Как хранить руководства - Arganabio.ru - инструкции по эксплуатации и многое другое

Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями:
— в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела?
— где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними?
— возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?

Вопрос в тему

Подскажите, в каком порядке подшиваются документы в личное дело сотрудника, если этот сотрудник не госслужащий? Например, сотрудник ООО.

Правила формирования личных дел для коммерческих организаций нормативно не установлены (т.к. они не обязаны их вести), поэтому почти все организации обычно придерживаются традиционно сложившихся правил, основы которых были закреплены еще Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), а в качестве современного примера берут основанное на этой же традиции делового оборота Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, которое утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

В настоящее время государственные органы, органы местного самоуправления и организации предпочитают вести личные дела на все категории работников.

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит и оригиналы, и копии документов, документы с разными нормативными сроками хранения, документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации.

В составе личного дела документы формируются в логическо-хронологической последовательности. В отдельную папку вкладываются для каждого работника:

внутренняя опись документов личного дела ¹;
лист ознакомления с документами личного дела (как факультативный документ);
дополнение к Личному листку по учету кадров (Анкете), которое является документом свободной формы: на листе бумаги может быть оформлено только название данной разновидности документа, в последующем на нем в хронологическом порядке будут фиксироваться те сведения (приказ или иной документ, дата и номер), которые дополнят или изменят анкетные данные, включая сведения об изменении фамилии, места жительства, изменениях в составе семьи, об образовании, повышении квалификации, аттестации, о временных переводах и т.п.;
заявление о приеме на работу/назначении на должность/заключении трудового договора (сейчас этот документ стал не обязательным к оформлению, но большинство кадровых служб просит его составлять, как и во всех других ситуациях, когда требуется письменное согласие работника);
Личный листок по учету кадров или Анкета установленного в организации формата с фотографией ²;
автобиография (оформляется в основном для руководителей организации; для рядовых работников – при необходимости);
характеристика, представление или рекомендации (факультативные документы, не являются обязательными), в особых случаях – направление на работу (для молодых специалистов, участников специальных федеральных и региональных программ обеспечения кадрами и т.п.);
уведомление работника о целях обработки его персональных данных;
согласие работника на обработку персональных данных;
копии документов об образовании, специальности и квалификации (возможна практика раздельного хранения копий персональных документов и вне личного дела по методике обезличивания персональных данных);
трудовой договор (экземпляр работодателя, на котором помимо подписи работника как стороны договора должна быть оформлена отметка о том, что он получил свой экземпляр этого документа (также под подпись));
соглашение о конфиденциальности/неразглашении информации, которая может стать известной сотруднику в процессе выполнения его трудовой функции (экземпляр работодателя);
копия приказа о приеме на работу с отметкой об ознакомлении, проставленной работником;
экземпляр или копия должностной инструкции с отметкой об ознакомлении и получении экземпляра/копии работником (экземпляр работодателя, при необходимости, особенно если оформляется индивидуальная должностная инструкция).

Все экземпляры документов, принадлежащие работодателю как стороне трудового договора, в настоящее время рекомендуется хранить в составе личного дела, т.к. все обязательные доказательства трудовых отношений удобнее формировать, хранить, обрабатывать и защищать информацию в одном месте.

Листы документов, собранные в комплекс в логической последовательности и необходимые для заключения трудового договора, нумеруются в валовом порядке (карандашом в правом верхнем углу), и номера листов вносятся во внутреннюю опись документов личного дела, которая начинает оформляться сразу же после заключения трудового договора.

А далее в прямой хронологической последовательности в личное дело формируются по мере их составления все документы/копии, отражающие все изменения трудового договора и развитие трудовых отношений с работником, например:

предложения и уведомления работодателя об изменении условий трудового договора (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении или с актом (либо соответствующей отметкой на уведомлении) об отказе работника от ознакомления);
заявление работника о постоянном переводе на другую работу (т.е. письменное согласие работника);
дополнительные соглашения к трудовому договору (экземпляр работодателя с такой же отметкой работника о том, что он получил экземпляр документа);
копия приказа о постоянном переводе работника (с отметкой об ознакомлении работника);
акты приема-передачи дел работником по прежней и текущей должности (экземпляры работодателя с подписью работника и отметкой о том, что экземпляр акта он получил на руки);
другие подлинные документы или копии с подписью работника и/или его отметкой об ознакомлении, фиксирующие все аспекты трудовой деятельности работника (копии дипломов и свидетельств, выписки из протоколов аттестации,…

Источник

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Стоит ли вносить в номенклатуру дел структурного подразделения дела с копиями положений об отделе и должностных инструкций, ведь оригиналы хранятся в отделе кадров? Сколько хранить копии, на основании чего?

Ответ

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013[1]).

В п. 1.1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил 2015[2] сказано: «Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации, коллегиальных, совещательных и иных органов».

И далее перечислен ряд важных методологических требований для определения полного состава документов номенклатуры дел:

при наличии типовой или примерной номенклатуры дел для организаций определенного типа номенклатура дел разрабатывается на основе типовой (устанавливает типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом) или примерной номенклатуры дел (устанавливает примерный состав дел и носит рекомендательный характер) (п. 4.17. Правил 2015[3]);
в номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации;
при составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, положениями коллегиальных, совещательных и иных органах, штатным расписанием, регистрационно-учетными формами (картотеками, журналами и др.), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, законодательными и иными нормативными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел;
в номенклатуру дел включаются заголовки дел постоянно или временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации (например, дела ученых советов, диссертационных советов, методических, экспертных, контрольных комиссий и др.);
в номенклатуру дел вновь созданной организации или организации-правопреемника включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация;
не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

В Примерной инструкции по делопроизводству[4] перечислены требования к формулировкам заголовков дел номенклатуры.

Включение копийных документов в номенклатуру дел организации можно считать возможным и допустимым исходя из пунктов Инструкции по применению Перечня 2019[5]:

срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов (п. 4.6 Инструкции по применению Перечня 2019);
срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми (п. 4.7 Инструкции по применению Перечня 2019);
документы должны приниматься на хранение в государственные, муниципальные архивы, как правило, в виде подлинников. При их отсутствии могут приниматься заверенные копии (п. 5.4 Инструкции по применению Перечня 2019).

С учетом вышеизложенного можно сделать несколько выводов:

1) номенклатура дел – это перечень всех документов, заводимых в делопроизводстве организации;

2) слово «копия» допустимо употреблять при формулировке заголовков дел в номенклатуре дел структурных подразделений и сводной номенклатуре дел организации;

3) необходимо указывать наличие и место формирования (регистрации) оригинала (подлинника, первого экземпляра) документа. В номенклатурах дел структурных подразделений должна быть необходимая и понятная «навигация» для удобства работы в текущем делопроизводственном году и при сборе документов для подготовки к научно-технической обработке и их последующему длительному хранению;

4) наличие копий некоторых документов в отделах может рассматриваться как запасной «рабочий экземпляр», который в случае утраты (утери, необнаружения, смены сотрудников и пр.) может стать архивным. На практике наличие такого «копийного документа» может вам помочь, когда речь идет о документах длительного или постоянного сроков хранения;

5) поскольку рекомендуется не включать в номенклатуру дел заголовки печатных изданий, в номенклатуру дел должны быть включены все документы, образующиеся в структурных подразделениях.

Фрагмент номенклатуры дел организации с копийными документами представлен в Примере 1.

Для того, чтобы не заниматься убеждениями или уговорами руководителей подразделений, рекомендуем начать реализацию разработки номенклатуры дел с издания соответствующего приказа. Такой приказ будет являться, во-первых, инструментом организации разработки качественной сводной номенклатуры дел, а во-вторых, распределять ответственность и контроль при разработке номенклатур дел структурных подразделений.

Такой приказ представлен в Примере 2.

При реализации пп. 2 и 3 представленного выше приказа у вас будет возможность донести необходимую и правильную информацию о методике разработки номенклатур дел структурных подразделений (формулировка заголовков дел, степень значимости, определение сроков хранения, наличие копийных документов и т.д.). Безусловно, подготовка и проведение подобных обучающих мероприятий – энергозатратное мероприятие, но при их качественной организации это одновременно может служить залогом качественной и полноценной сводной номенклатуры дел организации.

[1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[2] Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).

[3] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

[4] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

[5] Здесь и далее – Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

06.05.2022, 11:58

Источник

Как правильно хранить документы в организации

Содержание

Компании и ИП обязаны хранить документы о своей работе. Они нужны, чтобы подтверждать сделки с контрагентами, быстро отвечать на вопросы налоговой, защищать свои интересы. Разбираемся, как правильно хранить документы, чтобы избежать путаницы и иметь необходимые бумаги под рукой.

