Обязательная форма руководства

Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний.  Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.

Виды руководящих документов 

При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).

Виды некоторых руководящих документов и их назначение

Что такое руководство и зачем оно нужно? 

Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.

Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.

Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?

Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?

И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.

После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.

Структура руководства для работников подразделения 

Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.

Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).

Структура руководства

Раздел «Общие положения» 

Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:

1. Назначение (цель) документа.

2. Область применения.

3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).

4. Связанные документы, локальные нормативные акты.

5. Глоссарий (термины и сокращения).

6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.

Назначение (цель) документа 

В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:

1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.

Также можно использовать такую формулировку:

1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.

Область применения 

В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:

1.2. Область применения документа:

– складское хозяйство;

– транспортный отдел.

Нормативные ссылки (или нормативные документы) 

Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.

Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом:

1.3. Нормативные документы:

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 № П-6).

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 № П-7).

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2021.

Источник

Начальник поручил моему коллеге составить самостоятельно должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.

Когда к работе коллеги появились замечания, выяснилось, что инструкция состояла из общих фраз и применить ее к конкретному человеку было нельзя. Поэтому сначала пришлось переделывать инструкцию, чтобы впоследствии было за что его наказывать.

Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции самостоятельно и разобрался, что в них точно должно быть.

Что такое должностная инструкция

Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.

Должностная инструкция — локальный документ, то есть делается под цели и задачи организации и должности либо конкретного работника, если инструкция персонифицирована. Даже называться эти документы в различных организациях могут по-разному: должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент или как-то еще. Единых требований как к названию, так и к содержанию не существует. Но я буду условно называть все документы, в которых прописаны права и обязанности работника перед работодателем, должностными инструкциями.

Для каких целей используется

Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.

При этом в трудовом кодексе самого термина «должностная инструкция» нет. Там просто сказано, что работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в которых будут указаны нормы трудового права.

В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.

Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.

Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.

Например, начальник говорит: «Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его». Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю. За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.

Но точно так же эта должностная инструкция защищает интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно смело наказывать.

Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали. Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.

А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:

  1. Ее можно использовать в суде в качестве доказательства.
  2. Обе стороны трудовых отношений четко знают, кто, кому и что именно обязан. А значит, улучшается взаимодействие.
  3. Проще обучать новичков. Можно просто распечатать инструкции и раздать вновь принятым. Если они что-то забудут, могут просто открыть и прочитать.
  4. Если в компании есть должностные инструкции на весь штат работников, порядка в работе будет больше. Работники точно знают, что от них ждет руководство. А если забудут, всегда можно перечитать инструкцию.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Должностные инструкции или регламенты обязательно должны быть у госслужащих, например у работников федеральных министерств и ведомств, сотрудников местных муниципалитетов и военнослужащих.

Для этих работников должностные инструкции и регламенты входят в перечень обязательных документов. Как их нужно составлять и что в них должно быть, указано в специальных ведомственных приказах.

Если человек работает в обычной организации, должностные инструкции необязательны. То есть нельзя наказать руководителя такой организации за то, что их нет, или заставить их составлять.

Как вести бизнес без штрафов

Зарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателей

Кто разрабатывает

Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.

Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.

Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.

Василий читает и понимает — там описаны процессы, которых давно никто не делает, и оборудование, которое давно не используется. Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно. Василию Петровичу это тоже не дает никаких преимуществ — ему можно предъявить претензии за невыполнение тех пунктов, которые он не может выполнить физически. Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от нее будет немного.

Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.

Секретарь обычно скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же. Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.

Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.

Самый лучший вариант — не поручать составлять инструкцию только одному человеку. Главное действующее лицо в процессе написания такой инструкции — это сам Василий Петрович. Он с руководителем согласовывает, чем именно будет заниматься слесарь, кадры проверяют текст на соответствие трудовому законодательству, юрист — на соответствие остальным законам.

Форма представления и как оформить в соответствии с гостом

Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.

Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции.

Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.

Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:

Чаще всего виза работодателя проставляется в правом верхнем углу, хотя это требование не является обязательным

От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.

Работник, как правило, ставит свою подпись в конце документа. Но это тоже необязательно. Я, например, сталкивался с ситуацией, когда у работника была индивидуальная должностная инструкция и он расписался на каждой ее странице. Логика при этом была такая: работодатель не сможет изменить одну из страниц инструкции, вписать туда лишнего и наказать за неисполнение. Это обычная ситуация, когда нет доверия между работником и работодателем. Законом такой порядок не запрещен.

Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.

Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:

  1. Название организации так, как оно указано в регистрационных документах.
  2. Наименование документа.
  3. Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.
  4. Дата составления документа.
  5. Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов.

Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.

Особенности должностной инструкции. В должностной инструкции можно прописать только те обязанности, которые входят в трудовые функции сотрудника. Но даже если у человека договор подряда, его тоже в некоторых случаях можно признать трудовым, в том числе благодаря должностной инструкции.

Для работника это выгодно. Например, я вижу такие плюсы:

  • все споры в этом случае решаются по трудовому кодексу;
  • если он обратится в суд, ему не придется платить госпошлину;
  • суд можно выбрать по месту своего жительства, а не по месту, где находится организация.

Вот что является характерными признаками трудовых отношений:

  1. Стороны достигли соглашения, что работник будет делать лично в интересах и под контролем работодателя.
  2. Работодатель обеспечивает определенные условия труда.
  3. Работник выполняет трудовые функции за плату.
  4. Между работником и работодателем есть подчиненность.
  5. Работник выполняет обязанности только по определенной специальности, квалификации или должности.

Если должностной инструкции нет совсем, отношения не перестают быть трудовыми. Но если трудовой договор отсутствует или вместо него есть гражданско-правовой договор, должностная инструкция может помочь, чтобы эти отношения признали трудовыми.

Классификация

Существуют два вида должностных инструкций:

  1. Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
  2. Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.

Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.

Допустим, в условной организации работают два секретаря — Света и Наташа. У Светы главная обязанность — готовить ответы на запросы в разные ведомства. Поэтому в ее должностной инструкции подробно прописано, в какой срок она должна подготовить ответ, как она должна его отправить — электронным или заказным письмом — и в какое время она может уйти с работы на почту для отправки писем.

Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.

Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.

А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься. А все штукатуры распишутся. В таких случаях могут делать специальную ведомость ознакомления, которая будет приложением к должностной инструкции.

Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.

Содержание должностной инструкции

Исторически сложилось, что должностную инструкцию разбивают на разделы. Это требование нигде не предусмотрено, но так ее легче воспринимать. Обычно в ней встречаются следующие разделы.

Заголовок. Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или любое другое. Еще там указывают наименование структурного подразделения и наименование должности — так, как они указаны в штатном расписании организации. Если должностная инструкция составлена для конкретного человека, обязательно указывают его фамилию, имя и отчество.

Общие положения. В этом разделе можно указать:

  • кто будет замещать работника, пока он находится в отпуске или на больничном;
  • требования к профессиональной подготовке: уровень образования, квалификацию, стаж работы;
  • чьи распоряжения и приказы работник должен выполнять, например подчиняться указаниям старшего мастера и заместителя директора по производству.

Задачи, функции и обязанности. В этом разделе приводится детализированный список должностных обязанностей работника. Чем подробнее и детальнее они перечислены, тем легче спросить с работника за их выполнение. Можно описать каждую операцию, из которых складывается работа, и установить сроки их выполнения.

Должен знать. Здесь перечисляются требования к знаниям работника. Можно указать, что он должен знать конкретный санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.

Права. Здесь имеются в виду права по конкретной должности: что он может потребовать от других и как он взаимодействует с другими работниками.

Ответственность. Чтобы правильно заполнить этот раздел, пишите ответы на вопрос, за что отвечает человек. Например: за качественную работу подразделения, за соблюдение графика и срока поставок, за написание статьи без ошибок.

Отвечать на вопрос, какую ответственность несет сотрудник, неправильно. Конечно, можно написать, что он несет дисциплинарную ответственность, но он несет ее и так — по трудовому кодексу. Дублировать это в должностной инструкции необязательно.

Взаимодействие. В этом разделе пишут, к кому работник может обратиться и по каким вопросам, кому он подчиняется, чьи распоряжения он обязан исполнить.

Порядок утверждения должностной инструкции и ее подписание

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Бывает ситуация, когда работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, что есть в этой инструкции.

Порядок внесения изменений

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Чаще всего именно работодатель является инициатором внесения изменений в должностную инструкцию. Например, он решает, что работник мало работает, и добавляет ему несколько пунктов.

Если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора, работника нужно уведомить письменно о предстоящих изменениях не позднее, чем за два месяца. Обычно такая ситуация возникает при реорганизации, когда изменяются штатное расписание и наименования должностей. Или при изменении технологического процесса, например если предприятие выпускало двери, а теперь перепрофилируется на бумажные конверты.

Но чаще бывает другая ситуация — когда структура и производственный процесс не меняются, а работнику увеличивают или уменьшают объем работ. Например, дворник подметал один двор, а ему поручили еще и набережную подметать. Или этого дворника в той же организации перевели в другое подразделение, а суть его работы не изменилась. В этом случае уведомлять его за два месяца не нужно, можно просто дополнить его инструкции и ознакомить с ними работника.

Изменить должностную инструкцию можно следующими способами:

  1. Издать приказ или распоряжение об исключении или включении пунктов, изменении текста части инструкции. При этом работника нужно ознакомить с приказом под подпись. В этом случае копия такого приказа приобщается к самой должностной инструкции. Подпись работника в этом случае означает, что изменения ему известны.
  2. Подготовить должностную инструкцию в новой редакции — с указанием даты начала ее действия. В этом случае работник также должен в ней расписаться.

Распространенные ошибки

Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.

Один из моих бывших руководителей, когда ему приносили на утверждение инструкцию, почти никогда ее не читал. Зато любил считать в ней листы и количество пунктов. Логика у него была такая: вот у Иванова инструкция на 15 листах — сразу видно, работяга! А у Петрова — на трех, значит, он лентяй и мало будет работать.

Подчиненные начали увеличивать объем — вписывали общие и незначащие ничего фразы. Например, «осуществлять мониторинг обстановки», «контролировать ситуацию в целом и в частности».

А в одной из организаций руководство перед проверкой дало прямое указание подчиненным: увеличьте объем инструкции, чтобы проверяющий не назвал нас бездельниками. Указание выполнили, объем увеличили, но проверяющий этого не понял и спросил: «Что за ерунда у вас в должностных инструкциях? Тут же одна вода!» Пришлось переделывать как было.

Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.

Трудовой кодекс содержит общие права и обязанности работника. Даже если право на отдых вообще не упомянуть в должностной инструкции, это не значит, что человек обязан работать без выходных и отпусков. Трудовой кодекс приоритетнее: даже если права на отдых в инструкции нет, отпуск работнику предоставлять обязаны. Часто составители инструкций идут по пути наименьшего сопротивления, например пишут в должностной инструкции бухгалтера, что он не должен воровать деньги, что он имеет право на отдых в соответствии с трудовым кодексом и что за нарушения его можно привлечь к ответственности. Но ни один из этих пунктов на самом деле не регулируется должностной инструкцией.

Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.

Фразы, которые часто используются в должностных инструкциях: перевод с канцелярита на человеческий

Канцелярит Перевод на человеческий
Обеспечить высокий уровень работы… Написать 10 статей в месяц объемом не менее 15 000 знаков на темы, которые предложит редактор
Регулярно проводить проверки… Проводить проверку не позднее 15 числа каждого месяца, по результатам составить справку на имя начальника
Наметить увеличение… Производить не менее 300 письменных столов в месяц
Осуществлять комплекс мер по устранению недостатков… По недостаткам, которые выявятся в ходе проверок, в срок не позднее 10 дней составить план. Написать, как их устранить, перечень мероприятий, сроки их исполнения и ответственных лиц
Проводить линию на увеличение производительности… Ежемесячно представлять руководству предложения, как увеличивать производительность
Усилить, ускорить, воспрепятствовать, углубить, укрепить, содействовать, неукоснительно контролировать, всемерно развивать, исключить случаи, продолжить ускоренный рост и совершенствование, наметить осуществление крупных мер… Такие фразы в должностной инструкции — непереводимая игра слов. Лучше их вообще не использовать

Канцелярит

Обеспечить высокий уровень работы…

Перевод на человеческий

Написать 10 статей в месяц объемом не менее 15 000 знаков на темы, которые предложит редактор

Канцелярит

Регулярно проводить проверки…

Перевод на человеческий

Проводить проверку не позднее 15 числа каждого месяца, по результатам составить справку на имя начальника

Канцелярит

Наметить увеличение…

Перевод на человеческий

Производить не менее 300 письменных столов в месяц

Канцелярит

Осуществлять комплекс мер по устранению недостатков…

Перевод на человеческий

По недостаткам, которые выявятся в ходе проверок, в срок не позднее 10 дней составить план. Написать, как их устранить, перечень мероприятий, сроки их исполнения и ответственных лиц

Канцелярит

Проводить линию на увеличение производительности…

Перевод на человеческий

Ежемесячно представлять руководству предложения, как увеличивать производительность

Канцелярит

Усилить, ускорить, воспрепятствовать, углубить, укрепить, содействовать, неукоснительно контролировать, всемерно развивать, исключить случаи, продолжить ускоренный рост и совершенствование, наметить осуществление крупных мер…

Перевод на человеческий

Такие фразы в должностной инструкции — непереводимая игра слов. Лучше их вообще не использовать

Хорошая должностная инструкция всегда отвечает на вопрос, что делает человек. Пример хороших формулировок: сажает деревья, копает ямы, соблюдает технику безопасности, ведет учет на производстве. Если все-таки хотите написать про контроль, укажите, как именно будет проводиться контроль. Например, можно обязать сотрудника чаще выезжать с проверками в подчиненное подразделение и разработать график выездов. Чтобы что-то ускорить, напишите, какие мероприятия нужны. Например, нанять дополнительных сотрудников, разработать новый процесс.

Вот пример формальной подготовки должностной инструкции руководителя учебного заведения. Написана она таким образом, что и работник, и работодатель могут толковать ее по-своему.

Нюансы подготовки

У ИП. Предприниматель — сам себе руководитель. Составлять для самого себя инструкции нет смысла. ИП может сам определять объем работы, внутренние документы ему не нужны — наказать самого себя за неисполнение он все равно не сможет.

При совмещении должностей. Если работник выполняет обязанности другого человека, составлять новую должностную инструкцию для него не требуется. А вот ознакомить под подпись с инструкцией того, кого он замещает, обязательно.

Например, кассир замещает бухгалтера во время его отпуска или больничного, заместитель выполняет работу директора во время командировки. За это им устанавливают доплату. Но и ответственность повышается — человек отвечает за работу не только по своей должности, но и по той, что он совмещает.

Отпуска и больничные — это не стихийное бедствие, которое случается внезапно, когда к нему никто не готов. Поэтому опытные кадровики и руководители предусматривают замещение заранее. Сделать это легко — достаточно прописать в должностной инструкции человека формулировку «На период отпуска, больничного, командировки или отсутствия по другой причине директора его обязанности возлагаются на старшего менеджера Петрова». Петров при этом расписывается в должностной инструкции Иванова заранее — так можно.

Хранение

Как правило, подписанный экземпляр должностной инструкции хранится у работодателя — в кадровом подразделении или в подразделении делопроизводства. Работодатель имеет право самостоятельно определять место хранения — никаких ограничений для этого не установлено.

Один экземпляр должностной инструкции может выдаваться работнику на руки, в этом случае место ее хранения работник определяет самостоятельно.

Срок хранения должностных инструкций — не менее трех лет после замены новыми или после увольнения работника. Индивидуальные должностные инструкции сотрудников должны храниться 75 лет.

Образцы должностных инструкций

Готовые образцы должностных инструкций можно скачать в правовых системах «Гарант» или «Консультант-плюс». Но не всегда это оптимальное решение.

Правовые базы и поисковики знают все, но как организована работа на конкретном предприятии — не имеют ни малейшего понятия. Поэтому чтобы составить грамотную должностную инструкцию, часто достаточно просто посмотреть со стороны, чем занимается работник в течение дня и что он делает.

Запомнить

  1. Должностная инструкция не является обязательным документом.
  2. Грамотно составленная должностная инструкция может помочь и работнику, и работодателю.
  3. Не стоит переписывать в должностную инструкцию все нормы из кодексов и законов.
  4. Избегайте в инструкции общих фраз и выражений.
Источник

Добавить в «Нужное»

Сборник должностных инструкций

В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).

Для каких целей используется

Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.

Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):

  • обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
  • объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
  • распределить трудовые функции между работниками;
  • временно перевести работника на другую работу;
  • оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Содержание должностной инструкции

Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.

Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.

Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.

Общие положения

В этом разделе, как правило, указывается:

  • к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
  • какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
  • какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.

Задачи и функции

Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.

Обязанности

Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.

Права

В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.

Ответственность

Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.

Взаимоотношения

В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.

Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.

Обязательные реквизиты

Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:

  • гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
  • наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
  • подпись руководителя;
  • ФИО руководителя;
  • дата утверждения.

Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).

Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:

  • разработчик инструкции;
  • работник кадровой службы;
  • работник юридической службы;
  • непосредственный начальник работника.

С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Как внести изменения в должностную инструкцию

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.

Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.

В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под роспись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.

В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).

Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты структурных подразделений ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 08.09.2015 N 343).

Сборник должностных инструкций

На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.

В вышеупомянутом разделе, к примеру, представлены:

  • должностная инструкция генерального директора;
  • должностная инструкция главного бухгалтера;
  • должностная инструкция бухгалтера-кассира;
  • должностная инструкция программиста;
  • должностная инструкция секретаря;
  • должностная инструкция водителя автомобиля;
  • должностная инструкция менеджера.
Источник

Типовая должностная инструкция

Что представляет собой типовая должностная инструкция? Всегда ли она нужна? Когда можно вводить новую должностную инструкцию?

Начнем с того, что в ТК РФ нет норм, прямо упоминающих должностную инструкцию.

Вместе с тем ДИ является локальным нормативным актом работодателя, регулирующим трудовые отношения, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника, с которым работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Должностными инструкциями работодатель, в частности, закрепляет расстановку кадров, распределяет трудовые обязанности между работниками, в том числе работающими по одноименным должностям, но на разных участках работ, что позволяет не только контролировать трудовую дисциплину, но и избежать претензий контролирующих органов о дискриминации при установлении разной оплаты труда по одноименной должности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Например, должностные инструкции бухгалтера по разным участкам работ (бухгалтера по начислению зарплаты, бухгалтера по учету материалов, бухгалтера по расчету НДС и т.п.) позволяют обосновать установление разных окладов работникам, которые трудятся по одноименной должности бухгалтера, но выполняют разные трудовые обязанности. К работодателю в этом случае не должны предъявляться претензии о нарушении обязанности обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст.22 ТК РФ).

Важно! Главное назначение должностной инструкции – определить работнику круг его обязанностей, прав, ответственности.

Что представляет собой типовая должностная инструкция

Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ. В любом случае требовать от работника исполнения должностной инструкции можно лишь тогда, когда с этим документом работник ознакомлен письменно. Один экземпляр должностной инструкции должен быть вручен работнику, иначе он не сможет этот документ исполнять.

Если работник выполняет трудовые обязанности без должностной инструкции или без их конкретизации в трудовом договоре, работодателю будет сложно принудительно заставлять работника выполнять какую-то работу, привлекать его к дисциплинарной ответственности, лишать премии и т.п.

Типовая должностная инструкция состоит из нескольких разделов.

Раздел 1. Общие положения

В этом разделе приводятся требования к образованию и стажу работника.

Работодатель вправе установить в должностной инструкции квалификационные требования для кандидатов.

Так, одним из документов, устанавливающих требования к квалификации работника, является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. №37. Вместе с тем Квалификационный справочник не является нормативно-правовым документом, а поэтому приведенные в нем требования носят рекомендательный характер (п.2 Постановления Минтруда России от 21.08.1998 г. №37).

Для некоторых работников обязательно применение профстандартов. При этом чтобы сотрудник не лишился льгот и компенсаций, наименование должности нужно указывать как в профсандарте. Например, для медиков, работников авиации. Для медицинской сестры действует новый стандарт «Медицинская сестра/медицинский брат» (утв. Приказом Минтруда РФ от 31.07.2020 г. №475н). Для аудиторов стандарт утвержден в 2015 году – «Аудитор» (утв. Приказом Минтруда РФ от 19.10.2015 № 728н).

Раздел 2. Должностные обязанности

В этом разделе указывается функционал работника.

Должностные обязанности устанавливаются в зависимости от разряда работника, категории служащего, чина и т.п. При этом квалификация тем выше, чем выше разряд. Поэтому у рабочих или служащих одной профессии, но разных квалификаций будут различаться должностные обязанности и, соответственно, размер оклада.

Раздел 3. Права

В этом разделе описываются права, которые необходимы работнику для выполнения должностных обязанностей.

Например, работник имеет право запрашивать через непосредственного своего руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

Раздел 4. Ответственность

В этом разделе указываются ответственность работника за несоблюдение должностной инструкции, а также иных локальных нормативных актов работодателя.

Пределы ответственности определяются должностью работника. Например, кассир несет полную материальную ответственность за вверенные ему ценности.

Новая должностная инструкция

Должностные инструкции с установленным перечнем обязанностей распространяются на вновь принятых работников, которые ознакамливаются с ними не позднее дня подписания трудового договора. Подписывая трудовой договор, стороны устанавливают конкретный объем и содержание трудовых обязанностей работника.

Согласие работника также требуется и в случае изменения его трудовой функции. По общему правилу изменение трудовой функции является изменением условий трудового договора, которое допускается только по соглашению сторон трудового договора (ст. 72 ТК РФ).

Работодатель вправе разработать новую должностную инструкцию для работника, не изменяя при этом условия трудового договора.

Судебная практика, определяя пределы внесения изменений в должностную инструкцию, исходит из того, что работодатель вправе изменить в одностороннем порядке содержание должностной инструкции, если такое изменение не касается трудовой функции работника.

Важно! При разработке должностных инструкций нужно учитывать нормы трудового законодательства и специфику деятельности компании, а не ограничиваться типовыми инструкциями, скачанными из Интернета или из справочных правовых систем.

Источник

Сначала автор разбирает сходства и различия приказа и распоряжения, а потом комментирует весь алгоритм их издания: инициирование, сбор и анализ информации, подготовка и согласование проекта документа, его доработка по замечаниям согласующих, подписание и регистрация, а также доведение до исполнителей. Статья содержит не только исчерпывающие объяснения автора, но и примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов.

Процедура издания приказов и распоряжений состоит из отдельных этапов, которые осуществляются в определенной последовательности. Начинать статью с непосредственного рассмотрения данных этапов было бы не правильно. Сначала нужно определить основное назначение приказа и распоряжения, выявить сходства и различия, которые существуют между этими видами документов.

Приказ и распоряжение: в чем сходство и отличия

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам1 , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на:

  • совершенствование организационной структуры предприятия;
  • выбор средств и способов осуществления основной (или производст­венной) деятельности предприятия;
  • обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми,­ ­материальными, информационными и иными ресурсами;
  • утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распоряжение2  – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения. 

1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

  • по основной деятельности;
  • по личному составу;
  • по административно-хозяйственным вопросам.

Этапы издания приказов и распоряжений

В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов3 :

  1. Инициирование издания приказа или распоряжения.
  2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
  3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.
  4. Согласование проекта документа.
  5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
  6. Подписание приказа или распоряжения.
  7. Регистрация приказа или распоряжения.

  8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Инициирование издания приказа или распоряжения

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

  • на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
  • по поручению руководства предприятия;
  • по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Пример 1

ООО «Новостройрегион-А» получает письмо-сообщение от разработчика программного обеспечения ОАО «Технологии 21 века» о выходе новой версии программного продукта по складскому учету «Склад+», а также CD-диска с ­модулем обновления и инструкцией по проведению обновления (см. Пример 2).

Получив данное письмо, руководитель ООО «Новостройрегион-А» выносит резолюцию, в которой поручает заведующему складом Степанову А.В. проанализировать новые возможности системы автоматизации складского учета и доложить о необходимости перехода на новую версию программы (см. Пример 2).

Степанов А.В. подготавливает докладную записку, адресованную генеральному директору (см. Пример 3), в которой сообщает, что переход на новую версию системы позволит более эффективно организовать работу по учету товара и повысить оперативность работы персонала.

Изучив данную докладную записку, генеральный директор создает новую резолюцию (см. Пример 3), в которой поручает подготовить проект приказа о вводе в эксплуатацию новой версии системы автоматизации складского учета (см. Пример 5).

То есть в данной ситуации инициирующими документами для издания приказа стали письмо ОАО «Технологии 21 века» и служебная записка заведующего склада Степанова А.В. На основании этих документов руководитель предприятия отдал поручение на подготовку проекта приказа.

Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении.

Источниками информации могут быть:

  • законодательные акты и нормативная документация;
  • текущая документация организации;
  • документы, поступающие из других организаций;
  • архивные документы;
  • публикации в периодической печати;
  • научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Продолжение Примера 1

В рассматриваемом в Примере 1 случае среди источников информации присутствуют как внутренние документы организации, так и документы, поступившие из сторонней организации.

К внутренним документам ООО «Новостройрегион-А», необходимым для изучения, можно отнести: текущее положение о работе в системе автоматизации складского учета «Склад+», приказ, его утвердивший, а также докладную записку (см. Пример 3).

Кроме этого необходимо детально изучить приложения, присланные ОАО «Технологии 21 века» с письмом от 9 января 2007 г. № 2/02-15 (см. Пример 2).

Пример 2

Пример 3

Подготовка проекта приказа или распоряжения

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений4  в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов»5  (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

  • Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • место составления или издания документа;
  • а также ограничительные отметки для реквизитов:

    • дата документа;
    • регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в ­соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

  • 20 мм – левое;
  • 10 мм – правое;
  • 20 мм – верхнее;
  • 20 мм – нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

Таблица

Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

№ п/п

Наименование реквизита 

 Момент оформления реквизита

Издание документа

1.1  наименование организации  оформлять не надо, присутствует на бланке
1.2 наименование вида документа  оформлять не надо, присутствует на бланке
1.3 место составления или издания документа оформлять не надо, присутствует на бланке
1.4 дата документа оформляется после подписания в момент регистрации документа
1.5 регистрационный номер документа оформляется после подписания в момент регистрации документа
1.6  заголовок к тексту  оформляется при подготовке проекта документа
1.7 текст документа  оформляется при подготовке проекта документа
1.8 визы согласования документа (также может быть при необходимости гриф­ ­согласования документа)  полностью оформляются во время согласования проекта документа
1.9 подпись полностью оформляется во время ­подписания документа
1.10 в зависимости от учредительных документов может присутствовать Государст­венный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак)6  оформлять не надо, присутствует на бланке

Постановка на контроль и исполнение

2.1  отметка о контроле  оформляется при постановке документа на контроль

Снятие с контроля и направление документа в дело
3.1 отметка об исполнении документа и направлении его в дело  оформляется при снятии с контроля и направлении документа в дело

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

  • констатирующей (или преамбулы) и
  • распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В ­связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании7 .

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Фрагмент документа

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны ­организации или структурные подразделения.

Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:

1. Начальнику Управления международных операций Котову А.Д. подготовить проект «Инструкции об организации работы по …».

2. Начальнику Юридического отдела Мельникову С.Г. предоставить Управлению международных операций необходимые нормативные правовые акты и методические документы.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например:

Срок представления 15.07.2003.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа. Например:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя председателя Правления банка Сидорова К.М.

Фрагмент документа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать ­утратившим силу…».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ­ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный ­межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения8 : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Пример 4

Приложение № 2

к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

от 11.01.2007 № 1

Приложение № 2

к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

от 11.01.2007 № 1

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

Пример 5

Частично согласованный (3-мя должностными лицами из 7-ми предусмотренных)

и неподписанный проект приказа

Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,

на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции ­совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).

На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.

Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц

Согласование проекта документа подразумевает:

  • внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;
  • внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье9 .

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Фрагмент документа

П. 2.7.1.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем10  и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения ­принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов11  ­документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов12 .

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа ­готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен ­оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

П. 3.24. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

 Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ­ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных ­организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и ­активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

  • последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;
  • параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;
  • параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

  • 1 группа согласующих – исполнитель (или разработчик) проекта документа;
  • 2 группа согласующих – руководитель исполнителя;
  • 3 группа согласующих – руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;
  • 4 группа согласующих – руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также ­руководитель юридической службы;
  • 5 группа согласующих – заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

  1. Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.
  2. Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.
  3. Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.
  4. Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной ­системе оповещения.
  5. Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.
  6. Проект документа не может потеряться в процессе согласования.
  7. Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Подписание приказа или распоряжения

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Регистрация приказа или распоряжения

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

  • записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
  • записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке ­(карточная форма регистрации);
  • внесением информации о документе в систему автоматизации дело­производства и электронного документооборота ­(автоматизированная форма регистрации).

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

  • быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
  • автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
  • автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
  • возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

Причем автоматизированная регистрация документов возможна и без внедрения на предприятии специализированного программного обеспечения.

