Как представить кадры руководству

10 июл 2019

Чем комфортнее людям в коллективе, тем выше их продуктивность и отдача трудовому процессу. Когда человек меняет место работы, это всегда сопряжено с волнением и стрессом, что сказывается на качестве выполнения своих задач. Поэтому специалисты по кадрам и руководители должны знать, как представить нового сотрудника коллективу, чтобы помочь новичку максимально быстро адаптироваться и войти в эффективный ритм.

Для чего нужно представление

Организованное знакомство помогает решить сразу несколько вопросов:

• Коллеги сразу получают информацию о новом члене коллектива, о круге его обязанностей. Сам новичок также узнает о своем трудовом окружении, начинает быстрее ориентироваться.

• Новому сотруднику не придется самостоятельно выяснять организационные моменты. Это сократит время адаптации и поможет почувствовать себя комфортно.

• Официальное представление помогает создать позитивный настрой и справиться с волнением на начальном этапе.

Практика приветствия и знакомства с новыми сотрудниками помогает скорейшему выстраиванию коммуникаций, что в свою очередь сказывается на общем рабочем процессе. 

В зависимости от структуры компании и сложившихся в ней традиций, обязанности по знакомству могут лежать на сотрудниках HR-отдела или на руководителе подразделения, в котором произошло пополнение. 

Варианты знакомства

То, как представить сотрудника коллективу, зависит от размера компании, специфики ее работы и должности, на которую пришел новичок. Представление можно провести письменно, устно и обоими способами.

• Письменно. Очень удобный способ оповещения о кадровых изменениях. В письме можно отобразить всю ключевую информацию: имя, должность, обязанности, указать непосредственное руководство и подчиненных, контактные данные. Также в письменной форме можно дать небольшую справку о предыдущем опыте. Такой способ удобен большим охватом, он не занимает много времени, а все нужные данные можно уточнить в любой момент.

Пример, как написать письмо, приведен ниже:

Коллеги, доброго дня!

Рады сообщить, что к нам вышел новый секретарь, Мария Иванова.

Вы можете обращаться к Марии за помощью в вопросах:

— бронирования переговорных;

— заказа пропусков в офис;

— копирования/сканирования документов;

— записи на массаж, маникюр и т.д.;

— и других стандартных задач секретариата.

Непосредственный руководитель – директор кадрового департамента Петр Петров.

Контакты Марии:

Телефон: +7(123)456-78-90

Электронная почта: maria@xxcompania.com

В нашей компании Мария работает с июня 2019 года в должности секретаря. До этого занимала должность офис-менеджера в компании «Лучший дом». 

Мария, мы рады видеть тебя в нашем дружном коллективе. Желаем легкой и позитивной работы на ресешпн!

• Устно. Личное знакомство с коллегами практикуется в рамках отдела или подразделения, а также в небольших компаниях, где все сотрудники находятся в постоянном взаимодействии. При этом человеку проще влиться в коллектив.

В больших компаниях с разветвленной структурой практикуются оба варианта – делается рассылка по электронной почте и проводится знакомство с непосредственными коллегами и руководством.

Как проводить представление

Есть несколько ключевых моментов в том, как представить нового сотрудника коллективу:

• Знакомство должен проводить руководитель или кадровый специалист, который проводил собеседование и располагает нужной информацией. 

• Если руководитель отсутствовал на собеседовании, то в первую очередь нового специалиста представляют непосредственному начальству.

• Для знакомства нужно выбрать время, когда все сотрудники на своих местах. 

Во время представления обязательно озвучить следующие моменты:

• На какую должность пришел сотрудник. Обозначить круг его обязанностей, выполняемые функции.

• Представить непосредственное руководство, коллег, к которым можно обратиться по рабочим и организационным моментам.

• Рассказать о предыдущем опыте, достижениях, образовании.

При этом не стоит перегружать новичка знакомством со всеми коллегами, так как запомнить всех поименно он не сможет. 

На этом этапе важнее благоприятную атмосферу для приема в коллектив.

Желательно предоставить новому сотруднику слово для приветствия и небольшого рассказа о себе. Предупредите об этом заранее, чтобы у человека было время продумать, как представиться и подготовить небольшую речь. Возможно, у коллег появятся вопросы – нужно дать возможность их задать. 

Если должность подразумевает сотрудничество с другими отделами, то нужно провести знакомство со смежниками.

О распорядке и рабочем месте

Новому работнику обязательно рассказать не только о прямых обязанностях. Для ускорения адаптации предоставьте информацию:

• о внутренней дисциплине, порядке взаимодействия с руководством, коллегами, смежниками;

• о способах коммуникации, корпоративных традициях, стиле общения, что принято или не принято в коллективе;

• о хозяйственных вопросах: где можно получить канцелярские принадлежности, к кому обратиться, если неисправно рабочее оборудование, что предлагается на корпоративной кухне.

Обязательно показать рабочее место, проверить наличие всего необходимого, чтобы человеку не пришлось решать такие проблемы в первый же день.

Электронное приветствие

Еще один способ помощи в адаптации – приветственное письмо от компании. Это показывает заинтересованность в новом специалисте – не только сотрудник думает о том, как представиться. Компания тоже презентует себя и желает успехов в работе. В тексте можно привести историю компании, указать контакты руководителей и коллег:

Уважаемая Мария Иванова!

Наша компания рада приветствовать Вас в своих дружных рядах.

Мы занимаем лидирующие позиции на рынке уже более 15 лет и продолжаем активно развиваться, занимая новые ниши. Наши успехи – это заслуга людей, которые стали Вашими коллегами. Мы заинтересованы в каждом специалисте и готовы поощрять стремление к развитию и карьерному росту.

Ваш непосредственный руководитель – директор кадрового департамента Петр Петров:

Телефон: +7(908)765-43-21

Электронная почта: petr@xxcompania.com

По организационным вопросам можете обращаться к офис-менеджеру Ольге Сидоровой: 

Телефон: +7(809)465-78-90

Электронная почта: olga@xxcompania.com

По техническим вопросам можете обращаться к системному администратору Николаю Семенову: 

Телефон: +7(980)456-87-09

Электронная почта: nikolai@xxcompania.com

Поздравляем с первым днем в нашем коллективе!

С лучшими пожеланиями, наша команда.

В приветственное письмо можно добавить все нужные контакты, период испытательного срока, а также информацию о предстоящих профессиональных тестированиях (если они предусмотрены).

На практике случаются две ситуации:

• В уже существующей компании кадровое делопроизводство как-то ведется, нет системы, много нарушений. Если вы оказались в такой ситуации, сначала оцените состояние кадровой документации у работодателя и оформите результаты проверки. Вам помогут примеры докладных записок из статьи «Как оформить результаты самопроверки кадровых документов». После проверки начинайте восстанавливать и систематизировать работу.
• Вновь созданная организация только начинает деятельность или у ИП появился первый работник — лучше сразу начать кадровую работу правильно.

Шаг 1. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Работодатели отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, экономическими возможностями. Ответа на любимый вопрос кадровых специалистов «Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?», увы, нет. Нормативы, которые приведены в Постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 300 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя.

На первом шаге нужно определиться, как вам поручили вести кадровое делопроизводство и каковы ваши полномочия:

1. Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например отдел кадрового учета.
2. Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
3. Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После этого внимательно изучите учредительные документы.

Шаг 2. Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: наименования работодателя в кадровых и учредительных документах не совпадают. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только какое-то одно.

Изучите в учредительных документах вопрос, в чьи полномочия входит принимать решения о заключении, расторжении трудовых договоров, утверждать локальные нормативные акты. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо. Посмотрите, установлены ли и какие ограничения полномочий для руководителя.

Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора.

• Важно! Кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.

Правило: у работодателей–ИП только сам предприниматель может заключать, изменять, расторгать трудовые договоры, утверждать ЛНА и пр. Работодатель-ИП не может передать свои полномочия работодателя по доверенности третьей стороне (ст. 20 ТК РФ).

Шаг 3. Сформируйте штатное расписание и изучите штатную расстановку

Почему штатное расписание — один из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос, потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Правило: вне штатного расписания нельзя оформлять ни одного работника. «За штатом» — только договоры ГПХ. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме Т-3 или разработать свою форму, желательно в виде приложения к учетной политике. В графе «Количество штатных единиц» можно указывать неполную ставку.

