Почему-то многие руководители считают подвигом не ходить в отпуск годами. Как так — бросить любимое дело на целые 2 недели! Да без меня тут все встанет, работники набедокурят и я приеду к развалинам. Это безответственно! На самом деле безответственно так думать. А еще — замыкать все на себя и делать уход в отпуск технически невозможным. Наша сегодняшняя статья о том, как организовать бизнес процессы таким образом, чтобы ездить в отпуск со спокойной душой.
Начните с системных моментов
Если уход начальника ведет за собой нарушение в работе всего бизнеса — это системная ошибка. Быть незаменимым конечно, круто, но это только в теории. На практике ничего, кроме проблем, эта незаменимость не принесет. Напротив, нужно стараться сделать так, чтобы все работало без вас. Если чувствуете, что замкнули на себя слишком много рабочих процессов и без вас в них никто не разберется — начинайте с системных изменений. Иначе вы не сможете оставить бизнес и на полдня, не говоря уже об отпуске:
- научитесь делегировать полномочия. Это не просто полезная привычка — это необходимость. Один человек физически не сможет тащить все на себе, как бы он ни был талантлив. Большинство успешных людей не пытались все сделать сами, а создавали классную команду и грамотно делегировали полномочия;
Уровни делегирования полномочий
- научитесь доверять сотрудникам. Еще один бич некоторых руководителей — недоверие подчиненным. Дескать, за ними глаз да глаз, а стоит отвернуться — обязательно накосячат. Если вы так думаете, то либо вы плохой руководитель, либо у вас плохая команда. В грамотно сформированном коллективе работники сами знают, что им делать и делают это без постоянного контроля со стороны;
- назначьте штатного заместителя. Это если штат большой. Но даже когда в вашей команде работает пара человек, все равно среди них должен быть тот, кто может заменить вас на время;
- сделайте доступной информацию. Представьте себе ситуацию: вы уезжаете в отпуск, а у заместителя нет даже номеров телефонов поставщиков, чтобы заказать товар. Так делать не нужно. Это не какие-то там секретные данные, чтобы хранить их в секрете. Доступ к нужной информации должен быть у всех, кому это может понадобиться.
Это были системные моменты. Если не сделать то, о чем мы написали, то коллектив будет страшно оставить и на полчаса. Большинство систем менеджмента, пришедших к нам с запада подразумевают полную и безболезненную взаимозаменяемость сотрудников, в том числе и руководителей высшего звена. В идеале любой квалифицированный специалист может заменить коллегу, не вникая неделями в особенности его работы.
Что сделать непосредственно перед отпуском
Даже если все работает как часы и без вас, к уходу в отпуск нужно подготовиться. Все-таки не на день уезжаете. Вот список рекомендаций, что нужно сделать перед отпуском.
Назначьте вместо себя исполняющего обязанности
Обычно это штатный заместитель, если он есть. Но это, скорее, относится к большим коллективам с разветвленной структурой: директор, заместители, отделы с начальниками, бухгалтерия, отдел кадров и так далее. Если всего этого нет — делайте замом напарника по бизнесу. При назначении заместителя соблюдайте следующие правила:
- назначение оформляйте письменно. Обычно это делается в форме приказа по организации;
- известите сотрудников о том, что уходите в отпуск, а во время вашего отсутствия они будут подчиняться заместителю;
- ознакомьте с приказом всех лиц, которых он затронет. Это сам ИО и все, кто будет ему подчиняться;
- проработайте юридическую и правовую сторону вопроса. Если заместитель будет подписывать за вас документы — наделите его правом подписи и выдайте печати организации. Нужны доверенности для действий в качестве законного представителя — заранее сходите к нотариусу и напишите необходимые бумаги.
За два-три дня до ухода в отпуск пройдитесь с заместителем по отделам и расскажите, на что обратить внимание, пока вы в отпуске. Пробегитесь по неотложным делам, которые нужно сделать в первую очередь. Это могут быть срочные звонки, заявки, налоговые дела и так далее. Будет просто идеально, если вы составите список срочных дел. Так заместителю будет проще ориентироваться в сроках и он ничего не забудет. Можно расписать дела на листе бумаги, а можно в документе на компьютере и даже в виде сообщения в социальных сетях или электронного письма. Делайте, как удобно.
Принципы планирования: квадрат Эйзенхауэра
Сделайте максимум дел наперед
Перед уходом в отпуск постарайтесь закрыть большинство рабочих вопросов. Это облегчит жизни и вам, и заместителю, и коллективу. Если вы такой виртуоз, что этого делать не нужно — поздравляем, руководитель из вас, что надо. Но обычно бывает по другому и лучше перед отпуском разгрести максимум дел. Не забывайте: у заместителя есть еще и прямые обязанности. Работы у человека будет в два раза больше — это как минимум. Не нужно, чтобы он тратил время на рутину.
