Как перейти на электронный документооборот в кадрах пошаговая инструкция

Закон о кадровом ЭДО позволяет работать с большей частью документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности появились у работодателей и как подготовиться к изменениям

Статья подготовлена по материалам вебинара Ирины Журавлевой «Электронный документооборот в трудовых отношениях».

  • Какие документы переходят в цифровой формат
  • Каковы права и обязанности работодателей и работников
  • Как обмениваться документами
  • Как перейти на кадровый ЭДО
  • Как подписывать электронные документы
  • Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»
  • ЭКДО при форс-мажоре

Что изменилось

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи: 22.1, 22.2, 22.3, — которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО и правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:

  • работодателей,
  • работников,
  • соискателей.

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

Какие документы переходят в цифровой формат

Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

Только на бумаге

На бумаге или электронно — по желанию работника

Можно только электронно — по решению работодателя

Трудовые книжки

Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)

Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров

Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО

Локальные нормативные акты

Приказы (распоряжения) о увольнении работника

Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению

Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы

Журналы и ведомости инструктажей по охране труда

Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы

Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

Каковы права и обязанности работодателей
и работников

Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

  • Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2021 года, не надо. Вы обязаны только проинформировать их, что используете систему электронного кадрового документооборота.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

  1. ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
  2. ИС работодателя, если она позволяет:
  • подписывать и хранить электронные документы;
  • фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.

С 1 сентября 2022 работодатель обязан обеспечить взаимодействие своей ИС и единого портала государственных и муниципальных услуг при наличии комплекса необходимых и достаточных условий, а именно:

  • работник осуществляет подписание электронных кадровых документов простой электронной подписью;
  • в качестве способа получения документов, связанных с работой, работник в своем заявлении указал получение соответствующих документов на «Госуслугах». Без этих условий интеграция ИС работодателя и Госуслуг — это право, а не обязанность работодателя (см. разъяснение в Письме Минтруда РФ от 06.10.2022 № 14-6/ООГ-6311).

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

  • письменно,
  • через ИС работодателя,
  • по электронной почте,
  • через ЕЦП «Работа в России».

Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатель вовремя не открыл заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

  • сведения об используемых ИС;
  • порядок доступа к ИС работодателя;
  • перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
  • перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
  • срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
  • сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
  • сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
  • процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
  • простая электронная подпись.

Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

  • усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
  • простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).

Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Для подписания документов работодатель может использовать: 

  • УКЭП;
  • УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
  • УНЭП, полученную через электронное правительство.

Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.

Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.

Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:

  • договорных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
  • дополнительных соглашений к договору;
  • приказов о дисциплинарных взысканиях,
  • уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.

Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

  • договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
  • дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
  • заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
  • ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
  • ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Следовательно, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»

С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.

Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.

Сторона ТД Вид документов ИС работодателя ИС ЕЦП «Работа в России»
Работодатель Документы из особого списка УКЭП УКЭП, УНЭПгос
 
Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос
Работник Документы из особого списка УКЭП, УНЭП, УНЭПгос УКЭП, УНЭП, ПЭПгос
Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос, ПЭП

ЭКДО при форс-мажоре

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот. В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Памятка по видам электронных подписей
    644.1 КБ

Скачать

Источник

Кадровый электронный документооборот в 2022 году: инструкция по применению

Что изменили в Трудовом кодексе

Добавили три статьи, которые дают возможность все документы, связанные с трудовыми отношениями, создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде:

Статья 22_1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.

Статья 22_2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.

Статья 22_3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

И для работодателя, и для работника это право, а не обязанность. Работодатель может не внедрять КЭДО, а работник может отказаться, даже если работодатель его внедрил.

Не все документы можно перевести в электронный вид. Строго на бумаге должны остаться:

  • трудовые книжки, если сотрудник не отказался от бумажной формы;

  • акты о несчастном случае на производстве;

  • приказы (распоряжения) об увольнении;

  • документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда.

