Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации и составляются каждым из работодателей. Подробнее о месте, роли, видах, составе и правилах оформления распорядительных документов — в нашем материале.
Назначение распорядительных документов и их виды
При ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией.
В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов:
- организационные — к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодателя и порядок его работы (положения, инструкции, регламенты, нормативы);
- распорядительные — регулирующие вопросы текущей деятельности, осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами.
Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-физлиц и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив.
В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может:
- создаваться не одним лицом (единоличным исполнительным органом), но и коллективом лиц, имеющих право принимать коллегиальные решения;
- содержать положения организационного характера, если общие правила требуют их уточнения применительно к конкретной ситуации.
К числу коллегиально принимаемых распорядительных документов относятся постановления и решения. Документы, создаваемые единоличным исполнительным органом, — это приказы, распоряжения, указания, но может иметь место и решение, если, например, оно принимается единственным учредителем.
Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль.
Реквизиты, обязательные для распорядительных документов
И организационная, и распорядительная документация обязательны для исполнения. Но лишь распорядительный документ, требующий осуществления определенных действий в конкретной ситуации, имеет характер первичного документа, позволяющего отразить связанное с ним событие в числе подлежащих учету хозяйственных операций.
Соотнесение распорядительной документации с первичными документами делает обязательным для нее выполнение требований, установленных ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении обязательного набора реквизитов. В каждом распорядительном документе должны присутствовать:
- название вида документа;
- дата его оформления;
- наименование составителя;
- описание факта хозяйственной деятельности, в связи с которым документ составлен;
- количественные характеристики описываемого факта;
- сведения о лицах (должность, Ф. И. О., подпись), ответственных за выполнение.
При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Работодатели, не относящиеся к бюджетникам, вправе принять решение о применении ряда приказов, имеющих унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Положительной стороной в вопросе применения таких форм является присутствие в них специально выделенных полей для заполнения необходимых реквизитов.
Во всех остальных случаях бланк распорядительного документа работодателем разрабатывается самостоятельно с включением в него обязательных реквизитов. Однако наличие обязательных реквизитов еще не делает такой документ оформленным по всем правилам. Такие реквизиты необходимо правильно расположить в документе.
Общие правила оформления организационно-распорядительной документации
Правила размещения реквизитов в организационно-распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).
Общие для таких документов правила оформления, имеющие значение для распорядительной документации, предусматривают:
- возможность создания документа как в бумажном, так и в электронном виде;
- обязательную нумерацию страниц, если их в документе больше одной;
- проставление номера страницы посредине верхнего поля листа не менее чем в 10 мм от верхнего края;
- возможность использования не только лицевой, но и оборотной стороны листа;
- рекомендованный размер шрифта (12-14 с допускаемым уменьшением в таблицах);
- установление величины абзационного отступа (1,25 см) и межстрочного интервала (1-1,5 с использованием меньшего из этих значений при отражении многострочных реквизитов);
- необходимость выравнивания текста по ширине листа (по границам его полей);
- использование при расположении заголовков разделов центрирования либо размещения с абзационным отступом;
- ограничение длины строк для реквизитов при угловом их расположении (не более 7,5 см) и продольном размещении (не более 12 см);
- возможность использования полужирного шрифта для выделения отдельных реквизитов и фрагментов текста;
- обязательность составления на русском языке;
- возможность деления текста на разделы, подразделы, пункты и подпункты, но не более чем на 4 уровня, обозначаемые арабскими цифрами;
- указание присутствующих в тексте документа фамилий с инициалами, располагающимися после фамилии.
В документе могут размещаться — посредине его верхнего поля над реквизитами создателя документа (такие реквизиты всегда центрируются):
- эмблема организации;
- товарный знак;
- коммерческое обозначение юрлица.
Название организации, составившей документ, приводится в соответствии с учредительными документами — полностью и в сокращенном виде, если такой вариант названия предусмотрен. Сокращенное название располагается в скобках под полным. Над названием составителя может размещаться полное или краткое наименование вышестоящей организации (если она есть). При необходимости под названием составителя может появиться наименование его обособленного подразделения.