Для чего хранить документы

Документы важно не только правильно оформлять, но и хранить, чтобы:

Избежать штрафов. Документы проверяют не только во время налоговых инспекций. Орган может потребовать у бизнеса бумаги, например, из-за встречной проверки контрагента. Если вовремя не предоставить документ в Федеральную налоговую службу, то штраф составит от 200 рублей за каждый отсутствующий документ.
Отвечать на запросы трудовой инспекции. Если человек работает в компании, а трудовой договор не оформлен, работодателя привлекут к ответственности.
Защищать интересы в суде. Если подрядчик не выполнил обязательства, а поставщик отправил товар ненадлежащего качества и отказывается возмещать расходы, компания может подать на недобросовестных партнеров в суд. Для этого потребуются документы, которые подтвердят факт сделки и оплаты.
Выдавать справки работникам. Сотрудники компании могут запрашивать у работодателя бумаги, которые подтверждают размер трудового стажа и средней зарплаты, факт начисления страховых взносов.

https://unsplash.com/photos/snNHKZ-mGfE

Сколько времени документы находятся в архиве

Бухгалтерские документы

Это договоры, журналы операций по счетам, пояснительные записки, счета-фактуры и другие бумаги, которые показывают, откуда и сколько средств компания получила, а также сколько и куда потратила.

Все бухгалтерские документы делятся на две группы — для налогового и бухгалтерского учетов. Первые нужно хранить четыре года, вторые — пять лет. Чтобы не запутаться, проще хранить все бумаги по пять лет — один год роли не сыграет, зато компания точно ничего не нарушит.

https://unsplash.com/photos/XN4T2PVUUgk

Кадровые документы

Для бумаг, которые оформляют на сотрудников, характерен разброс по срокам хранения. Дольше всего в архиве лежат больничные листы, приказы о приеме на работу и об увольнении, ведомости о начислении заработной платы и некоторые другие бумаги. Если работник уволился до 2003 года, то их придется хранить 75 лет, если после 2003 года — 50 лет.

Сроки хранения других документов можно посмотреть в Приказе Росархива от 20.12.2019 N 236.

Как хранить документы

Два главных правила — документы следует хранить так, чтобы:

Бумага не испортилась, а написанное оставалось читаемыми в течение всего срока. Если печать или подпись руководителя стали нечитаемыми, то документ нужно восстановить.
Нужный документ можно было быстро найти. Это важно для соблюдения законов.

Например, отвечать на требования налоговой нужно в течение пяти дней. У компаний и ИП нет времени на то, чтобы неделями искать запрашиваемые бумаги.

Статус документов

Порядок хранения зависит от статуса документов. Они бывают двух видов:

Текущие. К ним относятся бумаги, которые используются организацией в настоящий момент или которые по закону хранятся не более 10 лет. Это первичные документы по сделкам с контрагентами, налоговые декларации.

Закон не определяет, как организациям и ИП осуществлять хранение текущих документов. Обычно их оставляют в шкафах, а счета, квитанции и конфиденциальные бумаги — в сейфах. Можно разместить текущие документы в архиве, если выделить под них отдельный стеллаж.

Архивные. Спустя 10 лет бумаги, которые хранятся 50–75 лет, отправляются в архив. Там обычно находятся личные дела сотрудников, документы о несчастных случаях, которые произошли на предприятии, расчеты по страховым взносам.

Чаще всего под архив выделяют отдельное помещение. Но если бумаг немного, то их можно положить в шкаф или сейф. Помещение, в котором хранятся документы, необходимо оборудовать системой безопасности.

Подготовка к хранению

Все бумаги перед отправкой на длительное хранение требуется описать, пронумеровать и систематизировать. Важно, чтобы они располагались в хронологическом порядке. Это обеспечит быстрый доступ к нужным документам и исключит их потерю.

Дополнительно следует составить лист-заверитель, где нужно указать количество страниц и сделать пояснения. Например, если какие-то бумаги испорчены либо составлены неразборчиво, то в листе-заверителе должна быть информация об этом.

Чтобы не потерять клиентов, которые заинтересовались вашим предложением в нерабочее время или в выходной, разместите на сайте виджет Обратного звонка Calltouch. Программа предложит пользователю оставить контактные данные и автоматически передаст обращение в колл-центр. Оператор перезвонит пользователю в удобное время — никакого ожидания на линии для клиента. Так компания не упустит ни одной заявки.

Виджет обратного звонка для сайта

Повысьте конверсию сайта на 30%
Новым клиентам 50 минут в подарок

Узнать подробнее

https://unsplash.com/photos/HJckKnwCXxQ

Что делать с просроченными документами

Их утилизируют. Для этого в организации формируют специальную комиссию, которая находит просроченные бумаги, утверждает их список, а затем уничтожает.

https://unsplash.com/photos/V29UWcALNko

Если штат невелик и документов мало, то организация утилизирует их самостоятельно. При большом количестве бумаг помогут компании, которые оказывают услуги по уничтожению документов.

Главное — подтвердить факт утилизации в отдельном документе. В нем указывают членов комиссии по уничтожению, список бумаг и способ утилизации, дату и подписи участников.

О чем нужно помнить

Не все компании и ИП правильно хранят документы. Вот несколько распространенных ошибок:

Преждевременное уничтожение бумаг. Документы, чей срок хранения еще не истек, нельзя уничтожать. Иначе юридическое лицо или ИП могут оштрафовать. Бывает, бумаги теряются. В этом случае нужно пытаться восстановить их. Например, запросить у контрагентов или государственных органов дубликаты.
Неправильное обращение с электронными документами. Их требуется хранить на двух информационных носителях на случай, если с одним что-то произойдет. Все электронные декларации, справки и другие бумаги нужно проверять каждые пять лет. Если за этот период вышло новое программное обеспечение для работы с электронными документами, компания должна перевести свои файлы в обновленный формат.
Нарушение порядка утилизации документов. Бумаги нельзя просто выкинуть в мусорное ведро, использовать в качестве черновиков или сдать в пункты приема макулатуры. Информация не должна попасть в чужие руки. Поэтому обычно документы пропускают через шредер или сжигают.

Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch

Узнать подробнее

Коротко о главном

Организация хранения документов выполняется в соответствии с Приказом Росархива и ФЗ №125.
Хранить трудовые договоры, штатные расписания, графики отпусков и другие бумаги обязаны все ИП и юридические лица независимо от организационно-правовой формы.
В среднем бухгалтерские документы хранятся до пяти лет, кадровые — до 75 лет.
Хранить нужно не только бумажные, но и электронные документы. Периодически убеждайтесь в том, что их можно в любой момент открыть и посмотреть.
Когда период хранения заканчивается, документы следует уничтожить — для этого формируется комиссия, которая утверждает перечень таких бумаг и выбирает способ утилизации.

Лучшие маркетинговые практики — каждый месяц в дайджесте Calltouch

Подписывайтесь сейчас и получите 13 чек-листов маркетолога

Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даёте своё согласие на обработку персональных данных и получение рекламной информации о продуктах, услугах посредством звонков и рассылок по предоставленным каналам связи.

У вас интересный материал?

Опубликуйте статью в нашем блоге

Опубликовать статью

Отправьте статью себе на почту

Источник

Документы всегда сопровождают человека, начиная с рождения человек получает свидетельство о рождении, в котором указаны кто его родители, пол, имя, гражданство. Далее ребёнок наблюдается в поликлинике и заводят карту с информацией о здоровье, плановых прививках.

Для того, чтобы пользоваться медицинскими услугами в России бесплатно, необходим полис обязательного медицинского страхования (сокращённо ОМС).

С 14 лет в России уже выдают паспорт. Для того, кто водит автомобиль, необходимы документы на вождение автомобиля. При трудоустройстве на работу, нужно иметь ИНН, страховое свидетельство, куда работодатель будет отчислять пенсионные начисления, необходимо иметь резюме.

Человек платит за квартиру, машину, оплачивает различные услуги, печатает фотографии всё это документы, которые необходимо как-то хранить в квартире.

Все люди разные и всем по-разному удобно хранить документы. В нашей статье рассмотрим всевозможные варианты хранения документов. План наведения домашнего порядка по систематизации документов.

Организация хранения документов дома

Прежде всего кладём все документы на рабочую поверхность. Документы и чеки со старыми датами, например, оплата за квартиру, домофон, дата которых 3-5 лет назад можно выкинуть в мусорное ведро, чтобы не собирать хлам в квартире. Старый загранпаспорт, полис, проездные документы срок действия, которых истёк, тоже не нуждается в хранении.

Раскладываем документы по видам: ценные бумаги, семейные, бытовые приборы, договора, счёта, документы на машину, визитки и банковские карточки.

Разложите документы по видам

Как хранить визитки и банковские карточки?

С течением жизни человек пользуется разными видами услуг, чтобы не забыть место расположение, возможно иметь скидку, а главное телефон фирма имеет визитку.
Визитки, банковские карточки, которыми часто пользуется человек оставляем в кошельке.

Карточки, которыми часто пользуетесь, удобно хранить в кошельке

Кошелёк лучше всего брать большой прямой, по размеру денежной купюры с кармашками для того, чтобы вставлять визитки. Материал, цвет и фактура по желанию. Кожаные кошельки стоят дороже, но в носке они не очень практичные, появляются сколы и трещины.

Где хранить?