Мы не говорим о том, что нужно с головой уйти в текучку и постараться переделать ее всю. Скорее, речь идет о начатых, но не завершенных проектах и делах. С текучкой вполне справится и заместитель. В крайнем случае, ее можно вообще отложить на потом и доделать по приходу из отпуска. А вот важный контракт с корпоративным покупателем, который вот-вот будет подписан, откладывать не нужно. Такие вещи необходимо доводить до логического завершения. На переправе коней не меняют. Пока заместитель вникает в суть вопросов и разбирается, что тут к чему, отпуск может закончиться.
Предупредите об уходе партнеров и контрагентов
Незадолго до того, как уйти в отпуск, сообщите об этом всем заинтересованным лицам. Это могут быть партнеры по бизнесу, поставщики, арендодатель, словом, все, кому вы можете понадобиться. Дайте номер телефона исполняющего обязанности — пусть отдувается.
Предупредить коллег можно как угодно: обзвонить, разослать электронные письма или написать в мессенджерах. Если этого не сделать, будет неудобно и вам, и им. Люди будут делать двойную работу, а вас задергают звонками, пока летите на параплане над Средиземным морем. Да еще и на роуминге разоритесь.
В общем, предупредите всех по максимуму. Сами знаете: пока сидишь в офисе — ни одного звонка за 2 недели. Телефон молчит, почта — тоже. Но стоит на пару часов выключить телефон, пока сидишь в кинотеатре — вы становитесь жизненно необходимым всем и сразу. 30 пропущенных вызовов, в том числе от тех, кто не звонил несколько месяцев. Не предупредите партнеров о своем уходе в отпуск — будет примерно то же самое.
Если партнеры ждут от вас выполнения каких-либо работ, а дедлайны выпадают на то время, пока вы находитесь в отпуске — предупредите о переносах сроков. Если такое, конечно, вообще возможно.
Распределите свою работу между сотрудниками
Несмотря на то, что за вас будет трудиться заместитель, нужно поручить часть обязанностей и другим работникам. Поверьте: исполняющий обязанности не успеет делать все. У него полным-полно своей работы, а тут еще ваша. Не взваливайте все на одного человека. Вообще функция заместителя больше административная. У него нет задачи пахать за двоих, пока вы греете косточки под пальмами. Главное, что он должен делать — это руководить рабочим процессом.
Схема распределения ролей в команде
Поэтому основная задача — максимально разгрузить заместителя от рутины и текучки. Все это вполне могут сделать другие люди. Проще всего лично обойти подчиненных и раздать им задания на то время, пока вы в отпуске. Пусть начальник отдела продаж займется поставщиками, бухгалтер вполне может провести собеседование с новыми сотрудниками и так далее.
Отложите все, что можно отложить
Не все дела имеют одинаковую значимость и ценность. Будет, как минимум, странно, если вы поручите за время отпуска провести ремонт в своем кабинете. Это вполне может и подождать вашего возвращения. Нет, не буквально, конечно. Если не хотите дышать краской, возможно, ремонт во время отпуска — самое то. Мы говорим о принципе. Если задачи не срочные и не особенно важные — не нужно поручать их выполнить, пока вы отдыхаете.
В небольшом коллективе уход даже одного человека очень сильно заметен, тем более, если это руководитель. Нагрузка на сотрудников увеличивается, поэтому второстепенные задачи легко можно принести в жертву. На время, разумеется. Приедете из отпуска — доделаете.
Правда, увлекаться здесь не стоит, а то по возвращению придется долго разгребать отложенные на потом дела, которые накопятся, как снежный ком.
Не начинайте новые проекты перед отпуском
Кроме тех, которые вы успеете довести до конца или перенести. Но не забывайте о здравом смысле: если в руки плывет выгодный контракт, им лучше начать заниматься в любом случае. Бывает, и такое, что такая сделка будет потом кормить вас всю оставшуюся жизнь. Ради такого можно и отпуском пожертвовать.
Правильно выбирайте время отпуска
Работа в течение года, как правило, нестабильна. Даже если вы торгуете товарами, не зависящими от сезона и времени года, все равно есть периоды затишья и активной движухи. Не говоря уже о сезонном бизнесе, когда основная выручка делается, например, в летние месяцы.
Так вот, старайтесь уходить в отпуск в периоды максимального затишья, когда работы по-минимуму. Например, если у вас интернет-магазин снегоуборочной техники, то летом наступает мертвый сезон, когда продажи минимальны. Именно на это время лучше всего планировать отпуск. Это касается не только вас самих, но и сотрудников. Остаться без менеджеров по продажам в разгар сезона — такая себе перспективка.
