Отозвать сотрудника из отпуска пошаговая инструкция

Отзыв из отпуска — процедура, строго регламентированная трудовым законодательством. Когда работника можно отозвать из отпуска, а когда нет? Как это грамотно оформить документально? Что делать с выплаченными отпускными? Ответы на эти и другие вопросы о правилах отзыва из отпуска вы найдете в нашей статье.

Приказ об отзыве работника из отпуска

Приказ об отзыве из отпуска составляется в произвольном виде. Специальной формы для этого документа законодательством не установлено. Каждая фирма определяет его содержание самостоятельно исходя из требований трудового законодательства к процедуре прерывания отдыха работника с учетом внутрифирменного трудового распорядка.

Про унифицированные формы «отпускных» приказов и формы иных «отпускных» документов читайте в статьях, размещенных на нашем сайте. См., например, статьи:

•  «Унифицированная форма № Т-60 — бланк и образец»;
• «Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск — образец и бланк»;
• «Заявление на очередной отпуск — образец и бланк (2023)».

Отзыв из отпуска: как учесть требования трудового законодательства

Требования к оформлению отзыва из отпуска изложены в ст. 125 ТК РФ.

Важно учесть! Рекомендация от «КонсультантПлюс»:
Не все работники могут быть отозваны из отпуска. Часть 3 ст. 125 ТК РФ устанавливает запрет на отзыв из отпуска работников…(посмотрите, не входит ли работник в этот список, в КонсультантПлюс). Пробный онлайн доступ к системе бесплатен.

Если вызываемый отпускник не входит в указанный список, только желания работодателя для прерывания его отдыха недостаточно. Отпускник вправе отказаться от прерывания своего отдыха и не опасаться наказания за это (п. 37 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2).

Кроме того, отзыв из отпуска работника оборачивается для работодателя следующими дополнительными обязанностями:

• учесть желание сотрудника догулять отпускные дни в любое удобное для него время;
• по выбору сотрудника присоединить неиспользованную часть отдыха к его ежегодному отпуску за следующий рабочий год.

Подробнее о нюансах предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков узнайте из этой публикации.

Соблюдение внутрикорпоративных правил

Процедура отзыва из отпуска может быть прописана в локальных стандартах фирмы — в этом случае необходимо придерживаться установленного порядка. К примеру, в положении об отпусках или правилах внутреннего трудового распорядка указывается, что для оформления отзыва из отпуска требуется:

• служебная записка руководителя подразделения, работник которого подлежит отзыву (завизированная директором фирмы служебная записка служит основанием для оформления письменного уведомления об отзыве из отпуска, направляемого сотруднику);
• собственноручно оформленное сотрудником согласие на прерывание отпуска;
• внесение информации об оставшихся днях отдыха в график отпусков и личную карточку сотрудника.

В таком случае отзыв из отпуска придется оформить с помощью всех указанных бумаг в полном объеме.

Порядок оформления графика отпусков (форма Т-7) и личной карточки сотрудника (форма Т-2) узнайте из статей на нашем сайте:

• «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков»;
• «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

Если никаких нюансов внутрифирменными стандартами не предусмотрено, сообщить сотруднику о внезапном прерывании его отдыха можно любыми возможными способами: по телефону, электронной почте и др. Но без письменного приказа все равно не обойтись. Как его оформить, смотрите далее.

Как оформить отзыв из отпуска по производственной необходимости (образец)?

Перечень обстоятельств, при которых допускается отзыв из отпуска, законодательно не установлен, поэтому работодатель вправе определить их самостоятельно.

Например, отзыв из отпуска по производственной необходимости возможен в случае:

• проведения инвентаризации, присутствие материально ответственного лица на которой обязательно;
• проведения выездной налоговой проверки, в течение которой главному бухгалтеру придется быть на рабочем месте;
• возникновения неполадок в компьютерных сетях, которые может устранить только системный администратор.

Отпуск из отпуска по производственной необходимости может быть оформлен и для других сотрудников компании.

Как оформить отзыв из отпуска? Отзыв из отпуска оформляется приказом, в содержании которого должно быть предусмотрено следующее:

• причина, по которой сотруднику придется оторваться от отдыха;
• информация о дате прерывания отпуска и Ф. И. О. вызываемого отпускника;
• число дней неиспользованного отпуска и дата, когда сотрудник готов его догулять;
• распоряжение бухгалтерии о перерасчете отпускной суммы и кадровикам о внесении информации о днях отпуска, подлежащих использованию в будущем, в график отпусков и личную карточку сотрудника.

В приказе на отзыв из отпуска в качестве основания указываются реквизиты письменного заявления сотрудника о согласии прервать свой отдых.