В большинстве небольших компаний она осуществляется при помощи программы MS Excel путем заполнения обыкновенной таблицы.

Во время регистрации документу присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Кроме этого отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.

Теперь приведем требования к оформлению регистрационного номера и даты документа, закрепленные в ГОСТе Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

П. 3.12. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера13 , который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Фрагмент документа

П. 3.11. ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Обычно для оформления даты приказа и распоряжения используют именно цифровой способ, например, 05.02.2007 (см. Пример 6).

Пример 6

Подписанное руководителем и прошедшее регистрацию распоряжение с листом согласования

Доведение приказа или распоряжения до исполнителей

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

Стоит отметить, что большинство распорядительных документов перед доведением их до исполнителей ставятся на контроль в службе ДОУ. Однако контроль за исполнением – это уже отдельная большая тема, которой мы уделили достаточно внимания в прошлом году14,15 .

Продолжение темы – в статье В.П. Козыревой «Разработка проектов распорядительных документов: взаимодействие ответственного исполнителя и специалиста по делопроизводству».

Когда опытный специалист делится своими наработками, это всегда интересно. А особенно, если речь идет о налаживании конструктивного взаимодействия с коллегами из других подразделений. Вы узнаете, как подготовить проект распорядительного документа с соблюдением правил делопроизводства и всех тонкостей русского языка. ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет только самые основные требования к оформлению распорядительных документов. Автор рассказывает, как они были доработаны (расширены) и реализованы в межрегиональной телекоммуникационной компании. Конкретные примеры формулировок для различных ситуаций и наличие образцов оформления делают статью очень удобной для ее практического применения в вашей работе. Статья опубликована в июльском номере журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии» за 2007 год.

Источник

Требуется ли разработка на предприятиях должностных инструкций в полном соответствии с профессиональными стандартами либо на их основе?

Для начала определим, есть ли у современных предприятий необходимость формировать должностные инструкции по профстандартам.

Должностная инструкция — документ, составление которого не предусмотрено ТК РФ, однако установлено рядом других федеральных нормативных актов для некоторых профессий, в частности:

  • врачей (подп. 1 п. 2 ст. 73 закона «Об охране здоровья граждан в РФ» от 21.11.2011 № 323-ФЗ);
  • охранников (приказ МВД РФ от 22.08.2011 № 960) и пр.

Когда составление должностной инструкции необязательно, она может формироваться работодателем как локальный нормативный акт, дополняющий трудовой договор с наемным сотрудником, в целях:

  • официального закрепления квалификационных требований к кандидатам на трудоустройство;
  • установления прав и обязанностей сотрудника, с которыми он, подписывая документ, выражает согласие;
  • детальной регламентации трудовых функций сотрудника для повышения эффективности его работы.

Предполагается, что каждая из отмеченных целей утверждения инструкции будет находить отражение в ее содержании. Вопрос в том, чтобы обеспечить наполнение документа корректными и актуальными формулировками. Одним из источников данных, которые могут быть использованы при составлении соответствующих формулировок, может быть профессиональный стандарт, утвержденный для позиции, по которой разрабатывается должностная инструкция.

Собственно, назначение профстандарта заключается в установлении требований к квалификации сотрудника, необходимой для выполнения им работы по той или иной профессии. Профстандарты обязательны к применению, если это прямо предписано ТК РФ или иным федеральным нормативным актом. Но даже если это не так, то характеристики квалификации, отраженные в профессиональном стандарте, должны задействоваться работодателями в качестве основы при определении внутрикорпоративных требований к квалификации сотрудников — с учетом их трудовых функций, используемых технологий производства, системы менеджмента (ст. 195.3 ТК РФ).

Таким образом, положения ТК РФ фактически предписывают работодателям формировать должностные инструкции (если таковые используются как источники требований к квалификации) на основе профстандартов.

Рассмотрим, в какой структуре может быть представлена должностная инструкция работника в общем случае, а также каким образом она может быть заполнена с применением профстандартов.

Должностная инструкция с учетом профессионального стандарта: структура документа

Обязательная форма должностной инструкции законодательством РФ не установлена. Распространена практика, по которой в нее включаются следующие основные разделы:

1. Общие положения.

Здесь чаще всего отражаются:

  • сведения о назначении инструкции;
  • порядок назначения человека на должность, его подчиненность;
  • требования к уровню образования и опыту сотрудника;
  • требования к знаниям и умениям специалиста.

2. Функциональные обязанности.

Здесь фиксируется перечень типичных действий сотрудника, составляющих его работу на занимаемой должности.

3. Права.

Основные права, которые отражаются в документе, чаще всего связаны с доступом человека к тем или иным корпоративным сведениям, а также с возможностями его взаимодействия с другими сотрудниками по различным вопросам.

4. Ответственность.

Здесь фиксируются, как правило, стандартные формулировки — о том, что сотрудник несет ответственность за свои действия в соответствии с законодательством РФ и локальными нормативными актами.

5. Заключительные положения.

Здесь обычно отражается, что:

  • инструкция составлена в 2 экземплярах;
  • сотрудник знакомится с инструкцией и удостоверяет ознакомление с ней подписью.