Пример планирования отпуска
Как структурировать время, находясь в отпуске
Предупредим сразу: руководители отдыхают совсем не так, как их подчиненные. Так или иначе, на связи быть придется. Но это не значит, что нужно весь отпуск провисеть на телефоне, постоянно решая рабочие вопросы. Если это случилось, значит, что-то организовано не так. Вот несколько полезных советов, которые с успехом используют многие опытные предприниматели:
- определите время созвона. Пусть это будет, скажем, 9 часов утра по московскому времени. Раньше или позже этого часа звонить вам нельзя, за исключением внештатных ситуаций. Или вообще договоритесь, что звонить будет вы, а не вам. Предупредите сотрудников, чтобы не прыгали через голову. Пусть решают вопросы с заместителем. Если надо — пусть вам звонит он, а не сотрудник, у которого возник вопрос;
- если собираетесь работать в отпуске — делайте это по графику. Например, 2 часа в день, с 13:00 до 15:00 — работа. Но лучше, конечно, не работать совсем;
- не собираетесь выходить на связь вообще или с ней могут быть проблемы? Предупредите об этом заранее. Пусть на вас не рассчитывают и принимают решения сами.
Заключение
Предприниматели по-разному относятся как к отпуску вообще, так и к работе во время отдыха. Например, основатель Facebook Марк Цукерберг вообще не любитель отдыхать и очень редко ездит в отпуска — раз в несколько лет. А Олег Тиньков говорит, что в отпуска ездит часто, но во время отдыха все равно думает о работе, иногда даже больше, чем в офисе.
Какая модель отдыха подойдет для вас — решайте сами. Главное помните: качественный отдых помогает расслабиться и посмотреть на многие вопросы другими глазами. Отдыхайте правильно!
Возможно вам также будет интересно:
Менеджеру по закупкам Алексею Филонову удалось купить горящую путевку, но вылетать надо уже завтра. Он обратился к руководителю с просьбой предоставить внеплановый отпуск со следующего дня. Начальник готов пойти навстречу сотруднику, но не знает, как правильно выплатить отпускные, ведь по законодательству перечислить их компания должна не менее чем за три дня до начала отпуска.
Что делать, если отпуск нужен именно завтра
Необходимость уйти во внеплановый отпуск возникает довольно часто: то горящая путевка подвернулась, то родственники из Воркуты нагрянули и хочется принять их со всем радушием. Иногда ни у работодателя, ни у сотрудника попросту нет пресловутых трех дней — как, например, у Алексея.
Что делать руководителю? Прежде всего, напомнить себе, что выплата отпускных с нарушением сроков грозит бухгалтеру или директору штрафом в размере от 10 000 до 20 000 рублей, организации — от 30 000 до 50 000 рублей (п. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). Если начальник хочет пойти навстречу и есть возможность выплатить отпускные в день обращения, он может предложить сотруднику оформить на ближайшие три дня без содержания, а на последующие дни — оплачиваемый отпуск. Заявления и приказы кадровая служба оформляет в обычном порядке.
Алексей Филонов обратился к руководителю в понедельник 11 ноября 2019 года. В отпуск он хочет уйти с 12 ноября и готов к тому, что отпускные получит уже на отдыхе. Его начальник согласен отпустить Алексея, но не хочет нарушать законодательство, поэтому предложил ему написать заявление на оплачиваемый отпуск с 15 ноября, а предыдущие дни с 12 по 14 включительно оформить без содержания. Это наиболее безопасный вариант для работодателя, а для работника — приемлемый компромисс.
Что такое «не менее чем за три дня»
Сроки выплаты отпускных — не позднее чем за три для до начала отпуска — указаны в ст. 136 ТК РФ. И это положение вызывает вопросы у бухгалтеров.
Первый из них — в каких днях считать, календарных или рабочих? Роструд в письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 и Минтруд России в информационном сообщении от 16.06.2014 уточнили, что отсчитывать надо три календарных дня. Если день выплаты совпадает с выходным или праздником, выплатить надо накануне.
Если бы Алексей Филонов написал заявление об отпуске со вторника 5 ноября 2019 года, бухгалтерия должна была бы перечислить отпускные не позднее пятницы 1 ноября, ведь 2 и 3 ноября — выходные, а 4 ноября — официальный государственный праздник.
