Аналитическая записка составляется в тех случаях, когда руководству предприятия или организации требуется анализ какой-либо нестандартной, сложной или даже кризисной ситуации. От аналитического отчета этот вид документации отличается тем, что в нем не только описывается сложившаяся проблема и анализируются ее причины, но и приводятся варианты развития событий, а также предлагаются пути решения.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк аналитической записки .docСкачать образец заполнения аналитической записки .doc
Для чего нужна аналитическая записка
Обычно цель создания записки –
- предотвращение аналогичных проблемных ситуаций,
- грамотное планирование расходов компании в будущем,
- повышение производительности труда,
- улучшение контроля за теми или иными направлениями бизнеса.
Документ может служить большим подспорьем при определении дальнейшего курса развития компании.
Иногда аналитические записки используются при проведений презентаций, семинаров, совещаний и пр. внутрикорпоративных мероприятий.
В некоторых случаях данный документ может стать доказательством при судебных разбирательствах, поэтому относится к его составлению необходимо крайне внимательно и со всей ответственностью.
Кто составляет аналитическую записку
Обычно обязанность по составлению аналитической записки входит в компетенцию сотрудников специализированного отдела аналитики или специалиста структурного подразделения, осведомленного о проблеме. В любом случае, лицо, составляющее аналитическую записку должно быть компетентным и в полной мере владеть всей необходимой информацией по рассматриваемой в записке проблеме. Не лишним является и привлечение к ее разработке сотрудников других отделов и структурных подразделений, которые могут дополнить аналитику какими-то своими немаловажными данными.
Правила составления аналитической записки
Стандартного, унифицированного образца документа нет, поэтому написана записка может быть в произвольной форме. Некоторые организации, особенно достаточно крупные, разрабатывают собственный шаблон документа, исходя из своих потребностей, хотя чаще всего все же используется свободная подача. Однако независимо от того, какой вариант применяется, структура аналитической записки всегда примерно одинакова.
В начале документа указывается
- его номер по внутреннему документообороту,
- дата составления,
- адресат: это обычно руководитель организации,
- а также автор записки, занимавшийся проведением анализа.
Затем идет описательная часть, в которую включаются
- суть проблемы,
- ее причины и последствия,
- рекомендации для предотвращения подобных ситуаций в дальнейшем,
- делаются выводы.
Все сведения должны быть аргументированы и доказательны, детали, имеющие значения для подведения итогов нужно также обязательно указывать в документе.
Как правило, в записке анализируется одна проблема, но если она сложная, то ее можно разделить на несколько параграфов или пунктов, каждый из которых проанализировать по отдельности, а в конце подвести общий результат.
При составлении текста записки следует избегать специальной терминологии, понятной лишь узкому кругу специалистов, при необходимости надо стараться подбирать к таким словам и выражениям общепринятые синонимы и понятия. В крайнем случае, к терминам следует делать специальные разъясняющие их значение сноски.
Если к аналитической записке прикладываются дополнительные документы (фотографии, акты, договоры, накладные, счета, расчеты и т.д.), это необходимо также отразить в ее содержании.
В конце аналитическая записка обязательно должна быть подписана составителем.
Правила оформления и регистрации аналитической записки
Записка составляется в двух экземплярах, один из которых передается руководителю для ознакомления с проблемой и принятий решений по дальнейшим действиям, а второй остается в структурном подразделении (на всякий случай).
Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант в настоящее время используется крайне редко, чаще всего записки оформляются в печатном виде. Во многом это связано еще и с тем, что часто при оставлении записки используются различные таблицы, графики, схемы, диаграммы и чертежи – в специальных компьютерных программах рисовать их гораздо удобнее и быстрее (их, кстати, для наглядности и более выраженного эффекта, лучше всего оформлять в цвете).
Объем аналитической записки никак не ограничен – иногда он может достигать нескольких страниц, но считается, что их количество не должно превышать 6-7 листов. При этом, если документ многостраничный, его надо скреплять специальным образом при помощи крепкой нити, помещать в плотную обложку или заказывать переплет в типографии.
