Ответ на распоряжение руководства

Сначала автор разбирает сходства и различия приказа и распоряжения, а потом комментирует весь алгоритм их издания: инициирование, сбор и анализ информации, подготовка и согласование проекта документа, его доработка по замечаниям согласующих, подписание и регистрация, а также доведение до исполнителей. Статья содержит не только исчерпывающие объяснения автора, но и примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов.

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам¹ , издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или ­распоряжения, могут быть направлены на:

• совершенствование организационной структуры предприятия;
• выбор средств и способов осуществления основной (или производст­венной) деятельности предприятия;
• обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми,­ ­материальными, информационными и иными ресурсами;
• утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распоряжение²  – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения. 

1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

• по основной деятельности;
• по личному составу;
• по административно-хозяйственным вопросам.

В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов³ :

1. Инициирование издания приказа или распоряжения.
2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
6. Подписание приказа или распоряжения.
7. Регистрация приказа или распоряжения.

8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются последовательно, от первого этапа к восьмому, кроме того, пятый этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет никаких замечаний к проекту документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

• на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);
• по поручению руководства предприятия;
• по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Пример 1

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в ­издаваемом приказе или распоряжении.

Источниками информации могут быть:

• законодательные акты и нормативная документация;
• текущая документация организации;
• документы, поступающие из других организаций;
• архивные документы;
• публикации в периодической печати;
• научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации является выработка управленческого решения. Стоит обратить внимание на то, что в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Продолжение Примера 1

Пример 2

Пример 3

Говоря о подготовке проекта, нужно отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической силы, и, чтобы проект распорядительного документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

Проект приказа или распоряжения готовится специалистом или специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

Оформляются проекты приказов и распоряжений⁴  в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной ­документации. Требования к оформлению документов»⁵  (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Итак, проекты приказов и распоряжений печатаются на бланках формата А4, т.е. 210 × 297 мм. Обычно для приказа и распоряжения разрабатываются специальные бланки. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 они носят название «бланков конкретных видов документов». Такие бланки (кроме письма), в зависимости от учредительных документов организации, включают в себя следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• место составления или издания документа;
• а также ограничительные отметки для реквизитов:
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа.

Особого внимания заслуживают размеры полей бланков. Так, в ­соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бланк должен иметь поля не менее:

• 20 мм – левое;
• 10 мм – правое;
• 20 мм – верхнее;
• 20 мм – нижнее.

Левое поле используется для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения (к которым и относятся приказы и распоряжения) лучше установить левое поле в диапазоне 30–35 мм, а не 20 мм.

Таблица

Обязательные реквизиты приказа и распоряжения

Теперь перейдем к рассмотрению особенностей оформления проектов приказа и распоряжения. Начнем с правил составления текста. Он всегда излагается от первого лица единственного числа и состоит из двух частей:

• констатирующей (или преамбулы) и
• распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа или распоряжения послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его наименование, дата и номер. При этом могут быть использованы формулировки типа «На основании», «Во исполнение», «В соответствии с». Если приказ или распоряжение издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа или распоряжения.

Констатирующая часть обычно начинается словами «В целях», «В ­связи» и т.д.

Бывают случаи, когда констатирующая часть может отсутствовать в связи с тем, что предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании⁷ .

Констатирующая часть в приказах отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», а в распоряжениях – словом «ПРЕДЛАГАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:». Данные слова печатаются с новой строки от поля прописными буквами.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Часто происходит деление распорядительной части на пункты в связи с тем, что предполагается наличие нескольких исполнителей для различных поручений со своими сроками готовности.

Фрагмент документа

Фрагмент документа

Текст любого организационно-распорядительного документа, оформ­ляемого на бумаге формата А4, должен печататься через полуторный ­межстрочный интервал.

