Политика положение руководство что это

Если вы решили разобраться в вопросе, какие документы бизнес процесса существуют. Если для вас не очевидна разница между регламентом и описанием бизнес процесса. Если вы считаете, что политика в области управления бизнес процессами и положение об управлении бизнес-процессами — одно и тоже.

Документы бизнес процесса. О чем речь?

Все вопросы, которые мы получаем о документации в области управления бизнес процессами, можно обобщить и выделить 4 типа:

  1. Что из себя представляет документ?
  2. Каков состав документа?
  3. Как его правильно составить?
  4. Кто должен быть автором документа?

Мы решили рассказать и затронуть те документы бизнес процесса, которые, как показывает практика, являются самыми важными. А также, самыми востребованными.

Далее вы найдете ответы на 3 из 4 вопросов. Мы расскажем, что из себя представляет каждый из документов, каков его состав и кто должен его разрабатывать.

О процессе разработки, того или иного документа, вы можете прочитать в соответствующих статьях. Существующих и будущих. Ссылки даны по тексту. 

Политика в области управления бизнес процессами

Каждая политика, это заявление о намерениях. Декларация руководства о том, что компания следует определенным принципам в своей деятельности. Соответственно, политика в области управления бизнес процессами описывает направления и принципы, которым компания намерена следовать, с точки зрения управления бизнес процессами. И, да, политика должна начинаться с того, что компания намерена использовать принципы и подходы процессного управления. А далее, уже необходимо раскрыть эти принципы.

Политика в области управления бизнес процессами, весьма общий документ и может показаться, что он, в общем то, и не нужен. Но это не верно.

Описание принципов крайне важно. Принципы, в отличие от более «строгих» понятий, например, правил, нужны для того, чтобы сотрудникам было понятно, в пользу чего нужно делать выбор, когда ситуация неоднозначна. Правила основываются на принципах.

Например, если в компании действует принцип главенства качества обслуживания клиентов, то в любой ситуации, когда необходимо сделать выбор между качественным обслуживанием и соблюдением процедуры, выбор должен быть сделан в пользу первого.

Еще пример. В нашей компании прописаны и строго соблюдаются 9 принципов:

  1. Всегда держать свое слово
  2. Всегда соблюдать сроки
  3. Качество должно быть гарантированным
  4. Все, что видит клиент, должно быть идеальным
  5. Каждый раз все с начала
  6. Интересы клиента важнее
  7. Минимум усилий со стороны клиента
  8. Личная ответственность
  9. Сотрудники компании — клиенты друг для друга

Принципы описаны достаточно подробно, чтобы каждый сотрудник однозначно понимал значение и мог ему следовать. При этом весь документ занимает лишь полторы странички. Хоть у нас это и не называется политикой, де факто это она и есть.

Так, что политика в области управления бизнес процессами — действительно важный документ, который поможет при внедрении и использовании процессного управления. Все документы бизнес процесса важны, но этот в особенности, потому что задает правила игры.

Если в компании действует направление Управление качеством, то политику в области управления бизнес процессами можно объединить с политикой по управлению качеством.

Однако, помните — сам документ ничего не стоит, если задекларированные принципы не соблюдаются в ежедневной работе. А чтобы они соблюдались во всей компании, им должно следовать руководство. 

Именно поэтому, политика должна выйти из-под пера руководителей компании, и никак иначе. Это должно быть не заявление, но твердое намерение. Впрочем, как я люблю говорить, это уже совсем другая история.

Положение об управлении бизнес процессами

Положение об управлении бизнес процессами — основной документ, который определяет, как должно осуществляться управление бизнес процессами в компании. Ну, конечно, не сам документ определяет, как должно выстраиваться управление бизнес процессами, но все то, что в нем написано, именно об этом.

В отличие от политики, положение определяет и регламентирует понятия, и правила, по которым осуществляется управление бизнес процессами.

В положении об управлении бизнес процессами должно быть прописано:

  • Правила определения границ бизнес процессов
  • Правила определения взаимосвязей процессов
  • Правила декомпозиции процессов
  • Описание структуры и уровней декомпозиции процессов
  • Правила моделирования и описания бизнес процессов
  • Правила определения и измерения KPI процессов
  • Правила внедрения и изменения процессов
  • Правила мониторинга, оценки эффективности и улучшения процессов
  • Порядок осуществления документооборота по бизнес процессам
  • Правила определения владельцев бизнес процессов
  • Ответственность и полномочия владельцев бизнес процессов
  • Описание жизненного цикла процессов и правила определения текущей стадии процессов
  • Правила определения зрелости бизнес процессов
  • Правила организации управления бизнес процессами в компании
  • Описание структуры управления бизнес процессами в компании
  • Ответственность и полномочия структуры управления бизнес процессами

Такие документы бизнес процесса могут показаться большими и сложными, но, если избегать сухого, бюрократического языка и «не лить воду», то документ получиться рабочим. Хотя, конечно, в пару страничек все это не уместить. Но в этом и нет необходимости. Все-таки, положение об управлении бизнес процессами, фундаментальный документ, определяющий огромное, и сквозное, направление деятельности в компании.

Ответственность, за разработку и поддержание документа, должна лежать на сотрудниках той структурной организационной единицы, которая осуществляет основную работу по управлению бизнес процессами. Данный документ должен быть подробно рассмотрен и согласован руководящим составом компании. В противном случае, могут возникать столкновения интересов, которые потом, потребуют времени и внимания для устранения.

Соглашение о моделировании

Соглашение о моделировании, может быть как часть положения об управлении бизнес процессами, так и отдельным документом. Какой вариант выбрать, зависит от целей, с которыми документ создается, а также степени процессной зрелости компании. Если компания только становится на путь управления бизнес процессами, то, с высокой степенью вероятности, процессной документации нет, а описывать процессы нужно уже сейчас, не дожидаясь рождения полной версии положения. В таком случае, лучше создать отдельный документ, а потом просто включить его в положение об управлении бизнес процессами.

Соглашение о моделировании содержит описание:

  • Правил сбора, хранения и актуализации данных для моделирования
  • Нотация, или нотации, которые используются для моделирования процессов
  • Что считается подпроцессом, а что операцией
  • Правил декомпозиции процессов на подпроцессы, а также описание уровней типовых моделей
  • Содержания типовых моделей бизнес процессов
  • Правил построения модели и использования специальных элементов нотации
  • Правил моделирования, описания процедур и бизнес-правил
  • Правил и инструментов проверки моделей бизнес процессов на соблюдение прочих правил и требований (проще говоря, должен быть чек лист, по которому нужно прогнать модель, чтобы проверить ее на качество)
  • Правил взаимосвязи моделей бизнес процессов и их элементов. Отдельно необходимо раскрыть правила взаимосвязи элементов, с использованием нескольких нотаций и типов диаграмм. Если таковые используются.
  • Правил описания показателей, свойств и характеристик элементов модели
  • Правил сопроводительного описания моделей
  • Правил хранения, внесения поправок в модели и их актуализации
  • В отдельных случаях может потребоваться описание управления репозиторием элементов моделей и самих моделей
  • Если компания использует подходы имитационного моделирования, также необходимо описать правила выполнения имитаций

Для любого специалиста по моделированию, это самый важный документ, так как является основной рабочей инструкцией.

Соглашение о моделировании должно разрабатываться экспертами, внутренними или внешними, на основании особенностей и требований компании к процессу моделирования. Крайне важным аспектом является понимание уровня специалистов, которые будут осуществлять моделирование бизнес процессов. Чем ниже уровень, тем более подробным и простым должен быть документ. Как и все документы бизнес процесса.

Положение об офисе управления бизнес процессами

Офис управления бизнес процессами — организационная единица, внутри компании, которая занимается всеми вопросами, связанными с управлением бизнес процессами. Проще говоря — это департамент, или отдел, который занимается только реализацией управления бизнес процессами в организации.

В зоне ответственности офиса управления бизнес процессами лежит:

  • Управление методологией управления бизнес процессами
  • Проведение исследований, в том числе интервью, и мониторинг данных
  • Описание и моделирование бизнес процессов
  • Анализ эффективности бизнес процессов
  • Разработка и управление проектами по изменению бизнес процессов
  • И так далее

Проще говоря — офис управления бизнес процессами делает то же, что и наша компания, но организационно находится внутри организации.

Положение об офисе управления бизнес процессами может существовать в виде отдельного документа, или включено в положение об управлении бизнес процессами.

Разработка такого документа потребует вовлечения большого количества участников: от топ менеджмента, до непосредственных специалистов в области управления бизнес процессами и специалистов в области HR.

И, уж, конечно, само положение, это лишь отражение той огромной работы, по проектированию офиса по управлению бизнес процессами, которую нужно будет провести для его разработки.

Регламент бизнес процесса

Исчерпывающий документ, который описывает весь процесс, начиная с первого-второго уровня и до нижнего уровня декомпозиции. Включает описание процедур, бизнес правил, ресурсов, показателей процесса и так далее. Регламент процесса включает в себя не только детальное описание всего, что необходимо для осуществления процесса, но так же все, что необходимо для его управления.

