтерского законодательства. Грубые нарушения требований бухгалтерского учёта, в том числе требования к бухгалтерской (финансовой) отчётности (за исключением случаев, предусмотренных ст. 15.15.6 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях), влекут за собой административную ответственность по ст. 15.11 КоАП РФ.

Важно! Порядок проведения инвентаризации до утверждения ФСБУ регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждёнными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (п. 4 ч. 3 ст. 21, ч. 1 ст. 30 Закона о бухгалтерском учёте).

Вопрос

Можно ли привлечь главного бухгалтера к материальной ответственности по результатам инвентаризации?

Ответ

Да, можно.

Организация может привлечь главбуха к полной материальной ответственности, если такое условие есть в трудовом договоре (ч. 2 ст. 243 ТК РФ). Если такого условия в трудовом договоре с главбухом нет, то его можно привлечь к материальной ответственности, как правило, только в пределах его среднего месячного заработка.

Исключительные случаи полной материальной ответственности при отсутствии такого условия в трудовом договоре указаны в ч. 1 ст. 243 ТК РФ. Например, к полной материальной ответственности можно привлечь, если есть приговор суда о том, что ущерб был причинён в результате преступных действий главного бухгалтера (ст. 241, ч. 1 ст. 243 ТК РФ, п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52).

Если организация не успеет привлечь главбуха к материальной ответственности до его увольнения, к ответственности можно привлечь и после расторжения с трудового договора с главным бухгалтером. В этом случае организация вправе обратиться в суд. Срок обращения ‒ один год со дня обнаружения причинённого ущерба (ч. 3 ст. 232, ч. 4 ст. 392 ТК РФ).

С помощью СПС КонсультантПлюс вы будете легко ориентироваться в законодательстве, вовремя отслеживать все изменения.

Обратите внимание! Законодатели собираются вернуть налогоплательщику право не включать в доходы по налогу на прибыль имущественные права на результаты интеллектуальной деятельности, которые он выявил при инвентаризации с 1 января 2022 года по 31 декабря 2024 года включительно. Для компаний из реестра субъектов МСП (на 1 января 2022 года) этот срок на два года дольше. Но пока это ещё проект (проект Федерального закона № 71616-8).

Инвентаризация – это мощный инструмент внутреннего контроля организации, в результате использования которого руководитель может получить подробную информацию о состоянии компании.

Инвентаризация обязательна перед составлением годовой отчётности и при смене материально ответственных лиц, а также при хищениях, пожарах, стихийных бедствиях и в некоторых других случаях.

Годовая инвентаризация, как правило, проводится в срок с 1 октября до 31 декабря. Её цель ‒ подтвердить, что данные годовой отчётности об имуществе и обязательствах соответствуют действительности. Поэтому при годовой инвентаризации проверяйте наличное имущество и всё, что отражено в отчётности (п. 27 Положения по бухучёту № 34н).

При добровольной инвентаризации и по другим причинам, как правило, проводят проверку отдельных объектов (активов, обязательств). К примеру, при смене материально ответственного лица проверяют вверенное ему имущество. При хищении со склада компании проводят проверку ТМЦ на этом складе, выявляют виновных лиц.

Порядок проведения инвентаризации при добровольной и обязательной инвентаризации идентичен. Проведение инвентаризации начинают с оформления приказа об инвентаризации, утверждения инвентаризационной комиссии. В приказе указывают работников инвентаризационной комиссии, объекты проверки и сроки.

По итогам годовой инвентаризации комиссия обычно оформляет протокол. Если были выявлены излишки или недостачи, дополнительно заполняют ведомость ИНВ-26. На основании этих документов издаётся приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.

Инвентаризация позволяет объективно оценить соблюдение условий полноты и достоверности бухгалтерского учёта, фактов отражения и порядка ведения первичной учётной документации, условий складского учёта, потерь и недостач, а также является профилактикой правонарушений.

Дополнительные материалы

Как провести инвентаризацию основных средств

Как провести инвентаризацию оборудования к установке

Как провести инвентаризацию незавершённого строительства

Как провести инвентаризацию нематериальных активов

Как провести инвентаризацию расходов на выполнение НИОКР

Как провести инвентаризацию товаров, материалов, готовой продукции и иных аналогичных ценностей

Как провести инвентаризацию незавершённого производства

Как провести инвентаризацию кассы

Как провести инвентаризацию безналичных денежных средств

Как провести инвентаризацию финансовых вложений

Как провести инвентаризацию расходов будущих периодов

Как провести инвентаризацию полученных и переданных в аренду основных средств

Как провести инвентаризацию не принадлежащих организации материальных ценностей, принятых ею на ответственное хранение, в переработку, на комиссию

Как провести инвентаризацию иных объектов, учтённых на самостоятельно введённых забалансовых счетах

Как провести инвентаризацию отложенных налоговых активов и отложенных налоговых обязательств

Готовое решение: Как исправлять ошибки в бухгалтерском учёте

Автор: ведущий экономист-консультант «Что делать Консалт» Татьяна Чапаева