У приказа или распоряжения могут быть разные приложения⁸ : положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Однако реквизит «Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Если приложение носит справочный или аналитический характер (схема, таблица, список и т.д.), то в тексте приказа или распоряжения дается ссылка «согласно приложению 2» или «(приложение 2)» (см. Примеры 5 и 6). При этом на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Пример 4

Приложение № 2

к приказу ЗАО «Альтернатива-М»

от 11.01.2007 № 1

Если приложением к распорядительному документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)» (см. п. 1 распорядительной части приказа в Примере 5). А на самом утверждаемом документе в правом верхнем углу первой страницы оформляется реквизит «Гриф утверждения документа».

Пример 5

Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,

на которой проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта

Заголовок должен в обязательном порядке оформляться на всех проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое содержание документа.

Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции ­совершенствования документационного обеспечения управления».

При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки (см. Примеры 5 и 6).

На вопросах оформления обязательных реквизитов бланка приказа или распоряжения останавливаться не будем, так как об этом подробно рассказывается в статье Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов», опубликованной в журналах № 8` и № 9` 2005 г.

Когда проект приказа или распоряжения подготовлен, начинается следующий этап – согласование проекта распорядительного документа. Он неразрывно связан с другим этапом – доработкой проекта по замечаниям согласующих должностных лиц. Поэтому оба этих этапа мы рассмотрим одновременно.

Согласование проекта документа подразумевает:

• внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;
• внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). К внешнему согласованию проектов приказов и распоряжений прибегают редко, поэтому мы не будем останавливаться на нем в данной статье⁹ .

Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

Фрагмент документа

На предприятии должен быть разработан перечень видов и подвидов¹¹  ­документов с указанием лиц, визы которых необходимы при согласовании, т.е. с указанием основных согласующих, или табель форм документов¹² .

Этапы подготовки проекта документа, его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации ­делопроизводства и электронного документооборота.

При «традиционном» способе проект распорядительного документа ­готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.

В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа. Специалист, подготавливающий проект приказа или распоряжения, может сделать основу для дальнейшего проставления виз, указав на оборотной стороне последнего листа проекта документа должности и фамилии согласующих (см. Пример 5). Реквизит «визы согласования документа» должен ­оформляться в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Фрагмент документа

По усмотрению организации допускается полистное визирование проекта документа или возможность оформления виз документа на отдельном листе согласования. При этом форма листа согласования не регламентируется ни ­ГОСТами, ни правовыми актами, и в соответствии с этим в разных ­организациях лист согласования может иметь различную форму (см. Пример 6).

При передаче на согласование проекта распорядительного документа на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта: последовательный. Это означает, что в одно и то же время проект документа может находиться только у одного из согласующих должностных лиц. На практике часто бывают такие случаи, когда проект документа должны согласовывать руководители одного уровня, и очередность их согласования не имеет никакого значения. Соответственно, последовательный маршрут согласования документа не всегда является оптимальным решением.

Кроме этого «традиционный» способ согласования «съедает» достаточно много рабочего времени у сотрудников предприятия. Ведь проект документа на бумажной основе необходимо самостоятельно относить согласующим должностным лицам или передавать через службу документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). В последнем случае согласование документа растягивается на продолжительное время, так как сначала надо отнести проект в службу ДОУ, потом необходимо, чтобы из службы ДОУ секретарь или ответственный за делопроизводство нужного подразделения забрал и передал проект на согласование своему руководителю, а после согласования вернул проект в службу ДОУ… Такая процедура должна продолжаться до тех пор, пока проект не будет согласован всеми необходимыми должностными лицами. В итоге на средних и крупных предприятиях согласование одного проекта документа может длиться несколько дней.

Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и ­активизирует процедуру согласования.

Возможны следующие маршруты согласования:

• последовательный: когда проект сначала поступает первому согласующему; после того, как он осуществит согласование, проект автоматически поступает второму согласующему и т.д.;
• параллельный: когда проект поступает одновременно сразу всем согласующим и они проводят согласование проекта документа в любой последовательности;
• параллельно-последовательный (или смешанный): когда проект документа поступает сначала одной группе должностных лиц, которые могут осуществлять согласование в любой последовательности; и только после того, когда все должностные лица из первой группы осуществят согласование, проект пересылается следующей группе должностных лиц.

