Как отдыхает руководство

Считается, что самые известные и богатые предприниматели очень мало спят, а успешный руководитель крупной компании обязательно должен быть заядлым трудоголиком, который работает без отпуска и перерывов на еду и сон. Это не всегда так.

Как выглядит обычная неделя CEO YouTube и зачем экс-глава Disney встает до рассвета, сколько времени тратят на работу российские топ-менеджеры и что такое идеальный рабочий ритм для Билла Гейтса, Джеффа Безоса и Ричарда Брэнсона – обо всем этом читайте в подборке материалов РБК Pro.

Считается, что самые известные и богатые предприниматели очень мало спят, а успешный руководитель крупной компании обязательно должен быть заядлым трудоголиком, который работает без отпуска и перерывов на еду и сон. Это не всегда так.

Как выглядит обычная неделя CEO YouTube и зачем экс-глава Disney встает до рассвета, сколько времени тратят на работу российские топ-менеджеры и что такое идеальный рабочий ритм для Билла Гейтса, Джеффа Безоса и Ричарда Брэнсона – обо всем этом читайте в подборке материалов РБК Pro.

Вы узнаете:

• Как известным бизнесменам удается сохранить баланс между семьей и работой
• Что такое полифазный сон и настолько ли полезна знаменитая система Леонардо да Винчи
• Как добиться большего времени бодрствования каждый день
• Что общего между воспитанием детей и управлением компанией
• Может ли продуктивный человек лениться
• Какие ритуалы и привычки помогают настроиться на работу и не выгореть

Вы построили собственный бизнес или же возглавили крупное отделение компании, подобрали команду специалистов, рабочий процесс налажен и дела, можно сказать, идут как нельзя лучше – удовлетворение от проделанной работы смешивается с усталостью, а вы всё никак не можете выделить себе время для небольшого отпуска. Но когда и как найти время для того, чтобы неделю-две и отдохнуть, и быть спокойным как за текущие дела, так и за коллектив в целом? Можно ли полностью отключиться от рабочего процесса на время отпуска или же быть постоянно на связи для удаленного контроля? У этих вопросов есть несколько сторон, которые, будучи руководителем, стоит учитывать. Рассмотрим их ниже.

Многие главы известных компаний, исполнительные и генеральные директора сходятся во мнении о том, что знающий своё дело руководитель изначально ставит рабочий процесс так, чтобы можно было бы обходиться без его непосредственного контроля. Владелица компании «Скарлет» и аукционного дома «Жизнь кукол» Марина Бушуева считает, что «если компания не способна работать без руководителя, то это плохая компания и плохой руководитель». Могу лишь согласиться с её мнением и добавить, что вы вполне можете позволить себе оставаться на связи для непредвиденных случаев и даже следить за отчетностью (если это нужно для вашего спокойного отдыха) – сотрудники знают об этой возможности, не расслабляются и могут связаться по серьёзным вопросам.

Также вы можете не просто оставаться на связи во время отдыха, но и звонить по несколько раз в офис, проверяя, как идут дела и тем самым продолжая контролировать рабочий процесс. На самом же деле вы, тем самым, во-первых, портите себе заслуженный отдых, не позволяя себе расслабиться ни на минуту, а, во-вторых, выказываете недоверие как к своему временному заместителю, так и к коллективу в целом. Это ваша команда сотрудников, вы за неё отвечаете и соответственно должны знать, что они в состоянии продержаться без вашего постоянного контроля и самостоятельно принимать решения. Успешный руководитель должен давать подчиненным возможность раскрыться и показать все свои навыки и умения. Опять же ваш заместитель, которому вы звоните чаще других для того, чтобы получить очередной отчет в действиях, — как вы в таком случае оцените его способность принимать самостоятельные решения, ведь вполне возможно, что он станет вашим уже постоянным заместителем, которому вы сможете доверять контроль над делами? 

Отправляясь на отдых, ставьте перед собой цель именно отдохнуть – вы не только расслабитесь физически и морально, но и, вернувшись на работу, сможете взглянуть на рабочий процесс свежим взглядом – увидите возможности и заметите недостатки для корректировки. Правильный отдых с тем, чтобы вернуться на работу полным сил и идей – это отдельная тема, отмечу лишь, что не переусердствуйте с отдыхом и не позволяйте каким-то неприятным впечатлениям от него повлиять на вашу работоспособность. Психологи отмечают, что неумение отдыхать рано или поздно начинает отражаться на результатах работы – хуже развивается компания или же останавливается в развитии вообще. 

Приведу не совсем обычный пример компании, в которой любой сотрудник (не только управленцы среднего и высшего звена) могут по несколько раз в год брать отпуск любой длительности – нужно лишь сообщить об очередном отпуске своему начальнику. Это крупная корпорация IBM и в сотрудниках у неё насчитывается около 350 тысяч человек. Один нюанс такой свободы для сотрудников – находясь в отпуске, как и на работе, и после работы, в любой точке мира работник должен оставаться на связи и быть готовым решить те или иные задачи. Это означает, что человека вполне могут вызвать на работу по срочному вопросу или же просить написать отчет и выслать в короткие сроки. Такой отдых превращается в дистанционную работу с возможным вызовом в офис и вполне может обернуться самым настоящим стрессом из-за постоянного беспокойства о том, что тебе могут в любое время дня и ночи позвонить, постоянно нужно проверять почту, автоответчик и публичные отчеты. Но и такой вариант имеет право на существование. 

Как по-вашему, когда лучше всего уйти в отпуск и как следует отдохнуть?

Почему-то многие руководители считают подвигом не ходить в отпуск годами. Как так — бросить любимое дело на целые 2 недели! Да без меня тут все встанет, работники набедокурят и я приеду к развалинам. Это безответственно! На самом деле безответственно так думать. А еще — замыкать все на себя и делать уход в отпуск технически невозможным. Наша сегодняшняя статья о том, как организовать бизнес процессы таким образом, чтобы ездить в отпуск со спокойной душой.

Начните с системных моментов

Если уход начальника ведет за собой нарушение в работе всего бизнеса — это системная ошибка. Быть незаменимым конечно, круто, но это только в теории. На практике ничего, кроме проблем, эта незаменимость не принесет. Напротив, нужно стараться сделать так, чтобы все работало без вас. Если чувствуете, что замкнули на себя слишком много рабочих процессов и без вас в них никто не разберется — начинайте с системных изменений. Иначе вы не сможете оставить бизнес и на полдня, не говоря уже об отпуске:

• научитесь делегировать полномочия. Это не просто полезная привычка — это необходимость. Один человек физически не сможет тащить все на себе, как бы он ни был талантлив. Большинство успешных людей не пытались все сделать сами, а создавали классную команду и грамотно делегировали полномочия;

Уровни делегирования полномочий

• научитесь доверять сотрудникам. Еще один бич некоторых руководителей — недоверие подчиненным. Дескать, за ними глаз да глаз, а стоит отвернуться — обязательно накосячат. Если вы так думаете, то либо вы плохой руководитель, либо у вас плохая команда. В грамотно сформированном коллективе работники сами знают, что им делать и делают это без постоянного контроля со стороны;
• назначьте штатного заместителя. Это если штат большой. Но даже когда в вашей команде работает пара человек, все равно среди них должен быть тот, кто может заменить вас на время;
• сделайте доступной информацию. Представьте себе ситуацию: вы уезжаете в отпуск, а у заместителя нет даже номеров телефонов поставщиков, чтобы заказать товар. Так делать не нужно. Это не какие-то там секретные данные, чтобы хранить их в секрете. Доступ к нужной информации должен быть у всех, кому это может понадобиться.

Это были системные моменты. Если не сделать то, о чем мы написали, то коллектив будет страшно оставить и на полчаса. Большинство систем менеджмента, пришедших к нам с запада подразумевают полную и безболезненную взаимозаменяемость сотрудников, в том числе и руководителей высшего звена. В идеале любой квалифицированный специалист может заменить коллегу, не вникая неделями в особенности его работы.

Что сделать непосредственно перед отпуском

Даже если все работает как часы и без вас, к уходу в отпуск нужно подготовиться. Все-таки не на день уезжаете. Вот список рекомендаций, что нужно сделать перед отпуском.

Назначьте вместо себя исполняющего обязанности

Обычно это штатный заместитель, если он есть. Но это, скорее, относится к большим коллективам с разветвленной структурой: директор, заместители, отделы с начальниками, бухгалтерия, отдел кадров и так далее. Если всего этого нет — делайте замом напарника по бизнесу. При назначении заместителя соблюдайте следующие правила:

• назначение оформляйте письменно. Обычно это делается в форме приказа по организации;
• известите сотрудников о том, что уходите в отпуск, а во время вашего отсутствия они будут подчиняться заместителю;
• ознакомьте с приказом всех лиц, которых он затронет. Это сам ИО и все, кто будет ему подчиняться;
• проработайте юридическую и правовую сторону вопроса. Если заместитель будет подписывать за вас документы — наделите его правом подписи и выдайте печати организации. Нужны доверенности для действий в качестве законного представителя — заранее сходите к нотариусу и напишите необходимые бумаги.

За два-три дня до ухода в отпуск пройдитесь с заместителем по отделам и расскажите, на что обратить внимание, пока вы в отпуске. Пробегитесь по неотложным делам, которые нужно сделать в первую очередь. Это могут быть срочные звонки, заявки, налоговые дела и так далее. Будет просто идеально, если вы составите список срочных дел. Так заместителю будет проще ориентироваться в сроках и он ничего не забудет. Можно расписать дела на листе бумаги, а можно в документе на компьютере и даже в виде сообщения в социальных сетях или электронного письма. Делайте, как удобно.

Принципы планирования: квадрат Эйзенхауэра

Сделайте максимум дел наперед

Перед уходом в отпуск постарайтесь закрыть большинство рабочих вопросов. Это облегчит жизни и вам, и заместителю, и коллективу. Если вы такой виртуоз, что этого делать не нужно — поздравляем, руководитель из вас, что надо. Но обычно бывает по другому и лучше перед отпуском разгрести максимум дел. Не забывайте: у заместителя есть еще и прямые обязанности. Работы у человека будет в два раза больше — это как минимум. Не нужно, чтобы он тратил время на рутину.

Мы не говорим о том, что нужно с головой уйти в текучку и постараться переделать ее всю. Скорее, речь идет о начатых, но не завершенных проектах и делах. С текучкой вполне справится и заместитель. В крайнем случае, ее можно вообще отложить на потом и доделать по приходу из отпуска. А вот важный контракт с корпоративным покупателем, который вот-вот будет подписан, откладывать не нужно. Такие вещи необходимо доводить до логического завершения. На переправе коней не меняют. Пока заместитель вникает в суть вопросов и разбирается, что тут к чему, отпуск может закончиться.

Предупредите об уходе партнеров и контрагентов

Незадолго до того, как уйти в отпуск, сообщите об этом всем заинтересованным лицам. Это могут быть партнеры по бизнесу, поставщики, арендодатель, словом, все, кому вы можете понадобиться. Дайте номер телефона исполняющего обязанности — пусть отдувается.

Предупредить коллег можно как угодно: обзвонить, разослать электронные письма или написать в мессенджерах. Если этого не сделать, будет неудобно и вам, и им. Люди будут делать двойную работу, а вас задергают звонками, пока летите на параплане над Средиземным морем. Да еще и на роуминге разоритесь.

В общем, предупредите всех по максимуму. Сами знаете: пока сидишь в офисе — ни одного звонка за 2 недели. Телефон молчит, почта — тоже. Но стоит на пару часов выключить телефон, пока сидишь в кинотеатре — вы становитесь жизненно необходимым всем и сразу. 30 пропущенных вызовов, в том числе от тех, кто не звонил несколько месяцев. Не предупредите партнеров о своем уходе в отпуск — будет примерно то же самое.

Если партнеры ждут от вас выполнения каких-либо работ, а дедлайны выпадают на то время, пока вы находитесь в отпуске — предупредите о переносах сроков. Если такое, конечно, вообще возможно.

Распределите свою работу между сотрудниками

Несмотря на то, что за вас будет трудиться заместитель, нужно поручить часть обязанностей и другим работникам. Поверьте: исполняющий обязанности не успеет делать все. У него полным-полно своей работы, а тут еще ваша. Не взваливайте все на одного человека. Вообще функция заместителя больше административная. У него нет задачи пахать за двоих, пока вы греете косточки под пальмами. Главное, что он должен делать — это руководить рабочим процессом.

Схема распределения ролей в команде

Поэтому основная задача — максимально разгрузить заместителя от рутины и текучки. Все это вполне могут сделать другие люди. Проще всего лично обойти подчиненных и раздать им задания на то время, пока вы в отпуске. Пусть начальник отдела продаж займется поставщиками, бухгалтер вполне может провести собеседование с новыми сотрудниками и так далее.

Отложите все, что можно отложить

Не все дела имеют одинаковую значимость и ценность. Будет, как минимум, странно, если вы поручите за время отпуска провести ремонт в своем кабинете. Это вполне может и подождать вашего возвращения. Нет, не буквально, конечно. Если не хотите дышать краской, возможно, ремонт во время отпуска — самое то. Мы говорим о принципе. Если задачи не срочные и не особенно важные — не нужно поручать их выполнить, пока вы отдыхаете.

В небольшом коллективе уход даже одного человека очень сильно заметен, тем более, если это руководитель. Нагрузка на сотрудников увеличивается, поэтому второстепенные задачи легко можно принести в жертву. На время, разумеется. Приедете из отпуска — доделаете.

Правда, увлекаться здесь не стоит, а то по возвращению придется долго разгребать отложенные на потом дела, которые накопятся, как снежный ком.

Не начинайте новые проекты перед отпуском

Кроме тех, которые вы успеете довести до конца или перенести. Но не забывайте о здравом смысле: если в руки плывет выгодный контракт, им лучше начать заниматься в любом случае. Бывает, и такое, что такая сделка будет потом кормить вас всю оставшуюся жизнь. Ради такого можно и отпуском пожертвовать.

Правильно выбирайте время отпуска

Работа в течение года, как правило, нестабильна. Даже если вы торгуете товарами, не зависящими от сезона и времени года, все равно есть периоды затишья и активной движухи. Не говоря уже о сезонном бизнесе, когда основная выручка делается, например, в летние месяцы.

Так вот, старайтесь уходить в отпуск в периоды максимального затишья, когда работы по-минимуму. Например, если у вас интернет-магазин снегоуборочной техники, то летом наступает мертвый сезон, когда продажи минимальны. Именно на это время лучше всего планировать отпуск. Это касается не только вас самих, но и сотрудников. Остаться без менеджеров по продажам в разгар сезона — такая себе перспективка.

Пример планирования отпуска

Как структурировать время, находясь в отпуске

Предупредим сразу: руководители отдыхают совсем не так, как их подчиненные. Так или иначе, на связи быть придется. Но это не значит, что нужно весь отпуск провисеть на телефоне, постоянно решая рабочие вопросы. Если это случилось, значит, что-то организовано не так. Вот несколько полезных советов, которые с успехом используют многие опытные предприниматели:

• определите время созвона. Пусть это будет, скажем, 9 часов утра по московскому времени. Раньше или позже этого часа звонить вам нельзя, за исключением внештатных ситуаций. Или вообще договоритесь, что звонить будет вы, а не вам. Предупредите сотрудников, чтобы не прыгали через голову. Пусть решают вопросы с заместителем. Если надо — пусть вам звонит он, а не сотрудник, у которого возник вопрос;
• если собираетесь работать в отпуске — делайте это по графику. Например, 2 часа в день, с 13:00 до 15:00 — работа. Но лучше, конечно, не работать совсем;
• не собираетесь выходить на связь вообще или с ней могут быть проблемы? Предупредите об этом заранее. Пусть на вас не рассчитывают и принимают решения сами.

Заключение

Предприниматели по-разному относятся как к отпуску вообще, так и к работе во время отдыха. Например, основатель Facebook Марк Цукерберг вообще не любитель отдыхать и очень редко ездит в отпуска — раз в несколько лет. А Олег Тиньков говорит, что в отпуска ездит часто, но во время отдыха все равно думает о работе, иногда даже больше, чем в офисе.

Какая модель отдыха подойдет для вас — решайте сами. Главное помните: качественный отдых помогает расслабиться и посмотреть на многие вопросы другими глазами. Отдыхайте правильно!

Возможно вам также будет интересно: