Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от

Зарегистрировано в Минюсте России 17 августа 2018 г. N 51922

---

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ
от 11 апреля 2018 г. N 44

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

В соответствии с подпунктом 5 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), приказываю:

Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

Руководитель
А.Н. АРТИЗОВ

УТВЕРЖДЕНА
приказом Федерального
архивного агентства
от 11.04.2018 N 44

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

I. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее — Примерная инструкция) разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

1.3. Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее — организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.

1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства <1> (далее — Служба делопроизводства).

<1> В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).

Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.

1.7. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее — делопроизводитель подразделения).

1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов <2>.

<2> Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации; пункты 2; 15.11 статьи 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 50, ст. 7344; 2013, N 26, ст. 3207; 2013, N 27, ст. 3477; 2013, N 30 (Часть I), ст. 4084; 2013, N 44, ст. 5631; 2013, N 51, ст. 6677; 2013, N 52 (Часть I), ст. 6990; 2014, N 45, ст. 6154; 2016, N 22, ст. 3097; 2017, N 30, ст. 4440; 2018, N 1 (Часть I), ст. 65).

1.11. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.12. На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.

1.13. В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

1.14. Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (далее — СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции.

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.

2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.

2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата A4.

2.7. Для изготовления документов в организации используются: бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.

2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.

2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эмблема) организации (при их наличии).

2.10. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» <3>.

<3> Раздел 6 «Бланки документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» с Изменением N 1. — М.: Стандартинформ, 2018.

2.11. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.

2.12. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.13. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

2.14. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.

2.15. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.16. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.17. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией. Размер шрифта — N 12 — 14 пт <4>.

<4> Размер шрифта (кегль) измеряется в пунктах (point); один пункт равен 1/72 дюйма, или 0,376 мм (сокращение: «pt»).

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров — N 10, 11 пт.

2.18. Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

2.19. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.20. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.

2.21. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

2.22. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.

2.23. При подготовке документов организации используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 <5>:

<5> ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», с Изменением N 1. — М.: Стандартинформ, 2018.

а) эмблема (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

б) товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

в) код формы документа;

г) наименование организации;

д) наименование структурного подразделения;

е) наименование должности лица;

ж) справочные данные об организации;

з) наименование вида документа;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

м) место составления (издания) документа;

н) гриф ограничения доступа к документу;

о) адресат;

п) гриф утверждения документа;

р) заголовок к тексту;

с) текст документа;

т) отметка о приложении;

у) гриф согласования документа;

ф) виза;

х) подпись;

ц) отметка об электронной подписи;

ч) печать;

ш) отметка об исполнителе;

щ) отметка о заверении копии;

ы) отметка о поступлении документа;

э) резолюция;

ю) отметка о контроле;

я) отметка о направлении документа в дело.

2.24. Бланк приказа (распоряжения) организации должен включать реквизиты:

эмблему (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

наименование организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа;

отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа».

2.25. Бланк письма организации должен включать следующие реквизиты:

эмблему (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

наименование организации;

справочные данные об организации;

отметки для проставления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».

В бланк письма должностного лица дополнительно включается реквизит «наименование должности лица», а в бланк письма структурного подразделения (совещательного, методического, экспертного или иного органа) организации — наименование структурного подразделения.

2.26. Внутренние документы организации, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.

2.27. Эмблема организации, разработанная и утвержденная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, размещается на бланках документов в соответствии с пунктом 2.9Примерной инструкции и на основании нормативных актов организации.

Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, захватывая часть рабочей зоны документа, центрованно над реквизитами организации.

2.28. Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством Российской Федерации порядке, воспроизводится на бланках организации в соответствии с пунктом 2.9Примерной инструкции и на основании нормативных актов организации.

Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается на верхнем поле документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, захватывая часть рабочей зоны документа, над реквизитами организации или слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля.

2.29. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора)» и цифрового кода.

2.30. Наименование организации на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица в уставе организации. На бланках документов указывается полное официальное наименование юридического лица с указанием его организационно-правовой формы, над наименованием организации указывается наименование вышестоящей организации (при ее наличии), под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом.

2.31. Наименование структурного подразделения (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) указывается в бланках писем и бланках конкретных видов документов, издаваемых соответствующими подразделениями в соответствии с локальными нормативными актами организации. Над наименованием структурного подразделения указывается наименование организации, чьим филиалом, отделением, представительством, коллегиальным или совещательным органом данное подразделение является.

2.32. Наименование должности лица используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием организации.

2.33. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

2.34. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием организации (структурного подразделения, должности).

2.35. Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или (в протоколах) дате события, зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;

словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 г.

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные об организации» (в бланках писем).

Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.

2.36. Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера проставляются в порядке указания наименований организаций в заголовочной части (преамбуле) документа и отделяются друг от друга косой чертой.

2.37. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На N … от …» в бланке письма.

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

2.38. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения организации входит в ее наименование, например: Московский городской университет управления.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением, например: с. Благовещенское Вельского р-на Архангельской обл.

2.39. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования» <6>, гриф «Коммерческая тайна» <7>) может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

<6> Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, N 9, ст. 1263; 2016, N 13, ст. 1833).

<7> Часть 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, ст. 636; N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100).

В документах организации, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указываются полное официальное наименование юридического лица, место его нахождения. Например:

2.40. Адресат — реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов — в верхней правой части документа, на бланке с продольным расположением реквизитов — справа под реквизитами бланка. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица. Например:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указываются в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения. Например:

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина, например:

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. Например:

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например:

Список рассылки составляется исполнителем.

Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым, слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатается.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <8>:

<8> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442), с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный N 50545).

а) для юридического лица — полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина — фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

2.41. Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается, наименование органа, дата и номер протокола (в скобках). Например:

2.42. Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «О» («Об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа. Например:

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии

письмо (о чем?) о предоставлении информации

акт (чего?) приема-передачи дел

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

2.43. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации <9>.

<9> Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-I «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации от 12 декабря 1991 г., N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование органа власти (организации), издавшего(ей) документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Текст документа излагается:

в приказах, изданных единолично, — от первого лица единственного числа («… приказываю»);

в приказах, изданных совместно двумя или более организациями, — от первого лица множественного числа («… приказываем»);

в протоколах заседаний — от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);

в деловых письмах, оформленных на бланках организации, — от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает…», «институт считает возможным…»);

в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, — от первого лица единственного числа («прошу …», «предлагаю …»);

в докладных и служебных записках, заявлениях — от первого лица единственного числа («прошу …», «считаю необходимым …»);

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «комиссия провела проверку…»).

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии. В деловых (служебных) письмах используются:

вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемая Анна Николаевна!
Уважаемые господа!

заключительная этикетная фраза: «С уважением, …».

Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

2.44. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к сопроводительному письму, иному информационно-справочному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

если приложение названо в тексте:

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько:

если приложение (приложения) сброшюровано(ы):

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому адресату:

если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1), (приложение N 1);

на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Если приложением к распорядительному документу является локальный нормативный акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:

2.45. Гриф согласования проставляется на документе в случае его внешнего согласования (согласование с органами власти, иными организациями, должностными лицами).

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование организации, согласовавшей документ, дата и номер письма. Например:

2.46. Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза выражает мнение лица, визирующего проект документа, и включает: должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

Согласование проектов документов (внешнее, внутреннее) осуществляется в соответствии с пунктами 4.1 — 4.11 Примерной инструкции.

2.47. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, инициалы, фамилию. Например:

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). Например:

или:

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

2.48. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В соответствии с законодательством Российской Федерации <10> отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:

<10> Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. N 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный N 38956).

Подписание (утверждение) документа осуществляется в соответствии с пунктом 2.47 Примерной инструкции.

2.49. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

2.50. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне листа внизу слева. Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

2.51. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Например:

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) N …».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном Примерной инструкцией для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

2.52. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

2.53. Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»).

2.54. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

2.55. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Например:

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

III. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.1. Локальные нормативные акты (далее — ЛНА) организации издаются в виде правил, положений, инструкций, регламентов, перечней, классификаторов и других видов документов. Рекомендуемый образец оформления ЛНА на примере положения о структурном подразделении (приложение N 1).

ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения распорядительным документом (приказом) или непосредственно руководителем организации иным уполномоченным им лицом.

Руководители структурных подразделений не вправе издавать ЛНА.

3.2. ЛНА могут быть:

постоянно действующими (без ограничения срока их применения);

временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).

3.3. Основанием для издания ЛНА являются:

законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти);

законодательные акты субъекта Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти субъекта Российской Федерации;

ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы.

3.4. ЛНА издаются в целях:

установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в организации;

изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее изданными нормативными документами;

отмены ранее установленных норм, требований, правил.

3.5. Предложение о разработке проекта ЛНА вносится руководителем структурного подразделения или иным должностным лицом.

3.6. ЛНА разрабатывается в случае, если:

имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном регулировании;

требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый ЛНА;

выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно объединить в один документ.

Актуализация ранее принятых ЛНА осуществляется через внесение в них изменений.

3.7. Предложение с обоснованием необходимости разработки нового ЛНА представляется руководителем структурного подразделения или иным уполномоченным должностным лицом руководителю организации в форме докладной (служебной) записки, в которой излагается:

вопрос, требующий решения, с изложением основных направлений, способов его решения;

прогноз последствий принятия нормативного документа;

организационные, кадровые, финансовые, материально-технические и иные мероприятия, которые необходимо будет провести в связи с принятием нормативного документа;

перечень ранее изданных ЛНА, подлежащих отмене в связи с изданием нового нормативного документа;

предлагаемый срок для разработки проекта нормативного документа.

3.8. Согласование проектов ЛНА осуществляется в соответствии с пунктами 4.1 — 4.13 Примерной инструкции.

3.9. ЛНА утверждается приказом руководителя, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного характера и дать соответствующие поручения руководителям структурных подразделений или иным работникам организации, а также если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА.

3.10. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются приказом руководителя организации или иного должностного лица, принимавшего решение об утверждении ЛНА.

Изменения в ЛНА и отмена ЛНА, утвержденные непосредственно собственноручной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица в грифе утверждения, вносятся приказом, издаваемым руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом.

3.11. В тексте приказа об утверждении, изменении или отмене ЛНА используются формулировки:

при утверждении нового ЛНА: «Утвердить (название ЛНА)» или «Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)». Например:

при внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: «Внести изменения в (название ЛНА). Например:

при отмене ранее утвержденного ЛНА: «Признать утратившим силу (название ЛНА), утвержденное …». Например:

3.12. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения, место издания документа.

Если проект ЛНА является многостраничным и к нему оформляется титульный лист, указанные выше реквизиты размещаются на титульном листе.

3.13. Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов) оформляется в виде приложений к ЛНА.

На приложениях к ЛНА оформляется реквизит «отметка о приложении» в соответствии с пунктом 2.44 Примерной инструкции.

3.14. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в приказе, которым утвержден ЛНА, или с даты утверждения ЛНА.

3.15. Распорядительные документы организации издаются в форме приказов и распоряжений. Рекомендуемые образцы оформления приказа и распоряжения (приложения N 2, 3).

Приказы издаются в целях оформления решений:

нормативного характера (если приказом утверждается ЛНА или принимается решение организационного характера, например, приказ об утверждении структуры и штатной численности организации);

организационного, административного, в том числе оперативного характера по вопросам основной деятельности организации.

3.16. Проекты приказов по основной деятельности готовят структурные подразделения организации на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Ответственность за качественную подготовку проекта приказа, согласование и правильное оформление проекта несет руководитель подразделения, который готовит проект приказа и представляет его на подпись.

3.17. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Служба делопроизводства организации.

3.18. Приказы, издаваемые в организации, не должны противоречить законодательству Российской Федерации, Уставу организации, локальным нормативным актам организации и ранее изданным приказам организации.

3.19. Приказы по основной деятельности издаются:

во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти и вышестоящих организаций;

в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

3.20. Приказы по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

3.21. Приказы организации оформляются на бланке приказа с использованием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер приказа проставляются после подписания приказа руководителем организации.

3.22. Заголовок к приказу печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к приказу формулируется с предлогом «о» («об»), кратко и точно отражая содержание текста приказа. Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству;

О порядке финансирования рекламной кампании;

О создании экспертной комиссии.

3.23. Текст приказа состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной части. В обосновании указывается основание, причина или цель издания документа. Например:

3.24. Распорядительная часть приказа начинается словом «приказываю», которое печатается строчными буквами вразрядку.

Распорядительная часть может содержать:

решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу);

конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения.

3.25. Каждое решение (поручение) оформляется в приказе как отдельный пункт. Пункты приказа располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами. Если поручение дается конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже. Например:

Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже. Например:

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки».

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

Если приказ отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка. Например:

Последний пункт приказа — пункт о контроле, в нем указываются должность лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилия и инициалы. Например:

В отдельных случаях руководитель организации может оставить контроль за собой:

3.26. Не включается в текст приказа пункт «Приказ довести до сведения …».

Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести приказ, перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа приказа.

3.27. В приказах не допускается:

изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения;

применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений организаций, подведомственных организаций-исполнителей;

применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.

3.28. При наличии приложений в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: … (приложение N 1); … (приложение N 2); … «согласно приложению», на приложении оформляется отметка о приложении:

Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Если документ, утвержденный приказом, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения (при необходимости, — с указанием номера приложения), например:

3.29. Распоряжения оформляются по тем же правилам, что и приказы, за исключением того, что в конце преамбулы ставится двоеточие, после чего следуют пункты распорядительной части. Например:

Распоряжения могут не иметь преамбулы.

3.30. До представления на подпись проект приказа (распоряжения) согласовывается с заинтересованными лицами в соответствии с пунктами 4.1 — 4.11 Примерной инструкции.

3.31. Приказ подписывает руководитель организации или лицо, исполняющее его обязанности.

Распоряжение подписывается руководителем и/или иными уполномоченными им лицами.

3.32. Копии приказов (распоряжений) рассылаются в соответствии с указателем (листом, списком) рассылки.

Электронная копия приказа размещается в соответствующей базе данных СЭД или на корпоративном портале организации в сети «Интернет».

3.33. При оформлении приказа, издаваемого совместно с другой организацией:

бланк не используется;

наименования организаций печатаются на одном уровне;

наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается по центру.

Датой совместного приказа является дата проставления последней подписи на документе. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания организаций — авторов документа.

Текст совместного приказа излагается от первого лица множественного числа («приказываем»), подписи руководителей организаций располагаются на одном уровне слева и справа.

3.34. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами.

Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений).

Протокол оформляется в течение одного — трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.

3.35. Реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст, подписи.

3.36. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется. Например:

протокол заседания аттестационной комиссии

протокол заседания научно-методической комиссии.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире — дата окончания: 12 — 13 мая 2018 г.

3.37. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.

Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

В основной части протокола фиксируется ход заседания.

3.38. Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения. Рекомендуемый образец оформления полного протокола (приложение N 4).

Краткие протоколы ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. Рекомендуемый образец оформления краткого протокола (приложение N 5). В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия докладчика по вопросу и принятые решения.

3.39. Основная часть полного протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ.

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За — …, против — …, воздержалось — …».

3.40. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания, если иное не установлено ЛНА.

3.41. При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам в электронном виде в соответствии с указателем рассылки.

В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

3.42. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке письма. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях — отметка о приложении. Рекомендуемый образец оформления делового письма (приложение N 6).

3.43. Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма».

Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма (например, «просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос», «напоминание») в деловых (служебных) письмах не указываются.

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

3.44. Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

3.45. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальным адресатам письмо направляется для сведения.

При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.

3.46. При составлении деловых писем используется вступительное обращение и заключительная этикетная фраза в соответствии с пунктом 2.43 Примерной инструкции.

3.47. Текст письма излагается:

от 1-го лица множественного числа («просим …», «предлагаем …», «напоминаем …»);

от 3-го лица единственного числа («предприятие считает возможным …», «институт не располагает возможностью …»);

от 1-го лица единственного числа («прошу …», «предлагаю …»), если письмо оформляется на должностном бланке.

3.48. Если проект делового (служебного) письма направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования) — на стандартных листах бумаги.

Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами. Согласование (визирование) деловых писем проводится в соответствии с пунктами 4.1 — 4.11 Примерной инструкции.

3.49. Деловое (служебное) письмо подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им лицом. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

3.50. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

3.51. Акты составляются на основе утвержденных органами власти унифицированных форм или в свободной форме в целях подтверждения фактов, связанных с деятельностью организации. Рекомендуемый образец оформления акта (приложение N 7).

3.52. При составлении актов используются реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; подпись.

3.53. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.

Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.

3.54. В вводной части акта в именительном падеже указываются:

основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный документ организации (приказ, распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта);

составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.

3.55. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.

При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной разновидности.

3.56. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.

Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

3.57. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.

3.58. Докладная (служебная) записка используется для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями и руководством. Рекомендуемые образцы оформления докладной записки и служебной записки, подготовленной на основе электронного шаблона (приложения N 8, 9).

3.59. Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

3.60. При адресовании докладных (служебных) записок указываются в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы. Например:

3.61. Докладные (служебные) записки могут составляться, рассматриваться и храниться в течение установленного срока исключительно в электронном виде в СЭД.

При организации работы с докладными (служебными) записками в электронном виде используются электронные шаблоны докладной и служебной записок.

3.62. Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;

в третьей части излагаются выводы.

3.63. Регистрация докладных и служебных записок осуществляется в СЭД, при отсутствии СЭД — в структурном подразделении, подготовившем документ.

3.64. Деловые письма, направляемые зарубежным корреспондентам (в том числе адресатам государств — бывших республик в составе СССР), оформляются на бланке письма организации с реквизитами на русском и одном из иностранных языков.

3.65. Письмо, направляемое зарубежному адресату, составляется на русском языке, проходит согласование со всеми заинтересованными лицами организации, после чего письмо переводится на один из иностранных языков (язык адресата или английский язык) и оформляется на бланке письма, предназначенном для переписки с зарубежными корреспондентами.

Подлинник письма, оформленный на одном из иностранных языков, должен быть идентичен по содержанию экземпляру на русском языке с визами заинтересованных лиц.

3.66. На подпись руководителю представляются: экземпляр письма зарубежному корреспонденту, оформленный на бланке, копия данного письма на стандартном листе бумаги с визой исполнителя, экземпляр письма на русском языке с визами заинтересованных лиц.

3.67. После подписания письма руководителем или иным уполномоченным им лицом:

экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный руководителем и зарегистрированный в Службе делопроизводства, направляется адресату;

копия письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный на русском языке, с визами заинтересованных лиц помещаются в дело.

3.68. Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны иметь реквизиты: адресат, дата, регистрационный номер, текст, подпись.

При необходимости могут оформляться реквизиты «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма» и «заголовок к тексту». На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.

3.69. Реквизит «адресат» оформляется справа под реквизитами бланка. Адресатом письма может быть организация или конкретное лицо.

Если письмо адресовано организации, сначала дается ее наименование, затем — почтовый адрес в последовательности: номер дома или здания, название улицы; название города; страна.

Каждый элемент адреса пишется на отдельной строке. Название города, как правило, печатается прописными буквами. Например:

Слова Avenue, Street, Place и иные в адресе пишутся с прописной буквы.

При оформлении почтового адреса зарубежным корреспондентам пунктуация не применяется.

При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран (например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, в США — название штата).

Если в названии фирмы присутствует фамилия лица (например, W. Edward & Co., Ltd), перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (сокращение от Messieurs — господа).

Если письмо адресуется конкретному лицу, перед названием организации указывают фамилию и должность работника или его должность.

Например:

3.70. В письмах зарубежным адресатам дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год.

Например: 24 января 2017 г.

При составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2017, January 24.

3.71. В письмах зарубежным адресатам используются вступительные обращения по должности или по фамилии адресата. Например:

Уважаемый господин Торговый советник!

Уважаемый господин Ангелов!

Заканчивается письмо заключительной этикетной фразой «С уважением, …».

IV. Согласование проектов документов. Подписание (утверждение) проектов документов

4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руководителем в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам организации, качества и эффективности предлагаемого решения.

Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.

4.2. При наличии в организации СЭД согласование проектов документов осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.

Согласование проектов документов может осуществляться посредством корпоративной электронной почты и оформления исполнителем листа согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа.

4.3. Согласование проектов документов с работниками организации и/или другими организациями организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с руководителем структурного подразделения и в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс согласования (визирования) проектов документов.

4.4. Проекты документов согласуются:

непосредственным исполнителем и руководителем подразделения-исполнителя;

соисполнителями (при их наличии);

руководителями структурных подразделений, работниками организации, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);

заместителями руководителя организации, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) руководителем организации);

юридической службой (проектов ЛНА, проектов приказов);

Службой делопроизводства.

Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с финансовым подразделением.

Не допускается направлять на согласование проект документа одновременно двум или более работникам одного структурного подразделения. В качестве лиц, согласующих проект документа, должны выступать преимущественно руководители структурных подразделений.

4.5. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.

Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД, согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.

4.6. Сроки согласования документов устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству и/или иными локальными нормативными актами в зависимости от вида документа и объема документа, включая приложения к нему. Сроки согласования документов составляют <11>:

<11> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству могут быть установлены иные сроки согласования проектов документов.

проекты деловых (служебных) писем — 1 — 3 рабочих дня;

проекты приказов без приложений — 1 — 3 рабочих дня;

проекты приказов с приложениями справочного характера — 3 — 5 рабочих дней;

проекты приказов с приложением локальных нормативных актов в зависимости от их объема (не более 50 страниц) — 5 — 10 рабочих дней;

проекты локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно подписью руководителя (не более 50 страниц) — 5 — 10 рабочих дней;

проекты протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согласования, в зависимости от объема документа — 1 — 3 рабочих дня.

Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование не должны составлять более 30 календарных дней.

В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен по решению руководителя, курирующего направление деятельности, по которому готовится проект решения.

4.7. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Отметки о согласовании (гриф согласования и визы) оформляются в соответствии с пунктами 2.45, 2.46Примерной инструкции.

При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.

Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления соответствующего работника.

4.8. Согласование проектов документов может осуществляться в СЭД. После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному им лицу).

Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.

При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.

4.9. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения о согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на проекте документа или в листе согласования гриф согласования в соответствии с пунктом 2.45 Примерной инструкции. Письма о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к проекту документа.

4.10. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:

согласовать проект документа без замечаний;

согласовать проект документа с замечаниями;

отклонить проект документа;

указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, или вносится в СЭД.

Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.

Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:

наличия существенных замечаний по проекту документа;

несогласия с проектом документа.

4.11. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.

4.12. Если при доработке проекта документа исполнитель принимает решение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавших в согласовании, исполнителем готовится реестр неучтенных замечаний, который вместе с проектом документа представляется руководителю организации или иному уполномоченному им должностному лицу, подписывающему (утверждающему) документ. Реестр неучтенных замечаний подписывается руководителем структурного подразделения-исполнителя.

4.13. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает руководитель.

В случае если руководитель принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.

Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.

4.14. Документы, издаваемые от имени организации, подписываются руководителем организации или иными уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя организации, руководителями структурных подразделений, иными должностными лицами в соответствии с их компетенцией, определяемой доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации, внутренними нормативными документами организации).

4.15. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки) на имя руководителя структурного подразделения подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.

4.16. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации и зарубежных государств, подписываются руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.

4.17. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются заместителями руководителя организации, иными должностными лицами организации в соответствии с предоставленными им полномочиями.

4.18. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные несколькими подразделениями или организациями, рабочей группой, комиссией).

4.19. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.

При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.

4.20. Подпись на документе оформляется в соответствии с пунктами 2.47, 2.48 Примерной инструкции.

4.21. Утверждение документа производится:

непосредственно руководителем — проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения;

приказом организации.

4.22. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие нормы и/или рассчитанные на длительное применение (приложение N 10).

Оформление грифа утверждения производится в соответствии с пунктом 2.41 Примерной инструкции.

4.23. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью (приложение N 11).

Печать на документе проставляется в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.

V. Организация документооборота

5.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем).

5.2. Цель организации документооборота — обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота — организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документооборота — обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.

5.3. В условиях применения СЭД в организации используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе. Документы организации, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем организации.

5.4. Организация движения документов в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с регламентированными маршрутами, разрабатываемыми Службой делопроизводства. Маршруты движения организационно-распорядительных документов должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратных движений, не обусловленных деловой необходимостью.

5.5. Организация документооборота основывается на принципах:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения входящих документов;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

временной регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

5.6. В документообороте организации выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. В составе входящих и исходящих документов выделяются:

документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;

документы филиалов и территориально обособленных подразделений;

документы из государственных и негосударственных организаций;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

обращения граждан;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

5.7. Доставка и отправка документов в организации осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (факсимильная, телеграфная, телефонная, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) <12>, СЭД).

<12> Для государственных организаций — участников МЭДО.

5.8. В организацию доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.

5.9. Прием документов осуществляется Службой делопроизводства. Документы, полученные работниками от других организаций, также передаются в Службу делопроизводства для регистрации и/или учета.

5.10. Все поступившие в организацию документы подлежат первичной обработке, включающей:

проверку правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и графами ограничения доступа к документу);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;

проставление отметки о поступлении документа в организацию.

5.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства и в службу безопасности (при ее наличии).

5.12. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумя работниками Службы делопроизводства.

Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.

5.13. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;

если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;

при большом расхождении между датами подписания и получения документов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.

5.14. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично» («Private»), грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой «Лично» («Private») — непосредственно адресату;

с грифами ограничения доступа — в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

5.15. Входящие электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте, посредством СЭД и/или МЭДО принимаются Службой делопроизводства.

Электронные документы, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам и подписанные усиленной квалифицированной подписью, включаются в СЭД после проверки электронной подписи и подтверждения ее действительности <13>; электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте и подписанные усиленной неквалифицированной подписью или простой электронной подписью, проходят предварительное рассмотрение и включаются в СЭД при наличии между организацией-отправителем и организацией-получателем соглашения об обмене электронными документами, подписанными соответствующей подписью.

<13> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка документов, поступивших в форме электронных документов, с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

5.16. Первичная обработка электронных документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, МЭДО, сайт организации) от других организаций и граждан, должна соответствовать технологии работы с входящими документами.

5.17. Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение N 12) <14>.

<14> К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.

5.18. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства или в структурном подразделении организации в соответствии с установленной формой организации делопроизводства <15>.

<15> В индивидуальной инструкции по делопроизводству устанавливается место регистрации входящих документов (централизованно — в Службе делопроизводства или в Службе делопроизводства и структурных подразделениях), а также способ регистрации (в СЭД или в регистрационно-учетных формах на бумажном носителе).

Документы, поступающие из других организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства.

5.19. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения <16>.

<16> Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307; N 27, ст. 3474; 2014, N 48, ст. 6638; 2015, N 45, ст. 6206; 2017, N 49, ст. 7327).

5.20. Сведения о поступившем документе вносятся в электронную регистрационную карточку (ЭРК) СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрационный номер.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года, который может быть дополнен цифровыми или буквенно-цифровыми кодами (индексами) по используемым классификаторам <17>.

<17> Структура регистрационного номера входящего документа определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

5.21. На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляются отметки о поступлении документа в организацию. В отметке о поступлении документа фиксируются дата поступления (при необходимости — время поступления в часах и минутах) и входящий регистрационный номер документа в соответствии с пунктом 2.36 Примерной инструкции.

5.22. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.

5.23. Корреспонденция на иностранных языках, адресованная руководству организации, после регистрации в Службе делопроизводства передается в соответствующее подразделение или работнику организации для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения.

5.24. Предварительное рассмотрение проводится в целях распределения поступающих в организацию документов на требующие обязательного рассмотрения руководством организации и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

5.25. Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется в Службе делопроизводства после регистрации документов.

Предварительное рассмотрение может проводиться до регистрации в случае поступления документов с отметками, требующими незамедлительного рассмотрения и исполнения документа.

5.26. Предварительному рассмотрению подлежат входящие документы, адресованные в организацию и на имя ее руководителя.

Документы, адресованные подразделениям, руководителям подразделений и специалистам, передаются в структурные подразделения без предварительного рассмотрения <18>.

<18> Состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в организации, может быть конкретизирован в индивидуальной инструкции по делопроизводству.

5.27. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания входящих документов, с учетом установленного в организации распределения функциональных обязанностей между руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений.

5.28. По результатам предварительного рассмотрения документы распределяются на документопотоки, направляемые:

на рассмотрение руководителя организации (документы, поступающие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, документы по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности организации);

на рассмотрение заместителей руководителя (документы по направлениям деятельности, курируемых соответствующими заместителями);

на рассмотрение иных руководителей, главных и ведущих специалистов;

на рассмотрение и исполнение в структурные подразделения по направлениям их деятельности.

5.29. По завершении предварительного рассмотрения документы передаются соответствующим руководителям для рассмотрения и вынесения резолюций (указаний по исполнению).

5.30. Рассмотрение документов руководителем осуществляется в день передачи документов руководителю или на следующий рабочий день, если документы переданы руководству в конце рабочего дня.

Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы рассматриваются руководителем незамедлительно.

5.31. Результаты рассмотрения документа руководителем организации, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюции в соответствии с пунктом 2.43 Примерной инструкции.

5.32. Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) специалистом Службы делопроизводства вносятся в ЭРК СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу или электронной копии документа, если документ поступил на бумажном носителе.

5.33. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение или помещаются в дело в Службе делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел организации.

Для фиксации факта передачи входящих документов и их копий на бумажном носителе исполнителям в структурные подразделения могут использоваться журналы (реестры) передачи документов.

5.34. При бумажном документообороте подлинники входящих документов, в случае назначения нескольких исполнителей передаются ответственному исполнителю, остальным исполнителям Служба делопроизводства передает копии документа.

5.35. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, регистрируются в Службе делопроизводства организации.

5.36. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.

5.37. Перед регистрацией исходящих документов Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

5.38. При регистрации исходящего письма в СЭД сведения об отправляемом документе фиксируются в ЭРК, к которой прикрепляется электронная копия отправляемого документа.

Если ЭРК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе.

5.39. Регистрационный номер исходящего документа должен состоять из кодов (индексов) в соответствии с применяемыми классификаторами и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на отправляемом документе, а также на копии исходящего документа, остающейся в деле, в соответствии с пунктами 2.35, 2.36 Примерной инструкции.

5.40. Исходящий документ, подписанный руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом, передается на отправку, копия документа на бумажном носителе с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в базе данных СЭД.

5.41. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из организации, доставляются адресатам средствами почтовой, фельдъегерской связи, спецсвязи, курьером, экспресс-почтой, а также передаются по каналам электросвязи (факсимильная связь, телеграф, телефон, электронная почта, МЭДО, СЭД).

Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <19>.

<19> Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442), с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный N 50545).

5.42. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

5.43. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

5.44. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения — входящих документов.

5.45. Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений), подготовленных для подписания, после подготовки и согласования с заинтересованными лицами передаются в Службу делопроизводства для проверки правильности их оформления.

5.46. Правильно оформленные приказы, распоряжения передаются на подпись руководителю организации или иному уполномоченному им лицу.

5.47. Подписанные приказы, распоряжения по основной деятельности регистрируются в Службе делопроизводства <20>.

<20> Подготовка приказов по личному составу к подписанию руководителем и их регистрация осуществляются подразделением по управлению персоналом.

Приказам, распоряжениям по основной деятельности присваиваются порядковые номера (по каждой группе документов отдельно) в пределах календарного года. Порядковый номер документа может дополняться буквенным или цифровым индексом, обозначающим принадлежность документа соответствующей группе документов.

Сведения о регистрируемых приказах, распоряжениях вносятся в СЭД или в иные регистрационно-учетные формы на бумажном носителе или в электронной форме в соответствии с пунктом 5.54 Примерной инструкции.

5.48. Подлинники приказов (распоряжений) по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации в соответствии с пунктом 8.20 Примерной инструкции.

Копии приказов, распоряжений рассылаются исполнителям и иным заинтересованным лицам в электронной форме или на бумажном носителе в соответствии с указателем рассылки.

Копии приказов, распоряжений, рассылаемые на бумажном носителе, заверяются в соответствии с пунктом 2.51Примерной инструкции.

5.49. Протоколы заседаний, совещаний, проводимых руководством организации, регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями соответствующих руководителей.

Протоколы заседаний, совещаний, проводимых коллегиальными (совещательными) органами, комиссиями или в структурных подразделениях организации, регистрируются в подразделениях, ответственных за организацию и проведение мероприятия. Копии таких протоколов готовятся к рассылке и рассылаются структурным подразделением, ответственным за организацию и проведение мероприятия.

5.50. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года или периода работы временной рабочей группы (комиссии) по каждой группе протоколов отдельно.

Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела по номенклатуре дел организации в соответствии с пунктом 8.20 Примерной инструкции.

5.51. Внутренние документы на имя руководителя другого структурного подразделения регистрируются в СЭД или (при отсутствии СЭД или отсутствии возможности зарегистрировать внутренний документ в СЭД) регистрируются в подразделении, создавшим документ. Зарегистрированный документ передается непосредственно в подразделение — адресат, в котором повторно не регистрируется.

5.52. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе <21>:

<21> Указанный состав сведений, включаемых в СЭД при регистрации и в ходе рассмотрения и исполнения входящих и исходящих документов, обязателен для организаций — участников МЭДО.

а) наименование организации (корреспондента);

б) адресат;

в) наименование вида документа;

г) дата поступившего документа;

д) регистрационный номер поступившего документа;

е) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

ж) дата поступления документа;

з) входящий регистрационный номер;

и) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

к) количество листов основного документа;

л) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

м) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

н) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата);

о) срок исполнения документа;

п) индекс дела по номенклатуре дел;

р) сведения о переадресации документа;

с) отметка о контроле;

т) гриф ограничения доступа к документу;

у) сведения об электронной подписи;

ф) результат проверки электронной подписи <22>.

<22> Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

5.53. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

а) адресат;

б) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

в) наименование вида документа;

г) дата документа;

д) регистрационный номер документа;

е) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

ж) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

з) количество листов основного документа;

и) индекс дела по номенклатуре дел;

к) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) подразделение — ответственный исполнитель документа;

н) сведения об электронной подписи.

5.54. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе <23>:

<23> Состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа.

а) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

б) наименование вида документа;

в) дата документа;

г) регистрационный номер документа;

д) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

е) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

ж) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

з) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

и) индекс дела по номенклатуре дел;

к) указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

л) отметка о контроле;

м) гриф ограничения доступа к документу;

н) подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа.

Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.

5.55. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по организации в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

5.56. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД, регистрационно-учетных журналов и картотек.

5.57. За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия — единственный экземпляр документа в организации, например, копия исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печати и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.

5.58. Результаты учета объема документооборота в организации ежегодно обобщаются Службой делопроизводства и представляются руководству в виде отчета об объеме документооборота за год.

VI. Контроль исполнения документов (поручений)

6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

руководителем или иным должностным лицом организации — исполнения документов (поручений) по существу;

Службой делопроизводства организации и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях — сроков исполнения документов (поручений).

В Службе делопроизводства централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»), проставляемой в соответствии с пунктом 2.54Примерной инструкции, а в структурных подразделениях организации — все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

6.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

6.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

6.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

6.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» — в течение одного дня, «срочно» — в 3-дневный срок; «оперативно» — в 10-дневный срок; остальные — в срок не более 30 дней;

по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения.

по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;

по обращениям граждан — 30 дней со дня регистрации.

6.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).

6.8. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, работник Службы делопроизводства, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.

6.9. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

6.10. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:

документов (поручений) последующих лет — не реже одного раза в год;

документов (поручений) последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

документов (поручений) текущего месяца — за 5 дней до истечения срока исполнения.

6.11. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).

6.12. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения).

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства <24>.

<24> Аналогичным образом могут быть внесены изменения в состав исполнителей документа (поручения) с обязательным информированием Службы делопроизводства.

6.13. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.

Решение об исполнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства организации.

На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело в соответствии с пунктом 2.55 Примерной инструкции, сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

6.14. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.

6.15. Служба делопроизводства организации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:

в порядке предварительного контроля направляет в структурные подразделения организации напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают (за 3 — 5 дней до окончания срока исполнения документа);

раз в месяц и по окончании года руководителю организации и руководителям структурных подразделений направляет отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по организации в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, — по отдельным исполнителям.