Если рассматривать согласование проектов приказов и распоряжений, то можно отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

• 1 группа согласующих – исполнитель (или разработчик) проекта документа;
• 2 группа согласующих – руководитель исполнителя;
• 3 группа согласующих – руководитель (или сотрудник службы ДОУ), который проверяет проект распорядительного документа на правильность оформления;
• 4 группа согласующих – руководители подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также ­руководитель юридической службы;
• 5 группа согласующих – заместитель (или заместители) руководителя предприятия.

Согласование с использованием автоматизированных систем имеет еще целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием. Назовем основные из них:

1. Разработчику не нужно тратить время на доставку проекта согласующим должностным лицам, так как это делает система в соответствии с заданным маршрутом.
2. Разработчик может указать время, в течение которого должностное лицо обязано согласовать проект документа.
3. Разработчик проекта документа может в любой момент посмотреть, как осуществляется согласование документа, кто из должностных лиц произвел согласование и какую визу поставил.
4. Согласующие должностные лица оперативно узнают о поступлении им на согласование проекта документа благодаря специальной ­системе оповещения.
5. Проект документа согласуется в максимально короткие сроки.
6. Проект документа не может потеряться в процессе согласования.
7. Система может хранить все версии проекта, визы и замечания согласующих.

Несмотря на вышеуказанные, достаточно весомые преимущества «электронного» согласования, в настоящее время оно применяется на небольшом количестве предприятий. И причина этому следующая: автоматизировать работу с проектами документов, в том числе и этап согласования, можно только в том случае, если активными пользователями систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота станут все руководители, ведь именно они являются основными согласующими должностными лицами. К сожалению, сегодня практика показывает, что в большинстве организаций и предприятий основными пользователями систем автоматизации являются секретари и ответственные за делопроизводство, в чью компетенцию не входит согласование проектов документов.

Теперь рассмотрим, что происходит, если кто-то из согласующих не согласен с содержанием проекта документа.

В случае вынесения одним или несколькими согласующими замечаний принципиального характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е. должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.

Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Регистрация может осуществляться одним из трех способов:

• записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
• записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке ­(карточная форма регистрации);
• внесением информации о документе в систему автоматизации дело­производства и электронного документооборота ­(автоматизированная форма регистрации).

Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации. Назовем небольшую часть из этих преимуществ:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением поручений (документов);
• возможность одновременной регистрации документов на нескольких рабочих местах и другие.

Фрагмент документа

Фрагмент документа

Пример 6

Руководитель может вынести резолюцию:

• на бумажном документе (например, на входящем письме);
• в СЭД, если документ электронный (например, электронное письмо или служебная записка);
• на листе резолюции (в исключительных случаях, если по каким-то причинам на бумажном документе нельзя написать задание от руки).

В резолюции, независимо от ее «носителя», должны быть указаны:

• исполнитель (если исполнителей несколько, то первый из перечисленных является ответственным исполнителем);
• содержание задачи;
• дата вынесения резолюции;
• на «бумажных» резолюциях руководитель должен расписаться. В СЭД это по понятным причинам невозможно, здесь действует простая электронная подпись – информация о том, с аккаунта какого работника была создана задача.

Использование листов резолюции может быть предусмотрено в Инструкции по делопроизводству, лучше зафиксировать такую возможность со словом «допускается». Тут же нужно написать о том, что резолюция на отдельном листе бумаги является неотъемлемой частью документа, к которому относится. Ошибка, которую допускают некоторые секретари: отделять листы резолюции и формировать их в отдельное «дело». Так делать нельзя.

Текст подраздела «Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства» приведен в Примере 1.

[1] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 №44.

[2] Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

[3] СЭД – система электронного документооборота.

[4] Кожанова Е.Н. Инструкция по делопроизводству: общие требования к оформлению документов // Секретарь-референт. 2021. № 4. С. 32–39.

• Что такое приказ и распоряжение
• Документы и ситуации
• Когда нужен приказ
• Когда нужно распоряжение
• Виды приказов и распоряжений
• Где искать информацию
• ГОСТы, законы и другие полезные документы

Что такое приказ и распоряжение

Алина обратилась к поисковикам, но свежего определения, что такое приказ и чем он отличается от распоряжения, так и не нашла. 

