Направляю информацию для руководства в работе

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 8

Как правильно сообщить деловую информацию

За почти 300 лет существования жанра делового письма сложились определенные правила и стандарты, которых принято придерживаться в деловом мире. Этой статьей мы открываем цикл публикаций о стилистике и правилах оформления деловых писем — на традиционных (бумажных) носителях, а также расскажем о деловой переписке в формате sms-сообщений и e-mail (электронной почты). В статье рассмотрены правила оформления письма-сообщения.

Стандартные аспекты делового письма используются в тексте исходя из практической необходимости, определенной таким понятием, как речевая ситуация. Для деловой переписки понятие речевой ситуации включает следующие необходимые факторы (рис. 1).

Основные объективные факторы речевой ситуации

┌────────────────┐

│Речевая ситуация│

└───────┬────────┘

┌──────────────────┼─────────────────────┐

│/ │ │/

┌──────────┴─────────┐ │ ┌───────┴───────┐

│Коммуникативные роли│ │ │Фактор адресата│

└──────────┬─────────┘ │/ └───────┬───────┘

│ ┌─────┴─────┐ │

┌─────┴─────┐ │Фактор цели│ ┌────────┴───────┐

│/ │/ └─────┬─────┘ │/ │/

┌────┴────┐ ┌────┴───┐ │ ┌────┴─────┐ ┌─────┴────┐

│Инициатор│ │Ответчик│ │ │Социальный│ │ Степень │

│ │ │ │ │ │ статус │ │знакомства│

└─────────┘ └────────┘ │ └──────────┘ └──────────┘

┌─────────────────────┼───────────────────────┐

│/ │/ │/

┌───────┴──────┐ ┌──────────┴──────────┐ ┌───────┴──────────┐

│Информирование│ │Поддержание отношений│ │ Воздействие │

└──────────────┘ └─────────────────────┘ └──────────────────┘

Рис. 1

На приведенной схеме выделены основные объективные факторы речевой ситуации, среди которых, пожалуй, самым важным является фактор цели. Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель — основа коммуникативного успеха, она подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.

Речевые цели связаны с необходимостью:

(а) привлечь внимание к проблеме, информировать адресата;

(б) побудить к действию — решению проблемы, склонить к участию в чем-либо, заставить совершить необходимое действие;

(в) документировать, придать юридический статус какому-либо событию (чаще всего финансовой операции);

(г) поддержать деловые отношения, сделать их более прочными.

Цель определяет тематический и функциональный тип деловой бумаги, композицию письма, его тональность. Однако особое значение в этой связи имеет ключевая формула. Так, цель, предполагающая воздействие на адресата, часто реализуется в виде формулы, состоящей из мотивационной части и собственно речевого действия.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│В связи с изменением цен на энергоносители просим Вас привести в│

│соответствие с новыми тарифами расчеты за IV квартал 1996 г. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

При этом мотивация должна отвечать принципу достаточности, а речевое действие должно быть реализовано в убедительной и вежливой форме.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Мы были бы рады получить от Вас ответ не позднее… │

│С удовольствием сообщаем Вам… │

│Требуем незамедлительно погасить задолженность… │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Фактор адресата влияет на выбор этикетных фраз, состав и оформление реквизитов, иногда даже на лексический состав текста письма и его объем: к народным избранникам, к заслуженным деятелям науки и культуры, к высокопоставленным чиновникам обращаются со словами: «глубокоуважаемый», «многоуважаемый», в остальных случаях — «уважаемый»:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Глубокоуважаемый Дмитрий Сергеевич! │

│Уважаемый г-н Кутю… │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В случае если адресат хорошо известен, для обращения используется формула, включающая имя и отчество адресата:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Уважаемый Владимир Егорович… │

│Уважаемая Марина Алексеевна! │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Практику обращения только по имени в русских деловых письмах нельзя считать плодотворной, хотя она появляется сегодня в деловой корреспонденции. Обращение регулирует социальную дистанцию общения. У русскоговорящих есть прекрасный инструмент такого регулирования — обращение по имени и отчеству в условиях официального общения и обращение по имени в неофициальной обстановке. Эти различия представляют традиции русской речевой культуры.

Письмо хорошо знакомому адресату, постоянному партнеру, коллеге будет более лаконичным, что объясняется общим знанием каких-то реалий, подробностей.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Транспорт прибыл 21.01.1996. Просим подтвердить дату отправки и наличие│

│сопроводительных документов. │

│С уважением, Барабин Е.Л. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Такой текст приближается к телеграфному по лаконизму. И напротив, чем менее знаком адресат, тем полнее должна быть информация, содержащаяся в письме.

Обдумывая первую фразу письма, мы выбираем не только конструкцию высказывания, но и его тональность. Именно последняя часто определяет выбор лексических средств:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Позвольте сообщить Вам… │

│Мы с удовольствием сообщаем Вам… │

│Примите к сведению… │

│Доводим до Вашего сведения… │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Приведенные выше стандартные выражения функционально однородны, однако тональность их ощутимо различается. В одном случае подчеркивается уважительное отношение к адресату, обладающему достаточно высоким социальным статусом, во втором — официальность, административное давление.

Коммуникативные роли — это роли инициатора письменного диалога и отвечающей стороны. Инициативные письма, требующие ответа, — в деловой практике это коммерческие письма. Причем отвечать нужно по возможности быстро, желательно в трехдневный срок. Максимальная отсрочка ответа не должна превышать 10 — 12 дней.

Ролевые позиции инициатора и ответчика реализуются в тексте письма в виде устойчивых формул ввода сообщения:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│Настоящим отвечаем на Ваше письмо за… от… │

│Отвечаем на Ваш запрос о поставке запасных частей от… │

│Позвольте предложить Вам… │

│Прошу Вас выслать образцы материалов… │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Причем в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:

1) повторение просьбы;

2) причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│На Вашу просьбу о дополнительной оплате торговой наценки на учебники│

│сообщаю, что между Главным управлением образования Самарской области и│

│Роскнигой в 1995 г. соглашение подписано не было. Поэтому оплачивать│

│торговую наценку в размере 25% Главное управление образования не будет. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│С нетерпением ждем Вашего письма. │

│Просим ответить по возможности скорее. │

│Просим ответить в двухнедельный срок. │

│Прошу отослать ответ обратной электронной почтой. │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Инициативные письма, не требующие обязательного ответа:

— письма-сообщения,

— письма-требования,

— письма-предупреждения,

— гарантийные письма,

— благодарственные письма,

— письма-напоминания,

— сопроводительные письма,

— письма-заявления,

— письма-извещения,

— письма-приглашения,

— рекламные письма,

— письма-предложения (представления).

Рассмотрим один из названных видов инициативных писем — письмо-сообщение. Если вам необходимо передать партнерам (коллегам, клиентам) информацию о событиях или фактах, имеющих сколько-нибудь существенное значение для осуществления деловой активности (вашей лично или организации, которую вы представляете как должностное лицо), то в этом случае можно составить письмо, которое в деловой практике именуется письмом-сообщением.

В наиболее распространенном случае такое сообщение служит для подтверждения получения письма (приложенных к нему материалов или документов), а также для изложения сопутствующей информации (информации, имеющей отношение к теме данного письма). В деловой практике письма-сообщения также используются и в случае, когда нужно дать ответ адресату на полученное от него послание. В ряде случаев письма-сообщения могут направляться третьим лицам — к примеру, если для разрешения какого-либо вопроса, затронутого в послании, требуется вмешательство со стороны.

Особенностью оформления письма-сообщения является выделение обращения. Как правило, это достигается двумя способами:

1) начальное предложение открывается словом «Сообщаю» («Сообщаем»);

2) при расположении внутри текста указание на характер письма выделяется прописными буквами или полужирным шрифтом (Сообщаем, сообщаю).

При этом в заголовок к тексту слово «сообщение», как правило, не выносится.

Структура письма-сообщения не всегда характеризуется четким разделением на абзацы. Объем текста в большинстве случаев составляет до половины машинописного листа. Возможны следующие варианты организации структуры послания:

1) краткое изложение сути сообщения в первом абзаце и изложение сопутствующей информации — во втором и последующих абзацах;

2) развернутое изложение сути сообщения в одном-двух начальных абзацах и изложение сопутствующей информации — в последующих абзацах;

3) развернутое изложение сути сообщения в одном-двух начальных абзацах и оценка (пояснение) автором значимости сообщенной информации для порядка и содержания деловой активности.

Особенностью содержания ответного письма-сообщения является обязательное упоминание о получении послания адресата (нередко — со ссылкой на дату и номер). Как правило, значительная часть письма-сообщения при этом отводится оценке полученной информации.

Что касается первичных сообщений, то для их содержания наиболее характерно четкое и ясное изложение сути сообщаемой информации. При этом порядок изложения может осуществляться относительно свободно (рис. 2 — 5).

Письмо-сообщение в связи с намерением адресата пересмотреть

содержание действующего договора о сотрудничестве

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Генеральному менеджеру │

│ торгового дома «Прайм» │

│ М.Ю. Иванову │

│ │

│ Многоуважаемый господин Иванов! │

│ В ответ на Ваше обращение сообщаю, что в настоящее время руководство│

│предприятия полагает нецелесообразным пересмотр порядка оплаты по│

│соглашению о поставках продукции и взаимных расчетах на 2008 г. Приглашаю│

│Вас вернуться к обсуждению этого вопроса при подготовке проекта│

│соглашения на 2009 г. │

│ │

│ С почтением, │

│ Коммерческий директор фабрики «Русский трикотаж» │

│ О.С. Симонина │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2

Ответ на сообщение в связи с намерением адресата

пересмотреть содержание действующего договора

о сотрудничестве

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Коммерческому директору │

│ фабрики «Русский трикотаж» │

│ О.С. Симониной │

│ │

│ Глубокоуважаемая Оксана Станиславовна! │

│ Откликаясь на пожелание, выраженное Вами в предыдущем письме,│

│направляю в Ваш адрес проект соглашения о поставках продукции и взаимных│

│расчетах на 2009 г. │

│ Приложение: «Проект соглашения…» в электронном виде, на CD, инв.│

│N 700/1, только адресату, конфиденциально. │

│ │

│ С глубоким почтением, │

│ Генеральный менеджер торгового дома «Прайм» │

│ М.Ю. Иванов │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 3

Письмо-сообщение в связи с представлением

плановой отчетной документации

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Начальнику управления собственной безопасности │

│ компании «Драгметаллсбыт» │

│ Н.И. Холодцову │

│ │

│ Представляю предложения по совершенствованию системы информационной│

│безопасности деятельности филиала N 1 компании на 2009 г. │

│ Приложение: «Предложения…» в электронном виде, на CD, инв.│

│N СО/5432, только адресату, для ограниченного пользования. Подлежит│

│возврату. │

│ │

│ Начальник филиала N 1 │

│ Э.О. Свольский │

│ │

│ Начальник группы │

│ информационной безопасности филиала │

│ Г.Е. Шишкова │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 4

Ответ на сообщение в связи с представлением

плановой отчетной документации

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Начальнику филиала N 1 компании «Драгметаллсбыт» │

│ Э.О. Свольскому │

│ │

│ Высылаю замечания к предложениям по совершенствованию системы│

│информационной безопасности деятельности филиала N 1 компании на 2009 г.│

│Предлагаю учесть их содержание при разработке плана по обеспечению│

│информационной безопасности. │

│ │

│ Приложение: │

│ 1. «Замечания…», на 6 листах, только адресату, конфиденциально. │

│ 2. Образец оформления «Плана…», на 2 листах, только адресату. │

│ │

│ Заместитель начальника управления │

│ собственной безопасности компании «Драгметаллсбыт» │

│ К.Л. Сурко │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 5

Для разработки писем-сообщений, как и для подготовки других видов деловой переписки, можно использовать фразы-клише и трафаретные формы (табл. 1). Появление трафаретных писем было связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле. Тексты-аналоги, или типовые тексты, и трафаретные письма являются своеобразным итогом стандартизации языка делового письма.

Таблица 1

Основные и вспомогательные формулировки, рекомендуемые

для разработки текстов писем-сообщений

┌────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┐

│ А. Основные формулировки: │ Б. Вспомогательные формулировки: │

├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤

│Сообщаю (сообщаем) вам … │- Сообщаем к вашему сведению, что…│

│- о (том-то и том-то)… │- Направляем для использования │

│- об имевшем место… │в работе… │

│- об изменениях в… │- Высылаю для руководства │

│- о необходимости… │в повседневной деятельности… │

│- о фактах… │- Представляю во исполнение ваших │

│- о предпринятых нами мерах по… │указаний… │

│- о предварительных результатах… │- Доводим до сведения руководства │

│- о достижении окончательной │вашей компании… │

│договоренности с… │- К сведению вашего руководства │

│ │сообщаем о… │

│Представляю… │- Считаем своим долгом сообщить… │

│- сведения о… │- Полагаем необходимым направить │

│- проект (плана, программы)… │в ваш адрес… │

│- предложения о… │- Имеем честь представить… │

│- перечень… │- Нам доставляет особое удовольствие│

│- материалы… │сообщить вам… │

│- отчет о… │- Мы исходим из настоятельной │

│- акт… │необходимости предоставить в ваше │

│- доклад… │распоряжение… │

│ │- Я изыскал возможность для того, │

│Направляю… │чтобы незамедлительно выслать вам…│

│- указания о… │ │

│- распоряжение… │ │

│- выписку из приказа… │ │

│- копию директивы… │ │

│- экземпляр соглашения… │ │

│- решение… │ │

│- протокол… │ │

│- резолюцию… │ │

│ │ │

│Высылаю… │ │

│- прайс-лист… │ │

│- каталог… │ │

│- формуляр… │ │

│- прейскурант… │ │

│- описание… │ │

│- документацию… │ │

└────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┘

Однако надо заметить, что из-за нарушения стандарта оформления делового письма не сорвалась еще ни одна сделка. Более того, именно нестандартные письма или письма, отражающие неповторимый облик фирмы и ее деятельности, и приносят успех.

Литература

1. Картов В.В. Система документооборота на предприятии. — М.: ИМА-пресс, 2000.

2. Рогожин М.Ю. Современное деловое письмо. Изд. 3-е, доп. и перераб., — М.: ГроссМедиа: РОСБУХ, 2008.

3. Справочник секретаря-машинистки / Под ред. Машановой М.Ю. — М.: Финпресс, 2006.

