Подлежат ли постановке на контроль устные поручения руководства

Контроль исполнения документов по ГОСТ
Р 51141-98 определяется как совокупность
действий, обеспечивающих своевременное
исполнение документов. Функция контроля
— одна из важнейших управленческих
функций, в осуществлении которой
принимают участие как работники службы
ДОУ, так и руководители всех уровней.
Это обусловлено тем, что в контроле
выделяются два аспекта: контроль,
включающий анализ существа и полноты
исполнения решений, и контроль за сроками
исполнения.

Контроль по существу решения вопроса,
т.е. фактически контроль за качеством
исполнения, — одна из должностных
обязанностей руководителей всех уровней,
начиная от руководителя любого
структурного подразделения и кончая
руководителем организации.

При большом объеме документооборота
такой контроль также могут осуществлять
специально уполномоченные лица или
специальное контрольное подразделение,
например инспекция при руководителе.

Такой контроль может осуществлять и
вышестоящая организация путем проведения
ревизий, проверок, анализом представленных
отчетов, справок, однако такой контроль
не всегда проводится систематически и
планомерно.

Контроль за сроками, как правило,
осуществляют работники службы ДОУ или
при небольшом объеме документооборота
эту работу выполняет секретарь или
специально назначенный работник.

Целью контроля является содействие
своевременному и качественному исполнению
документов, получению информации,
которая поможет оценить качество работы
структурных подразделений, их руководителей
и конкретных исполнителей. Оценка
качества работы управленческих работников
включает в себя много факторов, и
показатель, характеризующий исполнительскую
дисциплину, — один из важнейших.

Наиболее часто в состав службы ДОУ
включается подразделение, осуществляющее
контроль за сроками исполнения документов,
в виде группы контроля (отдела), состоящее
из нескольких сотрудников и руководителя
подразделения.

Основными этапами, осуществляемыми
последовательно в таком подразделении,
являются:

получение данных постановки документа
на контроль;

проверка своевременности доведения
контрольного документа до всех
исполнителей и напоминание об установленном
сроке исполнения;

получение информации о ходе исполнения
и регулирование при необходимости хода
исполнения;

снятие документа с контроля с одновременной
проверкой правильности оформления
документов в части соответствия подписей
их расшифровкам, соответствия подписи
на ответном документе, подписи в резолюции
на контрольном документе и др.;

обобщение результатов контроля
исполнения, составление аналитических
справок (сводок) о состоянии исполнительской
дисциплины в организации, доведение их
до руководителя.

Все документы, требующие исполнения,
должны быть поставлены на контроль.
Однако не всегда это реально осуществить
технически и, кроме того, в силу сложившейся
практики на контроль ставятся документы,
содержащие наиболее важную для
деятельности конкретной организации
информацию.

Учитывая данный фактор, в каждой
организации разрабатывается перечень
документов, подлежащих контролю
исполнения с указанием сроков исполнения.
Данный перечень является, как правило,
приложением к инструкции по ведению
делопроизводства. Иногда он издается
в виде самостоятельного документа.

Сроки исполнения большинства
управленческих документов регламентируются
действующим законодательством (поэтому
они называются типовыми сроками
исполнения) — указами Президента,
постановлениями Правительства, законами
РФ. Значительное количество типовых
сроков установлено в ведомственных
подзаконных актах, например о предоставлении
статистической отчетности, о сроках
подачи апелляций на решение судебных
инстанций и др. Типовой срок исполнения
таких распространенных видов документов,
как служебное письмо, телеграмма,
установлен ГСДОУ. Если в организации
есть специфические виды документов,
для которых не установлены типовые
сроки упомянутыми выше документами, то
организация устанавливает для таких
документов сроки исполнения и включает
их в перечень, после утверждения которого
они становятся типовыми.

Индивидуальный срок исполнения документа
— это срок исполнения, установленный
резолюцией руководства.

Срок исполнения входящих документов
должен исчисляться с момента поступления
документа в организацию (реквизит 28).
Однако с момента фиксации факта
поступления до проставления резолюции
руководителя, определяющей исполнителей,
характер исполнения и сроки, иногда
проходит несколько дней, поэтому в
некоторых организациях срок исполнения
документа исчисляют от даты резолюции.

Сроки исполнения внутренних документов
исчисляют, как правило, с момента
доведения их до исполнителей.

Срок исполнения может корректироваться
только руководителем — автором резолюции,
но не сотрудниками, осуществляющими
контроль за сроками исполнения. Фактически
руководитель, рассматривающий документ,
и определяет: подлежит ли данный документ
контролю за исполнением. На левом поле
контрольного документа на уровне
заголовка предусмотрено проставление
реквизита 18 «Отметка о контроле» в виде
буквы «К» или слова «контроль». Эту
отметку могут проставить и работники
службы ДОУ перед отправкой к исполнителю,
исходя из резолюции руководителя или
текста документа (приказа, указания,
распоряжения и др.).

При необходимости контроля устных
поручений руководства на них заполняется
контрольный экземпляр РКК. Также
заполняются несколько экземпляров РКК
на документы, содержащие ряд заданий с
различными сроками исполнения, выполнение
которых поручено нескольким исполнителям.
Чаще всего это относится к распорядительным
документам, текст которых состоит из
отдельных пунктов, содержащих разные
поручения.

Необходимость заполнения отдельного
экземпляра РКК на конкретное поручение
обусловлена тем, что при формировании
контрольного массива РКК основным
признаком группировки РКК является
срок исполнения.

Контроль исполнения всегда строится
на базе регистрационных данных:
регистрационных карточек или
автоматизированных данных. Введение
специальных форм контрольных карточек
не рекомендуется.

Форма контроля выбирается в зависимости
от объема документооборота, принятой
системы регистрации, возможностей
организации.

Контроль можно проводить в ручном
режиме с помощью контрольно-сроковой
картотеки, что чаще всего встречается
в небольших организациях (фирмах) при
незначительном объеме документооборота.
В других случаях рационально применение
автоматизированной системы контроля
исполнения документов с помощью
вычислительной техники.

Для ведения контроля в ручном режиме
используют контрольно-сроковую картотеку,
разделенную на 33 ячейки. Удобнее
использовать не стандартный картотечный
ящик, а картотеку, у которой нет одной
боковой стороны.

Ячейки контрольно-сроковой картотеки,
отделенные друг от друга разделителями,
обозначаются цифрами:

с 1-й по 31-ю ячейки — это дни текущего
месяца;

32-я ячейка — для карточек на документы,
срок исполнения которых приходится на
следующий месяц (месяцы);

33-я ячейка — для карточек на документы,
срок которых истек в предыдущем месяце.
Чаще всего эту ячейку делают нулевой и
помещают перед первым разделителем.
Карточки из этой ячейки перемещаются
в другие в том случае, если будет продлен
срок исполнения.

Контрольно-сроковая картотека при
небольшом объеме документооборота
может быть одна на организацию, при
больших объемах их может быть несколько
— по исполнителям, по группам документов
(приказы, постановления коллегии и др.),
однако внутри картотеки документы
группируются по срокам исполнения.

Служба контроля ежедневно получает с
участка регистрации документов
контрольные экземпляры РКК и расставляет
их по срокам исполнения. В течение всего
срока исполнения осуществляются
регулярные проверки хода исполнения,
результаты которых фиксируются на
контрольном экземпляре РКК (как правило,
на оборотной стороне). Служба контроля
имеет право получать всю необходимую
информацию о ходе исполнения документа.
Ответственность за достоверность этой
информации несут исполнители.

Проверка хода исполнения в соответствии
с ГСДОУ должна проводиться:

по заданиям последующих лет — не реже
одного раза в год;

по заданиям следующих месяцев текущего
года — не реже одного раза в месяц;

по заданиям текущего месяца — каждые
10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Если задание должно быть исполнено в
срок от 2 до 10 дней, проверка хода
исполнения осуществляется чаще, как
правило раз в 2-3 дня.

Если документ пересылается на исполнение
в подведомственную организацию с
последующим информированием о результатах
рассмотрения, то вместе с документом
пересылаются два экземпляра регистрационной
карточки. После исполнения один экземпляр
карточки возвращается с информацией
об исполнении.

Проверка хода исполнения осуществляется
либо по телефону, либо путем личного
опроса. Если исполнение задания срывается
и необходим перенос срока исполнения,
то об этом должно быть доложено
руководителю, давшему задание, исполнителем
или работником контрольной службы.

Ежедневно контрольная служба не только
проверяет, будут ли исполнены документы,
срок которых истекает, т.е. проводит
текущий контроль, но ведет предупредительный
контроль. Выбирая карточки на задания,
срок исполнения которых истекает через
3-5 дней, карточки на задания с более
длительными сроками исполнения,
контрольная служба делает напоминания
исполнителям как в устной форме (при
ручном контроле), так и в письменной
(при автоматизированном контроле) путем
вывода необходимой информации на экран
дисплея.

Систематическая проверка хода исполнения
заданий, содержащихся в документах,
повышает исполнительскую дисциплину
работников, позволяет своевременно их
руководителям скорректировать ход
выполнения заданий, принять меры к
своевременному выполнению.

Все перемещения контрольного документа
от одного исполнителя к другому проходят
с извещением контрольной службы и
отметкой в РКК.

Результаты исполнения должны быть в
письменной форме в виде ответного
документа или справки об исполнении,
если задание выполнено в устной форме
(по телефону или путем личной встречи).

Снять документ (задание) с контроля
согласно ГСДОУ может либо руководитель,
поставивший его на контроль, либо
ответственный исполнитель после
выполнения задания, сообщения результатов
исполнения заинтересованным лицам или
организациям. Подписывая ответный
документ или справку об исполнении
контрольного задания, руководитель,
который определял это задание,
подтверждает, что он провел контроль
за исполнением документа по существу
и что исполнение проведено качественно.

Однако в практике случаются ситуации,
когда контрольная служба устанавливает,
что содержание, форма и процедура
исполнения не соответствовали заданию.
Это часто бывает при смене руководителей,
определявших задание, смене исполнителей.
В этом случае контрольная служба имеет
право вернуть документ исполнителю,
считая его неисполненным.

Для снятия документа с контроля
исполнитель обязан предоставить в
контрольную службу следующие документы:

1. Контрольный документ с проставленным
в левом нижнем углу реквизитом 27 «Отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело». В данную отметку согласно
ГОСТ Р,6.30-97 включают следующие данные:

ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении,
или при отсутствии такового документа,
краткие сведения об исполнении;

слова «В дело», номер дела, в котором
будет храниться документ.

Отметка об исполнении и направлении
его в дело должна быть подписана и
датирована исполнителем документа или
руководителем структурного подразделения,
в котором исполнен документ.

2. Ответный документ или любое другое
документированное подтверждение
исполнения (справка об исполнении,
например). Эти документы должны быть
подписаны тем руководителем, который
давал задание. Они также до предъявления
контрольной службе должны быть
зарегистрированы на участке регистрации,
т.е. иметь регистрационный номер и дату.

Контрольная служба знакомится с
представленными документами, перенося
необходимые данные об исполнении
контрольного задания в РКК. Если
представленные документы не вызывают
вопросов у контрольной службы и в РКК
внесены все необходимые отметки,
документы возвращаются исполнителю,
РКК изымаются из контрольно-сроковой
картотеки. Фактически контроль за данным
заданием (поручением) окончен.

В конце каждого месяца контрольная
служба переформировывает контрольно-сроковую
картотеку:

карточки на задания, срок исполнения
которых истек в текущем месяце, изымаются
из всех ячеек и устанавливаются в 33-ю
ячейку;

карточки на задания следующего месяца
изымаются из своей ячейки и расставляются
по срокам исполнения.

Одновременно контрольная служба
подбирает данные о состоянии исполнительской
дисциплины в текущем месяце. Они
анализируются и обобщаются в виде
справки (сводки), содержащей следующую
информацию:

общее количество документов (заданий),
находящихся в момент составления сводки
в работе у исполнителей, в том числе со
сроками исполнения в данном месяце. В
крупных организациях это количество
может быть представлено по видам
документов, по потокам (входящие,
внутренние, исходящие), по другим
признакам;

количество документов (и процент),
выполненных с опережением сроков, в
срок, с нарушением сроков;

количество неисполненных документов
(и процент) с указанием выходных данных
этих документов.

Также справки (сводки) обычно делаются
в разрезе структурных подразделений,
конкретных исполнителей.

Контрольная служба должна представить
такую сводку в первый день нового месяца
руководителю службы ДОУ, который знакомит
с ней руководителя учреждения. Также
сводки рассылаются руководителям всех
уровней — заместителям руководителя,
руководителям всех структурных
подразделений.

Контрольная служба путем проведенного
анализа выявляет, что является характерными
причинами неисполнения документов в
срок — недостатки в организации
документооборота, недостаточное
техническое обеспечение или
недисциплинированность сотрудников,
их перегрузка, нерациональное распределение
их обязанностей и др. Таким образом,
создаются необходимые предпосылки для
совершенствования работы по
документационному обеспечению управления
и работы организации в целом.

В случае применения автоматизированного
контроля исполнения документов, который
наиболее рационален сегодня, цели,
последовательность контрольных операций,
нормативные документы, регламентирующие
эту работу, естественно, остаются
прежними. С применением компьютеров
возрастают скорость работы контрольной
службы и объемы контролируемых массивов.
Для внедрения автоматизированного
контроля исполнения необходимы наличие
автоматизированной системы регистрации,
применение единых РКК, разработка
внутренних классификаторов (структурных
подразделений, исполнителей, корреспондентов
и др.). Автоматизированный контроль, как
указано в Типовой инструкции по
делопроизводству в министерствах и
ведомствах Российской Федерации,
строится на базе данных автоматизированной
регистрации и обеспечивает оперативное
информирование о состоянии исполнения
всех видов документов, поручений и
изданий, а также предварительный контроль
сроков подготовки и исполнения документов,
анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются
в контрольной службе, местах регистрации
документов с использованием
автоматизированных рабочих мест или
автоматизированных пунктов обработки
информации. Напоминание исполнителям
о сроках исполнения, сводки состояния
исполнения, сведения о переносе сроков,
завершение исполнения выводятся на
экран дисплея; рассылка машинограммы
допускается лишь при отсутствии в
структурных подразделениях соответствующих
технических средств.

После завершения исполнения и внесения
всей необходимой информации в банк
регистрационных данных изготавливается
машинограмма полностью заполненной
карточки, которая используется в
справочном дублирующем массиве. Эти
карточки могут передаваться в ведомственный
архив одновременно с документами.

Контрольные вопросы

1. Как определяется контроль исполнения
документов по ГОСТ Р 51141 -98?

2. Какие два аспекта выделяются в контроле
исполнения документов?

3. Кто осуществляет в организации
контроль исполнения документов?

4. Какова цель контроля исполнения
документов?

5. Каковы основные этапы работы
подразделения, осуществляющего контроль
исполнения документов?

6. Какие документы должны быть поставлены
на контроль?

7. Что представляет собой типовой срок
исполнения?

8. Чем индивидуальный срок исполнения
отличается от типового срока?

9. Кто имеет право корректировать срок
исполнения?

10. Как оформляется отметка о контроле
и где она помещается?

11. Подлежат ли постановке на контроль
устные поручения руководства?

12. В чем особенность проведения контроля
за исполнением распорядительных
документов?

13. Как осуществляется контроль исполнения
документов с использованием
контрольно-сроковых картотек?

14. Как часто должна осуществляться
проверка хода исполнения документов?

15. Кто имеет право снять документ с
контроля?

16. Когда документ считается исполненным?

17. Что должен представить исполнитель
в контрольную службу для снятия документа
с контроля?

18. Что должна делать контрольная служба
в конце каждого месяца?

19. Каковы преимущества проведения
автоматизированного контроля исполнения
документов?

20. Что является необходимым для внедрения
автоматизированного контроля исполнения
документов?

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Февраль – время подводить итоги по выполнению задач за прошлый год. Вопросы контроля исполнения заданий и исполнительской дисциплины выходят на первый план. Для чего нужен контроль и как его вести на протяжении года, расскажем в статье.

