Как создать сводную таблицу в excel пошаговая инструкция для чайников - Arganabio.ru - инструкции по эксплуатации и многое другое

Как сделать сводную таблицу в Excel – пошаговая инструкция для чайников

В этом руководстве вы узнаете, что такое сводная таблица, и найдете подробную инструкцию, как по шагам создавать и использовать её в Excel.

Если вы работаете с большими наборами данных в Excel, то сводная таблица очень удобна для быстрого создания интерактивного представления из множества записей. Помимо прочего, она может автоматически сортировать и фильтровать информацию, подсчитывать итоги, вычислять среднее значение, а также создавать перекрестные таблицы. Это позволяет взглянуть на ваши цифры совершенно с новой стороны.

Важно также и то, что при этом ваши исходные данные не затрагиваются – что бы вы не делали с вашей сводной таблицей. Вы просто выбираете такой способ отображения, который позволит вам увидеть новые закономерности и связи. Ваши показатели будут разделены на группы, а огромный объем информации будет представлен в понятной и доступной для анализа форме.

Что такое сводная таблица?
Как создать сводную таблицу.
- 1. Организуйте свои исходные данные
- 2. Создаем и размещаем макет
- 3. Как добавить поле
- 4. Как удалить поле из сводной таблицы?
- 5. Как упорядочить поля?
- 6. Выберите функцию для значений (необязательно)
- 7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)
Работа со списком показателей сводной таблицы
Закрытие и открытие панели редактирования.
Воспользуйтесь рекомендациями программы.
Давайте улучшим результат.
Как обновить сводную таблицу.
Как переместить на новое место?
Как удалить сводную таблицу?

Что такое сводная таблица?

Это инструмент для изучения и обобщения больших объемов данных, анализа связанных итогов и представления отчетов. Они помогут вам:

представить большие объемы данных в удобной для пользователя форме.
группировать информацию по категориям и подкатегориям.
фильтровать, сортировать и условно форматировать различные сведения, чтобы вы могли сосредоточиться на самом актуальном.
поменять строки и столбцы местами.
рассчитать различные виды итогов.
разворачивать и сворачивать уровни данных, чтобы узнать подробности.
представить в Интернете сжатые и привлекательные таблицы или печатные отчеты.

Например, у вас множество записей в электронной таблице с цифрами продаж шоколада:

И каждый день сюда добавляются все новые сведения. Одним из возможных способов суммирования этого длинного списка чисел по одному или нескольким условиям является использование формул, как было продемонстрировано в руководствах по функциям СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН.

Однако, когда вы хотите сравнить несколько показателей по каждому продавцу либо по отдельным товарам, использование сводных таблиц является гораздо более эффективным способом. Ведь при использовании функций вам придется писать много формул с достаточно сложными условиями. А здесь всего за несколько щелчков мыши вы можете получить гибкую и легко настраиваемую форму, которая суммирует ваши цифры как вам необходимо.

Вот посмотрите сами.

Этот скриншот демонстрирует лишь несколько из множества возможных вариантов анализа продаж. И далее мы рассмотрим примеры построения сводных таблиц в Excel 2016, 2013, 2010 и 2007.

Как создать сводную таблицу.

Многие думают, что создание отчетов при помощи сводных таблиц для «чайников» является сложным и трудоемким процессом. Но это не так! Microsoft много лет совершенствовала эту технологию, и в современных версиях Эксель они очень удобны и невероятно быстры.

Фактически, вы можете сделать это всего за пару минут. Для вас – небольшой самоучитель в виде пошаговой инструкции:

1. Организуйте свои исходные данные

Перед созданием сводного отчета организуйте свои данные в строки и столбцы, а затем преобразуйте диапазон данных в таблицу. Для этого выделите все используемые ячейки, перейдите на вкладку меню «Главная» и нажмите «Форматировать как таблицу».

Использование «умной» таблицы в качестве исходных данных дает вам очень хорошее преимущество — ваш диапазон данных становится «динамическим». Это означает, что он будет автоматически расширяться или уменьшаться при добавлении или удалении записей. Поэтому вам не придется беспокоиться о том, что в свод не попала самая свежая информация.

Полезные советы:

Добавьте уникальные, значимые заголовки в столбцы, они позже превратятся в имена полей.
Убедитесь, что исходная таблица не содержит пустых строк или столбцов и промежуточных итогов.
Чтобы упростить работу, вы можете присвоить исходной таблице уникальное имя, введя его в поле «Имя» в верхнем правом углу.

2. Создаем и размещаем макет

Выберите любую ячейку в исходных данных, а затем перейдите на вкладку Вставка > Сводная таблица .

Откроется окно «Создание ….. ». Убедитесь, что в поле Диапазон указан правильный источник данных. Затем выберите местоположение для свода:

Выбор нового рабочего листа поместит его на новый лист, начиная с ячейки A1.
Выбор существующего листа разместит в указанном вами месте на существующем листе. В поле «Диапазон» выберите первую ячейку (то есть, верхнюю левую), в которую вы хотите поместить свою таблицу.

Нажатие ОК создает пустой макет без цифр в целевом местоположении, который будет выглядеть примерно так:

Полезные советы:

В большинстве случаев имеет смысл размещать на отдельном рабочем листе. Это особенно рекомендуется для начинающих.
Ежели вы берете информацию из другой таблицы или рабочей книги, включите их имена, используя следующий синтаксис: [workbook_name]sheet_name!Range. Например, [Книга1.xlsx] Лист1!$A$1:$E$50. Конечно, вы можете не писать это все руками, а просто выбрать диапазон ячеек в другой книге с помощью мыши.
Возможно, было бы полезно построить таблицу и диаграмму одновременно. Для этого в Excel 2016 и 2013 перейдите на вкладку «Вставка», щелкните стрелку под кнопкой «Сводная диаграмма», а затем нажмите «Диаграмма и таблица». В версиях 2010 и 2007 щелкните стрелку под сводной таблицей, а затем — Сводная диаграмма.

Организация макета.

Область, в которой вы работаете с полями макета, называется списком полей. Он расположен в правой части рабочего листа и разделен на заголовок и основной раздел:

Раздел «Поле» содержит названия показателей, которые вы можете добавить. Они соответствуют именам столбцов исходных данных.
Раздел «Макет» содержит область «Фильтры», «Столбцы», «Строки» и «Значения». Здесь вы можете расположить в нужном порядке поля.

Изменения, которые вы вносите в этих разделах, немедленно применяются в вашей таблице.

3. Как добавить поле

Чтобы иметь возможность добавить поле в нужную область, установите флажок рядом с его именем.

По умолчанию Microsoft Excel добавляет поля в раздел «Макет» следующим образом:

Нечисловые добавляются в область Строки;
Числовые добавляются в область значений;
Дата и время добавляются в область Столбцы.

4. Как удалить поле из сводной таблицы?

Чтобы удалить любое поле, вы можете выполнить следующее:

Снимите флажок напротив него, который вы ранее установили.
Щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите «Удалить……».

И еще один простой и наглядный способ удаления поля. Перейдите в макет таблицы, зацепите мышкой ненужный вам элемент и перетащите его за пределы макета. Как только вы вытащите его за рамки, рядом со значком появится хатактерный крестик. Отпускайте кнопку мыши и наблюдайте, как внешний вид вашей таблицы сразу же изменится.

5. Как упорядочить поля?

Вы можете изменить расположение показателей тремя способами:

Перетащите поле между 4 областями раздела с помощью мыши. В качестве альтернативы щелкните и удерживайте его имя в разделе «Поле», а затем перетащите в нужную область в разделе «Макет». Это приведет к удалению из текущей области и его размещению в новом месте.

Щелкните правой кнопкой мыши имя в разделе «Поле» и выберите область, в которую вы хотите добавить его:

Нажмите на поле в разделе «Макет», чтобы выбрать его. Это сразу отобразит доступные параметры:

Все внесенные вами изменения применяются немедленно.

Ну а ежели спохватились, что сделали что-то не так, не забывайте, что есть «волшебная» комбинация клавиш CTRL+Z, которая отменяет сделанные вами изменения (если вы не сохранили их, нажав соответствующую клавишу).

6. Выберите функцию для значений (необязательно)

По умолчанию Microsoft Excel использует функцию «Сумма» для числовых показателей, которые вы помещаете в область «Значения». Когда вы помещаете нечисловые (текст, дата или логическое значение) или пустые значения в эту область, к ним применяется функция «Количество».

Но, конечно, вы можете выбрать другой метод расчёта. Щелкните правой кнопкой мыши поле значения, которое вы хотите изменить, выберите Параметры поля значений и затем — нужную функцию.

Думаю, названия операций говорят сами за себя, и дополнительные пояснения здесь не нужны. В крайнем случае, попробуйте различные варианты сами.

Здесь же вы можете изменить имя его на более приятное и понятное для вас. Ведь оно отображается в таблице, и поэтому должно выглядеть соответственно.

В Excel 2010 и ниже опция «Суммировать значения по» также доступна на ленте — на вкладке «Параметры» в группе «Расчеты».

7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)

Еще одна полезная функция позволяет представлять значения различными способами, например, отображать итоговые значения в процентах или значениях ранга от наименьшего к наибольшему и наоборот. Полный список вариантов расчета доступен здесь .

Это называется «Дополнительные вычисления». Доступ к ним можно получить, открыв вкладку «Параметры …», как это описано чуть выше.

Подсказка. Функция «Дополнительные вычисления» может оказаться особенно полезной, когда вы добавляете одно и то же поле более одного раза и показываете, как в нашем примере, общий объем продаж и объем продаж в процентах от общего количества одновременно. Согласитесь, обычными формулами делать такую таблицу придется долго. А тут – пара минут работы!

Итак, процесс создания завершен. Теперь пришло время немного поэкспериментировать, чтобы выбрать макет, наиболее подходящий для вашего набора данных.

Работа со списком показателей сводной таблицы

Панель, которая формально называется списком полей, является основным инструментом, который используется для упорядочения таблицы в соответствии с вашими требованиями. Вы можете настроить её по своему вкусу, чтобы удобнее .

Чтобы изменить способ отображения вашей рабочей области, нажмите кнопку «Инструменты» и выберите предпочитаемый макет.

Вы также можете изменить размер панели по горизонтали, перетаскивая разделитель, который отделяет панель от листа.

Закрытие и открытие панели редактирования.

Закрыть список полей в сводной таблице так же просто, как нажать кнопку «Закрыть» (X) в верхнем правом углу панели. А вот как заставить его появиться снова – уже не так очевидно

Чтобы снова отобразить его, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте таблицы и выберите «Показать …» в контекстном меню.

Также можно нажать кнопку «Список полей» на ленте, которая находится на вкладке меню «Анализ».

Воспользуйтесь рекомендациями программы.

Как вы только что видели, создание сводных таблиц — довольно простое дело, даже для «чайников». Однако Microsoft делает еще один шаг вперед и предлагает автоматически сгенерировать отчет, наиболее подходящий для ваших исходных данных. Все, что вам нужно, это 4 щелчка мыши:

Нажмите любую ячейку в исходном диапазоне ячеек или таблицы.
На вкладке «Вставка» выберите «Рекомендуемые сводные таблицы». Программа немедленно отобразит несколько макетов, основанных на ваших данных.
Щелкните на любом макете, чтобы увидеть его предварительный просмотр.
Если вас устраивает предложение, нажмите кнопку «ОК» и добавьте понравившийся вариант на новый лист.

Как вы видите на скриншоте выше, Эксель смог предложить несколько базовых макетов для моих исходных данных, которые значительно уступают сводным таблицам, которые мы создали вручную несколько минут назад. Конечно, это только мое мнение

Но при всем при этом, использование рекомендаций — это быстрый способ начать работу, особенно когда у вас много данных и вы не знаете, с чего начать. А затем этот вариант можно легко изменить по вашему вкусу.

Давайте улучшим результат.

Теперь, когда вы знакомы с основами, вы можете перейти к вкладкам «Анализ» и «Конструктор» инструментов в Excel 2016 и 2013 ( вкладки « Параметры» и « Конструктор» в 2010 и 2007). Они появляются, как только вы щелкаете в любом месте таблицы.

Вы также можете получить доступ к параметрам и функциям, доступным для определенного элемента, щелкнув его правой кнопкой мыши (об этом мы уже говорили при создании).

После того, как вы построили таблицу на основе исходных данных, вы, возможно, захотите уточнить ее, чтобы провести более серьёзный анализ.

Чтобы улучшить дизайн, перейдите на вкладку «Конструктор», где вы найдете множество предопределенных стилей. Чтобы получить свой собственный стиль, нажмите кнопку «Создать стиль….» внизу галереи «Стили сводной таблицы».

Чтобы настроить макет определенного поля, щелкните на нем, затем нажмите кнопку «Параметры» на вкладке «Анализ» в Excel 2016 и 2013 (вкладка « Параметры» в 2010 и 2007). Также вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши поле и выбрать «Параметры … » в контекстном меню.

На снимке экрана ниже показан новый дизайн и макет.

Я изменил цветовой макет, а также постарался, чтобы таблица была более компактной. Для этого поменяем параметры представления товара. Какие параметры я использовал – вы видите на скриншоте.

Думаю, стало даже лучше. 😊

Как избавиться от заголовков «Метки строк» и «Метки столбцов».

При создании сводной таблицы, Excel применяет Сжатую форму по умолчанию. Этот макет отображает «Метки строк» и «Метки столбцов» в качестве заголовков. Согласитесь, это не очень информативно, особенно для новичков.

