Нужно ли прописывать в должностной инструкции материальную ответственность

Работники могут испортить имущество компании: продавец — разбить витрину в магазине, программист — пролить кофе на клавиатуру. А договор о материальной ответственности не гарантирует, что сотрудник компенсирует ущерб.

В этой статье расскажем, как работодателю получить деньги за испорченное имущество.

Что такое материальная ответственность работника

Материальная ответственность — обязанность работника возместить ущерб, если он повредил, сломал или потерял имущество работодателя. Например, грузчик разбил телевизор, токарь испортил заготовки, продавец взял деньги из кассы, бухгалтер не отчитался за расходы.

Такие ситуации регулирует Трудовой кодекс РФ. Закон предусматривает два вида ответственности для работника:

1. Полная — обязанность возместить ущерб в полном размере (статья 242 ТК РФ). Прямой ущерб — это то, насколько уменьшилось или повредилось имущество работодателя и расходы на восстановление или покупку нового. Например, работник сломал монитор компьютера — он обязан купить новый или оплатить ремонт.
   Если сотрудник нанес ущерб имуществу других людей, за которое отвечает работодатель, то это тоже прямой ущерб. Например, курьер сломал дорогую гитару при пересылке. Работодатель компенсирует ущерб клиенту, а затем может потребовать компенсацию от виновника.
2. Ограниченная — возмещение ущерба в пределах среднего заработка за месяц (ст. 241 ТК РФ). Например, работник испортил имущество на 200 тыс. рублей. Его зарплата составляет 50 тыс. рублей, поэтому он заплатит именно эту сумму.

Материальная ответственность бывает индивидуальная и коллективная. В первом случае работник отвечает своим имуществом. Во втором — ответственность распределяется между членами коллектива.

Договор о коллективной материальной ответственности заключают только в том случае, если несколько сотрудников выполняют работу вместе. Например, продавцы в магазине, грузчики или монтажники. Но есть нюанс.

Если один из сотрудников увольняется, уходит в отпуск или берет длительный больничный, например ложится на операцию, необходимо провести инвентаризацию. Это поможет зафиксировать сохранность имущества в тот момент, когда один из работников покидает рабочее место.

Когда работника переводят на другую должность, необходимо перезаключить договор о коллективной материальной ответственности с новым сотрудником. Перед заключением договора также нужно предварительно провести инвентаризацию.

Когда можно, а когда нельзя взыскать компенсацию с работника, испортившего имущество

Этот момент регулирует ст. 233 ТК РФ. Взыскать компенсацию получится, если:

• установлен ущерб;
• вина работника доказана;
• есть связь между действиями сотрудника и причинением ущерба;
• работник нарушил правила, например действовал не по трудовой инструкции или внутреннему уставу компании.

В ст. 239 ТК РФ прописаны случаи, когда работник не должен платить:

1. Действия непреодолимой силы: из-за наводнения или урагана испортился стройматериал на складе.
2. Нормальный хозяйственный риск: истек срок годности продукции.
3. Самозащита: в магазин ворвались вооруженные грабители, кассир отдал им деньги.
4. Работодатель не обеспечил условия хранения: на ювелирном производстве случился пожар из-за неисправной проводки. Но ювелир не обязан следить за инженерными коммуникациями.

Сколько работник заплатит за причиненный ущерб

Размер ущерба рассчитывается с учетом того, сколько стоило имущество в день происшествия.

Например, работник повредил оборудование на 100 тыс. рублей. Компания купила новое спустя 2 месяца, и оно стоило уже 120 тыс. рублей. Размер ущерба в этом случае будет 100 тыс. рублей.

Согласно ст. 246 ТК РФ, размер ущерба не может быть меньше стоимости имущества по бухгалтерскому отчету с учетом естественного износа.

Например, компания закупила ламинат по отчету за 50 тыс. рублей. Через 5 лет с учетом износа он стал стоить 10 тыс. рублей. Размер материального ущерба — 10 тыс. рублей.

Ущерб рассчитывается по рыночным ценам в конкретном регионе. То есть, если ущерб причинен в Воронеже, то он рассчитывается по воронежским ценам. Хотя в других городах товар может стоить дороже или дешевле.

Согласно ст. 238 ТК РФ, упущенную выгоду взыскать нельзя.

Например, токарь повредил станок за 50 тыс. рублей. Владелец мастерской уверен, что ущерб — 200 тыс. рублей за 3 дня простоя. Но по закону токарь заплатит только за ремонт или покупку нового станка.

Даже если работодатель докажет вину работника и даст обоснование убыткам, нет гарантии, что удастся получить 100% компенсации. Суд может снизить сумму, ссылаясь на ст. 250 ТК РФ. Исключение — ущерб от преступления, совершенного в корыстных целях. Например, если грузчик украл товар со склада.

В каждом случае суд сам решает, можно ли снизить компенсацию. Причины могут быть такими:

• виновник содержит пожилых родителей;
• у виновника сложное материальное положение;
• у виновника многодетная семья.

Как составить договор о материальной ответственности, чтобы он считался действительным и помог компенсировать ущерб

Ограниченная материальная ответственность есть у всех работников. Составлять отдельное соглашение не обязательно. Можно упомянуть об этом в трудовом договоре. Заключать договор о полной материальной ответственности закон не обязывает, но при его отсутствии взыскать что-либо с работника будет сложнее.

Получить полное возмещение ущерба можно, если:

• заключен договор о полной материальной ответственности;
• выявлена недостача ценностей, вверенных на основании специального письменного соглашения или полученных работником по разовому документу;
• сотрудник действовал умышленно;
• сотрудник причинил вред в состоянии алкогольного или наркотического опьянения;
• сотрудник совершил преступление и признан виновным в суде;
• сотрудник совершил административное правонарушение;
• сотрудник разгласил государственную тайну;
• сотрудник нанес ущерб не при исполнении трудовых обязанностей.