Информации было много, но авторы либо предлагали свои трактовки, либо ссылались на Единую государственную систему делопроизводства — документ 1973 года. ЕГСД, в свою очередь, отсылала к ГОСТ 6.38-72, а он, как быстро выяснила Алина, утратил силу в 1991 году.

С тех пор определения не пересматривались. В итоге Алина доверилась статьям специалистов. Вот что ей удалось выяснить.

Приказ — правовой акт, который издает руководитель организации в рамках своих полномочий для управления ключевыми производственными процессами.

Приказы действуют, пока не будут отменены или переизданы. Если приказ нужен на определенный срок, его необходимо указать (например, отправляя сотрудника в отпуск).

Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель, его подчиненный или представитель для решения оперативных вопросов. Срок действия распоряжения обычно ограничен выполнением задачи, которому оно посвящено.

Теперь Алине стало понятнее, что такое распоряжение и чем отличается от приказа. Но она все еще не знала, как именно их оформлять и в каких случаях. Коллеги только руками разводили: мол, мы в этом ничего не понимаем, ты секретарь, тебе и разбираться.

Начинающие компании часто экономят на персонале. Их логика понятна, хоть и ошибочна: зачем нанимать опытного делопроизводителя, когда есть студенты. Пусть неопытный сотрудник как-нибудь сам найдет информацию и разберется, насколько она верна и актуальна.

Но в бизнесе нельзя экономить на важном. Лучше взять выгодный кредит в «Совкомбанке» и стартовать правильно.

Если ваш бизнес нуждается в дополнительном финансировании, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите удобный вариант и оставьте заявку на сайте.

Документы и ситуации

Приказ и распоряжение часто заменяют друг друга. Это связано с тем, что документооборот постепенно упрощается.

Например, мы привыкли, что прием на работу обязательно оформляется приказом. Но с 2017 года по ТК РФ сотрудника можно принять в штат и распоряжением. Отношения между компанией и сотрудником подтверждает в первую очередь трудовой договор, поэтому не принципиально, какой документ их зафиксирует.

Кроме того, к коммерческим компаниям предъявляют не такие строгие требования по документообороту, как к государственным. В госсекторе документы оформляют строго по шаблонам, утвержденным Госкомстатом. Они есть в бесплатной версии «Консультанта».

Коммерческие компании могут вести документацию по собственным стандартам. Их нужно разработать и утвердить отдельным приказом. На практике большинство организаций ориентируются на гособразцы: так удобнее, секретарям и делопроизводителям не нужно переучиваться.

Итак, ни в одном законе нет перечня ситуаций, когда издают приказы и распоряжения. Также невозможно сказать, что главнее — оба документа равноправны.

С другой стороны, есть традиции, которых стоит придерживаться, чтобы избежать конфликтов. Алина объяснила это так: «Нельзя принять сотрудника на работу простым распоряжением — несолидно». Но этот вопрос каждая компания решает по своему усмотрению.

Когда нужен приказ

Как правило, приказами оформляют решения по важным вопросам. Например:

• прием и увольнение сотрудников, перевод на другую работу;
• утверждение графика отпусков на год;
• утверждение штатного расписания;
• открытие отдела, филиала.

Чтобы проверить себя, подумайте, кто подписывает документ. Если генеральный директор — скорее всего, это приказ. Если руководитель отдела, службы, другого подразделения — распоряжение.

Когда нужно распоряжение

Чтобы не ошибиться, можно ли оформить решение распоряжением, задайте себе вопрос: какой срок действия у этого решения? Если оно ограничено по времени — выбирайте распоряжение.

Примеры ситуаций, когда нужно распоряжение:

• временное изменение режима работы (например, в праздники);
• создание временных комиссий и рабочих групп;
• направление сотрудников на аттестацию, обучение, повышение квалификации;
• проведение разовой внутренней проверки или инспекции.