Еще один вопрос — включать ли день выплаты в определенные законом три дня? Однозначного утвержденного трудовым законодательством решения до сих пор нет. В письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 Роструд допускает, что работодатель вправе начислить отпускные в первый из трех дней. И эта позиция получила поддержку в судебных инстанциях: Кемеровский областной суд (определение от 26.01.2017 № 33-942/2017) и Ленинградский областной суд (определение от 06.08.2015 № 33-3731/2015) приняли сторону работодателя, признавая его право включать день выплаты в обозначенные три дня.
Но есть и прецеденты, когда суды приняли противоположную точку зрения. Например, Челябинский областной суд апелляционным определением от 17.09.2015 № 11-11043/2015 указал на то, что между датами начала отпуска и оплатой должно пройти три полных дня, и признал неправоту медучреждения, выплатившего деньги с нарушением этого срока. Аналогичные решения были приняты Ростовским областным судом (определение от 16.09.2013 № 33-11864) и Пермским краевым судом (решение от 23.01.2018 № 21-46/2018).
Более того, в 2018 году заместитель руководителя Минтруда РФ Иван Шкловец, отвечая на вопросы пользователей портала «Зарплата», уточнил:
«Сроки выплаты определяются в календарных днях. Если отпуск предоставляется с понедельника, он начинается в ноль часов понедельника, то есть с воскресенья на понедельник. Следовательно, и отсчитываются три календарных дня назад — до ноля часов пятницы. Значит, отпускные должны быть выплачены до ноля часов пятницы.
Предыдущий рабочий день — четверг — завершается в 18 часов, поэтому отпускные должны быть выплачены до конца рабочего дня четверга либо перечислены после 18 часов, но не позже ноля часов пятницы».
Учитывая эту точку зрения, настоятельно рекомендуем отслеживать, сколько времени осталось до начала отпуска, и перечислять отпускные самое позднее на четвертый день перед отпуском. Делать это заранее законодательство не запрещает.
Ситуация Алексея Филонова может быть решена так: отпускные Алексей получает 11 ноября, а оплачиваемый отпуск оформляет с 15 ноября. Тогда положенные сроки будут соблюдены.
Какие перемены нас ждут
Сейчас Госдума рассматривает проект поправок в ст. 136 Трудового кодекса РФ, подготовленный специалистами Минтруда. Решение идет вразрез с ранее озвученной позицией: ведомство предлагает исчислять время между началом отпуска и выплатой рабочими днями.
Кроме того, кардинально поменяется подход к выплатам в случае внепланового отпуска. Если сотрудник подает заявление на отпуск вне графика менее чем за три дня до его начала, работодатель обязан перевести деньги не позднее трех дней с даты подачи заявления. То есть отсчет времени будет вестись наоборот: не от начала отпуска отсчитывать назад, а от даты заявления — вперед. Для отпусков по графику сохранится прежний порядок.
Для сравнения разберем ситуацию Алексея Филонова по действующим и по предлагаемым Минтрудом правилам.
| Как сейчас | Как будет | |
|---|---|---|
| Дата подачи заявления | 11 ноября | 11 ноября |
| Дата начала отпуска | 12–14 ноября — отпуск без содержания. С 15 ноября — оплачиваемый отпуск |
С 12 ноября — оплачиваемый отпуск |
| Дата выплаты отпускных | 11 ноября | Не позднее 15 ноября |
Изменения, предлагаемые Минфином, серьезно облегчат задачу работодателя: изыскать средства и выплатить их сотруднику в течение нескольких часов может далеко не каждое предприятие. Да и для кадровиков двойная работа: сначала оформить отпуск без содержания, потом второй — оплачиваемый. С утверждением поправок к ст. 136 ТК РФ эти сложности уйдут в прошлое. Надо только помнить, в каком случае три дня отсчитывать перед отпуском, а в каком — после заявления.
Как сказать начальнику об отпуске?
Мудрость форума:
Работа
12 ответов
Последний —
04 июня 2018, 16:34
Перейти
эхо
Просто подойдите и скажите, Иван Иваныч, я подошла напомнить Вам, что улетаю 11 мая в отпуск, а то у вас столько дел, что может забыли, что заявление подписывали.
эхо
Просто подойдите и скажите, Иван Иваныч, я подошла напомнить Вам, что улетаю 11 мая в отпуск, а то у вас столько дел, что может забыли, что заявление подписывали.
Патрикеевна
Дело в том, что он подписывал график отпусков в конце прошлого года, а это заявление отправили сразу в центральный офис в отдел кадров, там его и подписали, да и вообще это всё формальности
Патрикеевна
Дело в том, что он подписывал график отпусков в конце прошлого года, а это заявление отправили сразу в центральный офис в отдел кадров, там его и подписали, да и вообще это всё формальности
Гость
Тоже ничего не поняла, график отпусков на год и заявление — это 2 разные вещи. График часто формальность, его мало кто придерживается. Вы писали заявление о предоставлении очередного отпуска с 13 по 26 и начальник его визировал? Или все-таки нет? Если нет, то ни в какой отпуск Вы не идете, это Ваша фантазия, бегите к начальнику уговаривать и подписывать.