Подготовлено

М.Ловчевой

К. э. н.

Подписано в печать

25.07.2008

Сопроводительное письмо к документам — это пояснительная записка, описывающая содержание направляемых на рассмотрение или подписание бумаг. Бланк письма на законодательном уровне не установлен, текст допускается составлять в свободной форме, учитывая нюансы и правила оформления исходящей документации.

Что это такое

Сопроводительным называется служебное письмо, которое прикладывается к документам, направляемым кому-либо по работе. Типовое сопроводительное письмо к документам содержит сведения по содержанию отправленных бумаг или по необходимым действиям с ними. Если документы сложны по формулировкам и значительны по объему, у профильных специалистов отнимает много времени полностью вникать в суть дела. Важно четко, ясно и корректно изложить в тексте смысл обращения, чтобы первое лицо компании смогло понять цель пересылаемых бумаг и направить их в нужное подразделение для рассмотрения и принятия решения.

В каких случаях и когда пишут

Письмо обязательно прикрепляется при отправке:

• резюме для приема на работу, поступления в вуз;
• документов контрагентам, подразделениям, госслужбам;
• коммерческого предложения.

Во всех случаях текст содержит краткое содержание направляемой информации. Сопроводительный текст коммерческого предложения указывает на выгоду предлагаемых условий, сроки, готовность к переговорам по какому-либо пункту, просьбу обратить внимание на что-либо, направить ответ или подтвердить получение. Нет установленной законом формы, как написать сопроводительное письмо к документам, но необходимо соблюдать общие правила делового общения.

Правила написания и оформления

Текст пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:

• адресат (кому направляется, Ф.И.О. руководителя и наименование предприятия). Здесь важно не допустить ошибок, так как это повлияет на отношение к документу и адресату. Есть вероятность, что документ не станут читать и отправят в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении;
• обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным «уважаемый». Если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после;
• тело — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, чтобы руководитель вник в смысл написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо на передачу документов может быть таким: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по проекту договора (указывается суть), текст которого согласован (указать, где, когда и кем)». Этих сведений достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем идет речь;
• подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя руководство;
• данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам в случае ошибок.

Кроме указанных реквизитов, в уточняющий текст добавляют исходящий номер и дату, список приложений с указанием количества листов. Для контрагента актуально сопроводительное письмо к проектной документации с указанием приложений. Он содержит сведения о вносимых изменениях, дате составления и вступления дополнительного соглашения в силу, подтверждение неизменности прочих договорных условий.

Кто подписывает

Бумагу вправе подписать тот, кто ее направляет: менеджер, бухгалтер, руководитель организации. Необходимо соблюдать официально-деловой стиль обращения и иерархию в компании.

Главное правило: если текст адресован начальнику организации, то подписывает его начальник. В тексте указываются и контакты лица, ответственного за сбор документов и составление обращения.

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ подписывается непосредственно руководителем организации. Подписать его вправе и уполномоченный представитель, если на его имя оформлена доверенность на осуществление этого действия.

Образец сопроводительного письма о передаче документов

Пример пояснительной записки к коммерческому предложению

Образец сопроводительного письма о направлении документов

( 1 оценка, среднее 4 из 5 )

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Как писать сопроводительное письмо к документам

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

О направлении ответа на претензию

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо передаваемых документов

Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.

Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.

По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.

Перечень приложений. Вежливая подпись

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.

ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировки	Следует писать
«Надеемся на скорую встречу»	«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»	«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»	«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»	«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»	«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Источник

Как ответить на запрос о предоставлении информации

Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, в котором фигурирует отказ в отправке нужных данных или сразу же указывается то, что требует автор письма.

В каких случаях обязательно отвечать на запрос

Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:

Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты. Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.

Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.

В какие сроки надо подготовить ответ

Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:

Как составить ответ

При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Строгой формы, утвержденной законодательно, не существует, но в документе указываются следующие данные:

При отказе форма примерно такая же, но текст меняется на противоположный. Там указывается, по какой причине данные невозможно предоставить.

Стандартный бланк такого документа выглядит так:

_____ года № _________

О предоставлении информации

В ответ на ваш запрос о предоставлении информации от _________ года № _

Директор ___________________________________________ И.О. Фамили

Образец положительного ответа:

Образец ответа с отказом дать информацию

Подходящий для использования образец, как правильно отвечать на запросы, составленные неверно:

Как отправить

Если в рамках полученного письма необходимо предоставить какие-либо важные документы (например, оригиналы отчетов и так далее), отправка осуществляется курьерской службой. Во всех остальных ситуациях достаточно направить письмо в бумажном виде обычной почтой или просто выслать в электронном виде.

