Как организовать фестиваль инструкция к применению

Этап 1. Для чего проводить фестиваль?

Ответа на вопрос «Зачем вам это нужно?» первостепенен. От этого будет зависеть все, что будет происходить дальше. Не нужно ставить размытые цели. В моем случае первоначальный посыл был рассказать мотоциклистам о Суздале, который мне очень нравится, затем рекламное событие для моего сигарного бренда Total Flame, а сегодня — это и первое и второе и еще развитие музыкальной и мотокультуры, приносящее удовольствие, уважение и денежное вознаграждение. В любом случае цели должны быть шире, чем организация «корпоратива» для близкого круга.
Важно помнить, что даже если цели соответствуют ценностям гостей, для которых организуется фестиваль, потребуется от 3 до 5 лет, чтобы в них поверила публика.
Время и терпение главный ключ к успеху.

Этап 2. Создание концепции.

Идея.

Ответив себе на вопрос «зачем?», время переходить к формулированию главной идеи фестиваля. Например, в Суздале — это музыкальный фестиваль блюзовой музыки для мотосообщества с девизом «No colors, no brands». Сформулированная идея должна ясно определять те ценности, которые разделяет публика вашего фестиваля. Без этого невозможно создать событие, способное стать легендарным.

Место.

Место фестиваля – это не просто GPS-координаты. Оно должно быть интересно публике. Это может быть природа, архитектура, история, все, что угодно, добавляющее ценности фестивалю и создающее его стиль.
Место не должно быть в жобичах только по тому, что для вас там отличная рыбалка или охота. Удобство подъезда, парковка и размещение очень важны. Комфорт для гостей здесь определяющий.

Технические возможности.

Наличие инженерных коммуникаций сегодня просто необходимо, чтобы сделать мероприятие на уровне крутого праздника, а не Грушинского фестиваля.
Вместимость площадки также важна. Место должно комфортно разместить публику, на которую вы рассчитываете.
Предпочтительнее частная территория, а не муниципальное пространство, поскольку минимизирует согласовательные процедуры с властями.

Продолжительность.

Сколько дней проводить фестиваль — важный вопрос, на который нужно ответить. Если публике ехать не далеко и ее негде разместить для ночлега – один день вполне адекватен. Если добираться до места несколько часов, то без ночевки не обойтись и, значит, необходимо организовывать мероприятие на несколько дней. Как правило, удачное время с пятницы по воскресенье.

Музыка.

Найти свой музыкальный стиль очень важно. «У меня друг Гарик Сукачев и он выступит» (условный пример) – стратегия не фестиваля, а корпоратива. Необходимо сформулировать общий принцип музыкального наполнения и ему следовать. Когда я начинал, такого знания у меня не было, отсюда размытость первых фестивалей, но как только идея блюзовой музыки была сформулирована, у фестиваля в Суздале появилось лицо.

Айдентика.

Определившись с местом, продолжительностью и музыкальным форматом переходим к определению названия и созданию фирменного стиля фестиваля. Как это делать, написаны тома литературы и вокруг этой задачи кормится множество талантливых людей и компаний. Скажу лишь, что это деликатный и важный вопрос, не терпящий спешки.
Выбирая название, гуглите варианты, чтобы убедиться в уникальности имени, иначе вас с кем-то все время будут путать.

Сайт, социальные сети, презентация для партнеров.

Создав айдентику, можно переходить к созданию сайта и аккаунтов в социальных сетях. Без этого вы не сможете коммуницировать с аудиторией, проводить рекламные кампании, работать со спонсорами и партнерами.
На старте не рекомендую заморачиваться на сложном и дорогом сайте. Его цель – выдача в поисковиках, продажа билетов и внятный рассказ о фестивале. На первом этапе можно самому за пару часов сделать сайт в https://ru.wix.com/  или https://tilda.cc/ru/ . Если дела пойдут в гору, через пару лет, когда вы обрастете контентом и четким позиционированием, можно привлечь профессионалов, чтобы ваш сайт стал суперклассным.
А вот что точно нужно сделать – это купить идеальный домен. Он с вами навсегда и тут следует выбирать из расширений .com или .ru, а они не всегда стоят дешево.
Сайт важен для поисковиков, но он не решает сегодня задач быстрой адаптивности и коммуникации. Для этой задачи лучше сделать страницу в https://taplink.ru/ — на сегодня самый удобный способ коммуникации и быстрой адаптации к новостям и событиям.
Например, страница фестиваля, которая указана во всех соц сетях и которую я использую в качестве визитной карточки, выглядит так — https://taplink.cc/suzdalblues.