Гость
Тоже ничего не поняла, график отпусков на год и заявление — это 2 разные вещи. График часто формальность, его мало кто придерживается. Вы писали заявление о предоставлении очередного отпуска с 13 по 26 и начальник его визировал? Или все-таки нет? Если нет, то ни в какой отпуск Вы не идете, это Ваша фантазия, бегите к начальнику уговаривать и подписывать.
Патрикеевна
Я даже не знаю — визирует он их, или же начальник кадров.
24 апреля 2013, 13:48
#10
Лаванда
Визировать должен ваш непосредственный руководитель. А кадровая служба на основе вашего заявления делает уже приказ об отпуске.
30 апреля 2013, 11:23
#11
Lissa
Работаете на дядю, поэтому всю жизнь чувствуете себя рабами. Подойти к начальнику страшно, спросить страшно, уйти в отпуск страшно, прийти из отпуска страшно. Это ваша жизнь и вы взрослый человек, вам решать на что ее потратить.
Каждый человек хотя бы раз в жизни сталкивался с необходимостью попросить руководство о предоставлении дополнительных выходных или отгулов. К сожалению, многие при этом сталкивались с возмущением начальства и весьма категоричным отказом.
Почему же так получалось? Может быть, все дело в том, что был использован неверный подход к суровому боссу? Но как разобраться с тем, какой метод сработает? Ведь далеко не каждый человек близко знаком со своим руководителем, а значит, ему сложно представить, как именно с ним нужно общаться. Тому, как нужно получать выходные, вполне можно поучиться у американцев, соотнося их методики с нашими, российскими реалиями.
Играйте по правилам
Сьюзан Лукас-Конвелл, генеральный директор Great Place To Work, советует всем своим сотрудникам перед подачей заявления на отпуск или же прошения о предоставлении дополнительных выходных убедиться в том, что их требования соответствуют принятым в компании нормам и порядкам. Это очень хороший совет, следуя которому можно избежать лишних волнений и не потратить впустую время, как свое, так и руководителя.
Однако помимо официальных правил в каждом коллективе существуют еще и негласные нормы. Если в США они не играют особой роли, то в России часто являются обязательными к выполнению.
Если человек недавно устроился на работу, то прежде чем просить отгул или начинать планировать отпуск, ему следует разузнать о том, как это принято делать. К примеру, разделяется ли отпуск на две части или можно отгулять три недели за раз? Нормально ли отпрашиваться на пару часов, чтобы сбегать к ребенку в садик или это будет воспринято негативно?
Планируйте свою работу
Вряд ли даже самый лояльный и понимающий босс отпустит на дополнительные выходные сотрудника, у которого набралось множество дел. Линн Сарикас, директор Центра карьеры MBA Северо-Восточного университета, советует полностью завершить всю текущую работу перед тем, как отправляться к руководителю с просьбой о выходных. Однако эксперт уточняет, что если в компании важен не личный, а командный результат, то следует убедиться еще и в том, что у коллег нет завала на столе.
Безусловно, это очень мудрый совет. Однако он далеко не всегда помогает добиться цели. Российские руководители порой любят находить для завершившего работу сотрудника новые задачи. Поэтому, перед тем как отправляться к боссу с просьбой об отгуле, нужно убедиться еще и в том, что он не сможет найти дополнительные дела вместо лишних выходных.
Уведомите заранее и много раз
Этот способ работает только тогда, когда человек за несколько месяцев точно знает о том, что ему понадобится личное время. К примеру, если он приобрел билеты на концерт или в театр, но время шоу приходится на рабочий день.
Линн Сарикас, директор Центра карьеры MBA Северо-Восточного университета советует подать письменное уведомление и не забывать хотя бы дважды в неделю напоминать боссу о том, что вас, «незаменимого сотрудника», не будет на рабочем месте. Этот способ воздействия приводит к тому, что начальник привыкает к мысли о том, что у сотрудника в определенную дату будет выходной.
Разумеется, требовать или же выдвигать ультиматумы не нужно. Просьбы, как и напоминания, должны быть ненавязчивыми и дружелюбными.
Выберете подходящее время
Согласитесь, от того, какой у босса и в целом в компании день – плохой или хороший, зависит многое. Особенно реакция на просьбу об отгуле. Не нужно и прерывать ею важное совещание или мешать руководителю пить кофе.