Ниже названия составителя (тоже по центру) располагается название созданного им документа. Его обязательно сопровождают дата подписания (день, месяц, год) и регистрационный номер. Месяц в дате может быть указан либо цифрой (тогда дата представляет собой набор цифр, разделяемых точками), либо прописью (в этом случае после номера года ставится буква «г» с точкой). Регистрационный номер соответствует порядковому номеру документа и может включать дополнительные шифры, отвечающие классификатору, разработанному работодателем для номенклатуры дел.
Обязательным является отражение места составления документа. Оно может не указываться, если его название присутствует в наименовании составителя.
В прилагаемых к ГОСТ образцах распорядительных документов его дата размещается у границы левого поля, на том же уровне у границы правого поля располагается регистрационный номер, а информация о месте составления приводится строкой ниже и центрируется.
При наличии в документе информации для ограниченного круга пользователей в нем может появиться гриф ограничения («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»), проставляемый в правом верхнем углу первого листа у границы верхнего поля и сопровождаемый (при необходимости) дополняющими сведениями (например, номером экземпляра документа).
Особенности оформления, значимые для распорядительных документов
В распорядительных документах под реквизитами у левой границы его поля (но допускается и его центрирование) размещается заголовок к тексту, кратко отражающий содержание этого текста. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?» и начинаться с предлогов «О» или «Об». В коротких документах (4-5 строк) такой заголовок может отсутствовать.
Основной текст документа начинается с отсылки к причине его появления (при этом ссылки на нормы законодательства, положения ранее введенных в действие организационных и распорядительных документов даются с указанием реквизитов соответствующих документов) и отражающего суть распорядительного документа ключевого слова:
- «Приказываю» — при издании его единоличным исполнительным органом;
- «Приказываем», «Решили», «Постановили» (можно с указанием названия органа, принявшего решение — «Совет решил») — если решение принято коллегиально.
К распорядительному документу могут предусматриваться приложения. Упоминание их в тексте сопровождается сделанной в скобках пометкой «Приложение», рядом с которой при необходимости указывается его номер (в том числе со значком номера).
На самом приложении (в правом верхнем углу на первом его листе) появляется запись, отражающая его статус, номер и реквизиты документа, к которому относится приложение, с указанием в числе этих реквизитов названия составителя распорядительного документа («Приложение №… к…»). Если приложение относится к числу утверждаемых распорядительным документом, то сделанная на нем запись после слова «Приложение» (с его номером) будет содержать слово «Утверждено» («Утверждено приказом…»).
Отдающее распоряжение лицо (лица) должно собственноручно подписать распорядительный документ, при этом обязательно расшифровываются его должность (она на листе располагается у левой границы листа, но может и центрироваться) и приводится фамилия с инициалами (у правой границы листа). Инициалы здесь ставятся перед фамилией. Подпись располагается между записями о должности и Ф. И. О. или на одной строке с Ф. И. О., если название должности располагается по центру листа. Название должности может сопровождаться указанием наименования составителя документа, если документ оформлен не на разработанном им бланке. Если распорядительный документ составлен коллегиально, то на нем будут проставлены подписи соответствующего числа лиц, при этом располагаться они будут с учетом иерархии занимаемых должностей.
Если фактическое подписание уже подготовленного для этого документа осуществляет иное лицо, то сведения о его должности и Ф. И. О. в распорядительный документ нужно внести от руки, зачеркнув данные, относящиеся к лицу, за которого выполняется подписание. В документе, подписанном электронной подписью, отметке о таком способе подписания должна располагаться на месте обычной подписи, хорошо читаться, не заходить на текст документа и не перекрывать отметки о других электронных подписях. Подлинность подписи может заверяться печатью, которая проставляется так, чтобы не перекрывать подпись.
Распорядительный документ может иметь отметку о фактическом исполнителе, содержащую его Ф. И. О. и номер телефона. Возможно дополнение этих данных названием занимаемой им должности, наименованием подразделения и адресом электронной почты. Варианты размещения этой отметки:
- на последнем листе документа у его левой границы;
- на обороте последней страницы внизу слева;
- в качестве нижнего колонтитула с применением более мелкого шрифта.
