Как сделать отчет руководству

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ: НАЗНАЧЕНИЕ, ОТЛИЧИЕ ОТ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Управленческая отчетность — это совокупность внутренних отчетов предприятия, формируемых на добровольной основе. Главная цель формирования управленческой отчетности — получить достоверную информацию о состоянии дел организации на конкретную дату, например, для предоставления руководству или собственникам предприятия.

Основное отличие управленческой отчетности от бухгалтерской — в получателе, конечном пользователе. Бухгалтерскую отчетность составляют в обязательном порядке для представления в налоговые органы, для аудиторов. Она нужна, чтобы проанализировать работу предприятия за прошедший отчетный период, проверить правильность отражения фактов хозяйственной деятельности организации.

Добровольная управленческая отчетность требуется руководителю предприятия, его заместителям, другим уполномоченным лицам (управленческий персонал, менеджеры), а также собственникам предприятия для анализа и планирования дальнейшей деятельности в краткосрочной или долгосрочной перспективе.

Бухгалтерскую отчетность составляют в целом по предприятию, управленческую отчетность при необходимости представляют в разрезе структурных и обособленных подразделений, дочерних компаний и др. Такая детализация позволяет выявить проблемные места.

ЭТО ВАЖНО

Эксперты по составлению управленческой отчетности отмечают, что перегружать отчеты информацией не стоит, иначе документ будет сложно воспринимать.

Обычно управленческие отчеты включают плановые и фактические показатели. Это позволяет проводить план-фактный анализ и рассчитывать относительные коэффициенты, характеризующие эффективность финансово-хозяйственной деятельности.

Периодичность формирования и состав управленческой отчетности зависят исключительно от требований конечных пользователей (например, руководства). Отчеты могут составляться ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и за год.

Рассмотрим основные формы управленческой отчетности, которые можно применить практически в любой организации. Для наглядности используем управленческие отчеты предприятия ООО «Березка» (название условное), выпускающего мебель.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ОТЧЕТ О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ (ДОХОДАХ И РАСХОДАХ)

Этот отчет стоит в основе управленческого учета. В нем отражают информацию о реальной прибыли/убытке предприятия. Задача любой коммерческой организации — получить положительный финансовый результат (прибыль), поэтому данному отчету уделяют особое внимание.

Для построения управленческого отчета о прибылях и убытках лучше всего использовать форму Отчета о финансовых результатах, утвержденную Приказом Минфина России от 02.07.2010 № 66н (в ред. от 19.04.2019) «О формах бухгалтерской отчетности организаций».

В управленческом отчете допустимо как сгруппировать некоторые строки отчета, так и дать более детализированную расшифровку (в первую очередь это касается расходов предприятия). Конечные получатели документа могут запросить детализацию по выручке (например, с разбивкой по видам выпускаемой продукции).

Рассмотрим управленческий отчет о прибылях и убытках мебельного предприятия ООО «Березка» (табл. 1).

Таблица 1. Управленческий отчет о прибылях и убытках за 3 кв. 2021 г.
Показатель	Сумма, тыс. руб.
Выручка от реализации	56 501
Себестоимость продаж	46 991
Валовая прибыль (убыток)	9510
Прибыль (убыток) от продаж	9510
Проценты к уплате	301
Прочие расходы	845
Прибыль (убыток) до налогообложения	8364
Текущий налог на прибыль	1673
Чистая прибыль (убыток)	6691

Основное, что мы видим из данного отчета, — положительный финансовый результат деятельности предприятия (6691 тыс. руб.).

Выручка от реализации превышает общую себестоимость, то есть сумму всех расходов, связанных с выпуском и реализацией продукции. Однако каждое предприятие постоянно стремится увеличить прибыль. Для этого, как правило:

• увеличивают цену реализации единицы продукции (в итоге растет размер выручки от реализации);

• сокращают себестоимость продаж (при неизменном размере выручки это увеличивает прибыль, в том числе прибыль с единицы продукции).

При планировании финансовых результатов на основе управленческой отчетности учитывают фактический и планируемый объемы реализации. Такое планирование достаточно условное, так как в состав себестоимости продаж входят как постоянные, так и переменные расходы, причем постоянные расходы практически не изменяются с ростом или снижением объема реализации.

Проведем предварительные расчеты, необходимые для формирования планового отчета о прибылях и убытках.

Нам известно, что выручка в размере 68 074 тыс. руб. получена от реализации 213 ед. продукции по цене 265 262,90 руб. за единицу. В следующем отчетном периоде планируется реализовать 264 ед. Планируемая выручка составит 70 029 тыс. руб. (265 262,90 руб. × 264 ед.).

При себестоимости единицы в 220 616,3 руб. себестоимость выпуска 264 ед. составит 58 243 тыс. руб. (220 616,30 руб. × 264 ед.).

Сформируем прогнозный управленческий отчет о прибылях и убытках (табл. 2).

Таблица 2. Прогноз управленческого отчета о прибылях и убытках на 4 кв. 2021 г.
Показатель	Сумма, тыс. руб.
Выручка от реализации	70 029
Себестоимость продаж	58 243
Валовая прибыль (убыток)	11 787
Прибыль (убыток) от продаж	11 787
Проценты к уплате	373
Прочие расходы	1047
Прибыль (убыток) до налогов	10 366
Текущий налог на прибыль	2073
Чистая прибыль (убыток)	8293

При таком планировании показатели рентабельности (продукции, предприятия, продаж и др.) остаются неизменными, ведь при прогнозировании учитывают только колебания объема реализации.

Рассчитаем основные показатели рентабельности, которые характеризуют доходность предприятия и экономическую целесообразность его деятельности.

1. Рентабельность основной деятельности (R₁) — отношение прибыли до налогообложения к выручке от реализации продукции. Данный коэффициент показывает, какую часть составляет прибыль в составе выручки. Условно нормативным значением рентабельности основной деятельности принято считать 10–15 %.

Рассчитаем рентабельность основной деятельности на прогнозируемый 4 квартал 2021 г.:

1. _{1(4 кв)} = 10 366 тыс. руб. / 70 029 тыс. руб. × 100 % = 14,8 %.