ПОЧЕМУ ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА АНАЛИЗИРУЕТСЯ В ФЕВРАЛЕ

Проанализировать исполнение заданий в организации за прошедший год получится не раньше февраля. Годовая справка об исполнительской дисциплине в организации готовится в первые дни февраля по двум причинам:

1. Большинство заданий по документам имеют типовой срок исполнения – 30 календарных дней. Если задание дано 30 декабря, то исполнено оно должно быть до 30 января включительно. В 2018 году последним рабочим днем было 29 декабря (29 января 2019 года – крайний типовой срок исполнения заданий по документам). В 2019 году 30 и 31 декабря уже будут рабочими, следовательно, сроки выполнения заданий сдвинутся на последние дни января.
2. Нельзя не учитывать человеческий фактор и очень распространенную привычку откладывать дела до последнего. Вряд ли среди исполнителей не найдется того, кто отправит свои отчеты 29 января, хотя для этого у него был целый месяц.

Таким образом, если срок исполнения задания – 29 января, то мы должны ждать до этого дня. Если отчета о выполнении нет и 30 января, только тогда можно учитывать задание как неисполненное.

ЧТО ТАКОЕ КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ И ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА

Ежедневно руководитель ставит перед своими подчиненными задачи. Разумеется, они должны быть исполнены. Но так получается не всегда. Поэтому существует контроль исполнения заданий.

Извлечение
из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Работник, ответственный за контроль исполнения документов, всегда знает о состоянии исполнительской дисциплины в организации – соотношение количества поставленных задач количеству выполненных. В идеале баланс должен быть 1:1.

Контроль исполнения поручений не существует ради себя самого. Это инструмент управления и фундамент системы мотивации в организации. На знании того, кто и как работал в течение отчетного периода, распределяются премиальные и бонусы за этот период. Так, например, в феврале мы составляем отчет об исполнительской дисциплине за прошлый год, чтобы распределить годовые бонусы. Если никакой системы мотивации «со знаком плюс» нет, то контроль исполнительской дисциплины служит менее приятной цели – распределить наказания за невыполнение задач (дисциплинарные взыскания, выплаты премий не в полном объеме). Если и наказаний не предусмотрено, то контроль теряет смысл. Например, директор в курсе – из 10 его поручений выполнена только половина, но что с того, если не приняты никакие меры?

КТО КОНТРОЛИРУЕТ

Ответственный за контроль исполнения документов обычно назначается из работников службы делопроизводства. Например, руководитель службы или один из ее работников, в небольших организациях – помощник руководителя.

Ответственный назначается приказом по основной деятельности (Пример 1), а в должностную инструкцию вносятся соответствующие дополнения (Пример 2).

ЧТО СТАВИТСЯ НА КОНТРОЛЬ

Если организация использует систему электронного документооборота (СЭД), то на контроль автоматически попадают все задания, поставленные в ней. Ежедневные и годовые справки формируются тоже автоматически (подробные). Ответственному за контроль остается сформировать отчет и «выгрузить» его из программы.

В отсутствие СЭД есть варианты:

• организация может ставить на контроль все задачи. С одной стороны, это упрощает процесс: не нужно принимать решение относительно каждого задания, контролировать его исполнение или нет. С другой стороны, объем работы значительно увеличивается. То, что СЭД делает автоматически, ответственный вынужден делать вручную;
• организация определяет задания, которые ставятся на контроль. Составляется перечень респондентов, исполнение писем от которых контролируется; тем внутренней и внешней переписки; видов документов. Перечень закрепляется в инструкции по делопроизводству (Пример 3). Обратите внимание на п. 5.8.27 в Примере 3: он дает право организации ставить на контроль любое поручение, если директор считает это необходимым.

ТИПЫ ЗАДАНИЙ, ИСПОЛНЕНИЕ КОТОРЫХ КОНТРОЛИРУЕТСЯ

Письменные

Таких поручений большинство. Они делятся на типы по видам документов:

• задания по входящим письмам;
• задания по внутренней переписке (служебные, докладные записки);
• задания по приказам по основной деятельности;
• задания по протоколам совещаний;
• задания по согласованию проектов документов.

Задания по входящим письмам и внутренней переписке излагаются в резолюции. Это реквизит документа, который должен содержать фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции[1].

Руководители могут не указывать содержание задачи, срок и даже фамилию исполнителя (в зависимости от ситуации). Секретарь, который ставит задачу на исполнение, должен понимать, что:

• если директор не указал срок исполнения, то используется типовой срок, установленный в инструкции по делопроизводству;
• если директор не указал содержание задачи, то письмо (записка) типовое (ая), и исполнитель сам должен понять, что ему делать;
• если директор не указал исполнителя, то письмо (записка) типовое (ая), и секретарь сам должен понять, кому направлять задание, а исполнитель – что этот вопрос в рамках его обязанностей.

Последний вариант выходит за рамки нормы, но встречается часто.

В приказах и протоколах поручение, срок и исполнитель указываются в тексте документа (Примеры 4, 5 соответственно).

Задания по согласованию проектов документов отличаются сроками исполнения. Для них не требуется резолюций и проговаривания в приказах или протоколах. Состав согласующих лиц для каждого вида документов зафиксирован в инструкции по делопроизводству, положении о договорной работе и т.д. Если должностному лицу поступает проект документа с пометкой «К согласованию», то он, выполняя требования ЛНА, должен выполнить эту задачу без дополнительных указаний.

Устные

Многие руководители с помощью секретаря ставят на контроль и свои устные поручения. Это сложнее, чем контроль письменных заданий:

• устное поручение нужно «поймать» и корректно изложить в задании;
• устное поручение не имеет типовых сроков исполнения;
• отчет о выполнении устного поручения исполнитель тоже может дать устно, на личном приеме у директора или по телефону, а секретарю об этом не скажет.