Утвержденная форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности работника с сайта Роструда. Составляется письменно в двух экземплярах: работодателю и работнику. Обычно стороны подписывают его во время передачи материальных ценностей

Особенность № 1. Должность работника должна быть указана в перечне. Перечень должностей и работ, которые позволяют работодателю заключать договор о полной материальной ответственности, утвержден Постановлением Минтруда РФ № 85. Если заключить договор с сотрудником, который занимается работой не из этого перечня, то суд признает договор недействительным.

Особенность № 2. Нельзя менять название должности. При заключении договора о полной материальной ответственности нельзя менять название должности. Например, в перечне есть лаборант. Если в договоре написать не «лаборант», а «ответственный за опыты в лаборатории», такой документ не будет иметь юридической силы.

Особенность № 3. Подробно описывать обязанности в должностной инструкции. Ответственность за имущество нужно фиксировать в документах. Надо четко прописать обязанности работников, чтобы понять, кто виноват в причинении ущерба.

Например, уборщица протирала витрину в магазине и случайно разбила вазу. Важно понять: знала ли уборщица, как правильно протирать вазу, и может ли сотрудница вообще трогать товары. Если в должностной инструкции указано, что уборщица обязана протирать товары, то она виновата. А если продавцы должны убирать товары в коробки, то вины нет.

Как доказать вину работника и взыскать ущерб

Чтобы взыскать материальный ущерб с работника, нужно провести служебное расследование и собрать доказательства вины.

Первый этап: составить акт о происшествии. Описать, что случилось и почему. Акт составляется в произвольной форме. Документ подтверждает, что ущерб был причинен.

Второй этап: издать приказ о проведении служебного расследования. Для проверки нужно собрать комиссию. В нее обычно входят руководитель, заместитель, секретарь, юрист и бухгалтер. Каждый член комиссии должен подписать приказ.

Типовая форма приказа о проведении расследования с сайта Роструда

Третий этап: получить письменное объяснение сотрудника. Устное объяснение не подойдет. Нужно направить на адрес проживания работника заказное письмо с требованием дать объяснение. Если он откажется или не ответит вовремя — составить акт об отказе. Его работник может не подписывать.

Типовая форма акта об отказе работника предоставить объяснительное письмо с сайта Роструда

Четвертый этап: составить заключение (акт) комиссии о результатах служебного расследования. В суде важно показать, что комиссия разбиралась в деле, а не просто обвинила работника. Можно опросить свидетелей, предоставить записи с камер видеонаблюдения, заказать независимую экспертизу ущерба, провести инвентаризацию.

Например, если водитель попал в ДТП, доказательством его вины будет протокол ГИБДД, а при пропаже денег из кассы — запись с камеры видеонаблюдения.

Если работник откажется подписать заключение, нужно составить акт об отказе.

В заключении о результатах расследования должно быть разделы:

• факт причинения ущерба, его характер;
• размер и причины ущерба;
• вина работника;
• противоправность совершенных действий;
• причинно-следственная связь между действиями работника и ущербом.

Типовая форма акта о результатах расследования с сайта Роструда

Пятый этап: издать приказ о привлечении работника к материальной ответственности. Это нужно сделать в течение месяца после установления размера ущерба. Работник должен подписать приказ. Если он отказывается или исчез — составить акт об отказе.

У работника есть право обжаловать результаты расследования в суде.

Типовая форма приказа о привлечении сотрудника к материальной ответственности с сайта Роструда

Дальше возможны три варианта развития событий:

1. Работодатель издает приказ, и ущерб вычитают из зарплаты сотрудника. Это возможно, когда сумма компенсации не превышает размер месячного оклада. Отчислять каждый месяц можно не более 20% от зарплаты.
2. Сотрудник заключает с работодателем отдельный договор о сроке и порядке компенсации ущерба. Стороны могут договориться о чем угодно: работник может выплатить всю сумму сразу наличными, а может несколько лет отдавать по частям, например каждый месяц по 7 тыс. рублей в течение 5 лет.
3. Размер ущерба больше зарплаты, сотрудник отказывается платить — взыскивать компенсацию придется через суд.

Шестой этап: обратиться в суд. Работодатель может подать иск в течение года после того, как обнаружит ущерб. Такие дела рассматривает районный суд, а не мировой.

Подать иск можно против уволенного сотрудника. Увольнение не освобождает от ответственности.

К исковому заявлению нужно приложить:

• трудовой контракт;
• должностную инструкцию;
• договор о полной материальной ответственности;
• акт о передаче материальных ценностей работнику;
• акт о происшествии;
• приказ о создании комиссии;
• объяснительное письмо работника;
• заключение о результатах служебного расследования;
• приказ о привлечении к ответственности;
• доказательства вины;
• акты об отказе, если есть.

Выводы: как сохранить имущество компании и что делать, если не получилось

Если вы хотите сохранить имущество компании:

1. Заключайте с работником договор о полной материальной ответственности. Должность сотрудника нужно указать, как в перечне должностей и работ. Менять формулировку нельзя, иначе документ не будет иметь юридической силы.
2. Составляйте акт приема-передачи материальных ценностей (товаров, автомобилей, инструментов) работнику в двух экземплярах. Пропишите, что это за ценности, кто и кому их передает и в каком количестве. Добавьте пункт о том, что, подписывая акт, сотрудник подтверждает целостность имущества.
3. Добавьте раздел о материальной ответственности в трудовой договор. Это не гарантирует полную компенсацию ущерба, но простимулирует сотрудника бережно относиться к вашему имуществу.