VII. Организация работы исполнителя с документами

7.1. Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями руководства организации и руководителя подразделения. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

7.2. Документы, поступающие в структурное подразделение с резолюциями руководства, передаются руководителю подразделения. Если документ, поступивший на исполнение в подразделение, не имеет отношения к компетенции подразделения, руководитель подразделения в тот же день или на следующий рабочий день возвращает его в Службу делопроизводства для решения вопроса о перенаправлении его на исполнение в другое подразделение (другому исполнителю).

7.3. Исполнение документа предусматривает:

сбор и анализ необходимой информации;

подготовку проекта документа и его оформление;

согласование проекта документа с заинтересованными лицами;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования и, при необходимости, — повторное согласование);

подготовку списка (указателя) рассылки документа, если документ адресован группе организаций;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

подготовку документа к отправке и передачу копии документа в дело <25>.

<25> Выполняется Службой делопроизводства.

7.4. При направлении документа нескольким исполнителям ответственным за подготовку проекта документа является исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.

7.5. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок). Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.

7.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя подразделения передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии делопроизводителю подразделения для внесения изменений в ЭРК документа в СЭД или иную регистрационно-учетную форму.

7.7. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать документы и дела руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику (в случае необходимости, — по акту приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который подписывается работником, передавшим документы, и работником, принявшим документы).

7.8. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.

Проект документа со всеми необходимыми приложениями, напечатанный и оформленный в соответствии с правилами, установленными в разделе 3 Примерной инструкции, исполнитель согласовывает с заинтересованными подразделениями и лицами и, при необходимости, с другими организациями.

Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке организации установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

7.9. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласование (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта по замечаниям в соответствии с пунктами 4.1 — 4.11 Примерной инструкции.

При наличии большого количества замечаний до представления доработанного проекта документа на подпись руководителю исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в которой указывается: содержание замечания (предложения), должность, фамилия лица, давшего замечание, принято или отклонено замечание (если замечание отклонено, — причину отклонения).

7.10. После доработки и повторного визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

7.11. Подписанный документ исполнитель в соответствии с порядком, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству, передает для регистрации и отправки и/или включения в дело.

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть включен документ.

7.12. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения.

7.13. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

VIII. Формирование документального фонда организации

8.1. Оперативное хранение документов организации до передачи их на хранение в архив или уничтожение осуществляется в структурных подразделениях организации.

8.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

8.3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.

8.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

8.5. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений организации и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях — копии документов <26>. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

<26> Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия — единственный экземпляр документа в организации, а также, если копии необходимы для организации деятельности подразделения.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

8.6. Номенклатура дел организации (сводная) составляется Службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений по форме, установленной Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях <27> (далее — Правила хранения).

<27> Приложение N 25 к Правилам хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830) (далее — Правила хранения).

Сводная номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

8.7. Номенклатура дел организации подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, один раз в 5 лет представляется на согласование соответствующей экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее — ЭПК архивного учреждения) или государственного (муниципального) архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями в порядке, установленном Правилами хранения <28>.

<28> Пункт 4.8. Правил хранения.

Номенклатура дел, согласованная ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1-го января предстоящего календарного года.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

8.8. Согласованная с соответствующей ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года.

8.9. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства, второй — используется Службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий — передается в архив организации в качестве учетного документа, электронная копия номенклатуры дел организации, утвержденной руководителем организации, передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является организация.

В подразделения организации номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме.

8.10. Номенклатура дел организации строится по структурной (названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой организации), или функциональной схемам (названиями разделов номенклатуры дел являются направления деятельности организации).

8.11. Номенклатура дел структурного подразделения составляется в каждом подразделении организации работником, ответственным за делопроизводство подразделения, при участии ведущих специалистов подразделения, согласовывается с экспертной комиссией подразделения (при ее наличии), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Службу делопроизводства.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется по форме, установленной Правилами хранения <29>.

<29> Приложение N 26 к Правилам хранения.

Вновь созданное или реорганизованное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Службу делопроизводства.

8.12. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и состоит из индекса структурного подразделения (кода подразделения в соответствии с утвержденной структурой организации или классификатором структурных подразделений) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01 — 05, где:

01 — код структурного подразделения;

05 — порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

Если в течение года в деятельности организации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

8.13. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) наименование организации, структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ(ы);

в) наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);

г) краткое содержание документов дела;

д) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

е) дата (период), к которым относятся документы дела;

ж) указание на копийность документов дела.

8.14. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела — регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:

«Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются):

«Документы к протоколам заседаний Научно-технического совета»;

«Протоколы производственных совещаний при генеральном директоре и документы к ним».

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

«Протоколы заседаний дирекции».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:

«Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:

«Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

«Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

«Переписка с ООО «Горсвязь» о предоставлении услуг связи».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:

«Переписка с учреждениями культуры административных округов Москвы».

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:

«Переписка с филиалом в Московской области о планировании и отчетности».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):

«Отчеты структурных подразделений за 2017 год»;

«Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2017 год (ф. N 27-год)».

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

8.15. Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

8.16. В графе 4 «Срок хранения и N статьи по перечню» указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

8.17. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел («Заведено»), о переходящих делах (например, «Переходящее с 2016 года»), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе «Примечание» отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы:

«Электронные документы. СЭД «Канцелярия», БД «Служебные записки».

8.18. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений организации.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив организации, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

8.19. Дела со дня их заведения до передачи в архив организации или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

8.20. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:

в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения помещаются вместе с основными документами;

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2».

Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы — основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственной деятельности <30>.

<30> В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380); с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2016 N 403 «О внесении изменений в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 марта 2016 г., регистрационный N 41414), к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.

Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации в той информационной системе, в которой они были созданы или в которую были включены.

8.21. Для обеспечения сохранности, учета документов и дел структурного подразделения и организации доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

8.22. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

8.23. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться делопроизводителем подразделения в случаях:

перед передачей документов в архив организации;

при перемещении дел;

при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства;

при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.

8.24. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом Службой делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в трех экземплярах: по одному экземпляру акта хранится в Службе делопроизводства и структурном подразделении; экземпляр акта представляется в архив организации при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

8.25. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения:

при составлении номенклатуры дел;

при подготовке дел к передаче в архив организации;

в архиве организации.

8.26. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации приказом руководителя создается экспертная комиссия (далее — ЭК), в организациях, имеющих подведомственные организации, филиалы, — центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК).

Задачи, функции, права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, которое разрабатывается на основании примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <31>.

<31> Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 43 «Об утверждении Примерного положения об экспертной комиссии организации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15.06.2018, регистрационный N 51357).

8.27. Основными функциями ЭК являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

8.28. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно делопроизводителями подразделений совместно с ЭК организации и под методическим руководством Службы делопроизводства организации.

8.29. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив организации осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

8.30. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

8.31. Отбор электронных документов для передачи в архив организации осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов из баз данных информационных систем по признаку «Индекс дела» («Срок хранения»).

8.32. По результатам экспертизы ценности документов в организации проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) организации одновременно. Согласованные ЭК (ЦЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации.

8.33. Дела, образовавшиеся в деятельности организации и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

Оформление дел проводится в структурных подразделениях организации по месту формирования документов в дела.

8.34. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

оформление реквизитов обложки дела по форме;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела и обложка дела составляются по формам, установленным Правилами хранения <32>.

<32> Приложения N 8, 27, 28 к Правилам хранения.

8.35. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел организации заполняются реквизиты: наименование организации, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

8.36. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:

наименование вышестоящей организации (организации-учредителя); наименование организации — источника комплектования государственного (муниципального) архива;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения над наименованием организации указывается наименование государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого выступает организация.

8.37. При оформлении обложки дела:

наименование вышестоящей организации (организации-учредителя), при ее наличии, указывается полностью в именительном падеже, под полным наименованием в скобках указывается официальное принятое сокращенное наименование (при его наличии);

наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его наличии), которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой организации (при наличии сокращенного наименования структурного подразделения оно указывается в скобках);

индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).

При изменении наименования организации или подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование организации (подразделения), а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора — дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

8.38. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования организации и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа.

8.39. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

8.40. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

8.41. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.

В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.42. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

8.43. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации осуществляется структурным подразделением организации — владельцем соответствующей информационной системы совместно с подразделением (специалистом), обеспечивающим функционирование информационной системы.

8.44. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив организации, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

конвертация электронного документа в формат архивного документа <33>;

<33> Пункт 4.34 Правил хранения.

формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающем: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A <32>;

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив организации не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив организации.

8.45. Электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях в соответствии с установленными правилами <32>, без сохранения данных электронных документов в соответствующих информационных системах.

8.46. Описи дел составляются в структурных подразделениях организации под методическим руководством Службы делопроизводства.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела, а также на дела, состоящие из документов, характерных для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам).

Описи дел структурных подразделений составляются по формам, установленным Правилами хранения <34>.

<34> Приложения N 23, 24 к Правилам хранения.

По описям дел структурных подразделений документы передаются в архив организации.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

При наличии в организации СЭД описи дел формируются в системе.

8.47. Описи дел структурных подразделений представляются в архив организации не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

8.48. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:

порядковый номер дела по описи;

индекс дела;

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

примечания.

8.49. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи — валовый;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово «Последний»);

графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии копий.

8.50. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.51. Порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации.

8.52. При составлении описи электронных дел в опись включаются:

порядковый номер электронного дела по описи;

индекс электронного дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

срок хранения дела;

объем электронного дела в Мб;

примечания.

В составе описи электронных дел в СЭД формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

8.53. Описи дел структурного подразделения подписываются руководителем подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и Службой делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.

8.54. Описи дел структурного подразделения организации составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив организации также передается по экземпляру описей дел в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

8.55. Дела передаются на хранение в архив организации в соответствии с графиком передачи документов, утвержденным руководителем организации или иным уполномоченным им лицом и согласованным с руководителями структурных подразделений.

8.56. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документы по личному составу, электронные документы передаются в архив организации не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения их в делопроизводстве.

8.57. Передача дел в архив организации производится по описям дел структурных подразделений.

8.58. Уполномоченный работник архива проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить в двухнедельный срок.

8.59. Прием каждого дела в архив организации производится в присутствии делопроизводителя структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника (делопроизводителя) структурного подразделения, передавшего дела на бумажном носителе и электронные дела.

8.60. Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

8.61. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения организации делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8.62. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме, установленной Правилами хранения <35>.

<35> Приложение N 21 к Правилам хранения.

На основе предложений структурных подразделений Служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на дела всей организации по той же форме. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

8.63. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 года.

8.64. Дела с отметкой «ЭПК» <36> подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

<36> Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Остальные документы дела с отметкой «ЭПК» включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

8.65. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу.

8.66. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения, государственного или муниципального архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

8.67. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью специалиста Службы делопроизводства, и датой:

«Уничтожено. См. акт N _____ от ________. Подпись, инициалы, фамилия».

8.68. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

8.69. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

IX. Организация доступа к документам и их использования

9.1. Выдача дел, находящихся на хранении в Службе делопроизводства, структурных подразделениях организации работникам других подразделений для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, запрашивающего дело (документ) и с разрешения руководителя Службы делопроизводства или структурного подразделения, документы которого запрашиваются.

9.2. Дела, документы выдаются во временное пользование работникам организации на срок не более одного месяца.

Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев.

При необходимости срок использования документов может быть продлен.

9.3. В письменном запросе работников организации о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.

9.4. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.

На место изъятого подлинника документа работник Службы делопроизводства или делопроизводитель подразделения вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.

После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в организацию и помещены в дело.

9.5. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов в соответствии с пунктом 2.51 Примерной инструкции.

9.6. Порядок доступа работников организации к документам, размещаемым в СЭД или иной информационной системе, устанавливается локальными нормативными актами организации, определяющими порядок эксплуатации информационной системы, и в соответствии с персональными учетными записями работников в СЭД или иной информационной системе.

Работникам, не имеющим права доступа к соответствующей информационной системе, электронные документы выдаются в соответствии с пунктами 9.1 — 9.3 Примерной инструкции, на физически обособленном носителе, высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ, или иным образом.

9.7. В Службе делопроизводства, структурном подразделении, выдавшем дело (документ) ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.

9.8. Работники организации обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других подразделений или организаций.

9.9. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности организации, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

9.10. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

9.11. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

9.12. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела.

9.13. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

X. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей

10.1. Бланки организационно-распорядительных документов разрабатываются Службой делопроизводства. Виды бланков организационно-распорядительных документов, требования к их оформлению и использованию устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

10.2. Образцы бланков документов утверждаются в составе индивидуальной инструкции по делопроизводству или приказом руководителя в составе комплекта (альбома) бланков.

10.3. В организации для подготовки документов могут использоваться бланки документов, изготовленные типографским способом или средствами оперативной полиграфии.

Организации вправе при подготовке документов использовать электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соответствовать образцам бланков, утвержденных руководителем организации.

10.4. Бланки организационно-распорядительных документов, применяемые в организации, не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам.

10.5. Служба делопроизводства организации:

оформляет заказы на изготовление бланков организационно-распорядительных документов типографским способом или средствами оперативной полиграфии;

осуществляет хранение бланков организационно-распорядительных документов и выдачу их в структурные подразделения организации;

осуществляет контроль за правильностью использования бланков организационно-распорядительных документов <37>.

<37> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации может быть предусмотрено ведение учета бланков документов.

10.6. В организации в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» <38> и уставом организации используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — печать организации).

<38> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088; 2017, N 52, ст. 7916).

В организации также могут использоваться печати подразделений, печати для пакетов и отдельных категорий документов, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков.

В организации может использоваться штамп (штампы) с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц.

Порядок использования штампов с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц <39>, виды документов, подписываемых факсимильной подписью устанавливается локальным нормативных актом организации.

<39> С учетом положений пункта 2 статьи 160 части I Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации. 1994, N 32, ст. 3301; 2011, N 15, ст. 2038).

10.7. Печать организации с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» <40>.

<40> ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». — М.: ИПК Изд-во стандартов, 2004, с изменениями N 1 — 4.

10.8. Печати и штампы организации изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления подразделениями организации и ее работниками возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель организации по представлению руководителя Службы делопроизводства организации.

Если печать организации используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении.

10.9. Печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя организации и иных уполномоченных им лиц, на документах и копиях документов в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.

10.10. Печати и штампы выдаются для использования работникам, ответственным за их использование и хранение под подпись в журнале учета печатей и штампов. Учет печатей и штампов организации ведет Служба делопроизводства или иное подразделение организации.

10.11. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов.

10.12. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению руководства организации (например, при подписании договоров).

10.13. Служба делопроизводства организации ежегодно проверяет соблюдение работниками условий использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях организации.

10.14. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Службу делопроизводства или иное подразделение, на которое возложен учет печатей и штампов, для централизованного уничтожения. Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

10.15. Для обмена электронными документами посредством МЭДО в организации должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав должностных лиц и работников организации — владельцев усиленных квалифицированных электронных подписей должен определять руководитель организации.

10.16. При передаче организацией электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД в организации и ее подразделениях могут использоваться усиленные неквалифицированные электронные подписи и/или простые электронные подписи (далее — электронная подпись) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <41>.

<41> Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668; N 27, ст. 3463, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098; N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65; N 26, ст. 3889).

10.17. Электронный документ в СЭД организации, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий:

ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван);

подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;

дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД;

электронная подпись используется в соответствии с установленным в организации распределением права подписи документов между должностными лицами и работниками.

10.18. Генерацию и хранение ключей неквалифицированной и простой ЭП в СЭД должен осуществлять администратор СЭД.

10.19. Служба делопроизводства или иное подразделение организации ведет учет ключей электронных подписей <42> в специальном журнале. Выдача материальных носителей электронной подписи и их возврат по истечении срока действия осуществляется под подпись работника в журнале.

<42> Виды электронных подписей, используемых в организации, устанавливаются организацией и закрепляются в локальном нормативном акте.

10.20. Создание паролей для простой электронной подписи осуществляется в порядке, установленном локальным нормативным актом организации, устанавливающим порядок эксплуатации СЭД и использования электронных подписей при работе с документами.

10.21 Ключ электронной подписи, используемой в СЭД, является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение N 1

рекомендуемый образец

1. Общие положения

1.1. Отдел научно-технической информации (далее — ОНТИ) является самостоятельным структурным подразделением ФБУ «Наименование организации», осуществляющим информационное обслуживание научно-исследовательских и проектных подразделений и организаций научно-методической информацией по науке и научно-технической политике…

1.2. ОНТИ возглавляется заведующим и непосредственно подчиняется заместителю директора ФБУ «Наименование организации», курирующему деятельность ОНТИ.

1.3. Заведующий ОНТИ назначается на должность и освобождается от должности приказами директора ФБУ «Наименование организации» в соответствии с заключенным трудовым договором по представлению заместителя директора ФБУ «Наименование организации», курирующего деятельность ОНТИ.

1.4. ОНТИ состоит из четырех структурных подразделений: сектора информационного обеспечения и ведения справочно-информационного фонда, сектора зарубежной научно-технической информации в сфере инноваций, сектора электронных ресурсов научно-технической информации и редакционно-издательского сектора.

1.5. Реорганизация и ликвидация ОНТИ проводится приказами директора ФБУ «Наименование организации» …

Приложение N 2

рекомендуемый образец

В целях улучшения организации делопроизводства и архивного хранения документов, образующихся в деятельности ФБУ «Наименование организации», соблюдения требований законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела … приказываю:

1. Создать экспертную комиссию ФБУ «Наименование организации» в составе:

председатель — зам. генерального директора Фамилия И.О.;

секретарь — делопроизводитель Фамилия И.О.;

члены: начальник общего отдела Фамилия И.О., заместитель заведующего планово-экономическим отделом Фамилия И.О., заместитель главного бухгалтера Фамилия И.О., заведующий отделом кадров Фамилия И.О., заведующий отделом инновационных технологий Фамилия И.О., заведующий отделом экспериментальных исследований Фамилия И.О.

2. Утвердить Положение об экспертной комиссии (приложение).

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Фамилия И.О.

Приложение N 3

рекомендуемый образец

В связи с формированием Плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета:

1. Руководителям научно-исследовательских подразделений (Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.) подготовить и представить ученому секретарю предложения к плану НИОКР на 2018 год в срок до 15.06.2017.

2. Ученому секретарю (Фамилия И.О.) обеспечить формирование проекта плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета, в срок до 01.07.2017.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по научной работе Фамилия И.О.

Приложение N 4

рекомендуемый образец

заседания дирекции

Председательствующий — Фамилия И.О.

Секретарь — Фамилия И.О.

Присутствовали: 17 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации федеральной целевой программы …

Доклад заместителя директора Фамилия И.О.

2. …

1. СЛУШАЛИ: Петров П.П. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Фамилия И.О. — краткая запись выступления.

Фамилия И.О. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ)

1.1. Сформировать временные творческие коллективы по реализации проектов федеральной целевой программы …

1.2. Подготовить и утвердить планы работы по проектам федеральной целевой программы …

2. …

Приложение N 5

рекомендуемый образец

оперативного совещания

у заместителя директора центра

Заместитель директора — Фамилия И.О.

Секретарь — Фамилия И.О.

Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. …

1. Установить, что …

2. Руководителю темы (Фамилия И.О.) обеспечить контроль ….

1. Подготовить к заседанию рабочей группы материалы о ….

<*> Первой указывается фамилия и инициалы основного докладчика, затем — фамилии и инициалы лиц, участвовавших в обсуждении вопроса.

Приложение N 6

рекомендуемый образец

Уважаемый Имя, Отчество!

Предлагаем Вам принять участие в анкетировании образовательных организаций, осуществляющих подготовку специалистов по инженерным специальностям.

Анкетирование проводится нами в целях сбора информации о вузах, выпускающих специалистов необходимых нам специальностей, которых в дальнейшем можно было бы привлекать для прохождения производственной практики и пополнения штата специалистов на предприятиях отрасли.

Заполненную анкету просим выслать в наш адрес.

Приложение: Анкета на 2 л. в 1 экз.

С уважением,

Фамилия, имя, отчество, референт директора

(495) 934-23-23; mail@techno.ru

Приложение N 7

рекомендуемый образец

Основание: приказ ФБУ «НИЦ …» от 30.07.2017 N 89 «О проверке технического состояния оргтехники, используемой отделом делопроизводства».

Составлен: зам. начальника информационно-технического отдела Фамилия И.О.; начальником административно-хозяйственной службы Фамилия И.О., зав. отделом делопроизводства Фамилия И.О.

В ходе проверки технического состояния оргтехники отдела делопроизводства, проведенной 04.08.2017, установлено …

Проверкой признаны непригодными для эксплуатации:

…

Приложение N 8

рекомендуемый образец

Уважаемый Имя Отчество!

В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в связи с ….

прошу Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на одну должность специалиста 2-й категории.

С уважением,

Приложение N 9

рекомендуемый образец

Кому: Руководителям управлений и отделов

От: Фамилия И.О., руководитель административно-хозяйственной службы

Дата: 17 апреля 2017 г.

Тема: Подача заявок на автотранспорт

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В целях повышения эффективности использования и сокращения простоев автотранспортных средств центра прошу руководителей подразделений подавать заявки на автотранспортные средства не позднее 15:00 дня, предшествующего поездке.

Приложение N 10

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ УТВЕРЖДАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций).

2. Графики работ, отпусков, сменности.

3. Инструкции, должностные инструкции.

4. Классификаторы информации, документов.

5. Методические рекомендации, методические указания и методики.

6. Номенклатура дел организации.

7. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).

8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

9. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).

10. Политики.

11. Положения (о подразделениях, премировании, аттестации).

12. Порядки.

13. Правила.

14. Регламенты (в том числе регламенты бизнес-процессов).

15. Стандарты организации.

16. Уставы.

17. Унифицированные формы документов.

18. Штатное расписание.

Приложение N 11

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ЗАВЕРЯЕМЫХ ПЕЧАТЬЮ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Архивная справка.

2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).

3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.

4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.

5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).

7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).

8. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, — по необходимости).

9. Удостоверения работников.

Приложение N 12

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ <1>

<1> Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству организации.

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).

3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.

6. Конкурсная документация.

7. Научно-техническая и проектная документация.

8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».

9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

11. Прейскуранты.

12. Пригласительные билеты, приглашения.

13. Программы конференций, совещаний.

14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).

15. Учебные планы, программы.

16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

Утратили силу в связи с приказом Росархива от 19.12.2021 № 7
«О признании утратившим силу приказа Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76»

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Росархива
от 23 декабря 2009 г. № 76

Не нуждается в государственной регистрации
(письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г.
№ 01/6756-ДК)

I. Общие положения

     Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее – Методические рекомендации) разработаны в соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации от 22 июня 2009 г. № 25, ст. 3060) в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания, и применяются федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами.

     Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее – Служба делопроизводства), при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти (далее – Инструкция по делопроизводству).

     Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

     Применение Методических рекомендаций должно способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и их территориальных органах.

     При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801; 1999, № 43, ст. 5124).

2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (часть I), ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч.1), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417).

3. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 2, ст. 127; 2007, № 46, ст. 5554).

4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253).

5. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060).

6. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (часть I), ст. 3448).

7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (1 ч.), ст. 3451; 2009, № 48, ст. 5716; 2009, № 52, (1 ч.), ст. 6439).

8. Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776).

9. Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 19, ст. 2257).

10. Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2663; 1997, № 20, ст. 2242; 1998, № 33, ст. 3967; 2005, № 28, ст. 2865).

11. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 10, ст. 1127; 2005, № 39, ст. 3925).

12. Постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165).

13. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001 № 24, ст. 2461; 2006, № 52, ст. 5587).

14. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895; 1997, № 50, ст. 5689;1998 , № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240; 2009, № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964 ).

15. Постановление Правительства Российской Федерации от 01 июня 2004 г. № 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 23, ст. 2313; 2006, № 23, ст. 2514; 2006, № 29, ст. 3251; 2007, № 32, ст. 4150; 2008, № 14, ст. 1413; 2008, № 21, ст. 2459; 2008, № 49, ст. 5833; 2009, № 11, ст. 1302; 2009, № 12, ст. 1443; 2009, № 19, ст. 2346; 2009, № 36, ст. 4358; 2009, № 49 (2 ч.), ст. 5970; 2009, № 49 (2 ч.), ст. 5971; 2009, № 52 (2 ч.), ст. 6609).

16. Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 4 ст. 305; 2005, № 47, ст. 4933; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852; 2008, № 14, ст. 1413; 2009, № 12, ст. 1429; 2009, № 25, ст. 3060; 2009, № 41, ст. 4790; 2009, № 49 (2 ч.), ст. 5970).

17. Постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852; 2008, № 14, ст. 1413; 2008, № 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443; 2009, № 19, ст. 2346; 2009, № 25, ст. 3060; 2009, № 47, ст. 5675; 2009, № 49 (2 ч.), ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964).

18. Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации 2009,  № 25, ст. 3060).

19. Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614).

20. Постановление Правительства Российской Федерации от 20 февраля 2010 г. № 72 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с принятием федерального закона «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 9, ст. 964).

21. Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 10, ст. 1084).

II. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству

     Инструкция по делопроизводству разрабатывается Службой делопроизводства на основании приказа федерального органа исполнительной власти, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила делопроизводства), утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477[1], с учетом положений данных Методических рекомендаций.

     Проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с соответствующими подразделениями федерального органа исполнительной власти и с заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, курирующим вопросы информационного и документационного обеспечения.

     В соответствии с пунктом 3 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти федеральный орган исполнительной власти направляет проект Инструкции по делопроизводству на согласование в Федеральное архивное агентство [2].

     При наличии у Федерального архивного агентства замечаний по проекту Инструкции по делопроизводству, Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в Федеральное архивное агентство.

     Если по проекту Инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями Федерального архивного агентства и федерального органа исполнительной власти в целях выработки взаимоприемлемого решения.

     Решение о согласовании Инструкции по делопроизводству оформляется письмом Федерального архивного агентства, направляемым в адрес федерального органа исполнительной власти.

     После согласования с Федеральным архивным агентством Инструкция по делопроизводству утверждается приказом федерального органа исполнительной власти.

     Утвержденная Инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

     Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом федерального органа исполнительной власти после их согласования с Федеральным архивным агентством.

III. Структура и содержание Инструкции по делопроизводству

3.1. Общие положения

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству рекомендуется указать назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции, порядок ее применения.

В разделе «Общие положения», целесообразно отметить, что:

Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти документов, совершенствования делопроизводства федерального органа исполнительной власти и повышения его эффективности;

правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, а также положение о федеральном органе исполнительной власти, регламент федерального органа исполнительной власти и утвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;

положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;

особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем федерального органа исполнительной власти;

требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;

организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти;

функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников Службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, устанавливаются должностными регламентами;

непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работником, назначенным приказом руководителя федерального органа исполнительной власти и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.

Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:

содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти;

работники структурных подразделений федерального органа исполнительной власти несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;

при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

3.2. Основные понятия

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

электронный документ [3] – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронная цифровая подпись [4] – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов [5] – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

служба делопроизводства – структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.
 

3.3. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

3.3.1. Бланки документов

     Согласно п. 5 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 [6]  документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

     В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить:

порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов федеральных органов исполнительной власти;

виды бланков;

требования к изготовлению бланков;

в необходимых случаях порядок учета бланков.

     Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (часть I), ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. 1), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417), постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001 № 24, ст. 2461; 2006, № 52, ст. 5587).

     Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» установлено, что на бланках федеральных органов исполнительной власти помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

     Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» установлено, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

     Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти.

     В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков федерального органа исполнительной власти утверждаются приказом федерального органа исполнительной власти.

     В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов федерального органа исполнительной власти:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк указания;

бланк постановления;

бланк протокола;

бланк письма федерального органа исполнительной власти;

бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти);

бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).

     При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

     Бланки документов федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – по середине листа вдоль верхнего поля.

     Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству раскрыть состав реквизитов для каждого вида бланков:

для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти [7];

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.

для бланка письма федерального органа исполнительной власти:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя федерального органа исполнительной власти):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

для бланка письма структурного подразделения (координационного или совещательного органа):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа);

справочные данные о структурном подразделении (координационном или совещательном органе) федерального органа исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

     При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

     Образцы бланков документов федерального органа исполнительной власти приведены в приложениях № 1–10.

     В целях обеспечения порядка использования бланков документов Службам делопроизводства федеральных органов исполнительной власти рекомендуется ведение учета бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливается:

подразделение (работник), отвечающий за ведение учета бланков;

форма журнала учета бланков;

порядок выдачи бланков в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти, возврата и уничтожения испорченных бланков (см. раздел 3.8.).

     Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20 мм – левое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее; 10 мм – правое.
 

3.3.2. Оформление реквизитов документов

     Документы, создаваемые федеральным органом исполнительной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

     Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлен следующий состав реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти [8]:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

     Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

     Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в федеральный орган исполнительной власти; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

     При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов (приложение № 11).
 

3.3.3. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

Федеральные органы исполнительной власти представляют в Правительство Российской Федерации проекты:

законодательных актов Российской Федерации;

указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.

     Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется федеральными органами исполнительной власти в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

     При составлении данного раздела Инструкции по делопроизводству учитываются положения следующих нормативных актов:

Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801; 1999, № 43, ст. 5124).

Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 1996 г. № 19, ст. 2257);

Указ Президента Российской Федерации от 23 мая 1996 г. № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2663; 1997, № 20, ст. 2242; 1998, № 33, ст. 3967; 2005, № 28, ст. 2865);

Постановление Правительства Российской Федерации от 30 апреля 2009 г. № 389 «О мерах по совершенствованию законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 19, ст. 2346);

Постановление Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. № 576 «Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 32, ст. 3335; 2004, № 35, ст. 3636; 2006, № 6, ст. 714; 2009, № 12, ст. 1443; 2009, № 19, ст. 2346; 2010, № 9, ст. 964);

Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 33, ст. 3895; 1997, № 50, ст. 5689;1998 , № 47, ст. 5771; 1999, № 8, ст. 1026; 2006, № 29, ст. 3251; 2009, № 2, ст. 240; 2009, № 12, ст. 1443; 2010, № 9, ст. 964 ).

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060);

Постановление Правительства Российской Федерации от 20 февраля 2010 г. № 72 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с принятием федерального закона «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 9, ст. 964);

Постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 10, ст. 1084);

Приказ Министерства юстиции Российской Федерации и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10 января 2001 г. № 3/51 «Об утверждении методических правил по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти» (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 01.02.2001 №07-07-86-2001).

     В Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить порядок разработки и представления в Правительство Российской Федерации:

законопроектов;

проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.

     В разделе Инструкции по делопроизводству раскрывается:

порядок оформления проекта акта;

состав документов, сопровождающих проект, и приложения к нему;

порядок подготовки и оформления сопроводительных документов;

процедура согласования проекта;

порядок представления проекта в Правительство Российской Федерации.

     Правила подготовки и представления в Правительство Российской Федерации законопроектов, проектов актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации представлены в приложениях № 12–14.

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти

     Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.

     «Нормативный правовой акт – это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение» [9].

     В соответствии с пунктом 2 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 [10], нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

     На практике нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются в виде правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых приказами федерального органа исполнительной власти.

     Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти подлежат государственной регистрации, если они [11]:

а) содержат правовые нормы, затрагивающие:

гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;

гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;

механизм реализации прав, свобод и обязанностей;

б) устанавливают правовой статус организаций – типовые, примерные положения (уставы) об органах (например, территориальных), организациях, подведомственных соответствующим федеральным органам исполнительной власти, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;

в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему федерального органа исполнительной власти, издавшего (двух или более федеральных органов исполнительной власти, совместно издавших) нормативный правовой акт.

     Подготовка нормативных правовых актов в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (далее – Правила подготовки нормативных правовых актов). Проекты нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти подлежат антикоррупционной экспертизе.

     Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более федеральными органами исполнительной власти. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких федеральных органов исполнительной власти и иных органов (организаций) [12].

     В Инструкции по делопроизводству раскрывается:

состав реквизитов нормативного правого акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей.

     Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, федеральные органы исполнительной власти издают правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию[13]:

а) индивидуальные правовые акты;

персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);

действие которых исчерпывается однократным применением;

об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;

оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения органов и организаций, подведомственных федеральному органу исполнительной власти;

в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений федеральных органов исполнительной власти и не содержащие новых правовых норм;

г) технические акты (ГОСТы, СНиПы, тарифно-квалификационные справочники, формы статистического наблюдения и т.п.), если они не содержат нормативных предписаний;

д) акты рекомендательного характера.

     Правовые акты, соответствующие пунктам а (за исключением актов, срок действия которых истек), б, в, издаются в федеральном органе исполнительной власти в форме приказов и распоряжений. Как правило, приказы издаются руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим обязанности руководителя, распоряжения – заместителями руководителя федерального органа исполнительной власти по вопросам их компетенции (раздел 3.3.5.2). 
 

3.3.5. Оформление отдельных видов документов в федеральных органах исполнительной власти

3.3.5.1. Состав документов федерального органа исполнительной власти

     В деятельности федерального органа исполнительной власти создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии федерального органа исполнительной власти), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

     Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии федерального органа исполнительной власти, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

     Взаимные обязательства федерального органа исполнительной власти с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.

     В зависимости от конкретных задач управления в деятельности федерального органа исполнительной власти создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

     В установленных законодательством случаях в федеральном органе исполнительной власти могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

     Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов. 

3.3.5.2. Приказ, распоряжение

     Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы федерального органа исполнительной власти, рассчитанные на разовое выполнение.

     В Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить следующие положения:

виды приказов, назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности;

порядок подготовки приказов (распоряжений) федерального органа исполнительной власти (функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта приказа, (распоряжения), порядок взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки проекта приказа (распоряжения), если исполнителей несколько, ответственность подразделения-исполнителя за подготовку проекта приказа (распоряжения);

порядок оформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов приказа (распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (распоряжения), требования к структуре и изложению текста приказа (распоряжения), оформление приложений к проекту приказа (распоряжения) и др.;

процедура согласования проекта приказа (распоряжения) с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта приказа должностными лицами федерального органа исполнительной власти;

порядок представления проекта приказа (распоряжения) на подпись, подписание приказа (распоряжения);

доведение приказа (распоряжения) до исполнителей;

порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение).

     Порядок подготовки и оформления приказа (распоряжения) приведен в приложении № 15. 

3.3.5.3. Положение, правила, инструкция

     Инструкция по делопроизводству может содержать положения, определяющие:

назначение правил, положений, инструкций;

порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;

согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами федерального органа исполнительной власти, иными государственными органами и организациями;

порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом федерального органа исполнительной власти или непосредственно руководителем федерального органа исполнительной власти);

доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;

внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции. 

3.3.5.4. Протокол заседания (совещания)

     В Инструкция по делопроизводству целесообразно определить:

виды протоколов, используемых в деятельности федерального органа исполнительной власти;

порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);

сроки подготовки протокола;

порядок подписания протоколов;

доведение протоколов для исполнителей;

оформление выписки из протокола и др.

     Порядок оформления протоколов приведен в приложении № 16. 

3.3.5.5. Служебная переписка

     Служебные письма федеральных органов исполнительной власти готовятся:

как доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как доклады федеральных агентств и федеральных служб на поручения министерств;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции федеральных органов исполнительной власти;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

     В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках;

требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в федеральный орган исполнительной власти;

процедура согласования служебных писем;

особенности составления и оформления совместных писем;

особенности применения в деятельности федерального органа исполнительной власти средств электросвязи для передачи документов.

     При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных актов:

постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г.  № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556);

постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17 ст. 1557; 2008, № 8, ст. 749; 2008, № 23, ст. 2715; 2009, № 12, ст. 1429);

постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2005 г. № 310 «Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 21 ст. 2030; 2005, № 27, ст. 2768; 2006, № 2, ст. 195; 2007, № 7, ст. 898; 2007, № 31, ст. 4094; 2008, № 8, ст. 749; 2009, № 12, ст. 1429);

постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. № 160 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 14 ст. 1540).

     В Инструкции по делопроизводству рекомендуется раскрыть состав реквизитов, используемых при оформлении служебных писем:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе;

     В Инструкции по делопроизводству рекомендуется отметить, что:

служебные письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.3.1.); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более федеральных органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти – авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица»;

сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов руководителя федерального органа исполнительной власти, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений федерального органа исполнительной власти;

тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов;

к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма;

в служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;

служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию …», «Направляем на заключение проект …» и др.), от 3-го лица единственного числа («Министерство не считает возможным …», «Федеральное архивное агентство предлагает рассмотреть возможность…»), на должностных бланках — от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»);

служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами федерального органа исполнительной власти;

служебные письма подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом федерального органа исполнительной власти,

письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью федерального органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

     Образец оформления служебного письма приведен в приложении № 17. 