Определитесь с хэштегом фестиваля. Это в будущем упростит вам возможность отслеживать публикации.

Подготовьте презентацию фестиваля для потенциальных партнеров. Она понадобится на следующем этапе.

Маршруты.

То, к чему я пришел несколько лет назад – для публики нужно создавать интересные маршруты, которыми они могут путешествовать на, с и во время фестиваля. Это создает неповторимую атмосферу фестиваля. Люди обсуждают не только то, что было на фестивале, но и дорогу, которая становится его частью. При этом люди будут путешествовать вашими маршрутами и в другое время, вспоминая и рассказывая о вашем фестивале.
Примеры таких маршрутов в Суздаль:
По усадьбам Владимирского Ополья https://ancient-manors-opole.taplink.ws
Волжская Атлантида https://volga-atlantida.taplink.ws
В этом году я готовлю новый маршрут для гостей фестиваля.

Команда.

Командообразование нужно разбить на два этапа. Постоянная – работает практически весь год и фестивальная – создается для непосредственного проведения фестиваля.
Задачи первой команды: работа по подготовке фестиваля, работа после фестиваля, коммуникация с аудиторией, властями, партнерами.
Задача второй команды – реализация всех идей и планов во время работы фестиваля.
Количество людей в команде определяется из задач, масштабов и бюджета. Например, первая команда Suzdalblues — 7 человек, а вторая — почти 100, включая волонтеров.

Бюджет.

Тема, на которой умерло не одно хорошее начинание. Начинаем, потом найдем деньги – самая короткая дорога к провалу. Калькулировать, сколько продадим билетов – гипотеза, которая никогда не оправдывается. У вас уже есть, что показать в качестве концепции, значит, можно общаться с друзьями и потенциальными партнерами для наполнения бюджета до стадии «подготовка фестиваля».

Бюджет минимально должен включать следующие статьи: аренда места, свет-звук, гонорары музыкантов, включая расходы на дорогу и проживание, стоимость инженерных сетей, охрану, обустройство площадки, стоимость команды, организацию питания (сами заплатят, чтобы приехать к нам крутым, в первые годы не работает или работает плохо), установка шатров и конструкций, реклама и продвижение фестиваля, мерчь, налоги и комиссии.

Этап 3. Подготовка фестиваля.

Даты.

Важно, чтобы даты фестиваля не совпадали с другими мероприятиями, которые интересны вашей публике. Эти события уже раскручены, а вы только заявляете, что будет круто и, вероятней всего, выбор будет сделан не в вашу пользу. Поэтому гугл и опросы вам в помощь.

Власти.

Без них никуда. Постоянная коммуникация с властями не только важна, но и неизбежна. Вам нужно добиться, чтобы власти хотели проведения фестиваля, а не делали вам одолжение. Это отнимает много сил, но результат стоит того. Пример такой работы: Suzdalblues проводился в 20 и 21 году в условиях тотального запрета на массовые мероприятия. Власти хотели, чтобы фестиваль состоялся.

Площадка.

Владельцы и сотрудники территории должны быть замотивированы в успешном проведении фестиваля. Если этого не будет, вы погрязнете в куче не решаемых мелких проблем, которые превратятся в большие, когда приедут гости.

Необходимо наладить постоянную работу с инженерным персоналом, охраной, службой размещения и т.д.

Проживание.

Если фестиваль однодневный, вам все равно необходимо решить проблему размещения персонала и охраны как минимум на 3 дня плюс размещение музыкантов.
Если фестиваль проходит несколько дней, помимо персонала, охраны, музыкантов, нужно организовать проживание ваших гостей. Без внятного понимания возможностей ночлега к вам не поедут.

Сценарий фестиваля.

У вас должен быть четкий план проведения фестиваля, чтобы весь персонал был с ним ознакомлен и знал кому, когда и что делать. Он должен включать минимум пять пунктов:
Начало – время начала фестиваля, к которому все службы должны закончить свою подготовительную работу.
Лайнап – время и продолжительность выступления артистов.
Активности – время, продолжительность и тематика.
Ведущие – что, когда говорят, чтобы фестиваль шел как по нотам.
Окончание – время, когда все службы начинают демонтаж поляны.

Партнёры (торговля, питание, спонсоры, бренды, СМИ).

Подготовьте список потенциальных партнеров. Чем он больше, тем лучше. У вас есть презентация – рассылайте её, звоните всем, до кого можете дотянуться. Партнеры – это ваше лицо и знак качества для гостей.

