Как оформить на работу к ип работника пошаговая инструкция

Трудовое законодательство РФ больше ориентировано на защиту работников, чем на интересы бизнеса. Поэтому важно знать про обязанности работодателя и ничего не упустить.

Как узнать, сколько выручки принес сотрудник

Если российский Трудовой кодекс (ТК) суров к предпринимателям, то зачем оформлять работника официально? Ответ прост: это незаконно. За нарушение ТК к административной, налоговой и уголовной ответственности привлекут и работника, который скрывает доходы, и предпринимателя, который уклоняется от обязательных выплат.

Нарушение грозит предпринимателю штрафом или лишением свободы, в зависимости от статьи, по которой его привлекут.

Есть еще одна причина, по которой лучше оформить договор с работником. В документе прописываются взаимные обязанности. В случае конфликта легче будет установить, правомерны ли претензии одной из сторон.

Оформить договор необходимо в течение трех дней, после того как сотрудник приступил к работе. Не позднее следующего дня после приема, необходимо уведомить Пенсионный фонд России о трудоустройстве сотрудника, отправив отчет по форме СЗВ-ТД.

Ограничения по количеству работников связаны с выбранным предпринимателем налоговым режимом: упрощенной системой налогообложения (УСН) или патентной (ПСН).

Как настроить права доступа, чтобы защитить информацию от персонала

У работодателя на УСН в штате может не больше 100 человек. На ПСН — не более 15 работников.

При общей системе налогообложения ограничений по количеству персонала нет.

Если предприниматель рассчитывает на государственную поддержку, то количество сотрудников тоже имеет значение. В штате микропредприятия может быть не более 15 человек, у малого предприятия — не более 100.

Работодатель может заключить с работником гражданско-правовой или трудовой договор. Это зависит от того, нужен сотрудник на разовую работу или постоянную.

Трудовой договор подразумевает, что новый сотрудник входит в штат и придерживается правил внутреннего распорядка. Работодатель разрабатывает для него должностные инструкции, два раза в месяц выплачивает зарплату, делает отчисления по страховым взносам и удерживает НДФЛ как налоговый агент. Гарантирует оплату больничных и отпускных.

В договоре гражданско-правового характера (ГПХ) прописывается конкретный перечень и объем работ, вознаграждение и сроки. Здесь важен конечный результат. Заказчик не обязан обеспечивать условия для выполнения работы, и не контролирует рабочий график исполнителя. Такие взаимоотношения регулируются Гражданским кодексом.

При заключении договора ГПХ работодатель не оплачивает отпуск, не оформляет выплаты по временной нетрудоспособности и материнству, не делает отчисления по несчастным случаям в Фонд социального страхования, если это отдельно не предусмотрено договором, и не оставляет запись в трудовой книжке.

Не стоит экономить и подписывать договор ГПХ с постоянным сотрудником. Если трудовая инспекция заметит нарушение, то придется выплачивать недоимки налоговой и ФСС. Кроме того КоАП РФ предусматривает штраф до 20 000 рублей за каждого неправильно оформленного сотрудника.

Для оформления трудового договора работник должен принести следующие документы:

Как руководителю сохранить работоспособность коллектива в сложное для бизнеса время

• паспорт;
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Если сотрудник устраивается впервые, то бумажная трудовая книжка не оформляется;
• страховое свидетельство (СНИЛС);
• документы воинского учета;
• документы об образовании и профподготовке;
• медицинская книжка, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.

Итак, документы собраны. Пора переходить к оформлению.

• Попросите работника написать заявление о приеме на работу.
• Подпишите трудовой договор в двух экземплярах. Для его составления можно воспользоваться типовой формой. В документ разумно включить правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда, должностные инструкции и положение о коммерческой тайне. В конце договора работник должен оставить свою подпись в графе «Экземпляр трудового договора получил».
• Оформите кадровые документы: приказ о приеме сотрудника на работу с указанием его должности (он уже не обязателен, но удобен), правила внутреннего распорядка, должностные инструкции, личную карточку работника, положения об оплате труда, о премировании, отпуске и др.
• Подайте документы в Фонд социального страхования в течение 30 дней с момента приема на работу самого первого сотрудника.

Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ работодатель должен каждые две недели выплачивать сотруднику заработную плату.

Каждый месяц до 15 числа надо перечислять страховые взносы за каждого сотрудника на трудовом договоре. В «базовом» тарифе ставки следующие: 22 % от заработной платы — в Пенсионный фонд России, 5,1 % – в Территориальный фонд обязательного медицинского страхования, 2,9 % – в Фонд социального страхования (субъекты МСП вправе применять льготный тариф по страховым взносам с меньшими ставками). Эти выплаты ложатся на работодателя. 

Отметим, что субъекты малого и среднего предпринимательства вправе применять льготный тариф по страховым взносам с меньшими ставками.

Кроме того, ежемесячно из зарплаты работника удерживается налог на доходы физических лиц (НДФЛ) в размере 13%. Тут работодатель выступает только как посредник между своим сотрудником и налоговыми службами, перечисляя деньги в бюджет региона.

Когда с работником заключается гражданско-правовой договор, то выплаты остаются те же, за исключением взносов в Фонд социального страхования. Они производятся только если это было прописано в документе.

В непростых для российского бизнеса экономических условиях многие руководители хотят сэкономить. Есть один законный способ — привлечь на работу индивидуальных предпринимателей или самозанятых.

С ними заключается договор ГПХ. Обязанность работодателя только вовремя произвести оплату за выполненную работу. Платить взносы и удерживать НДФЛ не придется. ИП или самозанятый делает это сам. 

Проверить, действительно ли работник имеет статус самозанятого, можно на портале «Налог на профессиональный доход». Это бесплатный сервис, который помогает узнать, действительно ли сформированные чеки отправляются в налоговую.

При такой схеме работы затраты по договору можно включить в расходы для уменьшения других налогов.

Кроме того можно заключить договор на аутсорсинг. В этом случае функционал узкого специалиста будет выполнять сторонняя компания, а вы оплачивать эту услугу. Дополнительных отчислений делать не придется.

Контроль над всеми отчислениями ложится на индивидуального предпринимателя. Если в штате нет специально обученного сотрудника, который бы взял на себя эту работу, то у руководителя могут поначалу возникнуть затруднения.

Вариант решения проблемы — заключить гражданско-правовой договор на оказание аутсорсинговых услуг со специалистом по кадрам.

Форма Т-3

ШР без приказа не действительно. В приказе нужно прописать пункты о:

Образец приказа

Пример трудового договора

Образец заполненного приказа о приёме на работу

Запись о приёме в ТК

Отчёт СЗВ-ТД о приёме на работу

Первый лист личной карточки сотрудника

Мы расскажем, как оформить сотрудника в ИП официально в 2022 году, что для этого потребуется, какие ошибки допускают новички и как их избежать.

Зачем оформлять сотрудников официально

По закону трудовые отношения между работодателем и работником должны быть оформлены договором и производится соответствующие отчисления. При нарушении требований могут пострадать и работодатель, и наемный работник.

В договорах расписываются взаимоотношения между работником и ИП, их права и обязанности, ответственность. При совершении действий, нарушающих договор, и работодатель, и сотрудник могут подавать жалобы в трудовую инспекцию, оформлять иски в суд. Если работник работает неофициально, ни он, ни предприниматель не смогут привлечь другую сторону к ответственности при нарушениях.

Величина наказания также существенная:

• На ИП: налоговая накладывает штрафы в размере в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и перечислению по неуплаченным налогам; административная ответственность – штраф до 50000 рублей или замораживание деятельности до 90 дней; если выявлена крупная сумма ущерба, может быть уголовная ответственность в виде штрафа до 200000 рублей или лишение свободы до 2 лет.
• На работника: налоговая ответственность – штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налога НДФЛ, и взыскание всех неуплаченных сумм; при крупных сокрытиях налогов может быть предусмотрена уголовная ответственность; кроме того, он не зарабатывает себе на пенсию, не сможет рассчитывать на социальные выплаты.