Значение рентабельности основной деятельности за отчетный 3 квартал 2021 г. было таким же:

1. _{1(3 кв)} = 8364 тыс. руб. / 56 501 тыс. руб. × 100 % = 14,8 %.

Чем выше размер прибыли по отношению к выручке, тем более доходным считается предприятие.

2. Рентабельность продукции (R₂) — отношение чистой прибыли к полной себестоимости. Показатель имеет большое значение для анализа эффективности деятельности. Он показывает, насколько прибыльна производимая продукция, сколько прибыли получило предприятие с общих издержек на ее производство.

Прогноз рентабельности продукции на 4 квартал 2021 г. составил:

R_{2(4 кв)} = 8293 тыс. руб. / 58 243 тыс. руб. × 100 % = 14,24 %.

За 3 квартал 2021 г. рентабельность продукции составила ту же величину:

R_{2(3 кв)} = 6691 тыс. руб. / 46 991 тыс. руб. × 100 % = 14,24 %.

На этапе анализа управленческой отчетности и планирования деятельности в краткосрочной или долгосрочной перспективе можно выявить проблемные зоны: высокие издержки предприятия на производство продукции, низкая выручка и др.

По результатам анализа формируют политику дальнейшего развития предприятия, принимают решение, например, об отказе от производства какого-либо вида продукции, о расширении рынка сбыта, оптимизации затрат, повышении/понижении розничной цены и др.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ БАЛАНС

Управленческий баланс по структуре практически аналогичен бухгалтерскому балансу, то есть он представляет собой некое равновесие активов и пассивов предприятия.

Форма управленческого баланса не утверждена на законодательном уровне, поэтому рекомендуем воспользоваться бланком привычного бухгалтерского баланса.

Важный момент: в зависимости от пожелания конечного пользователя можно удалить ненужные строки баланса, сгруппировать отдельные статьи или детально расписать их (например, заемные средства, если их удельный вес в валюте баланса значителен).

В таблице 3 представлен управленческий баланс ООО «Березка».

Таблица 3. Управленческий баланс за 3 кв. 2021 г.
Показатель	Сумма, тыс. руб.
Актив
I. Внеоборотные активы
Нематериальные активы	3
Основные средства	4560
Итого по разделу I	4563
II. Оборотные активы
Запасы	13 664
Дебиторская задолженность	21 290
Денежные средства и денежные эквиваленты	3858
Итого по разделу II	38 812
Баланс	43 375
Пассив
III. Капитал и резервы
Уставный капитал	71
Резервный капитал	12
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)	13 635
Итого по разделу III	13 718
IV. Долгосрочные обязательства	0
Итого по разделу IV	0
V. Краткосрочные обязательства
Заемные средства	522
Кредиторская задолженность	29 135
Итого по разделу V	29 657
Баланс	43 375

Привычная форма бухгалтерского баланса упрощена — удалены статьи с нулевыми значениями, за исключением раздела IV, чтобы акцентировать внимание на том, что долгосрочных обязательств у предприятия нет.

На базе данных управленческого баланса за 3 квартал 2021 г. рассчитывают основные показатели финансового состояния предприятия. На этом этапе не нужен комплексный анализ отчетности — достаточно акцентировать внимание на основных проблемных зонах.

Коэффициент обеспеченности собственными средствами (К_осс) — отношение разницы собственного капитала и внеоборотных активов к оборотным активам:

К_осс = (Итог по разделу III – Итог по разделу I) / Итог по разделу II.

В нашем случае К_осс = (13 718 тыс. руб. – 4563 тыс. руб.) / 38 812 тыс. руб. = 0,24.

Значение показателя говорит о неудовлетворительной структуре баланса и высокой вероятности неплатежеспособности предприятия в целом.

О хорошем финансовом состоянии предприятия и его возможности проводить независимую финансовую политику говорит значение показателя больше 0,5.

Коэффициент задолженности (К_з) — отношение общей задолженности предприятия к собственным средствам:

К_з = (Итог по разделу IV + Итог по разделу V) / Итог по разделу III.

На анализируемом предприятии: К_з = 29 657 тыс. руб. / 13 718 тыс. руб. = 2,16.

Нормативное значение коэффициента задолженности — ниже 1. В противном случае говорят о превышении размера заемных средств над собственными.

На основании результатов управленческого баланса за 3 квартал 2021 г. можно спрогнозировать модель управленческого баланса на следующий период (например, методом процента от продаж). Для этого нужны данные:

• о фактических продажах за отчетный период (для нашего примера — 213 ед.);

• планируемый объем продаж в следующем периоде (для нашего примера — 264 ед.).

Коэффициент изменения объема реализации (К_изм) рассчитывают следующим образом:

К_изм = Q₂ / Q₁,

где Q₁ — объем реализации продукции за предшествующий период, шт.;

Q₂ — объем реализации продукции на планируемый период, шт.

В нашем случае К_изм = 264 ед. / 213 ед. = 1,239.

В основе данной методики утверждение, что статьи баланса напрямую зависят от колебаний объема реализации.

Основные принципы составления управленческого баланса методом процента от продаж:

• текущие активы, текущие обязательства и переменные издержки при изменении объема продаж на определенный процент изменяются в среднем на такой же процент;

• при полной загрузке производственной мощности делается допущение, что потребность в основных средствах изменяется прямо пропорционально изменению объема выпуска продукции. Остальные внеоборотные активы (за исключением основных средств) берут в прогноз неизменными;

• долгосрочные обязательства и собственный капитал, в состав которого входят уставный капитал, добавочный капитал, резервный капитал, доходы будущих периодов и резервы предстоящих расходов, также берут в прогноз неизменными;

• нераспределенную прибыль прогнозируют следующим образом: к нераспределенной прибыли базового периода прибавляют прогнозируемую чистую прибыль и вычитают дивиденды, если на них запланированы расходы.