Как будет работать кадровый электронный документооборот

Работодатель создаёт документ в электронной форме, подписывает электронной подписью и выгружает в систему. Сотрудник в своем личном кабинете читает документ и подписывает. Таким же образом сотрудник может отправить заявление работодателю, например, о выдаче справки о доходах, и получить документ в электронном виде в своем личном кабинете. 

Электронный документооборот разрешено применять не только с сотрудниками, но и с соискателями при приеме на работу.

Где вести кадровый электронный документооборот

КЭДО можно вести на платформе «Работа в России» или в другой системе. Платформа «Работа в России» будет доступна для использования с 1 сентября 2022 года. Доступ через портал «Госуслуги». Это бесплатно и для организации, и для работников. Возможный минус в том, что государственные органы получат доступ ко всем загружаемым на портал документам. Порядок работы с системой пока не разработан.

У организаций есть право использовать любую собственную разработку или другую коммерческую систему. В этом случае нужно будет потратиться на её создание или покупку. 

Какая электронная подпись нужна

Это зависит от вида документа и от того, где ведётся КЭДО. Если работодатель использует коммерческое решение, ему для подписи документов потребуется усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись. Работник при этом может использовать простую или усиленную подпись. 

Но некоторые документы в коммерческой системе КЭДО работодатель сможет подписать только усиленной квалифицированной подписью, а работник — любой усиленной:

  • трудовой договор и изменения к нему;

  • договор о материальной ответственности и изменения к нему;

  • ученический договор и изменения к нему; 

  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и изменения к нему;

  • приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания и уведомление о нём;

  • уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;

  • согласие на перевод;

  • заявление об увольнении и его отзыв.

На платформе «Работа в России» для любых документов работнику доступны все варианты подписей, в том числе простая подпись. Её можно получить бесплатно через портал «Госуслуги». Организации при работе на платформе со всеми документами могут использовать любую квалифицированную подпись. 

Подарок для наших читателей — практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело». 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.

Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота

Плюсы:

  1. Кадровые процедуры будут проходить легче и быстрее. Для приёма на работу или увольнения не придётся приезжать в офис или отправлять документы по почте или с курьером. Это особенно удобно для тех, кто практикует удалёнку.  

  2. Можно быстро найти нужный документ или восстановить его копию. Если будет проверка или запрос от контролирующих организаций, вы оперативнее подготовите ответ на запрос.

  3. Будет меньше трат на бумагу, канцтовары и содержание бумажного архива.

Минусы:

  1. Нужно будет потратиться на создание или покупку программного обеспечения, оформление электронных подписей для фирмы и работников.

  2. Если хотя бы часть сотрудников не захочет переходить на КЭДО, придётся вести как электронный документооборот, так и привычный бумажный.

Как перейти на кадровый электронный документооборот

Если вы решили перейти на КЭДО, нужно создать внутренний регламент с описанием порядка работы с системой. Можно разделить регламент на две части: порядок перехода и порядок ведения кадрового электронного документооборота. Ключевые моменты, которые нужно описать:

  • ответственное лицо;

  • выбранная система;

  • дата начала работы в системе;

  • порядок доступа к системе;

  • сроки уведомления сотрудников и форма уведомления;

  • сроки для ответа и ознакомления с документами;

  • перечень документов, в отношении которых применяется электронная форма;

  • категории сотрудников, в отношении которых вводится КЭДО;

  • порядок проведения инструктажа;

  • порядок взаимодействия с профсоюзом;

  • сроки хранения документов;

  • сроки передачи в архив.

Ознакомьте всех сотрудников с этим положением, направьте им уведомление о переходе на КЭДО и получите ответное согласие или отказ. Отказавшиеся сотрудники при желании смогут присоединиться к КЭДО позже. Те, кто согласился сразу, наоборот, уже не смогут вернуться к документам на бумаге. 