Подробнее можно прочитать в статьях:

  • Лучший пример регламента процесса
  • Регламент процесса. Подробная инструкция
  • Как сделать регламент бизнес процесса, который будет работать

Разработкой регламента процесса занимается команда процесса, специалисты по управлению бизнес процессами и, обязательно, должен участвовать владелец процесса. Такие документы бизнес процесса являются основополагающими.

Описание процесса

Описание процесса, это документ, который описывает, то, как процесс выполняется в реальной жизни. Последнее крайне важно, если документ не соответствует действительности, то он теряет смысл. Описание бизнес процесса может выполнять по-разному. На сегодняшний день, основным способом описания является создание модели бизнес процесса. Безусловно, описание, как документ, может и будет содержать в себе, и сопутствующее текстовое описание и таблицы, может содержать инфографику и все, что еще позволит сделать качественный документ.

Описание процесса, как правило, описывает только то, как процесс выполняется, но оставляет за скобками управление процессом.

Как правило, описание бизнес процесса используется для дальнейшего анализа и разработки более комплексного документа — регламента. Правда регламент выпускается уже после того, как на основании описания проведена оптимизация или улучшение процесса. Таким образом, описание процесса является одновременно предшественником и частью регламента процесса.

Стандарт процесса

Стандарт бизнес процесса — описание самого процесса, механизма его выполнения, а также параметров процесса, принятых в качестве нормы. Это означает, что стандарт, описывает процесс с точки зрения того, как он должен выполняться и какие значения показателей должны быть при этом достигнуты. Стандарт процесса, это эталон, которым необходимо руководствоваться при выполнении. Также, стандарт процесса используется для анализа отклонений реальных (выполняемых в жизни) экземпляров процесса, от того, как это было запланировано и описано.

Стандарт может существовать в качестве отдельного документа, но, гораздо эффективнее, когда стандарт включается в регламент процесса. Потому, что одной из задач регламента процесса является определение нормы процесса, то есть, его стандартизация.

Управление бизнес-процессами

Описание, стандартизация и регламентация бизнес процессов. В чем разница?

Регламентация бизнес процессов и их стандартизация, это одно и то же, или нет? Чем отличается регламент от стандарта? А что такое описание бизнес процессов? Что является результатом описания: регламент, стандарт или иной документ? Ответы на эти, и другие вопросы, вы найдете в данной статье.

Читать

Карточка бизнес процесса

Карточка бизнес процесса — краткое описание основных параметров процесса. Довольно часто карточка процесса используется для сбора основной информации по процессу, во время его исследования. Углубленное исследование процесса производится как раз с помощью карточки, а точнее, с помощью, отраженной в ней, информации.

Карточка процесса, фактически, это первый раздел регламента бизнес процесса. Карточка позволяет быстро, буквально одним взглядом, понять цель процесса, каковы его границы, и кто задействован в его выполнении.

Более обширная версия карточки будет включать в себя краткое описание основных этапов процесса, показателей эффективности, а также ключевых проблемы, отклонений и рисков.

Прочитать подробнее и скачать образец карточки процесса можно по ссылке.

Стандартная операционная процедура (СОП)

С точки зрения управления бизнес процессами, процедура, это простая последовательность действий, которая выполняется непрерывно, от начала и до конца. Это означает, что, если сотрудник приступил к выполнению процедуры, он будет выполнять действие за действием, без разрывов. Также в процедуре отсутствуют, или очень простые, ветвления.

Пример процедуры:

  1. Поздороваться с клиентом
  2. Попросить паспорт
  3. Сверить данные паспорта с карточкой клиента
  4. Если данные совпадают, перейти к процессу обслуживания
  5. Если данные не совпадают, отказать в обслуживании

При этом в процедуре может быть несколько десятков, а в некоторых случаях, и сотен действий. Например, процедура предполётной подготовки. Единственный нюанс — отклонение на любом шаге процедуры будет ее завершать и запускать соответствующие корректирующие действия. Но после завершениям корректирующих действий, процедура начинается с начала. И только когда процедура будет пройдена полностью, можно приступать к последующим шагам процесса.

Процедура — очень удобное понятие, как с точки зрения описания в общем, так и с точки зрения моделирования, в частности. Процедура позволяет заменить последовательные цепочки операций и сжать их в одну — операцию выполнения процедуры. Таким образом модели приобретают более компактный вид, а весь процесс, даже, может быть совокупность процедур и условий перехода от одной, к другой.

В нотации BPMN, даже предусмотрен отдельный вид операции, под названием Script, что и есть операция выполнения процедуры.

Описание стандартной операционной процедуры довольно неэффективно, если существует вне описания процесса. Точнее, если у сотрудника, помимо описания процедуры нет доступа к описанию всего процесса. Потому, что необходимо понимать, что приводит и что следует за процедурой.

Описание всех стандартных операционных процедур, должно быть включено в регламент процесса.

Бизнес правило

Бизнес правило, тоже очень удобный инструмент, с точки зрения описания и моделирования процессов. И тоже должно быть включено в регламент процесса. Конечно, описание правила может существовать в виде отдельного документа, чтобы с ним было удобно работать в самом процессе. Но включать его в регламент обязательно.

Если стандартные операционные процедуры и описания бизнес правил не включено в регламент, регламент будет не эффективным.

Бизнес правило описывает условия, по которым принимается решение при выполнении операции. К примеру, если в процессе необходимо определить размер скидки клиенту, это можно выразить в виде сложного, с точки зрения восприятия, ветвления.

Документы бизнес-процесса - Бизнес-правило в виде дерева решении.jpg

Бизнес-правило в виде дерева решений

Гораздо проще выразить правило в виде матрицы и прикрепить ее к операции.

Документы бизнес-процесса - Бизнес-правило в виде матрицы решений.jpg

Бизнес-правило в виде матрицы решений

Нотация BPMN предусматривает отдельный тип операции, которая задействует бизнес правило.

Рабочая инструкция

Инструкция, которую сотрудники используют в работе — несколько особенный тип документа бизнес процесса. Дело в том, что инструкция может быть как частью регламента процесса, так и состоять из разных его частей.

Цель инструкции — помочь сотруднику выполнить, относительно несложный, процесс или часть более сложного.

Инструкция нужна для того, чтобы сотрудник мог, условно, смотреть в инструкцию и выполнять процесс. А значит, в инструкции должно быть указано все, что для этого необходимо. Инструкция может содержать диаграммы, инфографику, описание стандартных операционных процедур и бизнес правил, таблицы с данными и так далее.

Самое важное, чтобы инструкция была ориентирована на сотрудника, выполняющего конкретную роль, и чтобы она была наглядной, и простой для использования.

А какие еще документы бизнес процессов вас интересуют? 

Источник

Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний.  Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.

Виды руководящих документов 

При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).

Виды некоторых руководящих документов и их назначение

Что такое руководство и зачем оно нужно? 

Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.

Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.

Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?

Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?

И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.

После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.

Структура руководства для работников подразделения 

Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.

Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).

Структура руководства

Раздел «Общие положения» 

Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:

1. Назначение (цель) документа.

2. Область применения.

3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).

4. Связанные документы, локальные нормативные акты.

5. Глоссарий (термины и сокращения).

6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.

Назначение (цель) документа 

В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:

1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.

Также можно использовать такую формулировку:

1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.

Область применения 

В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:

1.2. Область применения документа:

– складское хозяйство;

– транспортный отдел.

Нормативные ссылки (или нормативные документы) 

Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.

Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом:

1.3. Нормативные документы:

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 № П-6).

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 № П-7).

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2021.

Вопрос

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?»

Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам.

Будем признательны за помощь!

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Разница – в цели создания и функциональном назначении видов документов. Вид документа – обобщенное название совокупности документов, принадлежащих к определенной системе документации и связанных между собой по признакам содержания и целевого назначения.

В процессе разработки инструкции по делопроизводству регламентируют прежде всего работу с документами, принадлежащими к системе организационно-распорядительной документации, в которой есть следующие подсистемы:

  • организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);
  • распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);
  • справочно-информационные документы;
  • документы по личному составу;
  • договорная документация.

Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика.

На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми.

В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении. Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

  • «положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;
  • «инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».

Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):

  • «регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;
  • «правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».

В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.

Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации). При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления. Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа.

Пример

В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).

Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты.

Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.

Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой.

Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.

Распорядительные документы: что про них нужно знать

Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации и составляются каждым из работодателей. Подробнее о месте, роли, видах, составе и правилах оформления распорядительных документов — в нашем материале.

Назначение распорядительных документов и их виды

При ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией.

В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов:

  • организационные — к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодателя и порядок его работы (положения, инструкции, регламенты, нормативы);
  • распорядительные — регулирующие вопросы текущей деятельности, осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами.

Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-физлиц и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив.

В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может:

  • создаваться не одним лицом (единоличным исполнительным органом), но и коллективом лиц, имеющих право принимать коллегиальные решения;
  • содержать положения организационного характера, если общие правила требуют их уточнения применительно к конкретной ситуации.

К числу коллегиально принимаемых распорядительных документов относятся постановления и решения. Документы, создаваемые единоличным исполнительным органом, — это приказы, распоряжения, указания, но может иметь место и решение, если, например, оно принимается единственным учредителем.

Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль.