Образец приказа об отзыве из отпуска смотрите и скачивайте бесплатно на нашем сайте по ссылке ниже:

Скачать образец

Возможен ли отзыв из отпуска без перерасчета отпускных?

Бухгалтеры нередко задаются вопросом: возможен ли отзыв из отпуска без перерасчета отпускных? К сожалению, нет. Дело в том, что при переносе отпуска рассчитать средний заработок для расчета отпускных нужно будет исходя из нового расчетного периода (ст. 139 ТК РФ), поэтому часть отпускных за неиспользованные дни отпуска сотрудник должен вернуть.

Удержать их без согласия работника организация не может, так как в ст. 137 ТК РФ установлены ограничения для удержания из заработной платы работника. Для удержания излишне выплаченных отпускных при отзыве из отпуска организации нужно либо договориться с работником о том, что он вернет деньги в кассу, либо получить от работника заявление на удержание, либо оформить излишне выплаченные отпускные как аванс под будущую зарплату.
В любом случае, чтобы не нарушать ТК РФ, нужно оформить согласие работника на удержание отпускных за то количество дней, на которые работник был отозван из отпуска.

В каких еще случаях письменное согласие работника обязательно, см. в статьях:

• «Согласие на обработку персональных данных — бланк 2023»;
• «Ст. 137 ТК РФ: вопросы и ответы».

Итоги

Отзывать работника из отпуска работодателя вынуждают различные обстоятельства: внезапная налоговая проверка, вышедшая из строя компьютерная сеть и др. Чтобы процедура отзыва из отпуска носила официальный и законный характер, необходимо оформить отдельный приказ, согласие работника на отзыв из отпуска, а также согласие на удержание отпускных за дни отзыва из отпуска.

Не будет считаться нарушением трудовой дисциплины отказ работника раньше времени прерывать свой отпуск. В этом случае приказ оформлять не понадобится.

Компания вынуждена прервать отдых работника. Какие документы должны быть оформлены работодателем? Нужно ли пересчитывать суммы отпускных и страховых взносов, а также корректировать сумму удержанного НДФЛ? Как правильно все сделать, чтобы не иметь претензий со стороны проверяющих? Ответы — в статье.

Чтобы отозвать работника из отпуска, понадобится оформить ряд документов и внести коррективы в имеющиеся. Прежде всего нужно составить служебную записку, в которой обосновать служебную необходимость вызова сотрудника из отпуска.

Шаг первый. Оформляем служебную записку

Служебную записку оформляет начальник подразделения, где трудится работник. В ней он указывает причину, по которой работника следует отозвать из отпуска.
Документ подается руководителю организации, который, ознакомившись с ней, пишет на ней резолюцию (свое согласие или отказ), ставит дату и подпись. Форма служебной записки произвольная.
Добавим лишь, что некоторых сотрудников запрещено отзывать из отпуска (даже если они согласны). Это сотрудники младше 18 лет, беременные женщины и работники, занятые во вредных или опасных условиях труда (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).

Пример 1. В ЗАО «Салют» заболела старший продавец И.К. Федотова. Сотрудница, которая могла бы заменить отсутствующую работницу, — продавец А.С. Галкина находится в очередном ежегодном оплачиваемом отпуске с 26 августа 2013 года. Отпуск ей предоставлен на 14 календарных дней. Заведующей магазином С.И. Козловой необходимо получить согласие руководителя компании на отзыв А.С. Галкиной из отпуска. Какой документ ей нужно оформить?
Решение. Чтобы получить согласие генерального директора ЗАО «Салют» на отзыв продавца А.С. Галкиной из отпуска, заведующей магазином С.И. Козловой необходимо:
— составить служебную записку, в которой мотивировать необходимость вызова сотрудницы на работу;
— передать эту записку директору на подпись.
Образец документа с резолюцией руководителя о согласии на отзыв сотрудницы приведен ниже.

Образец 1. Служебная записка об отзыве из отпуска

Не возражаю.
Отделу кадров
подготовить необходимые документы
Иванцов 28.08.2013 Генеральному директору
ЗАО «Салют»
Иванцову А.П.

Служебная записка

В связи с болезнью старшего продавца И.К. Федотовой предлагаю отозвать из отпуска продавца А.С. Галкину с 30 августа 2013 года.