Кто разрабатывает штатное расписание?

В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такой сотрудник есть далеко не у всех. Поэтому ответственным за разработку штатного расписания становится тот, в чьи должностные обязанности это включает работодатель. Документ утверждают приказом и хранят постоянно. Ограничений по количеству изменений в штатном расписании нет.

Штатная расстановка не является обязательным ЛНА, но это удобный инструмент для ведения кадрового учета.Форма штатной расстановки законодательно не утверждена, за основу, как правило, берется форма Т-3, используемая для штатного расписания. К ней добавляются столбцы для Ф.И.О. работников, которые занимают конкретную должность, сведений о занимаемой ими ставке и категории работника (инвалид, несовершеннолетний и пр.). Эта информация позволяет создавать отчеты для руководства, вести статистику, проводить качественный аудит кадровых документов работников с особенностями регулирования трудовых отношений.

Шаг 4. Определите необходимое количество локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают универсальный исчерпывающий перечень обязательных ЛНА. Но такого нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

1. Только субъекты микропредпринимательства и НКО могут частично или полностью отказаться от ЛНА, если перенесут вопросы, которые должны в них решаться, в типовую форму трудового договора (ст. 309.2 ТК РФ). У остальных работодателей должен быть необходимый минимум ЛНА.
2. Есть перечень локальных нормативных актов, которые обязательны для всех работодателей:

• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ),
• ЛНА, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ),
• ЛНА, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ),
• ЛНА по охране труда (раздел X ТК РФ),
• ЛНА по нормированию труда (ст. 162 ТК РФ),
• кодекс этики и служебного поведения (Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ).

Обратите внимание: локального нормативного акта, устанавливающего системы оплаты труда, например, в виде отдельного положения, может не быть, эти нормы прописаны в ПВТР или коллективном договоре.Также обязательно надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть ЛНА, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.

1. Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ), если у работодателя не введен электронный кадровый документооборот в отношении процедуры ознакомления с ЛНА по ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Шаг 5. Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы (ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ).

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

• является единоличным исполнительным органом юридического лица;
• выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами, а также документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку, если она еще ведется на работника.

Совет: проверьте, чтобы прием/увольнение руководителя компании производился тем органом управления, который указан в Уставе организации, внимательно изучите вопрос полномочий генерального директора в учредительных документах и не нарушается ли срок его полномочий, если таковой указан в Уставе.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой, задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами.

Шаг 6. Проверьте приказы о назначении ответственных лиц

Есть приказы о назначении ответственных лиц, наличие которых прямо предусмотрено законодательством:

1. Приказ о назначении уполномоченного на ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 42 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).
2. Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных лица (ч. 1 ст. 18.1 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
3. Приказ о назначении ответственного за воинский учет и отчетность в военкомат (п. 12 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).
4. Приказ о назначении уполномоченного на решение задач в области гражданской обороны (Приказ МЧС России от 23.05.2017 № 230).

Дополнительно выясните, кто ответственный за:

1. охрану труда;
2. ведение табеля учета рабочего времени;
3. подачу уведомлений в МВД о заключении, расторжении трудовых или гражданско-правовых договоров с иностранцами;
4. подачу сведений в службу занятости населения, размещение сведений на портале «Работа в России» (если работодатель попадает в перечень из п. 3.2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-I);
5. передачу сведений по форме СЗВ-ТД в ПФР;
6. сдачу в ПФР отчетов по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ;
7. представление в Росстат форм статистической отчетности.

Шаг 7. Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны договоров для разных категорий работников.

По итогам проверок ГИТ это еще и самый дорогой документ в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ), причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму документа.

Рекомендация 1. Учитывайте требования ст. 57 ТК РФ, проверьте, включены ли в договор обязательные сведения:

• Ф.И.О. работника и наименование работодателя/Ф.И.О. работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
• ИНН работодателя, кроме работодателей — физлиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями;
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес» (ИНН 1234567890), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П. С., действующего на основании трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477, № 123456, выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997 г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем…»

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора, перечисленные в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Обратите внимание: некоторые обязательны при наличии определенных условий:

• срок трудового договора и обстоятельства, послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом — только при заключении срочного трудового договора;
• гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда на рабочем месте, с указанием их характеристик — только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда;
• режим рабочего времени и времени отдыха — если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя;
• условия, определяющие характер работы: разъездной, подвижной, в пути.

Рекомендация 3. Учитывайте статьи ТК РФ, регулирующие трудовые отношения с отдельными категориями работников, или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернета.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через призму ст. 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

Рекомендация 4. При аудите трудового договора особое внимание обратите на условие о месте работы.

Пример: если работник принимается в головную организацию, пропишите так «Место работы: ООО «Альянс», г. Москва» (укажите название населенного пункта, где зарегистрирован работодатель). Если работник трудоустраивается в филиал, обособленное структурное подразделение в другой местности, укажите так: «Место работы: обособленное структурное подразделение ООО «Альянс», г. Тюмень».

Типичная ошибка: работодатели путают и подменяют понятия «место работы» и «рабочее место».

Рекомендация 5. Если из трудового договора сделана ссылка на должностную инструкцию, проверьте наличие такой должностной инструкции и ознакомление с ней работника под подпись.

Рекомендация 6. В трудовой договор можно включить дополнительные условия, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендуем сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.В организации, в которой вы восстанавливаете кадровое делопроизводство с нуля, в обязательном порядке проверьте наличие трудовых договоров и дополнительных соглашений со всеми работниками, а также, чтобы на экземпляре трудового договора работодателя стояли подписи сотрудников о получении ими второго экземпляра.

Шаг 8. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников

Назначьте ответственного

Для начала подготовьте приказ о назначении уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны эти обязанности, нужно соглашением дополнить ими трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию.

Если такая ответственность возлагается на работника, в чьи функции не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендуем оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой по ст. 151 ТК РФ.

Проверьте трудовые книжки и порядок их учета

На этом этапе также проверьте, что бланки трудовых книжек и вкладыши в нее приобретены и учтены в специальной приходно-расходной книге. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Приказа №320н). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба. Обе книги надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

• В обязательном порядке проверьте наличие всех трудовых книжек на тех работающих работников, на которых работодатель обязан продолжать вести трудовые книжки.

Работодатель обязан продолжить вести трудовые книжки тем работникам, которые выбрали такую форму. Это те, кто при трудоустройстве предъявляли трудовую книжку с записью об увольнении.

Работодатель не ведет трудовые книжки на:

• впервые поступающих на работу по трудовому договору после 30 декабря 2020 года;
• работников, которые подавали заявление о предоставлении им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ;
• совместителей;
• дистанционных работников, если они не выразили желание вести трудовые книжки.

Не забудьте про новую отчетность в ПФР

С 1 января 2020 года у работодателей появилась обязанность представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, если работника принимали на работу, постоянно переводили, увольняли или если работник подал заявление о том, чтобы ему продолжали вести бумажную трудовую книжку, или о том, что он выбирает электронный вид. 

Шаг 9. Подготовьте документы для кадровой работы

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу. Отдельные документы потребуются, чтобы внести изменения в трудовой договор, оформить ежегодный основной или учебный отпуск и пр.

О том, как подготовить документы по основным кадровым мероприятиям, рассказываем в шпаргалке.

Шаг 10. Выпишите все режимы работы

Проверьте в ПВТР наличие всех режимов рабочего времени, по которым трудятся ваши работники. При проверке описания каждого режима возьмите за основу ст. 100 ТК РФ, но учитывайте, что режим рабочего времени может отличаться от общеустановленных правил и тогда он должен быть установлен в трудовом договоре. Такое может быть, например, у совместителя, инвалида I или II группы, работника с неполным рабочим временем, несовершеннолетнего и пр.

Проверить себя можно с помощью чек-листа, который мы подготовили для вас. Скачайте его внизу статьи.

Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства

1. Изучите учредительные документы и документы о передаче полномочий по оформлению кадровых процедур.
2. Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях, составьте поименный список работников по категориям: инвалиды, несовершеннолетние, водители, совместители, иностранцы, работники с вредными условиями труда, с разъездным характером работы и пр.
3. Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
4. Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов и проверьте, ознакомлены ли с ними работники.
5. Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
6. Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
7. Подготовьте проекты документов для учета движения персонала: отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и пр.

Правильное знакомство с новыми сотрудниками помогает плавно адаптироваться к новой рабочей среде. Это позволяет вам строить позитивные, дружеские отношения на работе с людьми, которые могут предложить вам помощь и содействие в течение ваших первых дней на новой работе.

Следуя нескольким ключевым стратегиям, вы можете быстро запомниться новому коллективу в первый день вашего пребывания на работе. В этом материале мы рассмотрим, как правильно представиться коллегам и произвести отличное первое впечатление на них и на ваше руководство.

8 полезных советов, как представиться коллегам

Некоторые компании знакомят новых сотрудников во время инструктажа. После знакомства новичков с культурой и правилами компании, руководитель каждой команды берет своих новых сотрудников и знакомит со своим коллективом. Но есть и компании, где не проводится инструктаж, и новички вынуждены устанавливать знакомства самостоятельно.

Независимо от того, как ваша новая компания будет интегрировать вас в коллектив, поиск возможностей представить себя коллективу должным образом, создаст прочную основу для совместной и расслабленной работы в первые дни.

Представляем вам несколько советов, которые помогут вам представиться коллегам и быстро прижиться в новом коллективе.

1. Представление себя должно основываться на окружающей среде

Обратите внимание на обстановку в вашей новой компании и определите, должны ли вы представиться в случайной или официальной форме. Убедитесь, что ваш подход соответствует стилю и культуре организации. Независимо от того, является ли рабочая обстановка спокойной или официальной, вы должны представиться, начав с вашего имени и должности.

Пример: «Привет, меня зовут Александр. Я новый финансовый аналитик».

В более спокойной обстановке ваши коллеги могут ожидать, что вы дадите больше информации о своей карьере, интересах или увлечениях.

Пример: «Всем привет! Меня зовут Виктория. Я новый графический дизайнер. Я работала в компании «Monero» последние два года, прежде чем попала в вашу компанию. Вне работы мне нравится заниматься йогой и ходить в бассейн».

Кроме того, способ предоставления информации может зависеть от вашей роли в компании и от людей, к которым вы обращаетесь. Как новый руководитель, правильное представление себя новой команде может помочь вам завоевать уважение членов вашей команды и утвердить себя в качестве лидера. В некоторых случаях может оказаться уместным сделать более длительное вступление.

Пример: «Всем привет, меня зовут Ирина (Александровна) и я ваш новый руководитель отдела маркетинга. У меня 10-летний опыт в сфере рыночной аналитики. У меня получается не только удачно определять спрос на рынке, но и руководить проектами и командными встречами.

Тем не менее у меня не получится добиться отличных результатов в нашем отделе без вашей преданности и сотрудничества. Вместе мы сможем использовать наши таланты, чтобы добиться успеха на важных рынках для нашей компании. Для меня большая честь работать вместе с вами».

2. Воспользуйтесь преимуществом периода инструктажа в вашей компании 

Инструктаж является одним из лучших возможностей, чтобы представиться новым коллегам. Если у вашего нового работодателя есть ознакомительная программа, то есть инструктаж, воспользуйтесь возможностью представить себя, как можно большему числу коллег. Наличие старшего сотрудника или самого руководителя позволит вам легче знакомиться с командой.

Начальник или коллега, который знакомит вас с обстановкой в компании, скорее всего, представит вас новому коллективу, поэтому вам, возможно, не придется обращаться к кому-либо самостоятельно. Как правило, они знакомят вас с членами вашей команды, коллегами из того же отдела и другими людьми, с которыми вы будете часто общаться. Всякий раз, когда вы встречаете нового сотрудника во время инструктажа, используйте ту же речь, которую вы подготовили, чтобы представить себя коллегам.

3. Попросите, чтобы вас представили коллегам 

Члены вашей команды – это те люди, с кем вам следует познакомиться в первую очередь, потому что вам с ними придется работать. Если человек, проводящий инструктаж, не представляет вас вашим коллегам, проявите инициативу и попросите о возможности встретиться с вашей командой. Дайте понять, что вы хотите представиться всему коллективу.

Пример: «Сегодня утром мы уже встретили несколько человек из моей команды, но я хотел бы познакомиться со всеми людьми, с которыми буду тесно работать. У нас достаточно времени для этого?»

Если есть возможность, представьтесь коллегам один за другим. Это облегчит вам общение с ними и даст возможность попрактиковаться в представлении себя коллегам. Здесь лучше выразить свой восторг за возможность работать с командой.

Пример: «Я Виктор, новый проектный менеджер. Я рад с вами познакомиться и для меня большая честь работать в вашей команде».

4. Представьтесь другим командам 

Представить себя не только своим коллегам, но и другому отделу, поможет создать позитивную атмосферу для более эффективной работы. Достаточно часто вы будете работать с другими командами в компании, поэтому вам следует постараться установить с ними хорошие отношения как можно раньше.

Узнайте, с кем вы будете часто общаться, и представьтесь им. Вы можете попросить своего руководителя или кого-то из отдела кадров официально представить вас всем командам, связанным с вашей ролью, или сделать это самостоятельно.

Пример: «Доброе утро, меня зовут Елена, я новый инженер в IT-отделе. Я с нетерпением жду совместной работы с вами в будущем».

5. Найдите больше возможностей, чтобы представиться 

Поиск возможностей для знакомств позволяет вам завести больше знакомых и друзей в вашей компании. Даже если у вас не будет возможности познакомиться во время инструктажа, вы можете представиться своим коллегам многими другими способами.

Во время вашей первой встречи ваш менеджер может официально представить вас участникам. Если нет, тогда попросите начальника дать вам возможность представиться самому вначале командного собрания. Вы также можете случайно представиться окружающим вас людям до или после встречи.

Если вам выпала возможность представиться во время собрания, сначала определите, каким будет ваше приветствие. Если встреча проходит в официальном формате, тогда сделайте приветствие как можно короче, чтобы оно не мешало встрече.

Пример: «Привет, меня зовут Кристина. Я новый менеджер по работе с клиентами».

Вы можете рассказать своим коллегам больше о себе, если случайно представитесь до или после собрания. Также полезно задавать вопросы о встрече.

Пример: «Приятно познакомиться, меня зовут Алексей, новый агент по продажам. Можете ли мне уточнить, о чем будет вестись речь на встрече?»

6. Задавайте вопросы 

Задавая вопросы коллегам после того, как представитесь, вы можете создать двустороннюю беседу и установить с ними связь, что может привести к позитивным отношениям в будущем.

Поскольку вы впервые разговариваете со своими новыми коллегами, обычно более уместно задавать вопросы, связанные с работой. Примерами могут служить их роли в компании, как долго они там работают и требуют ли ваши роли тесного сотрудничества друг с другом. Вы можете задать более конкретные вопросы после того, как представитесь.

Пример: «Приятно познакомиться Валентин. Будем ли мы в будущем работать вместе?»

7. Получите организационную структуру компании 

Получение копии организационной структуры вашей новой компании поможет вам определить, с какими сотрудниками вы должны познакомиться в первую очередь. Многие компании имеют приветственную литературу, которая включает в себя организационную схему или схему рассадки. Если вы не получили ее, вы можете запросить копию у отдела кадров.

Изучив структуру или схему рассадки, вы можете легко определить своих коллег и выяснить, где какая команда разместилась в стенах офиса. Эта информация особенно полезна для интеграции в стены крупной компании. Узнайте, с какими коллегами вы будете взаимодействовать, и подойдите к ним, чтобы представиться.

Пример: «Привет, тебя зовут Елизавета? Я Наталия из маркетингового отдела, и мы можем в будущем сотрудничать в некоторых проектах».

8. Отправьте электронное письмо 

Отправка электронных писем коллегам, которых вы встретили – отличный способ укрепить ваши отношения с ними. Особенно важно отправлять эти письма людям, с которыми вы будете тесно сотрудничать.

Ваши электронные письма должны быть краткими. Поблагодарите получателя за предоставление вам информации о компании и предложите вашу помощь, если она ему потребуется.