Источник

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

123456, Россия, Субъект РФ,

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

Источник

Запрос на предоставление документов

Запрос о предоставлении документов и информации — это вид деловой переписки, официальное обращение к юридическому лицу:

Оформление и образец рекомендованы ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Когда пишется письмо о предоставлении информации или документов

Письма-запросы предназначены для получения дополнительной информации и документации, необходимых в жизненных и деловых ситуациях. Они адресуются:

Письмо-запрос — документ, имеющий юридическую силу, поэтому оно:

Некоторые сведения не раскрываются. Например, при проверке контрагента вам предоставят не все запрашиваемые документы, но их можно заменить.

Кто и по какой форме составляет

Унифицированного бланка или образца запроса в таможню о предоставлении информации не существует, поскольку каждая ситуация уникальна. Его содержание будет определяться:

Кто обычно готовит обращение:

Рекомендованная структура содержит следующие смысловые блоки:

Необходимо, если письмо направляется в адрес партнеров, другой стороны договора, контрагентов. Обращение не пишут при формировании обращения на сайтах ведомств и госструктур.

Заголовок	Отражает суть: «О предоставлении информации по договору. », «О предоставлении информации из ЕГРЮЛ», «По вопросу предоставления таможенной информации».
Обращение
Вводная часть	Содержит пояснение причины необходимости запрашиваемых сведений.
Содержание просьбы	Перечень документов или сведений, которые необходимо предоставить.
Срок	Указывается желаемый срок получения ответа, если он не определен госрегламентом или договором.
Подпись	Документ заверяется ответственным лицом или гражданином.

Наиболее точно и полно описаны требования и сформулировано, какие пункты содержит бланк запроса, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (дата актуализации ‎01.06.2019).

Образцы

Переписка с исполнительными органами государственной власти подчиняется общим требованиям.

Для коммерческого документооборота пригодится образец письма-запроса документов у контрагента в случае их утраты и необходимости получения дубликатов:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ФИРМА»

Волгоградский просп., д. 18, Москва, 110213, Тел. (321) 321-11-22; тел./факс (495) 321-01-02 ОКПО 02112332; ОГРН 1022000230321; ИНН/КПП 1103021120/338022002

Генеральному директору ООО «Холод»

Уважаемый Сергей Сергеевич!

ООО «Фирма» закупало у вас кондиционеры модели LG P09EP в количестве 150 шт. в течение марта — июня 2020 г. Расчеты произведены полностью.

В связи с непредвиденными обстоятельствами (пожар в офисе) нами утрачены:

Прошу оказать содействие и подготовить нам дубликаты утраченных документов в течение 7 рабочих дней. Просим выдать их нашему сотруднику лично.

Заместитель директора ООО «Фирма» Р. Р. Разумов

Как оформить и кому отправить

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 оптимальный алгоритм, как написать официальный запрос о предоставлении документов, выглядит следующим образом:

Сроки ответа

Срок ответа госорганов на запросы регламентируется ФЗ-8 от 09.02.2009 (ред. 28.12.2017). Он составляет:

Необходимо уведомить обратившегося об увеличении срока (с указанием причины отсрочки) в течение 7 дней со дня регистрации запроса (ч. 6 ст. 18 ФЗ-8).

В иных случаях ответ следует дать в соответствии с:

Источник

Adblock
detector

Шаг	Что следует указать и написать
1	Укажите полное и краткое название компании в соответствии с тем, которое упоминается в уставных документах, или Ф. И. О. гражданина.
2	Коды и регистрационные номера компании по ОКПО, ОГРН, КПП, ее идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).
3

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам — смотрите в статье.

Как писать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

• на фирменном бланке;
• с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письма	Краткое описание	Пример
Вступление	Краткое содержание	О направлении ответа на претензию
Заголовок	Тема, определяющая его цель	Сопроводительное письмо передаваемых документов
Обращение	Конкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчества	Уважаемый Иван Иванович!
Цель послания	Краткая формулировка	В ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная часть	Изложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.	По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
Заключение	Перечень приложений. Вежливая подпись	Приложения: Договор поставки, количество листов. Товарная накладная, количество листов. Заказ-наряд, количество листов. Фото установленного баннера, количество листов. Руководитель, Сидорова Мария Ивановна. ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Материал по теме: Образец сопроводительного письма к договору

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировки	Следует писать
«Надеемся на скорую встречу»	«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»	«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»	«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»	«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»	«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Вам может быть интересно: Как написать сопроводительное письмо к акту сверки

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

---

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Вам может быть интересно:

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

Такая особенность работы персонального ассистента руководителя, как многозадачность, обуславливает необходимость составлять документы, затрагивающие деятельность не только организации, но и интересы самого руководителя. Зачастую помощник может получить задание найти интересующую руководителя информацию по личным вопросам или касательно его увлечений, поездок и т.п. Для исполнения таких поручений большое значение имеет предоставление материала в соответствующей профессиональной и максимально удобной для восприятия форме.

Рейтинг

Рейтинг – одна из форм подачи и предоставления информации по тем вопросам, при рассмотрении которых требуется провести анализ и на основании имеющихся данных произвести отбор.

