Владельцам производственных и торгующих компаний не нужно объяснять, зачем нужен склад и какую стратегическую функцию он выполняет. Однако многие начинающие предприниматели, желающие получить максимальную прибыль от своей деятельности и в как можно более ранние сроки окупить вложения в развивающийся бизнес, пренебрегают необходимостью арендовать помещение для хранения продукции.
Отчасти это обусловлено тем, что стоимость аренды площадей нежилого фонда по прежнему остается на достаточно высоком уровне, невзирая на то, что экономический кризис «подкосил» немалую часть потенциальных клиентов, вынужденных закрывать свой бизнес.
Сегодня мы поговорим с вами о том, как организовать работу склада «с нуля», дадим несколько «железобетонных» аргументов в пользу его необходимости, а также подумаем над тем, как и на чем можно сэкономить, организуя его работу.
Вроде бы все понятно. Тогда вперед!
Классификация
Для того, чтобы верно выбрать стратегию работы по обустройству складской площади, необходимо иметь четкое представление о том, какую функцию она будет выполнять для вас, как для собственника, так и для ваших потенциальных покупателей. Все склады можно условно разбить на три категории:
-
Административно бытовые. Такие помещения, как правило, служат для хранения инвентаря, продуктов питания внутреннего пользования, медикаментов, бытовой химии и прочей продукции, не рассчитанной на продажу. Бывает такое, что «административно бытовой отдел» формируется в рамках подсобного помещения, скажем так, в целях экономии. Текущее законодательство, регулирующее данный вопрос, это делать не воспрещает;
-
Технологические. Эти склады представляют собой своего рода «перевалочный пункт» для продукции, которую вы собираетесь производить сами или же привозить от ее изготовителя. Именно от работы такого склада во многом будет зависеть скорость отгрузки товара, т.к. для этих нужд на сегодняшний день создано достаточно много программного обеспечения, призванного создавать комфортные условия для учета ТМЦ. В качестве хорошего примера приводим 1С: Управление торговлей! Ознакомьтесь с тарифами и воспользуйтесь бесплатным доступом к продукту на 14 дней;
-
Подсобные.
Названия данного вида склада говорит само за себя. Некоторые особо экономные предприниматели умудряются сочетать в рамках одной площади все три вида складов, но делать это не совсем правильно. В нашем случае, если мы говорим о «подсобке», то лучше организовать ее в рамках офиса. Так и дешевле получится и работе мешать тоже не будет.
Как вы видите, общее понятие «склад» имеет достаточно широкую парадигму значений. Во многом именно четкое понимание того, для каких целей в дальнейшем будет использоваться помещение, зависит будущий успех этого предприятия.
С чего начать?
После того, как вы определитесь с предназначением будущего склада, самое время заняться поиском подходящей площади. Так уж повелось, что большинство помещений, рассчитанных под эти нужды, расположены в промышленных зонах городов.
Отчасти этому поспособствовала приватизация, когда достаточно «платежеспособные» господа просто выкупали целые здания у полуразвалившихся заводов и в дальнейшем начали заниматься сдачей площадей в аренду. Нужно быть готовым к тому, что слишком удаленное расположение склада от вашего офиса может создать определенный дискомфорт во взаимодействии с будущими работниками на этой территории.
-
Во всяком случае, у удаленных складов есть одно преимущество – стоимость аренды может быть значительно ниже (в целом высокой), чем на территориях, расположенных ближе к центру города.
Для поиска нужного места можно воспользоваться двумя хорошо известными способами:
-
Поискать информацию в интернете. Здесь можно рассчитывать на достаточно широкий перечень предложений;
-
Поездить по городу и обратить внимание на вывески. Как правило, в особо «злачных» местах они вывешиваются даже с указанием стоимости аренды за 1 м2;
-
Узнать у знакомых. Вполне возможно, что они не так давно сами искали нужное помещение;
-
Подобрать место поблизости от будущих заказчиков (вероятно, вы уже сейчас точно знаете, кому будете продавать вашу продукцию).
Невзирая на то, где будет расположен склад и какую стоимость за аренду «заломит» собственник, важно учитывать его будущее «убранство». В интернете можно найти огромное количество типовых планировок, одну из которых можно применить для вашей площади. Выше на изображении указан типовой план, рассчитанный для ответственного хранения продукции – как раз наш случай!
Что дальше?
После того, как будет подписан договор аренды, необходимо приступить к обустройству помещения. Но до этого важно внимательно прочитать договор, уточнить у собственника, кто будет платить за коммунальные услуги. Ранее мы писали о том, что именно данный вопрос становится камнем преткновения в вопросах аренды. Здесь следует быть внимательнее.
Однако предположим, что все неоднозначные моменты сотрудничества урегулированы, и теперь вам нужно организовать непосредственную работу склада. В зависимости от того, насколько помещение будет приспособлено к этому, будет и зависеть порядок дальнейших действий.
Существует достаточно большое количество предложений на рынке, где сдаются в аренду уже готовые склады со стеллажами, паллетами, услугами погрузчика, домкратами и т.д. Если это не ваш случай, то технику и убранство придется брать в аренду (интернет в помощь), а это дополнительные расходы. Во всяком случае, это дает возможность организовать пространство именно так, как вы того желаете. На этом этапе потребуется сделать, как минимум, несколько вещей:
-
Договориться с рабочими для выполнения «черновой» работы (расставить стеллажи, сделать перегородки, почистить территорию и т.д.);
-
Далее нужно договориться с транспортной компанией, которая перевезет большую часть продукции на территорию склада;
-
Найти людей из числа складских работников (желательно с хорошим опытом работы), прикинуть, каково должно быть число персонала;
-
Если есть свой грузовой транспорт, потребуется водитель и экспедитор;
-
Обзавестись специализированным программным обеспечением. Это должно быть недорого.
На схеме изображена отлаженная работа складского персонала
Внимание к сотрудникам
Особое значение будут иметь люди, с которыми вам предстоит работать. От их исполнительности, ответственности и элементарной порядочности будет зависеть то, насколько корректно будет производиться наполняемость склада, как быстро будет отгружаться продукция, возникнут или не возникнут проблемы с порчей или кражей продукции.
-
В одной из наших предыдущих статей мы рассказывали о том, как бухгалтерия списывает испорченные или украденные товары с баланса организации. Обязательно прочитайте, но надеемся, что вам это все же не пригодится.
Доверить подбор персонала можно и нужно кадровому агентству, если не чувствуете уверенности в своих «рекрутинговых» способностях. Их специалисты, как правило, хорошо разбираются в специфике этой работы, знаю, как выявить потенциальных воров и бездельников, благодаря чему прошедшие отбор кандидаты будут практически готовы к работе у вас. Здесь же не стоит забывать и об охране труда. Насколько хорошо вы знакомы с законодательством по этому направлению? Обязательно ознакомьтесь.