Размер чистой прибыли по данным прогноза (см. табл. 2) — 8293 тыс. руб. при условии, что предприятие не будет распределять прибыль на дивиденды из-за высокого уровня краткосрочных обязательств, которые нужно погасить. Чистую прибыль можно направить на:

• увеличение нераспределенной прибыли (5779 тыс. руб.);

• погашение обязательств (2515 тыс. руб.).

Составим на основании рассмотренной методики прогнозную модель управленческого баланса на 4 квартал 2021 г. (табл. 4).

Таблица 4. Прогноз управленческого баланса на 4 кв. 2021 г.
Показатель	Сумма, тыс. руб.
Актив
I. Внеоборотные активы
Нематериальные активы	3
Основные средства	5652
Итого по разделу I	5655
II. Оборотные активы
Запасы	16 936
Дебиторская задолженность	26 388
Денежные средства и денежные эквиваленты	4782
Итого по разделу II	48 106
Баланс	53 761
Пассив
III. Капитал и резервы
Уставный капитал	88
Резервный капитал	15
Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)	19 414
Итого по разделу III	19 517
IV. Долгосрочные обязательства	0
Итого по разделу IV	0
V. Краткосрочные обязательства
Заемные средства	647
Кредиторская задолженность	33 596
Итого по разделу V	34 243
Баланс	53 761

На основании предложенных изменений рассчитаем коэффициенты:

К_осс = (19 517 – 5655) / 48 106 = 0,29;

К_з = 34 243 / 19 517 = 1,75.

Благодаря мероприятиям, сформированным на основе управленческой отчетности, удалось нарастить независимость мебельного предприятия «Березка» от заемных источников финансирования и улучшить соотношение собственных и заемных средств.

Для закрепления эффекта стоит проанализировать доходность предприятия и найти возможность увеличить уровень прибыли для укрепления финансовой независимости.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ОТЧЕТ О ДВИЖЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Отчет о движении денежных средств (ОДДС) содержит информацию о денежных потоках (по расчетному счету и/или кассе), отражая планируемые и фактические поступления и расходования денежных средств.

Отчет о движении денежных средств позволяет:

• оценить финансовые возможности предприятия;
• отслеживать наличие денежных средств на счетах и в кассе предприятия;
• сбалансировать поступления и расходования денежных средств;
• контролировать ликвидность и платежеспособность предприятия.

В Отчет о движении денежных средств, как и в Бюджет движения денежных средств, включают денежные потоки от текущих, инвестиционных и финансовых операций.

Текущие денежные потоки — это поступления от реализации продукции, расходы на оплату услуг поставщиков и подрядчиков, оплата труда работников предприятия, налоговые платежи и др.

Инвестиционные денежные потоки — это операции, связанные с приобретением, созданием или выбытием внеоборотных активов, например затраты на опытно-конструкторские и технологические работы, предоставление займов, платежи в связи с приобретением акций и др.

К денежным потокам от финансовых операций относятся денежные потоки от операций, связанных с привлечением финансирования (денежные вклады, выплаты в связи с выкупом акций, уплата дивидендов, погашение векселей и др.).

Чтобы эффективно планировать расходования и поступления денежных средств, нужно проводить план-фактный анализ, особенно в кризисной ситуации, когда ухудшается платежная дисциплина и у предприятия может не хватать денег для осуществления платежей.

Управленческий ОДДС повышает эффективность планирования и бюджетирования в целом. Рассмотрим управленческий отчет о движении денежных средств ООО «Березка» (табл. 5).