Чтобы при контроле исполнения устных поручений не возникало проблем, секретарь может:

• договориться с директором, что если устное поручение ставится на контроль, то директор уведомляет об этом секретаря, проговаривая и исполнителя, и срок;
• предложить директору превратить устное поручение в письменное: создать приказ по основной деятельности или краткий протокол совещания. Тогда устное поручение станет обычным заданием по документу, контролировать которое намного легче;
• если поручение все-таки осталось устным, секретарь напоминает исполнителю о необходимости представления отчета об исполнении не только директору, но и контролеру – секретарю.

Секретарь уведомляет исполнителя о постановке задания или по СЭД, или по электронной почте, то есть в любом случае задание излагается письменно и фиксируется дата его направления исполнителю.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ

Сроки исполнения каждого из типов заданий должны быть установлены в инструкции по делопроизводству организации. Источником сроков могут служить Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[2] (пп. 4.6, 6.6), а также отраслевые нормативные правовые акты.

Особое внимание следует уделить срокам исполнения обращений граждан. Здесь действует Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.12.2018; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ). Процитируем две его статьи:

Извлечение
из Федерального закона № 59-ФЗ
 

Статья 8. Направление и регистрация письменного обращения
 

[…]

2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления[3] в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

[…]

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации[4] письменного обращения…

[…]

Законодатель дал организациям три дополнительных дня на исполнение обращений граждан, по сравнению с письмами, поступающими из организаций, которые регистрируются в день поступления[5]. Пользоваться ли этим, организация определяет сама и фиксирует решение в инструкции по делопроизводству (Пример 6).

АЛГОРИТМ КОНТРОЛЯ

Алгоритм контроля исполнения поручений представлен на Схеме.

Как мы выяснили, независимо от того, устное или письменное поручение ставится на контроль, сам процесс контроля обязательно осуществляется «в письменном виде». Что именно секретарь должен зафиксировать на каждом из этапов, рассмотрим в Таблице.

СПРАВКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЕ

Результатом постоянного контроля исполнения заданий руководителя являются справки об исполнительской дисциплине. По решению руководства справки могут быть разной периодичности: от ежедневных до годовых. Принцип простой: если организация практикует ежемесячное премирование по результатам работы, то и справка составляется ежемесячно; если премии квартальные, то и справка поквартальная. Составлять отчеты чаще можно, чтобы своевременно обнаружить невыполненные задания. Годовая справка составляется в любом случае: каждый руководитель хочет знать, сколько из поставленных им заданий за год было выполнено (Пример 7).

Форма справки тоже разрабатывается на уровне организации и фиксируется в инструкции по делопроизводству.

РЕЗЮМЕ

1. Контроль исполнения поручений и отслеживание исполнительской дисциплины – функции менеджмента. Они лежат в основе мотивационной политики организации.
2. Контролем исполнения поручений занимается специально назначенный работник. Он же с заданной периодичностью представляет руководству справки о состоянии исполнительской дисциплины.
3. На контроль ставятся как задания по документам, так и устные поручения руководителя. По результатам исполнения каждого из них исполнитель должен представить информативный отчет.

Тимофей Скрыльник, MBA, PME, руководитель проектов Отдела развития продуктовых решений «Адванта Консалтинг»

Эффективная система контроля исполнений поручений (СКИП) – это неотъемлемая часть организации. Независимо от того, внедрено ли в компании проектное управление, контроль поручений в том или ином виде есть абсолютно везде. Даже Agile команды в условиях самой бирюзовой холократии бессильны перед срочными требованиями пожарной инспекции, которые должны быть выполнены к 7 ноября. Команде поручается выполнить требования, отчет о выполнении приложить. Компании крайне важно контролировать, что требования выполнены или она получит штраф.

Контроль распространяется на поручения операционные и стратегические.

Операционные поручения – это незначительные действия, которые должны быть сделаны подразделениями.

Стратегические поручения – наоборот, распоряжения с самого верха, например, распоряжения генерального директора. Стратегические поручения могут быть крайне важны, потому что это задачи, которые ставит рынок, и ответ на которые должен быть получен быстро. То есть нет времени стартовать целый проект: если на рынок внезапно вышел западный конкурент, нужно срочно подготовить ответ – понизить цену, зайти с новым маркетинговой кампанией и т.п. Ответить конкуренту нужно сегодня, завтра будет уже поздно.

Важной частью системы исполнения поручений является контур поручений для проектов. У проектов есть план-график или же спринты, содержащие задачи. Тем не менее, по проекту постоянно проходят совещания и формируются какие-то задачи за пределами основных работ. Сложные работы вносятся в план-график. Но для простых действий, вносить которые в план сложнее, чем их сделать, реализуется контур управления поручениями. На поручения выделяется небольшой резерв трудового ресурса.

Из практики, 90% поручений возникают не спонтанно: они рождаются в рамках совещаний, где та или иная сторона берет на себя обязательство что-то сделать. Хорошо отлаженный процесс постановки поручений должен внедряться в цикл проведения совещаний, давая им автоматизированную поддержку и упрощая работу секретаря.

Контроль исполнения поручений для подразделений

В рамках подразделений в непроектной организации все задачи сотрудникам ставятся в форме поручений. Сотрудник выполняет работу, цель которой поставлена руководителем. Срок и содержание этой работы и составляют суть поручения.

Механизмы постановки задач подчиненным, между тем, бывают очень разные, зачастую причудливые: помню госструктуру, в которой руководитель спускался со своего этажа, подходил к каждому сотруднику и говорил, что ему сегодня делать. Ему не лень было беседовать, тратить на это до двух часов. Или бывает наоборот – все идут «на ковер», где получают свои задачи. Вопрос в том, как и где эти задачи учитывать, чтобы ничего не упустить.

В современных реалиях уже установлено, что лучшим средством контроля поручений внутри подразделения являются разные варианты Kanban. Для случаев, когда задачи подразделений не требуют доски, есть удобные инструменты, позволяющие закрыть контур постановки поручений: например, в системе ADVANTA инструменты простые и надежные – поставил задачу, принял результат.

Рис.1. Панель поручений в системе ADVANTA

В ADVANTA есть возможность выстраивания системы контроля поручений: не обязательно спускаться и спрашивать исполнителя: «А как у тебя с выполнением того или иного распоряжения?» Система вышлет форму ввода, где исполнитель расскажет о текущем статусе задачи. Руководитель прочитает отчет, примет решение.

Рис.2. Форма сбора факта по поручениям из системы 

Контроль исполнения поручений генерального директора

Поручения генерального директора – это, в сущности, самые обычные поручения, только для их исполнения требуется существенно более ответственное отношение на всех уровнях управления. В примере, приведенном выше, если не выполнить поручение генерального директора и не дать ответ конкуренту, или не подготовиться к налоговой проверке, на зарплату денег может уже не хватить.

Сам по себе механизм постановки и контроля поручений в ADVANTA такой же, как у поручений для подразделений: есть ряд действий, как поставить поручение, выставить приоритет, и есть определенная последовательность, как его контролировать.

Чтобы повысить дисциплину исполнения поручений, конечные результаты могут быть завязаны на KPI подразделений и/или должностных лиц. Тот, кто не обосновано просрочил поручение генерального директора, попадает «на карандаш» в рамках принятой системы мотивации.

В ADVANTA можно формировать рейтинг исполнителей поручений и выводить тех, кто хуже всех справляется с поручениями, на специальную «доску»:

Рис.3. Рейтинг исполнителей поручений в ADVANTA

Контроль исполнения поручений проектов

В рамках проекта формируется что-то новое, иначе это не проект, а процесс. Для создания «новизны» задействуются различные заинтересованные стороны, между ними возникает множество договоренностей. Чем новизна конечного продукта проекта выше, тем, как показывает практика, больше договоренностей возникает. Ведь в этом случае возникает больше неопределенности в подходах к созданию результата. Все, что не удалось внести в задачи при планировании, всплывает как поручение.

В итоге контроль поручений становится не менее важной задачей управления проектом, чем контроль плана-графика проекта: если договоренности участников проектной команды не будут выполнены в срок, гарантированно сорвется какая-то задача проекта. Поэтому поручения контролируются в проектах рядом с основным планом-графиком. В ADVANTA возможно даже указывать влияние поручения на выполнение задачи.

Рис.4. Пример поручений по проектам в системе 

Контроль исполнения поручений протоколов

Почти любое совещание генерирует поручения. Участники совещания собираются, чтобы о чём-то договориться. Договоренности бывают дух основных типов:

• выработанные правила (не требуют действий);
• задачи для участников совещания.

Если в компании установлена ADVANTA, она может сделать весь цикл постановки поручений по итогам совещания эффективнее: система может автоматически формировать протокол на основе введенной повестки и выставленных поручений. Поручения по протоколу автоматически войдут в контур контроля поручений и будут отслеживаться в рамках всех возможностей системы – их не нужно заводить отдельно в системе и для протокола.

Рис. 5. Печатная форма протокола совещаний в системе ADVANTA

Создание эффективной цифровой СКИП

В статье рассмотрены подходы ADVANTA к контролю поручений. Для повышения эффективности работы все эти подходы могут быть представлены в единой системе, дающей все преимущества цифровых процессов управления:

1. Поручения ставятся в ADVANTA как едином источнике правды о существующих поручениях.
2. Контроль исполнения поручений ведется в рамках цикла контроля исполнения, когда сотрудники регулярно отчитываются о результатах в электронной форме.
3. Отчет о выполнении поручения может содержать множество деталей, включая фото/видео информацию, которые можно вводить в дороге с мобильных устройств.
4. Протоколы и другие документы формируются автоматически: секретарь совещания и/или администратор проекта не тратит время на их подготовку.
5. Результативность и дисциплина исполнения поручений сотрудниками выводится на Дашборд (панель управления для руководителя).

Как любая цифровая система, электронная online система контроля исполнения поручений (СКИП) позволит экономить много времени, сил и нервов участникам процесса.

Если Вам необходима система, которая обеспечит 100%-ный контроль исполнения Ваших бизнес-процессов, задач, поручений, и позволит привести компанию к запланированным результатам в проектах, ознакомьтесь с обновленной демоверсией нашего решения.

Получить демоверсию

В государственных и частных учреждениях организация контроля исполнения документов является насущной необходимостью. Она подразумевает назначение исполнителя, постановку срока обработки документа, контроль за своевременностью и качеством исполнения.

Логика организации контроля

Каждый попадающий в организацию документ получает входящий номер, ему назначается исполнитель. Руководитель, в чьи обязанности входит распределение ответственности за обработку документов, может просто назначить исполнителя, а может дополнительно к этому добавить поручение, раскрывающее суть обработки. 

В рамках контроля необходимо проверить:

• дан ли на документ ответ;
• насколько своевременно обработано поручение;
• насколько точно выполнено поручение.

Контроль исполнения документов требуется для того, чтобы проверить качество работы конкретного подразделения и исполнителя. Он организовывается на следующих уровнях:

• руководитель организации проверяет качество работы подразделений;
• руководитель подразделения проверяет исполнителей;
• служба делопроизводства организовывает дополнительный ручной и автоматический контроль сроков выполнения поручений или ответов на входящие документы.