Пример: «Привет Алексей, я очень рад, что познакомился с тобой в мой первый день в офисе. Я хочу поблагодарить тебя за полезную информацию, которую ты предоставил. Если я могу тебе чем-то помочь, пожалуйста, дай мне знать. С уважением, Сергей».

Что говорить, когда тебя представляют коллективу

Еще немного советов по теме представления себя коллективу. Как бы глупо это ни звучало, вы просто должны быть собой. Не пытайтесь быть слишком смешным или чтобы все полюбили вас в первый день. Ключевая идея здесь заключается в том, чтобы проявить уверенность, компетентность и определенный шарм.

Навыки общения являются одной из наиболее ценных черт в деловом мире, поэтому стоит потратить некоторое время и силы, чтобы развить этот навык. Находясь на торговых площадках, собеседовании или в простой беседе, вы должны постоянно практиковать свои навыки общения. Именно такие люди, впоследствии, становятся лидерами и часто получают повышения в должности.

Основные правила в представлении себя коллективу:

1. Не делайте свое вступление похожим на чтение вашего резюме, у вас есть всего пару минут, чтобы сказать, как вы рады быть здесь и что вы можете предложить коллегам и компании.
2. Говорите доброжелательно и с уважением.
3. Расскажите о ваших нескольких увлечениях, которые, по вашему мнению, могут быть полезны для компании. Это, может быть, что-то в этом духе: «Я очень хорош в организации рабочего пространства, и я убежден, что помогу некоторым из вас в изучении этого навыка» или «Я люблю обучать новых людей и помогать им быстро интегрироваться в рабочий процесс». Вот еще интересный вариант: «Я увлекаюсь велосипедами и автомобилями, поэтому если кто-то планирует купить автомобиль, посоветуйтесь со мной прежде, чем вкладывать деньги в покупку».
4. Не говорите плохо о вашей предыдущей компании и начальнике.
5. Потренируйтесь со своей презентацией 5-10 раз прежде, как будете выступать перед коллегами.

Пример приветственной речи нового сотрудника

Образец №1

Всем привет! Меня зовут Марина, я помощник менеджера по маркетингу из рекламного центра «Маркетолог» в Одессе. Мне очень приятно оказаться здесь. Этот переезд дался нам нелегко, так как необходимо было согласовать множество деталей. Я всегда мечтала о возможности поработать в ведущем отделении нашей компании с настоящими профессионалами своего дела!

Работа с людьми всегда была моей страстью. Еще в детстве я мечтала работать в командах, которые с энтузиазмом трудятся на благо общего дела. Спустя годы я стою перед вами волнуясь, но полна энергии и амбиций, чтобы преодолеть все препятствия. Я с нетерпением жду совместной работы с каждым из вас.

Образец №2

Всем привет, Меня зовут Валерий, я системный аналитик из IT-отдела. Я работаю системным аналитиком уже шесть лет. Я начинал как техник, а затем постепенно перешел к своей нынешней роли. Вне работы мне нравится проводить время с женой и сыном. Мы всегда делаем все вместе. По выходным дням мы любим ходить на рыбалку и в походы. Моя жена не очень любит отдыхать на свежем воздухе, но никогда не отказывает себе в удовольствии составить нам компанию.

Я рад быть здесь и встретиться со всеми вами лично. Если у вас будут какие-либо проблемы с техникой или вы хотите немного поболтать со мной, тогда вы знаете, где я. Я с нетерпением жду совместной работы со всеми вами в наших будущих проектах.

Образец №3

Здравствуйте, мое имя Игорь. Я только что начал работать здесь в отделе по связям с общественностью в качестве ведущего аналитика по цифровым коммуникациям. В течение последних трех лет я работал аналитиком социальных сетей на предыдущей работе, поэтому эта должность поначалу показалась мне пугающей, но я всегда готов принять вызов.

Чтобы по-настоящему отвлечься от работы, я провожу время в местном приюте для животных. Я стремлюсь преуспеть в своей карьере, чтобы помочь устроить лучшую жизнь для этих животных. Вы можете всегда на меня рассчитывать, так как я знаю, что такое преданность. С нетерпением жду наших совместных проектов и плодотворной работы с вами.

Образец приветственного письма коллегам от нового сотрудника

Данная заключительная глава будет посвящена теме, как представиться по электронной почте, когда вы только что вступили на свою новую должность. Здесь мы расскажем не только о том, как представиться коллегам, но и вашему боссу и командам, с которыми вы будете пересекаться по части вашей работы.

Вступительное слово

Уважаемый(мые)… (Александр Петрович; Члены совета директоров). Это самый формальный способ представиться. Хорошо использовать с начальником, руководителями или другими людьми, которым вы хотите представить себя формально и профессионально.

Здравствуй(те)/Привет … (Максим; Отдел маркетинга). Это менее формально. Вы заметите, что в приведенных здесь примерах такая форма приветствия используется в тех случаях, когда вы обращаетесь к человеку по имени. Вы также можете использовать это в тех случаях, когда вы будете обращаться к команде или группе людей, которых вы, возможно, еще не встречали лично.

Объясните, кто вы и на какую должность вас наняли

Меня зовут Валентин, я только что присоединился к компании в качестве нового торгового представителя.

Меня зовут Ирина, как вы, возможно, слышали, я буду исполнять обязанности старшего директора по маркетингу с 20 сентября.

Дайте им знать, почему вы пишете

Я хотел бы воспользоваться моментом, чтобы представиться вам по электронной почте.

Я отправляю это электронное письмо, чтобы представиться вам и предоставить мою контактную информацию, если вам необходимо связаться со мной по какой-либо причине.

Добавьте, насколько вы с нетерпением ждете встречи с ними лично и совместной работы в будущем

Я искренне жду возможности встретиться с вами лично и очень рада проектам, над которыми мы будем работать вместе в будущем.

Я с энтузиазмом присоединяюсь к вашей команде и с нетерпением жду встречи со всеми лично.

Я надеюсь встретиться с вами в ближайшее время и с нетерпением жду плодотворной совместной работы.

Пригласите их связаться с вами лично, если они пожелают

Пожалуйста, не стесняйтесь заходить ко мне в любое время, если у вас есть какие-либо вопросы или вы просто хотели бы встретиться лично.

Если я могу быть вам чем-то полезен, пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной.

Способы официально завершить электронное письмо

С уважением; С наилучшими пожеланиями; Всего наилучшего

Соединив все вместе, у вас должно получиться что-то в этом роде:

---

Уважаемый Сергей Леонидович

Меня зовут Елена Маяковская, и меня только что наняли в качестве нового помощника юриста. Я отправляю это электронное письмо, чтобы представиться вам и предоставить мою контактную информацию, если вам необходимо связаться со мной по любой причине. Мой адрес электронной почты elenam@hilti.com, а моя внутренняя линия № 17. Я искренне жду возможности встретиться с вами лично и очень рада проектам, над которыми мы будем работать вместе в будущем.

С уважением,

Елена Маяковская

---

Привет отдел Маркетинга,

Меня зовут Ирина Варна, и как вы, возможно, слышали, я буду исполнять обязанности старшего директора по маркетингу с 20 сентября. Я хотела бы воспользоваться моментом, чтобы представиться вам по электронной почте. Я с энтузиазмом присоединяюсь к этой команде и с нетерпением жду встречи со всеми лично. Пожалуйста, не стесняйтесь заходить в мой офис в любое время после 20-го числа, если у вас есть какие-либо вопросы или вы просто хотели бы встретиться лично.

С уважением,

Ирина Варна

---

Образец речи руководителя при знакомстве с коллективом

Когда руководители приходят в новый коллектив и начинают представляться, рассказывая свое резюме и увлечения, то это не всегда выглядит профессионально. Ваша цель – произвести хорошее впечатление на новых сотрудников, и они пойдут за вами.

Смысл выступления заключается в том, чтобы задать тон. Люди должны понять, как вы будете решать поставленные задачи и общаться с коллективом. Вы должны показать, что для вас важно в достижении успеха всей команды.

Конечно, в первый же день, никто из этих людей не будет ожидать от вас выработанной стратегии развития бизнеса, так как это требует времени. Но они будут искать подсказки в ваших словах, каким лидером вы стремитесь быть.