При изготовлении заверенной копии распорядительного документа или выписки из него отметка (она может делаться с помощью штампа), подтверждающая соответствие содержания, проставляется под местом подписания документа и формируется из слова «Верно», должности, подписи, расшифровки этой подписи и даты заверения. При передаче такой копии стороннему лицу запись о заверении дополняется печатью.
Подводим итоги
- Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации, необходимой каждому из работодателей, и регулируют вопросы текущей его деятельности. Основная их задача заключается в конкретизации объектов применения норм действующего законодательства или своих внутренних документов, устанавливающих общие для трудового коллектива правила. Как правило, распорядительный документ издается единоличным исполнительным органом (приказ, распоряжение, указание), но может являться и результатом коллективного решения (постановление, решение).
- Распорядительный документ, требующий осуществления конкретных действий, имеет характер первичного документа и часто становится основанием возникновения хозяйственных операций, требующих отражения в бухучете. Поэтому к нему применимы требования, касающиеся наличия в нем обязательных для первичного документа реквизитов.
- Определенные бланки для распорядительных документов могут иметь место в организациях бюджетной сферы. Для иных работодателей законодательство таких бланков не предусматривает. Работодатель может воспользоваться типовыми формами, утвержденными Госкомстатом для некоторых ситуаций. Однако обычно бланк распорядительного документа разрабатывается каждым из работодателей самостоятельно.
- При оформлении распорядительного документа необходимо учитывать наличие применимых к нему правил, установленных ГОСТ для организационно-распорядительной документации. Эти правила требуют соблюдения определенных общих принципов размещения информации, включаемой в документ, на листах (листе), из которых он состоит, а также правил отражения этой информации. Особый набор содержащихся в ГОСТ правил относится к распорядительным документам.
Новая страница 1
Система организационно-правовой документации
Понятие организации лежит в
основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является
первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно
организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и
контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции,
например создание организации, установление структуры и штатной численности,
распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности
подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и
др. Содержанием организационной функции определяется назначение
организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации
во всех ее аспектах.
К организационно-правовым документам относятся:
устав организации (или
положение об организации), штатное расписание, положения о структурных
подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы,
правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления
деятельности организации, должностные инструкции.
Наиболее разнообразную и
наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения,
инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению
деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об
оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по
документационному обеспечению).
Система организационно-правовой
документации представлена большим количеством разновидностей документов,
например:
|
|
|
|
Инструкция |
Инструкция по документационному обеспечению управления |
|
Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др. |
|
|
Должностная инструкция |
Должностная инструкция специалиста 2-й категории |
|
Должностная инструкция кассира и др. |
|
|
Положение |
Положение об отделе |
|
Положение о совете директоров и др. |
|
|
Регламент |
Регламент коллегии |
|
Регламент работы руководства и др. |
Система плановой документации
Общим назначением плановой
документации является установление целей и задач деятельности организации,
определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам.
Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может
деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и
подразделениям.
Плановые документы могут иметь
разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые
документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по
определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации
или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их
основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.
Система плановой документации
также представлена большим количеством разновидностей документов:
|
|
|
|
План |
План мероприятий по выполнению постановления… |
|
План социально-экономического развития коллектива |
|
|
План работы совета директоров |
|
|
Бизнес-план |
|
|
План работы отдела |
|
|
Индивидуальный план работы и др. |
Система распорядительной документации
Система распорядительных
документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование
деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов).
Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех,
отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача
регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и
должностных лиц организации.
Решения, принимаемые в процессе
регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной
документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы,
распоряжения, указания.
Распорядительные документы
также представлены большим количеством разновидностей документов:
|
|
|
|
Приказ |
Приказ о распределении обязанностей между руководством |
|
Приказ о создании филиала (отделения, представительства) |
|
|
Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции) |
|
|
Приказ о финансировании работ… |
|
|
Приказ о приеме на работу |
|
|
Приказ о командировании и др. |
Система отчетной документации
Документы, входящие в систему
отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется
управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция
управления заключается в количественной и качественной оценке результатов
деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления
сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или
программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную
связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения,
использовать результаты контроля при планировании.