Если сотрудник повредил, испортил, украл имущество, то для взыскания материального ущерба:

1. Составьте акт о происшествии и проведите служебное расследование. Соберите доказательства вины работника. Получите от него письменное объяснение. Если он не дает объяснение, составляйте акт об отказе.
2. Докажите размер ущерба. Предоставьте накладные на товар, заключение независимого оценщика, данные бухгалтерского учета и другие сведения.
3. Если размер ущерба меньше месячного заработка работника, то компенсация вычитается из его зарплаты. Если виновник отказывается платить, соберите документы для обращения в суд.

Ваше предприятие работает в сфере торговли и услуг? Вы часто имеете дело с предоставлением работникам материальных ценностей? Рассмотрим, в каких случаях и как правильно оформить отношения с материально ответственными лицами.

Определяем круг лиц

Заключаем договор о полной материальной ответственности

Форма договора стандартна, не меняется на протяжении многих лет. Она была утверждена Постановлением Минтруда № 85. Договор составляется в двух и более (при необходимости) экземплярах, один из которых помещается в личное дело сотрудника.

Определяем все случаи материальной ответственности

Выделяем случаи полной материальной ответственности

Как правило, до наступления перечисленных моментов работодатель не задумывается об ответственности работников и оформлении отношений с материально ответственными лицами по правилам. И напрасно. Крайне желательно заранее изучить практику споров, чтобы проанализировать, какие ошибки в оформлении влекут риск отказа во взыскании суммы ущерба с работника. Ниже рассмотрим ошибки в оформлении отношений с материально ответственными лицами.

Ошибки в оформлении отношений

Ситуаций, когда работодателю причиняется ущерб, великое множество. На основе анализа прецедентов из судебной практики составим перечень ошибок, допускаемых при оформлении отношений с материально ответственными лицами на начальном этапе (до расследования самого случая ущерба), влекущих риск отказа во взыскании с работника суммы ущерба.

1. С материально ответственным лицом не заключен договор о полной материальной ответственности.

Отсутствие договора о полной материальной ответственности не лишает работодателя права требовать с работника возмещения материального ущерба. Однако ограничивает его размер до среднего месячного заработка работника.

2. С материально ответственным лицом заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности вместо полной коллективной материальной ответственности (или наоборот).

В соответствии с Постановлением Пленума № 52 соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности относится к обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя.

Практика показывает, что при применении не той формы договора, которая должна быть использована, суд может отказать во взыскании полной суммы материального ущерба.

3. Работодателем нарушены правила составления и хранения экземпляров договора о полной материальной ответственности.

Договор о полной материальной ответственности составляется не менее чем в двух экземплярах, по одному для работника и работодателя. Договор является одним из документов кадровой документации, подлежащих хранению в личном деле. В случае составления договора в единичном экземпляре он может быть случайно утрачен, оригинал передан самому работнику вместо помещения в личное дело и т.д.

Нередко организация халатно относится к хранению кадровых документов, не задумываясь, что будет в спорной ситуации в случае утери подлинника договора о материальной ответственности. А ведь в судебном заседании именно подлинник одного из экземпляров договора станет решающим аргументом.

Таким образом, невозможность представления в суд оригинала договора о полной материальной ответственности суд воспринимает как отсутствие доказательства обоснованности исковых требований, и на этом основании отказывает в иске о взыскании материального ущерба в полном объеме.

4. В договоре о полной материальной ответственности отсутствует подпись какой-либо из сторон.

Бывает, что, инициируя взыскание, работодатель обнаруживает, что в личном деле материально ответственного лица имеется экземпляр договора о полной материальной ответственности, который, однако, не подписан работником. Или же отсутствует подпись руководителя организации, действовавшего на момент составления договора, и расписаться он не может (уволился, переехал и пр.).

Обнаруживая досадный промах, работодатель отказывается от обращения в суд с требованиями о взыскании с работника суммы ущерба. Если же иск подан, то суд признает, что не подписанный одной из сторон договор не влечет никаких юридических последствий, являясь незаключенным.

5. Договор о полной материальной ответственности заключен с нарушением требований закона (в том числе в случаях заключения договора по форме, не соответствующей типовой, утвержденной Постановлением Минтруда № 85).

Например, в соответствии с п. 5 типовой формы договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденной Постановлением Минтруда № 85, при выбытии из состава коллектива (бригады) отдельных работников или приеме в коллектив (бригаду) новых работников договор не перезаключается, но в этих случаях против подписи выбывшего члена коллектива (бригады) указывается дата его выбытия, а вновь принятый работник подписывает договор. При включении в состав коллектива (бригады) новых работников в силу пункта 2 названной типовой формы принимается во внимание мнение коллектива (бригады).

При нарушении требований к порядку заключения договора о полной материальной ответственности суд может отказать работодателю в иске о взыскании суммы ущерба.

Что ошибками не является

Некоторые случаи, воспринимаемые работодателями и работниками как ошибки при оформлении отношений с материально ответственными лицами, на самом деле таковыми не являются.

Заблуждение № 1. Договор о полной материальной ответственности может быть заключен только после заключения трудового договора.

В действительности договор о полной материальной ответственности может быть заключен как одновременно с трудовым договором, так и после его заключения, и даже до заключения трудового договора.

Заблуждение № 2. Отсутствие в договоре о полной коллективной материальной ответственности дат подписания договора каждым из материально ответственных лиц, а также несоответствие места подписания фактическому влечет его ничтожность.

На самом деле отсутствие уточнения дат подписания договора о коллективной материальной ответственности каждым из материально ответственных лиц при наличии общей даты заключения договора, равно как и указание расположения центрального офиса предприятия вместо обособленного подразделения в качестве места заключения договора, не делает его недействительным.

