Чтобы объяснить человеку как выполнять задачу или работать с инструментом, нужно составить понятную инструкцию. Неизвестная компьютерная программа или новые функции на работе – все это требует разъяснений для успешного взаимодействия. В статье рассмотрим, как правильно написать инструкцию.
Инструкция – это документ, который объясняет способы или правила выполнения определенных действий. А понятная инструкция делает то же самое, но простым языком. Многие руководства написаны очень сложно и люди предпочитают не заглядывать в них, пока что-то не сломается.
Однако такой подход может привести к не самым лучшим последствиям. Например, работник не изучил правила по работе на буровой установке или неверно понял описанный материал, и получил травму из-за неправильного использования техники. Поэтому важно ответственно подойти к составлению и разобраться, как правильно написать инструкцию.
3 основных вида инструкций
Есть несколько типов инструкций. Они предназначены для разных целей, но разрабатываются по схожим принципам. К примеру – уяснив, как написать инструкцию по работе системного администратора, вы легко сможете применить эти знания и при подготовке руководства по использованию мини-АТС.
Пошаговая инструкция
Такие руководства позволяют регламентировать все возможные повторяющиеся процессы. Поставленная задача разбивается на несколько этапов, и каждый этап дополняется пояснениями. Примеры таких инструкций – пошаговые алгоритмы составления бухгалтерской отчетности, подключение к удаленному рабочему столу или действия при пожаре.
Вот как может выглядеть краткое пошаговое руководство по замене картриджа в лазерном принтере Brother HL-1110R:
- Откройте верхнюю крышку и извлеките блок фотобарабана
- Установите в нижнее положение переключатель в правом нижнем углу блока фотобарабана
- Вытащите тонер-картридж
- Поставьте на его место новый
- Подвигайте в разные стороны зеленую лапку в левом верхнем углу фотобарабана. Обязательно верните ее в исходное положение
- Установите фотобарабан обратно в принтер
- Закройте крышку
- Сделайте пробную печать. Если появляется сообщение «Замените тонер», значит фотобарабан установлен неправильно, и шаги 1-7 нужно проделать заново. Если неисправность не исчезает – обратитесь к системному администратору
Инструкция по использованию
Это перечень рекомендаций по правильному использованию приборов, например, руководство к сканеру штрих-кодов. Такие мануалы будут полезны пользователям непростых устройств — на рабочем месте или в быту.
В отличие от пошагового алгоритма, акцент делается не на достижении определенного результата, а на особенностях применения. Например, вот как можно кратко написать инструкцию по использованию ламинатора Rayson LM 330iD:
- В зависимости от толщины пленки устанавливают необходимую температуру. Например, для 75 mic нужно 100-120°C, а для 250 mic – 160-180°C.
- Максимальное время работы ламинатора – 4 часа. Затем нужно сделать получасовой перерыв.
- Если внутри ламинатора застрял документ, нажмите кнопку «Реверс» и извлеките его.
- Внимание! Не ламинируйте влажные образцы – жидкость может повредить электронные компоненты!
- После ламинирования 10-15 листов, нужно очистить аппарат от клейкого материала. Для этого ламинатор отключают от сети и протирают валы тканью с моющим средством.
- Внимание! Не используйте для очистки бензин и растворители – это приводит к возгоранию!
Должностная инструкция
Так называют документ, регулирующий сферу обязанностей для конкретной должности. Также здесь определены права работника, требования к квалификации, область ответственности и формы премирования. Должностные инструкции могут быть составлены для любого сотрудника – от уборщицы до генерального директора. Их готовят совместно с юристом.
Вот как может выглядеть раздел обязанностей для грузчика ООО «Дельта»:
- Работник обязан выполнять погрузочно-разгрузочные работы на территории склада Организации
- При работе он может пользоваться спецтехникой (электрокаром) если у него есть необходимые допуски
- Бригадир раздает списки, по которым комплектуются грузы.
- Отобранный товар кладут на паллету и закрепляют соблюдая технику безопасности при перевозке грузов
- Если есть необходимость, грузчик может привлекаться к другим работам на территории склада – уборке, контролю за въездом транспорта и пр.
Должностная инструкция – это скорее юридический документ, чем пользовательский. А чтобы понятным языком проинструктировать сотрудника по его работе, обычно составляют отдельное обучение – «Пособие по должности». В нем подробно рассказывают о роли и ценном конечном продукте, описывают систему мотивации, метрики и алгоритмы выполнения работы. И размещают эти материалы на платформе для онлайн-обучения.
Ниже вы можете получить готовую структуру обучения для курса «Пособие по должности».
Общие правила при подготовке инструкций
Для подготовки любого типа руководств используются одни и те же приемы работы с информацией. Вот рекомендации, которые подскажут как написать хорошую инструкцию:
- Определите уровень подготовленности аудитории. В зависимости от опыта читателей, меняется стиль подачи и структура текста. Пишите на понятном для них языке
- Не жалейте времени на сбор и обработку информации. Автор должен разбираться в предмете изложения – выступать экспертом или внимательно изучить необходимую документацию. Если первоначальной компетентности недостаточно, нужно проконсультироваться со специалистом
- Определите исходные данные и результат. Например, «на входе» есть решение руководства о новых правилах доступа в здание, а «на выходе» должно получиться руководство по пользованию электронным пропуском
- Структурируйте информацию исходя из типа документа. Так, для пошагового алгоритма нужно разбить процедуру на несколько этапов. А должностная инструкция подразумевает серию отдельных описаний с обязанностями. В зависимости от типа меняется и форма подачи
Как структурировать много данных → - Предупреждайте о проблемах, с которыми может столкнуться человек. В первую очередь это касается ситуаций, опасных для жизни и здоровья. Разместите надписи с предостережениями, которые будут выделяться ярким цветом или более крупным размером шрифта
Алгоритм разработки руководства: 9 шагов
Рассмотрим, как написать доступную инструкцию для сотрудников на примере описания алгоритма действий. Особенность этого руководства в том, что для него нужно не только перечислить отдельные действия, а установить их в правильной последовательности, чтобы привести читателя к нужному результату. В общем случае необходимо:
- Собрать информацию
- Сгруппировать ее по отдельным этапам
- Изложить последовательность выполнения каждого этапа с учетом уровня подготовки читателя
В качестве примера возьмем ситуацию, когда организация перешла на электронный документооборот. При этом часть сотрудников не умеет работать с программой Microsoft Word и нужно объяснить им, как подготовить заявление о выдаче спецодежды.
Шаг 1. Изучить ситуацию
Конечно, вы не один год используете Word и легко можете подготовить требуемое заявление. Но в данном случае нужно взглянуть на проблему глазами пользователя – человека, который впервые сталкивается с этой программой. Поэтому нужно не опираться на текущие знания по работе в Word, а самостоятельно проделать весь путь заново. С большой вероятностью вы откроете для себя что-то новое – ведь раньше многие операции выполнялись автоматически. Сходу очень трудно вспомнить, как называлась «та кнопка для создания списка» и другие детали.
Шаг 2. Разложить все на отдельные этапы
Задача этого шага – создать предварительный план решения задачи. Такой алгоритм начинается с исходной ситуации и заканчивается достижением результата. В начало каждого пункта поставьте глагол, определяющий ключевое действие этого шага:
- Запустить программу Microsoft Word
- Создать новый документ
- Набрать необходимый текст
- Отформатировать его
- Сохранить файл
- Сообщить в бухгалтерию, что заявление подготовлено
Шаг 3. Описать каждый этап
Здесь нужно конкретизировать каждый шаг, необходимый для достижения поставленной цели. При этом не усложняйте описание. Если действие можно выполнить несколькими способами, опишите только один вариант, максимум два – тогда читатель с меньшей вероятностью запутается.
Не стоит бояться слишком заурядных объяснений – скорее всего найдутся те, кто еще не знает этого, а остальные легко пропустят такое описание. Например, для тех, кто не работал с программой Word, нужно пояснить как создается файл:
2. Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана
Если руководство предназначено для новичков, избегайте профессиональной лексики. В нашем примере лучше обойтись без понятий «Интерфейс» и «Строка состояния». Важно понимать, что вы пишете не теоретический учебник для передачи системных знаний, а практическое руководство, по которому человек сможет здесь и сейчас выполнить действия и достичь результата. Если не обойтись без терминов и аббревиатур, поясните их.
Совет. Старайтесь не нагромождать вашу инструкцию ненужными действиями. Например, лишней будет информация о том, какой шрифт использовать для заявления – в большинстве случаев пользователь столкнется с шаблоном Normal, где стоит подходящий Calibri размером 11 пунктов.
Шаг 4. Рассмотреть нестандартные варианты развития ситуации
Стараясь предусмотреть форс-мажорные обстоятельства, улучшите свой алгоритм, предлагая варианты решения. Например:
3. <…> Если печатаются латинские символы, поменяйте раскладку. Для этого одновременно нажмите клавиши «Shift» и «Ctrl» в левой нижней части клавиатуры
Шаг 5. Подобрать изображения и привести примеры
Если можно проиллюстрировать какую-то операцию – обязательно сделайте это. Для рецептов блюд подойдут снимки каждого шага, а для инструкций по сборке – взрыв-схемы (эскизы, на которых вся конструкция разобрана на детали и они разнесены в разные стороны). А чтобы наглядно показать работу в компьютерной программе, следует подготовить скринкасты или скриншоты с пояснениями.
Шаг 6. Придумать заголовок
Даже если вы написали руководство для внутреннего пользования, а не для публикации в интернете, яркий заголовок привлечет внимание и настроит на выполнение нужной работы. Вот несколько вариантов для нашего примера:
- «Как написать инструкцию по подготовке заявления»
- «6 шагов для подготовки электронного документа»
- «Простой способ написать заявление на компьютере»
- «Подробный алгоритм подготовки документа для безбумажного оборота»
Шаг 7. Оценить промежуточный вариант
В результате должен получиться подобный текст:
Как написать простую инструкцию (образец):
- Запустите программу Microsoft Word
- Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана
- Наберите необходимый текст в открывшемся окне. Образец приведен ниже.
- Отформатируйте набранный текст с помощью верхней панели программы Word.
- Сначала Выделите шапку заявления (адресата и составителя заявления). Нажмите на кнопку «Выравнивание по правому краю» на верхней панели программы Word. Строки переместятся вправо
- Аналогичным способом отформатируйте заголовок (используем кнопку «Выравнивание по центру»)
- Выделите список спецодежды и примените к нему функцию «Маркированный список»
- Сохраните файл. Для этого:
- Нажмите сочетание клавиш «Ctrl+S» или на иконку дискеты в левом верхнем углу
- Выберите путь сохранения файла
- В строке «Имя файла» удалите текущее содержимое и напишите: «Заявление от …». Вместо многоточия укажите фамилию, инициалы заявителя и дату, например «Заявление от Иванова В.И. 27.03.2022»
- Нажмите кнопку «Сохранить»
- Сообщите в бухгалтерию (внутренний телефон: 2-31) или секретарю зам. директора по персоналу (т.: 2-42), что заявление подготовлено.
Пример объявления, на который можете ориентироваться при подготовке:
Шаг 8. Тестирование
Внимательно проверьте инструкцию на логические ошибки. Желательно, чтобы коллеги или знакомые взглянули на нее со стороны. Еще лучше – когда неопытный человек изучает составленный алгоритм и пытается с его помощью добиться желаемого результата.
Проверьте алгоритм с помощью этих вопросов:
- Понятен ли указанный порядок действий? Да, мы улучшали его в шагах 2-5
- Все ли нюансы учтены? Да, последовательность шагов охватывает всю необходимую процедуру
- Есть ли в алгоритме сложные этапы, которые можно разбить на несколько частей? Нет, все они были скорректированы на предыдущих шагах
- Достигнут ли результат? Будет ли он неизменным при разных условиях использования алгоритма? Да, на выходе мы получаем файл для безбумажного оборота. При правильном следовании приведенной последовательности, результата можно достичь вне зависимости от того, кто составляет заявление – грузчик или уборщица
Шаг 9. Обучить сотрудников по инструкции
Если руководство предназначено для сотрудников компании, важно проконтролировать, что они изучили ее. Для этого загрузите инструкцию для персонала на платформу Unicraft, назначьте на нее работника и отслеживайте его прогресс.
Особенности такого обучения:
- Информация сопровождается рисунками, схемами, анимацией, формами обратной связи – это увлекательнее, чем простое чтение текста
- В режиме реального времени руководитель может видеть, какое количество материала уже изучено
- В конце разделов и всего курса предусмотрены контрольные вопросы. Процент правильных ответов для успешного прохождения курса можно задавать самостоятельно (обычно он составляет 80%)
Примеры готовых инструкций
Ниже приведены примеры инструкций по пользованию платформой Unicraft. Нажмите на изображение, чтобы перейти на страницу с руководством.
Вывод
Резюмируя все изложенное, можно составить требования к идеальной инструкции:
- Актуальность. В тексте нет устаревших сведений
- Информативность и целостность. Подготовленное руководство содержит все необходимые сведения
по обозначенной теме. У пользователя не остается вопросов - Лаконичность. Приоритеты для составителя – это точность формулировок и отсутствие второстепенных сведений. Часто бывает, что инструкцию смотрят в сложных ситуациях, когда нужно быстро получить ответ на возникший вопрос
- Наглядность. Информация сопровождается примерами и иллюстрациями
- Конкретный результат. Руководство помогает получить конечное решение
- Соотносимость с текущими знаниями пользователя. Чем ниже уровень знаний аудитории, тем подробнее объяснения
- В тексте нет сложных конструкций. Они разбиты на несколько частей. Каждый пункт списка – это отдельное действие, которое дополняется комментариями и пояснениями
Вам будет интересно
Готовые курсы для бизнеса: проверенные агрегаторы онлайн курсов
Как учиться эффективно: проверенная технология обучения
Где провести вебинар: лучшие программы для вебинаров
Перейти на главную блога
Руководство для сотрудников
Приводим пример руководства для сотрудников «Центра по уходу за животными». В этом руководстве, которое выдается каждому из сотрудников под подпись, описывается миссия, принципы, правила этики и нормы поведения на рабочем месте.
Добро пожаловать в «Центр по уходу за животными»!
Мы рады, что Вы стали частью нашей команды. Вы были приняты на работу, потому что мы считаем, что Вы можете способствовать успеху нашего бизнеса, и разделяете нашу приверженность к достижению целей, как заявлено в нашей декларации о приоритетах и главных корпоративных ценностях.
Доктор Грег Бобо открыл «Центр по уходу за животными» в октябре 2003 года с целью удовлетворения потребностей домашних животных в Фриско и его окрестностях. Мы предлагаем широкий спектр ветеринарных услуг пациентам, а также передержку и уход. «Центр по уходу за животными» стремится обеспечить наивысшее качество ветеринарной помощи, которое сегодня доступно в нашей отрасли. Став частью нашей команды, мы надеемся, Вы почувствуете, что стремление к совершенству является плодотворной составляющей Вашей работы у нас.
Наша миссия
Наша цель в «Центре по уходу за животными» – развивать связь между человеком и животным с помощью прогрессивной и тщательно продуманной медицинской помощи, а также посредством обучения наших клиентов. Мы будем стремиться работать с пациентами в строгих рамках для предоставления исключительно деликатного обслуживания клиентам. Мы предоставим вам дружеское окружение, в котором вы будете чувствовать доверие и уважение со стороны окружающих.
Ваша роль в «Центре по уходу за животными» имеет жизненно важное значение для нашего успеха. Задачи и обязанности, которые Вы будете выполнять, будут способствовать достижению наших целей. Мы хотим построить долгосрочные отношения с нашими клиентами, поэтому мы призываем каждого сотрудника быть приверженным не только своей работе, но и людям с их домашними животными в целом.
Данное руководство для сотрудников содержит ключевые данные, цели, преимущества и то, что ожидают от вас в «Центре по уходу за животными», а также другую необходимую информацию. Кроме того, наше руководство способствует качественному управлению и справедливому отношению ко всем сотрудникам. Используйте данное руководство в качестве справочника во время своей работы в «Центре по уходу за животными». Также мы приветствуем любые вопросы и пожелания, которые могут возникнуть у Вас о нашей клинике.
Будем рады сотрудничеству с Вами.
С уважением,
Персонал «Центра по уходу за животными»
Наши ценности и убеждения
Здесь, в «Центре по уходу за животными», наши основные ценности и убеждения просты:
- Мы верим, что командная работа улучшается за счёт индивидуальной работы каждого человека.
- Мы относимся к людям с уважением и прислушиваемся к их предложениям по улучшению нашего обслуживания.
- Мы относимся к каждому сотруднику справедливо и не допускаем дискриминации.
- Мы предоставляем эффективные и действенные методы при решении вопросов обслуживания наших клиентов, что способствует поддержанию уровня их удовлетворения. Такие же методы мы используем во время решения конфликтных ситуаций с участием сотрудников.
- У нас есть политика открытых дверей, которая поощряет взаимодействие, дискуссии и обмен идеями, что способствует улучшению рабочей среды и повышению производительности.
«Центр по уходу за животными» является также работодателем, предоставляющим равные возможности. Это означает, что мы создаем равные условия для всех людей независимо от расы, религии, цвета кожи, пола, национального происхождения, возраста, инвалидности, индивидуальных недостатков или статуса ветерана. Эта политика подтверждает приверженность «Центра по уходу за животными» справедливым условиям найма и способствует устранению всех остатков дискриминационной практики, которая может существовать у нас в клинике. Мы поощряем всех сотрудников к использованию возможностей продвижения по службе по мере их возникновения.
Раздел 1
Правила этики
- В наших отношениях с другими ветеринарами и персоналом мы должны говорить и действовать на основе честности, справедливости и уважения друг к другу.
- Ветеринары в первую очередь должны думать о благополучии пациентов с целью облегчения их страданий, одновременно вызывая минимум боли и испуга. Польза для пациента должна превосходить личную или денежную выгоду в вопросах, касающихся лечения.
- Ветеринары и обслуживающий персонал не должны применять свои профессиональные знания и навыки, а также предоставлять свои услуги за пределами территории клиники, если это будет препятствовать развитию мастерства или приводить к ухудшению качества предоставления ветеринарной медицинской помощи.
- Ветеринары и обслуживающий персонал должны вызывать уважение к себе и своей профессии со стороны коллег, клиентов, сотрудников, а также общественности. Это достигается благодаря вежливому разговору, внимательному лечению, аккуратному внешнему виду, профессиональному обслуживанию и использованию современных профессиональных научных знаний.
- Ветеринары и персонал должны уважать права клиентов, коллег и других специалистов в сфере здравоохранения. Никто не должен преуменьшать либо вредить профессиональной значимости другого представителя профессии, а также безосновательно обвинять его в том, что его профессиональные действия являются неправильными или вводящими в заблуждение.
- Ветеринары имеют право выбирать тех, кому они будут помогать. После оказания помощи пациенту Вы не должны забывать о нём. Во время чрезвычайных ситуаций ветеринары должны оказывать услуги в меру своих возможностей.
- Наша обязанность – предоставлять нашим клиентам свои услуги на самом высоком уровне, чтобы они правильно выбирали метод лечения для своего питомца(-ев). Наша цель – не продавать, а скорее обучать.
- Реклама и привлечение клиентов ветеринарами либо персоналом должны соответствовать правилам рекламы Американской ассоциации ветеринаров и ни в коем случае не должны быть ложными, вводящими в заблуждение или обманчивыми.
- Ветеринары должны соблюдать все законы, поддерживать честь и достоинство нашей профессии, и ни в коем случае не забывать о самодисциплине.
- Обязанности ветеринарной профессии распространяются не только на пациента, но и на наше общество в целом. Мы должны стремиться к тому, чтобы помогать людям не смотря ни на что.
Раздел 2
Нормы поведения
1. Конфиденциальность
Сотрудники «Центра по уходу за животными» обязаны держать в секрете конфиденциальную информацию о компании. Это касается, помимо прочего, карточек клиентов и пациентов, файлов и документов «Центра по уходу за животными», имён сотрудников, адресов и номеров телефонов.
Такая политика компании поможет Вам, как сотруднику, защитить интересы «Центра по уходу за животными», а именно конфиденциальную, уникальную и ценную информацию. Если возникнут ситуации, во время которых Вы не будете уверены в правильности выполнения своей работы, согласно нашей политике конфиденциальности Вы будете обязаны проконсультироваться с Менеджером. Несоблюдение этой политики может привести к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения.
2. Взаимодействие клиента и питомца
Клиенты и пациенты должны находиться на первом месте во время нашей ежедневной работы. Любое взаимодействие с клиентом должно осуществляться профессионально и вежливо. От Вас ожидается проявление уважения в ходе общения с клиентами. Также Вам будет необходимо превзойти их ожидания и выйти за рамки своего долга, чтобы оставить положительное и неизгладимое впечатление.
К домашним животным следует относиться с особой заботой, при этом не забывая об их благополучии. Любые проявления жестокости или пренебрежительное отношение к животному, находящемуся на попечении клиники, строго запрещено и может привести к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения.
3. Посещаемость
Умение быстро составлять отчёты – является основным требованием на нашей работе. От Вас также ожидается регулярная посещаемость, поскольку это необходимо для надлежащего функционирования клиники. Все сотрудники должны своевременно сообщать о начале своей рабочей смены и оставаться на работе до её окончания. Имейте в виду, что каждый сотрудник может быть вызван на работу вне своей смены, так как это определяется не только графиком клиники, но и потребностями пациентов.
Если Вы не можете выйти на свою смену по какой-либо причине или опаздываете на неё, Вы должны как можно скорее уведомить об этом Менеджера. Любые запросы на выходной описаны в Разделе 4 настоящего руководства.
4. Форма одежды
Сотрудники всегда должны поддерживать профессиональный внешний вид, находясь в клинике или на ее территории, независимо от рабочей смены. Клиенты будут узнавать сотрудников даже без формы; поэтому мы всегда должны быть позитивными представителями «Центра по уходу за животными».
В следующих рекомендациях описывается, как должны выглядеть и одеваться сотрудники:
- Сотрудники должны носить рабочую униформу. Цвет и дизайн ткани должны быть однотонными и не отвлекающими, а одежда должна поддерживаться в хорошем состоянии.
- Пятница и суббота считаются днями «повседневной одежды», когда можно надеть синие джинсы или брюки хаки с рабочим верхом либо с рубашкой поло от нашего «Центра по уходу за животными».
- Обувь должна быть чистой и соответствовать дресс-коду. Предпочтение отдается теннисным туфлям, поскольку обувь с открытым носком запрещена.
- Волосы должны быть аккуратно уложены. Если волосы окрашены, краска должна быть естественных цветов (т.е. блонд, коричневый, красный или черный).
- Ювелирные украшения должны быть ненавязчивыми и без оскорбительных или сексуальных подтекстов.
- Украшения из пирсинга разрешены, но только в ушах или других местах, прикрытых одеждой.
- Татуировки разрешены, но должны быть прикрыты одеждой или другими средствами.
5. Использование имущества клиники
«Центр по уходу за животными» предоставит Вам всё необходимое оборудование для выполнения работы. Сотрудникам запрещается выносить оборудование за пределы территории центра. Исключением является заранее одобренная Менеджером работа вне клиники, требующая использования оборудования компании.
- Компьютеры
- Использование компьютеров в личных целях должно быть сведено к минимуму и не должно мешать задачам или производительности клиники. Запрещается устанавливать любые другие программы на компьютер без разрешения Менеджера. Под такими запрещенными программами подразумевается, помимо прочего, нелицензионное программное обеспечение, пиратская музыка и порнография.
- Телефоны
- Телефонные линии должны оставаться открытыми для деловых звонков с целью обслуживания наших клиентов. Использование телефонов компании в личных целях не приветствуется, а междугородные телефонные звонки, не связанные с работой, запрещены – за исключением чрезвычайных ситуаций.
К имуществу «Центра по уходу за животными» следует относиться со всей осторожностью и ответственностью. Любой целенаправленный вред или ущерб, нанесенный имуществу клиники, может привести к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения.
6. Мобильные телефоны
Использование мобильного телефона в рабочее время должно быть сведено к минимуму и не должно мешать Вашей работе или производительности клиники. Мобильный телефон никогда не должен использоваться в присутствии клиента и в смотровой комнате. Мелодия звонка должна быть спокойной и не отвлекающей. Мобильные телефоны, используемые в приемной, должны звонить тихо или должны быть настроены на вибрацию.
7. Личные домашние животные
Домашние животные сотрудников могут находиться в клинике только для получения ветеринарных услуг, планового осмотра, стрижки, а также для передачи питомца на передержку. Домашние животные должны постоянно находиться в клетках, за исключением момента непосредственного получения ветеринарных услуг. Домашним животным запрещено находиться в приёмной. Общение сотрудника со своим домашним питомцем должно происходить во время его перерыва, чтобы не мешать работе и производительности клиники.
Ветеринарная помощь и услуги клиники домашним животным сотрудников описаны в Разделе 4 настоящего руководства.
8. Курение
Запрещено курить внутри здания, в публичных местах, а также в местах, часто посещаемых клиентами. Курить можно только в специально отведенных местах позади и сбоку здания.
Сотрудники имеют право на четыре оплачиваемых 10-минутных перерыва для курения в течение дня, два перерыва утром и два днем. Сотрудник должен уведомить Менеджера и еще одного сотрудника о выходе из здания на перерыв. Перерывы нужно брать во время спада активности, чтобы не влиять на выполнение чьих-либо задач или производительность клиники.
Все курящие сотрудники должны обязательно помыть руки и освежить дыхание, прежде чем вернуться к работе.
9. Неофициальная подработка за пределами клиники
Любая неофициальная подработка за пределами клиники, связанная с уходом за животными, запрещается без предварительного разрешения от Менеджера. В экстренных ситуациях делается исключения из этого правила. Например: Сотрудникам запрещается ухаживать за питомцами, не причастными к клинике, поскольку это отвлекает их от ухода за животными на работе.
Раздел 3
Правила приема на работу
- Личная информация
Важно, чтобы личные данные в «Центре по уходу за животными» были точными. Все сотрудники должны незамедлительно уведомить Менеджера о любых изменениях в личных данных, домашнем адресе, номере телефона, семейном положении, количестве людей, проживающих с Вами, или о любой другой соответствующей информации, которая может измениться.
2. Статус рабочей занятости.
- Испытательный срок
- Это первые 60 календарных рабочих дней для новых сотрудников, в течение которых они не имеют права на получение каких-либо льгот и компенсаций. Работнику будет дана оценка в конце испытательного срока, в ходе которого будет проверена его работа и определен статус занятости. Все льготы и компенсации для сотрудника вступают в силу после испытательного срока.
- Если Вы понимаете, что не справляетесь с обязанностями, или если обучение и консультации не привели к должному прогрессу в течение испытательного срока, то работник может отказаться от работы в любое время без предварительного уведомления.
- Постоянная полная занятость
- Сотрудник, у которого нет даты увольнения, и который работает на регулярной основе не менее 34 часов в неделю.
- Постоянная частичная занятость
- Сотрудник, у которого нет даты увольнения, и который работает менее 34 часов в неделю.
- Временная полная занятость
- Сотрудник, нанятый или повышенный в должности на определенный период времени, который работает на регулярной основе не менее 34 часов в неделю.
- Временная частичная занятость
- Сотрудник, нанятый или повышенный в должности на определенный период времени, который работает менее 34 часов в неделю.