Помимо всего прочего потребуется решать вопросы со спецодеждой, штатным расписанием, внутренним распорядком дня, местом для отдыха и многим другим, что в какой-то мере отличается от «офисной» работы. Не стоит забывать, что в условиях российского климата персонал нужно будет обеспечить бесплатным чаем и «печенюшками». Если в офисе это больше «блажь», то на складе это уже является острой необходимостью.
О контроле работы
«Доверяй, но проверяй» – единственно верный подход в работе со складским персоналом. Это совсем не означает, что необходимо каждый день приезжать на склад, сидеть где-нибудь в углу и зорко наблюдать за тем, как другие делают свою работу. Вполне достаточно периодически заходить в 1С через интернет и наблюдать за тем, сколько продукции осталось на складе, какие происходят отгрузки, как скоро кладовщики «отпускают» прибывающие машины и т.д. Нынешнее развитие программ позволяют это делать даже не с рабочего места, а, например, с телефона, ноутбука или планшета. Сервис «Аренды 1С» во многом этому благоволит.
Выводы
-
На основе всего вышеизложенного мы можем сделать вывод, что организация работы склада – это достаточно трудоемкий, но вполне посильный процесс, где многое зависит от подхода к делу, от имеющихся ресурсов, а также от того, какая вас будет окружать команда. Работать ли с единомышленниками или же с простыми «наемниками» – это решать вам. Надеемся, что предложенный нами материал поможет вам в развитии своего бизнеса!
Желаем вам удачи и до скорого!
Для компаний, специализирующихся на производстве или торговле товарами, наличие собственной площади под хранение продукции является одним из основных условий, определяющим эффективность построения и управления процессами логистики. При этом стоит учитывать, что аренда, а тем более строительство подобных объектов требуют особого учета и грамотного подхода, позволяющих избежать ненужных трат и потерь уже на старте работы — еще до того, как первая поставка доберется до розничного магазина или клиента. Как оборудовать и открыть оптовый склад с нуля, какие идеи для организации бизнеса использовать и что нужно, чтобы открытие принесло желаемый результат без лишних потерь? Давайте разбираться.
Общее представление
План и стратегия обустройства изначально определяются исходя из представления о том, какой функционал должен обеспечивать будущий комплекс. Руководствуясь общепринятой классификацией, можно выделить три основных категории складских помещений:
- Административно-бытовые. Предназначены для размещения инвентаря, расходных материалов и запасов, не относящихся к реализуемой ассортиментной матрице.
- Технологические. Промежуточный пункт, на котором размещается продукция собственного производства, а также товары, закупаемые у сторонних поставщиков.
- Подсобные. Вспомогательные объекты для выполнения сопутствующих задач, не связанных напрямую с основной деятельностью организации.
Некоторые предприниматели, демонстрирующие чудеса экономии, ухитряются использовать одну и ту же площадь для обустройства складов всех трех видов, однако это вряд ли можно назвать эффективным решением. В первую очередь — из-за постоянного пересечения сотрудников и возникновения помех для полноценной реализации системы бизнес-процессов.
С чего начать
Последовательность действий в решении рассматриваемой задачи можно представить следующим образом.
Выбор формата складского помещения
Сократить продолжительность выхода на точку окупаемости позволяет уменьшение инвестиций в строительство и оснащение, что во многом определяется как конструктивными характеристиками, так и разновидностью будущего склада.
Тип конструкции
Выбор между монолитными строениями и металлическими каркасами обусловливается перечнем конкретных задач, результатами предварительных маркетинговых исследований и издержками, связанными с региональной и климатической спецификой. Каждый из вариантов имеет свои преимущества, также принимаемые во внимание при проектировании.
Плюсы бетонного монолита
- Подходит для построек различной конфигурации.
- Позволяет рационально использовать выделенный участок.
- Гарантирует прочность конструкции.
- Обходится на 25% дешевле.
Положительные стороны металлоконструкций
- Сокращение времени, необходимого для строительства.
- Простота обустройства высоких потолков для вертикальной загрузки.
- Возможность реализации масштабных проектов.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Аренда помещений
Альтернативный вариант, заметно уменьшающий статью расходов на предварительном этапе — поиск подходящего объекта, предлагаемого на арендных условиях. В этом случае важным аспектом становится юридическая проработка заключаемого договора, уточнение сопутствующих нюансов — от оплаты коммунальных расходов до ответственности за прилегающую территорию. Кроме того, нужно учитывать срочность подобных соглашений — внезапное решение собственника о смене арендатора может обернуться серьезными проблемами, связанными с поиском нового склада в авральном режиме.
Организация рабочих условий
Арендовать складское помещение — половина дела, однако эффективность его эксплуатации во многом зависит от того, насколько качественно будет организована инфраструктура для персонала. Создание оптимальной среды предусматривает:
- Проведение черновых работ — расстановку стеллажей и перегородок, подготовку участка и установку необходимого оснащения.
- Согласование внешней или внутренней логистики для перевозки товарных запасов на новый объект в указанные сроки.
- Формирование штата, соответствующего запланированной численности, и обладающего достаточной квалификацией.
- Интеграция специализированного программного обеспечения для складского учета товаров от компании «Клеверенс», разработанного с целью оптимизации рутинных бизнес-процессов.
Внимание к сотрудникам
Человеческий фактор — один из ключевых в организации любого бизнеса, и открытый склад является наглядным примером его значимости с точки зрения достижения намеченных целей. Подбирать персонал можно как самостоятельно, так и с помощью кадрового агентства, в распоряжении которого имеется не только база резюме потенциальных кандидатов, но и проверенные методики, позволяющие отсеять недостаточно компетентных претендентов. Параллельно нужно решить вопросы, связанные с обеспечением комфортных условий труда — начиная с закупки спецодежды и инвентаря, обустройства раздевалок и мест для отдыха, и заканчивая проработкой техники безопасности.
Контроль работы
В любом деле важно уметь делегировать полномочия, но при этом постоянно «держать руку на пульсе», отслеживая качество исполнения вмененных обязанностей. Понятно, что ежедневно сидеть на складе, наблюдая за тем, как трудятся грузчики и кладовщики, занятие бессмысленное и бесполезное. Оптимальный вариант — использование современных учетных программ, позволяющих отслеживать процессы товародвижения в режиме реального времени, контролировать погрузку и остатки, анализировать скорость обработки заявок и количество возникающих потерь. Сегодня для этого достаточно обычного смартфона или планшета, технические характеристики которых позволяют запускать профильные приложения без потери производительности.
