Передадут информацию руководству

— Данные говорили о том, что здесь удалось что-то найти, но что конкретно, не уточнялось, — продолжил он. — Мы решили проверить, и как оказалось, город действительно существует, полностью засыпан землей. На самом деле от него мало что осталось. Но раз есть один, возможно имеются и другие. База, где мы сейчас находимся, уже стояла, специалисты занимались геологоразведкой и добычей полезных ископаемых. Как выяснилось, этот мир богат на них. Я заинтересовал Высших, они падки на древние цивилизации. Мы получили разрешение на работы, при условии, что создадим здесь лабораторию. Любые найденные артефакты должны исследовать на месте. Вывоз в наш мир категорически запрещен. И на том спасибо, что разрешили работать и исследовать найденное. Все полученные результаты передавали руководству базы. — Граз, наконец, стал успокаиваться. По всей видимости, рассказ о своей работе отвлекал его от дурных мыслей, хотя никто не собирался ему причинять вреда. Я передал ему стакан с водой. Напившись, поблагодарив он продолжил.

— Мы приступили к раскопкам, уже зная, где расположен город. Прошел долгий период времени, ничего стоящего не попадалось, пока, наконец, не улыбнулась удача. — Он посмотрел в сторону одного из столов.

Я глянул туда. Небольшие устройства, среди кучи аппаратуры, окруженные всякими датчиками, помещенные в силовые поля.

— Продолжай, — убрав электрические разряды с руки, я недовольно покачал головой, забыл про них. Ученый постоянно косится на мои руки, лишний фактор напряжения для него.

Присутствующие в помещении продолжали молчать, расположившись неподалёку от нас. Никто не понимал, о чем говорим. Я глянул на представителя имперской безопасности. Объяснив ему вкратце, о чем идет разговор, вновь посмотрел на руководителя лаборатории.

— Мы не знаем, что это, но по структуре, очень древние устройства, им тысячи лет! — продолжил он. — Но самое поразительное, они рабочие! Все попытки как-то активировать, окончились плачевно. Там встроенная система защиты, пострадали наши люди. Даже не можем понять, для чего были созданы, какой источник энергии используют, одни загадки.

— Хорошо. Что дальше? — устройства сам потом осмотрю.

— Собственно все. Некоторое время назад в этот мир пришли вы. Начали осваивать его, строить свои поселения. Мы создали щит, чтобы нас не обнаружили. Вы неизвестная раса.

— И похитили наших людей для изучения? — я вновь нахмурился.

— Нет, нет. — Он замотал головой. — Вначале просто наблюдали. Мы не собирались ничего делать. Но пришли Сартары, с ними Ругр, это они все затеяли. На базе не было военных, всего несколько человек охраны, мы гражданский объект, возражать не смели. Те сами решают, что делать, мы не самостоятельны в принятии решений.

— Откуда у вас столько оружия, почему здесь киборг? — Интересно, если база мирная, зачем он тут.

— Недавно появился, Ругр привел. Военные стали появляться несколько дней назад, они же завозили оружие. Завтра должны были прийти еще киборги, а также боевые отряды. Они что-то затевали, но не ставили нас в известность.

— Хорошо, — я задумчиво кивнул. Это вовремя мы захватили базу. — Ты сказал, что я Драгорн, что знаешь о моей расе?

Он разочарованно пожал плечами.

— Извини, но практически ничего. Как ученому археологу мне попадались упоминания о вас. Мой коллега говорил, что в некоторых мирах бродят легенды, но это все домыслы. Там считают, что вы полубоги.

Я откинулся на спинку стула.

— Что за миры, где так говорят, как они называются?

— Прости, не ведаю. Мой сын занимался этим, он слишком верит во всякие сказки. — Граз печально вздохнул.

— Не совсем так. — Я внимательно посмотрел на своего собеседника. Мне кажется, он недоговаривает, по всей видимости, действительно боится говорить о нас. — Тут я недавно узнал от одного из ваших, что где-то сохранилась колония Драгорнов. Может тебе о ней что-то известно?

Ругр удивленно уставился на меня. По всей видимости, слышит впервые.

— Прости, но подобное невозможно. О чем ты говоришь? Само существование вашего вида до сегодняшнего момента даже для меня было лишь легендой.

Так и думал, это печально.

— Что с нами теперь будет? Зачем вы напали на базу? — задал он, наконец, те вопросы, которые его мучили.

Посмотрев на полковника, я пожал плечами.

— Не знаю. Сейчас погорю с представителем власти.

Повернувшись в его сторону, передал наш разговор.

— Что еще узнать?

Полковник Имперской службы безопасности задумался.

— Если будут сотрудничать, их не тронут. Пока останутся на базе. Только как с ними общаться?

Я перевел то, что он сказал. Граз как-то сразу воодушевился, согласно закивав. Может, думал, что всех расстреляют?

— Не могу сказать за остальных, но сам на все готов, не надо нас убивать. С общением проблем не будет. У нас много миров, есть универсальный переводчик, он быстро адаптируется к новым языкам. Разрешите? — Руководитель лаборатории вопросительно посмотрел на меня.

Я сообщил об этом Хромову. Тот согласно кивнул поднявшись. Остальные тоже встали. Глава лаборатории прошел к одному из столов, достал коробочку. Открыв ее, протянул подошедшему к нему полковнику, миниатюрное плоское устройство, объяснив, что и как надо сделать.

— Он говорит, — начал я переводить, — устройство необходимо приложить к виску, оно активируется, после этого вы сможете его понимать.

Хромов, взяв его, покрутил в руке. Маленькая, черная плоская таблетка.

— Это не опасно, — перевел я, так как Граз увидев его нерешимость, объяснил, что оно не причинит вреда. — Может быть кратковременное помутнение сознания, но быстро пройдет.

Тот приложил ее к виску. Таблетка тут же расплылась и впиталась в кожу. Полковник пошатнулся, схватившись рукой за стол. К нему подскочил егерь, поддержал его.

— Все нормально, — он отстранил его.

— Вы меня понимаете? — поинтересовался Граз, поглядывая на него с опаской.

— Да, как ни странно, понимаю. — Хромов удивлено кивнул.

Руководитель лаборатории протянул ему коробочку с остальными устройствами. Подойдя, я бесцеремонно забрал из нее двадцать штук, мне тоже пригодится, их еще много осталось.

— Теперь без меня пообщаетесь. — Я направился к артефактам, что висели в силовом поле. Надо полюбопытствовать, что это. Михаил пристроился сбоку, подойдя, принялся их внимательно разглядывать.

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать грубую лексику.

На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать разговорную лексику.

Перевод «переданы руководству» на английский

Результаты анализа были переданы руководству страны 27 февраля 2017 г.

Алмазы были впоследствии переданы руководству ОРФ.

Затем эти средства были переданы руководству СИС в этом городе.

При этом, 6.3 миллиарда тенге были трансфертом переданы руководству областей для проведения разведочных и поисково-оценочных работ в рамках программы учета водных ресурсов.

At the same time, 6.3 billion tenge was transferred to the regional governments for exploration and survey and assessment work in the framework of water accounting.

Прибыв после допроса в полиции, он сказал, что все требования рабочих будут оформлены в письменном виде и переданы руководству компании и представителям местных властей.

Arriving after being interrogated by the police, he said that all of the workers’ demands will be formulated in writing and handed over to the company management and to the local akimat.

Участники представили несколько предложений и рекомендаций, которые будут переданы руководству Парламента, как действующего, так и в новом составе.

Participants came with several proposals and recommendations that will be presented to Parliament leadership, both current and new.

Перечень экспортоориентированной продукции с указанием объемов были переданы руководству Министерства торговли США с целью дальнейшей проработки торговых соглашений и контрактов.

In addition, a list of export-oriented products indicating volumes was presented to the leadership of the U.S. Department of Commerce in order to further develop trade agreements and contracts.

Результаты критического анализа деятельности этих структур широко освещались в СМИ и конкретные предложения по совершенствованию деятельности этих органов были переданы руководству этих структур.

The outcome of their critical analysis was widely reported in the media and specific proposals to improve their operation of the human rights machinery were submitted to the heads of the parent institutions.

Консультативный комитет был проинформирован о том, что все соответствующие рекомендации были переданы руководству ОПООНСЛ для последующего контроля и осуществления, по мере необходимости.

The Advisory Committee was informed that all pertinent recommendations had been passed on to UNIOSIL management for follow-up and implementation, as appropriate.

Класс четырех должностей региональных сотрудников по вопросам безопасности был понижен, и эти должности были переданы руководству силами охраны

1.6.Заверить, что его требования будут немедленно переданы руководству школы.

Please note that applications received will be sent directly to the Head of School.

Списки были переданы руководству Апелляционного суда и рассмотрены им, что позволило заключенным добиться, чтобы их апелляционные жалобы были в конце концов рассмотрены и по ним было вынесено окончательное решение.

The lists were shared with and taken up by the Court of Appeal authorities, enabling prisoners to have their appeal case eventually heard and to obtain a final judgement.

Все деньги переданы руководству фонда «Дом Надежды».

Результаты проверки деятельности ЮКЖД в Армении (100% дочерней компании РЖД) переданы руководству Федеральной антимонопольной службы России.

The investigation results of the SCR (South Caucasian Railway) activities in Armenia (100% subsidiary of the Russian Railways) are submitted to the leadership of the Federal Antimonopoly Service of Russia.

Полученные результаты исследований переданы руководству

Другие результаты

Ему было передано руководство Мотоциклетным клубом, которое впоследствии переходит к Соре Хасэгаве.

He is bestowed the directorship of the Motor Club, which he subsequently passes on to Sora Hasegawa.

Контактной группой во взаимодействии с МООНК передан руководству Временных органов перечень требуемых неотложных шагов в этих сферах.

The Contact Group, along with UNMIK, transmitted to the leadership of the Provisional Institutions a list of crucial steps in that regard.

Официально просьба будет передана руководству НАТО на саммите альянса, который пройдет 4 ноября.

Там, где это уместно, заключение в письменном виде должно быть передано руководству, отвечающему за расследование заявления о применении пыток или плохого обращения.

It shall also be provided in writing, where appropriate, to the authority responsible for investigating the allegation of torture or ill-treatment.

В центре лихо закрученного сюжета — парочка друзей, работающих в известной страховой компании и обнаруживших подозрительные махинации, о чем было незамедлительно передано руководству.

In the center of a complex plot — a couple of friends who work in well-known insurance company and found a suspicious of fraud, which was immediately transferred to the user.

Ничего не найдено для этого значения.

Результатов: 375. Точных совпадений: 15. Затраченное время: 122 мс

Documents

Корпоративные решения

Спряжение

Синонимы

Корректор

Справка и о нас

Индекс слова: 1-300, 301-600, 601-900

Индекс выражения: 1-400, 401-800, 801-1200

Индекс фразы: 1-400, 401-800, 801-1200

Такая особенность работы персонального ассистента руководителя, как многозадачность, обуславливает необходимость составлять документы, затрагивающие деятельность не только организации, но и интересы самого руководителя. Зачастую помощник может получить задание найти интересующую руководителя информацию по личным вопросам или касательно его увлечений, поездок и т.п. Для исполнения таких поручений большое значение имеет предоставление материала в соответствующей профессиональной и максимально удобной для восприятия форме.

Рейтинг

Рейтинг – одна из форм подачи и предоставления информации по тем вопросам, при рассмотрении которых требуется провести анализ и на основании имеющихся данных произвести отбор.

Рейтинг станет надежным помощником ассистента руководителя в отображении информации:

• о спортивных клубах и развлекательных учреждениях;
• о лучших отелях в городе, который руководитель планирует посетить с целью делового визита, направляясь на отдых;
• о лучших или худших работодателях, поставщиках, производителях;
• о средствах массовой информации, газетах, журналах, в которых планируется, например, разместить информацию или рекламу о деятельности компании.

Задача, поставленная руководителем своему ассистенту: найти комфортный отель в Вене, 4 или 5 звезд, желательно с фитнес-клубом или бассейном, в центре города.

Ход исполнения задачи помощником руководителя.

На основании имеющихся критериев необходимо сделать запрос на сайте по бронированию отелей, например, www.booking.com. За основу можно взять рейтинг посетителей и систематизировать информацию о расположении, преимуществах и недостатках отеля (см. таблицу).

В некоторых случаях рейтинги посетителей на сайтах не являются достаточными, поскольку у руководителя есть индивидуальные пожелания к расположению отеля и оказываемым услугам. Поэтому ассистенту необходимо на основании полученной в ходе сбора информации доработать рейтинг под запросы директора.

Так, например, с учетом пожелания о том, чтобы персонал говорил на русском языке, рейтинг для руководителя необходимо переработать так:

1 место – отель Best Western Premier Kaiserhof Wien**** (русский язык, рейтинг 9,3);
2 место – Grand Hotel Wien***** (русский язык, рейтинг 9,0);
3 место – Le Méridien Vienna***** (рейтинг 8,2, есть бассейн);
4 место – Hotel de France Wien***** (рейтинг 8,4).

Для наглядности можно использовать творческий подход и дополнительные средства отображения информации, например диаграмму (Пример 1).

Для того чтобы создать такую диаграмму в текстовом документе, достаточно выбрать Вставка — Диаграмма, определиться с наиболее подходящим шаблоном и внести имеющуюся информацию.

На заметку

При подготовке рейтинга и создании диаграмм существенное значение имеют как критерии, по которым структурируется информация, так и запрос максимальных значений и их расшифровка.

Узнать больше

Новость

Ассистент руководителя ежедневно использует предоставление информации руководителю в виде новостей. Новость – это краткое сообщение, недавно полученное известие. По сути, информация о том, кто звонил руководителю и по каким вопросам, кто планирует провести с ним встречу, какие текущие вопросы сотрудников требуют его участия или решения, является новостной.

Новость может быть озвучена помощником руководителя устно или оформлена в письменном виде – бумажном или электронном. Новости, направляемые руководителю по электронной почте или предоставляемые ему ежедневно в начале или в течение рабочего дня в печатном виде, могут существенно облегчить персональному ассистенту донесение руководителю значимой актуальной информации. Это сообщения, которые не требуют от руководителя каких-либо действий и предоставляются исключительно для ознакомления, чтобы он был всегда в курсе событий, происходящих внутри компании и за ее пределами:

В организации-партнере ООО «СтройСнаб» сменился генеральный директор.

С 1 января 2016 г. ожидается повышение налоговых ставок для юридических лиц.

У начальника производства Коровина Л.Б. родился сын.

На этой неделе празднуют дни рождения следующие сотрудники: …

«Вопрос–ответ»

Предоставление сведений в форме «вопрос–ответ» удобно с точки зрения простоты отображения интересующих вопросов или текущих процессов. Такая форма окажется полезной помощнику руководителя:

• при подготовке отчетов о собственной работе или работе других сотрудников;
• при изучении какого-либо вопроса, которым заинтересован руководитель;
• для фиксации текущих рабочих или личных задач руководителя;
• для контроля нерешенных вопросов;
• при планировании дел и задач.

Для подачи информации в форме «вопрос–ответ» существует множество способов, например: создание таблицы, оформление списком и др.

Задача, поставленная руководителем своему помощнику: собрать общую информацию о компании – потенциальном партнере.

Ход исполнения задачи ассистентом руководителя.

1. Для начала необходимо ознакомиться с сайтом организации, поскольку это самый доступный и наиболее информативный источник. Далее на основании полученных данных следует составить список.

Наименование компании: ООО «СтройПлит»
Год основания компании: 2009
Руководитель: генеральный директор Макаров Петр Валентинович
Сфера деятельности: производство и продажа строительных и отделочных материалов
Производство: собственное производство в Московской области
Продукция: сухие смеси, тротуарная плитка, керамогранитная плитка и др.

2. В случае если руководитель интересуется более подробной информацией об организации, ассистент руководителя может воспользоваться дополнительными источниками для получения информации, например данными сайта www.nalog.ru или другими ресурсами, на которых публикуются данные об учредителях, видах деятельности и руководителях российских компаний.

3. Дополнив имеющийся список вопросов и ответов более подробной информацией (см. п. 2), помощник руководителя может составить информационную справку о компании.

Информационная справка об ООО «СтройПлит»
Компания была зарегистрирована в 2009 г. Ее генеральным директором и учредителем является Макаров Петр Валентинович. За время деятельности организации учредители и руководители не менялись. Уставный капитал составляет 500 000 руб., численность компании – 128 человек. Задолженностей по уплате налогов компания не имеет. Является владельцем производства в Московской области, располагает современной лабораторией. Основной вид деятельности – изготовление и продажа строительных материалов. Офис компании находится в г. Москве, есть представительства в других городах России. Продукцию реализовывают как оптом, так и в розницу.

Список представляет собой универсальную форму подачи информации для перечисления:

• документов и вещей, которые необходимо взять в дорогу;
• задач и дел, которые необходимо выполнить;
• организаций, подобранных в соответствии с определенными критериями (например, список поставщиков воды для офисов);
• гостей, заявивших о желании участвовать в церемонии открытия нового завода;
• сотрудников, которым необходимо пройти повышение квалификации.

Список может быть оформлен в текстовом или excel-документе, а также с использованием графических элементов (Пример 2).

Инструкция и памятка

Инструкция как форма подачи информации руководителю станет незаменимой для получения ясного, точного понимания прохождения какой-либо процедуры, например: по замене заграничного паспорта, регистрации юридического лица, бронированию билетов или отелей, получения визы, а также в других ситуациях. Она должна быть составлена на основании точных данных, с опорой на системность, логичность и понятность порядка действий.

Задача, поставленная руководителем своему ассистенту: составить инструкцию по замене заграничного паспорта.

Инструкцию по процедуре замены заграничного паспорта на новый помощнику руководителя рекомендуется составить на основании официальной информации УФМС. Дополнить инструкцию рекомендуется адресом УФМС по месту жительства руководителя, часами работы и другими значимыми данными.

Инструкция для получения заграничного паспорта нового образца

1. Заполнить заявление о выдаче заграничного паспорта в двух экземплярах (бланк заявления прилагается).

2. Заполнить бланк – сведения о трудовой деятельности (бланк и образец прилагаются).

3. Оплатить госпошлину (квитанция прилагается).

4. Сделать две фотографии 3,5×4,5 на матовой бумаге в анфас черно-белые или цветные.

5. Предоставить документы, в т.ч. общегражданский паспорт и действующий заграничный паспорт, в отдел УФМС по месту жительства (адрес и график работы прилагаются) (Пример 3).

Памятка отличается от инструкции тем, что не предполагает разъяснения о правилах прохождения какой-либо процедуры, однако представляет собой «шпаргалку» с наставлениями или краткими сведениями о том, как действовать в той или иной ситуации.

Наглядными примерами для применения памятки могут быть памятка туриста, о подключении/отключении услуг мобильной связи, о действиях в случае получения травмы в поездке и способами связи со страховой компанией и др. (Пример 4).

Памятка может быть дополнена любыми полезными для руководителя данными, например: телефон такси, адрес химчистки, аренда автомобиля и мн.др. в зависимости от потребностей.

Интервью

Одним из способов получения ответа на вопросы является проведение интервью. Результаты беседы могут быть отображены помощником руководителя в четком системном виде «вопрос–ответ», или интегрированы в какой-то текст, или пересказаны в устной форме руководителю.

В случае, если персональный ассистент получил задание от руководства провести очную встречу или телефонные переговоры с целью выяснения конкретной информации, то для отображения результатов встречи или переговоров может быть использовано интервью. Предварительная подготовка и формулирование вопросов к собеседнику облегчат помощнику руководителя задачу проведения встречи или переговоров и последующей обработки результатов.

Пример вариантов отображения результатов проведения телефонных переговоров об условиях поставки продукции.

В виде интервью, прямая речь:

В виде пересказа, косвенная речь:

Поставка нашего товара планируется на начало ноября, точную дату нам смогут озвучить во второй половине дня.

«Вопрос–ответ»:

Дата поставки продукции – 3–5 ноября, точная информация ожидается.

Анализ данных и таблица

В работе ассистента руководителя часто возникает необходимость проанализировать ту или иную информацию и предоставить ее в системном виде. Таблица является наиболее удобной и наглядной формой для отображения собранных данных (Пример 5).

При необходимости в таблицу могут быть добавлены критерии сравнения, в зависимости от того, какую задачу руководитель поставит перед персональным ассистентом (Пример 6). Такая форма сбора, отображения и анализа информации может быть удобна при выборе поставщиков продукции, для оказания деловых услуг подрядчиками, компаний по осуществлению ремонта помещений и во многих других случаях, например, при выборе ресторана для проведения мероприятия.

К таблице или рисунку может быть прикреплен комментарий ассистента руководителя, содержащий дополнения, пояснения или рассуждения по какому-либо вопросу, например:

• комментарий-дополнение:

• комментарий-рассуждение:

Календарь и расписание

Составление календаря или расписания является наиболее наглядным способом отображения сведений о предстоящих событиях, культурных и развлекательных мероприятиях, запланированных делах или встречах и другой информации (Пример 7).

При отсутствии технической возможности создания документа в программе Visio расписание или календарь можно оформить в виде обычной таблицы в документе MS Word или Excel.

Резюме, биография, досье

Запрос резюме у соискателя при поиске новых сотрудников, равно как составление его для характеристики личности в качестве специалиста в определенной области, является обязательным. В резюме указываются личные и контактные данные, сведения о трудовой деятельности и опыте работы, полученном образовании, знании иностранных языков и прочая информация, касающаяся характеристики лица с точки зрения его профессионализма.

Биография представляет собой более полный с точки зрения содержания информации о жизни человека документ, в котором указываются также данные о родителях, их профессии, переездах и других значимых событиях.

Досье, как правило, содержит в себе и биографию, и резюме, а также другие документы, которые затрагивают жизнь и деятельность определенного субъекта.

В отличие от резюме и биографии досье может быть не только заведено на человека, но касаться определенного вопроса, темы или дела. Представляет собой совокупность определенных документов.

Чтобы после получения задания найти необходимую информацию и провести ее предварительный анализ, секретарю нужно определиться с формой ее подачи для максимальной ясности, точности и удобства изучения данных директором. В зависимости от вида информации, наличия или отсутствия фото-/видеоматериалов, аналитических данных, цифр или каких-либо показателей могут быть представлены в любой уместной для определенного содержания форме. Творческий подход к работе и знание различных типов документов помогут ассистенту руководителя подавать информацию в удобном, креативном и наиболее эффективном виде.

Ассистент может составить и оформить документ самостоятельно или запросить необходимый документ у соответствующей компании. Готовые документы можно также найти в Интернете. Так, если руководитель интересуется политикой и просит найти рейтинги политических лидеров, то документ можно поискать в СМИ.

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

«Кадровик. Кадровый менеджмент», 2011, N 8

ИНФОРМИРОВАНИЕ ПЕРСОНАЛА: ЗАДАЧИ, ПОДВОДНЫЕ КАМНИ, РЕШЕНИЯ

Коммуникацию нельзя считать средством организации,

это способ существования организации.

Питер Ф. Друкер

В статье раскрываются роль информационной политики в отношении персонала, требования к системе информирования, а также рассматриваются возможности использования различных инструментов внутреннего PR для информирования персонала.

Эффективная система информирования

Словарь управления персоналом. Система внутреннего PR — целенаправленное и структурированное информационное воздействие на персонал организации.

Внутренняя информационная политика является важнейшим инструментом влияния на поведение персонала. Если люди, работающие в организации, плохо информированы по вопросам, имеющим для них первостепенное значение, это резко снижает их настрой на работу с высокой отдачей. Потребность в том, чтобы быть информированным, преодолеть состояние неопределенности, неясности в отношении наиболее значимых для себя вопросов, является одной из базовых потребностей человека. Информирование работников затрагивает не только технические, но и эмоциональные аспекты работы.

Основными требованиями к внутренней информационной политике организации являются следующие:

— сотрудники должны обладать самой свежей детальной и общей информацией по основным ключевым областям, в которых они работают (вся информация должна быть под рукой, «на расстоянии одного нажатия клавиши мышки»);

— к информации должны иметь доступ не только высшее руководство, но и менеджеры среднего звена, а также рядовые сотрудники компании (работники организации не должны ждать, когда им предоставят информацию, правда, при этом должна быть определена черта, разграничивающая доступ и защиту информации);

— информационные системы должны предоставлять персоналу динамичную, достоверную и полную информацию, а не статичные данные;

— информационные системы должны иметь удобный и логичный «интерфейс пользователя» (каждый сотрудник компании должен чувствовать, что система ориентирована именно на его потребности и не требует от него дополнительных усилий);

— сотрудники должны иметь возможность легко отслеживать все ключевые показатели, от которых зависит их эффективность и информированность.

Для построения эффективной системы информирования необходимы:

1) правильное определение содержания и объемов информации, которую надо доводить до персонала и получать от него;

2) правильное определение конкретных получателей информации;

3) время, сроки получения информации, периодичность;

4) адекватные методы донесения информации до конкретных исполнителей;

5) формы предоставления информации от сотрудников руководству, т. к. ошибки в их определении могут привести к потере и искажению информации.

Эффективно работающая система коммуникаций позволяет установить прозрачность во взаимоотношениях между менеджментом компании, транслируемыми целями организации и специалистами, в т. ч. работающими с клиентами. Как следствие — высокая управляемость компании, чуткое реагирование на изменение ситуации на рынке, более высокое качество обслуживания клиентов, повышение мотивации персонала, вовлеченность в управление организацией. С построением системы внутренних коммуникаций создаются единая система ценностей, единый язык и стандарты работы, что наиболее важно для крупных компаний, особенно для тех, кто имеет развитую филиальную сеть.

В первую очередь персонал необходимо информировать о следующем:

— о стратегии и перспективах развития организации, ее миссии, долгосрочных и краткосрочных целях;

— о корпоративных ценностях;

— об имидже, который организация стремится создать себе на рынке;

— о всех значимых событиях в жизни организации (победы в конкурсах, присуждение премий, оценки влиятельных лиц);

— о достижениях компании (достижение определенных объемов продаж, количества клиентов, завоевание определенной доли рынка, выход на другие рынки, выпуск новых продуктов, развитие сети и т. д.);

— о кадровых перемещениях (основные назначения и увольнения);

— о персонале (возможность обучения и его итоги, внутренние конкурсы на замещение вакантных мест, критерии и итоги аттестаций, показатели и критерии стимулирования и т. д.);

— о социальных гарантиях персонала и возможностях их получения;

— о внутренней распорядительной документации;

— о нововведениях и их предварительном обсуждении (возможность вносить предложения до принятия окончательного решения);

— о маркетинговой информации (характеристики клиентов, конкурентов, ситуация на рынке);

— о регламентирующих документах (документально и неформально закрепленные правила и процедуры, нормативные документы, должностные инструкции, полномочия и т. д.);

— и другая информация в зависимости от специфики организации.

Эффективная система информирования предполагает построение оптимальных каналов распространения информации, создание правил работы с информацией, контроль соблюдения этих правил, а также разработку и осуществление мероприятий по соблюдению правил работы с информацией. Если система обеспечивает своевременное и без искажения получение информации персоналом, информация не теряется, то это можно считать дополнительным конкурентным преимуществом компании на рынке.

Сотрудники должны верить тому, что информация, которую они получают, точная и отражает самый высокий уровень знания и мышления и их компании. Это особенно важно в отношении информации, распространяемой в организации по иерархии снизу вверх.

Эффективная система информирования предполагает двустороннюю связь. С одной стороны, руководство информирует персонал, а с другой — получает информацию от сотрудников. В процессе работы обмен информацией осуществляется еще и непосредственно между сотрудниками компании и ее подразделениями. Для того чтобы люди могли обмениваться друг с другом информацией, особенно информацией негативного характера, нужна культура общения с высоким уровнем доверия. Недоверие препятствует обмену информацией из-за опасения возможных последствий.

Руководителю следует получать от сотрудников следующую информацию:

О текущем состоянии дел. Когда руководителем не ведется учет раздаваемых поручений, есть большая вероятность что-то забыть, не проконтролировать. Регулярные отчеты сотрудников о проделанной работе помогают руководителю вести контроль.

Мнения по изменению установленного порядка деятельности. Интересуясь мнениями сотрудников, с одной стороны, руководитель получает ценную информацию, а с другой стороны, привлекает персонал к управлению компанией, усиливает вовлеченность, формирует чувство причастности к организации.

Отношения к нововведениям. Анализ предложений и ожиданий сотрудников от нововведений, учтенные в программах их внедрения, помогают уменьшить неизбежное сопротивление.

Экспертное мнение по разным вопросам. Эта информация помогает руководителю принимать решения и привлекать сотрудников к управлению компанией. Например, руководитель, чтобы принять решение о прохождении новым сотрудником испытательного срока, может попросить некоторых своих подчиненных оценить новичка, написать плюсы и минусы его работы. Проблемы здесь могут возникнуть, если руководитель перекладывает ответственность за принятие решения на специалистов, с которыми он советуется.

Информация для размышления. Политика открытых дверей

Многие фирмы разработали различные средства для того, чтобы сотрудники имели достаточные контакты друг с другом. Широко известна, например, практика Hewlett-Packard, в которой делается упор на управление по принципу «обхода сотрудников», ни, кроме того, в этой компании существует и множество менее известных способов поддержания постоянных контактов между людьми. В Hewlett-Packard действует положение, согласно которому руководители работают в открытых кабинетах, расположенных рядом с их сотрудниками; политика «открытых дверей» облегчает контакт между работниками различных уровней; часто проводимые общественные мероприятия в группах и компании, ежеквартальные совместные собрания различных отделов и регулярные совещания в центрах между главным руководством и сотрудниками отделов также способствуют коммуникации.

А если новости плохие…

Стоит ли сообщать персоналу плохие новости? Во многом ответ на этот вопрос зависит от того, какие причины вызвали «плохие новости».

Все разнообразие таких причин можно свести к трем вариантам, а именно:

1) внутренние проблемы, возникшие по вине сотрудника или группы сотрудников компании;

2) неблагоприятная внешняя обстановка, негативно влияющая на положение организации (изменились цены на сырье, произошел обвал котировок на фондовой бирже и т. п.);

3) принятие целесообразного, но непопулярного решения.

Если «плохие новости» возникли по вине сотрудников, то для начала нужно разобраться, как обстоят в организации дела с распределением ответственности между сотрудниками (не только с официальными обязанностями, но и с тем, что существует в реальности, в сознании людей). Если работник сделал что-либо не так и боится об этом сообщить, то это связано главным образом с двумя проблемами: а) он не готов отвечать за свои действия; б) он не может предсказать реакцию своего непосредственного руководителя. Если устранить эти проблемы, то вопрос о донесении «плохих новостей» отпадет автоматически.

Когда ошибочные действия совершила группа сотрудников и это может негативно повлиять или уже влияет на всю организацию, стоит провести собрание, на котором руководитель команды (группы) сообщит о произошедшем.

При появлении внешних факторов, негативно влияющих на положение организации, сначала необходимо ответить на следующие вопросы: в чем именно заключается плохая новость, что уже знают сотрудники, как они на это реагируют? В подобных ситуациях нередко обнаруживается, что персоналу вся информация уже известна и сообщать ничего не нужно. Делать «официальное заявление» в этом случае не стоит, иначе сообщение может выглядеть просто смешным.

Если же информация по-разному интерпретируется различными группами сотрудников, распространяются слухи, прогрессируют «панические настроения», руководству следует дать четкие разъяснения по сложившейся ситуации, предполагаемых действиях руководства, в том числе в части персонала.

В случае принятия целесообразного, но непопулярного решения разъяснения со стороны руководства — «официальная версия» необходимости принятия решения и его последствий — также необходимы. Неправильные действия руководства — и запаздывание с информированием персонала, и согласование «всего со всеми» (что воспринимается как попытка переложить ответственность на персонал) — могут вызвать дополнительные проблемы.

Информация для размышления. В известной книге Роберта Шо «Ключи к доверию в организации» приводится следующий пример. Менеджер среднего уровня, работающий в крупной корпорации, входящей в список Fortune-500, рассказывает: «В этой организации очень трудно сообщать плохие новости. Если вы это сделаете, то вам скажут о том, что вы «не в команде». Плохие новости типа «данный проект не будет работать» или «данный товар не пойдет» расстраивают ваше начальство. Я рад работать здесь, и мне приходится мириться с тем, с чем мириться не хотелось бы. Я поступаю так, потому что хорошее на этой работе перевешивает плохое. Однако мне не раз говорили о том, что я «не в команде».

Пример. На одном из тренингов по менеджменту (тема «Эффективное совещание») участник (назовем его Олег) попросил поработать с его кейсом. Он вышел к группе, поприветствовал сотрудников, озвучил регламент и сообщил, что совещание посвящено решению острой проблемы — руководство компании повысило план по производству на следующий квартал. Олег предложил коллегам совместно найти выход из создавшейся ситуации. Сотрудники (начальники цехов) активно включились в обсуждение и начали предлагать различные варианты решения проблемы. Некоторые из них были очень интересны и перспективны. Олег их записывал, комментировал, задавал уточняющие вопросы, но в какой-то момент стало заметно, что он явно не удовлетворен ходом дискуссии. В конце обсуждения (время было строго ограничено) он предложил свой вариант — увеличить рабочую смену с 8 до 12 часов на три месяца. Естественно, все участники негативно отреагировали на его предложение, объясняя это тем, что данный способ решения проблемы не «вызовет энтузиазма» у подчиненных, а работа по 12 часов в сутки приведет к резкому увеличению количества бракованных изделий.

После окончания деловой игры Олег рассказал, что на самом деле решение об увеличении рабочей смены уже принято высшим руководством. Сложно описать возмущение его коллег. Они заявили, что если бы «это» проделали с ними в реальности, то они отреагировали бы самым негативным образом, вплоть до увольнения. На недоуменный вопрос группы — зачем же проводилось совещание? — Олег ответил, что в его компании все решения принято согласовывать с подчиненными.

hrm. ru

Если плохая новость уже обсуждается персоналом или непопулярное решение все-таки принято, не стоит делать вид, что «все еще можно изменить», и предлагать сотрудникам «вместе подумать, на сколько процентов снизить каждому из них зарплату».

Поручать озвучивать плохие известия следует тому, кто вызывает у персонала доверие, чувство уверенности и безопасности. Кто именно из руководства должен донести до сотрудников плохие новости, зависит от содержания сообщения. Если речь идет о планирующемся в ближайшее время значительном сокращении персонала, то сообщить об этом стоит директору по персоналу. Если на рынок в скором времени придет сильный конкурент, то предупредить работников об этом может директор по маркетингу. А если плохая новость состоит в том, что компания в надвигающейся перспективе подвергнется поглощению, то будет логично, если об этом расскажет генеральный директор. Основная функция HR-специалиста в подобных ситуациях — отслеживание реакции сотрудников на новость, понимание того состояния, в котором они находятся.

Информация для размышления. Обнаружил ошибку — доложил…

Стремясь свести количество ошибок к минимуму, руководство некоторых иностранных компаний решается на весьма экстравагантные меры. За обнаружение ошибки и информирование о ней руководства информатору выплачивают премию. Одни эксперты считают такую меру вполне оправданной, ведь, если руководитель конструктивно реагирует на ошибки подчиненных, оптимальной будет атмосфера, в которой сотрудники спокойно говорят о совершенных ошибках сами и предлагают пути исправления ситуации. Однако на российских предприятиях такой метод персонал воспринимает как стукачество. И поэтому для других специалистов этот метод неприемлем.

Эксперты полагают, что лучше, если руководитель не просто выслушает признание об ошибке, но и поинтересуется мнением подчиненного о ее причине. Часто оказывается, что допущена она не из-за низкой компетентности, а из-за плохо налаженных бизнес-процессов. Осознав это, руководитель может предотвратить львиную долю ошибок. А в награду получит повышение производительности. Основных причин ошибок две. Первая — это плохая подготовка и обучение персонала. Вторая причина — ошибки руководства в организации бизнес-процесса. Важно наладить правильное взаимодействие между сотрудниками и службами. Также специалисты полагают, что одной из причин ошибок исполнителя является неважное взаимопонимание (речь о передаче информации от руководителя к исполнителю).

Эксперты уверены: проблема взаимопонимания в обычной компании приводит к ошибкам десятки раз в день. И считанные разы в год в компании единомышленников.

dp. ru

Для того чтобы «плохая информация» не искажалась, не обрастала слухами, необходимо соблюдать следующие правила.

Сообщение нужно подготовить заранее, а его текст должен быть тщательно проверен.

Необходимо сделать так, чтобы каждый сотрудник прочитал (услышал) известие в том виде, в котором оно подготовлено. Самые простые способы — текст сообщения высылается на e-mail работника или проводится публичное оповещение. Вариант передачи информации по e-mail более предпочтителен, так как к письму всегда можно вернуться и перечитать. Из устного выступления сотрудники запомнят не более 30% услышанного.

Контролируйте, как информация распространяется в организации. Если необходимо, стоит уточнить сообщение. Повторный «выброс» информации лучше сделать в другой форме: если сначала было выступление, то потом стоит выбрать e-mail или объявление в Интранете.

При составлении сообщения, следует обратить внимание на то, чтобы в нем было не более семи смысловых блоков. Большее количество просто не запомнится.

В выступлениях следует избегать любых эмоциональных высказываний, поскольку они негативно влияют на запоминание информации. Сообщение должно состоять только из фактов, быть максимально понятным для всего персонала, без недоговоренностей и поданным в предельно четких и простых формулировках. Если руководство о чем-то пока не готово заявить определенно, лучше не говорить этого совсем или же четко обозначить, что данный вопрос пока не решен («находится на стадии обсуждения»), а точные или прогнозируемые цифры будут названы такого-то числа такого-то месяца.

Система внутреннего PR

Важную роль в эффективном информировании персонала играет система внутреннего PR.

Инструменты внутреннего PR условно можно разделить на четыре группы:

— информационные (средства массовой информации, сайты, стенды, листовки, сообщения);

— аналитические (почтовые ящики, анкетирование фокус-групп, мониторинг персонала);

— коммуникативные (корпоративные праздники, корпоративное обучение, адаптационные тренинги, профессиональные соревнования и т. д.);

— организационные (собрания, совещания, выступления руководства, разработка и внедрение корпоративных стандартов и т. п.).

Мнения экспертов. Требования к информированию персонала в период кризиса

Яков Миневич, генеральный директор агентства R. I.M. Porter Novelli:

— Экономический кризис, для которого характерны проблемы организаций с подрядчиками и партнерами, перебои в платежах, срывы контрактов и сокращения штатов, напрямую влияет на настроения персонала. Изменяются типовые реакции сотрудников на нарушения бизнес-процессов, первые лица воспринимаются только как источник «плохих новостей», а дефицит информации об истинном положении дел в компании, как правило, приводит к усилению циркуляции слухов и росту доверия к неофициальным источникам информации. Проблема в том, что кризис внутрикорпоративных коммуникаций зачастую бывает спровоцирован именно руководством: топ-менеджмент «замыкается в себе», отгораживаясь от подчиненных барьерами приемных и персональных ассистентов, или перекладывает всю ответственность за общение с работниками на департамент по персоналу.

Чтобы в кризисной ситуации повысить мотивацию и сплотить сотрудников, топ-менеджмент должен стать «ближе к коллективу». Руководство — это главный источник информации о планах и стратегиях по выходу компании из кризиса. Полезными инструментами в таком случае становятся регулярные встречи топ-менеджеров с руководителями и сотрудниками, общие собрания по вопросам дальнейшего развития компании, внутренние форумы по обсуждению антикризисной стратегии с участием ключевых менеджеров. Актуальны и электронные формы коммуникаций, например общие e-mail-рассылки, внутрикорпоративные ленты новостей, специальные «антикризисные» форумы в Интранете. Наконец, хорошие результаты (в первую очередь в части купирования каналов распространения негативных слухов) может принести индивидуальная разъяснительная работа с корпоративными opinion leaders — руководителями профсоюза, начальниками ключевых структурных подразделений, лучшими специалистами, старейшими сотрудниками компании и пр.