Таблица 5. Управленческий отчет о движении денежных средств за 3 кв. 2021 г.
№ п/п	Показатель	План	Факт
	Остаток денежных средств на начало месяца	12 200,00	12 200,00
1	Поступления денежных средств	7400,00	7400,00
1.1	Поступления по основной деятельности	7400,00	7400,00
1.1.1	Авансы заказчиков	7400,00	7400,00
1.1.1.1	ООО «Альфа», договор № 12 от 30.01.2020	0,00	0,00
1.1.1.2	ООО «Гамма», договор № 212/Т от 28.06.2020	7400,00	7400,00
1.1.1.3	ООО «Бета», договор № 17 от 24.03.2020	0,00	0,00
1.1.2	Выручка от реализации товаров (работ, услуг)	0,00	0,00
1.1.2.1	ООО «Альфа», договор № 12 от 30.01.2020	0,00	0,00
1.1.2.2	ООО «Гамма», договор № 212/Т от 28.04.2020	0,00	0,00
1.1.2.3	ООО «Бета», договор № 17 от 24.03.2020	0,00	0,00
1.1.2.4	ООО «Омега», договор № 1 от 23.12.2020	0,00	0,00
1.1.2.5	ООО «Норма», договор № 7 от 16.02.2020	0,00	0,00
1.2	Поступления по финансовой деятельности	0,00	0,00
1.3	Поступления по инвестиционной деятельности	0,00	0,00
2	Расходования денежных средств	7783,05	7517,01
2.1	Расходования по основной деятельности	3647,65	3204,21
2.1.1	Расчеты с поставщиками	2319,05	1749,51
2.1.1.1	Расчеты за комплектующие	2319,05	1749,51
2.1.1.1.1	Изделие № 1	1174,15	604,61
2.1.1.1.1.1	Завод им. И. И. Иванова	0,00	0,00
2.1.1.1.1.2	АО «Альфа»	268,85	0,00
2.1.1.1.1.3	ООО «Диагональ»	500,69	200,00
2.1.1.1.1.4	АО «Ярославль»	0,00	0,00
2.1.1.1.1.5	Прочие поставщики	404,61	404,61
2.1.1.1.2	Изделие № 2	1144,90	1144,90
2.1.1.1.2.1	Завод им. И. И. Иванова	0,00	0,00
2.1.1.1.2.2	АО «Альфа»	588,00	588,00
2.1.1.1.2.3	ООО «Диагональ»	0,00	0,00
2.1.1.1.2.4	Прочие поставщики	556,90	556,90
2.1.2	Оплата труда	1022,00	1119,00
2.1.2.1	Подразделение № 1 (Москва)	476,00	512,00
2.1.2.2	Подразделение № 2 (Санкт-Петербург)	546,00	607,00
2.1.3	Страховые взносы	306,60	335,70
2.1.3.1	Подразделение № 1 (Москва)	142,80	153,60
2.1.3.2	Подразделение № 2 (Санкт-Петербург)	163,80	182,10
2.2	Общехозяйственные расходы	3068,00	3202,60
2.2.1	Подразделение № 1 (Москва)	625,00	717,60
2.2.1.1	Аренда	75,00	75,00
2.2.1.2	Услуги связи	3,00	3,00
2.2.1.3	Охрана	0,00	0,00
2.2.1.4	Оплата труда (счет 26)	340,00	412,00
2.2.1.5	Страховые взносы (счет 26)	102,00	123,60
2.2.1.6	Расходные материалы, оргтехника	0,00	12,00
2.2.1.7	Транспортные расходы	55,00	55,00
2.2.1.8	Прочие расходы	50,00	37,00
2.2.2	Подразделение № 2 (Санкт-Петербург)	2443,00	2485,00
2.2.2.1	Аренда	275,00	275,00
2.2.2.2	Услуги связи	15,00	17,00
2.2.2.3	Охрана	0,00	0,00
2.2.2.4	Оплата труда (счет 26)	1610,00	1670,00
2.2.2.5	Страховые взносы (счет 26)	483,00	501,00
2.2.2.6	Расходные материалы, оргтехника	0,00	0,00
2.2.2.7	Расходы на содержание транспорта	10,00	10,00
2.2.2.8	Прочие расходы	50,00	12,00
2.3	Общепроизводственные расходы	1067,40	1110,20
2.3.1	Подразделение № 1 (Москва)	361,90	369,20
2.3.1.1	Оплата труда (счет 25)	263,00	284,00
2.3.1.2	Страховые взносы (счет 25)	78,90	85,20
2.3.1.3	Инструмент, материалы производственного назначения	10,00	0,00
2.3.1.4	Прочие расходы	10,00	0,00
2.3.2	Подразделение № 2 (Санкт-Петербург)	705,50	741,00
2.3.2.1	Оплата труда (счет 25)	535,00	570,00
2.3.2.2	Страховые взносы (счет 25)	160,50	171,00
2.3.2.3	Прочие расходы	10,00	0,00
2.4	Расходования по налогам	0,00	0,00
2.4.1	НДС	0,00	0,00
2.4.2	Налог на прибыль	0,00	0,00
2.4.3	Налог на имущество	0,00	0,00
2.5	Расходования по финансовой деятельности	0,00	0,00
2.6	Расходования по инвестиционной деятельности	0,00	0,00
	Cash flow от основной деятельности	–383,05	–117,01
	Cash flow от финансовой деятельности	0,00	0,00
	Cash flow от инвестиционной деятельности	0,00	0,00
	Излишек/недостаток денежных средств на конец месяца	–383,05	–117,01
	Остаток денежных средств на конец месяца	11 816,95	12 082,99

Первое, на что обратит внимание руководитель или иной конечный пользователь отчета, — отрицательное значение показателя cash flow. Cash flow — это расчетный показатель по каждому типу денежного потока (текущая, финансовая и инвестиционная деятельность), представляющий собой разницу между поступлениями и расходованиями денежных средств.

Отрицательное значение cash flow по отчету свидетельствует о том, что поступления денежных средств ниже расходований. Если бы у предприятия не было остатка денежных средств с предшествующего месяца, оно не смогло бы вносить платежи.

В управленческом ОДДС плановые и фактические показатели представлены в разбивке по выпускаемым изделиям и обособленным подразделениям (Москва и Санкт-Петербург). Руководство может потребовать более детальную разбивку, если плановые показатели значительно отличаются от фактических.

На основании подобного управленческого ОДДС можно:

• спрогнозировать движение денежных средств на следующий период;

• установить лимит средств к расходованию или остаток денег на расчетном счете и в кассе, чтобы обеспечить платежеспособность предприятия в начале следующего отчетного месяца и на случай неплатежеспособности партнеров.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ ОТЧЕТ О ФАКТИЧЕСКОЙ СЕБЕСТОИМОСТИ ПРОДУКЦИИ

Одна из основных задач каждого предприятия — сформировать такую рыночную цену, чтобы она покрывала расходы на производство реализуемой продукции, при этом была конкурентоспособной, соответствовала качеству продукции, обеспечивала спрос на рынке.

После того как рыночная цена или контрактная фиксированная цена сформирована, нужно постараться удержать себестоимость — в случае превышения себестоимости над ценой предприятие не получит прибыли. Ситуацию можно контролировать с помощью управленческого отчета о фактической себестоимости продукции.

Рассмотрим управленческий отчет о фактической себестоимости продукции ООО «Березка» (табл. 6).

Таблица 6. Управленческий отчет о фактической себестоимости единицы продукции за 3 кв. 2021 г., руб.
Статья калькуляции	План	Факт	Изменения, +/–
Затраты на материалы	53 800,00	54 361,00	561,00
Затраты на оплату труда производственных рабочих	75 500,00	76 254,00	754,00
Страховые взносы	22 650,00	22 876,20	226,20
Общепроизводственные расходы	27 382,00	27 761,80	379,80
Общехозяйственные расходы	41 284,00	41 642,70	358,70
Производственная себестоимость	220 616,00	222 895,70	2279,70
Внепроизводственные расходы	0,00	0,00	0,00
Полная себестоимость	220 616,00	222 895,70	2279,70
Прибыль	44 646,90	42 367,20	–2279,70
Цена без учета НДС	265 262,90	265 262,90	0,00

Этот отчет отражает отклонения плановых показателей калькуляции себестоимости от фактических. Если они значительные, нужно провести дополнительный анализ, чтобы выяснить причины.

На данном этапе создания управленческой отчетности устанавливают группу затрат, имеющих наибольший удельный вес в составе себестоимости, и формируют политику сокращения расходов для увеличения прибыльности продукции.