Система отчетной документации представлена такими видами документов как
отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на
такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является
весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных
класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы
ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом,
система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей
документов:
|
|
|
|
Отчет |
Отчет о научно-исследовательской работе |
|
Отчет о командировке |
|
|
Отчет о работе структурного подразделения |
|
|
Отчет о проведении рекламной кампании и др. |
Система информационно-справочной документации
Управленческие функции
реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения.
Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы,
которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации
включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой
документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс
принятия решения в самом общем виде представляет собой преобразование некоторой
исходной информации. В этом процессе выделяется два основных этапа:
информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора
информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и
собственно принятие решения. Информация о положении дел в системе управления и о
необходимости принятия решений того или иного типа поступает в управляющий орган
в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы,
которые в практике управления принято называть справочными,
информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.
Общее назначение этих
документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении
дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке
посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может
поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников,
подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными
целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих
документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма,
справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и
др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они
обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому
бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот
комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из
рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов
одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они
создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в
самостоятельную систему документации.
Каждый вид
информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей,
например:
|
|
|
|
Акт |
Акт ревизии |
|
Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности |
|
|
Акт приема-передачи дел |
|
|
Акт экспертизы и др. |
|
|
Письмо |
Письмо (напоминание) о приближении сроков исполнения |
|
Письмо (претензия) о нарушении условий договора |
|
|
Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара) |
|
|
Письмо (приглашение) об участии в выставке и др. |
Система договорной документации
В процессе осуществления своей
деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими
организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для
реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними
контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.
Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации.
Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже
руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного
типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или
иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или
сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет
два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере
трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые
договоры.
|
|
|
|
Договор |
Договор купли-продажи |
|
Договор поставки |
|
|
Договор аренды (договор субаренды) |
|
|
Договор подряда (договор субподряда) |
|
|
Договор комиссии |
|
|
Договор перевозки и др. |
Системы документации обеспечивающего типа
Рассмотренные системы
документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие
функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых
отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая,
образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и
др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности
организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность
отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по
объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей
массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы
учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов
являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки,
экзаменационные билеты и др.
Особенностью систем
документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов,
составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера,
то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих
документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал
(учета) и др.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2006.
Локальные нормативные акты (ЛНА) — это документы, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации. Они действуют только на территории одного предприятия (включая его филиалы и представительства). Их главная цель — упорядочить работу персонала, закрепить те или иные гарантии для сотрудников, донести важную информацию до штата работников. Рассмотрим, что относится к локальным нормативным документам, какие их виды обязательно должны быть на предприятии, а какие акты можно составлять по желанию.
Признаки ЛНА
Что такое локальные нормативные акты? Их определение даётся в ст. 8 Трудового кодекса (ТК) РФ. ЛНА — это документы, содержащие нормы трудового права, которые принимают все работодатели. Исключение — если работодателем выступает физическое лицо, не имеющее статуса ИП.
Основные признаки ЛНА:
|
Признак |
Описание признака |
|
Утверждение в особом порядке |
Абз. 2-3 ст. 8 ТК РФ указывает, что коллективным соглашением или договором может быть предусмотрено утверждение новых ЛНА только по согласованию с представителем сотрудников или профсоюзом. |
|
Подзаконность |
ЛНА не могут противоречить ни нормам трудового права, ни положениям коллективных договоров. Абз. 4 ст. 8 ТК РФ предусматривает, что акты, ухудшающие положение работников, уменьшающие объём гарантий, предусмотренных трудовым законодательством и коллективными договорами, не применяются. Исключение — если подобные изменения были согласованы с представителями сотрудников или профсоюзом. Как правило, ЛНА или полностью соответствуют закону, или даже расширяют список гарантий для штата. |
|
Многократное применение |
Предположим, что в организации действует особый порядок предоставления отпусков. Например, из-за особенностей производства нельзя уходить в отпуск с августа по октябрь, поскольку в этот период на завод поступает свежее сырьё. Если кому-то из сотрудников нужно срочно выйти в отпуск в обозначенный период, ЛНА может определить порядок его согласования. Акт будет применяться для разрешения каждого отпускного вопроса от сотрудников. ЛНА не может создаваться для решения только одного индивидуального вопроса. |
|
Субъектность и территориальность |
Локальные нормативные документы имеют силу только внутри организации. Они регулируют отношения между конкретным работодателем и его персоналом. |
|
Общность для всех |
ЛНА действуют или в отношении всех работников предприятия в целом, или определённой категории работников компании. |
Обязательные акты
Перечень обязательных локальных нормативных актов указан в разных статьях ТК РФ и иных федеральных законах. К ним относятся:
-
Штатное расписание. Это учётный документ, в котором указывается общая численность работников организации, а также в каких структурах фирмы они трудятся. В штатном расписании также отображаются квалификации и должности персонала, уровень оплаты труда (оклад + надбавки). Документ заполняется по форме № Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года. Необходимость составлять штатное расписание закреплена в ст. 57 ТК РФ, чтобы ознакомить с ним сотрудника при заключении трудового договора.