По этой причине напомните сотрудникам, что ваши двери всегда открыты, и все, что будет сказано, останется за ними. И не забудьте упомянуть командную работу в своей речи, так как это основополагающий ключ к успеху любого коллектива.

Пример речи руководителя:

---

Меня зовут Сергей, и я являюсь начальником отдела снабжения в этой компании. Я новичок здесь, поэтому я надеюсь, что вы будете открыты со мной, когда я буду задавать вам вопросы. Я не собираюсь проверять ваши слабости или недостатки ваших коллег. Мне важно услышать, что и как вы делаете, и как мы можем это улучшить. Для меня сейчас важно понять сам процесс работы в этом отделе.

Главным принципом работы нашего отдела будет – безопасность. Работаете ли вы на фабрике или в офисе, я бы хотел, чтобы вы все благополучно вернулись домой в конце рабочего дня. И как раз этими вопросами я буду интересоваться в первые дни, поэтому будьте со мной открыты в обсуждении подобных проблем, ведь это касается каждого из нас.

Следующее – это уважение. Вы можете рассчитывать на то, что я буду всегда относиться к вам с уважением. Это значит не ругаться и не повышать на вас голос. Я буду ожидать такого же обращения в ответ, и что такого рода уважительное отношение будет распространяться на всех в компании. Я лояльно отношусь к смеху и разного рода разговорам, но это должно быть с уважением к каждому.

Третье – это честность. Это означает, что мы говорим правду. Вы можете ожидать, что я скажу правду, и я буду ожидать того же. Говорить правду очень освобождает. У правды нет политики и нет запретных тем. Если это заставит компанию работать лучше, об этом нужно говорить откровенно.

Да, и стремление говорить правду – это не то же самое, что выдавать всю информацию. Вы не должны говорить каждому о своей зарплате по первой просьбе, или о будущем слиянии компании. А значит, некоторая информация должна оставаться в секрете.

Последнее ожидание связано с командной работой. Если вам нужна помощь, вы должны попросить ее. Каждый здесь должен рассчитывать на помощь своего коллеги. Вы также должны оказывать помощь, когда можете, особенно если это поможет другим лучше выполнять свою работу. Несомненно, это означает, что вы будете прилагать дополнительные усилия и жертвовать собой.

Эти усилия будут признаны окружающими вас людьми и могут, в конечном счете, даже привести к существенному улучшению вашего положения. Или, как минимум, вы будете уверены, что можете рассчитывать на помощь, когда она вам необходима.

Это все мои ожидания в этом коллективе. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас имеются какие-то возражения или предложения.

Моя дверь всегда открыта. Спасибо за внимание!

---

Заключение

Изучение того, как представиться новым коллегам, поможет вам достичь долгого и успешного пребывания в вашей новой компании. После знакомства со своими коллегами убедитесь, что вы поддерживаете отношения с ними. Хорошие отношения на работе могут принести вам пользу во многих отношениях, например, облегчат вашу трудовую жизнь и повысят производительность.

Если вы заинтересованы добиться лидерских позиций в вашем коллективе в будущем, тогда советуем вам прочитать нашу статью «Как стать лидером в коллективе. Практические действия».

Страница «Наша команда» формирует доверие потенциальных клиентов и будущих сотрудников.

1. Делайте профессионально

Сотрудники – лицо вашего бренда. Страница с их фотографиями должна выглядеть соответствующе.

Для начала – пара антипримеров.

Чтобы страница «Наша команда» выглядела хорошо, стоит нанять профессионалов: фотографа, дизайнера-верстальщика, художника-иллюстратора (если их нет в штате). Вот отличный пример:

2. Не надо сыпать штампами и лить воду

Запомните: никаких «молодых, динамично развивающихся компаний» и «высококвалифицированных команд профессионалов». Если в разделе «О компании» это лишнее, то здесь – тем более. «Портянки» не нужны, можно ограничиться заголовком.

Минимальный объем информации по сотрудникам: фото, имя, должность.

3. Дайте сотрудникам слово

Все любят интересные истории. Попросите своих сотрудников рассказать, чем они увлекаются, почему работают в компании и за что ее ценят.

Их положительный опыт – хорошее социальное доказательство для будущих клиентов.

Если сотрудники немногословны, пусть поделятся своим девизом или любимой цитатой.

Если информации по сотруднику больше, чем один абзац, создайте отдельную страницу или скройте дополнительный текст под спойлер.

Если сотрудников больше сотни, добавьте фильтры.

4. Покажите «живых» сотрудников

Клиенты вряд ли хотят видеть унылых работников в серой одежде. В реальной жизни их и так предостаточно.

Им нужны «живые», веселые, яркие, позитивные люди.

О чем написать в блоге, когда писать не о чем: 114 контент-идей

На странице «Наша команда» уместны юмор и креатив. Можно дурачиться и придумывать что-нибудь необычное. Анимация и интерактивность – в тему.

Главное – не переборщить.

Можно пойти другим путем: отказаться от фотосессии и обратиться к художнику. Рисунки смотрятся оригинально.

5. «Залейте» видео

Эпоха YouTube диктует свои правила. Оптимальный вариант – предоставить посетителям сайта все виды контента: фото, текст и видео.

Снимите видеоролик: он отлично передаст атмосферу, которая царит в компании.

6. Добавьте интересного персонажа

Если в офисе живет кот или есть другой корпоративный талисман, можете добавить его на страницу с сотрудниками. Посетители сайта оценят и улыбнутся.

У нас, например, в разделе с лицами есть собственный котреспондент. И он даже написал несколько статей:)

7. Продемонстрируйте экспертность

Делая страницу о сотрудниках, думайте о клиенте. Покажите пользу, которую приносят сотрудники.

Разместите сканы грамот, наград, сертификатов.

8. Не прячьте страницу в раздел с вакансиями

Информация о ваших сотрудниках волнует не только тех, кто хочет ими стать.

В первую очередь она интересна потенциальным клиентам. Они желают знать в лицо тех, кто работает над проектами и несет ответственность за результат. Так студия «Сибирикс» рассказывает, что раздел «Кто мы» на сайте – четвертый по посещаемости.

Страница, посвященная команде, должна быть легкодоступной для посетителей.

9. Не забывайте ни о ком

Многие организации до сих пор продолжают советскую традицию поощрения – заносят достойных на доску почета. Дело в том, что сотрудник работает лучше, если чувствует себя ценным, уникальным и любимым.

10. Продолжайте коммуникацию

Идеально, если посетитель, познакомившись с командой, пойдет покупать товары и заказывать услуги. Чтобы такое происходило как можно чаще, добавьте призывы к действию.

Страница «Наша команда» – не единственный способ рассказать о сотрудниках. Есть и другие варианты: завести корпоративный аккаунт в соцсетях, публиковать статьи в блоге.

Успехов!

33 психологических триггера повышения продаж

Эта статья в большей степени будет полезна руководителям предприятий и их структурных подразделений, начальникам организаций и фирм, а также работникам отдела кадров. Ознакомившись с материалом, вы узнаете, как правильно представить нового сотрудника и ввести его в организацию и почему представление нового сотрудника коллективу так важно.

Как правило, в первый рабочий день новичок сталкивается на новом месте с большим количеством сложностей, основная масса которых возникает из-за отсутствия информации о порядке работы предприятия, политике руководства в отношении сотрудников, особенностях коллектива, требованиях к работникам и т.д.

Специальная процедура представления и введения нового сотрудника в организацию способствует снятию многих вопросов и большого количества проблем, которые могут возникнуть в начале работы. От этого процесса значительной степени зависит, будут ли новые работники испытывать чувство приверженности к данной компании либо же у них сложится отрицательное представление о ней, а также будут ли они воспринимать одобряемые ей установки и ценности. Помимо этого представление нового сотрудника поможет улучшить психоэмоциональное состояния нового работника и коллектива в целом, а также повысит продуктивность деятельности новичка. Поэтому процесс представления нового сотрудника коллективу, и введение его в курс дела имеет огромное значение.

Как представить нового сотрудника коллегам

Как правило, представление нового работника коллективу поручается сотруднику отдела кадров или его прямому руководителю. Если непосредственный руководитель не участвовал в приеме нового сотрудника, то вначале необходимо представить их друг другу. Это изначально позволит задать позитивное направление совместной работе. Познакомить новенького с начальством можно заочно, назвав фамилии, имена и отчества руководителей и показав их фотографии, так сотрудник, встретившись с ними, уже будет знать статус этих людей.