3.3.3.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

     В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

виды записок, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;

порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);

реквизиты записок различных видов и их оформление;

структуру текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки;

реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование структурного подразделения – автора документа;

вид документа;

дата документа,

регистрационный номер (если в федеральном органе исполнительной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;

адресат (должностное лицо федерального органа исполнительной власти);

подпись.
 

3.4. Организация документооборота

3.4.1. Принципы организации документооборота

     В разделе «Организация документооборота» Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить положения, устанавливающие:

прием и первичную обработку поступающих документов;

предварительное рассмотрение документов;

порядок регистрации поступающих документов;

порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей;

порядок регистрации отправляемых документов;

порядок отправки документов;

порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;

порядок регистрации и прохождения внутренних документов;

учет и анализ объемов документооборота;

организацию работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

     При установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

     В документообороте федерального органа исполнительной власти в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации,  Совета Федерации и Государственной Думы, Правительства Российской Федерации, высших судов (Конституционного, Верховного, Высшего арбитражного), Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;

документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

документы территориальных органов федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации;

обращения граждан;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных федеральному органу исполнительной власти;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

     В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
 

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

     В Инструкции по делопроизводству, определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку поступающей в федеральный орган исполнительной власти корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции. В данном разделе инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:

проверку правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации) [14];

выделение документов, адресованных в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;

сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время;

порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также  пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и др.

     В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть следующие положения:

документы, поступившие в федеральный орган исполнительной власти в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день;

составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним (один акт остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа);

сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата поступления;

документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.,
передаются на регистрацию незамедлительно.

3.4.3. Предварительное рассмотрение документов

     В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством федерального органа исполнительной власти. Документы, поступившие в федеральный орган исполнительной власти по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

     Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю федерального органа исполнительной власти или заместителям руководителя в соответствии с установленным в федеральном органе исполнительной власти распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

3.4.4. Регистрация поступающих документов

     В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

место и способ регистрации документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти (если в федеральном органе исполнительной власти применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства, должно быть определено, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, какие – в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти);

сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.), в течение трех дней (обращения граждан) и др.;

структуру регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.);

перечень сведений о документе, включаемых в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти;

порядок сканирования документов, поступивших в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов документов и электронных документов в систему электронного документооборота;

передачу документов на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;

регистрацию документов независимо от способа их доставки;

регистрацию документов в пределах выделенных в федеральном органе исполнительной власти документопотоков. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и др. (см. раздел 3.4.1.);

проставление на поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа отметки о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа;  

внесение соответствующих сведений о поступающем электронном документе в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа;

разработку в целях регистрации и учета документов в федеральном органе исполнительной власти классификаторов (справочников):

структурных подразделений;

видов документов;

должностных лиц;

корреспондентов;

предметно-тематический (вопросов деятельности);

указаний по исполнению документа;

исполнителей;

результатов исполнения документов и др.

3.4.5. Порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей

     В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей.

     В Инструкции по делопроизводству целесообразно отметить, что:

документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти только после регистрации;

после рассмотрения руководством документы возвращаются в службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению документа в регистрационно-контрольную форму (РКФ);

в соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения – ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией Службы делопроизводства);

передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через Службу делопроизводства.

3.4.6. Организация работы с отправляемыми документами

     В данном разделе инструкции определяются основные этапы прохождения проектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения).

     В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, что:

ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в федеральном органе исполнительной власти правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами федерального органа исполнительной власти (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение – исполнитель документа;

проекты документов федерального органа исполнительной власти готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;

до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки;

проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.

3.4.7. Регистрация отправляемых документов

     В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. При этом, учитывается, что:

документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются на регистрацию в Службу делопроизводства (документы, подписанные руководителями структурных подразделений федерального органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структурных подразделениях и передаваться на отправку в Службу делопроизводства федерального органа исполнительной власти);

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;

регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;

сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных федерального органа исполнительной власти, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов;

регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации;

копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции;

регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

     Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.

3.4.8. Отправка документов

     В Инструкции по делопроизводству предусматриваются сроки отправки документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов.

     При этом, определяется, что:

отправку исходящих документов производит экспедиция федерального органа исполнительной власти;

экспедиция проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др.);

неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение;

документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день;

срочная корреспонденция отправляется в первую очередь;

документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну;

документы, подписанные руководителем или заместителями руководителя федерального органа исполнительной власти, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее – высшие органы государственной власти), отправляются фельдъегерской связью или по системам межведомственного электронного документооборота;

решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение — исполнитель;

отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса — в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи;

документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт;

на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов;

с помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота (см. раздел 3.6.);

документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в Службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата;

обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17 ст. 1557; 2008, № 8, ст. 749; 2008, № 23, ст. 2715; 2009, № 12, ст. 1429).

3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

     В Инструкции по делопроизводству определяются особенности документооборота внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

     В Инструкция по делопроизводству рекомендуется предусмотреть:

процедуру прохождения проектов приказов федерального органа исполнительной власти по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования приказов, место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, другим организациям;

организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей);

процедуру прохождения гражданско-правовых договоров, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров;

место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти;

передачу документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти через Службу делопроизводства.

3.4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

     В Инструкции по делопроизводству определяются структурные подразделения, осуществляющие работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемым зарубежным корреспондентам.

     В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть: порядок обработки поступающей иностранной корреспонденции; структурное подразделение, обеспечивающее подготовку аннотации на поступившие документы и регистрацию документов; порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителей, в адрес структурных подразделений; место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов и порядок их хранения; порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов.

3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота

     В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть положения о проведении работы по учету и анализу документооборота в федеральном органе исполнительной власти.

     Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

     Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

     Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти и представляются руководству федерального органа исполнительной власти в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

     Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

     За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

     Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.

     При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.5. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

     Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется Службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти [15].

     Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

     Номенклатура дел является основой формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти составляют документы, созданные в федеральном органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

     В Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти определяется порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.

     В Инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти целесообразно предусмотреть, что:

номенклатура дел составляется на основе изучения положения о федеральном органе исполнительной власти, регламента федерального органа исполнительной власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность федерального органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти;

в федеральном органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 18) и номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, или сводная номенклатура дел (приложение № 19);

номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом федерального органа исполнительной власти, Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства;

вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства федерального органа исполнительной власти;

номенклатура дел федерального органа исполнительной власти составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений;

методическую помощь при составлении номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти оказывают архив федерального органа исполнительной власти и Центральная экспертная комиссия федерального органа исполнительной власти;

один раз в 5 лет номенклатура дел федерального органа исполнительной власти согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, подписанная руководителем Службы делопроизводства, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива;

номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й – применяется в архиве федерального органа исполнительной власти, 4-й – в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства федерального органа исполнительной власти в электронном виде.

     В Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти предусматривается: порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, составление заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве федерального органа исполнительной власти в течение года.

     В данном разделе Инструкции по делопроизводству содержится информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в федеральном органе исполнительной власти для определения сроков хранения документов. Федеральные органы исполнительной власти согласно подпункта б пункта 26 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 [16] разрабатывают и утверждают по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему организаций.

     Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении № 20.

3.5.2. Формирование дел и их текущее хранение

     Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения. [17]

     Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству определить:

принцип формирования дел (централизованное – в Службе делопроизводства или децентрализованное – в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти);

место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и/или структурные подразделения федерального органа исполнительной власти);

методическую функцию архива федерального органа исполнительной власти, а при необходимости – и соответствующего федерального архива в вопросах формирования дел;

срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается федеральным органом исполнительной власти, но не должен быть более 10 дней);

работников, осуществляющих формирование дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

работников, определяющих место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов);

условия хранения дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

порядок учета дел;

порядок выдачи дел во временное пользование;

порядок изъятия документов из дела;

подразделения (Служба делопроизводства, архив федерального органа исполнительной власти), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, проверки наличия и состояния дел.

     Правила формирования дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, учета дел и организации их хранения приведены в приложении № 21.

3.5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

     В Инструкции по делопроизводству раскрывается комплекс работ, выполняемых в федеральном органе исполнительной власти в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив федерального органа исполнительной власти и на уничтожение.

     Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

     Рекомендуется в Инструкцию по делопроизводству включить следующие положения:

для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном органе исполнительной власти создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях, действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем федерального органа исполнительной власти или руководителем структурного подразделения;

экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива;

при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти;

по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложение № 22), а также акты о выделении дел к уничтожению (порядок составления описей дел приведен в приложении № 23);

по завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела федерального органа исполнительной власти подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение № 24);

оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, при методической помощи и под контролем архива федерального органа исполнительной власти;

полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;

полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 25); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение № 26); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение № 27); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

3.5.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

     В данном разделе Инструкции по делопроизводству рекомендуется раскрыть порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения. При этом особое внимание целесообразно уделить следующим положениям:

результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение № 28);

дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.);

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего федерального органа исполнительной власти (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) федерального органа исполнительной власти одновременно);

согласованные центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) федерального органа исполнительной власти акты утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального архива описей дел постоянного хранения;

после утверждения руководителем федерального органа исполнительной власти актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел федерального органа исполнительной власти проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… №…» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

3.5.5. Передача дел на архивное хранение

     В Инструкции по делопроизводству определяется порядок передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти, предусматривающий следующие условия:

в архив федерального органа исполнительной власти передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу;

передача документов в архив федерального органа исполнительной власти производится по утвержденным описям дел;

дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение;

дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив федерального органа исполнительной власти, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);

передача дел в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и Службой делопроизводства;

прием дел производится работником архива федерального органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела);

дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

     В Инструкции по делопроизводству целесообразно отметить, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения федерального органа исполнительной власти, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив федерального органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

3.6. Особенности работы с электронными документами

     В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

     При этом, целесообразно предусмотреть следующие положения.

     Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются Службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти.

     Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и поступающие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнении электронного образа документа с подлинником документа). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.

     Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти [18], в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота федерального органа исполнительной власти должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

     При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

     Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

     Для подтверждения подлинности электронных документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные цифровые подписи.

     Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

     При получении электронных документов от других органов власти или организаций Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

     При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в данном федеральном органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

     В  соответствии с приложением к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2010 г № 477, [19]федеральные органы исполнительной власти применяют Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти. К таким сведениям относятся:

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование текста

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности

     Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

     Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

     После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г. № 19, ст. 2060), заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

     Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

     Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

     Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела.

     Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

     Поступившие из структурных подразделений в архив федерального органа исполнительной власти электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

3.7. Работа исполнителя с документами

     Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству предусмотреть следующие положения:

организация работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляется на основании указаний по исполнению документов руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц;

подразделение – исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;

документы, поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению документов руководства федерального органа исполнительной власти, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

     Специалисты структурных подразделений федерального органа исполнительной власти в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в федеральном органе исполнительной власти;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях – подготовку списка (указателя) рассылки документа);

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

     В Инструкции по делопроизводству целесообразно предусмотреть порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:

функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа;

право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.

     Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству предусмотреть порядок передачи документов в случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) другому исполнителю, а также порядок передачи документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

     В Инструкции по делопроизводству предусматривается возможность продления  срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

     Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

3.8.1. Учет печатей и штампов

     Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (часть I), ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч.1), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417) применяют печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

     Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации в федеральном органе исполнительной власти могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов («Для пакетов», «Для договоров», «Для копий»), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

     В Инструкции по делопроизводству определяются виды и количество печатей, применяемых в федеральном органе исполнительной власти, порядок учета, хранения и уничтожения печатей. При этом, предусматриваются следующие положения.

     Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель федерального органа исполнительной власти по согласованию с руководителем Службы делопроизводства.

     Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии – изготовителе печатей.

     В случае служебной необходимости по решению руководителя федерального органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

     Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом федерального органа исполнительной власти или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

     В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложен учет печатей и штампов;

форму журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала;

порядок выдачи печатей и штампов работникам федерального органа исполнительной власти;

порядок хранения печатей и штампов;

ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;

порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

порядок уничтожения печатей и штампов.

     В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть, что:

учет имеющихся в федеральном органе исполнительной власти печатей и штампов ведет административно-хозяйственная служба федерального органа исполнительной власти в журнале учета печатей и штампов (приложение № 29) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются);

выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов;

печати и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах;

передача печатей посторонним лицам и вынос их помещений, занимаемых федеральным органом исполнительной власти, не допускается;

ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на руководителя федерального органа исполнительной власти, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений;

печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета;

порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за учет печатей.

3.8.2. Учет бланков документов

     Организацию работы по изготовлению и учету бланков документов федерального органа исполнительной власти рекомендуется возложить на административно-хозяйственную службу, которая:

получает от службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления бланков (приложение № 30) и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов.

     Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти, бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение № 30).

     Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству предусмотреть следующие положения:

бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;

в структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запирающихся шкафах;

передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.

Приложения

Прикрепленный файл	Размер
Приложения к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (pdf-файл)	563.81 КБ

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ

ПРИКАЗ
от 10 декабря 2010 г. N 682

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060), приказываю:

1. Утвердить:

Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов (приложение N 1);

формы бланков, книг, журналов, описей, актов и других официальных документов Федеральной службы судебных приставов (приложения N 2 — 47, 49 — 57);

сроки хранения отдельных видов документов, связанных с осуществлением исполнительного производства (приложение N 48).

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата, руководителям территориальных органов Федеральной службы судебных приставов:

организовать изучение Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов государственными гражданскими служащими (работниками) подчиненных подразделений с принятием зачетов до 30.12.2010;

привести в соответствие с Инструкцией по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов ранее изданные действующие приказы и распоряжения, методические рекомендации в срок до 01.03.2011.

3. Контроль за исполнением Приказа оставляю за собой.

И.о. директора
С.В.САЗАНОВ

Не нуждается в государственной регистрации. Письмо Минюста России от 30 декабря 2010 г. N 01/31878-ДК.

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов (далее — Инструкция, Служба) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности Службы документов и порядок, документооборота (кроме секретного делопроизводства), обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих (далее — государственные служащие) центрального аппарата и территориальных органов Службы.

1.2. Работа с секретными документами в Службе осуществляется в соответствии со специальной инструкцией.

Порядок работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования, определен Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

Особенности работы с информацией ограниченного доступа, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну (с информацией, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности), порядок обработки персональных данных и порядок применения электронной подписи устанавливаются отдельными актами Службы, утверждаемыми директором Федеральной службы судебных приставов — главным судебным приставом Российской Федерации (далее — Директор).

На бухгалтерскую и техническую документацию требования Инструкции распространяются лишь в части, касающейся общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе на электронные документы, включая их подготовку, обработку, хранение и использование.

Системы электронного документооборота (далее — СЭД), применяемые в центральном аппарате и территориальных органах Службы, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993, N 237; Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2), Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1), федеральные законы от 01.06.2005 N 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 23, ст. 2199), от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038; 2011, N 30 (ч. I), ст. 4600), от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3451; 2009, N 48, ст. 5716; 2009, N 52 (ч. I), ст. 6439; 2010, N 27, ст. 3407; 2010, N 31, ст. 4173; 2011, N 31, ст. 4701), от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 52, ст. 5140; 2005, N 19, ст. 1752; 2007, N 19, ст. 2293; 2007, N 49, ст. 6070; 2008, N 30 (ч. II), ст. 3116; 2009, N 29, ст. 3626; 2009, N 48, ст. 5711; 2010, N 1, ст. 5, ст. 6), от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; 2010, N 31, ст. 4196), от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 41, от. 4849; 2008, N 20, ст. 2251; 2009, N 1, ст. 14; 2009, N 23, ст. 2761; 2009, N 29, ст. 3642; 2009, N 39, ст. 4539, ст. 4540; 2010, N 31, ст. 4182; 2011, N 17, ст. 2312; 2011, N 27, ст. 3873; 2011, N 29, ст. 4287; 2011, N 30 (ч. I), ст. 4573; 2011, N 30 (ч. I), ст. 4574), от 19.07.2009 N 194-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О судебных приставах» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 29, ст. 3631), от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253), от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036), от 09.02.2009 N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 7, ст. 776) и другие законодательные акты, указы Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1316 «Вопросы Федеральной службы судебных приставов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст. 4111; 2006, N 5, ст. 527; 2006, N 8, ст. 895; 2008, N 17, ст. 1815; 2008, N 43, ст. 4921; 2009, N 6, ст. 718; 2009, N 31, ст. 3928; 2010, N 19, ст. 2300), от 23.05.1996 N 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 22, ст. 2663; 1997, N 20, ст. 2242; 1998, N 33, ст. 3967; 2005, N 28, ст. 2865), от 06.03.1997 N 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925), а также постановления Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52 (ч. III), ст. 5587), от 03.11.1994 N 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165), от 15.09.2008 N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 38, ст. 4320), от 13.08.1997 N 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; 1997, N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; 2009, N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 21, ст. 2602), от 01.06.2004 N 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 23, ст. 2313; 2006, 23, ст. 2514; 2006, N 29, ст. 3251; 2007, N 32, ст. 4150; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 21, ст. 2459; 2008, N 49, ст. 5833; 2009, N 11, ст. 1302; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 36, ст. 4358; 2009, N 49 (ч. II), ст. 5970, ст. 5971; 2009, N 52 (ч. II), ст. 6609; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 21, ст. 2602; Бюллетень Верховного Суда Российской Федерации, 2008, N 5, май (извлечения), от 19.01.2005 N 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2009, N 12, ст. 1429; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 41, ст. 4790; 2009, N 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, N 22, ст. 2776; 2010, N 40, ст. 5072), от 28.07.2005 N 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 47, ст. 5675; 2009, N 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 22, ст. 2776), от 22.09.2009 N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39, ст. 4614), от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263, 2016, N 18, ст. 2641), Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденная приказом Минюста России от 30.12.2011 N 460, Регламент Федеральной службы судебных приставов, утвержденный приказом ФССП России от 27.10.2006 N 140 (зарегистрирован в Минюсте России 04.12.2006, регистрационный N 8553), иные нормативные правовые акты, государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 N 07/3276-ЮД) (Издательство стандартов, 2003), Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 N 01/6756-ДК).

1.5. Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единых требований с использованием современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Службы осуществляет Управление делопроизводства (далее также — УДП) в соответствии с положением о нем, утверждаемым Директором.

1.6. Организацию делопроизводства и контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Службы, в том числе особенностей делопроизводства при работе с обращениями граждан, осуществляют руководители структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов Службы.

1.7. Государственные служащие структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов Службы несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

1.8. Документы, содержащие информацию, в отношении которой установлено требование по обеспечению ее конфиденциальности, не подлежат разглашению. Передача их содержания, а также их копий сторонним организациям допускается только с письменного разрешения уполномоченных должностных лиц.

1.9. Ведение делопроизводства осуществляется:

в центральном аппарате Службы, включая обработку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе поданных на личном приеме, а также организационно-распорядительных документов по основной и административно-хозяйственной деятельности, редактирование проектов приказов, распоряжений, служебных писем и других документов, контроль хода и результатов исполнения документов, комплектование архивных фондов, а также координацию работы с документами и другие функции делопроизводства, — Управлением делопроизводства в соответствии с положением о нем и должностными регламентами государственных служащих УДП;

в структурных подразделениях центрального аппарата Службы, включая получение, учет движения, доведение до исполнителей, контроль исполнения документов, направление внутренних документов в иные структурные подразделения посредством СЭД, передачу исходящих документов в УДП для отправки, формирование номенклатурных дел, иные процедуры документооборота, — специально уполномоченными лицами (государственными служащими указанных подразделений, совмещающими выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями) в соответствии с их должностными регламентами (далее — ответственные за делопроизводство);

в аппарате управления территориального органа Службы — подразделением документационного обеспечения в соответствии с положением о нем и должностными регламентами государственных служащих, в его структурных подразделениях — специально уполномоченными лицами (ответственными за делопроизводство, делопроизводителями) в соответствии с их должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.10. Регистрация, контроль хода и результатов исполнения документов (рассмотрения обращений граждан), другие процедуры документооборота осуществляются в Службе с применением СЭД.

1.11. Об утрате или неисправимом повреждении документа, случаях нарушения правил работы с документами, установленных Инструкцией, государственные служащие структурных подразделений Службы в течение одного часа устно сообщают руководителю структурного подразделения и в Управление делопроизводства. На основании полученного сообщения по распоряжению руководителя структурного подразделения проводится проверка, о результатах которой информируются руководство Службы и Управление делопроизводства.

1.12. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации, документов или их копий осуществляются только подразделениями по взаимодействию со средствами массовой информации в соответствии с положениями о них, а в отдельных случаях — другими подразделениями по разрешению (поручению) Директора (в территориальном органе Службы — руководителя территориального органа).

1.13. Перед уходом в отпуск, убытием в командировку, на время болезни или отстранения от работы и в других случаях временного отсутствия государственные служащие Службы передают находящиеся у них на исполнении документы ответственному за делопроизводство или по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику по реестру с внесением сведений о движении этих документов в регистрационно-контрольные карточки в СЭД.

Исполнительные документы, исполнительные производства (текущие и оконченные, не переданные в архив) и иные документы между судебными приставами-исполнителями (заместителями начальника отдела — заместителями старшего судебного приставами, начальниками отделов — старшими судебными приставами) передаются по акту с внесением сведений о движении этих документов в книгу учета исполнительных документов базы данных ПК ОСП.

В случае перемещения по службе или увольнения работника передача документов и дел осуществляется по акту. Руководитель структурного подразделения (в том числе начальник отдела — старший судебный пристав, руководитель территориального органа Службы) организует передачу документов увольняемым (переводимым в другое подразделение) работником (судебным приставом-исполнителем, заместителем начальника отдела — заместителем старшего судебного пристава, начальником отдела — старшим судебным приставом) с момента подачи работником заявления об увольнении (перемещении).

При увольнении (перемещении) начальника отдела — старшего судебного пристава закрепленные за ним документы, печати, штампы, бланки передаются по акту приема-передачи должностному лицу, исполняющему обязанности либо вновь назначенному на должность начальника отдела — старшего судебного пристава, при увольнении (перемещении) судебного пристава-исполнителя (заместителя начальника отдела — заместителя старшего судебного пристава) также по акту — другому судебному приставу-исполнителю (заместителю начальника отдела — заместителю старшего судебного пристава) в соответствии с распоряжением начальника отдела — старшего судебного пристава.

Акт приема-передачи документов при увольнении (перемещении) начальника отдела — старшего судебного пристава утверждается руководителем территориального органа Службы, при увольнении (перемещении) судебного пристава-исполнителя (заместителя начальника отдела — заместителя старшего судебного пристава) — начальником отдела — старшим судебным приставом.

Акт приема-передачи документов составляется в произвольной форме с обязательным указанием даты его составления, фамилий и инициалов передающего и принимающего должностного лица, перечня и количества передаваемых печатей, штампов, бланков и документов с указанием их основных реквизитов (дата, номер, количество листов, а для исполнительных документов и исполнительных производств дополнительно должник, взыскатель, предмет исполнения) и подписывается передающим и принимающим должностными лицами. Документы в передаваемых исполнительных производствах должны быть включены во внутреннюю опись, скреплены и пронумерованы.

При служебной необходимости в изъятии и передаче другому исполнителю документов, числящихся за отсутствующим работником (в том числе за увольняемым (перемещаемым) судебным приставом-исполнителем, заместителем начальника отдела — заместителем старшего судебного пристава, начальником отдела — старшим судебным приставом), руководитель структурного подразделения (начальник отдела — старший судебный пристав, руководитель территориального органа Службы) назначает комиссию численностью не менее трех человек, которая проверяет наличие документов, числящихся за отсутствующим работником, с составлением акта и производит их изъятие с последующей передачей ответственному за делопроизводство (должностному лицу, исполняющему обязанности начальника отдела — старшего судебного пристава). При выявлении комиссией фактов утраты документов, в том числе исполнительных документов (исполнительных производств), они отражаются в акте. Акт утверждается должностным лицом, назначившим комиссию.

В случае выявлении комиссией фактов утраты документов должностное лицо, назначившее комиссию, организует проведение служебной проверки и принимает меры по восстановлению документов.

1.14. Переписка между структурными подразделениями в центральном аппарате и в аппаратах управления территориальных органов Службы осуществляется в случаях, определенных нормативными актами Российской Федерации, а также актами Службы.

Для совместной проработки проектов документов и обмена информационными материалами между структурными подразделениями в центральном аппарате и аппаратах управления территориальных органов Службы используется ведомственная электронная почта.

1.15. Текст Инструкции с приложениями подлежит размещению на официальном сайте ФССП России.

Документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке <*>;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти <*>;

документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти <*>;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки <*>;

реквизит документа — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним <*>;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа <*>;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы <*>;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму <*>;

номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в федеральном органе власти, с указанием сроков их хранения (в центральном аппарате, аппарате управления территориального органа, структурном подразделении территориального органа Службы);

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти <*> (центрального аппарата, аппарата управления территориального органа, структурного подразделения территориального органа Службы);

служба делопроизводства — структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти <*>;

———————————

<*> Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060).

электронный документ — электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе <*> (электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме <**>);

———————————

<*> Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448).

<**> Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127; 2007, N 46, ст. 5554).

электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписавшего информацию <*>;

———————————

<*> Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127; 2007, N 46, ст. 5554).

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации <*>;

———————————

<*> Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, 2253).

электронная копия документа — копия документа, созданная в электронной форме;

сканирование документа — получение электронной копии документа;

система электронного документооборота — автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3.1. Общие требования по оформлению документов

3.1.1. При подготовке документов Службы рекомендуется применять текстовые редакторы, поддерживающие формат Open Document (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010), с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13 — 15 через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. В том числе, при оформлении документов, образующихся в ходе осуществления исполнительного производства (поручения совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения, розыска, предварительной проверки сообщения о преступлении, дознания, административной практики), допускается применение шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером: в основном тексте документов — не менее N 9, в примечаниях (ссылках, сносках) — не менее N 8, через 1 межстрочный интервал.

Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

3.1.2. Документы в Службе оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в форме электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. При подготовке электронных документов в Службе используются электронные шаблоны бланков документов.

Бланки (электронные шаблоны бланков) Службы имеют обязательные реквизиты, расположенные в порядке, установленном ГОСТ Р 6.30-2003.

Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.

При переписке в случаях, предусмотренных Инструкцией, между структурными подразделениями центрального аппарата, между подразделениями аппарата управления территориальных органов, а также между аппаратом управления и структурными подразделениями территориальных органов Службы бланки не используются.

3.1.3. Каждая страница документа Службы, напечатанная как на бланке, так и на стандартных листах бумаги, или оформленная в форме электронного документа должна иметь следующие размеры полей: левое — от 20 мм до 30 мм; правое — от 10 мм до 15 мм; верхнее — не менее 20 мм; нижнее — не менее 20 мм. Абзацный отступ — 1,25 см.

При оформлении документов, образующихся в ходе осуществления исполнительного производства (поручения совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения, розыска, предварительной проверки сообщения о преступлении, дознания, административной практики), допускаются размеры полей: левое — не менее 20 мм, верхнее, нижнее и правое — не менее 10 мм.

Документы Службы печатаются, как правило, только на лицевой стороне листа.

Допускается оформление документов, образующихся в ходе осуществления исполнительного производства, с распечатыванием на обеих сторонах листа и применением зеркальных полей.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «стр.» и знаков препинания.

3.1.4. В проектах законодательных и нормативных актов, проектах приказов, распоряжений и указаний Службы рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, в протоколах совещаний, заседаний, коллегий, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам — установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.

3.1.5. При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

3.1.6. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем Федеральной службы судебных приставов.

3.1.7. Оформление реквизитов документов

В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, для создаваемых в Службе документов установлен следующий состав реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти;

должность лица — автора документа;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование либо аннотация документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности;

отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут дополнительно использоваться другие реквизиты. Например, отметки «Копия», «Контроль ФССП России», «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

При составлении и расположении реквизитов документов рекомендуется соблюдать следующие требования:

3.1.7.1. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ (в редакции Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 N 2-ФКЗ, от 30.06.2003 N 1-ФКЗ, от 10.11.2009 N 6-ФКЗ) «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1).

На бланках документов Службы Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте и помещается на верхнем поле бланка документа по центру зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального органа исполнительной власти».

3.1.7.2. Наименование федерального органа исполнительной власти Наименование федерального органа исполнительной власти — автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о федеральном органе исполнительной власти: Федеральная служба судебных приставов (ФССП России).

Сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти помещается в скобках под полным наименованием.

Над наименованием федеральной службы, находящейся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства: Министерство юстиции Российской Федерации или Минюст России.

Наименование территориального органа Службы указывается в соответствии с Приказом Минюста России от 09.04.2007 N 69 (в редакции Приказов Минюста России от 04.06.2007 N 113, от 20.07.2007 N 153; от 17.10.2007 N 202; от 30.12.2008 N 326) «Об утверждении Положения о территориальном органе Федеральной службы судебных приставов» (зарегистрировано в Минюсте России 23.04.2007, регистрационный N 9305).

Например: Управление Федеральной службы судебных приставов по Москве (УФССП России по Москве).

3.1.7.3. Наименование должности лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается только в бланке письма Директора под наименованием Службы: Директор.

3.1.7.4. Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти

Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Службы (территориального органа Службы, отдела судебных приставов), номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению руководства Службы (электронный адрес официального Интернет-сайта и т.д.).

3.1.7.5. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.1.7.6. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа указывается в бланках документов Службы, за исключением бланков писем. Например: Москва, Саратов и т.п.

3.1.7.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, методические рекомендации и др.), события, зафиксированного в документе (протокол, акт).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, службой документационного обеспечения при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами государственной власти (организациями), является дата более поздней подписи. В разряде десятков однозначного (от 1 до 9) числа или порядкового номера месяца пишется ноль.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.

3.1.7.8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа формируется в соответствии с системой регистрации, принятой в Службе, и проставляется в документе на предусмотренном для данного реквизита месте.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями — авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей расположению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.1.7.9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.1.7.10. Адресат

Документы адресуют в органы власти, организации, структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

Текст реквизита «Адресат» размещается в правом верхнем углу первого листа документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы.

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются по левому краю.

Первая строка реквизита «Адресат» печатается на первом листе внутреннего документа от верхней границы текстового поля, на бланке Службы — на одном уровне с полным наименованием федерального органа исполнительной власти — «Федеральная служба судебных приставов».

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                       Министерство юстиции
                                                       Российской Федерации

или:

                                                       Министерство юстиции
                                                       Российской Федерации

                                                    Департамент организации
                                                          и контроля

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                                                  Генеральному директору
                                                  объединения "Ростекстиль"

                                                  И.И. Иванову

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.04.2005 N 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

Например:

                                       Лаврову Л.Л.

                                       Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32,
                                       Москва, 117574

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

3.1.7.11. Наименование либо аннотация документа

Наименование документа — краткое содержание (заголовок к тексту) документа — составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

приказ (о чем?): Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников Федеральной службы судебных приставов;

письмо (о чем?): Об оказании консультативной помощи;

правила (чего?): Правила внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля.

Заголовок к тексту может занимать до 5 строк по 28 — 30 знаков в строке (в отдельных случаях допускается большее число строк и знаков).

В проектах законодательных, нормативных и индивидуальных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

3.1.7.12. Текст документа

В Службе документы составляются на государственном языке Российской Федерации — русском языке. Текст документа излагается литературным русским языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.

Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно, а также должно обеспечить однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа оформляется в виде связного текста, таблицы, анкеты либо в виде соединения этих структур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части связного текста указываются причины, цели, основания издания документа, во второй (заключительной) части излагаются решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст документа может содержать только заключительную часть. Например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения.

В таблице графы имеют заголовки, которые могут быть выражены именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф таблицы должны быть грамматически согласованы с заголовками граф таблицы. Если таблица печатается более чем на одном листе, графы таблицы должны быть пронумерованы и на втором и последующих листах должны быть напечатаны номера этих граф. Текст таблицы печатается размером шрифта N 12 через один межстрочный интервал. Заголовочная часть таблицы может печататься полужирным шрифтом.

Связные тексты документов излагаются:

от 1-го лица единственного числа: приказываю подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов;

от 3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет; коллегия постановила; ФССП России не считает возможным;

от 1-го лица множественного числа: просим представить данные; представляем на рассмотрение и утверждение; в протоколах: слушали; выступили; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем, решили.

В текстах законодательных, нормативных и индивидуальных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти — автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;

«В соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным Приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2…».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки — с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Разделы нумеруются римскими цифрами, подразделы, пункты и подпункты — арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой.

Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (как правило, в текстах приложений).

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка двумя-тремя дополнительными межстрочными интервалами.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля.

3.1.7.13. Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, указаниям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 — 2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов в приложении и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.
            2. Заключение на проект... в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: Памятка в 3 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка   о  неплатежеспособных  предприятиях,  для  служебного
            пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, указаниям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.

В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

                                                      Приложение N 2
                                                      к Приказу ФССП России
                                                      от 15.02.2010 N 35

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения документа.

Например:

                                                       Приложение N 1

                                                       УТВЕРЖДЕНО
                                                       Приказом ФССП России
                                                       от 12.11.2009 N 425

3.1.7.14. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (прописными буквами), а также наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и регистрационный номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра юстиции

Российской Федерации

Подпись, расшифровка подписи

Дата

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минкультуры России

от 26.09.2009 N 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» (при отсутствии подписи — ниже текста документа) ближе к нижнему полю документа и выравнивается по левой границе текстового поля.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования.

На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, в данном случае делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа осуществляется:

с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области деятельности (экологический, пожарный и т.п.);

с подведомственными организациями;

с общественными организациями (при необходимости).

3.1.7.15. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами Службы оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования (арабскими цифрами), например:

Подпись, расшифровка подписи

Дата

При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Начальник Правового управления

Подпись, расшифровка подписи

Дата

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Службы, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии документа, помещаемой в дело Службы, в нижней его части или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату факсимильной связью (по электронной почте) без досылки документа на бумажном носителе по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Начальник Управления делами

Подпись, расшифровка подписи

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

3.1.7.16. Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Например:

Заместитель директора               Подпись             Расшифровка подписи

Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, исполняющим в соответствии с приказом обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. директора                      Подпись             Расшифровка подписи

или:

Исполняющий обязанности
директора                           Подпись             Расшифровка подписи

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При оформлении документа на чистых листах бумаги (без использования официального бланка Службы) в реквизите «подпись» указывается полное наименование должности лица, подписавшего документ, например:

Заместитель директора
Федеральной службы судебных приставов -
заместитель главного судебного пристава
Российской Федерации                Подпись             Расшифровка подписи

3.1.7.17. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

                                                    УТВЕРЖДАЮ

                                           Директор Федеральной службы
                                      судебных приставов - главный судебный
                                          пристав Российской Федерации
                                      Подпись           Расшифровка подписи
                                                         Дата

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                       Приложение N 1

                                                       УТВЕРЖДЕНО
                                                       Приказом ФССП России
                                                       от 15.04.2009 N 165

3.1.7.18. Оттиск печати

Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

3.1.7.19. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; оттиск печати (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле ФССП России N ____ за ____ г.
Верно
Ведущий специалист                  Подпись             Расшифровка подписи
    Дата             Оттиск печати

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

3.1.7.20. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

П.П. Петров

(495) 222 22 22

Отметка об исполнителе может дополняться указанием полного наименования его должности, личной подписью исполнителя и датой.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и дополнительно включает: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию лица, размножившего документ, и дату печатания (размножения) документа, например:

П.П. Петров

(495) 222 22 22

Отп. 5 зкз.

Петров

11.01.2010

3.1.7.21. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указаний по исполнению документа.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

                                          Морозову Н.В., Федосеевой Н.А.

                                          Прошу подготовить проект договора
                                          к 05.12.2009

                                            Подпись           Дата

3.1.7.22. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле документа проставляется посредством штампа «ФССП России/КОНТРОЛЬ» на верхнем поле первого листа документа справа на документах, поставленных на централизованный контроль исполнения в соответствии с поручением по документу Директора (лица, исполняющего его обязанности).

3.1.7.23. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «Исполнено. В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты оформления отметки (арабскими цифрами).

