Как осуществлять руководство отделом

Многие задаются вопросом «Как руководить отделом»: новички, которые только стали руководителями и не знают с чего начать, и в каком направлении двигаться; руководители (не новички), которые замечают, что их управленческие навыки «хромают». Скажу одно, если в коллективе, которым вы управляете, царит постоянная дружеская атмосфера и у вас нет постоянных конфликтов с подчинёнными, и они выполняют все поставленные перед ними задачи, то вы явно двигаетесь в правильном направлении.

Я решил затронуть данную тему, чтобы поделиться опытом, а также помочь начинающим и «заблудившимся» в различных практиках управления. В данной статье я не буду обсуждать лучшие практики мира, литературу, авторов или Небосвода Зведовича, который работает в моей компании. В данной статье я опишу процесс управления коллективом, который применяю сам. Он не является частью какой-либо мировой практики. Это концентрат знаний, которые я накопил за время своей профессиональной деятельности. Здесь излагается моя точка зрения и она может не совпадать с вашей, и это нормально, как говорится «сколько людей, столько и мнений».

Все профессии, в рамках которых я работал, требовали постоянно анализировать, изучать, исследовать, улучшать, подвергать сомнению определённые вещи и делать правильные выводы. Как итог этот процесс стал частью моей жизни и применяется мной повсеместно. Это также отразилось и на стиле моего управления. Я постоянно анализирую те практики, которые использую, что-то исключаю, а что-то дополняю, что приводит к постоянному совершенствованию.

Практика, которую я использую постоянно развивается и совершенствуется, поэтому через пару лет, после написания данной статьи, она может быть дополнена и улучшена, но основы и принципы, о которых я буду вести речь в данной статье, останутся скорее всего в неизменном виде. Приведённый мною материал не будет рассказывать вам в мелочах, как и какую бумажку брать и куда нести, так как в любой компании описанная мной практика будет адаптироваться под процессы самой компании. И если я буду расписывать всё до мельчайших подробностей, то могут появиться некие противоречия с применяемыми практиками вашей компании. Однако основы изложенного мной не будут вступать в такие противоречия и их я здесь и озвучу.

Комфортно жить не запретишь

Я являюсь человеком, который любит душевный комфорт и комфорт в общении. И тут главное не пойти по ложному пути: искать место работы и коллективы, где все счастливы и всё хорошо. Я не иду по этому пути, а выбрал другой путь.

Когда вы идёте в поход, то вы не надеетесь на то, что в лесу уже будет стоять палатка, будет еда, спички, вода и прочее. Если вы будете так наивны, то вы вернётесь домой в тот же день. Идя в поход вы всё необходимое берёте с собой и рассчитываете только на себя и свои силы, а придя на стоянку вы начинаете обустраивать место стоянки, чтобы закрепиться там на N дней.

Аналогичный принцип используется и мной. Изначально выбрав место работы, я иду туда с чёткой целью обустроить «место стоянки», чтобы можно было работать в комфортных условиях. Если в коллективе уже существует гармония, то нам повезло и не надо будет затрачивать много усилий на формирование хорошей атмосферы. Однако если в коллективе, в который вы пришли, царит «хаос», то мы начинаем действовать и обустраиваться.

Для начала развиваем культуру взаимопомощи в коллективе, который находится в нашем непосредственном подчинении. Постоянно помогая друг другу, по рабочим моментам, коллеги постоянно общаются, ведут обсуждения и появляется невидимая связь, взаимное доверие.

Если будут попытки ссор, то они должны пресекаться на корню и переводиться в русло продуктивного обсуждения проблемы. Помните правило: проблема должна сразу конвертироваться в задачу. Т.е. у вас не должно быть проблем, а должны быть задачи, которые необходимо решать.

Если в коллективе есть люди, которые по натуре не могут жить без ссор, то их ставим перед фактом или они прекращают свою подрывную деятельность, или мы с ними будем вынуждены попрощаться. Коллектив продуктивнее работает, если всем в коллективе комфортно работается.

Можно к этому добавлять и другие практики, которые сплачивают коллектив в единое целое.

Личная ответственность и самостоятельность

Каждый человек должен нести личную ответственность за свои поступки и деяния, что требует от него самостоятельности. Многие с детства воспитываются в среде, где за них всё решают. И когда такой человек приходит на работу, то здесь он ждёт, что ему должны постоянно говорить и напоминать, что делать. В этом случае завершив выполнять задачу сотрудник со спокойной совестью переключается в режим ожиданию и, чаще всего, начинает заниматься своими делами до тех пор, пока его руководитель не соизволит дать ему новое задание.

Описанное поведение является бедой. Многие руководители любят, когда сотрудники «едят с руки» (простите если кого-то обидел) и он каждое очередное задание выдаёт и при этом получает наслаждение мол «вот держи от благодетеля, ничего без меня не можете сердечные, я такой значимый и умный». Но это является в корне неверным поведением руководителя. В этом случае сотрудники теряют всякую самостоятельность и это потом приводит к безответственности и неспособности самостоятельно действовать.

Я практикую следующую модель управления. В отдел потоком поступают задачи, и все фиксируются мной в какой-либо системе компании:
1. Если задачей может заниматься любой сотрудник отдела, то эту задачу из очереди может взять любой самостоятельно и начать над ней работать.
2. Если в отделе есть стажёры/новички и я знаю, что они ещё недостаточно опытны в выполнении пришедшей задачи, то задача назначается на них. Если задача для новичка сложна, то он в процессе работы имеет право подключить, для помощи, более опытного сотрудника и решать задачу с его помощью. В процессе решения задачи новичок повышает свой профессиональный уровень.
3. Если я решаю, что поступившую задачу должен выполнять конкретный сотрудник, который на текущий момент уже занимается выполнением задач, то я ему передаю задачу в работу и он её самостоятельно ставит себе в очередь на выполнение и приоритезирует. Если задача срочная, то я об этом сообщаю сотруднику, чтобы он взял её в работу следующей.

Я практически всегда руководствуюсь пунктом 1 и в крайних случаях применяю пункты 2 и 3.

Я постоянно напоминаю сотрудникам, что они должны работать самостоятельно, и чтобы они не ждали указаний от меня, а после выполнения очередной задачи сразу приступали к следующей.

