Отдел кадров это руководство

кто такой HR-директор

  • Начальник отдела кадров: кто это и какова его роль в компании

  • Какие задачи решает начальник ОК

  • Что входит в обязанности руководителя кадрового отдела

  • Каковы требования к начальнику отдела кадров

Компания может обойтись без суперкомпьютеров и самого свежего программного обеспечения, без инновационных технологий и эксклюзивных материалов – все это не гарантирует успешности, лидерства на рынке и реализации всех поставленных целей. Главной движущей силой любой организации являются люди – инициативные, компетентные, талантливые, любящие свое дело и готовые на подвиги. 

Подобрать сильных игроков и создать сплоченную команду, которая сможет покорить самые труднодоступные вершины, непросто. Но такая задача вполне по силам кадровой службе компании, особенно если ее возглавляет грамотный специалист.

Начальник отдела кадров: кто это и какова его роль в компании

функции начальника отдела кадров

Одна из важных позиций в компании – начальник отдела кадров. Значимость этой должности, и в особенности специалиста, который ее занимает, нельзя недооценивать. Ведь в ведении этого человека находится главный ресурс любой организации – независимо от ее формы, масштаба и сферы деятельности – люди. 

Руководитель кадровой службы отвечает за подбор персонала и за грамотное оформление трудовых отношений с соблюдением законодательства, за последующий инструктаж или обучение новичков, за их адаптацию на новом месте, в новом коллективе. Эффективность работы людей во многом зависит от психологического микроклимата в компании – эмоционального настроя, стиля общения между сотрудниками и отношения к выполняемым обязанностям, от системы мотивации. А значит, начальнику отдела кадров необходимо быть в курсе ситуации на рынке труда, чтобы создать в компании условия, которые привлекут высококлассных специалистов и помогут удержать собственных экспертов. 

Работой с людьми деятельность руководителя ОК не ограничивается. В его ведении – кадровое делопроизводство и документооборот, контроль за соблюдением норм трудового кодекса, внутренних инструкций и локальных нормативных актов, которые приняты в организации. Кроме того, начальник отдела кадров знает все о последних изменениях в ТК РФ, участвует в разработке кадровой политики и может оценить, какие специалисты нужны, чтобы все цели компании были достигнуты.

Какие задачи решает начальник ОК

функции начальника отдела кадров

Главные цели кадровой службы и ее руководителя – наполнить компанию квалифицированными сотрудниками и обеспечить качественное использование этого ценного ресурса. Для этого начальнику ОК предстоит решить следующие задачи: 

  • проанализировать потребности компании в сотрудниках определенной специальности;

  • определить принципы подбора персонала, ротации кадров;

  • найти кандидатов на замещение вакантных должностей, провести собеседование и оценить их соответствие предполагаемой позиции;

  • оформить трудовые отношения с соблюдением всех норм ТК;

  • сформировать качественную структуру штата, укомплектовать его;

  • оптимизировать поиск сотрудников, подключив возможности современных технологий;

  • содействовать скорейшей адаптации новобранцев в коллективе, при необходимости – организовать их дополнительное обучение;

  • разработать систему оценки эффективности персонала, уровня компетентности и мотивации;

  • создать в организации комфортные условия, которые позволят получать максимум отдачи без дополнительных финансовых затрат;

  • организовать кадровое делопроизводство (сформировать штатное расписание, подготовить график отпусков, разработать унифицированные формы договоров, должностных инструкций, табели учета рабочего времени и т. д.) и др.

Что входит в обязанности руководителя кадрового отдела

функции начальника отдела кадров

Все, что касается функций и обязанностей начальника отдела кадров, регламентировано профессиональными стандартами и должно быть отражено в должностной инструкции и зафиксировано в трудовом договоре. В зависимости от типа организации, ее масштаба и направления деятельности перечень целей и задач, а соответственно – и функциональных обязанностей может меняться. Обозначим стандартные должностные обязанности начальника ОК:

  • руководство кадровой службой;

  • организация и контроль работы по комплектованию штата компании необходимыми специалистами;

  • определение критериев, по которым происходит поиск, подбор и оценка сотрудников;

  • организация и контроль за ведением работы по приему, переводу, увольнению сотрудников;

  • организация и контроль за ведением кадрового делопроизводства и документооборота (оформление личных дел и их ведение; правильность и своевременность внесения необходимых корректив, формирование графиков отпусков и т. д.);

  • разработка методик и программ обучения, переобучения, повышения квалификации и развития персонала, планирование обучения;

  • контроль за тем, как проходит адаптация новых сотрудников;

  • анализ рынка труда, подготовка прогнозов потребностей компании в конкретных специалистах, поиск источников, позволяющих эти потребности закрыть (например, установление связей с учебными заведениями, со службой занятости и т. д.);

  • анализ текучести кадров (выявление причин и разработка методик, позволяющих предупредить или снизить утечку ценных человеческих ресурсов);

  • контроль трудовой дисциплины и трудового распорядка;

  • контроль за соблюдением трудового законодательства и предоставления всех социальных гарантий (в том числе – льгот и компенсаций);

  • организация подготовки документов, касающихся пенсионного страхования, назначения пенсий сотрудникам компании, и своевременное предоставление такой документации в ПФР;

  • систематический анализ работы кадровой службы, разработка предложений по повышению ее качества и эффективности;

  • организация и контроль за разработкой и внедрением локальных нормативных актов на предприятии.

Каковы требования к начальнику отдела кадров

функции начальника отдела кадров

От профессиональной компетентности и личных качеств начальника ОК во многом будет зависеть стабильная работа персонала, а значит, и компании в целом, психологический микроклимат в коллективе и мотивация сотрудников, а также количество претензий со стороны проверяющих органов. Поэтому требования к кандидатам на должность руководителя кадровой службы довольно высоки:

  1. высшее профессиональное образование (в идеале – в сфере юриспруденции, управления персоналом или психологии);

  2. опыт работы инспектором или руководителем отдела кадров не менее 1-5 лет (зависит от конкретной компании), плюсом будет опыт организации отдела кадров и кадрового делопроизводства с нуля;

  3. профессиональные компетенции:

  • отличное знание трудового законодательства, гражданского права, нормативных документов;

  • знание основ кадрового делопроизводства;

  • знание порядка и навыки ведения отчетности;

  • знание норм этики делового общения;

  • навыки подбора персонала, его адаптации и мотивации;

  • владение специализированными программами (например, «1С: Зарплата и управление персоналом»);

  • умение выстраивать коммуникации;

  • навыки работы с большими объемами информации;

  • грамотная устная и письменная речь;

  • знание основ конфликтологии и умение разрешать спорные ситуации;

  • навыки ведения банка данных о персонале компании и др.;

4. личные качества: 

  • уверенность в себе;

  • инициативность;

  • лидерские качества;

  • тактичность;

  • гибкость;

  • дипломатичность;

  • организаторские способности;

  • ответственность;

  • умение работать в режиме многозадачности;

  • нестандартное мышление;

  • знание психологии;

  • стрессоустойчивость;

  • аналитические способности;

  • умение принимать решения и отвечать за них;

  • внимательность и аккуратность. 

Начальник отдела кадров должен быть в курсе всех изменений в законодательстве, владеть современными эффективными методиками и инструментами управления персоналом. А для этого специалисту предстоит постоянно совершенствоваться, актуализировать свои знания и умения, повышать квалификацию. Сделать это можно на одном из курсов нашей Академии.

Источник

В интернете есть достаточное количество статей по подбору персонала или поиску работы. Авторы в них произносят такие вещи как «о чем стоит говорить на собеседовании с кадровиком» или «на, что кадровик обращает внимание в вашем резюме». Также можем с уверенностью говорить, что любой менеджер по персоналу слышал как его называют «кадровиком». В нашей статье мы объясняем, почему так говорить не совсем правильно.

Начнем с определений 

HR-менеджер — это человек, который мотивирует и оценивает персонал, а также ищет нужных специалистов. 

в должностные обязанности работников отдела по управлению персонала входит:

  • подбор и найм персонала;
  • развитие организации;
  • трудоустройство и соблюдение нормативных требований в отношении работников;
  • адаптация, развитие, оценка потребностей и обучение сотрудников;
  • разработка корпоративных правил и документации;
  • управление отношениями в трудовом коллективе;
  • содействие общекорпоративному комитету;
  • содействие общению между сотрудниками и компанией;
  • управление вознаграждением и льготами;
  • обеспечение безопасности, благополучия и здоровья работников;
  • благотворительность;
  • консультирование сотрудников.

Кадровик — это сотрудник компании, который занимается кадровым делопроизводством и несет ответственность за формирование кадровой политики предприятия.

В должностные обязанности работников отдела кадров входит:

  • Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей;
  • Оформление трудовых книжек и их хранение;
  • Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных;
  • Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций;
  • Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Осуществление контроля за их соблюдением;
  • Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров;
  • Внесение изменений по данных о персонале в базу данных;
  • Работа с архивом.

Рассмотрим сложившийся стереотип в компаниях, о кадровиках, который состоит в том, что для такой работы не требуется много знаний и опыта, поэтому на данной должности часто находятся люди не знающие специфики кадровой работы, из-за чего работа такого отдела, редко может быть качественно произведена, а руководитель организации будет недоволен штрафами от проверок из-за сотрудников отдела, которые не ознакомились с требованиями трудовой инспекции.

Отличия отдела управления персоналом от отдела кадров

Первое отличие – у руководства отдела кадров есть соответствующее образование, и в идеале, уже опыт работы в сфере управления персоналом, руководитель обязан понимать каким образом должны формироваться бюджетные средства и уметь ими управлять.

Второе отличие – функции выполняемые персоналом 

В отделе кадров осуществляется кадровый документооборот, приём и увольнение, также сюда может входить охрана труда. В отделе управления персоналом находятся психологи, мотиваторы, тренеры, работники социальной сферы и, как не странно, экономисты, которые занимаются планированием бюджета.

Третье отличие – взаимоотношения с персоналом

Касаемо отдела кадров он может вести себя пренебрежительно, иногда даже забывая о существовании некоторых сотрудников. Другая же ситуация обстоит с отделом управления персоналом, работники данного отдела не могут себе позволить проявление подобного поведения, в их случае они должны быть положительно настроены ко всем сотрудникам, несмотря на должность коллеги и личного отношения HR-а к нему.

Четвертое отличие – режим работы отделов

Если посмотреть на отдел кадров, после окончания рабочего дня им нет смысла оставаться на рабочем месте. В тоже время в службе по управлению персоналом, после окончания рабочего дня, в офисе задерживаются все сотрудники, кроме тех, которые отвечают за прием на работу, увольнения и ведение кадрового документооборота. 

Не смотря на это, если сотрудники данного отдела долго задерживаются на рабочем месте, во вне рабочее время, это может говорить о том, что они ничем не занимались во время рабочего дня или им не хватает персонала на выполнение некоторых задач, в таком случае, стоит детальнее присмотреться к работе отдела.

Для вашего удобства в таблице ниже мы подробнее расписали  все вышеупомянутые отличия

Отдел кадров Отдел управления персоналом
Руководитель не имеет профильного образования и опыта работы в области управления персоналом (или опыт менее 3 лет). Руководитель имеет одно или несколько высших образований в области экономики, управления персоналом, юриспруденции (чаще всего cпециализируется на трудовом праве), а также соответствующий опыт работы в области управления персоналом (опыт более 5 лет).
Функционал: кадровый документооборот, функции приема и увольнения, охрана труда. Функционал: обучение, развитие, адаптация, кадровый резерв, расстановка персонала, кадровый документооборот, оплата труда, предоставление льгот и гарантий на профессиональном уровне, бюджетирование кадровых и социальных статей затрат, проведение психологической оценки и т.д.
Отношение к персоналу пренебрежительное, иногда сотрудник отдела кадров, даже может забыть о существовании некоторых сотрудников, он здесь просто выполняет свою работу Работники данного отдела должны быть положительно настроены ко всем сотрудникам, несмотря на должность коллеги и личного отношения HR-а к нему
Режим работы строго по официально указанному компанией таймингу Режим работы отдела по управлению персоналом, чаще всего отклоняется от установленного компанией, с небольшими переработками

Основной функционал отдела управления персоналом:

  • Кадровый блок (прием, увольнение, ведение учета персонала, движение персонала, кадровое делопроизводство, обучение, повышение квалификации, расстановка персонала, кадровый резерв).

  • Социальный блок (поддержка персонала, адаптация, удержание).

  • Мотивационный блок (штатное расписание, оплата труда, разработка мотивационных методик, бюджетирование кадровой и социальной деятельности).

  • Психологический блок (оценка персонала).

Специалист по расчету заработной платы проводит работу по разработке методов оплаты труда, планирует фонд заработной платы, использует финансовый анализ, предоставленным финансовой службой, осуществляет индивидуальное планирование заработной платы. Финансовое подразделение осуществляет начисление заработной платы на основе разработанных методик оплаты труда, утвержденного штатного расписания и табелей.

Понимая, что такое бюджет организации, имея навыки планирования и учета (поэтому грамотных специалистов так мало) специалист по социальной работе, реагирует на статьи социальных выплат, разрабатывает локальные нормативные акты, касающиеся нематериальной и материальной мотивации персонала. Социальный работник тесно сотрудничает с кадровым блоком и блоком оплаты труда. Предоставляемые льготы и гарантии должны основываться на стратегии развития компании и значимости должностей для компании, кадровом резерве.

Учитывая вышеизложенное, «оплатников» и социальных работников можно объединить в единый мотивационный блок для формирования личностного блока, что отражено на блок-схемах ниже

Варианты структур:

Предпочтительнее первый вариант, т.к. при такой схеме руководитель подразделения HR владеет полной информацией по кадровому блоку, а точнее сказать – по блоку персонала.

Надеемся наша статья помогла вам понять главные отличия между этими отделами, а специфика их работы уже не кажется вам таким дремучим лесом!

Источник

Отдел кадров — это структурное подразделение, обеспечивающее работу с персоналом на предприятии. В основные должностные обязанности отдела кадров на предприятии входит оформление трудовых отношений с работниками, обеспечение кадровыми ресурсами, обучение личного состава, ведение кадрового делопроизводства. Конкретный объем функциональных обязанностей отдела кадров зависит от специфики предприятия, численности и контингента его сотрудников.

Чем занимается кадровое подразделение

Формирование отдела кадров на предприятии начинается с утверждения Положения о структурном подразделении, которое содержит описание кадровой службы:

  • как распределены должностные обязанности между работниками;
  • что входит в обязанности отдела кадров;
  • основные функции подразделения;
  • порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями предприятия.

Этот документ носит необязательный характер. Однако именно он позволяет сформировать кадровую службу, отвечающую требованиям предприятия и имеющую высокий уровень должностной ответственности. За типовое положение об отделе кадров на предприятии можно взять образец, который есть в приложении № 1 к Приказу Росархива от 27.06.2018 № 71. Также можно воспользоваться нашим образцом.

Скачать

Какие должностные обязанности у отдела кадров

В настоящее время утвержден и введен в действие профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом», регистрационный номер 559 (Приказ от 06.10.2015 № 691н). Профессиональный стандарт содержит описание и характеристику функций, входящих в деятельность по управлению персоналом, на основе которых можно сформулировать должностные требования к конкретным специалистам.

Также действует Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление от 21.08.1998 № 37). В нем содержатся квалификационные характеристики, предназначенные для правильного подбора, расстановки и использования сотрудников, обеспечения единства при определении должностных функций кадровиков и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Эти документы являются основой для определения функций и должностных обязанностей отдела кадров и для определения квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам службы.

В целом должностные обязанности можно разделить на отдельные функции:

  1. Ведение документации по учету и движению персонала:
    • оформление приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в служебные командировки, привлечения к дисциплинарной ответственности;
    • формирование и ведение личных дел сотрудников;
    • ведение и хранение трудовых книжек;
    • ведение табеля учета рабочего времени;
    • учет предоставления отпусков персонала, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
    • учет, проверка правильности оформления листков нетрудоспособности;
    • предоставление информации о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
  2. Деятельность по обеспечению персоналом:
    • сбор информации о потребностях предприятия в сотрудниках;
    • поиск, привлечение, подбор и отбор персонала.
  3. Деятельность по оценке, аттестации и развитию сотрудников:
    • организация и проведение оценки, аттестации и обучения персонала;
    • организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры сотрудников.
  4. Формирование и предоставление установленной отчетности в соответствующие органы.
  5. Осуществление воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

Что входит в обязанности кадрового работника

Определение того, что делает кадровик, обязанности, поручаемые ему для исполнения, определяют требования, предъявляемые к соискателям. Для реализации профессиональной деятельности отдела кадров на предприятии возможно распределение должностных обязанностей между сотрудниками по функциональному принципу, то есть обязанности кадрового работника на предприятии соответствуют конкретной функции.

Или за сотрудником закрепляется вся кадровая работа на определенном участке.

Эффективная деятельность кадровой службы во многом зависит именно от правильного распределения работы между его специалистами, что входит в обязанности начальника отдела кадров.

Требования к квалификации, что входит в обязанности кадровика организации, права и ответственность определяются в должностных инструкциях, разрабатываемых для каждого специалиста. При разработке должностных инструкций для каждого специалиста уточняется перечень работ и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке.

Как определить численность отдела кадров

То, чем занимаются в отделе кадров, обязанности которого могут быть различными, влияет на штат и структуру подразделения. Действующие современные нормативы не содержат указаний о расчете численности персонала отдела кадров на предприятии, но можно воспользоваться Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров». Работодатель вправе самостоятельно определять его численность, исходя из количества личного состава предприятия, а также объема функций, возлагаемых на отдел.

Отдельно существуют нормы по работникам, которые осуществляют воинский учет в организациях (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719):

  • 1 сотрудник по совместительству — на 500 единиц персонала;
  • 1 освобожденный работник — на количество сотрудников от 500 до 2000;
  • 2 работника при численности от 2000 до 4000 и далее — на каждые последующие 3000 плюс еще один работник на данное направление.

Права и ответственность

К числу основных прав кадрового работника относятся:

  • внесение на рассмотрение руководителя предложений по улучшению работы;
  • получение информации и документов, необходимых для выполнения должностных функций.

Кадровик несет ответственность за причинение материального ущерба имуществу работодателя, за разглашение персональных данных работников, несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, а также неисполнение или ненадлежащее исполнение тех действий, исполнение которых входит в функционал кадрового работника.

Источник

НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА КАДРОВ

Должностные обязанности. Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении. Организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников. Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности. Осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях. Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения. Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом. Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению. Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами. Руководит работниками отдела.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом; трудовое законодательство; структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития; кадровую политику и стратегию предприятия; порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах; источники обеспечения предприятия кадрами; состояние рынка труда; системы и методы оценки персонала; методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров; порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением; порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия; организацию табельного учета; методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности; возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб; передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом; основы социологии, психологии и организации труда; основы профессиографии; основы профориентационной работы; основы экономики, организации производства и управления; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

Источник

Отдел кадров: задачи, функции, структура

Кадровая работа (делопроизводство и управление персоналом) стратегически важный участок в любой компании. Однако возникают вопросы. Например, такие: стоит ли создавать отдельное структурное подразделение, отвечающее за кадры? Или для этого достаточно выделить одного специалиста? Как изменить кадровую службу при слиянии компаний? И как в этом случае организовать работу ее сотрудников? Найдем ответы.

Первые шаги

Работа любой организации невозможна без подбора сотрудников, управления ими, ведения, учета документов. Решение этого вопроса — создание службы или отдела по управлению персоналом.

Однако если компания небольшая или только появилась, отдельное подразделение можно не создавать, возложив обязанности на главного бухгалтера или даже на рядовых сотрудников. Необходимо включить соответствующий пункт в должностные их инструкции и закрепить такое положение в трудовом договоре. 

В каждой организации работа с персоналом строится по-разному. Поэтому процесс и система организации зависит от того, какие конкретные задачи будет необходимо решать кадровой службе.

Цели и задачи кадровой службы      

Основанная цель — организация работы всех сотрудников, при которой данная компания будет наиболее эффективно работать. Среди основных задач можно условно выделить несколько направлений.

  1. Во-первых, это организационная деятельность. Например, разработка, оптимизация штата.
  2. Во-вторых, работа с персоналом: подбор, адаптация, мотивация работников, планирование карьеры и разработка обучающих программ.
  3. В-третьих, учет, контроль, а именно организация оборота документов, ведение кадрового делопроизводства, учет рабочего времени, контроль соблюдения трудового права. 

В зависимости от того, какие конкретно цели ставятся перед данным структурным подразделением, больше внимания будет уделяться тому или иному направлению деятельности. 

Как распределить роли?

Способ организации работы, распределение обязанностей  зависят от нескольких параметров. Во-первых, от целей и задач самой компании, во-вторых, от размеров компании. Так, например, на малом предприятии кадровая служба может быть представлена одним менеджером по персоналу, который ведет делопроизводство, осуществляет подбор и адаптацию персонала, когда это требуется.

Численность сотрудников малых предприятий не превышает ста человек, среди малых предприятий выделяются микропредприятия — до пятнадцати человек.

Если компания будет развиваться, и численность сотрудников будет увеличиваться, то имеет смысл создавать службу, состоящую из специалистов по кадровому делопроизводству и по управлению персоналом.

При разделении обязанностей между специалистами их круг ответственности и обязанности не будут пересекаться. Но при необходимости разрешать сложные и проблемные вопросы они будут дополнять друг друга.

Это будет способствовать эффективной и четкой работе.

При желании управление персоналом и ведение соответствующего делопроизводства можно поручить разным структурным подразделениям. Но при такой организации работы следует четко закрепить в локальных актах порядок взаимодействия  отделов или департаментов.

Практический опыт показывает, что в больших компаниях удобнее разделить кадровую службу на несколько подструктур. Например, на отдел подбора персонала, отдел кадров, отдел обучения персонала и т.д. Численный состав отдела зависит от различных явлений, в том числе и от политики компании, но обычно это не менее 4-6 сотрудников.

Как определить состав?