Регистрировать аналитическую записку не обязательно, но если в компании ведется контроль за движением внутренних документов (служебных, докладных записок, актов и т.д.), то, конечно, зарегистрировать ее стоит.
Документ может носить как единичный характер, так и применяться на регулярной основе (например, при формировании ежеквартальной или ежегодной отчетности).
Нужно ли заверять аналитическую записку
Обычно после составления записка передается руководителю структурного подразделения или другому сотруднику, способному на уровне эксперта оценить работу, выявить ошибки и дать профессиональные комментарии к ней. Только после его утверждения документ уходит на ознакомление высшему должностному лицу предприятия для передачи картины по проблеме и формирования дальнейших перспектив.
Если в записке найдены ошибки и неточности
Случается, что иногда после составления записки обнаруживаются новые сведения, которые могут кардинально поменять информацию и выводы, приведенные в ней. В этом случае нужно
- по возможности внести в электронную версию записки все необходимые исправления и изменения и распечатать документ уже с ними
- или пометить неточности в тексте специальными значками и дать к ним комментарии и разъяснения в отдельном приложении.
Новая страница 1
Работа по сбору информации может ограничиваться
передачей информации руководителю, но перед секретарем-референтом может быть
поставлена и более сложная задача: провести анализ информации и подготовить
аналитический обзор. Аналитический обзор (реферат) — сокращенное изложение
содержания первичных документов с основными фактическими сведениями и выводами.
Аналитические обзоры составляются на основании книг, статей, газетных и
журнальных публикаций, управленческих документов и других источников информации.
Составление
аналитического обзора необходимо для того, чтобы руководитель мог быстро, не
затрачивая много времени, получить
исчерпывающую информацию по проблеме. Поэтому главное требование, предъявляемое
к аналитическому обзору, звучит так: вся информация должна быть представлена
в сжатом и систематизированном виде.
Работа над
аналитическим обзором начинается после того, как изучена литература и собран
фактический материал. Первым ее шагом является составление плана, в котором
определяется последовательность изложения материала. План помогает лучше
продумать структуру аналитического обзора, определить, какие разделы оказались
перегруженными материалом, где его недостаточно, какие вопросы следует опустить
и т.д. Составление плана помогает избежать ошибок в построении текста.
Хороший аналитический обзор должен содержать ответы на следующие
вопросы: кто совершал, что, где, когда и
с какой целью совершалось. В нем
должно содержаться как можно больше конкретной информации, имеющейся в исходных
информационных материалах. Если аналитический обзор составляется на основании
управленческих документов, в нем необходимо акцентировать внимание на новых
сведениях и определить, насколько целесообразно обращаться в дальнейшем к самому
документу.
В начале аналитического обзора помещается
перечень первичных источников информации, на основании которых он составлен.
Если аналитический обзор составлен на основе книг, статей, газетных или
журнальных публикаций, то собственно аналитическому обзору предшествует
библиографическое описание реферируемых документов в соответствии с требованием
ГОСТ 7.1-84 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Библиографическое описание документа. Общие требования и правила
составления». Если аналитический обзор составляется на основании
законодательных, иных нормативных правовых актов, управленческих документов,
перед текстом помещается перечень использованных документов с указанием
наименования каждого документа, издавшего его органа, заголовка к тексту, даты и
регистрационного номера. Перечисление источников информации может опускаться,
если исходные книги или копии документов прилагаются к аналитическому обзору.
Аналитический обзор должен иметь заголовок,
который может отличаться от заглавия реферируемого документа, если:
·
аналитический обзор составляют не
на языке реферируемого документа;
·
аналитический обзор составляют на
часть документа (в этом случае заголовок отражает содержание реферируемой части
документа);
·
заголовок документа не отражает
содержания документа или аналитического обзора;
·
аналитический обзор составляется
на основании нескольких источников.
Аналитические обзоры составляются по
определенной схеме: тема, предмет (объект), характер и цель работы, метод
проведения работы.
Заголовок и сведения, имеющиеся в
библиографическом описании, не должны повторяться в тексте. Следует избегать
лишних вводных конструкций (автор статьи рассматривает… и т.п.).
Исторические справки, если они не составляют основное содержание реферируемого
документа, описание ранее опубликованных работ и общеизвестные положения в
аналитическом обзоре не приводятся.
В начале аналитического обзора, если это
требуется, следует поместить ключевые слова — элементы информационно-поискового
языка. Для этого из текста реферируемого документа выбирают от 5 до 15 слов или
словосочетаний, наиболее точно передающих содержание документа. Ключевые слова
должны обеспечить возможность поиска аналитического обзора в автоматизированной
информационной системе. Ключевые слова записывают в именительном падеже
прописными буквами в строку через запятые.
Текст аналитического обзора начинается с
изложения сути вопроса, затем раскрываются его конкретные или частные стороны.
В обзоре может даваться описание
методов выполнения работы. Его целесообразно проводить в том случае, если эти
методы представляют особый интерес в рамках темы аналитического обзора. Широко
известные методы только называются. Если в аналитическом обзоре приводят
конкретные данные, то указывают источники этих данных и характер их получения и
обработки.
Приводя основные теоретические,
экспериментальные, описательные результаты, следует отдавать предпочтение новым
и проверенным фактам, результатам долгосрочного значения, открытиям, важным для
решения практических вопросов. Если в исходных информационных материалах имеются
новые сведения, выходящие за пределы основной темы, о них также можно упомянуть
в аналитическом обзоре.
Выводы (оценки, предложения), содержащиеся в источниках, также следует
отразить в аналитическом обзоре и указать область их применения.
Если в документе отсутствует какая-либо часть (методы, выводы, область
применения), то в аналитическом обзоре ее опускают, сохраняя последовательность
изложения.
В аналитическом
обзоре допускается излагать содержание документа с большей или меньшей
детализацией. Если составляется краткий аналитический обзор, ограничиваются
основной темой и результатами, изложенными в реферируемом документе.
Аналитический обзор должен быть лаконичным и точным.
Следует употреблять синтаксические конструкции, свойственные
языку реферируемых документов, избегать сложных грамматических конструкций.
В аналитическом обзоре следует применять
стандартизованную терминологию, избегать непривычных терминов и символов, а если
без них обойтись нельзя, разъяснять их значения при первом упоминании в тексте.
Термины, отдельные слова и словосочетания, названия организаций и
должностей допускается заменять официально
принятыми аббревиатурами и общепринятыми текстовыми сокращениями, смысл которых
понятен из контекста.
Формулы в
аналитическом обзоре приводятся в том случае, если без них невозможно передать
содержание и если они отражают итоги работы, описанной в реферируемом документе.
Формулы облегчают понимание изложенного.
Допускается включать в аналитический обзор иллюстрации и таблицы, если
они помогают раскрыть содержание
документа и сокращают объем текста.
Если реферируется
источник на иностранном языке, фамилии, названия учреждений, организаций, фирм,
названия изделий и другие имена собственные в тексте аналитического обзора
приводят на языке оригинала. Допускается записывать иностранные имена
собственные буквами русского алфавита в соответствии с существующими правилами
транслитерации или приводить их в транскрибированном виде. Для этого нужно
использовать таблицу соответствия букв русского и латинского алфавитов (косой
чертой отделены другие варианты записи), рекомендованные международной службой
связи*:
|
Русские |
Латинские |
Русские |
Латинские |
|
А |
А |
Р |
R |
|
Б |
В |
С |
S |
|
В |
V |
Т |
Т |
|
Г |
G |
У |
U |
|
Д |
D |
Ф |
F |
|
Е |
Е |
Х |
Н |
|
Ж |
J/ZH |
Ц |
С |
|
З |
Z |
Ч |
СН |
|
И |
I |
Ш |
SH |
|
К |
К |
Щ |
SC/SHCH |
|
Л |
L |
Ы |
Y |
|
М |
М |
Э |
Е |
|
Н |
N |
Ю |
IY |
|
О |
О |
Я |
IA |
|
П |
Р |
* Транслитерация не предусматривает
передачу знаков «ъ» и «ь», кириллические буквы «э» и «е» передаются одним
знаком, для передачи буквы «и» рекомендуется использовать латинскую букву «i».
При применении транслитерации рекомендуется при
первом упоминании имени собственного в тексте приводить в скобках имена на языке
реферируемого документа или в оригинальном написании.
Все географические названия в аналитическом
обзоре приводятся в соответствии с новейшим изданием «Атласа мира» Главного
управления геодезии и картографии. При отсутствии данного географического
названия в «Атласе мира» его приводят на языке оригинала или на языке
реферируемого документа.
В аналитический обзор можно включать и иные
сведения, представляющие интерес для тех, кому адресован аналитический обзор
(название организации, в которой выполнена работа, сведения об авторе первичного
документа, ссылки на ранее опубликованные документы и т.п.). Если в первичном
документе допущены ошибки или имеются противоречия, в дополнительных сведениях
следует поместить соответствующие примечания.
Объем аналитического обзора определяется
содержанием документа, количеством сведений и их научной ценностью или
практическим значением. Тем не менее существуют общие рекомендации по их
объему при публикации в специальных изданиях. Средний объем текста
аналитического обзора составляет (в печатных знаках): 500 — для заметок и
кратких сообщений; 1000 — для большинства статей, патентов; 2500 — для
документов большого объема. При необходимости объем аналитического обзора может
быть увеличен.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2002.
Любой аналитический документ – это инструмент управленческой категории, позволяющий принять правильное решение. В документе отображается обзор по определенному предмету исследований, с выводами по итогу, с указанием методик их проведения. В записку может включаться информация о прошлых исследованиях и полученных данных.
Структура документа
На уровне нормативных актов структура документа не определена, нет жестких требований к его составлению. В делопроизводстве сложилась определенная практика, выделяют следующие обязательные пункты:
- шапка документа, название;
- аннотация;
- введение;
- суть описываемой проблемы, то есть основная часть документа;
- выводы и заключение;
- подпись составителя и дата.
В конце документа, после выводов, может быть перечень используемой литературы, отчеты, на которые опирался при составлении записки ее автор, перечень приложений.
Шапка и название документа
Эта часть документа составляется в строгом соответствии с нормами, принятыми в деловом документообороте.
Пример написания аналитических записок:
Руководителю ООО….
Ф.И.О
(от) кого
Руководитель структурного подразделения ….
Ф.И.О
Аналитическая записка
Если внутренним документооборотом предусмотрена регистрация таких документов, то проставляется дата и исходящий номер записки.
Аннотация или предисловие
Данный пункт документа предполагает краткое описание сути проблемы. Если речь идет о научных кругах, то могут указываться основная цель и методики, которые применялись при анализе данных. В данном пункте записки могут описываться источники получения данных, обоснование их использования. Должна быть отображена стратегическая цель, достижение которой подвигло автора документа на проведение исследований.
Рассмотрим пример написания аналитических записок.
Если документ относится к внутреннему документообороту, то предисловие может быть вообще кратким:
…Об итогах инвентаризации склада №…., проведенной …дата…
или
…О ходе выполнения работ, запланированных на текущий квартал отделом…название…
Если речь идет о документах, используемых в научных кругах, или об анализе серьезной проблемы, то предисловие может выглядеть следующим образом:
…Аннотация: За последние 3 месяца был проведен анализ потребительского спроса на автомобили по их категориям и торговым маркам в магазине …название…
Исследование проводилось с использованием классического многофакторного анализа. Данные сведены в общую таблицу с оцениванием всех факторов по десятибалльной шкале. По итогу исследований был выявлен безусловный лидер …названием транспортного средства…
Примеры написания аналитических записок по торговому отделу предприятия:
… В компании…название… на протяжении 6 месяцев проводился анализ результатов деятельности отдела продаж. В итоге был выявлен ряд отклонений от плановых показателей с возможными причинами их появления.