Очень важно сразу исключить возможность проявления негативного отношение коллег. Представить нового сотрудника, надо указав не только полное имя, занимаемую должность, но и некоторые данные его биографии. Хорошо если представляющий перечислит занимаемые должности и те предприятия, на которых раньше работал новичок. Они будут служить подтверждением высокой квалификации и его профессионализма. Это настроит будущих коллег на позитивное отношение и внушит им уважение к новичку.

Представить нового работника лучше всего тогда, когда собран весь коллектив. Сделать это можно, к примеру, на специально созванном собрании или на пятиминутке. Во время представления расскажите о служебных обязанностях и о тех функциях, которые будет выполнять новый работник, ему опишите функции, выполняемые его коллегами. Назовите по имени коллег занимающих ключевые посты, тех к кому ему надо будет обращаться за советом.

Можно предоставить новичку слово, пусть он сам расскажет несколько слов о себе и ответит на возможно возникнущие вопросы коллег. Проведите для него экскурсию по смежным отделам, представьте нового сотрудника смежниками.

Покажите новенькому рабочее место, обратите его внимание на рабочие нюансы, например на совместное использование с несколькими коллегами оборудования, ведь иногда бывает, что на одном компьютере или телефоне могут работать несколько человек. Покажите ему места отдыха, расскажите о порядке пользования кухней, о том к кому он может обратиться, если закончатся канцелярские принадлежности.

Введение нового сотрудника в организацию помимо его представления коллективу и ознакомления с задачами и обязанностями должно иметь цель добиться от него приверженности и лояльности фирме. Тактика руководителя должна заинтересовать и увлечь новичка. Стоит рассказать, какой вклад деятельность нового работника внесет в общий успех предприятия. Руководитель должен тщательно продумать, меры помощи новичку в обретении уверенности в себе и желание трудиться на благо компании. Одним из таких приемов может быть рассказ о том, какие карьерные возможности открываются в фирме.

Обязательно пожелайте новичку успехов на новом месте. Выразите уверенность, что он быстро станет своим для коллег и будет работать с удовольствием и ощущением того, что он на своем месте.

Руководству компаний надо помнить, что 90% уволившихся в течение первого года сотрудников приняли это решение в первый рабочий день.

Мировой банк изучил экономику 192 стран и выяснил: только 20% роста зависит от природных ресурсов, а от человеческих — целых 64%. А значит, для всех, у кого нет своей нефтяной скважины, актуален вопрос: как руководить персоналом,чтобы получить максимум от человеческого капитала? Ответы и советы экспертов читайте в нашем чек-листе.

Содержание:

1. Ставьте задачи по системе SMART
2. Используйте бонусы и KPI для материальной мотивации
3. Используйте нематериальную мотивацию
4. Автоматизируйте рутинные процессы
5. Пропишите миссию компании совместно с сотрудниками
6. Не перегружайте сотрудников
7. Не бойтесь брать «зеленых» новичков и делать из них профи
8. Обеспечьте возможность обучения сотрудникам
9. Не тащите все на себе
10. Проводите регулярные совещания

Ставьте задачи по системе SMART

Каждый сотрудник должен адекватно понимать поставленную задачу, а не как в анекдоте:

«При нашествии саранчи в Корее власти объявили, что за каждое принесенное насекомое правительство будет выплачивать 1 юань. Планировалось, что так удастся выловить саранчу с полей и сохранить урожай. Но народ не понял цель, и все стали выращивать саранчу»

Чтобы у вас не получилось так же, ставьте цели по системе SMART. Они должны отвечать 5 параметрам:

Пример постановки задач по системе SMART:

Чтобы магазин спорттоваров получил за месяц прибыль в 250 000 рублей, каждый из 5 менеджеров должен закрыть 10 сделок. При этом сумма каждой должна быть не меньше 5 000 рублей.

Здесь есть конкретная цель, которая измеряется в деньгах: 250 000 рублей. Достичь ее можно, поделив обязанности между точным количеством менеджеров. Закрыть по 10 сделок за месяц с минимальной суммой в 5 000 рублей — это реально для каждого из них.

Назад к содержанию

Используйте бонусы и KPI для материальной мотивации

KPI — это количественные показатели работы менеджеров (звонки, сделки, новые клиенты и т.д.), от которых зависит их зарплата. Когда начальник видит, что недельная выручка низкая, то ему не понятно, чем занимаются менеджеры?

Здесь обычно встает вопрос о пересмотре KPI. Кто будет активнее работать: тот менеджер, у которого высокий оклад и небольшие проценты от продаж, или тот, у кого низкий оклад, но за каждый звонок и апсейл он получает хорошую надбавку? Очевидно, второй. Внедряйте бонусы и ждите успеха: пообещайте прибавку к окладу при перевыполнении плана на 20%. Сотрудники станут куда эффективнее!

Используйте нематериальную мотивацию

Согласно теории психолога Абрахама Маслоу, высокая зарплата и премии закрывают только часть потребностей человека. Поэтому финансовой мотивации надолго не хватает. Чтобы действительно влюбить сотрудников в работу, дайте им кое-что получше денег:

Назад к содержанию

Автоматизируйте рутинные процессы

Сложно руководить даже несколькими людьми. А как научиться управлять персоналом, когда в коллективе 50 человек? Физически невозможно ставить задачи каждому, следить за работой и контролировать сроки. Сотрудники расслабляются и делают вид, что о чем-то забыли. У руководителя все валится из рук.

Чтобы взять под контроль все процессы, попробуйте работать в специальных программах — CRM-системах. Они берут на себя большую часть вашей работы.

Что именно, расскажем на примере облачной программы SalesapCRM.

• Вы создаете в системе задачу, ставите срок исполнения и назначаете ответственного менеджера. CRM сама оповещает его о новом задании, а ближе к дедлайну напоминает, что пора поторопиться. Если менеджер просрочит задачу — она сразу присылает вам уведомление.
• Система высылает напоминания о встречах и делах.
• Рассказывает о ходе сделок. Например, у каждой карточки сделки есть полоска с цветовым индикатором. Чем она ближе к правому краю, тем меньше времени остается для того, чтобы перевести сделку на следующий этап. При этом она меняет цвет с зеленого на красный. Так вы увидите, по каким сделкам долго нет изменений, и сможете вовремя подтолкнуть ответственного менеджера, не допуская «зависания» продаж.

• Обязует менеджеров до конца заполнять карточки клиентов и не дает переводить сделки на следующий этап, пока не выполнит обязательные условия на предыдущем. Для этого в ней настраиваются обязательные поля.

• Показывает любые отчеты в режиме online. Ни вам, ни сотрудникам не придется больше часами сводить цифры в Excel.

Напишите миссию компании вместе с сотрудниками

Специалисты компании PricewaterhouseCoopers опросили почти 1500 руководителей бизнеса о составляющих успеха их компаний. 67% опрошенных уверены, что талантливые специалисты долго работают только в тех компаниях, цели которых им интересны и где их работа приносит пользу. Поэтому проговаривайте сотрудникам, как важен их вклад в общее дело.

Написать миссию компании несложно. Достаточно ответить на 5 вопросов:

• Основная деятельность (Продажа велосипедов)
• Покупатели — кого призываем к покупкам (Родители, бабушки и дедушки)
• Потребности покупателей, которые удовлетворяет компания (Велосипеды недорогие и качественные)
• Польза компании населению (Продажа велосипедов, на которые не страшно посадить детей)
• Показатель успеха компании (Велосипеды компании есть у 35% семей Московской области).

Не обязательно вписывать в миссию ответ на каждый вопрос. Сумейте выделить главное и написать короткую и четкую формулировку, в которой отразятся ваши истинные намерения. В нашем примере миссия получится такая:

Мы гордимся тем, что продаем безопасные и надежные велосипеды. Наша компания способствует развитию велоспорта в России и прививает к нему интерес молодежи.

Но как добиться того, чтобы весь персонал хорошо понимал миссию компании и разделял ее ценности?