Например, для сокращения затрат на материалы перезаключают договоры с другими поставщиками на более выгодных условиях. Чтобы уменьшить фонд оплаты труда, сокращают численность рабочих, привлекают сторонние организации к выполнению работ и др.

С учетом мероприятий по оптимизации структуры себестоимости планируют обновленную структуру на следующий отчетный период.

Рассмотрим пример составления планируемой калькуляции себестоимости продукции с учетом роста объемов при сохранении общехозяйственных расходов (как неизменяющейся составляющей структуры себестоимости вне зависимости от колебаний объема) на прежнем уровне.

Фактические общехозяйственные расходы на единицу продукции (см. табл. 6) — 41 642,70 руб. при объеме продаж 213 ед. продукции в отчетном периоде. Следовательно, общий размер общехозяйственных расходов составляет:

41 642,70 руб. × 213 ед. = 8 869 895,10 руб.

Планируемый объем реализации на следующий отчетный период — 264 ед. Разделив общий размер общехозяйственных расходов (8 869 895,10 руб.) на планируемый объем реализации, получим удельные общехозяйственные расходы на единицу продукции — 33 598,09 руб. (табл. 7).

Остальные статьи затрат принимаются к планируемому периоду в неизменном виде по фактическим данным отчета о себестоимости.

Таблица 7. Планирование структуры себестоимости единицы продукции на 4 кв. 2021 г. с учетом предложенных мероприятий, руб.
Статья калькуляции	Факт	План	Изменения, +/–
Затраты на материалы	54 361,00	54 361,00	0,00
Затраты на оплату труда производственных рабочих	74 254,00	76 254,00	0,00
Страховые взносы	22 276,20	22 876,20	0,00
Общепроизводственные расходы	27 761,80	27 761,80	0,00
Общехозяйственные расходы	41 642,70	33 598,09	8044,61
Производственная себестоимость	220 295,70	214 851,09	8044,61
Внепроизводственные расходы	0,00	0,00	0,00
Полная себестоимость	220 295,70	214 851,09	8044,61
Прибыль	44 967,20	50 411,81	8044,61
Цена без учета НДС	265 262,90	265 262,90	0,00

Мы оставили неизменными все статьи затрат, включаемые в себестоимость, кроме общехозяйственных расходов, которые условно не изменяются в зависимости от роста объемов реализации.

Благодаря оптимизации планируемая удельная прибыль на единицу продукции при сохранении розничной цены на прежнем уровне будет увеличена на 8044,61 руб., то есть на общий прогнозный объем продаж — 2 123 777,04 руб. (8044,61 руб. × 264 ед.).

ОТЧЕТ О ДЕБИТОРСКОЙ И КРЕДИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности может быть совмещен в один управленческий документ или разбит на два самостоятельных документа. Он позволяет оценить платежеспособность предприятия, отследить оборачиваемость задолженностей с помощью относительных коэффициентов.

К СВЕДЕНИЮ

Дебиторская задолженность — сумма денежных средств, которую должны предприятию дебиторы; кредиторская задолженность — сумма денежных средств, которую должно предприятие своим кредиторам.

Факт формирования дебиторской и кредиторской задолженности неизбежен за счет временного разрыва между платежами и передачей готовой продукции.

Отчет о дебиторской и кредиторской задолженности составляют на конкретную дату. Конечный получатель видит информацию о состоянии расчетов с контрагентами и может оперативно контролировать исполнение обязанностей.

Рассмотрим управленческий отчет о дебиторской и кредиторской задолженностях предприятия ООО «Березка» (табл. 8).

Таблица 8. Отчет о дебиторской и кредиторской задолженностях
Дебиторы/ Кредиторы	Сумма, руб.	Отгрузка	Произведенная оплата (авансирование)	Сумма задолженности на 01.10.2021
дата	сумма, руб.	дата	сумма, руб.
Дебиторы
ООО «Бета»	11 000 000	23.07.2021	11 000 000	16.07.2021	5 500 000	5 500 000
Кредиторы
ООО «Норман»	1 100 000	15.07.2021	1 100 000	09.07.2021	880 000	220 000

Анализируя данные отчета, руководитель увидит, что предприятие 09.07.2021 проавансировало на 80 % ООО «Норман» (880 000 руб.). Продукция отгружена в полном объеме 15.07.2021, но на сегодняшний день предприятие еще не рассчиталось окончательно — долг в размере 220 000 руб.

Одновременно с этим ООО «Бета» внесло аванс (50 %) в размере 5 500 000 руб. Продукция в полном объеме отгружена 23.07.2021, однако окончательный расчет в размере 50 % предприятие не получило.

Как правило, в договорах с контрагентами указывают условия поставок и временной промежуток между поставкой и окончательным расчетом (например, окончательный расчет осуществляется в течение пяти рабочих дней с дня приемки покупателем поставляемой продукции).

За нарушение сроков оплаты предполагаются санкции (например, пеня в размере 0,1 % от суммы задержанного платежа за каждый день задержки). Поэтому в случае предъявления требований кредиторов предприятие будет вынуждено не только сделать окончательный расчет, но и выплатить штрафные санкции.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Мы рассмотрели основные управленческие отчеты, которые формируют для руководителей предприятия. Эти отчеты не являются обязательными, их не нужно сдавать в соответствующие службы, у них нет унифицированных форм.

Управленческие отчеты нужны для внутреннего анализа деятельности, планирования в краткосрочной или долгосрочной перспективе. Вид отчета и периодичность его составления индивидуальны для каждого предприятия и зависят от требований конечного получателя.

Как работнику отчитаться о проделанной работе

Отчет о проделанной работе — это документ, позволяющий руководителю оценить продуктивность труда сотрудника. Он необходим при внедрении в организации различных систем мотивации работников.

Кто и для чего отчитывается

Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.

Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.

В отличие от принятых во многих компаниях «летучки» и «вызова на ковер», периодическое формирование итогов трудовой деятельности более продуктивно сказывается на ведении дел и помогает выстроить доверительные отношения между руководством и подчиненными.

Форма и содержание документа

Законодательно закрепленного шаблона документа не существует, поэтому информация о проделанной работе подается в свободной форме. Это связано с тем, что невозможно предусмотреть корректные бланки для каждой отрасли и всего многообразия специалистов. Но разные организации вправе согласовать собственный бланк. Единый формат позволяет быстрее анализировать большие объемы информации.

Но какой бы формат документа ни был принят в организации, как правило, в него включены следующие сведения:

• Ф.И.О. сотрудника;
• период отчетности;
• поставленные задачи;
• выполненные задачи;
• невыполненные задачи и обоснование;
• предложения по оптимизации;
• планы на следующий период.

Важен не только сам факт присутствия перечисленных сведений, но и правильная и удобная их подача. Исходя из этого, документ делается:

1. Кратким — прочтение бумаги должно занимать немного времени.
2. Конкретным — в тексте нет места «воде» и лирическим отступлениям.
3. Наглядным — используйте цифры, таблицы и понятные графики.
4. Структурированным — используйте подзаголовки для отделения блоков информации.

Особенности для удаленки

В связи с ростом количества удаленных сотрудников возникла необходимость контролировать их производительность труда. По большому счету, такие работники отчитываются по тем же правилам, что и остальные. Но есть несущественные отличия, как правильно отчитаться о проделанной работе на удаленке:

• документы подаются в электронном виде;
• отчетность готовится чаще (еженедельно, ежемесячно).

Согласно информации Роструда, работодатель определяет не только порядок доведения до сведения сотрудников заданий, но и как отчитываться о выполненном труде. Это делается, чтобы избежать нежелательных трудовых споров.

Так выглядит шаблон отчета о проделанной работе.

Отчет по итогам деятельности

__________________________________________________________________

(Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)

Период с _______________ по____________

Поставленные задачи:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Выполнено:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Не выполнено:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Причины невыполнения:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Планы на следующий период:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

Предложения по оптимизации:

1 _____________________________

2 _____________________________

3 _____________________________

________________ _______________________ ____________________

(дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

Пример заполнения:

В некоторых компаниях созданы специальные электронные формы отчетности, которые заполняются в режиме онлайн. Благодаря тому, что полученные данные представлены в едином формате и являются однотипными, их допустимо анализировать при помощи различных программ. В дальнейшем такой мониторинг позволяет прогнозировать прибыль и устанавливать план продаж и т. п.

Что будет, если не отчитываться

Трудовое законодательство не обязывает работников отчитываться о результатах труда. Но локальные нормативные акты вправе предписывать такую необходимость. Более того, обязанность отчитываться, как правило, включается в трудовые договоры с дистанционными сотрудниками. Тем не менее, наказать за непредоставление отчетности получится, только если эта обязанность закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции.

---

Абрамсон София
специалист по трудовым отношениям, экономист

В 2014 году закончила МАУП по специальности экономика.
С 2013 по 2014 год работала секретарем в компании «Недвижимость и инвестиции».
С 2015 года — автор PPT.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Отчет о проделанной работе: зачем он нужен и как его составить

Еженедельный отчет сотрудника о проделанной работе — это документ, позволяющий оценить его продуктивность. Такая бумага совершенно необходима при внедрении и использовании KPI и других систем мотивации «за результат». Незаменима она и для контроля работников на удаленке.

Зачем и кому нужны

Каждому руководителю хочется знать, не напрасно ли он тратит деньги на найм и оплату труда персонала, приносит ли конкретный сотрудник пользу общему делу или только потребляет ресурсы. Сложность в том, что определить это не всегда просто, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые не участвуют непосредственно в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейере подсчитать легко, то как оценить эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Оставлять их совсем без контроля нерационально, не замеченные вовремя промахи дорого обходятся компании. Да и разгребать потом «снежный ком» нерешенных проблем никому не понравится.

Немало управленцев предпочитают по старинке организовывать планерки, совещания или «вызов на ковер» конкретного сотрудника (или нескольких) с целью узнать, как они справляются со своими обязанностями. Это отнимает много времени и нервов как у руководителя, так и у его подчиненных, да и проверить достоверность полученной информации иногда не получается. Кроме того, устроить личную встречу не всегда есть возможность, если человек находится в командировке или переведен на удаленку.

Гораздо удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, позволяющий за короткое время ознакомиться с результатами деятельности и оценить продуктивность исполнителя.

Использование такой отчетности оправданно в следующих ситуациях:

• внедряется или используется система KPI (ключевых показателей эффективности) или аналогичные. По сути матрица KPI и представляет собой срез информации о выполнении показателей, характеризующих деятельность;
• существуют премии «по итогам»;
• сотрудник находится в командировке или имеет разъездной характер деятельности;
• в компании трудятся так называемые удаленные сотрудники. При установлении дистанционного режима обязателен учет рабочего времени. Но потраченное время не всегда равно полученному результату, поэтому без сбора данных о выполнении поставленных задач не обойтись.

Как составить

Единый образец отчета о выполненной работе не установлен. Но это не значит, что составлять его можно как угодно. Неправильно поданный отчет оставит негативное мнение о степени загруженности и эффективности исполнителя. Приведем пример такой «неправильной» бумаги.

Генеральному директору

ООО «Clubtk.ru»

Воронову А. В.

Отчет о проделанной работе

В период с 12 по 16 октября 2020 г. отделом кадров проделана следующая работа:

1. Подписаны трудовые договоры.
2. Произведены увольнения.
3. Подписаны дополнительные соглашения о защите персональных данных.

Начальник отдела кадров Иванов Иванов И. И.

На основании такого документа получится сделать вывод разве что о том, что сотрудникам отдела кадров нечем заняться.

Как же составить правильный документ? Руководствоваться стоит следующими принципами:

• краткость. Эпопею на 30 листах читать никому не хочется, и есть вероятность, что добравшись до конца, руководитель попросту забудет, о чем шла речь в начале;
• конкретность. Общие фразы — главный враг при составлении отчетного документа. Руководителя интересует результат, а не мастерство сотрудника в эпистолярном жанре;
• наглядность. Результат — главная часть. Если есть цифры — отлично, показываем их. Очень украшают документ диаграммы, графики или сравнительные таблицы. Если же оцифровать достижение невозможно, наиболее выигрышным представляется подход «от проблемы к решению». Он состоит из нескольких этапов:
  • обозначается проблема (задача);
  • описывается, какие шаги предприняты для решения (достижения цели), что получилось, что — нет и по каким причинам.

Отражают следующие сведения:

• Ф.И.О. работника;
• период, за который отчитываются;
• какие задачи поставлены;
• что из них выполнено;
• что из них не выполнено и почему;
• как оптимизировать деятельность;
• планы на будущий период.

Исходя из этого, примерный образец формы отчета о проделанной работе следующий:

Отчет по итогам деятельности __________________________________________________________________ (Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)
Период	с _______________ по____________
Поставленные задачи:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Выполнено:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Не выполнено:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Причины невыполнения:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Планы на следующий период:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
Предложения по оптимизации:	1 _____________________________ 2 _____________________________ 3 _____________________________
________________ _______________________ ____________________ (дата) ( подпись ответственного сотрудника) (расшифровка)

Иногда целесообразно приложить документы: проекты соглашений, договоров, контрактов, подписанные экземпляры, финансовые бумаги, если отчитываются не только о деятельности, но и о расходах.

Вот хороший пример отчета о проделанной работе за месяц отдела кадров.

Форма и периодичность сдачи устанавливаются локальными нормативными актами организации или прописываются в трудовом договоре сотрудника. Встречаются такие варианты:

• ежедневные. Чаще всего используются в командировках и при разъездной работе;
• еженедельные. Удобны при удаленной работе, когда нет необходимости оценивать ежедневные результаты;
• ежемесячные. Употребляются при использовании систем оплаты и мотивации «за результат»;
• ежеквартальные;
• ежегодные. Используются в основном в целях финансового анализа и планирования затрат на персонал, его обучение, мотивацию и пр.

На практике сейчас чаще предоставляют отчет в excel, в виде выгрузки из CRM или других электронных документов. Но кое-где используются и бумажные экземпляры. Сколько хранить такие документы? Законодательством сроки не установлены, т. к. предоставление таких бумаг не обязательно. Организация вправе сама установить удобный период, исходя из специфики своей деятельности (обычно 1-3 года). Но это не касается отчетов, непосредственно на основании которых начисляется заработная плата или производятся другие финансовые операции. Их хранят длительно.

Можно ли не предоставлять

По законодательству, оформление отчета о проделанной практической работе сотрудниками не обязательно. Но такое требование устанавливается локальными нормативными актами организации или в трудовом договоре. Так, подобные требования практически всегда включают в ТД, заключаемые с дистанционными работниками. Кому предоставлять отчет, зависит от организационный структуры компании. Обычно руководитель собирает данные с подчиненных работников и отчитывается вышестоящему руководству. Но существуют и другие схемы.

Дисциплинарное наказание за несдачу отчета ждет сотрудника, только если такая обязанность зафиксирована его должностной инструкцией или другими документами, с которыми он должным образом ознакомлен. В других случаях наказать за непредоставление данных нельзя.

Чиновники продолжают придумывать новые правила и обновлять законодательство. Успеть проследить за всем невозможно, поэтому мы собрали наиболее важные разъяснения, судебные решения и актуальные нормативные акты в общий обзор. Из него вы узнаете:

• как два декрета подряд повлияли на срочность трудового договора;
• когда подавать отчеты об удаленных работниках;
• почему документы о финансировании предупредительных мер следует подавать в ФСС раньше установленных сроков.

Читать дальше

Чиновники качественно выполняют свою работу: ежедневно придумывают новые требования, вводят новые правила, обновляют законодательство. Успеть проследить за всем невозможно, потому мы собрали наиболее важные судебные решения, актуальные нормативные акты и проекты возможных поправок в единый обзор. Из него вы узнаете о:

• порядке обращения за дополнительной субсидией на нерабочие дни с 30 октября по 7 ноября;
• поправках, внесенных в 6-НДФЛ, справку о доходах и расчет по страховым взносам;
• обновленных сертификатах, которые получат вакцинированные или переболевшие коронавирусом.

Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений. Охватить все невозможно, но самые важные и полезные изменения в законодательстве за прошедшую неделю мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете:

• о правилах сдачи расчета по страховым взносам, если деятельность не велась;
• ошибках бухгалтера, за которые ответит руководитель;
• порядке расчета процентов, если ФСС опоздал с финансированием предупредительных мер.

Читать дальше

Показать еще

Плохой отчет может стоить вам взбучки от начальства или даже карьеры. Хотите не просто сохранить голову на совещании, а выйти из кабинета руководства победителем? Сергей Бурых рассказывает, как залезть в голову босса, и делится готовым шаблоном для успешного отчета.

Из диалога на отчете:
Босс: — Каким методом вы изучаете рынок?
Ответ: — Методом перманентного сканирования!

Доклад руководителю, или Как залезть в голову своего босса

Доклад руководителю — это стресс для любого работника, даже если отчеты и носят регулярный характер. Проведение отчета в виде устного доклада при помощи заранее подготовленного и выученного рассказа на пять-десять минут — это способ рассказать о вашей работе боссу и скорректировать тактику и планы работы в соответствии с целями и стратегией, носителем которых является ваш руководитель.

С помощью отчета работник и руководитель получают необходимую им информацию, которая нужна для анализа, планирования деятельности и оценки деятельности как сотрудника, так и подразделения. Особая роль здесь отводится сбытовым подразделениям, как центрам прибыли предприятия.

Контроль деятельности сотрудников сбыта позволяет руководителю своевременно принимать меры для координации работы своих подчиненных и рационально распределять имеющиеся в наличии ресурсы. Простой отчет об объемах продаж не может удовлетворять руководителя, ибо количественные показатели не отражают всех аспектов торговой деятельности. Применение для контроля только этих показателей снижает эффективность управления, так как руководство узнает об упущенных продажах уже тогда, когда перспективные сделки сорвалась, а выход на новые территориальные рынки замедлился, и у потенциальных клиентов сложилось негативное впечатление о продукции компании.