Автоматизированный контроль исполнения документов предполагает их обработку в системах электронного документооборота. В этом случае при регистрации документов в систему вносятся такие данные, как:

• реквизиты документа;
• дата регистрации;
• назначенные исполнители;
• суть поручения;
• дата исполнения.

В дальнейшем система контролирует прохождение и исполнение документа и в назначенное время передает ответственному специалисту, подразделению и контролирующей службе извещение о необходимости проверить, отработано ли конкретное задание. Принципы работы в этом случае остаются такими же, как и при организации контроля за исполнением документов в ручном режиме.

Документационное оформление контроля

В компании или государственном учреждении обычно разрабатывается инструкция по документационному обеспечению или по делопроизводству. Ее содержание освещает следующие вопросы:

• какое подразделение обеспечивает контроль за исполнением;
• какие именно документы ставятся на контроль. Это могут быть обращения граждан, претензии, запросы правоохранителей, поручения вышестоящих органов. Также на контроль ставится исполнение внутренних документов компании – приказов, распоряжений, инструкций;
• последовательные или параллельные этапы контроля исполнения документов, их определение зависит от структуры организации. Так, исполнение одного документа может параллельно контролироваться на уровне руководителя филиала и на уровне профильного подразделения головной организации;
• типовые сроки исполнения поручений по обработке документов, регламент их продления, если он предусмотрен правилами конкретной организации;
• порядок регистрации и внесения сведений в информационные базы данных;
• порядок внесения сведений об этапах контроля исполнения документов в базы данных;
• порядок работы с документами исполнителя;
• порядок их хранения информации с учетом принятой в организации номенклатуры дел;
• порядок обобщения сведений о том, насколько своевременно и точно исполняются поручения, и целевое использование таких обобщений (докладные записки, отражение в ключевых показателях эффективности).

Такая инструкция для государственного учреждения разрабатывается на базе установленных форматов. Для частной компании она может быть схожей, с учетом особенностей организации. Инструкцию утверждает руководство юридического лица.

Сроки исполнения

Отдельным вопросом является определение срока исполнения документа. Если речь идет о государственном учреждении, то сроки реагирования на обращение или запрос устанавливаются нормативно-правовыми актами, регулирующими работу организации или государственной службы в целом, административными регламентами по предоставлению государственной услуги. Такие сроки продляются только в установленных случаях или при необходимости по запросу дополнительных документов или по решению вышестоящего руководителя.

Для частной компании устанавливаются типовые сроки исполнения документов общего характера, они отражаются в инструкции по делопроизводству. Например, государственные службы должны ответить на запросы граждан в течение 30 дней, но ввиду срочности и важности срок ответа может быть сокращен. В частных компаниях при необходимости сроки продлеваются на основании индивидуальных служебных записок.  

Если принято решение об индивидуальном сроке исполнения нетипового документа, это отражается в поручении руководителя. Установление его продолжительности зависит от характера самого документа и бизнес-процессов организации. Так, если в фирму направлен запрос МВД о предоставлении документов до определенной даты, срок исполнения должен предусматривать период сбора документов, их проверки, формирования пакета и передачи его на почту или в экспедицию компании таким образом, чтобы не была допущена просрочка. Изменение такого срока всегда требует серьезного обоснования. Часто вопрос решается не на уровне руководителя, принявшего решение о его установлении, а на уровне вышестоящего руководства.

Исчисление срока определяется в стандартном порядке, за базу берутся календарные дни, для большинства организаций в них не включаются праздничные и выходные. Это правило не касается установленных сроков реагирования на документы, поступившие в государственные органы. Там требуется исполнить документ в указанный в законе или ином нормативном акте период, это обычно 10 или 30 дней, и выходные дни из этого срока не вычитаются.

Сроки отсчитываются в разном порядке:

• для поступивших в государственную организацию документов – с момента регистрации, обычно это следующий день с даты получения;
• для частных компаний – с даты подписания руководителем приказа или поручения, иных распорядительных документов, в которых установлена обязанность исполнения.

Существует возможность приостановить или отменить исполнение документа, но первое правомочие имеет только вышестоящее руководство, а второе – организация, являющаяся автором поручения или запроса.

Продление срока исполнения документов совершается в установленном порядке. Инициация продления происходит не позднее чем за 3-4 дня до окончания срока исполнения. На имя руководителя направляется мотивированное обращение, где указываются причины запроса продления и срок, в который исполнитель обязуется завершить обработку поручения. Если такая докладная или служебная записка не отправлена, документ считается неисполненным. Если на нее поступил отрицательный ответ, у исполнителя или структурного подразделения остается время на то, чтобы завершить работу в заранее назначенный период времени.

Организационный контроль исполнения документов

На подразделение, в чьи обязанности входит организация контроля за исполнением документов, возлагается функция периодически, не реже чем по итогам каждого календарного месяца, обобщать данные о ходе и результатах работы исполнителей. Эти сведения в установленном формате – докладной или служебной записки – направляются уполномоченному руководителю, высшему для организации, или его заместителю.

Документ, отражающий результаты контроля, должен выполнять две функции:

• поставлять руководству данные о том, насколько хорошо работают исполнители, что является опорной точкой в принятии кадровых решений. Так, одним из показателей качества работы министерств является своевременное исполнение поручений;
• стать механизмом обратной связи, показывающим качество коммуникации между руководителями и подчиненными и то, каким образом оно влияет на общие результаты деятельности организации.