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, а также содержать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержащегося в резолюции, или, при отсутствии такого документа, слово «Доложено» и краткие сведения об исполнении.

3.1.7.24. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в центральный аппарат (аппарат управления или структурное подразделение территориального органа) Службы содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа или наносить на документ в виде штрих-кода.

3.1.7.25. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, не относящуюся к государственной тайне, и в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию ограниченного распространения, имеет вид: «Для служебного пользования».

———————————

<*> Сноска исключена. — Приказ ФССП России от 31.03.2014 N 112.

Отметка проставляется с подчеркиванием в верхнем правом углу первого листа документа и дополняется указанием номера экземпляра документа. Номер экземпляра проставляется ниже отметки о конфиденциальности, отделяется полуторным межстрочным интервалом и центруется по отношению к ней.

3.1.7.26. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа (имя файла на машинном носителе, дата его создания, а также другие поисковые данные) проставляется в виде отметки в нижнем колонтитуле каждой страницы документа, в левой его части шрифтом Times New Roman размером N 8.

3.2. Бланки (электронные шаблоны бланков) документов

3.2.1. При разработке и изготовлении, а также при использовании, хранении и уничтожении бланков (электронных шаблонов бланков) подразделения документационного обеспечения центрального аппарата и территориальных органов Службы руководствуются Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417), Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52 (ч. III), ст. 5587), постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263), государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Издательство стандартов, 2003).

3.2.2. В соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» на бланках центрального аппарата и территориальных органов Службы помещается изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте.

3.2.3. В соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Службы утверждаются приказом Службы.

3.2.4. В Службе предусматривается изготовление и использование следующих видов бланков документов:

бланк приказа Службы (территориального органа Службы);

бланк распоряжения Службы (территориального органа, структурного подразделения территориального органа Службы);

бланк указания Службы (территориального органа, структурного подразделения территориального органа Службы);

бланк протокола Службы;

общий бланк Службы (территориального органа Службы);

бланк письма Директора;

бланк письма центрального аппарата;

бланк письма аппарата управления территориального органа;

бланк письма структурного подразделения территориального органа;

а также электронных шаблонов бланков:

письма Директора;

письма центрального аппарата;

письма аппарата управления территориального органа;

письма структурного подразделения территориального органа.

При необходимости приказом Службы могут утверждаться образцы бланков (электронные шаблоны бланков) других видов документов.

3.2.5. В Службе бланки приказа, распоряжения, указания и протокола разрабатываются на основе продольного расположения реквизитов, бланки писем, а также общий бланк — на основе углового расположения реквизитов.

Реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа при угловом варианте их расположения, а при продольном — вдоль верхнего поля листа, центрованно.

Реквизиты бланков Службы исполняются:

на бланке письма Директора: Государственный герб Российской Федерации — красным цветом, остальные реквизиты — синим цветом;

на бланке письма центрального аппарата все реквизиты — синим цветом;

на иных бланках все реквизиты — черным цветом.

Электронные шаблоны бланков документов Службы исполняются в одноцветном варианте — черным цветом.

3.2.6. Для бланков Службы устанавливается следующий состав реквизитов:

для бланка приказа (распоряжения, указания, протокола):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Федеральная служба судебных приставов (ФССП России)» <*>; на бланках приказа (распоряжения, указания) территориального органа Службы — наименование Службы и наименование территориального органа; на бланках распоряжения (указания) структурного подразделения территориального органа Службы — наименование территориального органа и наименование структурного подразделения;

вид документа;

место составления (издания) документа;

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера.

для бланка письма федерального органа исполнительной власти:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти <*>;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера;

ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

для бланка письма Директора:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти <*>;

———————————

<*> Указ Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1316 «Вопросы Федеральной службы судебных приставов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст. 4111; 2006, N 5, ст. 527; 2006, N 8, ст. 895; 2008, N 17, ст. 1815; 2008, N 43, ст. 4921; 2009, N 6, ст. 718; 2009, N 31, ст. 3928; 2010, N 19, ст. 2300). В бланках федеральных служб, подведомственных федеральным министерствам, над наименованием федерального органа исполнительной власти указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства. Постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 47, ст. 5675; 2009, N 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 22, ст. 2776).

должность лица, подписывающего документ: ДИРЕКТОР;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера;

ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

для бланка письма аппарата управления территориального органа (бланка письма структурного подразделения территориального органа):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти (наименование территориального органа);

наименование территориального органа (наименование структурного подразделения территориального органа);

справочные данные о структурном подразделении федерального органа исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера;

ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

На общем бланке указываются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти <*>; на общем бланке территориального органа Службы — наименование Службы и наименование территориального органа;

———————————

<*> Указ Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1316 «Вопросы Федеральной службы судебных приставов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст. 4111; 2006, N 5, ст. 527; 2006, N 8, ст. 895; 2008, N 17, ст. 1815; 2008, N 43, ст. 4921; 2009, N 6, ст. 718; 2009, N 31, ст. 3928; 2010, N 19, ст. 2300). В бланках федеральных служб, подведомственных федеральным министерствам, над наименованием федерального органа исполнительной власти указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства. Постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233; 2007, N 43, ст. 5202; 2008, N 9, ст. 852; 2008, N 14, ст. 1413; 2008, N 46, ст. 5337; 2009, N 12, ст. 1443; 2009, N 19, ст. 2346; 2009, N 25, ст. 3060; 2009, N 47, ст. 5675; 2009, N 49 (ч. II), ст. 5970; 2010, N 9, ст. 964; 2010, N 22, ст. 2776).

абзац исключен. — Приказ ФССП России от 31.08.2012 N 355;

место составления (издания) документа;

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера.

3.2.7. Для электронных шаблонов бланков Службы устанавливается следующий состав реквизитов:

для электронного шаблона бланка письма Директора:

наименование федерального органа исполнительной власти <6>;

должность лица, подписывающего документ: ДИРЕКТОР;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера;

ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

для электронного шаблона бланка письма центрального аппарата:

наименование федерального органа исполнительной власти <6>;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера;

ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

для электронного шаблона бланка письма аппарата управления территориального органа:

наименование федерального органа исполнительной власти;

наименование территориального органа;

справочные данные о структурном подразделении федерального органа исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера;

ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

для электронного шаблона бланка письма структурного подразделения территориального органа:

наименование территориального органа;

наименование структурного подразделения территориального органа;

справочные данные о структурном подразделении федерального органа исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера;

ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

3.3. Подготовка проектов документов

3.3.1. Подготовка проектов законодательных и иных
нормативных правовых актов <*> Российской Федерации

———————————

<*> «Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение». Постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 11 ноября 1996 г. N 781-II ГД «Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 49, ст. 5506).

3.3.1.1. Служба обобщает практику применения законодательства Российской Федерации в установленной сфере деятельности и вносит в Минюст России предложения по его совершенствованию.

3.3.1.2. Предложения Службы о подготовке проектов федеральных законов с соблюдением правил, установленных Регламентом Министерства юстиции Российской Федерации и Регламентом законопроектной деятельности Министерства юстиции Российской Федерации, направляются в Департамент по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой Минюста России для включения в проект плана законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации.

3.3.1.3. В предложении Службы о разработке проекта федерального закона для включения в проект плана законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации, направляемом в Департамент по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой Минюста России, отражаются:

рабочее наименование проекта федерального закона, в случае необходимости — его концепция и проект технического задания на его разработку, которые согласовываются в установленном порядке;

наименование федерального органа исполнительной власти (головного исполнителя) и перечень соисполнителей;

предполагаемые сроки рассмотрения проекта федерального закона в Правительстве Российской Федерации и внесения его в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации.

3.3.1.4. Подготовка проектов актов Российской Федерации поручается Директором одному или нескольким структурным подразделениям Службы в соответствии с их компетенцией.

3.3.1.5. Руководители структурных подразделений Службы обеспечивают подготовку и представление проекта федерального закона (иных нормативных правовых актов) в Правовое управление для согласования и последующего его направления в Минюст России со всеми необходимыми приложениями, определенными Регламентом Правительства Российской Федерации, а также Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации, утвержденной приказом Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации — Руководителя Аппарата Правительства Российской Федерации.

3.3.1.6. По поручению Минюста России Служба принимает участие в согласовании проектов актов Российской Федерации с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

3.3.2. Подготовка и оформление проектов нормативных
и индивидуальных правовых актов ФССП России

3.3.2.1. Решение о необходимости разработки проекта нормативного или индивидуального правового акта Службы принимается Директором (лицом, исполняющим его обязанности).

3.3.2.2. Нормативные и индивидуальные правовые акты Службы подписывает Директор (лицо, исполняющее его обязанности).

3.3.2.3. Подготовка проектов нормативных правовых актов Службы осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; N 12, ст. 1443).

3.3.2.4. Нормативные правовые акты Службы издаются в виде приказов, а также правил, инструкций, положений, утверждаемых приказами Службы.

Структурные подразделения Службы и ее территориальные органы не вправе издавать нормативные правовые акты.

3.3.2.5. Индивидуальные правовые акты по вопросам организации деятельности Службы издаются ею в пределах своей компетенции.

3.3.3. Оформление отдельных видов документов в ФССП России

3.3.3.1. Состав документов ФССП России

В деятельности Службы создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, указания, положения, правила, инструкции, постановления (коллегии ФССП России), протоколы заседаний (совещательных, консультативных органов), акты, аналитические справки, записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические), договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах консультативных и совещательных органов Службы, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Службы и ее контрагентов и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Службы создаются другие виды документов: планы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях Службой могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

3.3.3.2. Приказ, распоряжение

1) В соответствии с пп. 10 п. 10 Положения о Федеральной службе судебных приставов, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1316 «Вопросы Федеральной службы судебных приставов», Служба в пределах своей компетенции издает приказы, распоряжения и указания, являющиеся основной правовой формой реализации ее властных полномочий.

Приказами (распоряжениями) Службы по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу оформляются индивидуальные правовые предписания по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам ее деятельности.

Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.

2) Поручение исполнителю по подготовке проекта приказа (распоряжения) дает руководитель структурного подразделения центрального аппарата Службы, который обязан сформулировать конкретное и четкое задание, а также определить срок представления проекта.

Исполнителем проекта приказа (распоряжения) Службы может быть только государственный служащий центрального аппарата Службы.

Срок подготовки проекта приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, как правило, не должен превышать одного месяца, если не установлен другой срок.

Для подготовки наиболее сложных проектов приказов (распоряжений), а также приказов, совместных с иными федеральными органами исполнительной власти, могут создаваться рабочие группы.

3) Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную и аргументированную информацию, по форме и содержанию соответствовать действующим законодательным, другим нормативным правовым актам, компетенции Службы, состоять из лаконичных предложений — предписаний с прямым порядком слов, не допускать различных толкований, быть реальным, конкретным и тщательно отредактированным.

Содержащиеся в приказе (распоряжении) поручения должны учитывать положения ранее изданных по данному вопросу приказов (распоряжений).

4) Проекты приказов (распоряжений) по основной и административно- хозяйственной деятельности разрабатываются структурными подразделениями центрального аппарата Службы по поручению Директора, заместителей Директора или по инициативе руководителей указанных подразделений и согласовываются со следующими должностными лицами:

руководителем структурного подразделения, ответственного за разработку и согласование проекта приказа (распоряжения), и заместителем Директора, курирующим это подразделение;

руководителями структурных подразделений и заместителями Директора — проекты приказов (распоряжений), касающихся их деятельности или предписывающих выполнение ими конкретных поручений;

начальником Правового управления, за исключением проектов приказов (распоряжений), не требующих проведения юридической экспертизы, перечень которых утверждается Директором;

начальником Управления делопроизводства.

Проекты приказов (распоряжений) по основной и административно-хозяйственной деятельности представляются на подпись Директору или лицу, исполняющему его обязанности, помощником Директора.

5) Проекты приказов (распоряжений) по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках, командировании государственных служащих на территории Российской Федерации и др.) разрабатываются только Управлением государственной службы и кадров по представлениям руководителей структурных подразделений центрального аппарата (по представлениям руководителей территориальных органов — в отношении назначения, увольнения их заместителей, поощрения работников территориальных органов) Службы и согласовываются со следующими должностными лицами:

начальником Управления государственной службы и кадров и заместителем Директора, курирующим это подразделение;

начальником Управления делами — проекты приказов (распоряжений), связанных с использованием денежных средств;

начальником Правового управления — проекты приказов по личному составу о применении дисциплинарных взысканий и расторжении служебных контрактов (трудовых договоров) по инициативе представителя нанимателя (работодателя), касающиеся государственных служащих центрального аппарата и заместителей руководителей территориальных органов Службы;

заместителем Директора, курирующим Правовое управление, — проекты приказов по личному составу о применении дисциплинарных взысканий и расторжении служебных контрактов (трудовых договоров) по инициативе представителя нанимателя (работодателя), касающиеся государственных служащих центрального аппарата и заместителей руководителей территориальных органов Службы.

Проекты приказов (распоряжений) по личному составу представляются на подпись Директору, лицу, исполняющему его обязанности, заместителем Директора, курирующим Управление государственной службы и кадров, или начальником Управления государственной службы и кадров, или помощником Директора.

6) Проекты приказов о командировании на территории Российской Федерации государственных служащих центрального аппарата Службы и командировочные удостоверения оформляются Управлением государственной службы и кадров:

при плановом командировании (в соответствии с утвержденным планом командирования на соответствующий год) — на основании поручения Директора (лица, исполняющего его обязанности) по адресованным ему служебным запискам Организационно-контрольного управления;

при внеплановом командировании — на основании поручения Директора или его заместителей по адресованным им служебным запискам руководителей структурных подразделений.

Не допускается приказ по основной деятельности о проведении проверки территориальных органов Службы совмещать в одном документе с приказом по личному составу о командировании государственных служащих, включенных в состав проверяющей комиссии.

7) Согласование проектов приказов (распоряжений) в структурных подразделениях Службы осуществляется в срок не более 5-ти дней с момента их поступления и оформляется визами руководителей структурных подразделений или должностных лиц, официально их замещающих. Директором или заместителем Директора, курирующим структурное подразделение, подготовившее проект приказа (распоряжения), могут быть установлены иные сроки его согласования.

При внесении на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) существенных изменений он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

9) Для рассмотрения неурегулированных разногласий по проекту приказа (распоряжения), учета мнений заинтересованных сторон и достижения компромисса структурное подразделение, подготовившее проект и являющееся ответственным за его согласование, проводит совещание, решение которого оформляется протоколом, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями к проекту приказа (распоряжения) при его представлении на подпись Директору (лицу, исполняющему его обязанности), который принимает окончательное решение по урегулированию разногласий, подписывает приказ (распоряжение) или возвращает проект для доработки в структурное подразделение, которым он подготовлен.

10) В процессе согласования проекта приказа (распоряжения) структурное подразделение центрального аппарата Службы, подготовившее проект, осуществляет его доработку с учетом принятых замечаний и предложений, а также обязательное редактирование в Управлении делопроизводства.

Проект приказа (распоряжения), иного документа <*> с визой руководителя структурного подразделения, подготовившего проект, представляется на редактирование в отдел контроля исполнения документов Управления делопроизводства только полномочным обсуждать и вносить поправки в текст исполнителем.

———————————

<*> В том числе: служебные письма за подписью Директора, а также служебные письма за подписью его заместителей, адресованные в вышестоящие органы государственной власти.

Редактор карандашом отмечает погрешности в текстах приказов (распоряжений), иных документов и вправе требовать от исполнителей исправления орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок, устранения нарушений правил оформления реквизитов, устранения несоответствия положениям нормативных правовых актов в сфере делопроизводства, а также иных замеченных им недостатков.

На оборотной стороне каждого листа (в нижнем правом углу) отредактированного проекта приказа (распоряжения) и приложений к нему, на вторых экземплярах отредактированных иных документов помещаются оттиск штампа редактора «ОТРЕДАКТИРОВАНО» и его подпись.

Не допускается представление на подпись Директору и его заместителям приказов (распоряжений), иных документов, подлежащих редактированию, без штампа и подписи редактора.

11) Обязательные реквизиты приказов (распоряжений)

Реквизиты приказов (распоряжений), за исключением приказов (распоряжений), издаваемых совместно с иными органами государственной власти, печатаются на бланках установленной формы, изготовленных типографским способом, шрифтом N 14 без помарок и исправлений. Качество печати должно обеспечивать нормальное чтение текста и возможность его воспроизведения средствами копировально-множительной техники.

Дата приказа (распоряжения), как правило, совпадает с датой подписания и оформляется отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства (для приказов (распоряжений) по личному составу — Управлением государственной службы и кадров) при регистрации.

Приказы (распоряжения), изданные совместно с другими государственными органами (организациями), регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации (подписания) приказа (распоряжения).

Дата приказа (распоряжения) оформляется словесно-цифровым способом, например: 01 февраля 2010 г.

В заголовках, текстах приказов (распоряжений) и приложениях к ним дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 22.02.2008.

В тексте не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

Регистрационный номер приказа (распоряжения) Службы состоит из знака «N» и его порядкового номера в пределах календарного года. Приказы (распоряжения) Службы по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу нумеруются отдельно.

Номера приказам (распоряжениям) по основной, административно-хозяйственной деятельности присваиваются отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства, приказам (распоряжениям) по личному составу — Управлением государственной службы и кадров при регистрации.

В приказах по административно-хозяйственной деятельности порядковый номер дополняется через дефис буквенным литером «х», например: «15-х», по личному составу — буквенным литером «к», например: «1232-к», по личному составу о командировках на территории Российской Федерации и об отпусках — буквенным литером «ко», например:»132-ко».

В распоряжениях по основной деятельности в регистрационный номер включается буквенный литер «р», по административно-хозяйственной деятельности — «рх», по личному составу — «рк».

В тексте не допускается разрыв регистрационных номеров при их переносе на другую строку.

Регистрационный номер совместного с другими государственными органами (организациями) приказа (распоряжения) состоит из регистрационных номеров каждого государственного органа (организации), расположенных последовательно через косую черту в порядке их перечисления в заголовочной части приказа (распоряжения).

Заголовок в приказе (распоряжении) отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.

Шрифт заголовка — полужирный N 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.

Например:

Об утверждении структуры и штатного расписания центрального
аппарата Федеральной службы судебных приставов

В заголовки приказов (распоряжений) по личному составу включаются наименование действия, инициалы, фамилия государственного служащего (государственных служащих), в отношении которых это действие осуществляется. Более четырех государственных служащих указываются в заголовке обобщенно, например, «О назначении И.И. Николаева», «О переводе А.П. Петрова», «Об увольнении П.Н. Сергеевой», «О дисциплинарной ответственности В.И. Сидорова», «О поощрении государственных служащих Управления информационных технологий».

Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка двумя — тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля с использованием полуторного межстрочного интервала, для приказов (распоряжений) по личному составу — одинарного межстрочного интервала, и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.

В констатирующей части текста кратко излагаются цели и задачи, факты и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения).

Констатирующая часть приказа (распоряжения) может начинаться словами: «В связи», «В соответствии», «Во исполнение», «На основании», «В целях» и т.п.

В констатирующей части приказа (распоряжения), издаваемого на основании другого документа, указывается его наименование в родительном падеже, дата, номер и заголовок.

Не допускается замена содержательной констатирующей части краткими формулами — отписками: «В целях совершенствования»; «В целях повышения эффективности»; и т.п.

Констатирующая часть приказов (распоряжений) завершается распорядительным словом: «приказываю» — в приказах или «предлагаю» («обязываю») — в распоряжениях, которое печатается строчными буквами вразрядку (с увеличенным интервалом между буквами до 3 пунктов). После этих слов ставится двоеточие. В совместном с другими государственными органами приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: «приказываем», «предлагаем», «обязываем».

В приказах (распоряжениях) по личному составу (кроме приказов, касающихся юридической ответственности государственных служащих), по основной и административно-хозяйственной деятельности констатирующая часть может быть исключена при отсутствии необходимости в обосновании и разъяснении их издания. В этом случае распорядительные слова исключаются.

Распорядительная часть приказа (распоряжения) содержит перечисление предписываемых действий, служащих достижению ожидаемого результата управленческих решений, с указанием исполнителя каждого действия и при необходимости срока его исполнения.

Распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые арабскими цифрами с точкой. Одно предписание, адресованное нескольким исполнителям, а также несколько предписаний, адресованных одному исполнителю, помещаются в одном пункте. Пункты могут разделяться на абзацы.

При изложении предписываемого действия используется глагол в повелительном наклонении (проверить, организовать и т.п.).

При невозможности смыслового согласования распорядительного слова с предписаниями пунктов приказа (распоряжения) допускается исключение распорядительного слова из текста. В этом случае констатирующая часть приказа (распоряжения) заканчивается двоеточием, а предписания каждого пункта приказа (распоряжения) излагаются от первого лица единственного числа. Например, вместо конструкции текста:

«…в соответствии с перечисленными поручениями предлагаю:

1. Утвердить Правила…»

(по смыслу получается, что правила не утверждаются данным распоряжением, а дается кому-то поручение их утвердить) может использоваться конструкция:

«…в соответствии с перечисленными поручениями:

1. Утверждаю Правила…».

Адресаты предписаний в пунктах распорядительной части приказа (распоряжения) должны согласовываться в падеже с распорядительным словом.

Адресаты предписаний — структурные подразделения центрального аппарата и территориальные органы Службы в распорядительной части текста с распорядительным словом «приказываю:» или «предлагаю:» указываются в дательном падеже (кому?), с распорядительным словом «обязываю» — в родительном падеже (кого?). Когда предписание адресовано конкретному руководителю структурного подразделения центрального аппарата или территориального органа Службы, его фамилия и инициалы указываются после наименования структурного подразделения в скобках в именительном падеже или без скобок — в дательном или родительном падеже. Не допускается разрыв фамилий и инициалов руководителей — адресатов предписаний при их переносе на другую строку текста.

Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа (распоряжения) таблиц, а также списков комиссий, рабочих групп, других перечислений, содержащих более четырех субъектов, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, рисунков, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста помещаются в тематически организованные приложения к приказу (распоряжению), юридически связанные с распорядительной частью текста.

В последнем пункте приказа (распоряжения) по основной, административно-хозяйственной деятельности, как правило, указываются должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения), которое должно обладать достаточными властными полномочиями в отношении адресатов предписаний приказа (распоряжения) в соответствующей сфере деятельности Службы и которое не может быть одним из этих адресатов.

В конкретных случаях контроль за исполнением приказа может возлагаться на Директора или заместителя Директора, подписывающего приказ (распоряжение) со следующей формулировкой последнего пункта: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

В текст приказа (распоряжения) не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица) получают копию приказа (распоряжения) в соответствии с указателем рассылки, который исполнитель представляет вместе с проектом приказа.

В приказе (распоряжении), изданном с целью изменения или отмены действующих приказов (распоряжений), в том числе и их приложений, должны быть указаны дата, номер, заголовок изменяемого или отменяемого приказа (распоряжения) и (или) номера отдельных пунктов (абзацев, страниц) распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению). Отмена приказа (распоряжения) или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению) обозначается формулировкой «Признать утратившим силу…».

Приказ (распоряжение) вступает в силу с его даты, если в тексте документа не указан другой срок.

Приложение к приказу визирует руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Виза оформляется на обороте последнего листа приложения от левого поля ближе к нижнему полю.

Например:

«1. Утверждаю:

состав Научно-консультативного совета Федеральной службы судебных приставов (приложение N 1);

регламент Научно-консультативного совета Федеральной службы судебных приставов (приложение N 2)».

Отметка о приложении оформляется на лицевой части первого листа приложения по правилам, предусмотренным пп. 3.1.5.13 Инструкции.

Приложение к приказу визирует, а в случае его утверждения — подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись оформляется 2 — 3 межстрочными интервалами ниже последней строки текста приложения (виза — на обороте последнего листа).

При оформлении приложения к приказу (распоряжению) на двух и более страницах вторая и последующие страницы приложения должны быть пронумерованы. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.

До представления приказа (распоряжения) на подпись Директору (лицу, исполняющему его обязанности) осуществляется его обязательное внутреннее визирование (при необходимости — внешнее согласование).

Виза внутреннего согласования приказа (распоряжения) помещается на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра в нижней части листа и включает личную подпись согласующего, его инициалы и фамилию, дату визирования. В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ (распоряжение), и исполнителя его подпись ставится один раз в отметке об исполнителе. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей (руководителей структурных подразделений — в порядке индексов структурных подразделений) сверху вниз, одна под другой, например:

    Личная подпись, дата           С.В. Сазанов

    Личная подпись, дата           В.В. Воронин

    Личная подпись, дата            А.А. Волков

    Личная подпись, дата            В.А. Иванов

    Личная подпись, дата          А.Р. Голубева

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа (распоряжения) и приложений к нему оформляются на отдельном листе. При этом реквизит «виза» дополняется словами «с прилагаемыми замечаниями», помещаемыми перед личной подписью визирующего.

Оформление виз совместного с другими государственными органами приказа осуществляется на отдельном для каждого государственного органа листе согласования, при этом наименования должностей лиц, визирующих приказ, указываются слева от их подписей, инициалов и фамилий.

Внешнее согласование (с иными организациями) приложения к приказу (распоряжению) оформляется грифом согласования по правилам, предусмотренным пп. 3.1.5.14 Инструкции.

В состав реквизита «подпись» входят: сокращенное наименование должности — Директор, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левому краю. Расшифровка подписи располагается на одной строке с наименованием должности и с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например:

Директор                            Подпись                А.О. Парфенчиков

Если Директор отсутствует, то приказ (распоряжение) подписывает заместитель Директора, исполняющий его обязанности на основании соответствующего приказа Службы.

При этом к должности Директора добавляется сокращение «И.о.» (исполняющий обязанности), а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия заместителя Директора, подписавшего приказ (распоряжение), например:

И.о. директора                      Подпись                    С.В. Сазанов

При подписании совместного с другими государственными органами приказа (распоряжения) несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, предусмотренной структурой федеральных органов исполнительной власти, утвержденной Указом Президента Российской Федерации, например:

   Директор Федеральной службы                        Руководитель
       судебных приставов                        Федеральной таможенной
                                                         службы
    Подпись     А.О. Парфенчиков               Подпись      А.Ю. Бельянинов

Не допускаются подписи с предлогом «за» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

Внесение изменений в приказ (распоряжение) после его подписания допускается только соответствующим приказом (распоряжением).

Исполнитель указывает свои инициалы, фамилию и номер телефона в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа первого экземпляра приказа (распоряжения), справа от фамилии ставит личную подпись и дату, например:

И.В. Петров Личная подпись, дата

620 64 35

Отметка, удостоверяющая копию приказа (распоряжения), оформляется по правилам, предусмотренным пп. 3.1.5.19 Инструкции.

Копии приказов (распоряжений) по основной и административно-хозяйственной деятельности заверяются в Управлении делопроизводства, копии приказов (распоряжений) по личному составу — в Управлении государственной службы и кадров.

3.3.3.3. Грифом утверждения без издания приказа может придаваться юридическая сила следующим документам:

1) планы, графики работы, повестки заседаний коллегии, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов, методические рекомендации по направлениям деятельности (утверждаются Директором, а также заместителями Директора — по закрепленным в распределении обязанностей курируемым направлениям деятельности);

2) должностные регламенты федеральных государственных гражданских служащих Службы (утверждаются представителем нанимателя: Директором, лицом, исполняющим его обязанности);

3) финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации (утверждаются Директором, заместителем Директора, курирующим финансово-хозяйственную деятельность);

4) архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др. (утверждаются должностным лицом, возглавляющим Центральную экспертную комиссию Службы);

5) планы работы структурных подразделений (утверждаются курирующими заместителями Директора);

6) положения об отделах в составе структурного подразделения Службы (утверждаются руководителем этого подразделения);

7) распределение обязанностей между заместителями руководителя структурного подразделения Службы (утверждается руководителем этого подразделения);

положение о Службе эксплуатации при ФССП России (утверждается начальником Управления делами);

9) должностные инструкции работников Службы эксплуатации при ФССП России (утверждаются начальником Управления делами);

10) планы, графики работы, дежурств, режим сменности, структуры, схемы и другие производственные документы Службы эксплуатации при ФССП России (утверждаются начальником Управления делами);

11) отдельные процессуальные документы, образующиеся при осуществлении исполнительного производства, в соответствии с примерными формами исполнительных документов, утвержденными приказом ФССП России (утверждаются старшим судебным приставом или заместителем старшего судебного пристава в соответствии с распределением обязанностей между ними);

12) положения о проведении смотра спортивной деятельности и о спортивных сборных командах по служебно-прикладным видам спорта, регламенты проведения заключительного этапа соревнований по служебно-прикладным видам спорта, иные документы по организации и проведению спортивной работы в ФССП России (утверждаются Директором, заместителем Директора, курирующим развитие служебно-прикладных видов спорта);

13) иные документы, подготовленные по согласованию с начальниками Организационно-контрольного управления и Управления делопроизводства (утверждаются Директором, заместителями Директора, курирующими закрепленные в распределении обязанностей направления деятельности).

Документы, которым юридическая сила придается грифом утверждения без издания приказа, оформляются на общем бланке ФССП России (кроме установленных форм финансовых, кадровых и архивных документов и документов с альбомным расположением текста) или на чистых листах бумаги (планы, графики работы, дежурств, режим сменности, структуры, схемы и др.) формата A4.

Гриф утверждения оформляется по правилам, предусмотренным пп. 3.1.5.17 Инструкции, в правом верхнем углу общего бланка.

Личная подпись должностного лица Службы в грифе утверждения (при необходимости) заверяется в Управлении делами оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.

Первый лист документа с альбомным и иным нестандартным расположением текста оформляется на обычном листе бумаги, в верхнем левом углу которого отделом документационного обеспечения помещается оттиск углового мастичного штампа Службы.

Документы, которым юридическая сила придается Директором (заместителями Директора) грифом утверждения без издания приказа, визируются руководителями структурных подразделений Службы в том же порядке, что и приказы (визы согласования помещаются на обороте последнего листа документа), редактируются в Управлении делопроизводства, регистрируются в соответствующем структурном подразделении Службы (кроме нерегистрируемых специальных форм финансово-хозяйственных, архивных документов, а также методических рекомендаций, регистрируемых Управлением делопроизводства) в электронной базе внутренних документов СЭД «Дело» (отдельном журнале) с проставлением на предусмотренных позициях бланка (в угловом штампе) даты и регистрационного номера.

Зарегистрированные документы, за исключением методических рекомендаций по направлениям деятельности, помещаются в соответствующие номенклатурные дела структурных подразделений — исполнителей документов. Подлинные экземпляры методических рекомендаций по направлениям деятельности передаются на хранение в Управление делопроизводства.

3.3.3.4. Указание

1) Служба в пределах своей компетенции издает распорядительные документы в виде указания преимущественно информационно-методического характера по вопросам, связанным с исполнением приказов, постановлений, инструкций, решений Директора.

2) Реквизиты указания оформляются по правилам, предусмотренным пп. 3.3.3.2 Инструкции, с использованием в тексте распорядительных слов «предлагаю», «обязываю», «поручаю», «требую» и других, соответствующих содержанию документа.

3) Регистрация указаний осуществляется по правилам, предусмотренным частью 11) пп. 3.3.3.2 Инструкции, с добавлением к порядковому номеру указания через дробь кода структурного подразделения, подготовившего проект документа, и через дефис буквенных литеров: «у» — для указаний по основной деятельности, «ух» — по административно-хозяйственной деятельности, «ук» — по вопросам работы с кадрами. Например: «122/01-у».

3.3.3.5. Договоры (соглашения), контракты

1) Договоры (соглашения), контракты (далее — договоры) с зарубежными организациями, федеральными органами исполнительной власти, другими государственными органами Российской Федерации, иные публично-правовые договоры оформляются компетентными структурными подразделениями Службы в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителями, руководителями структурных подразделений, заместителями Директора в соответствии с распределением обязанностей, редактируются в Управлении делопроизводства и представляются на подпись Директору через его помощников или заместителю Директора в соответствии с распределением обязанностей.

Договоры, подготовленные иными федеральными органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в структурные подразделения Службы по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.

2) Финансово-хозяйственные и иные гражданско-правовые договоры (государственные контракты) оформляются Управлением делами в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон, по правилам и образцам, установленным нормативными правовыми актами для конкретных видов договоров, затем визируются исполнителем, начальником Управления делами и представляются на подпись Директору, или заместителю Директора, курирующему в соответствии с распределением обязанностей финансово-хозяйственную деятельность, или уполномоченному должностному лицу.

3) Служебные контракты (трудовые договоры) оформляются Управлением государственной службы и кадров (Управлением делами — для работников Службы эксплуатации при ФССП России) в двух экземплярах по правилам и образцам, установленным Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 31, ст. 3215), Трудовым кодексом Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1 (1), ст. 3), Указом Президента Российской Федерации от 16.02.2005 N 159 «О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 8, ст. 629) и иными нормативными правовыми актами, затем подписываются государственным служащим и представителем нанимателя — Директором (лицом, исполняющим обязанности Директора) и заверяются в Управлении делами оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Один экземпляр служебного контракта (трудового договора) передается государственному служащему (работнику), второй помещается в его личное дело в соответствии с номенклатурой дел Службы.

4) Договоры оформляются на стандартных листах бумаги формата A4. Обязательные реквизиты договоров (соглашений) оформляются по правилам, предусмотренным п. 3.1.5 Инструкции.

3.3.3.6. Протоколы

1) Протоколами в Службе оформляются решения, принятые на заседаниях коллегии Службы, совещаниях при Директоре, заместителях Директора, при руководителях структурных подразделений, иных совещаниях в Службе (далее — совещания).

2) Протокол оформляется на основании записей, произведенных во время совещания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

В Службе протоколы издаются в краткой форме, в которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Протокол совещания оформляет секретарь совещания (государственный служащий (работник), ответственный за проведение совещания).

Протоколы заседаний коллегии ФССП России, протоколы Всероссийских совещаний ФССП России, протоколы заседаний Научно-консультативного совета при ФССП России оформляются на бланках протоколов Службы установленной формы, изготовленных типографским способом на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4, протоколы селекторных совещаний (видеоконференций), оперативных (по отдельным вопросам) и еженедельных совещаний при Директоре, заместителях Директора, протоколы совещаний при руководителях структурных подразделений центрального аппарата (руководителях территориальных органов и руководителях их структурных подразделений) — на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 шрифтом N 14.

3) Протокол имеет следующие реквизиты:

Наименование документа — слово «ПРОТОКОЛ» на стандартных листах бумаги формата A4 печатается от границы верхнего поля (на бланке протокола Службы, изготовленном типографским способом, — двумя межстрочными интервалами ниже изображения Государственного герба Российской Федерации) прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

Название (вид) совещания — отделяется от предыдущего реквизита (от слова «ПРОТОКОЛ») двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

Место проведения совещания — указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола сплошной линией;

Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом (пп. 3.1.5.7 Инструкции) и печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата совещания;

Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера. Государственный служащий (работник), ответственный за подготовку протокола, перед представлением на подпись присваивает ему порядковый регистрационный номер в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний при Директоре, протоколы совещаний при заместителях Директора, протоколы совещаний при руководителе структурного подразделения, протоколы межведомственных совещаний и др.;

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части в двух столбцах помещаются: слева — перечень должностей, справа — фамилий, инициалов председательствующего, секретаря и иных лиц, участвовавших в совещании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля после указания должностей, фамилий и инициалов председателя и секретаря совещания, подчеркивается, в конце ставится двоеточие, после которого помещаются должности, фамилии и инициалы остальных участников совещания. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: «заместители директора», «руководители структурных подразделений».

Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Список присутствовавших на совещании отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Вопросы нумеруются римскими цифрами, начинаются с предлогов «О», «Об», печатаются центрованно, последняя строка подчеркивается по всей длине независимо от количества знаков. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса в последовательности, соответствующей очередности выступления. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Текст протокола печатается через полтора межстрочных интервала.

Тексты протоколов коллегии Службы подлежат редактированию в порядке, предусмотренном частью 10) подпункта 3.3.3.2 Инструкции;

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами, оформляется в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.16 Инструкции.

Протокол подписывают должностное лицо, председательствующее на совещании, и секретарь совещания, после чего протокол помещается в дело, предусмотренное номенклатурой дел Службы.

4) По решению должностного лица, председательствовавшего на совещании, секретарь совещания с использованием технологий СЭД направляет протокол заместителям Директора в соответствии с распределением обязанностей, в структурные подразделения Службы, а также через отдел документационного обеспечения УДП в заинтересованные государственные органы и иные организации.