Назад к содержанию

Не перегружайте сотрудников

Если дать человеку одну задачу или сразу 10, эффективность его работы останется одинаковой: за раз он сможет выполнить только одно дело. Так зачем перегружать сотрудников и ввергать их в стресс десятками поручений? Берегите их ресурсы и помните: чем меньше поручений, тем меньше они допустят ошибок.

Не бойтесь брать «зеленых» новичков и делать из них профи

Каждая компания по-своему смотрит на вопрос приема сотрудников. В «Правэкс-Банке», например, охотно берут на работу молодых специалистов и стараются вырастить из них мотивированных руководителей. А руководство завода «Азовсталь» отдает предпочтение опытным соискателям, не тратя ресурсы на обучение молодежи. Что выгоднее?

Назад к содержанию

Обеспечьте возможность обучения сотрудникам

Не давайте мозгам сотрудников закостенеть: постоянно обучайте их новому. Тогда слабые подтянутся, а сильные будут заинтересованы в том, чтобы расти вместе с вами.

Бизнес-тренер Елена Безлепкина на семинарах рассказывает, как эффективно управлять персоналом. Она выделяет аж 21 способ обучения, и все они нацелены на умение самостоятельно принимать решения, работать в команде, осваивать новые профессии и руководить. Можно на пару дней позволить менеджеру стать «тенью» директора, а можно на какое-то время поменять местами сотрудников из разных отделов. Все пойдет на пользу!

Назад к содержанию

Не тащите все на себе

Бизнес-консультант из США Стивен Кови считает, что только 25% руководителей могут добиться открытого взаимопонимания с подчиненными. Они-то знают, как управлять персоналом на предприятии и способны правильно делегировать обязанности.

Назад к содержанию

Проводите регулярные совещания

Совместный «разбор полетов» активизирует самые важные принципы, на которых строится управление коллективом:

• Синергия. Во время обсуждения в группе сотрудники мыслят как единое целое, где каждый дополняет мысли другого. Так решение вопроса происходит быстро и эффективно.
• Сплоченность. Формируется уважение к коллегам и руководителю. Так формируется команда.
• Понятность. О любых изменениях, которые вы задумали, лучше сказать подчиненным прямо, а не внедрять исподтишка.

Читать по теме
На совещании обсуждаются все планы и задачи на день, неделю, месяц или год. Как не забыть о важном и правильно составить задачи, читайте в нашем блоге.

Вы ознакомились с нашим примером кейса по управлению персоналом, и теперь можете сравнить с ним свой метод управления. Сколько пунктов выполняете? Практически все – вы лучший руководитель! Меньше половины – вам есть к чему стремиться.

Автоматизируйте рутинные процессы и уделяйте больше времени общению с вашими сотрудниками. Зарегистрируйтесь в SalesapCRM и бесплатно протестируйте все возможности системы в течение 7 дней. Делайте свой бизнес лучше, а работу коллектива — продуктивнее.

Назад к содержанию

Автор: Руслан ЛЕЖЕНИН

5 036

31.12.37

Рекомендации по работе с новыми сотрудниками

Одна из важнейших задач менеджера — правильно подобрать людей, провести расстановку на ключевые должности, сплотить группу и найти подход к каждому. Все это объединяется термином «кадровая политика». Чем выше должностной уровень менеджера, тем больше внимания должен он уделять работе с кадрами. Кадровая политика включает в себя следующие направления работы: подбор и расстановка кадров; передвижение кадров по горизонтали и вертикали; формирование кадрового резерва; объективная система аттестации; создание благоприятного психологического климата.

Основа кадровой политики — профессиональный отбор. Целесообразность отбора кадров обеспечивает учет различий в физических и психических качествах людей, которые определяются индивидуальными врожденными особенностями (задатками, способностями) и условиями обучения и воспитания (социальные факторы развития), при этом многие качества могут быть сформированы уже в процессе деятельности. Необходимость профессионального отбора определяется четкой выраженностью профессиональных качеств, дифференциацией между хорошими и плохими специалистами на основании этих качеств и наличием надежных, прогностических методов отбора.

Работа с вновь поступившим сотрудником должна строиться очень корректно. От первых шагов на новом поприще зависит многое в будущей карьере. Какой прием окажет менеджер новичку, как будет организован процесс адаптации в организации — это определит дальнейшее отношение нового сотрудника и к работе, и к руководству. Насколько быстро он станет квалифицированным сотрудником, заинтересованным в своей работе, — в компетенции менеджера.

Вхождение человека в новую группу связано с решением трех основных задач:

1. собственно адаптации к новому окружению;

2. приведение своего поведения в соответствие с требованиями организации;

3. внесения изменений в организационное окружение.

При поступлении на работу человек обычно испытывает следующие психологические состояния:

• желание, чтобы его приняли;
• стремление произвести хорошее впечатление;
• высокие ожидания;
• прилив активности.

Одновременно человек ощущает колебания самооценки, тревожность, неуверенность в собственной профессиональной пригодности, страх адаптации к отношениям с новыми людьми, потребность в поддержке и уважении. Новичка одолевают сомнения, хватит ли его знаний, сможет ли он освоить круг обязанностей и влиться в команду.

Начнем с самооценки.

Все психологические исследования подтверждают, что чем выше самооценка, тем лучше человек обучается, быстрее адаптируется и меньше совершает промахов. Первое, что должен сделать менеджер при приеме на работу, — это повысить самооценку нового сотрудника. Даже в первый день работы новичка талант руководителя подскажет ему, на какие положительные моменты в поведении сотрудника следует обратить внимание, чтобы его поддержать (например, приход на работу в первый день без опоздания).

Далее — тревога.

Тревога снижается, если все составляющие ситуации становятся понятными и предсказуемыми. Например, объясняя «новобранцу» его обязанности, не просто констатировать: «Мы принимаем Вас на должность секретаря», а обозначить круг конкретных заданий: «Вы будете готовить письма и документы, заниматься переводом факсов, каждое утро делать сводку биржевых новостей…», желательно с указанием точных требований и временных рамок («к 15.00 на столе должна лежать программа встреч следующего дня»). Необходимо показать рабочее место и все «орудия труда» (для секретаря это будут различные виды оргтехники).

Теперь — профессиональная пригодность.

Менеджер, давая шанс новому работнику, должен определить период, достаточный для ознакомления с кругом обязанностей и освоения навыков, необходимых для выполнения заданий. В течение нескольких недель происходит адаптация к новому месту работы. Руководитель может значительно облегчить и ускорить этот процесс, если обозначит перспективу: когда и какие навыки сотрудник должен освоить, к какому сроку должно завершиться обучение. Ясные ожидания стимулируют четкие действия. При обозначении сроков есть смысл дать новичку фору — прибавить одну неделю к реальному сроку профессиональной адаптации. Если дела пойдут хорошо, то сотрудник справится с задачей в положенный временной интервал, а оставшаяся лишней неделя будет служить еще одним стимулом для повышения самооценки.

И, наконец, адаптация к новому коллективу.

Формального знакомства с каждым из членов группы недостаточно. Облегчат процесс адаптации краткие характеристики людей как личностей (информация об увлечениях, семье, ярких чертах характера и дружеских предпочтениях). Эти короткие «резюме» о сотрудниках, в том числе и о новичке, дадут возможность найти те точки соприкосновения, которые станут фундаментом включения нового сотрудника в единую, сплоченную команду.

Таким образом, адаптация работника на новом месте имеет две стороны:

1. приобретение профессиональных знаний и умений, овладение соответствующими трудовыми операциями и приспособление к условиям труда (профессиональная адаптация);

2. включение в данный коллектив в качестве полноправного его члена на основе интернализации как официальных, так и неофициальных социальных ролей (социальная адаптация).

В отношении адаптации сотрудника к новому месту работы принято выделять субъективные и объективные критерии. К объективным критериям относятся продуктивность деятельности, профессионально-квалификационный рост, стаж работы, социальный и профессиональный авторитет. Субъективными критериями адаптации являются степень удовлетворенности личности контактами с окружающими, условиями деятельности, а также собственными достижениями.

Исследования показывают, что большая часть увольнений происходит в первые полгода. Поэтому именно первые победы на трудовом поприще формируют дальний задел. Ощущение успешности «привязывает» к организации, позволяет видеть перспективу для карьерного роста. Сотрудник с самого начала чувствует свою значимость и для менеджера, и для сослуживцев, и для организации в целом. Если режим поощрений будет сохраняться, то организация решит проблему текучести кадров.

