ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
19 января 2009 г. № 4
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях
Изменения и дополнения:
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 октября 2011 г. № 235 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/24338 от 02.11.2011 г.) <W21124338>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 27 января 2012 г. № 18 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/24838 от 06.02.2012 г.) <W21224838>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 15 января 2013 г. № 9 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/26849 от 29.01.2013 г.) <W21326849>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 декабря 2014 г. № 240 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/29441 от 29.12.2014 г.) <W21429441>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2015 г. № 225 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/30557 от 12.01.2016 г.) <W21630557> — внесены изменения и дополнения, вступившие в силу 16 января 2016 г., за исключением изменений и дополнений, которые вступят в силу 1 января 2017 г.;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2015 г. № 225 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/30557 от 12.01.2016 г.) <W21630557> — внесены изменения и дополнения, вступившие в силу 16 января 2016 г. и 1 января 2017 г.;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 18 августа 2017 г. № 167 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/32380 от 04.09.2017 г.) <W21732380>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 5 марта 2018 г. № 51 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/32911 от 12.03.2018 г.) <W21832911>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 26 июля 2018 г. № 154 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/33330 от 01.08.2018 г.) <W21833330>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 13 марта 2019 г. № 39 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/33944 от 18.03.2019 г.) <W21933944>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 17 октября 2019 г. № 193 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/34715 от 18.10.2019 г.) <W21934715>;
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 августа 2022 г. № 113 (зарегистрировано в Национальном реестре — № 8/38667 от 02.09.2022 г.) <W22238667>
На основании части первой статьи 26 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (прилагается).
2. Признать утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г., № 11).
3. Настоящее постановление вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.
|
УТВЕРЖДЕНО Постановление 19.01.2009 № 4 |
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в государственных органах, иных организациях
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее – организации).
2. Исключен.
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий.
Особенности подготовки и оформления проектов нормативных правовых актов определены Законом Республики Беларусь от 17 июля 2018 г. № 130-З «О нормативных правовых актах».
Положения настоящей Инструкции распространяются на ненормативные (индивидуальные) правовые акты, локальные правовые акты нормотворческих органов (должностных лиц) в части, не урегулированной Законом Республики Беларусь «О нормативных правовых актах».
Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде, за исключением документов, указанных в части четвертой настоящего пункта, регулируются главой 18 настоящей Инструкции.
Особенности подготовки, оформления, обработки, обеспечения целостности, хранения электронных документов, создаваемых посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее – АС ДОУ) без создания документов на бумажных носителях, электронных копий документов на бумажных носителях регулируются Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 19.
Особенности подготовки, оформления и (или) обработки, хранения документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства.
Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы управленческой документации), независимо от вида носителя, включая их учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
4. Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Вышестоящими организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций разрабатываются инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций.
Инструкция по делопроизводству, имеющая типовой характер, устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях.
Инструкция по делопроизводству, имеющая примерный характер, устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках.
Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, являются обязательными для применения.
5. Инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.
Инструкции по делопроизводству организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии).
Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые государственными органами, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с Центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.
Инструкции по делопроизводству, имеющие типовой или примерный характер, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.
6. Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ).
Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т.п.
Служба ДОУ может состоять из нескольких подразделений. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них.
При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников).
Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.
7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.
Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации.
Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в службу ДОУ.
При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.
8. Контроль за состоянием делопроизводства в организациях осуществляется органами архивного дела и делопроизводства, государственными архивными учреждениями и вышестоящими организациями.
ГЛАВА 2
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
9. Документирование управленческой деятельности заключается в создании управленческих документов – фиксации на материальных носителях управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств. Управленческие документы могут быть зафиксированы как на бумажном, так и на электронном носителе (документы в электронном виде, в том числе электронные документы).
Документы в электронном виде могут применяться во всех сферах деятельности, где используются программные, программно-технические и технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде.
Требования к документам в электронном виде распространяются на электронные документы, если иное не предусмотрено законодательством об электронных документах и электронной цифровой подписи.
Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.
Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются:
акты законодательства;
решения судов;
предписания государственных органов и должностных лиц;
поручения вышестоящих организаций;
осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.
10. Организации (руководители организаций, иные уполномоченные лица) наделены правом принимать (издавать) только те распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления, решения), которые предусмотрены законодательством, уставами или положениями об этих организациях.
11. Совместные распорядительные документы организаций, издающих (принимающих) одинаковые виды документов, издаются (принимаются) в соответствующем виде. Совместные распорядительные документы организаций, издающих (принимающих) различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.
12. Ход обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее – заседания) фиксируется в протоколах.
Решения, принятые на заседании коллегиального органа, имеющего совещательные функции, как правило, проводятся в жизнь приказом (распоряжением) руководителя организации либо путем утверждения руководителем организации протокола заседания.
13. Организации ведут переписку с вышестоящими, подчиненными (входящими в состав, систему), сторонними организациями, гражданами, в том числе индивидуальными предпринимателями, в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций.
Переписка между структурными подразделениями организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.
14. Организации на основании нормативных правовых актов, определяющих их задачи и функции, издают (составляют) также планы, отчеты, докладные записки, справки, акты и другие управленческие документы.
15. Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации.
16. Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование), утверждение.
При подготовке документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую значимость документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск.
Внесение каких-либо исправлений или дополнений в подписанные (утвержденные) документы не допускается.
17. Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов (далее – УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.
УФД включаются в «Табель унифицированных форм документов организации» – перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с отражением основных этапов их подготовки и прохождения (далее, если не определено иное, – табель).
Табель утверждается руководителем организации. Разработка, ведение табеля и контроль за его применением осуществляются службой ДОУ.
Табель разрабатывается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, которые решаются при разработке табеля по форме согласно приложению 1. При необходимости табель может быть дополнен графами «Код формы по классификатору», «Адресат», «Ответственный за контроль исполнения» и др.
При разработке табеля реквизиты «Наименование организации», «Название вида документа», «Дата документа», «Регистрационный индекс», «Место составления или издания» и «Заголовок к тексту» располагаются и оформляются в соответствии с требованиями пунктов 35, 41, 45–47, 49 и 54 настоящей Инструкции.
Документы в табеле могут быть систематизированы по структурным подразделениям и (или) по функциям и задачам управления.
18. Для придания документу юридической значимости необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:
наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;
дата документа;
регистрационный индекс;
подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую значимость, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.
Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь.
19. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Документы в электронном виде оформляются в порядке, установленном пунктом 220 настоящей Инструкции.
Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.
При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.
При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.
20. Каждый лист документа должен иметь поля:
левое – 30 мм;
правое – не менее 8 мм;
верхнее и нижнее – не менее 20 мм.
Поля с указанными характеристиками должны отображаться при выводе документа в электронном виде на устройство отображения и на бумажный носитель.
ГЛАВА 3
БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ. УГЛОВОЙ ШТАМП
21. Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.
22. На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.
23. Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26 октября 2016 г. № 83 (далее – СТБ 6.38-2016): бланк для письма и общий бланк.
При изготовлении конкретного документа название его вида (кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.
На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов и др.). Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.
24. При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти–семи строк текста.
25. На бланк для письма наносятся реквизиты:
Государственный герб Республики Беларусь;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
код организации;
наименование вышестоящей организации;
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
почтовый адрес отправителя;
коммуникационные и коммерческие данные.
На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата документа, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.
26. На общий бланк наносятся реквизиты:
Государственный герб Республики Беларусь;
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
код организации;
наименование вышестоящей организации;
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
место составления или издания.
На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата документа, регистрационный индекс.
Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс».
27. Бланки документов разрабатываются на основе продольного или углового варианта расположения реквизитов.
При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Максимальная длина строки реквизитов бланка не должна превышать 73 мм.
При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.
28. Реквизиты бланка располагаются центрованным или флаговым способом.
При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центруются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.
При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
29. При необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.
30. При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках.
31. Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства.
32. Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа.
Допускается изготавливать угловой штамп трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп для конкретного вида документа.
33. Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.
34. Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали.
ГЛАВА 4
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
35. При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен СТБ 6.38-2016.
36. Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь».
Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций, их структурных подразделений. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательными актами.
Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения – не более 17 мм.
37. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)».
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле на уровне реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»), если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.
На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом – над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).
38. Реквизит «Код организации».
Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.
Государственные органы проставляют код по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30 декабря 2014 г. № 60 (далее – ОКОГУ). Иные организации проставляют код по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели», утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 28 апреля 2003 г. № 22 (далее – ОКЮЛП).
Необходимость проставления кода по ОКОГУ или ОКЮЛП на бланках определяется организацией.
39. Реквизит «Код документа».
Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.
При составлении конкретных документов код проставляется на тех из них, унифицированные формы которых включены в общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», утвержденный постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 29 сентября 1995 г. № 10 (далее – ОКУД).
При необходимости организации могут самостоятельно разрабатывать унифицированные формы документов, не разработанные на общегосударственном уровне, осуществлять кодирование этих форм с последующим включением их в локальные классификаторы и использовать разработанные коды унифицированных документов при оформлении реквизита «Код документа».
Необходимость проставления кода документа определяется организацией.
40. Реквизит «Наименование вышестоящей организации».
При наличии вышестоящей организации на документах указывается ее полное официальное наименование, закрепленное в уставе вышестоящей организации или положении о ней.
Наименование вышестоящей организации указывается на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.).
41. Реквизит «Наименование организации».
Наименование организации обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.
Наименование организации указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.
Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.
|
Например: |
|
|
Министерство финансов |
Министерство по налогам |
При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться соответствующий бланк с указанием наименований организаций, создающих документ, в том числе на одном языке.
42. Реквизит «Наименование структурного подразделения».
Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.
43. Реквизит «Почтовый адрес отправителя».
Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.
Например:
ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск
44. Реквизит «Коммуникационные и коммерческие данные».
Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи, официальный адрес электронной почты) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Другие сведения указываются по усмотрению организации.
Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.
45. Реквизит «Название вида документа».
Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. На письмах название вида документа не указывается.
Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.
При использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа печатается на двух языках.
46. Реквизит «Дата документа». Оформление дат в документах.
Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) – дата утверждения.
Датой совместного документа на бумажном носителе является дата его подписания последней организацией.
При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Виза», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.
Например:
08.07.2008
При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа. При использовании словесно-цифрового способа день месяца оформляется арабской цифрой (от 1 до 9) или парой цифр (от 10 до 31), название месяца – прописью, год – четырьмя арабскими цифрами, после которых ставится буква «г» с точкой.
Даты в нормативных правовых актах оформляются в соответствии с Законом Республики Беларусь «О нормативных правовых актах».
47. Реквизит «Регистрационный индекс».
Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
48. Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа».
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для письма и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.
49. Реквизит «Место составления или издания».
Место составления или издания документа указывается ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» на всех документах, за исключением писем и заявлений.
50. Реквизит «Гриф ограничения доступа».
Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
51. Реквизит «Адресат».
Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане, в том числе индивидуальные предприниматели.
При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.
|
Например: |
|
|
Министерство юстиции |
При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структурного подразделения.
|
Например: |
|
|
Министерство юстиции |
|
|
Управление адвокатуры и лицензирования |
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.
|
Например: |
|
|
Министерство по налогам и сборам |
|
|
Начальнику управления контроля, |
При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
|
Например: |
|
|
Директору Государственного |
При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.
|
Например: |
|
|
Республиканские органы |
При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.
|
Например: |
|
|
Руководителям республиканских органов |
Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту.
Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.
|
Например: |
|
|
Учреждение «Белорусский научно- |
На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес допускается не проставлять. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
При адресовании документа гражданину, в том числе индивидуальному предпринимателю, вначале указываются фамилия и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется) получателя, затем – почтовый адрес.
|
Например: |
|
|
Столяровой Н.М. |
Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 2. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов.
Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.
При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам, кроме случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.
При направлении документа по электронной почте в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина.
52. Реквизит «Гриф утверждения».
Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую значимость только с момента его утверждения.
Документ может утверждаться двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания распорядительного документа (составления протокола). Оба способа имеют одинаковую юридическую значимость.
При утверждении документа посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, комитет и т.п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
|
Например: |
|
|
УТВЕРЖДАЮ |
При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.
|
Например: |
|
|
УТВЕРЖДАЮ |
Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.
Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением.
При утверждении документа посредством издания распорядительного документа или составления протокола гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.
|
Например: |
|
|
УТВЕРЖДЕНО |
или
|
УТВЕРЖДЕНО |
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных правовых актах.
Утверждение нормативных правовых актов осуществляется в порядке, установленном Законом Республики Беларусь «О нормативных правовых актах».
53. Реквизит «Резолюция».
Резолюция – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.
Реквизит «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.
При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.
Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).
При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе на месте, предусмотренном для размещения резолюции, делается отметка о наличии листа резолюции, включающая слова «Лист резолюции прилагается».
При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:
для формата А6: верхнее и нижнее – не менее 10 мм, левое – не менее 12 мм, правое – не менее 8 мм;
для формата А5: верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 10 мм, левое – 20 мм, правое – не менее 8 мм;
для формата А4: верхнее и нижнее – не менее 20 мм, левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм.
Резолюции по исполнению поручений Президента Республики Беларусь, Главы Администрации Президента Республики Беларусь и его заместителей, председателей палат Национального собрания Республики Беларусь и их заместителей, Премьер-министра Республики Беларусь и его заместителей, руководителей государственных органов, иных организаций оформляются на отдельных листах резолюций.
Для документов в электронном виде резолюции оформляются в электронном виде либо на отдельном листе бумаги. При оформлении резолюции на отдельном листе бумаги он сканируется и помещается в АС ДОУ либо текст резолюции переносится в регистрационно-контрольную карточку (далее, если не определено иное, – РКК) АС ДОУ уполномоченным лицом с учетом требований пункта 229 настоящей Инструкции.
54. Реквизит «Заголовок к тексту».
Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.
Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.
Например:
приказ (о чем?) «О совершенствовании структуры аппарата управления»;
положение (о чем?) «О канцелярии»;
протокол (чего?) «собрания акционеров»;
правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;
должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту»;
акт (о чем?) «О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению»;
акт (чего?) «проверки»;
письмо (о чем?) «Об изменении сроков выполнения договора».
В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в государственных стандартах Республики Беларусь, общегосударственных классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.
|
Например: |
|
|
О внедрении СТБ 6.38-2016 |
Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.
55. Реквизит «Отметка о контроле».
Отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.
56. Реквизит «Отметка о наличии приложения».
Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.
|
Например: |
|
|
Приложение: на 7 л. в 2 экз. |
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
|
Например: |
|
|
Приложение: |
1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз. |
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.
|
Например: |
|
|
Приложение: |
письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.11.2008 № 12-7/389 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз. |
Если приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложения указывается, в какой адрес направляется приложение.
|
Например: |
|
|
Приложение: на 5 л. в 1 экз., во второй адрес. |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение содержится в одном экземпляре, то количество экземпляров допускается не указывать.
В распорядительных документах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется; указание о наличии приложения дается в тексте документа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «… представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.
57. Реквизит «Подпись».
Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.
Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование организации.
|
Например: |
||
|
Директор института |
Подпись |
А.Е.Рыбаков |
При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации.
|
Например: |
||
|
Директор учреждения «Белорусский |
Подпись |
А.Е.Рыбаков |
В составе реквизита «Подпись» могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).
|
Например: |
||
|
Директор института |
Подпись |
А.И.Новиков |
При подписании документа несколькими должностными лицами наименования должностей лиц, подписавших документ, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилии) располагаются друг за другом в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
|
Например: |
||
|
Директор завода |
Подпись |
Г.Н.Петров |
При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей лиц, подписавших документ, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилии) располагаются на одном уровне.
|
Например: |
|
|
Министр образования |
Министр финансов |
При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
|
Например: |
||
|
Председатель комиссии |
Подпись |
В.В.Грушевский |
|
Члены комиссии: |
Подпись |
Г.Б.Орлов |
Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.
|
Например: |
||
|
Председатель |
Подпись |
В.И.Кириллов |
При подписании распорядительных и исходящих документов подписывается первый экземпляр документа.
При оформлении актов, протоколов, совместных документов подписи проставляются на всех экземплярах документа.
В реквизите «Подпись», а также реквизитах «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
58. Реквизит «Гриф приложения».
Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.
Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его автора, даты и регистрационного индекса.
|
Например: |
|
|
Приложение 2 |
Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.
На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.
Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).
59. Согласование документов.
Документы, подготавливаемые в организации, до их подписания, утверждения, регистрации в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).
Согласование проектов нормативных правовых актов осуществляется в порядке, установленном Законом Республики Беларусь «О нормативных правовых актах».
60. Реквизит «Гриф согласования».
Внешнее согласование оформляется грифом согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.
Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.
Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
|
Например: |
|
|
СОГЛАСОВАНО Директор государственного |
Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме:
|
СОГЛАСОВАНО |
или
|
СОГЛАСОВАНО |
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.
|
Например: |
|
|
СОГЛАСОВАНО 22.01.2019 № 1 |
СОГЛАСОВАНО |
Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:
|
Например: |
|
|
СОГЛАСОВАНО |
СОГЛАСОВАНО |
|
СОГЛАСОВАНО |
Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.
При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:
Лист согласования
прилагается
61. Реквизит «Виза».
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.
|
Например: |
|
|
Начальник отдела кадров |
Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».
|
Например: |
|
|
Начальник отдела кадров |
Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.
При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.
|
Например: |
|
|
Начальник отдела кадров |
|
|
Зав. отделом документоведения |
|
|
Зав. отделом архивоведения |
|
|
Юрисконсульт |
При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным частью двенадцатой пункта 60 настоящей Инструкции.
Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.
62. Реквизит «Печать».
Печати могут быть трех видов: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.). Печати организаций подразделяются на гербовые и простые.
Гербовые печати применяются организациями, которым право использования печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь предоставлено законодательными актами.
При проставлении печати ее оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.
|
|
||
|
Подпись |
С.А.Сидоров |
63. Реквизит «Отметка об исполнителе».
Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.
Например:
Корнеев 200 59 79
Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ.
Например:
3 Маковецкий 220 95 01
При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации.
Например:
3 Маковецкий 220 95 01
26.05.2008 С:/ Письмо.doc
При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал – точно 9 пунктов.
Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.
64. Реквизит «Отметка о заверении копии».
Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Копия документа должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации, если законодательством не установлено иное.
Копия документа, воспроизводящая часть его текста, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа.
Например:
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов
25.01.2008
Копии документов, предоставляемые гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее – обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются в порядке, предусмотренном частями второй–шестой настоящего пункта.
На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
Например:
Верно
Подпись А.Г.Леонов
Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства.
Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи, либо заверять в порядке, предусмотренном частями пятой и шестой настоящего пункта.
Организация может заверять копии документов:
созданных в самой организации;
полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.);
включаемых в состав личных дел;
предусмотренных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2012 г. № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц», иными актами законодательства.
Копии документов в электронном виде, выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в порядке, установленном частями пятой и шестой настоящего пункта.
65. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и регистрационного индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело.
Например:
В дело 11-10
Подготовлен ответ
15.02.2008 № 11-10/130
Подпись
16.05.2008
При отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении, в отметке указываются краткие сведения об исполнении.
Например:
В дело 5-15
Произведен перерасчет
Подпись
20.11.2008
66. Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)».
Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа.
Размеры отметки о поступлении (регистрационного штампа входящих документов) не могут превышать 42 мм по горизонтали и 16 мм по вертикали.
|
Например: |
|||||
|
ЗАО «Маяк» |
16 мм |
h i |
|||
|
26.05.2008 |
|||||
|
№ 342 |
|||||
|
42 мм |
|||||
|
f |
g |
||||
На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты).
661. Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель».
Реквизит «Отметка о переносе данных на машинный носитель» располагается в центре нижнего поля первого листа документа.
Отметка о переносе данных на машинный носитель может оформляться от руки, с помощью штампа или в виде штрихового кода (штрихкода).
При оформлении отметки от руки или с помощью штампа она включает в себя сведения о переносе информации (документа) на машинный носитель, собственноручную подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса. Дополнительно могут указываться поисковые данные документа (в АС ДОУ, в локальном хранилище электронных документов организации и др.).
При необходимости штрихкод может размещаться на левом поле первого листа документа внизу. При невозможности размещения штрихкода в отведенном для него месте допускается размещение штрихкода на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста и других реквизитов.
ГЛАВА 5
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ
67. Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований.
68. Текст документа излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка.
69. Языками делопроизводства и документации в Республике Беларусь являются белорусский и (или) русский.
Тексты документов, направляемых за пределы Республики Беларусь, могут составляться на белорусском, русском языках, на языке страны адресата или на другом иностранном языке.
70. Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений.
71. В документах применяют термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями. Многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений.
72. В тексте документа не допускается употребление:
просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;
иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;
нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;
ненормативной лексики.
73. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, части либо абзацы, подпункты – на части либо абзацы. В больших по объему документах пункты могут объединяться в главы.
Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.
|
Например: |
|
|
ГЛАВА 2 |
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.
Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.
Например:
2.1.
2.2.
2.3.
Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов – сквозной для каждого пункта.
Части и абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.
74. В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.
75. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа.
76. В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа: «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и др.
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ» и др.
ГЛАВА 6
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫХ С ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ
77. Текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере.
78. При наборе текста с использованием технических средств применяется размер шрифта не менее 13 пт. Выравнивание текста производится по ширине листа.
В государственных органах и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам, размер шрифта – 15 пт.
Оформление документов осуществляется с использованием программного обеспечения, соответствующего следующим требованиям:
наличие функциональности, обеспечивающей возможность оформления реквизитов документа в соответствии с требованиями законодательства;
поддержка допустимых форматов документов в электронном виде;
поддержка методов и средств защиты текста документа от редактирования (парольная защита, создание документа, не редактируемого стандартными средствами и т.д.) для допустимых форматов.
79. При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), размер шрифта текста и межстрочный интервал – до 11 пт.
В государственных органах и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.
80. При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают через один межстрочный интервал.
Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.
Реквизиты документа отделяют друг от друга 2–3 межстрочными интервалами.
|
Например: |
|
|
СОГЛАСОВАНО |
|
|
1,5 |
|
|
Директор Департамента |
|
|
1 |
|
|
по архивам и делопроизводству |
|
|
1 |
|
|
Министерства юстиции |
|
|
1 |
|
|
Республики Беларусь |
|
|
1,5 |
|
|
Подпись В.И.Адамушко |
|
|
1,5 |
|
|
01.02.2008 |
|
|
2 |
|
|
СОГЛАСОВАНО |
|
|
1,5 |
|
|
Протокол заседания |
|
|
1 |
|
|
экспертного совета |
|
|
1,5 |
|
|
01.02.2008 № 9 |
81. При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.
Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Допускается реквизиты документа отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.
Например:
|
СОГЛАСОВАНО |
|
|
Одинарный или + 6 пт |
|
|
Директор учреждения |
Точно 14 пт |
|
Одинарный или + 6 пт |
|
|
Подпись А.Г.Карапузова |
|
|
Одинарный или + 6 пт |
|
|
05.02.2019 |
|
|
Полуторный или пробельная строка |
|
|
СОГЛАСОВАНО |
|
|
Одинарный или + 6 пт |
|
|
Директор учреждения |
Точно 14 пт |
|
Одинарный или + 6 пт |
|
|
Подпись П.М.Черный |
|
|
Одинарный или + 6 пт |
|
|
05.02.2019 |
82. Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.
83. При печатании документов на пишущей машинке используют девять стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах от границы левого поля при оформлении на компьютере:
0 – граница левого поля;
1 – после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;
2 – после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;
3 – после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;
4 – после 32 печатных знаков от границы левого поля или 80 мм;
5 – после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;
6 – после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;
7 – после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм;
8 – после 64 печатных знаков от границы левого поля или 160 мм.
84. От нулевого положения печатаются:
реквизит «Название вида документа»;
реквизит «Заголовок к тексту»;
реквизит «Текст» (исключая строки, начинающиеся с абзацного отступа);
слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения»;
реквизит «Отметка об исполнителе»;
реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
реквизит «Отметка о заверении копии»;
реквизит «Гриф согласования» и наименование должности в реквизите «Подпись»;
слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
От первого положения печатается начало абзацев в тексте.
От четвертого положения печатается реквизит «Адресат».
От пятого положения печатаются реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».
От шестого положения печатается расшифровка подписи в реквизите «Подпись».
От седьмого положения печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ и ОКЮЛП.
При оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации (297 х 210) реквизиты «Гриф ограничения доступа», «Гриф утверждения», «Гриф приложения», расшифровка подписи в реквизите «Подпись» печатаются от восьмого положения табулятора (64 печатных знака или 160 мм).
85. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами. При этом второй ряд печатается от пятого положения табулятора (100 мм от границы левого поля), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от восьмого положения табулятора (160 мм от границы левого поля).
При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей в реквизите «Подпись» располагают двумя вертикальными рядами. При этом второй ряд печатается от пятого положения табулятора (100 мм от границы левого поля), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – от восьмого положения табулятора (160 мм от границы левого поля).
В государственных органах и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, несколько реквизитов «Подпись», располагаемых один под другим, допускается разделять двойным межстрочным интервалом или пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.
86. Если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – до восьмого положения табулятора (160 мм от границы левого поля).
87. Исключен.
88. В текстах документов слова «Примечание», «Основание», а также слово «Приложение» в реквизите «Отметка о наличии приложения» печатаются от границы левого поля и оставляются открытыми, а относящаяся к ним информация печатается столбцом через один межстрочный интервал (при печати на пишущей машинке) или точно 14 пт (при наборе на компьютере).
89. В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются.
90. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. В справочно-информационных документах допускается делать выделения наиболее важных смысловых частей текста курсивом или полужирным начертанием.
Текст документов и многострочных реквизитов оформляется без переноса слов.
Прописными буквами печатаются: реквизит «Название вида документа», слова «УТВЕРЖДАЮ», «УТВЕРЖДЕНО», «СОГЛАСОВАНО» – в грифах согласования и утверждения, «ПРИКАЗЫВАЮ» – в приказах, «ПОСТАНОВЛЯЕТ» – в постановлениях, «РЕШИЛ» – в решениях, «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» – в распоряжениях, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» – в протоколах, фамилии работников в текстах приказов по личному составу, названия глав в организационных документах.
91. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10–15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется.
В государственных органах и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, размер шрифта номеров листов – 14 пт.
Новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца.
Документы со сроком хранения до трех лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.
911. Документы, предназначенные для обращения в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, должны соответствовать следующим требованиям:
быть представленными в форме, доступной и понятной для восприятия;
создаваться в одном из допустимых форматов документа в электронном виде;
содержать реквизиты, обеспечивающие идентификацию документа, установленные для документов данного вида в соответствии с законодательством. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иными актами законодательства;
содержать одну или несколько электронных цифровых подписей (далее – ЭЦП), а также, при необходимости, дополнительные данные для проверки включенных ЭЦП.
В случае пересылки электронной копии документа на бумажном носителе (приложения к документу) она должна быть выполнена в цветном режиме или в режиме градации серого и иметь один из допустимых форматов.
ГЛАВА 7
ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
92. В организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, постановление, решение.
93. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией.
Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.
94. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.
Не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы.
95. Исключен.
96. Исключен.
97. Исключен.
98. Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам; постановления и решения – на два: по основной деятельности и по личному составу.
Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.
99. Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.
При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.
Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.
В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.
Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения – «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», постановления – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ», решения – «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».
Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать. В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже.
В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.
Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.
Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».
Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ … от … № ….».
В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения …». Отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу.
При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.
100. Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.
101. Дата в приказе, распоряжении проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа, распоряжения является дата подписания.
Датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях печатается или проставляется от руки.
102. Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.
103. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.
104. Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.
105. Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).
106. Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.
107. Датой протокола является дата проведения заседания.
108. Текст протокола делится на вводную и основную части.
Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.
Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.
Например:
Присутствовали – 17 человек (список прилагается).
Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.
В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.
В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.
Например:
О ходе подготовки государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону.
Информация начальника отдела обеспечения сохранности документов О.А.Ледовской.
При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.
Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.
В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.
Например:
СЛУШАЛИ:
Иванову О.Л. – Текст выступления прилагается.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.
В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.
В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.
В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.
Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.
109. Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.
110. Порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов определяется положениями об этих органах или регламентами их работы.
111. Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).
112. Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт – о чем?») или родительном падеже («акт – чего?»).
113. Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.
114. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.
Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др.
При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют.
Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются в алфавитном порядке отдельно.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты.
В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.
Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.
В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.
Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. – в дело № 10-11
2-й экз. – директору института
3-й экз. – в бухгалтерию института
Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.
115. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.
116. Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.
117. Акты (справки) проверок подписываются в соответствии с требованиями законодательства в сфере контрольной (надзорной) деятельности.
118. Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
119. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).
120. В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.
Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.
121. Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.
В вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.
В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.
122. Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации.
123. Датой докладной записки является дата ее подписания.
124. Справка – информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.
125. В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.
Служебная справка – документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).
Личная справка – документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).
126. В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.
Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или физическому лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.
127. Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.
Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.
Например:
По состоянию на 11.05.2008
или
За период с 01.01.2007 по 31.12.2008
В личных справках заголовок допускается не указывать.
128. Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».
При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые государственными органами в установленном законодательством порядке.
129. Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние – их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.
130. Исключен.
131. Датой справки является дата ее подписания.
132. Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.
133. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).
134. В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.
135. Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.
136. Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организации.
137. Датой письма является дата его подписания.
1371. Письмо в электронном виде, отправляемое по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, оформляется по форме согласно приложению 3.
ГЛАВА 8
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВЫЕ СИСТЕМЫ ПО ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ
138. Организация документооборота:
138.1. документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело;
138.2. организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
оперативность прохождения документов;
исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;
соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.
Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации;
138.3. организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.
139. Регистрация документов:
139.1. регистрация документа – запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки;
139.2. регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки;
139.3. нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации;
139.4. регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ;
139.5. децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому обеспечению и др.);
139.6. регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью;
139.7. для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется РКК на бумажном или электронном носителе, содержащая совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6.
Состав и правила заполнения обязательных реквизитов РКК определены согласно приложению 7. Состав реквизитов РКК может быть дополнен реквизитами: «Исполнитель», «Расписка исполнителя в получении документа», «Ход исполнения» и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на карточке определяется организацией;
139.8. из РКК формируются справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров РКК на бумажном носителе, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек;
139.9. журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9. При необходимости журналы могут быть дополнены графами «Расписка в получении», «Вид документа», «Срок получения ответа» и др. В графе 4 журнала регистрации исходящих документов для исходящих инициативных документов могут указываться дата получения и регистрационный индекс ответного документа;
139.10. решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте;
139.11. при регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности, а также другими поисковыми признаками.
140. Прием, регистрация и исполнение входящих документов:
140.1. вся поступающая в организацию корреспонденция, в том числе поступившая по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, принимается и обрабатывается службой ДОУ;
140.2. до вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей.
Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой «Ошибочно доставлено»;
140.3. поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку «Лично», которые передаются адресату.
Упаковка документов, поступивших на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.), не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация;
140.4. после вскрытия конвертов (пакетов) проверяются комплектность и сохранность вложений.
В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого вместе с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ.
Отсутствующие в конвертах (пакетах) документы, отдельные листы, приложения запрашиваются у отправителя, а на документе ставится отметка «Документы (листы, приложения) затребованы» с указанием даты запроса;
140.5. после вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев:
дата на оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;
дата документа существенно отличается от даты его получения;
в полученном документе нет обратного адреса отправителя.
В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.
Адресные ярлыки конвертов и пакетов сохраняются в случае поступления корреспонденции наложенным платежом для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательных документов;
140.6. на всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.
Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором проставляется дата поступления.
На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется;
140.7. входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.
Например:
512/1 – 29
Документы, поступившие в организацию в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день;
140.8. зарегистрированные документы передаются из службы ДОУ на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции.
Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере поступления;
140.9. результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции.
Резолюция переносится в РКК. Документ с одним экземпляром РКК службой ДОУ направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в службе ДОУ.
Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, экземпляр РКК передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов;
140.10. при необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений (должностных лиц) в службе ДОУ с документа снимается необходимое количество копий, которые одновременно направляются на исполнение. Поступивший документ передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если размножение документа не разрешается.
Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях документы на бумажных носителях, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа на бумажном носителе не отменяет необходимости осуществления с поступившим документом на бумажном носителе делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело.
Движение документа в процессе его исполнения фиксируется во всех экземплярах РКК;
140.11. документы, зарегистрированные в службе ДОУ, не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях;
140.12. документы передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей;
140.13. документ с момента поступления до завершения исполнения находится у исполнителя и в дело не помещается;
140.14. на исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения-исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.
Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении документа и направлении его в дело в регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело;
140.15. исключен.
141. Регистрация и отправка исходящих документов:
141.1. исходящие документы, в том числе отправляемые по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, регистрируются в службе ДОУ после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания;
141.2. исходящие документы делятся на инициативные и ответные;
141.3. индекс инициативного и ответного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ;
Например:
5 – 17/112
141.4. на каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняются, как правило, два экземпляра РКК. Один экземпляр помещается в справочную картотеку, второй – в контрольную. При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется напоминание;
141.5. на исходящем ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату поступившего инициативного документа;
141.6. отправка документов осуществляется службой ДОУ. В службе ДОУ проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документа количеству адресатов, правильность адресования и др.
Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям;
141.7. отправляемые документы передаются в службу ДОУ в незаконвертованном виде с отметкой о категории отправления (при необходимости);
141.8. документы на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.) принимаются к отправке в упаковке с сопроводительным письмом, оформленным и зарегистрированным в установленном порядке. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях;
141.9. документы, направляемые более чем в четыре адреса, передаются для отправки со списком на рассылку, оформляемым в соответствии с требованиями пункта 51 настоящей Инструкции.
На заказную корреспонденцию составляется реестр рассылки, в котором отправителем проставляются фамилия и дата отправки. Реестр со штемпелем отделения связи подшивается в дело службы ДОУ;
141.91. отправка документа в электронном виде более чем в один адрес осуществляется путем прикрепления его к сообщению электронной почты, указания в соответствующем поле ввода всех официальных адресов согласно списку на рассылку. Официальным адресом электронной почты является адрес, указанный на бланке организации;
141.92. отметка об отправке (штамп отправки) электронной копии документа на бумажном носителе по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота проставляется на исходящем документе на бумажном носителе, остающемся в организации, только после его фактической отправки по электронной почте;
141.10. обработка и отправка документов осуществляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
142. Регистрация и исполнение внутренних документов:
142.1. работа с внутренними документами на этапах подготовки и оформления ведется по правилам, установленным для работы с исходящими документами;
142.2. внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, регистрируются на РКК или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При незначительном объеме документооборота внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов;
142.3. регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов.
Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.
Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.
Распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др.;
142.4. регистрационным индексом распорядительного документа, протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.
Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 55-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).
Регистрационным индексом распорядительного документа, регистрируемого в порядке, определенном частью четвертой подпункта 142.3 настоящего пункта, является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением;
142.5. совместные распорядительные документы, протоколы совместных заседаний имеют составные индексы, включающие порядковые регистрационные номера, присваиваемые им в организациях, их подготовивших;
Например:
81/54
142.6. регистрационными индексами докладных записок, справок и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел;
142.7. рассмотрение и исполнение внутренних документов осуществляется в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.
Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения РКК. Из РКК на внутренние документы формируются контрольные и справочные картотеки.
143. Информационно-поисковая система по документам организации:
143.1. в организациях создаются традиционные (ручные) и автоматизированные информационно-поисковые системы (далее – ИПС). ИПС строятся на основе РКК, которые объединяются в картотеки и базы (банки) регистрационных данных;
143.2. при традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество РКК, которые могут объединяться в справочные и контрольные картотеки;
143.3. справочные картотеки делятся на две части: неисполненные и исполненные документы, РКК в которых систематизируются по следующим признакам:
предметно-вопросному или тематическому (в соответствии с содержанием документов или сферой деятельности, к которой относятся документы);
по номенклатуре дел (в соответствии с названиями дел по номенклатуре дел или их индексами);
корреспондентскому (по наименованиям или условным обозначениям организаций, с которыми ведется переписка);
по исполнителям (по структурным подразделениям);
алфавитному (в алфавитном порядке фамилий, наименований объектов или предметов);
географическому (по наименованиям административно-территориальных единиц);
номинальному (по названию видов или разновидностей документов);
регистрационному (по порядку возрастания регистрационных номеров документов).
Выбор поискового признака определяется в зависимости от видов документов и характера информационных запросов.
Первая часть картотеки служит для поиска сведений о документах в процессе их исполнения. Вторая часть картотеки служит для поиска исполненных документов.
По мере исполнения документов РКК с необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй;
143.4. в зависимости от объема документооборота, системы регистрации и контроля исполнения документов, задач поиска может вестись единая справочная ИПС или несколько самостоятельных. Отдельные картотеки (базы данных) формируются на входящие документы, инициативные исходящие документы, обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц. При большом количестве нормативных правовых актов и распорядительных документов, используемых в деятельности организации, на них могут создаваться отдельные кодификационные картотеки (базы данных).
144. Учет объема документооборота:
144.1. объем документооборота – количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени;
144.2. подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.
Отдельно учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.
Размноженные экземпляры (копии) учитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро и (или) по спискам на рассылку;
144.3. в организации может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т.д.).
Учет и анализ объема документооборота в организации осуществляются под руководством службы ДОУ;
144.4. результаты учета объема документооборота обобщаются службой ДОУ и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами;
144.5. сведения об объеме документооборота используются для установления структуры и штатной численности службы ДОУ, выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства, определения степени загруженности службы ДОУ и отдельных работников.
ГЛАВА 9
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
145. Цель контроля исполнения и документы, подлежащие контролю:
145.1. целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, рассмотрения содержащихся в документах запросов, предложений и принятия по ним решений, подготовки ответов;
145.2. контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства;
145.3. контроль осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители.
На контролируемых документах проставляется отметка о контроле.
146. Сроки исполнения документов:
146.1. сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – со дня, следующего за днем регистрации документа в организации, если иное не установлено актами законодательства;
146.2. сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными правовыми актами.
Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя;
146.3. документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства;
146.4. если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее первого следующего за ним рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа;
146.5. допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется – проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.
147. Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.
148. Организация контроля исполнения:
148.1. система контроля исполнения включает:
учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;
контроль за сроками исполнения;
проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;
учет и отчетность о результатах исполнения;
оценку состояния исполнительской дисциплины;
148.2. учет контролируемых документов (поручений) и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в РКК;
148.3. экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов, используются при формировании контрольной картотеки.
На один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным.
Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется в РКК, заполняемой в необходимом количестве экземпляров;
148.4. один экземпляр РКК остается в службе контроля и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю вместе с документом;
148.5. РКК группируются в контрольных картотеках по разделам, соответствующим числу дней месяца, согласно установленным срокам исполнения документов (поручений), по исходящим документам – согласно ожидаемым датам получения ответов.
РКК с перспективными и просроченными сроками исполнения документов (поручений) группируются в самостоятельные разделы контрольной картотеки.
В контрольной картотеке могут выделяться дополнительные разделы и рубрики для систематизации РКК по исполнителям и группам документов (приказы, решения и др.);
148.6. картотека ежедневно просматривается контрольной службой с целью информирования руководителя и исполнителей о приближении (истечении) сроков исполнения документов. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2–3 дня до истечения установленного срока;
148.7. документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально.
Свидетельством исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, краткие сведения об исполнении фиксируются исполнителем в РКК.
На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
148.8. карточка с информацией, характеризующей исполнение, представляется ответственному за контроль для проверки исполнения и снятия документа (поручения) с контроля.
При некачественном исполнении документ (поручение) с контроля не снимается и переходит в разряд неисполненных в срок;
148.9. информация о результатах исполнения документов (поручений) периодически обобщается и доводится до сведения руководства;
148.10. контрольные действия могут осуществляться в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием АС ДОУ.
ГЛАВА 10
СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
149. Устанавливаются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации.
150. Типовая и примерная номенклатуры дел – это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.
Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.
Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В делопроизводстве номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
В архиве организации номенклатура дел используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
151. Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ органов управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций.
Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые государственными органами, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.
Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.
1511. Номенклатура дел организации составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел.
При использовании типовой или примерной номенклатуры дел в номенклатуру дел организации переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации.
При использовании типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится из нее полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации.
При использовании примерной номенклатуры дел по одному ее заголовку в номенклатуре дел организации может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.
Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел организации без изменений, если иное не установлено актами законодательства.
152. Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (далее – сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения.
153. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 10.
Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (далее – ЭК) или ЦЭК организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена.
154. Сводная номенклатура дел подлежит составлению на текущий год при создании новой организации, а также пересоставлению при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре организации.
155. Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.
Сводные номенклатуры дел иных организаций согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций один раз в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.
156. Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах. Сводные номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах.
Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий – в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования в соответствии с требованиями пункта 155 настоящей Инструкции.
157. После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.
158. Номенклатуры дел структурных подразделений составляются по форме согласно приложению 11.
Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), ЭК этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения.
159. При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.
160. При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, инструкция по делопроизводству организации, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.
161. В номенклатуру дел включаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, в том числе учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.
В номенклатуру дел также включаются дела, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.
В номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, вспомогательные документы (печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и так далее), указатели и другое).
162. Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.
Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности организации.
163. Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).
Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, являются наименования структурных подразделений организации.
Например:
1. Общий отдел
2. Отдел экономического прогнозирования
3. Производственно-технический отдел
4. Отдел капитального строительства
5. Отдел охраны труда
6. Служба главного механика и энергетика
7. Отдел технического контроля
8. Финансовый отдел
9. Бухгалтерия
10. Отдел организации труда и заработной платы
11. Отдел кадров
12. Отдел материально-технического обеспечения и сбыта продукции
13. Юридический отдел
14–20. Цеха
21–25. Лаборатории
26. Архив
27. Профессиональный союз.
Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу, являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции или направления деятельности организации.
Например:
1. Руководство
2. Организационно-методическая работа
3. Спортивно-массовая работа
4. Тренерский совет
5. Бухгалтерия
6. Отдел кадров
7. Архив
8. Профессиональный союз.
В бесструктурных организациях, а также в организациях с часто меняющейся структурой номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации). Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации.
Например:
1. Руководство
2. Планирование
3. Производственная деятельность
4. Финансирование
5. Учет и отчетность
6. Работа с кадрами
7. Работа архива.
Независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.
Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.
164. Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4.
165. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:
165.1. в графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).
Например:
1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3
При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0».
Например:
01-01, 01-02; 02-01, 02-02, 02-03
В сводной номенклатуре дел однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.
Например:
1-5 Приказы директора института по основной деятельности
2-5 Приказы директора института по основной деятельности. Копии
3-5 Приказы директора института по основной деятельности. Копии.
Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.
В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года;
165.2. в графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.
Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.
В состав заголовка включаются указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.
В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:
указание автора документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или наименование должности лица, издавшего документ);
Например:
Приказы директора института по основной деятельности
указание адресата или корреспондента документов;
Например:
Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь о проведении обязательной юридической экспертизы нормативных правовых актов
географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела;
Например:
Отчеты средних школ Борисовского, Дзержинского и Крупского районов Минской области об учебно-методической работе
даты (период), к которым относится содержание документов дела;
Например:
Отчеты государственных архивов о комплектовании документами личного происхождения в 2001–2006 гг.
указание на копийность документов, включенных в дело.
Например:
Приказы директора института по основной деятельности. Копии
Термин «Документы» используется в заголовке:
при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело;
Например:
Документы о строительстве спортивного комплекса (финансовый отчет, сметы, справки и др.)
при объединении в одном деле документов-приложений к какому-либо документу или группе документов.
Например:
Документы к протоколам заседаний коллегии министерства за 2007 год
Термин «Дело» используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.
Например:
Дело о рассмотрении жалобы Иванова И.И.
Термин «Дело» употребляется в названиях личных, судебных, арбитражных дел.
В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.
Например:
Переписка с Министерством здравоохранения Республики Беларусь, торгово-производственным республиканским унитарным предприятием «Белфармация» о поставке лекарственных средств
Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.
Например:
Переписка с исполнительными комитетами областей и г. Минска о распределении молодых специалистов
Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.
Например:
Переписка о заключении договоров на поставку материалов и комплектующих
В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.
Например:
Планы работы структурных подразделений института на IV кв. 2007 г.
Квартальные отчеты о работе структурных подразделений института за 2007 год
Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …» и т.д.).
В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.
Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:
нормативные правовые акты (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);
учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о государственной регистрации и др.);
распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);
распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);
организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);
протоколы;
планы;
отчеты;
договоры;
справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);
переписка;
учетно-регистрационные формы.
Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.
Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты – перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями – перед перепиской с иными организациями и т.д.
Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту;
165.3. графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в организации в течение года под соответствующим заголовком;
165.4. в графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел, номера пунктов согласно нормативным правовым актам, локальным правовым актам, устанавливающим перечень типовых документов с указанием сроков хранения и (или) перечни документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения (далее – ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения), а также перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (далее – перечни документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения).
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, указанных в части первой настоящего подпункта, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов или государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов), ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций).
В деятельности организации могут образовываться документы временного хранения, срок хранения которых после проведения экспертизы ценности может продлеваться. К сроку хранения таких документов и дел добавляется отметка «ЭПК».
Например:
15 л. ЭПК
п. 278;
165.5. в графе 5 «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах, о незаведении дел, о передаче дел в другую организацию или структурное подразделение для продолжения, о выделении дел к уничтожению, об утрате дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения, о датах и индексах протоколов заседаний ЦЭК (ЭК) организации, в соответствии с которыми установлены сроки хранения документов, не отраженных в перечнях типовых документов с указанием сроков хранения и (или) ведомственных перечнях документов с указанием сроков хранения, а также перечнях документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения, об электронных делах, содержащих документы в электронном виде (ЭД), информационных ресурсах (ИР), гибридных делах (ГД) и др.
166. В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, локальных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.
167. По окончании делопроизводственного года службой ДОУ организации в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме согласно приложению 12. Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественной организации) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественной организации).
Сведения, содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел, передаются в архив организации. Отметка «Итоговые сведения переданы в архив организации» подписывается и датируется лицом, передавшим сведения.
ГЛАВА 11
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
168. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.
Документы формируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В бесструктурных организациях формирование дел осуществляют лицо, выполняющее функции службы ДОУ в организации, и работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.
Контроль за правильным формированием дел в делопроизводстве осуществляют служба ДОУ и архив организации. Правильность формирования дел проверяется при передаче дел в архив организации и в государственный архив, если организация является источником комплектования государственного архива.
169. Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов «В дело №». При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.
170. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.
Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.
В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.
Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела.
171. Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.
172. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров.
Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела и систематизируются в порядке возрастания их номеров.
Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения.
Распорядительные документы определенной разновидности, регистрируемые отдельно в соответствии с требованиями подпунктов 142.3 и 142.4 пункта 142 настоящей Инструкции, группируются в отдельные дела.
Организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и другое), как правило, формируются в отдельные дела независимо от способа их утверждения. Организационные документы, утвержденные распорядительными документами, могут формироваться в дела вместе с указанными документами как приложения к ним.
Протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.
Протоколы группируются в дела отдельно по видам (например, протоколы заседаний аттестационной комиссии, протоколы заседаний экспертной комиссии и другое) и систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.
Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, или отчет за 2006 год, составленный в 2007 году, должны быть отнесены к 2006 году. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.
Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним – ответный документ.
Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном актами законодательства.
Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, группируются в самостоятельные дела и систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке. Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, содержащие предложения по улучшению деятельности организаций, индивидуальных предпринимателей, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества, группируются отдельно. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, систематизируются в деле вместе с предыдущими.
Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.
ГЛАВА 12
ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
173. Экспертиза ценности документов – это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.
174. Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей ЭК. В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации, создаются постоянно действующие ЦЭК.
ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положения о ЦЭК (ЭК) организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами, иных организаций – с ЦЭК вышестоящих организаций.
175. ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается заместитель руководителя организации, членами – руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ), заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) организации, главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего архива. Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.
176. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:
проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством;
согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;
ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;
согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, актов об отсутствии дел, актов о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны;
подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, перечнями документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов;
осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и подчиненных (входящих в состав, систему) органов, организаций;
принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации и подчиненных (входящих в состав, систему) органов, организаций.
177. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может закрепляться также в приказе (распоряжении) руководителя организации.
178. Непосредственный отбор документов на хранение в архив организации и выделение к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.
Принципы, критерии и порядок проведения экспертизы ценности документов определяются актами законодательства.
179. По результатам экспертизы ценности и отбора документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
ГЛАВА 13
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
180. Дела организации подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации.
Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.
Оформление дел осуществляется под контролем и при методической помощи службы ДОУ и архива организации. Правильность оформления дел проверяется при передаче дел в архив организации и в государственный архив, если организация является источником комплектования государственного архива.
181. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.
182. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела указываются:
наименование вышестоящей организации;
наименование организации;
наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела;
год, в котором заводится дело;
срок хранения дела (тома, части).
183. Полное оформление дела предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных пунктом 186 настоящей Инструкции);
составление листа-заверителя дела;
оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
систематизацию документов дела в соответствии с требованиями главы 11 настоящей Инструкции.
184. Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов, имеющих особенности художественного оформления, материальной основы документа, содержащих в оформлении материальные ценности, или состоящие из неформатных документов (чертежи, рукописи и так далее), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).
185. Листы в деле, кроме листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы каждого тома дела нумеруются отдельно.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.
Чертежи, диаграммы, фотографии и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Документы, подклеенные одним краем, нумеруются отдельно.
Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конвертов: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке. Собственная нумерация сохраняется, если имеющий ее документ составляет отдельное дело.
При наличии большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация: старый номер зачеркивается одной наклонной чертой, рядом ставится новый номер листа. Если обнаруженные ошибки в нумерации незначительны, то используются литерные номера листов.
Например: 15а, 15б
186. К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, следственные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 13.
Во внутренней описи указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, заголовки документов и номера листов, на которых расположен каждый документ. Во внутренней описи дел с распорядительными документами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия (прием, перевод, увольнение и др.) с указанием фамилий, собственных имен, отчеств (если таковые имеются) конкретных работников. Если в одном распорядительном документе по личному составу содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером. Если в одном распорядительном документе по личному составу одно предписываемое действие распространяется на широкий круг работников, их фамилии, собственные имена, отчества (если таковые имеются) во внутренней описи допускается не указывать.
Внутренняя опись документов личного дела составляется в процессе ведения личного дела.
В конце внутренней описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в дело документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи, даты составления и помещается в начале дела. Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и другое) отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая внутренняя опись и (или) итоговая запись к внутренней описи. Старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле.
187. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 14 и помещается в конце дела (тома, части). Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела.
В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов, номера листов с наклеенными фотографиями и документами (за исключением личных дел), номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).
Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись (новый лист-заверитель дела). Старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой, но сохраняется в деле.
188. Обложки дел оформляются по форме согласно приложению 15. При оформлении обложки дела соблюдаются следующие правила:
188.1. наименование вышестоящей организации, организации и структурного подразделения указываются полностью в именительном падеже. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования в скобках.
Например:
Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь (МНС).
Если в период формирования дела наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения изменялись или при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение, прежнее наименование заключается в скобки, а выше указывается новое наименование.
Например:
Министерство по налогам и сборам Республики Беларусь (МНС)
(Государственный налоговый комитет Республики Беларусь);
188.2. индексы и заголовки дел на обложках указываются в соответствии с номенклатурой дел организации. При пересоставлении номенклатуры дел в течение делопроизводственного года и изменении индекса дела прежний индекс заключается в скобки, а новый указывается над ним;
188.3. если в течение делопроизводственного года сформировано несколько томов (частей) дела, то на обложке каждого тома (части) указывается его номер.
Например:
Дело № 1 – 2. Том № 1;
188.4. в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера.
Например:
Приказы № 1 – 30 директора института по основной деятельности.
В заголовках дел с личными карточками или лицевыми счетами, состоящих из двух и более томов, указываются первые буквы фамилий первого и последнего работников, чьи личные карточки или лицевые счета включены в том.
Например:
Дело № 3 – 31. Том № 1
Лицевые счета по начислению заработной платы работникам предприятия за 2020 год. А – М.
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.
Например:
Приказы директора института по основной деятельности. Копии.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается;
188.5. на обложке дела проставляется дата дела (крайние даты документов, включенных в дело).
Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами.
Например:
Начато: 06.01.2020
Окончено: 15.12.2020.
Датой дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами включают только год.
Датой дела, содержащего один документ, является дата этого документа, указываемая в заголовке дела.
Например:
Доклад директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь о работе государственных архивных учреждений Республики Беларусь за 2020 год.
Крайними датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.
Если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, под датой дела делается отметка «Имеются документы за … год(ы)».
Если дело было начато в одной организации, а окончено в другой, на обложке проставляют три даты: дату заведения дела в первой организации, дату поступления в другую организацию и дату окончания дела во второй организации.
Например:
Начато: 06.01.2020
17.06.2020
Окончено: 15.12.2020.
Если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, в том числе на основании анализа содержания документов дела, то при оформлении на обложке они заключаются в квадратные скобки.
Например:
[Не ранее 21.08.2018]
или:
[Не позднее 2015 г.]
или:
[20.08.2013];
188.6. количество листов в деле выносится на обложку из листа-заверителя дела;
188.7. срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации после сверки его с перечнем документов с указанием сроков хранения. На обложках дел постоянного хранения указывается: «Хранить постоянно»;
188.8. при внесении дела в опись на обложке дела проставляется архивный шифр (номер фонда, описи и дела по описи);
188.9. на обложке дела, подлежащего передаче в государственный архив, предусматривается место для наименования соответствующего государственного архива. Наименование государственного архива на обложке оформляется в государственном архиве после передачи-приема дела.
189. Дела временного (до 10 лет) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.
ГЛАВА 14
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
190. Опись дел – это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета.
191. Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.). В описи дел включаются дела, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке.
На электронные дела составляются отдельные описи в порядке, установленном Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях и Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 20.
192. Описи дел составляются в структурных подразделениях (в бесструктурных организациях – работниками, ответственными за соответствующие направления деятельности или выполнение функций) (далее – описи дел структурных подразделений) и в архиве организации (далее – сводные описи дел).
193. В структурных подразделениях описи дел составляются под методическим руководством архива организации по форме согласно приложению 16.
194. Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел структурных подразделений несут руководители этих подразделений (работники, ответственные за соответствующие направления деятельности или выполнение функций).
195. Перед внесением заголовков дел в опись проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации, производится полистный просмотр дел. При просмотре дела проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета, нумерация листов дела, наличие и правильность оформления внутренней описи дела в случаях, определенных пунктом 186 настоящей Инструкции, наличие и правильность оформления заверительной надписи. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляется справка с изложением причин их отсутствия. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации.
196. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие правила:
заголовки дел включаются в опись дел структурного подразделения того года, в котором они были начаты делопроизводством или поступили в организацию для продолжения делопроизводством;
заголовки дел, начатых делопроизводством в одном структурном подразделении, а затем продолженных в другом, включаются в опись дел того структурного подразделения, в котором они были закончены;
заголовки дел с планами, отчетами, сметами включаются в опись дел структурного подразделения того года, на который или за который указанные документы были составлены независимо от даты их составления;
заголовки дел с планами, программами, рассчитанными на несколько лет, включаются в опись дел структурного подразделения по начальному году действия указанных документов;
дела с итоговыми отчетами о выполнении таких планов, программ включаются в опись дел структурного подразделения по последнему году действия плана, программы;
заголовок каждого дела (тома, части) вносится в опись дел структурного подразделения под самостоятельным порядковым номером;
заголовки дел вносятся в опись дел структурного подразделения в последовательности, установленной схемой систематизации дел фонда, как правило, согласно систематизации дел в номенклатуре дел;
в опись дел структурного подразделения по личному составу заголовки дел вносятся и систематизируются по номинальному признаку;
порядок нумерации дел в описи дел структурного подразделения – валовый;
графы описи дел структурного подразделения заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в годовой раздел описи дел структурного подразделения подряд нескольких дел с однородными заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел допускается обозначать словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся полностью;
Например:
Документы о строительстве Ледового дворца в г. Барановичи Брестской области (финансовый отчет, сметы, справки и др.)
То же в г. Молодечно Минской области;
на каждом новом листе описи дел структурного подразделения заголовок воспроизводится полностью, перенос текста заголовка на другую страницу описи дел структурного подразделения не допускается;
при внесении в опись дел структурного подразделения копий документов в заголовках соответствующих дел указывается копийность документов;
переходящие дела, содержащие документы за несколько лет, включаются в опись дел структурного подразделения по году заведения;
при составлении описей дел структурного подразделения последующих лет, в течение которых формирование переходящих дел было продолжено, в них за последней описательной строкой каждого года делаются ссылки на номера дел по описи дел структурного подразделения того года, в которую эти переходящие дела были включены;
Например:
Документы за 2020 год см. также в описи № 3/2019 за 2019 год, дела № 10, 15;
графа описи дел структурного подразделения «Примечание» используется для отметок о передаче дел в архив организации, о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и тому подобном.
197. Описи дел структурных подразделений имеют номера. Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись. К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения – «в».
198. В конце описи дел структурного подразделения (за последней описательной строкой) составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
199. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления, согласовывается руководителем службы ДОУ организации, ЭК структурного подразделения (при наличии) и утверждается руководителем структурного подразделения.
200. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, а при наличии ЭК структурного подразделения – в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания ЭК.
201. На обложках дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.
202. По описям дел структурных подразделений документы сдаются в архив организации. На основе описей дел структурных подразделений в архиве организации составляются годовые разделы сводных описей дел.
203. При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.) ее документы включаются в отдельную опись дел, составляемую по форме, установленной для описей дел структурных подразделений. Дела общественной организации передаются в архив организации в порядке, установленном для передачи дел структурных подразделений, и включаются в годовые разделы сводной описи дел.
ГЛАВА 15
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ
204. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации.
Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.
Передача дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями главы 14 настоящей Инструкции.
205. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача таких дел в архив может осуществляться по согласованию с архивом организации по описям или по номенклатуре дел.
206. Дела передаются в архив организации по графику. График составляется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
При передаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.
Дела передаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе примечание каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии или отсутствии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.
Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.
2061. Передача документов в электронном виде в архив организации осуществляется в порядке, установленном Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций.
ГЛАВА 16
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ
207. Отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЦЭК (ЭК) организации.
208. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
209. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» составляется отдельный акт.
Если в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, включены дела нескольких структурных подразделений, то наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
210. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 17. В акте указываются:
заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел;
Например:
План работы отдела документоведения на 2001 год
или
Планы работы структурных подразделений института
дата или крайние даты дел;
Например:
2001
или
2001–2005
номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения более 10 лет, в том числе по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;
индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;
количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);
сроки хранения дел и номера пунктов по перечню.
Например:
5 л., п. 461
211. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно со сводными описями дел.
Акт, составляемый в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, утверждается руководителем организации после утверждения соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
212. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.
Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством.
ГЛАВА 17
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
213. С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.
Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
214. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Электронные носители с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у секретаря коллегиального органа. Отметки о дате заседания и времени записи делаются на упаковке носителей.
215. Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам.
Выдача документов и дел в пользование другому структурному подразделению организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения.
Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации.
Выдача документов и дел гражданам осуществляется в соответствии с законодательством.
Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством.
Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа.
216. Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель, оформляемый по форме согласно приложению 18. Для контроля за возвратом дел составляется карта-заместитель дела, оформляемая по форме согласно приложению 19.
ГЛАВА 18
ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ
217. Исключен.
218. Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством.
Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласовывают используемые форматы документов в электронном виде с уполномоченным государственным архивным учреждением.
Используемые форматы должны обеспечивать подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в том числе при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы и др.
Допустимыми форматами документов в электронном виде являются:
Portable Document Format / A (PDF/A);
Office Open XML (DOCX);
OpenDocument Format (ODT).
Допустимыми форматами для электронных отображений документов на бумажных носителях являются:
Portable Network Graphics (PNG);
Tagged Image File Format (TIFF);
Joint Photograph Experts Group (JPEG);
Portable Document Format / A (PDF/A).
Допустимые форматы электронных копий документов на бумажных носителях определены Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях.
219. Подготовка документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным настоящей Инструкцией в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
220. Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным пунктом 35 настоящей Инструкции.
221. В документах в электронном виде при оформлении реквизитов, в состав которых входит собственноручная подпись, все элементы таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа. В качестве эквивалента собственноручной подписи используется ЭЦП, за исключением случаев, указанных в пункте 222 настоящей Инструкции.
Использование ЭЦП осуществляется в соответствии с требованиями законодательства, в том числе предъявляемым к средствам выработки и проверки ЭЦП.
222. Инструкцией по делопроизводству организации и (или) иными локальными правовыми актами организации могут быть установлены правила подписания, согласования, утверждения внутренних документов в электронном виде (за исключением локальных правовых актов) без использования ЭЦП, если законодательством не установлено иное. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ.
Отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) – автора документа, если законодательством не установлено иное.
При осуществлении внешнего согласования проектов документов в электронном виде в качестве эквивалента собственноручной подписи, входящей в состав реквизита «Гриф согласования», используется ЭЦП. Согласование документа без использования ЭЦП допускается по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо, согласовавшее документ, и совместимы между собой, если законодательством не установлено иное.
Отсутствие ЭЦП допустимо для документов (за исключением электронных документов) информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для электронных отображений документов на бумажном носителе.
223. При подготовке документов в электронном виде могут использоваться шаблоны. Шаблоны разрабатываются на основе унифицированных форм документов службой ДОУ организации.
224. Прием и отправка документов в электронном виде осуществляется, как правило, службой ДОУ.
Допускается прием и отправка документов в электронном виде структурными подразделениями (работниками) организации без участия службы ДОУ. Перечень категорий документов в электронном виде, прием и отправка которых осуществляется структурными подразделениями (работниками) организации самостоятельно, разрабатывается службой ДОУ и утверждается руководителем организации.
После отправки документа в электронном виде, удостоверенного в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, досылка его экземпляра на бумажном носителе не требуется, если законодательством не установлено иное.
2241. При получении документов в электронном виде, в том числе подписанных ЭЦП, проверяется их подлинность и целостность, наличие всех указанных приложений, возможность их воспроизведения, отсутствие компьютерных вирусов и т.д.
225. Исключен.
226. Исключен.
2261. При положительном результате проверки документы подлежат дальнейшей обработке.
В случае обнаружения ошибок (отрицательных результатов проверки ЭЦП, отсутствия приложений, некорректного воспроизведения содержания, наличия компьютерных вирусов и т.д.) организации-отправителю направляется уведомление.
227. Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями пункта 139 настоящей Инструкции.
Дополнительно при регистрации документов в электронном виде могут использоваться реквизиты «Должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ», «Адрес хранения документа в электронном виде», «Внутренняя переадресация документа по исполнителям», «Наличие приложений к документу», «Способ доставки документа» (по информационно-телекоммуникационной сети, на съемном носителе и др.) и др.
228. Исключен.
229. Во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», отметке об ознакомлении с документом, иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде не вносится в их формуляр (общую часть электронного документа).
Данная информация отражается в регистрационных формах (РКК или журнале) на бумажном или электронном носителе и при необходимости прикрепляется в виде отдельных файлов (информационных объектов) к регистрируемому (учитываемому) документу в электронном виде.
230. Регистрационно-учетные данные о документах в электронном виде и связи между ними и самими документами сохраняются в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком виде на протяжении всего жизненного цикла документов. При передаче документов в электронном виде внутри организации или при отправке за пределы организации вместе с ними передаются их регистрационно-учетные данные.
231. При пересылке по электронной почте документ в электронном виде оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией, и прикрепляется в виде приложения (файла) к электронному письму.
232. Документы в электронном виде, в том числе отправляемые (получаемые) по каналам электронной почты, допускается:
экспортировать во внешние по отношению к почтовой системе электронные файлы;
экспортировать в АС ДОУ;
распечатывать на бумажном носителе.
233. При экспорте документа в электронном виде, отправленного (полученного) по каналам электронной почты, во внешний по отношению к почтовой системе файл или АС ДОУ с документом экспортируется (распечатывается) сопроводительное электронное письмо, включая информацию, содержащуюся в заголовочной части электронного письма (сведения об электронном адресе отправителя (получателя), дате отправки, дате получения, теме письма, о путях прохождения электронного письма по информационно-коммуникационным каналам связи, идентификаторе письма в информационной системе и др.), если документ не содержит реквизит «Дата документа», в иных случаях, когда указанная информация необходима для подтверждения факта и условий отправки (получения) документа и (или) может быть использована в справочных и доказательных целях.
234. При хранении и использовании документов в электронном виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной почты, обеспечивается их доступность для всех заинтересованных работников организации в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа.
235. Контроль исполнения документов в электронном виде осуществляется с учетом требований главы 9 настоящей Инструкции.
Контроль исполнения документов в электронном виде обеспечивается тем же структурным подразделением (должностным лицом), которое в соответствии с локальными правовыми актами обеспечивает контроль исполнения документов на бумажных носителях.
236. Документы в электронном виде подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе.
В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При отсутствии бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе.
Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения. Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК».
При наличии идентичных по содержанию документов в электронном виде и на бумажном носителе документы в электронном виде хранятся до минования надобности. Уничтожение документов в электронном виде постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не ранее утверждения в установленном порядке годовых разделов сводных описей дел, содержащих документы на бумажном носителе.
237. Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях, указанных в главах 11 и 13 настоящей Инструкции.
В деятельности организаций допускается формирование гибридных дел в том случае, когда в пределах одного дела объединяются документы, часть которых поступила в организацию по каналам электросвязи или была создана в организации в виде документа в электронном виде, а часть документов поступила в организацию или была создана в организации на бумажном носителе. При этом в номенклатуре дел делается отметка в соответствии с подпунктом 165.5 пункта 165 настоящей Инструкции.
Гибридное дело существует только на стадии оперативного хранения. Гибридные дела временного (до 10 лет) хранения после окончания делопроизводственного года не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков.
В организациях, в архивах которых созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, гибридные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при подготовке к передаче в архив организации подлежат полному оформлению в два самостоятельных дела: документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе, документы в электронном виде формируются в электронное дело. Указанным делам присваивается одинаковый индекс по номенклатуре дел и заголовок.
В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, не допускается формировать гибридные дела документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В случае поступления таких документов в организацию по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота и на бумажном носителе применяются требования частей второй и третьей пункта 236 настоящей Инструкции.
Особенности формирования и оформления электронных и гибридных дел отражаются в инструкции по делопроизводству организации.
238. Место хранения электронных и гибридных дел до их передачи в архив или выделения к уничтожению с указанием при необходимости названия информационной системы организации, в которой они хранятся, определяется организацией самостоятельно и закрепляется в номенклатуре дел и (или) ином локальном правовом акте, утверждаемом руководителем организации.
239. Экспертиза ценности документов в электронном виде осуществляется в порядке, установленном главой 12 настоящей Инструкции, а также иными актами законодательства.
240. Передача в архив и выделение к уничтожению электронных дел и документов в электронном виде осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и иных актов законодательства.
|
Приложение 1 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Табель унифицированных форм документов
|
УТВЕРЖДАЮ |
||
|
(наименование должности |
||
|
__________________________________ |
||
|
руководителя организации) |
||
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
|
Дата |
|
Наиме- |
Дата утвержде- |
Подразде- |
Согласование |
Подпись |
Утверждение |
Печать |
Перио- |
При- |
|
|
внут- |
внеш- |
||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Наименование должности руководителя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 2 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Список на рассылку
_______________________________________________________________
(название, дата, индекс документа)
|
Наименование организации и (или) структурного подразделения, должностного лица – адресата |
Почтовый адрес |
Количество экземпляров |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Наименование должности руководителя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Приложение 3 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
|
Найменне вышэйстаячай арганізацыі |
Наименование вышестоящей организации |
|
|
___________ № ____________ |
Адресат |
Заголовок к тексту
|
Текст |
||
|
Наименование должности |
Расшифровка подписи |
|
|
Фамилия исполнителя 000 00 00 |
|
Приложение 6 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Регистрационно-контрольная карточка
Лицевая сторона
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
|
Срок исполнения |
Название вида документа |
Автор (корреспондент) |
||||||||||||||||||||||||||||
|
Дата и индекс поступления |
Дата и индекс документа |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
Заголовок (краткое содержание) |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Резолюция или кому направлен документ |
||||||||||||||||||||||||||||||
|
Отметка об исполнении документа |
Оборотная сторона
|
Контрольные отметки |
||
|
Фонд № |
Опись № |
Дело № |
|
Приложение 7 к Инструкции по делопроизводству |
Состав и правила заполнения обязательных реквизитов РКК
|
Реквизиты |
Пояснения к заполнению |
|
1 |
2 |
|
Название вида документа |
Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется |
|
Автор (корреспондент) |
При регистрации поступившего документа записывается наименование организации – автора документа. При регистрации исходящего документа записывается наименование организации-корреспондента. Допускается применение сокращенного наименования организации |
|
Дата и индекс поступления |
Заполняется при регистрации входящего документа. Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-получателем; переносятся из регистрационного штампа входящих документов |
|
Дата и индекс документа |
Записываются дата и индекс, присвоенные документу организацией-автором; переносятся с входящего или исходящего документа |
|
Заголовок (краткое содержание) |
Переносится заголовок, сформулированный на документе |
|
Резолюция или кому направлен документ |
Переносится текст резолюции руководителя |
|
Срок исполнения |
Проставляется дата (число, месяц, год), к которой документ должен быть исполнен. При регистрации исходящего инициативного документа записывается дата ожидаемого ответа |
|
Отметка об исполнении документа |
Проставляется индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ после исполнения, кратко записываются решение вопроса по существу, дата и индекс ответного документа |
|
Приложение 8 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Журнал регистрации входящих документов
|
Дата поступления и индекс документа |
Корреспондент, дата и индекс поступившего документа |
Краткое содержание |
Резолюция или кому направлен документ |
Срок исполнения |
Отметка об исполнении документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Приложение 9 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Журнал регистрации исходящих документов
|
Дата и индекс документа |
Корреспондент |
Краткое содержание документа |
Отметка об исполнении документа |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Приложение 10 к Инструкции по делопроизводству |
Форма номенклатуры дел организации
|
Наименование вышестоящей организации (место составления) на _____________ год |
УТВЕРЖДАЮ (наименование должности _______________________________ руководителя организации) |
|
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
|
Дата |
|
Индекс дела |
Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Номенклатура дел составлена на основании _______________________________________
(названия и выходные данные нормативных
___________________________________________________________________________
правовых актов, локальных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)
|
Наименование должности руководителя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Заведующий архивом (наименование |
|||
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
||
|
Дата |
|
СОГЛАСОВАНО _________________________________________ (наименование организации) ____________ № ____________ |
СОГЛАСОВАНО* _____________________________________________ (наименование _____________________________________________ государственного архива или _____________________________________________ структурного подразделения по архивам и _____________________________________________ делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, _____________________________________________ вышестоящей организации) _________________ № _________________________ |
______________________________
*В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов и не имеющих вышестоящего органа управления, не оформляется.
|
Приложение 11 к Инструкции по делопроизводству |
Форма номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) организации
|
Наименование организации (место составления) на _____________ год |
|
Индекс дела |
Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Номенклатура дел составлена на основании _______________________________________
(названия и выходные данные нормативных
___________________________________________________________________________
правовых актов, локальных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел)
|
Наименование должности руководителя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Заведующий архивом (наименование |
|||
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
||
|
Дата |
|
СОГЛАСОВАНО* (наименование структурного подразделения) ____________ № _______________________ |
______________________________
*Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
|
Приложение 12 к Инструкции по делопроизводству |
Форма
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _____ году в _______________________________
(наименование организации)
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Постоянного, |
|||
|
Временного (свыше 10 лет), |
|||
|
Временного (до 10 лет), |
|||
|
ИТОГО |
|
Наименование должности руководителя |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
Итоговые сведения переданы в архив организации.
|
Наименование должности лица, |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
Приложение 13 к Инструкции по делопроизводству |
Форма внутренней описи документов дела
Внутренняя опись
документов дела № ____
|
№ |
Дата документа |
Индекс документа |
Название и (или) заголовок документа |
Номера листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого _____________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ___________________________________________
(цифрами и прописью)
|
Наименование должности лица, составившего |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
Приложение 14 к Инструкции по делопроизводству |
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _______________________________________
(цифрами и прописью)
лист(ов), в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
+ листов внутренней описи:
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
|
Наименование должности лица, |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
Приложение 15 к Инструкции по делопроизводству |
Форма обложки дела
|
Ф. № _____________________ |
||
|
________________________________________________________________________ (наименование государственного архива)* ________________________________________________________________________ (наименование вышестоящей организации) ________________________________________________________________________ (наименование организации) ________________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения (общественной организации), ________________________________________________________________________ функции или направления деятельности) Дело № ________________ Том № ___________ (заголовок дела) _______________________ дата (крайние даты) На ______________ листах Хранить _______________ |
||
|
Ф. № _______________ |
||
______________________________
*Оформляется в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, при передаче дела (тома, части) в государственный архив.
|
Приложение 16 к Инструкции по делопроизводству |
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации
|
Наименование организации (наименование категории дел) за _____________ год |
УТВЕРЖДАЮ (наименование должности ____________________________________ руководителя структурного ____________________________________ подразделения (общественной ____________________________________ организации) |
|
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
|
Дата |
|
№ |
Индекс дела (тома, части) |
Название раздела, заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части)* |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
В данную опись внесено ______________________________________________________
(цифрами и прописью)
дел с № ________________________ по № ___________________________ в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
|
Наименование должности |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
|
Наименование должности руководителя |
|||
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
||
|
Дата |
|
СОГЛАСОВАНО** (наименование структурного подразделения) _________________________ № ______________ |
Передал _____________________________ дел и _________________________________
|
(цифрами и прописью) |
(цифрами и прописью) |
регистрационно-контрольных карточек к документам.
|
Наименование должности работника, |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
Принял _________________________________ дел и _______________________________
|
(цифрами и прописью) |
(цифрами и прописью) |
регистрационно-контрольных карточек к документам.
|
Наименование должности работника |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
|
Дата |
______________________________
*Графа 6 не оформляется в описях дел постоянного хранения.
**Оформляется при наличии ЭК структурного подразделения.
|
Приложение 17 к Инструкции по делопроизводству |
Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
|
Наименование вышестоящей организации (место составления) |
УТВЕРЖДАЮ (наименование должности ____________________________________ руководителя организации) |
|
|
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
|
Дата |
О выделении к уничтожению
документов и дел, не подлежащих
хранению
На основании _______________________________________________________________
(названия и выходные данные нормативных правовых актов, локальных
___________________________________________________________________________
правовых актов, использованных при проведении экспертизы ценности)
отобраны к уничтожению как не имеющие исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела фонда №* ________________________________
(название фонда)
|
№ |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера номенклатур (описей) за год(ы) |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи |
Кол-во дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Итого __________________________________________ дел за ________________ год(ы).
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________________________ год(ы) утверждены,
а по личному составу согласованы с ЭМК (ЭПК, ЦЭК) _____________________________
___________________________________________________________________________
(наименование государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству
___________________________________________________________________________
областных (Минского городского) исполнительных комитетов или вышестоящей организации)
(протокол ___________ № _________)
|
Наименование должности лица, |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
СОГЛАСОВАНО (наименование организации) ____________ № ___________________ |
СОГЛАСОВАНО** (наименование _____________________________________ государственного архива или _____________________________________ структурного подразделения по архивам и _____________________________________ делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, _____________________________________ вышестоящей организации) _________________ № __________________ |
Документы в количестве ___________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом _____________ кг сданы в _______________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________________ № ____________
|
Наименование должности работника |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
Изменения в учетные документы внесены.
|
Наименование должности работника |
Подпись |
Расшифровка подписи |
|
Дата |
______________________________
*Номер фонда указывается в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов.
**Оформляется в актах о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».
|
Приложение 18 к Инструкции по делопроизводству |
Форма листка-заместителя документа
Вид документа _______________________________ Дата __________ Индекс ___________
Корреспондент ______________________________________________________________
Заголовок (или краткое содержание документа) ____________________________________
___________________________________________________________________________
Выдан _____________________________________________________________________
(дата выдачи)
|
Выдал _____________________________ |
Получил ___________________________ |
|
(наименование должности, подпись, |
(наименование должности, подпись, |
|
____________________________ |
____________________________ |
|
расшифровка подписи лица, |
расшифровка подписи лица, |
|
____________________________ |
____________________________ |
|
выдавшего документ) |
которому выдан документ) |
|
Приложение 19 к Инструкции по делопроизводству |
Форма карты-заместителя дела
Наименование организации
Наименование структурного
подразделения
Дело № ____________________________________________________________________
(индекс по номенклатуре дел или номер по описи и заголовок)
Выдано _____________________ во временное пользование до ______________________
|
(дата выдачи) |
(дата возврата) |
|
Выдал _____________________________ |
Получил ___________________________ |
|
(наименование должности, подпись, |
(наименование должности, подпись, |
|
_____________________________ |
____________________________ |
|
расшифровка подписи лица, |
расшифровка подписи лица, |
|
_____________________________ |
____________________________ |
|
выдавшего дело) |
которому выдано дело) |
|
Приложение 20 к Инструкции |
ПЕРЕЧЕНЬ
документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде
1. Протоколы собраний работников структурных подразделений организаций
2. Протоколы оперативных совещаний у руководства организаций и документы к ним
3. Проекты приказов, распоряжений руководителей организаций
4. Проекты уставов организаций, документы по их разработке (докладные записки, справки, сведения, отзывы и др.)
5. Проекты регламентов, инструкций, правил, положений, методических указаний и рекомендаций
6. Переписка о разработке, применении и разъяснении регламентов, инструкций, правил, положений, методических указаний и рекомендаций
7. Регистрационные карточки об административных правонарушениях
8. Журналы регистрации протоколов и постановлений об административных правонарушениях
9. Аудиторские заключения (в аудиторских организациях, у аудиторов, осуществляющих деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей)
10. Письменная информация (отчеты) по результатам проведения аудита в аудиторских организациях, у аудиторов, осуществляющих деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей)
11. Книги регистрации заключенных договоров оказания аудиторских услуг
12. Документы о разъяснении порядка применения актов законодательства (информации, справки, сведения, переписка и др.)
13. Переписка о заключении и исполнении договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности
14. Журналы регистрации договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности
15. Претензионная переписка
16. Журналы учета претензий и исковых заявлений
17. Книги, журналы учета юридических консультаций
18. Документы о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (докладные записки, справки, анализы, сводки, обзоры, таблицы, переписка и др.) (кроме организаций, в которых они были составлены)
19. Регистрационно-контрольные формы регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц
20. Регистрационно-контрольные формы регистрации предписаний о надлежащем решении вопросов, изложенных в обращениях граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц
21. Документы о состоянии работы по рассмотрению замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (справки, сводки, переписка и др.) (кроме организаций, в которых они были составлены)
22. Книги учета личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц
23. Документы о рассмотрении обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе «прямых телефонных линий» (докладные записки, справки, переписка и др.)
24. Регистрационно-контрольные формы регистрации обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе «прямых телефонных линий»
25. Номенклатуры дел структурных подразделений (общественных организаций, коллегиальных органов) организаций
26. Выписки из номенклатур дел организаций
27. Журналы учета бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь
28. Переписка об организации и совершенствовании деятельности в сфере делопроизводства
29. Документы об анализе и контроле исполнения документов (справки, докладные записки, графики, сводки, контрольные листы и др.)
30. Регистрационно-контрольные формы регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений:
30.1. по административно-хозяйственным вопросам
30.2. о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)
31. Регистрационно-контрольные формы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов
32. Реестры на отправленную корреспонденцию
33. Заказы, заявки на выполнение работ с использованием компьютерной, множительной техники
34. Журналы, сводки учета работ с использованием компьютерной, множительной техники
35. Переписка об организации и совершенствовании работы архивов организаций
36. Графики приема дел в архивы организаций, графики передачи дел на постоянное хранение в государственные архивы, графики представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии государственного архива или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета
37. Журналы регистрации договоров о продлении сроков временного хранения документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь
38. Журналы регистрации договоров хранения документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь
39. Журналы регистрации договоров хранения документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, передаваемых на постоянное хранение в государственные архивы до истечения сроков их временного хранения в архивах организаций
40. Журналы регистрации договоров хранения документов негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, передаваемых на хранение в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов
41. Описи дел структурных подразделений (общественных организаций, коллегиальных органов) организаций
42. Журналы регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха
43. Заказы на выдачу дел из архива организации в читальный зал
44. Журналы регистрации посещений пользователями читальных залов архивов организаций
45. Карточки регистрации и учета исполнения запросов (тематических запросов)
46. Журналы регистрации пользователей и их личных дел
47. Журналы учета заказов на копирование документов
48. Планы работы организаций (квартальные)
49. Планы работы структурных подразделений (коллегиальных органов) организаций
50. Индивидуальные планы работников
51. Переписка по вопросам планирования
52. Отчеты о выполнении планов работы структурных подразделений (коллегиальных органов) организаций
53. Статистические отчеты по вспомогательным направлениям и видам деятельности организаций
54. Документы о составлении сводных статистических отчетов (таблицы, расчеты, справки и др.)
55. Оперативные отчеты (сведения) о выполнении оперативных планов по направлениям деятельности организаций и их структурных подразделений
56. Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности
57. Бухгалтерская (финансовая) отчетность (квартальная, месячная)
58. Переписка о передаче клиентов и банковских операций из одних банков в другие
59. Переписка об открытии и ведении счетов юридических лиц – нерезидентов
60. Книги учета депонированной заработной платы
61. Отчеты об исполнении бюджетов за отчетный финансовый год, пояснительные записки к ним (квартальные, месячные)
62. Проекты бюджетных смет получателей бюджетных средств
63. Выписки из лицевых счетов с приложениями документов, отчеты о финансировании и остатках бюджетных средств
64. Документы о кредитовании государственных программ (сведения, информации, справки, докладные записки и др.)
65. Отчеты о кредитовании физических и (или) юридических лиц (квартальные, месячные)
66. Отчеты о выданных кредитах (погашенных, просроченных и др.)
67. Отчеты о формировании и использовании специального резерва общих банковских рисков (по которым не выдавался кредит)
68. Переписка о функционировании Кредитного регистра и получении из него информации
69. Документы об аннулировании, внесении изменений и (или) дополнений в кредитные истории (заявления, докладные записки, переписка и др.)
70. Переписка о кредитовании, документарных операциях, банковских гарантиях, лизинге, факторинге, поручительстве и др.
71. Расчеты размеров процентов и платы за пользование кредитными ресурсами
72. Реестры, сопроводительные описи передачи кредитных досье клиентов – физических и (или) юридических лиц в белорусских рублях и иностранной валюте
73. Переписка о фальшивомонетничестве
74. Кассовые планы и отчеты об их выполнении
75. Отчеты о кассовых оборотах банка
76. Справки о кассовых оборотах за день и остатках ценностей
77. Сводные справки о кассовых оборотах за день
78. Отчетные справки об оборотах по продаже аттестованных бриллиантов за день и их остатках
79. Документы о координации деятельности по вопросам организации денежного обращения и перевозки наличных денежных средств, платежных инструкций, драгоценных металлов и драгоценных камней и иных ценностей (далее – перевозка ценностей) (планы, отчеты, графики, заключения и др.)
80. Документы о распределении и остатках денежной наличности (отчеты, заявки, обоснования, сведения, расчеты, решения и др.)
81. Ведомости учета операций по выпуску денег в обращение и изъятию денег из обращения
82. Переписка о реализации банкнот и монет
83. Документы по установлению лимитов остатков денежной наличности в белорусских рублях и иностранной валюте в операционных кассах (заявки, расчеты, заключения, переписка и др.)
84. Заявки на подкрепление денежной наличностью операционной кассы банка
85. Сведения о сроках выплаты заработной платы и других видов доходов
86. Документы об установлении официальных курсов белорусского рубля по отношению к иностранным валютам (распоряжения, информации, списки, переписка и др.)
87. Документы о функционировании обменных пунктов и валютных касс (отчеты, сведения, переписка и др.)
88. Книги учета уничтоженных банкнот
89. Сведения об обеспечении форменной одеждой, обувью, снаряжением к оружию и индивидуальными средствами защиты работников службы инкассации (далее – инкассаторы), работников, в обязанности которых входит осуществление перевозки ценностей
90. Списки организаций (индивидуальных предпринимателей), обслуживаемых инкассаторами
91. Явочные карточки
92. Переписка об инкассации денежной выручки и перевозке ценностей
93. Переписка о получении, сдаче, учете, хранении оружия, боеприпасов и технических средств защиты
94. Журналы учета оружия и боеприпасов
95. Маршруты, графики заездов инкассаторов в организации (к индивидуальным предпринимателям)
96. Отчеты о проведении банковских операций с физическими и (или) юридическими лицами
97. Документы по анализу роста, состава и развития клиентской базы (отчеты, сведения, информации, переписка и др.)
98. Выписки из лицевых счетов по учету валютных операций
99. Переписка об открытии валютных счетов в уполномоченных банках Республики Беларусь
100. Журналы выданных (оплаченных) расчетных чеков
101. Документы об организации работы банкоматов, платежных терминалов, платежно-справочных терминалов самообслуживания, пунктов выдачи наличных денежных средств, организаций торговли и сервиса (акты, анализы, планы, заявки, докладные записки и др.)
102. Переписка по вопросам привлечения денежных средств физических и (или) юридических лиц во вклады (депозиты)
103. Балансы «депо» (оборотные ведомости) депозитария по ценным бумагам
104. Переписка о проведении лотерей
105. Переписка о порядке осуществления арендных отношений
106. Переписка о разъяснении законодательства о занятости населения
107. Документы об организации и проведении ярмарок вакансий, дней организаций (планы, сведения, информации, переписка и др.)
108. Сведения о наличии свободных рабочих мест (вакансий)
109. Регистрационные карточки граждан, обратившихся по вопросам трудоустройства
110. Журналы регистрации документов по осуществлению административных процедур
111. Графики работ (сменности)
112. Документы об учете рабочего времени (сводки, сведения, докладные записки и др.)
113. Календарные планы замены и пересмотра норм труда
114. Переписка по вопросам нормирования и оплаты труда, тарифной системы
115. Фотографии рабочего времени
116. Фотографии времени использования оборудования
117. Документы о результатах проведения хронометража (фотохронометража) трудового процесса (планы, отчеты, справки, карты, расчетные таблицы и др.)
118. Переписка о применении различных форм оплаты труда, об установлении должностных окладов, о применении тарифных сеток, о создании, регулировании и использовании фонда заработной платы
119. Переписка об авариях и несчастных случаях на производстве
120. Сообщения о несчастных случаях на производстве
121. Извещения об острых профессиональных заболеваниях (экстренные) и хронических профессиональных заболеваниях
122. Заявки на лечебно-профилактическое питание и средства индивидуальной защиты для работников, занятых на работе с вредными и (или) опасными условиями труда
123. Переписка о проведении лечебно-профилактических и санитарно-гигиенических мероприятий по охране труда
124. Документы о проведении обязательных медицинских осмотров работающих (предварительных, периодических) (списки, графики, акты, переписка и др.)
125. Документы об организации и проведении обучения по охране труда (учебные планы, учебные программы, списки, переписка и др.)
126. Документы об организации и работе кабинета охраны труда (планы, отчеты, информации, сведения и др.)
127. Документы о наблюдении за состоянием воздушной среды в цехах организаций (протоколы, ежедневные анализы проб, переписка и др.)
128. Переписка о состоянии вентиляционного хозяйства на производстве
129. Переписка о применении и эксплуатации средств электрического освещения в цехах организаций
130. Журналы регистрации огневых работ
131. Переписка о применении социальных стандартов и нормативов по социальной защите населения
132. Переписка об уплате обязательных страховых взносов
133. Ведомости выдачи исходящих документов
134. Реестры передачи исходящих документов
135. Переписка о назначении пенсий
136. Анкеты застрахованных лиц
137. Планы работы по ведению воинского учета и бронирования военнообязанных
138. Документы о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных (отчеты, списки, справки и др.)
139. Переписка о ведении воинского учета и бронирования военнообязанных
140. Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных
141. Журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки
142. Журналы регистрации командировочных удостоверений
143. Графики трудовых отпусков
144. Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации, установлении квалификации
145. Переписка о проведении аттестации, установлении квалификации
146. Планы распределения педагогической нагрузки между педагогическими работниками и отчеты об их выполнении
147. Индивидуальные планы работы педагогических работников и отчеты об их выполнении
148. Журналы, карточки, ведомости учета выполнения педагогическими работниками педагогической нагрузки, распределения учебных часов
149. Сведения о выполнении педагогической нагрузки педагогическими работниками
150. Переписка об обеспечении учреждений образования учебно-методической документацией, учебными изданиями, иными средствами обучения, необходимыми для организации образовательного процесса
151. Заявки на учебно-методическую документацию, учебные издания, учебно-наглядные пособия, оборудование и иные средства обучения, необходимые для организации образовательного процесса
152. Переписка о допуске к использованию в образовательном процессе учебников, учебных пособий, иных учебных изданий
153. Документы о подготовке к новому учебному году учреждений образования (акты, справки, информации, переписка и др.)
154. Ежедневные планы работы педагогических работников с воспитанниками, планы коррекционно-развивающей работы с воспитанниками с особенностями психофизического развития в учреждениях дошкольного образования
155. Банк данных о детях дошкольного возраста в районе
156. Сведения о движении воспитанников в учреждениях дошкольного образования, в том числе об их законных представителях
157. Сведения о наличии учебных изданий и иных средств обучения, необходимых для организации образовательного процесса в учреждениях дошкольного образования
158. Документы по учету и движению детей в возрасте до 18 лет (списки, отчеты и др.)
159. Расписания учебных занятий, коррекционных, стимулирующих, поддерживающих и факультативных занятий, объединений по интересам (кружков, секций, студий, клубов и др.), выпускных экзаменов в учреждениях общего среднего образования, учреждениях образования, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность, реализующих образовательные программы специального образования (далее – учреждения специального образования)
160. Журналы общежитий учреждений общего среднего образования, специальных общеобразовательных школ (специальных общеобразовательных школ-интернатов), вспомогательных школ (вспомогательных школ-интернатов)
161. Переписка об итоговой аттестации учащихся в порядке экстерната при получении общего базового и общего среднего образования
162. Сведения о дальнейшем жизнеустройстве выпускников учреждений общего среднего образования
163. Документы о переводе обучающихся в иные учреждения специального образования (докладные записки, обоснования, переписка и др.)
164. Журналы учета пропущенных и замененных учебных занятий
165. Информации о жизнеустройстве, патронате выпускников специальных общеобразовательных школ (специальных общеобразовательных школ-интернатов), вспомогательных школ (вспомогательных школ-интернатов) (паспорт патроната выпускника)
166. Программы о профилактике и пресечении курения, употребления алкогольных, слабоалкогольных напитков, пива, наркотических средств, психотропных, токсических и других одурманивающих веществ (кроме организаций, в которых они были составлены)
167. Социальные паспорта учреждений образования
168. Документы о работе педагогов-психологов, педагогов социальных, учителей-дефектологов (планы, отчеты, информации, переписка и др.)
169. Журналы учета индивидуальной и групповой форм работы педагогов-психологов, педагогов социальных, учителей-дефектологов
170. Документы о периодических медицинских осмотрах и прививках воспитанников социально-педагогических учреждений (сведения, списки и др.)
171. Журналы учета пропущенных и замененных уроков
172. Журналы учета занятий с воспитанниками дошкольного возраста
173. Журналы учета посещений неблагополучных семей
174. Журналы учета посещений учреждений образования
175. Журналы учета диагностической работы
176. Единовременные сведения о заболеваемости воспитанников
177. Журналы регистрации воспитанников в карантинной группе
178. Журналы учета санитарно-просветительной работы
179. Санитарные журналы
180. Амбулаторные журналы
181. Журналы учета инфекционных заболеваний
182. Журналы учета физического развития воспитанников
183. Журналы учета осмотра воспитанников на педикулез
184. Журналы диспансерного учета воспитанников
185. Журналы учета прививок
186. Журналы учета травм
187. Журналы учета консультаций
188. Журналы учета договоров о взаимодействии учреждений образования с организациями – заказчиками кадров при подготовке специалистов, рабочих, служащих, заявок на подготовку специалистов, рабочих, служащих
189. Переписка об организации образовательного процесса при реализации образовательной программы подготовки лиц к поступлению в учреждения образования Республики Беларусь
190. Переписка о проведении дней открытых дверей в учреждениях образования
191. Сведения о количестве заявлений от лиц, поступавших для получения профессионально-технического, среднего специального и высшего образования в учреждения образования
192. Журналы регистрации документов лиц, поступающих в учреждения образования для получения профессионально-технического, среднего специального и высшего образования
193. Журналы учета заявлений лиц, обратившихся для участия в профессионально-психологическом собеседовании (тестировании), и принятых решений
194. Отчеты о проведении вступительных испытаний в учреждения образования (кроме организаций, в которых они были составлены)
195. Документы о ходе приема лиц, поступающих в учреждения образования для получения профессионально-технического, среднего специального и высшего образования (справки, информации, списки, докладные записки и др.)