-
Документы, устанавливающие порядок работы с персональными данными. П. 8 ст. 86 ТК РФ определяет, что сотрудники предприятия обязаны под роспись ознакомиться с документами, которые регламентируют правовой порядок работы с их персональными данными, а также какие обязанности и права есть у работников в сфере защиты конфиденциальной информации.
-
График отпусков. Необходимость его оформления предусматривает ст. 123 ТК РФ. Документ составляется по форме № Т-7, закреплённой в том же постановлении Госкомстата РФ № 1. Утвердить этот документ нужно за 2 недели до начала календарного года. Работники знакомятся с графиком отпусков под роспись. По закону подписать документ нужно как минимум за 2 недели до начала отпуска.
-
Документы, устанавливающие систему оплаты труда, в том числе индексацию. Обязанность их составления закреплена в ст. 135 ТК РФ.
-
Правила внутреннего распорядка. Согласно абз. 4 ст. 189 ТК РФ, правила внутреннего распорядка содержат в себе информацию о порядке приёма на работу и увольнения, мер взыскания и поощрения сотрудников, права и обязанности сторон, время отдыха и режим работы, а также иные принципиальные вопросы трудовых правоотношений.
-
Инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности. Необходимость их составления предусмотрена разделом X ТК РФ.
-
Должностные инструкции. Они являются обязательными в случае, если права и обязанности работника не перечислены детально в трудовом контракте.
-
Положение о коммерческой тайне. Оно составляется на базе ст. 11 закона № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Сотрудник обязан подписать это положение, знать, что относится к коммерческой тайне и какая ответственность его ждёт за разглашение конфиденциальной информации.
Что будет, если работодатель откажется от разработки обязательных ЛНА?
Отсутствие локально-нормативных актов организации, которые нужно обязательно оформлять по закону, может быть квалифицировано как административное правонарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Надзорные органы могут счесть это несоблюдением трудового законодательства. Санкции будут следующими:
-
штраф ответственным должностным лицам — в размере 1 000 — 5 000 руб.;
-
штраф для работодателей-ИП — в размере 1 000 — 5 000 руб.;
-
штраф для работодателей-организаций — в размере 30 000 — 50 000 руб.
Необязательные акты
Существуют и необязательные ЛНА в кадрах, которые работодатель может составлять добровольно. Примеры:
-
акты о повышении квалификации сотрудников;
-
положения о премировании, выплате материальной помощи, командировках;
-
акты о дисциплинарной ответственности работников;
-
положение о прохождении персоналом медосмотра.
Необязательные ЛНА помогут структурировать деятельность внутри компании или в штате ИП, сделать её более организованной и понятной.
Как оформить ЛНА?
Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов:
|
Этап |
Описание этапа |
|
Утверждение специалиста для разработки ЛНА |
Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации. |
|
Подготовка ЛНА |
В документе указывается следующая информация:
|
|
Согласование документа |
Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания. |
|
Утверждение акта руководителем |
На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа. |
|
Ознакомление работников |
Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта. |
|
Передача на хранение |
ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника. |
Если у компании или ИП большой штат, есть удалённые сотрудники из разных городов, организация работает по стране с несколькими представительствами и филиалами, подписание локальных нормативных документов может растянуться на недели, если не месяцы. Ускорить как ознакомление сотрудников с новыми трудовыми положениями, так и сбор подписей поможет кадровый электронный документооборот (КЭДО). Его главные преимущества:
-
больше никаких бумаг — все ЛНА можно выпускать электронно, как и подписывать документы об ознакомлении с ними в «цифре»;
-
быстрый перевод сотрудников в сервис — авторизоваться в КЭДО можно через Sber ID или СНИЛС;
-
электронная подпись (ЭП) у каждого работника — она выпускается в 2 клика путём создания заявления на выпуск ЭП и подтверждение процедуры с помощью смс, которое придёт на телефонный номер сотрудника;
-
работа на любых учётныхсистемах, начиная от 1С и заканчивая SAP, Босс-Кадровик.
С помощью КЭДО можно проконтролировать, все ли сотрудники ознакомились с внутренними локальными нормативными актами организации, выставить напоминание о необходимости подписать документы. В КЭДО можно работать как с компьютеров, так и со смартфонов, что особенно удобно, если сотрудник, например, находится в командировке.
Выводы
-
ЛНА компании не могут противоречить коллективным договорам и действующему трудовому законодательству. При их принятии необходимо предвательное согласование с представителями сотрудников и/или профсоюзом.
-
ЛНА бывают обязательными и необязательными. При отсутствии обязательных документов работодателей может ждать административная ответственность и штрафы.
-
Необязательно, чтобы ЛНА разрабатывали только кадровики. Например, положения об охране труда могут разрабатывать компетентные инженеры, об оплате труда — финансовый отдел, а о работе с персональными данными — служба безопасности.
-
Кадровый электронный документооборот сократит затраты на печать актов и ускорит ознакомление сотрудников с нововведениями.
Трудовые отношения между работодателем и работником регулируются среди прочего локальными нормативными актами (ст. 5 ТК РФ). Точного определения этих документов в Трудовом кодексе не содержится. Можно выделить только признаки, по которым локальный нормативный акт (ЛНА) отличается от других документов работодателя:
- принимается работодателем, а не по соглашению сторон (ст. 8 ТК РФ);
- содержит нормы трудового права в отношении работников данного работодателя (ст. 8, 13 ТК РФ);
- не имеет персонализированного характера, как трудовой договор или кадровый приказ, и распространяется на неограниченное число сотрудников (ст. 13 ТК РФ);
- рассчитан на неоднократное применение (ст. 12 ТК РФ).
Хороший пример локального нормативного акта — должностная инструкция. Ее разработка не обязательна по ТК РФ — работодатель утверждает ее по собственной инициативе. Она определяет конкретную трудовую функцию работника, то есть содержит нормы трудового права. Она разрабатывается на должность, а не на Ф.И.О. конкретного специалиста. Инструкция применяется до замены ее новой или до исключения должности из штатного расписания, то есть рассчитана на неоднократное применение.
Есть мнение, что регламентирующие документы (положения, порядки) относятся к ЛНА, а приказы и распоряжения — нет, так как это организационно-распорядительные документы. Это не так. Регламент пользования переговорной не содержит норм трудового права и к ЛНА не относится. А приказ об установлении процента премирования на 2022 год для работников будет локальным нормативным актом, так как имеет все его признаки.
По общему правилу ЛНА принимают с учетом мотивированного мнения профсоюза. И оно не обязательно должно быть положительным.
Суды считают, что ЛНА выражает волю работодателя, а не относится к соглашению сторон. Смотрите, например, Постановление Тамбовского районного суда Тамбовской области от 18.01.2016 по делу № 5-22/2016.
То есть работодатель должен запросить мотивированное мнение профсоюза до утверждения ЛНА, а вот соглашаться с ним он не обязан (ст. 372 ТК РФ).
Защита интересов работников обеспечивается другой нормой — ЛНА не могут ухудшать их положение по сравнению с трудовым законодательством или коллективным договором (ст. 8 ТК РФ).
Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки
Отчитаться
Трудовой кодекс освобождает от разработки ЛНА только три категории работодателей:
- физические лица без статуса ИП (ст. 8 ТК РФ);
- микропредприятия (ст. 309.2 ТК РФ);
- некоммерческие организации (ст. 309.2 ТК РФ).
Работодатели-физические лица не разрабатывают локальные акты. Все трудовые отношения с работником регулируются трудовым договором.
Микропредприятия и некоммерческие организации имеют право отказаться от разработки локальных актов полностью или частично. Единственный обязательный для них документ — порядок перевода сотрудников на дистанционную работу по своей инициативе (ст. 312.9 ТК РФ).
Микропредприятия и некоммерческие организации при отказе от ЛНА включают все неурегулированные вопросы в трудовые договоры. При этом за основу они берут Типовой трудовой договор (Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).
Все локальные нормативные акты у работодателя можно разделить на три группы — смотрите таблицу с примерами.
ЛНА по обязательности разработки
|
Необязательные Руководитель организации разрабатывает и принимает их по собственной инициативе, чтобы урегулировать на постоянной основе какие-то моменты в трудовых отношениях |
|
|
Условно обязательные Разрабатываются в случаях, если работодатель решит внедрить какой-то процесс, который должен быть урегулирован ЛНА, и требование об этом есть в законодательстве; либо когда разработка ЛНА рекомендована, а не является обязательной |
|
|
Обязательные Документы, требование о разработке которых прямо предусмотрено в законодательстве, и которые должны быть у каждого работодателя |
|
Работодатель в обязательном порядке принимает те локальные нормативные акты, по которым есть отдельное требование об их разработке. Например, инструкции по охране труда или порядок применения вахтового метода, если он использует вахту.
Работодатель также имеет право урегулировать или не урегулировать ЛНА любой аспект трудовых отношений с соблюдением требований законодательства (ст. 8 ТК РФ). В его нормотворческую деятельность никто вмешиваться не может, включая судебные инстанции (Апелляционное определение Московского городского суда от 14 сентября 2016 г. N 33-31926/16).
На практике бывали случаи, когда работники пытались через суд обязать работодателя принять порядок индексации зарплаты. Судьи отметили, что принятие локального нормативного акта — воля работодателя.
Нет нормативных требований к порядку разработки, а также оформлению локальных актов в частных компаниях. Примерная инструкция по делопроизводству, где есть отдельный раздел о ЛНА, обязательна только для государственных предприятий (Приказ Росархива от 11.04.2018 №44). Но работодатели могут взять ее за образец и на ее основе разработать собственные правила.
Что рекомендует Росархив
По каждому ЛНА нужно сразу определить разработчика. Он оформляет документ, согласовывает с заинтересованными лицами и обеспечивает утверждение.
ЛНА по сроку действия могут быть постоянными (действуют до замены новыми) или краткосрочными (приняты на определенный период времени). Например, Порядок обработки персональных данных — документ постоянного действия. А приказ об установлении показателей премирования — временный.
ЛНА принимаются по законодательным требованиям, распоряжению вышестоящей организации или решению руководителя компании. Руководители структурных подразделений могут давать предложения директору по разработке локального акта, если необходимо нормативно отрегулировать какой-то вопрос. Они направляют служебную записку, в которой указывают цель принятия ЛНА, примерную структуру и сроки подготовки документа.
Обязательные реквизиты ЛНА: название организации, вид и название документа, место издания, гриф утверждения с датой. Если в документе несколько страниц, то оформляется титульный лист. На него выносят все обязательные реквизиты.
Пример оформления титульного листа ЛНА
Структуру ЛНА определяет разработчик, если в организации нет требований к содержанию. Для регламентов, положений, инструкций обычно используют следующие элементы:
- титульный лист;
- оглавление, если в документе больше 10 страниц;
- общие положения;
- нормативные ссылки;
- термины и определения, сокращения;
- ответственность — здесь указывают тех, кто должен выполнять требования ЛНА и несет за это ответственность;
- основные разделы — собственно сам текст ЛНА;
- приложения — графики, формы документов, чек-листы;
- лист согласования;
- лист ознакомления.
Это рекомендуемая структура. Работодатель может придумать свои правила.
Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!