Визитки, которые нужны изредка складываем в визитницу. Визитницу лучше всего хранить на видном месте, чтобы всегда ей могли воспользоваться все члены семьи, например в коридоре на журнальном столике или ящике стола, на полке возле компьютера или в галошнице.

Визитница для хранения карт

Обычно в галошнице хранят обувь, но плоские галошницы с отсеками подходят также для хранения других предметов, например можно хранить зонты, тапочки, пакеты, очки и расположить визитницу.

Хранение документов в галошнице

При открытии денежного вклада в банке в обязательном порядке выдают пластиковую карточку. Человек может принести в банк денежную сумму и положить под процент на год, карточка ему не нужна. Поэтому данную карточку убираем вместе с документами по вкладу в файл и в свою личную папку.

к оглавлению ↑

Как хранить инструкции к бытовым приборам?

Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению. До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?

Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.

Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.

Коробка из под обуви.

Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется. Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.

Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.

Для хранения инструкций можно использовать обувные коробки

Берём коробку и вставляем большие инструкции, затем меньшего размера и ещё меньше. Убираем коробку с инструкциями в шкаф или кладовую, т.к коробка большая, тяжёлая, то лучше ставить на нижние полки.

Пластиковый контейнер.

Можно хранить документы в пластиковом контейнере. Сверху сделать цветные разделители и указать приборы или сделать алфавитный указатель.

Хранение документов в пластиковом контейнере

Если человек не выкидывает коробку из под прибора, то можно оставить инструкцию по применению внутри коробки. Например, можно хранить швейную машинку в коробке, чтобы она не пылилась и там же оставить инструкцию.

к оглавлению ↑

Как хранить документы дома?

У всех людей есть документы: свидетельство о рождении, диплом, сертификаты, квитанции об оплате, полис, договора, а как всё это правильно хранить, расскажем в нашей статье.

Прежде всего делаем сортировку по всем членам семьи, документы мамы, папы, детей нужно хранить отдельно.
Если в доме есть животные, то для них тоже делаем отдельную папку.

Отсортируйте документы по всем членам семьи

Приобретаем в магазине канцелярских товаров папки разного цвета, размера, фактуры и прозрачные файлы разного размера. Есть папки -портфели, которые могут подойти для бухгалтеров. Некоторые люди хранят документы, например квитанции об оплате в альбоме для фотографий.

Берём папку размера А 4 с кольцами, вставляем прозрачные файлы. Печатаем или пашем название «документы Аня», «документы Дима». Чтобы отделить документы друг от друга, лучше делать картинки. Находим картинки в интернете или вырезаем из журнала.
Например, в журнале находим картинку с изображением девушки с документами, офисом, вставляем картинку в прозрачный файл, а за ней вставляем документы, которые касаются работы: резюме, договор, который заключали на работе с работодателем, выписку по заработной плате, ИНН и другие рабочие документы.

Приобретите канцелярские папки разных цветов

Вначале вставляем маленькие файлы и вставляем туда маленькие документы: загранпаспорт, трудовая книжка, пенсионное свидетельство.

Далее, находим другую картинку и вставляем документы, которые необходимы человеку.

Диплом, сертификат небольшого размера, имеет плотную основу. Можно вставить в папку с документами, а можно сложить отдельно в небольшую коробку или плотный прозрачный короб.

Документы небольшого размера храните в маленькой коробке

Берём другую папку и вставляем туда все документы, которые касаются здоровья, называем её «здоровье». В папку с названием «квартира» вставляем все документы, которые касаются квартиры: квитанции на оплату квартиры, домофона, покупка мебели. Если в квартире устанавливали натяжной потолок, проводилась застекление балкона, то все договора нужно хранить, потому что там контакты, гарантии.

Если вы собираетесь вступать в наследство, то лучше купить папку с файлами небольшого размера и хранить всё, что касается наследственных дел в ней.

Где хранить?

Самое оптимальное место хранения документов – это шкаф, тумба или подставка под телевизор.
В продаже есть настольный бокс для документов с определёнными параметрами по высоте, ширине и глубине ячейки. Такой бокс можно поставить на рабочий стол или на полку.

Удобный бокс для хранения документов

Если человек работает в домашних условиях и нужно много места для хранения документов, то лучшим решением будет купить или сделать стеллаж своими руками, а затем расставить папки с документами, коробки.

Ценные бумаги, документы не должны быть на видном месте, их нужно скрыть от посторонних глаз. Если в доме есть дети, то нужно спрятать документы от них. В младенчестве дети любят всё пробовать на вкус и могут порвать всё, что будет у них в руках.

Хранение документов в стеллаже

Ценные документы можно хранить в сейфе или шкафу, можно арендовать банковскую ячейку в банке.