196. Ежедневные сведения о результатах вступительных испытаний в учреждения образования
197. Переписка о приеме и зачислении лиц в учреждения образования
198. Книги учета передачи в отдел кадров (учебную часть) личных дел обучающихся
199. Расписания, графики учебных занятий, факультативных занятий, зачетов (дифференцированных зачетов), экзаменов по учебным предметам (учебным дисциплинам), государственных экзаменов (квалификационных экзаменов), кандидатских зачетов (дифференцированных зачетов) по общеобразовательным дисциплинам, кандидатских экзаменов по общеобразовательным дисциплинам, консультаций, защиты курсовых проектов (курсовых работ), дипломных проектов (дипломных работ), магистерских диссертаций, сетки часов по учебным предметам (учебным дисциплинам)
200. Сводки, ведомости учета посещаемости учебных занятий обучающимися
201. Журналы регистрации консультаций
202. Переписка о проведении экзаменационных сессий и допуске обучающихся к сдаче зачетов (дифференцированных зачетов), экзаменов по учебным предметам (учебным дисциплинам), высылке домашних контрольных работ и другим вопросам
203. Перечни проверочных работ по производственному обучению
204. Перечни квалификационных (пробных) работ
205. Перечни тем курсовых проектов (курсовых работ), дипломных проектов (дипломных работ)
206. Переписка об организации и состоянии заочной формы получения образования
207. Журналы регистрации справок-вызовов обучающихся заочной формы получения образования
208. Журналы учета домашних контрольных работ и курсовых проектов (курсовых работ) обучающихся заочной формы получения образования
209. Документы о проведении республиканских конкурсов профессионального мастерства, технического и декоративно-прикладного творчества, смотров, слетов, выставок и других образовательных мероприятий (положения, протоколы, заявки, анкеты, списки и др.)
210. Списки организаций, на базе которых проводится практика
211. Журналы учета производственного обучения, лабораторных и практических занятий, контрольных работ
212. Переписка об утверждении состава государственных квалификационных (квалификационных) комиссий, государственных экзаменационных комиссий и их председателей
213. Ведомости персонального учета выпускников
214. Планы, ведомости распределения (направления на работу) выпускников
215. Книги учета выдачи справок о самостоятельном трудоустройстве и подтверждений о приеме на работу
216. Книги учета выдачи свидетельств о направлении на работу и подтверждений о приеме на работу
217. Документы о проведении экскурсий (отчеты, информации, дневники, рефераты, переписка и др.)
218. Переписка об утверждении состава государственных экзаменационных комиссий (квалификационных комиссий) и их председателей
219. Документы о государственной регистрации информационных систем и информационных ресурсов (заявки, заключения и др.)
220. Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности
221. Журналы учета выдачи конкурсных документов, запросов ценовых предложений
222. Журналы учета выдачи приглашений к участию в процедурах закупок товаров (работ, услуг)
223. Журналы регистрации предложений
224. Журналы регистрации прибытия участников на заседания комиссии
225. Журналы учета договоров о материально-техническом обеспечении
226. Документы о потребности в сырье, материалах, комплектующих и иных товарах (работах, услугах) (сводные ведомости, таблицы, расчеты и др.)
227. Комплектовочные ведомости
228. Документы об условиях и оформлении поставок сырья, материалов, комплектующих и иных товаров (работ, услуг) (справки, сведения, заявки, заказы, переписка и др.)
229. Графики отгрузки сырья, материалов, комплектующих и иных товаров потребителям
230. Документы о выдаче сырья, материалов, комплектующих и иных товаров (обоснования, наряды и др.)
231. Журналы учета сырья, материалов, комплектующих и иных товаров, отправляемых потребителям
232. Грузовые таможенные декларации (декларации на товары)
233. Сводки, ведомости, книги учета отгрузки экспортных товаров
234. Документы о ежедневной отгрузке сырья, материалов, комплектующих и иных товаров (диспетчерские журналы, сводки и др.)
235. Сведения об отгруженных сырье, материалах, комплектующих и иных товарах
236. Отчеты об остатках, поступлении и расходовании сырья, материалов, комплектующих и иных товаров
237. Документы о качестве поступающих и отправляемых сырья, материалов, комплектующих и иных товаров (работ, услуг) (акты, заключения, справки и др.)
238. Переписка о заготовке и отгрузке металлического лома
239. Нормативы складских запасов
240. Переписка об организации складского хранения
241. Переписка о прибытии грузов
242. Переписка о завозе сырья, материалов, комплектующих и иных товаров на склады
243. Требования и копии требований на получение инструментов со складов
244. Книги учета распоряжений на отпуск сырья, материалов, комплектующих и иных товаров со складов
245. Переписка об использовании тары
246. Документы о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни (заявки, сведения, переписка и др.)
247. Графики дежурств работников, журналы учета дежурств работников
248. Документы об оформлении служебных проездных документов, бронировании мест в гостиницах (списки, сведения, переписка и др.)
249. Журналы учета выдачи печатей и штампов
250. Планы, графики профилактических осмотров и текущего ремонта оборудования и инженерных систем
251. Документы о техническом состоянии зданий (помещений), занимаемых организациями (отчеты, справки, сведения и др.)
252. Документы о подготовке зданий (помещений) и оборудования к эксплуатации в осенне-зимний период (планы, графики, переписка и др.)
253. Журналы регистрации договоров о коммунальном обслуживании зданий (сооружений)
254. Переписка о коммунальном обслуживании зданий (сооружений)
255. Переписка о содержании зданий (сооружений) и прилегающей к ним территории в надлежащем техническом и санитарном состоянии
256. Планы мероприятий по экономии тепловой и электрической энергии и отчеты об их выполнении
257. Журналы учета расхода тепловой энергии, потребления электрической энергии, природного газа, воды
258. Журналы учета осмотра и работы лифтов
259. Документы по контролю противопожарного состояния и режима охраны организаций (планы, отчеты, акты, сводки, сведения, переписка и др.)
260. Инструкции о мерах пожарной безопасности
261. Инструкции по эксплуатации систем противопожарного водоснабжения и установок пожарной автоматики
262. Инструкции по тушению пожаров в электроустановках
263. Инструкции по обеспечению эвакуации людей (на объектах с массовым пребыванием людей)
264. Переписка о приобретении пожарной техники, пожарного оборудования, пожарного инвентаря, огнетушителей, огнетушащих веществ и других средств противопожарной защиты
265. Журналы регистрации договоров об организации охраны
266. Схемы дислокации постов охраны
267. Документы о режиме работы охранников и сторожей (графики, расписания и др.)
268. Заявки на оружие, боеприпасы, вещевое имущество для охранников
269. Отчеты об устройстве и эксплуатации технических средств охраны
270. Планы защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера
271. Планы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций
272. Планы гражданской обороны
273. Документы об организации функционирования государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций и гражданской обороны (указания, планы, отчеты, информации и др.)
274. Переписка об организации функционирования государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций и гражданской обороны
275. Переписка о деятельности комиссий по чрезвычайным ситуациям
276. Документы о создании, использовании и восполнении резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций (копии решений, приказов, переписка и др.)
277. Документы о подготовке руководителей, должностных лиц, работников организаций, населения в области защиты от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера (планы, программы, отчеты, переписка и др.)
278. Документы об организации и ведении гражданской обороны (положения, планы, отчеты, переписка и др.)
279. Документы об организации функционирования и подготовке сил гражданской обороны (положения, решения, перечни, организационно-штатные структуры, табели и др.)
280. Документы об обеспечении и использовании специального имущества гражданской обороны (планы, отчеты, сведения и др.)
281. Документы о состоянии и эксплуатации различных видов транспортных средств (справки, докладные записки, сведения, переписка и др.)
282. Документы о наличии и состоянии автомобильных парков, гаражей, мастерских (справки, сведения, переписка и др.)
283. Документы об определении потребности в транспортных средствах и их выделении (заявки, расчеты, переписка и др.)
284. Документы о движении транспортных средств (сводки, сведения, расписания, графики, переписка и др.)
285. Документы о состоянии и развитии внутренней связи (докладные записки, справки, переписка)
286. Документы о ремонте сооружений и средств связи (планы, отчеты, переписка и др.)
287. Журналы регистрации договоров об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи
288. Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации
289. Схемы линий связи организаций
290. Журналы, книги учета телефонных разговоров
291. Журналы профилактических осмотров оборудования и каналов связи
292. Технические журналы эксплуатации средств связи
293. Документы по подготовке учредительных съездов, конференций, общих и иных учредительных собраний общественных организаций (планы, программы, справки, информации, переписка и др.)
294. Документы об итогах отчетно-выборных кампаний, выполнении решений высших органов общественных организаций (отчеты, справки, протоколы и др.)
295. Переписка об организации и проведении отчетно-выборных кампаний
296. Планы проведения общественных мероприятий
297. Документы о деятельности комиссий общественных организаций (протоколы, акты, ведомости, сведения и др.)
298. Финансовые сметы общественных, первичных общественных организаций
299. Отчеты об исполнении финансовых смет общественных, первичных общественных организаций
300. Документы о поступлении и расходовании членских взносов (отчеты, переписка и др.)
301. Документы об учете членских билетов (отчеты, заявки, акты, сведения и др.)
302. Учетные карточки членов общественных организаций
303. Списки членов общественных организаций
|
Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (Зарегистрирован 17.08.2018 № 51922) |
||||
|
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ПРИКАЗ
от 24 декабря 2020 г. N 199
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ
ПО РАЗРАБОТКЕ ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, ОРГАНАХ
МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
Приказываю:
Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления.
Руководитель Росархива
А.Н.АРТИЗОВ
Признан не нуждающимся в государственной регистрации Минюстом России.
Утверждены
приказом Росархива
от 24 декабря 2020 г. N 199
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО РАЗРАБОТКЕ ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
I. Общие положения
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее — Методические рекомендации) разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки инструкций по делопроизводству федеральными органами государственной власти, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти и иными государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления.
Методические рекомендации предназначены для применения в качестве единой методической основы подразделениями государственных органов, органов местного самоуправления, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее — Служба делопроизводства), при разработке ими инструкций по делопроизводству государственных органов, органов местного самоуправления (далее — Инструкция по делопроизводству).
При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных, иных нормативных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами:
1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. N 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 8, ст. 801; 2019, N 18, ст. 2207).
2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2017, N 52, ст. 7916).
3. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2020, N 24 ст. 3740).
4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2018, N 1, ст. 19).
5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2018, N 53, ст. 8454).
6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2020, N 24, ст. 3751).
7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 451; 2020, N 17, ст. 2701).
8. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776; 2018, N 1, ст. 7).
9. Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 19, ст. 2257).
10. Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. N 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 22, ст. 2663; 1997, N 20, ст. 2242; 1998, N 33, ст. 3967; 2005, N 28, ст. 2865; 2017, N 23, ст. 3310).
11. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2015, N 29, ст. 4473).
12. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2020, N 33 ст. 5389).
13. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2018, N 13, ст. 1808).
14. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.).
15. Постановление Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. N 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.).
16. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2020, N 6, ст. 677).
17. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2020, N 6, ст. 677).
18. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 2019, N 12, ст. 1314).
19. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 10, ст. 1084; 2017, N 29, ст. 4374).
20. Постановление Правительства Российской Федерации от 6 сентября 2012 г. N 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 38, ст. 5102; 2014, N 30, ст. 4316).
21. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. N 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 ноября 2011 г., регистрационный N 22304; Российская газета, 21 ноября 2011 г., N 261).
22. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442; Российская газета, 31 декабря 2014 г., N 299 (опубликован без приложения); Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 10 июня 2019 г.).
23. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации N 186, Федеральной службы охраны N 258 от 27 мая 2015 г. «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный N 38956; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 24 сентября 2015 г.).
24. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 4 июля 2018 г. N 335 «Об утверждении методических рекомендаций по переходу органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления муниципальных образований Российской Федерации на использование отечественного офисного программного обеспечения, в том числе ранее закупленного офисного программного обеспечения» ([Электронный ресурс] — Режим доступа: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71895754/).
25. Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 30 декабря 2019 г.).
26. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.
27. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (с Изменением N 1). — М.: Стандартинформ, 2018.
28. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы. — М.: Стандартинформ, 2019.
II. Порядок разработки, утверждения,
внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству разрабатывается Службой делопроизводства на основании Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 [1] (далее — Правила делопроизводства), с учетом положений настоящих Методических рекомендаций.
В соответствии с пунктом 1.8 Правил делопроизводства Инструкция по делопроизводству утверждается правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления после ее согласования:
— федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом — с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства — Федеральным архивным агентством (Росархивом); согласование проектов инструкций по делопроизводству осуществляется в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 [2];
— органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления — с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями; согласование проектов инструкций по делопроизводству проводится в порядке, установленном правовым актом уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственного (муниципального) архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями.
При наличии у Федерального архивного агентства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, государственного (муниципального) архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями (далее — архивное учреждение) замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в архивное учреждение.
Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями архивного учреждения и государственным органом, органом местного самоуправления в целях выработки взаимоприемлемого решения.
Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству оформляется письмом соответствующего архивного учреждения, направляемым в адрес государственного органа, органа местного самоуправления.
После согласования с архивным учреждением Инструкция по делопроизводству утверждается правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.
Утвержденная Инструкция по делопроизводству рассылается структурным подразделениям государственного органа, органа местного самоуправления.
Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления после согласования изменений с архивным учреждением, за исключением изменений технического характера.
Пунктом 1.9 Правил делопроизводства предусмотрено, что в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота (далее — СЭД), может применяться Инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления. Согласование таких инструкций по делопроизводству с архивным учреждением проводится в порядке, установленном Правилами делопроизводства для индивидуальных инструкций по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству должна предусматривать возможность выполнения делопроизводственных операций вне СЭД в случае ее неработоспособности и порядок их выполнения.
Государственные органы вправе разрабатывать типовые и/или примерные инструкции по делопроизводству для территориальных органов и подведомственных организаций, руководствуясь настоящими Методическими рекомендациями.
III. Структура и содержание инструкции по делопроизводству
3.1. Общие положения
В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству рекомендуется указать назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки и порядок применения.
В разделе «Общие положения» целесообразно отметить, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, совершенствования делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления и повышения его эффективности.
Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются Правила делопроизводства, а также законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, а также положение о государственном органе, регламент государственного органа, устав муниципального образования и иные нормативные документы государственного органа, органа местного самоуправления.
В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству (предусматривается) отмечается, что:
— положения инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий, а СЭД, применяемая в государственном органе, органе местного самоуправления, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;
— положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;
— особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, персональные данные, регулируются отдельными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами) государственного органа, органа местного самоуправления;
— требования Инструкции по делопроизводству к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.
В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления указывается включение/не включение положений, регулирующих порядок рассмотрения:
— обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее — обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций [3];
— запросов юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа [4];
— запросов граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг [5].
В случае если Инструкцией по делопроизводству не регулируется порядок работы с указанными комплексами документов, в разделе «Общие положения» должно быть указано, какими нормативными актами в государственном органе, органе местного управления устанавливается порядок работы с данными комплексами документов.
В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должно быть определено, что ответственность:
— за организацию и состояние делопроизводства, а также соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо лицо, исполняющее его обязанности;
— за ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления, возлагается на Службу делопроизводства или государственного (муниципального) служащего (работника) при ее отсутствии;
— за организацию работы с документами в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на руководителей данных подразделений либо лиц, исполняющих его обязанности;
— за ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления (далее — делопроизводитель структурного подразделения), которые могут выполнять данные обязанности, в том числе в порядке совмещения.
Функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней. Должностные обязанности работников Службы делопроизводства и делопроизводителей структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
Разделом «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должны быть установлены общие требования к организации работы с документами, в частности:
— работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и проектах документов служебной информации;
— передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам массовой информации, иным государственным органам, органам местного самоуправления, организациям допускается только с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица;
— государственные (муниципальные) служащие, работники (далее — работники) структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;
— перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае увольнения или перевода (перемещения) по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы делопроизводителю структурного подразделения или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения (при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту).
3.2. Основные понятия
В целях обеспечения однозначного и точного понимания положений Инструкции по делопроизводству всеми работниками государственного органа, органа местного самоуправления в качестве самостоятельного раздела в инструкцию включается раздел «Термины и определения».
В раздел «Термины и определения» включаются термины, определения которых установлены законодательными, иными нормативными правовыми актами, терминологическими стандартами [6], а при их отсутствии, — терминологическими словарями [7], а также термины, которые не имеют установленных определений, но которым Инструкцией по делопроизводству придается вполне определенное значение.
Термины, включаемые в Инструкцию по делопроизводству, подразделяются на:
— термины, обозначающие общие понятия (документ, дело, регистрация документа, номенклатура дел и др.);
— термины, обозначающие единичные понятия (номенклатурные названия), то есть понятия, относящиеся только к одному объекту и выступающие, как правило, его наименованием (Департамент электронного правительства, Общественный совет, Контрольно-аналитическое управление и др.).
Основные делопроизводственные понятия и их определения приведены в приложении N 1 к настоящим Методическим рекомендациям.
Если в Инструкции по делопроизводству употребляются многословные наименования (структурных подразделений, должностей, документов и др.) и по количеству их более 3 — 5, составляется перечень сокращений. Если многословных наименований немного, перечень сокращений не составляется, а после первого употребления в тексте инструкции полного наименования вводится его сокращенное наименование, обозначенное словом (словами) или аббревиатурой, например:
«Департамент регионального развития (далее — ДРР) создан в соответствии с…».
или: «Департамент регионального развития (далее — Департамент) создан в соответствии с…».
«Положение о работе с обращениями граждан в… (далее — Положение) определяет порядок…».
3.3. Документирование управленческой деятельности
3.3.1. Документы государственного органа, органа местного самоуправления
Правилами делопроизводства (пункт 2.1) установлено, что состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.
Устанавливается также (пункт 2.2 Правил делопроизводства), что в государственном органе, органе местного самоуправления создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.
В СЭД государственного органа, органа местного самоуправления или иной информационной системе, в которую включаются электронные документы, при визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для соответствующего вида документа.
СЭД государственного органа, органа местного самоуправления может поддерживать функцию создания электронных документов.
В соответствии с п. 2.8 Правил делопроизводства при создании электронных документов, используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов [8], в том числе, интерактивные [9], которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов включаются в Инструкцию по делопроизводству или утверждаются отдельно в виде альбома шаблонов бланков и шаблонов (унифицированных форм) документов.
3.3.2. Бланки документов
Документы государственного органа, органа местного самоуправления на бумажном носителе изготавливаются на бланках формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм), при необходимости могут использоваться бланки формата А3 (297 х 420 мм). Электронные документы изготавливаются на основе электронных шаблонов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Бланки документов изготавливаются:
— в федеральных органах государственной власти и иных федеральных органах с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» [10];
— в государственных органах субъектов Российской Федерации с воспроизведением герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации;
— в органах местного самоуправления — с воспроизведением герба (геральдического знака) органа местного самоуправления в соответствии с муниципальными правовыми актами.
Изготовление бланков на бумажном носителе с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 [11].
Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа муниципального образования осуществляется по заказам государственного органа, органа местного самоуправления.
Согласно пункту 2.6 Правил делопроизводства бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016 [12] и утверждаются в составе Инструкции по делопроизводству или в виде комплекта (альбома) бланков.
Бланки конкретных видов документов (бланк приказа, бланк распоряжения, бланк постановления и др.) изготавливаются для тех видов документов, издание которых носит регулярный характер. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить:
— порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов государственного органа, органа местного самоуправления;
— виды бланков;
— требования к изготовлению бланков;
— в необходимых случаях порядок учета бланков.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает три вида бланков документов [13]:
— общий бланк;
— бланк письма;
— бланк конкретного вида документа.
Общий бланк государственного органа, органа местного самоуправления [14] включает реквизиты: 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 05 «Наименование организации — автора документа»; 13 «Место составления (издания) документа».
Если общий бланк используется как бланк структурного подразделения или бланк должностного лица, дополнительно указывается реквизит 06 «Наименование структурного подразделения — автора документа» или, соответственно, 07 «Наименование должности лица — автора документа».
Кроме перечисленных реквизитов, на общем бланке проставляются ограничительные отметки для реквизитов 10 «Дата документа»; 11 «Регистрационный номер документа»; 16 «Гриф утверждения документа»; 17 «Заголовок к тексту».
Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Бланк письма государственного органа, органа местного самоуправления включает реквизиты: 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 05 «Наименование организации — автора документа»; 08 «Справочные данные об организации», а также ограничительные отметки для реквизитов 10 «Дата документа»; 11 «Регистрационный номер документа»; 12 «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»; 15 «Адресат».
В бланках писем структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления дополнительно к перечисленным используется реквизит 06 «Наименование структурного подразделения — автора документа», а в бланках писем должностных лиц — реквизит 07 «Наименование должности лица — автора документа».
Бланк конкретного вида документа государственного органа, органа местного самоуправления включает реквизиты: 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 05 «Наименование организации — автора документа»; 09 «Наименование вида документа», 13 «Место составления (издания) документа», а также ограничительные отметки для реквизитов 10 «Дата документа»; 11 «Регистрационный номер документа»; 16 «Гриф утверждения документа»; 17 «Заголовок к тексту».
Если в государственном органе, органе местного самоуправления используется бланк конкретного вида документа структурного подразделения (должностного лица), в бланк дополнительно включается реквизит 06 «Наименование структурного подразделения — автора документа», или, соответственно, — реквизит 06 «Наименование должности лица — автора документа».
В зависимости от компетенции государственного органа, органа местного самоуправления и полномочий руководителя может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов:
— бланк приказа;
— бланк указа;
— бланк постановления;
— бланк распоряжения;
— бланк указания;
— бланк протокола (коллегии, совещательного, координационного, методического органа);
— бланк письма государственного органа, органа местного самоуправления;
— бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя государственного органа, органа местного самоуправления);
— бланк письма структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления;
— бланк письма государственного органа, органа местного самоуправления для переписки с зарубежными корреспондентами;
— бланк(и) резолюций;
— бланки иных видов документов (поручений, актов, предупреждений, разрешений и др.), издание которых предусмотрено положениями, регламентами и иными нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления).
Бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу в соответствии с приложением Б.1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, при продольном — выравниваются по центру вдоль верхнего поля документа в соответствии с приложением Б.2 к ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Большая часть реквизитов бланка размещается в рабочей зоне документа. Исключение составляет реквизит 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», который располагается над реквизитом 05 «Наименование организации — автора документа», частично захватывая часть верхнего поля документа (не более 10 мм).
В государственных органах, органах местного самоуправления субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик в составе Российской Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на государственном языке (государственных языках) республик в составе Российской Федерации — справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке — вверху, ниже — все реквизиты бланка на государственном языке (государственных языках) республик в составе Российской Федерации).
Для переписки с иностранными корреспондентами государственные органы, органы местного самоуправления могут использовать угловые бланки документов на русском языке и одном из иностранных языков (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на одном из иностранных языков — справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке — сверху, ниже — реквизиты бланка на одном из иностранных языков). Образцы бланков документов государственных органов, органов местного самоуправления приведены в приложении N 2 к настоящим Методическим рекомендациям.
Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления вправе вести учет использования бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливаются:
— подразделение (работник), отвечающий за ведение учета использования бланков документов;
— форма журнала учета бланков;
— порядок выдачи бланков в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, возврата и уничтожения испорченных бланков.
3.3.3. Общие требования к изготовлению документов
Инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления устанавливаются размеры служебных полей на документе, правила нумерации страниц документа, гарнитура (гарнитуры) шрифтов, межстрочные интервалы и другие особенности внешнего оформления документа.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 служебные поля на документе должны быть не менее [15]:
— 20 мм — левое;
— 20 мм — верхнее;
— 20 мм — нижнее;
— 10 мм — правое.
В проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации (указов и распоряжений), актов Правительства Российской Федерации (постановлений и распоряжений) устанавливаются поля, в соответствии с порядком подготовки указанных актов (см. раздел 3.3.5.).
Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена возможность создания документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правового поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: — 3 -) или слов «с.», «стр.» (страница).
ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено, что для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров N 12, 13, 14 [16]. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц могут использоваться шрифты N 10, 11, 12.
Используемая для создания документов гарнитура шрифта должна:
— реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов, а также алфавитов государственных языков республик в составе Российской Федерации и иных языков народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик [17];
— распространяться правообладателем на основе простой (неисключительной) лицензии, соответствующей требованиям законодательства Российской Федерации и предоставляющей неограниченному кругу лиц на безвозмездной основе на весь срок действия исключительных прав на гарнитуры шрифтов права на использование, распространение, воспроизведение и модификацию гарнитур шрифтов на всей территории Российской Федерации без каких-либо ограничений.
При подготовке текстов документов используется абзацный отступ, равный 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.
Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа: заголовок к тексту (оформляемый слева под реквизитами бланка), отметка о приложении, подпись, отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза «С уважением,» печатаются непосредственно от границы левого поля.
Текст документа, в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала [18]. Это означает, что при составлении документов может использоваться межстрочный интервал (пробел) от одного до 1,5. При подготовке документов в текстовом редакторе межстрочный пробел может быть установлен в режиме «Множитель» и измеряться величинами в промежутке от 1 до 1,5.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов [19] отделяются дополнительным интервалом.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 межстрочных интервала.
Интервал между буквами в словах — обычный, интервал между словами — один пробел [20].
Соблюдение данных положений обеспечивает эргономичность при работе с текстом документа.
Электронные документы государственного органа, органа местного самоуправления должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.
Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать [21]:
— создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);
— открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);
— сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);
— создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);
— открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);
— сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF).
Программное обеспечение, используемое для создания электронных документов в формате Portable Document Format (PDF).
Файлы электронных документов и электронных копий документов, передаваемых посредством МЭДО, с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи должны иметь формат PDF/A-1 [22].
Электронные документы, создаваемые в государственном органе, состоят из контента (содержания) и метаданных [23].
Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в электронной регистрационной карточке документа (далее — ЭРК).
3.3.4. Оформление реквизитов документов
Правилами делопроизводства (пункт 2.7.) установлено, что состав реквизитов документов, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Перечень реквизитов, используемых при подготовке документов, определен в разделе 4 стандарта:
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования); [Б] [24]
02 — эмблема; [Б]
03 — товарный знак (знак обслуживания); [Б] [25]
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа; [Б]
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;[Б]
07 — наименование должности лица — автора документа; [Б]
08 — справочные данные об организации; [Б]
09 — наименование вида документа; [Б]
10 — дата документа; [<]
11 — регистрационный номер документа; [<]
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; [<]
13 — место составления (издания) документа; [Б]
14 — гриф ограничения доступа к документу;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
21 — виза;
22 — подпись;
23 — отметка об электронной подписи;
24 — печать;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
28 — резолюция;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.
Документы, создаваемые федеральным органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, отметки, например: «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов документов в государственных органах, органах местного самоуправления (Приложение N 3 к настоящим Методическим рекомендациям).
3.3.5. Процедура подготовки документа
В соответствии с пунктом 2.9 Правил делопроизводства проекты документов, подготовленных государственным органом, органом местного самоуправления, подлежат согласованию [26]. Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным подразделением — исполнителем.
Согласование проекта документа в государственном органе, органе местного самоуправления оформляется грифом согласования (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).
Гриф согласования оформляется в соответствии с пунктом 19, а виза — в соответствии с пунктом 20 приложения N 3 к настоящим Методическим рекомендациям.
Решение о согласовании проекта документа, созданного в государственном органе, органе местного самоуправления с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указывается наименование государственного органа, органа местного самоуправления, координационного или совещательного органа согласовавшего проект документа, дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.
При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем согласовании отметки о согласовании (грифы согласования, визы) могут быть оформлены на листе согласования.
Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования заверяется подписью работника Службы делопроизводства (делопроизводителя структурного подразделения-исполнителя), с указанием даты его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование.
Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем государственного органа или иным уполномоченным им должностным лицом. В установленных законодательством случаях подпись должностного лица на документе заверяется печатью государственного органа, органа местного самоуправления.
В соответствии с пунктом 2.10 Правил делопроизводства документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного должностного лица. Собственноручная подпись должностного лица на документе оформляется в соответствии с пунктом 21 приложения N 3 к настоящим Методическим рекомендациям.
Электронные документы подписываются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 11 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации [27].
В соответствии с пунктом 2.11 Правил делопроизводства на документах, получающих юридическую силу в результате утверждения, оформляется гриф утверждения. Утверждению подлежат нормативные правовые акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), внутренние нормативные акты государственного органа, органа местного самоуправления, а также документы длительного действия (планы, программы, отчеты о их выполнении и некоторые другие документы). Документы утверждаются правовым актом (постановлением, указом, приказом, распоряжением) или непосредственно руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им должностным лицом посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.
Гриф утверждения оформляется в соответствии с пунктом 15 приложения N 3 к настоящим Методическим рекомендациям.
Примерный перечень утверждаемых документов приведен в приложении N 4 к Методическим рекомендациям.
В соответствии с пунктом 2.12 Правил делопроизводства в необходимых случаях собственноручная подпись руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица заверяется печатью государственного органа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации или герба (геральдического знака) органа местного самоуправления). Примерный перечень документов, заверяемых печатью государственного органа, органа местного самоуправления приведен в приложении N 5 к настоящим Методическим рекомендациям.
3.3.6. Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления
Пунктом 2.13 Правил делопроизводства установлено, что особенности подготовки отдельных видов документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления. Инструкцией по делопроизводству должен быть определен порядок подготовки проектов законодательных и иных нормативных правовых актов, в соответствии с полномочиями государственного органа, органа местного самоуправления, определенными положением о нем, а также порядок подготовки организационно-распорядительных документов, создаваемых в целях реализации полномочий государственного органа, органа местного самоуправления и должностных лиц.
В целях регулирования деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации выполнения государственных (муниципальных) функций и предоставления государственных (муниципальных) услуг, управления государственным (муниципальным) имуществом и решения иных задач, установленных федеральными законами (законами субъекта Российской Федерации) и иными нормативными правовыми актами, определяющими деятельность государственного органа, органа местного самоуправления государственный орган, орган местного самоуправления в пределах своей компетенции издает:
— правовые акты в форме постановлений, решений, приказов, правил, положений, инструкций, регламентов, административных регламентов, должностных регламентов, порядков и др.;
— индивидуальные правовые акты (распорядительные документы) в форме приказов, распоряжений;
— локальные нормативные акты, издаваемые в форме положений, правил, инструкций, регламентов, порядков и других документов;
— протоколы заседаний (координационных, совещательных, методических, экспертных и других органов);
— информационно-аналитические документы в форме актов, аналитических и информационных справок, докладных и служебных записок, деловой (служебной) переписки и др.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством случаях государственный орган, орган местного самоуправления может издавать документы совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение, деловое письмо и др.).
3.3.7. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
Система правовых актов, издаваемых (принимаемых) федеральными государственными органами, государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, в соответствии с предоставленными им полномочиями, включает в себя законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты.
Правовые акты государственных органов, органов местного самоуправления издаются в форме нормативных правовых актов [28] и индивидуальных правовых актов, правовые акты органов местного самоуправления издаются в форме муниципальных нормативных правовых актов и муниципальных правовых актов [29].
К нормативному правовому акту предъявляются следующие требования:
1) принятие (издание) акта государственным органом, органом местного самоуправления в пределах его компетенции;
2) принятие (издание) акта в порядке и по форме, установленными законодательством;
3) обеспеченность реализации правовых предписаний акта;
4) согласованность акта с другими нормативными правовыми актами;
5) согласованность правовых норм одного и того же акта между собой;
6) соответствие акта установленным правилам юридической техники.
Нормативными правовыми актами могут быть утверждены программы, правила, положения, инструкции, регламенты, а также иные документы, являющиеся приложениями к нормативному правовому акту и его неотъемлемыми составными частями и обладающие равной с ним юридической силой.
Порядок подготовки, принятия, опубликования, вступления в силу, действия, изменения, признания утратившими силу и отмены нормативных правовых актов регулируется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; конституциями (уставами), законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации; уставами муниципальных образований и иными муниципальными нормативными актами.
Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется государственными органами, органами местного самоуправления, имеющими соответствующие полномочия, в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.
При составлении раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок подготовки нормативных правовых актов, учитываются положения следующих нормативных актов и методических документов:
— Федеральный закон от 14 июня 1994 г. N 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 8, ст. 801; 2019, N 18, ст. 2207);
— Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. N 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 19, ст. 2257);
— Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. N 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 22, ст. 2663; 2017, N 23, ст. 3310);
— постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.);
— постановление Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. N 576 «Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 32, ст. 3335; 2015, N 12, ст. 1758);
— постановление Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. N 389 «О мерах по совершенствованию законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 19, ст. 2346; 2020, N 36, ст. 5618);
— постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 10, ст. 1084; 2017, N 29, ст. 4374);
— приказ Министерства юстиции Российской Федерации и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10 января 2001 г. N 3/51 «Об утверждении методических правил по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти» (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 1 февраля 2010 г. N 07-07-86-2001; текст приказа опубликован не был);
— приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 23 апреля 2020 г. N 105 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (зарегистрирован Минюстом России 27 апреля 2020 г., регистрационный N 58222); Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 27 апреля 2020 г.);
— Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (направлены письмом Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18 ноября 2003 г. N вн2-18/490).
При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации и в Аппарате Правительства Российской Федерации [30].
Правила подготовки и представления в Правительство Российской Федерации законопроектов, подготовки проектов актов Президента Российской Федерации, проектов актов Правительства Российской Федерации представлены в приложениях N 6 — 8 к настоящим Методическим рекомендациям.
Государственные органы, органы местного самоуправления, их должностные лица разрабатывают и принимают нормативные правовые акты в пределах своей компетенции.
Государственный орган, орган местного самоуправления имеет право на издание нормативных правовых актов только определенных видов (указ, постановление, приказ и др.), закрепленное в Конституции Российской Федерации, федеральном законе, законе субъекта Российской Федерации, нормативном правовом акте органа местного самоуправления, ином нормативном правовом акте и только по тем вопросам, регулирование которых входит, соответственно, в компетенцию государственного органа, органа местного самоуправления.
Проект нормативного правового акта (далее — проект акта, проект) может быть разработан как:
— новый нормативный правовой акт;
— изменение нормативного правового акта.
Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными органами (организациями), если такое согласование предусмотрено законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления.
Согласование проекта нормативного правового акта проводится одним из следующих способов:
1) выражение в письменной форме согласия либо несогласия органа (организации) с соответствующим проектом нормативного правового акта с обоснованием имеющихся замечаний и предложений;
2) визирование руководителем органа (организации) проекта нормативного правового акта (при наличии замечаний и предложений — их обоснование с приложением предлагаемой редакции проекта нормативного акта или его отдельных положений).
Согласование проекта нормативного правового акта производится в сроки, установленные, соответственно, законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными нормативными правовыми актами.
Нормативный правовой акт должен содержать:
1) указание на форму (вид) акта;
2) наименование (заголовок), в краткой форме обозначающее предмет регулирования;
3) подпись лица (наименование должности, инициалы и фамилия), официально уполномоченного подписывать соответствующий нормативный правовой акт;
4) дату, место принятия (издания) и номер акта.
В случае необходимости в нормативный правовой акт может включаться преамбула (введение), определяющая его цели и задачи.
Самостоятельные правовые предписания в преамбулу (введение) не включаются.
Преамбула (введение) не формирует предмета регулирования акта и не нумеруется.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи. Статья может подразделяться на части, имеющие порядковые номера или не имеющие таковых. В частях статьи могут содержаться пункты и подпункты, которые имеют буквенную или цифровую нумерацию и абзацы. В необходимых случаях статья может иметь наименование.
В иных нормативных правовых актах правовые предписания излагаются в виде пунктов. Пункты могут подразделяться на подпункты.
Статьи (пункты) близкого содержания значительных по объему нормативных правовых актов могут объединяться в главы. В необходимых случаях главы могут объединяться в разделы.
Термины употребляются в нормативном правовом акте в одном значении в соответствии с общепринятой терминологией.
В нормативном правовом акте наименования государственных органов, органов местного самоуправления, организаций указываются в соответствии с их официальными наименованиями, предусмотренными законодательством, уставами, положениями, иными учредительными документами, решениями о создании, переименовании и другими правовыми актами.
Ссылки в структурных единицах нормативного правового акта на другие его структурные единицы, а также на иные правовые акты, их структурные единицы применяются в случаях, когда необходимо показать взаимную связь правовых предписаний либо избежать повторений.
Не допускаются отсылки к норме, которая в свою очередь отсылает к другой норме.
Ссылки в нормативных правовых актах на недействующие правовые акты не допускаются.
Внесение изменений в нормативный правовой акт, признание нормативного правового акта утратившим силу, его отмена производятся в порядке, установленном для принятия самого нормативного правового акта.
Федеральные министерства, осуществляя функции по нормативно-правовому регулированию в установленных сферах деятельности, издают нормативные правовые акты. Виды принимаемых федеральным министерством актов устанавливаются федеральным законодательством.
Федеральная служба и федеральное агентство не вправе осуществлять в установленной сфере деятельности нормативно-правовое регулирование, кроме случаев, устанавливаемых указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации.
Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.
Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (далее — Правила подготовки нормативных правовых актов), утвержденными Правительством Российской Федерации [31] и с учетом Разъяснений о применении Правил, утвержденных Министерством юстиции Российской Федерации [32].
Федеральные органы исполнительной власти, в соответствии с пунктом 2 Правил подготовки нормативных правовых актов, в пределах своих полномочий издают нормативные правовые акты в виде постановлений, приказов, правил, инструкций и положений.
На практике нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются в виде правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых приказами федерального органа исполнительной власти.
Структурные подразделения и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации не вправе издавать нормативные правовые акты.
В соответствии с пунктом 3 Правил подготовки нормативных правовых актов нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими.
Проект нормативного правового акта и нормативный правовой акт создаются на бумажном носителе или в форме электронных документов, за исключением случаев, когда проект нормативного правового акта и нормативный правовой акт содержат сведения, составляющие государственную тайну.
Проект нормативного правового акта подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти.
Проект нормативного правового акта подлежит обязательному предварительному обсуждению на заседаниях общественных советов при федеральных органах исполнительной власти (при наличии указанных советов) в случаях, установленных постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении состава нормативных правовых актов и иных документов, включая программные, разрабатываемых федеральными органами исполнительной власти, которые не могут быть приняты без предварительного обсуждения на заседаниях общественных советов при этих федеральных органах исполнительной власти» [33].
Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации, опубликованию и вступают в силу в порядке, установленном законодательством Российской Федерации [34].
Требования к документам, используемым при предоставлении государственных и муниципальных услуг, устанавливаются в административных регламентах, разрабатываемых на основе Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и соответствующих правил, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации [35].
Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации издаются по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, а также вне пределов ведения Российской Федерации и полномочий Российской Федерации по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Система нормативных правовых актов органов государственной власти, субъекта Российской Федерации устанавливается в конституции (уставе) субъекта Российской Федерации в соответствии с Конституцией Российской Федерации и Федеральным законом «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» [36].
Законодательные (представительные) органы государственной власти субъектов Российской Федерации принимают конституции (республики) и уставы (края, области, города федерального значения, автономная область, автономные округа), а также законы субъекта Российской Федерации.
Высшее должностное лицо субъекта Российской Федерации (руководитель высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) издает указы (постановления) и распоряжения.
Субъекты Российской Федерации вправе принимать законы о правовых актах, в которых определяются виды нормативных правовых актов, устанавливаются общие требования к их подготовке, оформлению, принятию, опубликованию и вступлению в силу.
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 29 ноября 2000 г. N 904 «Об утверждении Положения о порядке ведения федерального регистра нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации» конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты органов законодательной (представительной) власти субъектов Российской Федерации, нормативные правовые акты высших должностных лиц субъектов Российской Федерации (руководителей высших органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации), органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (государственных советов, правительств, кабинетов министров, администраций, мэрий, министерств и иных органов), затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, включаются в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации, ведение которого осуществляется Министерством юстиции Российской Федерации.
Заключения Министерства юстиции Российской Федерации по результатам правовой и антикоррупционной экспертиз указанных актов включаются в федеральный регистр в качестве дополнительных сведений.
В соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» органы местного самоуправления издают муниципальные правовые акты. В систему муниципальных правовых актов входят [37]:
1) устав муниципального образования;
2) правовые акты, принятые на местном референдуме (сходе граждан), нормативные и иные правовые акты представительного органа муниципального образования;
3) правовые акты главы муниципального образования, постановления и распоряжения главы местной администрации, иных органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, предусмотренных уставом муниципального образования;
4) глава муниципального образования в пределах своих полномочий, установленных уставом муниципального образования и решениями представительного органа муниципального образования, издает постановления и распоряжения по вопросам организации деятельности представительного органа муниципального образования в случае, если глава муниципального образования является председателем представительного органа муниципального образования; в случае, если глава муниципального образования является главой местной администрации, он издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также распоряжения по вопросам организации работы местной администрации.
5) председатель представительного органа муниципального образования издает постановления и распоряжения по вопросам организации деятельности представительного органа муниципального образования.
Иные должностные лица местного самоуправления издают распоряжения и приказы по вопросам, отнесенным к их полномочиям уставом муниципального образования.
При подготовке нормативных правовых актов в государственных органах субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления учитываются требования, установленные законодательством субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
В разделе Инструкции по делопроизводству, устанавливающим порядок подготовки нормативных правовых актов, раскрывается:
— порядок оформления проекта акта;
— состав документов, сопровождающих проект, и приложения к нему;
— порядок подготовки и оформления сопроводительных документов;
— процедура согласования проекта;
— порядок принятия акта (подписания, утверждения) или порядок представления проекта акта в вышестоящий исполнительный орган или представительный орган.
Государственные органы, органы местного самоуправления вправе разрабатывать и утверждать отдельные нормативные документы (правила, положения), устанавливающие порядок подготовки нормативных правовых актов (муниципальных правовых актов), включая правила их оформления, согласования, принятия (утверждения), опубликования.
3.3.8. Подготовка индивидуальных правовых актов (распорядительных документов) государственного органа, органа местного самоуправления
В целях регулирования деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, организации выполнения государственных функций и предоставления государственных услуг, управления государственным (муниципальным) имуществом и решения иных задач, установленных законодательством Российской Федерации, государственные органы, органы местного самоуправления, должностные лица в пределах своей компетенции издают правовые акты в форме правил, положений, инструкций, регламентов, порядков и др., а также индивидуальные правовые акты в форме указов, постановлений, решений, приказов, распоряжений (далее — распорядительные документы).
Распорядительные документы издаются по вопросам основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам [38]:
— назначения, перемещения или освобождения от должности, командирования, награждения орденами и медалями, присвоения почетного или воинского звания, премирования, назначения персональной пенсии, закрепления жилых и нежилых помещений и предоставления льгот и преимуществ конкретным лицам и др.;
— действие которых исчерпывается однократным применением;
— оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);
— созыва совещаний, конференций, съездов и др.;
— сооружения памятников, бюстов, монументов;
— строительства и реконструкции конкретных зданий, сооружений предприятий и пуске их в эксплуатацию;
— выделения материалов, машин, оборудования, товаров, изделий; о выделении и разрешении расходовать денежные средства на проведение конкретных мероприятий;
— отсрочки погашения задолженности по ссудам;
— отвода земель отдельным предприятиям, учреждениям, организациям.
— о внесении правовых актов и их проектов на рассмотрение и утверждение;
— направленные на организацию исполнения ранее установленного порядка и не содержащие норм (в том числе акты, содержание которых сводится к извещению об актах других органов);
— технического характера (тарифно-квалификационные справочники, формы статистического наблюдения и др.), если они не содержат правовых норм;
— рекомендательного характера;
— хозяйственно-распорядительного характера.
Проекты распорядительных документов готовят и вносят подразделения государственного органа, местного самоуправления в плановом порядке либо на основании поручений руководителя государственного органа, местного самоуправления либо иного уполномоченного должностного лица.
Обеспечение качественной подготовки проектов распорядительных документов по основной деятельности государственного органа, органа местного самоуправления [39] и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.
Контроль за правильностью оформления проектов распорядительных документов осуществляет Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить следующие положения:
— виды распорядительных документов, их назначение в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления;
— порядок подготовки проектов распорядительных документов государственного органа, органа местного самоуправления (функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта, порядок взаимодействия структурных подразделений (должностных лиц) в процессе подготовки проекта, если исполнителей несколько, — ответственность подразделения-исполнителя (должностного лица) за подготовку проекта приказа (распоряжения);
— порядок оформления проекта распорядительного документа: состав реквизитов, оформление заголовка к тексту документа, требования к структуре и изложению текста, оформление приложений к проекту распорядительного документа и др.;
— процедуру согласования (визирования) проекта распорядительного документа с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта должностными лицами и иными работниками государственного органа, органа местного самоуправления;
— порядок представления проекта на подпись, подписание распорядительного документа;
— опубликование (размещение) распорядительного документа в СЭД или иной информационной системе, доведение распорядительного документа до исполнителей;
— порядок внесения изменений в ранее изданный распорядительный документ.
3.3.9. Положения, правила, инструкции
Инструкция по делопроизводству может содержать следующие положения, определяющие порядок подготовки локальных нормативных актов (далее — ЛНА), издаваемых в форме положений, правил, инструкций:
— назначение ЛНА в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления;
— порядок подготовки ЛНА и порядок их оформления;
— согласование ЛНА с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления;
— порядок утверждения ЛНА;
— опубликование (размещение) ЛНА в СЭД или иной информационной системе, доведение ЛНА до исполнителей;
— внесение изменений в ЛНА.
3.3.10. Протокол заседания (совещания)
Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях, совещаниях, советах, сходах, собраниях и др. оформляется протоколами.
В Инструкции по делопроизводству целесообразно определить:
— виды протоколов, используемых в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления;
— порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);
— сроки подготовки протокола;
— порядок подписания протоколов;
— опубликование (размещение) протокола заседания в СЭД или иной информационной системе (доведение протокола до исполнителей);
— оформление выписки из протокола и др.
Порядок оформления протоколов заседаний приведен в приложении N 9 к настоящим Методическим рекомендациям.
3.3.11. Деловое (служебное) письмо
Деловое (служебное) письмо готовится в государственном органе, органе местного самоуправления как:
— доклад о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
— ответ на запрос федерального государственного органа;
— ответ на запрос территориального органа федерального органа исполнительной власти в субъекте Российской Федерации;
— ответ государственного органа субъекта Российской Федерации о выполнении поручения главы республики в составе Российской Федерации, руководителя края, области, автономной области и автономного округа в составе Российской Федерации;
— ответ на запрос члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
— ответ на парламентский запрос;
— ответ на запрос депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата представительного органа субъекта Российской Федерации;
— ответ на обращение гражданина или организации;
— ответ на запрос гражданина или организации о предоставлении информации о деятельности государственного органа;
— сопроводительное письмо к проектам федеральных законов, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, проектам законов и иных нормативных правовых актов субъекта Российской Федерации;
— ответ на запрос иного государственного органа, организации;
— запрос о предоставлении дополнительной информации в ходе исполнения государственной услуги или об отказе в предоставлении государственной услуги и др.;
— инициативное письмо, направляемое в целях исполнения функций государственного органа, органа местного самоуправления, полномочий должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления;
— в других случаях, требующих направления запроса (просьбы) о предоставлении информации (документов, сведений) или ответа на поступивший запрос (просьбу).
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить:
— порядок оформления деловых (служебных) писем, в том числе на должностных бланках;
— требования к текстам деловых (служебных) писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан и организаций, поступающих в государственный орган, орган местного самоуправления;
— процедуру согласования деловых (служебных) писем;
— особенности составления и оформления совместных писем;
— особенности применения в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления средств электросвязи, информационно-коммуникационных технологий для получения и отправки деловых (служебных) писем и других документов.
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить состав реквизитов, используемых при оформлении деловых (служебных) писем:
— адресат;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
— заголовок к тексту;
— текст документа;
— отметка о наличии приложений;
— виза;
— подпись;
— отметка об электронной подписи (в случае подготовки и отправки делового (служебного) письма в форме электронного документа);
— отметка об исполнителе.
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется отметить, что:
— деловые (служебные) письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.3.2 Методических рекомендаций); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования органов власти — авторов документа — указываются в реквизите «Подпись»;
— сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или в резолюциях (поручениях) должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления;
— тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов;
в деловых (служебных) письмах используется реквизит «Заголовок к тексту», отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма;
— в деловых (служебных) письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» — в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;
— деловые (служебные) письма излагаются:
— от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем на заключение проект…» и др.);
— от 3-го лица единственного числа («Министерство не считает возможным…», «Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность…»);
— от 1-го лица единственного числа, если деловое (служебное) письмо оформлено на должностном бланке («Прошу Вас представить сведения о…», «Считаю возможным принять участие в…»);
— деловые (служебные) письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру согласования (визирования) заинтересованными должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления;
— деловые (служебные) письма подписываются руководителем государственного органа, его заместителями, иными уполномоченными должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления;
— в случае исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя деловые (служебные) письма изготавливаются на бланках временно отсутствующих должностных лиц; в реквизите «Подпись» в этом случае указывается статус должностного лица, подписывающего документ, в соответствии с приказом об исполнении обязанностей, например: «И.о. министра» или «Исполняющий обязанности министра»;
— в установленных законодательством случаях деловые (служебные) письма заверяются печатью государственного органа, органа местного самоуправления, а в письмах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Гриф ограничения доступа к документу», который может дополняться номером экземпляра.
3.3.12. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:
— виды записок, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
— порядок составления записок (на бумажном носителе и/или в электронном виде);
— реквизиты записок различных видов и их оформление;
— структуру текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки;
— реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:
— наименование структурного подразделения — автора документа;
— вид документа;
— дата документа;
— регистрационный номер;
— заголовок к тексту (при необходимости);
— адресат (должностное лицо (лица) государственного органа, органа местного самоуправления);
— подпись;
— отметка об исполнителе (при необходимости).
3.4. Организация документооборота
3.4.1. Принципы организации документооборота
В соответствии с пунктом 3.1 Правил делопроизводства в процессе документооборота обеспечивается:
— прием и первичная обработка входящих документов;
— предварительное рассмотрение входящих документов;
— регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
— рассмотрение документов руководством;
— доведение документов до исполнителей;
— подготовка проектов документов;
— согласование проектов документов;
— подписание проектов документов;
— определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;
— обработка и отправка исходящих документов.
При установлении требований к организации документооборота в государственном органе, органе местного самоуправления следует исходить из следующих принципов:
— централизации операций по приему и отправке документов;
— распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
— организации предварительного рассмотрения поступающих документов;
— исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
— однократности регистрации документов;
— устранения необоснованных согласований проектов документов;
— регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
Документооборот государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется с использованием СЭД и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными комплексами документов.
В соответствии с пунктом 3.2 Правил делопроизводства информационные системы государственного органа, органа местного самоуправления, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.
В соответствии с пунктом 3.3 Правил делопроизводства Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводители структурных подразделений, а также работники государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов и результатах исполнения (заполнение полей ЭРК).
В документообороте государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с особенностями технологической обработки документов выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:
— документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционного, Верховного), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других федеральных органов государственной власти и иных федеральных государственных органов;
— документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления;
— документы территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации (при их наличии);
— парламентские запросы, запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и сенаторов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
— обращения граждан и организаций;
— запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них;
— документы государственных и негосударственных организаций;
— документы общественных и религиозных организаций;
— документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.
Организация движения документов и доступа к документам в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с распределением документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов) и особенностями обработки документов с применением СЭД. Маршруты документопотоков должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратных движений, не обусловленных деловой необходимостью.
В соответствии с пунктом 3.7 Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО), через сайт государственного органа, органа местного самоуправления, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее — Портал государственных услуг).
Доставка и отправка электронных документов средствами МЭДО осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота и Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия [40].
3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
В Инструкции по делопроизводству определяется структурное подразделение (подразделения), осуществляющее прием и обработку поступающей в государственный орган, орган местного самоуправления корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции.
В данном разделе Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:
— проверку правильности адресования поступивших документов и правильности доставки документов;
— проверку целостности упаковки (конвертов и пакетов);
— вскрытие упаковки (за исключением конвертов и пакетов с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);
— проверку целостности входящих документов, включая приложения;
— уничтожение конвертов и пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций, судебных и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);
— сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации) [41]. Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов приведен в приложении N 11 к настоящим Методическим рекомендациям;
— передачу документов, требующих регистрации, на участок регистрации и сканирования документов;
— выделение документов, адресованных в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;
— передачу документов, не требующих регистрации в структурные подразделения и должностным лицам;
— сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время;
— порядок действий в случае установления факта неправильной адресации документов, некомплектности документов, повреждения документа или конверта (пакета), наличия на конверте (пакете) грифа ограничения доступа к документу или пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и др.
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть следующие положения:
— ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю;
— документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления или на следующий рабочий день;
— при обнаружении повреждения входящего документа или его приложений, при отсутствии документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах (один экземпляр акта высылается отправителю, 2-й — приобщается к входящему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение);
— конверты, в которых поступили документы, уничтожаются (за исключением обращений граждан и иных документов, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и/или дата отправки, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);
— конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:
— с отметкой «Лично» — непосредственно адресату;
— с грифами ограничения доступа — работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера;
— документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно;
— информирование руководителя Службы делопроизводства при поступлении подозрительных почтовых отправлений.
В Инструкции по делопроизводству должно быть предусмотрено, что при поступлении документов из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.
В соответствии с пунктом 3.15 Правил делопроизводства на всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления (см. пункт 26 Приложения N 3 к настоящим Методическим рекомендациям).
В соответствии с пунктом 3.16 Правил делопроизводства электронные документы, поступившие из других организаций и граждан по электронной почте, посредством СЭД, МЭДО, через сайт государственного органа, органа местного самоуправления в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», Портал государственных и муниципальных услуг, принимаются Службой делопроизводства или иным структурным подразделением, в обязанности которого входит организация работы с обращениями и запросами граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, о предоставлении государственных (муниципальных) услуг.
В соответствии с пунктом 3.17 Правил делопроизводства порядок информационного взаимодействия государственных органов, органов местного самоуправления посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утверждается Правительством Российской Федерации [42], за исключением обмена электронными документами в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг, установлен Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия [43] и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию [44].
В соответствии с пунктом 3.19 Правил делопроизводства Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.
3.4.3. Предварительное рассмотрение документов
В Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления следует предусмотреть проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, заместителями руководителя, иными должностными лицами при наличии у них соответствующих полномочий. Документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа непосредственно тем должностным лицам, которые наделены полномочиями по их рассмотрению в соответствии с установленным в государственном органе, органе местного самоуправления распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами.
В соответствии с пунктом 3.28 Правил делопроизводства состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в государственном органе, органе местного самоуправления, может быть конкретизирован в Инструкции по делопроизводству.
3.4.4. Регистрация поступающих документов
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:
— место и способ регистрации документов, поступающих в государственный орган, орган местного самоуправления (при смешанной форме организации делопроизводства должно быть определено, какие документы регистрируются в Службе делопроизводства, какие — в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления);
— сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.), в течение трех дней (обращения граждан и организаций, запросы граждан о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления) и др.;
— структуру регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов, классификатор корреспондентов и др.);
— реквизиты документа и другие сведения о документе, включаемые в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления [45];
— передачу документов на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;
— регистрацию документов независимо от способа их доставки;
— регистрацию документов в пределах документопотоков, выделенных в государственном органе, органе местного самоуправления (см. раздел 3.4.1.);
— проставление на поступающих документах отметки о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа;
— внесение соответствующих сведений о документе в ЭРК документа в СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, присвоение поступившему документу регистрационного номера;
— порядок оцифровки (сканирования) документов, поступивших в государственный орган, орган местного самоуправления на бумажном носителе, и порядок включения электронных документов и электронных копий документов в СЭД;
— возможность использования штрихового кодирования документов в целях автоматизации присоединения электронной копии документа к ЭРК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления;
— разработку в целях регистрации и учета документов в государственном органе, органе местного самоуправления классификаторов (справочников):
— структурных подразделений;
— видов документов;
— должностных лиц;
— корреспондентов;
— предметно-тематического (вопросов деятельности);
— указаний по исполнению документов;
— исполнителей;
— результатов исполнения документов и др.;
— особенности регистрации электронных документов, поступивших по системе межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО), по системе межведомственного электронного взаимодействия (далее — СМЭВ), в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления. При поступлении документов по МЭДО или СМЭВ следует учитывать требования, установленные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере межведомственного электронного документооборота [46];
— порядок регистрации документов на иностранных языках, поступивших в адрес государственного органа, органа местного самоуправления (в соответствии с пунктом 3.27 Правил делопроизводства документы на иностранных языках после их регистрации в Службе делопроизводства передаются в соответствующее подразделение или работнику государственного органа, органа местного самоуправления для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства; иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения).
3.4.5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить порядок рассмотрения документов руководством государственного органа, органа местного самоуправления с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей.
В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, что:
— документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам государственного органа, органа местного самоуправления только после регистрации (исключением могут быть только документы, требующие незамедлительного исполнения, а также нерегистрируемые документы, предназначенные руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иным должностным лицам);
— после рассмотрения документов руководством, резолюции (поручения по документам) переносятся в ЭРК (в Инструкции по делопроизводству устанавливается, кем и каким образом эти сведения вносятся в ЭРК);
— доступ к электронному документу (электронной копии документа) исполнители получают после вынесения резолюций (поручений по документу);
— место хранения подлинника документа, если документ поступил на бумажном носителе (в Службе делопроизводства или в структурном подразделении, назначенном исполнителем (ответственным исполнителем) по документу);
— передача документов между структурными подразделениями государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется через Службу делопроизводства или с обязательным уведомлением Службы делопроизводства.
После принятия руководителем решения по исполнению документа, поступившего по МЭДО, для информирования организации-отправителя должно быть сформировано уведомление о принятии документа к исполнению, содержащее следующие данные [47]:
а) дату/время формирования уведомления;
б) краткую информацию о поступившем документе, к которому относится уведомление;
в) информацию о пункте документа, принятом к исполнению (опционально);
г) информацию об авторе резолюции (руководителе, заместителе руководителя организации — участника МЭДО);
д) информацию о руководителе подразделения-исполнителя;
е) информацию об ответственном исполнителе (исполнителе).
Если в ходе исполнения полученного по МЭДО документа, меняется ответственный исполнитель (исполнитель), для информирования организации-отправителя Службой делопроизводства формируется уведомление об изменении хода исполнения, содержащее следующие данные:
а) дату/время формирования уведомления;
б) краткую информацию о поступившем документе, к которому относится уведомление;
в) информацию о пункте документа, по которому меняется ход исполнения (ответственный исполнитель);
г) информацию об изменении хода исполнения (информация об изменении ответственного исполнителя (исполнителя);
д) информацию о документе — основании изменения хода исполнения документа (ответственном исполнителе (исполнителе).
3.4.6. Организация работы с отправляемыми документами
В данном разделе инструкции определяются основные этапы прохождения проектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения).
В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, что:
— ответственность за составление и оформление документа в соответствии с правилами, установленными в государственном органе, органе местного самоуправления, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение — исполнитель документа;
— проекты документов государственного органа, органа местного самоуправления готовятся в форме электронных документов или документов на бумажном носителе;
— при подготовке электронных документов используются электронные шаблоны, документов на бумажном носителе — бланки установленной формы или бумага стандартного формата;
— проекты документов государственного органа, органа местного самоуправления, подготовленные в форме электронных документов, включаются в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления;
— до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, при необходимости — списка (листа, указателя) рассылки;
— согласование проектов отправляемых документов может проводиться в СЭД или в форме визирования проекта исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы на отправляемых документах проставляются на копии (визовом экземпляре) документа, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования);
— для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
3.4.7. Регистрация отправляемых документов
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. При этом учитывается, что:
— отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными Инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, подписанные руководителем (заместителем руководителя) государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им должностным лицом, включенные и зарегистрированные в СЭД.
— документы передаются на регистрацию в Службу делопроизводства или иное структурное подразделение, определенное в качестве места регистрации отправляемых документов;
— Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов, сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, наличие отметки об исполнителе), комплектности документов (наличие указанных в исходящих документах приложений) и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;
— электронные документы, отправляемые по МЭДО, СМЭВ, электронной почте подписываются усиленной квалифицированной подписью;
— регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;
— при включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа;
— если ЭРК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе;
— регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками;
— регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации;
— копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления;
— электронные документы, электронные копии документов, подготовленных на бумажном носителе, помещаются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления;
— при необходимости хранения копии исходящего документа на бумажном носителе копия с визами и приложениями подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом, копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции).
При регистрации документа, предназначенного для отправки по МЭДО, в СЭД отправителя должны формироваться сведения, установленные Требованиями к организационно-техническому взаимодействию [48]:
а) регистрационный номер и дата регистрации документа;
б) элементы визуализации регистрационных данных документа (даты документа и регистрационного номера документа) и электронной подписи должностного лица, подписавшего документ (отметка об электронной подписи);
в) данные о местоположении элементов визуализации регистрационных данных и отметки об электронной подписи (координаты).
Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.
3.4.8. Отправка документов
В Инструкции по делопроизводству предусматриваются сроки отправки документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов. Устанавливается, что:
— решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по электронной почте принимает подразделение-исполнитель в соответствии с порядком, установленным в государственном органе, органе местного самоуправления;
— обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи [49], при отправке иными видами связи — в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам связи;
— документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых подведомственные организации);
— неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю;
— документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день (срочная корреспонденция отправляется в первую очередь);
— документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну;
— отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса — в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в отделение почтовой связи;
— документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт;
— на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется список, который затем возвращается в Службу делопроизводства с подписью работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.
Отправка документов по МЭДО должна осуществляется в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию [50]. Для отправки документа по МЭДО должны быть сформированы:
а) графические элементы визуализации регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметки об электронной подписи должностного лица, подписавшего документ, а также данные об их местоположении (в случае, если они не были сформированы при регистрации документа);
б) транспортный контейнер для передачи электронного документа.
Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность электронных подписей, входящих в его состав.
3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
В Инструкции по делопроизводству определяются особенности документооборота внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:
— процедуру прохождения проектов приказов государственного органа, органа местного самоуправления по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования приказов, место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок опубликования приказов (размещения в СЭД или иной информационной системе), при необходимости — рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, другим организациям;
— организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей);
— место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), в том числе, создаваемых в форме электронных документов, порядок передачи документов между структурными подразделениями государственных органов, органов местного самоуправления.