Эксперты советуют подходить к начальству с просьбами о выходных только в подходящее для этого время. Особенно в том случае, если речь идет о дополнительных выходных, а не о накопленных неиспользованных отгулах.
Будьте готовы к отказу
Если вы просите о чем-либо другого человека, то он вполне может и отказаться, не так ли? Босс – такой же человек, к которому вы обратились с просьбой. Он вовсе не обязан идти вам навстречу и предоставлять дополнительные выходные, отпускать пораньше с работы или давать отпуск в те календарные дни, когда в офисе масса дел.
У американцев нет проблем с восприятием отказов, вероятно потому, что они редко просят дополнительные выходные. Наоборот, в США принято накапливать отгулы, чтобы при необходимости без каких-либо проблем не выйти на рабочее место или же чтобы провести небольшой импровизированный отпуск.
К сожалению, в России нет подобной практики. А на отказы руководства спокойно реагируют далеко не все. Особенным их неприятием отличаются женщины с детьми, считающие, что босс обязан их отпускать по первому требованию, при этом еще и сохранять размер оплаты.
На самом деле босс должен только одно – заботиться об уровне производительности труда и о росте доходов компании. Поэтому следует быть морально готовым к отказу и не расстраиваться из-за этого. И разумеется, нельзя позволять негативным эмоциям влиять на качество работы.
Планируйте свой отдых заранее
Раздумывая о том, когда подавать заявление на отпуск, нужно учесть множество факторов. К примеру, нужно выяснить, когда большая часть сотрудников собирается отдыхать. Если время совпадает с выбранным вами, то их придется или опередить, подав заявление первым, или же перенести свои планы на другой месяц.
Необходимо понять, в какие календарные даты в компании больше всего дел. Если вы собираетесь попросить у руководителя пару-тройку дополнительных выходных на авральной неделе, то, разумеется, столкнетесь с категорическим отказом. Это же касается и отпусков. Но если вы хотите избежать аврала, то нужно просто написать заявление на отпуск с более ранней датой, разумеется, рассчитав время так, чтобы к вашему возвращению рабочий ритм уже вошел в привычное русло. Однако если босс внимателен к мелочам, то он моментально поймет, о каких числах идет речь на самом деле.
Если вы собираетесь провести отпуск в поездке, к примеру хотите посетить жаркие южные страны, то есть смысл узнать о том, какая там погода в межсезонье. Как правило, на большинстве курортов можно отдохнуть и весной или осенью. Отпуска в это время обычно никто не берет, соответственно, и проблем с одобрением вашего заявления не возникнет.
Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание
Никогда сотрудник не бывает столь востребованным, чем накануне отпуска. Его практически всегда некем заменить: появляется работа, которую знает только он. И компания точно перестанет существовать, если работник погреется на песочке вдали от папок и принтера пару недель.
И вот тут главное — найти правильный подход, чтобы и волки сыты были, и овечки со спокойной душой уехали на курорт, а не переживали каждую минуту, не нашли ли им уже замену в порыве гнева за несвоевременный уход.
Лайфхаки от петербурженки Ирины
— Я неоднократно сталкивалась с тоскливо-грозными бровями своих начальников накануне отпуска и формулировками о незаменимости, что я его и правая, и левая рука, и нога, что именно сейчас работа компании встанет и наступит на Земле вечная мерзлота. Поэтому приходилось хитрить, — рассказывает Ирина.
В её арсенале три приёма, которые могут помочь уговорить начальника поставить заветную подпись.
Первый вариант: временная замена со стороны. Вы заранее подбираете человека, который может справиться с работой, готовите его по конкретным обязанностям и спокойно, не выключая телефон, отправляетесь отдыхать.
Но есть и свои минусы:
- На связи придётся быть постоянно — никогда не знаешь, какой вопрос придёт в голову начальнику, а документы по этой проблеме могут храниться в правой папке твоего верхнего стеллажа.
- Есть вариант оказаться в ряду заменимых. Никто не идеален, и временный сотрудник может стать постоянным, даже если накануне вас убеждали, что без вас компания перестанет существовать. Поэтому замену нужно искать либо среди родственников, либо незаинтересованных в постоянной работе — эдаких фрилансеров, либо девушек в декрете, которые точно не планируют занять ваше место под солнцем.
Второй вариант: предусмотреть наперёд доводы начальника, почему «нет», и сделать ход конём. А простыми словами — сделать львиную долю работы, которая может выпасть на время отсутствия, оставив только «текучку».
Например, надо сдать сложный полугодовой отчет через две недели? Пилотный вариант документа уже готов, нужно только доставить в указанные места недостающие цифры, которые появятся позже.