Как видите, отсутствие или спорность некоторых реквизитов договора о полной материальной ответственности, не влияющих на объем прав и обязанностей сторон по договору, не влечет недействительности всего договора.

Для чего необходимо положение о материальной ответственности и на чем оно основано

Положение о материальной ответственности работников (ПМО) представляет собой внутренний локальный акт, описывающий схему взаимоотношений работодателя и работников в плане сохранности имущества фирмы и затрагивающий нюансы возмещения ущерба.

Обязательность «материального» положения, как и большинства внутрифирменных разработок (положения об оплате труда, премировании, индексации зарплаты и др.), законодательством не предусмотрена. Отсутствуют и специальные требования к его составу, объему и содержанию.

С какими локальными актами нужно ознакомить работника при приеме на работу, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в путеводитель по кадровым вопросам. 

Наличие такого документа предусматривает единый подход ко всем работникам в отношении их ответственности за имущество фирмы, а также исключает разногласия между сторонами трудового договора по вопросам возмещения материальных убытков.

ВАЖНО! «Материально-ответственный» вопрос, которому посвящено положение, может описываться и в иных внутренних документах (коллективном договоре, внутрифирменном трудовом распорядке или соглашениях о материальной ответственности). В этом случае без разработки отдельного положения можно обойтись.

В основе создания ПМО лежат 13 статей ТК РФ (238-250) и постановление Минтруда России «Об утверждении перечней должностей и работ…» от 31.12.2002 № 85. ТК РФ регламентирует важные аспекты определения размера ущерба, нанесенного фирме работниками, порядок его взыскания, обстоятельства, исключающие ответственность материально ответственного лица, а также иные важные нюансы.

Положение № 85 носит дополнительный нормативно-информационный характер. Помимо готового шаблона договора о материальной ответственности (ДМО), в нем перечислены должности и работы, выполняемые сотрудниками, с которыми возможно заключение ДМО.

Постановление № 85 и ПМО

При разработке ПМО стоит деликатно отнестись к содержанию постановления № 85. Предусматривая ответственность работников, связанную с обеспечением сохранности имущества фирмы, необходимо соотнести законность требований ПМО с информацией, отраженной в указанном постановлении. Кроме того, договоры с работниками лучше оформлять с учетом приведенного в постановлении № 85 шаблона ДМО.

Заключая со своими сотрудниками ДМО, придется не только свериться с перечнем должностей из постановления № 85, но и принять во внимание указанные в нем виды работ.

ВАЖНО! Чем более дотошно работодатель проведет подготовительные процедуры по оформлению всех важных бумаг, тем проще в будущем будет разрешать ситуации, связанные с материальным возмещением ущерба. Кроме того, ответственный подход работодателя к системе обеспечения сохранности своего имущества и изначальная детальная проработка расчетных алгоритмов определения суммы ущерба (на этапе заключения трудового договора и ДМО) показывают работнику степень его материальной ответственности.

У работодателя может возникнуть соблазн перестраховаться и заключить ДМО со всеми без исключения сотрудниками. В этом случае он самовольно расширит перечень лиц, с которыми по постановлению № 85 можно заключать ДМО, а права работников, чья профессия или выполняемая работа в этот перечень не включены, будут нарушены.

Во избежание признания ДМО неправомерно заключенным и придания ПМО статуса документа, соответствующего законодательству, непосредственно в тексте или в качестве приложения к нему необходимо перечислить все должности согласно штатному расписанию фирмы, занятие которых работником требует оформления ДМО.

Составить штатное расписание без ошибок поможет статья «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)».

Особые случаи, отражаемые в ПМО

Ограничиться перечислением в ПМО должностей, соответствующих постановлению № 85, — значит не учесть важный нюанс, предусмотренный трудовым законодательством. Он касается ситуаций, когда полная материальная ответственность может наступить для тех работников, с которыми ДМО не заключены (и по закону их оформление не требуется).

Внедоговорная материальная ответственность наступает в следующих случаях (ст. 243 ТК РФ):

• ущерб имуществу фирмы нанесен умышленными действиями работника;
• повреждение, утрата и порча активов наступила в результате действий или бездействия сотрудника, находящегося в состоянии опьянения (алкогольного, наркотического или токсического);
• имущество фирмы было испорчено в результате преступных действий работника (есть приговор суда) или совершенного им административного проступка, факт которого установлен госорганом;
• работник повредил имущество фирмы, используя его в личных целях;
• фирма понесла ущерб в результате разглашения ее работником секретных сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

В такой ситуации работодатель может дополнительно подстраховаться, заключив с работником, имеющим допуск к секретной информации, договор о неразглашении коммерческой тайны. Он подчеркнет важность неразглашения секретных данных и формально наложит на работника дополнительную ответственность за их сохранность.

ВАЖНО! Взыскать с работника упущенную выгоду договор о неразглашении не поможет, так как обязанность по возмещению ущерба возникает в рамках трудовых отношений и правила ст. 139 ГК РФ о возмещении убытков в полном объеме для таких случаев не применяются.

Возрастной аспект ПМО

Описывая в ПМО принципы возмещения работниками материального ущерба, необходимо принимать во внимание такой немаловажный фактор, как их возраст.

Условия взыскания ущерба с малолетних сотрудников в ПМО должны оговариваться особо. Категория работников «до 18 лет» требует от работодателей самого тщательного подхода. К примеру, ДМО, заключенный с таким сотрудником, не будет иметь юридической силы, а принуждение несовершеннолетнего работника к полному возмещению ущерба противозаконно.

ВАЖНО! Ст. 244 ТК РФ позволяет заключать ДМО только с работниками категории «18+», работа которых непосредственно связана с деньгами и товарными ценностями.

Однако трудовое законодательство, например ст. 242 ТК РФ, защищает и интересы работодателя, ограничивая степень безнаказанности работников категории «до 18 лет» в зависимости от того, в каком состоянии они были в момент нанесения имуществу работодателя ущерба.

К примеру, если активы фирмы пострадали от действий несовершеннолетнего работника, находящегося в неадекватном состоянии (под воздействием наркотиков, алкоголя или токсических веществ), а также в результате совершения им преступления или административного проступка, ущерб подлежит возмещению в полном объеме.

Остальные работники, возраст которых превышает 18 лет, перед законом равны и возмещают нанесенный работодателю ущерб в соответствии с возложенными на них обязанностями и условиями заключенных ДМО.

5 нюансов при возмещении ущерба, которые нужно учесть

В ПМО необходимо предусмотреть условия, когда работодатель может на законных основаниях предъявить работнику претензии по поводу ненадлежащего исполнения им трудовых обязанностей, повлекшего необходимость возмещения материального ущерба. В этом случае фирма обязана:

• доказать вину работника в недостаче или материальном ущербе;
• определять размер ущерба только в величине реального уменьшения (ухудшения) имущества и суммы затрат на его восстановление (при их наличии) без учета неполученных доходов;
• производить расчет суммы возмещения из рыночных цен, действующих на день причинения ущерба, но не ниже остаточной стоимости утраченного или испорченного имущества по данным бухучета с учетом естественной убыли;
• не требовать от работника полного возмещения ущерба в случаях, когда не произошло недостачи и (или) порчи имущества (ограниченная ответственность);
• освободить работника от возмещения ущерба, если не были обеспечены надлежащие условия для хранения имущества, вверенного работнику.

Вправе ли работодатель привлечь работника к материальной ответственности за ущерб, возникший в результате уплаты работодателем штрафа, который был наложен на него по вине работника? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Описание этапов взыскания материального ущерба с работника

Обособленно от организационных аспектов в ПМО необходимо уделить внимание подробному описанию процесса взыскания с работников стоимости утраченного или испорченного имущества фирмы.

Последовательность процедур взыскания представляет собой цепочку поэтапно выполняемых работодателем действий, направленных на снижение собственных материальных потерь, вызванных халатными действиями сотрудников. Особое значение при этом имеет соблюдение всех требований законодательства.

Начальный этап: инвентаризация

Предварительной ступенью процедуры взыскания ущерба является инвентаризация. Она призвана выявить факт порчи имущества фирмы и задокументировать его (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Оформить результаты инвентаризации быстро и качественно поможет статья «Унифицированная форма № ИНВ-3 — бланк и образец».

Инвентаризация проводится после оформления соответствующего приказа.

Для оформления приказа о проведении инвентаризации можно воспользоваться образцом, размещенным на нашем сайте. См. статью «Приказ о проведении инвентаризации — образец заполнения».

1-й этап: служебное расследование

Следующее звено цепочки — внутрифирменное расследование, целью которого является определение причин повреждения или утраты активов (ст. 247 ТК РФ). При этом не обойтись без создания комиссии, состав которой утверждается приказом руководителя фирмы.

Работнику, нанесшему ущерб, тоже придется потрудиться — он обязан письменно объяснить причины возникновения ущерба. Его отказ это сделать налагает на работодателя дополнительную функцию по составлению акта, фиксирующего факт отказа (ст. 247 ТК РФ).

Письменные объяснения провинившегося работника рассматриваются комиссией и принимаются во внимание при определении степени его вины. Если ущерб причинен несколькими работниками, комиссии придется выяснить объем ответственности каждого из них.

2-й этап: расчет суммы ущерба

Прибавится работы и у специалистов финансовой службы фирмы — им необходимо максимально достоверно определить величину причиненного работником ущерба.

Во внимание нужно принять множество факторов: рыночную цену утраченного или испорченного имущества на дату нанесения ущерба, информацию из бухучета об остаточной стоимости имущества и др. (ст. 246 ТК РФ).

Заключительный этап: оформление документов и иные завершающие процедуры

Материалы служебного расследования не являются закрытой информацией для работника, в отношении которого оно проводится, и (или) его представителя. Чинить препятствия указанным лицам при ознакомлении и обжаловании оформленных и полученных в ходе расследования бумаг работодатель не вправе (ст. 247 ТК РФ).

Длительность завершающего этапа зависит от того, будет ли работодатель обращаться в суд для взыскания ущерба.

Взыскать с работника исчисленную сумму ущерба работодатель вправе без обращения в судебные органы, если его величина не превышает среднего месячного заработка работника. Этой процедуре предшествует оформление распоряжения руководителя фирмы. Сделать это необходимо в месячный срок с даты расчета окончательной суммы ущерба (ст. 248 ТК РФ).

В отдельных случаях работник и работодатель могут заключить соглашение, предусматривающее постепенное возмещение работником материальных потерь (рассрочка). Одновременно с соглашением работник должен письменно выразить свое обязательство уплатить означенную сумму и конкретизировать сроки платежей.

Если работник уклонился от обязательств по возмещению ущерба, работодатель имеет право обратиться в суд (ст. 248 ТК РФ).

Все вышеописанные этапы закрепляются в положении о материальной ответственности работников, содержание которого у разных компаний может отличаться. С одним из вариантов такого документа вы можете ознакомиться бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Положение о материальной ответственности работников

Скачать

Итоги

Материальные потери фирмы, возникшие по вине ее работников, подлежат возмещению. Чтобы взыскать ущерб, работодателю придется потрудиться: провести инвентаризацию, создать комиссию, рассчитать ущерб и т. д. Все этапы этого процесса, а также общие вопросы взаимодействия работодателя и работников по вопросам обеспечения сохранности имущества находят отражение в положении о материальной ответственности.

Общие положения

Согласно ст. 21 ТК РФ, работник обязан бережно относится к имуществу работодателя. Если работник причинит прямой действительный ущерб, то он обязан возместить его (ч. 1 ст. 238 ТК РФ).

Под прямым действительным ущербом понимается (ч. 2 ст. 238 ТК РФ):

• реальное уменьшение имущества работодателя;
• ухудшение состояния имущества, в том числе имущества третьих лиц, находящихся у работодателя, если он несет ответственность за его сохранность;
• незапланированные работодателем затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества или на возмещение ущерба третьим лицам.

Примеры: недостача денег или имущественных ценностей, порча сырья и оборудования, расходы на ремонт поврежденных объектов, выплаты за время вынужденного прогула или простоя, суммы штрафов (письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1).

Работодатель должен помнить, что объем материальной ответственности сотрудника ограничен прямым действительным ущербом. Согласно ч. 1 ст. 238 ТК РФ, неполученные доходы, то есть упущенная выгода, взысканию с работника не подлежат. Нельзя прописать в локальных нормативных актах или трудовых договорах иное условие, так как это будет ухудшать положение работников.

Пример. Кладовщик, переставляя на складе коробку с вазами, уронил ее, в результате чего вазы разбились. В таком случае работодатель имеет право взыскать с работника только стоимость ваз, по которой они были приобретены, а не ту стоимость, которую работодатель получил бы в результате их продажи.

• Привлечь к материальной ответственности возможно только того, с кем заключен трудовой договор, то есть только работника. Обратите внимание, понятие материальной ответственности не применимо к договору гражданско-правового характера.

При этом привлечение работника к материальной ответственности возможно не только в период действия трудового договора, но и после его расторжения (ч. 3 ст. 232 ТК РФ).

Виды материальной ответственности

Полная материальная ответственность

Когда ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. При этом полную ответственность можно возлагать на сотрудника только в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника, в том числе в случаях:

1. Недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.
2. Причинения ущерба умышленно или в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.
3. Причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда.
4. Причинения ущерба в результате административного правонарушения, если таковое установлено соответствующим государственным органом.

Полный перечень указан в ч. 1 ст. 243 ТК РФ.

Чтобы привлечь работника к полной материальной ответственности, должны быть соблюдены следующие условия:

1. С работником должен быть заключен письменный договор о полной материальной ответственности. Типовая форма предусмотрена Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.
2. Материальный ущерб причинен виновными действиями работника.
3. Работнику исполнилось 18 лет.

Работники в возрасте до 18 лет несут полную материальную ответственность только в следующих случаях (ч. 3 ст. 242 ТК РФ):

• за умышленное причинение ущерба,
• за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения,
• за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного правонарушения.

Договор о полной материальной ответственности можно заключить только с работниками определенных категорий. Перечень должностей и работ утвержден Постановление № 85.

Пример. На работу принимается водитель. В Постановлении № 85 нет такой должности, значит, с этим сотрудником нельзя заключать договор о полной материальной ответственности.

Но если в обязанности водителя будут входить экспедиционные работы, например, доставка грузов, то работодатель вправе заключить с ним договор о материальной ответственности —  такие работы предусмотрены в перечне из Постановления № 85.

Принимая решение о полной материальной ответственности, необходимо обратить внимание не только на должность,  но и на перечень выполняемых сотрудником работ.

С руководителем организации, его заместителями и главным бухгалтером полная материальная ответственность может быть предусмотрена трудовым договором.

Договор о материальной ответственности может быть, как индивидуальным, так и коллективным (бригадным). Такая ответственность вводится, когда:

• речь идет о работниках, связанных с хранением, обработкой, продажей, перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей;
• невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба.

• Обратите внимание: если один из работников бригады увольняется, в договоре о коллективной (бригадной) ответственности необходимо напротив его фамилии проставить дату увольнения. Если же уходит руководитель или более 50% работников бригады, то проводится инвентаризация и заключается новый договор.

Размер ущерба определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухучета с учетом степени износа этого имущества (ч. 1 ст. 246 ТК РФ).

При этом федеральный закон может установить особый порядок расчета суммы ущерба в случаях (ч. 2 ст. 246 ТК РФ):

• ущерб причинен работодателю при утрате и порче имущества, хищением, умышленной порчей, недостачей или утратой отдельных видов имущества и других ценностей;
• фактический размер причиненного ущерба превышает его номинальный размер.

Ограниченная материальная ответственность

Условия об ограниченной материальной ответственности не требуется прописывать в документах, так как она автоматически наступает в силу закона в тех случаях, когда нет договора или иных оснований для наступления полной материальной ответственности.

Согласно ст. 241 ТК РФ за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка.

Размер среднего заработка определяется согласно ст. 139 ТК РФ и Постановлению Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Основания для привлечения работника к материальной ответственности

Материальная ответственность сотрудника наступает за ущерб, причиненный работодателю в результате противоправного виновного поведения, действий или бездействия, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами (ч. 1 ст. 233 ТК РФ).

Работодателю прежде чем переходить к процедуре, необходимо ответить на несколько вопросов:

1. Было ли поведение работника противоправным?
2. Было ли поведение работника виновным?
3. Был ли причиненный ущерб результатом противоправного действия работника?

Только если все ответы положительные, можно говорить о привлечении работника к материальной ответственности.

Случаи, когда материальная ответственность работника исключается

Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие (ч. 1 ст. 239 ТК РФ):

• непреодолимой силы,
• нормального хозяйственного риска,
• крайней необходимости,
• необходимой обороны,
• неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Непреодолимая сила. Это чрезвычайные и непредотвратимые обстоятельства, к которым могут относится стихийные бедствия, военные действия и пр. (п. 3 ст. 401 ГК РФ) — то есть события, на которые ни работодатель, ни работник повлиять не могут.