3.4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции
В Инструкции по делопроизводству определяются:
— структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, осуществляющие работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемым зарубежным корреспондентам;
— порядок обработки поступающей и отправляемой иностранной корреспонденции (структурное подразделение, обеспечивающее регистрацию иностранной корреспонденции, подготовка аннотации на поступившие документы, порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя, его заместителей, в адрес структурных подразделений; место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов, порядок их хранения; порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов).
3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть положения о проведении работы по учету и анализу документооборота в государственном органе, органе местного самоуправления.
Учет и анализ объемов документооборота, состава и структуры документопотоков ведется в целях:
— совершенствования организации работы с документами;
— принятия решений о приобретении средств компьютерной техники и оргтехники;
— расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве;
— нормирования труда;
— повышения исполнительской дисциплины.
Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления и представляются руководству государственного органа, органа местного самоуправления в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
Учет количества документов (поступающих, отправляемых, внутренних) проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов, в том числе по учетным данным СЭД.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).
В целях оценки трудозатрат делопроизводственного персонала, нормирования труда в государственном органе, органе местного самоуправления может вестись учет копий документов (копий документов на бумажном носителе, электронных копий документов (указов, постановлений, решений, приказов, распоряжений, протоколов, иных документов), рассылаемых в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, должностным лицам, в подведомственные органы и организации.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
3.5. Управление документами в системе электронного документооборота
Раздел V Правил делопроизводства устанавливает основные положения об управлении документами в СЭД и определяет состав включаемых в СЭД сведений о входящих документах, исходящих документах, внутренних документах, обращениях граждан.
В Инструкцию по делопроизводству целесообразно включить положения о том, что:
доступ к работе в СЭД государственного органа должны иметь только зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и аутентификации;
включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, оцифровки (сканирования) документа, если он создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в СЭД в соответствии с ее классификационной схемой;
в процессе жизненного цикла документа (создание проекта документа, включение созданного или полученного документа в СЭД, рассмотрение документа и вынесение резолюций (поручений) по документу, согласование проекта документа и др.) формируются сведения о документе, включаемые в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления;
включение сведений о документе (входящем, исходящем, внутреннем) и о процессах управления документами осуществляется посредством заполнения полей ЭРК СЭД.
Включение установленного набора сведений о документах в СЭД позволяет формировать в СЭД государственных органов, органов местного самоуправления сопоставимые наборы метаданных о документах, независимо от того, в какую СЭД включены документы и какие технологии используются для управления документами.
В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, какие сведения и на каком этапе жизненного цикла документа включаются в ЭРК (регистрация, рассмотрение документа руководством, этапе согласования, подписания или ином) и в какой форме.
Пунктами 4.4 — 4.7 Правил делопроизводства определен состав сведений, включаемых в СЭД в процессе жизненного цикла документа.
Пунктом 4.4 Правил делопроизводства установлено, что в ЭРК СЭД вносятся следующие сведения о поступившем документе:
1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);
2) наименование вида документа [51];
3) дата документа;
4) регистрационный номер документа;
5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
6) дата поступления документа;
7) входящий регистрационный номер;
способ доставки документа;
9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
10) количество листов основного документа;
11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);
14) срок исполнения документа;
15) индекс дела по номенклатуре дел;
16) сведения о переадресации документа;
17) отметка о контроле;
18) гриф ограничения доступа к документу;
19) сведения об электронной подписи;
20) результат проверки электронной подписи [52];
21) электронный адрес корреспондента;
22) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.
Пунктом 4.5 Правил делопроизводства установлено, что в ЭРК СЭД вносятся следующие сведения об отправляемых (исходящих) документах:
1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации — адресата;
2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
3) наименование вида документа;
4) дата документа;
5) регистрационный номер документа;
6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
количество листов основного документа;
9) индекс дела по номенклатуре дел;
10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
11) гриф ограничения доступа к документу;
12) подразделение — ответственный исполнитель документа;
13) сведения об электронной подписи;
14) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;
15) электронный адрес корреспондента;
16) способ доставки документа адресату.
При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе (пункт 4.6 Правил делопроизводства):
1) наименование подразделения, подготовившего проект документа;
2) наименование вида документа;
3) дата документа;
4) регистрационный номер документа;
5) гриф ограничения доступа к документу;
6) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
9) подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа;
10) количество листов основного документа;
11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
12) индекс дела по номенклатуре дел;
13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);
14) отметка о контроле;
15) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.
Определяя состав сведений о внутренних документах, включаемых в СЭД, Правила делопроизводства отмечают, что в зависимости от вида регистрируемого документа состав сведений может быть конкретизирован.
Пунктом 4.7 Правил делопроизводства определен состав сведений, формируемых в СЭД при включении в систему обращений граждан, организаций и ответов на обращения:
1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;
2) наименование организации — адресата;
3) дата обращения гражданина, организации;
4) регистрационный номер обращения (для обращений организаций);
5) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);
6) дата поступления обращения гражданина, организации;
7) входящий регистрационный номер;
краткое содержание обращения гражданина, организации;
9) количество листов основного документа;
10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
11) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);
12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);
13) срок исполнения документа;
14) индекс дела по номенклатуре дел;
15) сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации;
16) отметка о контроле;
17) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);
18) результат проверки электронной подписи;
19) электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);
20) почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);
21) вопрос по тематическому классификатору;
22) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.
Правилами делопроизводства установлено (пункт 4.8), что дополнительно к указанным сведениям в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.
Правилами делопроизводства предусмотрено, что при включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.
При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей.
Правилами делопроизводства (пункт 4.10) также установлено, что в целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются справочники, в том числе: корреспондентов (адресатов), видов документов, структурных подразделений государственного органа, должностных лиц государственного органа, исполнителей по документам, тематический (вопросов деятельности), сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами), номенклатура дел государственного органа.
3.6. Контроль исполнения документов
В Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления должно быть определено структурное подразделение (подразделения), в обязанности которого (которых) входит контроль исполнения документов (поручений).
Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:
— организация контроля исполнения документов (поручений);
— этапы контроля;
— сроки исполнения документов (поручений);
— порядок исчисления сроков исполнения документов;
— состав (виды) документов, поручений, подлежащих контролю;
— особенности контроля исполнения документов (поручений), поступающих из вышестоящих государственных органов исполнительной власти и иных государственных органов (Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и др.);
— технология контроля исполнения документов (поручений);
— организация аналитической работы по результатам исполнения документов (поручений), порядок (форма и сроки) информирования руководства государственного органа, органа местного самоуправления о результатах контроля исполнения документов (поручений) и др.
При регламентации контроля исполнения документов в Инструкции по делопроизводству следует обратить внимание на следующие положения:
— контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения;
срок исполнения документа может быть типовым (установлен законодательными или иными нормативными правовыми актами) или индивидуальным (типовые сроки исполнения документов (поручений) приведены в приложении N 12 к настоящим Методическим рекомендациям); индивидуальные сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, его заместителями, иными должностными лицами в резолюциях (поручениях) по документу, в распорядительных документах, протоколах заседаний;
— индивидуальный срок исполнения документа (поручения) может быть обозначен:
— конкретной датой;
— пометкой «весьма срочно» (документ должен быть исполнен в течение одного-двух дней); «срочно» — в 3-дневный срок; «оперативно» — в 10-дневный срок;
— если срок исполнения документа не установлен, документ должен быть исполнен в срок не более 30 дней;
— дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме;
— сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются;
— организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. N 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации» [53];
— сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа (эта норма установлена статьей 191 Гражданского кодекса Российской Федерации [54]);
— сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания);
— если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день (эта норма установлена статьей 193 Гражданского кодекса Российской Федерации [55]), за исключением федеральных органов исполнительной власти, для которых пунктом 6.1.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, установлено, что если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день [56];
— приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).
— об изменении срока исполнения документа (поручения), подразделения — исполнителя, состава исполнителей обязан проинформировать Службу делопроизводства или иное подразделение, на которое возложен контроль исполнения документа (поручения);
— документ снимается с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам;
— сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения;
— служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет руководителю государственного органа, органа местного самоуправления, иным должностным лицам с установленной периодичностью и по установленным формам отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении, как по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, так и по структурным подразделениям и, при необходимости, по отдельным исполнителям;
— ежемесячно государственные органы, органы местного самоуправления [57] представляют в Администрацию Президента Российской Федерации в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям [58].
3.7. Работа исполнителя с документами
Правила делопроизводства не содержат положений, устанавливающих требования к организации работы исполнителя с документами, вместе с тем, практика разработки инструкций по делопроизводству свидетельствует о том, что, как правило, в инструкциях по делопроизводству такие разделы содержатся.
При включении в Инструкцию по делопроизводству раздела об организации работы исполнителя с документами рекомендуется отразить в этом разделе следующие положения:
— организация работы с документами в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется на основании резолюций (поручений) руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, его заместителей, руководителей структурных подразделений, иных должностных лиц, наделенных соответствующими полномочиями;
— подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим должностным лицом или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;
— документы, поступившие в структурное подразделение с резолюциями (поручениями) на исполнение передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.
Исполнители в процессе исполнения документа осуществляют:
— сбор и обработку необходимой информации;
— подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в государственном органе, органе местного самоуправления;
— согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами;
— подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);
— доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;
— повторное согласование проекта документа (в случае его серьезной корректировки по результатам первого согласования);
— в необходимых случаях — подготовку списка (указателя) рассылки документа;
— представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
— определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.
В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:
— функции ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа;
— право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;
— порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.
В Инструкции по делопроизводству предусматривается возможность продления срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе или в СЭД о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.
Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
3.8. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления
3.8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
В соответствии с пунктом 6.1 Правил делопроизводства документы, созданные и полученные в процессе деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, образуют документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления. Документальный фонд — совокупность документов, образующихся в деятельности организации [59].
В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и пунктом 6.2 Правил делопроизводства государственные органы Российской Федерации разрабатывают и после согласования с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства [58] утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, которым структурные подразделения государственного органа Российской Федерации руководствуются при определении сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, организации их хранения.
В соответствии с пунктом 6.3 Правил делопроизводства государственные органы Российской Федерации и государственные органы субъектов Российской Федерации, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.
Создание документального фонда государственного органа, органа местного самоуправления исполнительной власти осуществляется Службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.
В соответствии с пунктом 6.4 Правил делопроизводства номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), обеспечивает систематизацию и индексацию дел, порядок формирования и учета дел в делопроизводстве.
Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в СЭД.
В Инструкции по делопроизводству государственного органа следует установить:
— порядок разработки номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, включая вопросы согласования и утверждения номенклатуры дел, ежегодной корректировки номенклатуры дел;
— структуру номенклатуры дел, в том числе, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел;
— правила индексации дел, составления заголовков дел;
— порядок индексации дел и определения сроков хранения документов;
— особенности отражения в номенклатуре дел электронных дел;
— порядок установления сроков хранения документов с информацией о том, какие перечни документов со сроками хранения применяются для определения сроков хранения документов;
— порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года и порядок ее корректировки;
— составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве государственного органа, органа местного самоуправления в течение года.
В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть, что:
— при составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, определяющим деятельность государственного органа, органа местного самоуправления, положением о государственном органе (органе местного самоуправления), регламентом государственного органа (органа местного самоуправления), положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения;
— в государственном органе, органе местного самоуправления составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления (сводная). Формы номенклатуры дел структурного подразделения и номенклатуры дел организации установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях [60] и приведены в приложениях N 13 и N 14 к настоящим Методическим рекомендациям;
— номенклатура дел структурного подразделения составляется делопроизводителем структурного подразделения при участии ведущих специалистов структурного подразделения, согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (при ее наличии), подписывается руководителя структурного подразделения и представляется в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления;
— номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений; номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после согласования проекта номенклатуры дел с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа, органа местного самоуправления и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) соответствующего федерального государственного архива [61], уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела [62] или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями [63];
— номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления и вводится в действие с 1 января следующего календарного года;
— вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления для согласования и утверждения в порядке, установленном для согласования и утверждения сводной номенклатуры дел, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления;
— структурное подразделение информирует Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления о включении в номенклатуру дел новых дел; с этой целью в Службу делопроизводства представляется служебная записка за подписью руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела;
— номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется в трех экземплярах:
— 1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства;
— 2-й экземпляр передается в архив государственного органа, органа местного самоуправления в качестве учетного документа;
— 3-й экземпляр передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления;
— номенклатура дел государственного органа, осуществляющего депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, составляется в двух экземплярах: 1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства; 2-й экземпляр передается в архив государственного органа в качестве учетного документа;
— в качестве рабочего экземпляра в Службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления или ее электронная форма; в структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе (в соответствии с пунктом 6.17 Правил делопроизводства рабочий экземпляр номенклатуры дел хранится в Службе делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления);
— в случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел составляется заново, согласовывается с ЭПК федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями и утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления.
— наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов (в органах местного самоуправления допускается разработка номенклатур дел функционального типа, систематизация документов в которых осуществляется в соответствии с направлениями деятельности);
— в течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел могут вноситься уточнения в заголовки дел, в необходимых случаях — в сроки хранения документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные при разработке и утверждении номенклатуры дел (новые заголовки дел вносятся в так называемые в резервные номера, предусмотренные в каждом разделе номенклатуры дел;
— сроки хранения документов, включенных в номенклатуру дел, устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (далее — ведомственными перечнями); сроки хранения документов указываются в графе 4 номенклатуры дел со ссылкой на статью федерального закона, типового или ведомственного перечня);
— по завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих; итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения и передается в Службу делопроизводства; вместе с итоговой записью передаются данные об изменениях и дополнениях, внесенных в номенклатуру дел структурного подразделения в течение года;
— в итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления; сведения итоговой записи сводной номенклатуры дел передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения;
— Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе полученных из структурных подразделений данных готовит:
— итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в государственном органе, органе местного самоуправления в течение года; сведения итоговой записи передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения;
— дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел; дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел;
— номенклатура дел используется в качестве основы для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении N 15 к настоящим Методическим рекомендациям.
3.8.2. Формирование дел и их текущее хранение
Пунктами 6.23 — 6.27 Правил делопроизводства определены основные принципы формирования дел, особенности формирования в дела отдельных категорий документов, в том числе, электронных документов. Соответственно, данные положения должны быть определены в Инструкции по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.
К основным принципам (правилам) формирования дел, которые следует отметить в Инструкции по делопроизводству, относятся следующие (пункт 6.23 Правил делопроизводства):
— в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;
— документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
— в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
— в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
— приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 100 листов могут выделяться в отдельный том дела);
— факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;
— в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
— дело, включающее документы на бумажном носителе, по объему не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см); при превышении данного объема заводится второй и последующие тома; на каждом томе проставляются индекс и заголовок дела с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;
— документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.
— Кроме указанных положений в Инструкции по делопроизводству целесообразно указать:
— место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и (или) структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления);
— методическую функцию архива государственного органа, органа местного самоуправления в вопросах формирования дел;
— срок передачи исполнителем (ответственным исполнителем) законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается государственным органом, органом местного самоуправления и не должен превышать 10 дней после даты исполнения документа);
— работников, осуществляющих формирование дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления;
— работников, определяющих место хранения документа (индекс дела, к которому в соответствии с номенклатурой дел должен быть отнесен исполненный документ (комплект документов);
— условия текущего хранения дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления;
— порядок учета дел;
— порядок выдачи дел во временное пользование;
— порядок изъятия документов из дела;
— подразделения (Служба делопроизводства, архив государственного органа, органа местного самоуправления), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления, проверки наличия и состояния дел.
Особенности формирования в дела отдельных категорий документов и организации их текущего хранения (до передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления) приведены в приложении N 16 к настоящим Методическим рекомендациям.
3.8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
В Инструкции по делопроизводству раскрывается комплекс работ, выполняемых в государственном органе, органе местного самоуправления в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и на уничтожение.
Пунктом 7.3 Правил делопроизводства установлено, что дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве [64]. Передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.
Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив государственного органа, органа местного самоуправления не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении сроков их хранения в соответствии с пунктами 7.17 — 7.21 Правил делопроизводства [65].
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
— экспертизу ценности документов;
— оформление дел;
— составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
— составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
Порядок проведения экспертизы ценности документов определен пунктами 7.4 — 7.6 Правил делопроизводства и пунктами 4.3 — 4.13 Правил 2015 г. В Инструкцию по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления рекомендуется включить следующие положения:
— экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления делопроизводителями структурных подразделений;
— для организации и проведения экспертизы ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления создается экспертная комиссия [66] (далее — ЭК), в органах, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, — центральная экспертная комиссия [67] (далее — ЦЭК), действующие на основании положения, определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК (ЭК) и утверждаемого правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления;
— экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, типовых и примерных номенклатур дел.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
— отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления;
— отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
— выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, правильность определения сроков хранения дел.
Дела с отметкой «ЭПК» [68] подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела [69].
Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.
По результатам экспертизы ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, электронных документов (приложения N 17 — 18 [70]), проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Порядок составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел приведен в приложении N 19 к настоящим Методическим рекомендациям.
По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела государственного органа, органа местного самоуправления подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение N 20 к настоящим Методическим рекомендациям).
Оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства и делопроизводителями структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, при методической помощи и под контролем архива государственного органа, органа местного самоуправления.
Для оформления дел и подготовки их для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления, а также для подготовки дел к передачи в государственный (муниципальный) архив, включающей весь цикл работы с документами (оформление дел, составление годовых разделов описей и предисловия к описям дел, исторической справки к фонду) по договору могут привлекаться специализированные организации.
3.8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
В данном разделе Инструкции по делопроизводству рекомендуется раскрыть порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения в соответствии с положениями, установленными пунктами 7.16 — 7.22 Правил делопроизводства и пунктами 4.11 — 4.13. Правил 2015 г.
При этом особое внимание целесообразно уделить следующим положениям:
— на дела с истекшими сроками хранения делопроизводители структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по форме акта, установленного Правилами 2015 г. (приложение N 21);
— на дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, установленной приложением N 21 к Правилам 2015 г.); форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению приведена в приложении N 21 к настоящим Методическим рекомендациям;
— Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе предложений структурных подразделений составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 к настоящим Методическим рекомендациям);
— дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2016 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2020 г.);
— дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению; выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела;
— остальные документы с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается;
— акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего государственного органа, органа местного самоуправления (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);
— отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период;
— акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел, документов постоянного хранения и по личному составу;
— согласованные ЦЭК (ЭК) государственного органа, органа местного самоуправления акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем государственного органа, органа местного самоуправления только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом согласно предоставленным ему полномочиям; после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию;
— передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… N…» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).
На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами 2015 г. (приложение N 21 к настоящим Методическим рекомендациям).
Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.
3.8.5. Передача дел на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления
В Инструкции по делопроизводству определяется порядок передачи дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления, предусматривающий следующие условия:
— передача документов в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации;
— передача дел производится по описям дел структурных подразделений;
— дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив делопроизводителями структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы);
— прием дел производится работником архива государственного органа, органа местного самоуправления в присутствии делопроизводителя структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описей дел структурных подразделений отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива государственного органа, органа местного самоуправления и лица, передавшего дела); после передачи дел в графе «Примечание» номенклатуры дел проставляется отметка «Передано в архив, опись от…. N….».
В соответствии с пунктом 4.34 Правил 2015 г. передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
В Инструкции по делопроизводству целесообразно отметить, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления делопроизводитель ликвидируемого (реорганизуемого) структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и передает их в архив государственного органа, органа местного самоуправления независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в соответствующие структурные подразделения (в случае реорганизации). Передача дел осуществляется по описям (дела постоянного и долговременного сроков хранения, в т.ч. по личному составу) и номенклатурам дел (дела временного (до 10 лет) сроков хранения). Прием-передача дел оформляется актом.
Приложения
Приложение N 1
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Термин
Определение
Источник
бланк документа —
лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 43
вид документа —
классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 42
внутренняя опись —
документ, включаемый в дело для учета документов дела
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 95
виза —
реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 50
включение документа в СЭД —
осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 73
временное хранение документов —
хранение документов в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 37
выписка из документа —
копия части документа, заверенная в установленном порядке
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 25
гриф ограничения доступа к документу —
реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 57
гриф утверждения —
реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 56
гриф согласования —
реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 51
государственные органы —
органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и иные государственные органы, образуемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации
Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», ст., п. 2
дело —
документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 90
делопроизводство —
деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 1
документ —
зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 7
документы (records) —
документированная информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства и актива для подтверждения правовых обязательств или деловой транзакции
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.14
документационное обеспечение (управления), ДОУ —
деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 2
документальный фонд —
совокупность документов, образующихся в деятельности организации
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 88
документированная информация —
документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 11.
документирование —
запись информации на носителе по установленным правилам
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 39
документооборот —
движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 68
документопоток —
совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 71
должностное лицо —
лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», ст. 4, пп. 5
дубликат документа —
повторный экземпляр подлинника документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 21
заверенная копия документа —
копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 24
запрос —
обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа
Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», ст., п. 4
индекс дела —
цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 97
индивидуальный срок исполнения документа —
срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 85
информационно-телекоммуникационная сеть —
технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 4
классификация (classification) —
систематическая идентификация и/или упорядочение деловой деятельности и/или документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.5
конвертирование (conversion) —
процесс перевода документов из одного формата в другой
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.6
контроль исполнения документов —
совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 83
конфиденциальность информации —
обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 7.
копия документа —
экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 22
лист-заверитель дела —
документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 96
лист согласования (визирования) документа —
часть официального документа с отметками (визами) о согласовании
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 49
межведомственное информационное взаимодействие —
осуществляемое в целях предоставления государственных и муниципальных услуг взаимодействие по вопросам обмена документами и информацией, в том числе в электронной форме, между органами, предоставляющими государственные услуги, органами, предоставляющими муниципальные услуги, подведомственными государственным органам или органам местного самоуправления организациями, участвующими в предоставлении предусмотренных частью 1 статьи 1 настоящего Федерального закона государственных или муниципальных услуг, иными государственными органами, органами местного самоуправления, многофункциональными центрами;
Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», ст. 2, п. 9
метаданные документов (metadata for records) —
структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.12
миграция (migration) —
процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.13
номенклатура дел —
систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 89
носитель (документированной) информации —
материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 11
обращение гражданина —
направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления
Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», ст. 4, п. 1
объем документооборота —
количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 70
оперативное хранение документов —
хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 87
опись дел структурного подразделения —
учетный документ, включающий заголовки дел, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 98
официальное опубликование документа —
первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 67
официальный документ —
документ, созданный, юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 8
официальный сайт государственного органа или органа местного самоуправления (далее — официальный сайт) —
сайт в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», содержащий информацию о деятельности государственного органа или органа местного самоуправления, электронный адрес которого включает доменное имя, права на которое принадлежат государственному органу или органу местного самоуправления. Федеральным законом может быть предусмотрено создание единого портала, на котором размещаются официальные сайты нескольких государственных органов
Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», ст., п. 5
оформление документа —
проставление на документе необходимых реквизитов
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 47
первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов) —
обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 77
печать —
устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством проставления его оттиска на документе
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 66
предварительное рассмотрение документов —
изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 78
признаки заведения дела —
основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 91
подлинник документа —
первый или единственный экземпляр документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 20
подписание (документа) —
заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 52
подпись —
реквизит, представляющий собой собственноручную роспись должностного или физического лица
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 53
постоянное хранение документов —
вечное хранение документов без права их уничтожения
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 37
регистрационно-учетная форма —
документ установленной формы (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 81
регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) —
цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 80
регистрация документа —
присвоение документу регистрационного номера и запись данных о документе по установленной форме
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 79
реквизит документа —
элемент оформления документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 31
реквизиты документа (в МЭДО) —
файл формата XML определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов
Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утв. распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р
резолюция —
реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 60
сайт в сети «Интернет» —
совокупность программ для электронных вычислительных машин и иной информации, содержащейся в информационной системе, доступ к которой обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» по доменным именам и (или) по сетевым адресам, позволяющим идентифицировать сайты в сети «Интернет»
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 13
сетевой адрес —
идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 16
система межведомственного электронного документооборота —
федеральная информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти, а также иными федеральными органами государственной власти
Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утв. распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р
система электронного документооборота —
система автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота
Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утв. распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р
служба делопроизводства —
структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях организации
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 5
согласование документа (визирование) —
оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 48
срок хранения документов —
период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 35
типовой срок исполнения документа —
срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 84
уничтожение документов —
исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией)
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 99
уничтожение (destruction) —
процесс уничтожения или удаления документов без какой-либо возможности их восстановления
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019, п. 3.7
формирование дела —
группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 92
хранение документов —
организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 33
экспертиза ценности документов —
изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст. 3, п. 18
электронная подпись —
информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», ст. 2, п. 1
электронная копия документа —
копия документа, созданная в цифровой форме
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 23
электронный документ —
документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2, п. 11.1).
электронный документооборот —
документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота)
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 69
юридическая значимость документа —
свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 13
юридическая сила документа —
свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия
ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 14
Источники:
— Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
— Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
— Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
— Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».
— Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».
— Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
— ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2013.
— ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы. — М.: Стандартинформ, 2019.
Приложение N 2
ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
МИНИСТЕРСТВО (НАЗВАНИЕ)
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИН… РОССИИ)
ПРИКАЗ
______________
N ____________
Москва
Образец бланка приказа федерального министерства
Продолжение приложения N 2
МИНИСТЕРСТВО (НАЗВАНИЕ)
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИН… РОССИИ)
ул. Название, д. 00, Москва, 100000
тел. +7 (495) 000-00-00; факс +7 (495) 000-00-00
e-mail:aaa@gov.ru; http://www.aaa.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________
Образец бланка письма федерального министерства
Продолжение приложения N 2
МИНИСТЕРСТВО (НАЗВАНИЕ)
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИН… РОССИИ)
СТАТС-СЕКРЕТАРЬ —
ЗАМЕСТИТЕЛЬ МИНИСТРА
ул. Название, д. 00, Москва, 100000
тел. +7 (495) 000-00-00; факс +7 (495) 000-00-00
e-mail:aaa@gov.ru; http://www.aaa.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________
Образец бланка письма должностного лица
(статс-секретаря — заместителя министра)
Продолжение приложения N 2
МИНИСТЕРСТВО (НАЗВАНИЕ)
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИН… РОССИИ)
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ
ДЕПАРТАМЕНТ
ул. Название, д. 00, Москва, 100000
тел. +7 (495) 000-00-00; факс +7 (495) 000-00-00
e-mail:aaa@gov.ru; http://www.aaa.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________
Образец бланка письма структурного подразделения
Продолжение приложения N 2
МИНИСТЕРСТВО (НАЗВАНИЕ) РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(МИН… РОССИИ)
ПРОТОКОЛ
______________
N ____________
Москва
Образец бланка протокола федерального министерства
Продолжение приложения N 2
МИНИСТЕРСТВО (НАИМЕНОВАНИЕ) РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА (НАЗВАНИЕ)
(РОС…)
ПРИКАЗ
______________
N ____________
Москва
Образец бланка приказа федеральной службы, подведомственной
федеральному министерству
Продолжение приложения N 2
МИН… РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
(НАЗВАНИЕ)
(РОС…)
ул. Название, д. 00, Москва, 100000
тел. +7 (495) 000-00-00; факс +7 (495) 000-00-00
e-mail:aaa@gov.ru; http://www.aaa.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________
Образец бланка письма федеральной службы, подведомственной
федеральному министерству
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ
(НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
______________
N ____________
г. Название
———————————
<*> Герб (геральдический знак) субъекта Российской Федерации.
Образец бланка постановления представительного органа
субъекта Российской Федерации
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ
(НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ)
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
______________
N ____________
г. Название
———————————
<*> Герб (геральдический знак) субъекта Российской Федерации.
Образец бланка распоряжения председателя представительного
органа субъекта Российской Федерации
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ
(НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ)
ул. Название, д. 00, г. Название, 100000
тел. +7 (000) 000-00-00; факс +7 (000) 000-00-00
e-mail:bbb@sss.ru; http://www.bbb.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________
———————————
<*> Герб (геральдический знак) субъекта Российской Федерации.
Образец бланка письма представительного органа субъекта
Российской Федерации
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ
(НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ)
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ
ул. Название, д. 00, г. Название, 100000
тел. +7 (000) 000-00-00; факс +7 (000) 000-00-00
e-mail:bbb@sss.ru; http://www.bbb.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________
———————————
<*> Герб (геральдический знак) субъекта Российской Федерации.
Образец бланка письма председателя представительного органа
субъекта Российской Федерации
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
ГЛАВА (ГУБЕРНАТОР)
(НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
______________
N ____________
г. Наименование
———————————
<*> Герб (геральдический знак) субъекта Российской Федерации.
Образец бланка постановления главы (губернатора) субъекта
Российской Федерации
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
ГЛАВА (ГУБЕРНАТОР)
(НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
______________
N ____________
Москва
———————————
<*> Герб (геральдический знак) субъекта Российской Федерации.
Образец бланка распоряжения главы (губернатора) субъекта
Российской Федерации
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
АДМИНИСТРАЦИЯ
(НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ)
ул. Название, д. 00, г. Название, 100000
тел. +7 (000) 000-00-00; факс +7 (000) 000-00-00
e-mail:bbb@sss.ru; http://www.bbb.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________
———————————
<*> Герб (геральдический знак) субъекта Российской Федерации.
Образец бланка письма администрации субъекта
Российской Федерации
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
ГЛАВА (ГУБЕРНАТОР)
(НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ)
ул. Название, д. 00, г. Название, 100000
тел. +7 (000) 000-00-00; факс +7 (000) 000-00-00
e-mail:bbb@sss.ru; http://www.bbb.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________
———————————
<*> Герб (геральдический знак) субъекта Российской Федерации.
Образец бланка письма главы (губернатора) субъекта
Российской Федерации
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ
ГЛАВЫ (ГУБЕРНАТОРА)
(НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ)
ул. Название, д. 00, г. Название, 100000
тел. +7 (000) 000-00-00; факс +7 (000) 000-00-00
e-mail:bbb@sss.ru; http://www.bbb.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________
———————————
<*> Герб (геральдический знак) субъекта Российской Федерации.
Образец бланка письма первого заместителя главы
(губернатора) субъекта Российской Федерации
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
АДМИНИСТРАЦИЯ
(НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ)
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ
ул. Название, д. 00, г. Название, 100000
тел. +7 (000) 000-00-00; факс +7 (000) 000-00-00
e-mail:bbb@sss.ru; http://www.bbb.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________
———————————
<*> Герб (геральдический знак) субъекта Российской Федерации.
Образец бланка письма структурного подразделения
администрации субъекта Российской Федерации
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
АДМИНИСТРАЦИЯ
(НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ)
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ
ПРИКАЗ
______________
N ____________
г. Наименование
———————————
<*> Герб (геральдический знак) субъекта Российской Федерации.
Образец бланка приказа органа исполнительной власти
администрации субъекта Российской Федерации
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
АДМИНИСТРАЦИЯ
(НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ)
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ
ул. Название, д. 00, г. Название, 100000
тел. +7 (000) 000-00-00; факс +7 (000) 000-00-00
e-mail:bbb@sss.ru; http://www.bbb.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________
———————————
<*> Герб (геральдический знак) субъекта Российской Федерации.