Как организовать склад: простые советы
Исходя из личной практики, стоит сделать акцент на некоторых моментах, заслуживающих особого внимания.
№1. Аренда — лучший вариант для старта
Складское помещение можно построить, купить или арендовать. При желании можно обратиться к идее с аутсорсом, при котором процедурами обработки продукции будет заниматься нанятая сторонняя компания. Однако из всех перечисленных опций именно подписание арендного соглашения видится наиболее целесообразным решением, позволяющим сократить объем стартовых инвестиций, разобраться в особенностях функционирования распределительного центра и выстроить грамотную логистику. Наработки и полученный опыт станут залогом для дальнейшего развития, в рамках которого уже может возникнуть идея о собственном объекте.
№2. Анализ расположения клиентов и маршрутов доставки
Если основной объем заказчиков базируется в центре города, а склад при этом находится в области — обслуживать заявки будет как минимум неудобно. Для сокращения логистических затрат важно проработать все каналы поставок и сбыта, выбирая оптимальные схемы. В некоторых случаях более выгодным решением оказывается одновременный запуск сразу нескольких точек, ориентированных на отдельные районы, чем увеличение штата машин и персонала, вынужденного развозить продукцию в круглосуточном режиме.
№3. Цена — не единственный критерий выбора
Стоимость аренды или приобретения складского помещения — значимый аспект, который, безусловно, влияет на принятие итогового решения. Однако выбирая объекты по бросовым ценникам, стоит заранее проанализировать причину подобной «лояльности» действующего собственника. Вполне возможно, что будущие издержки, связанные с необходимостью восстановления инфраструктуры, отсутствием нормальных подъездных путей или периодическими отключениями электроэнергии на местной подстанции, обойдутся дороже, чем вложение в более дорогой, но при этом полностью готовый к эксплуатации склад.
№4. Транспортная доступность
Для доставки грузов используются различные виды автомобилей, отличающиеся габаритами, весом и типом шасси. У каждой логистической компании свой автопарк, и если речь идет о создании терминала, который планирует принимать разные машины — нужно позаботиться о том, чтобы все разновидности имели возможность свободного доступа на территорию. Не стоит забывать, что в городской черте могут действовать ограничения на проезд тяжелых грузовиков, а конфигурация зоны погрузки должна предусматривать наличие инфраструктуры для обслуживания как небольших фургонов, так и стандартных еврофур.
№5. Особенности выбранного помещения
На первых порах бизнес обычно ориентируется на поиск площадей, в полной мере удовлетворяющих его запросам с точки зрения возможности размещения необходимого товарного запаса. Обязательное требование — достаточная прочность напольного покрытия, возможность использования погрузочного оборудования и установки массивных стеллажей, качественное освещение, проветривание и надлежащий уровень температуры при любых внешних погодных условиях.
№6. Проверка арендного соглашения
Об ухищрениях, используемых недобросовестными арендодателями для получения дополнительной прибыли, вполне можно написать отдельную статью. Заявления на возмещение убытков от мнимых повреждений инфраструктуры, штрафы за несоблюдение регламента подачи данных по коммунальным приборам, попытки выселения арендаторов под видом торгов с конкурентами в целях повышения ежемесячной платы — все это создает давление на предпринимателей, мешая сосредоточиться на развитии бизнеса. Однако большинства проблем можно успешно избежать — достаточно внимательно проверить содержание заключаемого договора, убрав из него спорные пункты и сноски мелким шрифтом, и внеся все необходимые положения, связанные с ответственностью сторон.
№7. Качественная организация
Как сделать склад эффективнее и создать условия, способствующие достижению поставленных целей? Во-первых, следует заранее продумать планировку и внутреннюю логистику помещений, через которые товар проходит путь от поступления до отгрузки. Во-вторых — обеспечить систему взаимодействия сотрудников, сводящую к минимуму влияние человеческого фактора на реализацию бизнес-процессов. В-третьих — контролировать работу и вносить оперативные корректировки в проблемных зонах, требующих оптимизации.
№8. Грамотное хранение
Хаотично разбросанные по стеллажам товарные остатки, отсутствие полноценного алгоритма учета, невозможность быстрой обработки заявок и проведения инвентаризации — все это последствия пренебрежения принципами размещения продукции на территории складского помещения. Для каждой номенклатурной позиции, в зависимости от ее специфики, должно быть предусмотрено отдельное место складирования, отвечающее требованиям в плане габаритов и температурного режима, и обеспечивающее свободный доступ сотрудников и погрузочной техники. Любая операция товародвижения должна учитываться в единой базе, гарантируя своевременное пополнение остатков и отсутствие перебоев.
№9. Правильный выбор системы складского учета
Программные решения для автоматизации хранения и регистрации движения товаров, предлагаемые компанией «Клеверенс», позволяют повысить эффективность базовых бизнес-процессов, выполняемых сотрудниками ежедневно. Современные стандарты комплектования предусматривают использование терминалов сбора данных, применяемых для работы с маркированными позициями, и помогающих персоналу склада быстро обрабатывать как входящие поступления, так и заявки на отгрузку.
№10. Настройка приемки грузов
Ручной пересчет по накладным от поставщиков не только увеличивает время обслуживания отдельно взятой машины, но и повышает вероятность возникновения ошибок, вызванных человеческим фактором. Упростить и автоматизировать задачу помогает интеграция системы электронного документооборота, применение сканирующих модулей и согласование нанесения маркеров со штрих-кодами, для считывания которых используются вышеупомянутые ТСД.
№11. Каждому месту — свой адрес
Грамотно выстроенная учетная система позволяет моментально сориентироваться в разнообразии товарных остатков и найти нужную позицию при условии, что она отмечена в программе надлежащим образом. Деление стеллажей на ячейки и сегменты заметно облегчает работу с продукцией на складе, и способствует ускоренной адаптации новых сотрудников, которым не приходится проводить часы в поисках той или иной коробки.
№12. Подготовка к проверкам
Государственные органы очень любят проверять, насколько тщательно собственники и сотрудники складских помещений соблюдают стандарты безопасности и правила организации хранения товаров. Поводом для посещения может служить как плановое мероприятие, информация о котором появляется заранее, так и сигнал от «неравнодушных» конкурентов, беспокоящихся о возможных нарушениях. Кроме того, периодическим визитам проверяющих способствует недобросовестность контрагентов, участвующих в цепочках поставок — достаточно кому-то не заплатить налоги или подать заявку на необоснованное возмещение НДС.
В целом, для тех, кто не нарушает закон, достаточно будет периодически проводить внутреннюю оценку соответствия склада с точки зрения требований СЭС, МЧС, миграционной и прочих служб. Стоит помнить о том, что к штрафам может привести любая мелочь — начиная с отсутствия санитарной книжки у нового грузчика, и заканчивая просроченным огнетушителем.
Как еще можно использовать складские помещения
Помимо самостоятельной эксплуатации или сдачи в аренду, собственники также могут выбрать и другие способы получения прибыли, в том числе подходящие для начальных этапов, на которых речь идет о предварительном проектировании.
Проекты под заказ
Популярная опция — возведение объектов под конкретных клиентов, готовых к заключению долгосрочного договора пользования на арендной основе. Многие развивающиеся компании нуждаются в складах, однако не хотят строить их самостоятельно — в этом случае услуги со стороны квалифицированного исполнителя окажутся как нельзя кстати.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Комплексная аренда
Совмещение площадей для хранения с офисными помещениями — практичный вариант, позволяющий минимизировать финансовые риски и повысить доходность. При этом стоит учесть, что неудачное расположение может отпугнуть потенциальных арендаторов, не готовых организовывать собственный офис посреди условной промышленной зоны.
Где лучше строить склад
В последние годы наиболее популярным вариантом становятся складские комплексы, расположенные в непосредственной близости от черты города. Преимущества — сниженные ставки аренды, приемлемая транспортная доступность, близость междугородних магистралей и возможность заключения договора на большие площади с современной инфраструктурой.
Издержки строительства
Постройка и обустройство собственного склада предполагает внушительные вложения. В число статей затрат входят приобретение и оформление собственности на землю, подготовка и реализация проектных работ, комплектование объекта и подведение коммуникаций. При этом важно помнить, что участок должен располагаться в удобном месте — как с точки зрения собственной торговой и производственной логистики, так и в плане доступности для персонала, клиентов и поставщиков.
Вывод
Любой бизнес требует грамотных предварительных расчетов, здравого оптимизма и рациональной оценки перспектив. На сегодняшний день организация склада с нуля — перспективное направление как для компаний, специализирующихся на выпуске собственной продукции, так и для дистрибьюторов, занимающихся перепродажей. Кроме того, если речь идет о постройке объекта — существуют дополнительные опции, которые также позволяют получить коммерческую прибыль.
Количество показов: 4054
Складской учет ведут розничные и оптовые магазины, производственные компании, а также продавцы в онлайне.
Склад — это любое место, где хранятся товары до момента продажи. Важно в любой момент времени знать, какая продукция, в каком количестве и на какую сумму есть в наличии — для этого и применяют складской учет.
Задача — фиксировать каждую единицу товара и ее перемещение. Если все делать правильно, данные по факту и по документам будут совпадать.
Разбираем, что такое складской учет, какие документы нужны на каждом этапе и как вести его с минимальными затратами времени и без ошибок.
Работа склада — это масса рутинных операций: прием, отгрузка, перемещение, списание и т.д. Ускорить их выполнение можно с помощью автоматизации в МоемСкладе. Подключение с любого устройства. Техподдержка помогает с настройкой 24/7. Попробуйте, это бесплатно.
Что такое складской учет
Складской учет — это хранение и обработка данных по товарам, сырью, полуфабрикатам, финансовым ресурсам. Здесь не учитываются незавершенное производство, активы и основные средства.
Сотрудник, который ведет складской учет, фиксирует на бумаге, в Excel-таблице или в специальной программе все операции, связанные с хранением и движением товаров. К ним относятся:
- приемка и оприходование товара от поставщиков;
- ввод данных о продукции в базу или учетные документы;
- отгрузка продукции покупателю или отправка в торговый зал;
- перемещение;
- инвентаризация;
- информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
- списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
- корректировка характеристик продукции в учетных карточках.
Задачи складского учета
Благодаря складскому учету в любой момент времени можно уточнить, какой товар, где, в каком количестве и на какую сумму есть на складе. Вести продажи и получать прибыль без представления о запасах, их местонахождении и стоимости в деньгах невозможно.
Упорядочивание позиций
Если номенклатуры много, важно, чтобы сотрудники могли быстро найти нужные позиции. Поэтому складской учет предполагает группировку товаров по сортам и партиям (о видах учета — далее в статье).
Так удобнее регулировать ассортимент: выявлять, какие наименования пользуются спросом, а какие приводят к «затаренности» на складе, своевременно находить товары с истекающим сроком годности и снижать ценник, чтобы успеть их распродать.
Поддержание порядка в документах
Порядок в документах экономит время сотрудников на поиски, подсчеты и сверки, упрощает сбор статистики для анализа и решение возможных проблем: кражи, просрочки и т.д. Это касается как бумажных, так и электронных документов.
Контроль количества остатков и запасов
Контроль снижает риск потерь, порчи и воровства со стороны персонала, так как в документах фиксируется путь каждой товарной позиции.
Когда сотрудники могут назвать точное количество единиц товара по определенным категориям, это помогает строить более точные планы закупок, контролировать показатели продаж: объем, сроки расчетов с поставщиками, оборот товаров по группам.
Виды складского учета
Складской учет разный в зависимости от того, какой продукцией торгует компания. Как правило, ее распределяют по срокам и сортам.
Есть 4 основных вида складского учета:
- Номенклатурный — подходит, если ассортимент небольшой. В этом случае найти нужный товар несложно и без группировки по каким-либо признакам. На каждую позицию товара заводят новую карточку.
- Сортовой — подходит, если делить позиции по сортам и типам принципиально. При этом не указываются другие характеристики: поставщик, цена, срок годности и т.д.
- Партионный — подходит, если каждую партию товаров нужно хранить отдельно из-за ограниченного срока годности, различий в ценах, особенностей расчетов с поставщиками и других признаков.
- Партионно-сортовой — подходит для широкого ассортимента товаров, когда нужно отдельно хранить каждую партию. Товарные позиции группируются сначала по партиям, затем — по сортам.
Будьте готовы к тому, что 2 последних типа учета потребуют большей складской площади.
От вида учета зависит документальное сопровождение. Если для сортового и номенклатурного метода достаточно заполнять учетные карточки, для остальных нужно вести ведомость складского учета. Подробнее о документообороте — далее.
Документооборот на складе
Для контроля запасов нужно четкое документирование всех процессов на складе: приемки, оприходования, выдачи в торговый зал, перемещений, отгрузки, списания, инвентаризации.
Ведение документооборота по складу определяется нормами закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Разберем, какие документы нужны для каждой процедуры складского учета.
Прием товара
Больше всего документов на первом этапе.
Когда товар поступает на склад, к нему прилагается сопроводительный документ — накладная от поставщика. На ее основании можно оформить приходную накладную, которая нужна для учета продукции, поступающей на склад.