Рейтинг станет надежным помощником ассистента руководителя в отображении информации:

• о спортивных клубах и развлекательных учреждениях;
• о лучших отелях в городе, который руководитель планирует посетить с целью делового визита, направляясь на отдых;
• о лучших или худших работодателях, поставщиках, производителях;
• о средствах массовой информации, газетах, журналах, в которых планируется, например, разместить информацию или рекламу о деятельности компании.

Задача, поставленная руководителем своему ассистенту: найти комфортный отель в Вене, 4 или 5 звезд, желательно с фитнес-клубом или бассейном, в центре города.

Ход исполнения задачи помощником руководителя.

На основании имеющихся критериев необходимо сделать запрос на сайте по бронированию отелей, например, www.booking.com. За основу можно взять рейтинг посетителей и систематизировать информацию о расположении, преимуществах и недостатках отеля (см. таблицу).

В некоторых случаях рейтинги посетителей на сайтах не являются достаточными, поскольку у руководителя есть индивидуальные пожелания к расположению отеля и оказываемым услугам. Поэтому ассистенту необходимо на основании полученной в ходе сбора информации доработать рейтинг под запросы директора.

Так, например, с учетом пожелания о том, чтобы персонал говорил на русском языке, рейтинг для руководителя необходимо переработать так:

1 место – отель Best Western Premier Kaiserhof Wien**** (русский язык, рейтинг 9,3);
2 место – Grand Hotel Wien***** (русский язык, рейтинг 9,0);
3 место – Le Méridien Vienna***** (рейтинг 8,2, есть бассейн);
4 место – Hotel de France Wien***** (рейтинг 8,4).

Для наглядности можно использовать творческий подход и дополнительные средства отображения информации, например диаграмму (Пример 1).

Для того чтобы создать такую диаграмму в текстовом документе, достаточно выбрать Вставка — Диаграмма, определиться с наиболее подходящим шаблоном и внести имеющуюся информацию.

На заметку

При подготовке рейтинга и создании диаграмм существенное значение имеют как критерии, по которым структурируется информация, так и запрос максимальных значений и их расшифровка.

Узнать больше

Новость

Ассистент руководителя ежедневно использует предоставление информации руководителю в виде новостей. Новость – это краткое сообщение, недавно полученное известие. По сути, информация о том, кто звонил руководителю и по каким вопросам, кто планирует провести с ним встречу, какие текущие вопросы сотрудников требуют его участия или решения, является новостной.

Новость может быть озвучена помощником руководителя устно или оформлена в письменном виде – бумажном или электронном. Новости, направляемые руководителю по электронной почте или предоставляемые ему ежедневно в начале или в течение рабочего дня в печатном виде, могут существенно облегчить персональному ассистенту донесение руководителю значимой актуальной информации. Это сообщения, которые не требуют от руководителя каких-либо действий и предоставляются исключительно для ознакомления, чтобы он был всегда в курсе событий, происходящих внутри компании и за ее пределами:

В организации-партнере ООО «СтройСнаб» сменился генеральный директор.

С 1 января 2016 г. ожидается повышение налоговых ставок для юридических лиц.

У начальника производства Коровина Л.Б. родился сын.

На этой неделе празднуют дни рождения следующие сотрудники: …

«Вопрос–ответ»

Предоставление сведений в форме «вопрос–ответ» удобно с точки зрения простоты отображения интересующих вопросов или текущих процессов. Такая форма окажется полезной помощнику руководителя:

• при подготовке отчетов о собственной работе или работе других сотрудников;
• при изучении какого-либо вопроса, которым заинтересован руководитель;
• для фиксации текущих рабочих или личных задач руководителя;
• для контроля нерешенных вопросов;
• при планировании дел и задач.

Для подачи информации в форме «вопрос–ответ» существует множество способов, например: создание таблицы, оформление списком и др.

Задача, поставленная руководителем своему помощнику: собрать общую информацию о компании – потенциальном партнере.

Ход исполнения задачи ассистентом руководителя.

1. Для начала необходимо ознакомиться с сайтом организации, поскольку это самый доступный и наиболее информативный источник. Далее на основании полученных данных следует составить список.

Наименование компании: ООО «СтройПлит»
Год основания компании: 2009
Руководитель: генеральный директор Макаров Петр Валентинович
Сфера деятельности: производство и продажа строительных и отделочных материалов
Производство: собственное производство в Московской области
Продукция: сухие смеси, тротуарная плитка, керамогранитная плитка и др.

2. В случае если руководитель интересуется более подробной информацией об организации, ассистент руководителя может воспользоваться дополнительными источниками для получения информации, например данными сайта www.nalog.ru или другими ресурсами, на которых публикуются данные об учредителях, видах деятельности и руководителях российских компаний.

3. Дополнив имеющийся список вопросов и ответов более подробной информацией (см. п. 2), помощник руководителя может составить информационную справку о компании.