Образец бланка письма органа исполнительной власти
администрации субъекта Российской Федерации
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
АДМИНИСТРАЦИЯ
(НАЗВАНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ)
ул. Название, д. 00, г. Название, 100000
тел. +7 (000) 000-00-00; факс +7 (000) 000-00-00
e-mail:ccc@mmm.ru; http://www.ccc.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________
———————————
<*> Герб (геральдический знак) муниципального образования.
Образец бланка письма администрации
муниципального образования
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ
(НАЗВАНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ)
РЕШЕНИЕ
______________
N ____________
Название населенного пункта
———————————
<*> Герб (геральдический знак) муниципального образования.
Образец бланка решения представительного органа
муниципального образования
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГЛАВА (НАЗВАНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ)
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
______________
N ____________
Название населенного пункта
———————————
<*> Герб (геральдический знак) муниципального образования.
Образец бланка постановления главы
муниципального образования
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ГЛАВА (НАЗВАНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
______________
N ____________
Название населенного пункта
———————————
<*> Герб (геральдический знак) муниципального образования.
Образец бланка распоряжения главы
муниципального образования
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
АДМИНИСТРАЦИЯ (НАЗВАНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ)
КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ
МУНИЦИПАЛЬНЫМ ИМУЩЕСТВОМ
ПРИКАЗ
______________
N ____________
Название населенного пункта
———————————
<*> Герб (геральдический знак) муниципального образования.
Образец бланка приказа исполнительного органа
местного самоуправления
Продолжение приложения N 2
Герб <*>
НАЗВАНИЕ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
АДМИНИСТРАЦИЯ
(НАЗВАНИЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ)
ул. Название, д. 00, г. Название, 100000
тел. +7 (000) 000-00-00; факс +7 (000) 000-00-00
e-mail:ccc@mmm.ru; http://www.ccc.ru
_______________ N ______________
На N __________ от ______________
———————————
<*> Герб (геральдический знак) муниципального образования.
Образец бланка письма администрации
муниципального образования
Приложение N 3
ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ,
ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ [71]
1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)
Изображение Государственного герба Российской Федерации воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» [72]. Изображение герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации или муниципального образования воспроизводится на бланках документов в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации или муниципальными нормативными правовыми актами.
Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается на бланке документа над реквизитами организации — автора документа, захватывая часть верхнего поля (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа) и выравнивается относительно самой длинной строки в наименовании государственного органа, органа местного самоуправления.
Законом о Государственном гербе Российской Федерации установлены варианты изображения Государственного герба Российской Федерации:
— многоцветный на геральдическом щите;
— одноцветный на геральдическом щите;
— одноцветный без геральдического щита (в виде главной фигуры — двуглавого орла).
— Многоцветный вариант изображения Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках:
— федеральных конституционных законов и федеральных законов;
— указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
— постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
— постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
— постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
— решений Конституционного Суда Российской Федерации;
— решений Верховного Суда Российской Федерации;
— Президента Российской Федерации;
— Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
— Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
— Правительства Российской Федерации;
— Конституционного Суда Российской Федерации;
— Верховного Суда Российской Федерации;
— Одноцветный вариант изображения Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещают на бланках:
— Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
— органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;
— органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;
— федеральных судов;
— органов прокуратуры Российской Федерации;
— следственных органов и учреждений Следственного комитета Российской Федерации;
— органов и учреждений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;
— дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.
Гербы субъектов Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.
В соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. N 154-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» собственную символику (гербы, эмблемы и др.), отражающую исторические, культурные, социально-экономические, национальные и иные местные традиции, вправе иметь и муниципальные образования [73] (муниципальное образование — городское, сельское поселение, несколько поселений, объединенных общей территорией, часть поселения, иная населенная территория, в пределах которых осуществляется местное самоуправление, имеются муниципальная собственность, местный бюджет и выборные органы местного самоуправления).
Федеральный закон от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» [74] устанавливает:
«1. Муниципальные образования в соответствии с федеральным законодательством и геральдическими правилами вправе устанавливать официальные символы, отражающие исторические, культурные, национальные и иные местные традиции и особенности.
2. Официальные символы муниципальных образований подлежат государственной регистрации в порядке, установленном федеральным законодательством.
3. Официальные символы муниципальных образований и порядок официального использования указанных символов устанавливаются уставами муниципальных образований и (или) нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований».
Указом Президента Российской Федерации от 21 марта 1996 г. N 403 утверждено Положение о Государственном геральдическом регистре Российской Федерации. Регистр создан в целях систематизации и упорядочения использования официальных символов и отличительных знаков. Регистр ведет Геральдический совет при Президенте Российской Федерации (в 1992 — 1994 — Государственная геральдическая служба Российской Федерации, в 1994 — 1999 — Государственная герольдия при Президенте Российской Федерации).
В регистр вносятся официальные символы Российской Федерации и субъектов Российской Федерации (флаги, гербы); официальные символы федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации (флаги, гербы, эмблемы); официальные символы органов местного самоуправления и иных муниципальных образований (флаги, гербы, эмблемы); знаки отличия и различия, награды федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Согласно ст. 8 Федерального конституционного закона «О Государственном гербе Российской Федерации» гербы (геральдические знаки) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности не должны быть идентичны Государственному гербу, и Государственный герб не может быть использован в качестве геральдической основы гербов (геральдических знаков) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций.
2. Эмблема
Изображение эмблемы, разработанной и утвержденной в установленном порядке, помещается на бланках документов в соответствии с нормативными правовыми актами государственного органа, органа местного самоуправления (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации, герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации или муниципального образования).
Изображение эмблемы помещается на бланке документа над реквизитами организации — автора документа, захватывая часть верхнего поля (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа) и выравнивается относительно самой длинной строки в наименовании государственного органа, органа местного самоуправления.
Порядок использования изображения эмблемы устанавливает соответствующий государственный орган.
3. Код формы документа
Реквизит проставляется на унифицированных формах документов, включенных в унифицированные системы документации, в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором. Код формы документа располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора)» и цифрового кода.
4. Наименование государственного органа, органа местного самоуправления
Наименование государственного органа, органа местного самоуправления на бланке документа должно соответствовать наименованию, установленному правовым актом о создании государственного органа, органа местного самоуправления и положением о нем. На бланках документов указывается полное официальное наименование государственного органа, органа местного самоуправления. Над наименованием государственного органа, органа местного самоуправления указывается полное или сокращенное наименование вышестоящего органа (при его наличии).
Сокращенное наименование (при его наличии) государственного органа, органа местного самоуправления помещают в скобках под полным наименованием.
В бланках документов государственных органов, органов местного самоуправления республик в составе Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, наименование государственного органа, органа местного самоуправления указывается на русском языке как государственном языке Российской Федерации и на государственном языке (государственных языках) республик в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.
Наименование государственного органа, органа местного самоуправления на русском языке размещается:
— на бланках с угловым расположением реквизитов — слева, наименования государственного органа, органа местного самоуправления на государственном языке (государственных языках) республики — справа от наименования на русском языке;
— на бланках с продольным расположением реквизитов — сверху, наименования государственного органа, органа местного самоуправления на государственном языке (государственных языках) республики — под наименованием на русском языке.
5. Наименование структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления
Указывается в бланках структурных подразделений в случае, если их использование установлено нормативными правовыми актами государственного органа или муниципальными правовыми актами, и указывается под наименованием государственного органа, органа местного самоуправления.
Собственные бланки по типу бланков структурных подразделений могут иметь координационные, совещательные, методические органы государственного органа, органа местного самоуправления
6. Наименование должности лица
Наименование должности лица — реквизит бланка должностного лица (руководителя, заместителей руководителя, иных должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, имеющих право использовать бланки должностных лиц).
Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) государственного органа, органа местного самоуправления.
7. Справочные данные о государственном органе, органе местного самоуправления
Указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес государственного органа, органа местного самоуправления, номер(а) телефона(ов), факса, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес и, при необходимости, другие сведения.
8. Наименование вида документа
Указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием организации (структурного подразделения, должности).
При издании документа на бланке конкретного вида документа (приказа, постановления, протокола и др.) наименование вида документа является реквизитом бланка.
9. Дата документа
Соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события (в протоколах), зафиксированного в документе.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
— арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.08.2020;
— словесно-цифровым способом: 5 августа 2020 г.
На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные о государственном органе, органе местного самоуправления» (в бланках писем).
Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.
10. Регистрационный номер документа —
цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению государственного органа, органа местного самоуправления может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более государственными органами, органами местного самоуправления, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания наименований государственных органов, органов местного самоуправления в заголовочной части или преамбуле документа.
11. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
Реквизит используется в бланках писем, включает регистрационный номер и дату входящего (поступившего) документа, на который дается ответ.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа располагается под реквизитами «дата документа» и «регистрационный номер документа».
В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
12. Место составления (издания) документа
Указывается в бланках документов, за исключением бланков деловых (служебных) писем (в бланке письма эта информация содержится в реквизите «справочные данные об организации»), а также внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, заявлений и других).
Место составления (издания) документа не указывается, если оно входит в официальное наименование государственного органа, органа местного самоуправления.
Место издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления: Москва, г. Новосибирск, г. Клин Московской области. При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения [75] (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в виде графического сокращения «г.» не указывается.
13. Гриф ограничения доступа к документу
Реквизит проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа), приложений к нему при наличии в них информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также на сопроводительном письме к таким документам.
В федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности при наличии в документе служебной информации ограниченного распространения в качестве грифа ограничения доступа на документах оформляется пометка «Для служебного пользования» [76].
14. Адресат
Реквизит используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных записок, заявлений и др.).
Адресатом документа может быть государственный орган, орган местного самоуправления, государственная или негосударственная организация, группа организаций, структурное подразделение государственного органа, органа местного самоуправления, организации, должностное лицо, гражданин.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или выравниваются по ширине относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) государственного органа, орган местного самоуправления, организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя) и наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, фамилия, инициалы лица. Например:
Руководителю Федерального архивного агентства
Артизову А.Н.
При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в которых предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности указывают воинское или специальное звание. Например:
Наименование
государственного органа
Начальнику Департамента
(наименование)
генерал-майору полиции
Фамилия И.О.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина. Например:
Мэру Москвы
г-ну Собянину С.С.
Председателю Комитета
по делам молодежи
Законодательного Собрания
Республики (наименование)
г-же Симоновой С.С.
При адресовании письма в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию указывается полное или сокращенное наименование государственного органа (организации) в именительном падеже. Например:
Федеральное архивное
агентство
или:
Росархив
При адресовании документа в структурное подразделение государственного органа, органа местного самоуправления, организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения. Например:
Министерство цифрового развития, связи
и массовых коммуникаций Российской Федерации
Департамент электронного правительства
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются: в именительном падеже наименование организации, ниже в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы. Например:
Росархив
Руководителю Финансового управления
Фамилия И.О.
При рассылке документа типового содержания государственным органам, органам местного самоуправления, организациям или в структурные подразделения, адресат указывается обобщенно. Например:
Руководителям
территориальных органов
Федерального казначейства
в субъектах Российской Федерации
При рассылке документа не всем органам (организациям) или структурным подразделениям, под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например:
Руководителям федеральных органов исполнительной власти
(по списку)
Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким адресатам, общее количество адресатов не должно превышать четырех (кроме процессуальных документов), при этом основной адресат указывается первым. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы лица в дательном падеже, почтовый адрес корреспондента. Например:
Фамилия И.О.
ул. Весенняя, д. 5, кв. 124,
Москва, 119235
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи [77]:
а) для юридического лица — полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина — фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта;
д) название района;
е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:
Министерство экономического развития
Российской Федерации
abcd@gov.ru
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
15. Гриф утверждения документа
Проставляется на документе, утверждаемом непосредственно должностным лицом (руководителем или иным уполномоченным им должностным лицом) или распорядительным документом (указом, постановлением, приказом, распоряжением).
Гриф утверждения оформляется в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Строки реквизита выравниваются в пределах зоны, занятой реквизитом, по левому краю или по центру относительно самой длинной строки.
При утверждении документа непосредственно должностным лицом гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДАЮ», в именительном падеже наименование должности лица, включающее наименование государственного органа или органа местного самоуправления, собственноручную подпись должностного лица, его инициалы, фамилию и дату утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
архивного агентства
Подпись А.Н. Артизов
Дата
При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с названием вида утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
(Регламент)
УТВЕРЖДЕН
приказом Федерального
архивного агентства
от 5 июня 2020 г. N 82
(Правила)
УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Федерального
архивного агентства
от 22 мая 2019 г. N 71
16. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?» (формулируется с предлогом «О» («Об») или на вопрос «чего?». Например:
приказ (о чем?) О создании аттестационной комиссии
письмо (о чем?) О предоставлении информации
акт (чего?) приема-передачи дел
протокол (чего?) заседания экспертной комиссии
В деловых (служебных) письмах заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля, в нормативных правовых актах, распорядительных документах заголовок оформляется над текстом и выравнивается по центру относительно самой длинной строки. Например:
Об утверждении Положения о системе межведомственного
электронного документооборота
17. Текст документа
Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, и не должен допускать различных толкований.
Текст документа в государственных органах, органах местного самоуправления составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик в составе Российской Федерации и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик [78].
В тексте документа не допускается употребление:
— просторечной и экспрессивной лексики;
— иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;
— обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
— аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа;
— ненормативной лексики.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
наименование документа, наименование государственного органа, органа местного самоуправления, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;
наименование государственного органа, органа местного самоуправления или должности лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, за исключением нормативных правовых актов, в которых разделы нумеруются римскими цифрами, а пункты — арабскими [79]. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
Текст документа излагается:
— в постановлениях — от третьего лица единственного числа («… постановляет:…»
— в приказах, изданных единолично, — от первого лица единственного числа («… приказываю:…»);
— в постановлениях, приказах, изданных совместно двумя или более государственными органами, — от первого лица множественного числа («… приказываем:…») или от третьего лица множественного числа (постановляют:…»;
— в протоколах заседаний — от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);
— в деловых письмах, оформленных на бланках организации, — от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «администрация считает возможным…»);
— в деловых письмах, оформленных на бланках должностных лиц, — от первого лица единственного числа («прошу…», «предлагаю…») или от третьего лица единственного числа («… департамент не располагает…», «… агентство готово рассмотреть…»);
— в докладных и служебных записках, заявлениях — от первого лица единственного числа («прошу…», «считаю необходимым…»);
— в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция, регламент), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «комиссия провела проверку…»).
Слова «постановляет», «приказываю» печатаются вразрядку и могут выделяться полужирным шрифтом.
При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.
В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.
В деловых (служебных) письмах используются:
— вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемая Анна Николаевна!
Уважаемые господа!
— заключительная этикетная фраза: «С уважением,…».
Наименование должности во вступительном обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля с отступом от края листа — 10 мм.
18. Отметка о приложении
Содержит сведения о документе (документах), прилагаемом (прилагаемых) к основному документу.
В сопроводительных письмах и иных информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля одним их следующих способов:
— если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько (указываются названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого из них):
Приложение: 1. Положение о Департаменте финансов на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Департамента финансов на 3 л. в 1 экз.
— если приложение (приложения) сброшюрованы или прошиты:
Приложение: Договор о сотрудничестве от 12 мая 2020 г. N 65 в 2 экз.
— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
Приложение: письмо ФКУ «Государственный архив Российской Федерации» от 05.06.2020
N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.
— если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому из них:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
— если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:
Приложение: DVD-R в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах. Дополнительно может быть указан формат файла (docx, pdf, odt или иной).
При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и пересылаемых по информационно-телекоммуникационной сети, отметку о приложении рекомендуется оформлять следующим образом (количество экземпляров при этом не указывается):
Приложение: Аналитическая справка о… на 20 л., Справка_195.pdf, 55 Kb.
Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, и их объема в байтах (с добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объема файла в формате zip). Например:
Приложение: 5 приложений в одном файле (имя файла с расширением zip) объемом (в байтах).
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 1);
— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Приложение N 2
к приказу (Наименование государственного органа, органа местного самоуправления)
от 15 августа 2020 г. N 112
В отметке о приложении может указываться сокращенное наименование государственного органа, органа местного самоуправления). Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:
Приложение N 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом (Наименование государственного органа, органа местного самоуправления)
от 18 мая 2020 г. N 67
Если одним распорядительным утверждается несколько документов, на каждом из них оформляются отметки о приложении, включающие гриф утверждения.
19. Гриф согласования документа
Проставляется на документах, согласованных органами власти, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
— на последнем листе документа под текстом;
— на листе согласования, являющимся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Руководитель Департамента
здравоохранения
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Если согласование осуществляется совещательным, координационным методическим или иным органом, в грифе согласования указывается наименование органа, дата и номер протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Например:
СОГЛАСОВАНО
Научно-техническим советом
…
(протокол от _____ N ______)
Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование органа, согласовавшего документ, дата и номер письма. Например:
СОГЛАСОВАНО
письмо Федерального архивного
агентства от _______ N ____
20. Виза
Виза является отметкой о внутреннем согласовании проекта документа, свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа.
Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, указанное в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:
Руководитель юридического отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются.
Руководитель юридического отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата
В государственных органах, органах местного самоуправления, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме.
В документах, подлинники которых хранятся в государственном органе, органе местного самоуправления визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
При необходимости может применяться полистное визирование документа и его приложений.
21. Подпись
Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию). Например:
Заместитель руководителя
Подпись
И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:
Заместитель руководителя
Федерального архивного
агентства
Подпись
А.В. Юрасов
Если документ (деловое письмо) оформлен на бланке письма государственного органа или органа местного самоуправления, но подписывается руководителем структурного подразделения (при наличии у него таких полномочий), в подписи указывается должность лица и наименование структурного подразделения. Например:
Руководитель Департамента
камеральных проверок
Подпись
И.О. Фамилия
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается. Например:
Подпись
И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:
Заместитель руководителя
Подпись
И.О. Фамилия
Главный бухгалтер
Подпись
И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:
Заместитель министра
по финансовым вопросам
Подпись И.О. Фамилия
Заместитель министра
по административным вопросам
Подпись И.О. Фамилия
В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:
Председатель комиссии
Подпись
И.О. Фамилия
Члены комиссии
Подпись
И.О. Фамилия
Подпись
И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). Например:
И.о. директора Департамента
информационных технологий
Подпись
И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности
директора Департамента
информационных технологий
Подпись
И.О. Фамилия
Слова «исполняющий обязанности» пишутся полностью или в виде графического сокращения «и.о.» (не: «временно исполняющий обязанности», «врио»).
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
22. Отметка об электронной подписи
Реквизит используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.
Отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами в соответствии с установленными требованиями [80]. Например:
Директор департамента
И.О. Фамилия
23. Печать
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы федерального государственного органа заверяют печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, государственного органа субъекта Российской Федерации — печатью с воспроизведением герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, органа местного самоуправления — печатью с воспроизведением герба (геральдического знака) органа местного самоуправления.
Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ или на месте, обозначенном «МП» («Место печати»), если документ подготовлен на основе унифицированной формы (шаблона).
24. Отметка об исполнителе
Включает фамилию, имя и отчество исполнителя (ответственного исполнителя), номер его телефона, может дополняться наименованием должности исполнителя (работника, подготовившего проект документа), наименованием структурного подразделения и адресом электронной почты исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева. Например:
Иванов Иван Иванович, Контрольное управление, ведущий специалист
+7 (499) 900-00-00, Ivanov_II@gov.ru
Внутренними нормативными документами государственного органа, органа местного самоуправления может быть предусмотрено указание в качестве исполнителей документа руководителей структурных подразделений или иных должностных лиц.
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
25. Отметка о заверении копии
Оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте под подписью (при ее наличии) или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:
Верно
Зав. отделом государственной
службы, кадров и наград
Дата
Подпись
И.О. Фамилия
Если копия выдается для представления в другой государственный орган, орган местного самоуправления или организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа (подлинника или заверенной копии), с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.
Подлинник документа находится в «Наименование государственного органа, органа местного самоуправления» в деле N 01-05 за 2019 г.»
На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.
Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.
Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационным каналам (сети «Интернет», СЭД), заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.
Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.
В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:
— наименование информационной системы, в которой хранятся документы;
— наименования документов, копии которых направляются получателю;
— названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;
— дата изготовления и заверения копии.
При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) N …».
Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.
26. Отметка о поступлении документа
Служит для подтверждения факта поступления документа в государственный орган, орган местного самоуправления и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа (например, «Поступило по МЭДО»).
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа (штампов).
27. Резолюция
Резолюция на документе — указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в ЭРК документа в СЭД.
Резолюция должна включать: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа), при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»).
28. Отметка о контроле
Отметка свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
Сведения о постановке на контроль электронного документа фиксируются в ЭРК.
29. Отметка о направлении документа в дело
Определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Например:
В дело N 01-18 за 2020 г.
Зав. отделом аудита
Подпись
Дата
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
Сведения о деле, в которое включен электронный документ, фиксируется в ЭРК.
Приложение N 4
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ УТВЕРЖДАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Акты (в случае, если это предусмотрено унифицированной формой акта или нормативными правовыми актами).
2. Графики работ, отпусков, сменности.
3. Должностные инструкции, должностные регламенты.
4. Инструкции (технологические, по технике безопасности и др.).
5. Классификаторы информации, документов.
6. Методические рекомендации, методические указания, методики.
7. Номенклатура дел организации.
8. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).
9. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).
10. Отчеты (о выполнении планов, программ и др.).
11. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).
12. Планы (кроме оперативных).
13. Политики.
14. Положения.
15. Порядки.
16. Правила.
17. Программы.
18. Регламенты (в том числе административные).
19. Стандарты организации.
20. Структура и штатная численность.
21. Уставы.
22. Унифицированные формы документов.
23. Штатное расписание.
Приложение N 5
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ЗАВЕРЯЕМЫХ ПЕЧАТЬЮ
1. Архивная справка.
2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).
3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.
4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.
5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).
6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).
7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).
8. Сведения о трудовой деятельности работника.
9. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, — по необходимости).
10. Трудовые книжки работников.
11. Удостоверения работников.
Приложение N 6
ПОДГОТОВКА
И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ АКТОВ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Государственные органы, осуществляющие функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывают проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.
2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата A4.
На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт [81] от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».
3. Законопроект имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта —
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.
Например:
О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации об административных правонарушениях в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации
или
О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды
Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 — 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.
Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.
Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами. Например:
РАЗДЕЛ I
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА
Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.
Например:
Подраздел I. Общие положения об обязательствах
Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Глава 5. Права, обязанности и ответственность
Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.
Например:
§ 1. Хозяйственные товарищества и общества
Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.
Например:
Статья 33. Сертификация
В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.
Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.
Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.
4. Оформление пояснительной записки к законопроекту. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты.
Наименование вида документа — печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка. Например:
К проекту федерального закона «О внесении изменений в статью 1 Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
Образец оформления законопроекта прилагается.
Образец оформления законопроекта
Приложение N 7
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ
ПРОЕКТОВ АКТОВ (УКАЗОВ И РАСПОРЯЖЕНИЙ)
ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется государственными органами в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации.
2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги A4 (210 x 297) шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.
3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.
Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт [82].
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).
Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.
При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).
Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.
Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.
На распоряжениях место издания не печатается.
Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.
Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.
К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».
Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).
Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.
Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита выравниваются по центру относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:
Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно трех межстрочных интервалов. Длина черты составляет 2 — 3 см.
При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например:
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.
На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.
Образцы оформления проектов актов Президента Российской Федерации прилагаются.
Образец оформления проекта указа Президента
Российской Федерации
ПОЛОЖЕНИЕ
об Управлении Президента Российской Федерации
по государственным наградам
1. Управление Президента Российской Федерации по государственным наградам (далее — Управление) является самостоятельным подразделением Администрации Президента Российской Федерации.
2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, положением об Администрации Президента Российской Федерации, распоряжениями Администрации Президента Российской Федерации, а также настоящим положением.
(Далее текст не приводится)
Образец оформления проекта распоряжения
Президента Российской Федерации
Приложение N 8
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ
ПРОЕКТОВ АКТОВ (ПОСТАНОВЛЕНИЙ, РАСПОРЯЖЕНИЙ)
ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации проводится федеральными органами исполнительной власти в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.
Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:
Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.
Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.
Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например, N 143.
К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например, N 153-р.
Место издания — отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.
Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.
Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).
Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.
Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.
Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).
Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.
Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: «(Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 14, ст. 2062)».
Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.
В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.
Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.
Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации.
Образцы оформления проектов актов Правительства Российской Федерации прилагаются.
Образец оформления проекта постановления Правительства
Российской Федерации
Образец оформления проекта распоряжения Правительства
Российской Федерации
Приложение N 9
ПОРЯДОК
ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ (СОВЕЩАНИЙ)
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
В государственных органах, органах местного самоуправления протоколы могут издаваться в полной форме или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список присутствующих, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения на заседании, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За — …, против — …, воздержалось — …».
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей — их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и формулируется с предлогом «о» («об»), печатается центрованно, подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилия основного докладчика указывается первой. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Ниже печатается принятое по вопросу решение.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, методических, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Номера постановлений (решений), издаваемых на основании протоколов заседаний, могут состоять из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.
К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в государственном органе, органе местного самоуправления.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Доведение протоколов до заинтересованных лиц может осуществляться в электронном виде.
В отдельных случаях принятые решения могут доводиться до заинтересованных лиц в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке, подписываются председателем (председательствующим) и секретарем или заверяются по правилам заверения копий документов.
Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:
— наименование государственного органа, органа местного самоуправления — указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования государственного органа, органа местного самоуправления;
— вид документа — ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);
— вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
— место проведения заседания (совещания): указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания» и выравнивается по центру;
— дата протокола;
— регистрационный номер протокола;
— текст протокола;
— подпись (подписи) — отделяется от текста 2 — 3 межстрочными интервалами и состоит из слова «Председатель», если заседание (совещание) проводилось под руководством коллегиального или совещательного (координационного, методического) органа, или наименования должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря, личной подписи (подписей), расшифровки подписей (инициалы и фамилия(и). В отдельных, установленных законодательством Российской Федерации случаях (например, протоколы аттестационных, конкурсных комиссий), подписываются всеми членами комиссии.
Подпись (подписи) печатается от левой границы текстового поля документа.
Образцы протоколов прилагаются.
———————————
<*> Государственный герб Российской Федерации, герб (геральдический знак) субъекта Российской Федерации, муниципального образования.
Образец оформления полного протокола
———————————
<*> Государственный герб Российской Федерации, герб (геральдический знак) субъекта Российской Федерации, муниципального образования.
Образец оформления краткого протокола
Приложение N 10
———————————
<*> Государственный герб Российской Федерации, герб (геральдический знак) субъекта Российской Федерации, муниципального образования.
Образец оформления служебного письма
Приложение N 11
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ [83]
1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.
2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).
3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.
6. Конкурсная документация.
7. Научно-техническая и проектная документация.
8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
9. Отчеты о НИР.
10. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.
11. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
12. Прейскуранты.
13. Пригласительные билеты, приглашения.
14. Программы конференций, совещаний.
15. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).
16. Учебные планы, программы.
17. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.
Приложение N 12
ТИПОВЫЕ СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
В ГОСУДАРСТВЕННОМ ОРГАНЕ, ОРГАНЕ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
Вид документа
Срок исполнения
Основание
Парламентский запрос (запрос Совета Федерации, Государственной Думы)
не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок
Часть 3 статьи 13 Федерального закона от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»
Запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы (депутатскому запросу)
не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок
Часть 3 статьи 14 Федерального закона от 8 мая 1994 г. N 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»
Представление Счетной палаты Российской Федерации
в течение 30 дней со дня внесения представления в объект аудита (контроля) [84]
Часть 4 статьи 26 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 41-ФЗ «О Счетной палате Российской Федерации»
Протест прокурора на противоречащий закону правовой акт
не позднее чем в 10-дневный срок с момента его поступления, а в случае принесения протеста на решение представительного (законодательного) органа субъекта Российской Федерации или органа местного самоуправления — на ближайшем заседании [85]
Часть 2 статьи 23 Федерального закона от 17 января 1992 г. N 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации»
Межведомственные запросы о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг
5 рабочих дней со дня получения запроса
Часть 3 статьи 7.2 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»
Жалоба на нарушение порядка предоставления государственной или муниципальной услуги
15 рабочих дней со дня регистрации жалобы
Часть 6 статьи 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; постановление Правительства Российской Федерации от 16 августа 2012 г. N 840 «О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, государственных корпораций, наделенных в соответствии с федеральными законами полномочиями по предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности, и их должностных лиц, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», и их работников, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и их работников»
Жалоба на отказ органа, предоставляющего государственную услугу, его должностного лица, многофункционального центра, его должностного лица, работника, привлекаемой организации, ее работника в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и (или) ошибок или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений
5 рабочих дней со дня регистрации
Пункт 15 постановления Правительства Российской Федерации от 16 августа 2012 г. N 840 «О порядке подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, государственных корпораций, наделенных в соответствии с федеральными законами полномочиями по предоставлению государственных услуг в установленной сфере деятельности, и их должностных лиц, организаций, предусмотренных частью 1.1 статьи 16 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», и их работников, а также многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и их работников» (вместе с Правилами подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, а также Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» и ее должностных лиц)
Письменное обращение гражданина, организации
30 дней со дня регистрации (в исключительных случаях продление срока рассмотрения обращения не более чем на 30 дней)
Пункты 1, 2 статьи 12 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации»
Письменное обращение гражданина, организации о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции
20 дней со дня регистрации
Пункт 1.1 статьи 12 Федерального закона N 59-ФЗ
Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица в связи с рассмотрением обращений граждан, организаций
15 дней
Часть 2 статьи 10 Федерального закона N 59-ФЗ
Запрос информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления
30 дней со дня регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации (с возможным продлением срока рассмотрения запроса не более чем на 15 дней)
Статья 18 Федерального закона от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»
Запрос, не относящийся к деятельности государственного органа или органа местного самоуправления, в которые он направлен
в течение 7 дней со дня регистрации запроса (в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации)
Статья 18 Федерального закона от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»
Запрос органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля
не более 5 рабочих дней со дня поступления
Пункт 4 Правил направления запроса и получения на безвозмездной основе, в том числе в электронной форме, документов и (или) информации органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля при организации и проведении проверок от иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, в распоряжении которых находятся эти документы и (или) информация, в рамках межведомственного информационного взаимодействия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 18 апреля 2016 г. N 323
Запрос Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации
не позднее 15 дней со дня получения запроса (если в самом запросе не установлен иной срок)
Часть 2 статьи 34 Федерального конституционного закона от 26 февраля 1997 г. N 1-ФКЗ «Об Уполномоченном по правам человека в Российской Федерации»
Заключение Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации
месячный срок
Статья 35 Федерального конституционного закона от 26 февраля 1997 г. N 1-ФКЗ «Об Уполномоченном по правам человека в Российской Федерации»
Обращение Общественной палаты
в течение 30 дней со дня его регистрации (в исключительных случаях продление срока рассмотрения не более чем на 30 дней)
Часть 1, 2 статьи 17 Федерального закона от 4 апреля 2005 г. N 32-ФЗ «Об Общественной палате Российской Федерации»
Запрос Общественной палаты Российской Федерации
не позднее чем через 30 дней со дня получения запроса (в исключительных случаях, по решению Общественной палаты, — не позднее чем через 14 дней)
Часть 3 статьи 24 Федерального закона от 4 апреля 2005 г. N 32-ФЗ «Об Общественной палате Российской Федерации»
Запрос Общественной палаты субъекта Российской Федерации
в течении 30 дней со дня регистрации запроса (в исключительных случаях продлевается не более, чем на 30 дней)
Часть 2 статьи 12 Федерального закона от 23 июня 2016 г. N 183-ФЗ «Об общих принципах организации и деятельности общественных палат субъектов Российской Федерации»
Запрос арбитражного управляющего
в течение 7 дней со дня получения запроса без взимания платы
Пункт 1 статьи 20.3 Федерального закона от 26 октября 2002 г. N 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)»
Запрос уполномоченного по правам предпринимателей
в срок, не превышающий 15 дней со дня получения соответствующего обращения
Федеральный закон от 7 мая 2013 г. N 78-ФЗ «Об уполномоченных по защите прав предпринимателей в Российской Федерации»
Приложение N 13
Индекс дела
Заголовок дела
Количество томов (частей)
Срок хранения и N статьи по перечню+
Примечание
1
2
3
4
5
Название раздела
———————————
<*> При наличии ЭК структурного подразделения.