Какой тип оформления выбрать

Предприниматель может выбрать два типа оформления сотрудников:

• По трудовому договору. Применяется в случае, если работник принимается на постоянную работу. В нем отображаются обязанности сотрудника, график работы, порядок предоставления отпуска, отгулов, и т. д.
• По гражданско-правовому договору (ГПД). Используется при произведении разовых работ или оказания услуг. В нем отображается информация, какие работы должны быть выполнены, в какой срок.

Для предпринимателя проще оформить ГПД, если в нем возложить обязанность уплаты страховых взносов на сотрудника, ему не потребуется регистрироваться в ФСС и платить взносы, не нужно предоставлять отпуск, оплачивать больничные и т. д. Однако, налоговая проверяет правомочность договоров между ИП и наемными работниками и, при обнаружении попытки обмана, будет наложен штраф в размере 10000рублей на каждого сотрудника, который оформлен неправильно.

План оформления

Давайте последовательно разберем, как оформить сотрудника в ИП правильно.

Что потребуется

Для того, чтобы у ИП появилась возможность официально принимать на работу сотрудников, потребуется составить штатное расписание и разработать формы договоров. Их можно бесплатно скачать на специальных порталах и адаптировать под свою деятельность.

Для оформления документов, ИП должен знать свой код ОКПО. Получить информацию можно на сайте на сайте Росстата. Потребуется ввести ИНН или ОГРИП.

Пошаговые действия

Предлагаем пошаговый план действий с подробным описанием каждого этапа.

Составление штатного расписания

Штатное расписание – это документ с информацией о структуре компании, численности работников, их должностях, квалификации, окладах и надбавках.

В штатное расписание вносятся все наемные работники, работающие по трудовому договору.

Оно запрашивается проверяющими органами при проверках и за его отсутствие величина штрафа составит 5000 рублей.

Штатное расписание составляется по форме № Т-3 унифицированных форм первичной учетной документации.

Что должен содержать документ:

• Полные ФИО ИП.
• Наименование структурного подразделения (например, отдел кадров, бухгалтерия, финансовый отдел), если их нет, поле остается пустым.
• Если структурные подразделения есть, они нумеруются и проставляется номер (например, отдел кадров – 1, бухгалтерия – 2)
• Код должности по Общероссийскому классификатору занятий — ОКЗ.
• Сколько работников будет в штате на этой должности, если вы планируете брать сотрудников на полставки, может быть не целое число.
• Величина оклада (не менее регионального МРОТ) и надбавки.
• Итоговая величина заработка.
• Примечание.

Документ подписывается ИП или руководителем кадровой службы, главным бухгалтером, если они есть в штате.

После составления штатное расписание должно быть утверждено соответствующим приказом в произвольной форме.

Ориентировочный текст приказа:

• Утвердить штатное расписание от 03.03.2022 года за №1.
• Срок действия штатного расписания – с 04.03.2022 г.
• Контроль за исполнением возлагаю на себя.

Подписывает приказ ИП.

Составление трудового договора

Будущий сотрудник для составления трудового договора предоставляет паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, СНИЛС, ИНН (при наличии).

Дополнительно отдельные категории работников должны предоставить:

• Военный билет.
• Документ об образовании.
• Медицинскую книжку.
• Справку об отсутствии судимости.

Трудовой договор должен содержать следующую информацию:

• Наименование документа.
• Место и дата составления.
• ФИО ИП, его ИНН, ОГРН, реквизиты.
• ФИО, паспортные данные работника.
• Срок договора — срочный или бессрочный. Если договор срочный, должна быть указана причина и срок действия.
• Должность, профессия, специальность.
• Указание даты оформления на работу.
• Условия оплаты труда, порядок выплат и т. д.
• График работы и отдыха.
• Пункт про государственное обязательное социальное страхование работника.
• Особые условия работы: работа в офисе, разъездной характер, онлайн и т. д.
• Условия труда на рабочем месте.