Реквизиты, обязательные для распорядительных документов

И организационная, и распорядительная документация обязательны для исполнения. Но лишь распорядительный документ, требующий осуществления определенных действий в конкретной ситуации, имеет характер первичного документа, позволяющего отразить связанное с ним событие в числе подлежащих учету хозяйственных операций.

Соотнесение распорядительной документации с первичными документами делает обязательным для нее выполнение требований, установленных ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в отношении обязательного набора реквизитов. В каждом распорядительном документе должны присутствовать:

  • название вида документа;
  • дата его оформления;
  • наименование составителя;
  • описание факта хозяйственной деятельности, в связи с которым документ составлен;
  • количественные характеристики описываемого факта;
  • сведения о лицах (должность, Ф. И. О., подпись), ответственных за выполнение.

При этом определенных требований к бланкам, используемым для оформления распорядительных документов, нет. Исключение — организации бюджетной сферы, для которых большинство действий регламентировано отдельными положениями законодательства (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Работодатели, не относящиеся к бюджетникам, вправе принять решение о применении ряда приказов, имеющих унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом. Положительной стороной в вопросе применения таких форм является присутствие в них специально выделенных полей для заполнения необходимых реквизитов.

Во всех остальных случаях бланк распорядительного документа работодателем разрабатывается самостоятельно с включением в него обязательных реквизитов. Однако наличие обязательных реквизитов еще не делает такой документ оформленным по всем правилам. Такие реквизиты необходимо правильно расположить в документе.

Общие правила оформления организационно-распорядительной документации

Правила размещения реквизитов в организационно-распорядительных документах содержит ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Общие для таких документов правила оформления, имеющие значение для распорядительной документации, предусматривают:

  • возможность создания документа как в бумажном, так и в электронном виде;
  • обязательную нумерацию страниц, если их в документе больше одной;
  • проставление номера страницы посредине верхнего поля листа не менее чем в 10 мм от верхнего края;
  • возможность использования не только лицевой, но и оборотной стороны листа;
  • рекомендованный размер шрифта (12-14 с допускаемым уменьшением в таблицах);
  • установление величины абзационного отступа (1,25 см) и межстрочного интервала (1-1,5 с использованием меньшего из этих значений при отражении многострочных реквизитов);
  • необходимость выравнивания текста по ширине листа (по границам его полей);
  • использование при расположении заголовков разделов центрирования либо размещения с абзационным отступом;
  • ограничение длины строк для реквизитов при угловом их расположении (не более 7,5 см) и продольном размещении (не более 12 см);
  • возможность использования полужирного шрифта для выделения отдельных реквизитов и фрагментов текста;
  • обязательность составления на русском языке;
  • возможность деления текста на разделы, подразделы, пункты и подпункты, но не более чем на 4 уровня, обозначаемые арабскими цифрами;
  • указание присутствующих в тексте документа фамилий с инициалами, располагающимися после фамилии.

В документе могут размещаться — посредине его верхнего поля над реквизитами создателя документа (такие реквизиты всегда центрируются):

  • эмблема организации;
  • товарный знак;
  • коммерческое обозначение юрлица.

Название организации, составившей документ, приводится в соответствии с учредительными документами — полностью и в сокращенном виде, если такой вариант названия предусмотрен. Сокращенное название располагается в скобках под полным. Над названием составителя может размещаться полное или краткое наименование вышестоящей организации (если она есть). При необходимости под названием составителя может появиться наименование его обособленного подразделения.

Ниже названия составителя (тоже по центру) располагается название созданного им документа. Его обязательно сопровождают дата подписания (день, месяц, год) и регистрационный номер. Месяц в дате может быть указан либо цифрой (тогда дата представляет собой набор цифр, разделяемых точками), либо прописью (в этом случае после номера года ставится буква «г» с точкой). Регистрационный номер соответствует порядковому номеру документа и может включать дополнительные шифры, отвечающие классификатору, разработанному работодателем для номенклатуры дел.

Обязательным является отражение места составления документа. Оно может не указываться, если его название присутствует в наименовании составителя.

В прилагаемых к ГОСТ образцах распорядительных документов его дата размещается у границы левого поля, на том же уровне у границы правого поля располагается регистрационный номер, а информация о месте составления приводится строкой ниже и центрируется.

При наличии в документе информации для ограниченного круга пользователей в нем может появиться гриф ограничения («Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна»), проставляемый в правом верхнем углу первого листа у границы верхнего поля и сопровождаемый (при необходимости) дополняющими сведениями (например, номером экземпляра документа).

Особенности оформления, значимые для распорядительных документов

В распорядительных документах под реквизитами у левой границы его поля (но допускается и его центрирование) размещается заголовок к тексту, кратко отражающий содержание этого текста. Заголовок должен отвечать на вопрос «О чем?» и начинаться с предлогов «О» или «Об». В коротких документах (4-5 строк) такой заголовок может отсутствовать.

Основной текст документа начинается с отсылки к причине его появления (при этом ссылки на нормы законодательства, положения ранее введенных в действие организационных и распорядительных документов даются с указанием реквизитов соответствующих документов) и отражающего суть распорядительного документа ключевого слова:

  • «Приказываю» — при издании его единоличным исполнительным органом;
  • «Приказываем», «Решили», «Постановили» (можно с указанием названия органа, принявшего решение — «Совет решил») — если решение принято коллегиально.

К распорядительному документу могут предусматриваться приложения. Упоминание их в тексте сопровождается сделанной в скобках пометкой «Приложение», рядом с которой при необходимости указывается его номер (в том числе со значком номера).

На самом приложении (в правом верхнем углу на первом его листе) появляется запись, отражающая его статус, номер и реквизиты документа, к которому относится приложение, с указанием в числе этих реквизитов названия составителя распорядительного документа («Приложение №… к…»). Если приложение относится к числу утверждаемых распорядительным документом, то сделанная на нем запись после слова «Приложение» (с его номером) будет содержать слово «Утверждено» («Утверждено приказом…»).

Отдающее распоряжение лицо (лица) должно собственноручно подписать распорядительный документ, при этом обязательно расшифровываются его должность (она на листе располагается у левой границы листа, но может и центрироваться) и приводится фамилия с инициалами (у правой границы листа). Инициалы здесь ставятся перед фамилией. Подпись располагается между записями о должности и Ф. И. О. или на одной строке с Ф. И. О., если название должности располагается по центру листа. Название должности может сопровождаться указанием наименования составителя документа, если документ оформлен не на разработанном им бланке. Если распорядительный документ составлен коллегиально, то на нем будут проставлены подписи соответствующего числа лиц, при этом располагаться они будут с учетом иерархии занимаемых должностей.

Если фактическое подписание уже подготовленного для этого документа осуществляет иное лицо, то сведения о его должности и Ф. И. О. в распорядительный документ нужно внести от руки, зачеркнув данные, относящиеся к лицу, за которого выполняется подписание. В документе, подписанном электронной подписью, отметке о таком способе подписания должна располагаться на месте обычной подписи, хорошо читаться, не заходить на текст документа и не перекрывать отметки о других электронных подписях. Подлинность подписи может заверяться печатью, которая проставляется так, чтобы не перекрывать подпись.

Распорядительный документ может иметь отметку о фактическом исполнителе, содержащую его Ф. И. О. и номер телефона. Возможно дополнение этих данных названием занимаемой им должности, наименованием подразделения и адресом электронной почты. Варианты размещения этой отметки:

  • на последнем листе документа у его левой границы;
  • на обороте последней страницы внизу слева;
  • в качестве нижнего колонтитула с применением более мелкого шрифта.

При изготовлении заверенной копии распорядительного документа или выписки из него отметка (она может делаться с помощью штампа), подтверждающая соответствие содержания, проставляется под местом подписания документа и формируется из слова «Верно», должности, подписи, расшифровки этой подписи и даты заверения. При передаче такой копии стороннему лицу запись о заверении дополняется печатью.

Подводим итоги

  • Распорядительные документы входят в состав организационно-распорядительной документации, необходимой каждому из работодателей, и регулируют вопросы текущей его деятельности. Основная их задача заключается в конкретизации объектов применения норм действующего законодательства или своих внутренних документов, устанавливающих общие для трудового коллектива правила. Как правило, распорядительный документ издается единоличным исполнительным органом (приказ, распоряжение, указание), но может являться и результатом коллективного решения (постановление, решение).
  • Распорядительный документ, требующий осуществления конкретных действий, имеет характер первичного документа и часто становится основанием возникновения хозяйственных операций, требующих отражения в бухучете. Поэтому к нему применимы требования, касающиеся наличия в нем обязательных для первичного документа реквизитов.
  • Определенные бланки для распорядительных документов могут иметь место в организациях бюджетной сферы. Для иных работодателей законодательство таких бланков не предусматривает. Работодатель может воспользоваться типовыми формами, утвержденными Госкомстатом для некоторых ситуаций. Однако обычно бланк распорядительного документа разрабатывается каждым из работодателей самостоятельно.
  • При оформлении распорядительного документа необходимо учитывать наличие применимых к нему правил, установленных ГОСТ для организационно-распорядительной документации. Эти правила требуют соблюдения определенных общих принципов размещения информации, включаемой в документ, на листах (листе), из которых он состоит, а также правил отражения этой информации. Особый набор содержащихся в ГОСТ правил относится к распорядительным документам.