|
Показатель, который анализировался |
план |
факт |
% отклонения |
причина |
|
Денежные поступления от реализации, руб |
||||
|
Складские остатки……… |
Основная часть документа
В этой части записки рекомендуется придерживаться определенной структуры:
- Описание проблемы, которая подлежала анализу.
- Методики, используемые при анализе.
Если документ в итоге получится объемным, то можно составить содержание с указанием номеров страниц, названий определенной части документа.
Основной упор идет на методики анализа с предварительными выводами. Если в ходе работы появились определенные теории, то они озвучиваются в документе. Главное, чтобы структура основной части документа имела логику.
Рассмотрим пример написания аналитических записок, описание сути проблемы.
Руководство компании …. обратилось в нашу организацию в связи с тем, что за последние 2 года в отделе продаж наблюдается планомерное снижение прибыли. При проведении переговоров было выявлено, что уменьшения количества клиентов нет, наоборот, за последние 2 года их количество выросло на 20%. В то же время размеры выручки снизился на 30%. В ходе анализа деятельности отдела продаж были использованы следующие методики……………. .
Заключительная часть, выводы
Аналитическая записка предприятия (примеры есть в этой статье) или научного работника, политика не может быть без выводов. Помимо этого, действительно правильно составленным документом считается тот, который содержит еще и прогноз, и рекомендации по дальнейшим действиям. А построение этих выводов и рекомендаций должно быть только на проведенных исследованиях и полученных в итоге результатах. При этом выводы не должны повторяться, имеется в виду с предварительно полученными, которые были прописаны в основной части записки.
Аналитическая записка (примеры ниже) не должна содержать никаких противоречий, тем более в заключительной части, в документе должна прослеживаться четкая взаимосвязь между выводами и проведенным анализом. Никаких заключительных «речей», которые не обоснованы вышеизложенным текстом, то есть никаких личных умозаключений.
Рассмотрим образец аналитической записки (пример).
… Для того чтобы устранить потери от продаж, которые наблюдались последние 2 года, следует запланировать следующие мероприятия:
|
Ожидаемый экономический эффект |
К какой дате, должны быть проведены мероприятия |
Необходимые действия |
Ответственный |
Не рекомендуется составлять выводы более чем на одну страницу формата А4.
Подпись и приложения
В конце документа обязательно прописывается должность и ФИО (с расшифровкой) автора. Если анализ проводился несколькими лицами, то их необходимо указать. Проставляются дата составления записки и подписи. Если документ рассчитан на широкий круг людей либо передается в другое структурное подразделение предприятия, то можно указать контактные данные для обратной связи.
Аналитические записки (примеры мы рассмотрели) могут иметь приложения. Именно дополнительные документы могут содержать графики и промежуточные данные, перечень терминов, которые использовались, или формулы для расчетов, которыми пользовался автор. Указать можно и список литературы, информация из которой легла в основу анализа.
Общие рекомендации
Если в статье примеров, как пишется аналитическая записка, недостаточно, дополнительно их можно найти в интернете, но главное, чтобы документ соответствовал следующим критериям:
- Должен быть вывод, который позволит оценить, насколько возможно достичь цель, которая ставилась перед автором.
- Документ не должен быть слишком объемным, не более 10 страниц формата А4.
- Исследование проблемы должно проводиться методиками, которые уже апробированы на практике.
- Рекомендуется обязательно проводить сравнительный анализ, доказать какой-либо факт намного проще на основе других фактов.
Не стоит в одну записку вмещать все имеющиеся доводы. Следует выбрать самые наглядные и те, которые легко доказать. Рекомендуется использование графиков и таблиц, это сделает документ более наглядным.