Что решает данный подход:
1. Отдел учится работать самостоятельно и если руководителя нет на рабочем месте, то работа не останавливается и отдел продолжает свою работу. Т.е. руководитель не выступает в роли «узкого горлышка».
2. Сотрудники со временем становятся настолько самостоятельными, что в моменты, когда заканчиваются задачи, а они будут заканчиваться, так как производительность отдела возрастёт весьма ощутимо, они сразу же идут к вам и требуют дать им работу. В этом случае руководитель должен постоянно находить задачи для своего отдела и следить, чтобы поток задач был неиссякаем. Но для этого руководители и нужны. Однако здесь не надо впадать в крайности (см. раздел «Мы можем всё и даже больше»).

Этот метод управления не приемлют руководители, которые боятся, что если отдел становится самостоятельным в работе, то его могут уволить за ненадобностью. Поверьте, если ваш отдел будет показывать хорошие результаты, то вы будете на хорошем счету.

И ещё один немаловажный момент: каждый сотрудник несёт личную ответственность за результат полученный в ходе выполнения задачи. Если результат работы отрицательно влияет на работу компании, в любых проявлениях, то сотрудник будет отвечать лично передо мной. Я в свою очередь буду нести личную ответственность перед руководителями компании и не указываю на конкретного сотрудника моего отдела (см. раздел «Влияние внешней среды на отдел»).

Мы можем всё и даже больше

На практике встречал руководителей, которые «набирают» на свой отдел максимум несвойственных ему обязанностей, которые выполняют другие отделы и пытаются сделать свой отдел мультифункциональным. Конечно же ничего хорошего из этого не выходит. Чаще всего из-за этого из отдела начинают уходить сотрудники, так как:
1. Они шли в отдел на выполнение конкретных задач, а их пытаются заставить делать «всё». Их это не устраивает. К примеру, если сотрудник идёт в отдел разработки, то он идёт с конкретной целью разрабатывать программное обеспечение. Через определённое время ему сообщают, что он ещё будет выполнять обязанности сотрудника технической поддержки и консультировать клиентов и решать их проблемы. Сотрудник уйдёт сразу или со временем.
2. Они не могут выполнять задачи, с которыми не сталкивались и для выполнения которых им необходимо изучать сферы, в которые они никогда не собирались идти работать. К примеру, сотрудник технической поддержки клиентов выполняет хорошо свои обязанности, однако в один момент его ставят перед фактом, что он должен будет заниматься обзвоном клиентов по телефону и собирать обратную связь о качестве работы его компании.
3. Перегрузка сотрудников работой. На сотрудника наваливают такое количество работы, которое под силу четверым. Он сначала изо всех сил старается, но потом устаёт, чувствует истощение и увольняется. И хорошо если он не «сгорит» на работе и не окажется выведенным из строя на полгода.

Кто эти руководители, которые хотят всё взять на себя? По моему мнению здесь есть два подвида руководителей:
1. Руководители, которые хотят завязать все процессы компании на себя и стать значимыми. Им неважно во что это может вылиться. Рекомендую им предварительно оценивать то на что они идут.
2. Руководители, которые готовы загрузить своих сотрудников любыми задачами, даже если эти задачи непрофильные. Рекомендую им акцентировать своё внимание на профильных задачах и довести выполнение отделом профильных задач до совершенства.

Не стоит пытаться объять необъятное. Старайтесь хорошо выполнять задачи, для которых предназначен ваш отдел и оставьте задачи других отделов другим отделам, так как там работают профильные специалисты, которые нацелены на выполнение задач их профиля. Однако не надо в моих словах искать призыв бросить все совместные задачи, которые вы выполняете совместно с другими отделами. Его нет, так как я считаю, что постоянная помощь другим отделам это один из важных моментов для стабильного роста компании.

Влияние внешней среды на отдел

Если к вашему сотруднику может подойти любой желающий из вашей компании и поставить ему задачу, то у вас проблемы. Будьте готовы к тому, что поставленные вами задачи не будут выполняться в срок и в вашем отделе будет беспорядок.

Изначально, как только вы стали руководителем, вы должны чётко озвучить свою позицию сотрудникам отдела и сотрудникам других подразделений компании:
1. Задачи не могут ставиться сотрудникам отдела напрямую руководителями или сотрудниками других структурных подразделений компании.
2. Сотрудник отдела, взявший в работу задачу, которая ему поступила не от прямого руководителя, а от сотрудника другого отдела, принимает на себя все риски срывов сроков выполнения задач, поставленных ему руководителем, и в связи с этим несёт полную личную ответственность за срыв сроков выполнения со всеми вытекающими последствиями.
3. Если к сотруднику отдела поступает задача от сотрудника другого отдела, то он направляет его к руководителю своего отдела, чтобы совместно определить очерёдность выполнения задачи и приоритеты.
4. Сотрудник может помогать сотрудникам других отделов в решении определённого круга задач, однако это должно делаться не в ущерб основной деятельности сотрудника.

Я не раз на практике встречал случаи, когда моим сотрудникам в обход меня и очереди задач пытались подкинуть задачки на выполнение и повышали приоритет по максимуму. Я ласково и дружелюбно воздействую психологически на людей, пытающихся ставить задачи сотрудникам моего отдела «распиная» их при каждом удобном случае при всех, до тех пор, пока они сами не попросят простить их и «заключить мир» (ласково троллю доставляя массу неудобств). У них отпадает всяческое желание повторять проделанное.

Ещё вы должны быть буфером от внешнего воздействия. Весь «негативный удар», в случае неудач, от руководства должны принимать вы, а не ваши сотрудники. После принятия «удара» вы лично уже разбираетесь с конкретным провинившимся сотрудником. Пример:
— вами поставлена задача сотруднику;
— сроки выполнения задачи сорваны;
— руководство компании вас отчитывает и «разносит»;
— в этом случае вы не показываете пальцем на своего провинившегося сотрудника, а принимаете всю ответственность за свой отдел на себя, а потом в отделе разбираетесь с конкретным сотрудником.

Для всей компании ваш отдел это вы. И по любым вопросам, проблемам и пожеланиям должны идти к вам, а вы, получив информацию принимаете решение, что с этим делать. Если вы этого делать не будете, а будете кивать на своих сотрудников, то для чего вы «здесь» нужны?

Не забывайте транслировать похвалы руководства в адрес вашего отдела всем сотрудникам отдела, чтобы они знали, что ими довольны и ценят их труд. Не становитесь единственным получателем всех лавров присваивая всё себе.