3. Сексуальные домогательства
«Центр по уходу за животными» ни при каких обстоятельствах не допускает и не терпит поведение, которое может представлять собой сексуальное домогательство со стороны любого из своих сотрудников. Наша политика заключается в том, что все сотрудники имеют право работать в условиях, свободных от любых видов незаконной дискриминации, включая сексуальные домогательства.
Любой сотрудник, признанный виновным в таком поведении, будет подвержен дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения.
Под сексуальным домогательством подразумевается:
- Нежелательные сексуальные домогательства или требования сексуальных услуг как одно из условий труда
- Принятие решения о найме работника на основании его согласия или отказа от предложений сексуального характера, требований сексуальных услуг, а также словесного или физического контактов сексуального характера.
- Создание запугивающей, враждебной или оскорбительной рабочей среды и атмосферы путем:
- Оскорбительных или нецензурных высказываний, использования вульгарных и унизительных речей; или
- физических действий, мешающих работе сотрудников.
В «Центре по уходу за животными» мы стараемся поддерживать дружескую и здоровую атмосферу общения. При этом сотрудники, особенно управляющий персонал, должны с пониманием относиться к случаям агрессивного или неподобающего для окружающих поведения, воздерживаясь от неприемлемых действий в ответ.
Также работникам запрещено мстить другим сотрудникам, которые предоставляют обвинения в сексуальных домогательствах или помогают расследовать такие обвинения. Месть является нарушением политики нашей клиники и может привести к дисциплинарному взысканию вплоть до увольнения. Ни один сотрудник не будет дискриминирован или уволен по причине оказания помощи в расследовании жалоб о сексуальном домогательстве.
Сотрудникам рекомендуется сообщать о любых случаях сексуальных домогательств Менеджеру независимо от того, являются ли они свидетелями или жертвами. «Центр по уходу за животными» должен расследовать такие случаи, а также работать над решением проблем, связанных с сексуальными домогательствами.
4. Жалобы и дискриминация.
Наша клиника поддерживает порядок рассмотрения жалоб и систему подачи жалоб на дискриминацию, согласно которым работники могут сообщать о любой ситуации, которая, по их мнению, является дискриминационной. Как и в случае с другими проблемами, связанными с работой, необходимо сначала обратится к Менеджеру. Если после первоначального обсуждения проблема не решена в пользу работника, то можно подать жалобу на дискриминацию, после чего дело будет передано директору клиники для дальнейших действий.
5. Политика отказа от переманивания сотрудников и клиентов
Политика нашей клиники запрещает любые виды переманивания сотрудников и клиентов, включая навязывание услуг сотрудниками в стенах клиники, а также за ее пределами. Такая политика была создана, чтобы помочь защитить профессиональную рабочую атмосферу и избежать возникновения неудобных ситуаций. Кроме того, сотрудникам запрещено обращаться к клиентам или поставщикам по каким-либо личным причинам или каким-либо образом привлекать их к сотрудничеству. Это также касается записи телефонных номеров из внутренней документации клиники с целью использования дома для связи с клиентами или поставщиками.
6. Политика открытых дверей
Принципы и порядок, изложенные в настоящем руководстве, были созданы для того, чтобы помочь каждому сотруднику лучше понять свои обязанности и преимущества работы в нашей клинике. Мы искренне ценим приверженность сотрудников нашей клинике, нашим клиентам и благополучию наших пациентов. В целях поддержания высокого качества обслуживания пациентов и оптимальной рабочей среды нам необходимы ваши знания и умения. Двери Менеджера всегда открыты для сотрудников, которые хотят обсудить свои беспокойства или проблемы.
7. Цели работы и оценка эффективности
- В течение одной недели после трудоустройства, смены должности или повышения каждому сотруднику будут предоставлены инструкции к работе, которые подробно описывают требования к сотруднику и самой должности, на которую он был принят. «Центр по уходу за животными» будет оценивать Вашу работу согласно поставленным задачам, обновляя и меняя конкретные задачи в случае необходимости с учетом оценки эффективности. Если Вы согласны со всеми задачами и требованиями должности и понимаете их, Вас попросят подписать форму ознакомления с руководством.
- Оценка эффективности обычно проводится ежегодно в день, когда сотрудник был принят на работу. Все оценки эффективности основываются на заслугах, достижениях, выполнении целей работы и общей активности. Повышение заработной платы будет основываться на этих оценках, а также на улучшении прошлых результатов, уровне надежности, отношении к клиентам, сотрудничестве, дисциплинарных мерах и соблюдении всей политики в области занятости. Ваш Менеджер рассмотрит и обсудит Вашу зарплату во время проведения оценки эффективности.
8. Собрания работников
Собрания работников проводятся раз в месяц и являются обязательными для всех сотрудников. Кроме того, в любое время собрания могут проводиться с участием конкретных сотрудников (например, администраторов, технических специалистов, работников питомника) для обсуждения изменений в порядке работы, решения проблем или обучения.
Если сотрудник не может присутствовать на собрании, он должен поговорить с Менеджером, чтобы его отпустили. Письменные заметки и другие материалы будут предоставлены каждому сотруднику после собрания.
Помните, что мы не можем продолжать двигаться вперед, пока все сотрудники не будут обучаться одинаково в одно и то же время.
Раздел 4
Оплата труда
- Начисление заработной платы
Сотрудники «Центра по уходу за животными» получают заработную плату раз в две недели. Период выплаты начинается каждую среду, а расчетные чеки выдаются каждому сотруднику по пятницам.
2. График работы и отчетность
Каждому сотруднику будет назначен график работы. Любые изменения в графике сотрудника должны быть одобрены Менеджером.
Ожидается, что сотрудники будут своевременно сообщать о начале своей смены, на которой они должны оставаться до её окончания. Работники с почасовой оплатой должны сообщать о времени прихода и ухода во время каждой смены, записывая любые неоплачиваемые перерывы (например, обед, медицинские встречи и т.д.), а также точно отслеживать своё рабочее время. Сотрудники должны уведомить Менеджера в случае ошибки в часах смены.
Сотрудники не должны отмечаться раньше, чем начинается их рабочее время, и должны обязательно отмечаться в конце своей смены. Запрос на сверхурочные часы должен быть одобрен Менеджером. В этом случае работник получит время и плюс ещё половину оплаты за время работы, превышающее 40 часов на любой рабочей неделе. Штатным сотрудникам сверхурочные часы не оплачиваются, даже если их время работы превышает 40 часов на любой рабочей неделе.
Сотрудники, работающие более шести часов подряд каждый день, могут получить один час неоплачиваемого обеденного перерыва. Хотя мы стараемся следить за тем, чтобы каждый сотрудник получил один час обеденного перерыва, помните, что время на обед может быть сокращено, что определяется графиком работы клиники и потребностями пациента.
3. Праздники
В «Центре по уходу за животными» праздниками считаются следующие дни: Новый год, День памяти погибших в войнах, День независимости, День труда, День благодарения и Рождество.
Сотрудникам с постоянной полной занятостью оплачивается восемь часов за каждый праздник. Сотрудникам с постоянной частичной занятостью выплачивается за каждый праздник, исходя из количества часов, которые они обычно работают. Временным сотрудникам праздничные дни не оплачиваются, если они в этот день не работают.
Сотрудникам, которые работают в праздничный день, будет оплачено рабочее время и выплачена ещё половина оплаты за все часы работы в этот день.
5. Отпуск
Постоянным сотрудникам предоставляются оплачиваемые дни отпуска, число которых зависит от того, сколько времени сотрудник работает в «Центре по уходу за животными».
Сотрудники будут иметь право на оплачиваемый отпуск по завершению их первых 6 месяцев работы, после которых они получат два дня оплачиваемого отпуска. После одного года работы (в годовщину срока найма сотрудника) сотрудник получает шесть дней оплачиваемого отпуска. Через два года работы работник получит 12 дней оплачиваемого отпуска. Двенадцать дней оплачиваемого отпуска будут предоставляться работнику через три, четыре года и т.д.
Сотрудникам с постоянной полной занятостью оплачивается восемь часов за каждый день отпуска. Сотрудникам с постоянной частичной занятостью оплачивается каждый день отпуска, исходя из количества часов, которые они обычно работают. Неиспользованный отпуск может накапливаться каждый год, однако оплачиваемый отпуск не может превышать 28 дней в течение одного года.
Запросы на предоставление отпуска должны быть одобрены Менеджером. Сотрудники должны заполнить форму запроса на отпуск и уведомить Менеджера о датах его проведения за две недели.
6. Отпуск по болезни
Постоянным работникам предоставляется оплачиваемый отпуск по болезни на те дни, в течении которых они отсутствуют на работе по причине болезни.
Сотрудники будут иметь право на отпуск по болезни после завершения их первых 90 календарных дней работы, после чего они получат четыре дня оплачиваемого отпуска по болезни. После одного года работы (в годовщину срока найма сотрудника) работник получит пять дней оплачиваемого отпуска по болезни. Пять дней оплачиваемого отпуска по болезни будут предоставляться после двух, трёх лет и т.д.
Сотрудникам с постоянной полной занятостью оплачивается восемь часов за каждый больничный день. Сотрудникам с постоянной частичной занятостью оплачивается каждый день болезни, исходя из количества часов, которые они обычно работают. Неиспользованный отпуск по болезни не может накапливаться.
Если работник не может выйти на работу по причине болезни, он должен сразу же после появления первых симптомов, перед заступлением на смену, уведомить Менеджера. Менеджер и/или Директор оставляют за собой право отправить домой сотрудников в случаях, когда они кажутся слишком больными для выполнения своих обязанностей должным образом.
7. Отпуск за свой счёт
Запросы на отпуск за свой счёт будут рассматриваться в индивидуальном порядке. Если работнику предоставляется отпуск за свой счёт, то по возвращении он будет восстановлен на ту же должность и с той же процентной ставкой, которая была до этого, если при этом отпуск подпадает под положения Закона об отпуске по семейным и медицинским причинам (FMLA). Если отпуск сотрудника не подпадает под положения данного закона, работнику может быть предоставлен отпуск за свой счёт, но сохранение должности и уровня оплаты не може гарантироваться после возвращения сотрудника на работу.
Для запроса на отпуск за свой счёт обратитесь к Менеджеру и заполните форму запроса на отпуск за свой счёт.
8. Отпуск на похороны
«Центр по уходу за животными» предоставляет три дня оплачиваемого отпуска в случае смерти близких родственников Вашей семьи. Близкими родственниками считаются: родители, супруг, дети, братья, сестры, свекровь, свёкр, теща, тесть, бабушки, дедушки или внуки.
Вы можете подать запрос на дополнительные дни отпуска, который должен быть одобрен Менеджером. Если у Вас есть доступные дни отпуска, то они могут быть использованы в качестве дополнительных дней отпуска; в противном случае дополнительные дни отпуска оплачиваться не будут.
Отпуск, связанный с похоронами дальнего родственника, должен быть одобрен Менеджером. Если у Вас есть доступные дни отпуска, то они могут быть использованы для отпуска на похороны; в противном случае такой отпуск оплачиваться не будет.
9. Выступление в качестве присяжного
«Центр по уходу за животными» позволяет сотрудникам брать отпуск для присутствия на суде в качестве присяжных, однако этот отпуск автоматически не может быть оплачен. Если у Вас есть доступные дни отпуска, то их можно использовать в течение нескольких дней во время работы присяжным; в противном случае работа в качестве присяжного оплачиваться не будет.
В случае возникновения чрезвычайных ситуаций, которые могут пагубно сказаться на работе нашей клиники в случае Вашего отсутствия по причине работы в качестве присяжного, мы оставляем за собой право связаться с судом, чтобы отложить Ваше участие в судебном разбирательстве.
10. Воинская обязанность
«Центр по уходу за животными» гарантирует сохранить Ваше рабочее место в случае прохождения Вами программы по подготовке военного резерва.
После одного года работы в «Центре по уходу за животными» сотрудник будет получать стандартную недельную заработную плату за две недели, проведённые на военных сборах. На вторую неделю прохождения военной подготовки сотрудник может взять накопленные отпускные, если это необходимо. Если сотрудник работает в клинике менее одного года, то время, проведённое на военной подготовке, оплачиваться не будет.
Все сотрудники, проходящие программу по подготовке военного резерва, должны как можно скорее предоставить копию приказа на призыв Менеджеру.
11. Ветеринарная помощь и услуги клиники.
По окончанию испытательного срока все сотрудники имеют право на получение ветеринарной помощи и услуг клиники со скидкой, включая:
- 20% скидку на ветеринарные услуги
- Отсутствие платы за осмотр
- Отсутствие платы за передержку
- Разрешение на ношение униформы клиники
Скидки для сотрудников не могут использоваться друзьями или родственниками, которые не являются ближайшими родственниками сотрудника.
- Счета сотрудника
- Сотрудники должны расплатиться по счету в течение 30 дней с момента оказания им услуг клиникой.
- При увольнении или расторжении договора с «Центром по уходу за животными» все счета сотрудника должны быть полностью оплачены и закрыты.
Раздел 5
Безопасность на рабочем месте
За безопасность в «Центре ухода за животными» отвечает каждый сотрудник. Мы обеспечиваем чистую, здоровую и безопасную обстановку для работы в соответствии с Законом о безопасности и гигиене труда 1970 года. Как сотрудник, Вы должны принимать активное участие в поддержании такой обстановки. Вы должны соблюдать все инструкции по технике безопасности и, при необходимости, использовать оборудование для обеспечения безопасности. Ваше рабочее пространство должно быть аккуратным, чистым и организованным.
Все сотрудники обязаны соблюдать правила безопасности «Центра по уходу за животными», помогать в поддержании безопасной обстановки, сообщать о любых несчастных случаях или травмах, а также сообщать о любых небезопасных условиях работы, оборудовании, процессах или операциях Менеджеру.
Сотрудники могут анонимно сообщать Менеджеру о нарушениях техники безопасности или травмах на работе, если они сами не являются травмированной или нарушающей стороной. Сотрудники не будут наказаны за сообщение о нарушениях техники безопасности или травмах на работе. Однако любые преднамеренные или постоянные нарушения техники безопасности сотрудником будут решаться с помощью дисциплинарных мер вплоть до увольнения.
- Еда и напитки
«Центр по уходу за животными» предоставляет комнату отдыха для сотрудников, свободную от биологических и химических опасностей, где можно хранить, готовить и употреблять продукты или напитки. Таким образом, пищу нельзя хранить, готовить или употреблять в других местах на территории клиники.
Каждому сотруднику разрешается выносить напиток за пределы комнаты для отдыха при условии, что ёмкость с напитком будет прикрыта, а напиток будет стоять вдали от мест, где осуществляется лечебная, хирургическая, лабораторная и любая другая деятельность, связанная с животными.
- Безопасность в клинике, болезни и т.д.
Пожалуйста, прочтите отдельные документы, содержащие информацию и протоколы по болезням и безопасности в клинике.
- Чрезвычайные ситуации
Пожалуйста, прочтите отдельные документы, содержащие информацию и протоколы по чрезвычайным ситуациям.
Раздел 6
Политика борьбы с употреблением наркотиков
«Центр по уходу за животными» серьезно относится к проблеме злоупотребления наркотиками и алкоголем, в связи с чем стремится предоставить для своих сотрудников рабочее место, свободное от наркотиков. Эта политика применяется ко всем сотрудникам без исключения, включая сотрудников с частичной занятостью и временных сотрудников.
Всем сотрудникам запрещается употреблять, хранить, продавать или приобретать алкогольные напитки на территории «Центра по уходу за животными» или в любом транспортном средстве, принадлежащем или арендуемом «Центром по уходу за животными». Всем сотрудникам запрещается использовать, хранить, продавать, передавать или покупать какие-либо лекарства или другие вещества, которое могут влиять на умственные или физические способности человека. Исключением являются вещества на основе аспирина или ибупрофена, а также лекарственные препараты, прописанные этому сотруднику и которые используются в предписанном порядке.
«Центр по уходу за животными» не будет терпеть служащих, которые, находясь на дежурстве, были замечены за употреблением алкогольных напитков или наркотиков.
Все работники должны немедленно сообщать Менеджеру или Директору о случаях злоупотребления алкоголем или наркотиками. В случаях, когда употребление алкоголя или наркотиков создает непосредственную угрозу для безопасности людей или имущества клиники, работник должен сообщить о нарушении. Несоблюдение этого требования может привести к дисциплинарному взысканию для сотрудника, который не сообщил о таком нарушении.
В рамках нашей политики по неупотреблению наркотических веществ на рабочем месте сотрудники «Центра по уходу за животными» могут попросить Вас пройти медицинское обследование и/или клиническую проверку на наличие алкоголя и/или наркотиков у Вас в крови. В рамках федеральных и государственных законов мы оставляем за собой право, по нашему усмотрению, проверить Вас на употребление наркотиков и алкоголя. Далее будут перечислены ситуации, из-за которых Вас могут попросить пройти проверку:
- При поступлении на работу в «Центр по уходу за животными».
- В случаях, когда имеются разумные основания полагать, что работник находится под воздействием алкоголя или наркотических веществ.
- В рамках расследования любых происшествий на рабочем месте, в которых имеются разумные основания полагать, что алкоголь и/или наркотики способствовали несчастному случаю.
- В любой момент в соответствии с законом.
- В качестве продолжения программы реабилитации в соответствии с законом.
- При необходимости, для обеспечения безопасности сотрудников, клиентов и пациентов в соответствии с законом.
- После длительного отсутствия сотрудника на работе, например, в связи с больничным отпуском.
Вам необходимо будет подписать форму согласия с политикой «Центра по уходу за животными» касательно наркотиков и алкоголя. Соблюдение данной политики является главным условием постоянной работы с нами. Условия политики не должны толковаться как изменения в трудовых отношениях между «Центром по уходу за животными» и его сотрудниками.
Сотрудники, нарушившие нашу политику о неупотреблении наркотических веществ и алкоголя, будут подвергаться дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения.
Раздел 7
Дисциплина, увольнение по собственному желанию и расторжение трудового договора
- Неправомерное поведение
Неправомерное поведение представляет собой неподобающую деятельность или поведение, противоречащее правилам, изложенным в настоящем руководстве. Сотрудники, которые совершают акты неправомерного поведения, могут быть уволены без предварительного уведомления или могут быть привлечены к судебной ответственности, в случае необходимости.
- Дисциплинарные процедуры
Дисциплинарные меры определяются Менеджером индивидуально в каждом конкретном случае в зависимости от нарушения. Следующие действия могут быть предприняты в результате ненадлежащего поведения сотрудников:
- Устное предупреждение
- Письменное предупреждение
- Увольнение
Если нарушение является достаточно серьезным, то сотрудника могут уволить из «Центра по уходу за животными» без предварительного предупреждения.
- Увольнение по собственному желанию
Сотрудник, который увольняется из «Центра по уходу за животными» по собственному желанию, обязан предоставить Менеджеру уведомление об увольнении за две недели. В течение оставшихся двух недель работник должен продолжать работу согласно расписанию.
При увольнении все услуги работника по оказанию ветеринарной помощи в нашей клинике должны быть полностью оплачены, а личная информация удалена из базы данных. Начисленные дни отпуска и/или больничного при увольнении не компенсируются.
- Расторжение трудового договора
Сотрудник, который расторгает договор с «Центром по уходу за животными», будет немедленно уволен без каких-либо компенсаций.
При увольнении все услуги работника по оказанию ветеринарной помощи в нашей клинике должны быть полностью оплачены, а личная информация удалена из базы данных. Начисленные дни отпуска и/или больничного при увольнении не компенсируются.
Форма ознакомления с руководством для сотрудников
Данное руководство для сотрудников написано для Вас, чтобы Вы знали и понимали политику, основные принципы, порядок и преимущества работы в «Центре по уходу за животными». После ознакомления с настоящим руководством подпишите форму ознакомления и верните её Менеджеру.
Я получил(а) и прочитал(а) копию руководства для сотрудников «Центра по уходу за животными», в котором излагаются цели, политика, преимущества и ожидания «Центра по уходу за животными», а также мои обязанности как сотрудника.
Я ознакомился с содержанием данного руководства. Своей подписью я подтверждаю, понимаю, принимаю и соглашаюсь соблюдать правила, содержащиеся в руководстве для сотрудников «Центра по уходу за животными». Я понимаю, что данное руководство не охватывает все возможные ситуации, которые могут возникнуть во время моей работы, что это просто общее руководство, в котором излагаются цели, политика, порядок, преимущества и ожидания «Центра по уходу за животными».
Я понимаю, что руководство для сотрудников «Центра по уходу за животными» не является трудовым договором и не должно считаться таковым.
Далее идет подпись сотрудника, менеджера и дата.
Переведено: Владимир Хубирьянц и команда «Ветменеджер».
Содержание
- Особенности составления и подписания должностной инструкции
- Содержание должностной инструкции
- Общие положения
- Задачи и функции
- Права
- Обязанности
- Ответственность
- Взаимоотношения
- Обязательные реквизиты
- Бланки должностных инструкций
- Заполненные образцы должностных инструкций
Должностная инструкция — организационно-правовой документ, регламентирующий права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им деятельности в той или иной должности.
Указанный документ конкретизирует выполняемые сотрудником функции, права, обязанности (в том числе ответственность за их невыполнение), а также определяет основные моменты взаимодействия с коллегами других должностей. Кроме этого инструкция содержит перечень требований, предъявляемых к кандидату, претендующему на соответствующую должность.
Унифицированной формы должностной инструкции нет, как и требований к её заполнению, поэтому работодатель вправе разработать её полностью на свое усмотрение. Инструкция может быть как типовой (использование шаблона для однотипных организаций), так и конкретной (с описанием всех аспектов непосредственно вашей деятельности).
Особенности составления и подписания должностной инструкции
Инструкция разрабатывается на основании следующих документов:
- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37);
- штатное расписание;
- положение о структурных подразделениях;
- иные организационные документы работодателя.
Должностные инструкции составляются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Указанным документом все трудовые функции равномерно распределяются между работниками организации (структурного подразделения).
Разработкой документа занимается начальник структурного подразделения, а утверждением руководитель или заместитель организации (ИП) (в зависимости от того, в чьем подчинении находится структурное подразделение по должности в которой разрабатывается инструкция). Документ также визируется сотрудником юридической службы и теми должностными лицами, от которых зависит выполнение задач, предусмотренных инструкцией.
Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией обязательно.
Содержание должностной инструкции
В большинстве случаев должностная инструкция включает в себя следующие разделы:
Общие положения
В данном разделе указывается наименование должности (согласно штатному расписанию) и структурного подразделения, подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, требования к сотруднику, занимающему данную должность и т.п.
Задачи и функции
Раздел должен содержать конкретный перечень задач, выполняемых работников, допустим: участие в судебных процессах, подготовка документации и т.д.
Права
В разделе необходимо прописать права сотрудника, возникающие при выполнении им трудовой функции. Например: право на получение информации, необходимой для выполнения работы.
Обязанности
Раздел может включать в себя следующие обязанности: соблюдение трудового распорядка, неразглашение служебной информации и т.п.
Ответственность
В разделе прописываются меры ответственности работника за результат выполняемой работы, меры по соблюдению техники безопасности и т.д.
Взаимоотношения
Раздел включает в себя особенности взаимоотношений работника с другими структурными подразделениями, должностными лицами.
Обязательные реквизиты
Инструкция обязательно должна содержать следующие реквизиты:
- дата и номер документа;
- наименование организации и место составления;
- визы согласования;
- подпись руководителя (заместителя) и сотрудника;
- гриф утверждения.
Бланки должностных инструкций
Ниже представлены бланки должностных инструкций:
- должностная инструкция генерального директора (скачать бланк);
- должностная инструкция бухгалтера (скачать бланк);
- должностная инструкция специалиста (скачать бланк);
- должностная инструкция менеджера (скачать бланк,).
Примечание: организации, для которых установлен профстандарт по должности бухгалтера должны применять соответствующий бланк.
Заполненные образцы должностных инструкций
Ниже представлены образцы заполнения должностных инструкций:
- должностная инструкция генерального директора (скачать образец);
- должностная инструкция бухгалтера (скачать образец);
- должностная инструкция специалиста (скачать образец);
- должностная инструкция менеджера (скачать образец).
Руководство, написанное представителями компании Web Industries, поможет вам обучить сотрудников корпоративным правилам менее чем за 4 недели.
Программа обучения? Присутствовавшие на встрече сотрудники непонимающе посмотрели друг на друга и расхохотались.
Да, все верно. Программа обучения. Компания Web Industries Inc. занимается нарезкой материалов для других фирм-изготовителей. Уровень корпоративного обучения в ней всегда был невероятно низким. Вновь принятые сотрудники сразу же приступали к своей работе и были вынуждены решать возникавшие проблемы самостоятельно. Руководители показывали им, как работает офисное оборудование, а коллеги предоставляли информацию о предоставляемых бонусах. Все остальное им приходилось осваивать самостоятельно, включая вопросы технического и этического характера. Разумеется, у всех это получалось по-разному.
Логика вполне объяснима: быстро развивающиеся компании часто не могут найти время, ресурсы или потребность в программах обучения, которые охватывают все аспекты работы в организации. Но в Web Industries Inc. такой подход начал меняться около двух лет назад. «В офисе Атланты у нас появился новый генеральный директор», — говорит Чарльз Эдмансон, вице-президент по производству, работающий в корпоративном офисе Web Industries Inc. в Вестбороу, штат Массачусетс. – «Он пришел к нам из другой компании, в отличие от тех, кто начинал свою карьеру с низших ступеней, и был вынужден принять руководство, не обладая знаниями о нашей корпоративной культуре».
Как многие до него, новый генеральный директор потратил несколько месяцев на изучение особенностей работы в компании, однако впоследствии именно он предложил методичную систему обучения новых сотрудников. Руководство признало, что оно было слишком занято для того, чтобы тратить время на обучение, однако впоследствии им приходилось затрачивать массу усилий на решение возникавших проблем.
Эдмансон созвал общее собрание и опросил сотрудников, а затем занялся разработкой плана. Вот что получилось в конечном итоге:
* 20 часовых занятий, проводимых ежедневно в течение четырех недель;
* инструкторы из числа штатных сотрудников, включая генеральных директоров, руководителей предприятия, представителей отдела по обслуживанию клиентов, операторов производственных станков, обслуживающего персонала и офисных клерков;
* подробные письменные рекомендации для инструкторов и новых сотрудников компании.
«Мы можем назначить инструктором любого штатного сотрудника, временно освободив его от должностных обязанностей», — поясняет Эдмансон.
Используя примерное содержание руководства для сотрудников, Эдмансон рассказывает подробности о программе, которая была запущена в конце 90-х гг. и принесла его компании существенную пользу.
- Первая неделя
- Вторая неделя
- Третья неделя
- Четвертая неделя
1.1. Добро пожаловать!