Заведующая магазином Козлова С.И. Козлова

Шаг второй. Обращаемся к работнику и получаем письменное согласие

Если руководитель не против отозвать работника из отпуска, понадобится оформить письменное обращение к работнику.
Согласно статье 125 Трудового кодекса работодатель должен в этом документе:
— объяснить сотруднику причину и дату отзыва;
— предложить варианты предоставления неиспользованной части отпуска;
— уведомить о праве работника отказаться от выхода из отпуска;
— в случае согласия работника на отзыв из отпуска предложить ему варианты использования неотгулянной части отпуска (так, отпуск может быть предоставлен в удобное для работника время в течение текущего рабочего года или присоединен к отпуску на следующий год), а также варианты возврата излишне полученных отпускных (переплаченную сумму можно внести в кассу организации или зачесть ее в счет выплаты заработной платы).
Отметим, что законодательство не обязывает работодателя оформлять письменное обращение. Можно просто позвонить сотруднику по телефону и сообщить о возникших трудностях.
Однако советуем все же составить обращение на бумаге, будет меньше вопросов у проверяющих. К тому же в нижней части документа работник, получивший его, может указать свое письменное согласие или отказ.
В этом случае вам не придется составлять дополнительных бумаг. Как правило, обращение подписывает руководитель организации. Форма обращения произвольная.

Пример 2. Воспользуемся условиями примера 1. Руководитель не возражает на отзыв продавца А.С. Галкиной из отпуска. Заведующая магазином С.И. Козлова позвонила сотруднице и попросила ее прервать отпуск с 30 августа. А.С. Галкина согласилась выйти на работу.
Как составить письменное предложение об отзыве сотрудницы из отпуска?
Решение. Письменное предложение можно составить так, как показано в образце 2 на с. 59. Свое согласие на отзыв из отпуска А.С. Галкина выразила, сделав соответствующую запись в нижней части документа.

Образец 2. Предложение работодателя прервать отпуск и согласие работника на отзыв из отпуска

Закрытое акционерное общество «Салют»

Исх. N 15
от 28 августа 2013 года Продавцу Галкиной А.С.

Уважаемая Анна Сергеевна!

Просим Вас прервать ежегодный оплачиваемый отпуск с 30 августа 2013 года. Причина срочного отзыва из отпуска — производственная необходимость. Заболела старший продавец И.К. Федотова, и некому работать в отделе «Молочные продукты».
На основании части 2 статьи 125 ТК РФ не использованная в связи с отзывом часть отпуска будет предоставлена Вам по выбору в удобное для Вас время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.
Ставим Вас в известность, что согласно статье 125 ТК РФ Вы имеете право отказаться и не прерывать свой отпуск.
В случае согласия прервать отпуск и выйти на работу сумма отпускных будет пересчитана. Излишне выплаченную сумму отпускных предлагаем внести в кассу организации или дать согласие зачесть ее в счет выплаты заработной платы.

Генеральный директор Иванцов А.П. Иванцов

Я, Галкина Анна Сергеевна, согласна досрочно выйти из ежегодного оплачиваемого отпуска и приступить к работе 30 августа 2013 года.
Неиспользованную часть отпуска в количестве 10 (десяти) календарных дней прошу предоставить мне с 11 января 2014 года. Сумму переплаты по отпускным прошу зачесть в счет выплаты заработной платы.

28 августа 2013 года Галкина А.С. Галкина

Если же работник не желает идти навстречу работодателю, требовать от него прекращения отпуска нельзя. Также недопустимо применять к нему какие-либо штрафные санкции (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2).

Примечание. Если работник не желает выходить из отпуска досрочно, применять к нему какие-либо штрафные санкции нельзя (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2).

Шаг третий. Оформляем приказ об отзыве из отпуска

Как только согласие работника получено, можно приступить к следующему этапу — оформить приказ об отзыве его из отпуска. Так как унифицированной формы такого приказа нет, составить его можно в произвольной форме.

Пример 3. Воспользуемся условиями примера 2. Письменное согласие А.С. Галкиной на досрочный выход из отпуска получено.
Как составить приказ об отзыве работницы из отпуска?
Решение. Приказ можно составить так, как показано в образце 3.

Образец 3. Приказ об отзыве из отпуска

Закрытое акционерное общество «Салют»

Приказ N 45-лс

г. Москва 28 августа 2013 года

В связи с производственной необходимостью

Приказываю:
1. Отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска продавца А.С. Галкину с 30 августа 2013 года.
2. Оставшуюся часть отпуска в количестве 10 (десяти) календарных дней предоставить с 11 января 2014 года.
3. Главному бухгалтеру Е.П. Васильевой пересчитать отпускные и начислять А.С. Галкиной заработную плату начиная с 30 августа 2013 года.
4. Сумму переплаты отпускных зачесть в счет выплаты заработной платы А.С. Галкиной до полного погашения переплаты.
5. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
Основание: служебная записка заведующей магазином С.И. Козловой от 28.08.2013, согласие А.С. Галкиной на отзыв из отпуска от 28.08.2013.

Генеральный директор Иванцов А.П. Иванцов
С приказом ознакомлены:
главный бухгалтер Васильева Е.П. Васильева
28 августа 2013 года
продавец Галкина А.С. Галкина
28 августа 2013 года

Примечание. С 2013 года компания вправе использовать как унифицированные формы документов, так и разработанные самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Шаг четвертый. Вносим изменения в график отпусков и личную карточку работника

График отпусков. Сразу после подписания приказа об отзыве из отпуска внесите изменения в график отпусков. Напомним, что график отпусков (форма N Т-7) утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В графике укажите:
— в графе 8 «Основание перенесения отпуска» — реквизиты приказа, на основании которого переносится отпуск;
— графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату предполагаемого отпуска;
— графе 10 «Примечание» — сведения об отзыве сотрудника из отпуска.
Личная карточка. Далее внесите информацию об отзыве из отпуска в личную карточку работника — форму N Т-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
В разделе VIII «Отпуск» личной карточки укажите:
— вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый отпуск);
— период работы, за который предоставлен отпуск (рабочий год);
— количество календарных дней отпуска;
— даты его начала и окончания;
— основание предоставления и т.д.
Если же дата окончания отпуска изменилась, нужно внести исправления в личную карточку:
— в графах 4 и 6 зачеркните неверные даты и количество дней одной чертой и впишите верную информацию;
— в графе 7 запишите реквизиты приказа, на основании которого произошли изменения.
В личной карточке работника (форма N Т-2) нужно указать количество фактически использованных дней отпуска. Это нужно для того, чтобы в последующем правильно подсчитать неиспользованные дни отпуска.

Шаг пятый. Пересчитываем отпускные, корректируем налоги и страховые взносы

Сумма начисленных и выплаченных отпускных включается в расходы по налогу на прибыль. Также она облагается НДФЛ и страховыми взносами. Поэтому при корректировке отпускных придется пересчитывать и эти налоги и взносы.

Пересчет отпускных

Отпускные должны быть выплачены сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Работнику начисляются суммы пропорционально количеству дней предоставленного отпуска. Если работника отзывают из отпуска досрочно, количество фактически использованных им дней отпуска оказывается меньше количества дней, оплаченных заранее. Суммы, которые приходятся на неиспользованные дни отпуска, признаются переплатой.
Суммы переплаты оставить работнику в расчете на то, что позднее он использует соответствующие дни отпуска, нельзя. Во-первых, никто не знает, когда работник их сможет догулять. Во-вторых, на оставшуюся часть отпуска будет отдельный приказ, а значит, и отпускные будут исчислены заново, причем из нового расчетного периода (ст. 139 ТК РФ).
В бухгалтерском учете излишне начисленные отпускные сторнируются, проводка делается в том месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска.
Излишне выплаченную сумму отпускных удерживать из заработной платы работника или требовать внести в кассу нельзя. Случаи, когда подобные действия допускаются, строго ограниченны в статье 137 ТК РФ. Бухгалтер должен зачесть сумму переплаченных отпускных в счет будущей заработной платы работника. То есть зарплату за месяц, в котором сотрудника вызвали из отпуска, он получит за минусом суммы излишне выплаченных отпускных. Порядок зачета неиспользованных отпускных советуем прописать в предложении об отзыве из отпуска (образец 2 на с. 59). Соответствующее условие нужно указать и в приказе на отзыв работника из отпуска (образец 3 на с. 60).

Пересчет НДФЛ

Фактически суммы излишне выплаченных отпускных не удерживаются, а засчитываются в счет будущей заработной платы.
Поскольку эти суммы остаются у работника, возврат НДФЛ, исчисленного и удержанного при выплате ему отпускных сумм, не производится.
В то же время сумма НДФЛ, относящаяся к излишне начисленным отпускным, учитывается при исчислении налога с суммы заработной платы, приходящейся на отработанные после отзыва из отпуска дни.
На практике это происходит автоматически за счет того, что налоговые агенты исчисляют НДФЛ нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 226 НК РФ). При этом они производят зачет удержанной суммы налога за предыдущие месяцы текущего года.

Пример 6. Продавцу А.С. Галкиной, работающей в ЗАО «Салют», был предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 26 августа 2013 года на 14 календарных дней. Однако отпуск был прерван с согласия А.С. Галкиной с 30 августа 2013 года.
Рассчитаем, какие коррективы нужно внести в учет, если среднедневной заработок А.С. Галкиной для оплаты отпускных составляет 1420,83 руб.
Решение. За 14 календарных дней отпуска А.С. Галкиной начислены отпускные в сумме 19 891,62 руб. (1420,83 руб. х 14 календ. дн.).
Предположим, что права на стандартные вычеты она не имеет. С суммы отпускных удержан НДФЛ в размере 2586 руб. (19 891,62 руб. х 13%).
Сумма отпускных к выплате — 17 305,62 руб. (19 891,62 руб. — 2586 руб.).
Но так как по факту А.С. Галкина отдыхала только 4 дня (с 26 по 29 августа включительно), отпускные нужно пересчитать.
За фактические дни нахождения в отпуске сумма отпускных к начислению составит 5683,32 руб. (1420,83 руб. х 4 календ. дн.). НДФЛ с отпускных равен 739 руб. (5683,32 руб. х 13%).
Излишне начисленная сумма отпускных — 14 208,3 руб. (19 891,62 руб. — 5683,32 руб.). Ее нужно сторнировать. Также в бухгалтерском учете сторнируется и относящаяся к ней сумма НДФЛ — 1847 руб. (2586 руб. — 739 руб.).
В бухучете резерв на оплату отпусков учитывается на открытом к счету 96 субсчете «Резерв на оплату отпусков» (далее — счет 96).
Бухгалтер должен сделать проводки по корректировке отпускных:
Дебет 96 Кредит 70
— 14 208,3 руб. — скорректирована сумма отпускных в связи с отзывом А.С. Галкиной из отпуска;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 1847 руб. — сторнирован излишне удержанный НДФЛ.
Сумма излишне выплаченных отпускных 12 361,3 руб. (17 305,62 руб. — (5683,32 руб. — 739 руб.) будет удержана при следующей выплате заработной платы.
Предположим, что за сентябрь А.С. Галкиной будет начислена заработная плата в сумме 40 000 руб., из которой удержан НДФЛ 5200 руб. В бухгалтерском учете бухгалтер сделает проводки:
Дебет 44 Кредит 70
— 40 000 руб. — начислена заработная плата за сентябрь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 5200 руб. — начислен НДФЛ.
Поскольку при выплате отпускных излишне удержан налог в сумме 1847 руб., фактически удерживаются только 3353 руб. (5200 руб. — 1847 руб.).
С зачетом излишне полученных А.С. Галкиной в августе отпускных выплате за август подлежит сумма 24 285,70 руб. (40 000 руб. — 3353 руб. — 12 361,3 руб.).

Пересчет страховых взносов

Страховые взносы во внебюджетные фонды и взносы в ФСС РФ на случай травматизма рассчитывают по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ и п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ). В базу для начисления страховых взносов включаются и суммы отпускных.
Если работник отозван из отпуска в том же месяце, в котором производилось начисление отпускных (см. пример 6), то никакие корректировки страховых взносов не требуются. В базу для начисления страховых взносов включаются только те суммы, которые относятся к фактически использованным дням отпуска.
Если же отпускные начислены в одном месяце и уже включены в базу для начисления страховых взносов, а работника отзывают из отпуска в следующем месяце, то образуется переплата страховых взносов в части, относящейся к излишне начисленным отпускным. В этом случае при перерасчете отпускных сторнируйте и суммы взносов, рассчитанных с излишне начисленных отпускных. Переплата будет учтена при перечислении страховых взносов за месяц, в котором делается перерасчет.
Обратите внимание, что страховые взносы пересчитываются за месяц, в котором сотрудника отозвали из отпуска.
Уточненных расчетов при этом сдавать не нужно. Во-первых, необходимость пересчета возникла в месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска, а не в прошлых периодах. А во-вторых, имеется переплата страховых взносов, что не влечет за собой начисление пеней.
Если отпуск начался в одном месяце, а работника отозвали из отпуска уже в следующем месяце, корректировка страховых взносов производится в том месяце, в котором отпуск был прерван.

Пример 7. Воспользуемся условиями примера 6, немного изменив их. Предположим, что компания уплачивает страховые взносы на травматизм по тарифу 0,2%. 31 августа на сумму отпускных, выплаченных А.С. Галкиной (1975 года рождения), бухгалтер начислил страховые взносы:
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
— 3182,66 руб. (19 891,62 руб. х 16%) — начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»
— 1193,5 руб. (19 891,62 руб. х 6%) — начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
— 576,86 руб. (19 891,62 руб. х 2,9%) — начислены взносы на социальное страхование;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
— 1014,47 руб. (19 891,62 руб. х 5,1%) — начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»
— 39,78 руб. (19 891,62 руб. х 0,2%) — начислены взносы на травматизм.
Какие корректировки нужно сделать в учете по сумме страховых взносов, если А.С. Галкина отозвана из отпуска 5 сентября 2013 года?
Решение. Сумма отпускных, начисленная за фактические дни нахождения в отпуске (10 календ. дн.), составила 14 208,3 руб. (1420,83 руб. х 10 календ. дн.). Страховые взносы, которые должны быть начислены на эту сумму, составили:
— 2273,33 руб. (14 208,3 руб. х 16%) — взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
— 852,5 руб. (14 208,3 руб. х 6%) — взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;
— 412,04 руб. (14 208,3 руб. х 2,9%) — взносы на социальное страхование;
— 724,62 руб. (14 208,3 руб. х 5,1%) — взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
— 28,42 руб. (14 208,3 руб. х 0,2%) — взносы на травматизм.
Суммы переплаченных страховых взносов бухгалтер должен сторнировать. 30 сентября 2013 года в учете ЗАО «Салют» будут сделаны проводки:
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»
— 909,33 руб. (3182,66 руб. х 2273,33 руб.) — начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»
— 341 руб. (1193,5 руб. х 852,5 руб.) — начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
— 164,82 руб. (576,86 руб. х 412,04 руб.) — начислены взносы на социальное страхование;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
— 289,85, руб. (1014,47 руб. х 724,62 руб.) — начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;
Дебет 96 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»
— 11,36 руб. (39,78 руб. х 28,42 руб.) — взносы на травматизм.

Налог на прибыль

Облагаемую базу по налогу на прибыль уменьшают суммы:
— отпускных, учитываемых в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ);
— страховых взносов, начисленных на сумму отпускных, учитываемых в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ);
— взносов на травматизм, начисленных на сумму отпускных, и учитываемых в составе прочих расходов (подп. 45 п. 1 ст. 264 НК РФ).
При методе начисления суммы отпускных включаются в расходы того месяца, к которому относятся (письмо Минфина России от 23.07.2012 N 03-03-06/1/356). Другими словами, если отпуск начался в августе, а закончился в сентябре, то отпускные за дни августа включаются в расходы августа, а за дни сентября — в расходы сентября. Страховые взносы полностью включаются в расходы в день их начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 и п. 2 ст. 318 НК РФ).
Очевидно, что независимо от того, в каком месяце работник отозван из отпуска (в месяце начисления отпускных или в следующем), корректировка базы по налогу на прибыль в части самих отпускных происходит автоматически: сторнированные суммы исключаются из расходов соответствующего месяца.
А вот страховые взносы, отнесенные к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль в месяце начисления отпускных, приходящиеся на дни неиспользованного отпуска, следует восстановить в базе и пересчитать налог.
Если компания использует кассовый метод, то суммы отпускных и начисленных взносов учитываются в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль в месяце начисления отпускных (п. 3 ст. 273 НК РФ). Если работник отозван из отпуска, налоговая база должна быть скорректирована на сумму переплаты как самих отпускных, так и начисленных на нее взносов.
При корректировке сумм отпускных и страховых взносов изменения нужно вносить в том месяце, к которому относятся отпускные и страховые взносы (письмо УФНС России по г. Москве от 25.08.2008 N 20-12/079463).
На наш взгляд, уточненную декларацию по налогу на прибыль при корректировке сумм отпускных и страховых взносов подавать не нужно. Ведь изменения связаны не с ошибкой бухгалтера, а с пересчетом отпускных из-за производственной необходимости (п. 1 ст. 54 НК РФ).

1. Ошибки в процедуре оформления отзыва из отпуска

Указанный порядок может навредить как работодателю, так и сотруднику. Приведем пример, когда подчиненный не смог доказать правомерность отгулов в счет дней, когда он якобы отзывался из отпуска.

С момента выхода сотрудника на работу в табеле учета рабочего времени нужно будет отмечать рабочие дни вместо отпускных (Пример 4).

2. Отсутствие согласия сотрудника на отзыв из отпуска

Заблуждение работодателя относительно возможности отзыва сотрудника из отпуска в одностороннем порядке приводит к множеству ошибок. Нельзя наказывать специалиста за отказ выйти на работу раньше окончания его отпуска. Если руководитель попросил подчиненного прервать свой отпуск, а последний отказался, не допускается применять к нему меры дисциплинарного воздействия. Ведь для наложения на работника дисциплинарного взыскания необходим факт виновного действия или бездействия, которое выразилось в неисполнении или ненадлежащем исполнении трудовых обязанностей.

Таким образом, если работодатель объявит выговор или вынесет замечание специалисту, который отказался от выхода на работу до окончания своего отпуска, это будет незаконно. Сотрудник сможет обжаловать такой приказ о применении дисциплинарного взыскания и получить с компании компенсацию морального вреда и судебные издержки.

3. Отзыв из отпуска работника, которого нельзя отозвать

4. Нарушения в перерасчете отпускных, НДФЛ и взносов

Либо сотрудник может написать отдельное заявление об удержании переплаченных денежных средств из его зарплаты (Пример 6).

Ответственность работодателя

Кроме того, организация может стать нарушителем, если не предоставит подчиненному неиспользованную часть отпуска в удобное для него время в течение текущего рабочего года или не присоединит к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Таким образом, несоблюдение трудовых прав работников может привести компанию и ее должностных лиц к административной ответственности. Если же сотрудник докажет в суде свою правоту, организация понесет финансовые потери в виде компенсации подчиненному морального вреда, судебных издержек, задолженности по зарплате и компенсации за задержку ее выплаты в зависимости от обстоятельств конкретного дела.

Как видите, устные договоренности сотрудника с руководителем о том, что подчиненный выйдет на пару дней раньше из своего отпуска, могут привести к неожиданным последствиям. Работодатель будет надеяться на специалиста, а тот просто не выйдет в нужный день. И будет прав, поскольку никакие документы не составлялись и отзыв из отпуска не оформлялся.

А одностороннее удержание излишне выплаченных отпускных из зарплаты сотрудника может привести компанию в суд. Как мы указали, законом такой порядок удержания денежных средств за дни отпуска, в которые специалист был отозван, не предусмотрен.

Работника вызывают из отпуска: порядок действий

Лето — пора отпусков. Естественно, что каждый работник хочет провести это время полноценно, получить новые впечатления и хороший отдых от рабочих будней. Однако порой случаются такие непредвиденные ситуации, когда этим планам не удается осуществиться. В силу определенных причин у работодателя может возникнуть необходимость отозвать работника из ежегодного отпуска. Как правильно это сделать, какие документы оформить, имеет ли право работник отказаться прерывать отпуск – об этом и не только в нашей статье.

---

Конституция РФ (ч. 5 ст. 37) гарантирует каждому работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В трудовом законодательстве данное право закреплено в ст. 21 ТК РФ.

В соответствии с трудовым законодательством работодатель обязан каждый год предоставлять работнику отпуск минимальной продолжительностью 28 календарных дней. На это время за работником сохраняется место работы и ему выплачивается средний заработок. По согласованию сторон отпуск может быть разделен на части так, чтобы хотя бы одна из них была не менее 14 дней.

---

Нормы ТК РФ позволяют работодателю отозвать сотрудника из ежегодного оплачиваемого отпуска, но лишь при условии, что сотрудник согласен прервать свой отдых (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Перечень обстоятельств, при которых допускается отзыв из отпуска, законодательно не установлен, поэтому работодатель вправе определить их самостоятельно, главное — это согласие работника.

Оставшаяся часть отпуска должна быть представлена сотруднику в удобное для него время в течение текущего рабочего года (или) присоединена к отпуску за следующий рабочий год

Не все работники могут быть отозваны из оплачиваемого отпуска. Так, несовершеннолетние лица, беременные женщины, а также работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда не могут быть отозваны из отпуска, даже если они сами не возражают против этого.

---

Обратите внимание, отказ работника досрочно выйти из отпуска нельзя расценить как нарушение трудовой дисциплины. А значит, к работнику не могут быть применены дисциплинарные взыскания, в том числе увольнение за прогул (п. 37 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

---

Какие документы необходимо оформить

Отзывая своего сотрудника из отпуска, нужно оформить следующие документы:

— служебную записку от руководителя подразделения, где числится сотрудник;
— согласие сотрудника на прерывание отпуска;
— приказ о прерывании отпуска, если сотрудник выразил добровольное согласие.

Кроме оформления указанных документов, потребуется внесение изменений в некоторые кадровые документы.

Служебная записка для обоснования вызова из отпуска

В служебной записке, которая обычно пишется на имя руководителя организации, предлагается отозвать сотрудника из отпуска и указывается причина. Причина отзыва из отпуска должна быть достаточно веской. Обстоятельства, при которых требуется прервать отпуск работника

Форма служебной записки составляется в произвольной форме. Руководитель организации на документе ставит свою резолюцию (согласен или возражает), ставит дату и подпись.

Получаем согласие сотрудника

После того как работодатель примет решение об отзыве работника из отпуска, он должен сообщить об этом работнику и получить от последнего согласие на отзыв из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Сообщить работнику можно следующими способами — по телефону, телеграммой, по электронной почте, а согласие лучше зафиксировать документально.

ст. 125 ТК РФ не содержит разъяснений в каком виде должно быть дано согласие на отзыв из отпуска.  Как это сделать, организация должна решает самостоятельно.

Например, организация может письменно уведомить работника о своем решении отозвать его из отпуска.

Сотрудник, ознакомившись с таким уведомлением, либо отказывается от прерывания отпуска, либо соглашается, указывая при этом, как он намерен распорядиться оставшейся его частью.