Долой микроменеджмент

Беда многих руководителей — микроменеджмент. Эта порочная практика, когда вы контролируете каждый шаг сотрудника в момент выполнения им поставленной вами задачи.

Минусы:
1. Не развивает самостоятельности в сотрудниках;
2. В будущем сотрудник на каждый проделанный шаг будет идти к вам за пояснением, получением дальнейших инструкций.
3. Исходя из п.2 вы всё завязали на себя (узкое горлышко).
4. Самостоятельные сотрудники будут увольняться, так как вместо выполнения задачи они будут постоянно за каждый проделанный шаг отчитываться перед вами, что делает процесс выполнения задач невыносимым.

Попробую пояснить на простейшем примере. Сотрудник приучен на каждый чих идти к начальнику инструкции получать. Сотруднику ставится задача. Он в самом начале уже занял место у стола руководителя для получения дальнейших указаний, а по сути ждёт, когда ему сообщат «как делать». Получив информацию, он идёт реализовывать сказанное при этом он выступает в роли обычного исполнителя. В процессе выполнения задачи он сталкивается с моментом, когда у него кончаются инструкции. Он возвращается к столу руководителя и снова слушает «как дальше делать». Это могут делать и низкоквалифицированные сотрудники, но это недопустимо для высококвалифицированных сотрудников. Также руководитель фактически сам пытается выполнять все задачи используя сотрудников в качестве недостающих рук.

Кто применяет микроменеджмент:
1. Неопытные руководители.
2. Руководители, которые хотят, чтобы все задачи выполнялись, так как они хотят. Но ведь методов решения задач множество и на вас свет клином не сошёлся.
3. Руководители, которые не доверяют решение задач своим сотрудникам. Ими движет лозунг «лучше меня никто не сделает». Зачем тогда вы таких сотрудников набираете? Привыкайте доверять и делегировать.

Доверяйте своим сотрудникам и пусть они раскроют свои сильные стороны. После выполнения задачи, если она будет выполнена плохо, вы корректируете решение сотрудника, при этом сотрудник будет учиться и набираться опыта.

Не переходим на личности

В процессе работы будут появляться сотрудники, которые плохо выполняют свои обязанности по разным причинам о многих из которых мы не догадываемся. В таких случаях обычный руководитель при всём коллективе отчитывает провинившегося со словами «так делать нельзя, ты плохой…» и т.д. К чему это приводит? В этом случае сотрудник чувствует себя публично выпоротым, а некоторые чувствуют и унижение. В дальнейшем с этим сотрудником отношения будут ухудшаться.

В таких случаях я поступаю следующим образом:
1. Всё своё недовольство высказываю сотруднику лично.
2. На общем собрании отдела говорю всем сотрудникам как делать не надо и привожу пример, когда определённый сотрудник делал не то что нужно, но при этом не упоминается сам сотрудник, а ситуация представляется именно как пример. Тот кто виновен понимает, что речь идёт о нём, а другие усваивают сказанное.

Приемлемые условия работы

В процессе управления отделом необходимо по максимуму стараться обеспечить сотрудникам отдела максимально комфортные условия работы: рабочее место должно быть оборудовано соответствующим образом, система плановых и учебных отпусков — прозрачна и т.д.

Коллективное обучение

С самого начала в отделе формируйте культуру наставничества, взаимообучения и взаимопомощи. Как это происходит у меня в отделах?
1. Новичок, пришедший в отдел закрепляется за наставником, который обязан за 3 месяца обучить новичка тому, что знает сам по процессам и системам. Новичок постоянно экзаменуется, и если он не знает предметную область, то необходимо спрашивать с новичка и с наставника.
2. В процессе работы любой сотрудник может попросить помощи коллег из отдела. Если ему откажут, то отказавшего ждёт серьёзный разговор с начальником отдела.
3. Если у сотрудника отдела есть выбор помочь сейчас коллеге из отдела или коллеге из другого отдела, то он обязан в первую очередь помочь коллеге из отдела и только после оказать помощь коллеге из другого отдела.
4. В процессе работы, при возможности, сотрудники отдела направляются на внешние обучающие курсы.
5. Сотрудник, прошедший внешние обучающие курсы обязан, при необходимости, передать знания своим коллегам.
6. Если сотруднику требуется изучить какую-то область для работы, в которой хорошо разбирается его коллега, то он может запросить обучение коллегой и им обоим будет выделено для этого время.
7. В процессе работы, при необходимости, сотрудникам отдела постоянно составляем индивидуальные планы обучения, которые помогут в их развитии и в работе.

Развивайте своих сотрудников, и они будут лучше выполнять свои обязанности. Не бойтесь, что они станут лучше и уйдут, так как они всё равно, когда-то уйдут по разным причинам.

Сверхурочные и переработка

Если необходимо, чтобы ваши сотрудники работали сверхурочно, то вам стоит сразу определить сколько они могут так работать и что они от вас будут получать взамен. Запомните, что работать сверхурочно сотрудники не обязаны и вы не имеете права от них этого требовать, но вы можете договариваться с сотрудниками и это будет правильно. Сотрудник имеет полное право отказаться работать сверхурочно.

Если в компании есть сверхурочные работы (пример, установка новых релизов информационных систем в поздний час), то я договариваюсь с сотрудниками. Если вы хороший руководитель и сотрудники уважают вас, то у вас с этим проблем не возникнет. Что я даю взамен?

1. Если в компании существует оплата сверхурочной работы, то я оплачиваю сверхурочную работу, при необходимости, часть сотрудники берут отгулами.
2. Если в компании нет оплаты сверхурочных, то сотрудникам предоставляются отгулы за сверхурочную работу. По договорённости может использоваться повышающий коэффициент.

Итоги

Нюансы работы с отделом можно перечислять до бесконечности, поэтому я озвучил, то что посчитал нужным. Если вы хотите, чтобы я раскрыл моменты, которые не озвучены в данной статье, то пишите в комментариях и я буду их озвучивать в отдельных статьях.

Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний.  Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.

Виды руководящих документов 

При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).

Что такое руководство и зачем оно нужно? 

Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.

Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.

Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?

Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?

И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.

После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.

Структура руководства для работников подразделения 

Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.

Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).

Раздел «Общие положения» 

Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:

1. Назначение (цель) документа.

2. Область применения.

3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).

4. Связанные документы, локальные нормативные акты.

5. Глоссарий (термины и сокращения).

6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.

Назначение (цель) документа 

В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:

1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.

Также можно использовать такую формулировку:

1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.

Область применения 

В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:

Нормативные ссылки (или нормативные документы) 

Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.

Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом:

Управление сотрудниками – это целенаправленная деятельность руководства компании по выработке определенной кадровой политики. Причем под последней понимается не только набор персонала, но и определение потенциала каждого из работников, повышение их мотивации, осуществление контроля за личным составом и поиск способов увеличения производительности труда.

Чтобы грамотно управлять сотрудниками, необходимо четко осознавать цели данной деятельности и правильно выбирать пути их достижения. Нужно иметь представление об этапах развития всей системы и вовремя выявлять признаки того, что методы управления настала пора совершенствовать. То есть как минимум следует понимать, в каком направлении двигаться.

Что такое система управления сотрудниками

Если рассматривать управление сотрудниками в самом общем смысле, то его можно определить как набор методик, техник, процедур и приёмов работы с наёмным персоналом организации или коммерческого предприятия.

Существует целый ряд популярных и основополагающих парадигм управления трудовым коллективом. Каждая из них фокусируется на одном из аспектов: кадровое планирование, наём работников, оценку их эффективности и адаптацию уже принятых на работу служащих.

И это далеко не весь арсенал методов по управлению деятельностью сотрудников. Все основные составляющие системы делятся на три основных типа: методы формирования и представления персонала, методы развития сотрудников и методы оптимизации использования человеческих ресурсов (речь идёт об уже нанятых работниках).

Система управления сотрудниками является важнейшей составляющей деятельности любого учреждения. От того, насколько хорошо отлажены набор и управление персоналом, в значительной степени зависит экономический успех компании, её положение на рынке и развитие.

9 главных принципов управления коллективом

Хотя основная цель бизнеса, к достижению которой стремится любой руководитель предприятия – это извлечение максимума прибыли, в современной теории и практике управления кадрами большое внимание уделяется социальным потребностям работников.

Главные правила управления сотрудниками:

1. Подбирать работников не только по профессиональным, но и по личным качествам.
2. Сохранять преемственность: в коллективе должны присутствовать как опытные работники, так и молодые.
3. Опираться на обоснованные критерии оценки труда при должностном и профессиональном продвижении; создавать условия для того, чтобы карьерный рост сотрудников был постоянным.
4. Поощрять соревновательность среди подчинённых, претендующих на должности руководителей (это формирует кадровый потенциал).
5. Доверие к персоналу должно сочетаться с проверкой выполнения задач и качества работы.
6. Поручать сотруднику только ту работу, которая отвечает его способностям и возможностям.
7. Обеспечивать автоматическое замещение работника, ушедшего в отпуск или отсутствующего по каким-либо ещё причинам. Это должно учитываться в должностных инструкциях.
8. Постоянно повышать квалификацию персонала.
9. Принимать только те управленческие решения по кадрам, которые соответствуют актуальным нормативным актам (заботиться о правовой защищённости).

И ещё один важный момент – системность в управлении сотрудниками и их мотивацией. Все виды деятельности, касающейся кадров – наём и отбор персонала, расстановка руководящих работников, обучение и адаптация, повышение квалификации – должны осуществляться скоординированно, по единому плану.

5 основных стратегий управления персоналом

К настоящему моменту человечество успело выработать массу стратегий по управлению сотрудниками организаций. Их можно классифицировать по целям компании и выделить пять видов этих стратегий:

1. Динамический рост.

   Данная стратегия нацелена на то, чтобы улучшать сотрудничество внутри команды, повышать лояльность персонала корпоративной идеологии, мотивировать, прививать ответственность и приучать быстро адаптироваться к любым переменам. Её краеугольный камень – справедливое вознаграждение за труд: чем качественнее человек работает, тем больше получает. Возможен карьерный рост на тех позициях, которые предполагают дальнейшее продвижение.

2. Предприимчивость.

   В рамках предпринимательской стратегии ценятся новаторство, инициативность и высокая ответственность за результат. Оплата труда – конкурентная, а в отборе на должности учитываются интересы самого работника. Персонал мотивируют успешно реализовывать все намеченные цели.

3. Слаженность и контроль во имя прибыли.

   Стратегия основывается на отлаженной системе управления: работа ведётся в строгом соответствии с правилами и с крайне жёсткими сроками выполнения задач, как на конвейере, поскольку главное здесь – это запланированный результат. Каждый работник выполняет не только свои должностные обязанности, но и любые задачи, которые необходимы по ситуации. Деятельность строго контролируется. Чем лучше работник выполняет условия и чем активнее достигает поставленных целей, тем выше его доход. Карьерное продвижение зависит от компетентности.

4. Ликвидационная стратегия.

   Когда компании грозит крах, применяют ликвидационную стратегию: сокращают все возможные издержки, включая расходы на зарплаты. Нанимают людей только на те позиции, без которых невозможно функционирование бизнеса; не тратятся на повышение квалификации и мотивацию. Оплата привязана к результативности. Продвижение возможно лишь тогда, когда должность это предусматривает, а работник показал свою высокую эффективность и полезность для фирмы.

Текущая ситуация в стране и мире с каждым днем набирает все больше и больше оборотов.

Сегодня каждый предприниматель задается вопросом: “А что же сейчас будет с моим бизнесом?”

Если вы поддадитесь всеобщей панике и “заморозите” деятельность компании, то ни к чему хорошему это не приведет. Если вы видите, что кризис неизбежен и доход компании уже начинает сокращаться — не приостанавливайте свою деятельность. Ни в коем случае не сокращайте расходы на рекламу и не прекращайте продвижение (если вас, конечно, не закрыли из-за Постановления правительства).

Направляйте максимум усилий и внимания на продвижение своей компании и увеличение потока новых клиентов.

Для того, чтобы у вас было понимание, как следует себя вести во время кризиса — поделюсь с вами полезными инструментами, которые помогли нам не только преодолеть кризис, но и выйти из него победителями.

Ниже вы можете скачать чек-лист из простых и доступных для любой компании инструментов привлечения стабильного потока новых клиентов или возвращения существующих. А также в качестве бонуса получить бесплатное использование наших сервисов для увеличения заявок с сайта в течение 7 дней и 30% скидку на их подключение. Желаем вам удачи, новых клиентов и больших продаж!

5. Сокращение.