Этапы контроля

Работа по отслеживанию того, насколько качественно и своевременно исполняются документы, требует решения нескольких задач. Вне зависимости от формы собственности и организационно-правовой природы юридического лица контроль будет состоять из включает следующие этапы:

• постановка документа на контроль в журналах учета службы делопроизводства и у руководителя. В системах электронного документооборота (ЭДО) постановка исполнения документа на контроль производится автоматически после назначения исполнителя;
• проверка, насколько вовремя поручение и документ оказались на столе у назначенного исполнителя. Иногда задержки возникают из-за медленной работы секретариата подразделений или руководителя промежуточного звена;
• проверка на промежуточных уровнях исполнения, если она предусмотрена правилами организации;
• контроль при наступлении даты исполнения;
• снятие документа с контроля;
• отправление исполненного документа в дело – папку, содержащую бумажные копии и оригиналы документов определенного типа (переписка, претензии, договоры, судебные дела);
• проведение учета всех исполненных и неисполненных документов по завершении календарного периода с анализом изменений сроков;
• доклад руководству по итогам анализа.

Процесс контроля за исполнением документов начинается только после того, как документ или поручение зарегистрированы в службе делопроизводства. Входящие номера и номера внутренних документов обычно имеют свой порядок формирования. Первые не включают указание на подразделение-исполнителя, так как оно определяется чаще не службой делопроизводства, а руководителем. 

Контроль за исполнением зарегистрированных документов происходит только после того, как они доведены до исполнителя, это происходит двумя путями:

• ознакомлением под роспись с поручением;
• направлением уведомления в системе ЭДО.

Если документ задержался при доведении до подразделения или специалиста-исполнителя, это становится основанием для подготовки служебной записки о продлении срока.

Возникают ситуации, когда одному документу при постановке на контроль назначается несколько исполнителей. В этом случае сотруднику, чья фамилия стоит первой в поручении (он является ответственным исполнителем), направляется подлинник документа, остальным – копии. Порядок взаимодействия определяет сотрудник, назначенный ответственным.

Для оптимизации работы служба делопроизводства направляет исполнителям напоминания о необходимости выполнить поручение или обработать документ в срок за 3-5 дней до его истечения. Это повышает исполнительскую дисциплину, в некоторых компаниях только такое напоминание становится основанием начать работу. Должностное лицо часто затягивает ответ на обращение или поручение, ожидая его отзыва или конкретизации, и только административный отдел или отдел делопроизводства может активизировать работу. Уведомление может быть сделано как сотрудником службы делопроизводства лично, так и путем направления уведомления по электронной почте или в ЭДО.

Как фиксируется исполнение

Типы исполнения документа определяются в зависимости от его сути. Если это поступившее в организацию обращение, поручение вышестоящей организации, запрос, то в большинстве случаев исполнением будут считаться подготовка, подписание у руководителя и передача в службу обработки корреспонденции письма, в котором содержатся обоснованные ответы на все поставленные в первоначальном документе вопросы. Если общее поручение содержит и другие частные поручения, например, подготовить анализ обращения или мотивированное предложение по изменению работы организации по, то контроль их исполнения осуществляется в порядке, установленном в организации.

Подлинник обращения вместе с копией или вторым оригиналом ответа подшивается в дело вместе с отметкой об исполнении. Они составляют единый комплекс, разрывать их по отдельным томам номенклатуры дел недопустимо. 

Если с организацией-контрагентом установлен электронный документооборот с условием подписания всей переписки электронной подписью, вопрос сохранения в делах бумажных экземпляров решается для каждой организации индивидуально ее руководителем или вышестоящей организацией. Некоторые компании полностью отказываются от этой практики.

Результаты контроля

Использование системы контроля за исполнением документов в организации должно носить более расширенный характер, чем поддержание дисциплины и обеспечение ритмичности работы учреждения. Он становится инструментом для оптимизации бизнес-процессов, проверки правильности расстановки персонала, средством надзора за эффективностью работы отдельных линейных руководителей. Если какое-либо подразделение систематически срывает сроки, это говорит о том, что неэффективно в целом работает не только оно, но и его руководитель. Такое понимание служит основанием для принятия организационных решений.

Также данные анализа ложатся в основу разработки системы мотивации, их обобщение по результатам квартала, полугодия или года станет базой для премирования или депремирования отдельных подразделений, смены кадрового состава компании, иногда даже для пересмотра организационной структуры компании или службы. Системное неисполнение поручений может стать основанием для ликвидации отдела или службы.

В задачи службы делопроизводства по результатам обобщения дополнительно входит подготовка предложений по совершенствованию системы документооборота, повышению эффективности обработки документов. Такие предложения подаются на имя заместителя руководителя, в чьи обязанности входит курирование службы. 

Автоматизированный контроль исполнения

Для реализации автоматизированной системы контроля исполнения документов можно использовать отечественные и зарубежные программные продукты. В автоматизированной системе делопроизводства контролю подлежит исполнение не только входящих документов, но и, например, визирование внутренних положений или договоров с контрагентами. Данные о соблюдении сроков визирования, также являющегося исполнением, отражаются в карточке документов.

Недостатком системы электронного документооборота является то, что отсутствие по каким-либо причинам исполнителя на рабочем месте не дает ему возможности получать уведомления о поручении обработки документов, из-за чего назначенные сроки срываются. Сопровождение работы ЭДО личным контролем позволяет ликвидировать такие обрывы в цепочке информирования и наладить работу по своевременному исполнению документов.

Работа организационно-административных подразделений по контролю исполнения документов является одним из наиболее важных звеньев в деятельности государственной организации или компании. Она позволяет проверить, насколько оперативно и объективно происходит реагирование на запросы граждан, поручения вышестоящих органов, насколько четко работают отдельные руководители. Именно она лежит в основе эффективности производственных процессов.

27.11.2019