Возможен и такой вариант. Организация в письменном виде к работнику не обращается, соответствующее уведомление не оформляется. Вызвать сотрудника на работу можно по телефону, телеграммой, электронным письмом, другим способом. В таком случае свое согласие на досрочное прекращение отпуска работник выражает в собственноручном заявлении. В нем же он указывает, как намерен догуливать дни, оставшиеся от отпуска, а также порядок расчетов с работодателем по излишне полученным выплатам.

---

Как быть с отпускными. Возможны два варианта: добровольное внесение в кассу организации излишне выплаченных сумм или их зачет в счет предстоящей заработной платы. Все это сотрудник может отразить либо непосредственно в уведомлении работодателя, либо в собственноручно написанном заявлении. Все зависит от того, как в организации принято документально оформлять отзывы из отпусков.

---

Оформляем приказ об отзыве сотрудника из отпуска

После получения письменного согласия сотрудника, нужно оформить приказ об отзыве его из отпуска. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме. В приказе следует указать причину отзыва работника, дату выхода на работу, а также время предоставления неиспользованной части отпуска. С данным документом работник должен быть ознакомлен под подпись.

Вносим изменения в график отпусков и в личную карточку

После издания приказа об отзыве работника из отпуска нужно внести изменения в график отпусков. Поскольку в нем нет специальной графы для внесения сведений об отзыве работника из отпуска, можно внести информацию в графу 10 «Примечание». В ней следует указать, что работник отозван из отпуска с его согласия, проставить дату, в которую работник приступил к работе в связи с отзывом из отпуска, причину отзыва.

Далее в графе 8 «Основание (документ)» необходимо отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска. В графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год. Если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год, тогда в графике указывать ничего не нужно.

Информацию об отзыве из отпуска также необходимо внести в личную карточку работника — форму № Т-2 в раздел «Отпуск».

В графах 4 и 6 нужно зачеркнуть неверные даты и количество дней одной чертой и вписать верную информацию, а в графе 7 указать реквизиты приказа, на основании которого произошли изменения.

---

В личной карточке работника следует отразить количество фактически использованных дней отпуска. Это нужно для того, чтобы впоследствии правильно подсчитать количество неиспользованных дней отпуска.

---

Отметки в табеле учета рабочего времени

Дни пребывания работника в отпуске следует отразить в табеле учета рабочего времени кодом «ОТ» или цифровым кодом 09.

Дни, в которые работник работал после отзыва из отпуска, отмечаем кодами «Я» или 01. Во второй строке проставляем количество отработанных часов.

Если работник поехал в командировку, используем коды «К» или 06 (служебная командировка).

Количество отработанных часов в период командировки не проставляется.

Пересчет отпускных

В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ отпускные за весь период отпуска выплачиваются сотруднику за три дня до начала отпуска. При этом в случае отзыва сотрудника из отпуска сотруднику начисляется заработная плата в общем порядке.  Однако ему уже были выплачены отпускные, в том числе за те дни, которые он фактически не отгулял. В такой ситуации работник не обязан возвращать организации сумму излишне полученных отпускных. Также нельзя погасить эту сумму путем постепенного удержания из его зарплаты, так как такого основания в статье 137 ТК РФ не предусмотрено.

Организация может поступить следующим образом:

— договориться с сотрудником, чтобы он вернул деньги в кассу;

— оформить излишне выплаченные отпускные как аванс под будущую зарплату.

В любом случае сотрудник должен быть согласен на возврат (удержание).

---

На практике существуют разные точки зрения на позицию необходимости перерасчета отпускных при отзыве сотрудника из отпуска. Но приоритетней позиция, в соответствии с которой отпускные должны быть перерасчитаны или удержаны с согласия сотрудника.

Это позволить избежать задвонеия выплат за один период (выплата заработной платы за рабочие дни и отпускных за дни отпуска). В случае отзыва из отпуска и переноса его неиспользованной части на другое время отпускные должны быть пересчитаны. Ведь неиспользованные дни отпуска будут предоставлены в другое время. Сумма отпускных будет определена исходя из другого расчетного периода. А за неиспользованные дни прерванного отпуска сотруднику будет начислена зарплата.

---

Зарплата за тот месяц, в котором работник был отозван из отпуска, начисляется за фактически отработанные дни. И, в током случае может быть два варианта действий:

1. Если сумма начисленной зарплаты за этот месяц будет меньше суммы отпускных за неиспользованные дни отпуска — работнику при выплате зарплаты ничего не полагается. Сумма задолженности работника перед работодателем будет учтена при выплате зарплаты в следующем месяце. НДФЛ и страховые взносы перечислять не нужно, так как они уже были перечислены в день выплаты отпускных;

2. Если сумма начисленной зарплаты за этот месяц будет больше суммы «лишних» отпускных — работнику полагается разница между начисленной зарплатой и этими отпускными. Соответственно, с разницы начисляются и уплачиваются НДФЛ и взносы.