Попробовать
Работодатель самостоятельно определяет порядок принятия локальных актов. Единственное требование, которое он должен выполнить — получить мотивированное мнение профсоюза в случаях, когда это обязательно (ст. 372 ТК РФ).
Перед принятием проект ЛНА проходит согласование внутри организации. Список определяет разработчик с учетом действующих в компании требований.
С внешними организациями ЛНА согласовывают только в том случае, если это содержится в поступившем требовании об его разработке или внутренних стандартах организации. Например, в холдинговых компаниях многие положения «дочек» и филиалов сначала проходят процедуру одобрения в головном офисе.
Локальные нормативные акты не имеют обратной силы. Они применяются только с момента утверждения (ст. 12 ТК РФ). Например, в майском приказе о вводе в действие ЛНА нельзя указать, что он действует с 1 апреля. Поэтому не стоит затягивать с процедурой подписания документа, который был нужен «вчера».
Согласованный проект ЛНА направляется на утверждение уполномоченному лицу. Рекомендуем сразу приложить к документу проект приказа о вводе в действие локального акта.
На практике ЛНА утверждаются одним из трех способов:
- решением директора;
- протоколом общего собрания участников, если это предусмотрено Уставом;
- решением любого должностного лица, которому это делегировано по доверенности или приказом о распределении прав и обязанностей.
Выбранный способ утверждения ЛНА нужно закрепить документально, чтобы подтвердить полномочия лица, подписавшего документ.
Приказ о вводе в действие ЛНА подписывает директор или уполномоченное им лицо. В документе указывают дату, с которой начинает действовать нормативный акт, а также организационные мероприятия в связи с его принятием. Например, ознакомить весь персонал с ЛНА и представить в отдел кадров подписанные листы ознакомления.
Утверждение ЛНА и ввод в действие ЛНА — две разных процедуры. Вторая не относится к обязательным. Например, должностные инструкции часто вводят в действие без приказа, с момента утверждения. Распорядительный документ нужен, чтобы дать какие-то поручения в связи с принятием документа.
С утвержденным ЛНА нужно обязательно ознакомить работников под личную подпись, если он касается их трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). Это не пустая формальность. Подпись работника об ознакомлении с локальным актом — «броня» работодателя при возможных трудовых спорах.
Локальные акты актуализируют по мере необходимости — нормативных сроков нет. На практике их пересматривают раз в 3-5 лет, но точную периодичность устанавливает работодатель.
Корректировки вносятся при появлении новых законодательных требований, изменении производственных или организационных условий в компании. Например, при утверждении нового штатного расписания или оргструктуры.
Изменения в ЛНА согласовываются и утверждаются в том же порядке, в каком принимался основной документ. Цепочка та же: «заинтересованные лица — профсоюз — руководитель». Если ЛНА вводился в действие приказом, то и изменения вводятся в действие приказом того же должностного лица.
Отчитайтесь в ФНС и другие контролирующие органы в срок и без ошибок по актуальным формам
Узнать больше
Статья 12 ТК РФ предусматривает три случая, когда локальный нормативный акт утрачивает силу:
- истек срок действия;
- заменили новым ЛНА;
- вступили в силу нормативные правовые акты или положения колдоговора, которые устанавливают более высокий уровень гарантий работникам.
Отмена ЛНА, как правило, оформляется приказом руководителя.
Утративший силу документ не выбрасывают в ведро, а отправляют в архив на хранение по установленным правилам (Приказ Росархива от 20.12.2019 №236).
Случай из практики
Вышедший на пенсию работник попытался оспорить Положение об оплате труда десятилетней давности на том основании, что он о нем не знал и не ведал, что действовали такие правила оплаты. В суде работодатель предъявил архивный оригинал Положения с личной подписью работника. Суд отказал работнику в исковых требованиях.
Если работодатель не примет локальный нормативный акт, который предусмотрен трудовым законодательством, он может заплатить штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Отсутствие инструкций по охране труда обойдется дороже — до 80 тыс. рублей (ст. 5.27.1 КоАП РФ).
Размер штрафа — не главное. Неприятность в том, что работодатель получит «пятно» на репутации как лицо, привлеченное к административной ответственности.