- Назначение руководства
- Цели компании
- Обязанности компании перед сотрудниками
- Обязанности сотрудников перед компанией
- Процедура приема
- Описание производственных объектов
2.1. О компании
- Описание первой недели обучения
- Видеоматериал
- Чем занимается компания
- Как мы обслуживаем клиентов
3.1. Развитие компании
- Описание второй недели обучения
- Основы корпоративной культуры
- Организационная структура
4.1. Ваше будущее в компании
- История компании
- Владельцы компании
- Акционеры
- Полномочия сторон
1.2. Работа в компании
- Цели и задачи
- Должностные обязанности
- Профессиональная компетентность
- Явка на рабочее место
- Правила поведения в офисе
2.2. Командная работа
- Общие принципы командной работы
- Учимся работать в команде
- Взаимоотношения между членами команды
- Культура работы в команде
3.2. Безопасность
- Безопасность
- Административно-хозяйственные вопросы
- Техника безопасности при работе с оборудованием
4.2. Усовершенствования
- Качество
- Производительность
- Реализация творческих идей
- Административно-хозяйственные вопросы
1.3. Техническое задание
- О важности выполнения требований
- Как работать с техническим заданием
- Описание складских помещений
- Установленная форма одежды
2.3. Проведение расчетов
- Снятие мерок
- Использование вычислительных приборов
- Математические термины
- Нарезка втулок
3.3. Обзор технического задания
- Словарь терминов
- Нанесение меток
- Проверка материала
4.3. Обзор расчетной части
- Словарь математических терминов
- Измерительные инструменты
- Вычислительные приборы
- Нарезка втулок
1.4. Ведение документации
- Словарь терминов
- Как заполнить бланк на упаковку
- Таблицы масштабов
2.4. Стандарты упаковки
- Типы упаковки
- Хранение упаковочных материалов
- Использование поддонов
3.4. Ведение учетной документации
- Отметка об упаковке
- Использование обрезков и сработанных рулонов
- Документооборот отчетности
4.4. Упаковка
- Как правильно упаковать товар
- Растягивающаяся пленка
- Цены на упаковку
1.5. Привилегии
- Политика оплаты труда
- Привилегии
- Страховка
- Разделение прибыли
- Обзор руководства
2.5. Технические работы
- Ежедневная проверка
- Проверка исправности рабочих инструментов
- Уборка
- Стоимость деталей оборудования
3.5. Как завоевать доверие клиентов
- Цены и производительность
- Ответственность
- Качество
***
Детальное описание
Чтобы систематизировать процесс обучения на каждой из пяти фабрик Web Industries Inc., Эдмансон составил подробные планы занятий и раздал их участникам программы. Инструкторы могли приводить свои наглядные примеры, однако им было запрещено менять структуру и тематику занятий. По мнению Эдмансона, программа не должна нести на себе отпечаток личности инструктора, поскольку она изменяется со временем, а все изменения должны быть тщательно задокументированы.
Текст программы был написан простым языком без использования профессионального жаргона. Многие инструкторы начинали свою работу с чтения заготовленного текста, постепенно заучивали его или излагали материал своими словами.
Приоритеты
«Откровенно говоря, если бы мне предложили выбрать, кого обучать в первую очередь, я бы сделал ставку на офисных сотрудников. Рабочим на производстве все более-менее понятно, а если они чего-то не знают, то всегда смогут спросить. Персонал, который работает с клиентами, должен быть осведомлен о задачах и ценностях компании, в противном случае успех будет недостижим», — говорит Эдмансон.
В ходе реализации программы обучения на двух фабриках Web Industries Inc. некоторые сотрудники заметили различия между информацией, излагаемой инструктором, и тем, что рассказывали им коллеги. «Такие недостатки должны быть немедленно устранены», — говорит Эдмансон. – «Необходимо обеспечить единообразие материалов, предоставляемых вновь прибывшим сотрудникам».
Оплата
«Когда человек обучает кого-то еще, он прежде всего обучается сам. Если в процессе обучения участвует большая часть коллектива, все они поневоле становятся самыми преданными последователями программы. Мы считаем, что это особенно полезно в отношении раздела 2.2 (Командная работа). Поскольку в Web Industries Inc. около 20% акций принадлежит сотрудникам, они лично заинтересованы в успехе предприятия. Когда в коллектив приходит новый сотрудник, ему следует узнать об этом как можно быстрее. Эта задача является одной из первостепенных, и программа нацелена на то, чтобы весь коллектив способствовал успеху новых сотрудников».
О важности основ
Большая часть работы в Web Industries Inc. работы заключается в нарезке материалов на очень тонкие полосы с точностью до 0005 дюймов. По словам Эдмансона, очень многим сотрудникам требуются разъяснения, которые касаются деления на части и десятичных чисел, у них отсутствуют навыки пользования калькуляторами и измерительными лентами (раздел 2.3). «Никогда нельзя быть уверенным в том, что знают и чего не знают люди», — считает Эдмансон.
«Мы также попытались включить в руководство описание работы с техническими заданиями (раздел 1.3). Поскольку эта часть руководства уникальна для каждой компании; мы позаботились о том, чтобы в этом вопросе недосказанностей не оставалось».
Очевидное? Нет!
«У нас есть распорные детали для станков в одну восьмую дюйма шириной, отшлифованные на точный размер, их стоимость составляет 25-30 долларов. Они выглядят как прокладки для шлангов. Новый сотрудник, не знающий об истинной ценности детали, может попросту выбросить ее в мусорное ведро (см. раздел 2.5). То же самое касается лишних коробок, стоимость которых может доходить до 1,5 долларов (см. раздел 4.4). Все это может стоить вам значительной части прибыли».
Акцент на обслуживании клиентов
«При обучении сотрудников мы всячески подчеркиваем всю важность конкуренции. Мы способны превзойти своих соперников за счет качества обслуживания (раздел 3.5). Пытаясь удовлетворить запросы потребителей, мы обязаны предоставлять им в точности то, что им нужно. Мы поставляем готовую к использованию продукцию и несем за нее ответственность».
Обновление информации
В конце каждой четырехнедельной сессии обучающихся спрашивают о том, каким образом можно улучшить программу. Программа уже была однажды обновлена. «Изменения касались прежде всего расчетных разделов, которые нуждались в дополнении, а также разделов, затрагивающих вопросы обработки заказов и документации. Не все могут сразу усвоить эту информацию».
«В конечном счете, в конце первого года работы каждого сотрудника я планировал провести повторное занятие длиной в один час. Это необходимо для повторения изученного материала, однако в настоящее время у нас нет возможности это осуществить».
Подготовка к обсуждению
Эдмансон говорит, что количество занятий было определено произвольно, однако проведение обсуждений именно на заключительной неделе считается обязательным. «Мы думаем, что к концу обучения сотрудники чувствуют себя более расслабленно и могут изложить свою точку зрения на некоторые вопросы – к примеру, внести предложения, касающиеся производительности труда и творческого подхода к решению производственных задач (см. раздел 4.2). Только тогда обучение имеет практическую ценность».
Сложности
Одной из возможных проблем в реализации программы является отсутствие у большинства штатных сотрудников каких бы то ни было педагогических навыков. «Тем не менее, суть обучения заключается в общении и обмене опытом, а это эффективно только в том случае, если люди разбираются в том, о чем они говорят», — утверждает Эдмансон.
Другой проблемой может стать законодательная регламентация процесса обучения. Для тестирования программа была запущена на трех из пяти фабрик Web Industries Inc. Обучение было успешно организовано на двух предприятиях, а на третьей проект провалился, поскольку менеджер, ответственный за его запуск, находился на больничном. «Для успешной реализации программы необходимо, чтобы все мероприятия проводились четко по плану», — считает Эдмансон. — «Кроме того, 1991г. на фабрике в Атланте выдался ударным, рекрутеры нанимали больше сотрудников, чем мы успевали обучать. Нам пришлось адаптироваться, однако система работает до сих пор, и наш персонал чувствует, что о нем заботятся».
Результаты
«На большинстве фабрик теперь ежемесячно проводятся общие собрания, на которых рассматриваются отчеты о прибылях и убытках. Каждый сотрудник может узнать подробности о финансовой стороне дела, осведомлен о стоимости имущества и считает себя совладельцем компании, что поддерживает в нем сознательное отношение к работе».
Первая публикация: 2013-10-27
Руководство, написанное представителями компании Web Industries, поможет вам обучить сотрудников корпоративным правилам менее чем за 4 недели.
Программа обучения? Присутствовавшие на встрече сотрудники непонимающе посмотрели друг на друга и расхохотались.
Да, все верно. Программа обучения. Компания Web Industries Inc. занимается нарезкой материалов для других фирм-изготовителей. Уровень корпоративного обучения в ней всегда был невероятно низким. Вновь принятые сотрудники сразу же приступали к своей работе и были вынуждены решать возникавшие проблемы самостоятельно. Руководители показывали им, как работает офисное оборудование, а коллеги предоставляли информацию о предоставляемых бонусах. Все остальное им приходилось осваивать самостоятельно, включая вопросы технического и этического характера. Разумеется, у всех это получалось по-разному.
Логика вполне объяснима: быстро развивающиеся компании часто не могут найти время, ресурсы или потребность в программах обучения, которые охватывают все аспекты работы в организации. Но в Web Industries Inc. такой подход начал меняться около двух лет назад. «В офисе Атланты у нас появился новый генеральный директор», — говорит Чарльз Эдмансон, вице-президент по производству, работающий в корпоративном офисе Web Industries Inc. в Вестбороу, штат Массачусетс. – «Он пришел к нам из другой компании, в отличие от тех, кто начинал свою карьеру с низших ступеней, и был вынужден принять руководство, не обладая знаниями о нашей корпоративной культуре».
Как многие до него, новый генеральный директор потратил несколько месяцев на изучение особенностей работы в компании, однако впоследствии именно он предложил методичную систему обучения новых сотрудников. Руководство признало, что оно было слишком занято для того, чтобы тратить время на обучение, однако впоследствии им приходилось затрачивать массу усилий на решение возникавших проблем.
Эдмансон созвал общее собрание и опросил сотрудников, а затем занялся разработкой плана. Вот что получилось в конечном итоге:
* 20 часовых занятий, проводимых ежедневно в течение четырех недель;
* инструкторы из числа штатных сотрудников, включая генеральных директоров, руководителей предприятия, представителей отдела по обслуживанию клиентов, операторов производственных станков, обслуживающего персонала и офисных клерков;
* подробные письменные рекомендации для инструкторов и новых сотрудников компании.
«Мы можем назначить инструктором любого штатного сотрудника, временно освободив его от должностных обязанностей», — поясняет Эдмансон.
Используя примерное содержание руководства для сотрудников, Эдмансон рассказывает подробности о программе, которая была запущена в конце 90-х гг. и принесла его компании существенную пользу.
- Первая неделя
- Вторая неделя
- Третья неделя
- Четвертая неделя
1.1. Добро пожаловать!
- Назначение руководства
- Цели компании
- Обязанности компании перед сотрудниками
- Обязанности сотрудников перед компанией
- Процедура приема
- Описание производственных объектов
2.1. О компании
- Описание первой недели обучения
- Видеоматериал
- Чем занимается компания
- Как мы обслуживаем клиентов
3.1. Развитие компании
- Описание второй недели обучения
- Основы корпоративной культуры
- Организационная структура
4.1. Ваше будущее в компании
- История компании
- Владельцы компании
- Акционеры
- Полномочия сторон
1.2. Работа в компании
- Цели и задачи
- Должностные обязанности
- Профессиональная компетентность
- Явка на рабочее место
- Правила поведения в офисе
2.2. Командная работа
- Общие принципы командной работы
- Учимся работать в команде
- Взаимоотношения между членами команды
- Культура работы в команде
3.2. Безопасность
- Безопасность
- Административно-хозяйственные вопросы
- Техника безопасности при работе с оборудованием
4.2. Усовершенствования
- Качество
- Производительность
- Реализация творческих идей
- Административно-хозяйственные вопросы
1.3. Техническое задание
- О важности выполнения требований
- Как работать с техническим заданием
- Описание складских помещений
- Установленная форма одежды
2.3. Проведение расчетов
- Снятие мерок
- Использование вычислительных приборов
- Математические термины
- Нарезка втулок
3.3. Обзор технического задания
- Словарь терминов
- Нанесение меток
- Проверка материала
4.3. Обзор расчетной части
- Словарь математических терминов
- Измерительные инструменты
- Вычислительные приборы
- Нарезка втулок
1.4. Ведение документации
- Словарь терминов
- Как заполнить бланк на упаковку
- Таблицы масштабов
2.4. Стандарты упаковки
- Типы упаковки
- Хранение упаковочных материалов
- Использование поддонов
3.4. Ведение учетной документации
- Отметка об упаковке
- Использование обрезков и сработанных рулонов
- Документооборот отчетности
4.4. Упаковка
- Как правильно упаковать товар
- Растягивающаяся пленка
- Цены на упаковку
1.5. Привилегии
- Политика оплаты труда
- Привилегии
- Страховка
- Разделение прибыли
- Обзор руководства
2.5. Технические работы
- Ежедневная проверка
- Проверка исправности рабочих инструментов
- Уборка
- Стоимость деталей оборудования
3.5. Как завоевать доверие клиентов
- Цены и производительность
- Ответственность
- Качество
***
Детальное описание
Чтобы систематизировать процесс обучения на каждой из пяти фабрик Web Industries Inc., Эдмансон составил подробные планы занятий и раздал их участникам программы. Инструкторы могли приводить свои наглядные примеры, однако им было запрещено менять структуру и тематику занятий. По мнению Эдмансона, программа не должна нести на себе отпечаток личности инструктора, поскольку она изменяется со временем, а все изменения должны быть тщательно задокументированы.
Текст программы был написан простым языком без использования профессионального жаргона. Многие инструкторы начинали свою работу с чтения заготовленного текста, постепенно заучивали его или излагали материал своими словами.
Приоритеты
«Откровенно говоря, если бы мне предложили выбрать, кого обучать в первую очередь, я бы сделал ставку на офисных сотрудников. Рабочим на производстве все более-менее понятно, а если они чего-то не знают, то всегда смогут спросить. Персонал, который работает с клиентами, должен быть осведомлен о задачах и ценностях компании, в противном случае успех будет недостижим», — говорит Эдмансон.