Ценные документы рекомендуется хранить в сейфе

к оглавлению ↑

Как хранить документы клиентов на работе?

Чтобы понять как хранить документы клиентов на работе, вначале нужно определится много ли документов нуждается в хранении. И в каком виде документы? В бумажном или электронном виде.

Документы в бумажном виде.

Если клиентов не очень много, например, фирма только открылась, тогда берём большую папку с кольцами, делаем разделители с буквами, как в записной книжке и вставляем клиентов по фамилии. Можно использовать файлы для хранения документов или использовать дырокол.

Разложите документы клиентов по фамилии

Где хранить?

Если документов для хранения много, тогда нужно сделать выдвижные ящики, с буквенными вставками, в которые будут складываться документы. Подобное хранение документов используется в медицинский центрах.
В обычных поликлиниках стоят стеллажи, в которых хранятся карточки с информацией по клиенту. Храниться в алфавитном порядке.

Стеллаж для хранения документов с выдвижными ящиками

Если клиент не прописан в данном районе, то его могут хранить отдельно, в обычной бумажной коробке.

Документы в электронном виде.

Сейчас век технологий, интернета и лучше всего хранить документы в электронном виде. Таким образом можно сэкономить пространство в помещении. Если кто-то из клиентов что-то забыл, то он может попросить родных выслать информацию на электронную почту.

к оглавлению ↑

Как хранить документы автомобилистам?

Для хранения документов на автомобиль лучшим решением будет приобрести авто-органайзер. В продаже разные виды, цвета. В нём много кармашков и каждый документ будет на своём месте. В маленькие кармашки можно вставить визитные карточки, а также скидочные карточки, которые касаются авто: ремонт, АЗС, эвакуатор и другая информация.

Органайзер для хранения документов в автомобиле

Где хранить?

Основные документы на автомобиль (чтобы ездить на машине) человек берёт тогда, когда собирается выезжать куда-то. Обычно их хранят в сумке – барсетке.
Неосновные документы, например договор о купле – продаже машины, документы касающиеся машины, например покупка колёс, ремонт машины нужно положить в прозрачный файл, а затем в папку с названием «автомобиль».

Для машин в продаже имеется специальный органайзер для хранения вещей. В него можно положить книги, журналы, карты, бутылку с питьевой водой, детские аксессуары, игрушки.

Автомобильный органайзер для хранения вещей

к оглавлению ↑

Как хранить документы путешественникам?

Есть люди, кто собирается на отдых, в путешествия. Все документы нужно хранить в одном месте и видеть, что все документы на месте и ничего не забыто.

Прозрачные зип-пакеты, пластиковые конверты на кнопке.
В такой папке будет все видно.

Органайзер для документов.

В продаже можно купить холдер, органайзер для путешественников и собираясь в путешествие все документы будут в одном месте.

Холдер для хранения документов в путешествии

Где хранить?

Если поездка состоится в ближайшем будущем, то документы нужно положить на видное место. Например, на подставку для телевизора. При условии, что в квартире нет маленьких детей.

Если поездка будет через месяц и больше, тогда убрать на полку рабочего стола.

к оглавлению ↑

Как хранить тетрадки?

Для школьника, студента и педагога документы – это тетрадки. На рабочей поверхности стола можно установить картонные, пластиковые или деревянные накопители для документов (стойка угол) и разложить тетрадки.
Чтобы школьникам и студентам не запутаться в тетрадках, лучше брать разные обложки для каждого предмета.

Пример организации хранения школьных тетрадей

Папки, скоросшиватели, прозрачные зип-пакеты, холдер для документов, можно купить в книжном магазине, газетном киоске, а также заказать в интернет-магазине.

Готовый холдер для хранения школьных принадлежностей

Выбирайте наиболее оптимальный способ хранения документов в домашних условиях и тогда все документы всегда можно будет найти, в экстренных случаях подсказать родным, где они лежат.

к оглавлению ↑

Фотогалерея – как хранить документы

к оглавлению ↑

Видео

Автор: Михаил Бонд

Рейтинг:

Загрузка…

Источник

Все большее число организаций активно использует электронный документооборот, а кто еще нет, все чаще задумываются о переходе на ведение своей документации в электронной форме. Этому способствуют и требования рынка, и желание контролирующих органов перейти на цифровой формат «общения».

Но даже электронный обмен не избавляет от необходимости где-то учетную документацию хранить, поэтому хранение электронных документов в организации – весьма актуальный вопрос на сегодня. Хранение документов в электронном виде должно быть очень хорошо организовано и защищено, ведь сбой такой системы грозит потерей годами накопленной информации за прошедшие периоды.