   Если дела в компании идут совсем плохо, и руководство пытается спасти бизнес, начинаются сокращения штатов и увольнения сотрудников. Оставшемуся персоналу приходится мириться с новыми условиями и дополнительными обязанностями, демонстрировать гибкость и трудиться во имя будущего успеха. Однако на самом деле люди теряют мотивацию, а настроения в коллективе очень депрессивные.

   В период кризиса многим приходится расширять свой функционал, переквалифицироваться, осваивать смежные направления, поскольку компания не намерена нанимать новых людей взамен уволенных. Зарплата выплачивается по результатам и в зависимости от личной эффективности каждого работника.

4 технологии управления работниками

Технологии являются довольно своеобразным управленческим инструментом в арсенале руководителя и кадровика. Это целые комплексы методов, приёмов и целей. Существующие на данный момент управленческие технологии классифицируются на группы по масштабам их применения, по происхождению и конечной цели. Наиболее популярна классификация по происхождению, согласно которой все технологии управления сотрудниками относятся к одной из четырёх групп:

1. Традиционные.

   Они есть в любой организации. Некоторые из них законодательно закреплены и имеют статус правил, другие – унаследованы от прошедших эпох и являются частью традиции. Ярчайший пример – кадровый учёт: почти во всех отечественных фирмах и НКО он основан на Трудовом кодексе и производится одинаково.

2. Отраслевые.

   Их применяют только специализированные органы и отраслевые службы. Чтобы использовать такие технологии, должно быть разработано соответствующее техническое сопровождение, охватывающее все стороны кадровой работы.

3. Профессиональные.

   Эти технологии уникальны, так как разрабатываются по заказу конкретной компании консалтинговым агентством с учётом всех нюансов текущего периода и ситуации в этой компании. Они крайне узкоспециализированы, а их создание стоит дорого, поэтому универсальными их назвать нельзя.

4. Инновационные.

   Создать и внедрить инновационную технологию управления сотрудниками под силу только очень высококвалифицированным кадровикам. Необходимость в подобных технологиях вызвана конкретной ситуацией в компании.

6 этапов развития системы управления сотрудниками

Управление сотрудниками – процесс не дискретный и циклический (под цикличностью понимается единый алгоритм обнаружения и решения проблем). Если не уделять ему внимание постоянно, управленческая система очень быстро развалится и утратит эффективность. Её составными частями являются решения, действия, вещи, активы, средства, конечный продукт.

Планирование потребности компании в работниках.

Для начала весь персонал делят на категории и обосновывают, с экономической и технической точек зрения, необходимость в каждой из них. Все трудовые функции соответствуют определённым компетенциям, складывающимся из образования, профессионального опыта, полномочий. Затем нужное количество работников закладывают в планы, опираясь на общепринятые нормативы, практику других аналогичных фирм либо исходя из способности того или иного специалиста выполнять определённый объём работы за единицу времени.

В план развития бизнеса обычно входит и программа обеспечения человеческими ресурсами, охватывающая все стадии формирования и развития управленческой системы. Необходимо помнить о том, что кадровый состав любого предприятия динамичен: люди увольняются по собственным причинам, уходят на пенсию или в декрет, у некоторых кончаются сроки трудовых договоров. Изменение бизнес-процессов и стратегий производства только усиливает динамику.

Подбор работников по компетенциям.

Наём сотрудников – это не только закрытие определённых вакансий, но и формирование кадрового резерва – того запаса людей, из которого фирма в будущем может черпать новых специалистов. При поиске работы кандидату важно получить комфортные условия труда, выгодную оплату и перспективы развития, а работодателю – трудолюбивого и ответственного исполнителя, готового вкладывать своё время, талант и умения.

Управление трудом.

Трудовым поведением персонала необходимо управлять постоянно. Этот процесс начинается с подбора команды и продолжается всё время, пока компания функционирует. Чтобы дисциплина соблюдалась, а управление задачами сотрудников было чётким и скоординированным, необходимо:

• вырабатывать мотивацию и стимулы, заставляющие людей трудиться с полной самоотдачей;
• строить собственную организационную культуру;
• отслеживать возникновение конфликтов;
• вовремя разрешать и предотвращать их.

Построение нормативно-организационной основы управленческого процесса.

В неё входят:

• правовое регулирование трудовых отношений;
• грамотное распределение обязанностей и нагрузки;
• поддержание производственных отношений, связей;
• кадровая политика;
• анализ кадрового состава, сбор статистики;
• создание идеальной модели кадрового менеджмента для предприятия.

Без формирования этой системы предприятие не сможет добиться гармонии во взаимодействии со своими наёмными работниками и обеспечить соблюдение законов, регулирующих трудовые отношения.

Оптимальное использование человеческих ресурсов.

По сути, наёмные служащие являются таким же средством производства, как и станки, оборудование, помещения, и т. д. А значит, и подход к управлению сотрудниками должен быть рациональным. Чтобы использовать персонал правильно, необходимо:

• определить, какие функции способен выполнять каждый из работников;
• описать необходимые компетенции специалистов, исходя из их функционала;
• адаптировать персонал к специфике производства;
• предоставить ему условия и возможности трудиться безопасно и продуктивно.

Основной фактор, влияющий на дееспособность трудового коллектива – это то, сумело ли руководство сформировать справедливую и ясную систему финансовой и нематериальной мотивации. Благоприятный климат и хорошие показатели обычно бывают там, где сотрудников мотивируют и материально, и иными способами. Людям важен не только заработок: нередко они на годы остаются в компании и отказываются от поиска более выгодных вариантов, если им нравится коллектив, условия, начальство и сама работа.

Улучшение обеспечения компании кадрами.

Одним из правил управления сотрудниками является необходимость регулярно повышать их квалификацию. Сотрудников следует стимулировать получать образование в различных формах: от второго высшего и защиты научной степени до прохождения краткосрочных курсов, тренингов.

Совершенствование обеспечения человеческими ресурсами не сводится только к “прокачке” навыков, необходимых сотруднику на его текущей должности. Весьма перспективно освоение смежных профессиональных областей, изучение современных технологий, новых программ и оборудования. Учреждению, которое заботится о поддержании квалификации сотрудников на должном уровне, не грозит кадровый голод в случае ухода редкого специалиста, оно легче переживает кризисы и гибче адаптируется к рыночным условиям.