Простой способ избавиться от этих нелепых заголовков — перейти с сжатого макета на структурный или табличный. Для этого откройте вкладку «Конструктор», щелкните раскрывающийся список «Макет отчета» и выберите « Показать в форме структуры» или « Показать в табличной форме» .

И вот что мы получим в результате.

Показаны реальные имена, как вы видите на рисунке справа, что имеет гораздо больше смысла.

Другое решение — перейти на вкладку «Анализ», нажать кнопку «Заголовки полей», выключить их. Однако это удалит не только все заголовки, а также выпадающие фильтры и возможность сортировки. А для анализа данных отсутствие фильтров – это чаще всего нехорошо.

Как обновить сводную таблицу.

Хотя отчет связан с исходными данными, вы можете быть удивлены, узнав, что Excel не обновляет его автоматически. Это можно считать небольшим недостатком. Вы можете обновить его, выполнив операцию обновления вручную или же это произойдет автоматически при открытии файла.

Как обновить вручную.

Нажмите в любом месте на свод.
На вкладке «Анализ» нажмите кнопку «Обновить» или же нажмите клавиши ALT + F5.

Кроме того, вы можете по щелчку правой кнопки мыши выбрать пункт Обновить из появившегося контекстного меню.

Чтобы обновить все сводные таблицы в файле, нажмите стрелку кнопки «Обновить», а затем — «Обновить все».

Примечание. Если внешний вид вашей сводной таблицы сильно изменяется после обновления, проверьте параметры «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении» и « Сохранить форматирование ячейки при обновлении». Чтобы сделать это, откройте «Параметры сводной таблицы», как это показано на рисунке, и вы найдете там эти флажки.

После запуска обновления вы можете просмотреть статус или отменить его, если вы передумали. Просто нажмите на стрелку кнопки «Обновить», а затем — «Состояние обновления» или «Отменить обновление».

Автоматическое обновление сводной таблицы при открытии файла.

Откройте вкладку параметров, как это мы только что делали.
В диалоговом окне «Параметры … » перейдите на вкладку «Данные» и установите флажок «Обновить при открытии файла».

Как переместить на новое место?

Может быть вы захотите переместить своё творение в новую рабочую книгу? Перейдите на вкладку «Анализ», нажмите кнопку «Действия» и затем — «Переместить ….. ». Выберите новый пункт назначения и нажмите ОК.

Как удалить сводную таблицу?

Если вам больше не нужен определенный сводный отчет, вы можете удалить его несколькими способами.

Если таблица находится на отдельном листе, просто удалите этот лист.
Ежели она расположена вместе с некоторыми другими данными на листе, выделите всю её с помощью мыши и нажмите клавишу Delete.
Щелкните в любом месте в сводной таблице, которую хотите удалить, перейдите на вкладку «Анализ» (см. скриншот выше) => группа «Действия», нажмите небольшую стрелку под кнопкой «Выделить», выберите «Вся сводная таблица», а затем нажмите Удалить.

Примечание. Если у вас есть какая-либо диаграмма, построенная на основе свода, то описанная выше процедура удаления превратит ее в стандартную диаграмму, которую больше нельзя будет изменять или обновлять.

Надеемся, что этот самоучитель станет для вас хорошей отправной точкой. Далее нас ждут еще несколько рекомендаций, как работать со сводными таблицами. И спасибо за чтение!

Возможно, вам также будет полезно:

Источник

#Руководства

13 май 2022
0

Как систематизировать тысячи строк и преобразовать их в наглядный отчёт за несколько минут? Разбираемся на примере с квартальными продажами автосалона

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Сводная таблица — инструмент для анализа данных в Excel. Она собирает информацию из обычных таблиц, обрабатывает её, группирует в блоки, проводит необходимые вычисления и показывает итог в виде наглядного отчёта. При этом все параметры этого отчёта пользователь может настроить под себя и свои потребности.

Разберёмся, для чего нужны сводные таблицы. На конкретном примере покажем, как их создать, настроить и использовать. В конце расскажем, можно ли делать сводные таблицы в «Google Таблицах».

Сводные таблицы удобно применять, когда нужно сформировать отчёт на основе большого объёма информации. Они суммируют значения, расположенные не по порядку, группируют данные из разных участков исходной таблицы в одном месте и сами проводят дополнительные расчёты.

Вид сводной таблицы можно настраивать под себя самостоятельно парой кликов мыши — менять расположение строк и столбцов, фильтровать итоги и переносить блоки отчёта с одного места в другое для лучшей наглядности.

Разберём на примере. Представьте небольшой автосалон, в котором работают три менеджера по продажам. В течение квартала данные об их продажах собирались в обычную таблицу: модель автомобиля, его характеристики, цена, дата продажи и ФИО продавца.

Таблица, в которой хранятся данные о продажах автосалона
Скриншот: Skillbox Media

В конце квартала планируется выдача премий. Нужно проанализировать, кто принёс больше прибыли салону. Для этого нужно сгруппировать все проданные автомобили под каждым менеджером, рассчитать суммы продаж и определить итоговый процент продаж за квартал.

Разберёмся пошагово, как это сделать с помощью сводной таблицы.

Создаём сводную таблицу

Чтобы сводная таблица сработала корректно, важно соблюсти несколько требований к исходной:

у каждого столбца исходной таблицы есть заголовок;
в каждом столбце применяется только один формат — текст, число, дата;
нет пустых ячеек и строк.

Теперь переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Сводная таблица».

Жмём сюда, чтобы создать сводную таблицу
Скриншот: Skillbox Media

Появляется диалоговое окно. В нём нужно заполнить два значения:

диапазон исходной таблицы, чтобы сводная могла забрать оттуда все данные;
лист, куда она перенесёт эти данные для дальнейшей обработки.

В нашем случае выделяем весь диапазон таблицы продаж вместе с шапкой. И выбираем «Новый лист» для размещения сводной таблицы — так будет проще перемещаться между исходными данными и сводным отчётом. Жмём «Ок».

Выделяем диапазон исходной таблицы и отмечаем лист, где разместится сводная
Скриншот: Skillbox Media

Excel создал новый лист. Для удобства можно сразу переименовать его.

Слева на листе расположена область, где появится сводная таблица после настроек. Справа — панель «Поля сводной таблицы», в которые мы будем эти настройки вносить. В следующем шаге разберёмся, как пользоваться этой панелью.

Появился новый лист для сводной таблицы
Скриншот: Skillbox Media

Настраиваем сводную таблицу и получаем результат

В верхней части панели настроек находится блок с перечнем возможных полей сводной таблицы. Поля взяты из заголовков столбцов исходной таблицы: в нашем случае это «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём», «Цена», «Дата продажи», «Продавец».

Нижняя часть панели настроек состоит из четырёх областей — «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своя функция:

«Значения» — проводит вычисления на основе выбранных данных из исходной таблицы и относит результаты в сводную таблицу. По умолчанию Excel суммирует выбранные данные, но можно выбрать другие действия. Например, рассчитать среднее, показать минимум или максимум, перемножить.
Если данные выбранного поля в числовом формате, программа просуммирует их значения (например, рассчитает общую стоимость проданных автомобилей). Если формат данных текстовый — программа покажет количество ячеек (например, определит количество проданных авто).
«Строки» и «Столбцы» — отвечают за визуальное расположение полей в сводной таблице. Если выбрать строки, то поля разместятся построчно. Если выбрать столбцы — поля разместятся по столбцам.
«Фильтры» — отвечают за фильтрацию итоговых данных в сводной таблице. После построения сводной таблицы панель фильтров появляется отдельно от неё. В ней можно выбрать, какие данные нужно показать в сводной таблице, а какие — скрыть. Например, можно показывать продажи только одного из менеджеров или только за выбранный период.

Настроить сводную таблицу можно двумя способами:

Поставить галочку напротив нужного поля — тогда Excel сам решит, где нужно разместить это значение в сводной таблице, и сразу заберёт его туда.
Выбрать необходимые для сводной таблицы поля из перечня и перетянуть их в нужную область вручную.

Первый вариант не самый удачный: Excel редко ставит данные так, чтобы с ними было удобно работать, поэтому сводная таблица получается неинформативной. Остановимся на втором варианте — он предполагает индивидуальные настройки для каждого отчёта.

В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила ФИО менеджеров по продаже, проданные автомобили и их цены. Остальные поля — технические характеристики авто и дату продажи — можно будет использовать для фильтрации.

Таблица получится наглядной, если фамилии менеджеров мы расположим построчно. Находим в верхней части панели поле «Продавец», зажимаем его мышкой и перетягиваем в область «Строки».

После этого в левой части листа появится первый блок сводной таблицы: фамилии менеджеров по продажам.

Добавляем в сводную таблицу поле «Продавцы» через область «Строки»
Скриншот: Skillbox

Теперь добавим модели автомобилей, которые эти менеджеры продали. По такому же принципу перетянем поле «Марка, модель» в область «Строки».

В левую часть листа добавился второй блок. При этом сводная таблица сама сгруппировала все автомобили по менеджерам, которые их продали.

Добавляем в сводную таблицу поле «Марка, модель» через область «Строки»
Скриншот: Skillbox Media

Определяем, какая ещё информация понадобится для отчётности. В нашем случае — цены проданных автомобилей и их количество.

Чтобы сводная таблица самостоятельно суммировала эти значения, перетащим поля «Марка, модель» и «Цена» в область «Значения».

Добавляем в сводную таблицу поля «Марка, модель» и «Цена» через область «Значения»
Скриншот: Skillbox Media

Теперь мы видим, какие автомобили продал каждый менеджер, сколько и по какой цене, — сводная таблица самостоятельно сгруппировала всю эту информацию. Более того, напротив фамилий менеджеров можно посмотреть, сколько всего автомобилей они продали за квартал и сколько денег принесли автосалону.

По такому же принципу можно добавлять другие поля в необходимые области и удалять их оттуда — любой срез информации настроится автоматически. В нашем примере внесённых данных в сводной таблице будет достаточно. Ниже рассмотрим, как настроить фильтры для неё.

Настраиваем фильтры сводной таблицы

Чтобы можно было фильтровать информацию сводной таблицы, нужно перенести требуемые поля в область «Фильтры».

В нашем примере перетянем туда все поля, не вошедшие в основной состав сводной таблицы: объём, дату продажи, год выпуска и цвет.

Над сводной таблицей появился дополнительный блок с фильтрами
Скриншот: Skillbox Media

Для примера отфильтруем данные по году выпуска: настроим фильтр так, чтобы сводная таблица показала только проданные авто 2017 года.

В блоке фильтров нажмём на стрелку справа от поля «Год выпуска»:

Появилось всплывающее окно для фильтрации
Скриншот: Skillbox Media

В появившемся окне уберём галочку напротив параметра «Выделить все» и поставим её напротив параметра «2017». Закроем окно.

Фильтруем таблицу по году выпуска проданных автомобилей
Скриншот: Skillbox Media

Теперь сводная таблица показывает только автомобили 2017 года выпуска, которые менеджеры продали за квартал. Чтобы снова показать таблицу в полном объёме, нужно в том же блоке очистить установленный фильтр.

Так выглядит отфильтрованная сводная таблица
Скриншот: Skillbox Media

Фильтры можно выбирать и удалять как удобно — в зависимости от того, какую информацию вы хотите увидеть в сводной таблице.

Проводим дополнительные вычисления

Сейчас в нашей сводной таблице все продажи менеджеров отображаются в рублях. Предположим, нам нужно понять, каков процент продаж каждого продавца в общем объёме. Можно рассчитать это вручную, а можно воспользоваться дополнениями сводных таблиц.

Кликнем правой кнопкой на любое значение цены в таблице. Выберем параметр «Дополнительные вычисления», затем «% от общей суммы».

Меняем структуру квартальных продаж менеджеров на процентную
Скриншот: Skillbox

Теперь вместо цен автомобилей в рублях отображаются проценты: какой процент каждый проданный автомобиль составил от общей суммы продаж всего автосалона за квартал. Проценты напротив фамилий менеджеров — их общий процент продаж в этом квартале.

Сводная таблица самостоятельно рассчитала процент продаж за квартал для каждого менеджера
Скриншот: Skillbox Media

Можно свернуть подробности с перечнями автомобилей, кликнув на знак – слева от фамилии менеджера. Тогда таблица станет короче, а данные, за которыми мы шли, — кто из менеджеров поработал лучше в этом квартале, — будут сразу перед глазами.

Так сводная таблица выглядит в свёрнутом виде
Скриншот: Skillbox Media

Чтобы снова раскрыть данные об автомобилях — нажимаем +.

Чтобы значения снова выражались в рублях — через правый клик мыши возвращаемся в «Дополнительные вычисления» и выбираем «Без вычислений».

Обновляем данные сводной таблицы

Предположим, в исходную таблицу внесли ещё две продажи последнего дня квартала.

В исходной таблице появились две дополнительные строки
Скриншот: Skillbox

В сводную таблицу эти данные самостоятельно не добавятся — изменился диапазон исходной таблицы. Поэтому нужно поменять первоначальные параметры.

Переходим на лист сводной таблицы. Во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Изменить источник данных».

Жмём сюда, чтобы изменить исходный диапазон
Скриншот: Skillbox Media

Кнопка переносит нас на лист исходной таблицы, где нужно выбрать новый диапазон. Добавляем в него две новые строки и жмём «ОК».

Добавляем в исходный диапазон две новые строки
Скриншот: Skillbox Media

После этого данные в сводной таблице меняются автоматически: у менеджера Трегубова М. вместо восьми продаж становится десять.

Данные в сводной таблице обновились автоматически
Скриншот: Skillbox Media

Когда в исходной таблице нужно изменить информацию в рамках текущего диапазона, данные в сводной таблице автоматически не изменятся. Нужно будет обновить их вручную.

Например, поменяем цены двух автомобилей в таблице с продажами.

Меняем данные двух ячеек в исходной таблице
Скриншот: Skillbox Media

Чтобы данные сводной таблицы тоже обновились, переходим на её лист и во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Обновить».

Теперь у менеджера Соколова П. изменились данные в столбце «Цена, руб.».

Жмём сюда, чтобы обновить данные
Скриншот: Skillbox Media

Как использовать сводные таблицы в «Google Таблицах»? Нужно перейти во вкладку «Вставка» и выбрать параметр «Создать сводную таблицу». Дальнейший ход действий такой же, как и в Excel: выбрать диапазон таблицы и лист, на котором её нужно построить; затем перейти на этот лист и в окне «Редактор сводной таблицы» указать все требуемые настройки. Результат примет такой вид:

Так выглядит сводная таблица в «Google Таблицах»
Скриншот: Skillbox Media

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Источник

Сводная таблица — это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций. Сводные таблицы работают немного по-разному в зависимости от платформы, используемой для запуска Excel.

Выделите ячейки, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу.

Примечание: Данные должны быть упорядочены по столбцам с одной строкой заголовка. Дополнительные сведения см. в разделе Советы и рекомендации по формату данных.
На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.
При этом будет создана сводная таблица на основе существующей таблицы или диапазона.

Примечание: Если щелкнуть Добавить эти данные в модель данных, таблица или диапазон, используемые для этой сводной таблицы, будут добавлены в модель данных книги. Дополнительные сведения.
Выберите место размещения отчета сводной таблицы. Выберите Новый лист, чтобы разместить сводную таблицу на новом листе или существующем листе, а затем выберите место, где будет отображаться новая сводная таблица.
Нажмите кнопку ОК.

Щелкнув стрелку вниз на кнопке, можно выбрать из других возможных источников для сводной таблицы. Помимо использования существующей таблицы или диапазона, для заполнения сводной таблицы можно выбрать еще три источника.

Примечание: В зависимости от настроек вашей организации на кнопке может отображаться название организации. Например, «Из Power BI (Майкрософт)»

Получение из внешнего источника данных

Получение из модели данных

Используйте этот параметр, если книга содержит модель данных и вы хотите создать сводную таблицу из нескольких таблиц, улучшить сводную таблицу с помощью настраиваемых мер или работать с очень большими наборами данных.

Получение из Power BI

Используйте этот параметр, если ваша организация использует Power BI и вы хотите обнаружить и подключиться к рекомендуемых облачных наборах данных, к которым у вас есть доступ.

Чтобы добавить поле в сводную таблицу, установите флажок рядом с именем поля в области Поля сводной таблицы.

Примечание: Выбранные поля добавляются в области по умолчанию: нечисловые поля добавляются в строки, иерархии даты и времени добавляются в столбцы, а числовые поля добавляются в значения.
Чтобы переместить поле из одной области в другую, перетащите его в целевую область.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.

Операция

По умолчанию поля сводной таблицы, помещенные в область Значения , будут отображаться в виде СУММ. Если Excel интерпретирует данные как текст, они будут отображаться как COUNT. Вот почему так важно убедиться, что вы не смешиваете типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля, а затем выберите параметр Параметры поля значений .

Затем измените функцию в разделе Операция. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Числовой формат.

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Операция обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно нажать кнопку Найти и заменить (CTRL+H), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Дополнительные вычисления

Значения можно также выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля значений на вкладке Дополнительные вычисления.

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, а затем настройте параметры Операция и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

Выберите таблицу или диапазон данных на листе и выберите Вставить > сводную таблицу , чтобы открыть панель Вставка сводной таблицы.
Вы можете вручную создать собственную сводную таблицу или выбрать рекомендуемую сводную таблицу для создания. Выполните одно из следующих действий:

На карточке Создание собственной сводной таблицы выберите Новый лист или Существующий лист , чтобы выбрать назначение сводной таблицы.
В рекомендуемой сводной таблице выберите Новый лист или Существующий лист, чтобы выбрать назначение сводной таблицы.

Примечание: Рекомендуемые сводные таблицы доступны только подписчикам Microsoft 365.

Вы можете изменить источникданных для данных сводной таблицы при его создании.

В области Вставка сводной таблицы выберите текстовое поле в разделе Источник. При изменении источника карточки в области будут недоступны.
Выберите данные в сетке или введите диапазон в текстовое поле.
Нажмите клавишу ВВОД на клавиатуре или кнопку, чтобы подтвердить выбор. Область будет обновлена новыми рекомендуемыми сводных таблицами на основе нового источника данных.

Получение из Power BI

В области Поля сводной таблицы установите флажок для любого поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу.

По умолчанию нечисловые поля добавляются в область Строк , поля даты и времени добавляются в область Столбцы , а числовые — в область Значения .

Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое из полей сводной таблицы . Если элемент в сводной таблице больше не нужен, перетащите его из списка или снимите флажок.

Операция

По умолчанию поля сводной таблицы в области Значения будут отображаться в виде СУММ. Если Excel интерпретирует данные как текст, они будут отображаться как COUNT. Вот почему так важно убедиться, что вы не смешиваете типы данных для полей значений.

Измените вычисление по умолчанию, щелкнув правой кнопкой мыши любое значение в строке и выбрав параметр Суммировать значения по .

Дополнительные вычисления

Щелкните правой кнопкой мыши любое значение в столбце, для который нужно отобразить значение. В меню выберите Показать значения как . Отобразится список доступных значений.

Сделайте выбор из списка.

Чтобы отобразить в процентах от родительского итога, наведите указатель мыши на этот элемент в списке и выберите родительское поле, которое вы хотите использовать в качестве основы вычисления.

При добавлении новых данных в источник данных сводной таблицы необходимо обновить все сводные таблицы, созданные на основе этого источника данных. Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте диапазона сводной таблицы , а затем выберите Обновить.

Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, выберите весь диапазон сводной таблицы и нажмите кнопку Удалить. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы или диаграммы вокруг них. Если сводная таблица находится на отдельном листе, на котором нет других данных, которые вы хотите сохранить, удаление листа — это быстрый способ удаления сводной таблицы.

Данные должны быть представлены в виде таблицы, в которой нет пустых строк или столбцов. Рекомендуется использовать таблицу Excel, как в примере выше.
Таблицы — это отличный источник данных для сводных таблиц, так как строки, добавляемые в таблицу, автоматически включаются в сводную таблицу при обновлении данных, а все новые столбцы добавляются в список Поля сводной таблицы. В противном случае необходимо либо изменить исходные данные для сводной таблицы, либо использовать динамическую именованную формулу диапазона.
Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце.
Сводные таблицы применяются к моментальному снимку данных, который называется кэшем, а фактические данные не изменяются.

Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей. При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов. Вы также можете скачать интерактивный учебник Создание первой сводной таблицы.

Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.
На вкладке Вставка нажмите кнопку Рекомендуемые сводные таблицы.
Excel проанализирует данные и предоставит несколько вариантов, как в этом примере:
Выберите сводную таблицу, которая вам понравилась, и нажмите кнопку ОК. Excel создаст сводную таблицу на новом листе и отобразит список полей сводной таблицы .

Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.
На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.
Появится диалоговое окно Создание сводной таблицы, в котором указан ваш диапазон или имя таблицы. В этом случае мы используем таблицу «таблица_СемейныеРасходы».
В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист или На существующий лист. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.
Нажмите кнопку ОК. Excel создаст пустую сводную таблицу и выведет список Поля сводной таблицы.

Список полей сводной таблицы

В области Имя поля вверху установите флажок для любого поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область строк , поля даты и времени добавляются в область столбца , а числовые — в область Значений . Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое из полей сводной таблицы. Если элемент в сводной таблице больше не нужен, просто перетащите его из списка Поля или снимите флажок. Возможность переупорядочения элементов поля — одна из функций сводной таблицы, которая позволяет легко быстро изменять ее внешний вид.

Список полей сводной таблицы

Суммировать по

По умолчанию поля сводной таблицы, помещенные в область Значения , будут отображаться в виде СУММ. Если Excel интерпретирует данные как текст, они будут отображаться как COUNT. Вот почему так важно убедиться, что вы не смешиваете типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля, а затем выберите параметр Параметры поля .

Затем измените функцию в разделе Суммировать по. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить это имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Число….

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Суммировать по обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно выбрать пункт Найти (в меню «Изменить»), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.
Дополнительные вычисления

Значения также можно выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля на вкладке Дополнительные вычисления.
Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, щелкните значение правой кнопкой мыши и выберите команду Параметры поля, а затем настройте параметры Суммировать по и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выбрать весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать кнопку Удалить. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы или диаграммы вокруг них. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Советы и рекомендации по форматированию данных

Используйте чистые табличные данные для достижения наилучших результатов.
Упорядочение данных по столбцам, а не по строкам.
Убедитесь, что все столбцы имеют заголовки с одной строкой уникальных, непустых меток для каждого столбца. Избегайте двойных строк заголовков или объединенных ячеек.
Отформатируйте данные как таблицу Excel (выберите любое место в данных, а затем на ленте выберите Вставить > таблицу ).
Если у вас есть сложные или вложенные данные, используйте Power Query для их преобразования (например, для отмены сворачивания данных), чтобы они были упорядочены по столбцам с одной строкой заголовка.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Рекомендации сводной таблицы являются частью работы с подключением в Microsoft 365 и анализируют данные с помощью служб искусственного интеллекта. Если вы решили отказаться от работы с подключением в Microsoft 365, ваши данные не будут отправляться в службу искусственного интеллекта, и вы не сможете использовать рекомендации сводной таблицы. Дополнительные сведения см. в заявлении о конфиденциальности Майкрософт.

Статьи по теме

Создание сводной диаграммы

Использование срезов для фильтрации данных сводной таблицы

Создание временной шкалы сводной таблицы для фильтрации дат

Создание сводной таблицы с моделью данных для анализа данных в нескольких таблицах

Создание сводной таблицы, подключенной к наборам данных Power BI

Упорядочение полей сводной таблицы с помощью списка полей

Изменение исходных данных сводной таблицы

Вычисление значений в сводной таблице

Удаление сводной таблицы

Источник

Сводные таблицы – один из самых эффективных инструментов в MS Excel. С их помощью можно в считанные секунды преобразовать миллион строк данных в краткий отчет. Помимо быстрого подведения итогов, сводные таблицы позволяют буквально «на лету» изменять способ анализа путем перетаскивания полей из одной области отчета в другую.

Cводная таблица в Эксель – это также один из самых недооцененных инструментов. Большинство пользователей не подозревает, какие возможности находятся в их руках. Представим, что сводные таблицы еще не придумали. Вы работаете в компании, которая продает свою продукцию различным клиентам. Для простоты в ассортименте только 4 позиции. Продукцию регулярно покупает пара десятков клиентов, которые находятся в разных регионах. Каждая сделка заносится в базу данных и представляет отдельную строку.

Ваш директор дает указание сделать краткий отчет о продажах всех товаров по регионам (областям). Решить задачу можно следующим образом.

Вначале создадим макет таблицы, то есть шапку, состоящую из уникальных значений товаров и регионов. Сделаем копию столбца с товарами и удалим дубликаты. Затем с помощью специальной вставки транспонируем столбец в строку. Аналогично поступаем с областями, только без транспонирования. Получим шапку отчета.

Данную табличку нужно заполнить, т.е. просуммировать выручку по соответствующим товарам и регионам. Это нетрудно сделать с помощью функции СУММЕСЛИМН. Также добавим итоги. Получится сводный отчет о продажах в разрезе область-продукция.

Вы справились с заданием и показываете отчет директору. Посмотрев на таблицу, он генерирует сразу несколько замечательных идей.

— Можно ли отчет сделать не по выручке, а по прибыли?

— Можно ли товары показать по строкам, а регионы по столбцам?

— Можно ли такие таблицы делать для каждого менеджера в отдельности?

Даже если вы опытный пользователь Excel, на создание новых отчетов потребуется немало времени. Это уже не говоря о возможных ошибках. Однако если вы знаете, как сделать сводную таблицу в Эксель, то ответите: да, мне нужно 5 минут, возможно, меньше.

Рассмотрим, как создать сводную таблицу в Excel.

Открываем исходные данные. Сводную таблицу можно строить по обычному диапазону, но правильнее будет преобразовать его в таблицу Excel. Это сразу решит вопрос с автоматическим захватом новых данных. Выделяем любую ячейку и переходим во вкладку Вставить. Слева на ленте находятся две кнопки: Сводная таблица и Рекомендуемые сводные таблицы.

Если Вы не знаете, каким образом организовать имеющиеся данные, то можно воспользоваться командой Рекомендуемые сводные таблицы. Эксель на основании ваших данных покажет миниатюры возможных макетов.

Кликаете на подходящий вариант и сводная таблица готова. Остается ее только довести до ума, так как вряд ли стандартная заготовка полностью совпадет с вашими желаниями. Если же нужно построить сводную таблицу с нуля, или у вас старая версия программы, то нажимаете кнопку Сводная таблица. Появится окно, где нужно указать исходный диапазон (если активировать любую ячейку Таблицы Excel, то он определится сам) и место расположения будущей сводной таблицы (по умолчанию будет выбран новый лист).

Обычно ничего менять здесь не нужно. После нажатия Ок будет создан новый лист Excel с пустым макетом сводной таблицы.

Макет таблицы настраивается в панели Поля сводной таблицы, которая находится в правой части листа.

В верхней части панели находится перечень всех доступных полей, то есть столбцов в исходных данных. Если в макет нужно добавить новое поле, то можно поставить галку напротив – эксель сам определит, где должно быть размещено это поле. Однако угадывает далеко не всегда, поэтому лучше перетащить мышью в нужное место макета. Удаляют поля также: снимают флажок или перетаскивают назад.

Сводная таблица состоит из 4-х областей, которые находятся в нижней части панели: значения, строки, столбцы, фильтры. Рассмотрим подробней их назначение.

Область значений – это центральная часть сводной таблицы со значениями, которые получаются путем агрегирования выбранным способом исходных данных.

В большинстве случае агрегация происходит путем Суммирования. Если все данные в выбранном поле имеют числовой формат, то Excel назначит суммирование по умолчанию. Если в исходных данных есть хотя бы одна текстовая или пустая ячейка, то вместо суммы будет подсчитываться Количество ячеек. В нашем примере каждая ячейка – это сумма всех соответствующих товаров в соответствующем регионе.

В ячейках сводной таблицы можно использовать и другие способы вычисления. Их около 20 видов (среднее, минимальное значение, доля и т.д.). Изменить способ расчета можно несколькими способами. Самый простой, это нажать правой кнопкой мыши по любой ячейке нужного поля в самой сводной таблице и выбрать другой способ агрегирования.

Область строк – названия строк, которые расположены в крайнем левом столбце. Это все уникальные значения выбранного поля (столбца). В области строк может быть несколько полей, тогда таблица получается многоуровневой. Здесь обычно размещают качественные переменные типа названий продуктов, месяцев, регионов и т.д.

Область столбцов – аналогично строкам показывает уникальные значения выбранного поля, только по столбцам. Названия столбцов – это также обычно качественный признак. Например, годы и месяцы, группы товаров.

Область фильтра – используется, как ясно из названия, для фильтрации. Например, в самом отчете показаны продукты по регионам. Нужно ограничить сводную таблицу какой-то отраслью, определенным периодом или менеджером. Тогда в область фильтров помещают поле фильтрации и там уже в раскрывающемся списке выбирают нужное значение.

С помощью добавления и удаления полей в указанные области вы за считанные секунды сможете настроить любой срез ваших данных, какой пожелаете.

Посмотрим, как это работает в действии. Создадим пока такую же таблицу, как уже была создана с помощью функции СУММЕСЛИМН. Для этого перетащим в область Значения поле «Выручка», в область Строки перетащим поле «Область» (регион продаж), в Столбцы – «Товар».

В результате мы получаем настоящую сводную таблицу.

На ее построение потребовалось буквально 5-10 секунд.

Работа со сводными таблицами в Excel

Изменить существующую сводную таблицу также легко. Посмотрим, как пожелания директора легко воплощаются в реальность.

Заменим выручку на прибыль.

Товары и области меняются местами также перетягиванием мыши.

Для фильтрации сводных таблиц есть несколько инструментов. В данном случае просто поместим поле «Менеджер» в область фильтров.

На все про все ушло несколько секунд. Вот, как работать со сводными таблицами. Конечно, не все задачи столь тривиальные. Бывают и такие, что необходимо использовать более замысловатый способ агрегации, добавлять вычисляемые поля, условное форматирование и т.д. Но об этом в другой раз.

Источник данных сводной таблицы Excel

Для успешной работы со сводными таблицами исходные данные должны отвечать ряду требований. Обязательным условием является наличие названий над каждым полем (столбцом), по которым эти поля будут идентифицироваться. Теперь полезные советы.

1. Лучший формат для данных – это Таблица Excel. Она хороша тем, что у каждого поля есть наименование и при добавлении новых строк они автоматически включаются в сводную таблицу.

2. Избегайте повторения групп в виде столбцов. Например, все даты должны находиться в одном поле, а не разбиты по месяцам в отдельных столбцах.

3. Уберите пропуски и пустые ячейки иначе данная строка может выпасть из анализа.

4. Применяйте правильное форматирование к полям. Числа должны быть в числовом формате, даты должны быть датой. Иначе возникнут проблемы при группировке и математической обработке. Но здесь эксель вам поможет, т.к. сам неплохо определяет формат данных.

В целом требований немного, но их следует знать.

Обновление данных в сводной таблице Excel

Если внести изменения в источник (например, добавить новые строки), сводная таблица не изменится, пока вы ее не обновите через правую кнопку мыши

или
через команду во вкладке Данные – Обновить все.

Так сделано специально из-за того, что сводная таблица занимает много места в оперативной памяти. Чтобы расходовать ресурсы компьютера более экономно, работа идет не напрямую с источником, а с кэшем, где находится моментальный снимок исходных данных.

Зная, как делать сводные таблицы в Excel даже на таком базовом уровне, вы сможете в разы увеличить скорость и качество обработки больших массивов данных.

Ниже находится видеоурок о том, как в Excel создать простую сводную таблицу.

Скачать файл с примером.

Поделиться в социальных сетях:

Источник

Что такое сводная таблица Excel

Что такое сводная таблица (Pivot Table – англ.)? Pivot Table дословно переводится как «таблица, которую можно крутить, показывать в разных разворотах». Это инструмент, который позволяет представлять данные в виде, удобном для анализа. Вид сводной таблицы можно быстро менять с помощью одной только мышки, помещая данные в строки или столбцы, выбирать уровни группировки, фильтровать и «перетаскивать» мышкой столбцы с одного места на другое.

Также к сводным таблицам можно применять элементы управления и добавлять диаграммы, создавая наглядные отчеты. Примеры таких отчетов можно посмотреть здесь:

Отчет о динамике и структуре продаж
Анализ исполнения бюджета (БДР)

Исходные данные для сводной таблицы

Чтобы построить сводную таблицу, нужно обратиться к данным в Excel, организованным в виде плоской таблицы. Это значит, что все строки такой таблицы заполнены и в ней нет группировок.

Как построить сводную таблицу

Шаг 1. Выделить таблицу Excel

Выделите одну ячейку таблицы (тогда Excel автоматически определит границы таблицы на следующем шаге) или выделите всю таблицу вместе с заголовками.

Как быстро выделить таблицу:

Выбрать ее любую ячейку и нажать Crtl + * или Ctrl + A, или
Выбрать самую первую ячейку в таблице, зажать кнопки Ctrl и Shift, а затем нажать на кнопки вправо, затем вниз (→↓).

Если выделить больше одной ячейки, но не всю таблицу, в качестве источника данных будет захвачена только выделенная область.

Шаг 2. Создать сводную таблицу

Создайте сводную таблицу: перейдите на вкладку Вставка и выберите «Сводная таблица».

В появившемся диалоговом окне укажите исходные данные (если вы уже выделили таблицу, источник данных заполнится автоматически) и желаемое место расположения сводной таблицы. Её можно поместить на новый или существующий лист.

Когда сводная таблица добавлена, на листе появляется область сводной таблицы. Если эта область не активна (вы не выделили ее мышкой), на ней будет подсказка: «Чтобы начать работу с отчетом сводной таблицей, щелкните в этой области». Щелкаем по ней мышкой и происходят две вещи:

Справа появится список полей сводной таблицы.
В меню — две дополнительные вкладки, связанные с управлением сводной таблицей (Анализ и Конструктор).

Шаг 3. Добавить в сводную таблицу необходимые поля

Проставляем «галочки» в нужных полях сводной таблицы. При этом элементы «сами» встанут на свои места. Если просто поставить «галочки» в области выбора полей, Excel в зависимости от содержимого ячеек определит куда что ставить. Если в столбце содержатся только значения в числовом формате, то его содержимое попадет в область «Σ Значения».

Правило следующее: если поле содержит текст или числа хотя бы с одной пустой или текстовой ячейкой, то Excel автоматически поместит эти данные в область «Названия строк».

После заполнения областей сводной таблицы её вид изменится. В нашем примере в строках появились ФИО менеджеров и товары, а напротив них – суммы продаж. Далее данные можно детализировать и создать визуализации.

Поля можно «перетаскивать» мышкой из одной области в другую:

Фильтры. С помощью фильтров отбираем из исходных данных нужную информацию. Для этого поместите поля в область фильтров и выберите значения, которые хотите анализировать.
Столбцы – поместите в эту область поля, которые должны быть в заголовках столбцов.
Строки – данные, которые будут выводиться в строках таблицы.
В область строк и столбцов можно поместить несколько полей. Тогда данные в таблице будут сгруппированы.
Область значений. В этой области размещаем числовые показатели, которые нужно просуммировать или рассчитать среднее, минимум, максимум и т.д.

Обновление сводной таблицы

Когда исходные данные поменяются, обновите сводную таблицу. Для этого перейдите в меню Данные и нажмите «Обновить». Такая же кнопка есть и на вкладке Анализ. Или еще можно щелкнуть правой кнопкой мышки по сводной таблице и выбрать «Обновить» в появившемся меню. После нажатия этой кнопки сводная таблица «пересчитается».

Если изменился сам источник данных (добавлены новые строки или столбцы), выберите любую ячейку сводной таблицы и перейдите в меню Анализ → Источник данных.

В появившемся окне выберите источник данных.

Один из оптимальных способов задать источник данных – это указать в качестве него «умную» smart-таблицу Excel. О преимуществах этого способа и вообще о плюсах использования «умных» таблиц читайте в следующей статье.

Резюме

В этой статье рассмотрен пример создания простой сводной таблицы, с помощью которой данные можно группировать, анализировать и представлять в нужном нам виде за несколько щелчков мышки. Так что сводные таблицы – это полезный инструмент, который пригодится вам в будущем.

То, что написано о сводных таблицах в статье — это еще не все. Для «продвинутой» аналитики в Excel есть надстройки и инструменты, которые расширяют функционал сводных таблиц до действительно серьезного уровня и переносят его в область Business Intelligence. Сейчас мы говорим о надстройках Power Query и Power Pivot, которые также задействованы в продукте Microsoft Power BI.

Источник

Содержание

1 Преимущества таблиц Excel
2 Базовые особенности работы с таблицами
3 Что такое сводная таблица?
4 Подготовка исходной таблицы
5 Создание Сводной таблицы
6 Детализация данных Сводной таблицы
7 Обновление Сводной таблицы
8 Удаление Сводной таблицы
9 Изменение функции итогов
10 Изменение формата числовых значений
11 Как создать сводную таблицу.
- 11.1 1. Организуйте свои исходные данные
- 11.2 2. Создаем и размещаем макет
- 11.3 3. Как добавить поле
- 11.4 4. Как удалить поле из сводной таблицы?
- 11.5 5. Как упорядочить поля?
- 11.6 6. Выберите функцию для значений (необязательно)
- 11.7 7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)
12 Области сводной таблицы в Excel
- 12.1 Что такое кэш сводной таблицы
- 12.2 Область “Значения”
- 12.3 Область “Строки”
- 12.4 Область”Столбцы”
- 12.5 Область “Фильтры”
13 Рекомендуемые сводные таблицы.
14 Использование Мастера сводных таблиц
15 Как сделать сводную таблицу из нескольких файлов
16 Детализация информации в сводных таблицах
- 16.1 Как обновить данные в сводной таблице Excel?
17 Изменение структуры отчета
- 17.1 Как добавить в сводную таблицу вычисляемое поле?
- 17.2 Группировка данных в сводном отчете

Обычный лист – это просто набор ячеек, одинаковых по функциональности. Да, некоторые из них могут содержать какую-то информацию, другие – нет. Но в целом, они не являют собой единую систему с программной точки зрения.

Таблица же не сводится к диапазону данных и является самостоятельным объектом, у которого есть много характеристик, таких как название, собственная структура, параметры и огромное количество достоинств перед обычным диапазоном.

Если вы в ходе дальнейшего изучения темы увидите название «умные таблицы», не стоит смущаться. Это то же самое, что и таблица, эти термины можно использовать в качестве синонимов.

Главное преимущество таблиц Excel заключается в том, что при добавлении новой строки к ней она автоматически присоединяется к таблице. Это дает возможность привязать таблицу к формуле, чтобы последняя автоматически изменялась, когда в диапазон вводятся новые данные.

Проще всего понять весь набор преимуществ умных таблиц на практике. Но для начала нужно научиться их создавать.

Базовые особенности работы с таблицами

Один из самых главных элементов таблицы – ее название. Его можно увидеть во вкладке «Конструктор». Она отображается сразу после того, как будет нажата левая кнопка мыши на любую ячейку, входящую в нее. Название есть, даже если пользователь его не задает. Просто в таком случае по умолчанию дается имя «Таблица 1», «Таблица 2» и другие.

Если вы собираетесь использовать сразу несколько таблиц в вашем документе, то рекомендуем дать более понятные имена. В будущем тогда будет значительно проще понять, какая из них за что отвечает. Особенно это важно при работе с Power Query и Power Pivot. Давайте присвоим таблице имя «Отчет».

В Excel есть отдельная функция, предназначенная для того, чтобы просмотреть, какие таблицы и именованные диапазоны есть и быстро управлять их названиями. Для того, чтобы ею воспользоваться, необходимо открыть вкладку «Формулы», после чего найти пункт «Диспетчер имен».

Увидеть название таблицы можно и при ручном вводе формулы.

Но больше всего любопытно то, что Excel может работать не только с таблицей в целом, но и отдельными ее частями – колонками, заголовками, итогами и так далее. Чтобы сослаться на какой-то конкретный компонент, необходимо записывать формулы в таком виде.

Начинающий пользователь сразу скажет: «Боже, как можно все это выучить»? Но на самом деле, этого не нужно делать, поскольку в ходе набора формулы появляются подсказки. Главное – не забыть открыть квадратную скобку (ее можно найти в английской раскладке там, где у нас находится кнопка «х»).

Переключение между компонентами таблицы осуществляется с помощью клавиши Tab. После того, как формула введена, не стоит забывать закрыть все скобки, включая квадратную.

Если в любой ячейке записать формулу, возвращающую сумму всего столбца «Продажи», то она автоматически обретет такой вид.

=Отчет[Продажи]

Простыми словами, ссылка указывает не на какой-то определенный диапазон, а на всю колонку таблицы.

Это говорит о том, что если использовать умную таблицу в диаграмме или сводной таблице, новая информация туда будет добавляться автоматически.

Что такое сводная таблица?

представить большие объемы данных в удобной для пользователя форме.
группировать информацию по категориям и подкатегориям.
фильтровать, сортировать и условно форматировать различные сведения, чтобы вы могли сосредоточиться на самом актуальном.
поменять строки и столбцы местами.
рассчитать различные виды итогов.
разворачивать и сворачивать уровни данных, чтобы узнать подробности.
представить в Интернете сжатые и привлекательные таблицы или печатные отчеты.

Например, у вас множество записей в электронной таблице с цифрами продаж шоколада:

Вот посмотрите сами.

Этот скриншот демонстрирует лишь несколько из множества возможных вариантов анализа продаж.

Подготовка исходной таблицы

Начнем с требований к исходной таблице.

каждый столбец должен иметь заголовок;
в каждый столбец должны вводиться значения только в одном формате (например, столбец «Дата поставки» должен содержать все значения только в формате Дата ; столбец «Поставщик» — названия компаний только в текстовом формате или можно вводить Код поставщика в числовом формате);
в таблице должны отсутствовать полностью незаполненные строки и столбцы;
в ячейки должны вводиться «атомарные» значения, т.е. только те, которые нельзя разнести в разные столбцы. Например, нельзя в одну ячейку вводить адрес в формате: «Город, Название улицы, дом №». Нужно создать 3 одноименных столбца, иначе Сводная таблица будет работать неэффективно (в случае, если Вам нужна информация, например, в разрезе города);
избегайте таблиц с «неправильной» структурой (см. рисунок ниже).

Вместо того, чтобы плодить повторяющиеся столбцы ( регион 1, регион 2, … ), в которых будут в изобилии незаполненные ячейки, переосмыслите структуру таблицы, как показано на рисунке выше (Все значения объемов продаж должны быть в одном столбце, а не размазаны по нескольким столбцам. Для того, чтобы это реализовать, возможно, потребуется вести более подробные записи (см. рисунок выше), а не указывать для каждого региона суммарные продажи).

Несколько облегчит процесс построения Сводной таблицы , тот факт, если исходная таблица будет преобразована в формат EXCEL 2007 ( Вставка/ Таблицы/ Таблица ). Для этого сначала приведите исходную таблицу в соответствие с вышеуказанными требованиями, затем выделите любую ячейку таблицы и вызовите окно меню Вставка/ Таблицы/ Таблица . Все поля окна будут автоматически заполнены, нажмите ОК.

Создание таблицы в формате EXCEL 2007 добавляет новые возможности:

при добавлении в таблицу новых значений новые строки автоматически добавляются к таблице;
при создании таблицы к ней применяется форматирование, к заголовкам – фильтр, появляется возможность автоматически создать строку итогов, сортировать данные и пр.;
таблице автоматически присваивается Имя .

В качестве исходной будем использовать таблицу в формате EXCEL 2007 содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте.

В таблице имеются столбцы:

Товар – наименование партии товара, например, « Апельсины »;
Группа – группа товара, например, « Апельсины » входят в группу « Фрукты »;
Поставщик – компания-поставщик Товаров, Поставщик может поставлять несколько Групп Товаров;
Дата поставки – Дата поставки Товара Поставщиком;
Регион продажи – Регион, в котором была реализована партия Товара;
Продажи – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
Сбыт – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
Прибыль – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через Диспетчер имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен ) откорректируем Имя таблицы на « Исходная_таблица ».

Создание Сводной таблицы

Сводную таблицу будем создавать для решения следующей задачи: «Подсчитать суммарные объемы продаж по каждому Товару».

Имея исходную таблицу в формате EXCEL 2007 , для создания Сводной таблицы достаточно выделить любую ячейку исходной таблицы и в меню Работа с таблицами/ Конструктор/ Сервис выбрать пункт Сводная таблица .

В появившемся окне нажмем ОК, согласившись с тем, что Сводная таблица будет размещена на отдельном листе.

На отдельном листе появится заготовка Сводной таблицы и Список полей, размещенный справа от листа (отображается только когда активная ячейка находится в диапазоне ячеек Сводной таблицы).

Структура Сводной таблицы в общем виде может быть представлена так:

Заполним сначала раздел Названия строк . Т.к. требуется определить объемы продаж по каждому Товару, то в строках Сводной таблицы должны быть размещены названия Товаров. Для этого поставим галочку в Списке полей у поля Товар (поле и столбец — синонимы).

Т.к. ячейки столбца Товар имеют текстовый формат, то они автоматически попадут в область Названия строк Списка полей. Разумеется, поле Товар можно при необходимости переместить в другую область Списка полей. Заметьте, что названия Товаров будут автоматически отсортированы от А до Я (об изменении порядка сортировки читайте ниже ).

Теперь поставим галочку в Списке полей у поля Продажи.

Т.к. ячейки столбца Продажи имеют числовой формат, то они автоматически попадут в раздел Списка полей Значения.

Несколькими кликами мыши (точнее шестью) мы создали отчет о Продажах по каждому Товару. Того же результата можно было достичь с использованием формул (см. статью Отбор уникальных значений с суммированием по соседнему столбцу ). Если требуется, например, определить объемы продаж по каждому Поставщику, то для этого снимем галочку в Списке полей у поля Товар и поставим галочку у поля Поставщик.

Детализация данных Сводной таблицы

Если возникли вопросы о том, какие же данные из исходной таблицы были использованы для подсчета тех или иных значений Сводной таблицы , то достаточно двойного клика мышкой на конкретном значении в Сводной таблице , чтобы был создан отдельный лист с отобранными из исходной таблицей строками. Например, посмотрим какие записи были использованы для суммирования продаж Товара «Апельсины». Для этого дважды кликнем на значении 646720. Будет создан отдельный лист только со строками исходной таблицы относящихся к Товару «Апельсины».

Обновление Сводной таблицы

Если после создания Сводной таблицы в исходную таблицу добавлялись новые записи (строки), то эти данные не будут автоматически учтены в Сводной таблице . Чтобы обновить Сводную таблицу выделите любую ее ячейку и выберите пункт меню: меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Данные/ Обновить . Того же результата можно добиться через контекстное меню: выделите любую ячейку Сводной таблицы , вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Обновить .

Удаление Сводной таблицы

Удалить Сводную таблицу можно несколькими способами. Первый – просто удалить лист со Сводной таблицей (если на нем нет других полезных данных, например исходной таблицы). Второй способ — удалить только саму Сводную таблицу : выделите любую ячейку Сводной таблицы , нажмите CTRL + A (будет выделена вся Сводная таблица ), нажмите клавишу Delete .

Изменение функции итогов

При создании Сводной таблицы сгруппированные значения по умолчанию суммируются. Действительно, при решении задачи нахождения объемов продаж по каждому Товару, мы не заботились о функции итогов – все Продажи, относящиеся к одному Товару были просуммированы. Если требуется, например, подсчитать количество проданных партий каждого Товара, то нужно изменить функцию итогов. Для этого в Сводной таблице выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .

Изменение порядка сортировки

Теперь немного модифицируем наш Сводный отчет . Сначала изменим порядок сортировки названий Товаров: отсортируем их в обратном порядке от Я до А. Для этого через выпадающий список у заголовка столбца, содержащего наименования Товаров, войдем в меню и выберем Сортировка от Я до А .

Теперь предположим, что Товар Баранки – наиболее важный товар, поэтому его нужно выводить в первой строке. Для этого выделите ячейку со значением Баранки и установите курсор на границу ячейки (курсор должен принять вид креста со стрелками).

Затем, нажав левую клавишу мыши, перетащите ячейку на самую верхнюю позицию в списке прямо под заголовок столбца.

После того как будет отпущена клавиша мыши, значение Баранки будет перемещено на самую верхнюю позицию в списке.

Изменение формата числовых значений

Теперь добавим разделитель групп разрядов у числовых значений (поле Продажи). Для этого выделите любое значение в поле Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт меню Числовой формат …

В появившемся окне выберите числовой формат и поставьте галочку флажка Разделитель групп разрядов .

Как создать сводную таблицу.

Фактически, вы можете сделать это всего за пару минут.

1. Организуйте свои исходные данные

Перед созданием сводного отчета организуйте свои данные в строки и столбцы, а затем преобразуйте диапазон данных в таблицу. Для этого выделите все используемые ячейки, перейдите на вкладку меню «Главная» и нажмите «Форматировать как таблицу».

Полезные советы:

Добавьте уникальные, значимые заголовки в столбцы, они позже превратятся в имена полей.
Убедитесь, что исходная таблица не содержит пустых строк или столбцов и промежуточных итогов.
Чтобы упростить работу, вы можете присвоить исходной таблице уникальное имя, введя его в поле «Имя» в верхнем правом углу.

2. Создаем и размещаем макет

Выберите любую ячейку в исходных данных, а затем перейдите на вкладку Вставка > Сводная таблица .

Откроется окно «Создание ….. ». Убедитесь, что в поле Диапазон указан правильный источник данных. Затем выберите местоположение для свода:

Выбор нового рабочего листа поместит его на новый лист, начиная с ячейки A1.
Выбор существующего листа разместит в указанном вами месте на существующем листе. В поле «Диапазон» выберите первую ячейку (то есть, верхнюю левую), в которую вы хотите поместить свою таблицу.

Нажатие ОК создает пустой макет без цифр в целевом местоположении, который будет выглядеть примерно так:

Полезные советы:

В большинстве случаев имеет смысл размещать на отдельном рабочем листе. Это особенно рекомендуется для начинающих.
Ежели вы берете информацию из другой таблицы или рабочей книги, включите их имена, используя следующий синтаксис: [workbook_name]sheet_name!Range. Например, [Книга1.xlsx] Лист1!$A$1:$E$50. Конечно, вы можете не писать это все руками, а просто выбрать диапазон ячеек в другой книге с помощью мыши.
Возможно, было бы полезно построить таблицу и диаграмму одновременно. Для этого в Excel 2016 и 2013 перейдите на вкладку «Вставка», щелкните стрелку под кнопкой «Сводная диаграмма», а затем нажмите «Диаграмма и таблица». В версиях 2010 и 2007 щелкните стрелку под сводной таблицей, а затем — Сводная диаграмма.

Организация макета.

Область, в которой вы работаете с полями макета, называется списком полей. Он расположен в правой части рабочего листа и разделен на заголовок и основной раздел:

Раздел «Поле» содержит названия показателей, которые вы можете добавить. Они соответствуют именам столбцов исходных данных.
Раздел «Макет» содержит область «Фильтры», «Столбцы», «Строки» и «Значения». Здесь вы можете расположить в нужном порядке поля.

Изменения, которые вы вносите в этих разделах, немедленно применяются в вашей таблице.

3. Как добавить поле

Чтобы иметь возможность добавить поле в нужную область, установите флажок рядом с его именем.

По умолчанию Microsoft Excel добавляет поля в раздел «Макет» следующим образом:

Нечисловые добавляются в область Строки;
Числовые добавляются в область значений;
Дата и время добавляются в область Столбцы.

4. Как удалить поле из сводной таблицы?

Чтобы удалить любое поле, вы можете выполнить следующее:

Снимите флажок напротив него, который вы ранее установили.
Щелкните правой кнопкой мыши поле и выберите «Удалить……».

5. Как упорядочить поля?

Вы можете изменить расположение показателей тремя способами:

Перетащите поле между 4 областями раздела с помощью мыши. В качестве альтернативы щелкните и удерживайте его имя в разделе «Поле», а затем перетащите в нужную область в разделе «Макет». Это приведет к удалению из текущей области и его размещению в новом месте.

Щелкните правой кнопкой мыши имя в разделе «Поле» и выберите область, в которую вы хотите добавить его:

Нажмите на поле в разделе «Макет», чтобы выбрать его. Это сразу отобразит доступные параметры:

Все внесенные вами изменения применяются немедленно.

6. Выберите функцию для значений (необязательно)

По умолчанию Microsoft Excel использует функцию «Сумма» для числовых показателей, которые вы помещаете в область «Значения». Когда вы помещаете нечисловые (текст, дата или логическое значение) или пустые значения в эту область, к ним применяется функция «Количество».

Но, конечно, вы можете выбрать другой метод расчёта. Щелкните правой кнопкой мыши поле значения, которое вы хотите изменить, выберите Параметры поля значений и затем — нужную функцию.

В Excel 2010 и ниже опция «Суммировать значения по» также доступна на ленте — на вкладке «Параметры» в группе «Расчеты».

7. Используем различные вычисления в полях значения (необязательно)

Еще одна полезная функция позволяет представлять значения различными способами, например, отображать итоговые значения в процентах или значениях ранга от наименьшего к наибольшему и наоборот. Полный список вариантов расчета доступен здесь .

Это называется «Дополнительные вычисления». Доступ к ним можно получить, открыв вкладку «Параметры …», как это описано чуть выше.

Подсказка. Функция «Дополнительные вычисления» может оказаться особенно полезной, когда вы добавляете одно и то же поле более одного раза и показываете, как в нашем примере, общий объем продаж и объем продаж в процентах от общего количества одновременно. Согласитесь, обычными формулами делать такую таблицу придется долго. А тут – пара минут работы!

Области сводной таблицы в Excel

Для эффективной работы со сводными таблицами, важно знать принцип их работы.

Ниже вы узнаете подробней об областях:

Кэш
Область “Значения”
Область “Строки”
Область “Столбцы”
Область “Фильтры”

Что такое кэш сводной таблицы

При создании сводной таблицы, Excel создает кэш данных, на основе которых будет построена таблица.

Когда вы осуществляете вычисления, Excel не обращается каждый раз к исходным данным, а использует информацию из кэша. Эта особенность значительно сокращает количество ресурсов системы, затрачиваемых на обработку и вычисления данных.

Кэш данных увеличивает размер Excel-файла.

Область “Значения”

Область “Значения” включает в себя числовые элементы таблицы. Представим, что мы хотим отразить объем продаж регионов по месяцам (из примера в начале статьи). Область закрашенная желтым цветом, на изображении ниже, отражает значения размещенные в области “Значения”.

На примере выше создана таблица, в которой отражены данные продаж по регионам с разбивкой по месяцам.

Область “Строки”

Заголовки таблицы, размещенные слева от значений, называются строками. В нашем примере это названия регионов.

Область”Столбцы”

Заголовки вверху значений таблицы называются “Столбцы”.

На примере ниже красным выделены поля “Столбцы”, в нашем случае это значения месяцев.

Область “Фильтры”

Область “Фильтры” используется опционально и позволяет задать уровень детализации данных. Например, мы можем в качестве фильтра указать данные “Тип клиента” – “Продуктовый магазин” и Excel отобразит данные в таблице касающиеся только продуктовых магазинов.

Использование Мастера сводных таблиц

Сводная таблица может быть создана с помощью инструмента под названием “Мастер сводных таблиц”. Но предварительно нужно вынести значок Мастера на Панель быстрого доступа. Для этого выполняем следующую цепочку действий:

Открываем меню Файл, кликаем по строке “Параметры”, далее – “Панель быстрого доступа”. Выбрав “Команды не на ленте” в предлагаемом перечне нам нужен пункт “Мастер сводных таблиц и диаграмм”. Отмечаем его курсором, нажимаем “Добавить >>” и завершаем настройки кликом по кнопке OK.
В самом верхнем левом углу окна программы появится значок, нажав на который, запускаем Мастер сводных таблиц.
В открывшемся окне необходимо выбрать источник данных, и на выбор может предлагаться до четырех опций. В нашем случае останавливаемся на первом варианте, т.е. создаем таблицу из списка или базы данных Excel. В нижней части окна выбираем пункт “сводная таблица” и нажимаем “Далее”.
Появится следующее окно, где нужно указать координаты исходной таблицы, из которой будет сформирована сводная таблица. Если мы согласны с диапазоном, присвоенным программой автоматически, кликаем по кнопке “Далее”, либо сначала выделяем нужную область и затем уже двигаемся дальше.
Аналогично ранее рассмотренному примеру выбираем место для размещения сводной таблицы и кликаем “Готово”. На выбор предлагаются две опции.
- на новом листе
- на существующем листе (нужно выбрать конкретный лист).
Будет создана уже знакомая нам форма для конструирования сводной таблицы. Далее приступаем к ее настройке согласно нашим пожеланиям и задачам.

Как сделать сводную таблицу из нескольких файлов

Первый этап – выгрузить информацию в программу Excel и привести ее в соответствие с таблицами Excel. Если наши данные находятся в Worde, мы переносим их в Excel и делаем таблицу по всем правилам Excel (даем заголовки столбцам, убираем пустые строки и т.п.).

Дальнейшая работа по созданию сводной таблицы из нескольких файлов будет зависеть от типа данных. Если информация однотипная (табличек несколько, но заголовки одинаковые), то Мастер сводных таблиц – в помощь.

Мы просто создаем сводный отчет на основе данных в нескольких диапазонах консолидации.

Мастер сводных таблиц при таких исходных параметрах выдаст ошибку. Так как нарушено одно из главных условий консолидации – одинаковые названия столбцов.

Но два заголовка в этих таблицах идентичны. Поэтому мы можем объединить данные, а потом создать сводный отчет.

В ячейке-мишени (там, куда будет переноситься таблица) ставим курсор. Пишем = — переходим на лист с переносимыми данными – выделяем первую ячейку столбца, который копируем. Ввод. «Размножаем» формулу, протягивая вниз за правый нижний угол ячейки.
По такому же принципу переносим другие данные. В результате из двух таблиц получаем одну общую.
Теперь создадим сводный отчет. Вставка – сводная таблица – указываем диапазон и место – ОК.

Открывается заготовка Сводного отчета со Списком полей, которые можно отобразить.

Покажем, к примеру, количество проданного товара.

Можно выводить для анализа разные параметры, перемещать поля. Но на этом работа со сводными таблицами в Excel не заканчивается: возможности инструмента многообразны.

Детализация информации в сводных таблицах

Из отчета (см.выше) мы видим, что продано ВСЕГО 30 видеокарт. Чтобы узнать, какие данные были использованы для получения этого значения, щелкаем два раза мышкой по цифре «30».

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

Если мы изменим какой-либо параметр в исходной таблице либо добавим новую запись, в сводном отчете эта информация не отобразится. Такое положение вещей нас не устраивает.

Курсор должен стоять в любой ячейке сводного отчета.

Правая кнопка мыши – обновить.

Чтобы настроить автоматическое обновление сводной таблицы при изменении данных, делаем по инструкции:

Курсор стоит в любом месте отчета. Работа со сводными таблицами – Параметры – Сводная таблица.
Параметры.
В открывшемся диалоге – Данные – Обновить при открытии файла – ОК.

Изменение структуры отчета

Добавим в сводную таблицу новые поля:

На листе с исходными данными вставляем столбец «Продажи». Здесь мы отразим, какую выручку получит магазин от реализации товара. Воспользуемся формулой – цена за 1 * количество проданных единиц.
Переходим на лист с отчетом. Работа со сводными таблицами – параметры – изменить источник данных. Расширяем диапазон информации, которая должна войти в сводную таблицу.

Если бы мы добавили столбцы внутри исходной таблицы, достаточно было обновить сводную таблицу.

После изменения диапазона в сводке появилось поле «Продажи».

Как добавить в сводную таблицу вычисляемое поле?

Иногда пользователю недостаточно данных, содержащихся в сводной таблице. Менять исходную информацию не имеет смысла. В таких ситуациях лучше добавить вычисляемое (пользовательское) поле.

Это виртуальный столбец, создаваемый в результате вычислений. В нем могут отображаться средние значения, проценты, расхождения. То есть результаты различных формул. Данные вычисляемого поля взаимодействуют с данными сводной таблицы.

Инструкция по добавлению пользовательского поля:

Определяемся, какие функции будет выполнять виртуальный столбец. На какие данные сводной таблицы вычисляемое поле должно ссылаться. Допустим, нам нужны остатки по группам товаров.
Работа со сводными таблицами – Параметры – Формулы – Вычисляемое поле.
В открывшемся меню вводим название поля. Ставим курсор в строку «Формула». Инструмент «Вычисляемое поле» не реагирует на диапазоны. Поэтому выделять ячейки в сводной таблице не имеет смысла. Из предполагаемого списка выбираем категории, которые нужны в расчете. Выбрали – «Добавить поле». Дописываем формулу нужными арифметическими действиями.
Жмем ОК. Появились Остатки.

Группировка данных в сводном отчете

Для примера посчитаем расходы на товар в разные годы. Сколько было затрачено средств в 2012, 2013, 2014 и 2015. Группировка по дате в сводной таблице Excel выполняется следующим образом. Для примера сделаем простую сводную по дате поставки и сумме.

Щелкаем правой кнопкой мыши по любой дате. Выбираем команду «Группировать».

В открывшемся диалоге задаем параметры группировки. Начальная и конечная дата диапазона выводятся автоматически. Выбираем шаг – «Годы».

Получаем суммы заказов по годам.

По такой же схеме можно группировать данные в сводной таблице по другим параметрам.

Источники

https://office-guru.ru/excel/tablicy-svodnye-tablicy/instrukciya-kak-rabotat-s-tablicami-v-excel-prostymi-slovami.html
https://mister-office.ru/excel/excel-pivot-table.html
https://excel2.ru/articles/svodnye-tablicy-v-ms-excel
https://excelhack.ru/svodnaya-tablica-v-excel-kak-sdelat/
http://topexcel.ru/kak-sozdat-svodnuyu-tablicu-v-excel/
https://MicroExcel.ru/svodnye-tabliczy/
https://exceltable.com/svodnye-tablicy/primery-raboty-so-svodnymi-tablicami

Источник

Жизнь человека из мира технологий — это невероятная комбинация цифр, показателей, которые периодически требуют систематизации. Чтобы осуществить последнее, приходится использовать особые технические инструменты. Наша статья докажет, что сводные таблицы в Excel доступны даже для чайников.

Немного теории

Сводные таблицы Excel (для чайника) — это разновидность реестра, которая содержит конкретную часть данных из источника для анализа и изображена так, чтобы можно было проследить между ними логические связи. Основа для ее проектирования — определенный список значений.

Прежде чем начать работу, стоит подготовить для неё необходимые материалы, которые можно свести для анализа. Формируя подготовительный вариант, следите за тем, чтобы данные были классифицированы, например, цифры не путались с буквенным обозначением, а все столбцы имели заголовки.

Сводные таблицы в Excel незаменимы для тех, кто по роду занятости имеет дело с большим количеством цифр, которые периодически необходимо систематизировать и формировать отчетность. Программа Excel поможет подсчитать и проанализировать большое количество значений, сэкономив время.

Плюсы использования такого вида группировки данных:

во время работы не нужны особые познания из сферы программирования, метод подойдет и для чайников;
возможность комбинировать информацию из других первоисточников;
можно пополнять базовый экземпляр новой информацией, несколько подкорректировав параметры.

Обучение работе со сводными таблицами в Excel не займет много времени и может основываться на видео.

Пример создания сводной таблицы Excel – алгоритм для чайников

Ознакомившись с базовыми теоретическими нюансами про сводные таблицы в Excel, давайте перейдем к применению их на деле. Для старта создания сводной таблицы в Excel 2016, 2010 или 2007 необходимо установить программное обеспечение. Как правило, если вы пользуетесь программами системы Microsoft Office, то Excel уже есть на вашем компьютере.

Запустив его, перед вами откроется обширное поле, разделенное на большое количество ячеек. Более детально о том, как делать сводные таблицы в Excel, вам подскажет видеоурок выше.

С помощью следующего алгоритма мы детально рассмотрим пример, как построить сводную таблицу в Excel.
На панели вверху окна переходим на вкладку «Вставка», где слева в углу выбираем «Сводная таблица».

Далее на экране открывается диалоговое окошко, где требуется указать соответствующие параметры. На этом этапе создания сводных таблиц в Excel есть несколько важных моментов. Если перед тем, как начать формирование реестра, вы установили значок курсора на листе, то заполнение пустых строчек окна произойдёт автоматически. Иначе адрес диапазона данных нужно обозначить самостоятельно.

Рассмотрим детальней самостоятельное заполнение пунктов диалогового окна.

Первую строку не оставляем пустой, иначе программа выдаст ошибку. Если есть источник, с которого планируете переноситься данные, то выберите его в пункте «Использовать внешний источник данных». Под внешним источником подразумевается другая книга Excel или набор моделей данных из СУБД.

Заранее озаглавьте каждый столбик

Выберите место, где будет располагаться будущая рамка с ячейками. Это может быть новое окно или же этот лист, рекомендуем использовать другой лист.

Закрепив все настройки, получаем готовую основу. По левую сторону располагается область, где размещена основа будущей рамки. В правой части есть окно с настройками, которое помогает управлять реестром.

Теперь необходимо разобраться, как строится вся эта конструкция. В окне настроек «Поля свободной таблицы», вы обозначаете данные, которые будут присутствовать.

Вся структура строится таким образом, чтобы текстовые данные играли роль объединяющих элементов, а числовые показывали консолидированные значения. Например, объединим все поступления по отделам и узнаем на какую сумму получил товары каждый. Для этого поставим галочку у двух заголовков: отдел и стоимость товара в партии.

Обратите внимание, как расположились эти данные в нижней области панели настройки.

Отдел автоматически ушел в строки, а числовые данные в значения. Если попробовать щелкнуть по любому столбцу с числами, они будут появляться в этой области. А в самой таблице добавится новый столбец.

При этом происходит суммирование. Сейчас мы можем узнать из нашего отчета, сколько товаров поступило в каждый отдел и их общую стоимость.

Вы можете свободно корректировать ширину столбиков для оптимального расположения данных. Просто раздвигайте ширину столбцов или высоту строк так, как вы привыкли в Excel.

Если вам не нравится такая ориентация, вы можете перетащить мышкой названия строк в область столбцов — просто наведите мышь, нажмите левую кнопку и тяните.

Что касается подсчета результатов, то сумма – далеко не единственная функция. Чтобы посмотреть, какие Excel предлагает еще, нажмите на название в области значений и выберите последнюю команду.

В параметрах полей значений вы найдете множество вариантов для анализа.

Для каждого значения можно выбрать свою функцию. Например, добавим поле «Цена» и найдем максимальную цену товара в каждом отделе. Фактически, узнаем сколько стоит самый дорогой.

Теперь мы видим, что в отдел «Аксессуары» поступило товаров на сумму 267660 рублей, при этом самый дорогостоящий имеет цену 2700 рублей.
Область «Фильтры» позволяет установить критерий отбора записей. Добавим поле «Дата поступление», просто поставив около него галочку.

Сейчас сводная таблица в Excel выглядит неудобно, если нам необходимо провести анализ по дате. Поэтому переместим дату из строк в фильтры — просто перетяните, как было указано выше.

Итогом этих действий стало появление еще одного поля сверху. Чтобы выбрать дату, нажмем на стрелочку около слова «Все».

Теперь нам доступен выбор конкретного дня, чтобы открыть список, щелкайте по треугольнику в правом углу.

Также можно выбрать и значения для отдела.

Снимите галочки с тех, которые вас не интересуют, и вы получите только нужную информацию.

Во время работы вы можете столкнуться с подобным сообщением «недопустимое имя сводной таблицы Excel». Это означает, что первая строка диапазона, откуда пытаются извлечь информацию, осталась с незаполненными ячейками. Чтобы решить эту проблему, вы должны заполнить пустоты колонки.

Обновление данных в сводной таблице в Excel

Важным вопросом является то, как сделать и обновить сводную таблицу в Excel 2010 или другой версии. Это актуально тогда, когда вы собираетесь добавить новые данные. Если обновление будет проходить только для одного столбца, то необходимо на любом её месте щелкнуть правой кнопкой мыши. В появившемся окне нужно нажать «Обновить».

Если же подобное действие необходимо провести сразу с несколькими столбцами и строками, то выделите любую зону и на верхней панели откройте вкладку «Анализ» и кликните на значок «Обновить». Дальше выбирайте желаемое действие.

Если сводная таблица в Excel не нужна, то стоит разобраться, как её удалить. Это не составит большого труда. Выделите все составляющие вручную, или используя сочетание клавиш «CTRL+A». Далее нажмите клавишу «DELETE» и поле будет очищено.

Как в сводную таблицу Excel добавить столбец или таблицу

Чтобы добавить дополнительный столбец, вам необходимо добавить его в исходные данные и расширить диапазон для нашего реестра.

Перейдите на вкладку «Анализ» и откройте источник данных.

Excel сам все предложит.

Обновите и вы получите новый перечень полей в области настройки.

Добавить таблицу вы сможете только если «склеите» ее с исходной. Можно заменить диапазон в уже существующей, но добавить «на лету» другой диапазон нельзя. Зато можно создать новую сводную таблицу на основе нескольких исходных, даже расположенных на разных листах.

Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов

Для этого нам понадобится мастер сводных таблиц. Добавим его на панель быстрого доступа (самый верх окна – слева). Нажмите выпадающую стрелочку и выберите «Другие команды».

Выберите все команды.

И найдите мастер сводных таблиц Excel, кликните по нему, затем на «Добавить» и ОК.

Значок появится сверху.

У вас должны быть две идентичные по полям таблицы на разных листах. У нас это данные о поступлениях в отделы за май и июнь. Нажимайте на ярлык мастера сводных таблиц и выбирайте консолидацию диапазонов.

Нам нужно несколько полей, а не одно.

На следующем этапе выделите первый диапазон и нажмите кнопку «Добавить». Затем переключитесь на другой лист ( щелкните по его названию внизу) и снова «Добавить». У вас будут созданы два диапазона.

Не стоит выделять всю таблицу целиком. Нам нужна информация о поступлениях в отделы, поэтому мы выделили диапазон, начиная со столбца «Отдел».
Дайте имя каждому. Кликайте кружочек 1, затем в поле вписывайте «май», кликайте кружочек 2 и вписывайте в поле 2 «июнь». Не забывайте менять диапазоны в области. Должен быть выделен тот, который именуем.

Щелкайте «Далее» и создавайте на новом листе.

После нажатия на «Готово» получим результат. Это многомерная таблица, так что управлять ей довольно сложно. Поэтому мы и выбрали диапазон меньше, чтобы не запутаться в измерениях.

Обратите внимание, что у нас уже нет четких названий полей. Их можно вытащить, нажав на пункты в верхней области.

Снимая или устанавливая галочки, вы регулируете значения, которые вам необходимо увидеть. Неудобно и то, что расчет проводится для всех значений одинаковый.

Как видите, у нас одно значение в соответствующей области.

Изменение структуры отчёта

Мы поэтапно разобрали пример, как создать сводную таблицу Exce, а как получить данные другого вида расскажем далее. Для этого мы изменим макет отчета. Установив курсор на любой ячейке, переходим во вкладку «Конструктор», а следом «Макет отчета».

Вам откроются на выбор три типа для структуризации информации:

Сжатая форма

Такой тип программа применяется автоматически. Данные не растягиваются, поэтому прокручивать изображения практически не нужно. Можно сэкономить место на подписях и оставить его для чисел.

Структурированная форма

Все показатели подаются иерархично: от малого к большому.

Табличная форма

Информация представляется под видом реестра. Это позволяет легко переносить ячейки на новые листы.

Остановив выбор на подходящем макете, вы закрепляете внесенные коррективы.

Итак, мы рассказали, как составить поля сводной таблицы MS Excel 2016 (в 2007, 2010 действуйте по аналогии). Надеемся, эта информация поможет вам осуществлять быстрый анализ консолидированных данных.

Отличного Вам дня!

Источник

Сводные таблицы Excel, или так называемые Pivot Tabel, — это инструмент обобщения и изучения больших объемов данных, анализа итогов и представления сводных отчетов.

В этой статье мы подробно рассмотрим, чем могут быть полезны сводные таблицы, какие требования предъявляются к исходным данным и наконец построим свою первую сводную таблицу.

Кстати, в нашем учебном центре “РУНО” есть практический курс Microsoft Excel 2016/2019. Уровень 2. Расширенные возможности, на котором можно узнать всё про сводные таблицы, сводные диаграммы, инструменты проверки и подготовки данных и многое другое.

Содержание:

Зачем нужны сводные таблицы;
Подготовка данных;
Инструменты создания таблицы.

Зачем нужны сводные таблицы

Сводные таблицы предназначены для решения ряда задач: представление большого объема данных в удобном для анализа виде; обобщение данных по категориям и подкатегориям; обобщения данных; фильтрации, группировки, сортировки различных фрагментов данных.

Умение работать со сводной таблицей и развитые навыки в самостоятельном построении сводных таблиц — это ключевые черты, которые определяют облик Excel Pro — высококлассного специалиста, профессионала Excel.

В современном мире данных становится не просто много, а очень много. А человеку для принятия решений необходимо видеть информацию в лаконичном, сжатом виде — на одном листе.

Как сжать огромный объем данных до одного листа формата А4, в том числе — с помощью сводных таблиц? Это не так сложно , как может показаться на первый взгляд. Сводная таблица, созданная в Microsoft Excel, поможет выделить основное и сфокусироваться на наиболее ценной информации.

Тема создания сводных таблиц в Excel подробно рассматривается на курсе образовательного центра “Руно” Microsoft Excel 2016/2019. Уровень 2. Расширенные возможности. Пройдите пробный урок на сайте.

Подготовка данных

Основа для проектирования сводной таблицы — это определенный набор значений.

Прежде чем начать работу, нужно подготовить необходимые материалы, которые можно будет впоследствии свести для анализа. Формируя информацию, важно следить за тем, чтобы данные были четко и понятно классифицированы. Например, важно цифры не смешивались с буквенным обозначением, а все столбцы имели заголовки.

Сводная таблица может динамично менять данные. То есть, когда вы вносите корректировки в базу данных (исходная таблица данных), они автоматически меняют вашу сводную таблицу.

Возникает закономерный вопрос: где же применение сводной таблицы даст наибольший эффект?

когда анализируется база данных по разнообразным критериям (город, номенклатура, персонал, время года и пр.) систему).
когда ведется работа с огромным количеством статистической или аналитической информации и фильтры с выборкой не могут помочь;
когда предыдущие два варианта нужно постоянно пересчитывать, обновляя базу данных.

Единственный большой минус во всех сводных таблицах, это то, что она не может быть применена, если данные в таблице не отвечают конкретным условиям. Например:

каждый столбец должен иметь заголовок шапки;
все строки и столбцы нужно заполнить;
для всех столбцов данных должны быть определенные форматы ячеек (для поля “Дата” нужен формат календарной даты, а для поля “Контрагент” — формат текста и т.п.);
значения в ячейках должны быть “единоличными” (к примеру, “Договор № 23 от 03.09.2016 года” должен быть записан в 3 разных столбцах: “Документ”, “Номер” и “Дата”);
если вы ведете расходно-доходную табличку, в которой, кроме суммирования, еще есть необходимость вычитания, то и в свою базу первоначальных данных вводите информацию со знаком “-”. Тогда в свёрнутом виде вы получите нужный результат;
конструкция вашей сводной таблицы должна иметь оптимальный вид.

Если выполнены все вышеуказанные условия, то в результате можно получить настоящий чудо-инструментарий для работы с базой данных.

ВАЖНО!
В Microsoft Excel множество различных функций и команд, которые могут значительно облегчить работу даже уверенному пользователю программы.
Освоив курс Microsoft Excel 2016/2019. Уровень 2. Расширенные возможности, вы приобретете профессиональные навыки, которые сэкономят ваше время и помогут в считанные минуты и без ошибок сформировать даже самые объемные отчеты.

Инструменты создания таблицы

В самом начале работы нам необходимо проверить, правильно ли сформирована таблица. Нужно обратить внимание, все ли столбцы имеют правильное название, имеют соответствующий формат ячеек (текст, числа и т.д.).

Если все верно, приступаем к работе над таблицей.

На панели управления документа Excel выбираем вкладку «Вставка» и получаем на выбор два варианта создания сводной таблицы:

рекомендуемые сводные таблицы (пункт для начинающих);
сводная таблица (используется при ручной настройке таблицы, для более опытных пользователей).

Сводная таблица (мастер сводных таблиц)

Начнем работу с выбора в меню «Вставка», блок «Таблицы», пиктограмма «Сводная таблица». Не забываем при этом указать курсором базу исходных данных или табличку, из которой мы будем делать сводную.

В открывшемся окне мы выбираем несколько условий создания сводной таблицы – это диапазон нужных исходных данных и где следует разместить сводную табличку. А поскольку курсор уже стоял на таблице, Excel быстро и автоматически определил диапазон таблицы и подставил в графу диапазона. Нажимаем «ОК» и получаем:

Как видите, был создан новый «Лист3» и вызван «Конструктор сводных таблиц». В конструкторе Вы указываете какие столбики исходной таблицы, вам нужно перенести в сводную и какие именно вычисление нужно будет над ними произвести и всё это происходит обыкновенным перетаскиванием в необходимую область, заголовка нужной нам таблицы.

В конструкторе Вы указываете какие столбики исходной таблицы, вам нужно перенести в сводную и какие именно вычисление нужно будет над ними произвести и всё это происходит обыкновенным перетаскиванием в необходимую область, заголовка нужной нам таблицы.

Вот мы получили и наш первый результат, но он нас не устраивает так как у нас не суммируется количество фруктов, которые были проданы, а значит, нам нужно с области «СТРОКИ» перетянуть заголовок столбца «Вес, кг» и у нас создаётся та конструкция сводной таблицы, которую мы хотим.

Профессиональный совет:

Магия Excel в том, что буквально двумя-тремя кликами можно развернуть данные, проанализировать их и принять правильное бизнес-решение.

Умея работать с формулами, вы автоматизируете свою работу. Вы тратите один раз время на конструирование формулы, дальше она работает, и вы экономите массу своего времени.

Пройдя курсы Excel дистанционно, вы сможете в короткие сроки освоить работу с программой и успешно применять полученные навыки на практике. Курс ведёт сертифицированный тренер Microsoft.

По завершению дистанционного видеокурса Microsoft Excel 2016/2019. Уровень 2. Расширенные возможности вы сможете:

Применять продвинутые инструменты вычисления;
Эффективно работать с большими табличными массивами;
Анализировать данные с помощью сводных таблиц;
Применять новые диаграммы Excel 2019;

Пройдите пробный урок на нашем сайте.

По окончании вы получите удостоверение о повышении квалификации!

Учебная программа Получить доступ

СМОТРИТЕ ВИДЕОУРОКИ ПО ТЕМЕ:

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ:

Сортировка в Excel. Автоматизируем свою работу

Как влиться в новый коллектив? Адаптация на новом месте.

Как стать бухгалтером с нуля

КАТАЛОГ КУРСОВ ПО EXCEL:

Microsoft Excel 2016/2019. Уровень 2+3. Специалист. Профессиональные приемы работы в программе

Microsoft Excel 2016/2019. Анализ и прогнозирование данных. Уровень 3. Эксперт

Функция ВПР и сводные таблицы (Комплекс из 4-х курсов)

Источник

Excel – довольно мощный инструмент, позволяющий работать с большими массивами данных, производя с ними целый ряд операций. Можно утверждать, что таблицы Excel представляют собой реляционные базы данных, с которыми можно работать, не обладая навыками программиста. Но если программа используется профессионально, базовых функций недостаточно, чтобы генерировать отчёты разной структуры. Для этих целей в табличном процессоре имеется более функциональный и мощный инструмент – сводные таблицы.

Для чего в Excel нужны сводные таблицы

В оригинале этот термин звучит как Pivot Table, а перевод фразы несколько туманен: «таблица, которую можно менять, крутить, демонстрировать в разных проекциях». Что это означает? Интерпретация табличных данных – задача непростая. Обычно это делается с помощью формул, получая итоговые результаты в конце таблицы.

Если же требуется создавать сложные отчёты, используя фильтры и меняя исходные данные в нужной последовательности, сделать это стандартными средствами Excel если и можно, то очень сложно. А вот благодаря сводным таблицам такие отчёты создавать гораздо проще, как и различные диаграммы, позволяя только с помощью мышки группировать строки и столбцы, менять их местами, применять различные элементы управления.

Большинство регулярных пользователей Excel даже не догадываются о наличии такого мощного инструмента. Для наглядности приведём небольшой и показательный пример использования сводных таблиц Excel «для чайников».

Допустим, вы менеджер компании и отвечаете за ведение документации по продажам. Все сделки заносятся в таблицу с указанием всех деталей (продавец, покупатель, количество, сумма, дата продажи, адрес покупателя и т. д.). Руководитель просит отчёт о продажах по регионам.

Как мы поступаем? Создаём макет новой таблицы, в шапке которой указываем весь ассортимент реализуемых товаров, а в строках – наименования регионов. Для этого копируем из исходной таблицы столбец с товарами, удалив дубликаты. Используя режим специальной вставки, транспонируем этот столбец в шапку сводной страницы. Аналогичным образом поступаем с регионами, но, поскольку они располагаются в сводной таблице по вертикали, просто копируем без транспонирования.

В каждую ячейку суммируем выручку, используя функцию СУММЕСЛИМН. Наконец, внизу добавляем итоговые результаты и отправляем отчёт руководителю. Руководитель просит регионы расположить вверху, а товары – по строкам. Вы делаете новый отчёт за 5 минут, и получаете новое задание: предоставить данные по прибыли, а не выручке, то есть с учётом затрат. Что ж, немного изменяем формулу, и опять результат готов за считанные минуты. Наконец, поступает просьба подготовить такие отчёты по каждому продавцу, чтобы оценить их эффективность. И это для сводной таблицы не проблема, если знать, где располагаются нужные исходные данные!

Между тем любой пользователь Excel знает, насколько сложно выполнять подобные манипуляции в рамках исходной таблицы.

Создание и работа со сводными таблицами в Excel

Допустим, у нас есть исходная таблица продаж:

Рассмотрим, как на основании этих табличных данных создать сводную таблицу. Для этого выделяем любую ячейку, после чего в главной панели выбираем вкладку «Вставить». Появится две дополнительные вкладки: «Сводная таблица» и левее – «Рекомендуемые сводные таблицы». Если вы новичок и пока не совсем понимаете, каким образом можно организовать исходные данные, рекомендуем воспользоваться второй кнопкой. Это мастер, который предложит вам готовые варианты отчётов. Вам останется только выбрать подходящий вариант, и получить в своё распоряжение готовую сводную таблицу. Останется только подкорректировать её, если по каким-то критериям она вас не удовлетворяет.

Второй, основной способ создания сводных таблиц – «с нуля», для чего жмём первую кнопку.

Откроется новое окно, в котором необходимо задать два параметра: исходный диапазон ячейки и место расположения СТ. Поскольку мы перед созданием сводной таблицы выделили ячейку, диапазон определится автоматически, значением по умолчания для второго параметра является новый лист. Так что ничего не меняем и жмём Ок. В результате откроется новый лист с незаполненным макетом.

Для его настройки следует воспользоваться правой панелью, озаглавленной «Поля сводной таблицы». Здесь в верхнем блоке перечислен список доступных полей, соответствующих столбцам исходной таблицы. Добавлять поля можно двумя способами: проставив галочку напротив нужного значения, и тогда оно автоматически попадёт в макет. Но далеко не всегда в то место, которое вам нужно. В таких случаях нужно просто перетащить поле на необходимую позицию макета. Удаление позиции в макете осуществляется аналогичным образом, снятием галочки, или перетаскиванием на правую панель.

В ней внизу указаны четыре области, на основании которых будет сформирована сводная таблица. Рассмотрим их более подробно:

область значений является главной частью СТ, поскольку именно здесь указывается, каким образом обрабатывать столбцы и строки. Обычно это суммирование – этот способ агрегирования будет установлен по умолчанию при условии, что все ячейки диапазона принимают числовые значения. При наличии хотя бы одной пустой ячейки или с данными в формате, отличном от числового, вместо суммы значений ячеек будет подсчитано их количество, так что этот факт нужно обязательно учитывать. Для нашего примера суммирование будет производиться по каждому товару в соответствующем регионе. Кроме суммирования, можно задать любой другой способ вычислений, которых имеется около двух десятков (вычисление среднего значения, доли и пр.). Проще всего это сделать непосредственно в сводной таблице, кликнув ПКМ по любой ячейке и выбрав необходимый способ вычислений;
область строк – состоит из уникальных значений ячеек, расположенных в левом столбце. Если вставить сюда несколько полей, сводная таблица будет уже не плоской, а многоуровневой;
область столбцов также содержит значения полей, но уже относительно верхней строки исходной таблицы;
область фильтра позволяет накладывать ограничения на условия вычислений значений ячеек. Обычно сюда помещают поле, по которому должна фильтроваться выборка, заданная в трёх других областях.

Благодаря наличию этих областей можно настроить выборку из исходной таблицы практически любой сложности, потратив на это считанные минуты.

Чтобы было яснее, поясним вышесказанное на примере, описанном в предыдущем разделе.

Итак, пошаговая инструкция, как сделать сводную таблицу в Excel:

из перечня полей в сводной таблице перетаскиваем поле «Выручка» в область значений;
поле «Область» (регион нахождения покупателя) перетаскиваем в область строк;
поле «Товар» помещаем в область столбцов.

Всего три действия – и сводная таблица, пригодная для отправки начальству, готова! На её составление у нас ушло порядка 10 секунд.

А как выполнить остальные пожелания директора?

Чтобы вместо выручки просуммировать прибыль, достаточно в область значений вместо выручки поместить соответствующее поле, соответствующие вычисления в сводной таблице будут произведены автоматически.

Вторая задача тоже выполняется за секунды – чтобы поменять местами регионы и товары, просто перетащите их из одной области в другую (поменяйте местами).

Чтобы получить результаты по каждому менеджеру, достаточно в область фильтра поместить поле «Менеджер», тогда вверху появится селектор, в котором нужно указать нужную фамилию для получения отчёта. Имеется возможность объединять отчёт по нескольким продавцам.

Разумеется, мы привели не самый сложный, но весьма показательный пример, позволяющий понять, как в Excel создавать сводные таблицы. Способ вычислений значений в ячейках может быть более замысловатым, возможно, придётся использовать вычисляемые поля, а также применять условное форматирование – возможности в этом плане у Excel внушительные.

Об источнике данных

Мы уже упоминали, что к исходным данным, используемым для правильного создания сводных таблиц в программе Excel, предъявляются определённые требования. Перечислим их:

главное ограничение связано с обязательным наличием названий над столбцами, участвующими в вычислениях. Такие идентификаторы необходимы для формирования результирующих отчётов – при добавлении в исходную таблицу новых записей (строк) формат СТ менять не нужно, а результаты будут пересчитаны автоматически;
убедитесь, что в ячейках строк и столбцов, участвующих в выборке, введены числовые параметры. Если они будут пустыми или содержать текстовые значения, эти строки выпадут из расчётов, что исказит результаты вычислений;
следите за соответствием форматов строк и содержимым ячеек. Если она определена как дата, то все значения в столбце должны иметь такой же формат, иначе фильтрация и просчеты будут неправильными.

Если придерживаться этих правил, то с построением сводной таблицы проблем возникнуть не должно.

Обновление данных в сводной таблице Excel

Хотя мы говорили об автоматическом пересчёте сводных таблиц при внесении корректировок в исходные данные или в структуру самой СТ, на самом деле из соображений экономии ресурсов компьютера для пересчёта нужно выполнить определённые действия.

Обновить данные в нашей сводной таблице Excel можно двумя способами:

кликнув правой кнопкой мыши на любой ячейке и выбрав в контекстном меню пункт «Обновить»;
используя вкладку «Данные» и кнопку «Обновить всё».

Кэширование таблиц особенно оправдано, если они большие по размерам, в этом случае скорость работы программы существенно увеличится, особенно если вы вводите новые строки регулярно и с высокой частотой.

Добавление в СТ Excel столбца или строки

В целом операция тривиальная, если нужный параметр имеется в исходной таблице. Вам останется только перетащить нужное поле в нужную область. Если же строка или столбец в исходной таблице отсутствует, добавьте её, введите, если нужно, значения. Далее кликаем на вкладке «Анализ» и открываем нашу изменённую таблицу. Останется только обновить данные (см. предыдущий раздел), в результате в правой панели СТ перечень полей изменится – в него будет добавлен новый параметр.

Часто сводная таблица имеет не совсем удобный для визуализации вид. Например, когда в области строк имеется несколько полей. Тогда одно из них выводится в полном объёме, а значения другого нужно указывать в верхней части таблицы. Если таких значений немного (скажем, в нашем примере регионов продаж всего 6), то имеет смысл добавить столбец «Регионы» сводной таблицы в соответствующую область, перенеся его из области строк.

Изменение порядка следования столбцов также добиться несложно, просто перенеся мышкой заголовок столбца на нужную позицию.

Формирование сводной таблицы из нескольких файлов (таблиц) Excel

Это более сложная, но вполне выполнимая задача. Используем мастер СТ, который нужно добавить на панель быстрого доступа.

Итак, слева, возле пункта «Файл», жмём на стрелочку, направленную вниз, выбираем пункт «Другие команды». Откроется новое окно, в средней панели щёлкаем на опции «Все команды». Находим в открывшемся перечне «Мастер сводных таблиц», выбираем его и кликаем на кнопе «Добавить». Соответствующий значок появится в верхней панели.

Запускаем мастер. Допустим, нам нужно объединить данные из двух листов, майского и за июнь. Главное условие – они должны совпадать по структуре. Если это так, то в первом окне мастера выбираем опции «Сводная таблица» и следующий параметр – «Несколько диапазонов консолидации».

На втором шаге указываем Мастеру, что нам нужно несколько полей. На третьем – выбираем диапазон ячеек для суммирования по первому листу, жмём «Добавить», и проделываем то же самое для второго листа Excel. Теперь нужно дать имена двум полям. Делаем это сначала для первого поля (жмём селектор «1», в графу «1 поле» вписываем «Май»), затем, по аналогии, для второго. При этом нужно будет указать в списке диапазонов соответствующую строку, первую или вторую.

После нажатия кнопки «Готово» откроется новое окно, в котором указываем «Новый лист» и снова жмём кнопку «Готово».

ВНИМАНИЕ. Получение многомерных таблиц неудобно тем, что в ней сложно ориентироваться при большом количестве полей, да и нужные расчёты приходится проводить, каждый раз указывая нужные значения из верхней области таблицы.

Как удалить СТ

Самый простой случай – когда вы создали сводную таблицу, отослали результаты шефу, и она вам больше не нужна. Если вы в этом уверены, просто выбираем таблицу и жмём клавишу Delete. Просто и эффективно.

Но вдруг структура таблицы может вам понадобиться в будущем? В Excel имеется возможность удалить только результаты, или данные ячеек. Рассмотрим, как это делается.

Для удаления результатов вычислений выполняем следующие шаги:

помечаем мышкой любую ячейку СТ;
выбираем на верхней панели вкладку «Анализ»;
из перечня доступных действий выбираем «Очистить»;
кликаем на пункте «Очистить всё».

Но как поступить, если вы хотите сохранить результаты, но сами данные вам не нужны, то есть вы хотите освободить стол? Такая ситуация часто возникает, если руководству нужны только итоги. Алгоритм действий:

снова выбираем любую ячейку, кликаем на вкладке «Анализ»;
выбираем пункт меню «Действия», кликаем на «Выбрать», отмечаем мышкой всю сводную таблицу;
щёлкаем ПКМ внутри выделенной области;
из контекстного меню выбираем пункт «Скопировать»;
переходим к вкладке «Главная», снова щёлкаем ПКМ и выбираем «Вставить»;
выбираем вкладку «Вставить значение», в ней отмечаем параметр «Вставить как значение».

В итоге сводная таблица будет стёрта с сохранением результатов.

СОВЕТ. Ускорить процедуру можно посредством использования комбинации клавиш. Для выделения таблицы применяйте Ctrl + A, для копирования – Ctrl + C. Затем жмём ALT + E, ALT + S, ALT + V и завершаем процедуру нажатием Enter.

Для удаления сводных таблиц в Excel 2007/2010 нужно использовать другой алгоритм:

выбираем СТ, предназначенную для удаления;
жмём вкладку «Параметры»;
в «Группе действий» выбираем пункт «Очистить», а затем – «Очистить всё».

Если ваш начальник любит визуализацию данных, очевидно, что вам придётся использовать сводные диаграммы. Поскольку они занимают много места в таблице, после использования их обычно удаляют.

В старых версиях программы для этого нужно выделить диаграмму, щёлкнуть на вкладке «Анализ», выбрать группу данных и нажать последовательно «Очистить» и «Очистить всё».

При этом, если диаграмма связана с самой сводной таблицей, после её удаления вы потеряете все настройки таблицы, её поля и форматирование.

Для версий старше Excel 2010 нужно выбрать диаграмму, на вкладке «Анализ» выбрать пункт «Действия» и нажать «Очистить» и «Очистить всё». Результат будет аналогичным.

Надеемся, что наши уроки по сводным таблицам позволят вам открыть для себя этот достаточно мощный функционал. Если у вас остались вопросы, задавайте их в комментариях, мы постараемся на них ответить.

Источник