В ходе реализации программы обучения на двух фабриках Web Industries Inc. некоторые сотрудники заметили различия между информацией, излагаемой инструктором, и тем, что рассказывали им коллеги. «Такие недостатки должны быть немедленно устранены», — говорит Эдмансон. – «Необходимо обеспечить единообразие материалов, предоставляемых вновь прибывшим сотрудникам».
Оплата
«Когда человек обучает кого-то еще, он прежде всего обучается сам. Если в процессе обучения участвует большая часть коллектива, все они поневоле становятся самыми преданными последователями программы. Мы считаем, что это особенно полезно в отношении раздела 2.2 (Командная работа). Поскольку в Web Industries Inc. около 20% акций принадлежит сотрудникам, они лично заинтересованы в успехе предприятия. Когда в коллектив приходит новый сотрудник, ему следует узнать об этом как можно быстрее. Эта задача является одной из первостепенных, и программа нацелена на то, чтобы весь коллектив способствовал успеху новых сотрудников».
О важности основ
Большая часть работы в Web Industries Inc. работы заключается в нарезке материалов на очень тонкие полосы с точностью до 0005 дюймов. По словам Эдмансона, очень многим сотрудникам требуются разъяснения, которые касаются деления на части и десятичных чисел, у них отсутствуют навыки пользования калькуляторами и измерительными лентами (раздел 2.3). «Никогда нельзя быть уверенным в том, что знают и чего не знают люди», — считает Эдмансон.
«Мы также попытались включить в руководство описание работы с техническими заданиями (раздел 1.3). Поскольку эта часть руководства уникальна для каждой компании; мы позаботились о том, чтобы в этом вопросе недосказанностей не оставалось».
Очевидное? Нет!
«У нас есть распорные детали для станков в одну восьмую дюйма шириной, отшлифованные на точный размер, их стоимость составляет 25-30 долларов. Они выглядят как прокладки для шлангов. Новый сотрудник, не знающий об истинной ценности детали, может попросту выбросить ее в мусорное ведро (см. раздел 2.5). То же самое касается лишних коробок, стоимость которых может доходить до 1,5 долларов (см. раздел 4.4). Все это может стоить вам значительной части прибыли».
Акцент на обслуживании клиентов
«При обучении сотрудников мы всячески подчеркиваем всю важность конкуренции. Мы способны превзойти своих соперников за счет качества обслуживания (раздел 3.5). Пытаясь удовлетворить запросы потребителей, мы обязаны предоставлять им в точности то, что им нужно. Мы поставляем готовую к использованию продукцию и несем за нее ответственность».
Обновление информации
В конце каждой четырехнедельной сессии обучающихся спрашивают о том, каким образом можно улучшить программу. Программа уже была однажды обновлена. «Изменения касались прежде всего расчетных разделов, которые нуждались в дополнении, а также разделов, затрагивающих вопросы обработки заказов и документации. Не все могут сразу усвоить эту информацию».
«В конечном счете, в конце первого года работы каждого сотрудника я планировал провести повторное занятие длиной в один час. Это необходимо для повторения изученного материала, однако в настоящее время у нас нет возможности это осуществить».
Подготовка к обсуждению
Эдмансон говорит, что количество занятий было определено произвольно, однако проведение обсуждений именно на заключительной неделе считается обязательным. «Мы думаем, что к концу обучения сотрудники чувствуют себя более расслабленно и могут изложить свою точку зрения на некоторые вопросы – к примеру, внести предложения, касающиеся производительности труда и творческого подхода к решению производственных задач (см. раздел 4.2). Только тогда обучение имеет практическую ценность».
Сложности
Одной из возможных проблем в реализации программы является отсутствие у большинства штатных сотрудников каких бы то ни было педагогических навыков. «Тем не менее, суть обучения заключается в общении и обмене опытом, а это эффективно только в том случае, если люди разбираются в том, о чем они говорят», — утверждает Эдмансон.
Другой проблемой может стать законодательная регламентация процесса обучения. Для тестирования программа была запущена на трех из пяти фабрик Web Industries Inc. Обучение было успешно организовано на двух предприятиях, а на третьей проект провалился, поскольку менеджер, ответственный за его запуск, находился на больничном. «Для успешной реализации программы необходимо, чтобы все мероприятия проводились четко по плану», — считает Эдмансон. — «Кроме того, 1991г. на фабрике в Атланте выдался ударным, рекрутеры нанимали больше сотрудников, чем мы успевали обучать. Нам пришлось адаптироваться, однако система работает до сих пор, и наш персонал чувствует, что о нем заботятся».
Результаты
«На большинстве фабрик теперь ежемесячно проводятся общие собрания, на которых рассматриваются отчеты о прибылях и убытках. Каждый сотрудник может узнать подробности о финансовой стороне дела, осведомлен о стоимости имущества и считает себя совладельцем компании, что поддерживает в нем сознательное отношение к работе».
Первая публикация: 2013-10-27
Есть ли у вашего малого бизнеса «Руководство для сотрудников компании»?
Многим владельцам бизнеса может показаться, что «Руководство для сотрудников компании» связано с бюрократизмом, и об этом нужно беспокоиться лишь крупным корпорациям. А некоторые могут вообще не знать, что это, или никогда над этим не задумываться. Но на самом деле, как только у вас появляется определённое количество сотрудников, такое руководство может стать очень полезным.
Из этого урока вы узнаете, как составить «Руководство для сотрудников компании». Вы поймёте, что именно это значит, почему оно может пригодиться вашему малому бизнесу и что в него стоит включить. Мы также рассмотрим несколько полезных шаблонов и примеров, которые помогут вам начать делать своё собственное руководство для сотрудников компании малого бизнеса.
1. Что такое «Руководство для сотрудников компании»?
«Руководство для сотрудников компании», которое ещё иногда называют просто руководством для сотрудников или руководством по политике и процедурам, — это документ, сообщающий сотрудникам штата, чего ожидать от работы с вами.
Хотя в нём часто приводятся такие практические подробности, как время отпуска, соцпакет, дисциплинарные процедуры и так далее, это может быть отличным местом, чтобы по-иному представить компанию сотрудникам. Вы можете разъяснить ценности компании и тип рабочего пространства. Вы можете рассказать сотрудникам, к кому обращаться, если у них возникнут вопросы или сложности. Есть много чего ещё, что можно в нём затронуть, позже в этом уроке мы коснёмся содержания подробнее.
Для написания руководства для сотрудников нет установленного формата. Это ваш документ, и вы можете сами выбрать, как хотите общаться со своими сотрудниками; на самом деле, используемые вами тон и формат тоже могут кое-что рассказать о ценностях компании. Это руководство может быть игривым или формальным, современным или традиционным, полным изображений или текста. Позже в этом уроке мы также рассмотрим несколько примеров и шаблонов руководств, чтобы вы увидели, как их составляли другие компании.
Традиционно руководство создавалось в виде напечатанной книги, и многие компании до сих пор используют этот формат. Но вы также можете создать цифровую копию, которая будет доступна по внутренней сети компании или через общий сервер. Это будет особенно удобно, если ваши сотрудники часто путешествуют или работают удалённо, так они смогут получить доступ к нему откуда угодно.
Основная цель руководства для сотрудников – установить ожидания. Оно позволяет вашим работникам узнать, какие выгоды и поддержку можно от вас ожидать, а также какие стандарты работы и поведения вы ожидаете от них в ответ. Оно проясняет ситуацию для обеих сторон.
Если вы только начинаете и у вас в штате работает один-два сотрудника, возможно, вам пока не нужно подобное руководство, на этом этапе неформального общения будет вполне достаточно. о по мере расширения вы действительно увидите преимущества наличия чёткой документации. В следующем разделе мы рассмотрим несколько из таких преимуществ.
2. Преимущества наличия «Руководства для сотрудников компании»
Если вы ещё не убедились в том, что вашему бизнесу нужно руководство для сотрудников, прочитайте этот раздел, рассказывающий о его преимуществах.
Улучшает политику касательно рабочего пространства
Основная суть руководства – изложить всё, что нужно знать сотрудникам штата, чтобы выполнять свою работу. Но иногда, когда вы расписываете всё это, вам на ум приходят варианты получше.
Например, вы можете составлять раздел по политике посещения и осознать, что для выполнения определённой работы неважно, если кто-то опаздывает, важно, что он успевает выполнить работу (в то время как для других может быть очень важно приходить в конкретное время). Так вы составляете более гибкую формулу, чем та, которую вы раньше использовали.
Помогает новым сотрудникам войти в рабочий ритм
Вам, наверное, известно, что значит устроиться на новую работу. Так много новых лиц, незнакомый офис, непохожие правила и жаргон, который вы никогда не использовали на старой работе. У вас обычно возникает тысяча вопросов, и вам не хочется их задавать, потому что все вокруг, кажется, заняты своей собственной работой.
Хорошо написанное руководство для сотрудников идеально поможет новым работникам быстро встать на ноги. Возможно, они не будут читать всю книгу от корки до корки, но они могут быстро сослаться на неё, чтобы легко найти ответы на множество вопросов.
Устраняет постоянные вопросы касательно политики фирмы
Если у вас нет руководства для сотрудников, ожидайте постоянных вопросов, и не только от новых работников, но и от существующих. Сколько у нас будет дней отпуска? За какие национальные праздники нам будут платить? Каковы правила касательно конфликта интересов или работы в других местах?
Множество вещей на рабочем месте могут вызывать сомнения, и в итоге вы можете потратить много времени, отвечая на одни и те же вопросы, или ещё хуже, если сотрудники будут вести себя неправильно просто потому, что они не спросили, как нужно.
Всё собрано в одном месте
Иногда компании описывают свою политику, но по частям. Какие-то вещи указаны во внутренней сети, но в разных местах, а другие сообщаются только по электронной почте. Когда сотрудникам нужно что- то найти, они отправляются на сложную охоту за сокровищами.
Это может раздражать ваш штаб, и совершенно точно такая работа не эффективна. Руководство для сотрудников собирает всю информацию в одном месте, и найти её будет быстро и легко.
Сообщает ваши ценности
Легко увязнуть в скучных подробностях политики и процедур, но руководство для сотрудников – это
также возможность рассказать историю вашей компании и настроить сотрудников на её ценности. Для
чего существует ваша компания? К чему вы все стремитесь в работе? Какова ваша позиция касательно таких вещей, как разнообразие и социальная ответственность? Это может стать прекрасным способом мотивировать ваших сотрудников, зарядить их энергией и убедиться, что все находятся на одной волне по отношению к ценностям фирмы.
Поможет избежать судебных исков
Я упомянул в первом разделе, что основная цель руководства для сотрудников заключается в том, чтобы установить чёткие ожидания для обеих сторон. Такая ясность также защищает вас в юридическом плане.
Например, скажем, вам нужно уволить одного из своих сотрудников за непосещение или за домогательство по отношению к коллеге. Этот сотрудник может попытаться предъявить вам иск за несправедливое увольнение, утверждая, что его никогда не ставили в известность о том, что подобные вещи могут послужить основанием для увольнения. Если вы опишете свою политику в руководстве и укажете тот факт, что всем сотрудникам предоставляется его копия, вы сможете лучше себя защитить.
3. Что нужно включить в «Руководство для сотрудников компании»
Как я заметил ранее, не существует установленного формата по написанию руководства для сотрудников, но есть несколько обычных разделов, которые включают многие компании и предприятия малого бизнеса. В этом пункте мы рассмотрим эти разделы и то, что вы, возможно, захотите включить. Но имейте в виду, что вы всегда можете добавить к ним свои пункты или приспособить этот документ, чтобы он охватывал то, что важно для вашего бизнеса.
Важно: В некоторых юрисдикциях трудовой кодекс оговаривает конкретные вещи, которые нужно включить в руководство для сотрудников. У Envato Tuts+ международная аудитория, и мы не можем рассмотреть здесь все местные вариации. Убедитесь, что вы изучили возможные местные нормы. Также стоит попросить юриста просмотреть руководство, чтобы не сомневаться, что вы соблюдаете все соответствующие законы и не делаете себя уязвимым для будущих судебных разбирательств.
Хорошо, теперь давайте рассмотрим общие разделы, которые нужно включить в руководство для сотрудников малого бизнеса.
Обзор компании
Руководство для сотрудников часто начинается с общего представления и обзора компании. Можно
включить краткую историю своего бизнеса, временную шкалу ключевых событий и сформулировать
важные ценности и цели.
Политика безопасности
Ваши сотрудники проводят много времени на работе, и их безопасность важнее всего. Этот раздел поясняет, что делать в случае чрезвычайной ситуации или несчастного случая на работе, как вызвать скорую помощь, процедуры по пожарной безопасности и так далее.
Указания касательно разнообразия и равенства
Это ваш шанс продемонстрировать, что вы готовы предоставить людям равные возможности на работе и заявить, что вы не потерпите дискриминации или преследования из-за возраста, расы, религии, пола или сексуальной ориентации, неполноценности и так далее.
Вы также можете уточнить, что именно понимается под дискриминацией и преследованием, чтобы сотрудникам было понятно содержание и их действия в случае преследования или дискриминации на работе. Больше о разнообразии вы можете узнать из нашей серии по разнообразию на рабочем месте.
Выплаты и льготы
Объясните подробно, когда и как сотрудникам нужно ожидать оплаты, каким образом будут удерживаться налоги и другие вычеты и могут ли их просить остаться после работы (будут ли оплачиваться каким-то сотрудникам переработки, будет ли кто-то работать полный или неполный рабочий день — полностью проясните эти вопросы). Можно также подробно описать другие виды денежного вознаграждения, например, бонусы и опционы на акции, если они имеются.