Павел Цыпин, HR-директор агентства Fleishman-Hillard Vanguard:

— Кризисные ситуации всегда уничтожают почти все наносное в корпоративной жизни и заставляют отказываться от привычных штампов, шапкозакидательства и лжи. В общих чертах «политика гласности» состоит:

1) в проведении собраний трудового коллектива с участием высшего руководства, на которых руководители освещают такие вопросы, как: когда и кого планируют уволить; как будет жить и выживать компания в кризис; что может сделать каждый сотрудник для улучшения ситуации в целом (и, соответственно, своего положения) и т. п.;

2) в информационных рассылках о ситуации на рынке, где расположен бизнес компании (что позволит персоналу четче представлять важнейшие задачи организации на ближайшую перспективу);

3) в распространении информации о ситуации у конкурентов (это очень важно для удержания наиболее ценных специалистов, которым целесообразно продемонстрировать, что от кризиса страдают все, в том числе и ближайшие конкуренты);

4) в более гласных (чем до кризиса) аттестациях и анализе их результатов, открытом обсуждении увольнений (это необходимо для предотвращения массовой паники и демотивации сотрудников). Гласность в вопросах причин сокращений позволит сориентироваться работникам, понять, в чем новые критерии оценки успешности, как нужно работать во время кризиса, чтобы минимизировать риск своего увольнения. Эту гласность призваны обеспечить линейные руководители и представители службы персонала.

Самые большие стрессы в период кризиса — от неизвестности и недостатка информации. Каждый сотрудник имеет право знать свои ближайшие перспективы, чтобы заблаговременно принять меры для сохранения своих доходов на том или ином месте работы.

Рассмотрим более подробно возможности и ограничения, связанные с использованием некоторых из перечисленных инструментов внутреннего PR.

Корпоративные издания (печатные) — как правило, красочно иллюстрированные журналы или газеты, посвященные корпоративной тематике. В мировой практике корпоративные издания давно уже стали одним из важнейших каналов адресных коммуникаций компании с персоналом, бизнес-партнерами и клиентами. Например, в Европе их суммарный разовый тираж превышает тираж обычных СМИ. Требование большей информационной открытости вызвано не только введением новых стандартов финансовой и нефинансовой отчетности, но и заметным изменением отношения собственников и топ-менеджеров к социальной ответственности бизнеса. Корпоративное издание по праву становится «визитной карточкой» компании.

Наличие «своего» журнала или газеты укрепляет впечатление о надежности компании. С помощью внутренних журналов и газет руководство разъясняет сотрудникам свое видение дальнейшего развития компании, информирует их, мотивирует и вдохновляет. В корпоративных изданиях может быть размещен достаточно большой объем информации с иллюстрациями на самые различные темы корпоративной жизни. Это источник информации, доступный различным категориям персонала.

Ограничения при использовании корпоративных изданий. Корпоративные издания требуют регулярного выделения значительного бюджета. В России выпуск одного экземпляра ежемесячного корпоративного журнала обходится крупному предприятию в 1 — 2 долл. При тираже 10 тыс. экз. годовой бюджет такого проекта составляет 120 — 240 тыс. долл. Общий объем всех затрат российских компаний на издание корпоративных СМИ оценивается в 250 млн долл.

Журналы, как правило, выходят 4 — 6 раз в год и имеют цикл подготовки материалов 2 — 3 месяца, а за это время информация успевает устареть и играет роль иллюстраций из «прошлой жизни». Если же это издания, которые выходят раз в месяц, то возникает проблема их содержательности. Кроме того, подразделения компании весьма пристрастно относятся к тому, как освещается их деятельность на страницах издания. Как правило, сотрудники имеют возможность влиять на содержание корпоративных изданий, но не очень активно ею пользуются.

Работу над проектом корпоративными изданиями имеет смысл начинать только тогда, когда необходимость управления элементами корпоративной культуры и выстраивания системы корпоративных коммуникаций в компании четко осознана руководством.

Информация для размышления. Корпоративные СМИ сегодня: результаты опроса

Редакция журнала «Советник» и портала Sovetnik. ru совместно с Гильдией корпоративных СМИ при участии Ассоциации менеджеров России и Российского отделения IABC провели опрос с целью проанализировать нынешнее состояние рынка корпоративных СМИ, а также обозначить возможные перспективы его развития. В опросе приняли участие представители 93 корпоративных СМИ.

Кто издает. Основная часть частных компаний, где имеются корпоративные СМИ, специализируется в таких отраслях, как промышленное производство (37,1%), ТЭК и нефтяной бизнес (16,9%), СМИ (7,9%), финансы (6,7%), транспорт (4,5%), PR (4,5%), образование (3,4%), торговля (2,2%), а также в других сферах (реклама, информационное обеспечение, страхование и т. д. — менее чем по 1%).

Технические параметры. Почти половина корпоративных газет и журналов имеют тираж не более 1000 экз. (44%), четверть — от 2001 до 5000 (22%), от 1001 до 2000 — 9,9%, от 5001 до 10 000 — 11% и более 10 000 — 13,1% (где 5,5% приходится на тираж более 20 000). Подавляющее большинство выпускаются в формате А3 (53,3%) и А4 (39%). Большая часть печатных изданий имеют объем не более 10 полос (61,1%), причем половина из них — еще меньше, не более 4 полос.

Распространение. Более половины распределяются в свободной форме внутри предприятий (56,4%), около трети — рассылаются по почте (29%). Периодичность 48,9% корпоративных СМИ — раз в месяц, 16,7% — раз в квартал. Ежедневно издаются только 5,6% СМИ, 12,2% — еженедельно, 14,4% — несколько раз в месяц.

Бюджет. Стоимость тиража одного номера печатного издания составляет для половины организаций до 2000 долл. США (55%), а для второй половины — выше этой суммы, причем часть (5%) тратит более 10 000 долл. США. Годовой бюджет у половины компаний составляет до 10 000 долл. США (52,9%), остальные вкладывают еще больше (17,7% — от 10 001 до 30 000 долл. США, 29,4% — более 30 000). Более всего расходов (свыше 50%) приходится на производство, гонорарный фонд, верстка и дизайн «съедают» от 11 до 50% средств, на последнем месте затраты на распространение (менее 10%). На вопрос о структуре затрат ответили лишь половина респондентов. Подавляющее большинство корпоративных СМИ распространяется бесплатно (88,8%). Продается — 11,2%, причем большая часть (62,5%) — по цене не более 10 руб. (у 37,5% изданий цена выше).

Основные агенты по выпуску СМИ. Большинство опрошенных указали, что за выпуск корпоративного СМИ в их компаниях и организациях отвечает PR-департамент (69,7%). Из ответов остальных следует, что выпуском занимаются: редакция как отдельное юридическое лицо — 5,6%, внешний контрагент (на основе аутсорсинга) — 10,1% и другие субъекты — 14,6% (дирекция по продажам, маркетинговый отдел, отдел рекламы и т. д.). Подавляющее большинство материалов для корпоративного издания готовят собственные специалисты организации (90%), и лишь одну десятую (10%) — внешние авторы.

sovetnik. ru

Электронные корпоративные издания. С развитием компьютерных технологий, удешевлением компьютеров, улучшением доступа к Интернету как к источнику новостей все больше компаний отдают предпочтение электронным корпоративным изданиям. В таком случае материалы могут передаваться целевой аудитории в виде новостийной рассылки, электронного бюллетеня, электронной газеты. Регулярная (обязательно санкционированная получателем) электронная рассылка решает главные задачи: эмоционально привязывает клиента к компании, позволяет оперативно обеспечить информацией целевую аудиторию.

Главным и неоспоримым преимуществом электронного корпоративного издания является его низкая стоимость. Благодаря новым разработкам в сфере программного обеспечения сокращается технологический цикл дизайна и верстки. Кроме того, отпадает необходимость в подготовке фотоматериалов высокого качества. Упрощается и обратная связь с целевой аудиторией, будь то анкетирование или запрос дополнительной информации.

Ограничения при использовании. Для доступа к электронным корпоративным изданиям требуется оснащение рабочего места персональным компьютером, поэтому такое издание станет инструментом управления персоналом лишь в компании, где компьютеризировано большинство рабочих мест. Кроме того, электронное корпоративное издание не несет такой «осязаемой» имиджевой составляющей, как традиционное. Если сотрудник захочет показать журнал клиентам или друзьям, то в распечатанном виде он будет выглядеть довольно непрезентабельно… Электронный формат больше подходит для оперативных рассылок «горячих новостей», которые предполагают беглое просматривание.

В идеале компания должна задействовать максимальное количество каналов коммуникации, разумно используя достоинства каждого формата. К примеру, можно один раз в два-три месяца выпускать печатное издание, а дважды в месяц — электронное. При этом важно для каждой группы целевой аудитории готовить новости «по интересам».

Какая информация обычно представляется

в корпоративных изданиях

Корпоративные новости: реорганизации и изменения, общекорпоративные приказы и распоряжения, изменения законодательной базы, предстоящие и проведенные корпоративные мероприятия, визиты гостей и партнеров, отмечаемые в компании праздники, достижения сотрудников, подразделений и компании в целом.

Роль компании на рынке: развитие компании, сравнительный анализ результатов ее работы, участие в выставках, конференциях, семинарах, публикации о компании в СМИ, спонсорство и шефская помощь.

Достижения компании: выполнение поставленных планов, привлечение новых клиентов и партнеров, отзывы клиентов, информация о победах в соревнованиях, занятых в рейтингах местах, улучшения в инфраструктуре (повышение качества связи, новые офисы, транспорт и др.), фоторепортажи с корпоративных вечеринок, мероприятий (стенгазеты).

Лучшая практика: передовой опыт, новые методики, технологии, процессы.

Новости отдела по работе с персоналом: прием новых сотрудников (стажировка, испытательный срок, оформление на постоянную работу), кадровые перемещения (назначения, переводы, увольнения), результаты аттестации, обучение и тестирование, поздравления сотрудников (дни рождения, свадьбы, рождение детей, повышение по службе и т. п.), победители соревнований, результаты проведенных опросов (обратная связь), новинки корпоративной библиотеки.

Видеожурналы — своего рода видеоприложение к корпоративным изданиям, отражающее значимые события из жизни компании с соответствующими комментариями. Обычная продолжительность видеожурнала — 15 — 20 мин. Это наглядное, удобное и доступное средство, способное выполнять информационную и сплачивающую функцию, порождает интерес, гордость, эмоциональную вовлеченность. Одинаково доступно и привлекательно для разных групп персонала.

Ограничения при использовании. Видеожурналы могут отразить только ограниченный объем информации, предполагают долгий период подготовки и часто сообщают уже известные сведения. Требует специального бюджета и привлечения специалистов-профессионалов для съемки, монтажа и комментирования сюжетов. Больше подходит для тех, кто предпочитает визуальный тип информации.

Доски объявлений — стенды с бумажными объявлениями на различные темы, а также с фотографиями и т. п. Располагаются в местах, где бывают все сотрудники. Обычно делятся на общекорпоративные доски объявлений и доски, относящиеся к различным подразделениям. Недорогое средство, доступное всем сотрудникам. Может оперативно оповещать о предстоящих событиях.

Ограничения при использовании. Нередко информация на доске объявлений долго не обновляется, поэтому внимание персонала к ней снижается. Учитывая, что в среднем у доски сотрудник проводит 5 мин., и в силу ограниченности места на ней не могут располагаться материалы большого объема и сложного содержания. Сотрудники практически не имеют возможности высказать свои мнения и оценки. Как правило, это средство одинаково доступно всем группам, но офисные специалисты испытывают к информации на доске объявлений значительно меньший интерес, поскольку большую ее часть могут найти в Интранете на рабочем месте.

Адресно-информационные издания — полиграфические издания, в которых даны Ф. И.О., фотография, контактные данные и краткое описание круга задач каждого сотрудника компании. Обычно обновляется раз в год. Активно работает на реализацию потребностей сотрудников: каждый чувствует себя частью большого коллектива и с гордостью показывает издание родным и друзьям. Поскольку средство носит персональный и представительский характер, оно одинаково привлекательно для всех сотрудников.

Ограничения при использовании. Адресно-информационные издания должны быть выполнены в хорошем полиграфическом качестве, поэтому требуют достаточно больших затрат. По сути, не являются средством коммуникации. С учетом долгого цикла подготовки, при высокой текучести сотрудников информация быстро устаревает.

Корпоративное телевидение — собственный корпоративный телеканал. Как правило, такое средство развивают крупные многонациональные корпорации. Является мощным инструментом, подкрепляющим корпоративный престиж. Удобно для одновременного информирования персонала в разных городах и странах.

Ограничения при использовании. Очень дорогостоящее средство, требующее использования новейших технологий. Малоинформативно, поскольку персонал не может быть долгое время зрителем корпоративного ТВ. Многими сотрудниками воспринимается как ненужная роскошь, престижная «игрушка» для руководителя.

Корпоративное радио — радиотрансляция новостной корпоративной информации, музыкального сопровождения. Позволяет оперативно информировать большие группы персонала. Относительно недорогое средство, может быть использована ретрансляция для массового оповещения. Удобно для сотрудников, проводящих много времени за рулем, если автомобиль оборудован средствами приема корпоративного радио.

Ограничения при использовании. Информационно ограниченное средство. Многими работниками воспринимается исключительно как средство оповещения о чрезвычайных ситуациях. Может стать навязчивым фоном, нередко используется для передачи малозначимых сведений. Не подходит для офисных сотрудников и условий шумного производства.

Интранет — внутрикорпоративная компьютерная сеть, где, как правило, имеются сайты различных подразделений компании. Потенциально огромный информационный ресурс, интерактивное двустороннее оперативное средство коммуникации, работающее в режиме реального времени. Соединяет в себе массовость и персонализацию в коммуникации. Используемый принцип гипертекста позволяет обеспечить доступ к неограниченному количеству информации, иллюстраций, ссылок на другие ресурсы.

Ограничения при использовании. Довольно часто у Интранета нет четкой и организованной структуры и на поиск нужных сведений может уходить много времени. Сайты различных подразделений делаются самостоятельно, и поэтому сильно разнятся по стилю оформления и контенту. Для работы необходим специальный информационно-поисковый ресурс. Существует проблема конфиденциальности и авторизации доступа сотрудников к различным ресурсам. Требует большого бюджета. Средство доступно только тем сотрудникам, которые имеют компьютеризированное рабочее место, т. е. в основном работникам офиса.

Информационные терминалы, содержащие корпоративную информацию, предназначенную для сотрудников, не имеющих компьютера и Интранета. Содержат большой объем информации, которую можно актуализировать и прочитать на экране, как правило, нажатием пальца на монитор. Доступно широким слоям сотрудников.

Ограничения при использовании. Низовому уровню сотрудников мешают пользоваться терминалом «технофобия» (боязнь техники и компьютеров) и опасение, что начальство не поощряет «непроизводственной» активности. Не является интерактивным средством. Не является общедоступным средством: офисным работникам такие терминалы не нужны, а для низового персонала они недоступны ввиду ограниченного количества и слабой используемости.

«Ящики вопросов и предложений» — настольный или настенный ящик, куда сотрудники могут опускать свои вопросы к руководству. Используется либо как средство связи рядового сотрудника с высшим руководством, либо как средство сбора вопросов перед запланированными информационными мероприятиями. Если данное средство используется для сбора вопросов к корпоративным собраниям, оно довольно удобно и эффективно. Если же ящик предназначен для сбора анонимных вопросов и жалоб, то он скорее выполняет символическую роль — возможность обратиться к руководству.

Ограничения при использовании. Узкоспециализированное средство односторонней направленности с сильно отсроченной обратной связью. Больше подходит для низового, производственно-обслуживающего персонала (офисные сотрудники предпочитают использовать технологические средства коммуникаций).

Общие собрания персонала — массовое мероприятие, обычно проводимое раз в году. На собрание по возможности приглашаются все сотрудники. Сопровождается выступлением руководства и праздничной программой. Пафосная, торжественная атмосфера, можно увидеть своими глазами руководство и почти всех сотрудников компании. Отчет руководства перед сотрудниками, рассказ о перспективах заряжают энтузиазмом, повышают лояльность. Собрание обладает высокой эмоциональной значимостью для участников. Значимо для всех групп персонала.

Ограничения при использовании. Очень дорогостоящее массовое мероприятие. Возникают типичные проблемы с хорошей организацией массового времяпрепровождения, поддержанием порядка (после фуршетов). Значимо для всех групп персонала.