3.3.3.7. Постановления

1) Постановлениями оформляются решения должностных лиц Службы по вопросам исполнительного производства, по жалобам на постановления, действия (бездействие) судебных приставов-исполнителей и других должностных лиц Службы по исполнению исполнительного документа, поданным в порядке подчиненности, а также по заявлениям (ходатайствам) лиц, участвующих в исполнительном производстве, принимаемые должностными лицами Службы, определенными частью 1 статьи 14 и частями 1, 2, 3 статьи 123 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

2) Постановления печатаются на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4.

Вторая и последующие страницы постановления нумеруются.

3) Постановление имеет следующие реквизиты:

Наименование документа — слово «ПОСТАНОВЛЕНИЕ» печатается заглавными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля.

Под наименованием документа без дополнительных интервалов полужирным шрифтом печатается заголовок.

Заголовок в постановлении отвечает на вопрос «о чем?». Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал и выравнивается по центру текста, например:

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
о возбуждении исполнительного производства

или:

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
об отказе в рассмотрении по существу жалобы, поданной
в порядке подчиненности

Дата постановления оформляется цифровым способом (пп. 3.1.5.7 Инструкции) и печатается без дополнительных межстрочных интервалов ниже предыдущего реквизита от границы левого поля. Датой постановления является дата его вынесения.

Номер постановления печатается на одной строке с датой от границы правого поля арабскими цифрами и состоит из знака «N» и регистрационного номера. Порядок присвоения постановлениям регистрационных номеров определен в главе VII Инструкции.

Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей.

В констатирующей части указываются должность, фамилия, имя и отчество должностного лица Службы, рассмотревшего документы, наименование и адрес территориального органа Службы или структурного подразделения судебных приставов (для постановлений, вынесенных их должностными лицами), основные реквизиты (вид документа, дата и номер) и краткое содержание рассмотренных документов (исполнительный документ, исполнительное производство, разыскное дело и др.), послужившие основанием для вынесения постановления.

Далее после слова «УСТАНОВИЛ:», напечатанного заглавными буквами по центру текстового поля, с новой строки кратко излагаются доводы, обстоятельства, результаты проверки, другие факты, обосновывающие принятие решения.

В конце констатирующей части со ссылкой на изложенное приводится указание на подпункты, пункты, части и статьи федеральных законов (нормативных актов), содержащих предписания, являющиеся основанием для принятия решения.

Например:

«На основании изложенного, руководствуясь пунктом 2 части первой статьи 125 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»

ПОСТАНОВИЛ:»

Постановляющая часть подразделяется на пункты, в которых излагаются суть принятого решения и сведения о порядке его обжалования.

Например:

«ПОСТАНОВИЛ:

1. Отказать в рассмотрении жалобы Скворцова В.В. на постановление от 30.04.2008 N 127/445 «О наложении ареста на имущество должника…», вынесенное судебным приставом-исполнителем Отдела судебных приставов по Петровскому району УФССП России по Саратовской области Афанасьевым А.Л.

2. О принятом решении уведомить заявителя.

Настоящее постановление может быть обжаловано (далее печатается наименование должности вышестоящего в порядке подчиненности по отношению к вынесшему постановление должностного лица Службы) либо оспорено в суде (указывается наименование суда).»

Текст постановления печатается через один межстрочный интервал.

Тексты постановлений за подписью Директора и его заместителей подлежат обязательному редактированию;

Подпись отделяется от текста одним межстрочным интервалом, оформляется в соответствии с пп. 3.1.5.16 Инструкции.

4) При формировании проектов постановлений автоматизированным способом от верхней границы текстового поля до наименования документа и до грифа утверждения размещаются:

от границы левого поля уникальный идентификатор документа или экземпляра документа в виде штрихкода и в цифровом виде;

от границы правого поля наименование, адрес и телефон территориального органа Службы или его структурного подразделения;

от границы правого поля отделенные сверху горизонтальной чертой сведения об адресате документа или экземпляра документа (наименование и адрес);

5) Образцы постановлений, выносимых по вопросам исполнительного производства, утверждаются отдельным приказом Службы.

3.3.3.8. Положения, правила, инструкции

1) В соответствии с Положением о Федеральной службе судебных приставов, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1316 «Вопросы Федеральной службы судебных приставов», Служба в пределах своей компетенции разрабатывает положения о структурных подразделениях центрального аппарата Службы, положения о совещательных и консультативных органах, правила внутреннего распорядка, а также инструкции для должностных лиц по вопросам деятельности.

2) Положения, правила и инструкции относятся к организационно-правовым документам, применяются как самостоятельные правовые акты и подлежат утверждению.

Положения, за исключением положений об отделах в составе структурных подразделений центрального аппарата Службы, правила и инструкции утверждаются Директором и применяются как самостоятельные правовые акты. Утверждение, за исключением положений об отделах в составе структурных подразделений центрального аппарата Службы, оформляется путем издания распорядительного документа (приказа). Утверждение положения об отделе в составе структурного подразделения центрального аппарата Службы оформляется грифом утверждения в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.17 и частью 6) пп. 3.3.3.3 Инструкции.

3) В положении о структурном подразделении центрального аппарата Службы (коллегиальном или совещательном органе) устанавливаются статус, структура (состав), функции, права, обязанности и ответственность, порядок организации деятельности структурных подразделений (коллегиального или совещательного органа).

Положения о структурных подразделениях центрального аппарата Службы (об отделах в составе структурных подразделений) должны обеспечивать наиболее рациональное разделение функций и кооперацию деятельности структурных подразделений и государственных служащих по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.

4) В правилах излагаются процедурные нормы, относящиеся к общеобязательным, определяющие порядок осуществления какого-либо рода деятельности, например, правила пожарной безопасности, правила внутреннего трудового распорядка.

5) В инструкции излагаются правила осуществления организационной, технологической (отраслевой), финансовой и иных специальных сфер деятельности Службы, ее подразделений, должностных лиц в пределах компетенции на основании и во исполнение законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и иных нормативных актов.

6) В Службе проекты положений (правил, инструкций) оформляются в виде сплошного текста, разбитого на разделы (главы), пункты и подпункты, и печатаются на стандартных листах бумаги формата A4.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?». Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция, должностной регламент), отвечает на вопрос «Кому?» (Должностная инструкция главному специалисту) или «Кого?» (Должностной регламент главного специалиста).

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение правового акта, сфера его применения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Главы (разделы) положений (правил, инструкций) нумеруются римскими цифрами и имеют название. Нумерация подразделов, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

7) Реквизиты положений, правил и инструкций оформляются в порядке, предусмотренном для подготовки проектов организационно-распорядительных документов в пп. 3.3.3.2 Инструкции.

3.3.3.9. Служебная переписка

1) Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых Службой для обмена информацией о деятельности с другими органами власти, организациями и гражданами.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонный разговор, личная встреча и др.).

В документообороте Службы в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи, посредством фельдъегерской почты или электросвязи) присутствуют следующие виды документов переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, сообщение электронной почты.

2) Служебными письмами оформляются:

ответы на запросы члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений;

информация в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации и Минюст России о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Службу;

отзывы, поправки и экспертные заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответы на обращения граждан;

ответы на запросы организаций, предприятий;

инициативные документы по вопросам компетенции Службы, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для территориальных органов и учреждений Службы;

другие документы по согласованию с Управлением делопроизводства.

3) Служебные письма оформляются в структурных подразделениях на бланках письма (первый лист экземпляра, направляемого адресату) и на стандартных листах бумаги формата A4 (второй и последующие листы экземпляра, направляемого адресату, а также визовый экземпляр) шрифтом N 14 без помарок и исправлений с соблюдением требований Инструкции.

Совместное с другими органами государственной власти, организациями служебное письмо оформляется на стандартном листе бумаги формата A4. В этом случае данные о наименовании органов власти, организаций, подготовивших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».

Реквизиты служебных писем:

реквизит адресат служебного письма оформляется в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.10 Инструкции, и печатается в пределах от центра текстового поля до его правой границы. Первая строка реквизита печатается на уровне первой строки полного наименования — «Федеральная служба судебных приставов», содержащегося в реквизитах бланка письма.

Составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа, или выравниваются по левому краю. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям, руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

В состав адресата входят: наименование организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. В том случае, если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу, исполнитель указывает в реквизите «адресат» полный почтовый адрес.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности получателя печатаются через один межстрочный интервал.

При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:

                                                           Правительство
                                                       Российской Федерации

При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:

                                                  Государственная Дума
                                                  Федерального Собрания
                                                  Российской Федерации

                                              Комитет Государственной Думы
                                             по труду и социальной политике

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном, например:

                                                     Министерство юстиции
                                                     Российской Федерации

                                                     Директору Департамента
                                                     организации и контроля

                                                     С.В. Шуткову

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через один межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности полуторным межстрочным интервалом.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                                   Руководителю Федеральной
                                                   таможенной службы

                                                   А.Ю. Бельянинову

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

                                    Руководителям территориальных органов
                                    Федеральной службы судебных приставов -
                                    главным судебным приставам субъектов
                                    Российской Федерации

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, оформленный в порядке, установленном правилами оказания услуг почтовой связи, например:

                                              Никитину А.Г.

                                              Яблочковой ул., д. 8, кв. 15,
                                              Санкт-Петербург, 197049

Один документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед обозначением второго, третьего, четвертого адресата не указывается. Каждому адресату направляется адресованный ему подписанный экземпляр служебного письма. При направлении служебного письма более чем в четыре адреса адресат указывается обобщенно, составляется указатель рассылки, который визируется исполнителем документа, подписывается руководителем структурного подразделения Службы или его заместителем и утверждается начальником Управления делопроизводства;

дата служебного письма оформляется при его подписании адресантом (уполномоченным должностным лицом Службы — автором письма) по правилам, установленным подпунктом 3.1.5.7 Инструкции, арабскими цифрами и проставляется в определенном месте бланка письма. При представлении исполнителем служебного письма в отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства для отправки без оформления даты должностным лицом, подписавшим его, реквизит дата оформляется Управлением делопроизводства по согласованию с автором письма;

регистрационный номер служебного письма оформляется после его подписания. Служебные письма Службы подлежат регистрации с присвоением исходящего регистрационного номера в единой регистрационной базе исходящих документов СЭД.

Абзацы девятнадцатый — двадцать восьмой исключены. — Приказ ФССП России от 31.03.2014 N 112.

Регистрационный номер служебного письма проставляется на позиции, предусмотренной на угловом бланке письма, после знака «N».

При регистрации служебного письма, подготовленного совместно двумя и более государственными органами, регистрационный номер каждого из них помещается под подписью должностного лица соответствующего государственного органа;

ссылка на дату и регистрационный номер документа, на который дается ответ или на основании которого подготовлено служебное письмо, включает в себя его дату, регистрационный номер и указывается исполнителем документа на позиции, предусмотренной на угловом бланке письма, а также во вводной части текста письма;

заголовок в служебном письме играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию и необходимой для оперативной регистрации и поиска. Он отвечает на вопросы «о чем?» («о ком?»). При объеме текста до 4 — 5 строк заголовок к служебному письму может не оформляться.

Заголовок помещается на бланке служебного письма двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизитов бланка и печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением первой) через один межстрочный интервал. Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков. Заголовки к тексту не должны превышать объем 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков).

При превышении по необходимости указанного объема текста заголовка допускается продлевать его до границы правого поля с выравниванием по центру. Точка в конце заголовка не ставится;

текст служебного письма отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами.

Исполнители служебных писем обязаны формулировать текст в соответствии со следующими критериями:

официальность, деловитость, строгое соблюдение субординации;

конкретность адресата, однозначность, целесообразность и лаконичность формулировок и терминов, исключающие их двойное толкование и неоправданное применение;

использование общепринятых словосочетаний, имеющих определенный смысл;

логическое и композиционное единство отдельных частей текста, обусловленное тематической конкретностью служебной переписки;

эмоционально-нейтральный тон изложения.

Все тексты служебных писем, представляемых на подпись Директору, тексты служебных писем в вышестоящие государственные органы, а также тексты служебных писем, подлежащих массовой рассылке (документы, в которых адресат указан обобщенно), представляемых на подпись заместителям Директора, подлежат обязательному редактированию в отделе контроля исполнения документов Управления делопроизводства в порядке, предусмотренном частью 10) пп. 3.3.3.2 Инструкции.

Текст служебного письма, как правило, состоит из следующих структурных частей:

официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющееся от других частей текста восклицательным знаком.

Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

«Уважаемый Матвей Сергеевич!»;

«Уважаемая Антонина Петровна!»;

«Уважаемые Павел Михайлович и Татьяна Васильевна!».

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

«Уважаемые коллеги!»;

«Уважаемые господа!»;

«Глубокоуважаемые депутаты!».

При отсутствии сведений об имени и отчестве адресата или по другим причинам используются следующие формулировки обращения:

«Уважаемый гражданин Хохлов!»;

«Уважаемая госпожа Михайлова!».

При обращении к должностным лицам возможно обращение с указанием только должности или профессии:

«Уважаемый господин председатель!»;

«Уважаемый господин директор!»;

«Уважаемый господин секретарь!».

В переписке с гражданами допускается нейтральный тон обращения без прилагательного, выражающего уважение:

«Григорий Иванович!»;

«Гражданин Петров!»;

«Граждане!»;

«Коллеги!»;

«Господа!».

Обращение к адресату располагается на два-три межстрочных интервала ниже реквизита «заголовок».

В отдельных случаях обращение может быть соединено с вступительной фразой текста, при этом вместо восклицательного знака в конце ставится запятая, после которой помещается вступительная фраза, например: «Уважаемый Николай Сергеевич, информируем Вас о…»;

«Уважаемые депутаты, позвольте поздравить Вас с…».

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, оформляются, как правило, без обращений;

вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

«Ваше письмо от… N… получено»;

«В ФССП России получили Ваше письмо от… N…»;

«В подтверждение (предварительной договоренности, телефонного разговора и др.)»;

обоснование действия:

«В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации…»;

«В связи с… (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий и др.)…»;

«На основании (подписанного договора, утвержденного протокола и др.)…»;

«В порядке оказания (содействия, помощи и др.)…»;

«В целях (совершенствования контроля, использования полномочий и др.)…»;

благодарность:

«Федеральная служба судебных приставов благодарит Вас за своевременный ответ на запрос от (дата)… N…»;

«Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников»;

«Заранее благодарим за возможную помощь»;

«Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы»;

просьба:

«Просим (направить, исключить, оказать содействие и др.)…»;

«Убедительно просим (предоставить возможность…, провести экспертизу…, дать заключение…, дать согласие… и др.)…»;

«Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения и др.)…»;

сопровождение:

«Направляем копию служебного контракта…»;

«Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа и др.)…»;

напоминание:

«Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения…»;

«Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2008»;

предложение:

«Предлагаем рассмотреть возможность назначения П.И. Сергеева на должность начальника организационно-контрольного отдела»;

«Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта»;

«Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы»;

основная часть текста (несколько логически и стилистически связанных предложений), в которой формулируется существо вопросов, а также помещаются предложения, просьбы и т.д. При оформлении служебных писем, подлежащих массовой рассылке в территориальные органы ФССП России, содержащих поручения о представлении с использованием информационных систем общего пользования оперативной информации, не требующей документированного подтверждения, в конце текста следует указывать, каким структурным подразделением Службы будет обобщаться указанная информация, его электронный адрес, а также что направление документа на бумажном носителе не требуется;

заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо должностного лица Службы.

Заключительная формула вежливости предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом Службы, например:

«С уважением,…»;

«С неизменным уважением,…»;

«С глубоким уважением,…»;

«С благодарностью и уважением,…»;

«С уважением и пожеланиями успехов в работе,…».

Текст служебного письма, как правило, излагается от имени коллективного адресанта коллективному адресату, например: «ФССП России рассмотрела», «коллегия решила», «информируем…», «сообщаем…», «просим направить…», «предлагаем рассмотреть…», «полагаем целесообразным» и т.п.

На персональном бланке Директора текст может излагаться от первого лица единственного числа («прошу…», «направляю…», «полагаю необходимым…» и т.п.);

реквизит «приложение» отделяется от текста служебного письма одним-двумя дополнительными межстрочными интервалами. Слово «Приложение» печатается от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.

Приложение, названное в тексте служебного письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

При отсутствии в тексте наименования прилагаемого документа оно обязательно указывается в реквизите «приложение», затем число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Проект федерального закона "Об обращениях граждан" на 7 л. в
            2 экз.
            2. Пояснительная записка к проекту на 3 л.

В служебных письмах, имеющих несколько адресатов, приложение может иметь следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 3 экз. во второй адрес.

В сброшюрованных приложениях количество листов не указывается, например:

Приложение: программа в 3 экз.

Приложение к прилагаемому документу оформляется следующим образом:

Приложение: письмо   Минфина   России    от   05.03.2006 N  02-03-04/25   с
            приложениями к нему, всего на 5 л.;

согласование служебного письма со структурными подразделениями, к компетенции которых оно относится, и курирующими заместителями Директора (служебных писем с подписью Директора) осуществляется исполнителем. Визируется второй экземпляр служебного письма внизу на лицевой стороне последнего листа;

реквизит «подпись» отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. В его состав включаются: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное в служебном письме, оформленном на бланке Службы, полное — в иных случаях), личная подпись Директора (заместителя Директора, начальника структурного подразделения), расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит располагается на текстовом поле бланка в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.16 Инструкции, например:

Заместитель директора               (личная подпись)           В.В. Воронин

Начальник Управления организации
исполнительного производства        (личная подпись)           А.В. Абрамов

В служебных письмах, оформленных на бланках письма Директора и подписанных соответственно Директором, в реквизите «подпись» должность не указывается. Служебное письмо, подписываемое должностным лицом Службы, исполняющим обязанности Директора, оформляется на бланке письма центрального аппарата Службы с указанием в реквизите «подпись» слов «И.о. директора Федеральной службы судебных приставов — главного судебного пристава Российской Федерации» от левой границы текстового поля.

Несколько подписей лиц, замещающих равные по иерархии должности, располагаются на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля. Расшифровки подписей помещаются под наименованиями должностей через полтора межстрочных интервала, например:

Начальник                           Начальник
Управления делопроизводства         Организационно-контрольного
                                    управления

личная подпись       В.А. Иванов    личная подпись             Ю.Н. Сибилев

Подписи лиц, замещающих разные по иерархии должности, располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей, например:

Заместитель директора               личная подпись               В.Н. Мулов

Главный бухгалтер                   личная подпись         Н.А. Маратканова

Служебные письма, направляемые Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, депутатам Государственной Думы, членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти, иным федеральным органам государственной власти, а также органам государственной власти субъектов Российской Федерации, подписывают Директор или его заместители, курирующие соответствующие направления деятельности.

Служебные письма, подлежащие массовой рассылке в территориальные органы ФССП России, подписываются только Директором или его заместителями. Иные служебные письма, направляемые в территориальные органы и учреждения Службы, подписывают Директор, его заместители, руководители структурных подразделений или их заместители.

Должностные лица центрального аппарата Службы, за исключением Директора, подписывают служебные письма на бланке письма центрального аппарата Службы.

В аппарате управления территориального органа Службы служебные письма подписывают:

направляемые в центральный аппарат (в другие территориальные органы) Службы, а также руководителям территориальных органов иных федеральных органов государственной власти и органов власти субъектов Российской Федерации — руководитель территориального органа Службы или должностное лицо, исполняющее его обязанности, другим должностным лицам территориальных органов иных федеральных органов государственной власти и органов власти субъектов Российской Федерации — руководитель территориального органа Службы или его заместители в соответствии с распределением обязанностей по направлениям деятельности;

содержащие поручения по обращениям граждан и представителей организаций, направляемые в структурные подразделения, а также ответы на обращения, — руководитель территориального органа Службы или его заместители в соответствии с распределением обязанностей по направлениям деятельности.

В структурном подразделении территориального органа Службы служебные письма, направляемые в аппарат управления и в другие структурные подразделения территориального органа ФССП России, в районные подразделения территориальных органов иных органов государственной власти, в органы власти муниципального образования, ответы на обращения граждан и представителей организаций подписывает начальник отдела — старший судебный пристав или должностное лицо, исполняющее его обязанности, или его заместители в соответствии с распределением обязанностей по направлениям деятельности.

Заместители Директора, в том числе при исполнении ими обязанностей Директора, а также другие должностные лица Службы подписывают служебные письма на бланках письма Службы;

Исполнитель служебного письма указывает свои инициалы и фамилию, номер служебного телефона на лицевой стороне последнего листа служебного письма в левом нижнем углу размером шрифта N 12 через один межстрочный интервал, например:

И.В. Петров

999 66 11

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Службы в порядке, предусмотренном в пп. 3.1.5.18 Инструкции, а в письмах, содержащих информацию, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности» в порядке, предусмотренном в пп. 3.1.5.20 и 3.1.5.25 Инструкции.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами, а также резолюциями Директора или его заместителей (руководителя территориального органа Службы или его заместителей).

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений центрального аппарата (аппарата управления территориального органа) Службы.

Текст ответного письма должен соответствовать данному поручению, поступившему запросу, указанию руководства по исполнению документа.

4) Телеграмма

Телеграфные сообщения в Службе используются для передачи только срочной текстовой информации.

Телеграмма оформляется на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в 2 экземплярах (оригинал и визовый экземпляр) в следующем порядке:

категория телеграммы указывается в правом верхнем углу первого листа, например: «Правительственная» («Срочная»). В случае направления простой телеграммы категория не указывается;

перед текстом центрованно печатается, как правило, полужирным шрифтом реквизит «наименование документа» — «ТЕЛЕГРАММА»;

после наименования через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля помещается реквизит «адресат» с обязательным указанием наименования организации (фамилии и инициалов физического лица), улицы, номера дома (и квартиры), названия населенного пункта (село, поселок, город), района, области (края, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), без переноса слов, абзацев, исправлений, печатается через 1,5 межстрочных интервала прописными буквами. Текст отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами. Текст телеграммы не должен превышать 300 слов. Если телеграмма состоит более чем из 300 слов, она подлежит разделению оператором связи на части, передаваемые как отдельные телеграммы, объем которых не более 300 слов. В текст телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, включается ссылка на его регистрационный номер и дату;

подпись отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами и оформляется с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму, в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.16 Инструкции. Телеграммы подписывают Директор или его заместители, в исключительных случаях (по поручению Директора или лица, исполняющего его обязанности) — руководители структурных подразделений центрального аппарата Службы. Телеграммы категории «правительственная» в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 «Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий «Президент Российской Федерации», «высшая правительственная» и «правительственная» передаются в приоритетном порядке» (Российская газета, 2006, N 36) подписывают Директор или заместитель Директора, исполняющий его обязанности;

дата и регистрационный номер телеграммы оформляются после ее подписания должностным лицом Службы (адресантом) 2 межстрочными интервалами ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом от левой границы текстового поля. Регистрационный номер телеграммы проставляется под датой без дополнительных межстрочных интервалов также от левой границы текстового поля и включает разделенные дефисом буквенный индекс «НР» (номер), индекс подразделения, подготовившего телеграмму, порядковый номер телеграммы по единой нумерации с начала года, например:

29 марта 2010 г.

НР-09-23,

где: 09 — индекс Управления государственной службы и кадров; 23 — порядковый номер телеграммы.

Через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже номера телеграммы проводится сплошная черта от левой границы текстового поля до правой. Под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес Службы и дата передачи ее в Управление делопроизводства для отправления адресату;

визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается телеграмма, помещаются на лицевой части последнего листа ее визового экземпляра в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.15 Инструкции;

отметка об исполнителе помещается на лицевой стороне последнего листа обоих экземпляров телеграммы в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.20 Инструкции;

подпись должностного лица Службы (адресанта) в телеграмме заверяется печатью Службы с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.18 Инструкции;

оба экземпляра оформленной телеграммы передаются исполнителем в Управление делопроизводства для отправки. Первый экземпляр телеграммы уполномоченным работником Управления делопроизводства передается в отделение телеграфной связи, копия телеграммы с отметкой отделения телеграфной связи об отправке возвращается исполнителю для помещения в номенклатурное дело.

5) Факсограмма

Факсимильные сообщения в Службе используются для передачи адресату срочно требующейся ему информации в виде копии документа на бумажном носителе (письменного, графического, изобразительного), не требующей подтверждения ее юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация может быть использована в качестве официального документа.

Для обмена факсограммами в Службе используются факсимильные аппараты, установленные в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства (далее — УДП), в приемных руководителей структурных подразделений центрального аппарата (руководителей территориальных органов) и в подразделениях документационного обеспечения территориальных органов.

Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками «Для служебного пользования», а также содержащих сведения о персональных данных граждан, в том числе государственных служащих ФССП России.

Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих информацию, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности.

Средства факсимильной связи Службы позволяют передавать любые виды документов, оформленных на стандартных листах (бланках) формата A4. Требования к оформлению передаваемого подлинника документа определяются его видом (приказ, распоряжение, договор, акт, протокол, служебное письмо и т.д.). Документы-подлинники, подлежащие передаче по факсимильной связи, должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. На лицевой стороне подлинника не допускается морщин, изгибов, пятен, рельефов от надписей на оборотной стороне.

Полученные по факсимильной связи документы учитываются по правилам, предусмотренным в подразделе 4.4 Инструкции, отделом документационного обеспечения УДП (территориального органа) Службы. Документы, поступившие на факсимильные аппараты структурных подразделений центрального аппарата (аппарата управления территориального органа) Службы, адресованные Директору или его заместителям (руководителю территориального органа Службы или его заместителям), передаются ответственными за делопроизводство этих подразделений для учета в отдел документационного обеспечения.

6) Телефонограмма

Телефонограммы в Службе используются, как правило, для оперативной передачи по телефонной связи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.) между аппаратом управления территориального органа ФССП России и его районными (межрайонными, городскими) отделами судебных приставов в случаях, когда передаваемые сообщения требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, как правило, не более 50 слов.

В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

Телефонограммы в Службе оформляются на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в единственном экземпляре в следующем порядке:

наименование организации указывается от верхней границы текстового поля и выравнивается по его левой границе, например:

Управление Федеральной службы

судебных приставов по Москве;

наименование вида документа «ТЕЛЕФОНОГРАММА» указывается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами полужирным шрифтом размером N 14 от левой границы текстового поля;

дата и регистрационный номер телефонограммы указываются через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку, например:

06.04.2010      N 55

Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров в соответствующем подразделе СЭД после подписи автором;

время передачи-приема телефонограммы указывается под датой без дополнительных межстрочных интервалов от левой границы текстового поля после ее передачи, например:

16.30 — соответствует времени 16 часов 30 минут;

ссылка на регистрационный номер и дату документа указывается при необходимости через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля;

адресат указывается на уровне наименования документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.10 Инструкции;

текст телефонограммы отделяется от предыдущих реквизитов 2 — 3 дополнительными межстрочными интервалами;

подпись автора телефонограммы отделяется от текста 3 дополнительными межстрочными интервалами и оформляется в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.16 Инструкции;

отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу телефонограммы на лицевой стороне в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.20 Инструкции;

должности, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму указываются в нижней части телефонограммы от левой границы текстового поля ниже подписи, например:

Передал главный специалист Петров (495) 620 34 35

Принял специалист Сергеева (683) 2 33 44 11.

Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата A4 и после приема могут быть отпечатаны. Должностному лицу, передающему телефонограмму, следует проверять правильность записи телефонограммы в конце передачи путем ее прочтения принимающей стороной.

Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора.

После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения указания по исполнению документа телефонограмма передается на исполнение.

После исполнения телефонограмма с отметкой об исполнении, оформленной по правилам, предусмотренным пп. 3.1.5.22 Инструкции, помещается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

7) Сообщение электронной почты

Сообщения электронной почты в Службу поступают (направляются из нее) на официальный адрес электронной почты Службы (территориального органа Службы, его структурного подразделения) в сети Интернет. Доступ к использованию указанного адреса устанавливается на рабочих местах уполномоченных должностных лиц в Управлении делопроизводства (в подразделении документационного обеспечения территориального органа Службы, в его структурных подразделениях).

Официальные адреса электронной почты для осуществления обмена сообщениями электронной почты структурным подразделениям центрального аппарата и территориальным органам Службы присваиваются актом Службы, структурным подразделениям территориальных органов Службы — актом территориального органа Службы.

Информация, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности, посредством сообщений электронной почты передается в зашифрованном с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации виде.

Сообщение электронной почты состоит из содержательной и сопроводительной частей. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию документа или электронный документ и их реквизиты. Сопроводительная часть предназначена для адресования сообщения и содержит:

адрес получателя в формате электронной почты;

адрес, по которому отсылается копия сообщения в формате электронной почты;

заголовок сообщения (Тема), который в лаконичной форме определяет содержание сообщения;

служебный заголовок сообщения электронной почты содержит несколько полей, которые автоматически добавляются программой почтового клиента (отметка о прохождении через компьютер; дата и время отправления сообщения; имя отправителя и обратный адрес электронной почты и др.).

Поля сообщения электронной почты, доступные при его создании в почтовом клиенте, заполняются в следующем порядке:

в поле «Кому» указывается адрес электронной почты получателя информации;

поля «Копия» и «СК (Скрытая копия)» при направлении сообщения в один адрес не заполняются. При передаче сообщения нескольким адресатам в поле «Кому» указывается электронный адрес одного адресата, а электронные адреса остальных указываются в полях «Копия» либо «СК (Скрытая копия)»;

в поле «Тема» дается краткое описание сообщения: указываются фамилия и инициалы получателя в структурном подразделении, в адрес которого направляется сообщение, а также заголовок сообщения либо ключевая фраза сообщения, если оно направляется в ответ на поручение;

после задания адресата и темы сообщения в поле «Тело сообщения» набирается текст сообщения, в котором указывается: вид направляемого документа и наименование органа (структурного подразделения), которым он создан; дата и регистрационный номер документа; вид документа, послужившего основанием для направления сообщения, и наименование органа (структурного подразделения), которым он создан, а также его дата и регистрационный номер; заголовок документа; инициалы и фамилия исполнителя документа, его контактный телефон. В текст сообщения также могут включаться краткие пояснения или указания к передаваемому документу. Общий объем текста сообщения не должен быть большим, также не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.

Сообщение электронной почты помимо собственно текста сообщения может иметь вложения — файлы с произвольным содержанием (тексты в различных форматах хранения, исполняемые коды, графическая информация, аудио- и видеозаписи и др.). При передаче в сообщении электронной почты документа прикрепленный файл содержит электронный документ либо электронную копию, полученную в результате сканирования документа, оформленного на бумажном носителе.

Прикрепление файлов к электронному сообщению осуществляется с соблюдением следующих правил:

в текст сообщения обязательно включается информация (краткое описание) прикрепленных файлов;

значительные по объему файлы (более 500 Кбайт) или файлы в количестве более пяти компрессируются в файл архива в формате ZIP с помощью программ архивирования, поддерживающих указанный формат.

3.3.3.10. Записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая)

1) Для реализации отношений субординации структурных подразделений (подразделений аппарата управления территориального органа, работников) с руководством Службы (территориального органа Службы), координации деятельности между структурными подразделениями служит внутренний документ — записка (служебная, объяснительная, докладная, аналитическая).

2) В записках в произвольной форме машинописным или рукописным способами излагаются сведения, отчеты, пояснения, замечания, предложения, заключения (мнения) и иная справочная или управленческая информация по вопросам, отнесенным к компетенции Службы.

3) Служебная записка

В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованная руководству Службы либо руководителю структурного подразделения — головного исполнителя поручения.

Служебная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом размером N 14 и адресуется конкретному должностному лицу.

Реквизитами служебной записки являются адресат, наименование структурного подразделения, подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты служебной записки оформляются в следующем порядке:

адресат указывается в правом верхнем углу первого листа служебной записки в порядке, предусмотренном в пп. 3.1.5.10 Инструкции;

наименование структурного подразделения указывается через 3 — 4 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита от левой границы текстового поля до его середины в одну строку (при необходимости в несколько строк);

наименование вида документа «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА» печатается через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита прописными буквами от левой границы текстового поля;

дата и регистрационный номер указываются через 1 дополнительный межстрочный интервал ниже наименования вида документа от левой границы текстового поля в одну строку. Датой служебной записки является дата ее подписания;

заголовок в служебной записке играет роль краткой аннотации текста, строго соответствующей его содержанию. Заголовок помещается через 2 — 3 дополнительных межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита и печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков, а длина строки заголовка — 28 печатных знаков;

текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин) составления и предложения (просьбы, заявки и т.п.). Текст служебной записки составляется с соблюдением правил, предусмотренных в пп. 3.1.5.12 Инструкции, и начинается с официального обращения к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату), отделяющегося от других частей текста восклицательным знаком;

подпись оформляется в соответствии с порядком, предусмотренным пп. 3.1.5.16 Инструкции.

4) Объяснительная записка

В объяснительных записках государственные служащие в произвольной форме машинописным или рукописным способами объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений и т.п.

Объяснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом размером N 14 либо рукописным способом, подписывается ее составителем и адресуется конкретному должностному лицу (руководителю структурного подразделения, территориального органа, Службы).

Реквизитами объяснительной записки являются адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, подпись, дата. Реквизиты объяснительной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки, за исключением:

реквизит «дата» указывается от левой границы текстового поля под реквизитом «подпись» без дополнительного межстрочного интервала. Датой объяснительной записки является дата ее подписания;

заголовок к тексту может отсутствовать.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие указанные факты.

5) Докладная записка

В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства Службы (территориального органа Службы) о вопросах, требующих принятия управленческих решений.

Докладная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом размером N 14 и адресуется конкретному должностному лицу.

Реквизитами докладной записки являются адресат, наименование структурного подразделения, подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки.

Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

во второй части анализируется сложившаяся ситуация и рассматриваются возможные варианты разрешения проблем;

третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование ее составления, выводы и предложения составителя.

Докладными записками оформляются результаты проверок деятельности территориальных органов комиссиями центрального аппарата Службы (структурных подразделений территориального органа комиссиями аппарата управления территориального органа Службы), а также результаты служебных проверок в отношении должностных лиц Службы.

6) Аналитическая записка

В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существа интересующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины возникновения проблемы, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.

Так же, как и докладная записка, аналитическая записка служит цели информирования руководства Службы (территориального органа Службы) о проблемах, требующих принятия управленческих решений.

Аналитическая записка оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом размером N 14 и адресуется конкретному должностному лицу.

Реквизитами аналитической записки являются адресат, наименование структурного подразделения, подготовившего записку, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Реквизиты докладной записки оформляются в порядке, аналогичном предусмотренному для служебной записки.

Текст аналитической записки состоит из трех смысловых частей:

в первой части дается характеристика проблемы;

во второй части приводится краткий анализ существа проблемы с указанием причин, породивших ее, рассматриваются возможные варианты ее разрешения;

третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

7) При одновременном направлении информации адресатам внутри центрального аппарата (аппарата управления территориального органа) Службы и за его пределами оформляется два документа с одинаковым текстом: служебная (докладная, аналитическая) записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов. Текст записки (служебного письма) в этом случае подлежит обязательному редактированию в отделе контроля исполнения документов Управления делопроизводства в порядке, предусмотренном частью 10 пп. 3.3.3.2 Инструкции.

Отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, оформляются в порядке, предусмотренном пп. 3.1.5.15 и 3.1.5.20 Инструкции.

3.3.3.11. Доверенности

1) Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени Службы, а также определяет условия реализации и границы этих прав.

Первый лист подлинного экземпляра доверенности оформляется на общем бланке Службы (территориального органа Службы), последующие листы подлинного экземпляра и визовый экземпляр доверенности — на чистом листе бумаги формата A4. Представителями могут быть одно или несколько лиц.

2) Оформление доверенностей в Службе осуществляется в соответствии со ст. 185 — 187 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 33), согласно которым доверенность ничтожна, если в ней не указана дата ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать трех лет.

3) Доверенности на право заключения договоров, совершения иных действий от имени Службы, представления интересов Службы в различных государственных, общественных и судебных органах оформляются в соответствии с действующими нормативно-распорядительными документами о порядке выдачи доверенностей в Службе.

4) В тексте доверенности указываются следующие сведения:

полное наименование Службы;

фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

основания, подтверждающие полномочия должностного лица Службы;

объем и содержание предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности.

5) Доверенность подписывает Директор или заместитель Директора, исполняющий его обязанности. Доверенность регистрируется в Управлении делопроизводства и заверяется в Управлении делами оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

3.3.3.12. Особенности процедур документирования при создании электронных документов:

1) в процессе создания документов Службы в форме электронных документов используется СЭД или иные подсистемы автоматизированной информационной системы ФССП России (далее — АИС ФССП России);

2) документы Службы при создании их в форме электронного документа в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» подписываются усиленной квалифицированной, неквалифицированной и простой электронной подписью.

Использование простой электронной подписи допускается:

в случаях, установленных федеральными законами, принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Минюста России и ФССП России или соглашением между участниками электронного взаимодействия;

при создании и направлении проектов документов Службы, в том числе проектов, созданных в форме электронных документов;

при ведении журналов регистрации, книг учета, созданных в форме электронного документа;

при ведении переписки между структурными подразделениями центрального аппарата, между подразделениями аппарата управления территориальных органов Службы с направлением служебных писем (иных документов) в форме электронных документов;

при автоматическом формировании АИС ФССП России нерегистрируемых электронных документов, создаваемых исключительно в целях обеспечения ее функционирования и содержащих информацию о фактах, событиях, состояниях при обмене информацией (квитанции о получении, регистрации электронных документов, исправном или неисправном состоянии оборудования и каналов связи и т.п.).

Простая электронная подпись в указанных случаях применяется пользователем АИС ФССП России в качестве средства для осуществления процедуры проверки подлинности пользователя (далее — аутентификация) путем сравнения введенного им пароля с паролем в базе данных пользователей.

3) Простой электронной подписью в СЭД АИС ФССП России является электронная подпись, которая посредством использования ключа простой электронной подписи подтверждает факт формирования электронной подписи конкретным должностным лицом (пользователем).

Ключом простой электронной подписи является сочетание двух элементов: идентификатора и пароля ключа. Идентификатором ключа является логин пользователя, а паролем ключа — конечная комбинация символов, составленная по принятым в АИС ФССП России правилам.

При использовании автором (пользователем СЭД АИС ФССП России) в процессе оформления электронного документа простой электронной подписи информация о лице, подписавшем документ, фиксируется автоматически штатными средствами СЭД АИС ФССП России в реквизите «Автор» электронного документа и не может быть изменена иными пользователями СЭД АИС ФССП России, не имеющими прав «администратора» в СЭД АИС ФССП России.

4) При создании электронных документов пользователями СЭД АИС ФССП России используется набор символов (кодировка) Windows-1251 или UTF-8 для кириллических алфавитов и следующие форматы:

формат на языке разметки «eXtensible Markup Language» (далее — формат XML). (Спецификация XML опубликована в рекомендациях консорциума «W3C»:

«Extensible Markup Language (XML) 1.1 (Second Edition)». W3C Recommendation 16 August 2006.» Доступна по электронному адресу http://www.w3.org/TR/xml11/;

«Extensible Markup Language (XML) 1.0 (Fifth Edition)». W3C Recommendation 26 November 2008.» Доступна по электронному адресу http://www.w3.org/TR/REC-xml/;

формат «Document management — Electronic document file format for long-term preservation — Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)» (далее — формат PDF/A-1) стандарта ISO 19005-1:2005 «Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1)»;

технологический формат системы управления базами данных АИС ФССП России (только для документов, подписываемых простой электронной подписью).

5) При подписании электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью применяется:

отсоединенная усиленная квалифицированная электронная подпись в формате «Public-Key Cryptography Standard #7» (далее — формат PKCS#7). Общее описание стандарта PKCS#7 опубликовано в качестве «Request for Comments» (далее — RFC) с номером 2315 по электронному адресу http://tools.ietf.org/html/rfc2315;

усиленная квалифицированная электронная подпись в формате XMLDSIG (для XML-документов).

6) Электронные документы Службы имеют все реквизиты, обязательные для аналогичных документов на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации.

7) Пользователями АИС ФССП России (участниками процесса документооборота ФССП России) электронный документ не признается экземпляром (оригиналом) аналогичного документа, созданного на бумажном носителе, а также документ, созданный на бумажном носителе, не признается экземпляром (оригиналом) электронного документа.

Для обеспечения восприятия электронного документа человеком пользователи АИС ФССП России (участники процесса электронного документооборота ФССП России) используют печатную форму электронного документа, создаваемую с использованием электронных вычислительных машин.

Печатная форма электронного документа содержит все его реквизиты без исключения с воспроизведением их значений.

Элементами печатной формы могут являться элементы шаблона печатной формы, реквизиты электронного документа, реквизиты электронной подписи, сведения о проверке электронной подписи, сведения о простой электронной подписи, сведения о печатной форме, штрихкоды, кодирующие электронный документ и его реквизиты, реквизиты для оплаты задолженности, электронную подпись документа, без размещения иных элементов на печатной форме электронного документа между сведениями о печатной форме и сведениями о проверке электронной подписи (сведениями о простой электронной подписи).

При использовании в качестве значения реквизита электронного документа кода элемента ведомственного или общероссийского справочника (классификатора) в печатной форме электронного документа могут быть отражены другие реквизиты элемента данного справочника (классификатора) по состоянию на дату создания электронного документа.

В случае использования в качестве значения реквизита электронного документа кода элемента ведомственного или общероссийского справочника (классификатора), в печатной его форме могут быть отражены другие реквизиты элемента данного справочника (классификатора) по состоянию на дату электронного документа.

Для описания печатной формы электронного документа рекомендуется использовать регулярные выражения или язык преобразования XML-документов XSLT.

9) В случае формирования печатной формы электронного документа для ее направления адресатам, не относящимся к структуре ФССП России, осуществляется проверка электронной подписи, в том числе в автоматическом режиме.

Результат проверки электронной подписи указывается на печатной форме электронного документа и заверяется лицом, ее сформировавшим.»

Заверение печатной формы может не осуществляться в случае формирования печатной формы подразделением ФГУП «Почта России» при оказании Службе услуги по рассылке почтовых отправлений в форме электронных документов.

4.1. Основные принципы организации документооборота
в Службе

4.1.1. При организации документооборота в центральном аппарате (аппарате управления и структурных подразделениях территориального органа) Службы реализуется принцип централизации операций по приему и отправке документов.

4.1.2. В целях маршрутизации движения корреспонденции (документов) в документообороте Службы выделяются следующие основные документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

документация, используемая в управленческом процессе в центральном аппарате (аппарате управления и структурных подразделениях территориального органа) Службы (внутренняя).

С учетом технологических особенностей обработки в составе основных документопотоков выделяются:

4.1.2.1. В составе входящей и исходящей документации:

поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Министерства юстиции Российской Федерации;

парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации;

документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

документы из федеральных органов государственной власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций;

документы из территориальных органов Службы;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран;

сообщения о преступлениях;

обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека;

обращения руководителей субъектов Российской Федерации;

обращения граждан и организаций (их представителей);

жалобы на постановления, действия (бездействие) должностных лиц Службы, поданные в порядке подчиненности;

другие группы документов.

4.1.2.2. В составе внутренних документов:

организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, планы и др.);

документы коллегиальных, совещательных и консультативных органов Службы (протоколы, решения, материалы к вопросам повестки дня коллегии, совещания и т.п.);

другие документы, используемые в процессе организации управления и принятия управленческих решений (служебные (объяснительные, докладные, аналитические) записки и др.).

4.13. Согласование проектов документов, создаваемых в центральном аппарате (аппарате управления территориального органа) Службы, осуществляется в порядке, предусмотренном в разделе III Инструкции.

4.1.4. В центральном аппарате и территориальных органах Службы доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи, электросвязи, средствами системы электронного документооборота, в исключительных случаях — курьером.

Почтовой связью доставляются (отправляются) письма, посылки, бандероли, печатные издания; фельдъегерской связью — срочная корреспонденция государственных органов; электросвязью — факсимильные сообщения, телеграммы, телефонограммы, системами электронной почты информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования — сообщения электронной почты, средствами системы электронного документооборота — электронные документы.

4.2. Прием и первичная обработка поступивших документов

4.2.1. Прием корреспонденции, поступающей в центральный аппарат (аппарат управления и структурное подразделение территориального органа) Службы в рабочее время осуществляется отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства (подразделением документационного обеспечения аппарата управления, делопроизводителями структурного подразделения территориального органа) Службы (далее — подразделение документационного обеспечения):

4.2.1.1. Корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения с выполнением следующих операций:

1) количество конвертов простой почты сверяется с количеством, указанным подразделением почтовой связи в накладной;

2) наличие регистрируемых почтовых отправлений проверяется по записям почтовых реестров;

3) факт приема корреспонденции оформляется записью о приеме, заверяющейся подписью уполномоченного должностного лица и печатью «Для документов» в накладной. В случае выявления несоответствия сведений накладной и почтовых реестров фактическому наличию корреспонденции в обоих экземплярах накладной оформляется соответствующая запись.

4.2.1.2. Корреспонденция, доставленная фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения по описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, под роспись в ней, при доставке единичных пакетов — под роспись в отрывном талоне к пакету. Подпись о приеме заверяется печатью «Для документов».

4.2.1.3. Корреспонденция организации, доставленная ее представителем, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения с проверкой полномочий представителя (наличие доверенности, оформленной по установленным правилам, и документа, удостоверяющего личность представителя).

4.2.2. Корреспонденция, поступившая в вечернее время (после 18 часов 00 минут с понедельника по четверг, после 17 часов 00 минут — в пятницу и в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 часов 00 минут) рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни, принимается оперативным дежурным центрального аппарата (аппарата управления территориального органа) Службы и в рабочее время (с 09 часов 30 минут до 10 часов 30 минут) передаются им в подразделение документационного обеспечения.

Корреспонденция, поступающая в структурное подразделение территориального органа Службы, принимается уполномоченным делопроизводителем структурного подразделения в рабочее время.

О документах с пометками «Срочно», «Оперативно», поступивших в нерабочее время, оперативный дежурный центрального аппарата (территориального органа) Службы по средствам связи информирует руководство Службы (руководителя территориального органа Службы) и в дальнейшем действует в соответствии с полученными распоряжениями.

4.2.3. Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам центрального аппарата (в подразделения и должностным лицам аппарата управления территориального органа) Службы, в день поступления либо на следующий рабочий день (с 09 часов 30 минут до 10 часов 30 минут) передаются в подразделение документационного обеспечения для регистрации.

4.2.4. Обращение гражданина (физического лица), доставленное им лично, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения или уполномоченным должностным лицом, ведущим личный прием граждан, с проверкой документа, удостоверяющего личность гражданина. Обращение гражданина, доставленное его представителем, принимается с проверкой полномочий представителя (наличие доверенности, оформленной установленным порядком, и документа, удостоверяющего личность представителя).

4.2.5. При отсутствии документов, подтверждающих полномочия представителя гражданина или организации, ему предлагается опустить документы в предусмотренный на этот случай ящик для корреспонденции, установленный при входе в служебное здание центрального аппарата (структурного подразделения или аппарата управления территориального органа) Службы.

4.2.6. Корреспонденция, поступающая в центральный аппарат (аппарат управления территориального органа) Службы, проходит первичную обработку и регистрацию в день поступления либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Первичная обработка корреспонденции, поступающей в центральный аппарат (аппарат управления, структурное подразделение территориального органа) Службы осуществляются подразделением документационного обеспечения с выполнением следующих операций:

4.2.6.1. Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяется отсутствие их повреждений и повреждений вложений, а также правильность доставки и наличие на конвертах (упаковке) грифа секретности или отметки о конфиденциальности («Секретно», «Для служебного пользования», «Заявка на участие в открытом конкурсе, аукционе… (наименование конкурса, аукциона). Конверт не вскрывать до… (…час….мин.)», «Лично» и др.) либо пометки «Срочно» («Оперативно» и др.).

4.2.6.2. Конверты (бандероли, посылки) с грифом «Секретно» у фельдъегеря либо у оперативного дежурного центрального аппарата (аппарата управления территориального органа) Службы уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения не принимаются, при обнаружении их в числе принятых — без вскрытия немедленно передаются по реестру в Отдел по защите государственной тайны, мобилизационной подготовке и гражданской обороне центрального аппарата (ответственному за ведение секретного делопроизводства в структурном подразделении, аппарате управления территориального органа) Службы.

4.2.6.3. Конверты с заявками на участие в открытых конкурсах, аукционах без вскрытия по реестру передаются в Управление делами (финансово-хозяйственное подразделение территориального органа) Службы.

4.2.6.4. Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия по реестру передаются адресату.

4.2.6.5. Конверты, поступившие из органов государственной власти с пометкой «Срочно» («Оперативно»), вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, передаются на регистрацию вне очереди и в течение часа после регистрации направляются помощникам Директора либо его заместителей для доклада Директору (его заместителям) в территориальном органе Службы — докладываются руководителю.

4.2.6.6. Ошибочно доставленная почтовой связью корреспонденция возвращается подразделению почтовой связи с пометкой «возврат» в накладной на передачу почтовых отправлений или пересылается надлежащему адресату, если известен его адрес.

Корреспонденция, ошибочно доставленная фельдъегерем, не принимается. В описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, в этом случае оформляется соответствующая запись, заверяемая печатью «Для документов».

4.2.6.7. После изъятия конвертов с грифом секретности и пометками, указанными в пп. 4.2.6.2, 4.2.6.3, 4.2.6.4 и 4.2.6.5 Инструкции, а также конвертов с обращениями граждан и ошибочно доставленной корреспонденции вскрываются все оставшиеся конверты (пакеты, упаковка).

Обращения граждан в аппарате управления (структурном подразделении) территориального органа Службы после вскрытия конвертов и регистрации — в подразделение по работе с обращениями граждан (начальнику отдела — старшему судебному приставу или одному из его заместителей в соответствии с распределением обязанностей).

4.2.6.8. При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации, выделение документов, адресованных непосредственно в структурные подразделения центрального аппарата (территориального органа) Службы.

Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция (фиксируется только дата ее поступления):

дублирующие копии документов, в том числе поступившие по электросвязи;

справочная информация, присланная для сведения;

поздравительные письма и телеграммы;

пригласительные билеты;

печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);

документы, поступившие без сопроводительного письма:

бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки и т.п.);

заявления граждан о приеме на работу, заявления государственных служащих Службы об увольнении (о переводе, предоставлении отпуска и по другим кадровым вопросам);

формы статистической отчетности.

4.2.6.9. При отсутствии в конверте документа либо приложений к нему, несовпадении регистрационных номеров, а также при неисправимом повреждении документов составляется акт:

при отсутствии документа (отдельных листов документа) или при его неисправимом повреждении — в двух экземплярах: первый — с конвертом (с конвертом и неполным документом либо с неисправимо поврежденным документом) приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело подразделения документационного обеспечения, второй — с копией конверта (с копиями конверта и неполного документа либо неисправимо поврежденного документа) направляется отправителю документа;

при отсутствии приложения к документу — в трех экземплярах: первый — с копией документа приобщается к накладной (реестру) на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело подразделения документационного обеспечения, второй — вместе с некомплектным документом направляется адресату в порядке информации без регистрации, третий — с копией некомплектного документа направляется отправителю документа.

В акте обязательно указываются должность, фамилия и инициалы лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и заголовок) отсутствующего или неисправимо поврежденного документа. Акт подписывают государственный служащий, вскрывший конверт, и начальник подразделения документационного обеспечения либо его заместитель (в структурном подразделении территориального органа — иное должностное лицо канцелярии). Акт утверждает: в центральном аппарате Службы — начальник Управления делопроизводства или заместитель, исполняющий его обязанности; в аппарате управления территориального органа Службы — заместитель руководителя, курирующий подразделение документационного обеспечения; в структурном подразделении территориального органа Службы — начальник отдела — старший судебный пристав.

4.2.6.10. Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются по истечении недельного срока, за исключением случаев, когда только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки документа. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.

4.3. Предварительное рассмотрение документов

4.3.1. В целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Службы (Директором и его заместителями), руководством территориального органа Службы, начальником отдела — старшим судебным приставом, подразделением документационного обеспечения перед регистрацией документов осуществляется их предварительное рассмотрение (по обращениям граждан — подразделением по работе с обращениями граждан).

4.3.2. Принятие решения в ходе предварительного рассмотрения о направлении поступившего документа для вынесения указания по исполнению документа Директору или его заместителям (руководителю территориального органа Службы или его заместителям, начальнику отдела — старшему судебному приставу или его заместителям) в соответствии с установленным распределением обязанностей между руководством Службы (руководством территориального органа Службы, руководством структурного подразделения территориального органа Службы) основывается на содержании документа, а не на адресовании документа соответствующему должностному лицу.

4.3.3. Для направления руководству Службы выделяются следующие поступившие документы:

4.3.3.1. Директору: поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе содержащиеся в их актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Министерства юстиции Российской Федерации (за подписью Министра юстиции и его заместителей), парламентские и депутатские запросы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации, а также документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека, обращения руководителей субъектов Российской Федерации, все поступившие в Службу федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, приказы и распоряжения Минюста России, а также корреспонденция, содержащая информацию о преступлениях, и жалобы, поданные в порядке подчиненности, на действия (бездействие) и постановления, вынесенные заместителями Директора, иные документы, по которым требуется принятие решения Директором в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами.

4.3.3.2. Заместителям Директора: документы, адресованные им лично, письма Министерства юстиции Российской Федерации (за подписью заместителей Министра юстиции, руководителей департаментов), документы за подписью заместителей руководителей федеральных органов исполнительной власти и руководителей их структурных подразделений, иные документы, адресованные руководству Службы, не указанные в пп. 4.3.3.1. Инструкции, а также корреспонденция, содержащая информацию о преступлениях (заместителю Директора, курирующему Управление организации дознания), и жалобы, поданные в порядке подчиненности, на действия (бездействие) и постановления, вынесенные руководителем территориального органа Службы, в соответствии с установленным распределением обязанностей между руководством Службы.

4.3.4. В структурные подразделения центрального аппарата (аппарата управления территориального органа, государственным служащим структурного подразделения территориального органа) Службы направляются поступившие документы по вопросам, отнесенным к их ведению, не подлежащие рассмотрению руководством Службы (территориального органа, структурного подразделения территориального органа), а также документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям (государственным служащим).

4.3.5. Предварительное рассмотрение документов, поступивших по электросвязи, осуществляется со следующими особенностями:

поступивших телефонограмм, телеграмм и факсограмм — по их версиям, воспроизведенным на бумаге;

сообщений электронной почты — как правило, по электронным копиям документов, воспроизводимым на экране монитора персонального компьютера оператора электронной почты, в исключительных случаях — по их версиям, воспроизведенным на бумаге;

электронных документов — по их печатным формам, как правило, воспроизводимым на экране монитора персонального компьютера, в исключительных случаях — по их версиям, воспроизведенным на бумаге.

4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Поступившие в центральный аппарат (аппарат управления, структурное подразделение территориального органа) Службы документы (за исключением по содержанию не относящихся к компетенции Службы, личной переписки и документов, не подлежащих регистрации, указанных в пп. 4.2.6.8 Инструкции) после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки подлежат регистрации.

4.4.2. Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:

документов вышестоящих органов государственной власти с отметками «Срочно», «Оперативно», документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день, а также документов организаций и обращений граждан, содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях — незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления);

обращений граждан, за исключением содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях, либо содержащих заявления, ходатайства лиц, участвующих в исполнительном производстве, — в течение трех дней;

жалоб, поданных в порядке подчиненности, а также заявлений, ходатайств лиц, участвующих в исполнительном производстве, — не позднее следующего рабочего дня с момента поступления;

заявлений о предоставлении государственной услуги, поступивших в рабочее время, — в день поступления, поступивших в нерабочее время — на следующий рабочий день;

жалоб на решения, действия (бездействие) ФССП России, ее территориальных органов и их структурных подразделений, а также их должностных лиц при предоставлении государственной услуги — не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления;

иных документов: в день поступления либо на следующий рабочий день.

При поступлении электронных документов допускается централизованная и автоматическая регистрация.

4.4.3. Регистрация поступивших документов производится в пределах документопотоков, выделенных в Службе, путем создания электронных регистрационных карточек (далее — ЭРК) в СЭД и ПК ОСП АИС ФССП России:

в центральном аппарате Службы — отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства;

в аппарате управления территориального органа Службы — подразделением документационного обеспечения;

в структурном подразделении территориального органа Службы — делопроизводителем с учетом требований раздела XII Инструкции.

4.4.4. Перечень сведений о документе, учитываемых в АИС ФССП России и подлежащих занесению в ЭРК документа, включает следующие реквизиты документа:

адресант;

адресат;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

дата поступления документа;

регистрационный номер входящего документа;

ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;

наименование либо аннотация документа;

индекс дела;

сведения о переадресации документа;

количество листов основного документа;

количество приложений;

общее количество листов приложений;

указания по исполнению документа;

должность, фамилия и инициалы исполнителя;

отметка о конфиденциальности;

отметка о контроле;

сведения об электронной подписи;

проверка электронной подписи;

файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

Перечень сведений о документе, подлежащих занесению в ЭРК, может быть изменен по согласованию с Управлением делопроизводства и Управлением информационных технологий.

4.4.5. В целях обеспечения процесса регистрации поступивших документов Управление делопроизводства совместно с Управлением информационных технологий организует актуализацию ведомственных классификаторов (справочников), используемых в СЭД:

видов документов;

сроков хранения документов;

структурных подразделений;

должностных лиц;

исполнителей;

корреспондентов;

предметно-тематический (вопросов деятельности);

указаний по исполнению документа;

результатов исполнения документа и др.

4.4.6. При регистрации поступающих документов вне зависимости от способа их доставки на каждый регистрируемый документ в СЭД создается электронная регистрационная карточка, в которой наряду с иными сведениями о документе указывается дата его поступления и формируется входящий регистрационный номер документа, служащие уникальным идентификатором документа в СЭД.

После создания и сохранения электронной регистрационной карточки документ включается в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием функционала СЭД электронной копии документа, поступившего на бумажном носителе, или поступившего электронного документа.

4.4.7. Структура регистрационного номера поступивших документов включает разделенные косой чертой порядковый номер документа в пределах календарного года, две последние цифры года, пятизначный код подразделения Службы, которым зарегистрирован документ. В отдельных случаях к указанным цифровым группам через дефис без дополнительных интервалов добавляются литеры из прописных букв русского алфавита.

Для жалоб, поданных в порядке подчиненности, через дефис добавляются литеры «АЖ», для иных заявлений, ходатайств лиц, участвующих в исполнительном производстве, поданных в соответствии со статьей 64.1 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», через дефис добавляется литера «х», для иных обращений через дефис добавляются литеры «ОГ» — для обращений граждан, «ОР» — для обращений работников ФССП России, или «ПО» — для обращений представителей организаций.

Для документов с отметкой о конфиденциальности вида «для служебного пользования» через дефис добавляются литеры «ДСП».

Например, 12345/13/Н00060-ОР-ДСП, где:

12345 — порядковый номер документа в пределах календарного года при регистрации входящих документов;

13 — две последние цифры года, в котором регистрируется документ;

00060 — код структурного подразделения Службы по ведомственному классификатору структурных подразделений ФССП России, которым зарегистрирован документ (в примере соответствует Управлению делопроизводства);

ОР — литеры, обозначающие, что документ является обращением, поступившим от работника ФССП России;

ДСП — литеры отметки о конфиденциальности документа.

При регистрации поступивших документов, в том числе обращений граждан и представителей организаций, они проверяются на повторность. В случае выявления повторности обращений одного и того же корреспондента по одному и тому же вопросу ЭРК регистрируемого обращения связывается с ЭРК первого обращения этого корреспондента по этому же вопросу в текущем году или с ЭРК его последнего обращения в предыдущем году, если в текущем году корреспондент по этому же вопросу еще не обращался.

4.4.8. На документах, поступивших на бумажном носителе информации и подлежащих регистрации, после создания и сохранения ЭРК в верхнем правом углу первого листа документа печатается отметка о поступлении с указанием даты поступления, входящего регистрационного номера документа и соответствующего им штрихкода, уникально его идентифицирующих, либо проставляется рукописно (без штрихкода) в оттиске штампа установленного образца.

4.4.9. электронная копия документа, поступившего на бумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения, выполнением операции сканирования документа.

Перед сканированием документа на первом его листе, в правом верхнем углу печатается либо наносится иным способом уникальный штрих-код, позволяющий идентифицировать документ и используемый в СЭД для присоединения электронной копии документа, поступившего на бумажном носителе, к электронной регистрационной карточке данного документа с использованием функционала СЭД.

Доступ не уполномоченных должностных лиц Службы к электронной копии документа, содержащего информацию, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности, ограничивается средствами СЭД.

4.4.10. Поступивший электронный документ (электронная копия документа) присоединяется к его электронной регистрационной карточке с использованием функционала СЭД.

Абзац исключен. — Приказ ФССП России от 31.03.2014 N 112.

4.5. Порядок передачи поступивших документов
на рассмотрение руководству Службы и доведения поступивших
документов исполнителям

4.5.1. Поступившие документы передаются на рассмотрение Директору, иным должностным лицам Службы только после регистрации.

В исключительных случаях, когда документ поступил непосредственно Директору (одному из его заместителей), руководителю территориального органа Службы (одному из его заместителей), начальнику отдела — старшему судебному приставу и рассмотрен ими до регистрации, документ секретарем Директора (секретарем его заместителя), иными уполномоченными должностными лицами передается в подразделение документационного обеспечения для регистрации и организации его движения в соответствии с указанием по исполнению документа.

4.5.2. Зарегистрированные поступившие документы в центральном аппарате Службы направляются:

помощникам Директора для доклада Директору — в течение дня, но не позднее 16 час. 00 мин.;

помощникам заместителей Директора для доклада заместителям Директора — в течение дня, но не позднее 16 час. 30 мин.;

государственным служащим, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, для доклада руководителям структурных подразделений — в течение рабочего времени.

4.5.3. Время и порядок ежедневного доклада документов помощниками Директора (заместителей Директора) устанавливается Директором, заместителями Директора соответственно. Время и порядок доклада документов в аппарате управления, структурном подразделении территориального органа Службы устанавливается руководителем территориального органа, начальником отдела — старшим судебным приставом соответственно.

Срочная корреспонденция, в том числе содержащая информацию о преступлениях, докладывается Директору (заместителю Директора, курирующему Управление организации дознания, руководителю территориального органа Службы или его заместителю, курирующему подразделение организации дознания, начальнику отдела — старшему судебному приставу) в течение одного часа с момента поступления.

4.5.4. В центральном аппарате Службы документы, поступившие на бумажном носителе, уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения передаются по реестрам установленного образца помощникам Директора (заместителей Директора) через секретаря Директора (секретарей заместителей Директора), а также работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях центрального аппарата Службы.

В аппарате управления (структурном подразделении) территориального органа Службы документы, поступившие на бумажном носителе, докладываются руководителю территориального органа и его заместителям (начальнику отдела — старшему судебному приставу) уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения.

ЭРК с прикрепленными электронными копиями указанных документов посредством СЭД направляются в «личные кабинеты» в СЭД секретарей, помощников Директора и его заместителей, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях центрального аппарата Службы, в «личные кабинеты» в СЭД Директора, заместителей Директора, руководителей структурных подразделений, а в территориальном органе Службы — в «личные кабинеты» в СЭД руководителя территориального органа и его заместителей, в «личный кабинет» в СЭД начальника отдела — старшего судебного пристава в соответствии с произведенным ранее распределением.

4.5.5. Документы, поступившие в электронном виде, вместе с их ЭРК посредством СЭД уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения направляются в соответствии с произведенным ранее распределением:

в центральном аппарате ФССП России — в «личные кабинеты» в СЭД помощников и секретарей Директора и его заместителей, а также в «личные кабинеты» в СЭД Директора, заместителей Директора, руководителей структурных подразделений;

в аппарате управления территориального органа Службы — в «личные кабинеты» в СЭД руководителя территориального органа Службы и его заместителей, а также в «личные кабинеты» в СЭД начальников отделов аппарата управления;

в структурном подразделении территориального органа Службы — в «личный кабинет» в СЭД начальника отдела — старшего судебного пристава.

При необходимости секретарями Директора и его заместителей, уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения аппарата управления (структурного подразделения) территориального органа Службы для доклада руководству формируется печатная форма электронного документа, на первом листе которой воспроизводится отметка о поступлении документа.

4.5.6. Помощники Директора и его заместителей изучают поступившие документы и вводят в соответствующем диалоговом окне ЭРК документа проект указания Директора (заместителя Директора) по исполнению документа.

К документам, поступившим на бумажном носителе, дополнительно прилагаются проекты указаний по исполнению документов, оформленные на отдельных листах бумаги формата A6.

В аппарате управления, структурном подразделении территориального органа Службы проект указания руководителя территориального органа, его заместителей, начальника отдела — старшего судебного пристава вводится в ЭРК уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения.

В проект указания по исполнению документа включаются: фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, содержание поручения, а также, при необходимости, срок исполнения поручения. Проект указания по исполнению документа, оформленный на листе бумаги, дополнительно содержит регистрационный номер поступившего документа, инициалы и фамилию Директора (заместителя Директора, руководителя территориального органа или его заместителя, начальника отдела — старшего судебного пристава), дату вынесения указания.

4.5.7. После рассмотрения поступивших документов Директор (заместитель Директора) передает секретарю документы, оформленные на бумажном носителе, с подписанными указаниями по их исполнению, а также, при необходимости, поручает ему внести изменения в электронные регистрационные карточки конкретных документов, поступивших как на бумажном носителе информации, так и в электронном виде, в части, касающейся уточнения указания по исполнению документа.

В аналогичном порядке руководители структурных подразделений центрального аппарата (руководитель территориального органа, его заместители, начальник отдела — старший судебный пристав) Службы передают документы после рассмотрения работникам, ответственным за делопроизводство (уполномоченному должностному лицу подразделения документационного обеспечения).

4.5.8. Секретарь Директора, секретари заместителей Директора, а также работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях центрального аппарата, уполномоченные должностные лица подразделений документационного обеспечения аппарата управления, структурного подразделения территориального органа Службы, в соответствии с указаниями Директора, заместителей Директора, руководителей структурных подразделений центрального аппарата Службы (руководителя территориального органа Службы, его заместителей, начальника отдела — старшего судебного пристава соответственно) вносят, при необходимости, изменения в ЭРК рассмотренных руководством документов и направляют документы в соответствии с указаниями по их исполнению исполнителям:

4.5.8.1. Документы, исполненные на бумажном носителе информации, передаются головному исполнителю. Одновременно головному исполнителю посредством СЭД пересылаются электронные регистрационные карточки переданных документов.

Соисполнителям направляются электронные регистрационные карточки указанных документов с прикрепленными к ним электронными копиями документов.

Документы, исполненные на бумажном носителе, заместителю Директора (заместителю руководителя, должностным лицам структурного подразделения территориального органа Службы) с указанием Директора (руководителя территориального органа, начальника отдела — старшего судебного пристава соответственно), а также структурному подразделению центрального аппарата (подразделению аппарата управления, должностным лицам структурного подразделения территориального органа) Службы с указанием Директора или заместителя Директора (руководителя территориального органа, его заместителя, начальника отдела — старшего судебного пристава соответственно) передаются только через подразделение документационного обеспечения.

4.5.8.2. Документы, поступившие в электронном виде, направляются исполнителям вместе с ЭРК без переноса на бумажный носитель. Если для доклада Директору (заместителям Директора, руководству территориального органа Службы) формировалась печатная форма электронного документа на бумажном носителе, то она направляется головному исполнителю в порядке, предусмотренном пп. 4.5.8.1 Инструкции.

4.5.8.3. Документы, содержащие информацию о преступлениях, независимо от способа их доставки с указаниями Директора (руководителя территориального органа Службы, начальника отдела — старшего судебного пристава), а также заместителя Директора (заместителя руководителя территориального органа Службы), курирующего работу Управления организации дознания (подразделения дознания территориального органа), передаются в Управление организации дознания (подразделение дознания, дознавателю структурного подразделения территориального органа) соответственно (при необходимости и в другие структурные подразделения) в порядке, предусмотренном в подпунктах 4.5.8.1 и 4.5.8.2 Инструкции, немедленно.

4.5.8.4. Поступившие в Службу законопроекты, проекты иных правовых актов для заключения по вопросам, отнесенным к компетенции Службы, направляются в Правовое управление (при необходимости и в другие структурные подразделения).

4.5.8.5. Документы, по которым в указаниях Директора (руководителя территориального органа, начальника отдела — старшего судебного пристава) установлен конкретный срок исполнения, вместе с ЭРК направляются для постановки на контроль и последующей передачи исполнителям:

в центральном аппарате Службы — в отдел контроля исполнения документов Управления делопроизводства;

в территориальном органе Службы — уполномоченному должностному лицу подразделения документационного обеспечения.

Документы с контрольными сроками заместителей Директора (заместителей руководителя территориального органа) ставятся на контроль секретарями заместителей Директора (уполномоченными должностными лицами подразделения документационного обеспечения).

4.5.9. Документ, поступивший для исполнения, передается из одного структурного подразделения центрального аппарата (подразделения аппарата управления территориального органа) Службы в другое не позднее одних суток с момента его поступления:

4.5.9.1. Если деятельность структурных подразделений центрального аппарата (подразделений аппарата управления территориального органа) Службы координируется разными заместителями Директора (заместителями руководителя территориального органа) — на основании решения Директора (руководителя территориального органа Службы соответственно), зафиксированного в указании по исполнению документа, принятого по мотивированному устному или письменному докладу заместителя Директора (заместителя руководителя территориального органа), курирующего структурное подразделение центрального аппарата (подразделение аппарата управления территориального органа) Службы, инициировавшее передачу документа.

4.5.9.2. Если деятельность структурных подразделений координирует один заместитель Директора (заместитель руководителя территориального органа) — на основании решения заместителя Директора (заместителя руководителя территориального органа), зафиксированного в указании по исполнению документа, принятого по мотивированному докладу руководителя структурного подразделения центрального аппарата (подразделения аппарата управления территориального органа) Службы, инициировавшего передачу документа.

4.5.10. Документы, поступившие на бумажном носителе, передаются для исполнения в другое структурное подразделение центрального аппарата (подразделение аппарата управления территориального органа) Службы только через подразделение документационного обеспечения.

4.5.11. Работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении центрального аппарата (в подразделении аппарата управления территориального органа) Службы, инициировавшем передачу документа на исполнение в другое подразделение, уведомляет о принятом решении:

в центральном аппарате Службы — по документам, исполнение которых находится на контроле Директора, — отдел контроля исполнения документов, по остальным документам — отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства;

в территориальном органе Службы — подразделение документационного обеспечения.

4.5.12. Уполномоченное должностное лицо подразделения документационного обеспечения на основании указания Директора (руководителя территориального органа Службы) или заместителя Директора (заместителя руководителя территориального органа соответственно) о передаче документа на исполнение в другое структурное подразделение центрального аппарата (аппарата управления территориального органа) Службы вносит в ЭРК документа сведения об изменении в его движении.

4.5.13. Исполнительные документы, поступившие для исполнения в подразделение судебных приставов, передаются в другие подразделения судебных приставов в соответствии с требованиями части 7 статьи 33 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве». Порядок организации движения исполнительных документов в этом случае изложен в подразделе 12.1 раздела XII Инструкции.

В случае передачи исполнительного производства в другое структурное подразделение территориального органа ФССП России в порядке частей 7 — 7.2 статьи 33 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» заявление о предоставлении государственной услуги, относящееся к материалам переданного исполнительного производства, направляется в соответствующее структурное подразделение территориального органа ФССП России, в том числе через АИС ФССП России в электронном виде.

4.5.14. После регистрации заявление о предоставлении государственной услуги передается должностному лицу, уполномоченному на его рассмотрение, в том числе через АИС ФССП России, в трехдневный срок со дня его поступления.

Заявление об отложении исполнительных действий и об отложении применения мер принудительного исполнения, о приостановлении или прекращении исполнительного производства передается должностному лицу, уполномоченному на его рассмотрение, в том числе через АИС ФССП России, после регистрации не позднее рабочего дня, следующего за днем его поступления.

4.5.15. Жалоба на решения, действия (бездействие) ФССП России, ее территориальных органов и их структурных подразделений, а также их должностных лиц при предоставлении государственной услуги передается должностному лицу, уполномоченному на ее рассмотрение, в течение срока, не превышающего одного рабочего дня.

4.5.16. Жалоба на решения, действия (бездействие) при предоставлении государственной услуги, принятие решения по которой не входит в компетенцию ФССП России, ее территориальных органов и их структурных подразделений, в течение трех рабочих дней со дня ее регистрации направляется ими в уполномоченный на ее рассмотрение орган, а заявитель информируется в письменной форме о ее перенаправлении.

4.6. Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1. За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными разделом III Инструкции, за своевременное представление проекта документа, при необходимости, для редактирования уполномоченному должностному лицу Управления делопроизводства (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами Службы, а при необходимости и внешнее согласование с другими органами власти и организациями отвечает исполнитель, а также руководитель структурного подразделения центрального аппарата (подразделения аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы — исполнителя документа.

4.6.2. Проекты исходящих документов Службы готовятся на бланках (с использованием электронных шаблонов бланков) установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.6.3. Проект исходящего документа визируется исполнителем, руководителем структурного подразделения центрального аппарата (подразделения аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы — исполнителя документа (должностным лицом, исполняющим его обязанности), при необходимости иными должностными лицами Службы. Визы оформляются в соответствии с правилами, предусмотренными в пп. 3.1.5.15 и части 3 пп. 3.3.3.9 Инструкции.

4.6.4. Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — отметки редактора, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.

4.6.5. На подпись уполномоченному должностному лицу Службы представляется первый экземпляр исходящего документа, оформленный с использованием официального бланка, и второй — визовый экземпляр документа, оформленный на листах бумаги формата A4, с приложением, при необходимости, поясняющих справочных материалов или документов. В случае, когда документ подлежит направлению нескольким адресатам (от двух до четырех включительно) количество экземпляров исходящего документа, оформленных с использованием официального бланка, должно соответствовать количеству адресатов.

4.6.6. Исполнитель передает проект исходящего документа для подписи Директором или его заместителем помощникам Директора, заместителей Директора через секретаря Директора, секретарей заместителей Директора соответственно.

По согласованию с Директором проект исходящего документа может быть доложен ему для подписи лично заместителем Директора, курирующим структурное подразделение центрального аппарата Службы, исполнившее проект документа, либо руководителем указанного структурного подразделения.

По согласованию с заместителем Директора проект исходящего документа может быть доложен ему для подписи лично руководителем структурного подразделения центрального аппарата Службы, исполнившего проект документа.

В аналогичном порядке проекты исходящих документов представляются на подпись руководителю территориального органа Службы, его заместителям.

4.6.7. Проект исходящего документа представляется для подписи руководителю структурного подразделения центрального аппарата (структурного подразделения территориального органа) Службы лично исполнителем, либо передается через работника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении.

4.6.8. Проект документа, подписанный Директором (заместителем Директора, руководителем структурного подразделения), передается через секретаря (через работника, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении) исполнителю для подготовки к регистрации.

В аппарате управления, структурном подразделении территориального органа Службы подписанные исходящие документы возвращаются исполнителю через подразделение документационного обеспечения.

Не подписанный проект документа с замечаниями возвращается исполнителю в аналогичном порядке для доработки.

4.6.9. Исполнитель проверяет комплектность подписанного исходящего документа (наличие листов основного текста и указанных приложений), прилагает к нему входящий документ, послуживший основанием для его подготовки, а также, при необходимости, указатель рассылки документа и передает подписанный исходящий документ работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении центрального аппарата (уполномоченному работнику подразделения документационного обеспечения аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы, для регистрации.

4.6.10. Проект исходящего электронного документа представляется на подпись уполномоченному должностному лицу Службы и подписывается им с использованием функционала СЭД АИС ФССП России. Порядок действий исполнителя, иных должностных лиц Службы в этом случае определен инструкцией пользователя СЭД АИС ФССП России.

4.7. Регистрация отправляемых документов

4.7.1. Регистрация отправляемых документов ведется в соответствии с выделенными документопотоками и осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день не позднее 11 час. 00 мин.

4.7.2. Отправляемые документы регистрируются в подсистемах АИС ФССП России путем создания и сохранения ЭРК документа в подразделе «Исходящие документы»:

в структурном подразделении центрального аппарата Службы, которое является исполнителем (головным исполнителем) документа — ответственным за делопроизводство (в Управлении по исполнению особо важных исполнительных производств отдельные документы — судебным приставом-исполнителем);

в аппарате управления территориального органа Службы — уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения;

в структурном подразделении территориального органа Службы — ответственным за делопроизводство (отдельные документы — судебным приставом-исполнителем).

При регистрации отправляемого документа в АИС ФССП России в ЭРК документа заносятся сведения о регистрируемом документе в соответствии с перечнем, установленным п. 4.4.4 Инструкции, применяемые в дальнейшем для учета, поиска, хранения и использования документов.

4.7.3. После создания и сохранения ЭРК исходящего документа, оформленного на бумажном носителе информации, должностные лица Службы, указанные в пункте 4.7.2 Инструкции, проставляют дату документа и присвоенный ему исходящий регистрационный номер на первом экземпляре исходящего документа в предусмотренной позиции бланка документа, а на визовом экземпляре исходящего документа — на первом листе от левой границы текстового поля в верхней его части и направляют ЭРК с использованием функционала АИС ФССП России в «личный кабинет» в СЭД уполномоченного должностного лица подразделения документационного обеспечения, а также передают ему же по реестру исходящий документ, исполненный на бумажном носителе информации, для проверки правильности формирования ЭРК, комплектности документа, наличия, при необходимости, указателя рассылки документа, а также для организации дальнейшего движения документа;

При регистрации исходящего электронного документа должностные лица Службы, указанные в пункте 4.7.2 Инструкции, проставляют дату документа и его регистрационный номер в шаблоне бланка электронного документа, с использованием функционала АИС ФССП России присоединяют исходящий электронный документ к его ЭРК и направляют ее уполномоченному должностному лицу подразделения документационного обеспечения для проверки и организации дальнейшего движения документа.

4.7.4. Структура регистрационного номера отправляемых документов включает: разделенные косой чертой пятизначный код подразделения Службы, подготовившего документ, две последние цифры года, порядковый номер документа в пределах календарного года. Для документов, подписанных руководством Службы, руководством территориального органа Службы через дефис указываются литеры, составленные из первых букв имени и фамилии подписавшего служебное письмо. Для документов с отметкой о конфиденциальности вида «для служебного пользования» через дефис добавляются литеры «ДСП».

Например, 00060/13/12345-АП-ДСП, где:

00060 — код структурного подразделения Службы, подготовившего служебное письмо (в примере соответствует Управлению делопроизводства), по ведомственному классификатору структурных подразделений ФССП России;

13 — две последние цифры года, в котором регистрируется документ;

12345 — порядковый номер документа в пределах календарного года при регистрации исходящих документов;

АП — буквенный литер, добавленный при регистрации служебного письма, подписанного Директором, составленный из первых букв его имени и фамилии (А. Парфенчиков). В случаях, когда первые буквы имени и фамилии совпадают с литерами «СС» или «ОВ», используемыми в секретном делопроизводстве, к буквенному литеру регистрационного номера служебного письма добавляется первая буква отчества. Например, для документов, подготовленных за подписью первого заместителя Директора Сазанова С.В. — «СВС» (С.В. Сазанов);

ДСП — литеры отметки о конфиденциальности документа.

4.7.5. Доверенности на право совершения действий от имени Службы (территориального органа Службы, его структурного подразделения), представления их интересов в государственных, общественных и судебных органах, в организациях, оформленные в соответствии с пп. 3.3.3.11 Инструкции, регистрируются подразделением документационного обеспечения в СЭД.

Структура регистрационного номера доверенности включает: буквенную литеру «Д», отделенную через дефис от разделенных косой чертой пятизначного кода подразделения Службы, подготовившего документ, двух последних цифр года, порядкового номера документа в пределах календарного года. Для документов, подписанных руководством Службы, руководством территориального органа Службы, через дефис указываются литеры, составленные из первых букв имени и фамилии должностного лица, подписавшего доверенность.

Например, Д-00110/13/123-АП, где:

Д — признак группы документов «Доверенности»;

00110 — код структурного подразделения Службы, подготовившего проект доверенности (в примере соответствует Управлению информационных технологий), по ведомственному классификатору структурных подразделений ФССП России;

13 — две последние цифры года, в котором регистрируется документ;

123 — порядковый номер документа в электронной базе данных по регистрации доверенностей в СЭД;

АП — буквенные литеры, добавленные при регистрации доверенности, подписанной Директором, составленные из первых букв его имени и фамилии (А. Парфенчиков).

4.7.6. Уполномоченное должностное лицо подразделения документационного обеспечения центрального аппарата (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы проверяет правильность оформления ЭРК зарегистрированных исходящих документов, поступивших из структурных подразделений центрального аппарата (подразделений аппарата управления, от исполнителей структурного подразделения территориального органа) Службы соответственно, наличие, при необходимости, указателя рассылки документа.

Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, возвращаются исполнителю для доработки.

4.7.6.1. Правильно оформленный исходящий электронный документ передается уполномоченному должностному лицу подразделения документационного обеспечения центрального аппарата (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы, для отправки корреспонденту по соответствующей системе электросвязи с использованием функционала АИС ФССП России.

4.7.6.2. Правильно оформленный исходящий документ, исполненный на бумажном носителе информации, уполномоченное должностное лицо подразделения документационного обеспечения центрального аппарата (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы с использованием функционала АИС ФССП России включает в СЭД в форме электронной копии документа (наносит на первый лист первого экземпляра исходящего документа штрихкод документа, соответствующий его дате и регистрационному номеру, осуществляет процедуры сканирования документа, верификации полученной электронной копии документа и проверки правильности его присоединения к ЭРК).

После включения электронного копии исходящего документа, исполненного на бумажном носителе информации, в СЭД уполномоченное должностное лицо подразделения документационного обеспечения центрального аппарата (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы передает по реестру первый экземпляр исходящего документа на бумажном носителе информации в экспедицию для отправки корреспонденту, а визовый экземпляр возвращает исполнителю для помещения в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Исходящий документ, исполненный на бумажном носителе информации и подлежащий массовой рассылке, возвращается исполнителю для представления указателя рассылки документа на утверждение:

в центральном аппарате Службы — начальнику Управления делопроизводства или одному из его заместителей;

в территориальном органе Службы — руководителю подразделения документационного обеспечения или должностному лицу, исполняющему его обязанности;

в структурном подразделении территориального органа Службы — начальнику отдела — старшему судебному приставу или должностному лицу, исполняющему его обязанности.

После утверждения указателя рассылки документа исполнитель размножает зарегистрированный исходящий документ, исполненный на бумажном носителе информации, в требуемом количестве копий и передает их с утвержденным указателем рассылки документа в экспедицию для отправки корреспондентам.

4.7.6.3. Зарегистрированный оригинал доверенности выдается представителю (доверенному лицу) под подпись, а его завизированная копия помещается в номенклатурное дело в подразделении документационного обеспечения.

4.8. Отправка документов

4.8.1. Отправку исходящих документов производит экспедиция подразделения документационного обеспечения центрального аппарата (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы.

Ответ на обращение, поступившее в ФССП России, ее территориальные органы (их структурные подразделения) в форме электронного документа, направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.

Ответ на обращение, поступившее в ФССП России, ее территориальные органы (их структурные подразделения) в письменной форме, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Документы, исполненные на бумажном носителе, передаются в экспедицию для отправки уполномоченным работником группы регистрации исходящих документов подразделения документационного обеспечения или работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, или исполнителем по реестрам установленного образца.

Электронные документы передаются для отправки посредством СЭД.

4.8.2. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Документ, являющийся результатом предоставления государственной услуги, а также ответ на жалобу на решения, действия (бездействие) ФССП России, ее территориальных органов и их структурных подразделений, а также их должностных лиц при предоставлении государственной услуги передаются исполнителем в подразделение документационного обеспечения для направления заявителю в день их вынесения и направляются заявителю не позднее рабочего дня, следующего за днем их вынесения.

4.8.3. Экспедиция с учетом действующих государственных контрактов на оказание услуг производит сортировку документов, исполненных на бумажном носителе информации, по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие оправке фельдъегерской связью, международная почта):

4.8.3.1. Документы, подписанные Директором или заместителями Директора, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее — высшие органы государственной власти), в министерства и ведомства Российской Федерации, служебные письма и организационно-распорядительные документы, направляемые в территориальные органы Службы, документы, имеющие отметку о конфиденциальности «Для служебного пользования», отправляются фельдъегерской связью.

Из территориального органа Службы с использованием фельдъегерской связи направляются документы, имеющие отметку о конфиденциальности «Для служебного пользования», а также иные служебные документы в центральный аппарат Службы, в территориальные органы иных органов государственной власти и в иные территориальные органы Службы, в органы власти субъектов Российской Федерации.

4.8.3.2. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в Отдел по защите государственной тайны, мобилизационной подготовке и гражданской обороне.

4.8.3.3. Документы, не предусмотренные пп. 4.8.3.1 и 4.8.3.2 Инструкции, в центральном аппарате, территориальном органе Службы и его структурных подразделениях отправляются почтовой и электросвязью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, — в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).

4.8.3.4. Регистрируемым почтовым отправлением направляются автору жалобы на действия (бездействие) должностных лиц Службы, поданной в порядке подчиненности, копия постановления уполномоченного должностного лица Службы с сопроводительным письмом.

Регистрируемым почтовым отправлением с уведомлением о вручении адресату направляется должнику постановление о возбуждении исполнительного производства.

По решению уполномоченных должностных лиц Службы регистрируемыми почтовыми отправлениями, в том числе с уведомлением о вручении адресату, могут направляться иные документы.

4.8.4. Документы, отправляемые фельдъегерской или почтовой связью, проходят упаковку, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку фельдъегерю или в отделение почтовой связи.

Документы, направляемые почтовой (фельдъегерской) связью в один адрес, вкладываются в один конверт. При направлении документа более чем в 4 адреса его адресование осуществляется в соответствии с указателем рассылки документа. При адресовании на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс.

4.8.5. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам установленного образца (форма 103), в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.

Документы, отправляемые фельдъегерской связью, передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором также отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки. Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.

Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в экспедицию с отметкой оператора отделения почтовой связи, фельдъегеря или иного лица, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле Управления делопроизводства, подразделения документационного обеспечения территориального органа Службы, его структурного подразделения.

4.8.6. Документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера экспедицией к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

4.8.7. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, сообщений электронной почты, электронных документов.

4.8.8. Решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимается структурным подразделением — исполнителем документа по согласованию с подразделением документационного обеспечения.

4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать порядку прохождения отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов. Подготавливаемые работниками ФССП России проекты документов до момента полного оформления установленных для них реквизитов и их регистрации являются внутренними документами.

4.9.2. Регистрация внутренних документов производится в разделе СЭД «Внутренние документы» по видам документов. При регистрации в электронную регистрационную карточку вносятся сведения об основных реквизитах документа (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель и другие), формируется его регистрационный номер, а также фиксируется его прохождение.

4.9.3. Зарегистрированный внутренний документ включается в систему электронного документооборота путем присоединения к ЭРК с использованием функционала СЭД электронной копии внутреннего документа, исполненного на бумажном носителе, или электронного документа.

4.9.4. Регистрация, учет и движение внутренних документов в Службе, оформленных в порядке, предусмотренном разделом III Инструкции, осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, а также по отдельным видам документов (приказы, распоряжения, указания, государственные контракты на оказание услуг, доверенности и др.) уполномоченными должностными лицами Управления делопроизводства, Управления государственной службы и кадров, Управления делами путем создания и сохранения электронных регистрационных карточек регистрируемых внутренних документов в СЭД.

4.9.5. Приказы (распоряжения, указания) представляются исполнителями для регистрации вместе с оформленными указателями рассылки документа:

1) Приказы (распоряжения, указания) по основной деятельности (в том числе и по кадровым вопросам), а также приказы о заграничных командировках и по административно-хозяйственным вопросам — в отдел документационного обеспечения УДП.

2) Приказы (распоряжения) по личному составу, в том числе о командировках государственных служащих на территории Российской Федерации — в Управление государственной службы и кадров.

4.9.6. Подлинные экземпляры приказов (распоряжений, указаний) по основной деятельности, а также приказы о заграничных командировках и по административно-хозяйственным вопросам, копии приказов (распоряжений) по личному составу помещаются в номенклатурные дела, хранящиеся в Управлении делопроизводства, подлинные экземпляры приказов (распоряжений) по личному составу — в номенклатурные дела Управления государственной службы и кадров.

4.9.7. Копии приказов (распоряжений, указаний) с удостоверяющими надписями, оформленными в соответствии с разделом III Инструкции, заверенными печатью Управления делопроизводства (Управления государственной службы и кадров), направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с копией приказа (распоряжения, указания).

4.9.8. Договоры (соглашения) об организации взаимодействия и сотрудничества регистрируются отделом документационного обеспечения УДП.

Регистрация договоров (соглашений) об организации взаимодействия и сотрудничества осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года. При регистрации на договоре указываются номер и дата регистрации, которые вносятся в электронную регистрационную карточку. Подпись Директора (заместителя Директора) на договоре (соглашении) заверяется оттиском печати Службы с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

4.9.9. Один экземпляр договора (соглашения) помещается в номенклатурное дело Управления делопроизводства отделом документационного обеспечения, остальные экземпляры направляются сторонам договора (соглашения).

Копии договора (соглашения) с удостоверяющей надписью и печатью Управления делопроизводства направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки помещается в номенклатурное дело вместе с соответствующим договором (соглашением).

4.9.10. Финансово-хозяйственные, иные гражданско-правовые договоры после подписания регистрируются и заверяются в Управлении делами печатью Службы с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Один экземпляр договора Управлением делами помещается в номенклатурное дело, остальные экземпляры через отдел документационного обеспечения УДП направляются сторонам договора.

4.9.11. Постановления коллегиальных, протоколы совещательных и консультативных органов Службы оформляются секретарями указанных органов и после подписи председательствующим регистрируются в СЭД.

Постановления коллегиальных органов Службы объявляются приказом ФССП России, протоколы совещательных и консультативных органов Службы доводятся исполнителям через единую информационную сеть центрального аппарата Службы.

4.9.12. Методические рекомендации регистрируются в СЭД уполномоченным работником отдела документационного обеспечения УДП и после регистрации сканируются. Полученная электронная копия прикрепляется к электронной регистрационной карточке, первый экземпляр методических рекомендаций остается на хранении в отделе документационного обеспечения, а второй и последующие рассылаются в соответствии с указателем рассылки с использованием СЭД.

4.9.13. Внутренние документы информационно-справочного характера регистрируются в следующем порядке:

4.9.13.1. Служебные письма (поручения), подписанные Директором либо его заместителем, записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические), адресованные Директору либо его заместителю, служебные записки с предложениями структурного подразделения — соисполнителя структурному подразделению — головному исполнителю документа регистрируются в подразделе СЭД «Внутренние документы» (пункт «Записка (служебная, аналитическая и т.п.)») работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.

При регистрации в ЭРК вносятся сведения об основных реквизитах документа (дата, адресат, заголовок (аннотация), исполнитель и другие), формируется его регистрационный номер, а также фиксируется прохождение документа.

Регистрационный номер состоит из двух групп цифр, разделенных косой чертой, и добавленных к ним без пробела буквенных литер из строчных букв «вн». В первой группе цифр указывается код подразделения, подготовившего проект внутреннего документа, вторая группа цифр является порядковым номером документа, формируемым при его регистрации в СЭД единым счетчиком документов пункта «Записка (служебная, аналитическая и т.п.)» подраздела «Внутренние документы».

4.9.13.2. Обмен иной справочной информацией между структурными подразделениями осуществляется в электронном виде через единую информационную сеть центрального аппарата Службы с ее регистрацией в разделе СЭД в подразделе СЭД «Внутренние документы» (пункт «Записка (служебная, аналитическая и т.п.)», тип записки — «Информационно-справочная»). Структура регистрационного номера данной группы документов аналогична указанной в пп. 4.9.13.1 Инструкции: порядковый номер документа формируется также единым счетчиком документов пункта «Записка (служебная, аналитическая и т.п.)» подраздела СЭД «Внутренние документы», к цифровым группам добавляется без пробела буквенная литера «и».

Контроль за доведением указанной информации адресату и своевременным получением, при необходимости, ответа от него возлагается на структурное подразделение — инициатора направления информации.

4.9.14. Доведение адресатам центрального аппарата Службы внутренних документов, за исключением приказов (распоряжений, указаний), осуществляется структурным подразделением — исполнителем документа посредством СЭД в безбумажном варианте. Приказы (распоряжения, указания) по основной и административно-хозяйственной деятельности доводятся адресатам в соответствии с указателем рассылки документа уполномоченным лицом Управления делопроизводства, приказы (распоряжения) по личному составу — Управлением государственной службы и кадров.

Документы, исполненные на бумажном носителе, работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, передаются в другие структурные подразделения по реестру только через отдел документационного обеспечения УДП.

4.9.15. Завершенные в делопроизводстве внутренние документы, исполненные на бумажном носителе, помещаются в номенклатурные дела структурных подразделений, исполненные в электронном виде — в электронный архив.

4.9.16. Обработка внутренних документов в аппарате управления и структурных подразделениях территориального органа Службы осуществляется в порядке, определенном в пунктах 4.9.4 — 4.9.15 Инструкции для центрального аппарата Службы.

4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

4.10.1. Поступающая иностранная корреспонденция при предварительном рассмотрении Управлением делопроизводства выделяется в группу документов, докладываемых Директору (лицу, исполняющему его обязанности). Организация подготовки перевода и аннотации поступивших документов осуществляется отделом международного сотрудничества Правового управления. При необходимости привлечения для подготовки перевода специализированных организаций оформление заказа и оплату выполненной работы осуществляет Управление делами.

4.10.2. Поступающая иностранная корреспонденция регистрируется в порядке, предусмотренном подразделом 4.4 Инструкции.

4.10.3. После рассмотрения Директором поступившая иностранная корреспонденция с его поручением передается Правовому управлению как головному исполнителю для рассмотрения и подготовки, при необходимости, проекта ответа.

Ответы, направляемые адресатам, находящимся в странах Содружества независимых государств, оформляются на русском языке, в иных государствах — как правило, на английском (визовый экземпляр ответа оформляется на двух языках: русском и английском).

4.10.4. Документы, направляемые зарубежным корреспондентам, подписываются Директором или по его поручению одним из заместителей Директора и регистрируются в порядке, предусмотренном подразделом 4.7 Инструкции.

4.10.5. Документы, относящиеся к переписке с зарубежными корреспондентами, формируются в соответствующее номенклатурное дело и хранятся в Правовом управлении.

4.11. Особенности работы с электронными документами

4.11.1. В Службе создаются и включаются в СЭД:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и электронные копии документов;

электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов, исполненных на бумажном носителе информации.

Электронные документы в Службе оформляются по общим правилам делопроизводства и должны иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации. При создании электронных документов без предварительного документирования на бумажном носителе используются электронные шаблоны бланков документов Службы.

4.11.2. Документы, поступающие в Службу и создаваемые в Службе на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в СЭД возможно после его верификации <9>.

Процедура включения электронной копии документа, исполненного на бумажном носителе информации, в электронный документооборот осуществляется в три этапа:

4.11.2.1. На первом этапе после завершения регистрации документа и сохранения соответствующей ему ЭРК с использованием принтера штрихкодов на этикетке специальной ленты принтера, изготовленной из термочувствительной бумаги, печатается уникальный идентификационный штрихкод зарегистрированного документа.

Этикетка с напечатанным на ней штрихкодом наклеивается на первый лист документа (для входящего документа — в верхней правой части первого листа, для исходящего документа — в верхней правой части первого листа первого экземпляра документа).

При регистрации и включении в электронный документооборот электронных копий внутренних документов, исполненных на бумажном носителе, и неиспользовании потокового сканирования штрихкоды не печатаются и не наносятся на документ.

4.11.2.2. На втором этапе осуществляется подготовка документа к сканированию и сканирование документа. Документ помещается в лоток подачи бумаги сканирующего устройства так, чтобы первый лист документа с присоединенным штрихкодом поступал в сканирующее устройство первым. В пачке подготовленных для сканирования документов их листы располагаются в аналогичном порядке.

После этого включается программа сканирования. В процессе сканирования создается электронная копия документа, распознается и анализируется штрихкод документа, в соответствии с указанной в нем информацией полученные электронные копии документов автоматически прикрепляются к соответствующим им ЭРК, хранящимся в базе данных СЭД.

4.11.2.3. На третьем этапе производится процедура верификации. Проверка соответствия электронной копии подлиннику документа, исполненного на бумажном носителе информации, осуществляется уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения. При необходимости электронная копия документа заверяется электронной подписью.

4.11.3. Прием и отправка электронных документов в центральном аппарате, в аппарате управления и структурных подразделениях территориального органа Службы осуществляется уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения с использованием функционала АИС ФССП России.

4.11.4. Для подтверждения подлинности электронных документов в Службе используются сертифицированные ФСБ России средства электронной подписи.

4.11.4.1. При получении электронных документов от других органов власти или организаций проверку подлинности электронной подписи осуществляет уполномоченное должностное лицо подразделения документационного обеспечения центрального аппарата (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы.

4.11.4.2. При передаче электронных документов в другие государственные органы и организации, гражданам документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица Службы — автора документа в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».

4.11.5. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов во внутреннем электронном документообороте центрального аппарата (аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы усиленная квалифицированная электронная подпись для подтверждения действий с электронными документами может не использоваться.

4.11.6. Электронные документы, поступающие по системе МЭДО, проходят регистрацию в СЭД в порядке, предусмотренном подразделом 4.4 Инструкции, и включаются в электронный документооборот Службы с использованием функционала АИС ФССП России.

При загрузке электронного сообщения из системы МЭДО в СЭД реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, используются функционалом АИС ФССП России для заполнения полей ЭРК поступившего документа в электронной форме.

4.11.7. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Службы. При создании, обработки и хранении в СЭД электронных документов, содержащих информацию, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности должна применяться система разграничения доступа СЭД.

Состав электронных документов, обращающихся в СЭД Службы, определяется Директором.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается приказом Службы по согласованию с Федеральным архивным агентством.

4.11.8. Рассмотрение электронных входящих документов руководством, вынесение поручений по ним, организация их движения на основании вынесенных поручений осуществляется в соответствии с подразделом 4.5 Инструкции путем направления в электронные кабинеты должностных лиц соответствующих этим документам ЭРК.

4.11.9. Движение электронных документов, подготовленных в Службе, от исполнителя к руководству осуществляется в соответствии с подразделами 4.6, 4.7 Инструкции также путем направления в электронные кабинеты должностных лиц проектов документов с соответствующими им ЭРК.

4.11.10. Для рассмотрения электронных документов руководством, руководителями структурных подразделений центрального аппарата и руководителями территориальных органов Службы может создаваться с использованием информации, содержащейся в ЭРК электронного документа, его печатная форма на бумажном носителе.

4.11.11 — 4.11.16. Исключены. — Приказ ФССП России от 31.03.2014 N 112.

4.11.11. Утратил силу. — Приказ ФССП России от 15.02.2019 N 65.

4.11.11. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД Службы. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

4.11.12. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата (территориального органа) Службы. Дела с электронными документами индексируются в порядке, предусмотренном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел в графе «примечания» указывается, что такое дело ведется в электронном виде со ссылкой на перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

4.11.13. Место, а также форматы хранения электронных документов определяются с учетом функционирующих в Службе программно-технических средств СЭД, требований нормативных и методических документов Федерального архивного агентства.

4.11.14. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого уполномоченным должностным лицом Службы, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

4.12. Обработка документов в структурных подразделениях
центрального аппарата (подразделениях аппарата управления
и структурных подразделениях территориального органа) Службы

4.12.1. Функция обработки документов в структурных подразделениях центрального аппарата (подразделениях аппарата управления и структурных подразделениях территориального органа) Службы (далее — подразделение) закрепляется положениями об управлениях и отделах, а также должностными регламентами конкретных государственных служащих.

4.12.2. Организация работы с документами в подразделениях Службы осуществляется на основании указаний по исполнению документов Директора, его заместителей, руководителей структурных подразделений центрального аппарата, руководителя и заместителей руководителя, начальников отделов аппарата управления, начальников отделов — старших судебных приставов территориального органа Службы.

4.12.3. Подразделение, отмеченное Директором Службы или его заместителем, иным должностным лицом, указанным в пункте 4.12.2 Инструкции, в указании по исполнению документа первым или обозначенное словом «созыв» («ответственный»), является головным исполнителем поручения. Руководитель подразделения — головного исполнителя организует работу по исполнению указания и несет ответственность за своевременность и качество его исполнения.

В ЭРК таких документов головной исполнитель указывается первым, а также дополнительно выделяется установленным в СЭД символом. В этом случае в журнале учета движения документа в СЭД отмечается, что головному исполнителю направлен оригинал документа, а соисполнителям — копии.

Изменение головного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется на основании решения руководителя, давшего указание.

4.12.4. Подразделение — соисполнитель в течение первой половины срока, отведенного на исполнение указания, представляет головному исполнителю предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, и отвечает за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем головной исполнитель информирует об этом руководителя, давшего указание по исполнению документа.

4.12.5. Подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения руководством или на следующий рабочий день), срочные документы передаются в подразделение-исполнитель незамедлительно.

В подразделениях Службы устанавливаются в необходимом количестве рабочие станции с доступом в СЭД. ЭРК документа, предназначенного для рассмотрения и исполнения в подразделении, поступает в персональный кабинет соответствующего подразделения в СЭД.

Руководитель подразделения имеет возможность ознакомиться с поступившим документом в СЭД и внести соответствующее указание по исполнению документа непосредственно в его ЭРК. Ввод в ЭРК указания по исполнению документа, вынесенного руководителем подразделения, может поручаться работнику, ответственному за делопроизводство в подразделении.

Документы, поступившие в подразделение, в том числе с указаниями руководства по их исполнению, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

ЭРК с присоединенными электронными документами или с электронными копиями документов, исполненных на бумажном носителе, предназначенными для исполнения в соответствующем подразделении, работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении центрального аппарата, подразделением документационного обеспечения территориального органа Службы, направляются в персональный кабинет отдела в СЭД и в период исполнения хранятся в нем.

4.12.6. При обработке документов в подразделениях работниками, ответственными за делопроизводство, осуществляются следующие процедуры:

4.12.6.1. С периодичностью не реже 1 раза в течение двух часов рабочего времени проверяется поступление в электронный кабинет структурного подразделения электронных регистрационных карточек документов и получаются в отделе документационного обеспечения под роспись в реестре входящие, организационно-распорядительные и иные внутренние документы, адресованные в подразделение, оформленные на бумажном носителе.

4.12.6.2. Поступившие документы посредством СЭД или на бумажном носителе представляются руководителю структурного подразделения.

4.12.6.3. Документы с указаниями руководителя структурного подразделения по их исполнению своевременно по СЭД доводятся до сведения государственных служащих — исполнителей.

4.12.6.4. Ведется учет в СЭД движения документов в структурном подразделении в соответствии с указанием по исполнению документа руководителя структурного подразделения.

4.12.6.5. Контролируется исполнение документов и поручений руководителя структурного подразделения.

4.12.6.6. Регистрируются документы, исполненные в подразделении, путем создания и сохранения в СЭД соответствующих им ЭРК.

ЭРК зарегистрированного исходящего документа, подготовленного во исполнение входящего, присоединяется в СЭД в виде связки к ЭРК входящего документа, послужившего основанием для подготовки ответа (исходящего документа).

После этого ЭРК исходящего документа направляется посредством СЭД в электронный кабинет подразделения документационного обеспечения. Одновременно с направлением ЭРК в подразделение документационного обеспечения по реестру передаются исходящие документы, оформленные на бумажном носителе информации.

ЭРК исполненного в подразделении и зарегистрированного внутреннего документа отправляется адресатам в центральном аппарате (аппарате управления, структурном подразделении территориального органа) Службы также посредством СЭД. Внутренние документы, исполненные в подразделении на бумажном носителе, передаются через подразделение документационного обеспечения.

4.12.6.7. Составляется и ведется раздел структурного подразделения в сводной номенклатуре дел центрального аппарата (территориального органа) Службы.

4.12.6.8. Оформляются номенклатурные дела, завершенные в делопроизводстве.

4.13. Работа исполнителя с документами

4.13.1. Специалисты подразделений Службы в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных настоящей Инструкцией;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с соответствующим пояснением);

представление в случаях и в порядке, предусмотренном Инструкцией, проекта документа в электронном виде уполномоченному должностному лицу Управления делопроизводства (подразделения документационного обеспечения аппарата управления территориального органа, отдела судебных приставов соответственно) для редактирования;

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

подготовку указателя рассылки документа (при необходимости);

представление проекта документа на подпись (утверждение) уполномоченному должностному лицу Службы;

определение места хранения документа (визового экземпляра документа) с проставлением в электронной регистрационной карточке документа, а также на первом листе визового экземпляра документа отметки с указанием индекса дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ (визовый экземпляр документа).

4.13.2. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, то из их числа руководителем подразделения определяется ответственный исполнитель с предоставлением ему права созывать соисполнителей для выработки совместного решения и возложением на него ответственности за организацию подготовки проекта документа.

Если для исполнения проекта документа привлекаются специалисты различных подразделений, то для работы над ним решением Директора или его заместителя (руководителя, заместителя руководителя территориального органа, начальника отдела — старшего судебного пристава) Службы может создаваться рабочая группа. Состав рабочей группы, порядок и сроки ее работы могут определяться распоряжением ФССП России (территориального органа Службы, отдела судебных приставов соответственно).

4.13.3. Специалисты подразделений Службы, являющиеся соисполнителями поручения, в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю свои предложения и отвечают за качество проработки и своевременность представления предложений. В случае несвоевременного представления предложений соисполнителем ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего поручение.

4.13.4. Допускается внесение исполнителем руководству обоснованных предложений по порядку организации и срокам исполнения документа. Если отсутствуют реальные условия выполнения задания, исполнитель может делать пометки на полях документа о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

4.13.5. С документами (проектами документов), содержащими информацию, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности, могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

4.14. Учет и анализ объемов документооборота

4.14.1. Количество документов, поступивших в центральный аппарат (аппарат управления или структурное подразделение территориального органа) Службы и созданных соответствующим подразделением федерального органа исполнительной власти за определенный период времени (месяц, год) составляет объем документооборота этого подразделения <*>.

———————————

<*> Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 N 01/6756-ДК). Типография ООО «ИПО «У Никитских ворот», г. Москва, 2010.

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

4.14.2. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в СЭД в центральном аппарате Службы отделом контроля исполнения документов УДП, в аппарате управления и структурном подразделении территориального органа Службы — уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения:

4.14.2.1. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).

4.14.2.2. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются как один документ.

4.14.2.3. Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

4.14.3. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.

4.14.4. Управление делопроизводства (подразделение документационного обеспечения аппарата управления, структурного подразделения территориального органа Службы) ежемесячно до 10-го числа следующего месяца и ежегодно до 15 января на основании данных СЭД подсчитывает объем документооборота структурных подразделений и в целом за центральный аппарат Службы (подразделений аппарата управления и за аппарат управления территориального органа в целом, структурного подразделения соответственно) и представляет справку о документообороте Службы курирующему заместителю Директора (руководителю территориального органа, начальнику отдела — старшему судебному приставу соответственно), а также направляет ее руководителям структурных подразделений центрального аппарата (подразделений аппарата управления территориального органа) Службы.

5.1. Контроль исполнения документов (далее — контроль) состоит из осуществляемых Управлением делопроизводства и другими структурными подразделениями центрального аппарата, уполномоченными должностными лицами подразделений аппарата управления и структурных подразделений территориального органа Службы процедур по учету, анализу сроков и качества исполнения резолюций (поручений) по входящим документам с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности Службы.

5.2. К указанным процедурам относятся: постановка документа на контроль, предварительный контроль, предупредительный контроль, снятие документа с контроля, аналитический контроль.

5.3. Централизованному автоматизированному контролю, осуществляемому Управлением делопроизводства (уполномоченными должностными лицами подразделений аппарата управления и структурных подразделений территориального органа) Службы, подлежит исполнение федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, заседаний комиссий Правительства Российской Федерации, коллегии Минюста России, парламентских и депутатских запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросов, писем и обращений, по которым дано поручение Министра юстиции Российской Федерации или его заместителей, директоров департаментов Минюста России (по документам с конкретными сроками исполнения и документам, об исполнении которых необходимо проинформировать корреспондента), а также исполнение документов, по которым установлены контрольные сроки исполнения Директором (для территориального органа дополнительно исполнение документов, по которым установлены контрольные сроки исполнения руководителем территориального органа, начальника отдела — старшего судебного пристава).

Контроль исполнения иных документов в соответствии с поручениями заместителей Директора (руководителей подразделений) осуществляют помощники и секретари заместителей Директора (государственные служащие, ответственные за делопроизводство в подразделениях).