4.2.1. Положение принимается в том случае, если устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ФАС России.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для исполнения.

В регламенте и инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения законодательных и иных нормативных актов.

4.2.2. Текст печатается на листах формата A4.

Констатирующей частью положения (правил, регламента, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных норм.

4.2.3. Положение, правила, регламент и инструкция должны обязательно иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?».

Заголовок выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

4.2.4. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Названия глав могут выделяться полужирным шрифтом и выравниваются по центру.

4.2.5. Положения, правила, регламенты и инструкции разрабатываются соответствующими структурными подразделениями ФАС России, визируются руководителями данных структурных подразделений и утверждаются руководителем ФАС России (или заместителем руководителя ФАС России временно исполняющим обязанности руководителя).

Визирование данных документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в пп. 2.2.15. Инструкции.

Согласование положений, правил инструкций осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в пп. 2.2.14. Инструкции.

Утверждение оформляется грифом утверждения на подлиннике (см. пп. 2.2.17. Инструкции) или, если введение данных документов в действие требует дополнительных мероприятий, приказом по основной деятельности ФАС России (оформление см. п. 4.1. Инструкции).

Понятия «приказ» и «распоряжение» в деловых инструкциях и в обиходе воспринимаются часто как синонимы. Однако такой подход является спорным – между этими документами есть различия. Разберемся, в чем они состоят и почему при наличии сходства приказ и распоряжение взаимозаменяемыми во многих случаях считать нельзя.

Термины и разграничения

Приказы и распоряжения сходны между собой, являясь распорядительными документами руководства по отношению к персоналу, инструментами, посредством которых происходит процесс управления организацией. По сути, это локальные нормативные акты, в которых задокументированы решения руководства.

Действующие нормативно-правовые документы не содержат четкого определения этих понятий и их разграничения. Они есть, к примеру, в «Кратком словаре видов и разновидностей документов», увидевшем свет в 1974 году. Многие формулировки словаря, касающиеся финансовых и организационных реалий экономики, на сегодняшний день устарели, но, взяв их за основу, можно получить такие определения.

Приказ – единоличный локальный правовой акт, издаваемый руководителем компании или его заместителем, исполняющим соответствующие обязанности в момент издания приказа. Он предназначен для решения вопросов основной деятельности или кадровых вопросов. Приказом называют также правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления или его структурного подразделения с целью решения задач, стоящих перед органом. Может иметь отношение к широкому кругу руководителей, независимо от подчиненности, и иметь силу не ЛНА, а общего нормативного акта.

Распоряжение – издается руководителем компании, его заместителями по оперативным вопросам, главным образом организационного характера. Они касаются исполнения приказов, правил, инструкций, иных нормативных актов; механизмов доведения решений высшего руководства до руководителей низших рангов и рядовых работников. Часто распоряжение ограничено по времени действия и касается ограниченного круга лиц.

На заметку! Приказание – специфическая форма распорядительного документа, характерная для воинских учреждений. Издается командиром, начальником учреждения.

Как применять документы

Из определений вытекает, что распоряжение, в отличие от приказа, носит в первую очередь рекомендательный характер. Оно указывает на наиболее оптимальный способ решения какой-либо задачи руководства и требует согласия. Приказ требует безусловного подчинения, точности исполнения. В то же время во многих ситуациях распоряжение по своему содержанию близко к приказу.

Обратим внимание на некоторые характерные черты двух документов:

  1. Приказ действует до отмены, распоряжение – до фактического исполнения.
  2. Распоряжения, как правило, переиздаются при необходимости, в приказ можно внести изменения таким же распорядительным документом – приказом. В текст изменяющего приказа включают текст соответствующих изменений.
  3. При издании приказа в документе всегда указывается заголовок «Приказ», в распоряжении часто заголовок опускается. При составлении распоряжения текст начинается словами «Обязать, обязываю, распоряжаюсь», а в приказе – «Приказываю».

Пример приказа — приказ о приеме на работу, а распоряжением может оформляться краткосрочное возложение обязанностей на члена трудового коллектива, во время отпуска основного сотрудника. На практике эти два документа воспринимаются часто идентично и в организациях имеют равную силу действия.

Многие компании, особенно небольшие, применяют какой-то один вид распорядительного документа. Обычно первенство отдается приказу, но могут издаваться исключительно распоряжения. В других случаях, например, при наличии структурных подразделений, распоряжения издают руководители этих структурных подразделений, а приказы – руководитель и лица, исполняющие его обязанности.

С точки зрения права, приказ и распоряжение различий не имеют, организация обязана отрегулировать эти вопросы самостоятельно. Разграничение действия документов производится с помощью регламентов, иных ЛНА, где прописываются ситуации, при которых необходимо подготовить проект приказа или распоряжения.

Есть отдельные, определенные законом, случаи. В Уставе акционерного общества обычно указывается, что руководитель издает приказы (согласно ст. 69-2 ФЗ № 208 от 26/12/95 г.), значит заместители могут быть наделены полномочиями издавать распоряжения.

Порядок издания приказов и распоряжений

Приказы и распоряжения имеют в основном сходный порядок формирования, издания и контроля исполнения:

  • инициирующие действия, в основе которых лежит причина издания документа;
  • сбор информации, ее анализ;
  • формирование проекта приказа, распоряжения на основе проведенной работы;
  • регистрация замечаний и предложений заинтересованных сторон, согласование;
  • подписание документа;
  • регистрация документа;
  • доведение до сведения исполнителей.

Инициатива может исходить от руководителя компании либо от руководителей отделов (докладные записки, служебные записки, служебные письма руководителю). Издание документа может иметь плановый характер и опираться на нормы принятых ранее ЛНА, например, приказ о проведении инвентаризации.

Согласование и доработка, если она необходима, ведется с учетом мнения работников, профсоюза, низовых руководителей, а в некоторых случаях и внешних организаций, привлеченных к решению проблемы, о которой идет речь в документе (вышестоящего руководства организации, экспертов). В других случаях приказ или распоряжение не требует этапа доработки.

Работа ведется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, требования к оформлению документов которого распространяются на распоряжения и приказы.

Источник

24

Термины и определения

Индивидуальный
правовой акт — письменный
официальный документ, принятый (изданный)
в определенной форме органом власти
или организацией в пределах их компетенции
и содержащий конкретное предписание.

Инструкция
–
нормативный правовой акт, регулирующий
организационные, научно-технические,
технологические, финансовые и иные
специальные стороны деятельности
организации, как правило, содержит
детальное, пооперационное описание
последовательности и содержания действий
при выполнении какой-либо работы
(услуги).

Методические
указания (рекомендации) – акт,
содержащий систематизированные
практические рекомендации (разъяснения)
по применению нормативных положений,
установленных иными нормативными
правовыми актами.

Нормативный
правовой акт
— это письменный официальный документ,
принятый (изданный) в определенной форме
правотворческим органом в пределах его
компетенции и направленный на установление,
изменение или отмену правовых норм.

Политика
– документ,
принимаемый высшим руководством
организации для детализации целей,
определенных стратегией развития
организации и направленных на улучшение
ее деятельности.

Положение
– нормативный
правовой акт, определяющий компетенцию,
структуру, функции, порядок деятельности
организации или структурного подразделения,
коллегиального (совещательного) органа.

Положение
может регламентировать сложные виды
деятельности организации, имеющие
комплексный характер.

Порядок
— нормативный
правовой акт, устанавливающий обязательные
для исполнения требования в отношении
предмета правового регулирования.

Правила
—
нормативный правовой акт, устанавливающий
обязательные для исполнения требования,
всесторонне характеризующие предмет
правового регулирования.

Правовая
норма – общеобязательное
предписание постоянного или временного
характера, рассчитанное на многократное
применение.

Регламент
– нормативный
правовой акт, содержащий совокупность
правил, определяющих порядок деятельности
коллегиального (совещательного) органа
или порядок (последовательность)
осуществления административного или
бизнес-процесса, как правило, с указанием
последовательности этапов (шагов) и
сроков их выполнения.

Устав
– зарегистрированный
и
утвержденный
в
установленном
законом
порядке
свод
правил,
регулирующий
основные
виды
деятельности
организации,
определяющий
ее
цели
и
задачи,
принципы
образования
и
деятельности,
структуру,
устройство,
отношения
с
другими
лицами
и
государственными
органами,
права
и
обязанности.

Юридическая
техника — совокупность
приемов, правил, методов, применяемых
при разработке содержания и структуры
нормативных правовых актов.

Анализ
нормативных документов, определяющих
состав ЛНА в различных организациях,
показывает, что к ЛНА могут относиться
следующие документы:

  • устав
    организации;

  • политика
    (в области…);

  • положение;

  • правила;

  • инструкция;

  • технологическая
    инструкция;

  • порядок;

  • регламент;

  • технологический
    регламент;

  • методические
    указания;

  • методические
    рекомендации;

  • номенклатура
    дел;

  • стандарт
    организации;

  • классификатор;

  • перечень;

  • нормы
    (например, нормы времени);

  • табель
    форм документов;

  • альбом
    форм документов.

Для
того чтобы из данного перечня видов
документов можно было бы выбрать какой-то
оптимальный для организации набор
нормативных правовых документов,
необходимо рассмотреть определения
перечисленных видов документов, которые
бы раскрывали назначение этих документов.
К сожалению, в настоящее время отсутствует
современный словарь видов (разновидностей)
документов. Единственным словарем,
имеющимся в распоряжении документоведов,
является Краткий словарь видов и
разновидностей документов 1974 г.1.
Поскольку со времени издания словаря
прошло почти тридцать лет, словарь не
отражает тех изменений, которые произошли
в видовом составе документов за прошедший
период, а в ряде случаев и те изменения,
которые произошли в сфере употребления
документа. Предлагая определения
перечисленных видов документов, будет
опираться не только на названный выше
словарь, но и на известные нам нормативные
документы ряда крупных компаний сырьевого
сектора экономики, банковской сферы и
некоторых других, которые устанавливают
видовой состав ЛНА и правила их разработки
и оформления, то есть будем опираться
и на современную практику документирования
(это такие документы, как инструкции по
делопроизводству, положения о ЛНА и
некоторые другие).

Устав
организации2
– учредительный документ юридического
лица, содержащий свод правил, определяющих
статус
(правовое положение) организации (ее
организационно-правовую форму, официальное
наименование, направления и характер
деятельности, состав и полномочия
органов управления, состав имущества
и др.).

Политика
–
нормативный документ, принимаемый для
детализации целей, определенных
стратегией развития организации и
направленных на улучшение ее деятельности.

Положение
– нормативный документ, определяющий
компетенцию, структуру, функции, порядок
деятельности организации, структурного
подразделения, коллегиального
(совещательного) органа, должностного
лица.

Правила
— нормативный документ, устанавливающий
обязательные для исполнения требования,
всесторонне характеризующие предмет
правового регулирования.

Инструкция
–
нормативный документ, регулирующий
организационные, технические,
технологические, финансовые и иные
специальные стороны деятельности
организации (как правило, содержит
детальное, пооперационное описание
последовательности и содержания действий
при выполнении какой-либо работы
(услуги).

Технологическая
инструкция – нормативный
документ, регламентирующей порядок
производства работ, выполнения операций
(групп операций) в рамках отдельного
технологического процесса производства
продукции (работ и услуг).

Порядок
— нормативный
документ, устанавливающий обязательные
для исполнения требования в отношении
предмета правового регулирования.

Регламент
– нормативный
правовой документ, определяющих порядок
деятельности коллегиального
(совещательного) органа или порядок
(последовательность) осуществления
административного или бизнес-процесса,
как правило, с указанием последовательности
этапов (шагов) и сроков их выполнения.

Технологический
регламент –
нормативный
документ, устанавливающий требования
к реализации производственного или
бизнес-процесса, включая порядок
выполнения работ, используемое
оборудование, ресурсы, технологическое
оснащение, правила безопасной эксплуатации
и др., обеспечивающие получение конечного
продукта.

Методические
указания –
нормативный документ, устанавливающий
основные положения, принципы, единые
подходы и методы выполнения сложных по
своему содержанию работ либо работ, в
ходе выполнения которых необходимо
взаимодействовать с клиентам, другими
подразделениями или организациями.

Методические
рекомендации – нормативный
документ,
содержащий систематизированные
рекомендации (разъяснения) по применению
нормативных положений, установленных
нормативными документами более высокого
порядка.

Номенклатура
дел – нормативный
документ, содержащий систематизированный
перечень заголовков дел, формируемых
в организации, с указанием сроков их
хранения.

Стандарт
организации –
нормативный документ, устанавливающий
для
длительного использования правила,
характеристики или общие принципы,
затрагивающие разные виды деятельности
организации или их результат в целях
совершенствования производства и
обеспечения качества продукции,
выполнения работ (услуг).

Классификатор
–
нормативный документ, содержащий
систематизированный перечень наименований
объектов некоторого множества с
присвоенными им кодами.

Перечень
— нормативный
документ, содержащий систематизированный
список объектов (документов, лиц и др.)
в целях распространения на них определенных
норм или требований.

Нормы
— нормативный
документ, устанавливающий предельные
величины чего-либо (времени, выработки,
размера оплаты и др.) на выполнение
определённого объёма однородных работ.

Табель
форм документов –
нормативный документ, содержащий
систематизированный перечень наименований
унифицированных форм документов,
разрешенных к применению в организации.

Альбом
форм документов — нормативный
документ, содержащий систематизированный
перечень унифицированных форм документов,
разрешенных к применению в организации.

Для
определения видового состава ЛНА,
применяемых в организации, целесообразно
разработать нормативный документ
(например, положение о ЛНА организации),
определяющий состав ЛНА, порядок их
разработки, структуру документов, состав
реквизитов и правила оформления, порядок
утверждения, опубликования, внесения
изменений и отмены в случае, если документ
перестал выполнять регламентирующую
функцию.

Наличие
такого документа позволяет упорядочить
работу по подготовке ЛНА, помогает
исполнителям правильно выбрать вид
ЛНА, грамотно сформировать структуру
этого документа и соответствующим
образом оформить проект документа.

Вид
и наименование ВНД устанавливаются
разработчиком, но могут быть изменены
в процессе согласования и экспертизы
проекта ЛНА.

По
умолчанию ЛНА имеют постоянный характер,
но уже на этапе подготовки документа
может быть принято решение о придании
ЛНА статуса временного документа, в
этом случае, независимо от вида ЛНА, к
названию документа добавляется слово
«временный»: Временная
инструкция…; Временное положение…,
Временный регламент и
др. Период времени, в течение которого
документ будет действовать со статусом
«временный», может быть установлен при
его разработке, утверждении или в
процессе его применения на практике.

Основные
этапы подготовки ЛНА

Как
правило, разработка проектов ЛНА
осуществляется на плановой основе и
включает следующие этапы:

  1. Подготовка
    проекта ЛНА;

  2. Согласование
    проекта с заинтересованными подразделениями
    и лицами;

  3. Доработка
    проекта ЛНА по замечаниям;

  4. Повторное
    согласование проекта ЛНА;

  5. Экспертиза
    проекта ЛНА;

  6. Утверждение
    ЛНА;

  7. Регистрация
    ЛНА;

  8. Опубликование
    ЛНА;

  9. Рассылка
    ЛНА;

  10. Внесение
    изменений в ЛНА;

  11. Отмена
    ЛНА.

Подготовка
проекта ЛНА.

Подготовка
проекта ЛНА осуществляется в соответствии
с годовым (полугодовым) планом, утверждаемом
руководителем организации. Подготовка
проекта ЛНА, как правило, осуществляется
группой специалистов одного или
нескольких структурных подразделений
в зависимости от содержания и назначения
документа. Проект ЛНА не должен
противоречить действующему законодательству
Российской Федерации, нормативным
правовым актам организации, ЛНА более
высокого уровня. Подготовленному
документу до его утверждения и регистрации
присваивается статус «Проект», который
обозначается на титульном листе
документа.

Согласование
проекта с заинтересованными подразделениями
и лицами, доработка проекта ЛНА по
замечаниям, повторное согласование
проекта ЛНА

Согласование
ЛНА, в целом, проводится также, как и
согласование других видов документов,
например, распорядительных документов
(приказов, распоряжений). Состав
должностных лиц, с которыми должен быть
согласован проект ЛНА, определяется
ответственным исполнителем, в качестве
которого, как правило, выступает
руководитель подразделения – исполнителя.
Состав лиц, участвующих в согласовании
ЛНА, может корректироваться в ходе
экспертизы ЛНА. Согласование ЛНА может
проводиться в
несколько этапов, если в ходе согласования
высказываются замечания, по которым
найти взаимоприемлемое решение удается
не сразу. Проект ЛНА подлежит повторному
и последующим согласованиям, если при
доработке проекта по замечаниям в него
вносятся изменения, существенно
изменяющие нормы документа. В ходе
согласования формируется лист
согласования, являющийся неотъемлемой
частью документа.

Экспертиза
проекта ЛНА

Экспертиза
проекта ЛНА – этап подготовки документа,
характерный именно для ЛНА. Экспертиза
проекта проводится с подразделениями
организации, выполняющими внешние, по
отношению к содержанию ЛНА, функции.
Как правило, в процедуре экспертизы
участвуют: юридическое подразделение,
подразделение безопасности, подразделение
охраны труда, противопожарной безопасности
и некоторые др. Процедура экспертизы
отличается от согласования проекта
документа еще и тем, что по результатам
экспертизы готовится заключение,
направляемое в подразделение –
исполнитель. Если в ходе экспертизы
высказаны замечания, они подлежат
рассмотрению, и проект либо дорабатывается,
либо, если разработчики проекта не
согласны с результатами экспертизы,
проводятся согласительные совещания,
для участия в которых, как правило,
приглашается должностное лицо (например,
заместитель руководителя организации)
– куратор подразделения–исполнителя.

В
отдельных случаях результатом экспертизы
проекта ЛНА может быть его одобрение
(согласование) совещательным
(координационным) органом организации
(правлением, комитетом и др.)

Утверждение
ЛНА

Особенностью
ЛНА является то, что способом придания
им юридической силы является процедура
утверждения. ЛНА могут утверждаться
непосредственно руководителем
организации, коллегиальным органом
(например, советом директоров), изданием
распорядительного документа (приказа,
распоряжения). Гриф утверждения
проставляется на титульном листе ЛНА.

Регистрация
ЛНА

Утвержденные
ЛНА подлежат регистрации. ЛНА регистрируются
службой делопроизводства организации
отдельно от других видов документа.
Регистрационный номер ЛНА в соответствии
с принятой в организации системой
регистрации этой категории документов
проставляется на титульном листе
документа.

Опубликование
ЛНА

Под
опубликованием ЛНА, как правило,
понимается включение ЛНА в автоматизированную
базу данных нормативных актов организации.
При включении ЛНА в базу нормативных
правовых актов осуществляется лицом,
ответственным за ведение базы данных
посредством заполнения полей электронной
карточки ЛНА и оцифровки подлинника
ЛНА, то есть создания электронного
образа документа.

Подлинник
ЛНА на бумажном носителе, утвержденный
руководителем или иным органом управления,
помещается на хранение в дело в
соответствии с номенклатурой дел
организации.

Рассылка
ЛНА

Рассылка
ЛНА может осуществляться несколькими
способами: через организацию доступа
работников к базе локальных нормативных
актов, посредством рассылки всем
исполнителям информации о принятии ЛНА
и его опубликовании с указанием места
хранения его электронной копии или
рассылки непосредственно текста ЛНА
всем исполнителям по списку рассылки.

Внесение
изменений в ЛНА

Для
приведения ЛНА в соответствие с вновь
принятым нормативным документом,
устранения множественности правовых
норм по одним и тем же вопросам готовятся
предложения о приведении нормативной
базы в соответствие с вновь принимаемым
ЛНА путем внесения изменений в действующий
документ.

Изменения
в ЛНА вносятся распорядительными
документами (приказами, распоряжениями),
издаваемыми тем руководителем, который
утверждал ЛНА. В случае если ЛНА принимался
коллегиальным органом, решение о внесении
изменений в ЛНА принимается этим же
органом. Не допускается вносить изменения
в ЛНА руководителем или органом,
занимающим в иерархии органов управления
более низкий уровень, чем руководитель
или орган, утверждавший документ.

В
целях упрощения последующей работы с
документами в некоторых организациях
принята практика вносить изменения в
ЛНА не распорядительными документами,
а документом, имеющим название: ИЗМЕНЕНИЯ
в (наименование документа),
например: ИЗМЕНЕНИЯ
в Положение о локальных нормативных
документах компании,
с сохранением уровня подписания
изменений.

За
поддержание ЛНД в актуальном состоянии
и своевременное внесение изменений
несет ответственность подразделение-исполнитель.

Отмена
ЛНА

В
случае если ЛНА утрачивает свою
актуальность или входит в такие
противоречия с вновь принятыми
документами, которые не могут быть
устранены, документ подлежит отмене
как утративший силу. Признание ЛНА
утратившим силу оформляется изданием
приказа (распоряжения) тем руководителем
или органом, который утверждал документ.
Электронная версия документа из базы
локальных нормативных актов перемещается
на хранение в архив электронных
документов. ЛНА на бумажном носителе,
имеющие постоянный срок хранения, по
истечении срока их хранения по месту
формирования дел подлежат передаче в
архив организации, ЛНА, имеющие меньшие
сроки хранения, уничтожаются по истечении
установленного срока хранения.

Еще
одной особенностью работы с ЛНА является
то, что статус ЛНА может меняться на
протяжении его жизненного цикла. Единой
системы обозначений статуса документа
пока не выработано, но, как правило, в
организациях устанавливаются следующие
статусы документа: проект,
действующий (или действующая редакция),
действующий с изменениями, действие
приостановлено, утратил силу.

С
точки зрения оформления ЛНА можно
разделить на две группы:

  1. документы,
    которые оформляются в соответствии с
    правилами, установленными ГОСТ Р
    6.30-2003, например, положения о структурных
    подразделения, коллегиальных или
    совещательных органах организации,
    должностные инструкции, должностные
    регламенты.

  2. документы,
    оформление которых во многом отличается
    от оформления других
    организационно-распорядительных
    документов и которые можно отнести к
    документам сложной структуры. В
    оформлении этой группы ЛНА, как правило,
    присутствует титульный лист, а в состав
    документа включается перечень понятий
    (терминов), используемых в сфере правового
    регулирования, перечень сокращений и
    собственно основной текст.

Обобщая
практику организаций, можно выделить
следующие составные части ЛНА, относимых
ко второй группе:

  • титульный
    лист;

  • содержание
    (оглавление);

  • перечень
    терминов и определений;

  • перечень
    сокращений;

  • основной
    текст (как правило, в составе текста
    выделяются раздел «Общие положения»,
    разделы, раскрывающие основной содержание
    документа, заключение, или заключительные
    положения);

  • приложения.

Кроме
того, к подлиннику ЛНА, помещаемому в
дело организации, добавляется лист
согласования и, как правило, список
рассылки.

Поскольку
большая часть ЛНА организаций относится
к документам второй группы, будем
рассматривать именно эту группу
документов.

При
оформлении ЛНА используются реквизиты:
полное официальное наименование
организации, сокращенное официальное
наименование (если оно имеется),
наименование ЛНА, гриф утверждения,
регистрационный номер ЛНА, место и год
издания документа, отметки о согласовании.
Основная часть реквизитов ЛНА (кроме
отметок о согласовании) размещаются на
титульном листе документа.

Утверждение
ЛНА

Немаловажным
является вопрос утверждения ЛНА.
Существует несколько форм утверждения
этих документов:

— утверждение
руководителем организации, то есть
лицом, осуществляющим
исполнительно-распорядительную
деятельность и действующим на основе
единоличного принятия решений;

— утверждение
коллегиальным органом организации
(советом директоров, правлением и др.).

В
случае если документ утверждается
руководителем организации (в отдельных
случаях правом утверждать некоторые
ЛНА может наделяться заместитель
руководителя организации), также может
быть два варианта утверждения: утверждение
непосредственно руководителем, то есть
его собственноручной подписью в грифе
утверждения, и утверждение приказом.
Решение
о конкретной форме утверждения ЛНА
принимается в зависимости от того,
необходимо одновременно с утверждением
ЛНА принимать дополнительные решения,
связанные с этим действием, или нет.
Если таких дополнительных решений
принимать не нужно, ЛНА может утверждаться
непосредственно руководителем. Если
наряду с утверждением ЛНА необходимо
принять иные управленческие решения,
связанные с данным документом, необходимо
издавать приказ об утверждении, в
который, кроме пункта об утверждении,
будут включены конкретные поручения
исполнителям3.

Согласование
(одобрение) ЛНА

Для
некоторых видов ЛНА в организации может
быть установлена в качестве обязательной
процедура согласования ЛНА с совещательным
(методическим или координационным)
органом организации (комитетом, советом),
например, Бюджетным комитетом,
Инвестиционным комитетом, Научно-техническим
советом и др.

Гриф
согласования (гриф одобрения), как
правило, размещается на титульном листе
ЛНА, в нижней части листа слева (выше
указания места и года издания документа),
гриф согласования может размещаться в
верхней части титульного листа слева
на уровне грифа утверждения документа.
На практике единства в этом вопросе
нет, нормативными документами это не
регулируется.

Наименование
ЛНА

Важным
поисковымпризнаком ЛНА является его
наименование. Наименование ЛНА включает:

— название
вида документа (положение, правила,
регламент и др.);

— заголовок
к документу, раскрывающий его содержание,
составляющий одно целое с наименованием
вида документа.

Задача
составителя ЛНА – сформулировать
наименование ЛНА в краткой форме, но
так, чтобы наименование раскрывало
содержание документа, например:

ИНСТРУКЦИЯ
о конфиденциальном делопроизводстве
в ОАО «Стройкомплект»;

ПОЛОЖЕНИЕ
о режиме конфиденциальности в ОАО
«Стройкомплект».

Наименование
должно быть точным, четким и информационно
насыщенным, правильно отражать предмет
правового регулирования с тем, чтобы
работники организации могли по
наименованию ЛНА акта определить его
основное содержание, легко запомнить,
при необходимости быстро найти.

Наименование
ЛНА устанавливается исполнителем —
разработчиком ЛНА, но может быть изменено
в процессе его согласования.

ЛНА
со сложными и неоправданно длинными
наименованиями загромождают нормативную
базу, затрудняют систематизацию и
понимание нормативных документов. Они
особенно неудобны при ссылках на них в
других нормативных правовых актах,
документах, статьях и др.

Несколько
примеров неудачных заголовков ЛНА:

Описание
унифицированного процесса
подготовки,
согласования документов
в корпоративной системе электронного
документооборота

В
приведенном примере, во-первых, отсутствует
указание вида документа (положение,
регламент, правила, инструкция или
другой), лишним является указание того,
что документ приводит унифицированный
процесс подготовки, поскольку задача
любого нормативного документа, если он
регламентирует какой-то процесс,
унифицировать его, иначе результат
нормативного регулирования не будет
эффективным. Правильным названием
данного документа может быть такое
наименование: Регламент
подготовки
и согласования документов в корпоративной
системе электронного документооборота.

Пошаговая
инструкция о расторжении трудового
договора с руководителем унитарного
предприятия

В
данном случае, как нам представляется,
неправильно выбран вид документа.
Расторжение трудового договора с
руководителем
унитарного предприятия – частный случай
расторжения трудового договора с
работниками организации, поэтому было
бы правильнее назвать документ не
инструкцией (тем более, «пошаговой»), а
порядком, наименование документа было
бы следующим: Порядок
расторжения трудового договора с
руководителем унитарного предприятия.

Формы
и формат сообщений и порядок их
представления в электронном виде по
телекоммуникационным каналам связи

В
данном случае, как и в первом примере,
вообще отсутствует наименование вида
документа. В дальнейшем это создаст
трудности для пользователей при
необходимости сослаться на данный
документ в тексте другого документа,
поэтому первое, что нужно сделать, это
определить вид документа. Во-вторых, не
указано, о каких сообщениях идет речь.
Исправить это наименование можно
следующим образом: Положение
о форме
и форматах электронных сообщений
(указать,
каких)
и порядке их передачи по
информационно-телекоммуникационной
сети.

Регистрация
ЛНА

ЛНА
подлежат регистрации. Вопрос регистрации
ЛНА не так прост, как может показаться
на первый взгляд. Дело в том, что в
практике делопроизводства выработалось
такое правило: если документ утверждается
приказом, то его датой и номером являются
дата и номер приказа, поэтому ссылка на
ЛНА, утвержденный приказом, в другом
документе выглядит таким образом: «В
соответствии с Положением о порядке
увеличения (уменьшения) уставного
капитала общества, утвержденного
приказом ОАО «Корпорация МИГ» от
12.02.2010 № 123…».

Если
же ЛНА утверждается непосредственно
руководителем, то есть проставлением
собственноручной подписи в грифе
утверждения, то такие ЛНА регистрируются
отдельно и им присваивается номер в
соответствии с принятой в организации
системой регистрации ЛНА, поэтому при
ссылке на такие ЛНА было принято указывать
только дату их регистрации, например:
«В
соответствии с Положением о порядке
увеличения (уменьшения) уставного
капитала общества, утвержденного
генеральным директором ОАО «Корпорация
МИГ» 12.02.2010 …».

Понятно,
что такой подход неудобен для систематизации
ЛНА, их учета, формирования единого
информационного ресурса ЛНА. Именно
поэтому организации, оперирующие большим
объемом ЛНА, при формировании их в единый
информационный массив приходят к
необходимости вводить единую систему
учета этих документам, при которой
любому ЛНА, независимо от того, каким
образом он был утвержден, присваивается
индивидуальный регистрационный номер.
В состав регистрационного номера, как
правило, входит порядковый учетный
номер документа, к которому могут
добавляться дополнительные буквенные
или цифровые обозначения в зависимости
от принятой в организации классификации
ЛНА. В этом случае ссылки на ЛНА в других
документах при разных способах их
утверждения оформляются по-разному,
например:

  1. «В
    соответствии с Положением о порядке
    увеличения (уменьшения) уставного
    капитала общества № 85-П, утвержденного
    приказом ОАО «Корпорация МИГ» от
    12.02.2010 № 123…»     (при
    утверждении ЛНА приказом).

  1. «В
    соответствии с Положением о порядке
    увеличения (уменьшения) уставного
    капитала общества от 12.02.2010 № 85-П,
    утвержденного генеральным директором
    ОАО «Корпорация МИГ» …»

или:

«В
соответствии с Положением о порядке
увеличения (уменьшения) уставного
капитала общества № 85-П, утвержденного
генеральным директором ОАО «Корпорация
МИГ» 12.02.2010 …» (оба
варианта возможны при утверждении ЛНА
непосредственно руководителем).

Лист
согласования ЛНА

Лист
согласования ЛНА является неотъемлемой
частью документа, в каком бы виде не
проводилось согласование документа.
Если согласование проводится в системе
электронного согласования, лист
согласования по окончании этой процедуры
распечатывается, и документ представляется
на утверждение на бумажном носителе
вместе с листом согласования. После
утверждения и регистрации документ с
листом согласования помещается на
хранение в дело (сроки хранения ЛНА
устанавливаются в соответствии с
Перечнем типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе
деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения
(утв. приказом Минкультуры России от
25.08.2010 № 558).

Если
согласование проводится в ручном режиме,
отметки о согласовании, как правило,
оформляются на отдельном листе, а не на
обороте последнего листа документа,
поскольку ЛНА часто имеют приложения.

Кроме
сведений о лицах, участвующих в процедуре
согласования документа, в лист согласования
включается информация о разработчике
(ответственном исполнителе) ЛНА:

Ответственный
исполнитель

Наименование
должности с указанием структурного
подразделения

Подпись

И.О.Фамилия

Дата

Оформление
приложений

Многие
ЛНА содержат приложения. В приложения
рекомендуется выносить материал
справочного характера, унифицированные
формы документов, формулы для расчетов
и примеры расчетов, графики, схемы и др.
Ссылка на приложение помещается в
соответствующем пункте ЛНА, если
приложений несколько, они нумеруются,
если приложение одно, номер приложения
не проставляется, например:

«В
целях учета и поиска документов в системе
электронного документооборота
используются обязательные сведения о
документах (приложение № 13)».

Приложения
помещаются после основного текста,
каждое приложение начинается с новой
страницы. На каждом приложении
проставляется отметка о приложении по
следующей форме:

Приложение

к
Положению о локальных

нормативных
актах

ОАО
«Стройкомплект»

от
12.04.2011 № 213-П

Если
ВНД утвержден приказом, указывается
дата и номер приказа. Заголовок к
приложению располагается по центру.
Заголовок приложения включается в
содержание (оглавление ЛНА), если в текст
ЛНА включается данный структурный
элемент (структуре текста, языку и стилю
ЛНА будет посвящена следующая статья).

В
тексте ЛНА, как правило, выделяются
следующие составные части:

  • содержание
    (оглавление);

  • термины
    и определения;

  • перечень
    сокращений;

  • общие
    положения;

  • основная
    часть (разделы, подразделы, пункты,
    подпункты);

  • заключительные
    положения.

Содержание
(оглавление) может отсутствовать, если
основная часть текста ЛНА содержит не
более 3-5 разделов, в составе которых
подразделы не выделяются. Если в основной
части ЛНА разделов немного, но они имеют
подразделы с самостоятельными заголовками,
содержание (оглавление) необходимо
составить, чтобы было легче и удобнее
пользоваться документом.

Содержание
(оглавление) включает:

  • номера
    разделов, подразделов и других частей,
    имеющих самостоятельные заголовки;

  • заголовок
    (наименование структурного элемента);

  • номер
    страницы, указывающей на начало
    структурного элемента.

  • Раздел
    «Термины и определения»

  • Раздел
    «Термины и определения» выделяется
    в самостоятельный раздел ЛНА и помещается
    после содержания (оглавления). Перечень
    терминов имеет
    особое значение, поскольку содержит
    определения терминов, используемых в
    тексте ЛНА и, соответственно, в той
    сфере, которая регулируется данным
    нормативным актом. Включение в текст
    ЛНА данного раздела обеспечивает
    точность и правильность понимания
    норм, изложенных в документе.

Перечень
сокращений

Если
в тексте ЛНА употребляются многословные
наименования (структурных подразделений,
объектов, услуг, документов, должностей
и других наименований) составляется
перечень сокращений. Если многословных
наименований немного (не более трех)
перечень сокращений может не составляться,
а после первого употребления в тексте
длинного наименования следует ввести
его сокращенное наименование из
одного-трех слов или аббревиатуры. Это
сокращенное наименование, обозначенное
словом и ли словами, следует писать в
тексте ЛНА с прописной буквы. Вводится
это условное наименование следующим
образом:

«Департамент
регионального развития (далее — ДРР)
создан в соответствии с …».

или:
«Департамент
регионального развития (далее —
Департамент) создан в соответствии с
…».

«Положение
о работе с обращениями граждан в ЗАО
«Норма» (далее – Положение) определяет
порядок …»

Если
многословные наименования употребляются
более трех раз, составляется список
сокращений, например:

Источник

Вопрос

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?»

Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам.

Будем признательны за помощь!

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Разница – в цели создания и функциональном назначении видов документов. Вид документа – обобщенное название совокупности документов, принадлежащих к определенной системе документации и связанных между собой по признакам содержания и целевого назначения.

В процессе разработки инструкции по делопроизводству регламентируют прежде всего работу с документами, принадлежащими к системе организационно-распорядительной документации, в которой есть следующие подсистемы:

  • организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);
  • распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);
  • справочно-информационные документы;
  • документы по личному составу;
  • договорная документация.

Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика.

На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми.

В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении. Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

  • «положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;
  • «инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».

Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):

  • «регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;
  • «правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».

В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.

Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации). При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления. Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа.

Пример

В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).

Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты.

Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.

Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой.

Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.

Источник

Время на прочтение
6 мин

Количество просмотров 12K

Как сделать стандарт за 10 дней, я рассказывал раньше. Сейчас я хотел бы рассказать о терминологии и названиях документов, их значении и разных подходах к составлению документации. Конечно, все знают, что полезно разбираться в документах, но не у всех хватает терпения вникнуть в них. Я расскажу, как меня засудили как раз за это. Эта часть будет сухой и скучной, налейте себе чая, возьмите печеньки. Поехали.

Слишком долгое вступление в тему

Любой живой язык прекрасен в своих нюансах. А русский язык прекрасен вдвойне. Имея такой мощный базис, русский канцелярит (так я называю язык, на котором пишутся законы, постановления правительства и другие официальные бумаги) пленит своими возможностями. Разумеется, если вы не пытаетесь его читать.  Если нет возможности этого избежать, то читать канцелярит надо вдумчиво и размеренно, несколько раз перечитывая, вникая в каждое слово.

Шел 2008 год – лето, пятница. Я отпросился пораньше с работы, чтобы не стоять в пробках, и ехал на дачу по Дмитровскому шоссе в районе Яхромы. Было довольно плотненько, но терпимо. Меня останавливает инспектор ГИБДД, просит документы и заявляет, что я не пропустил пешехода. Я с ним не соглашаюсь.

Тогда инспектор предлагает подписать мне постановление и говорит, что у меня будет 10 дней на обжалование. Ну, уже неплохо. Я подписываю бумагу и еду дальше по своим делам. Оказалось, что инспектор воспользовался моим незнанием.

Протокол? Какой протокол?

На суде выяснилось, что я подписал не протокол, а постановление.

В случае, если представитель власти увидел признаки административного правонарушения (например, правил дорожного движения), он должен составить протокол. В протоколе вы можете написать, что не согласны с замечаниями, а вот в постановлении такой графы нет. Т.е. подписывая постановление, я фактически признал свою вину. Да, у вас есть 10 дней, чтобы обжаловать постановление. Но шансов практически нет. Таким образом, протокол – лишь фиксация нарушения, а постановление – уже назначенное наказание.

Казалось бы, две какие-то бумажки, а какие разные последствия.

Документы для информационной безопасности

Как и любая деятельность, процессы информационной безопасности рано или поздно обрастают некоторым объемом документов: политики, регламенты, инструкции, положения и т.п.  Каждый из этих документов решает определенную задачу, а путаница в них (как в примере выше) в обязательном порядке губительно скажется на вашей деятельности.

Для создания документов такого рода мы можем использовать достижения как отечественной, так и западной школ.

Западная школа

Западная школа довольно свободно относится к названиям и содержанию документов. Самым ярким доказательством является серия стандартов – ISO 2700x, которую знает каждый безопасник.

В общем случае вся документация делится на четыре уровня.

  • Политики первого уровня – наиболее «водянистые» и «стратегические». Например, «Политика информационной безопасности ООО «Ромашка».
  • Политики второго уровня – конкретизируют определённые аспекты глобальной политики или конкретные процедуры. Например, «Политика антивирусной защиты».
  • Инструкции (третий уровень) – описывают конкретные обязанности сотрудников в рамках политики 2 уровня, например, «Инструкция системного администратора по антивирусной защите сегмента КСПД».
  • Записи (четвертый уровень) – все то, что не вошло в предыдущие три уровня. От настроек на конкретном сегменте до разбора инцидентов SIEM-системы.

При применении данного подхода возникают проблемы с адаптацией сего стандарта в наших реалиях. До сих пор можно легко обратить любое общение безопасников в безжалостный холивар вопросом о размере политики безопасности. Большинство предпочитает хранить всю необходимую информацию в одном документе, ведь чем больше документов, тем больше времени необходимо тратить на отслеживание их взаимосвязей, а согласование и внесение изменений может затягиваться на месяцы. Я встречал и другие мнения, однако в любом случае вывод следующий: западные методики не раскрывают многих необходимых нюансов.

Обратимся же к отечественному опыту.

Отечественная школа

Имея такую впечатляющую историю и опыт поколений в разработке конструкторской документации (ЕСКД), было бы удивительно, если бы у нас не сложились свои традиции и понимание оформления документов. Если внимательно посмотреть тот же ГОСТ 34 серии, то можно с удивлением узнать, что он вполне логичен и даже удобен. Разве перед внедрением любой системы вы не разрабатываете верхнеуровневую структуру (эскизный проект), уточняя его все детальнее и детальнее (технический проект и рабочая документация)?

Поэтому, если вы будете разрабатывать документы для русской компании, вы скорее всего будете использовать подходы отечественной школы. Основным ее отличием от западной, является внимание к терминам и названиям. Например, называя документ «Перечень входных сигналов и данных», от вас ожидают, что там будет информация о входных, возможно, даже о выходных сигналах, а не требования к информационному обеспечению или описание массива информации.

Но здесь вас может поджидать проблема. Как вы думаете, чем отличаются:

  1. Политика информационной безопасности,
  2. Регламент информационной безопасности,
  3. Положение об информационной безопасности?

Именно этот вопрос поставил меня в тупик, когда я перешел к этапу составления комплекта организационно-распорядительной документации (ОРД). Давайте же разберемся.

Как вы лодку назовете, так она и поплывет

Остановимся на основных документах (если будем рассматривать все – это будет совсем нудно и неинтересно). Описанный ниже подход является основным в работе Департамента информационной безопасности в одном из подразделений ЛАНИТ.

Приказ

Альфа и омега любого процесса, который вы захотите перенести на бумагу. В отличие от западного подхода, где достаточно просто утверждения уполномоченными лицами, у нас все документы вводятся приказом. Вы можете использовать в работе какие угодно инструкции и формы, но если они не введены приказом, считайте, что их у вас нет.

Это, кстати, особенно актуально для защиты персональных данных. Любая проверка регуляторов начинается с установления факта правоприменимости принятых мер. Если вы занимаетесь каким-нибудь документом, то вам, скорее всего, и готовить проект приказа.

Основными отличительными чертами Приказа являются следующие:

  1. Вводится в действие генеральным директором, именно он имеет право распространять те или иные требования на всю организацию.
  2. Наличие команды. Например, внедрить политику информационной безопасности.
  3. Назначение ответственного. В приказе должен быть указан ответственный за выполнение сути приказа, например, в случае политики – директор по ИБ.
  4. Наличие сроков. Тут все очевидно. Например, доведение до сведения всех сотрудников Политики ИБ в течение 2-х дней.
  5. Наличие контролирующего. Эту часть часто забывают, но крайне желательно указать, за кем закрепляется контроль над исполнением сути приказа. Обычно он либо остается у генерального директора, либо передается ответственному.

Приказом вводится все – от режима защиты персональных данных до утверждения форм отчетности. Делать ли разные приказы на каждый чих или единым пулом – зачастую дело вкуса. Если все вводить отдельными приказами, то внедренные документы проще будет менять. Если единым пулом, то проще согласовать и подписывать.

Политика

Наконец, мы добрались до Политики. В нашей традиции это относительно новый документ, в отличии от других, представленных здесь. Особенностью Политики является то, что она описывает процессы. Например, процесс обеспечения информационной безопасности.

Политика может и должна выдвигать требования к функционированию процесса, может описывать требуемое обеспечение и исключения.

Используя отечественный подход, вы можете создать политику любого объема. Главное, не надо превращать Политику в описание задач и распределение ответственности между исполнителями, для этого есть Положения и Инструкции.

Положение

В отличие от Политики, Положение как раз направлено на регулирование деятельности людей и подразделений. Положение, в общем случае, регламентирует порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.

Т.е. фактически Положение очень редко применяется к процессам, но будет весьма уместно в виде «Положение о Департаменте информационной безопасности».

Регламент

Регламент – самый противоречивый документ. Я встречал компании, в которой были только разнообразные Регламенты. Надо понимать, что в своей сути регламент – временный документ, во всяком случае в информационной безопасности. Это то, что сейчас модно называть «дорожной картой». Регламент, в отличие от Политики и Положения, определяет конкретные шаги и сроки их исполнения.

А раз есть сроки, Регламент мало применим к непрерывным процессам, например, обеспечению безопасности всей компании или обеспечению контроля качества. Т.е. может быть «Регламент внедрения политики безопасности», но лучше не делать «Регламент информационной безопасности».

Инструкция

Инструкция – самый последний в иерархии, но не по значимости документ. Инструкция описывает конкретные шаги, что надо делать в той или иной ситуации, или наоборот, то, что делать не надо никогда. Самый знаменитый пример инструкций обоих типов – Устав внутренней службы Вооруженных Сил.

Инструкции не привязаны к какой-то конкретной структуре, и, пожалуй, главным требованием является понятность и удобство чтения.

На этом хотел бы закончить, надеюсь, вы дочитали до конца. Не повторяйте моих ошибок и знайте значение документов.

Кстати, у нас есть вакансия.

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Руководство поставлено в известность
  • Скачать инструкцию шерхан магикар 5 с автозапуском
  • Мануалы по ремонту pajero
  • Восстание казаков под руководством пугачева
  • Библиотека инструкций по охране труда полный список всех инструкций 2022