Если работник не написал ни согласие, ни отказ, его документы остаются в бумажной форме.

Получать согласие нужно только от работников, у которых уже есть трудовой стаж. Если устраивается на работу сотрудник, у которого по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, получать у него согласие не нужно. Он автоматически переводится на КЭДО, если работодатель его применяет.

С сотрудниками, которые согласились на электронный документооборот, нужно провести инструктаж по работе с системой и оформить для них электронные цифровые подписи за счёт работодателя.

Электронные кадровые документы нужно хранить и передавать в архив. Сроки хранения электронных документов такие же, как и у бумажных. Для передачи документов в архив нужны единые требования к формату и составу документов. Их введут в действие с 1 марта 2023 года.

Если ваша организация была участником эксперимента по использованию кадровых электронных документов и приняла решение оставить КЭДО, завершить переход нужно до 1 июля 2022 года. 

Сроки внедрения кадрового электронного документооборота

Контрольные точки перехода на электронное взаимодействие с сотрудниками:

  • с 22 ноября 2021 года организации по желанию могут перейти на КЭДО;

  • с 1 сентября 2022 года можно будет использовать платформу «Работа в России»;

  • с 1 марта 2023 года будут доступны единые требования к составу и форматам электронных документов (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ); 

  • до 31 декабря 2023 года государство планирует решить все переходные моменты и полностью реализовать систему ЭКДО на платформе «Работа в России» (распоряжение Правительства от 06.11.2021 № 3144-р).

КЭДО уже доступен в аутсорсинге «Моё дело Бухобслуживание». При приобретении тарифов на бухгалтерское обслуживание с услугой КЭДО мы настроим и будем поддерживать систему КЭДО, выпустим электронные подписи вашим сотрудникам, поможем с подготовкой локальных нормативных актов, и обучением сотрудников работе в системе. А ведение кадрового учета уже входит в базовый тариф нашего аутсорсинга.

Источник

  • Главная

  • О компании

  • Блог

  • Полезные статьи

  • Как перейти на кадровый электронный документооборот

21285

Как перейти на кадровый электронный документооборот

Для предприятий со штатом более 300 сотрудников, работа с кадровыми документами — это достаточно объемный участок внутренних процессов. В случаях, когда работа ведется в бумажном виде, не все сотрудники находятся «под рукой» в офисе, сами офисы территориально-распределены, а кадровая служба работает в состоянии «стресс и аврал», — актуальность оптимизации становится особенно очевидной. Путь здесь один — переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Бумажный документооборот, удаленные сотрудники, территориальное распределение офисов, высокая загрузка кадровой службы — все это признаки необходимого перехода на КЭДО

Выгоды для сотрудников от перехода на кадровый электронный документооборот

При автоматизации кадровых процессов и переводе документации в электронный формат возникают следующие преимущества во взаимодействии с сотрудниками предприятия:

  • Не нужно ногами ходить в отдел кадров, чтобы решить любой вопрос;
  • Увеличивается оперативность взаимодействия;
  • Кадровые документы в электронном виде всегда актуальны;
  • Легко прослеживается история работы с документами;
  • Все изменения фиксируются, всегда можно понять, кто, когда и какие внес изменения;
  • Процессы кадрового делопроизводства требуют меньше усилий по их обслуживанию, многие действия с документом происходят в более комфортном и удобном формате;
  • Снижается проблема «пиковых нагрузок» на кадровую службу, за счет многопоточного способа взаимодействия в электронном виде. Не возникает «очередей в коридоре» для решения кадровых вопросов;
  • Документы, подписанные электронной подписью, имеют юридическую силу;
  • Сотрудники компании и специалисты кадровой службы могут находиться в территориально разных местах, и это никак не влияет на взаимодействие.

Экономия при переходе на КЭДО

По расчетам специалистов WiseAdvice-IT, годовые расходы на бумажный документооборот на 1000 сотрудников в среднем составляют более 2 000 000 рублей. Данные актуальны на январь 2022 года.