Рис.1 Схема архивного хранения ЭД

Способы хранения документов

Можно выделить три основных способа хранения архивов, при этом неважно, какое количество документов необходимо хранить, как часто проводится обмен документами с архивом и сколько сотрудников планирует с таким архивом работать.

Локальный архив. Доступный и простой способ хранения документации, которым, тем не менее, сложно управлять. Такой архив представляет собой папку на локальном ПК, к которой все сотрудники имеют доступ с возможностью вложить в папку файл, но без права на удаление файлов из этой папки.

Существует также модератор, которому предоставлена возможность удалить файлы. Модератор следит, чтобы вложения файлов сотрудниками происходило по четко определенным правилам. Основная проблема такого архива в том, что каждый сотрудник, включая новых сотрудников организации, который имеет к нему доступ, должен знать все правила работы с ним. Также нет гарантий безопасности такого архива.

Облачное хранилище. Предоставляется оператором ЭДО, который хранит все ваши данные в закрытом доступе по определенным паролям, заранее согласованным с оператором. Имеется возможность разграничения доступа, а также можно согласовать политику хранения документации. Основной минус в том, что для доступа к файлам необходимо интернет-соединение. Если его нет, то файлы не будут доступны.

Хранилище системы электронного документооборота. Такие системы изначально создаются для поддержки внутреннего документооборота, но ничто не мешает использовать их и для целей внешнего. Такой метод решает множество проблем. Например, файлы находятся на внутренних серверах и к ним всегда есть доступ. Все пользователи имеют доступ к архиву на чтение, т.к. запись файлов выполняет сама система. Система же может использовать помещенные в архив файлы для повторного открытия пользователей, сохраняя связи. При этом всегда можно ограничить определенным группам доступ к определенным документам.

Внедрение безбумажного документооборота (СЭД и ЭДО) предполагает создание электронного архива

Правила и сроки хранения электронных документов

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Основным изменением стала обязанность и продавцов, и покупателей хранить данные бухгалтерские документы в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Электронные счета-фактуры должны храниться совместно:

С квалифицированным сертификатом ключа подписи, применявшимся для их формирования (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме виде, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н);
С подтверждениями оператора электронного документооборота и извещениями покупателей о получении счета-фактуры (п. 10 Правил заполнения счета-фактуры). При этом следует учитывать, что извещение о получении счета-фактуры формируется покупателем.

Конкретный срок хранения счетов-фактур (как бумажных, так и цифровых) не установлен ни нормами НК РФ, ни нормами Постановления № 1137.

Однако журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж вместе с дополнительными листами к ним должны храниться не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 Правил ведения журнала учета, п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Кроме того, согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, общий срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет 4 года. То есть ЭСФ (равно как и бумажные) необходимо сохранять в течение четырех лет.

Рис.2 Хранение финансовой отчетности

Требования ГОСТ к хранению электронных документов

В теории электронный архив подразумевает банальное сохранение необходимой информации, но на практике существуют некоторые требования, которым должен соответствовать процесс сохранения документов в электронном виде.

Как и для бумажного архива, должны быть обеспечены:

Читабельность документа. Изображения имеют разные форматы, могут сжиматься и конвертироваться. Все эти действия снижают читабельность документа, что со временем может повлечь его полную утрату.
Наличие маркировки или иных общепринятых обозначений для быстрой идентификации документа по определенным признакам. Поиск по годами формировавшимся массивам документов чаще всего сопряжен с требованием предоставления отчетности в государственные органы, поэтому обеспечить его оперативность – важнейшее требование к хранилищу.
Установка связи между архивными документами. Приложение к основному документу должно быть либо прикреплено непосредственно к нему, либо на него должна быть актуальная ссылка, при переходе по которой можно открыть нужный документ.
Регулярное перезаписывание или переформатирование. Обеспечивает сохранность документа, т.к. технологии развиваются, и если сегодня определенный формат актуален и поддерживается каждым приложением, то уже через несколько лет формат хранилища может оказаться устаревшим и его поддержка сторонними приложениями закончится.

Все эти и другие нормы регламентируются ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Это национальный стандарт, но он был разработан, ориентируясь на международный стандарт ISO.

Бесплатная
консультация
эксперта

Ольга Сергеева

Руководитель проектов

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Внутренняя опись электронных документов и особенности ее составления

ГОСТ устанавливает свод правил, по которым ЭД (электронный документ) отправляются в архив. Он подразумевает, например, ежегодное проведение экспертизы, в результате которой ЭД с истекшим сроком хранения уничтожают. Актуальные ЭД вносят в новую опись, которая представляет собой, по сути, акт приема-передачи, и оставляют храниться дальше.