Предприниматель может включить в договор дополнительные условия, например, информацию об испытательном сроке, предоставление льгот сотрудникам (например, оплата медицинских услуг, оплата посещений тренажерных залов и т. д.), должностные обязанности.

После составления договора, он распечатывается в 2-х экземплярах и передается на подпись работнику. После ознакомления и подписания один экземпляр остается у него, второй у ИП.

Оформление приказа о приеме на работу

Следующий шаг – нужно оформить приказ о приеме на работу сотрудника.

Приказ издается в соответствии с формой Т-1, ОКУД 0301001 унифицированных форм.

Заполнить его просто, нужно вписать все необходимые данные о работнике и подписать.

Запись в трудовой

Принимая первого сотрудника на работу, ИП должен отправить в ПФ отчет по форме СЗВ-ТД. Это необходимо сделать на следующий рабочий день после оформления Приказа о приеме на работу. Сегодня он заменяет запись в трудовую книжку, но, если работник настаивает, можно внести запись в трудовую.

При применении бумажных трудовых книжек потребуется завести для них книгу учета и заполнить ее.

Заведение личной карточки работника

Личная карточка – это досье на работника с полной информацией о нем, включая семейное положение. Сюда заносятся все приказы, касающиеся его деятельности, переводы, награждения, и т. д. Карточка подписывается работником, хранить ее нужно в бумажном виде.

Шаблон карточки — форма Т-2, ОКУД 0301002 в унифицированных формах.

Карточка должна вестись в обязательном порядке. Ее проверяют трудовые инспекции и в случае отсутствия штраф составит 5000 рублей.

Регистрация в ФСС

Для оплаты обязательных взносов предприниматель должен зарегистрироваться только в ФСС, в остальных фондах постановка на учет производится автоматически, сразу после получения статуса ИП.

Это необходимо сделать в течении 30 дней после приема на работу первого работника.

Документы подают в отделение ФСС по месту регистрации ИП. Это можно сделать лично, через портал Госуслуг или отправить почтой.

Какие потребуются документы:

• Паспорт и копии его страниц (если документы подаются лично).
• Заявление о регистрации в качестве страхователя-физ. Лица по утвержденной Приказом ФСС РФ от 22 апреля 2019 г. № 215 форме.
• Копии трудовых книжек сотрудников или трудовых договоров.

Ошибки новичков и пути их решения

При первом приеме на работу индивидуальные предприниматели могут сделать ошибки, которые грозят наложением штрафов.

Мы собрали наиболее типичные:

• Не оформляются приказы на утверждение штатного расписания.
• Предприниматель по ошибке вносит себя в штатное расписание. Это неправильно, по законодательству он не может считаться наемным работником в собственном бизнесе.
• Не заводится книга учета трудовых книжек.
• Личная карточка работника не редактируется и не пополняется.

Прием на работу сотрудников – дело ответственное, нужно внимательно относится к требованиям законодательства, тогда вы будете уверены при проверках контролирующих органов.

Часто задаваемые вопросы

Надо ли прикладывать к документам в ФСС выписку ЕГРИП или свидетельство о постановке на учет в налоговом органе?

В обязательном порядке нет, но вы это можете сделать на свое усмотрение.

Подведем итоги

• Сотрудников ИП нанимать может, но они должны быть трудоустроены в официально.
• Процедура состоит из нескольких последовательных этапов, которые необходимо выполнить все.
• Принять сотрудника можно по трудовому или гражданско-правовому договору.
• Микропредприятия, в т. ч. маленькие ИП, могут обойтись без оформления некоторых кадровых документов, например, без правил внутреннего трудового распорядка, графика сменности, положения об оплате труда, премировании.
• Однако основные документы: договора, приказы, штатное расписание, инструкции по охране труда, должны быть в обязательном порядке.
• Теперь вы знаете, как оформить кадровые документы на сотрудника ИП и сможете с помощью нашей инструкции это сделать самостоятельно.