Затраты на бумажный документооборот

Стоимость в рублях на 1000 чел/год

Бумага

355 000

Логистика

501 000

Операции

1 450 000

Итого:

2 306 000

Переход на КЭДО в соответствии с ТК РФ. Сократите затраты на бумагу на 80%!

Инструменты ЭДО в кадровом делопроизводстве

Для работы с ЭДО в кадровом делопроизводстве применяются следующие программные решения фирмы «1С»:

  • «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (1С:ЗУП) – это специализированный программный продукт для расчета зарплат и взаимодействия с сотрудниками предприятия;
  • «1С:Документооборот 8 КОРП» (1С:ДО) – система электронного документооборота (СЭД), которая предназначена для упорядочивания работы с документами в электронном виде, для организации взаимодействия сотрудников между собой. Программа легко интегрируется с другими программами на платформе «1С:Предприятие 8», в данном случае, с программой 1С:ЗУП. 1С:ДО КОРП поддерживает сервисы ЭДО (обмен электронными документами).

Электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) выдается аккредитованными сертифицированными центрами, позволяет подписывать кадровые документы в электронном виде, обеспечивает их юридическую значимость. ЭП бывают следующих типов:

  • Простая неквалифицированная (ПЭП);
  • Усиленная неквалифицированная (НЭП);
  • Усиленная квалифицированная (КЭП).

Для работы с разными кадровыми документами могут быть использованы разные типы, все зависит от вида документа и условий взаимодействия. Стоит отметить, что практически все документы, которые подписываются со стороны работодателя, должны визироваться КЭП. Работник подписывает документы НЭП, а отдельные наиболее значимые документы, например, трудовой договор, — только КЭП. Простые документы, такие как график отпусков, могут быть подписаны ПЭП при наличии соответствующего приказа о порядке применения ЭП на предприятии.

Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота

Кадровые документы

Работодатель может использовать ЭП

Работник может использовать ЭП

  • Трудовой договор
  • Договор о материальной ответственности
  • Ученический договор
  • Договор на получение образования
  • Приказ о дисциплинарном взыскании и ознакомление с ним
  • Уведомление об изменении условий трудового договора и ознакомление с ним
  • Заявление об увольнении (но не приказ об увольнении!)
  • Ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора
  • КЭП
  • НЭП
  • КЭП
  • НЭП

Все остальные кадровые документы

  • КЭП
  • НЭП

(порядок проверки устанавливается соглашением «работодатель – сотрудник»)

  • КЭП
  • НЭП
  • ПЭП

WA:Личный кабинет сотрудника – основа КЭДО

Разработчиками нашей компании WiseAdvice на основе лучших практик был создан уникальный программный продукт для организации кадрового документооборота (КЭДО) и простого взаимодействия с работниками компании — WA:Личный кабинет сотрудника (WA:ЛКС).

Приложение можно использовать через веб-браузер или скачать на свой смартфон. Благодаря ЛКС каждый сотрудник постоянно на связи с кадровой службой, легко и в удобном для него режиме делает запросы, получает и подписывает нужные кадровые документы.

Рис.1 Схема инфраструктуры при внедрении системы КЭДО
Рис.1 Схема инфраструктуры при внедрении системы КЭДО

Какие возможности предоставляет продукт WA:Личный кабинет сотрудника:

  • Прямое взаимодействие с 1С:ЗУП без промежуточных баз данных, что исключает потерю персональных данных;
  • Удобный и приятный дизайн для сотрудников, привычный интерфейс 1С — для кадровиков;
  • Все кадровые операции в электронном виде, без бумаги. С учетом изменения стоимости бумаги в последнее время, это важная статья экономии;
  • Соответствие всем нормам текущего законодательства по КЭДО;
  • Рост качества и эффективности работы кадровой службы до 65%, простое и удобное взаимодействие с сотрудниками;
  • Все вопросы решаются удаленно через личный кабинет сотрудника;
Рис.2 Пример процесса отправки в командировку сотрудника через WA:ЛКС
Рис.2 Пример процесса отправки в командировку сотрудника через WA:ЛКС
  • Все кадровые документы, подписанные ЭП, имеют юридическую силу;
  • Любой документ в формате PDF можно отправить сотруднику на подпись, а само подписание в личном кабинете осуществляется буквально одной кнопкой;
  • Настройки программного продукта WA:ЛКС позволяют: добавить любые виды заявок, использовать англоязычный интерфейс (что важно для крупных международных компаний), использовать в оформлении корпоративный стиль;
  • Благодаря уникальной разработке Графибот от WiseAdvice доступно подключение telegram-бота, автоматически посылающего уведомления и документы сотруднику в мессенджер Telegram;
Рис.3 Телеграм-бот WA:ЛК Сотрудника
Рис.3 Телеграм-бот WA:ЛК Сотрудника
  • Управление отпусками сотрудников. План и факт отпусков в едином корпоративном календаре, всегда доступном для руководителей отделов;
  • Управление отсутствиями сотрудников в любых формах: командировка, служебная поездка, отгул, работа в выходной, дополнительный выходной, больничный, работа вне офиса, и любые другие формы, которые можно добавить самостоятельно.

Кадровый электронный документооборот

Внедрение СЭД

Внедрение СЭД

Комплексная автоматизация документооборота. Обработка документов в 2 раза быстрее! +45% к трудовой дисциплине

Пошаговая инструкция по переходу на кадровый электронный документооборот

  1. Оценить и приемлемые для компании риски перехода от бумажных документов к электронным.
  2. Составить перечень кадровых документов для внедрения.
  3. Определить для них законодательно разрешенные виды электронных подписей.
  4. Проработать методологическую и правовую основу для внедрения КЭДО:
    • разработать Положение по работе с кадровым электронным документооборотом (виды документов, порядок подписания и хранения документов, а также процедуры выдачи и хранения электронных подписей);
    • разработать и подписать с сотрудниками соглашение о присоединении к КЭДО;
    • провести реинжиниринг кадровых процессов на предмет включения в них объектов КЭДО (формы документов, задачи подписания, маркеры контроля).
  5. Определиться с выбором состава программных продуктов и приобрести достаточное количество пользовательских лицензий 1С.
  6. Развернуть корпоративный удостоверяющий центр для выдачи своим сотрудникам НЭП и выпустить необходимое количество электронных подписей. Обычно это делают в компании силами собственных IT-специалистов.
  7. Выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, заключить с ним договор, заказать необходимое количество КЭП для своих сотрудников. Мы помним, что все документы со стороны компании подписываются КЭП, для сотрудников в режиме удаленной работы также должна применяться КЭП.
  8. Развернуть или реорганизовать IT-инфраструктуру компании, настроить взаимосвязи программных продуктов, серверов, хранилищ, сертификатов.
  9. Зафиксировать введение в эксплуатацию КЭДО приказом по предприятию.
  10. Провести обучение сотрудников, написать инструкции по работе с новыми технологиями кадрового делопроизводства и ознакомить с ними всех заинтересованных лиц.

Новые технологии все активнее входят в нашу жизнь, и лучше внедрять их планово по своему усмотрению, а не дожидаться обязательного предписания от государства. Напоминаем, что с ноября 2021 года вступили в силу изменения в ТК РФ, регламентирующие работу с электронными кадровыми документами.

Организуем кадровый ЭДО под нужды бизнеса. Собственная разработка, внедряем КЭДО с 2020 года!