Как мы уже упоминали, состав работников, структура подразделения будут зависеть от сферы деятельности компании, ее размеров.   Рекомендуем включить в состав следующих специалистов:

  1. Во-первых, это руководитель, который возглавит эту структуру и обеспечит ее функционирование.
  2. Во-вторых, специалист по персоналу. Он изучает рынок труда и организует собеседования, тестирования при приеме на работу.
  3. В-третьих, инспектор по кадрам, осуществляющий ведение профильного делопроизводства. 

При необходимости в состав службы можно включить юриста (специалиста) по вопросам трудового права, архивариуса. Дополнительно привлекают ответственного за ведение системы хранения и учета документов организации, делопроизводителя, ответственного за обработку и учет корреспонденции, создание справочной базу документов организации.

Если Юрист в компании помимо курирования своей основной деятельности (в том числе и вопросов трудового права) ведет кадровое делопроизводство, то лучше оформить это как работу по совместительству.

Речь про двойное подчинение: руководителю юридического отдела и руководителю службы персонала.

Это, обеспечит единообразие при ведении кадрового делопроизводства, дополнительный контроль со стороны главного юриста компании.

Следует иметь в виду, что какая бы система организации не была выбрана, сама Процедура создания этой структуры не измениться. 

Упрощенный алгоритм создания кадровой службы:

  • Направление служебной записки, обосновывающей необходимость создания кадровой службы, на имя руководителя организации. В качестве приложения к такой записке прилагается расчет численности работников кадровой службы, а также организационная структура кадровой службы.
  • Отражение численного состава работников кадровой службы в штатном расписании;
  • Издание руководителем компании приказа о создании кадровой службы и приказа о назначении ее должностных лиц;
  • Утверждение руководителем организации Положения о кадровой службе.

Как быть при слиянии компаний? 

Если в вашей компании происходит реорганизация в форме слияния или присоединения другого юридического лица (Ст. 57 ГК РФ),  то кадровая служба новой компании может быть создана по схеме, о которой  мы говорили выше, с учетом особенностей «старых» кадровых структур.

Пример

По решению собственника имущества произошло слияние ЗАО «Цветовод» и ЗАО «Цветочный базар» в одну компанию. Перед руководством новой организации встал вопрос — как выстроить единую кадровую структуру.

Дело в том, что в ЗАО «Цветовод» был отдел кадров, в состав которого входил, делопроизводитель, инспектор по кадрам, специалист по охране труда и юрист по трудовым спорам, а подбор сотрудников осуществлялся с помощью кадровых агентств.

А в ЗАО «Цветочный базар» работали специалисты по подбору персонала, менеджеры по организации профессиональной переподготовки и обучению работников, специалисты по корпоративной культуре, менеджеры по социальным вопросам, а делопроизводство вели специализированные компании по отдельным договорам.

В итоге генеральный директор новой компании решил, что будет создана кадровая служба, состоящая из двух отделов – отдела по управлению персоналом и отдела кадров.

 В отдел управления персоналом будут переведены специалисты из ЗАО «Цветочный базар», а в отдел кадров — специалисты ЗАО «Цветовод».

Возглавят отделы их прежние руководители (на правах заместителей), которые будут подчиняться непосредственно начальнику кадровой службы, назначенному генеральным директором.

Обратите внимание, что в случае слияния компаний и образования нового юридического лица отношения с работниками с их согласия продолжаются (ст. 75 ТК РФ). О том, как при этом уведомить персонал о предстоящих переменах мы рассказывали в № 5, за 2009 г.

Кадровая служба на аутсорсинге

В последнее время многие российские и иностранные компании, имеющие собственные представительства в России, начали передавать функции кадровой службы на аутсорсинг.

Как показывает практика, этот инструмент позволяет существенно сократить издержки на ведение кадрового производства, избежать рисков при проверках трудовых и налоговых органов (риски берет на себя компания-провайдер), и в целом, вести бизнес более эффективно.

Сотрудники отдела персонала при этом не тратят время на рутинные процессы и имеют возможность заняться решением стратегических задач, кроме того, кадровое администрирование на аутсорсинге позволяет развивать корпоративную культуру, удерживать и мотивировать персонал, правильно выстраивать систему оплаты труда, что в результате ведет к снижению текучести кадров. 

Часто услуга комплексная – бухучет, расчет заработной платы, кадровое делопроизводство. Поскольку провайдер работает с массой клиентов, в его активе уже сформированы универсальные решения для различных типов бизнеса клиента. Это позволяет предприятиям все чаще обращаться за услугами в специализированные компании.

А как у вас?

Мы спросили наших читателей:

Какова структура кадровой службы в Вашей компании? Сколько сотрудников в нее входит и как распределяются между ними обязанности?

Наталья Васильевна, начальник отдела кадров, автотранспортное предприятие (таксомоторный парк)

– Нас в отделе кадров шестеро – на семьсот работников. Структура следующая: в отделе два сектора: первый — подбора и обучения, второй — учетной документации. В первом секторе один специалист по кадрам, который занимается подбором, повышением квалификации и аттестацией сотрудников.

Во втором – два инспектора по кадрам (один оформляет прием-перевод, направление на медосмотры, а другой – увольнение и отпуска); табельщик, который заполняет первичные табели для бухгалтерии; делопроизводитель, который оформляет дисциплинарные взыскания и документы для архива.

Есть еще начальник отдела кадров (это я) для общего руководства отделом и взаимодействия с ФМС, ПФР, ФОМС, военкоматом. У нас большая текучесть кадров, поэтому пришлось разделить функции, и теперь мы справляемся с работой.

Ирина, менеджер по персоналу, коммерческий банк

– Наш банк небольшой, всего 250 сотрудников, и на кадровой работе я одна. Занимаюсь подбором персонала и веду весь кадровый документооборот. Два раза в месяц сдаю отчеты для бухгалтерии – формирую в программе и прилагаю к каждому отчету копии первичных документов – приказы и основания к ним. Разрабатываю или корректирую локальные нормативные акты.

Татьяна, директор по персоналу, аптечная сеть

– Мы полностью передали кадровый учет и расчет заработной платы, на аутсорсинг консалтинговой компании и очень довольны! Получилось дешевле, чем держать в штате кадровиков и бухгалтеров по этому направлению. В нашей службе персонала остались отдел обучения и развития, отдел по внутрикорпоративным коммуникациям, комиссия по корпоративной этике, юрист.

Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале «Кадровое дело», август 2009 г.

оставить заявку

В целях повышения удобства пользования сайтом мы используем файлы «cookies». Продолжая работу с сайтом, Вы принимаете «Условия использования веб-сайта» и выдаете свое согласие БДО ЮБС АО на обработку ваших персональных данных в соответствии с «Политикой в отношении обработки персональных данных». Я согласен

Отдел кадров — что это такое, положение, номенклатура дел, функции, чем занимается на 2020 год

Статья раскроет основные моменты, связанные с работой отдела кадров в организации. Что входит в его обязанности, каковы особенности и выполняемые функции, какова структура – далее.

  • Общие аспекты
  • Особенности работы в отделе кадров в 2020 году

Отдел кадров – обязательный структурный элемент на любом предприятии. В его обязанности входит множество функций. Каковы же особенности деятельности, что входит в обязанности?

Общие аспекты ↑

Основные принципы кадровой политики:

  • направленность на выполнение требований законодательства труда;
  • учет потребностей предприятия в сотрудниках;
  • обеспечение условиями для качественной работы;
  • поиск сотрудников.

Организация работы имеет 2 направления — тактическое и стратегическое. В первом случае проводится анализ состояния потребности в кадрах, разрабатывается расписание штата, отбирается персонал.

Второе направление деятельности отдела кадров направлено на формирование кадровой политики предприятия — требования к персоналу, различные мероприятия.

Главное направление – формирование трудовых ресурсов на предприятии. Составляющие кадровой политики:

Поиск персонала Проведение собеседований, оформление документации
Расстановка сотрудников На конкретные должности, повышение их или понижение, перевод
Оценка персонала Его личные качества, содержание деятельности, уровень квалификации
Смена должности Лучшим периодом нахождения на одной должности является 5 лет. После этого работника можно либо повысить, либо понизить
Повышение квалификации —
Продвижение по карьерной лестнице —

Чтобы правильно организовать работу кадровой службы, необходимо:

  • выяснить количество сотрудников;
  • распределить между ними обязанности. Можно сформировать группы, которые будут заниматься определенным видом деятельности;
  • на каждого сотрудника отдела кадров оформить должностные обязанности, определить их права;
  • подготовить документы, которыми отдел кадров будет руководствоваться в своей работе;
  • провести обучение персонала кадровой службы.

Возложение обязанностей отдела кадров на главного бухгалтера возможно лишь в том случае, если это предусмотрено в трудовом соглашении.

Если подобного пункта нет, то это запрещено делать (60 статья Трудового Кодекса). Работа в сфере отдела кадров имеет преимущества и недостатки.

Первыми являются – данная профессия востребована, прямое общение с руководящими органами организации, разнообразная работа. Недостатки – постоянные стрессы, рабочий день ненормированный.

Что это такое

Главный ресурс предприятия – трудовой. Именно таким и является отдел кадров – основной состав работников организации.

Цель кадровой политики – вовремя обеспечивать предприятие персоналом с достаточной квалификацией для работы на производстве.

Кадровая служба – совокупность структурных подразделений организации, цель которых — управление работниками предприятия.

Должностными лицами являются руководители, специалисты, технический персонал. Суть ее – работа с персоналом предприятия.

Основные задачи отдела кадров делятся по направлениям:

Учетно-контрольное Прием сотрудников на работу и их увольнение
Планово-регулятивное Отбор сотрудников, их перемещение и адаптация
Отчетно-аналитичное Оценка трудовой деятельности сотрудников, ведение отчетности
Координационно-информационное Переподготовка работников, архивная работа
Организационно-методическое Руководство и планирование кадровой службы

Выполняемые функции

В обязанности кадровой службы входит:

  • разработка плана укомплектования сотрудников в соответствии с деятельностью организации;
  • оформление увольнения работников, их прием на работу, перевод на другую должность;
  • ведение учета личного состава;
  • ответственность за хранение трудовых книжек, их заполнение;
  • ведение прочей документации;
  • создание условий для работы;
  • предложения по улучшению деятельности организации;
  • подготовка документов и отчетностей для комиссий;
  • контроль и проведение инструктажа сотрудников;
  • принятие мер по трудоустройству увольняемых работников;
  • ведение контроля за дисциплиной на производстве.

При выборе задач учитываются:

  • размеры предприятия;
  • направление деятельности;
  • цели;
  • на какой стадии находится развитие организации;
  • численность сотрудников.

Нормативная база

  • Основные положения и вопросы кадровой службы регулируются Трудовым Кодексом Российской Федерации.
  • Производство дел в отделе кадров осуществляется на основании законов РФ, различных правил и нормативных актов.
  • Правовая база:
  • В своей работе отдел кадров руководствуется следующими нормативными актами:

Особенности работы в отделе кадров в 2020 году ↑

Кадровая служба предприятия имеет свои функции и особенности, которые необходимо соблюдать.

Сотрудники отдела кадров обязаны выполнять свою работу согласно требованиям законодательства, своевременно разрабатывать план мероприятий и следить за документацией предприятия.

Действие Положения (образец)

Положение – акт правового характера, который устанавливает порядок образования, права и обязательства, организацию трудовой деятельности предприятия.

Другими словами, Положение – документ, который регламентирует все сферы деятельности организации по отдельным структурным подразделениям и предприятия в целом.

Отдел кадров – самостоятельная структура, поэтому Положение является обязательным. Разрабатывается документ для закрепления задач и функций кадровой службы.

Требования к оформлению:

  • заглавие должно содержать реквизиты внутренней документации предприятия;
  • название организации;
  • наименование документа, дату и место его оформления;
  • разделы – «Общие положения», «Основные задачи», «Функции», «Руководство», «Права и обязанности», «Структура», «Взаимоотношения. Связи».

Каждый раздел должен начинать с ново строки и нумероваться арабской цифрой. Составляет Положение руководитель организации, право подписи и утверждения документа также принадлежит ему.

В отдельный пункт стоит внести перечень документов, которыми руководствуется кадровая служба в процессе деятельности.

Каковы обязанности (номенклатура дел)

Номенклатура – обязательный список дел, формирующихся в процессе деятельности организации.

Используется для:

  • установления единого порядка для формирования дел;
  • учетного обеспечения;
  • быстрого поиска документации;
  • установления срока хранения дела.

Перечень дел будет зависеть от направления деятельности организации. При оформлении номенклатуры следует брать во внимание текущие дела и задачи, планируемые выполнить в будущем году.

Дела должны размещаться по степени их важности. При определении срока хранения дел можно руководствоваться типовым перечнем документов, принятым в 2010 году.

Единого списка документов не предусмотрено, нормативные акты устанавливают лишь отдельные из них.

Номенклатуры подразделяют на следующие виды:

Типовая Нормативный документ, который содержит состав дел однотипных предприятий
Примерная Имеет рекомендательный характер, устанавливает примерный перечень дел организации
Индивидуальная Перечень дел конкретного предприятия

При составлении номенклатуры следует высветить следующие разделы – «Индекс дела», «Заголовок», «Количество», «Сроки хранения», «Номер» и «Примечания».

Номенклатуру составляют каждый год, в последнем отчетном квартале. По окончанию года ее следует утверждать в архиве.

Разделами документа являются подразделения организации — бухгалтерия, канцелярия и прочие. Если таковых не существует, то разделами могут являться направления деятельности предприятия.

Какие должности имеются (структура)

На структуру кадровой службы влияют – направление деятельности организации и численность сотрудников. Состав и численность сотрудников отдела кадров утверждает директор организации.

Главой кадровой службы является начальник отдела кадров. Остальные (заместители, помощники, специалисты) подчиняются ему. Если отдел кадров имеет несколько подразделений, то каждое из них возглавляет начальник.

В обязанности инспектора кадров входят:

  • формирование личных дел сотрудников;
  • оформление приказов;
  • учет трудовых книжек, их заполнение;
  • работа с документацией;
  • оформление больничных листов;
  • ведение контроля по дисциплине.

В своей структуре отдел кадров имеет такие отделы:

  • организация труда;
  • подбор сотрудников;
  • переквалификация персонала;
  • планирование продвижения;
  • аттестация;
  • охрана труда.

Должности могут быть следующие – инженер организации труда, табельщик, трудовой экономист и прочие.

Каждая из должностей имеет свои обязанности, которые должна строго выполнять. Инженер по трудовой организации обязан:

  • разрабатывать меры для усовершенствования трудовой деятельности;
  • проводить аттестацию;
  • анализировать условия производственной деятельности.

К каждой должности выдвигаются требования – наличие полного высшего образования, определенный стаж работы в данной сфере.

Составление плана работы

Деятельность структурных подразделений организации необходимо планировать таким образом, чтобы она была направлена на успешное завершение дел.

План мероприятий можно составлять на месяц, квартал или год. Процесс принято делить на такие этапы:

Сбор данных Структура работников, прогулы, текучесть кадров, средняя заработная плата
Действия для достижения цели Обязательно указывать дату, сроки
  1. Во время разработки плана мероприятий важно учитывать задачи и требования законодательства:
  2. Определенные мероприятия можно планировать на конкретный месяц, например, проверка личных дел или повышение уровня квалификации.
  3. Заключительным этапом является утверждение плана работы кадровой службы и его согласование с начальством.

Какие документы должны быть

Учредительные документы являются обязательными в любой организации. Документооборот отдела кадров состоит из:

Документации личного состава Карточки, приказы об увольнении, поощрении и прочее
Управления персоналом Отчеты, правила внутреннего распорядка
  • Отдел кадров обязан сохранять все заявления сотрудников, объяснительные и докладные.
  • Обязательными документами являются:
  • Отдел кадров должен оформлять регистрационные книги и журналы, трудовые книжки, приказы и прочие дела своевременно и правильно.
  • К кадровым документам также относятся:
Расписание штата Список должностей, оклад сотрудников, надбавки к заработной плате
Правила распорядка внутри организации Обязанности работников и их права, режим работы
Должностные инструкции Ответственность сотрудников, их функции
Табель Поименный перечень сотрудников предприятия
Трудовая книжка Главный документ, свидетельствующий о трудовой деятельности работников

Таким образом, отдел кадров – один из главных элементов на любом предприятии.

В его обязанности входит ведение документации сотрудников, поиск и отбор персонала, разработка плана действий организации на текущий год.

Возглавляет отдел кадров – начальник (инспектор). Он имеет особую роль, и обязан следить за документацией, оформлять ее.

В своей деятельности сотрудники обязаны руководствоваться законами и нормативными актами, главный из которых – Трудовой Кодекс.

Кадровая служба организации, задачи, функции, направления деятельности

Управляющие персоналом — это самостоятельная группа профессиональных специалистов-менеджеров, главные цели которых — повышение производственной, творческой отдачи и активности персонала, разработка и реализация программы развития кадров организации.

Управление персоналом — вид деятельности по руководству людьми (отдельными работниками, группами, коллективом), направленный на достижение целей фирмы, предприятия путем использования труда, опыта таланта этих людей и с учетом их удовлетворенности трудом [3].

В появившихся организациях рыночного типа встал вопрос о том, как преодолеть разрыв между развитием инновационных стратегий, созданием новых продуктов и структур, с одной стороны, и выявлением способов управления человеческими ресурсами и развитием трудового потенциала — с другой стороны. Особую роль в этом деле играют кадровые службы [1].

Кадровые службы являются функциональными подразделениями в организационной структуре управления организацией и, как правило, решают главные задачи и выполняют основные функции в управлении персоналом. Конкретные задачи кадровых служб организаций определяются исходя из цели управления персоналом конкретной организации.

Выбор цели, а значит, и определение задач организации зависят от ряда причин: численности персонала; этапа (стадии) развития организации (становление, рост, зрелость, реорганизация); общей стратегии организации — инновационной, стратегии сокращения издержек, стратегии улучшения качества продукции; ряда внешних факторов (состояние рынка труда, экономическая и политическая ситуации и др.) [10].

Тем не менее, можно выделить следующие основные задачи кадровых служб, которые они призваны решать независимо от перечисленных факторов: всесторонняя поддержка бизнеса; формирование политики прогноза персонала, поддержки творческого отношения к делу; обеспечение высокого уровня профессионализма и качества экспертизы в кадровых вопросах; выявление проблем в сфере использования трудовых ресурсов и привлечение к ним внимания руководителей различного уровня для принятия соответствующих решений; создание условий для высокопродуктивной работы и поддержка творчества и новаторства; расширение знаний менеджеров организации с целью эффективного использования потенциала сотрудников.[1].

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям. Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач: прием работников на предприятие; учет работников; увольнение работников; работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).

  • Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач: подбор (поиск и отбор) работников для предприятия; расстановка работников предприятия; перемещение работников предприятия; становление в должности и адаптация работников.
  • Отчетно-аналитическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач: изучение работников; оценка работы работников; аналитическая работа; подготовка отчетов.
  • Координационно-информационное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач: профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников; организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам); работа с письменными обращениями работников предприятия; архивная и справочная работа.
  • Организационно-методическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач: документирование деятельности работников предприятия; кадровая работа в подразделениях предприятия; планирование кадровой работы; руководство кадровой работой.
  • Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются: размеры организации; направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению); стратегические цели организации; стадия развития организации; численность персонала; приоритетные задачи работы с персоналом.
  • Обязанности и структура отдела кадров может быть различной и в зависимости от вида деятельности организации [6]

Классический подход к управлению персоналом получил название «управление кадрами»».

Все управление персоналом сосредоточивается в отделе кадров и направлено на то, чтобы обеспечить наличие нужных людей в нужное время в нужных местах и освобождение от ненужных.

Руководство людьми представляет собой самостоятельную функцию, осуществляемую непосредственно линейными руководителями независимо от кадровых служб.

К главным задачам системы управления персоналом относят: обеспечение организации квалифицированными кадрами; создание необходимых условий для эффективного использования знаний, навыков и опыта работников; совершенствование системы оплаты труда и мотивации; повышение удовлетворенности трудом всех категорий персонала; предоставление работникам возможностей для развития, повышения квалификации и профессионального роста; стимулирование творческой активности; формирование и сохранение благоприятного морально-психологического климата; совершенствование методов оценки персонала; управление внутренними перемещениями и карьерой сотрудников; участие в разработке организационной стратегии [7].

Принципами построения современной системы управления персоналом считаются: эффективность подбора и расстановки сотрудников; справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения; продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации; быстрое и эффективное решение личных проблем.

Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое.

В рамках первого осуществляется текущая кадровая работа: анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала; тестирование; планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.

Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.

Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.

Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации — системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов

В составе отдельных функций кадровых служб организаций можно выделить конкретные направления деятельности. Например, ведение табельного учета, подготовка различных приказов, ведение карточек на военнослужащих и переписка с райвоенкоматом, переписка с райсобесом, оформление больничных листков, ведение личных дел работников, составление годовых отчетов и т. п.

Организационная структура кадровых служб определяется ее задачами и функциями. Кадровая служба в зависимости от различных причин может быть представлена в виде отдельного или нескольких структурных подразделений, подчиненных одному из заместителей руководителя организации.

Кадровые службы организации могут иметь различные наименования, но чаще всего их основные функции сосредоточены в одном структурном подразделении — отделе кадров. Нередко в организациях (особенно крупных) выделяются самостоятельные структурные подразделения, которые подчиняются тому же руководителю, что и отдел кадров.

Чаще всего это подразделения, выполняющие функции по развитию персонала (обучение и т. п.). На больших предприятиях данная и другие структуры наряду с отделом кадров включаются в общую кадровую службу или в службу управления персоналом (человеческими ресурсами).

Если эти подразделения самостоятельны, то отдел кадров подготавливает и направляет в отдел обучения расчеты потребностей организации в квалифицированных кадрах, сведения о профессионально-квалификационном уровне, качественном составе работников и др.

И наоборот, отдел кадров получает от отдела обучения текущие и перспективные планы подготовки и повышения квалификации работников, учебно-методическую документацию [15].

Отдел кадров тесно взаимодействует с такими службами, как отдел организации труда и зарплаты (ООТиЗ), бухгалтерией, юридическим отделом, линейными структурными подразделениями и руководителями. С отделом организации труда и заработной платы согласовываются проект штатного расписания, изменения в штатном расписании.

В свою очередь, отдел кадров предоставляет этому отделу сведения об изменении численности персонала, причинах текучести кадров, предложения о разработке положения об оплате труда, системе премирования.

В результате разрабатываются и утверждаются такие документы, как штатное расписание, расчеты потребности в персонале, схемы должностных окладов, доплаты и надбавки к заработной плате, различные положения.

Отдел кадров в той или иной степени взаимодействует практически со всеми структурными подразделениями организации, предоставляя им информацию о вакантных рабочих местах, поощрениях и наказаниях работников, об изменениях и дополнениях в трудовых договорах, графиках отпусков и др. [9].

На крупных предприятиях в состав единого подразделения кадровой службы (отдел кадров, кадровый центр, отдел персонала и т. д.) могут быть включены и другие службы, например, занимающиеся организацией заработной платы, социально-трудовыми отношениями и др.

Если предприятие немногочисленное, то функции кадровых служб обычно распределяются между работниками отдела кадров. Единый тарифно-квалификационнный справочник (ЕТКС) Республики Беларусь предусматривает следующие должности для отдела кадров: начальник; менеджер по персоналу; специалист по кадрам; инспектор по кадрам.

Распределение ответственности и закрепление полномочий между отдельными работниками регламентированы должностными инструкциями [1].

Управление персоналом организационная структура, задачи и функции всех структурных подразделений, в том числе и отделов кадров, определяются непосредственно руководством предприятия, но с учетом требований Государственного стандарта Республики Беларусь: СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы Документации. Системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме того, разработано Положение об отделе кадров, имеющее рекомендательный характер.

Численность работников кадровых служб коммерческих организаций в Республике Беларусь определяется «Межотраслевыми нормативами численности работников кадровых служб коммерческих организаций», утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27 декабря 2005г. № 187. В них содержится порядок расчета нормативной численности работников кадровых служб.

Полномочия кадровых служб организации — совокупность служебных обязанностей и прав должностных лиц и подразделений, входящих в их состав. Они направлены на решение задач и реализацию функций кадровых служб. Их объем зависит от организационной структуры системы управления персоналом предприятия в целом и кадровых служб в частности [11].

Полномочия работников кадровых служб разрабатываются на основе Единого квалификационного справочника «Должности служащих для всех отраслей экономики», утвержденного постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999г. №159. Указанные полномочия закрепляются в должностных инструкциях, которые содержат перечень обязанностей и прав с учетом особенностей труда и управления в данной организации.

  1. Основные полномочия начальника отдела кадров:
  2. — организация работы по обеспечению предприятия кадрами в необходимом количестве и качестве;
  3. — организация разработки прогнозов перспективной потребности в кадрах в необходимом количестве и качестве;
  4. — участие в разработке кадровой стратегии и кадровой политики предприятия;
  5. — организация оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;
  6. — организация планомерной и эффективной деятельности работников отдела кадров по подбору, оценке, расстановке кадров, развитию, мотивации, аттестации и адаптации принятых работников;
  7. — организация эффективного табельного учета рабочего времени и его использования;
  8. — методическое руководство и координация деятельности специалистов и инспекторов по кадрам, контроль исполнения ими своих обязанностей и др.
  9. Основные полномочия инспектора по кадрам:
  10. — ведение учета личного состава организации и ее структурных подразделений;
  11. — изучение причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по ее снижению;
  12. — оформление соответствующей документации по кадрам;
  13. — обеспечение соблюдения графиков очередных отпусков;
  14. — осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации;
  15. — ведение и представление установленной отчетности [1].
  16. Основные полномочия специалиста по кадрам:
  17. — выполнение работ по комплектованию организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;
  18. — изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений, другой информации, связанной с кадровой политикой организации;
  19. — участие в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров;
  20. — взаимодействие с представителями сторонних организаций по вопросам, входящим в его компетенцию;
  21. — осуществление работы с документами по кадрам;
  22. — ведение и представление установленной отчетности.
  23. Основные полномочия менеджера по кадрам:
  24. — организация работы по формированию, использованию и развитию персонала;
  25. — участие в формировании кадровой политики организации, планировании социального развития;
  26. — организация обучения персонала, повышения квалификации сотрудников;
  27. — контроль за соблюдением норм трудового законодательства в работе с персоналом;
  28. — оказание методической помощи и консультационных услуг руководителям подразделений по вопросам, связанным с управлением персоналом;
  29. — ведение кадровой документации [1].
  30. Для занятия должностей «специалист по кадрам» и «менеджер по персоналу» необходимо иметь профессиональное образование.

В Республике Беларусь на современном этапе подготовка специалистов по управлению персоналом осуществляется в Белорусском государственном университете. Однако потребности в таких специалистах пока не удовлетворяются. Поэтому спрос обеспечивается также за счет переквалификации других специалистов, имеющих, как правило, высшее образование, внутри самих организаций.

Кадровое планирование — целенаправленная деятельность по обеспечению потребностей организации в персонале в необходимом количестве и качестве с учетом интересов организации и работников [11].

Кадровое планирование является составной частью общего плана работы организации, но имеет свои объекты и задачи. Они могут различаться в зависимости от численности работающих в организации, отраслевых особенностей, состояния рынка труда, кадровой стратегии, ситуации, других внешних и внутренних факторов.

Главными объектами кадрового планирования являются виды работ кадровых служб, соответствующие их функциональным обязанностям.

Выбор основных задач и объектов кадрового планирования определяет структуру (разделы) плана работы с персоналом организации.

В самом общем виде главную задачу кадрового планирования можно определить как обеспечение текущих и перспективных потребностей организации в персонале в количественном и качественном аспектах.

Содержание любого плана работы с кадрами составляют мероприятия как общего характера, так и в составе отдельных функциональных направлений кадровой работы (подбор, отбор, оценка, мотивация, развитие и т. д.).

В такие планы могут включаться самостоятельные разделы, содержащие мероприятия для решения наиболее важных для организации проблем.

Например, мероприятия по оптимизации движения кадров, высвобождения персонала, использования трудовых ресурсов, обеспечению трудовой дисциплины и др.

Мероприятия общего характера разрабатываются по таким направлениям, как подведение итогов работы с кадрами за год, разработка проектов договоров на обучение рабочих и специалистов, подготовка графиков предоставления отпусков работникам, проведение различных проверок состояния кадровой работы и т. д. Принципиальной задачей кадрового планирования является учет интересов организации и всех работников. Обязательно определяются затраты на реализацию мероприятий, включенных в план.

Планы кадровой работы могут быть оперативными (составляются, как правило, на год) и перспективными. Они разрабатываются руководителями подразделений кадровых служб и утверждаются руководителем, которому подчиняются кадровые службы [14].

Источник

Когда мы слышим про отдел кадров, то представляем среди груды бумаг женщину средних лет, которая проводит собеседования, принимает людей на работу и увольняет. Это, конечно, одна из ключевых функций сотрудника отдела кадров, но не единственная. Из статьи вы узнаете все стороны работы в этом отделе.

Содержание

  1. Функции отдела кадров
  2. Подбор персонала в отделе кадров
  3. Структура отдела кадров
  4. Документация в работе отдела кадров
  5. Важно правильно составлять расписание. 
  6. Планирование в отделе кадров

Функции отдела кадров

Если говорить официально, то отдел кадров – это подразделение предприятия по управлению персоналом. 

Давайте рассмотрим на примере. Антонина Павловна – ответственный сотрудник отдела кадров. В ее функционал входит: 

  • искать, отбирать, нанимать и увольнять персонал;
  • вести контроль и учет сотрудников;
  • формировать штатные расписания;
  • вести трудовые книжки и учитывать стаж;
  • анализировать кадровую текучку, решать, как ее снизить;
  • выдавать справки о работе сотрудникам;
  • формировать график предоставления отпусков;
  • разрабатывать планы повышения квалификации сотрудников.

Интересный факт! Согласно международному опросу Society for Human Resource Management, 47% работников в отделе кадров считают борьбу с текучестью кадров компании основной задачей. 

Отдел кадров – это первое, с чем сталкивается кандидат, приходя в организацию. Если там суматоха, а до стола раздраженного кадровика нужно пробираться сквозь ворох бумаг, то потенциального сотрудника это спугнет: никто не хочет попасть в место, где вечная неразбериха. 

Антонина Павловна следит в своем отделе кадров за порядком: все бумаги должны быть на своем месте, а работы – выполнены в срок. Собеседования проходят в дружеской атмосфере с чашкой чая и печеньем. Так сотрудник понимает, что попал в ответственный и дружелюбный коллектив.

В своей работе Антонина Павловна регулярно взаимодействует с другими подразделениями. Например, в бухгалтерию предоставляет документы и копии приказов о зачислении сотрудников или увольнении, об отпусках, поощрениях или штрафных санкциях для работников. А в юридическом отделе ей сообщают об изменении законодательства, а также оказывают правовую поддержку. 

Подбор персонала в отделе кадров

Антонине Павловне не безразлична судьба организации. Она понимает, что большая часть успеха компании зависит от качества персонала. Поэтому она определяет, в каких сотрудниках нуждается предприятие, а затем подбирает их. Это одна из ключевых задач специалиста отдела кадров.

Для поиска сотрудников кадровик своевременно подает информацию в СМИ и службу занятости о вакансиях. Иногда руководитель просит размещать вакансии на рекрутинговых сайтах. В таком случае нужно подробно расписать условия, график работы, требуемые навыки и многое другое, чтобы сразу отсеять неподходящих соискателей. 

При проведении собеседования Антонина Павловна научилась оценивать, насколько подходит кандидат, на какую должность его поставить.

Кроме поиска новых сотрудников, нужно не забывать и про развитие штатных. Поэтому кадровик подбирает курсы повышения квалификации: они обязательны раз в 3 года. А еще она находит для сотрудников тренинги, курсы – они по желанию. Например, трехдневный интенсив «Потребительские привычки: как их использовать в работе менеджеру по продажам».

Интересный факт! 76% специалистов отдела кадров считают, что адаптация сотрудников плохо развита в их организациях. А 53% специалистов уверены, что вовлеченность сотрудника повышается при хорошо отстроенном процессе адаптации (исследование Kronos в США).

В функции Антонины Павловны входит также организация и проведение оценки и аттестации сотрудников.

Структура отдела кадров

Антонина Павловна устроилась на предприятие в отдел кадров еще давно, когда компания была небольшая: 85 человек с охранниками и уборщицами. Тогда она одна спокойно справлялась со своими обязанностями. 

Предприятие разрасталось. Когда его численность перевалила за 100 сотрудников, в помощь Антонине Павловне в отдел кадров наняли трех специалистов.

Сейчас численность компании более 500 человек, отдел кадров также разросся. Теперь в нем работает 8 человек. В нашем случае кадровики распределены по подразделениям, за которые они ответственны. Например, Антонина Павловна отвечает за маркетинговое и финансовое подразделение. То есть она нанимает, увольняет, ведет учет только сотрудников этих двух подразделений.

Еще есть другой вариант распределения обязанностей: когда каждому кадровику назначается определенный перечень функций, но который относится ко всей организации. Например, один человек отвечает за аттестацию и обучение всего персонала, а другой – занимается оформлением приема, переводом, увольнением сотрудников, ведением личных дел и т.д.

Подведем итог:

  • на предприятиях численностью менее 100 человек достаточно одного специалиста в отдел кадров;
  • где сотрудников от 100 до 500 нужно 3–4 кадровика;
  • где более 500 человек – 7–10 кадровиков.

Однако это лишь рекомендация: каждый директор предприятия сам решает, сколько сотрудников нанимать. Отметим также, что кроме кадровых специалистов, на предприятии должен быть руководитель отдела кадров.

Документация в работе отдела кадров

Кадровик работает в двух направлениях – с людьми и бумагами. С людьми мы уже разобрались. Давайте теперь разберемся, с какими документами приходится работать. 

Первое – штатное расписание. Это документ, на основе которого определяется количество вакансий. Штатное расписание кадровик обязательно должен утвердить с руководством, а затем нанимать или увольнять сотрудников. 

Важно правильно составлять расписание. 

На мебельном предприятии специалист по кадрам пренебрегал штатным расписанием, заполнял как попало – «лишь бы что-то было». Однажды произошло сокращение, часть сотрудников уволили. Один из них оказался не промах: он подал на предприятие в суд за необоснованное увольнение. Директор предприятия с легкостью бы выиграл суд, если бы штатное расписание доказывало изменение в структуре организации, которое привело к сокращению. А так как кадровик не позаботился об этом, то уволенный сотрудник выиграл спор и ждет выплаты компенсации.

Обратите внимание! В соответствии с ТК РФ незаконно уволенный сотрудник имеет право на компенсацию за моральный ущерб или требовать восстановления в должности.

Второе, с чем приходится работать специалисту по кадрам, – это трудовой договор. Он заключается в письменном виде, подписи должны быть обеих сторон. В договоре прописываются условия работы, вознаграждения, которые соответствуют трудовому договору и удовлетворяют работника и нанимателя.

Не менее важны правила трудового распорядка. В них специалист по кадрам прописывает порядок приема и увольнения, права и обязанности, ответственность сторон, систему мотивации персонала и другие стороны трудовых отношений.

Приказ о приеме на работу. Например, при принятии в администрацию города инженера-сметчика кадровик вместе с заключением трудового договора выделяет инженеру рабочее место и закрепляет за ним имущество: компьютерный стол, кресло, компьютер, принтер и т.д.

Когда сотрудник принят на работу, специалист по кадрам обязан вести и хранить его трудовую книжку. 

Обратите внимание! Трудовую книжку нельзя держать в ящике стола. По закону хранение трудовых книжек в отделе кадров возможно только в металлических сейфах или шкафах, доступ к которым есть лишь у назначенного специалиста.

Это еще не все: необходимо вести учет всех трудовых книжек предприятия в отдельной книге. В ней сотрудники расписываются при получении трудовой и при увольнении работника.

Договор полной материальной ответственности также составляют специалисты по кадрам. Например, сотруднику нужно часто ездить по городу. Финансовые специалисты посчитали и выяснили, что дешевле будет выделить сотруднику машину, чем постоянно оплачивать такси. К тому же, так экономится время. Машина – дорогостоящая вещь, ее нельзя просто так дать в пользование. Поэтому заключается договор, по которому сотрудник несет полную ответственность за выделенное имущество. Также прописывается, что он не может использовать машину в личных целях: возить картошку с дачи или кататься с девушкой на свидания.

Следующее – табели учета рабочего времени. Например, специалистам по кадрам администрации еще повезло – сотрудники работают с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Нужно лишь иногда вносить больничные, отгулы, отпуска. Но на заводе с рабочими дела обстоят сложнее: там тоже есть график, но кто-то работает каждый день сверхурочно, кто-то 2 через 2 или 2 через 3. Каждому работнику нужно отдельно просчитать рабочее время, чтобы бухгалтерия правильно начисляла зарплату, а отдел кадров мог контролировать работу сотрудников. Иногда для этой задачи нанимается отдельный специалист – табельщик.

Положение о защите персональных данных работников также входит в обязанности персонала отдела. Сотрудник при устройстве на работу оставляет паспортные данные и другую конфиденциальную информацию. Он не хочет спустя два месяца обнаружить у себя дома коллектора, который требует погашение непонятного займа. Поэтому в компаниях необходимо продумать систему защиты персональных данных. Обычно составляется документ, в котором прописывается, в каких отделах, на чем хранятся сведения работников, как они собираются и обрабатываются, у кого есть доступ к ним и, главное – методы защиты от неправомерного доступа. 

Обратите внимание! Положение о защите персональных данных сотрудников должен подписать глава компании. 

Остальные документы, которые должны вести и разрабатывать кадровые работники: положение об оплате труда, график отпусков, положение о премировании.

Планирование в отделе кадров

От планирования никуда не деться, в компании должно быть распланировано все: объем производства, маркетинг, ожидаемая прибыль и, конечно, штатный персонал. То есть необходимо знать, какие специалисты предприятию требуются сейчас, будут необходимы через определенное время, а какие уже не нужны.

Давайте вернемся к нашей знакомой Антонине Павловне. Ей нужно провести кадровое планирование для маркетингового отдела, за который она отвечает. 

Антонина Павловна начинает с того, какие сотрудники понадобятся. В планах организации – переход с продвижения по радио и газетам в интернет. У предприятия уже есть сайт, только нужно его продвигать. Для этого требуются копирайтеры, чтобы писать статьи для блога компании и рекламные тексты, SMM-специалисты, чтобы работать с соцсетями, веб-аналитики – для оптимизации сайта и его продвижения.

Затем необходимо прописать профессионально-квалификационные схемы должностей – требования к разным категориям работников. Например, сейчас работает маркетолог, который специализируется на анализе рынка сбыта, формировании ассортимента товара, построении системы продаж, есть маркетолог по рекламе. В будущем потребуется еще один сотрудник с образованием маркетолога, но который будет специализироваться на интернет-маркетинге. То есть нужно прописать для нынешних и будущих сотрудников образование, специализацию, навыки.

Далее Антонина Павловна видит, что маркетолог по рекламе не выгоден компании: он занимается продвижением товаров через радио и газеты, а так как теперь все переходит в интернет, в этом нет необходимости. Кадровому работнику нужно определить способ сокращения ненужного работника: когда и как это будет сделано. 

Антонине Павловне нужно еще раз просмотреть, кто чем занимается, после чего определить, эффективно ли используются кадры в соответствии с их потенциалом. Например, секретарь-делопроизводитель за несколько лет работы втянулась в эту сферу – даже поступила на заочный факультет маркетинга. Ей больше не интересно составлять отчеты, она делает это нехотя, постоянно задерживая их сдачу. Антонина Павловна видит, что молодая инициативная девушка принесет больше пользы на должности помощника маркетолога. 

Когда количественный и качественный состав персонала утвержден, пора подумать об их развитии. Тут Антонина Павловна составляет план повышения квалификации кадров. В конце кадрового планирования нужно просчитать расходы. 

Обратите внимание! Кадровое планирование – это не разовое действие. Хозяйственная деятельность организации находится в непрерывном движении, поэтому постоянным должно быть и планирование.

Нужно сказать, что хоть Антонина Павловна и ответственный сотрудник, который давно работает в компании и знает, что ей нужно, она не может самолично утверждать кадровое планирование. Все ее планы, расчеты должны утверждаться директором организации: именно за ним остается последнее слово.

Источник

Обновлено: 22.04.2023

Должностные обязанности специалиста отдела кадров — на современном предприятии

Прежде чем перейти к детальному изучению вопроса, в чем заключаются должностные обязанности специалиста по кадрам, рассмотрим, что такое отдел кадров на современном предприятии. Представленный структурный элемент любой фирмы, организации или учреждения выполняет целый ряд функций, необходимых для обеспечения нормальной работы субъекта предпринимательской деятельности или некоммерческой структуры, независимо от принадлежности к определенной отрасли экономики.

Если речь идет о небольшой фирме, где нет соответствующего отдела, тогда его функции выполняет или специалист (менеджер) по кадрам, или они распределяются между несколькими сотрудниками из административного персонала. Но данный вариант возможен только в том случае, если возложение функций специалистов по кадрам предусмотрено в трудовом договоре. Например, никто не может заставить главного бухгалтера выполнять работу кадровиков, так как это запрещено Трудовым Кодексом РФ.

Отдел кадров, независимо от размеров, направления деятельности и формы собственности предприятия, работает в двух главных направлениях :

обеспечивает фирму нужными кадрами: занимается анализом потребностей в новых сотрудниках, разрабатывает штатное расписание, подбирает квалифицированный персонал, имеющий опыт определенных работ;

формирует кадровую политику фирмы (требования к сотрудникам, повышение квалификации персонала и т.д.).

Если отбросить специальную терминологию и другие малозначительные нюансы, тогда можно сказать, что главная цель существования отдела кадров заключается в том, чтобы обеспечить фирму необходимыми кадрами с достаточным уровнем квалификации, которая необходима для выполнения основных функций компании.

К обязанностям кадровых служб на современных предприятиях относятся :

На основании специфики деятельности фирмы создание планов укомплектованности трудовыми кадрами всех ее подразделений.

Прием на работу, перевод на другую должность, а также увольнение сотрудников, включая оформление всех необходимых документов.

Учет личного состава.

Организация хранения трудовых книжек, их заполнение, а также ведение другой сопутствующей документации.

Создание комфортных условий для работы персонала, в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Разработка предложений по улучшению условий работы.

Подготовка документации и отчетов для комиссий, проверяющих выполнение трудового законодательства.

Инструктаж сотрудников и контроль выполнения полученных инструкций.

Предупреждение фактов нарушения дисциплины.

Максимальная помощь по трудоустройству уволенных сотрудников.

На каждом предприятии (где функционирует соответствующий отдел) специалист по кадрам выполняет определенные должностные обязанности из представленного списка, обеспечивая эффективную работу не только данного отдела, но и всего предприятия/учреждения.

Основные обязанности специалистов отдела кадров

Представленный в предыдущем разделе список обязанностей кадровых служб включает их общие задачи, которые состоят из отдельных ежедневных функций разных специалистов по персоналу. Например, кадровый менеджер (современный вариант названия должности специалиста отдела) выполняет следующие функции:

разрабатывает штатное расписание и должностные инструкции;

занимается кадровой документацией и обеспечивает ее сохранность;

подготавливает документы по охране труда на рабочем месте (отдельно для каждой должности);

подготавливает локальную документацию, инструкции, положения, нормативные акты;

занимается вопросами статистической отчетности, включая документы о численности и движении персонала и ежемесячные отчеты по ФП-4;

ведет журналы по кадрам, подготавливает приказы о назначениях, переводах, увольнениях;

ведет личные дела сотрудников ;

составляет графики отпусков, вносит изменения в перечисленные документы и т.п.

На некоторых предприятиях (зависит от численности персонала) должностные обязанности ведущего специалиста по кадрам включают также следующие функции :

Обеспечивает актуальность информации в банке данных о персонале фирмы, своевременно внося все происходящие изменения.

Занимается карточками пенсионного страхования сотрудников и другими документами, имеющими отношение к пенсионному обеспечению в соответствии с действующим законодательством РФ.

Собирает информацию о текучести кадров, анализирует ее, разрабатывает программы по устранению данной негативной тенденции.

Следит за временем хранения всей документации, подготавливает бумаги для сдачи в архив, если это требует действующее законодательство и внутренний распорядок предприятия.

Поддерживает соблюдение работниками организации трудовой дисциплины и внутренних правил предприятия.

Если перейти к вопросу о непосредственной работе с персоналом, то сотрудники отдела кадров выполняют следующие функции :

занимаются вопросами воинского учета;

подготавливают больничные листы для передачи в бухгалтерию;

занимаются вопросами профессиональной подготовки кадров: организовывают проведение тренингов, курсов повышения квалификации, семинаров и т.д.;

организовывают составление для сотрудников фирмы справок, делают копии и выписки из оригиналов документов, которые хранятся в отделе кадров;

проводят консультации по вопросам трудового законодательства;

занимаются учетом рабочего времени и следят за трудовой дисциплиной (в зависимости от специфики деятельности предприятия, данные функции могут принадлежать руководителям структурных подразделений);

оформляют и контролируют процесс подготовки документов, которые необходимы для командировок;

разрабатывают системы поощрений и наказаний сотрудников, учитывая занимаемую должность, уровень ответственности и другие факторы.

Несмотря на тот факт, что каждый специалист по кадрам имеет должностные обязанности, которые кратко отображены во внутренних документах фирмы, реально данный вопрос решает руководитель отдела. Рассмотрим, как это происходит на практике, если взять частное производственное предприятие, на котором работают до трехсот человек. Отдел кадров по результатам работы за прошедший месяц, получает общий фонд заработной платы – 4000 долларов, который распределяет начальник структурного подразделения.

Справедливый руководитель, который смотрит на несколько месяцев вперед, знает, кто из его подчиненных заслуживает на премию, кто старался, но пока не смог показать необходимый результат, а кого можно наказать. По этому принципу он распределяет зарплату, а через месяц смотрит, какие выводы сделали его подчиненные. Такому начальнику достаточно полгода, чтобы создать эффективный отдел кадров, который будет полностью удовлетворять общие потребности предприятия в квалифицированном персонале, чтобы фирма работала на все 100%.

Личные и профессиональные качества сотрудника отдела кадров

Каждый специалист по кадрам, чтобы выполнять возложенные на него функции и обязанности, должен обладать определенными профессиональными навыками и личными качествами.

Законодательство РФ устанавливает следующие рамки по отношению к инспектору отдела кадров:

– Среднее профессиональное образование или начальное профессиональное образование, но в комплексе с прохождением соответствующих курсов и практики по специальности 3 года, а также с опытом работы на данном предприятии, как минимум, 1 год.

Но, как правило, на данные моменты закрывают глаза, если Вы :

отлично знаете трудовое законодательство и умеете применять эти знания на практике;

докажете владельцу/руководителю предприятия, что умеете правильно вести карточки сотрудников и их трудовые книжки;

хорошо знаете основы делопроизводства и можете предложить для предприятия компьютерную программу, существенно упрощающую работу отдела кадров;

отлично знаете все, что касается охраны труда;

умеете составлять график отпусков, разбираетесь и следите за пенсионным законодательством;

можете безошибочно отличить человека, который способен принести пользу общему делу от бездельника или мошенника.

Кроме перечисленных моментов, которые относятся к категории профессиональных качеств, для успешной работы на должности специалиста по кадрам, Вы должны быть хорошим психологом, уметь располагать к себе незнакомых людей, а также моментально улавливать обман, неуверенность, повышенный интерес и другие нестандартные проявления эмоций претендентов на должность в Вашей компании. Очень часто, данные врожденные качества и приобретенный жизненный опыт ценятся намного больше, чем самое лучшее образование в данном направлении деятельности.

Если Вы решили, работать в отделе по персоналу, не забывайте, что результаты Вашей деятельности должны соответствовать не только устным договоренностям с работодателем (это может быть владелец фирмы, ее генеральный директор или начальник отдела), но и подписанным внутренним документам организации, а также действующему законодательству в данном вопросе. Естественно, любое нарушение тянет за собой соответствующее наказание.

Изучив все должностные обязанности представленного направления деятельности, Вы должны, в первую очередь, самостоятельно решить, насколько профессия специалиста отдела кадров соответствует Вашим интересам, жизненным целям и дальнейшим планам, возможно, она принесет Вам только положительные впечатления, но не исключена вероятность и негативного опыта.

Отдел кадров — это структурное подразделение, обеспечивающее работу с персоналом на предприятии. В основные должностные обязанности отдела кадров на предприятии входит оформление трудовых отношений с работниками, обеспечение кадровыми ресурсами, обучение личного состава, ведение кадрового делопроизводства. Конкретный объем функциональных обязанностей отдела кадров зависит от специфики предприятия, численности и контингента его сотрудников.

Нормативная база

Чем занимается кадровое подразделение

Формирование отдела кадров на предприятии начинается с утверждения Положения о структурном подразделении, которое содержит описание кадровой службы:

  • как распределены должностные обязанности между работниками;
  • что входит в обязанности отдела кадров;
  • основные функции подразделения;
  • порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями предприятия.

Этот документ носит необязательный характер. Однако именно он позволяет сформировать кадровую службу, отвечающую требованиям предприятия и имеющую высокий уровень должностной ответственности. За типовое положение об отделе кадров на предприятии можно взять образец, который есть в приложении № 1 к Приказу Росархива от 27.06.2018 № 71. Также можно воспользоваться нашим образцом.

Какие должностные обязанности у отдела кадров

Также действует Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление от 21.08.1998 № 37). В нем содержатся квалификационные характеристики, предназначенные для правильного подбора, расстановки и использования сотрудников, обеспечения единства при определении должностных функций кадровиков и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Эти документы являются основой для определения функций и должностных обязанностей отдела кадров и для определения квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам службы.

В целом должностные обязанности можно разделить на отдельные функции:

  1. Ведение документации по учету и движению персонала:
    • оформление приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в служебные командировки, привлечения к дисциплинарной ответственности;
    • формирование и ведение личных дел сотрудников;
    • ведение и хранение трудовых книжек;
    • ведение табеля учета рабочего времени;
    • учет предоставления отпусков персонала, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
    • учет, проверка правильности оформления листков нетрудоспособности;
    • предоставление информации о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
  2. Деятельность по обеспечению персоналом:
    • сбор информации о потребностях предприятия в сотрудниках;
    • поиск, привлечение, подбор и отбор персонала.
  3. Деятельность по оценке, аттестации и развитию сотрудников:
    • организация и проведение оценки, аттестации и обучения персонала;
    • организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры сотрудников.
  4. Формирование и предоставление установленной отчетности в соответствующие органы.
  5. Осуществление воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

Что входит в обязанности кадрового работника

Определение того, что делает кадровик, обязанности, поручаемые ему для исполнения, определяют требования, предъявляемые к соискателям. Для реализации профессиональной деятельности отдела кадров на предприятии возможно распределение должностных обязанностей между сотрудниками по функциональному принципу, то есть обязанности кадрового работника на предприятии соответствуют конкретной функции.

Или за сотрудником закрепляется вся кадровая работа на определенном участке.

Эффективная деятельность кадровой службы во многом зависит именно от правильного распределения работы между его специалистами, что входит в обязанности начальника отдела кадров.

Требования к квалификации, что входит в обязанности кадровика организации, права и ответственность определяются в должностных инструкциях, разрабатываемых для каждого специалиста. При разработке должностных инструкций для каждого специалиста уточняется перечень работ и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке.

Как определить численность отдела кадров

Отдельно существуют нормы по работникам, которые осуществляют воинский учет в организациях (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719):

  • 1 сотрудник по совместительству — на 500 единиц персонала;
  • 1 освобожденный работник — на количество сотрудников от 500 до 2000;
  • 2 работника при численности от 2000 до 4000 и далее — на каждые последующие 3000 плюс еще один работник на данное направление.

Права и ответственность

К числу основных прав кадрового работника относятся:

  • внесение на рассмотрение руководителя предложений по улучшению работы;
  • получение информации и документов, необходимых для выполнения должностных функций.

Кадровик несет ответственность за причинение материального ущерба имуществу работодателя, за разглашение персональных данных работников, несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, а также неисполнение или ненадлежащее исполнение тех действий, исполнение которых входит в функционал кадрового работника.

Закон не требует, чтобы работодатели создавали отделы кадров. Если у бизнеса два-три сотрудника и кадровыми вопросами занимается сам предприниматель, отдел можно не создавать.

Отделы кадров не только подбирают специалистов и ведут кадровый учет. Кадровики помогают сохранять дружеские отношения в коллективе, а в некоторых компаниях в их задачи входит укрепление HR-бренда — создание привлекательного образа компании среди потенциальных сотрудников.

Рассказываем, что такое отдел кадров и как он работает.

Чем занимается отдел кадров

Специалисты отдела кадров — это посредники между руководством и сотрудниками в компании. В зависимости от того, чем занимается бизнес, какого он размера и на какой стадии развития сейчас, у отдела кадров могут быть разные обязанности:

  1. Кадровый учет.
  2. Охрана труда.
  3. Рекрутмент — поиск и наем сотрудников.
  4. Обучение и развитие персонала.
  5. Разрешение споров в коллективе.
  6. Разработка системы мотивации.

Кадровый учет. Кадровики ведут личные дела сотрудников, воинский учет, составляют штатное расписание и график отпусков, оформляют дисциплинарные взыскания, готовят приказы по кадровым вопросам и выполняют другие обязанности работодателя, которые устанавливает трудовой кодекс.

Охрана труда. Охрана труда — это все, что нужно делать для сохранения жизни и здоровья сотрудников в процессе работы. Например, кадровики организуют специальную оценку условий труда. Еще отдел кадров занимается расследованием несчастных случаев, которые произошли на рабочем месте.

Рекрутмент. Специалисты отдела кадров помогают с поиском, отбором и наймом персонала. В некоторых компаниях весь процесс трудоустройства полностью на них. В других — только отдельные этапы.

В сети хостелов Санкт-Петербурга подбором менеджеров по продажам, администраторов и горничных занимается сотрудник отдела кадров. Он размещает вакансии, отбирает подходящих кандидатов, проводит с ними собеседования. Управляющий хостелом подключается только на этапе стажировки.

В наймом специалиста занимаются рекрутер и менеджер проектов. Рекрутер проверяет резюме, отбирает наиболее подходящие, обсуждает с кандидатами условия работы и дает тестовые задания. После того как кандидаты присылают выполненные тестовые задания, рекрутер передает их менеджеру проектов, который дальше занимается наймом самостоятельно.

Обучение и развитие персонала. В некоторых компаниях сотрудники отдела кадров организуют тренинги, опрашивают работников на тему развития, вместе с руководителями составляют карты профессионального роста. Это помогает увеличить компетентность сотрудников, находить задачи, где сотрудник сможет приносить больше всего пользы, сохранить выгорающих сотрудников.

Менеджер по продажам в строительной компании Василий Иванов устал от ежедневного общения с покупателями и хотел увольняться. Сотрудник отдела кадров выяснил, что Василий не чувствует своей значимости в компании, не видит роста и хочет попробовать себя в новой роли.

Василию предложили заниматься обучением новичков. Он перешел на новую должность и понял, что хочет остаться в компании.

Разрешение споров в коллективе. Одна из задач отдела кадров — помощь в разрешении конфликтов между работниками или сотрудниками и руководством.

В школе подготовки к ЕГЭ между преподавателями и руководителем возник конфликт. В ситуацию вмешались кадровики. Они собрали участников спора и дали всем выговориться.

Сотрудники недовольны, что руководитель требует обучать языку только в игровой форме, и хотят чередовать игры с теорией. На своем опыте они выявили, что такой подход дает лучший результат. В итоге руководитель решил доверить разработку учебных программ преподавателям — и спор разрешился.

Разработка системы мотивации. Обычно мотивацией сотрудника занимается его непосредственный руководитель, но в некоторых компаниях в этом участвует и специалист из отдела кадров. Он помогает определить, что стимулирует сотрудника работать эффективнее. Одних мотивирует возможность влиять на уровень своего заработка, другие ценят стабильность, а третьи — свободный график.

В компании, которая занимается производством мебели, кадровики провели опрос и выявили, что вовлеченность в работу у сотрудников низкая. Вместе с руководителями они проанализировали мотивацию работников и выяснили, что мастера на производстве не видят смысла работать лучше, так как зарплата не зависит от скорости и качества работы.

Тогда отдел кадров предложил внедрить систему бонусов: проводить конкурс раз в месяц и определять лучшего мастера месяца, а еще давать премию тем, кто изготовил больше минимального объема мебели.

Мы рассказали только об основных функциях отдела кадра. В зависимости от цели компании и ее организационной структуры кадровикам могут давать и другие задачи.

Круг обязанностей кадровиков нужно зафиксировать во внутренних документах и должностных инструкциях, чтобы сотрудники отдела кадров понимали, чего руководство компании от них ждет.

Структура отдела кадров

Структуру отдела кадров определяет руководитель компании или предприниматель в зависимости от общего числа сотрудников и бизнес-задач. Обычно, если формируют отдел, там работает минимум два человека: руководитель и специалист. Но иногда бывает кадровое подразделение из одного сотрудника, который занимается всем.

Если в компании много персонала, а кадровики занимаются не только кадровым учетом и охраной труда, но и выполняют другие функции, специалистов понадобится больше.

В отделе кадров все сотрудники могут заниматься одинаковыми задачами или делить их между собой. Например, рекрутер занимается поиском и наймом специалистов, а HR-специалист работает с текущими сотрудниками.

Для понимания того, что такое отдел кадров, нужно изучить особенности его работы, основные функции и структуру. Но если говорить в общем, то такие подразделения принимают участие в процессе управления персоналом. От них во многом зависит эффективность работы предприятия.

Что такое отдел кадров?

Данная терминология используется для определения структуры внутри компании, ключевой задачей которой является помощь в достижении целей организации посредством подбора необходимых специалистов. Также сотрудники отдела кадров способствуют наиболее эффективному использованию опыта, работоспособности и квалификации нанятых работников. Таким образом, они принимают участие в процессе управления персоналом внутри предприятия.

специалист отдела кадров

Если говорить о работе данной структуры более подробно, то можно выделить следующие задачи, выполнением которых она занимается:

  • Поиск, отбор и наем персонала в нужном объеме и с необходимой квалификацией. Проводятся собеседования и оформляется необходимая документация.
  • Разработка карьерных планов работников. Сотрудники распределяются на конкретные должности: их могут повышать, понижать, а также переводить.
  • Разработка кадровых технологий. Планируется смена специалистов на руководящих должностях, повышение квалификации сотрудников и т. д.
  • Формирование эффективной системы штатных работников. Разрабатывается схема продвижения специалистов по карьерной лестнице.

При этом вся деятельность отдела должна согласовываться с требованиями трудового законодательства.

Структура

Полноценный отдел кадров состоит из нескольких основных и вспомогательных подразделений. Речь идет о следующем функциональном разделении:

  • подбор персонала;
  • организация труда;
  • исследования социально-психологического климата;
  • обучение и переквалификация персонала;
  • безопасность и охрана труда;
  • планирование продвижения и карьеры;
  • мотивация, в том числе и материальное стимулирование сотрудников;
  • оценка резервов, аттестации и нормирование труда.

В небольших компаниях некоторые из отделов могут отсутствовать.

Функции

Понять, что такое отдел кадров, будет легче, если разобраться с особенностями его работы.

Функциональная сторона работы таких структур сводится к управлению персоналом компании с учетом сформированной стратегии компании. Также отдел кадров определяет необходимость предприятия в персонале на данный момент и в будущем. На основании полученных данных привлекаются и оцениваются новые специалисты.

что такое отдел кадров в университете

Для повышения эффективности процесса разрабатываются критерии набора. Также производится оптимизация соотношения внутреннего и внешнего привлечения персонала.

Изучая, что такое отдел кадров и его функции, нужно обратить внимание на такое направление работы данной структуры, как повышение квалификации персонала компании. Это необходимая мера для достижения стратегических целей предприятия. Выполняется такая задача за счет инициации следующих процессов:

  • выбор наиболее подходящей формы обучения работников во время повышения квалификации;
  • определение форм, сроков и принципов аттестации кадров;
  • организация переподготовки и обучения сотрудников предприятия;
  • планирование различных мер, необходимых для повышения квалификации всех работников.

Необходимо затронуть и вопрос увольнения для полного понимания того, что такое отдел кадров. Специалистам данной структуры в предприятии приходится периодически увольнять сотрудников.

что такое отдел кадров и его функции

В рамках данного процесса выполняются такие действия, как:

  • выбор подходящих вариантов высвобождения сотрудников;
  • обеспечение социальных гарантий тем работникам, которые увольняются;
  • анализ причин высвобождения персонала.

Построение работ и затраты

Отдел кадров обязан выстраивать и организовывать те работы, которые нужны для реализации ключевых процессов: определение рабочих мест, формирование технологических и функциональных связей между ними, обеспечение необходимых условий труда. Выполнение этих задач неизбежно сопряжено с такими действиями, как:

  • проведение оперативного контроля за работой персонала;
  • создание благоприятных условий труда;
  • осуществление краткосрочного планирования развития персонала (квалификационно-профессионального);
  • определение содержания работ на каждом конкретном месте.

отдел кадров больницы

В сферу ответственности отдела кадров входит планирование затрат на персонал и социальные услуги, которые ему предоставляются.

Управление

Основная функция отдела кадров – управление персоналом. Для ее реализации специалисты данной структуры используют следующие методы:

  1. Административно-правовые. С их помощью осуществляются такие виды воздействия, как распорядительное, организационное и дисциплинарное. Сюда также можно отнести административные штрафы.
  2. Организационные. Суть их сводится преимущественно к планированию рабочих мест.
  3. Экономические. К данным методам можно отнести материальное стимулирование, определение минимального размера труда, хозяйственный расчет, привилегии и гарантии.
  4. Социально-психологические. Речь идет о социальном и психологическом исследовании, равно как и планировании.

Все методы используются с учетом особенностей работы конкретного предприятия.

Планирование

Любая организация периодически производит расчеты для определения уровня необходимых ресурсов. Кадровое планирование в рамках такой аналитики является одним из основных элементов общей системы. Оно, в итоге, позволяет обеспечить компанию всеми необходимыми специалистами на определенных должностях и в нужные сроки.

что такое отдел кадров оформление по кодексу

Планирование необходимо осуществлять в рамках следующих направлений:

  • набор персонала;
  • оптимизация состава специалистов;
  • затраты на персонал;
  • развитие кадров;
  • обучение;
  • перемещение и сокращение персонала;
  • использование специалистов;
  • сохранение персонала.

Такое планирование производится для того, чтобы достигнуть следующих целей:

  • максимально эффективное использование потенциала персонала;
  • обеспечение компании необходимой рабочей силой;
  • получение и удержание в коллективе новых работников;
  • определение издержек на содержание и наем персонала;
  • выявление возможных проблем, которые могут возникнуть на фоне избытка или нехватки персонала.

Первое, что определяет отдел кадров в рамках процесса планирования, – это факторы, оказывающие влияние на потребность организации в персонале. Речь идет о рабочих местах, используемых технологиях, количестве продукции, которая производится, и стратегии развития предприятия.

Сам персонал можно разделить на 3 основные категории:

  • служащие, в том числе и различные уровни руководителей;
  • технический персонал;
  • рабочие (квалифицированные специалисты вспомогательных и основных профессий).

Обязанности начальника

Руководитель структурного подразделения, например, отдела кадров больницы, должен распределять обязанности между работниками и контролировать их выполнение. Такой управляющий обязан знать все грани работы больницы (или другого учреждения) для того чтобы вовремя замечать пробелы в организации трудовых процессов. Именно руководитель несет ответственность за результаты деятельности всего отдела.

Руководитель отдела кадров несет полную ответственность за свое подразделение

В его обязанности также входит визирование документов и проверка законности их заполнения. Таким образом, если специалист ошибется, то будет оштрафован и управляющий подразделением.

Также руководитель занимается разработкой стратегии кадровой работы в компании.

Документы

Информация о работе с официальными документами также поможет понять, что такое отдел кадров. Оформление по кодексу нанятых работников дополняется необходимостью составления планировочных таблиц. Последние часто используются на государственных предприятиях для занесения информации об учете стажа, смене рангов и т. д. Любое подобное изменение должно сопровождаться приказом.

Необходимым является написание и утверждение положения о кадровой службе. Оно используется для фиксации прав, обязанностей и функций специалистов отдела. Помимо этого составляется план работы.

Работа с персоналом

Для ясного представления того, что такое отдел кадров в университете или другом учреждении, нужно обратить внимание на особенности взаимодействия данного подразделения с персоналом компании.

управление отдела кадров

Чтобы коммуникации в рабочем коллективе были на высоком уровне, производится изучение личностных и деловых качеств сотрудников. На основе полученных данных составляются характеристики, после чего следует перевод конкретных специалистов или перераспределение обязанностей, если это нужно.

Отдел кадров также занимается проведением дисциплинарного влияния. Перед тем как применять конкретные меры, специалисты подразделения изучают проступки работников, правильно их оформляют и ставят сотрудника в известность о сложившейся ситуации.

При этом важно учесть все юридические тонкости в процессе составления подобных документов.

Грамотный подход необходим и в случае с поощрениями. На каждое из них существуют определенные ограничения.

Заключение

Основная функция отдела кадров – это выявление необходимости в конкретных специалистах, их поиск и последующее оформление. Выполнение таких обязанностей сопряжено с большим объемом работы, поскольку нужно правильно оценить потенциальных работников и грамотно распределить их по различным должностям.

Читайте также:

      

  • Проектная деятельность в школьном музее

    •   

  • Проект домовой в детском саду

    •   

  • Почему внезапно сумасшедшие дубровского сильно подействовало на воображение троекурова кратко

    •   

  • Попытайтесь определить происхождение такой эмоции как гнев кратко

    •   

  • А как школа выявила детей подлежащих обучению б на основе каких принципов комплектовались классы
Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Робот пылесос поларис pvcr 0920wv инструкция
  • Энермакс удобрение для клубники инструкция по применению
  • Ринофлуимуцил инструкция по применению для ингаляций в небулайзере взрослым
  • Лефкол лекарство для сх птицы инструкция
  • Дипроспан уколы инструкция по применению алкоголь