Нормальный хозяйственный риск. К нему могут быть отнесены ситуации, когда работник, обладая современными знаниями и опытом, выполнил свои должностные обязанности, проявил осмотрительность, принял меры для предотвращения ущерба, но поставленная цель не могла быть достигнута иначе. При этом важно, что объектом риска стали материальные ценности, а не жизнь и здоровье людей (п. 5 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52).

Пример. У продуктов истек срок годности. Работника нельзя привлечь к материальной ответственности, так как истечение срока годности продуктов не зависит от его действий. Это и будет нормальный хозяйственный риск.

Крайняя необходимость. К ней относят действия, которые позволяют устранить опасности для человека и его прав, интересов общества или государства, если эту опасность нельзя было устранить иными пособами и при этом не было допущено превышения пределов крайней необходимости (ч. 1 ст. 39 УК РФ).

Пример. Водитель, пытаясь не допустить столкновения с пешеходом, который выбежал на проезжую часть в неположенном месте, повредил служебный автомобиль. В таком случае можно говорить о крайней необходимости. При наличии доказательств нельзя привлечь водителя к материальной ответственности.

Необходимая оборона. Это действия по защите личности и прав обороняющегося, а также других лиц, интересов общества или государства от общественно опасного посягательства, если оно сопряжено с опасным для жизни обороняющегося или другого лица насилием, либо с непосредственной угрозой применения такого насилия (ч. 1 ст. 37 УК РФ).

Пример. Работник повредил имущество, защищаясь от грабителей. При наличии доказательной базы его нельзя привлечь к материальной ответственности, так как речь идет о необходимой обороне.

Отказ работодателя от привлечения работника к материальной ответственности

Работодатель имеет право полностью или частично отказаться от взыскания материального ущерба с виновного работника (ст. 240 ТК РФ). Это возможно независимо от того, несет ли работник ограниченную материальную ответственность либо материальную ответственность в полном размере. Не играет роли и форма собственности организации (п. 6 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52).

Порядок привлечения работника к материальной ответственности

Четкого порядка действий работодателя законодательно не установлено. В каждом конкретном случае могут возникнуть свои особенности. Предлагаем общий алгоритм действий, который вы можете адаптировать под реалии своей компании.

Шаг 1. Создать комиссию для служебного расследования

Для служебного расследования работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Например, в нее могут входить работник отдела кадров, бухгалтер, экономист, юрист. Руководитель издает приказ в произвольной форме, с которым члены комиссии должны быть ознакомлены под подпись.

Шаг 2. Установить причины возникновения ущерба

До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления (ч. 1 ст. 247 ТК РФ) размера причиненного ущерба и причин его возникновения.

Один из способов определить размер ущерба — провести инвентаризацию имущества.

Работодателю необходимо доказать (п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52):

• отсутствие обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника;
• противоправность поведения — если работник не исполняет обязанности, установленные ТК РФ, локальными нормативными актами или трудовым договором;
• вину работника в причинении ущерба;
• причинную связь между поведением работника и наступившим ущербом;
• наличие прямого действительного ущерба;
• размер причиненного ущерба;
• соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности.

Шаг 3. Получить от работника письменное объяснение

Работодатель должен истребовать от работника письменное объяснение для установления причины по которой возник ущерб (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Сроки законодательно не определены.

Если сотрудник отказывается от письменного объяснения, то необходимо составить акт, с которым работника следует ознакомить под подпись. Если же он отказывается ставить подпись на акте, то следует сделать отметку «От подписи отказался».

Шаг 4. Составить акт по результатам служебного расследования

Форма акта законодательно не определена, работодатель разрабатывает ее самостоятельно.

Акт с результатами расследования должны подписать все участники комиссии. К акту следует приложить все документы, которые будут доказывать противоправность совершенных работником действий, его вину, а также причинную связь между поведением работника и наступившим ущербом.

Образец акта о проведении проверки вы найдете в шпаргалке.

Шаг 5. Взыскать ущерб с работника

Работодатель издает приказ о взыскании с виновного суммы выявленного ущерба и знакомит с ним работника под подпись. Сделать это надо не позднее одного месяца после даты выявления комиссией ущерба (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

Пример. Акт по результатам проверки, где четко определен ущерб, подписан 8 ноября. Это значит, что приказ о взыскании с работника суммы ущерба должен быть издан не позднее 7 декабря.

Размер взыскания тоже ограничен: он не должен превышать среднемесячный заработок работника.

• Обратите внимание: по инициативе работодателя в один месяц можно удержать из зарплаты работника не более 20% от начисленной ему суммы (ст. 138 ТК РФ).

Если работодатель пропустил месячный срок для издания приказа или работник отказывается добровольно возместить причиненный ущерб, а его сумма превышает его средний месячный заработок работника, то взыскание можно провести только через суд.

Работник, виновный в причинении ущерба, может добровольно возместить его работодателю полностью или частично.

По соглашению сторон допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае сотрудник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).

Если же работник, подписавший обязательство о добровольном возмещении ущерба, увольняется и отказывается от возмещения ущерба, то непогашенную задолженность возможно взыскать с него только в судебном порядке.

• Договор материальной ответственности: законодательная база
• С кем можно составить договор
• В каких случаях материальная ответственность прописывается в трудовом договоре
• Как составить договор материальной ответственности
• Может ли сотрудник отказаться подписать договор

Договор о материальной ответственности — это особый вид обязательств между работодателем и сотрудником, благодаря которому удается сохранить ценное имущество предприятия. Документ предусматривает меры по обеспечению сохранности и взысканию в случае несоблюдения работником установленных правил. Составление и подписание договора имеет множество нюансов. Минтруд дал разъяснения по особенностям заключения соглашения в 2021 году. Мы выделили для вас главные тезисы. Они помогут определиться, с кем можно заключить договор, как себя вести, если сотрудник отказывается от подписания.