Мерч и сувениры.

Составьте список мерча, который вы бы хотели иметь. Подумайте над количеством (лучше меньше, чем больше – это ваши деньги).
Определитесь с подрядчиком. Здесь важна не только цена, но качество и сроки. Дедлайн для мерча ставьте за месяц до даты фестиваля. По опыту знаю, если дедлайн за месяц до мероприятия, то готово будет в лучшем случае за неделю.
Делайте пробные образцы, чтобы не удивиться, когда готовая продукция к вам прибудет.

Билеты в случае продажи.

Определитесь, как будете продавать билеты — сами или билетные агрегаторы. Агрегаторы берут комиссии. Для самостоятельной продажи понадобится дополнительный персонал.

Определитесь с механикой прохода: только по билетам (риски — билеты будут передавать третьим лицам и вы лишитесь части выручки), браслеты (минимизирует, но не исключает передачу третьим лицам, но визуально охрана способна вылавливать безбилетников).
В любом случае вы должны быть готовы к тому, что на фестиваль будут попадать безбилетники, вопрос — как на это реагирует охрана. Возможен вариант, что это может стать бизнесом для охраны.

Шатры.

Если мероприятие на открытом воздухе подумайте об удобстве публики. Палящее солнце или, не дай бог, дождь не должны помешать празднику. Определитесь с зонированием территории и установкой шатров и мебели.

Торговля.

Определитесь, каким образом будет организована торговля на фестивале: места, ассортимент. Торговцам должно быть удобно, а гостям комфортно.

Питание.

Одна из самых сложных тем.
Питание должно быть безопасным, вкусным, приемлемым по ценам и достаточным. Выбор партнеров очень деликатный. Смотрите, где работали до этого. Собирайте отзывы. Не плодите большую конкуренцию, все понесут убытки и к вам не поедут в следующий раз.
Коммерческие условия могут быть разными от арендной ставки до процентов от прибыли (требует доверия). Я предпочитаю второй вариант.

Рассмотрите возможность клубам ставить свои шатры и организовывать питание. Денег заработаете меньше, а благодарностей и респекта получите больше.

Туалеты.

Это отдельная тема, поскольку часто забывается, что людям нужно не только комфортно поесть и выпить, но и ….
Подумайте о доступности, удобстве и достаточности этого неотъемлемого фестивального компонента.

Подъезд и парковка.

Если вы не убедили себя в том, что люди придут к вам пешком, подумайте об удобстве подъезда и, главное ПАРКОВКЕ. Если вы забудете об этом – гости вас проклянут! Все усилия по подготовке и проведению фестиваля будут уничтожены негативом транспортной логистики.

Охрана.

Должна быть вежливо-сурова и решать несколько задач: охрана периметра (безбилетные инциденты и отсечение асоциальных персон), безопасность на территории фестиваля (локализация конфликтов, удаление асоциальных персон, охрана артистов и периметра сцены).

Реклама и продвижение.

Привлекайте лидеров мнений, СМИ, настройте рекламу в своих социальных сетях, а также партнеров и артистов.
Что делать со скептиками и хэйтерам? Они будут всегда. Если есть обоснованная критика необходимо реагировать, решать проблему. Если не обоснованная, не замечать. Не нужно кормить собой вампиров.

Бюджет.

Постоянно следите за бюджетом. Соответствие с запланированным балансом доходов и расходов – ваша уверенность в успехе и залог долгосрочности проекта.

Погода.

Это то, на что повлиять невозможно. При выборе дат смотрите на статистику дождей в этом месте за последнии 10 лет. При принятии решений во время подготовке фестиваля всегда задавайте себе и подрядчикам вопрос «А если дождь?». Имейте план «Б» на случай непогоды. Люди к вам приехали, они поймут, что дождь, но не поймут, что вы не позаботились их развлечь в этом случае. К тому же перед поездкой на фестиваль все будут смотреть прогноз погоды и, если им будет непонятно, как организатор планирует действовать в этом случае, они не поедут.

Работа с местным населением.

Определите круг лиц с бесплатным допуском на фестиваль. Вам важно, чтобы среди местного населения формировалась лояльность.

Работа с клубами и сообществами.

Подумайте о дополнительных преференциях для сообществ, разделяющих ценности фестиваля. Это даст вам возможность быстро сформировать лояльную аудиторию фестиваля.

Этап 4. Проведение фестиваля.

Команда.