Затем укажите детали всего предлагаемого компанией соцпакета, такие как страхование здоровья, пенсия и так далее. Можно также описать политику оплачиваемых отпусков, например, запланированного отпуска, отпуска по уходу за ребёнком и так далее. В предыдущем уроке из этой серии мы более подробно рассказываем о выплатах и соцпакете:
Нормы поведения
Какого поведения вы ждёте от своих сотрудников? Здесь вы можете уточнить всё, от норм одежды до ожидаемого уровня посещения и пунктуальности. Можно также затронуть пользование интернетом и
Тем не менее, то, насколько вы будете вдаваться в подробности, зависит только от вас. Некоторые компании предпочитают не приводить карательный список правил, а вместо этого предоставляют общие принципы для руководства, давая сотрудникам возможность действовать Позже вы увидите несколько примеров. Тем не менее, могут быть вещи, по которым у вас чёткая позиция и которые вы захотите прояснить в «Руководстве для сотрудников компании», например, обязательство о неразглашении информации и компании и клиентах.
Дисциплина и увольнение
Чётко объясните работникам, что составляет основу для принятия дисциплинарных мер и какие именно меры будут приняты. Также дайте им знать, что нужно делать, если им кажется, что к ним отнеслись несправедливо. Дальше вы можете изложить политику того, что произойдёт в случае увольнения.
Имейте в виду, что любые дисциплинарные процедуры, которые вы приведёте в этом разделе, могут обязывать вас к каким-то действиям, так что будьте осторожны, если не хотите следовать им в каждом отдельном случае. Например, если вы укажете в руководстве, что в случае дисциплинарных нарушений вы выносите несколько устных и письменных предупреждений, у вас могут возникнуть сложности, если позже вы уволите сотрудника, не сделав всех этих предупреждений.
Подтверждение получения
Важно отметить тот факт, что каждому сотруднику была передана копия руководства. Пусть каждый из них оставит подпись, что получил его: обычно в конце книги есть страница для подписи, которую можно оторвать и сохранить в персональном файле работника. В случае, если позже возникнет спор, люди не станут утверждать, что просто были не в курсе политики фирмы.
Юридические уведомления
Когда юрист будет пересматривать ваше руководство для сотрудников, он может посоветовать включить дополнительные формулировки, например, что это лишь руководство, а не контракт, и оно не гарантирует будущее трудоустройство. Отдельные формулировки будут зависеть от того, в какой конкретной ситуации вы находитесь, так что обязательно обратитесь к юристу за личным советом.
4. Шаблоны и примеры «Руководства для сотрудников компании»
Хотя «Руководство для сотрудников» — это документ, отдельный для каждой компании, который вы, вероятно, захотите составить самостоятельно, удобно будет начать работать с готовым шаблоном. В этом разделе я приведу ссылки на полезные ресурсы, где вы найдёте шаблоны руководств для сотрудников. Мы также рассмотрим несколько жизненных примеров. Они помогут вам составить своё руководство для сотрудников малого бизнеса.
Шаблоны «Руководства для сотрудников компании»
Есть несколько сайтов, на которых можно найти шаблоны руководства для сотрудников. Например,
британская компания «Human Resource Solutions» предлагает на своём сайте бесплатный шаблон
руководства для сотрудников. Документ довольно подробный и состоит из 40 страниц, так что он станет хорошей отправной точкой для создания вашего собственного документа.
Если хотите что-то более персонализированное, попробуйте этот интернет-инструмент от Rocket Lawyer. Это не шаблон, вы можете создать свой собственный документ онлайн, введя информацию о компании и пункты политики, которую хотите включить. Чтобы получить доступ к итоговому документу, вам нужно подписаться на бесплатный пробный период членства в Rocket Lawyer.
Есть и множество других шаблонов и программ для создания документов. Например, FitSmallBusiness или FormSwift. Просто имейте в виду, что некоторые шаблоны подогнаны под правила отдельных стран, так что если вы находитесь в другой стране, вам может понадобиться поменять их и/или обратиться за юридической помощью.
Также запомните, что чем более индивидуализированным будет ваш документ, тем лучше. Используйте шаблоны в качестве отправной точки, а не окончательного продукта. Через мгновение вы увидите, что по-настоящему уникальное руководство может быть очень действенным средством общения с сотрудниками.
Реальные примеры «Руководств для сотрудников компании»
Теперь давайте рассмотрим несколько руководств от настоящих компаний. Во-первых, взгляните на руководство для сотрудников «Rock Spring Farm», которое было любезно предоставлено ассоциацией «Practical Farmers of Iowa». Это простое руководство для малого бизнеса, рассказывающее кое-что о компании и охватывающее многие разделы, которые мы только что обсуждали. Оно длиной всего 12 страниц, легко читается и содержит много милых уникальных штрихов: посмотрите страницу «Секреты команды» в конце.
Некоторые компании на этом не останавливаются. Эта статья от «Nasdaq» перечисляет несколько классных примеров, которые можно использовать для вдохновения.
Например, у руководства компании «Valve Corporation», создающей видеоигры, лучший в мире подзаголовок:
«Бесстрашное приключение со знанием, что делать, когда никто вам не говорит, что делать»
В такой же чудесной манере общения оно продолжает рассказывать вам, что значит работать в «Valve». В нём поясняется политика и некоторые процедуры, но совсем не чувствуется, что вы читаете документ по политике компании. Кажется, что это дружеское знакомство с местом, где работать будет одно удовольствие.
С другой стороны, на сайте о финансах Motley Fool приведены интерактивные «Дурацкие правила», слайд-шоу с видео, более подробной информацией по определённым разделам и так далее. Опять же, там представлены основные нормы любого традиционного руководства, но более творческим образом и с сильным упором на правила компании.
Начните создавать своё собственное «Руководство для сотрудников компании»
Из этого урока вы узнали всё о руководстве для сотрудников компании малого бизнеса. Вы увидели, что это такое, и каковы его преимущества. Вы узнали, какая информация обычно содержится в руководствах для сотрудников, и увидели несколько отличных примеров настоящих руководств для сотрудников, а также несколько шаблонов для создания вашего собственного документа.
Теперь вы можете начать составлять руководство для сотрудников вашего предприятия. Если этот урок вам показался полезным, посмотрите другие уроки из этой серии, в которых мы более подробно рассказываем о функциях отдела по персоналу малого бизнеса. В последнем уроке мы изучали выплаты и льготы, а в следующем затронем обучение и развитие.
Подпишитесь на деловую новостную рассылку Tuts+ через форму на боковой панели, чтобы еженедельно узнавать как о будущих статьях из этой серии, так и о других новых статьях о бизнесе.
Руководство (справочник) сотрудника
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2011, NN 7, 8
Российские работодатели все чаще стали принимать такой комплексный документ, как Справочник сотрудника, в котором разъясняют позицию компании по различным аспектам. В статье подробно разбирается его состав на примере документов, уже долгие годы разрабатывавшихся за рубежом.
Руководство (Справочник) сотрудника
Российское законодательство не упоминает такого документа, как «Руководство сотрудника», ни в обязательных нормах, ни в рекомендациях. Тем не менее многие организации последовали примеру зарубежных компаний и разработали такой документ для себя. Поскольку зарубежный опыт действительно имеет давние традиции, практика уже позволила уточнить и скорректировать многие моменты, и в данном материале за пример взят именно иностранный аналог. В нем содержится обращение компании к своим сотрудникам, целью которого является разъяснение или констатация позиции компании по отношению к персоналу, которое включает описание различных аспектов, таких как деятельность компании, кадровая политика, организация работы с персоналом и т.д.
Работодатели используют данный документ для того, чтобы защитить себя от судебных исков по поводу притеснений, оскорблений, домогательств, неправомерного увольнения, дискриминации и т.п. Он, как правило, довольно объемный и содержит от 20 до 50 страниц.
Поскольку суть и содержание отражаемых моментов могут в течение времени меняться, в документе проставляется дата документа и номер версии документа.
В преамбуле документа указывается, что сотруднику необходимо с ним подробно ознакомиться и дать расписку об ознакомлении с Руководством сотрудника в форме. Здесь же констатируется доступность данного документа в отделе управления персоналом.
Примерную структуру документа мы разберем далее.
Структура Руководства сотрудника
Стандартное Руководство сотрудника — Employee Handbook состоит из семи разделов:
- Introduction — Введение.
- The employment — Положение по найму.
- Employment status and records — Статус занятости и персональные данные.
- Employee benefit programs — Дополнительные программы.
- Timekeeping/payroll — Учет рабочего времени и заработной платы.
- Work conditions and hours — Условия и режим труда.
- Employee conduct & disciplinary action — Поведение сотрудника и дисциплинарные взыскания.
Словарь кадрового делопроизводства. Employee Handbook (руководство сотрудника) — это сборник политик, процедур, условий труда и требований к поведению, который регулирует действия сотрудника на рабочем месте.
Введение
В этом разделе есть 3 подраздела.
Описание компании (Organization Description). Здесь говорится о производимой продукции и услугах, местоположении, адресах подразделений, истории создания и развития компании, философии компании, в которую входят миссия компании, позиция руководства по отношению к персоналу компании с целью обеспечения миссии и, наконец, цели компании.
Вводные положения. В этих пунктах Справочника говорится о назначении непосредственного руководства сотрудника и констатируется возможность изменения отдельных положений настоящего документа по мере развития компании.
Взаимоотношения с клиентами. Констатация важности клиента как наиболее ценного актива компании, отражение позиции компании в отношениях «сотрудник-клиент», возможность предоставления специального обучения сотрудников взаимоотношениям с клиентами компании, а также указание на контактное лицо, к которому могут обращаться клиенты при ненадлежащем отношении к ним сотрудников компании, — расположены в данном подразделе.
Положения по найму
Характер взаимоотношений в сфере найма (Nature of Employment). В этом подразделе размещают следующие положения:
- констатация добровольности взаимоотношений в области найма;
- констатация того, что данный документ не носит характер контракта, может быть отменен или изменен работодателем по собственной инициативе в одностороннем порядке;
- констатация того, что положения данного документа определяют все политики компании или организации;
- указание на должностное лицо, которое утверждает новое Руководство сотрудника в случае внесения в него изменений.
Взаимоотношения с сотрудником (Employee Relations). Здесь определяются право сотрудника заявлять о несоответствии условий и оплаты труда непосредственно руководству и форма взаимоотношений руководства и сотрудников (открытость руководства, эффективность реагирования руководства на проблемы сотрудников).
Равенство при приеме на работу (Equal Employment Opportunity). Констатация равных возможностей при приеме на работу, отсутствие дискриминации по расовым, религиозным, половым, возрастным и другим признакам в этом пункте. Собственно, для наших компаний в данном подразделе интересно то, что в нем можно определить должностное лицо (непосредственного руководителя) и сотрудников HR-подразделения, к которым можно обращаться в случае возникновения случаев дискриминации.
Деловая этика и поведение (Business Ethics and Conduct). В данном подразделе речь идет о справедливом отношении, этичном поведении по отношению к сотруднику и соблюдении существующего законодательства в данной области.
Констатация необходимости соблюдения сотрудниками обязанностей по отношению к компании, клиентам, владельцам, которое формирует положительный имидж и доверие со стороны общества.
Определение возможности обращения к непосредственному начальнику и высшему руководству в случае возникновения сложных и проблемных ситуаций.
Личные взаимоотношения на рабочем месте (Personal Relationships in the Workplace). В данном подразделе формулируют определение личных взаимоотношений: родство, привязанность и т.п. как возможного источника конфликта, переносимого из внешней среды в рабочую, позиция компании по отношению к такого рода взаимоотношениям, а также описание требований к поведению сотрудников, связанных такими взаимоотношениями.
Конфликт интересов (Conflicts of Interest). Здесь располагают обязанности соблюдения норм поведения, которые минимизируют возможность возникновения конфликтов, определение требований к взаимоотношениям с внешними партнерами, к примеру применение единого для всех клиентов тарифного плана или промоакции; вопросы, связанные с предоставлением исключительных условий, должны решаться только высшим руководством. Целью этих положений является минимизация возможности получения выгоды самим сотрудником или его родственниками и лицами, приравниваемыми к родственникам (партнерами по гражданскому браку и т.п.).
Совмещение (Outside Employment). Отношение к возможности совмещения при условии, что это не противоречит требованиям к занимаемой должности. Также указывается в подразделе позиция компании при составлении рабочего расписания и установлении требований к производительности труда в отношении совместителей и сотрудников, работающих по совместительству в других компаниях. Как правило, включают запрещение внешнего совмещения, приводящего к конфликту интересов, и запрещение получения дохода в денежном или материальном выражении от третьих лиц за продукты и услуги, произведенные в рамках выполнения своих служебных обязанностей.
Неразглашение (Non-Disclosure). Констатируется в этом подразделе важность соблюдения режима конфиденциальности по отношению к информации, относящейся к коммерческой тайне, перечисляются информация, относящаяся к коммерческой тайне, условия обязанности сотрудника подписать соглашение о неразглашении, возможность применения дисциплинарных наказаний, в т.ч. увольнения, судебного преследования в случае разглашения сведений, относящихся к коммерческой тайне, даже в случае неполучения сотрудником личной выгоды от совершенных действий.
Приспособления для инвалидов (Disability Accommodation). Констатируются равные возможности для квалифицированных специалистов, имеющих инвалидность и наличие оборудования и приспособлений в помещении организаций.
Информирование о вакансиях и перемещения (Job Posting and Employee Referrals). Описание процедуры информирования о существовании вакансий, подачи заявки (application) на замещение вакантной должности. Здесь перечисляются контактные лица для обращения по вопросам замещения вакантных должностей и определяются обязанности руководителей по продвижению сотрудников и планированию их карьеры, констатируется необходимость представления резюме и заполнения существующих в компании форм заявок.
Порядок интервьюирования и сообщения результата можно разместить полностью или в краткой форме, если существует отдельный документ на эту тему.
Статус занятости и персональные данные
Категории сотрудников (Employment Categories).
Даются определения категориям сотрудников: штатный, совместитель, сотрудник на испытательном периоде и т.п. и формулируется позиция компании по отношению к каждому сотруднику.