Если товар доставляется транспортом, компания получает вместе с ним товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т. Документ служит для подтверждения факта приемки-передачи продукции: то есть списания у поставщиков и оприходования у получателей. Во второй части ТТН прописываются расходы по транспортировке.
Для учета всей продукции, которая поступила в один день, кладовщик оформляет приходный складской ордер М-4 на основании накладной.
В случае если товар поступил не в полном объеме, без сопроводительной документации или есть расхождения между заявленным в документации и фактически доставленным объемом, нужно оформить акт о приемке материалов М-7. На основании этого акта затем составляют претензию поставщику.
При расхождениях в ходе приемки оформляется также акт об установленном расхождении по количеству и качеству.
Когда товар проверили по качеству, количеству, массе и комплектности, оформляется акт о приемке товаров ТОРГ-1.
Хранение товара
Для материальных ценностей, хранящихся на складе, нужно создать:
- Товарный ярлык ТОРГ 11 — составляется на каждое наименование и хранится вместе с ним. Содержит наименование, артикул, сорт, количество на складе. По этой информации затем заполняют инвентаризационную опись.
- Карточку учета М-17 — для учета движения материалов и их местонахождения. На каждый вид, сорт, размер заполняется своя карточка учета на основании приходных документов.
Перемещение товаров
Если это перемещение между подразделениями или материально ответственными сотрудниками, необходимо требование-накладная М-11 в двух экземплярах: один — для склада, другой — для человека, который получает товары. Также этот документ пригодится при сдаче на склад неизрасходованных материалов.
При перемещении между подразделениями организации, в производство или в торговый зал оформляют накладную на внутреннее перемещение товаров ТОРГ-13, также в двух экземплярах.
Выбытие товаров со склада
При передаче материальных ценностей в другую организацию или другое подразделение нужна накладная на отпуск материалов на сторону М-15 для обеих участвующих сторон. В накладной указывается цена отгружаемых со склада материалов.
Для отпуска товаров при их продаже сторонним предприятиям составляется товарная накладная ТОРГ-12. Один экземпляр остается у продавца как подтверждение факта списания, второй выдается грузополучателю как основание для оприходования.
В случае порчи товаров на них оформляется акт о списании ТОРГ-16, на основании которого их затем списывают.
Как вести документы складского учета
Жестко определенных законодательством форм нет. Их меняют под специфику организации и бизнес-процессов.
Документы можно составлять как вручную на бумаге или в таблицах Excel, так и в специализированной системе документооборота. Все зависит от объема номенклатуры и ассортимента. Чем больше — тем сложнее вести учет «на коленке». Появляется необходимость в автоматизации.
Автоматизация складского учета
Распространенный и самый простой вариант ведения складского учета — ручной учет в Excel-таблицах. Сотрудники склада в свободной форме заносят информацию о приходе и движении запасов. В Excel обработка данных технически возможна только на самом примитивном уровне — подсчеты сумм.
Плюс этого способа — бесплатно. Пожалуй, он единственный. Минусов гораздо больше:
- риск потери документов или данных, если сотрудник случайно удалил из таблицы что-то важное;
- отсутствие автоматизации приводит к рутине, вследствие чего инвентаризация может затянуться на много часов;
- так как все процессы учитываются вручную, легко забыть про товар с истекающим сроком годности, допустить ошибки (и обнаружить их слишком поздно) в документах.
Альтернатива ручного способа — автоматизация с помощью специальной программы. Она решает все проблемы, перечисленные выше, так как:
- Все документы в электронном виде. Благодаря распределению прав доступа можно ограничить просмотр и редактирование.
- Документы заполняются с помощью встроенных шаблонов и справочников, что сокращает риск ошибок из-за человеческого фактора.
- Разгрузка от бумажной волокиты экономит время на складские операции, в том числе инвентаризацию.
- Автоматизация контроля сроков хранения, печати ценников и других процессов на складе. Например, в МоемСкладе подсвечиваются красным показатели, которые выходят за пределы нормы. В том числе срок годности, когда он приближается к концу.
Автоматизация складского учета в МоемСкладе
МойСклад упрощает все операции (приемку и отгрузку товара, перемещение, инвентаризацию, списание и оприходование), позволяет организовать эффективный складской учет и печатать документы.
В любой момент времени у вас будет полная и достоверная информация о положении дел на складе, о движении товаров и денежных средств. Нужно лишь зарегистрироваться в сервисе, заполнить данные и начать вести учет всех видов товаров и материалов, смотреть данные об остатках, оборотах и себестоимости в режиме реального времени.
Алгоритм складского учета в магазине
-
Начните с выбора метода складского учета.
-
Закупите оборудование.
- терминалы сбора данных (ТСД) или сканеры для штрихкодов для быстрого считывания информации с этикеток;
- принтеры для печати этикеток на самоклеящейся бумаге;
- ПО для интеграции оборудования с системой складского учета.
-
Назначьте сотрудников, ответственных за складской учет, и пропишите для них инструкции.
-
Наведите порядок в товарных позициях, чтобы каждая была закреплена за конкретным местом на складе, и ее легко найти.
Пример автоматизации складского учета в МоемСкладе
В МоемСкладе есть все, что нужно для эффективного складского учета.
Во-первых, интеграция с оборудованием и сервисами:
- Удобный визуальный редактор этикеток и ценников, возможность массовой печати, поддержки сканеров, печати и генерации EAN-8, EAN-13, Code128 и др.
- Интеграция с фискальными регистраторами АТОЛ, ШТРИХ-М, Viki Print, принтером чеков.
- Интеграция с МодульКассой и смарт-терминалами Эвотор, возможность подключения терминалов Verifone и PAX для оплаты картами.
- Экспорт данных в 1С:Бухгалтерию для составления налоговой отчетности по принципу «документ-в-документ».
Во-вторых, формирование и печать складских документов (М-11, ИНВ-3, ТОРГ-16, МХ-1 и других). Вы можете отправлять документы по email и выгружать в ЭДО. Все данные надежно защищены, а доступ к системе открыт 24/7.
В-третьих, адресное хранение позволяет указывать складские ячейки для товаров, чтобы знать, где находится та или иная позиция. Система подскажет, куда лучше поместить вновь полученный товар, и сформирует лист подбора для ваших кладовщиков при подготовке отгрузки.
В МоемСкладе поддерживается любое количество складов и мест хранения, производственные рецепты и операции, работа со штрих-кодами, серийными номерами и модификациями товаров.
Помимо складского учета МойСклад умеет:
-
обрабатывать заказы покупателей
Есть возможность присваивать статусы, чтобы смотреть информацию отдельно по новым заказам, возвратам, подтвержденным заказам и т.д. В системе можно резервировать товар, выставлять счета и контролировать их оплату.