Когда Алина скопировала эти пункты в отдельный файл, она поняла, как нужно выполнить задание. Напомним, ей нужно было подготовить документ, который упорядочил бы внутреннюю переписку. Алина рассуждала так:

1. Инициатива исходила от руководителя. Значит, нужен приказ.
2. Оптимизация внутренней переписки — задача, не имеющая срока действия: содержание документа будет актуально, пока правила не изменят. Еще один аргумент в пользу приказа.
3. Работа будет разбита на несколько этапов: написать инструкцию, подготовить шаблоны для писем, подобрать почтовый клиент, проверить эффективность. Это небольшие, конкретные задачи с четким сроком действия.

Теоретически можно было оформить каждый этап отдельным распоряжением. Алина поступила проще: внесла все работы в приказ, указала ответственных и ознакомила их под подпись. Руководитель остался доволен. Когда Алина смогла посоветоваться с опытными коллегами, ей подтвердили: она все сделала правильно.

Виды приказов и распоряжений

Есть разные виды распорядительных документов. Они различаются по области применения и форме. 

• По основной деятельности. Решают общие вопросы, влияющие на всю компанию: открыть отдел, установить пропускной режим или график проверок.
• По административно-хозяйственным вопросам. Регулируют обслуживание офиса или производства: от закупки оборудования до предписания гасить свет, уходя домой. 
• По личному составу. С этой группой документов работает кадровик или HR-менеджер, реже — секретарь или сам руководитель. Она касается трудовых отношений: приема на работу, увольнения, перевода, отпусков.

Существуют и другие распорядительные документы: постановления, решения, предписания, указания. Их применяют реже, они актуальны в основном для госорганов.

Где искать информацию

Не только начинающие секретари, но и руководители часто не знают, как правильно оформить нововведение. Что главнее, приказ или распоряжение, и что именно писать в документе? Где искать инструкции и образцы?

Попробуем разобраться — снова на примере Алины.

Первым делом Алина стала искать ответ в Интернете. Источники попадались разные: статьи в юридических и бухгалтерских блогах, обсуждения на форумах, законы на сайте «Консультанта».

Ответы Алина нашла за несколько минут, но больше двух часов сверяла информацию. На форумах все объясняли подробно и понятно, но ответы могли устареть. Законы точно были актуальны, но их сложный язык ставил Алину в тупик.

Хотите оформить кредитование по льготной ставке для своего бизнеса? Совкомбанк предоставляет большой выбор льготных программ: от самых востребованных до узконаправленных. Посмотрите, что больше подходит вашему бизнесу, и оставьте заявку для получения займа.

ГОСТы, законы и другие полезные документы

Когда нужно срочно оформить документ, нет времени на сложные инструкции. Но потом стоит хотя бы просмотреть базовые нормативные документы, чтобы в следующий раз знать, на что опираться. Держите под рукой эти ссылки:

• Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 содержит несколько десятков шаблонов документов: от табеля учета рабочего времени до акта приема работ.
• Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях описывает общие требования, как готовить документы.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — самый полный перечень требований к оформлению, вплоть до ширины полей и расстоянию между реквизитами. Во внутренней документации не нужно строго следовать ГОСТу. Но в деловой переписке он полезен.
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 содержит термины, которые нужно знать начинающему секретарю.
• ГОСТ Р9- ИСО 15481-2019 освещает принципы управления документами и этапы, которые документ проходит с момента создания. 
• Трудовой кодекс РФ подробно описывает документы, связанные с трудовыми отношениями: приказы, договоры, соглашения. Кадровый документооборот — отдельная большая тема, поэтому если в компании больше 10 человек, заниматься им должен менеджер по персоналу.
• ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» описывает особо важные ситуации, которые должны быть зафиксированы документально, а также указывает, что организация может иметь свой бланк, логотип и печать.
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 устанавливает сроки хранения документов. Там можно узнать, что распоряжения об отпусках хранятся 5 лет, а, например, Книга почета — вечно. Такие инструкции не только выручают, но и подают идеи, правда?

Нормативные и распорядительные документы сопровождают все важные решения в организации. Чтобы бюрократия не отнимала силы на яркие проекты, не экономьте на делопроизводителях и программных решениях для них. И храните в «Избранном» полезные посты со ссылками — например, этот.