Доступ к личным делам сотрудников (Access To Personnel Files).
Дается определение структуры личного дела сотрудника, определяются режим доступа к личным делам и процедура ознакомления самого сотрудника с собственным личным делом.
Внесение изменений в персональные данные сотрудников (Personnel Data Changes).
В этом подразделе констатируются необходимость своевременной актуализации данных о сотрудниках, представление ими адекватной информации.
Испытательный срок (Probation Period).
Здесь перечисляются принятые в организации правила относительно испытательного срока:
- условия назначения испытательного срока;
- период испытательного срока;
- критерии окончания испытательного срока;
- программы, доступные сотруднику, находящемуся на испытательном сроке.
Заявка сотрудника о приеме на работу (Employment Applications).
Констатируется необходимость представления точных, нефальсифицированных и полных данных в заявке о приеме на работу.
Оценка производительности труда (Performance Evaluation).
В этом подразделе дается определение периодичности и условиям измерения оценки производительности труда, констатируется необходимость установки целевых показателей, определяется степень зависимости заработной платы от уровня достижения целевых показателей.
Должностные инструкции (Job Descriptions).
Подраздел предназначен для отражения позиции компании в части формирования адекватных должностных инструкций, назначения должностных инструкций, определения ответственных лиц за разработку должностных инструкций. Еще в нем может быть определение возможности поручения дополнительных обязанностей сотруднику и указание на контактных лиц для решения вопросов по поводу должностных обязанностей.
Оплата труда (Salary Administration).
Здесь подробно разрабатывают позицию компании/организации по формированию конкурентной заработной платы, объясняют схему оплаты труда, порядок обращения и контактные лица для решения вопросов по оплате труда.
Дополнительные программы
Социальный пакет сотрудника (Employee Benefits).
Здесь могут быть обязательные страховые программы, определенные законодательством страны/региона, и дополнительные программы, предлагаемые компанией, и степень (%) оплаты данных программ самими сотрудниками.
Отпуск (Vacation Benefits).
Параметры ежегодного оплачиваемого отпуска: период, уровень оплаты, условия предоставления, возможность разделения на несколько частей, отзыва из отпуска — все это перечислено в этом подразделе.
Праздничные дни (Holidays).
В зарубежном руководстве здесь приведены перечень праздничных дней страны (региона), которые являются нерабочими, процедура переноса праздников, приходящихся на выходные дни, параметры оплаты труды в выходные и праздничные дни. Поскольку такие вещи в России регулируются на федеральном уровне, нашим работодателям можно порекомендовать разработать схему корпоративных праздников.
Страхование работников (Workers Insurance).
Условия предоставления страховки, порядок обращения в случаях производственных травм и болезни, описание случаев, в которых выплата страховых сумм не предусматривается.
Оплата в период временной нетрудоспособности (Sick Leave Benefits).
Условия оплаты временной нетрудоспособности по болезни, порядок информирования о временной нетрудоспособности и расчета выплат в период временной нетрудоспособности.
Оплачиваемый отпуск в связи со смертью родственника (Bereavement Leave).
Период, на который предоставляется оплачиваемый отпуск в связи со смертью родственника, а также порядок информирования о необходимости предоставления такого отпуска, условия, в которых отпуск может быть не предоставлен, описывают в данном подразделе.
Выплаты при перемещении сотрудника в другие регионы (Relocation Benefits).
Порядок предоставления сотруднику выплат при перемещении его на работу в другие регионы, запроса на компенсацию затрат по переезду, возмещения сотрудником затрат на переезд в случае ухода из компании.
Помощь в обучении и повышении квалификации (Educational Assistance).
Здесь формулируют позицию компании в отношении обучения и повышения квалификации сотрудниками, порядок предоставления помощи при прохождении обучения и повышения квалификации, порядок обращения за помощью для прохождения обучения и повышения квалификации.
Долгосрочная нетрудоспособность (Long-Term Disability).
Категории сотрудников, которые имеют право на участие в компенсационной программе по долгосрочной нетрудоспособности, возможность ознакомления с условиями компенсационной программы в соглашении со страховой компанией, контактные лица по вопросам долгосрочной нетрудоспособности.
Примечание. Среди дополнительных программ, описываемых в Справочнике сотрудника, предусматриваются разделы о выплатах при перемещении сотрудника в другие регионы, помощи в обучении и повышении квалификации, долгосрочной нетрудоспособности и др.
Учет рабочего времени и заработной платы
Учет рабочего времени (Timekeeping).
Определение рабочего времени, условия дисциплинарных взысканий в случаях фальсификации данных о рабочем времени, порядок внесения изменений в документы по учету рабочего времени.
Дни выплат (Paydays).
График выплат и параметры переноса дней выплат при попадании установленных дат на выходные и праздничные дни.
Возможность и порядок перечисления выплат на банковский счет сотрудника. Порядок предоставления выписки.
Корректировки выплат (Administrative Pay Corrections).
Порядок обращения в случаях возникновения ошибок при начислении выплат и порядок корректировки выплат.
Условия и режим труда
Рабочее расписание (Work Schedules).
В этом подразделе дается определение рабочих дней, указываются ответственные лица за разъяснения по рабочему расписанию, расписаны возможность и параметры предоставления гибкого графика.
Использование телефона и почтовой системы (Use Of Phone And Mail Systems).
Позиция компании в отношении личных телефонных звонков с телефонных номеров компании/организации в удаленные регионы, длинных личных телефонных звонков, порядок возмещения сотрудником затрат на такие звонки, регламентация приветствия и манеры разговора при общении по телефонным номерам компании/организации, а также позиция компании в отношении личных почтовых отправлений через почтовую службу компании.
Курение (Smoking).
Позиция компании в отношении курения и круг лиц, на которых распространяется эта позиция (может включать как сотрудников, так и клиентов, посетителей, партнеров и т.п.).
Перерывы на прием пищи (Meal Periods).
Устанавливается график перерывов на прием пищи в течение дня.
Работа в сверхурочное время (Overtime).
Порядок оформления необходимости работы в сверхурочное время и оплаты труда за сверхурочную работу.
Порядок использования оборудования (Use Of Equipment).
Здесь размещаются требования к обращению с оборудованием компании, необходимость ознакомления с инструкциями и следования правилам эксплуатации, порядок обращения и контактные лица в случаях поломки или порчи оборудования, административные взыскания за поломку и порчу оборудования.
Закрытие в период чрезвычайных ситуаций (Emergency Closing).
Определение чрезвычайных ситуаций и порядок оплаты труда в период чрезвычайных ситуаций.
Затраты на служебные командировки (Business Travel Expenses).
Порядок оформления служебных командировок, определение затрат на служебные командировки, порядок представления отчета о служебной командировке.
Посетители на рабочих местах (Visitors In The Workplace).
В подразделе определяются, какие категории посетителей и в какие подразделения и помещения компании могут иметь доступ, порядок доступа посетителя в помещения компании, разрешенные для доступа, порядок оповещения о нахождении случайного посетителя в помещениях компании.
Порядок использования компьютерной техники и электронной почты (Computer And Email Usage).
Здесь констатируется необходимость использования компьютерной техники для выполнения должностных обязанностей, определяется возможность мониторинга использования компьютерной техники и электронной почты, запрещение такого использования компьютерной техники, которое нарушает дисциплину, моральные и этические нормы, а также запрещение использования электронной почты в целях, не относящихся к деловым обязанностям.
Использование сети Интернет (Internet Usage).
Определение назначения использования Интернета в компании, возможности мониторинга работы сотрудника в Интернете, информации, разрешенной для передачи и публикации в сети Интернет, перечисление запрещенных действий.
Мониторинг рабочего места (Workplace Monitoring).
В данном подразделе определяется возможность мониторинга рабочего места (к примеру, с целью контроля качества, безопасности сотрудника и т.п.), записи телефонных разговоров, порядок доступа сотрудника к результатам мониторинга его рабочего места.
Здесь же указывается необходимость соблюдения этических и моральных норм при проведении мониторинга.
Предотвращение насилия на рабочем месте (Workplace Violence Prevention).
Констатация необходимости уважительного отношения ко всем сотрудникам, запрещение драк, шумного поведения и другого поведения, опасного или наносящего вред окружающим, порядок обращения в случаях возникновения таких ситуаций, рассмотрения такого поведения, применения дисциплинарных взысканий в подобных случаях, обращения к руководству в конфликтных случаях для разрешения конфликта и предотвращения запрещенного поведения.
Поведение сотрудника и дисциплинарные взыскания
Правила поведения на рабочем месте (Employee Conduct And Work Rules).
Определение типов поведения, за которые предусмотрены дисциплинарные взыскания.
Харассмент и другие действия, производимые вопреки желанию объекта (Sexual And Other Unlawful Harassment).
Определение типов поведения, классифицируемых как действия, производимые вопреки желанию объекта, порядок информирования о таких действиях, порядок и условия рассмотрения таких действий.
Словарь кадрового делопроизводства. Харассмент — домогательство, причиняющее неудобство или вред поведение, нарушающее неприкосновенность частной жизни лица.
Словарь кадрового делопроизводства. Моббинг (от англ. mob — толпа) — форма психологического насилия в виде травли сотрудника в коллективе, как правило, с целью его последующего увольнения.
Внешний вид (Personal Appearance).
Требования к внешнему виду сотрудника и контактное лицо для решения вопросов по внешнему виду.
Возврат собственности (Return Of Property).
Констатация необходимости возврата собственности компании, находящейся в пользовании у сотрудника, по первому требованию и порядок удержания выплат в случаях несвоевременного возврата сотрудником собственности компании.
Проверка безопасности (Security Inspections).
Запрет на хранение в помещениях компании запрещенных объектов (например, наркотиков, алкоголя, легковоспламеняющихся веществ).
Порядок доступа к личным вещам сотрудника в случае подозрения в хранении подобных объектов.
Последовательное обеспечение дисциплины (Progressive Discipline).
Позиция компании/организации в отношении обеспечения и поддержания дисциплины.
Виды дисциплинарных взысканий. Российский работодатель обязан помнить, что виды дисциплинарных взысканий перечислены в ТК РФ и расширительному толкованию этот перечень не подлежит. Дополнительные виды дисциплинарных взысканий могут вводиться только теми дисциплинарными уставами, которые принимаются федеральными законами. Здесь уместно указание на документ, в котором детально прописаны правила поведения (к примеру, the Employee Conduct and Work Rules Policy).
Решение проблем (Problem Resolution).
Констатация справедливого и честного отношения к сотруднику, определение возможности конструктивной критики со стороны сотрудника, процедура обращения сотрудника при возникновении проблемных ситуаций.
Правила поведения на рабочем месте (Workplace Etiquette).
Указание правил поведения на рабочем месте (таких как: по завершении рабочего дня необходимо привести рабочее место в порядок; заправить бумагу в принтер, если она закончилась; не оставлять мусор на рабочем месте и т.п.).
Рационализаторские предложения (Suggestion Program).
Констатация возможности принятия любых предложений сотрудника как по улучшению организации его работы, так и по улучшению условий его труда и т.п.
Порядок поощрения сотрудников, предложивших примененные улучшения.
Завершается Employee Handbook фразами:
- If you have any comments or suggestions regarding the content of the Employee Handbook, please direct them to Human Resources Department — Комментарии и предложения по Руководству сотрудника направляйте в отдел управления персоналом;
- Wishing you a long and rewarding career at CompanyName — Желаем вам долгой и успешной карьеры в нашей компании.
Расписка в ознакомлении с Руководством сотрудника
После ознакомления с Руководством сотрудник должен подписать расписку в ознакомлении.
Примерный образец
Расписка в ознакомлении с Руководством сотрудника
В данном Руководстве приведена важная информация о BLOSSOMING Plc, и я понимаю, что должен обращаться в отдел управления персоналом за разъяснениями по вопросам, не отраженным в данном Руководстве.
Поскольку информация, политики и программы, представленные здесь, меняются, я признаю, что может быть произведен пересмотр настоящего Руководства. Обо всех изменениях будет официально объявлено. Я понимаю, что существующие положения Руководства могут быть изменены, заменены и исключены.
Более того, я признаю, что данное Руководство не является контрактом или нормативным документом. Я получил Руководство и понимаю, что должен прочесть его и соблюдать положения, в нем отраженные, а также все вносимые изменения.
Ф.И.О. сотрудника _____________
Подпись сотрудника _________ Дата ________
Библиографический список
- Кадровая политика компании. [Электронный ресурс]. «КонсультантПлюс» http://www.consultant.ru/wanted/wanted4/.
- Acknowledgement of Receipt of Employee Handbook [Электронный ресурс]. Режим доступа (19.04.2011): http://www.docstoc.com/docs/18400089/ACKNOWLEDGEMENT-OF-RECEIPT-OF-EMPLOYEE-HANDBOOK.
- Employee Handbook [Электронный ресурс]. Режим доступа (19.04.2011): http://www.biztree.com/templates/employee-handbook.html.
- Employee Handbook Receipt [Электронный ресурс]. Режим доступа (19.04.2011): http://www.samplewords.com/employee-handbook-receipt/.
- Susan M. Heathfield Employee Handbook [Электронный ресурс]. Режим доступа (19.04.2011): http://humanresources.about.com/od/glossarye/g/hand_book.htm.
Н.Козырева
Доцент,
заместитель декана
Российско-голландского
факультета маркетинга
Государственного
университета управления
Укажите регион, чтобы мы точнее рассчитали условия доставки
Начните вводить название города, страны, индекс, а мы подскажем
Например:
Москва,
Санкт-Петербург,
Новосибирск,
Екатеринбург,
Нижний Новгород,
Краснодар,
Челябинск,
Кемерово,
Тюмень,
Красноярск,
Казань,
Пермь,
Ростов-на-Дону,
Самара,
Омск