Составление такой описи также регулируется правилами, из-за элементарного устаревания описанной технологии хранения неприменимыми для современных коммерческих организаций. Например, опись должна быть оформлена в двух экземплярах, ее порядковый номер нужно проставлять в архиве, указывая номер фонда, она при этом должна описывать носители, на которых документация направляется в архив и пр. Учитывая, что хранилища сегодня – это высокотехнологичные дата-центры, соблюдение подобных правил сложно себе представить.

Порядок передачи ЭД в электронный архив

Очередность действий для передачи ЭД в архив, также описанная ГОСТом, призвана обеспечить его целостность и сохранность, но также некоторые ее пункты можно признать устаревшими:

Структурное подразделение или сотрудник, который ведет подготовку ЭД к передаче, сохраняет их в необходимые форматы и записывает на цифровые носители, оформляя обложку;
На документы с длительным сроком хранения необходимо подготовить описи, которые передают в архив на бумаге;
Архивариус* должен просканировать полученные электронные носители антивирусом;
Каждый из предоставленных файлов должен быть легко читаем;
Описи должны включать в себя записи о приеме-передаче, которые подписали архивариус и сотрудник, готовивший ЭД к передаче.

*Архивариус должен иметь навыки работы с ЭД и опыт использования антивирусных программам.

Не менее важно соблюдать требования к документам, которые будут отправлены в архив:

Необходима конвертация ЭД в PDF/A-1;
Учетная единица на цифровом носителе – контейнер, представляет собой zip-архив, содержащий ЭД в сжатом виде;
ЭД систематизируют в дела и после объединяют в контейнеры с учетными номерами из архивного шифра;
Если контейнер находится на цифровом носителе, то номер наносят физически, а если в информационной системе, то добавляют как объект метаданных.

Также существуют законодательные нормы о том, что в архив нужно сдавать два экземпляра электронных документов. Размещать эти экземпляры необходимо на двух разных носителях. Помимо этого в архив должно быть вложено все ПО для чтения и записи вложенных в архив документов.

Выдача электронной документации

ЭД из архива можно получить только путем копирования. Достоверность такого файла определяется специальным ПО. При выдаче действие архивариуса должно быть отражено на бумаге в отведенном для этого журнале. Доступна возможность передачи ЭД по локальной сети. В этом случае архивариус заносит соответствующую запись в электронный журнал. В обоих случаях в журнале отражается следующая информация:

Учетный номер выдаваемого электронного документа;
Дата выдачи документа;
ФИО сотрудника, который запросил бумаги из архива;
Структурное подразделение сотрудника, который запросил документ.

Все предоставления документов подлежат записи, чтобы в организации велся учет движения документации.

Уничтожение ЭД

По истечению срока хранения ЭД в архиве производится уничтожение. На текущий момент современные технологии позволяют восстановить даже удаленные или отформатированные файлы с электронных носителей, поэтому уничтожение информации с носителей производится путем уничтожения самих электронных носителей. Например, если у файлов на флешке закончился срок хранения, то такой носитель можно поместить в печь. С такого носителя восстановить файлы точно не получится.

Электронный архив: плюсы и минусы

Электронный архив, по сути, имеет те же достоинства, что и весь электронный документооборот:

с электронными документами легко работать в режиме реального времени;
они всегда доступны: в любое время можно получить файл, распечатать, переслать и скопировать;
облегчается поиск и предоставление документов по требованию проверяющих органов;
сильно упрощается процесс подтверждения льготного налогообложения, включая ставку НДС 0%.

При наличии системы электронного документооборота и введении правил хранения, можно автоматизировать архивирование документации, проходящей через ЭДО – получить готовый перечень документов с приложениями и преобразовать его в архив «по нажатию одной клавиши, что значительно сократит трудозатраты на сканирование и упорядочение документации.

В кратчайшие сроки внедрим СЭД, ЭДО и создадим электронный архив документов

Конечно, для организации электронного архива потребуется лицензионное программное обеспечение, которое позволит работать с файлами, сможет защитить документы от вирусов и несанкционированного доступа. Также потребуется покупка электронных носителей, на которых будут храниться все данные. При этом все же остается и риск утраты данных. Его можно снизить, соблюдая нормы и правила информационной безопасности, но полностью не исключить.

Если, взвесив все за и против, вы все же решили использовать технологию безбумажного документооборота, обратитесь к нашим специалистам. Мы подберем для вас оптимальный вариант системы ЭДО, а также способ хранения документации.

Источник