Договориться о переговорах и заседаниях на следующий месяц? Всё давно в планах, и компаньонам переданы контакты человека, который будет меня заменять.
Некому выполнять мою работу? Ничего страшного, давайте смотреть фрагментарно. Вот пара дел, которые действительно мало кто сможет выполнить лучше меня, но я сделаю это удалённо, а со всем остальным вполне разберётся человек, у которого в должностной инструкции прописан подобный функционал.
Минусы: «Пожалуй, если начальник согласится на такой вариант, их нет, я, по крайней мере, не сталкивалась», — отмечает Ирина.
Третий вариант: предложить удалённую работу. Подойдёт, если в вашу задачу не входит постоянно встречаться с людьми в зоне компании.
Минусы: назвался груздем — полезай в кузов. Будь готов быть постоянно на связи и таскать компьютер на пляж.
Эффективные приемы от специалиста по нейролингвистическому программированию
— Прежде чем пойти к начальнику за отпуском, вы должны чётко понимать, что важно для него. А для него, скорее всего, важно то, чтобы работа продолжалась, — рассказывает НЛП-тренер и руководитель марафона по достижению целей Life Hack Пётр Дорошенко.
Техника первая: вы можете на пять минут мысленно поставить себя на место начальника, к вам приходит человек и говорит: «Хочу в отпуск». Скорее всего, вам сразу захочется сказать «нет», однако не спешите расстраиваться. Подумайте, оставаясь в образе босса, а на что бы вы сказали «да». Как нужно к вам подойти, чтобы вы согласились.
Можно предположить, что очень хорошее время для штурма босса — в пятницу после обеда. Когда человек уже мысленно отдыхает, ему хорошо. И тут подходите вы, тоже на позитиве, и, соответственно, он соглашается.
Техника вторая: очень важно при беседе с человеком говорить так же, как и он, и повторять те же слова. В НЛП это называется подстройкой. Если раньше людям предлагали повторять жесты собеседника, то сейчас игра тоньше. Просто говорите с той же скоростью, интонациями. Это незаметно, и вас никогда не смогут упрекнуть в манипуляции.
Техника третья: ещё одна интересная «фишка» выглядит так: три подстройки, одна отстройка и снова одна подстройка.
Если вы собираетесь только подстраиваться, то вас могут посчитать тряпкой, от которой легко отмахнуться. Однако если вы отстроитесь, скажете шефу, что вы можете и уволиться, то это покажет характер. С этим нельзя перебарщивать, только слегка. Например, один раз перебить.
А вообще лучше соединить все техники в единую модель:
- С помощью ролевой модели выбираем состояние, в котором необходимо подойти.
- В процессе разговора подстраиваемся под собеседника, копируя его скорость речи и тон голоса и повторяя его слова.
- Приходите к руководителю, не спрашивая, а ставя перед фактом: «Мне нужно сходить в отпуск с 10-е по 20-е число. Поставьте вашу подпись». Если момент подобран правильно, то у начальника даже вопросов не возникнет. Главное при этом — быть уверенным и внутренне держать состояние «мне уже дали отпуск, осталось уладить одну формальность».
Методики от психолога-консультанта Алевтины Аникиной
— Если вы идёте не по жёстко спланированному графику, то для руководителя важнее не причина, которая вынуждает вас уйти в отпуск раньше, а то, как вы ему её преподнесете, и влияние вашего отсутствия на рабочий процесс, — считает Аникина.
Психолог предлагает следующие советы:
- Озвучивайте свою просьбу к начальству уверенным голосом, без излишних деталей.
- Сообщите руководителю, что ваше отсутствие никак не скажется на рабочем процессе. Например, вы уже готовы выполнить большую часть работы наперёд и начать передавать дела, договорились с напарником о подмене, будете во время отсутствия на связи.
- Отпрашивайтесь только в беседе с глазу на глаз. Не стоит делать это посредством телефонного звонка, СМС или переписки по электронной почте. Так руководителю будет проще вам отказать.
- Плюсом станет и то, что вы предупредите об отпуске заблаговременно. Никто не любит, когда его ставят перед фактом.
- Наиболее приемлемые причины для того, чтобы вас отпустили в отпуск раньше срока, — семейные обстоятельства, выгодная путевка, показания от врача.
- В конечном счёте причина, по которой вам нужен отпуск, не так важна. Важны степень ответственности за работу, умение договариваться с коллегами и преподносить информацию руководителю.
Уведомление об отпуске: правила подготовки и образец
У сотрудника приближается отпускной период. Разбираемся, обязательно ли уведомлять работника и как это правильно сделать.