-
работать с маркированными товарами по всем требованиям закона
-
собирать финансовые показатели
Например, отчет «Прибыльность» показывает динамику продаж по товарам, сотрудникам, покупателям, каналам.
В отчете «Движение денежных средств» — баланс на начало и конец заданного периода.
Отчет о прибылях и убытках показывает доходы, расходы, рентабельность продаж.
Также есть отчеты по остаткам, оборотам, контрагентам, задолженности и т.д. Можно настроить рассылку данных на электронную почту.
Дополнительно — информация об операциях на каждую дату — все платежи и суммы по ним, время проведения, контрагент, статус документа.
- Организация и улучшение работы склада
- Разгрузка и приёмка
- Хранение
- Комплектация и отгрузка
- Зонирование склада
- Кейс организации складского учета
- Эффективная организация работы складского персонала
В этой статье мы привели перечень советов и рекомендаций, которые помогут улучшить показатели работы склада. Рекомендации основаны на многолетнем опыте нашей команды внедрения, которая выполнила более 50 комплексных проектов по организации и улучшению работы складов разных форматов.
Организация и улучшение работы склада
Организация склада и складского учета включает работу над самими процессами склада, так же требует автоматизации рутинных процессов. Сохраните этот перечень себе и отметьте, какие работы у вас уже выполнены, а что еще предстоит реализовать.
Разгрузка и приёмка
- Используйте регламент для упорядоченной разгрузки, с учетом специфики товаров, количества, необходимости комплектации и времени отправки.
- Ведите разгрузку, одновременно регистрируя и контролируя по количеству/качеству.
- Не допускайте пересортиц, этикетки должны легко читаться.
- В день прибытия разгружайте и принимайте на хранение.
- Количество должно соответствовать указанному в накладной.
- Увеличение скорости разгрузки и постановки на учёт возможно за счет присваивания поставщикам определённых категорий: «самый надежный», «надёжный», «нужно проверить» и т.д. — таким образом вы можете сэкономить время на контроле товара.
- Составляйте акт при недостачах, излишках, пересортицах.
Размещение товаров после приема должно производиться с учетом весогабаритных характеристик
Хранение
- Выделение определенных зон для категорий.
- Организуйте места хранения для артикулов внутри выделенных зон.
- Самые востребованные товары должны быть в зоне легкого доступа и максимально близко размещаться к зоне отгрузки. Определить востребованность можно при помощи АВС анализа или по количеству обращений. Структура склада должна быть гибкой и была возможность ее поменять.
- Крупногабаритный товар храните рядом с зоной отгрузки, а ценные товары в глубине склада.
- Выделяйте места товарам для статического хранения, для динамического хранения используйте свободные места в момент поступления.
- Не храните товар на полу, осматривайте целостность.
Правильное размещение товара в соответствующих зонах хранения — залог их доступности при сборе заказов
Комплектация и отгрузка
- Груз должен сопровождаться сопроводительными документами.
- Обрабатывайте заявки, поступившие до 12:00, в этот же день.
- Отгрузку ведите согласно приоритетности.
- Сочетайте несколько способов комплектации заказа.
- Грузоподъемность транспорта, нагрузка на ось должны соответствовать.
- Не устанавливайте тяжёлый товар сверху на лёгкий. Если товар поврежден в процессе отгрузки, сразу делайте замену.
Скорость и точность отбора и отгрузки заказов зависит от правильности их размещения в соответствии с выбранной схемой (например, адресное хранение)
Зонирование склада
- Площадь склада делите на зоны на основании показателей грузооборота и оборачиваемости складских запасов.
- Используйте каждую зону склада с максимальной пользой, неиспользуемые помещения сдавайте в аренду.
- Создайте зону «брака» для товаров, которые не соответствуют установленным требованиям.
- Обеспечьте достаточную ширину проходов и проездов внутри склада.
Кейс Организация складского учета для сети АЛЛО
Как эффективная организация складского учета товаров и автоматизация склада на базе системы складского учета ABM WMS позволила сети АЛЛО оптимизировать складские процессы и улучшить финансовые результаты. В ходе проекта:
- Выстроены масштабируемые и легко адаптируемые под задачи бизнеса процессы склада.
- Улучшена эффективность использования площадей и ресурсов склада.
- Оптимизированы расходы на содержание склада.
Порядок на складе
- На складе не должны храниться посторонние вещи (макулатура, автомобильные колеса и так далее).
- Пользуйтесь принципами эргономики: пространство зрительно увеличивается за счет светлого цвета стен, потолка. Нанесите на пол разметку для движения техники, обозначьте места стоянки.
- Оборудовать склад желательно предупреждающими знаками, информационными табличками. Должен быть стенд по технике безопасности.
- Содержите склад в чистоте, а системы канализации/вентиляции/кондиционирования/пожаротушения исправными.
Складская техника
- Корректируйте объем погрузочно-разгрузочной техники, в зависимости от объема планируемых работ. При расширении склада дополняйте, при сокращении — сокращайте, чтоб она не простаивала.
- Обучайте сотрудников склада работе со складской техникой.
- При выборе производителя техники, желательно принимать во внимание стоимость, сроки эксплуатации, отзывы, технические характеристики, возможность сервисного обслуживания.
Оборудование склада погрузочной техникой оптимизирует работу персонала и позволяет выполнять операции, недоступные человеку
Снижение себестоимости и оптимальное бюджетирование
- Рассчитывайте себестоимость операций для дальнейшей оптимизации (расходы на обработку грузооборота за период времени).
- Для улучшения работы склада внедряйте ИТ-решения. Например, облачную систему управления складом ABM WMS.
- При уменьшении количества ручных операций, производительность труда повысится, а затраты уменьшатся.
- Склад зарабатывает деньги, а не тратит!
Автоматизация управления складом позволяет не только упростить работу и повысить эффективность выполнения операций, но и сокращает затраты
Ознакомьтесь с функционалом системы ABM WMS
Эффективная организация работы складского персонала
- Эффективный управляющий, знающий все процессы и нюансы, опытный, желательно «выращенный» из работников склада.
- Не превышайте штатную численность персонала и нормируйте рабочее время согласно пунктам законодательства, регламентируйте рабочий процесс, используйте биллинг ресурсов склада.
- Не допускайте простоев частей склада, равномерно распределяйте трудовые и технологические ресурсы.
- Внедрите сдельно-премиальную оплату труда согласно показателям эффективности (объем отгруженной продукции, скорость отгрузки, отсутствие боя/брака).
Сохранность материальных ценностей
- Уделите особенное внимание зонам отгрузки — здесь происходит 90% краж.
- Применяйте современные охранные технологии.
- Не задерживайте выплату заработной платы персоналу.
- Проводите периодическую проверку работников склада.
Инвентаризация
- Процедура инвентаризации должна быть регламентирована, анализируйте данные предыдущих проверок. Чётко определите цель и сроки проведения. Для проведения инвентаризации не останавливайте работу склада.
- Используйте разные методики проведения инвентаризации: по географическому признаку, по производителю, по группе товаров и т.д.
Склад играет значительную роль в цепочке поставок, нет предела совершенствованию — повышение эффективности работы склада и прибыльности происходит в компании постоянно.
Хотите организовать или улучшить ваш склад?
Обращайтесь к нашим экспертам!
Запросить презентац
Автоматизация складского учета упрощает работу магазина, но главный её плюс не в этом. Многие бизнесмены отмечают — после замены тетрадей и excel табличек на программное обеспечение прекратились недостачи. Когда движение каждой единицы товара можно отследить, красть становится сложно и опасно.
Приятный бонус: планируя закупки, вы не гадаете на кофейной гуще, а ориентируетесь на спрос. Никаких больше пустых полок и партий непопулярного товара, пылящихся на складе.
В этой статье разобрались, чем чревато ведение складского учёта “на коленке” и как действовать, решившись на автоматизацию. За 10 минут вы узнаете:
- Какие возможности упускают те, кто ведет складской учет вручную
- Как размещать товар на складе, чтобы сотрудники быстрее работали и реже ошибались
- Как с помощью грамотного учета уменьшить процент просрочки и исключить пересортицу
- Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
- Как вернуть поставщику бракованный товар
- Как упростить инвентаризацию, исключить воровство и повысить лояльность клиентов одним махом.
Ошибки складского учета и их последствия для бизнеса
- Складской учет ведут вручную: в журнале или Excel. Такой подход может позволить себе только маленькая фирма с небольшим количеством товаров и клиентов, но нужно быть готовым к тому, что:
- На инвентаризацию уходит много времени. Приходится закрывать магазин в рабочее время и терять прибыль либо оставаться работать в ночную смену и доплачивать сотрудникам.
- Велико влияние человеческого фактора: сотрудник может забыть что-то внести, перепутать артикулы или намеренно подтасовать цифры, чтобы скрыть недостачу. Например, по накладной вы получили 200 штук красных карандашей и 100 штук серых, а оприходовали их под наименованием “Карандаши”, 300 штук. В конце месяца при подведении итогов получится или ошибка в виде 600 карандашей, или недостача при неверном ценообразовании: продали все карандаши по 33 рубля (цена серых), при этом красные должны были стоить 37 рублей, а так как они и в закупке были дороже, вы теряете прибыль.
- Таблицу могут случайно удалить, а журнал — потерять. Или какой-то продавец, уходя от вас, может напакостить на прощание.
- Не определяют товар-локомотив. Представим, что житель одного из спальных районов Москвы Владимир каждый день по пути с работы заезжает за пятилитровой баклажкой воды и заодно покупает продукты. Если воды не окажется, он в следующий раз пойдет в другой магазин, чтобы не стоять в очереди дважды, и отнесет деньги конкурентам.
- Не отслеживают спрос. Планируя закупки, опираются на предположения, поэтому одних товаров постоянно не хватает, а другие пылятся на складе (вместе с ними — вложенные владельцем бизнеса деньги).
- Не контролируют сроки годности скоропортящегося товара и его остатки. В результате регулярно списывают просрочку и недополучают прибыль.
Автоматизация складского учета позволяет бизнесу работать более эффективно:
- увеличить производительность труда;
- исключить вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
- видеть и анализировать статистику по остаткам и продажам.
Складская программа “1С:УНФ” + бухгалтерия Фингуру за 23 000 рублей в месяц.
Поможем наладить бесперебойную работу бизнеса с минимальными усилиями с вашей стороны.
Как организовать складской учет
Прежде всего нужно определиться, кто будет отвечать за сохранность продукции и вести складской учет. Это упростит процесс подготовки к приемке и оприходованию товаров.
Затем нужно продумать место для хранения и подготовить документацию по оформлению приема-сдачи товаров.
Один из важных процессов — приемка товаров. Иногда поставщики могут привезти на склад бракованные товары или не всю продукцию, которая указана в документах. Доказать ответственность поставщика за повреждение товара можно только в момент приемки, поэтому важно проверить упаковку, тару, маркировку и ассортимент на соответствие по количеству и качеству. Если не обучить этому ответственного за склад, будете регулярно нести убытки.
Читать также:Бухгалтерский учет в розничной торговле
Затем нужно определиться с методом складского учета. Какой выбрать — зависит от ассортимента и объема номенклатуры. Есть четыре основных варианта.
Сортовой. Товары хранят по сортам и наименованиям, новые партии смешивают с остатками старых. Стоимость и дата поступления товара на склад не важны. Учет ведут в товарной книге и каждый сортовой продукт записывают на отдельном листе. На нем указывают название и артикул продукта и отражают движение товара. С помощью такого метода размещения можно быстро найти товары одного наименования и экономно использовать место на складе, оперативно управлять остатками и иметь возможность адресно хранить продукты. Из минусов — сложнее разделить товары одного сорта по цене и времени поступления.
Номенклатурный. В таком случае товары не делят по категориям. У каждого товара своя карточка. На практике это не самый удобный способ складского учета, поэтому подойдет фирмам с небольшим товарооборотом.
Партионный. Товары хранятся по партиям, в каждой могут быть продукты разных видов и наименований. У каждой партии своя карточка, где отражают наименования товаров, артикулы, сорта, цены, количество и дату поступления на склад, а также движение партионных товаров. Такой метод подойдет для фирмы, которая продает однотипные товары с ограниченным сроком годности. Если хранить продукты партионно, можно лучше контролировать их сохранность и минимизировать вероятность пересортицы. Из недостатков — площадь склада не удастся оптимизировать, а также может быть сложнее оперативно управлять запасами.
Партионно-сортовой. Используя такой метод, учитывать и хранить товар можно партиями, но внутри партии товары можно разделить по сортам. Этот способ будет удобен, если приходится работать с большом ассортиментом. Тогда удастся эффективно следить за сохранностью товара.
Как лучше вести складской учет: журнал, Excel, специальное ПО, 1С
Если использовать журнал для ведения учета, данные о товаре придется вносить вручную. Учет будет сквозной: для каждой партии товара будет отведена своя строка. Строки нумеруются с указанием даты.
Плюсы: вести учет в блокноте можно бесплатно, журнал можно взять с собой на склад.