3 группы методов управления персоналом

Методы управления сотрудниками применяются с двумя основными целями: ради стимулирования и ради контроля. Сами методы делятся на несколько групп и бывают экономическими, административно-распорядительными, социально-психологическими. Какой-либо одной группы методов недостаточно, нужно гармонично сочетать их все.

Формально-организационные методы.

Они базируются на том, что сами работники осознают необходимость в трудовой дисциплине, держатся за место в компании и преданны ей, достаточно ответственны. Методы реализуются в виде регламентов и административных актов, обязательных к выполнению.

Административные методы отвечают всем актуальным законам и нормативным актам вышестоящих органов. Что касается конкретных форм взаимодействия с персоналом, то они весьма разнообразны: это и создание оргструктуры компании, и составление регулирующих документов (уставов, стандартов, нормативов, инструкций), и принятие текущих управленческих решений в виде издания распоряжений и приказов, и отбор кандидатов на должности, и утверждение выработанных норм.

Эти методы воздействия на работников основаны на дисциплине, иерархии подчинения в организации и системе административно-правовых взысканий.

Всего существует шесть разновидностей управленческого воздействия на подчинённых:

• организационные;
• распорядительные;
• дисциплинарные (ответственность, санкции);
• материальная ответственность;
• административные (взыскания, ответственность);
• уголовная ответственность.

Экономические методы.

Административное регулирование – это не единственный рычаг воздействия на работников компании. Экономические меры дают ничуть не меньший эффект в плане управления сотрудниками. Это, в частности, финансовое стимулирование, нормативы, экономические нормы.

Под материальным стимулированием понимается установление величины финансового вознаграждения трудящемуся за его работу (в виде заработной платы и премий) плюс льготы и различные компенсации расходов.

• • Влияние через зарплату

    Наёмный работник кровно заинтересован в получении достойной оплаты своего труда. Издержки на заработную плату являются существенной частью себестоимости товаров и услуг. Доход сотрудников зависит от предложения и рыночного спроса на продукцию фирмы и их личного вклада в общее дело.

  • Стимулирующие выплаты

    Кроме оклада, многие работодатели устанавливают для персонала различные надбавки и дополнительные выплаты, которые фиксируются в коллективных договорах. Также существуют особые категории трудящихся, которым стимулирующие выплаты положены по закону: это те, кто трудится в регионах с неблагоприятным климатом, чья работа осуществляется в опасных и вредных для здоровья условиях или просто очень тяжела.

• Компенсации затрат, гарантии

  Гарантии, в данном контексте – это любые условия, инструменты и мероприятия, призванные обеспечить реализацию трудовых прав персонала. Компенсации же – это возмещение работникам тех расходов, которые напрямую связаны с выполнением их должностных обязанностей.

• Доплаты

  Кроме основной зарплаты, обеспечивающей работнику МРОТ, некоторым полагаются также дополнительные выплаты. Основанием для них являются не только вредные условия работы, но и, например, совмещение должностей, доплаты за дополнительные обязанности или сверхурочный труд, ненормированный график.
• Премирование

  Выплата премий персоналу в соответствии с прибылью, которую получила фирма, является одним из распространённых методов управления сотрудниками. С помощью премий руководители мотивируют подчинённых трудиться более активно и добросовестно, больше вкладываться в результат.
• Материальная помощь

  Этот экономический метод воздействия в форме денежных компенсация используется только в экстремальных случаях: например, если сотрудник или его член семьи умер, попал в аварию, нуждается в оплате дорогостоящего лечения, и т. п.

• Бонусы, льготы

  Различные привилегии и персональные бонусы дополняют прочие виды оплаты труда. Это компенсация расходов за проезд и телефонную связь, оформление корпоративной кредитной карты или ДМС, пенсия от компании.

Социально-психологические методы.

Они базируются на законах психологии и социологии, иметь представление о которых должны все, кто имеет отношение к сфере HR. К данной группе методов управления сотрудниками относятся моральное стимулирование, повышение ответственности и личной инициативы, создание благоприятной психологической атмосферы в коллективе, формирование групп.

Социологические методы позволяют оценить функции и место каждого работника в команде, обнаружить неформальных лидеров (чтобы поддержать их и использовать для мотивации персонала), улучшить коммуникацию внутри фирмы. Это социологические исследования, менеджмент конфликтов, конкуренция и партнёрство, оценка психологических качеств людей.

Психологические методы ориентированы не на группу, а скорее на каждого сотрудника в отдельности, и направлены на то, чтобы раскрыть его творческий потенциал с пользой для решения актуальных задач бизнеса.

Конкретные способы воздействия на работников – это похвала и порицание, побуждение, выговор, осуждение, убеждение, давление, вовлечение и воспитание на личных примерах.

7 признаков того, что методы управления сотрудниками необходимо совершенствовать

Чтобы управление сотрудниками отдела, филиала или целой корпорации было эффективным, руководство должно постоянно отслеживать результаты применения текущей кадровой политики. И своевременно корректировать её.

О том, что в методах и средствах управления пора что-то срочно менять, свидетельствуют такие признаки, как:

1. Резкий рост штата компании и вызванная им необходимость создать целостную систему воздействия.
2. Раздувание штата, которое, однако, не привело к росту прибылей фирмы.
3. Полное отсутствие кадровой политики как таковой.
4. Ощутимая нехватка знаний, навыков и подготовки у работников.
5. Недовольство трудового коллектива условиями работы, оплатой, карьерным продвижением.
6. Проблемы с адаптацией новых работников и вызванная этим текучка кадров.
7. Отсутствие личной инициативы со стороны персонала – как старых сотрудников, так и новичков. Результаты работы никак не влияют на положение конкретного человека, от него ничего не зависит.

Если подобные проблемы присутствуют в организации постоянно, это сигнал несостоятельности принятой системы управления кадрами. Руководителям пора трезво оценить ситуацию, отказаться от устаревших методов влияния и поискать более действенные, оптимизировать процессы найма, отбора, адаптации и мотивации работников.

Анализ эффективности существующих методов управления сотрудниками

Перед тем, как планировать мероприятия по укреплению корпоративного духа, повышению производительности и налаживанию бизнес-процессов, нужен подробный анализ эффективности применяемых методов и программ управления сотрудниками. Насколько они действенны, соответствуют ли нынешним требованиям рынка, не пора ли их пересмотреть или осовременить?

• • Сравнение управленческих систем разных предприятий

    Сопоставляются уже сложившаяся в организации система управления персоналом и аналогичная система в другой компании – более успешной и известной. Главное, чтобы системы были однородны, тогда можно наглядно увидеть все их сильные и слабые стороны.

  • Последовательная подстановка

    Это метод изучения влияния, по отдельности оказываемого каждой составляющей системы управления сотрудниками. Сначала все факторы оцениваются и ранжируются, затем среди них выбирают наиболее существенные и тестируют.

  • Декомпозиция

    Метод “от сложного к простому”: комплексные явления разбиваются на более простые, и чем мельче и понятнее будет каждый элемент, тем больше шансов на глубокое изучение всего явления.

  • Динамика

    Данный метод применяется для исследования количественных показателей, характеризующих управленческую систему. Случайные и ошибочные значения исключаются, после чего переходят к анализу остальных данных – а именно, их места в динамическом ряду.

  • Структурирование

    Посредством структуризации аргументируют различные управленческие цели и стратегии. Суть метода – в выведении принятых стратегий и подходов в области кадрового менеджмента из глобальных целей фирмы.

  • Нормативный подход

    Данный метод фокусируется на изучении применения различных правил и нормативов, касающихся сферы управления персоналом и определяющих оргструктуру фирмы, распределение функций и обязанностей между подразделениями, число работников в каждом из них, критерии принятия решений.

  • Метод параметрии

    Позволяет определить функциональные зависимости между параметрами принятой управленческой системы и параметрами элементов производственной системы. Цель – найти соответствие.

• Морфологический анализ

  Этот метод приходит на помощь, когда нужно описать весь спектр возможных вариантов управленческих решений, необходимых для того, чтобы выполнялись те или иные функции системы управления деятельностью сотрудников.

  Сначала составляют полный список всех имеющихся у системы функций, а затем, в следующем столбце, для каждой функции перечисляют любые допустимые способы её реализации. Результатом становится морфологическая матрица. Крупная, комплексная задача дробится на более частные, которые проще решать по отдельности и последовательно.

• Творческие совещания

  В рамках таких совещаний начальники отделов и специалисты, отвечающие за различные направления работы, совместно генерируют идеи по совершенствованию управленческой системы и кадровой политики фирмы. Секрет высокой эффективности этого формата в том, что, пока один из участников высказывается, у других рождается масса новых идей. Вдохновляя друг друга, можно выработать по-настоящему полезные и оригинальные решения.

• Аудит с привлечением эксперта

  Анализ эффективности управления сотрудниками, производимый компетентным сторонним экспертом в области HR совместно с руководящими работниками компании – весьма мощный метод, позволяющий обнаружить имеющиеся проблемы, оценить их масштаб, выявить причины.

Пути совершенствования системы управления персоналом

Долгое время подбор персонала на должности производился только по уровню образования соискателей. Несомненно, это существенный критерий, однако он не может быть единственным и главным при формировании команды. Высшее образование вовсе не гарантирует профпригодности и достаточного уровня подготовки для выполнения должностных обязанностей во всём их многообразии.

В частности, отличником и обладателем красного диплома может стать усидчивый и кропотливый человек, который совершенно не умеет находить клиентов, правильно выстраивать общение с ними и успешно закрывать сделки. По этой причине любая компания нуждается в совершенствовании управления сотрудниками и в эффективных методах мотивации. При поиске работников на должность учитывается размер фирмы и подразделения, специфика работы, особенности корпоративной культуры.

• Отбор на конкурсной основе

  В нашей стране очень распространена такая практика, как приём на работу “по знакомству”: в компанию скорее трудоустроят того, кто является родственником или знакомым одного из руководителей или сотрудников, чем человека “с улицы”. И это ошибочный подход, негативные последствия которого коснутся и сотрудника, который привёл своего кандидата, и работодателя.

  Поэтому на крупных коммерческих предприятиях кадры набираются на конкурсной основе, и требования к ним выше: работник не только должен иметь достаточные компетенции, но и быть креативным, гибким, мобильным, готовым к нестандартным задачам и быстрому активному самообучению.

• Меры поощрения

  Самый очевидный вариант мотивации в управлении сотрудниками – это поощрительные меры за качественный труд и высокую результативность. Например, если работник успешно выполняет месячный план, публикует научную статью (где, конечно же, присутствуют ссылки на компанию и её деятельность – в самом позитивном ключе), принимает участие в корпоративных мероприятиях, то его дополнительно вознаграждают – финансово или какими-либо бонусами, включая отгулы.

• Система санкций

  Некоторые начальники делают ставку на штрафы, депремирование, выговоры и прочие дисциплинарные меры в качестве способа налаживания трудовой дисциплины. Сотрудников штрафуют за опоздания, наказывают – вплоть до увольнения – за хамство по отношению к клиентам и прогул рабочей смены без веской причины, да и чересчур пассивный стиль работы может стать причиной для взысканий. Спектр наказаний весьма широк. В современных фирмах такой подход, ориентированный больше на кнут, чем на пряник, работает только там, где доход сотрудника зависит от количества проданных товаров или услуг, закрытых сделок.

• Повышение квалификации работников

  Различные организации, как частные, так и государственные, уделяют огромное внимание обучению и подготовке персонала. С этой целью работников направляют на обучение в ведущие вузы страны или даже за границу. Некоторые компании идут другим путём и сами готовят специалистов для себя, организуя собственный учебный центр или целую школу. Оптимально сочетать все три варианта, но, если ресурсов на это нет, надо использовать любые имеющиеся возможности. Организация системы управления сотрудниками должна быть такой, чтобы компания успешно удовлетворяла собственные потребности в квалифицированных кадрах.

• Аттестация

  Аттестация, чаще всего, представляет собой нечто вроде устного экзамена: работник отвечает на вопросы комиссии, состоящей из экспертов и руководителей отделов. Обычно содержанием аттестации являются законы, нормативные акты и нормы, которые работник должен знать. Если постараться, можно просто вызубрить материал, как в школе. Поэтому аттестация далеко не всегда показывает истинное положение дел.

  

  Помимо знания правил и норм, современный служащий, особенно если это работник большой коммерческой фирмы, должен уметь мыслить самостоятельно, искать нешаблонные решения внезапно возникающих задач, ориентироваться в меняющейся обстановке, действовать рационально и сохранять стрессоустойчивость. Лучше отказаться от стандартного списка вопросов в пользу задач, требующих находчивости и самостоятельности (разумеется, в рамках закона).

• Обмен профессиональным опытом

  Симпозиумы, конференции и форумы, посвящённые работе с кадрами – это удобный формат для обмена знаниями и опытом для тех, кто занят в сфере управления сотрудниками. Участники подобных мероприятий делятся своими наработками в области организации труда и отдыха на предприятии, применения различных методик стимулирования, и т. п. Кроме того, на конференциях можно заводить полезные знакомства, налаживать связи с коллегами по цеху.

• Общественная жизнь в организации

  Эффективность рабочего коллектива зависит не только от уровня квалификации каждого из сотрудников, но и от сплочённости, развития командного духа, умения координировать усилия. В сработавшейся команде всем проще и комфортнее трудиться, а психологический климат – ровный и способствующий конструктивной деятельности. Если же работники не ладят друг с другом, рано или поздно вспыхнет конфликт, который может сказаться и на ключевых показателях бизнеса.

  Поэтому так важно сокращать негативные издержки совместной работы, следить за атмосферой в коллективе, осуществлять мероприятия по тимбилдингу. Это могут быть корпоративные праздники, совместное посещение развлекательных мероприятий или выезды на природу.

Все эти рекомендации не только совершенствуют систему управления сотрудниками на предприятии, но и оказывают долгосрочный положительный эффект: бизнес развивается успешнее, работает более слаженно, прибыли растут.

Думаете, одной зарплаты достаточно, чтобы замотивировать сотрудников на трудовые подвиги? Деньги, конечно, важны, но не всегда имеют решающее значение. Так, по статистике hh.ru, 48% заявлений на увольнение пишется из-за скучной работы и жажды перемен. Как не дать менеджерам заскучать? Прибегнуть к нематериальным способам управления сотрудниками отдела продаж. Рассказываем о них в статье.

Содержание

I. Мотивируйте: пять способов управления отделом продаж
II. Контролируйте: KPI и отчеты в CRM
1. Отталкивайтесь от главного
2. Ставьте конкретные задачи
3. Определите действия
4. Ставьте цели в CRM
III. Обучайте: два простых шага
1. Оцените навыки сотрудников
2. Устраивайте аттестации

Мотивируйте: пять способов управления отделом продаж

Компания Clientbridge, которая занимается повышением эффективности отделов продаж, называет следующие наиболее значимые мотиваторы для менеджеров:

1. Построение карьеры. Около 30% менеджеров мотивирует возможность стать лучшими в своем направлении, занять должность наставника для новых сотрудников или руководящую должность.

2. Личное развитие. Сотрудников мотивирует возможность развиваться внутри компании, проходить курсы и тренинги, ездить в командировки.

3. Четкие границы обязанностей и понятные цели. Менеджеры ждут, что со стороны руководства будут четко сформулированы ожидания от работы сотрудников. Например, при постановке плана продаж есть декомпозиция: что и как должен сделать конкретный сотрудник для его выполнения. Важным фактором для менеджеров также является четкая и своевременная обратная связь от руководителей.

4. Позитивная рабочая атмосфера. Здесь сотрудники выделяют возможность видеть собственные результаты и результаты коллег, внутренние соревнования по продажам, конкурсы на лучшего продавца, своевременное заполнение CRM и т. д.

5. Автономность работы. Как преимущество сотрудники выделяют возможность удаленного доступа к корпоративной почте, получение обратной связи от коллег онлайн, а также информации о своих задачах на смартфон.

Контролируйте: KPI и отчеты в CRM

Система управления отделом продаж строится на четкой постановке целей, поэтому, чтобы выстроить качественный контроль, важно поставить KPI (ключевые показатели эффективности).

1. Отталкивайтесь от главного

Определите главную цель, к которой движется компания, а также сопутствующие задачи, которые помогут продвинуться к этой цели.

2. Ставьте конкретные задачи

«Продавать на 10% больше» — слишком размытая стратегия управления отделом продаж. Из чего складывается это число? Из конкретных сумм. В начале месяца ставьте цель продать на определенную сумму. Дробите дальше: сумма продаж складывается из сумм каждой отдельной сделки. А сколько сделок надо совершить, чтобы добиться общей суммы?

3. Определите действия

Что конкретно должны сделать менеджеры, чтобы достичь общей цели? Сколько звонков/писем нужно, чтобы лид прошел по воронке продаж?

4. Ставьте цели в CRM

Чтобы четко выстраивать работу, используйте инструменты управления отделом продаж. Ставьте задачи и контролируйте их выполнение в CRM-системе. Тогда отчеты о действиях каждого менеджера будут автоматически отображаться прямо на вашем рабочем столе.

В некоторых CRM-системах, например, в S2 CRM, есть возможность ставить цели каждому сотруднику и отслеживать динамику выполнения плана в онлайн-режиме на специальном виджете. В нем указана конечная цель и сколько осталось сделать до ее достижения:

Обучайте: два простых шага

54% работодателей не занимаются повышением квалификации сотрудников, хотя это важная инвестиция в развитие компании.

1. Оцените навыки сотрудников

Чтобы обучать сотрудников, важно понимать, что конкретно нужно подтянуть каждому менеджеру. Для этого у вас должна быть составлена матрица компетенций менеджера. Это список требований, который предъявляется к сотруднику для качественного выполнения работы.

Например, менеджеру по продажам необходимы стрессоустойчивость, навыки переговоров, навыки самопрезентации, знание продукта и его преимуществ, умение выявлять потребности клиента и т. д.

Оцените каждого сотрудника по этим критериям — насколько сильно у него развита та или иная компетенция. В результате вы будете знать, что именно нужно подтянуть сотрудникам и какое обучение выбрать.

2. Устраивайте аттестации

Любые знания требуют закрепления, иначе вы потратите время и деньги компании на обучение впустую. После обучения обязательно давайте домашние задания сотрудникам для отработки навыков. Лучше всего сразу внедрять новые знания в работу. Устраивайте экзамены после обучения, чтобы контролировать, насколько хорошо сотрудники усвоили новый материал.

Используя опыт успешных представителей бизнеса, можно лучше узнать, как управлять отделом продаж. Мотивируйте своих сотрудников, обучайте, ставьте четкие задачи, грамотно контролируйте их действия и делайте все, чтобы они достигали успехов. Ведь чем успешнее они, тем больше денег зарабатываете вы.

Автор: Дарья Милакова

3 732