Информационная справка об ООО «СтройПлит»
Компания была зарегистрирована в 2009 г. Ее генеральным директором и учредителем является Макаров Петр Валентинович. За время деятельности организации учредители и руководители не менялись. Уставный капитал составляет 500 000 руб., численность компании – 128 человек. Задолженностей по уплате налогов компания не имеет. Является владельцем производства в Московской области, располагает современной лабораторией. Основной вид деятельности – изготовление и продажа строительных материалов. Офис компании находится в г. Москве, есть представительства в других городах России. Продукцию реализовывают как оптом, так и в розницу.

Список представляет собой универсальную форму подачи информации для перечисления:

• документов и вещей, которые необходимо взять в дорогу;
• задач и дел, которые необходимо выполнить;
• организаций, подобранных в соответствии с определенными критериями (например, список поставщиков воды для офисов);
• гостей, заявивших о желании участвовать в церемонии открытия нового завода;
• сотрудников, которым необходимо пройти повышение квалификации.

Список может быть оформлен в текстовом или excel-документе, а также с использованием графических элементов (Пример 2).

Инструкция и памятка

Инструкция как форма подачи информации руководителю станет незаменимой для получения ясного, точного понимания прохождения какой-либо процедуры, например: по замене заграничного паспорта, регистрации юридического лица, бронированию билетов или отелей, получения визы, а также в других ситуациях. Она должна быть составлена на основании точных данных, с опорой на системность, логичность и понятность порядка действий.

Задача, поставленная руководителем своему ассистенту: составить инструкцию по замене заграничного паспорта.

Инструкцию по процедуре замены заграничного паспорта на новый помощнику руководителя рекомендуется составить на основании официальной информации УФМС. Дополнить инструкцию рекомендуется адресом УФМС по месту жительства руководителя, часами работы и другими значимыми данными.

Инструкция для получения заграничного паспорта нового образца

1. Заполнить заявление о выдаче заграничного паспорта в двух экземплярах (бланк заявления прилагается).

2. Заполнить бланк – сведения о трудовой деятельности (бланк и образец прилагаются).

3. Оплатить госпошлину (квитанция прилагается).

4. Сделать две фотографии 3,5×4,5 на матовой бумаге в анфас черно-белые или цветные.

5. Предоставить документы, в т.ч. общегражданский паспорт и действующий заграничный паспорт, в отдел УФМС по месту жительства (адрес и график работы прилагаются) (Пример 3).

Памятка отличается от инструкции тем, что не предполагает разъяснения о правилах прохождения какой-либо процедуры, однако представляет собой «шпаргалку» с наставлениями или краткими сведениями о том, как действовать в той или иной ситуации.

Наглядными примерами для применения памятки могут быть памятка туриста, о подключении/отключении услуг мобильной связи, о действиях в случае получения травмы в поездке и способами связи со страховой компанией и др. (Пример 4).

Памятка может быть дополнена любыми полезными для руководителя данными, например: телефон такси, адрес химчистки, аренда автомобиля и мн.др. в зависимости от потребностей.

Интервью

Одним из способов получения ответа на вопросы является проведение интервью. Результаты беседы могут быть отображены помощником руководителя в четком системном виде «вопрос–ответ», или интегрированы в какой-то текст, или пересказаны в устной форме руководителю.

В случае, если персональный ассистент получил задание от руководства провести очную встречу или телефонные переговоры с целью выяснения конкретной информации, то для отображения результатов встречи или переговоров может быть использовано интервью. Предварительная подготовка и формулирование вопросов к собеседнику облегчат помощнику руководителя задачу проведения встречи или переговоров и последующей обработки результатов.

Пример вариантов отображения результатов проведения телефонных переговоров об условиях поставки продукции.

В виде интервью, прямая речь:

В виде пересказа, косвенная речь:

Поставка нашего товара планируется на начало ноября, точную дату нам смогут озвучить во второй половине дня.

«Вопрос–ответ»:

Дата поставки продукции – 3–5 ноября, точная информация ожидается.

Анализ данных и таблица

В работе ассистента руководителя часто возникает необходимость проанализировать ту или иную информацию и предоставить ее в системном виде. Таблица является наиболее удобной и наглядной формой для отображения собранных данных (Пример 5).

При необходимости в таблицу могут быть добавлены критерии сравнения, в зависимости от того, какую задачу руководитель поставит перед персональным ассистентом (Пример 6). Такая форма сбора, отображения и анализа информации может быть удобна при выборе поставщиков продукции, для оказания деловых услуг подрядчиками, компаний по осуществлению ремонта помещений и во многих других случаях, например, при выборе ресторана для проведения мероприятия.

К таблице или рисунку может быть прикреплен комментарий ассистента руководителя, содержащий дополнения, пояснения или рассуждения по какому-либо вопросу, например:

• комментарий-дополнение:

• комментарий-рассуждение:

Календарь и расписание

Составление календаря или расписания является наиболее наглядным способом отображения сведений о предстоящих событиях, культурных и развлекательных мероприятиях, запланированных делах или встречах и другой информации (Пример 7).