Утверждается должностная инструкция руководителем предприятия.

Рассмотрим, какие именно формулировки профстандартов могут быть использованы в целях составления должностной инструкции. Полезнее всего будет изучить их в части тех разделов, которые являются в наибольшей степени зависящими от специфики конкретной должности работника («Общие положения», «Функциональные обязанности» и «Права»).

Сборник должностных инструкций, составленных в полном соответствии с действующим законодательством, вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к К+ можно получить бесплатно. 

Профстандарт как основа для должностной инструкции: сведения из раздела 1

Профстандарт в общем случае содержит (п. 6 методических рекомендаций, утвержденных приказом Минтрудсоцзащиты РФ от 29.04.2013 № 170н):

  • раздел 1, в котором фиксируются общие сведения о позиции, для которой определяются квалификационные требования;
  • раздел 2, в котором содержится описание всех трудовых функций, которые входят в соответствующий профстандарт;
  • раздел 3, в котором отражаются сведения об обобщенных трудовых функциях, а также развернутые характеристики конкретных трудовых функций;
  • раздел 4, в котором отражаются данные об организациях, разработавших профстандарт.

Для нас наиболее полезными будут, очевидно, первые три раздела.

Из раздела 1 профстандарта в целях составления инструкции можно извлечь наименование занятия по коду ОК3 (графа «Группа занятий»). Именно эта графа определяет название должности, для которой составляется инструкция. Также наименование должности по инструкции может базироваться на сведениях в графе «Возможные наименования должностей» подраздела «Обобщенная трудовая функция» раздела 3 профстандарта.

Профстандарт как основа должностной инструкции: раздел 2

Второй раздел профстандарта может быть полезен прежде всего как инструмент соотнесения содержания работы человека по существу с определенными профстандартом характеристиками (т. е. с указанными там обобщенной и конкретизированной трудовыми функциями).

Близкие по содержанию работы отдельные трудовые функции объединены в разделе в группы — обобщенные трудовые функции. Для каждой обобщенной трудовой функции (для всех конкретных трудовых функций, которые входят в нее) установлен отдельный уровень квалификации. Например, в профстандарте «Бухгалтер», утвержденном приказом Минтруда от 21.02.2019 № 103н, предусмотрены обобщенные функции:

  • ведение бухгалтерского учета;
  • составление и предоставление финотчетности.

Для первой из указанных обобщенных функций требуется наличие квалификации уровня 5, для второй — уровня 6. Законодательно характеристики соответствующих уровней закреплены в приказе Минтрудсоцзащиты РФ от 12.04.2013 № 148н. Так, уровень 5 предполагает, в частности, наличие у человека как минимум среднего образования по профессии, а также практического опыта работы. Уровень 6 требует, в свою очередь, высшего образования или же среднего по программам подготовки специалистов среднего звена и аналогично практического опыта работы.

Профстандарт как основа для должностной инструкции: раздел 3

Конкретные требования к уровню образования и опыту по обобщенным трудовым функциям (и для соответствующих им конкретизированных функций) закреплены в третьем разделе профстандарта. Эти требования могут быть включены в раздел «Общие положения» должностной инструкции.

Третий раздел профстандарта также может быть также полезен с точки зрения:

  • формирования перечня функциональных обязанностей сотрудника по должностной инструкции (им может соответствовать перечень «Трудовые действия», установленный для конкретной трудовой функции в профстандарте);
  • формирования перечня знаний и умений сотрудника по должностной инструкции (им могут соответствовать перечни «Необходимые умения» и «Необходимые знания», также установленные для конкретной трудовой функции в профстандарте).

Кроме того, формулировки, приведенные в перечне «Трудовые действия» по профстандарту, могут быть использованы и при составлении раздела «Права» должностной инструкции. Как мы отметили выше, права сотрудника, фиксируемые в инструкции, могут выражаться в получении доступа к определенным данным, а также в возможности взаимодействия с коллегами. Профстандарт вполне может определять и то и другое.

Итоги

Определять перечни трудовых функций работника, фиксируемых в должностной инструкции, работодатели должны на основе профстандартов для соответствующей должности (либо, если это установлено федеральным законодательством, — в полном соответствии с профстандартом). Решение данной задачи облегчается тем, что современные профессиональные стандарты во многих случаях содержат все необходимые сведения для заполнения разделов «Общие положения», «Функциональные обязанности» и «Права» должностных инструкций.

Узнать больше о применении профстандартов вы можете в статьях:

  • «Наименование должностей по профстандартам (нюансы)»;
  • «Приказ о внедрении профстандартов в организации – образец»;
  • «Профстандарт юрисконсульта».
Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Корвалол инструкция по применению цена отзывы аналоги цена отзывы врачей
  • Метилурацил таблетки инструкция по применению для чего они нужны
  • Ипозан инструкция по применению в ветеринарии
  • Теймурова мазь инструкция по применению для чего применяется взрослым
  • Фенистил крем инструкция по применению для детей до года