Как внести претензию в еис пошаговая инструкция

В каких случаях составляется претензия

Это документ, которым одна сторона контракта сообщает другой, что та ведет себя ненадлежащим образом. Например, заказчик направляет поставщику письмо о рекламации, если поставщик:

• не поставил товар;
• поставил товар ненадлежащего качества;
• опоздал со сроками поставки;
• в других случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения контракта.

Поставщик направляет заказчику такой документ, если, например, заказчик не оплачивает исполненный контракт.

С помощью такого письма сторона не только напоминает о необходимости исполнить соглашение должным образом, но и вправе потребовать уплаты неустойки или возместить убытки.

Порядок претензионной переписки в Единой информационной системе

Еще в недавнем прошлом, если между сторонами возникала конфликтная ситуация, они обменивались письмами по почте или нарочно. Однако повсеместная цифровизация добралась и до этой сферы: теперь в соответствии с ч. 16 ст. 94 44-ФЗ стороны обмениваются такими письмами через Единую информационную систему.

Электронная претензия в ЕИС в 2023 году полностью заменяет бумажный аналог — ее направления таким способом достаточно, чтобы потом обратиться в суд и обосновать, что досудебный порядок соблюден. Однако стороны вправе по желанию продолжать дополнительно обмениваться бумажными аналогами документов.

Пошаговая инструкция, как разместить претензию в ЕИС, следующая:

Шаг 1. Составьте документ, в том числе опишите в нем суть нарушения со стороны контрагента, перечислите требования и обоснуйте и то, и другое ссылками на нормы права и пункты контракта.

Шаг 2. Зайдите в личный кабинет заказчика в Единой информационной системе, выберите вкладку «Реестры», а в ней — «Реестр документов об исполнении контракта».

Шаг 3. На открывшейся странице выберите вкладку «Переписка и уведомления», в ЕИС, чтобы начать создание новой рекламации, нажмите «Сформировать уведомление претензионной переписки».

Шаг 4. Необходимо заполнить открывшуюся форму, добавить файл с подготовленным письмом и подписать.

После того как претензия поставщику в ЕИС появится в его личном кабинете, у заказчика ее статус обновится до «Размещено».

Как составить рекламацию в ЕИС по 44-ФЗ

К этому документу нет строго определенных, законодательно установленных требований. При этом, чтобы размещение претензии в ЕИС по 44-ФЗ возымело эффект, то есть, чтобы контрагент исполнил требования или чтобы суд счел направленный документ достаточным для соблюдения досудебного порядка, следует указать в ней:

• реквизиты контракта и ИКЗ;
• информацию о сторонах соглашения;
• предмет сделки;
• суть нарушения, которое допустил контрагент;
• перечень требований;
• если заявляете денежные требования, то необходимо привести расчет их суммы;
• срок рассмотрения обращения получателем — его особенно важно установить, если не предусмотрен в тексте контракта;
• перечень действий, которые совершит отправитель, если получатель не выполнит требований. Например, укажите, что оставляете за собой возможность обратиться за судебной защитой.

Срок размещения рекламации

Четкий срок размещения претензии в ЕИС по 44-ФЗ законом не установлен. На практике разумнее всего направлять этот документ сразу, как только пострадавшая сторона заметила нарушение контрагента.

Также претензия в ЕИС от заказчика поставщику или от поставщика заказчику направляется в течение срока исковой давности. Истечение этого срока не исключает направление самой рекламации, но ставит под сомнение последующую судебную защиту.

Как направить претензию

Новый порядок обмена документами сильно упрощает сторонам контракта жизнь: пострадавшей стороне необязательно думать, как направить претензию, — в ЕИС документ поступит автоматически в личный кабинет контрагента. Это является надлежащим уведомлением, и заботиться об отправке по почте или курьером больше не придется.

Гольцова Полина

Другие статьи автора

Претензия — это требование заказчика либо исполнителя устранить нарушения, которые возникли в ходе исполнения контракта. Этот документ составляется в произвольной форме, но с учетом определенных норм. А в госзаказе еще и существуют правила размещения претензии по 44-ФЗ в ЕИС.

Когда и зачем составляется претензия

Претензия составляется и направляется контрагенту в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения принятых им на себя обязательств. Претензионная работа помогает стороне договора защитить интересы, взыскать штрафы и пени и соблюсти досудебный порядок споров. Кроме неустойки, так можно взыскать убытки, которые были понесены по причине нарушений условий контракта.

44-ФЗ не регламентирует срок формирования и рассмотрения документов этого типа. Сторонами устанавливаются сроки в контракте. Обычно минимальный срок рассмотрения подобных заявлений — 10 календарных дней, максимальный — 30. Если в контракте срок не указан, то его необходимо прописать в тексте самого документа.

Как происходит претензионная переписка в ЕИС

С июля 2022 года действует новый порядок подобной переписки по контрактам: согласно ч. 16 ст. 94 44-ФЗ переписка и уведомления в ЕИС теперь прямая обязанность заказчика.

Вот пошаговая инструкция, как разместить претензию в ЕИС заказчику:

Шаг 1. Подготовить непосредственно сам документ о предъявляемых требованиях.

Шаг 2. Зайти в личный кабинет заказчика в ЕИС, перейти в пункт меню «Реестры» и там выбрать «Реестр документов об исполнении контракта».

Шаг 3. Выбрать пункт «Переписка и уведомления».

Шаг 4. Сформировать уведомление претензионной переписки.

Шаг 5. Заполнить все необходимые пункты и прикрепить скан документа.

Шаг 6. Подписать.

Статус «Размещено» устанавливается после того, как уведомление о переписке поступит в личный кабинет поставщика.

Правила составления претензии в ЕИС по 44-ФЗ

Документ-требование обязательно содержит следующую информацию:

• номер и дату заключения соглашения;
• ИКЗ закупки;
• данные обеих сторон контракта;
• причины, по которым происходит направление претензии;
• доказательства нарушений условий контракта;
• в случае начисления пени, претензия в ЕИС от заказчика должна содержать расчет пени;
• выдвигаемые требования и срок, в который вторая сторона должна устранить недостатки и оплатить неустойку.

Срок размещения претензии в ЕИС

Срок направления требования об устранении нарушений по контракту в законе 44-ФЗ не установлен. Но чем раньше претензия в ЕИС в 2023 году направляется при выявлении фактов нарушения, тем быстрее стороны придут к согласию и исполнению условий контракта в полном объеме.

Предъявление рекламаций после исполнения контракта допускается в пределах сроков исковой давности, но есть исключения. Так, при обнаружении недостатков в период гарантийного срока такие требования можно направить поставщику в течение 2 лет с момента передачи товара (п. 2 ст. 477 ГК РФ).

Как направить требование поставщику

Направить заявление о рекламации можно нарочно, по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения или в форме электронного документа при соблюдении определенных условий.

Выше мы рассмотрели, как направить претензию в ЕИС. Но многие участники госзаказа продолжают пользоваться почтовыми отправлениями и электронной почтой. Пока я не нашла установившейся практики, является ли это нарушением. Но однозначно, что публикация путем размещения с помощью функционала Единой информационной системы быстрее и уж точно является надлежащим уведомлением в случае одностороннего расторжения договора.

Еще по теме:

• инструкция по оформлению претензии на неустойку по 44-ФЗ;
• инструкция по взысканию пеней и штрафов по 44-ФЗ;
• инструкция по оформлению претензии на возврат денег;
• образец письма с требованием вернуть оплату или аванс по контракту.

Претензионная переписка в обязательном порядке ведется в ЕИС. Чтобы сообщить заказчику о нарушении условий контракта, нужно уведомить его через систему. 

Для этого сформируйте уведомление и подпишите его КЭП. Такая переписка через ЕИС — обязательная процедура досудебного порядка решения спора. Если она не соблюдена, суд может оставить исковое заявление без рассмотрения.

Инструкция по направлению претензии через ЕИС:

1. Составьте претензию на бумаге, укажите реквизиты контракта, наименование и реквизиты сторон, суть требований (неисполненные обязательства/ исполненные с просрочкой). Добавьте ссылки на подтверждающие документы и приложите их к претензии. Поставьте дату составления, подпишите и сделайте скан-копию. 

2. В личном кабинете откройте раздел «Исполнение контрактов». В подразделе «Переписка и уведомления» найдите нужный контракт.

3. Кликните на три точки около информации о статусе контракта и нажмите «Сформировать уведомление претензионной переписки».

4. Откроется форма уведомления, информация о контрагентах и контракте заполняется автоматически. В текстовом поле впишите основания для направления уведомления и ваши требования. Прикрепите скан претензии, подпишите заявку КЭП и нажмите «Отправить».

Заказчик автоматически получит уведомление о получении претензии. Дублировать почтой претензию не нужно. Об ответе заказчика вам поступит уведомление в личный кабинет ЕИС.

Если не удалось все уладить в досудебном порядке — обратитесь в суд. Доказательством соблюдения досудебного порядка будут скриншоты из личного кабинета ЕИС и распечатанные уведомления о доставке претензии, которые находятся в личном кабинете.

Получить список актуальных тендеров можно при помощи Seldon. Оставьте заявку на бесплатный пробный доступ:

Основания для претензионной переписки в ЕИС

В ходе исполнения обязательств по госконтрактам нарушать условия могут не только поставщики, но и заказчики. Если такое случается, то потерпевшая сторона вправе направить контрагенту электронное уведомление – претензию через ЕИС. Об этом говорится в ч.16 ст.94 44-ФЗ.

Электронный документооборот при спорных ситуациях ведется по открытым и закрытым закупочным процедурам. При этом претензионная переписка невозможна в закрытых электронных закупках, в которых заказчиками выступают Минобороны, ФСО, ФСБ, нацгвардия и подведомственные им государственные структуры (п.5 ч.11 ст.24 44-ФЗ).

У заказчиков и поставщиков в личном кабинете есть функционал, с помощью которого можно составить претензию и сформировать уведомление претензионной переписки в ЕИС. Электронный документооборот заверяется усиленной электронной подписью. Извещение формируется в системе автоматически и в короткие сроки поступает адресату.

Если факт обычной переписки по почте фиксируется распиской о вручении, то аналогом такого надлежащего уведомления при претензионной переписке является электронное извещение. Датой надлежащего уведомления считается дата размещения уведомления стороной по ее часовому поясу. У второй стороны есть 10 дней на ответ, которые начинают отсчет на следующий день после размещения надлежащего уведомления. Максимальный срок ответа заказчика – 30 дней. Данный срок прописывается в контракте на основании ведомственных нормативных актов.

Когда нужна претензионная переписка?

Претензионная переписка в ЕИС появилась с 01.07.2022 года. Данная мера продиктована необходимостью оперативно решать конфликтные ситуации, не доводя дело до суда, если какая-то из сторон нарушает условия контракта.

В каких случаях претензию направляет поставщик:

• не получил вовремя оплату;
• не соблюдены сроки по выборке продукции;
• возникли препятствия для выполнения работ;
• необходимо направить расчет неустойки и основания.

Вот, например, как выглядит образец претензии поставщика к заказчику по поводу просрочки оплаты по контракту:

Заказчики направляют претензию в случае неисполнения контракта или явных нарушений со стороны исполнителя: товар не пришел в назначенный день, поступила некачественная партия и т.д.

С помощью претензионной переписки в ЕИС заказчик вправе расторгнуть контракт в одностороннем порядке, потребовать неустойку или возмещения трат на экспертизу (если к экспертизе пришлось привлекать сторонних специалистов).

Содержание претензионного письма

К оформлению претензий в законодательстве нет четких требований. Однако следует учесть обязательные пункты письма. Что писать:

• наименование сторон и адреса;
• номер и дата подписания контракта;
• действия стороны, повлекшие нарушения:
• основания для написания претензии;
• ответственность нарушителя со ссылками на законы;
• требования устранить нарушения;
• сроки надлежащего исполнения требований, обозначенных в претензионном письме.

Как можно точнее конкретизируйте свои требования. Основывайтесь на обнаруженных нарушениях и нормах законодательства. Укажите закон, которым руководствуетесь при написании претензии.
Если речь идет о финансах, то приложите к письму расчеты, чтобы ваши требования были обоснованы.

Подписать письмо может не только руководитель, но и уполномоченный сотрудник, чьи полномочия указываются в доверенности.

Как направить претензию в ЕИС?

Инструкция по претензионной переписке в ЕИС состоит из нескольких простых пунктов.

Шаг 1. Набираем претензию в текстовом редакторе, например, Word. Распечатываем и делаем скан-копию (с подписями и печатями). Если у вашей компании есть официальный бланк, то оформите письмо на нем для большей официальности. В письме пропишите, какие нарушения допустила вторая сторона, и сошлитесь на положения 44-ФЗ. Если имеете дело с нарушением сроков, то рассчитайте размер неустойки.

Шаг 2. Заходим в нашу учетную запись на сайте ЕИС. Открываем в меню «Исполнение контрактов».

Шаг 3. В разделе «Переписка и уведомления» находим нужный контракт на стадии «Исполнение».

Шаг 4. Нажимаем на «…» и выбираем действие «Сформировать уведомление претензионной переписки».

Шаг 5. Система автоматически подгрузит сведения о контракте и получателе уведомления. В окне «Текст уведомления» указываем основания претензии. Прикрепляем заранее отсканированную претензию и нажимаем «Подписать». Размер одного прикрепленного документа должен быть не более 50Мб.

Заказчик обязан ответить на письмо в срок, указанный в контракте. Выше мы отметили, что этот срок составляет от 10 до 30 календарных дней.

Важно: Поставщикам не приходят оповещения системы о входящих уведомлениях, поэтому необходимо периодически следить за операциями в личном кабинете. Хотя бы 1 раз в день открывайте свой профиль в ЕИС и следите за статусом письма.

Если заказчик направил претензию или сообщает о намерении расторгнуть контракт в одностороннем порядке, то следует дать ответ:

1. В ЛК находим контракт и полученное по нему решение.
2. Нажимаем «…» и выбираем действие «Ответить».

Инструкция по претензионной переписке для поставщиков и заказчиков практически одинакова. Отличия только в дизайне личного кабинета. Кроме этого, заказчики могут настраивать параметры для получения уведомлений.

Шаг 1. Настройте права доступа в ЕИС

В личном кабинете заказчика ЕИС зайдите в раздел «Администрирование», затем в подраздел «Пользователи организации», «Права доступа пользователя». Проставьте галочки в блоке «Работа с документами одностороннего отказа от контракта», как на рисунке 1. Если вы не разрешите доступ пользователю, новые разделы для заполнения сведений ЕИС в реестре контрактов не отобразятся.

Шаг 2. Предусмотрите односторонний отказ в извещении

Чтобы возможность одностороннего отказа от контракта появилась в карточке контракта, его нужно предусмотреть, когда формируете извещение о закупке. Для этого отметьте, что контрактом предусмотрена такая возможность. Именно это требование перейдет автоматически в карточку контракта. Смотрите на рисунке 2, как предусмотреть возможность одностороннего расторжения контракта в извещении, чтобы она позже отобразилась в карточке контракта.

Шаг 3. Сформируйте односторонний отказ от контракта

Чтобы сформировать решение об одностороннем отказе от исполнения контракта, зайдите в реестре в карточку того контракта, по которому есть основания, чтобы его расторгнуть. Нажмите на кнопку сформировать односторонний отказ, как на рисунке 3.

Заполните и отправьте уведомление поставщику, чтобы соблюсти новый порядок претензионной переписки в ЕИС

Теперь составлять претензию и вести переписку с поставщиком по ненадлежащему исполнению обязательств по контракту необходимо в ЕИС путем передачи друг другу электронных уведомлений (ч. 16 ст. 94 Закона № 44-ФЗ).

Шаг 4. Заполните решение об отказе от контракта и прикрепите файлы

Заполните сведения решения об одностороннем расторжении контракта. Для этого выберите реестровый номер получателя из выпадающего списка. Затем внесите номер решения в поле «Номер уведомления». Поставьте предполагаемую дату (рисунок 4), когда решение вступит в силу. Для этого к дате, когда вы опубликуете решение в ЕИС, прибавьте десять календарных дней. Считайте со дня, следующего за датой публикации решения в ЕИС. На одиннадцатый день решение вступит в силу. В следующем поле «Причина расторжения контракта» напечатайте весь текст решения с изложением оснований и причины отказа от контракта в одностороннем порядке. Затем прикрепите подтверждающие скан-копии документов.

Шаг 5. Опубликуйте решение об одностороннем расторжении контракта

Опубликуйте решение об одностороннем отказе от контракта в ЕИС. Для этого в карточке контракта в разделе документы через треугольник опубликуйте созданный проект решения.

Шаг 6. Отмените решение в 10-дневный срок, если поставщик исправился

После того как опубликовали решение об отказе от контракта, у вас есть 10 дней, чтобы поставщик исправился. То есть устранил те недочеты по контракту, которые вы отразили в решении. Либо начал исполнять контракт. Поставщик уведомит вас ответом на размещенное решение также посредством ЕИС. Уведомление претензионной переписки вы также увидите в карточке контракта, как на рисунке 6.

Если документы весят много, переходите на бумагу. Объем электронных уведомлений по каждому контракту для каждой из сторон не должен превышать в ЕИС 150 Мб. Если вы не укладываетесь в этот объем, обмен документами в ходе одностороннего расторжения контракта проводите в бумажном формате (п. 7 постановления от 27.01.2022 № 60).

Шаг 7. Заполните сведения об отмене решения об одностороннем отказе

Заполните дату, когда отменили свое решение об одностороннем отказе от контракта. При проверке сведений сработает контроль. Дата отмены должна быть больше хотя бы на один день от даты публикации решения об отказе от контракта. Далее прикрепите уведомление поставщика об устранении недочетов по контракту и скан-копию решения об отмене, как на рисунке 7.

Шаг 8. Направьте сведения в контрольный орган

Если поставщик в отведенный 10-дневный срок не устранил нарушения по контракту, то вы направляете сведения в территориальное отделение УФАС в течение двух рабочих дней после того, как решение вступило в силу. Делаете это также в ЕИС. Выбираете одно из трех оснований, когда обращаетесь в ФАС, чтобы внести недобросовестного поставщика в РНП (рисунок 8).