Методическое руководство по картированию

4.3.1 ЧТО ТАКОЕ КАРТИРОВАНИЕ

Карта процесса — визуальный инструмент, который помогает членам команды сформировать единое понимание основных шагов процесса, его границ, потерь, дублирующих функций и узких мест. Картирование (составление карты или блок-схемы) выполняется на основе того, как процесс происходит в реальной жизни, а не по документам (см. раздел 6); даже если в целом процесс соответствует документу, на практике обнаруживается множество тонкостей, которые в итоге делают процесс неэффективным (рисунок 4.4).

Рисунок 4.4
Процесс, каким он кажется, в сравнении с тем, что происходит в этом процессе на самом деле

При составлении любого типа карты предстоит:

• изучить существующие нормативные документы по процессу;
• провести отдельное интервью с каждым участником процесса, выяснить, что он делает в процессе, его цель и цель всего процесса;
• провести встречу рабочей группы, в которую желательно включить всех участников процесса (в первую очередь тех, кто сам выполняет шаги процесса); на этой встрече уточнить границы процесса и зафиксировать все шаги (даже незначительные), которые выполняются в ходе процесса;
• после встречи зафиксировать схему процесса, согласовать со всеми участниками процесса и утвердить ее нормативным документом.

Картирование используют с разными целями. Во-первых, это один из этапов внедрения процессного управления, который позволяет визуализировать все процессы в организации. Ошибки, незаметные в текстовом представлении, становятся видны на карте, а информацию легче воспринимать в графическом виде. Во-вторых, к картированию обращаются при оптимизации процесса. В этом случае составление карты процесса — обязательная часть работы команды наряду с разбором текущего состояния процесса, поиском идей для его улучшения, формированием целевой схемы. Тип карты зависит от того, с какой целью ее будут использовать. Для имеющихся процессов подходят кросс-функциональные карты или карты событийных цепочек; иногда блок-схемы заменяют на таблицы. Для оптимизации применяют диаграмму спагетти или карту потока создания ценности. Компоненты, которые учитывают при составлении карты процесса, показаны на рисунке 4.5.

Рисунок 4.5
Описание компонентов карты процесса в «Календаре госслужащего», разработанном в Нижегородской области

Ниже мы рассмотрим только те карты, которые относятся к внедрению системы процессного управления. Карты, используемые для оптимизации процессов, обсуждаются в разделе 6.

Мы не описываем здесь технологию разработки такого рода схем. Подробнее о картировании процессов см., например: Репин В., Елиферов В.. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013.

4.3.2 ДИАГРАММЫ ЦЕПОЧКИ ДОБАВЛЕННОЙ ЦЕННОСТИ (VAD)

Диаграмма VAD (англ. Value Added Chain — цепочка добавленной ценности) отражает процессы и группы процессов (а также их продукты) из каталога процессов организации. Модель позволяет выстраивать взаимосвязи групп процессов, определять границы процессов и их результаты для последующего описания во внутренних документах. Пример VAD приведен на рисунке 4.6, элементы нотации VAD можно увидеть в таблице 4.4.

Рисунок 4.6
Диаграмма цепочки добавленной ценности (VAD) на примере некоторых процессов Счетной палаты РФ

Таблица 4.4
Элементы нотации VAD

4.3.3 ДИАГРАММЫ СОБЫТИЙНОЙ ЦЕПОЧКИ ПРОЦЕССА (EPC)

Диаграмма EPC (англ. Event-Driven Process Chain — событийная цепочка процесса) используется для описания выполнения процесса, в том числе последовательности и взаимосвязей внутренних элементов процесса (шагов, операций), определения ответственных за их реализацию, входов и выходов, этапов процесса (шагов, операций), взаимосвязей с иными процессами (этапами, шагами), а также для описания ключевых событий процесса (этапа, шага). Также EPC описывает взаимоотношения между структурными подразделениями организации в течение одного процесса и сотрудниками одного подразделения на этапе процесса. Чаще всего диаграмму EPC применяют для групп процессов (верхнеуровневых процессов) с последующей детализацией в виде других карт, а также для отражения процессов, проходящих в ИС. Пример такой диаграммы и элементы нотации см. на рисунке 4.7 и в таблицe 4.5, таблицe 4.6.

Таблица 4.5
Элементы нотации EPC

Рисунок 4.7
Диаграмма EPC, описывающая процессы Счетной палаты РФ (фрагмент)

Таблица 4.6
Пример использования логических операторов в моделях типа EPC

4.3.4 ДИАГРАММА BPMN

Чаще всего диаграммы BPMN (англ. Business Process Model and Notation — нотация и модель бизнес-процессов) используют при разработке моделей, описывающих работу, которая подлежит дальнейшей автоматизации. Эти карты также помогают наглядно отразить взаимодействие между исполнителями процесса. Из всех перечисленных выше нотация BPMN (таблица 4.7) — самая богатая по содержанию и позволяет осуществлять наиболее детальное моделирование процесса. Пример диаграммы BPMN представлен на рисунке 4.8.

Таблица 4.7
Элементы нотации BPMN

Рисунок 4.8
Процесс «командирование сотрудников» в Счетной палате РФ, описанный с помощью диаграммы BPMN

4.3.5 АДМИНИСТРИРОВАНИЕ КАРТИРОВАНИЯ: «БЛИНЧИКИ»

При картировании стоит сосредоточиться не только на выборе адекватного инструмента (одной из диаграмм, описанных выше), но и на эффективном управлении работами по картированию, особенно если процессов много. Например, в Белгородской области при внедрении бережливого управления проводилось картирование 250 процессов в правительстве области. Для администрирования картирования всего массива процессов был разработан метод «блинчиков» (см. таблицу 4.8).

Описание метода предоставлено одним из авторов доклада И. Ю. Кириловой, начальником управления по организационной работе и сопровождению проектов аппарата Белгородской областной думы

Таблица 4.8
Администрирование картирования

Этот механизм был применен в 2018 году, во время первой волны бережливых проектов в региональных органах власти. Он зарекомендовал себя как наиболее эффективный способ администрирования с применением визуализации.

Затем он использовался центрами компетенций в организационных проектах по вовлечению подведомственных организаций, учреждений и предприятий в деятельность по оптимизации процессов, а также при разработке фабрик процессов (учебных площадок, на которых можно получить опыт применения инструментов бережливого производства) при отраслевых департаментах Белгородской области.