При отсутствии технической возможности создания документа в программе Visio расписание или календарь можно оформить в виде обычной таблицы в документе MS Word или Excel.

Резюме, биография, досье

Запрос резюме у соискателя при поиске новых сотрудников, равно как составление его для характеристики личности в качестве специалиста в определенной области, является обязательным. В резюме указываются личные и контактные данные, сведения о трудовой деятельности и опыте работы, полученном образовании, знании иностранных языков и прочая информация, касающаяся характеристики лица с точки зрения его профессионализма.

Биография представляет собой более полный с точки зрения содержания информации о жизни человека документ, в котором указываются также данные о родителях, их профессии, переездах и других значимых событиях.

Досье, как правило, содержит в себе и биографию, и резюме, а также другие документы, которые затрагивают жизнь и деятельность определенного субъекта.

В отличие от резюме и биографии досье может быть не только заведено на человека, но касаться определенного вопроса, темы или дела. Представляет собой совокупность определенных документов.

Чтобы после получения задания найти необходимую информацию и провести ее предварительный анализ, секретарю нужно определиться с формой ее подачи для максимальной ясности, точности и удобства изучения данных директором. В зависимости от вида информации, наличия или отсутствия фото-/видеоматериалов, аналитических данных, цифр или каких-либо показателей могут быть представлены в любой уместной для определенного содержания форме. Творческий подход к работе и знание различных типов документов помогут ассистенту руководителя подавать информацию в удобном, креативном и наиболее эффективном виде.

Ассистент может составить и оформить документ самостоятельно или запросить необходимый документ у соответствующей компании. Готовые документы можно также найти в Интернете. Так, если руководитель интересуется политикой и просит найти рейтинги политических лидеров, то документ можно поискать в СМИ.

Зачем нужно писать сопроводительное письмо

Деловой этикет диктует писать сопроводительные письма (или, как их еще называют, сопроводиловки) при отправке документов партнерам, в государственные органы и в иных случаях. Это особенно удобно в ситуациях, когда надо подтвердить передачу пакета адресату, обратить внимание на принципиальные моменты, передать просьбу или руководство к действию, а также зафиксировать сроки ответных действий. Всю важную информацию можно изложить в сопроводиловке.

Чаще всего сопровождение оформляется:

• к договору на подпись;
• при передаче важных документов (например, возвращение после подписания);
• к акту сверки;
• к коммерческому предложению;
• к документации в налоговую инспекцию;
• к отчетам, формам и запросам контролирующих органов;
• к исполнительной документации;
• к кадровой документации.

Писать их можно как при передаче документов лично, так и при отправке с курьером, обычной почтой или по электронной почте.

Составляет, как правило, ответственный за отправленные документы сотрудник или секретарь организации. Для заверения достаточно подписи, но можно поставить и печать. На сегодняшний день организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 06.04.2015). Скрепление печатью остается на усмотрение предприятия за исключением тех случаев, когда этого требует получатель (например, финансовые организации).

Отдельно выделим другую важную функцию сопроводиловки — опись документов, которые направлены адресату. Желательно тщательно перечислить все бумаги, указав не только их полное наименование, но и на скольких листах они составлены, есть ли приложения и какие, сколько копий каждого документа направлено. Если впоследствии бумага потеряется, сопроводительная бумага подтвердит, что вы передали ее адресату. Поэтому важно составлять сопровождение в двух экземплярах и просить получателя указать на вашей копии дату и время получения, а также согласие с описью.

Структура сопроводительного письма

Переписка организаций регулируется ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Структура и реквизиты могут различаться в деталях, в зависимости от типа сопровождения, но в целом выглядят следующим образом:

1. Адресат (наименование и адрес организации, имя и должность сотрудника, которому направляются документы).
2. Номер и дата обращения.
3. Содержание.
4. Перечень прилагаемых документов.
5. Лицо, подтверждающее достоверность.
6. Контакты.

Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. Правила Госстандарта требуют от компаний формулировки и фиксации принципов делопроизводства (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. Также текст можно начать с фразы: «На ваше обращение исх. №… от …».

В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы (полностью или кратко), номер телефона или адрес электронной почты.

Содержание

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

• прошу подтвердить получение;
• прошу подписать и возвратить в срок;
• прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
• прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
• прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
• прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Перечень прилагаемой документации

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

Например:

1. Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
2. Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Оформление сопроводительного письма

Согласно общепринятым нормам переписки, вся исходящая корреспонденция оформляется на официальном бланке организации с указанием наименования, реквизитов, полного почтового адреса (это особенно важно, если предполагается ответ по обычной почте) и других контактных данных.

Требований к оформлению и содержанию текста нет, письмо составляется в свободной форме. Но необходимо соблюдать правила деловой переписки, а также избегать двусмысленности в формулировках.

Сопроводительное письмо, пример

Скачать

Бланк сопроводительного письма

Скачать