Нужно ли уведомлять о предстоящем отпускном периоде
Проинформировать сотрудника о предстоящем отдыхе необходимо минимум за две недели. Эта обязанность работодателя закреплена ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации. Сама форма и порядок ознакомления законодательством не установлены. Самый распространенный способ — оформление письменного документа, на котором человек подтверждает ознакомление.
Если отпускной период разделен на части, то уведомить необходимо о каждой из них. Причем сделать это можно сразу.
Важно знать: как правильно оформить работнику отпуск
Как правильно составить уведомление об отпуске
Форму документа работодатель разрабатывает самостоятельно. Обязательно необходимо указать:
- должность;
- ФИО отпускника;
- время начала отпускного периода;
- продолжительность времени отдыха.
Организация вправе уведомить иным способом: например, ознакомить персонал под роспись с графиком отпусков или соответствующим приказом. Важно соблюдать установленный трудовым законодательством срок.
Примерный бланк выглядит следующим образом:
Наименование работодателя
______________________________________
(должность, ФИО работника)
Уведомление № ________
о дате начала отпуска работника
Дата
В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации настоящим уведомляем, что в соответствии с графиком отпусков на ___________ год дата начала Вашего очередного отпуска — «___»__________ ____ года сроком __________ (__________) календарных дней. Дата выхода на работу «___» __________ ____ года.
Руководитель подпись/ФИО
Ознакомлен:
«___»___________ ____ г.
Должность подпись/ФИО
Уведомление составляется в двух идентичных экземплярах, один из которых передается сотруднику, второй остается у работодателя.
Для сведения: когда положен первый отпуск после трудоустройства
Как передать уведомление об отпуске
Способ ознакомления организация выбирает самостоятельно. Возможно уведомить:
- лично;
- почтовым отправлением;
- с помощью электронной почты или смс, если такой формат документооборота закреплен в локальных НПА и трудовых договорах.
Сотрудник отказывается подписывать уведомление: что делать
В случае отказа поставить подпись в документе составляется акт отказа от подписи.
Желательно, чтобы акт подписали не менее 3 сотрудников, присутствовавших при ознакомлении работника.
В акте указываются:
- наименование документа;
- дата, время и место его составления;
- должности и фамилия, имя, отчество сотрудников, составивших акт;
- должность и фамилия, имя, отчество работника, которого уведомили;
- информация о способе ознакомления работника (например, ему зачитали вслух текст документа) и об его отказе от подписи;
- реквизиты уведомления (номер, дата и т.п.).
Если работник объяснил причины своего отказа, то желательно их указать в акте.
Целесообразно дополнительно отправить уведомление заказным почтовым отправлением с описью вложения.
Может пригодиться: как разделить отпуск на части
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
Добавить в «Нужное»
Актуально на: 10 апреля 2019 г.
Отпуска
Уведомление работника об отпуске
Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться сотрудникам ежегодно. Очередность предоставления работникам ежегодного оплачиваемого отпуска определяется на основании графика отпусков (ст. 123 ТК РФ).
О правилах оформления графика отпусков на год можно прочитать в статье «График отпусков».
Согласно ст. 114 ТК РФ во время ежегодного отпуска за сотрудником сохраняется его рабочее место и средний заработок. В общем случае продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
Подробнее об ежегодных оплачиваемых отпусках читайте в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск».
Уведомление об отпуске обязательно или нет
О начале предстоящего ежегодного оплачиваемого отпуска, согласно утвержденному графику отпусков на год, необходимо известить работника заранее. Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель выдает сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого можно будет скачать в конце данной консультации.
Если ежегодный оплачиваемый отпуск по письменному заявлению работника был перенесен на другой более ранний или поздний срок (сотрудник идет в отпуск по заявлению), то уведомлять работника о начале отпуска не обязательно. В этом случае будет достаточно подписи сотрудника в приказе о предоставлении ему отпуска на основании написанного им заявления.
За нарушение трудового законодательства (а именно за неуведомление работника о начале отпуска) может грозить штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
- на должностное лицо в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
- на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.
Уведомление о времени начала отпуска (образец) 2019
Бланк уведомления о времени начала отпуска законодательством РФ не установлен, поэтому уведомление об отпуске производится по форме, разработанной компанией самостоятельно. В уведомлении указываются:
- реквизиты организации (наименование, адрес, ОГРН, ИНН);
- название, дата, номер документа;
- должность и Ф.И.О. работника;
- дата начала и окончания отпуска;
- общее количество дней отпуска;
- подпись уполномоченного сотрудника работодателя;
- должность и Ф.И.О. уполномоченного сотрудника работодателя, подписавшего уведомление об отпуске (образец см. ниже).
Уведомление об отпуске по графику (образец) скачать можно по ссылке.
Форум для бухгалтера: