Как заполнять журнал учета инструкций по охране труда для работников

Журнал учета инструкций по охране труда обязательно должен использоваться в системе кадрового документооборота предприятия. В чем заключаются особенности журнала учета инструкций по охране труда, а также других документов схожего назначения, расскажем в нашей статье.

Какие журналы для инструкций по охране труда могут использоваться?

Инструкция по охране труда обязательна для использования работодателем в силу положений ст. 214 ТК РФ. Минтруд РФ опубликовал Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда от 13.05.2004 (далее — Рекомендации): соответствующий документ предусматривает ведение учета инструкций с использованием журналов двух типов:

• учета инструкций;
• учета выдачи инструкций.

Рассмотрим специфику этих документов подробнее.

Для чего нужен журнал учета инструкций по охране труда?

В соответствии с рекомендациями, опубликованными Минтрудом РФ, журнал учета инструкций по охране труда должен использоваться в целях отражения в реестрах кадровой службы предприятия следующих сведений об инструкциях:

• даты постановки документа на учет;
• наименования;
• даты утверждения руководителем фирмы;
• планового срока проверки документа;
• сведений о сотрудниках, ответственных за постановку инструкций на учет.

Данные, отражаемые в журнале учета инструкций по охране труда, подтверждаются подписью сотрудника, ответственного за постановку инструкций на учет.

Рекомендуемая форма такого журнала зафиксирована в приложении 2 к вышеупомянутым Методическим рекомендациям Минтруда. Вы можете скачать бланк такой формы бесплатно по ссылке ниже:

Скачать форму журнала учета инструкций по охране труда

Журнал учета инструкций по охране труда, разработанных для сотрудников конкретного подразделения фирмы, хранится, как и сами инструкции, у руководителя соответствующего подразделения (п. 9 Рекомендаций от 13.05.2004). Желательно, чтобы место их хранения было оптимальным в плане получения сотрудниками фирмы оперативного доступа к инструкциям (п. 10 Рекомендаций).

Как организовать охрану труда на предприятии, детально разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

ВАЖНО! С 1 марта 2022 года работников необходимо информировать об условиях и охране труда на предприятии.

Что представляет собой журнал выдачи инструкций по охране труда?

Минтруд РФ определяет, что инструкции могут выдаваться сотрудникам на руки для того, чтобы те могли изучить соответствующие документы в рамках первичного инструктажа. Каждый факт выдачи инструкций подлежит учету в отдельном журнале.

Узнайте больше о специфике проведения первичного инструктажа на рабочем месте.

В  журнале фиксируются:

• даты выдачи инструкций;
• номера инструкций либо иные их обозначения;
• названия;
• количество выданных копий;
• Ф. И. О. сотрудников, которым выдаются документы.

Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о том, как составлять инструкции по охране труда. Получите пробный доступ к материалу на данную тему.

Каждый работник, получивший инструкцию, расписывается в журнале.

Рекомендуемая форма данного журнала утверждена в приложении 3 к Методическим рекомендациям. Скачайте его бесплатно по ссылке ниже:

Скачать форму журнала учета выдачи инструкций

Где можно скачать образец журнала учета инструкций по охране труда?

Скачать образец журнала вы можете на нашем портале по ссылке ниже. Наши специалисты подготовили его для вас по форме, утвержденной Методическими рекомендациями, в которых Минтруд устанавливает механизм использования фирмами-работодателями журналов учета (выдачи) инструкций по охране труда.

 Скачать образец журнала учета инструкций по охране труда

Инструкции по охране труда хранятся в организации в течение установленного срока. Подробности — в специальном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к нему бесплатно.

Итоги

Инструкция по охране труда — важный документ в документообороте предприятия, положения которого работник обязан соблюдать. Минтруд РФ предлагает учитывать их с помощью журналов двух типов — для учета данных документов и для учета их предоставления сотрудникам.

Журнал первого типа позволит работодателю контролировать, имеются ли в кадровом реестре инструкции, наличие которых на предприятии необходимо, исходя из специфики должностей по штатному расписанию, а также насколько своевременно они учитываются. Второй журнал поможет кадровику отслеживать, кто именно из сотрудников уже ознакомлен с инструкцией по охране труда, а кому еще предстоит это сделать.

Рассмотреть иные полезные нюансы по охране труда вы можете в статьях:

• «С чего начать охрану труда на предприятии (нюансы)»;
• «Какие сроки хранения документов по охране труда»;
• «Приказ о создании комиссии по охране труда – образец»;
• «Как составить план мероприятий по охране труда (образец)».

0

В обязанности работодателя входит обеспечение безопасных условий и охраны труда работников (ст. 212 ТК РФ). В целях выполнения этой обязанности работодатель должен, в том числе разрабатывать и утверждать инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Инструкции по охране труда

Инструкция по охране труда для работника разрабатывается исходя из его должности, профессии или вида выполняемой работы (п. 1 Методических рекомендаций, утв. Минтрудом РФ 13.05.2004 (далее – Методические рекомендации)).

Разработка инструкций по охране труда

Инструкция по охране труда для работника разрабатывается, в том числе на основе (п. 3 Методических рекомендаций):

• межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда;
• требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций — изготовителей оборудования, а также в технологической документации организации с учетом конкретных условий производства.

Инструкции по охране труда для работников разрабатываются и утверждаются работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (п. 4 Методических рекомендаций).

Кроме того, работодатель проводит проверку и пересмотр инструкций по охране труда. Пересмотр инструкций должен производиться не реже одного раза в пять лет (п. 6 Методических рекомендаций).

Сведения о разработанной инструкции и о плановой дате ее пересмотра вносятся в журнал учета инструкций по охране труда для работников

Журнал учета инструкций по охране труда для работников

Работодатель может самостоятельно разработать форму журнала учета инструкций по охране труда. При разработке можно воспользоваться примерной формой, приведенной в Приложении 2 к Методическим рекомендациям.

Так как согласно Методическим рекомендациям действующие инструкции по охране труда должны храниться у руководителя структурного подразделения, логично возложить на руководителя того или иного подразделения также ведение и хранение журнала учета инструкций.

Журнал учета инструкций по охране труда: образец

Приведем образец заполнения журнала учета инструкций по охране труда.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников

Инструкции по охране труда могут выдаваться работникам на руки для изучения при первичном инструктаже. Кроме того, инструкции могут быть вывешены на рабочих местах или храниться в ином доступном для работников месте.

Выдача инструкций фиксируется в журнале учета выдачи инструкций по охране труда для работников. Примерная форма такого журнала приведена в Приложении 3 к Методическим рекомендациям.

Когда в организации разработано более трёх инструкций по охране труда, возникает вопрос их учета. Их нужно периодически (не реже 1 раза в 5 лет) пересматривать, вносить изменения и постоянно актуализировать. Каждое из этих действий регистрирует журнал учета инструкций по охране труда — о том, как он выглядит, как часто следует вносить в него записи и как требуется его оформлять, поговорим в этой статье, а в её конце Вы сможете скачать файл с листами журнала для самостоятельной печати.

Как оформить журнал учета инструкций по охране труда

Журнал учета инструкций по охране труда оформляется в виде канцелярской книги формата А4. Обложка журнала содержит наименование организации, наименование подразделения (при наличии), а также даты начала и окончания ведения журнала. Сама форма журнала предлагается в Приложении N9 к Методическим рекомендациям по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденным постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 года N80 и имеется в свободном доступе. Для Вашего удобства мы приводим форму этого журнала прямо здесь, а ниже ссылку, чтобы Вы могли скачать журнал учета инструкций по охране труда (шаблон).

Журнал учета инструкций по охране труда
Составляется в соответствии с Методическими рекомендациями, приложение 9.

Виды инструкций и частота их учета в журнале

Различают несколько видов инструкций по охране труда. В первую очередь, это типовые (они же отраслевые) инструкции — они разрабатываются в целом по отрасли, опираясь на специфику отдельно взятого производства. Кроме них существуют локальные (или местные) инструкции по охране труда — они составляются для конкретных рабочих профессий (должностей) и видов работ. Последние используются в организациях в качестве необходимой локальной документации по охране труда: именно их следует учитывать в журнале.

Инструкции по охране труда пересматриваются каждые пять лет, за исключением некоторых случаев. Именно с той же частотой следует вносить в журнал изменения — как только инструкция претерпела обновление (или просто была пересмотрена), заполняется новая строка в журнале.

Видео по теме:

Расширяем кругозор: охрана труда во Франции

Как заполнить журнал учета инструкций по охране труда

Итак, любой пересмотр инструкции по охране труда сопровождается записью в журнале учета инструкций по охране труда. Давайте разберемся, как это сделать — приведем рекомендации к заполнению по пунктам, соответствующим графам журнала.

1. Присваивается порядковый номер записи.
2. Выставляется дата внесения изменений.
3. Указывается наименование инструкции.
4. Выставляется дата утверждения инструкции.
   (именно дата, когда инструкция была впервые утверждена)
5. Указывается номер инструкции.
   (по всем инструкциям сохраняется сквозная нумерация)
6. Выставляется плановый срок проверки.
   (к дате внесения изменений прибавляется 5 лет)
7. Указывается ФИО работника, производившего учет.
   (ответственный за охрану труда или штатный специалист по охране труда).
8. Запись визируется подписью работника, производившего учет.

Подведем итог

Журнал учета инструкций по охране труда нужен для регистрации всех изменений, касающихся инструкций по охране труда, которые следует с определенной периодичностью пересматривать и актуализировать. Вести журнал не так уж сложно, зная правила его заполнения (а теперь Вы их знаете) — а порядок в документах по охране труда — залог здоровой и безопасной работы.