Неправильная подготовка сотрудника к отчету лишает руководителя достоверной и актуальной информации для принятия решения, а также вызывает в процессе доклада массу наводящих и уточняющих вопросов. Это еще больше усугубляет ситуацию, так как мысль докладчика сбивается, и его память лихорадочно начинает искать ответы на заданные вопросы.

Специалисты рекомендуют правильно составить отчет о своей работе и с этой целью всегда иметь план доклада. Советуют также подготовить шаблон, в который впоследствии заносить актуальные результаты и данные.

Первые трудности при подготовке шаблона доклада возникают из-за влияния личности руководителя, уровня его личной подготовки, степени делегирования полномочий подчиненным, да и просто способности держать в памяти ранее полученную информацию. Тут обычно подчиненные и начинают оправдывать свой провальный доклад попаданием «шлеи под мантию».

Вспомним всем известное «первое правило» подчиненного — начальник всегда прав. Не руководитель подстраивается под ваше видение структуры доклада, а вы подстраиваетесь под его требования.

А как влезть в голову босса, спросите вы?

Есть такой способ и без хирургического вмешательства! Вам понадобится немного времени, внимания, аналитического мышления и современный гаджет в виде диктофона или мобильного телефона с такой функцией. И, если повезет, то за один-два отчета вы запишете видение вашего босса на план доклада.

Для написания приведенного ниже шаблона устного доклада понадобилось всего один раз провести запись на диктофон отчет региональных менеджеров внешнеторгового направления у руководителя предприятия. Повезло и в том, что раздраженный очередным докладом босс в течение пяти минут рассказывал, что он хотел бы услышать от своих специалистов.

Предлагаемый вариант шаблона доклада содержит два раздела и до трех уровней детализации каждого из них, что позволяет, при необходимости, либо сократить, либо увеличить его информативность. Каждый регион разрабатывается как отдельный проект с учетом человеческих и финансовых ресурсов. В третьем разделе отмечены ряд правил, которые необходимо учесть при подготовке и проведении процедуры отчета. Но, если после неоднократных попыток обобщить видение босса в достаточно стройную структуру шаблона, это вам не удается, все равно необходимо составить план доклада по своему разумению, а потом вносить в него коррективы.

Шаблон доклада может иметь примерно следующий вид:

1. Текущий проект

1. Дать оценку состояния выполнения ранее поставленных задач и планируемых действий:

1.1. Указать приближение или отдаление от планируемого результата.

1.2. Отметить обстоятельства, указывающие на достижение результата или на отдаление от него.

1.3. Изложить предпринимаемые системные действия.

1.4. Сделать выводы по результату действий и перспективе работы.

2. При наличии договоренности по поставкам или проявлении конкретного интереса покупателем, изложить информацию:

— Краткую историю предыдущих поставок (в том числе за предыдущие годы)
— Количество продукции в перспективной поставке
— Модели (номенклатура)
— Условия поставки
— Условия оплаты
— Итоги согласование цен

3. Доложить:

3.1. План действий по поставкам:

— Сроки поставки
— Сроки изготовления
— Согласованность модельного ряда с возможностями производства
— Даты (в том числе планируемые) проведения переговоров и/или подписания документов (перечень лиц и документов)
— Последовательный план действий (пошагово и со сроками)
— Изложить альтернативные планы действий

3.2. Анализ регионального рынка (корректная его проработка, и при необходимости, продолжение работы на нем)

4. Предоставить формальное подтверждение выводов по перспективе проекта или планируемых действий и доложить о наличии:

4.1. Документарного подтверждения:

— Наличие контракта и/или спецификаций (подписанных или нет)
— Наличие заявки (письменный запрос)
— Протокола намерений
— Гарантийного (электронного или обычного) письма

4.2. Внятного устного подтверждения намерений покупателя:

— Полученного в процессе переговоров при личной встрече
— Полученного в процессе телефонных переговоров

5. Сделать обобщающие выводы по проекту (корректная его оценка).

2. Новый проект

1. Дать оценку новому рынку:

1.1. Изложить повод (следствие каких действий) возникновения активного интереса на этом рынке и его реальность.

1.2. Дать корректную оценку региональному рынку и его перспективности:

— Емкость рынка
— Историю поставок продукции (или аналогов) на этот рынок (если были, то когда и кем)

2. Изложить:

2.1. Факты, подтверждающие реальный интерес на новом рынке к продукции вашего предприятия:

2.2. План действий на этом рынке:

— Количество продукции в перспективной поставке
— Модели (номенклатура)
— Планы проведения выставок, переговоров и/или подписания документов (перечень лиц, участвующих с обеих сторон и документов, планируемых к подписанию)
— Последовательный план действий (пошагово и со сроками)

3. Особые требования

Доклад должен быть корректным:

— Информация должна иметь формальное подтверждение
— Отсутствие фантазий и домыслов
— Объективно оценивать происходящее
— Осмысленное изложение
— Тактические (детальные) подробности работы — должны быть опущены
— Детализация доклада (кто и с кем встречался, кому и сколько раз звонил, послал писем и с кем общался) — только после инициации вопроса руководителем
— Избегать ответов из серии — «мяч на их стороне»

Рекомендуется начинать доклад с текущих проектов, где особенно уделить внимание ходу выполнения задач и сроков, поставленных или одобренных боссом при предыдущих встречах. Если вам удастся получить одобрение или положительную эмоцию у руководителя по первой части, то вторая часть — предложения по новым проектам, не останутся без его внимания и могут тут же получить продолжение.

Что делать боссу с вашим докладом — это ему решать. Некоторые советы для руководителя можно прочитать в статье Александра Карбаинова «Методика работы с докладом руководителю о возникшей проблеме в текущей деятельности» (будет опубликавана завтра).