Минусы: можно забыть внести данные; каждый сотрудник ведет свой журнал, поэтому непонятно, что в общем происходит на складе. Если ошибиться в записях, придется исправлять и потом будет сложно разобраться в данных.
Пример разметки внутри журнала складского учета. Источник:
ekam.ru
Можно вести складской учет в Excel. Программа может делать простые расчеты и изменять данные.
Плюсы: данные можно быстро корректировать или пересылать по почте; если нужно оценить остатки, достаточно посмотреть в таблицу — искать нужную страницу в журнале не придется.
Минусы: одна ошибка при вводе данных может привести к еще большим неточностям; данные могут пропасть по ошибке сотрудника; для товароучета придется скачивать платные шаблоны; невозможно интегрировать таблицу с кассовым оборудованием.
Так выглядит учет товаров в Excel. Источник:
ekam.ru
Можно установить на компьютер специальную программу. В таких программах можно следить за конкретными данными по товарно-материальным ценностям, оформлять стандартные первичные документы, контролировать расчеты с клиентами, планировать продажи и закупки или следить за сроками годности. Система будет предупреждать, у каких товаров заканчивается срок, поэтому можно будет навсегда избавиться от просрочки. Такой вариант хорошо подойдет для среднего и крупного бизнеса в сфере торговли, где одному человеку невозможно за всем уследить.
Плюсы: полная автоматизация склада, продаж, закупок и товароучета; можно круглосуточно контролировать действия сотрудников, ценообразование и сроки годности; анализировать данные; интегрировать с кассой и видеть остатки; получать накладные ТОРГ-13, счета-фактуры и другие документы. Если учет ведется в специальной программе, то чаще информация хранится в облаке. Это удобнее и безопаснее остальных способов хранения, так как работа с данными происходит онлайн и по шифрованным каналам связи.
Минусы: программа платная, придется обучать персонал.
Выбирать программу нужно в зависимости от вида деятельности. Рассмотрим пять популярных программ для ведения складского учета.
Если хотите автоматизировать складской учет, воспользуйтесь предложением 2 в 1 — программа “1С: УНФ” и бухгалтерия от Фингуру за 23 000 рублей в месяц. Установим и настроим программное обеспечение бесплатно!
Как наладить совместную работу склада и бухгалтерии
Обмениваться данными с бухгалтерией можно разными способами: делать это вручную или с помощью разных конфигураций 1С, которые смогут автоматически собирать складские отчеты и передавать их в бухгалтерию.
Вести учет вручную — в специальных книгах, где объединены складской учет и отчетность кладовщика, реально только для небольших предприятий с ограниченной номенклатурой материальных ценностей. В этой книге нужно будет отражать остатки материалов на начало отчетного периода, день и время, когда поступил и выбыл товар, и остатки на конец отчетного периода. Данные нужно составлять в двух экземплярах, один сдают в бухгалтерию.
На больших предприятиях складской учет лучше вести на карточках складского учета. Карточки открывают в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материала и передают на склад. В них указывают номер склада, наименование материала, номенклатурный номер, сорт, единицу измерения, учетную цену. Заполняют их кладовщики.
Более удобный способ — автоматизировать складской учет. Специальные программы также, как книги и карточки, содержат информацию о товарах, но следить за движением и состоянием материалов на складе будет гораздо эффективнее. Для этого можно подключить складскую программу, интегрировать ее с бухгалтерией, внести туда справочник номенклатуры, контрагентов и перенести товары, разделив по складам.
С помощью таких программ можно избежать дублирования документов или ошибок в учете. Также они помогут быстро готовить декларации по налогам, расчеты по взносам, отчеты по сотрудникам, бухгалтерский баланс и отчеты о финансовых результатах.
Если вы не хотите самостоятельно разбираться с тем, какую программу установить, можно воспользоваться софтом от Фингуру. Для тех, у кого нет складской программы учета, специалисты помогут подключить «1С:УНФ» или «Мой склад» и интегрируют ее с бухгалтерией Фингуру.
Как сопровождать перемещение товара
Вернуть товар поставщику можно, если товар не соответствует качеству, ассортименту, комплекту, таре и упаковке. Причем не всегда для этого нужно оформлять возврат, иногда поставщик может что-то заменить или переупаковать.
Бракованные товары. Вернуть бракованную продукцию не всегда удается так же быстро, как испорченную. Чтобы оформить возврат, нужно принять товар по накладной ТОРГ-12, затем при поставщике заполнить акт о расхождении количества и качества при приемке товаров (ТОРГ-2) и разместить их на складе. Поставщик должен подтвердить неликвидность товара, и затем следует написать претензию.
Пример акта о расхождении количества и качества при приемке товаров ТОРГ-2
Пример шаблона претензии к поставщику
Когда претензию удовлетворят, нужно составить в двух экземпляров возвратную накладную ТОРГ-12. В графе «Основание» указать — возврат некачественного товара.
Возврат непроданного товара поставщику. В этом случае претензий к товару нет, но необходимо вернуть поставщику непроданные товары. Чтобы отправить товар поставщику, нужно оформить для него накладную ТОРГ-12 и счет-фактуру.
Продукты с истекающим сроком годности. Отказаться от просроченных товаров можно на месте. Для этого нужно подкорректировать накладную — из
товарной накладной ТОРГ-12, которую привез поставщик, можно вычеркнуть просроченные позиции. Исправлять документ можно только в присутствии поставщика или его материально-ответственного представителя. После исправлений поставщик должен поставить подпись и забрать товар.
Так выглядит товарная накладная ТОРГ-12
Если вы плательщик НДС, поставщику придется составить счет-фактуру в меньшую сторону и прислать ее вам.
Пример счет-фактуры для возврата НДС
Если отношения с поставщиком доверительные, можно подписать документы и подождать поставку качественного товара.
Подведем итоги
Заниматься складским учетом вручную сложно, особенно когда на складе хранятся сотни или тысячи единиц товара. Если вести учет в журнале, есть риск забыть внести данные о товаре или упустить дату окончания сроков годности. Кроме того, журнал можно потерять или испортить, тогда проанализировать поставки и отгрузки не получится. Всё это приводит к тому, что ваш бизнес, вместо того чтобы получать прибыль, терпит убытки.
Чтобы таких ситуаций не происходило, следует автоматизировать складской учет. Эффективнее — использовать специализированное ПО.
С его помощью вы сможете удаленно в реальном времени следить за движением товаров, ситуацией на складе, контролировать товары, у которых истекают сроки годности, анализировать закупки и продажи.
Если вам надоело тратить время на поиск продуктов на складе, воспользуйтесь предложением по интеграции складской программы 1С: УНФ с бухгалтерией для более удобной работы.
.jpg)