Но если новичок будет предоставлен самому себе, если менеджер ясно даст понять, что у него есть дела поважнее, чем возиться с каждым сотрудником, если коллектив примет нового сотрудника холодно, показывая, что внутри групповые отношения уже сложились, если обязанности будут расплывчаты, а требования не конкретны, то вряд ли какое-либо материальное поощрение сможет удержать нового сотрудника. Основная масса трудностей, с которыми сталкивается новичок, порождается отсутствием информации о порядке работы и характерологических особенностях коллег.

Каждый раз, подбирая кадры для работы в своей группе, менеджер должен помнить, что отсутствие некоторых знаний — это явление временное, а сотрудника он принимает на постоянную работу. Имея желание, обладая инициативой, энергией и трудолюбием, можно овладеть необходимыми знаниями, а с опытом придет мастерство. Менеджер может оценивать своих сотрудников с точки зрения их текущих умений (а значит, и «неумений»), но может ориентировать членов группы на достижения, на то, чему они еще смогут научиться, т.е. оценивать их потенциал.

Кроме того, продуманный, организованный подход к адаптации новых сотрудников в группе может стимулировать творческую активность уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру организации.

Если в ситуации новичка оказывается сам руководитель, то первой рекомендацией в отношении построения поведения будет следующая: «Не давайте скоропалительных обещаний и не делайте поспешных выводов».

Вновь пришедшему менеджеру можно опереться на следующие психологические советы.

• Составьте список подчиненных и их должностных функций.
• Проанализируйте уровень выполнения сотрудниками вменяемых им обязанностей.
• Понаблюдайте за поведением сотрудников, характером их общения друг с другом, оцените психологический климат
• Наведите справки о предыдущем начальнике и особенностях его отношений с подчиненными, поскольку эти сведения формируют те или иные ожидания в отношении вас.
• Постарайтесь определить общие цели и методы организации.
•  Позаботьтесь о собственном имидже, первоначально даже стиль одежды влияет на авторитет.
• Определите, какие ресурсы находятся в вашем распоряжении.
• Определите, какие стандарты приняты в организации и по каким стандартам будете оценивать результаты вы;
•  Оставьте себе время для наблюдений и размышлений, а затем принимайте решение о необходимых изменениях.

Усилить возможности и значимость нового руководителя в организации помогут следующие рекомендации:

• Ищите возможности работать над важными и сложными заданиями и проектами.
• Участвуйте в разрешении проблем.
• Помогайте боссу справляться с обязанностями.
• Старайтесь ладить с коллегами и подчиненными.
• Сопоставляйте личные цели с целями организации.
• Станьте союзником сильных, активных и удачливых личностей.
• Старайтесь занимать должность, где даются разнообразные задания, поощряются необычные новаторские подходы, где вознаграждается творчество.
• Принимайте участие в конференциях и собраниях.
• Обращайте внимание на то, что происходит вне вашего коллектива.
• Сообщайте о себе и своей деятельности.
• Ищите как можно больше контактов с высшим руководством.
• Продвигайте своих подчиненных.
• Осознайте роль и важность горизонтальных решений.
• Относитесь к окружающим доброжелательно.

Автор: Ольга Волкогонова

Источник: http://www.elitarium.ru/2010/06/04/rabota_s_novymi_sotrudnikami.html

Как представиться коллективу

Знакомство с коллективом – важная часть делового этикета. В ряде компаний введение в должность нового сотрудника организуют специалисты кадровой службы. Однако зачастую человеку приходится самостоятельно представляться коллегам. В любом случае, чтобы произвести достойное первое впечатление, необходимо помнить несколько простых правил.

Инструкция

Подготовьтесь к знакомству с новым коллективом заранее. Накануне первого рабочего дня выделите для этого 1-2 часа свободного времени. Попросите родных и близких не беспокоить вас. Продумайте свой образ: какую одежду вы наденете, какие аксессуары подойдут к ней, что нужно взять с собой (авторучка, записная книжка, папка и т.д.). Все вещи должны быть скромными, гармонирующими между собой и соответствовать корпоративным требованиям.

Составьте краткий рассказ о себе: возраст, семейное положение, где учились, предыдущее место работы, увлечения, положительные и отрицательные качества и т.д. Вероятнее всего, большую часть автобиографии вы не озвучите. Но имея заготовленный текст, вы не растеряетесь, услышав предложение рассказать о себе. Отрепетируйте речь перед зеркалом.

Выйдите утром из дома пораньше. В первый рабочий опоздание недопустимо. Пройдите некоторую часть пути пешком. Энергичная прогулка на свежем воздухе позволит вам успокоиться, собраться с мыслями и настроиться позитивно.

Перед началом работы зайдите в отдел кадров. В небольших организациях принято посещение новым сотрудником непосредственно директора. Эти люди выберут способ представления вас коллективу.

Знакомство со всем коллективом одновременноТак поступают при введении в должность нового руководителя, либо в совсем маленьких компаниях, где взаимодействие между сотрудниками очень тесное. В этом случае специалист кадровой службы или руководитель организации назовет ваши фамилию, имя и отчество, должность, очертит круг ваших обязанностей и зону ответственности.

В крупных компаниях всех присутствующих членов трудового коллектива поименно вам не представят, т.к. это займет много времени. В процессе работы вы самостоятельно узнаете имена-отчества коллег. В коллективах, включающих не более 20 человек, вас, скорее всего, познакомят с каждым сотрудником лично. Постарайтесь запомнить имена и основные обязанности коллег. Позже вы узнаете о них больше, сейчас же важно усвоить, какие служебные вопросы будут вас связывать.

Знакомство с сотрудниками отдела и экскурсия по организацииПожалуй, это самый распространенный способ представления новичка. Ваш непосредственный руководитель вначале расскажет коллективу о вас, затем поименно перечислит всех сотрудников отдела и их должностные обязанности, покажет вам рабочее место, разъяснит первоочередные задачи. Чуть позже, например, после обеда, вы вместе с начальником посетите соседние отделы. Там руководитель назовет вас и объяснит, по каким вопросам обращаться в данное структурное подразделение компании.

После официального представления вам, возможно, предположат рассказать немного о себе и будут задавать дополнительные вопросы. Теперь вам очень пригодится отрепетированная накануне речь.

Говорите четко и внятно, не используйте жаргонных и местечковых выражений. Отвечайте на все вопросы корректно, без намеков и двусмысленности. Скажите о том, что вы имеете определенный жизненный и профессиональный опыт. Искренне заверьте новых коллег в своей лояльности и желании трудиться на благо компании.

Не перегружайте свое выступление слишком личными подробностями. К примеру, рассказывая о семье, не стоит перечислять имена и возраст всех родственников. Скажите лишь, что вы женаты и воспитываете двоих сыновей. Не утомляйте слушателей перечислением ваших наград и заслуг. В процессе работы ваши профессиональные качества коллеги оценят по достоинству. Категорически нельзя критиковать предыдущее место работы. На вопрос о причинах увольнения дайте нейтральный ответ: «Думаю, что в вашей компании я смогу реализоваться в полной мере».

Держитесь спокойно, уверенно и доброжелательно. Постарайтесь побороть переполняющие вас эмоции. В речи не должны слышаться извиняющиеся или, наоборот, излишне самоуверенные интонации. Говорите ровно, не слишком быстро и не слишком тихо. Не делайте долгих пауз, чтобы не сложилось впечатление, будто вы не можете найти подходящих слов. Улыбайтесь и шутите в меру, чтобы ваш рассказ не был воспринят как нечто несерьезное, неважное и незначительное.

Самостоятельное знакомство с коллективомТакой вариант нежелателен, но возможен. Если по каким-либо причинам вас не представили сотрудникам организации в первый или второй день, отправляйтесь знакомиться сами. Начните с секретаря руководителя и тружеников соседних отделов. Назовите свое имя и должность, скажите, что с удовольствием узнаете немного о том, чем занимается этот отдел. Хорошим поводом для знакомства будет и небольшой профессиональный вопрос, за помощью в решении которого вы можете обратиться к коллегам.

Источники:

• как представиться на работе

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.