Договор материальной ответственности: законодательная база

Наличие договора подразумевает, что сотрудник, допустивший порчу ценного имущества или растрату денежных средств компании, обязан возместить убытки. Для получения компенсации ущерба важно, чтобы договор был оформлен в соответствии с требованиями законодательства.

Согласно статье 241 ТК РФ, при отсутствии договора работодатель может рассчитывать только на взыскание ущерба в размере среднемесячного оклада провинившегося сотрудника. Исключением могут считаться только ситуации, предусмотренные в ст. 243 ТК.

Статья 244 Трудового Кодекса регулирует правила составления договора с сотрудниками компании. На данный момент существует два варианта матответственности:

— полная с составлением договора;

— материальная ответственность без заключения отдельного договора.

В первом случае оформляется документ, описывающий все правила и действия по сохранению ценностей, а также степень ответственности за их утрату. Регулируется статьей 244 ТК. Второй вариант предполагает внесение записи о матответственности в трудовой договор. Правила описаны в статье 24 ТК.

С кем можно составить договор

Как и раньше, обязать всех сотрудников подписать соглашение о матответственности невозможно. Законодательство не предусматривает подобного решения. Но существуют профессии и должности, при которых подписание документа необходимо. Ознакомиться с перечнем можно в постановлении Минтруда от 31.12.2002 № 85. Договор, заключенный с работником, чья профессия не входит в данный список, будет считаться недействительным.

В общих чертах: оформление отдельного документа необходимо, если сотрудник напрямую будет взаимодействовать с денежными средствами и ценными активами, принадлежащими работодателю. Например, к таким профессиям относятся кассиры, инкассаторы, продавцы, кладовщики.

Если профессия не входит в установленный перечень, но должностные обязанности предусматривают прием, хранение, перевозку денежных средств, ценностей и грузов, с сотрудником можно заключить соглашение о материальной ответственности.

Письмо Минтруда от 17.11.2020 № 14–2/ООГ-17024 регулирует перечень должностей, при работе на которых сотрудник не имеет права отказаться от подписания договора.

Если компания создает локальный нормативный акт с указанием, что полную материальную ответственность несут сотрудники, занимающие должности, не вошедшие в перечень, заключенные с ними соглашения не будут иметь юридической силы.

Оформляя договор материальной ответственности, следует придерживаться трех основных правил:

1) сотрудник должен быть совершеннолетним;

2) он должен непосредственно взаимодействовать с денежными средствами или материальными ценностями;

3) профессия, которую занимает работник, должна входить в список постановления Минтруда от 31.12.2002 № 85.

В каких случаях материальная ответственность прописывается в трудовом договоре

Существуют должности, при которых работник несет полную материальную ответственность без заключения отдельного соглашения. Для бухгалтеров и заместителей директора в трудовом договоре для этого предусмотрен дополнительный пункт. Но это при условии, что их работа предполагает непосредственный контакт с деньгами и ценностями. В противном случае юридической силы этот пункт не будет иметь и вернуть деньги получится лишь в размере среднемесячного заработка виновного.

Генеральный директор предприятия по умолчанию является материально ответственным лицом. Даже если у него нет заключенного отдельного соглашения и вышеописанный пункт не прописан в трудовом договоре.

Как составить договор материальной ответственности

Для документа можно использовать предложенные Минтрудом формы или разработать собственный шаблон. Главное, при составлении придерживаться установленных правил.

Уже были прецеденты, когда суд отказывался признавать юридическую силу документа из-за отсутствия некоторых пунктов. Чтобы подобного не произошло, обязательно проверьте наличие следующих условий в договоре:

Тщательно опишите условия передачи-приема и хранения ценностей. В частности, укажите документ, регламентирующий процесс и обязанности сторон. Также укажите, что должен делать сотрудник для сохранности активов и какие действия совершать запрещено

Укажите, каким образом и когда будет проверяться сохранность вверенных работнику ценностей (ревизия, инвентаризация).

Установите степень ответственности работника. Ведь далеко не в каждой ситуации сотрудник виноват в порче или утрате ценностей. Перечислите обстоятельства, при которых он не несет материальную ответственность за ущерб. Например, при отсутствии должных условий для хранения, при стихийных бедствиях.

Добавьте пункт о способе возмещения ущерба. Обычно используется формулировка «порядок определения и возмещения урона определяется действующим законодательством».

Договор материальной ответственности оформляется в двух экземплярах во время приема сотрудника на работу. Один остается на хранении у кадровой службы, второй передается работнику.

Может ли сотрудник отказаться подписать договор

Случаи, когда соглашение о материальной ответственности подписывается с уже работающим сотрудником, довольно редкие. Юридическую ценность документа, заключенного после приема на работу, сложно доказать. Зачастую в подобных ситуациях проблему приходится решать через суд.

Обычно договор подписывают при приеме на работу. В такой ситуации категорический отказ сотрудника от подписания соглашения можно рассматривать как нежелание занять указанную должность.

Если профессия предполагает материальную ответственность, а претендент отказывается от подписания, вы вправе отказать ему в приеме на работу. Трактуется такая ситуация, как отсутствие согласия о важных трудовых моментах.

Если уже действующий сотрудник отказывается от подписания договора, это расценивается как отказ от выполнения трудовых обязанностей и служит веской причиной для увольнения.

Придерживаясь указанных выше правил, вы сможете уберечь свою компанию от нежелательных финансовых потерь, защитить от лишних судебных разбирательств.