Из опыта компании. Как в РУСАЛе создавалась система информирования персонала

«Принцип, который стал для нас основополагающим, — не прятать голову в песок, — рассказывает директор по связям с общественностью РУСАЛа Вера Курочкина. — Независимо от того, насколько сложной и кризисной является ситуация, нужно идти и разговаривать. Нам важно было донести до каждого рабочего жизненную важность жестких решений, включая временные остановки производства на отдельных заводах и перевод персонала на общественные работы».

Именно поэтому в РУСАЛе диалог поддерживают постоянно, стараясь при этом разнообразить формат. Одна из форм — вариация на тему старого доброго собрания коллектива. Только в такой крупной и географически разбросанной компании это собрания по группам, бригадам с аудиторией в 20 — 30 человек. Такие дни информирования проводятся не по торжественным датам, а регулярно. И касаются животрепещущих тем, будь то «социалка» или производство, охрана труда или качество питания. На таких собраниях люди не отмалчиваются. Здесь даже сформировалась прослойка активных и открытых для общения сотрудников (так называемый передовой отряд), которые служат и «датчиками» настроений, и «проводниками» идей сверху вниз и снизу вверх.

Понятно, что одними только днями информирования всех коммуникационных задач не решить. Важна система, состоящая из дополняющих друг друга элементов, «заточенных» под особенности многонационального коллектива. Первым делом в РУСАЛе взялись за корпоративную газету. «Нам очень важно было поменять формат газеты, превратить ее из чисто корпоративной в общественно-экономически-корпоративную, потому что мы — глобальная компания, мы являемся частью мировой экономики и сотрудникам важно понимать значимость того или иного корпоративного события с учетом более широкого контекста», — рассказывает Вера Курочкина.

На первый план вышел вопрос оперативности информации. Решили развивать полноценный информационный корпоративный портал, где есть все — от погоды, котировок акций, стоимости алюминия до откровенных взглядов управляющих директоров на самые актуальные вопросы, экономического ликбеза, практических советов по самому широкому кругу вопросов. Обновление данных происходит в режиме реального времени. Аналогичная версия сейчас готовится на английском и французском языках — для сотрудников зарубежных заводов. Они не должны чувствовать себя в отрыве.

В РУСАЛе используют и интерактивные возможности Интернета, позволяющие установить регулярную обратную связь. Для этого на портале открыты специальные рубрики, в которых менеджеры и рабочие могут высказать свое мнение и поговорить о самом наболевшем. Генеральные директора заводов использовали этот канал для популяризации идей по повышению эффективности производства. Где нет компьютеров (а их нет, скажем, в цехах, у электролизеров), повесили информационные доски, да и компьютеры (по 10 — 15 шт.) установили в созданных на заводах информационных центрах. Недавно запустили новый проект «РУСАЛ ТВ», который также доступен через портал. Все не зря: на сегодняшний день ресурс ежедневно посещают на постоянной основе более 30 000 человек.

Показателем эффективности комплекса предпринятых мер можно считать то, что на российских предприятиях РУСАЛа не было не то что забастовок, но и каких-либо иных социальных потрясений, хотя компания прошла через очень трудные и насыщенные внешним и внутренним негативом времена.

«Внутренние коммуникации во многом стали тем самым спасательным кругом, с помощью которого мы смогли обеспечить поддержку и лояльность людей. Именно сотрудники компании помогли РУСАЛу выжить, подставив свое крепкое плечо, — резюмирует Вера Курочкина. — Они поддержали все антикризисные программы, хотя было очень нелегко, и это заслуживает огромного уважения и благодарности».

infosystems. ru

День компании, национальные праздники и пр. Праздничное торжественное мероприятие, на которое могут быть приглашены члены семей. Обеспечивает высокую эмоциональную вовлеченность, поднимает командный дух, повышает лояльность и усиливает дружеские чувства. Привлекательно и значимо для всех групп персонала.

Ограничения при использовании «дня компании». Информационная значимость близка к нулю.

В последние годы появились и новые инструменты информирования/взаимодействия сотрудников.

Корпоративный портал для совместной работы — портал, предоставляющий информацию и доступ к приложениям, обеспечивающий совместную работу группы сотрудников над какой-либо задачей, проектом. Это незаменимый инструмент удаленного взаимодействия сотрудников, которые могут работать из дома, из офиса клиентов/партнеров, из любого кафе с доступом в Интернет и т. д. Для работы на корпоративном портале не нужно никакого клиентского программного обеспечения, кроме браузера. При этом сотрудники работают не индивидуально, а в коллективе, обеспечиваются все бизнес-процессы коллективной работы, координация работ, документирование хода работ.

Преимущества работы с корпоративным порталом совместной работы следующие: информация не теряется (ни исходная, ни промежуточная) и хранится сколь угодно долго; весь процесс документируется (кто, когда, что…); в любой момент можно в реальном времени получить актуальное состояние работ; отсутствуют какие-либо территориальные рамки; для работы используются любой компьютер и даже мобильный телефон; автоматически выдается итоговая отчетность за заданный период времени; не требуются диспетчеры, координаторы и т. д.

Корпоративный блог, который отличается от обычного онлайн-дневника лишь тем, что записи в нем размещаются не от лица конкретного человека, а от лица компании или сотрудников компании. Главные требования, предъявляемые к блогу, как и к любому интернет-ресурсу, — это полезность информации для конечного пользователя. Очень многие фирмы, решившие открыть свое представительство в блогосфере, слабо понимают разницу между копированием новостей с официального сайта и ведением блога, в результате чего он превращается в сухую новостную ленту о делах компании, которая совершенно не интересна обычным людям. Корпоративный блог используется как альтернатива корпоративным газетам и информационным доскам (в случае с корпоративным блогом все гораздо проще — ведение блога можно поручить одному сотруднику; записи в блоге открыты и доступны всем желающим). Блог может быть также использован как средство получения обратной связи от персонала и потребителей.

При организации каналов для обеспечения внутренних информационных потоков и эффективной коммуникации следует обращать внимание на такие моменты:

Тщательно отбирать сообщаемую сотрудникам информацию.

Точно определять целевую аудиторию сообщений (все работники, сотрудники некоторых подразделений или конкретного отдела).

Выбирать наиболее эффективные формы и методы информирования (личные письма, общие приказы, статьи в корпоративной газете, сообщения на внутреннем сайте и т. п.).

В РУСАЛе используют и интерактив.

Библиографический список

1. Асаул А. Н., Асаул М. А., Ерофеев П. Ю., Ерофеев М. П. Культура организации. Проблемы формирования и управления. М.: Гуманистика, 2006.

2. Коновалова В. Г. Использование инструментов внутреннего PR в управлении организационной культурой // Вестник университета, ГУУ. N 16.

3. Коновалова В. Г. Преодолевая сопротивление персонала // Кадровик. Кадровый менеджмент. 2009. N 3.

4. Минаева Л. Внутрикорпоративные связи с общественностью. М.: Аспект Пресс, 2010.

5. Шо Б. Р. Ключи к доверию в организации. М.: Дело, 2000.

6. Bhagat R. S., Steers R. M. Cambridge handbook of culture, organizations, and work. Cambridge, Cambridge University Press, 2009.

7. Communicating for Managerial Effectiveness: Problems, Strategies, Solutions. 4th ed. New York, SAGE Publications, Inc, 2010.

8. Driskill G. W., Brenton A. L. Organizational Culture in Action: A Cultural Analysis Workbook. SAGE Publications, Inc, 2005.

9. Keyton J. Communication and Organizational Culture: A Key to Understanding Work Experiences. SAGE Publications, Inc, 2005.

10. Sherwyn P. Morreale, Brian H. Spitzberg, J. Kevin Barge. Human Communication: Motivation, Knowledge, Skills. London, Wadsworth Publishing, 2006.

11. Материалы сайтов: hr-portal. ru, planetahr. ru, hrbrand. ru, advertme. ru, gd. ru, kdelo. ru, cipd. co. uk, hr-land. com, axima-consult. ru, icfi. com, prostopr. com, inside-pr. ru.

В. Коновалова

К. э. н.,

доцент,

зам. заведующего

кафедрой управления персоналом

Государственного

университета управления

Подписано в печать

08.07.2011