Другие статьи по теме

Электронный кадровый документооборот – законодательство

Электронный кадровый документооборот – законодательство

Новые правила работы с электронной подписью в трудовых отношениях с 2022 года, изменения в 63‑ФЗ. Что делать, если на работе требуют электронную подпись. Кто оплачивает ЭП. Чем отличается ЭЦП работода…

Цифровая трансформация в кадровой работе

Цифровая трансформация в кадровой работе

С 2022 года активно началась цифровая реформа в работе кадровика. Рассказываем об основных изменениях в законе 2021-2023, и как организовать кадровый ЭДО в компании.

Электронный документооборот в сфере охраны труда

Электронный документооборот в сфере охраны труда

Электронный документооборот по охране труда в 2023 году. Как вести ЭДО в сфере охраны труда, в каких программах. Пошаговый алгоритм по переходу на ЭДО по охране труда. Подробнее в блоге федерального 1…

Источник

Скачайте памятку с рекомендациями от наших экспертов. Мы подготовили шаблоны локальных нормативных актов и собрали в руководстве основные вопросы, ответы на которые нужно знать при внедрении ЭДО в кадрах.

Эксперты Диадока по кадровому электронному документообороту (КЭДО) разработали подробное руководство. Из него вы узнаете:

  • Какая законодательная база существует для КЭДО.
  • Какие кадровые документы можно перевести в цифру и какие электронные подписи применять.
  • Что нужно сделать для перевода сотрудников на КЭДО.
  • Как оформить локальные нормативные акты.
  • Какие системы для КЭДО разрешает использовать закон. 

Скачать

Кадровый документооборот — это обмен документами между работодателем и сотрудниками. Примеры: трудовой договор, заявление об увольнении, заявление об отпуске, различные приказы, инструкции, журналы.

Диадок предоставляет модуль КЭДО для работы с такими документами. Решение позволяет специалистам по кадрам создать, отправить, получить документы и проверить их статусы онлайн. А сотрудникам — ознакомиться с документами, подписать, отправить в отдел кадров.

Узнайте больше в памятке Диадока по переходу на КЭДО. Нажмите на кнопку, чтобы скачать памятку.

Скачать памятку

Источник

Внедрение электронного кадрового документооборота в 2022 году — это уже не роскошь, а средство сэкономить ресурсы компании и сделать работу с документами проще и быстрее. Как перейти с привычных бумажных кадровых документов на электронные? Разберем все по шагам!

Точкой отсчета развития электронного кадрового документооборота принято считать 2017 год, когда Минтруд впервые предложил крупным игрокам рынка поучаствовать в цифровизации кадровых процессов. Рабочая группа тестировала переход с бумажного документооборота на электронный, выявляла проблемы и предлагала решения. В 2019 году был принят 439-ФЗ, который предусматривает переход к формированию основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника в электронном виде. На этом дело не остановилось, и появился проект Единого информационного центра «Работа в России», который заработает в сентябре 2022 года.

Какие шаги нужно пройти, чтобы с нуля запустить электронный кадровый документооборот в компании?

Шаг 1. Выбрать способ обмена кадровыми документами

Какие есть варианты? Это может быть готовое решение фирмы 1С — сервис 1С Кабинет сотрудника, либо собственная информационная система, разработанная с нуля,  либо  портал «Работа в России», запуск которого запланирован на сентябрь 2022 года.

«Работа в России»: планы, плюсы и минусы

КЭДО можно вести на платформе «Работа в России», она будет доступна для использования с 1 сентября 2022 года. Планируется, что Единый информационный центр позволит полностью исключить дублирование документов на бумажных носителях и вести весь документооборот с работником в электронном виде. Подписание будет проводиться с помощью электронных подписей: усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной.

Так как платформа «Работа в России» и КЭДО — новый проект и для работодателей, и для работников, можно уже сейчас сказать, что разобраться с этой системой с первого раза удастся не всем. Также первые версии любого продукта всегда получаются «сырыми» и требуют доработки.

Минусы системы:

  • Сложность получения доступа сотрудниками компании к системе КЭДО через Портал Работа в России.

Для начала работы на портале Работа в России каждый сотрудник компании должен будет зарегистрироваться в ней через Госуслуги (ЕСИА), и далее совершить авторизацию в подсистеме «Электронный кадровый документооборот» при помощи подтвержденной учетной записи ЕСИА.

  • Возможный минус в том, что государственные органы получат доступ ко всем загружаемым на портал документам.

Порядок работы с системой пока не разработан.

Учитывая вышеизложенное, запускать электронный кадровый документооборот в организации нужно уже сейчас, не дожидаясь запуска платформы. Трудовой кодекс разрешает передавать кадровые документы через свою систему, которую можно либо разработать с нуля, либо воспользоваться готовым решением других компаний (например, 1С Кабинет сотрудника). Система должна отвечать базовым требованиям, в ней должна быть возможность подписывать документы электронными цифровыми подписями, хранить документы в электронном виде и фиксировать получение документов работником.

Так можно ли сейчас перейти на КЭДО?

В ноябре 2021 года был принят 377-ФЗ, благодаря которому в Трудовом кодексе появились три новые статьи, определяющие порядок перехода на электронный кадровый документооборот, правила создания, обмена и хранения электронных документов. Фактически это значит, что любая компания может уже сейчас внедрить электронный документооборот кадровых документов. Закон не запрещает пользоваться готовыми решениями, например, 1С КЭДО представлен сервисом  «1С:Кабинет сотрудника», который  позволит быстро совершить переход на КЭДО. Это не только просто, но и удобно для тех, кто не хочет изучать новую систему и привык все действия выполнять в 1С: теперь кадровый ЭДО в 1С тоже возможен.

Шаг 2. Назначить ответственного за переход на КЭДО

Назначение ответственного за переход на кадровый ЭДО происходит посредством приказа. Требований к форме приказа нет, но мы рекомендуем обязательно указать в нем не только ФИО работника, должность и подразделение, но и подробно прописать все обязанности: разработку локальных актов о переходе, ознакомление персонала с новыми правилами, уведомление работников (отдельные для тех, у кого есть стаж и у кого трудового стажа нет) и сбор их согласий на переход (заявления).

Шаг 3. Решить вопрос с электронными подписями

Электронная подпись — это основа, без нее невозможна сама система электронного кадрового документооборота. В электронном документообороте подписями должны владеть и работодатель, и работник.

ЭЦП работодателя при кадровом электронном документообороте

Работодатель может подписывать кадровые документы усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью. Это тот случай, когда экономить не нужно: самые важные документы, например, трудовой договор и уведомления об изменениях условий договора можно подписывать строго усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Также она понадобится для подписания следующих документов:

  • договор о материальной ответственности;
  • ученический договор;
  • договор на получение образования и допсоглашения к нему;
  • приказ о дисциплинарном взыскании.

Прочие документы можно подписывать неквалифицированной подписью (использование УКЭП также допускается). Чтобы не запутаться и не нарушить требования, руководителю организации лучше сразу оформить УКЭП в ФНС или же выпустить сертификаты электронной подписи на сотрудников, которые будут действовать по доверенности. УКЭП от удостоверяющего центра ФНС могут получить не все: ее не выдают кредитным организациям, операторам платежных систем, некредитным финансовым организациям и ИП.  Представителям этих сфер нужно обращаться за получением подписи в Центробанк.

ЭЦП сотрудников при кадровом электронном документообороте

Работники также должны иметь усиленные квалифицированные или усиленные неквалифицированные электронные подписи, чтобы подписывать трудовые договора и другие документы, которые мы перечислили выше. Если планируете создавать свою систему — придется оформлять УКЭП каждому сотруднику. Поэтому важно, чтобы у работников была УКЭП или УНЭП, причем второй вариант даже проще: достаточно определить порядок, как проверять ее, в соглашении с работником.

Документальным подкреплением вопроса об ЭЦП может быть Соглашение о применении усиленной неквалифицированной электронной подписи, заключенное между работодателем и работником.

Шаг 4. Определить список документов, которые переводятся в КЭДО

Вообще перевести в электронный вид можно все документы, кроме:

  • трудовых книжек;
  • сведений о трудовой деятельности;
  • актов о несчастном случае на производстве;
  • приказам об увольнении;
  • документов по охране труда (журналы инструктажа и пр.)

Все остальное — от трудового договора до приказа об отпуске — можно сделать электронным. Что именно переводить, решаете только вы. Зафиксировать список документов, переведенных в электронный формат, нужно документально.

Документально это можно закрепить, например, в Приказе о внедрении КЭДО и в Положении о КЭДО (основном документе)

Шаг 5. Составить локальные нормативные акты (ЛНА)

Этот шаг нужно обязательно пройти, чтобы зафиксировать в документах переход на КЭДО. Первый локальный акт связан с тем, как именно будет осуществлен переход. Второй — с порядком ведения электронного кадрового документооборота. В локальном акте нужно прописать весь процесс перехода, включая права и обязанности работодателя и работников, сроки перехода, порядок действий при форс-мажоре.

В качество таких локальных нормативных актов могут быть Положение о КЭДО и Приказ о внедрении КЭДО.

Шаг 6. Уведомить работников и собрать согласия

Пожалуй, самый сложный шаг во всем переходе на электронный документооборот: в нем слишком много человеческого фактора. Не все сотрудники готовы разбираться в тонкостях КЭДО, оформлять электронную подпись, так как это достаточно новая сфера. Заставлять перейти на электронный документооборот Трудовой кодекс запрещает. Будьте готовы к тому, что будет определенный процент «отказников» и заранее заведите реестр, где будете отмечать, кто уже перешел на ЭДО, а кто пока против перехода.

Согласие с уведомлением нужно получить от каждого сотрудника в письменном виде. В уведомлении нужно указать сроки перехода. Тем, кто пришел в компанию после внедрения электронного кадрового документооборота, уведомления рассылать не нужно: достаточно сообщить, что документооборот ведется в электронном виде и разъяснить, что нужно сделать для взаимодействия. У тех, у кого нет трудового стажа до 31 декабря 2021 года, согласие брать не требуется.

Очень важно разъяснить сотрудникам преимущества перехода на электронный документооборот. Во-первых, это выгодно для тех, кто работает удаленно: не нужно ездить в офис для того, чтобы поставить подпись в документах. Во-вторых, любой документ можно будет быстро составить и отправить на подпись в электронном виде: например, заявление на отпуск. В-третьих, напомните о том, что электронный документооборот позволяет сохранить природу, ведь на ведение документов больше не потребуется бумага.

Документы, которые направлены на закрепление обозначенных в данном шаге действий: уведомление работника о внедрении 1С КЭДО и согласие работника.

Итог

Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве так или иначе затронет все компании. Чтобы не ждать запуска «Работы в России», можно осуществить переход на кадровый ЭДО в 2022 году с помощью сервиса «1С:Кабинет сотрудника». Подключить сервис можно в короткие сроки!

Для уточнения стоимости подключения оставьте заявку на нашем сайте, с Вами свяжется наш специалист, расскажет об условиях и предложит самый выгодный вариант для вашей компании.

Мы уже перешли на КЭДО, поможем сделать это и ВАМ!

Также на эту же тему Вы можете почитать статьи на нашем сайте:
ТОП-5 вопросов и ответов на тему КЭДО 
Возможности сервиса 1С:Кабинет сотрудника

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Долорон мазь инструкция по применению взрослым
  • Крем облепиха с мумие инструкция по применению
  • Руководство по ремонту по эксплуатации ваз 21099 карбюратор
  • Как отправить посылку в сша почтой россии инструкция
  • Lg 42lm340t руководство