Составьте список задач и необходимое число людей для их решения. Продумайте условия (деньги, проживание, питание, бесплатный билет и т.д.).
Определите ответственного по каждой задаче, его полномочия и ограничения.
Составьте график работы персонала.
Определите каналы коммуникации: рабочий и экстренный.

Монтаж площадки.

Определите с подрядчиками график монтажа, чем должны быть обеспечены (инженерные коммуникации, охрана, подсобный персонал и т.д.)

Работа с артистами.

Имея сценарий мероприятия и лайнап, составите план приезда, встречи, проживания, отъезда, сопровождения на фестивале артистов. Определитесь с ответственным за эту задачу.

Работа с партнерами.

Комфорт партнеров очень важен. Чем они позитивнее, тем комфортней гостям. У них не должно быть ощущения брошенности. Позаботьтесь об ответственном по решению возможных проблем, которые у них могут возникнуть. Важно, чтобы все технические вопросы были согласованы до фестиваля.

Фото-видео.

Решите, кто будет делать фото и видео съемку на фестивале. Этот контент вам будет необходим для постпромоушена.

Безопасность (МЧС, скорая, полиция).

На этапе подготовки в установленном порядке необходимо уведомить специальные службы о вашем мероприятии и получить согласования и рекомендации по проведению. При проведении мероприятия необходимо следовать договоренностям, чтобы не поставить фестиваль под угрозу закрытия.

Навигация и информация.

Используйте наружную навигацию и мессенджеры для информирования гостей фестиваля.

Работа на входной группе.

Здесь создается первое впечатление об организаторах. Гостям должно быть удобно, а персонал четко и вежливо выполнял свою работу. Рассчитайте объём пространства и количество людей, необходимое для решения этой задачи. Подумайте о вероятном времени максимального наплыва гостей, чтобы обеспечить на это время входную группу достаточным персоналом.

Коммуникация команды и реагирование на внештатные ситуации.

Составьте инструкцию о действиях персонала, подрядчиков и охраны в случае непредвиденных ситуаций, определитесь с каналом коммуникации.

Авторское общество.

Имейте ввиду, что на все музыкальные фестивали проникают агенты Российского авторского общества. Не буду давать оценку их деятельности, ибо сами все понимаете. На билет они не потратятся (хотя бывают исключения), а вот шазамить в сторонке и потом вчинить иск на десятки тысяч рублей могут вполне.

Работа со СМИ.

Создайте аккредитацию СМИ на фестиваль. Вы заранее будете знать, кто к вам приедет.
Определитесь, кто дает интервью (об этом должен знать персонал и аккредитованные СМИ). Заранее подготовьте важные тезисы о фестивале. В сюжеты обычно включают пару секунд спича организатора, а выдергивают на интервью на поляне вас спонтанно. Поэтому будьте готовы за пару секунд донести самое важное, а не мычать, пытаясь сформулировать мысль в кутерьме сотен срочных задач.

Этап 5. Фестиваль завершен, работа нет.

Демонтаж площадки.
Все подрядчики и охрана должны знать время начала демонтажа и правила отъезда с площадки. Назначьте ответственного по контролю за этими работами.

Благодарность команде.
Все должны почувствовать сопричастность к результатам своего труда. Инструменты выбирайте сами, но этот момент важен.

Систематизация жалоб и пожеланий, работа над ошибками.
Составьте список всех жалоб и пожеланий. Проведите работу над ошибками и отберите конструктивные пожелания для следующего фестиваля.

Работа с властями (благодарственные письма).
Все руководители и сотрудники подразделений органов власти должны получить благодарственные письма. Поверьте, на следующий год вам будет комфортнее с ними работать.

Расчеты с подрядчиками и артистами.
Ничто так не убивает репутацию фестиваля, как неоплаченный счет. Помните, что фестиваль для вас завершен только тогда, когда заплачен последний рубль.

Подготовка фото-видео материалов.
Определите срок получения материалов от ваших фото и видео партнеров.

Благодарность гостям.
Разместите в социальных сетях благодарность гостям.

Благодарность партнерам.
Разошлите благодарственные письма вашим партнерам.

Благодарность музыкантам.
Поблагодарите музыкантов через привычный канал связи.

Отчет для спонсоров.
Подготовьте и отправьте отчет и благодарность спонсорам.

Сбор статей, постов, отзывов в СМИ и социальных сетях.
Отслеживайте все публикации о фестивале и собирайте их в одном месте.

Пост-реклама фестиваля.
Подготовьте план постпромоушена фестиваля.

Если все получилось – начинаем подготовку нового фестиваля (см. этап 3)

Максим Привезенцев. https://taplink.cc/max.privezentsev