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
государственного органа, органа местного самоуправления
Продолжение приложения N 13
По срокам хранения
Всего
В том числе:
переходящих
с отметкой «ЭПК»
1
2
3
4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:
Приложение N 14
Индекс дела
Заголовок дела
Количество дел
Срок хранения и N статьи по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
Название раздела
Форма номенклатуры дел государственного органа, органа
местного самоуправления (сводной номенклатуры дел)
Продолжение приложения N 14
По срокам хранения
Всего
В том числе:
переходящих
с отметкой «ЭПК»
1
2
3
4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:
Приложение N 15
ПОРЯДОК
ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННОГО
ОРГАНА, ОРГАНА МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется по установленной форме (приложения N 14, 15 к настоящим Методическим рекомендациям).
В соответствии с пунктом 6.14 Правил делопроизводства в номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа (ограниченного распространения), регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях — копии документов.
Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела формируется в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления. Как правило, индекс дела состоит из установленного в государственном органе, органе местного самоуправления цифрового (буквенно-цифрового) обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах раздела номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — код структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).
В соответствии с пунктом 6.19 Правил делопроизводства заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано. Признаки, по которым строятся заголовки дел и примеры заголовков дел приведены в таблице 1.
Таблица 1. Признаки формирования заголовков дел
Основной признак
Значение признака
Пример заголовков
1) номинальный
указание в заголовке дела наименования вида документа(ов), включенных в дело/названия совокупности документов («переписка»)/обобщенного названия «документы» <*>
Приказы управления по основной деятельности
Приказы министерства по налогам и сборам. Копии
Распоряжения руководителя управления по основной деятельности
Протоколы заседаний коллегии Управления ФНС по г. Москве
Книги и регистры по бухгалтерскому учету
Переписка с Главным управлением государственной службы и кадров о повышении квалификации служащих
Переписка со средствами массовой информации
Обращения граждан и переписка по их рассмотрению
Документы (справки, расчеты, акты и др.) об организации и проведении экспертизы
Дело общественного объединения, прошедшего государственную регистрацию
<*> После слова «документы» в скобках перечисляются два — три названия видов документов, включенных в дело;
слово «дело» используется, если в дело включаются разные по виду документы, но относящиеся к одному лицу или объекту
2) авторский
указание в заголовке дела названия автора(ов) документов (организации, структурного подразделения, совещательного или координационного органа, должностного лица и др.)
Планы работы коллегии министерства на 2019 год
Протоколы заседаний Совета директоров общества
Докладные записки руководителей структурных подразделений руководству общества
3) корреспондентский
указание в заголовке дела названия организации (организаций), должностных лиц и др., от которых получены документы, включенные в дело
Переписка с инспекциями ФНС по городу Москве по вопросам бухгалтерского учета и отчетности
Переписка с предприятиями группы компаний «Северсталь» о поставке продукции
4) предметно-вопросный
отражение в заголовке дела краткого содержания документов дела
Журнал учета отказов в государственной регистрации общественных объединений
Переписка по вопросам нотариата, адвокатуры и правовой помощи
Документы (приказы, соглашения между нотариусами, заявления, письма-рекомендации) о передаче полномочий временно отсутствующих нотариусов
5) хронологический
указание даты (периода), к которому(ым) относятся документы дела
Штатное расписание Главного управления на 2019 г. Копия
Планы работы Главного управления и его подразделений. Полугодовые
Бухгалтерский баланс. Годовой
Бухгалтерский баланс. Квартальный
Расчеты сметы на 2019 г. по бюджетным ассигнованиям.
6) географический
включение в заголовок дела названия местности (территории), с которой связано содержание документов дела
Законодательные, иные нормативные правовые акты представительных и исполнительных органов власти города Москвы
Отчеты образовательных учреждений общего профессионального образования Западного административного округа города Москвы
7) отметка «Копии»
указание на копийность документов дела; включается в любой заголовок дела, если в дело помещаются копии документов
Приказы общества по основной деятельности. Копии
Приказы и распоряжения Минюста России по организации работы судебных приставов-исполнителей. Копии
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название государственного органа, органа местного самоуправления, структурного подразделения или должностного лица (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Приказы министерства по основной деятельности.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:
Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела) приведены в таблице 2.
Таблица 2. Модели заголовков дел (примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела)
Признак
Пример заголовка дела
1) Номинал (с указанием разновидности документа, дела)
Положение об инспекции
Свидетельство о регистрации
Личные карточки (форма Т-2)
Личные дела
2) Номинал — автор
Протоколы заседаний Совета директоров общества
Положения о структурных подразделениях Департамента культуры
Бизнес-план общества
3) Номинал — автор — содержание
Приказы общества по личному составу
Решения коллегии ФНС России по вопросам организации работы налоговых органов
Инструкции и методические указания ФНС по вопросам налогообложения юридических и физических лиц
Отчеты территориальных органов о выполнении финансового плана за 2018 год
4) Номинал — содержание
Видеозаписи о проведении специальных исполнительных действий
Документы (справки, служебные записки, объяснительные записки и др.) о проведении служебных расследований
Журнал регистрации поступающих документов
Акты сверки взаиморасчетов
Переписка по вопросам приема и перевода государственных гражданских служащих
Следственные дела по особо тяжким преступлениям
Обзоры о работе налоговых органов
Предложения по совершенствованию налогового законодательства
5) Номинал — содержание — хронология (год/период)
Отчет о результатах контрольной работы. Годовой (ф. N 2-НК)
Отчет о доходах и расходах. Квартальный
График повышения квалификации работников отдела на 1-е полугодие 2019 года
6) Номинал — хронология (год/период)
Штатное расписание на 2019 год;
Номенклатура дел предприятия на 2019 год;
Финансовый план. Годовой
7) Номинал — корреспондент — содержание
Аналитические справки работников отдела (кураторов) о результатах проверок работы групп розыска
Переписка с территориальными органами о контрольно-надзорной деятельности
Переписка с правоохранительными органами по вопросам основной деятельности инспекции
Номинал — корреспондент — территория — содержание
Переписка с территориальными органами Центрального Федерального округа об обучении и повышении квалификации работников
9) Номинал — автор — территория — содержание
Отчеты административных органов Северо-Восточного административного округа города Москвы о мероприятиях по предотвращению правонарушений
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2019 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой государственный орган, орган местного самоуправления для продолжения и др.
Если в течение года в государственном органе, органе местного самоуправления возникают новые документированные участки работы и формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).
Приложение N 16
ПОРЯДОК
ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ В ГОСУДАРСТВЕННОМ ОРГАНЕ, ОРГАНЕ МЕСТНОГО
САМОУПРАВЛЕНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
При формировании дел в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления необходимо учитывать особенности, характерные для отдельных категорий документов.
Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы — основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.
Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело [86] (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов).
Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами (многостраничные приложения объемом 100 и более страниц могут выделяться в отдельный том дела).
Приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности.
Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения [87].
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним; планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления; планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.
Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.
Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.
Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его органов.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан и организаций по вопросам работы государственного органа, органа местного самоуправления, его структурных подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел; в номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме. Отметка о том, что дело ведется в электронном виде, проставляется в графе «Примечание» номенклатуры дел.
Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.
Формирование и хранение дел на бумажном носителе до передачи их в архив государственного органа, органа местного самоуправления или выделения к уничтожению осуществляется в Службе делопроизводства и/или в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления по месту их формирования, электронных дел — в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.
После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Дела считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
В структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления делопроизводители структурных подразделений обеспечивают сохранность документов и дел.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
— создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
— размещение дел;
— проверка наличия и состояния документов и дел;
— соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях на стеллажах, в шкафах, сейфах.
Дела для их учета и поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа или стойке стеллажа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке.
Дела документального фонда государственного органа, органа местного самоуправления, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Как правило, перед передачей в архив государственного органа, органа местного самоуправления проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления или его структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Выдача дел работникам других структурных подразделений производится с разрешения руководителя Службы делопроизводства или руководителя структурного подразделения по месту хранения дела. Выдача дел во временное пользование в другое структурное подразделение подлежит учету.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица. Выдача дел подтверждается актом выдачи дел во временное пользование.
Приложение N 17
N п/п
Индекс дела
Заголовок дела
Крайние даты
Срок хранения <*>
Количество листов
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
Название раздела
———————————
<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
Форма описи дел структурного подразделения (постоянного
срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения,
по личному составу)
Продолжение приложения N 17
Приложение N 18
N п/п
Индекс дела
Заголовок дела
Крайние даты <*>
Срок хранения
Объем, Мб
Примечания
1
2
3
4
5
6
7
Наименование раздела
———————————
<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.
<**> При наличии ЭК структурного подразделения.
Форма описи электронных дел, документов
структурного подразделения
Продолжение приложения N 18
Продолжение приложения N 18
Дата документа
Рег. N документа
Наименование документа
Объем, Мб
Примечания
1
2
3
4
5
———————————
<*> Составляется на каждое электронное дело.
Приложение N 19
ПОРЯДОК
СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННЫХ (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)
СРОКОВ ХРАНЕНИЯ, ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ, ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ [88]
В государственном органе, органе местного самоуправления в каждом структурном подразделении ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел. Описи дел составляются под методическим руководством архива государственного органа, органа местного самоуправления. По этим описям документы сдаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления.
Опись дел структурного подразделения представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией дел. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел государственного органа, органа местного самоуправления, которые готовит архив государственного органа, органа местного самоуправления и по которым он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложения N 17, 18 к настоящим Методическим рекомендациям) в двух экземплярах и представляются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.
Описательная статья описи дел структурного подразделения содержит следующие элементы:
— порядковый номер дела (тома) по описи;
— индекс дела (тома);
— заголовок дела (тома);
— дата дела (тома);
— количество листов в деле (томе) или объем в Мб в описи электронных дел, документов;
— срок хранения дела (тома).
Перед внесением заголовков дел в опись дел проверяется качество формирования и оформления дел.
В опись электронных дел, документов дополнительно включается приложение к описи — реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
— заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
— каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
— порядок нумерации дел в описи — валовый;
— порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом государственного органа, органа местного самоуправления;
— графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
— многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов; при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».
Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и др.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, в описи электронных дел, документов — общий объем электронных дел в Мб.
Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем подразделения государственного органа, органа местного самоуправления, согласовывается с руководителем Службы делопроизводства. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел до ее утверждения должна быть согласована с экспертной комиссией структурного подразделения.
Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.
Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив государственного органа, органа местного самоуправления, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив государственного органа, органа местного самоуправления также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).
При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.
Приложение N 20
ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛ И ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ
НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ
Оформление дел на бумажном носителе, подлежащих передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления, предусматривает [89]:
— подшивку документов в дело или переплет дела;
— нумерацию листов в деле;
— составление листа-заверителя дела;
— составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
— оформление реквизитов обложки дела.
Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 22 к настоящим Методическим рекомендациям). Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным печатным способом, то надписи на нем также могут быть напечатаны. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.
На обложке дела указываются реквизиты:
— наименование государственного органа, органа местного самоуправления (фондообразователя);
— наименование структурного подразделения фондообразователя, делопроизводственный номер (индекс) дела (индекс дела по номенклатуре дел);
— заголовок дела;
— дата дела (тома);
— количество листов в деле;
— срок хранения дела и номер статьи по перечню;
— архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
— наименование государственного органа, органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который оформляются дела, государственный орган, орган местного самоуправления был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;
— наименование структурного подразделения: записывается его название в соответствии с утвержденной структурой (если в течение года наименование структурного подразделения менялось или дело было передано в другой государственный орган, орган местного самоуправления или другое структурное подразделение, старое наименование заключается в скобки, новое наименование пишется под старым);
— делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах — номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;
— заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новый заголовок дела, отражающий содержание подшитых в деле документов;
— дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы (приложения и др.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и др.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протоколов, включенных в дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме (назначении) и увольнении (освобождении от должности) лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата документа, подтверждающего смерть лица, или запись об этом сотрудника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания — дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела, без учета количества листов внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела.
Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности государственного органа, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в архиве государственного органа, органа местного самоуправления только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, документов, утвержденных ЭПК соответствующего федерального архива, ЭПК соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными им полномочиями (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который будут передаваться дела, кодов государственного (муниципального) архива и государственного органа, органа местного самоуправления по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
Наименования фондообразователя и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов».
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и др.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле; во внутреннюю опись также вносятся исправления или внутренняя опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с архивом употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела (заверительная надпись), помещаемый в конце дела. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме (приложение N 23 к настоящим Методическим рекомендациям). В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 24 к настоящим Методическим рекомендациям).
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, в целях учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все относящиеся к ним приложения.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись наклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.
Внутренняя опись документов дела содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Документы в делах постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не допускается.
В соответствии с пунктами 7.12 — 7.13 Правил делопроизводства подготовка электронных документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с Правилами 2015 г., предусматривающими [90]:
— подготовка электронных дел, документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется структурным подразделением — пользователем соответствующей информационной системы совместно со Службой делопроизводства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы;
— при подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
— преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1 или иной формат по согласованию с архивом государственного органа, органа местного самоуправления, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;
— формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;
— формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1 или ином формате по согласованию с архивом государственного органа, органа местного самоуправления;
— формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;
— миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не по информационно-коммуникационным каналам;
— проверка воспроизводимости электронных документов;
— проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
— формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).
Приложение N 21
N п/п
Заголовок дела (групповой заголовок документов)
Годы
Номер описи <**>
Номер ед. хр. по описи
Количество ед. хр.
Сроки хранения и номера статей по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
6
7
8
———————————
<*> При выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения из структурных подразделений организации, при оформлении акта слово «архивный» исключается.
<**> При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации, графы 4, 5 не заполняются.
Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов,
не подлежащих хранению
Продолжение приложения N 21
Приложение N 22
Форма обложки дела
Приложение N 23
Особенности физического состояния и формирования дела
Номера листов
1
2
Форма листа-заверителя дела
Приложение N 24
N п/п
Регистрационный индекс документа
Дата документа
Заголовок документа
Номера листов дела
Примечание
1
2
3
4
5
6
Форма внутренней описи документов дела
Приложение
[1] Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 декабря 2019 г., регистрационный N 57023; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru). 30 декабря 2019 г.).
[2] Указ Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (вместе с «Положением о Федеральном архивном агентстве») (Собрании законодательства Российской Федерации. 2016. N 26. Ст. 4034; 2018. N 52. Ст. 8239).
[3] Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2018, N 53, ст. 8454) (далее — Федеральный закон N 59-ФЗ).
[4] Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776; 2018, N 1, ст. 7) (далее — Федеральный закон N 8-ФЗ).
[5] Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2020, N 31, ст. 5027).
[6] ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.
[7] Управление документами. Термины и определения. Словарь. — М., ВНИИДАД, 2013. — 120 с.; Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации/Росархив, ВНИИДАД. — М., 2014. [Электронный ресурс] — Режим доступа: http://archives.gov.ru/sites/default/files/2014-slovar-upravl-documents.pdf.
[8] Электронный шаблон бланка — бланк документа в цифровой форме, используемый для создания документов в информационной системе; электронный шаблон документа — унифицированная форма документа используемая для создания документов в информационной системе и содержащая не только реквизиты бланка в цифровой форме, но и постоянные части текста документа.
[9] Интерактивная форма документа позволяет создавать электронный документ в информационной системе в процессе диалога с пользователем, при этом предполагается, что интерфейс содержит различные элементы управления (меню, командные кнопки, поля для ввода информации, списки), благодаря которым пользователь может формировать документ. Особенность документов, создаваемых на основе интерактивных форм, — их связь с базой данных, поскольку в процессе создания документа значительная часть информации выбирается из базы данных, а та часть информации, которая включается в документ как новая информация, становится частью базы данных.
[10] Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2017, N 52, ст. 7916).
[11] Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2018, N 13, ст. 1808).
[12] ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (с Изменением N 1). — М.: Стандартинформ, 2018. Раздел 6 (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).
[13] Образцы бланков документов приведены в Приложении Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016.
[14] В настоящее время общий бланк выходит из употребления. Его используют государственные органы, органы местного самоуправления, применяющие исключительно бланки на бумажном носителе, изготавливаемые типографским способом. В государственных органах, органах местного самоуправления, не использующих бланки, изготовленные типографским способом, вместо общего бланка используются электронные шаблоны конкретных видов документов.
[15] ГОСТ Р 7.0.97-2016 устанавливает также, что документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм. Это положение может быть учтено при разработке бланков тех видов документов, которые имеют длительные сроки хранения.
[16] Стандарт не называет конкретных гарнитур шрифтов, используемых при создании документов, в связи с тем, что постановлением Правительства Российской Федерации от 16 ноября 2015 г. N 1236 «Об установлении запрета на допуск программного обеспечения, происходящего из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (Собрание законодательства Российской Федерации от 23 ноября 2015 г. N 47 ст. 6600; 2019. N 15. Ст. 1754) введен запрет на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, а распоряжением Правительства Российской Федерации от 26 июля 2016 г. N 1588-р утвержден план перехода федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.
[17] Статья 16 Закона Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации от 12 декабря 1991 г., N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 2020, N 31, ст. 5027).
[18] Межстрочный пробел (интервал), или интерлиньяж, — расстояние между строками в тексте, точнее, — расстояние между нижней и верхней линиями смежных строк. Межстрочный интервал измеряется в пунктах или интервалах. Межстрочный интервал и шаг письма (расстояние между соответствующими точками осевых линий двух смежных знаков, находящихся на одной строке) при создании документов устанавливает стандарт ИСО 4882:1979 «Офисные машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между строками и знаками». Межстрочный интервал равен 4,233 мм (1/6 дюйма); шаг письма — 2,54 мм (1/10 дюйма).
[19] В делопроизводственной терминологии нет понятия «составная часть реквизита». Основываясь на практике документирования, можно предположить, что о составных частях реквизита можно говорить, например, при оформлении реквизита «Адресат» в случаях, если в составе этого реквизита указывается почтовый адрес корреспондента (номер телефона-факса или адрес электронной почты).
[20] Межбуквенный пробел — это незапечатанные промежутки между буквенными знаками, а межсловный пробел (апрош) — пробел, отделяющий одно слово от другого.
[21] Постановление Правительства Российской Федерации от 23 марта 2017 г. N 325 «Об утверждении дополнительных требований к программам для электронных вычислительных машин и базам данных, сведения о которых включены в реестр российского программного обеспечения, и внесении изменений в правила формирования и ведения Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 14, ст. 2062; 2018, N 12, ст. 1683).
[22] Раздел III Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации N 186 и Федеральной службы охраны Российской Федерации N 258 от 27 мая 2015 г. (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный N 38956; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 24 сентября 2015 г.) (далее — Приказ Минкомсвязи России и ФСО России N 186/258).
[23] Метаданные — данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и процессов управления ими во времени (ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь». — М.: Стандартинформ, 2016).
[24] [Б] — реквизиты бланка документа; [<] — реквизиты, для которых на бланке проставляются отметки, показывающие место их расположения.
[25] Реквизит не используется в государственных органах, органах местного самоуправления; может использоваться в организациях, учредителями которых выступают государственные органы, органы местного самоуправления, при условии, что товарный знак (знак обслуживания) зарегистрирован в установленном порядке (см. Гражданский кодекс Российской Федерации, часть IV, статья 1480).
[26] Установленный в разделе порядок согласования проектов документов не распространяется на порядок согласования проектов нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, порядок согласования которых установлен постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 14 октября 2020 г.) (далее — постановление Правительства Российской Федерации N 1009).
[27] Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2020, N 24 ст. 3740); пункты 5, 6 постановления Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. N 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 8, ст. 1027; 2018, N 49, ст. 7600); от 25 июня 2012 г. N 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 27, ст. 3744; 2018, N 36, ст. 5623); от 25 августа 2012 г. N 852 «Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 36, ст. 4903; 2017, N 44, ст. 6523); постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2015, N 1, ст. 284; 2018, N 49, ст. 7600).
[28] Нормативный правовой акт — официальный письменный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение (постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. N 781-II ГД).
[29] Статьи 2, 43 Федерального закона Российской Федерации от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822; 2020, N 46, ст. 7214).
[30] Пункт 11.2 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2020, N 6, ст. 677).
[31] Постановление Правительства Российской Федерации N 1009.
[32] Приказ Минюста России от 23 апреля 2020 г. N 105 «Об утверждении Разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 апреля 2020 г., регистрационный N 58222; Официальный интернет-портал правовой информации» (www.pravo.gov.ru), 27 апреля 2020 г.).
[33] Постановление Правительства Российской Федерации от 1 сентября 2012 г. N 877 «Об утверждении состава нормативных правовых актов и иных документов, включая программные, разрабатываемых федеральными органами исполнительной власти, которые не могут быть приняты без предварительного обсуждения на заседаниях общественных советов при этих федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 37, ст. 4997; 2017, N 29, ст. 4374).
[34] Постановление Правительства Российской Федерации N 1009.
[35] Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2020, N 31, ст. 5027); постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. N 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» (вместе с Правилами разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций, Правилами разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, Правилами проведения экспертизы проектов административных регламентов предоставления государственных услуг) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 22, ст. 3169; 2018, N 46, ст. 7050).
[36] Федеральный закон от 6 октября 1999 г. N 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, N 42, ст. 5005; 2020, N 29, ст. 4504).
[37] Статья 43 Федерального закона от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822; 2020, N 46, ст. 7214).
[38] Пункт 14 Разъяснений по применению Положения о порядке ведения федерального регистра нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации, утвержденных приказом Минюста России от 20 августа 2013 г. N 144 (зарегистрирован в Минюсте России 30 августа 2013 г.; рег. N 29854; Российская газета, 11 сентября 2013 г., N 202; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 17 октября 2019 г.).
[39] Проекты распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений) по вопросам государственной (муниципальной) службы и кадров готовит кадровая служба государственного органа, органа местного самоуправления.
[40] Постановления Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614; 2019, N 12, ст. 1314); от 25 декабря 2014 г. N 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 1, ст. 284; 2018, N 49, ст. 7600) (далее — Постановление N 1494).
[41] К нерегистрируемым документам относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях (бухгалтерские отчеты, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные;, ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации; анкеты (резюме); графики, наряды, заявки, разнарядки; научные отчеты, научно-техническая и проектная документация; печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты; поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты; формы документов, бланки и др. документы.
[42] Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. N 583-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 15, ст. 2293).
[43] Постановление N 1494.
[44] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России N 186/258.
[45] Перечни сведений о входящих, исходящих, внутренних документах, обращениях граждан, включаемых в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления, установлены в разделе IV Правил делопроизводства.
[46] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России N 186/258. Раздел III «Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».
[47] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России N 186/258. Раздел III «Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».
[48] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России N 186/258. Раздел III «Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».
[49] Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442), с изменениями, внесенными приказами Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. N 61 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный N 50545); от 13 ноября 2018 г. N 619 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 19 марта 2019 г., регистрационный N 54090); от 27 марта 2019 г. N 106 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 июня 2019 г., регистрационный N 54893).
[50] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России N 186/258. Раздел III «Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».
[51] Здесь и далее: в соответствии со справочником (классификатором) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.
[52] Здесь и далее: включается в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.
[53] Указ Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. N 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 14, ст. 1880).
[54] Статья 191 Гражданского кодекса Российской Федерации: «Течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301; 2020, N 31, ст. 5021).
[55] Статья 193 Гражданского кодекса Российской Федерации: «Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301; 2020, N 31, ст. 5021).
[56] п. 6.1.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти. Утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2020, N 6, ст. 677).
[57] Информацию о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций представляют также государственные и муниципальные учреждения, иные организации, осуществляющие публично значимые функции.
[58] Указ Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. N 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 17, ст. 2545).
[59] ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2013, п. 88.
[60] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Утв. приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 10 сентября 2015 г.) (далее — Правила 2015 г.). Приложения N 25, 26.
[61] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. N 62 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 июня 2018 г., регистрационный N 51357; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 7 августа 2018 г.).
[62] Пункт 4.18 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. N 63 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 августа 2018 г., регистрационный N 51794; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 7 августа 2018 г.).
[63] Правил 2015 г.
[64] В соответствии с пунктом 4.1. Правил 2015 г. «документы по личному составу государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения».
[65] В соответствии с пунктом 4.2 Правил 2015 г. «В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.».
[66] Приказ Росархива от 11 апреля 2018 г. N 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 июня 2018 г., регистрационный N 51357; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 18 июня 2018 г.).
[67] Приказ Росархива от 25 февраля 2019 г. N 31 «Об утверждении примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 24 июня 2019 г., регистрационный N 55005; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 24 июня 2019 г.).
[68] Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
[69] Пункт 4.11. Правил 2015 г.
[70] Формы описей дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, электронных документов, составляемых в структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления установлены Правилами 2015 г.
[71] Правила оформления реквизитов в государственных органах, органах местного самоуправления подготовлены в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 с учетом специфики оформления документов в государственных органах, органах местного самоуправления.
[72] Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2017, N 52, ст. 7916).
[73] Федеральный закон от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822; 2020, N 46, ст. 7214). Статья 11.
[74] Указ. соч. Статья 9.
[75] Конституция Российской Федерации. Статья 65.
[76] Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности. Утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2016, N 13, ст. 1833). Пункт 1.4.
[77] Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442; Российская газета, 31.12.2014, N 299 (опубликован без приложения); Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 10 июня 2019 г.).
[78] Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации от 12 декабря 1991 г., N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2014, N 11, ст. 1094). Ст. 16.
[79] Пункт 6 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утв. постановлением Правительства Российской Федерации N 1009.
[80] Приказ Минкомсвязи России и ФСО России N 186/258.
[81] Пункт (сокращенно — пт, п) — принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовых редакторах для обозначения размеров шрифтов и интервалов.
[82] Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» и «Место издания» при необходимости размещения текста проекта указа, распоряжения Президента Российской Федерации на одной странице.
[83] Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.
[84] Срок выполнения представления может быть продлен по решению коллегии Счетной палаты, но не более одного раза.
[85] При исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста.
[86] В пункте 6.24 Правил делопроизводства формулировка абзаца 3 данного пункта («Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов») некорректна.
[87] В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449; Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru), 7 февраля 2020 г.) приказы, распоряжения по личному составу и документы (докладные записки, справки, заявления) к ним имеют сроки хранения 50/75 лет ЭПК и 5 лет.
[88] См. также пункты 4.31, 4.32. Правил 2015 г.
[89] Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат частичному оформлению, при котором дела могут храниться в папках-скоросшивателях, мягких обложках, систематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
[90] Пункт 4.34. Правил 2015 г.
Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны?
На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно?
Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.
Росархив разработал Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления 1. Они были утверждены приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 и зарегистрированы Минюстом России 27.12.2019.
При этом большой интерес представлял п. 2 приказа об их утверждении, в котором закреплялась особенность вступления Правил в силу: «приказ вступает в силу с даты издания Правительством Российской Федерации постановления о признании утратившим силу п. 1 постановления от 15.06.2009 № 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”». То есть новые Правила должны были стать действующими только после отмены Правил делопроизводства в ФОИВ 2 2009 года, которые (особенно в редакции 2016 года) достаточно успешно применялись в качестве нормативно-методической основы для внедрения СЭД и работы с электронными документами. Их использовали не только государственные, но и обычные коммерческие организации, чему способствовали Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в ФОИВ (утв. приказом Росархива 23.12.2009 № 76). Таким образом, новые Правила издаются взамен Правил делопроизводства в ФОИВ и должны действовать в статусе нормативного правового акта самого высокого уровня.
Ожидаемое постановление Правительства РФ было принято 01.02.2020 за № 71, официально опубликовано 04.02.2020 и обеспечило вступление в силу новых Правил с 12 февраля 2020 г.
Сфера применения
О разработке новых Правил делопроизводства на профессиональных конференциях в 2018-2019 гг. сообщали представители ВНИИДАД и Росархива в рамках презентаций Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях 3 (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) 4. Заявлялось, что для федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления будут созданы 2 отдельные примерные инструкции по делопроизводству, чтобы отразились в них не только общие технологические правила работы с документами, но и особенности их применения в разных органах власти и управления. Однако разработаны и утверждены были единые Правила, которые предстоит внедрять за счет разработки конкретных Инструкций по делопроизводству 5:
- федеральным государственным органам;
- государственным органам субъектов РФ;
- органам местного самоуправления.
Это означает, что службы делопроизводства (аппараты и управления делами) федеральных органов исполнительной власти (федеральных министерств, служб и агентств), их территориальных и подведомственных органов, а также аппараты органов власти субъектов Российской Федерации могут сразу начать планировать работу по внесению изменений в свои действующие Инструкции по делопроизводству (а возможно, и в ряд других документов, если их тоже придется актуализировать). Такая плановая работа обычно заканчивается приказом об утверждении и введении в действие новых вариантов Инструкций, Регламентов и Положений.
Первоочередное внедрение Правил станет задачей федеральных органов исполнительной власти (в собственных аппаратах и по отрасли). Напомним, что ФОИВ издают свои Инструкции по делопроизводству по согласованию с Росархивом.
А для органов местного самоуправления следовало бы разработать методические рекомендации. Однако о подобных планах мы пока не слышали, поэтому им, видимо, придется решать задачу внедрения новых Правил и актуализации своих инструкций по делопроизводству самостоятельно.
Структура и содержание
И Правила для госорганов и органов местного самоуправления (п. 1.2), и Примерная инструкция для государственных организаций (п. 1.2) разработаны с одинаково сформулированными целями – «совершенствование делопроизводства и повышение эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив».
Таблица 1. Разделы нормативных правовых актов
Практика показала, что в процессе разработки конкретных инструкций по делопроизводству как государственные органы и организации, так и коммерческие компании часто заимствовали в свои инструкции структуру Правил 2009 года и Примерной инструкции 2018 года, на которые они ориентировались.
Однако при разработке Инструкции по делопроизводству на основе новых Правил 2019 года рекомендуем обратить внимание на следующие аспекты:
1. Кратко изложенный раздел 2 о документировании просто переносить в конкретную Инструкцию недостаточно. Его положения стоит развить и дополнить:
- правилами составления и оформления отдельных видов документов (при этом обратите внимание на электронные сообщения, которые необходимы для реализации гос- и муниципальных услуг в соответствии с административными регламентами);
- классификаторами документов, которые составляются и оформляются исключительно в бумажной и исключительно в электронной форме;
- классификатором имен файлов электронных документов;
- классификатором применяемых типовых унифицированных форм документов;
- порядком утверждения электронных шаблонов (электронных…