Структурные подразделения центрального аппарата Службы осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии с их компетенцией во взаимодействии с Управлением делопроизводства, подразделения аппарата управления территориального органа — во взаимодействии с подразделением документационного обеспечения.

5.4. При регистрации поступивших документов уполномоченными должностными лицами подразделения документационного обеспечения (в центральном аппарате — отдела документационного обеспечения УДП) в ЭРК документа, подлежащего централизованному контролю в соответствии с требованиями Инструкции, в информационное поле «Примечания» вносится фраза: «подлежит централизованному контролю».

После рассмотрения документов Директором (лицом, исполняющим обязанности Директора) секретарь Директора осуществляет верификацию указаний по исполнению каждого документа, вынесенных Директором, с предложенными их проектами и при необходимости вносит уточнения в электронные регистрационные карточки документов в части, касающейся изменения Директором содержания указания по исполнению документа.

По завершении процедуры верификации и уточнения указаний по исполнению документов секретарь Директора направляет посредством СЭД ЭРК рассмотренных документов в кабинет отдела контроля исполнения документов УДП.

Рассмотренные Директором документы, исполненные на бумажном носителе информации, передаются секретарем Директора в УДП по реестру через отдел документационного обеспечения.

Электронные регистрационные карточки документов, рассмотренных Директором и не подлежащих постановке на централизованный контроль, уполномоченным должностным лицом отдела контроля исполнения документов УДП направляются посредством СЭД в кабинет отдела документационного обеспечения для осуществления процедуры доведения их исполнителям, в ходе которой в электронной регистрационной карточке каждого документа фиксируется его дальнейшее движение, а сама электронная регистрационная карточка в соответствии с указанием по исполнению документа посредством СЭД направляется в кабинеты исполнителей.

Аналогичные процедуры с поступившими документами осуществляются уполномоченными должностными лицами подразделения документационного обеспечения аппарата управления (структурного подразделения) территориального органа Службы.

5.5. Постановка документов на централизованный контроль осуществляется уполномоченным работником подразделения документационного обеспечения (в центральном аппарате Службы — уполномоченным работником отдела контроля исполнения документов УДП) введением в соответствующем информационном окне ЭРК поступившего документа, подлежащего централизованному контролю, признака контрольного документа, а также указанием контрольной даты исполнения указания по документу.

На документе, подлежащем централизованному контролю, поступившем на бумажном носителе, уполномоченным работником подразделения документационного обеспечения (в центральном аппарате Службы — уполномоченным работником отдела контроля исполнения документов УДП) в правом верхнем углу его первого листа синим цветом проставляется штамп «ФССП России/ Контроль» («ФССП России/ Особый контроль»).

5.6. Руководитель подразделения, в электронный кабинет которого в СЭД поступил контрольный документ, определяет его исполнителя (ответственного исполнителя и соисполнителей), который обеспечивает сбор, обработку и обобщение необходимой для исполнения информации, подготовку необходимых документов, проектов ответов (служебных записок) о результатах исполнения, а также соблюдение установленных сроков.

5.7. Отдел контроля исполнения документов УДП (уполномоченное должностное лицо подразделения документационного обеспечения аппарата управления (структурного подразделения) территориального органа Службы) по документам, подлежащим централизованному контролю исполнения, систематизирует электронные регистрационные карточки по группам документов, по исполнителям, по срокам исполнения и осуществляет по указанной группе документов предварительный, предупредительный, аналитический контроль и снятие документов с централизованного контроля:

5.7.1. Предварительный контроль состоит в проверке уполномоченными работниками отдела контроля исполнения документов УДП (уполномоченными работниками подразделения документационного обеспечения аппарата управления (структурного подразделения) территориального органа Службы) своевременности доведения поручения до конкретного исполнителя (головного исполнителя) путем просмотра в СЭД движения электронной регистрационной карточки документа в соответствии с указанием Директора (руководителя территориального органа, начальника отдела — старшего судебного пристава) по его исполнению. Информация о доведении поручения исполнителю, при необходимости, уточняется с работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях, по телефону.

5.7.2. Предупредительный контроль состоит в формировании уполномоченными работниками отдела контроля исполнения документов УДП (подразделения документационного обеспечения аппарата управлении (структурного подразделения) территориального органа Службы) в СЭД перечня контрольных документов с поручениями Директора (руководителя территориального органа, начальника отдела — старшего судебного пристава соответственно), срок исполнения которых истекает в течение заданного периода, и направлении его не реже одного раза в неделю в электронном виде подразделениям-исполнителям и, при необходимости, курирующим их заместителям Директора (заместителям руководителя территориального органа, заместителям начальника отдела — заместителям старшего судебного пристава). Перечень контрольных документов содержит краткие сведения о контрольных документах и сроках их исполнения.

В соответствии с указанным перечнем отдел контроля исполнения документов УДП (уполномоченное должностное лицо подразделения документационного обеспечения аппарата управления (структурного подразделения) территориального органа Службы) по телефону получает от работника, ответственного за делопроизводство в подразделении (от исполнителя), информацию об исполнителе контрольного документа (фамилия, имя, отчество и телефон), текущем состоянии исполнения, продлении срока исполнения документа по решению Директора (руководителя территориального органа, начальника отдела — старшего судебного пристава), а также напоминает об истечении срока исполнения.

5.7.3. Снятие документов с централизованного контроля осуществляется отделом контроля исполнения документов УДП (подразделением документационного обеспечения аппарата управления (структурного подразделения) территориального органа Службы) посредством СЭД на основании официальной информации подразделения — исполнителя, указанной им при заполнении отчета об исполнении документа и проставлении даты фактического исполнения поручения в электронной регистрационной карточке документа.

5.7.4. Аналитический контроль состоит в еженедельном анализе состояния работы с контрольными документами в структурных подразделениях центрального аппарата (подразделениях аппарата управления, структурных подразделениях территориального органа) Службы уполномоченными работниками отдела контроля исполнения документов УДП (подразделения документационного обеспечения аппарата управления, (структурного подразделения) территориального органа Службы).

Аналитическая информация об исполнении контрольных документов с указаниями Директора (руководителя территориального органа, начальника отдела — старшего судебного пристава соответственно) оформляется в виде справки об исполнении контрольных документов за неделю. В аналитическую справку включается табличная форма, формируемая СЭД, содержащая информацию об общем объеме контрольных документов, количестве документов, срок исполнения которых истек за текущую неделю, а также нарастающим итогом с начала года, о количестве документов, исполненных в срок, с нарушением срока или не исполненных.

Аналитическая справка представляется Управлением делопроизводства (подразделением документационного обеспечения аппарата управления (структурного подразделения) территориального органа Службы) Директору (руководителю территориального органа, начальнику отдела — старшему судебному приставу соответственно) еженедельно по пятницам не позднее 16 часов.

Копии справки направляются заместителям Директора (заместителям руководителя территориального органа, заместителям начальника отдела — заместителям старшего судебного пристава) и подразделениям-исполнителям.

5.8. Ответственность за неисполнение, несвоевременное или ненадлежащее исполнение контрольных документов в соответствии с законодательством несут должностные лица Службы (заместители Директора, руководители подразделений, иные должностные лица, исполнители), которым адресовано поручение.

5.9. В порядке, аналогичном изложенному в п. п. 5.4 — 5.7 Инструкции, секретари заместителей Директора (заместителями руководителя территориального органа), работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях, осуществляют контроль за исполнением документов, поставленных на контроль заместителями Директора (заместителями руководителя территориального органа), руководителями подразделений, и иных поручений, не подлежащих централизованному контролю исполнения. Снятие с контроля исполнения указанных документов осуществляется работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях, в СЭД на основании официальной информации исполнителя поручения, указанной им при заполнении отчета об исполнении документа и проставлении даты фактического исполнения поручения в электронной регистрационной карточке документа.

Полноту и корректность формирования отчета об исполнении документа и проставление даты фактического исполнения поручения в электронной регистрационной карточке документа обеспечивает исполнитель.

5.10. После выполнения содержащихся в контрольных документах, исполненных на бумажном носителе, поручений по существу (направления ответов (докладов) Президенту Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, иным адресатам, авторам контрольных документов, если они не возвращены на повторное рассмотрение), государственный служащий подразделения, ответственный за исполнение документа, оформляет на контрольном документе отметку об исполнении и направлении его в дело в соответствии с номенклатурой дел на текущий год.

5.11. Сроки исполнения документов, подлежащих централизованному контролю, устанавливаются:

5.11.1. Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами вышестоящих государственных органов и исчисляются в календарных днях, отсчет которых начинается с даты контрольного документа или с даты его поступления в Службу (в Минюст России, если он направлен из министерства).

5.11.2. В резолюциях на конкретном документе Директором или его заместителями (руководителем территориального органа и его заместителями, начальником отдела — старшим судебным приставом) могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов.

5.11.3. Поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которое дано во исполнение поручения Президента Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок.

5.11.4. Поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению:

1) в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то — до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;

2) в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки «срочно», «незамедлительно»;

3) в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «оперативно»;

4) в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения.

5.11.5. Ответ на парламентский запрос Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок не более 15 дней со дня получения запроса или в иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации.

5.11.6. Ответ на запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок не более 30 дней со дня получения запроса или иной согласованный с инициатором запроса срок. Ответы на поручения Правительства Российской Федерации по запросам депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, адресованным Председателю Правительства Российской Федерации или Заместителю Председателя Правительства Российской Федерации, подписываются (не на бланке) Директором или заместителем Директора, исполняющим его обязанности, и направляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом в 20-дневный срок.

5.11.7. Письма иных государственных органов исполняются в следующие сроки:

1) Администрации Президента Российской Федерации — не более месяца с их исходящих дат;

2) полномочного представителя Президента Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации — не более 15 дней с их исходящих дат;

3) полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации — не более месяца с их исходящих дат;

4) полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации — не более месяца с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

5) Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации — не более 15 дней с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

6) запросы Конституционного Суда Российской Федерации — не более месяца с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

7) представления Счетной палаты Российской Федерации — не более 20 дней с исходящей даты, если в них не установлены иные сроки;

протесты прокуроров (заместителей прокуроров) на противоречащие закону правовые акты — не более 10 дней с даты поступления в Службу, если в них не установлены иные сроки;

9) представления прокуроров (заместителей прокуроров) об устранении нарушений законов — не более месяца со дня их внесения.

5.11.8. Обращения граждан, в которых обжалуются судебные решения, а также обращения, не поддающиеся прочтению, возвращаются адресантам в течение 7 дней.

5.11.9. Сроки исполнения документов, поступивших от других индивидуальных и коллективных адресантов, исчисляются в календарных днях с даты их поступления, отмеченной в регистрационном штампе Службы, и не должны превышать 30 дней.

Заявления о предоставлении государственной услуги, подаваемые в соответствии с Административным регламентом Федеральной службы судебных приставов по предоставлению государственной услуги по предоставлению информации по находящимся на исполнении исполнительным производствам в отношении физического и юридического лица, утвержденным приказом Минюста России от 23.04.2014 N 86, и Административным регламентом Федеральной службы судебных приставов по предоставлению государственной услуги по рассмотрению заявлений в рамках исполнительного производства об исправлении допущенных в постановлении судебного пристава описок или явных арифметических ошибок, о продлении сроков в исполнительном производстве, об отложении исполнительных действий и об отложении применения мер принудительного исполнения, о приостановлении или прекращении исполнительного производства, об отмене постановления судебного пристава об окончании исполнительного производства, о проведении проверки правильности удержания и перечисления денежных средств по судебному акту, акту другого органа или должностного лица, о розыске должника, его имущества или розыске ребенка, о временном ограничении на выезд должника из Российской Федерации, утвержденным приказом Минюста России от 28.04.2014 N 92, рассматриваются в сроки, установленные указанными административными регламентами.

Срок рассмотрения жалобы на решения, действия (бездействие) ФССП России, ее территориальных органов и их структурных подразделений, а также их должностных лиц при предоставлении государственной услуги — 15 рабочих дней со дня ее регистрации.

Срок рассмотрения жалобы на отказ ФССП России, ее территориальных органов и их структурных подразделений, их должностных лиц в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах или в случае обжалования заявителем нарушения установленного срока таких исправлений — в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.11.10. Сроки представления проектов документов на подпись Директору и его заместителям:

1) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их срочные поручения — в начале дня, в который заканчивается срок исполнения;

2) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения с оперативным сроком исполнения — не позднее чем за 1 день до окончания срока исполнения;

3) ответов (докладов) Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации на их поручения со сроком исполнения — месяц — не позднее 5-ти дней до окончания срока;

4) ответов (докладов) в Министерство юстиции Российской Федерации — не позднее чем за 1 день до окончания срока исполнения;

5) по срочным поручениям Директора и его заместителей — в начале дня, в который заканчивается срок исполнения;

по поручениям Директора и его заместителей с оперативным сроком исполнения — не позднее чем за 1 день до окончания срока исполнения.

5.12. В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, в Правительство Российской Федерации не менее чем за 10 дней до истечения контрольного срока направляется мотивированное предложение о его продлении с указанием причины и планируемой даты исполнения. В случае, когда поручение поступило через Минюст России, предложение о его продлении направляется через Минюст России не менее чем за 13 дней до истечения контрольного срока.

5.13. Исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается.

5.14. В случаях, когда Служба определена соисполнителем поручения, она представляет головному исполнителю предложения, подписанные Директором (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

5.15. При неисполнении поручения в установленный срок в течение 3 дней после истечения срока, данного на исполнение, в Правительство Российской Федерации представляется объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении государственных служащих, виновных в неисполнении поручения.

5.16. Приостанавливать исполнение контрольных документов, продлевать срок исполнения, а также отменять поручения имеют право только их авторы.

5.17. Обо всех случаях санкционированного изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать уполномоченных работников отдела контроля исполнения документов УДП (подразделения документационного обеспечения аппарата управления (структурного подразделения) территориального органа Службы), которыми вносятся необходимые изменения в ЭРК документов.

6.1. В Службе рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее — обращения) по вопросам компетенции Службы, поступающие в письменной форме, форме устного обращения к должностному лицу Службы во время личного приема граждан или посредством электросвязи (телеграммы, факсограммы, сообщения электронной почты, а также обращения в форме электронных документов).

6.2. Обращение (за исключением заявления о преступлении, поданного непосредственно должностному лицу Службы, уполномоченному принимать указанное заявление) подлежит обязательной централизованной регистрации отделом документационного обеспечения УДП в течение трех дней с момента поступления в Службу в разделе «Обращения граждан» путем создания и сохранения в СЭД соответствующей электронной регистрационной карточки.

Если окончание срока регистрации обращения приходится на нерабочий день, то последним днем срока для регистрации обращения считается первый следующий за ним рабочий день.

К электронной регистрационной карточке обращения присоединяется в порядке, предусмотренном подразделом 4.4 Инструкции, электронная копия обращения (обращение в форме электронного документа):

К ЭРК обращения присоединяется в порядке, предусмотренном подразделом 4.4 Инструкции, электронный образ обращения, поступившего на бумажном носителе информации (обращение, поступившее в форме электронного документа).

В ЭРК обращения вносятся основные реквизиты поступивших обращений:

дата обращения (если указана в обращении);

фамилия, имя, отчество автора обращения;

абзацы шестой — восьмой исключены. — Приказ ФССП России от 02.06.2016 N 366.

Факт регистрации обращения, поступившего на бумажном носителе, подтверждается нанесением на лицевой стороне первого листа штрихкода или проставлением регистрационного штампа Службы в порядке, предусмотренном подразделом 4.4 Инструкции. В оттиске штампа указываются дата получения обращения и его регистрационный номер в СЭД.

Реквизит «Дата» оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 14.03.2008.

Реквизит «Регистрационный номер» поступивших обращений граждан формируется в порядке, предусмотренном в пп. 4.4.7 Инструкции.

На поступившее в Службу обращение заполняется электронная статистическая карточка обращения (далее — статистическая карточка), являющаяся неотъемлемой частью его электронной регистрационной карточки. Допускается ведение статистической карточки на бумажном носителе. В статистической карточке указываются сведения о рассмотрении обращения и его основные реквизиты, в том числе:

регистрационный номер обращения;

фамилия, имя, отчество автора обращения;

почтовый адрес для ответа;

краткое содержание обращения;

дата поступления обращения в Службу;

код структурного подразделения или наименование организации, в которую обращение направлено для рассмотрения.

Методические рекомендации по порядку оформления и использования статистической карточки разрабатываются отделом писем и приема граждан. Статистическая карточка используется для обобщения и анализа состояния работы с обращениями граждан.

На каждое обращение, рассматриваемое в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», поступившее впервые, отделом писем и приема граждан УДП (подразделением документационного обеспечения аппарата управления, структурного подразделения территориального органа) Службы заводится отдельный том соответствующего номенклатурного дела (далее — производство), в который подшиваются все документы, поступившие на бумажном носителе (печатные формы электронных документов на бумажном носителе), относящиеся к рассмотрению данного обращения, и все последующие обращения этого автора в хронологическом порядке. На обложке производства указывается регистрационный номер обращения и код подразделения, в которое оно направлено для рассмотрения.

6.3. Зарегистрированные обращения, поступившие на бумажном носителе или в форме электронных документов, в зависимости от содержания отделом документационного обеспечения УДП передаются для доклада Директору (его заместителям) либо направляются в соответствующие структурные подразделения и территориальные органы ФССП России, руководители которых обеспечивают рассмотрение обращений по существу с соблюдением установленных сроков и несут ответственность за качество и своевременность их рассмотрения.

Электронные регистрационные карточки обращений с присоединенными к ним электронными копиями обращений (обращениями в форме электронных документов) направляются посредством СЭД должностным лицам Службы в порядке, предусмотренном разделом IV Инструкции. Для доклада Директору (его заместителям) обращения в форме электронных документов могут дополнительно переноситься на бумажный носитель.

Обращения и запросы субъектов персональных данных или их представителей, поданные в соответствии со ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», направляются лицу, ответственному за организацию обработки персональных данных в центральном аппарате (территориальном органе) Службы.

В аналогичном порядке зарегистрированные обращения докладываются руководителю территориального органа и его заместителям, руководителям подразделений аппарата управления и структурных подразделений территориального органа Службы.

6.4. Вынесение указания по исполнению документа Директором (его заместителями, руководителями структурных подразделений центрального аппарата, руководителем (заместителями руководителя), руководителями подразделений аппарата управления, начальниками отделов — старшими судебными приставами Службы) по обращениям граждан, организация их движения, контроль исполнения указаний осуществляются в порядке, предусмотренном разделами IV, V Инструкции.

6.5. Структурные подразделения центрального аппарата, территориальные органы Службы обязаны своевременно информировать Управление делопроизводства о результатах рассмотрения обращений, в том числе принятых в ходе личного приема граждан.

6.6. Обращения в центральном аппарате (аппарате управления территориального органа) Службы передаются для рассмотрения в другие структурные подразделения в порядке, предусмотренном п. 4.5.9 Инструкции.

6.7. Обращения граждан по вопросам, не входящим в сферу деятельности Службы, в течение семи дней со дня регистрации направляются Управлением делопроизводства в компетентные организации с сопроводительным письмом, подписанным начальником (заместителем начальника) Управления делопроизводства или начальником отдела документационного обеспечения (в территориальном органе Службы — руководителем или заместителем руководителя территориального органа, начальником отдела — старшим судебным приставом), о чем письменно уведомляются заявители.

Первичные обращения граждан (представителей организаций), рассмотрение которых входит в компетенцию территориальных органов Службы, в срок не более семи дней со дня их регистрации в УДП направляются для проверки и рассмотрения по существу руководителям территориальных органов ФССП России с сопроводительным письмом, подписанным уполномоченным работником Управления делопроизводства (исполнителем поручения по обращению). О направлении обращения сообщается заявителю. Первичные обращения граждан (представителей организаций) из аппарата управления территориального органа в аналогичном порядке направляются в структурные подразделения с сопроводительным письмом, подписанным руководителем или заместителем руководителя территориального органа Службы.

6.8. Ответы на обращения, подготовленные структурными подразделениями центрального аппарата (подразделениями аппарата управления, структурными подразделениями территориального органа) Службы, оформляются на бланках Службы, подписываются уполномоченными должностными лицами в порядке, предусмотренном частью 3) пункта 3.3.3.9 и регистрируются в соответствии с подразделом 4.7 Инструкции.

Ответы на повторные обращения подписывают заместители Директора, руководители структурных подразделений центрального аппарата, руководители территориальных органов Службы, если предыдущие ответы уже соответственно подписывали руководители структурных подразделений центрального аппарата, руководители территориальных органов Службы или их заместители.

6.9. Рассмотрение обращений, порученных Директором, его заместителями, руководителем (заместителем руководителя) территориального органа Службы нескольким структурным подразделениям (подразделениям аппарата территориального органа соответственно), координируют подразделения, указанные в резолюциях первыми. Ответы на такие обращения должны быть согласованы со всеми структурными подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения разногласий окончательное решение принимает Директор, его заместитель (руководитель, заместитель руководителя территориального органа Службы).

6.10. Если в обращении гражданина содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит регистрации в порядке, предусмотренном совместным приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Министерства юстиции Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации, Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации, Федеральной службы Российской Федерации по контролю за оборотом наркотиков от 29.12.2005 N 39/1070/1021/253/780/353/399 «О едином учете преступлений» (зарегистрирован в Минюсте России 30.12.2005, регистрационный N 7339), а также Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 02.05.2006 N 139 «Об утверждении Инструкции о едином порядке организации приема, регистрации и проверки в Федеральной службе судебных приставов сообщений о преступлениях» (зарегистрирован в Минюсте России 15.05.2006, регистрационный N 7811).

6.11. Обращение, поступившее в Службу в электронном виде, подлежит регистрации и направлению на рассмотрение в порядке, установленном подразделом 4.11 Инструкции.

Абзац утратил силу. — Приказ ФССП России от 15.02.2019 N 65.

6.12. Обращения по отдельным видам правоотношений рассматриваются в соответствии с федеральными законами, регулирующими эти правоотношения.

7.1. В порядке подчиненности в Службе рассматриваются жалобы, оформленные в соответствии с требованиями статьи 124 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

7.2. Жалоба, поданная в порядке подчиненности, не позднее следующего дня с момента ее поступления регистрируется в порядке, предусмотренном подразделом 4.4 Инструкции с включением в регистрационный номер буквенных литер «АЖ».

Жалобы, поданные в порядке подчиненности, регистрируются уполномоченными должностными лицами Управления делопроизводства, подразделения документационного обеспечения аппарата управления, структурного подразделения территориального органа Службы в подсистемах АИС ФССП России с фиксацией в ЭРК обращения признака «обращение гражданина» или «представителя юридического лица».

Жалоба, поданная в порядке подчиненности, в день ее регистрации передается в подразделение (должностному лицу), в компетенцию которого входит подготовка проекта постановления по жалобе, поданной в порядке подчиненности (далее — подразделение по рассмотрению жалоб).

7.3. Жалоба, поданная ненадлежащему должностному лицу, в трехдневный срок с момента поступления направляется подразделением по рассмотрению жалоб должностному лицу, правомочному ее рассматривать, о чем в письменной форме уведомляется автор жалобы.

Сопроводительное письмо, с которым жалоба направляется для рассмотрения должностному лицу, правомочному ее рассматривать, подписывают старший судебный пристав, или главный судебный пристав субъекта (главный судебный пристав субъектов) Российской Федерации, или главный судебный пристав Российской Федерации (их заместители).

7.4. При наличии оснований для отказа в рассмотрении жалобы по существу подразделение по рассмотрению жалоб в течение трех дней со дня ее поступления представляет на подпись соответствующему должностному лицу проекты постановления об отказе в рассмотрении жалобы по существу и сопроводительного письма автору жалобы.

7.5. При рассмотрении жалобы по существу подразделение по рассмотрению жалоб в течение десяти дней со дня ее поступления представляет на подпись должностному лицу, рассматривающему жалобу, проекты постановления по результатам рассмотрения жалобы и сопроводительного письма автору жалобы.

7.6. Если при необходимости подразделение по рассмотрению жалоб запрашивает исполнительные производства и иные необходимые документы, срок рассмотрения жалобы приостанавливается до представления данных документов, но не более чем на десять дней.

Указанные документы могут быть истребованы (получены) с использованием электросвязи (факсограмма, сообщение электронной почты, электронный документ).

7.7. Заявление об отзыве жалобы, поступившее до принятия по ней постановления, регистрируется подразделением документационного обеспечения в подсистемах АИС ФССП России не позднее следующего дня с момента его поступления и в день регистрации передается в подразделение по рассмотрению жалоб.

Заявлению присваивается регистрационный номер в соответствии с подразделом 4.4 Инструкции, который помещается на первой странице заявления вместе с датой регистрации. В электронной регистрационной карточке заявления в обязательном порядке указываются реквизиты отзываемой жалобы.

Жалоба возвращается лицу, ее подавшему, подразделением документационного обеспечения с сопроводительным письмом, подготовленным подразделением по рассмотрению жалоб и подписанным соответствующим должностным лицом, по правилам направления исходящей корреспонденции не позднее трех дней со дня поступления заявления об отзыве жалобы.

Жалоба также может быть возвращена заявителю лично под расписку. Расписка о возврате жалобы, поданной в порядке подчиненности, составляется в произвольной форме с обязательным указанием фамилии, имени, отчества заявителя, места его регистрации, серии и номера паспорта, наименования органа, выдавшего паспорт, и даты выдачи паспорта. Если жалоба выдается на основании доверенности, то в расписке указываются адрес места регистрации, серия и номер паспорта, наименование органа, выдавшего паспорт, и дата выдачи паспорта доверенного лица.

После возвращения жалобы заявителю и внесения сведений об этом в ее ЭРК в подсистеме АИС ФССП России подразделение документационного обеспечения направляет визовый экземпляр сопроводительного письма о возврате жалобы (расписку о возврате жалобы) и копию жалобы в подразделение по рассмотрению жалоб для его помещения в номенклатурное дело (судебный пристав-исполнитель помещает визовый экземпляр сопроводительного письма о возврате жалобы (расписку о возврате жалобы) и копию жалобы в исполнительное производство).

7.8. Постановления должностных лиц, вынесенные по результатам рассмотрения жалоб, поданных в порядке подчиненности, в день их подписания регистрируются ответственным за делопроизводство подразделения, в котором рассматривалась жалоба, в подразделе СЭД «Исходящие документы» (пункт «Постановления по результатам рассмотрения жалобы») АИС ФССП России в соответствии с подразделом 4.7 Инструкции и передаются уполномоченному должностному лицу подразделения документационного обеспечения для проверки и направления корреспондентам.

7.9. Постановление после оформления регистрационного номера и даты тиражируется в необходимом количестве копий, которые заверяются в порядке, предусмотренном в разделе III Инструкции.

7.10. Копии постановления с соответствующими сопроводительными письмами не позднее трех дней со дня принятия указанного постановления направляются подразделением делопроизводства автору жалобы и должностным лицам, постановления, действия (бездействие) которых обжаловались.

В случае необходимости срочного исполнения постановления копии указанных документов могут быть направлены факсимильной (электронной) связью с последующим направлением подлинников по почте.

7.11. Сведения о результатах рассмотрения жалобы фиксируются в ее электронной регистрационной карточке в подсистеме АИС ФССП России.

7.12. Подлинники постановлений, принятых должностными лицами по результатам рассмотрения жалоб, формируются в отдельное номенклатурное дело.

Документы по каждой жалобе (жалоба или ее копия, копии постановлений, заявления, копии сопроводительных писем и другие документы, относящиеся к рассмотрению жалобы), объединяются в производство. Производства по рассмотрению жалоб, поданных в порядке подчиненности, формируются в номенклатурное дело «Жалобы, поданные в порядке подчиненности, и документы к ним (копии постановлений, сопроводительных писем, запросов, заявления, справки и др.)».

Указанные номенклатурные дела формируются подразделением по рассмотрению жалоб.

Копии документов по рассмотрению жалоб, поданных в порядке подчиненности, также помещаются в соответствующие исполнительные производства.

8.1. Централизованное тиражирование служебных документов, относящихся к деятельности Службы, производится копировально-множительным подразделением под руководством Управления делами.

8.2. Копировально-множительные работы выполняются только при предъявлении исполнителем бланка-заказа установленной формы, подписанного руководителем (заместителем руководителя) соответствующего структурного подразделения центрального аппарата Службы, а также начальником (заместителем начальника) Управления делопроизводства, который имеет право сократить тираж в случае отсутствия достаточного обоснования количества экземпляров или отказать в тиражировании в случаях несоответствия заказа требованиям Инструкции.

Ответственность за обоснование тиражей, их соответствие расчетам рассылки документов несут руководители структурных подразделений — заказчиков.

8.3. Тиражирование документов в зависимости от объема и сложности работы производится в сроки от одного до пяти рабочих дней в порядке поступления документов и в соответствии с графиком работы копировально-множительного подразделения.

Срочно (в присутствии заказчика) тиражируются документы, поступающие от Директора и его заместителей. Срочность определяется пометкой «срочно» начальника (заместителя начальника) Управления делопроизводства на бланке-заказе.

8.4. Документы информационного, справочного и методического характера объемом более пяти листов копируются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр (объем брошюр не должен превышать 45 — 50 страниц формата A4).

8.5. Качество печати поступающих на размножение документов должно обеспечивать техническую возможность получения копий; размер формата бумаги не более A4; скобы и иные элементы переплета брошюр и скрепления документов удаляются заказчиком.

Не производится тиражирование книг, справочников, кодексов, газет и газетных вырезок, нечетких ксеро- и факсимильных копий, а также рукописей (кроме обращений граждан), с вклейками, загрязненных, с трудночитаемым текстом и мелким шрифтом.

Не подлежат тиражированию официальные бланки Службы с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Документы, направленные на тиражирование с нарушением указанных условий, копированию не подлежат и возвращаются заказчику.

8.6. Копировально-множительное подразделение ведет учет выполненных работ по тиражированию документов, использования расходных материалов и комплектующих к оргтехнике.

Заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале. Изготовленные копии вместе с оригиналом документа выдаются заказчику под роспись в журнале.

Бланки-заказы на произведенные работы хранятся в копировально-множительном подразделении в течение года.

8.7. При отсутствии копировально-множительного подразделения копировальные работы проводятся с использованием копировальной и электронно-вычислительной техники подразделений при соблюдении требований пунктов 8.2 — 8.6 Инструкции.

9.1. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Службе осуществляются в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417), Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52 (ч. III), ст. 5587), ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (Издательство стандартов, 2001), ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Издательство стандартов, 2003).

9.2. Изготовление печатей и бланков Службы с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется централизованно по заказу Управления делами (в территориальном органе Службы — по заказу соответствующего подразделения аппарата управления) полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензию на этот вид деятельности и сертификат наличия технических возможностей для качественного изготовления данного вида продукции.

9.3. Печати и штампы

9.3.1. Заявки о необходимости изготовления печатей (штампов), их эскизы оформляются структурными подразделениями — инициаторами, визируются начальником Управления делопроизводства и передаются в Управление делами.

Изготовление печатей и штампов для нужд центрального аппарата Службы осуществляется по решению Директора или лица, исполняющего его обязанности, централизованно по заказам, оформляемым Управлением делами.

Изготовленные по заказу Управления делами печати (штампы) передаются по накладным в отдел документационного обеспечения УДП. После учета по Книге учета печатей и штампов Управления делопроизводства печати и штампы передаются под роспись государственным служащим структурных подразделений, оформивших заявки.

Листы Книги учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

9.3.2. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые печати) хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

9.3.3. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в Управление делами, где уничтожаются по акту.

9.3.4. Гербовые печати применяются в Службе для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам.

9.3.5. Решение о необходимом количестве гербовых печатей принимает Директор.

Ответственность за надлежащее хранение и правомерность использования гербовых печатей возлагается на должностных лиц, которым они выданы. Передача гербовых печатей иным лицам и вынос их за пределы здания без письменного разрешения Директора не допускается.

В центральном аппарате Службы изготавливаются три гербовые печати. Первая гербовая печать хранится у Директора, вторая — у заместителя начальника Управления делами — главного бухгалтера, третья — у начальника Управления государственной службы и кадров.

9.3.6. В Службе гербовой печатью заверяются подписи Директора, заместителей Директора, начальника Управления делами, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Службы предоставлены соответствующие полномочия.

9.3.7. Гербовой мастичной печатью удостоверяются:

все виды договоров и соглашений, заключаемых Службой с другими организациями в пределах ее компетенции;

финансовые документы и отчеты, представляемые в Минфин России, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;

документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, платежные поручения, справки о заработной плате;

документы по материально-техническому обеспечению и снабжению Службы;

акты о выполненных работах и предоставленных услугах;

акты экспертиз, ревизий, инвентаризаций, приема-передачи товарно-материальных ценностей;

гарантийные письма;

доверенности;

характеристики государственных служащих (работников);

представления к наградам, поощрениям, классным чинам и почетным званиям, почетные грамоты, благодарности, удостоверения наград;

трудовые книжки, свидетельства, справки о прохождении государственной службы, архивные, льготные и другие;

отдельные процессуальные документы, образующиеся при осуществлении исполнительного производства, в соответствии с примерными формами исполнительных документов, утвержденными приказом ФССП России;

другие документы и их копии, требующие специального удостоверения их подлинности.

9.3.8. Оттиск гербовой печати на документах должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ либо, если наименование должности отсутствует, часть личной подписи.

В финансовых документах (например, чеках) печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.).

9.3.9. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Директора (заместителя Директора) изготавливается по решению Директора. Должностное лицо, ответственное за хранение и использование факсимиле, определяется решением Директора (заместителя Директора соответственно).

Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Директора (заместителя Директора) используется для заверения поздравительных, приветственных писем, юбилейных адресов и иных документов, не требующих юридической идентификации. Применение указанного штампа для подтверждения подлинности приказов, распоряжений, поручений, служебных писем не допускается.

9.3.10. В Службе могут изготавливаться печати и штампы с названием конкретных структурных подразделений без государственной символики (Управление делопроизводства, Управление государственной службы и кадров и другие).

Печатями с наименованиями структурных подразделений удостоверяются подписи их руководителей или государственных служащих, удостоверяющих копии документов, на трудовых книжках, копиях приказов (распоряжений), справках, пакетах и иных документах, не требующих заверения гербовой печатью.

Мастичные штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.

9.3.11. Территориальный орган Службы имеет, как правило, одну гербовую печать территориального органа, а также по одной гербовой печати отдела судебных приставов в каждом районном (межрайонном, городском) отделе судебных приставов. Изготовление второй гербовой печати территориального органа (районного (межрайонного, городского) отдела судебных приставов) Службы в случае служебной необходимости допускается только по разрешению Директора.

Вторая гербовая печать территориального органа Службы хранится у главного бухгалтера территориального органа, вторая гербовая печать районного (межрайонного, городского) отдела судебных приставов — у заместителя начальника отдела судебных приставов — заместителя старшего судебного пристава, курирующего исполнительное производство.

Эскизы гербовой печати территориального органа Службы и гербовых печатей районных (межрайонных, городских) отделов судебных приставов согласовываются с Управлением делопроизводства.

9.3.12. Заказ на изготовление печатей и штампов для нужд аппарата управления и входящих в состав территориального органа Службы районных (межрайонных, городских) отделов судебных приставов территориальный орган осуществляет централизованно в пределах бюджетных средств, выделенных ему на эти цели.

9.4. Бланки Службы

9.4.1. В Службе применяются официальные бланки в соответствии с подразделом 3.2 Инструкции, которые используются для оформления приказов, распоряжений, указаний, служебных писем, положений, регламентов, доверенностей и других официальных документов.

9.4.2. В центральном аппарате Службы бланки изготавливаются на основании заявок структурных подразделений, направляемых ежеквартально в Управление делами (до 20 числа последнего месяца текущего квартала).

Единый заказ на изготовление бланков на полиграфических предприятиях с нанесением учетной нумерации в нижней части оборотной стороны бланка оформляется Управлением делами.

Изготовленные в необходимом количестве бланки Управлением делами выдаются государственным служащим, материально ответственным в структурных подразделениях, на основании поданных заявок под роспись в соответствующем журнале.

9.4.3. В структурных подразделениях бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах, выдаются государственным служащим под роспись в журнале учета и выдачи бланков. Передача бланков другим организациям и лицам запрещается.

9.4.4. Ответственность за обеспечение сохранности бланков, а также правильности их использования несут руководители структурных подразделений и государственные служащие, за которыми закреплены соответствующие обязанности.

10.1. Номенклатура дел служит основой формирования документального фонда Службы. Документальный фонд Службы составляют документы, созданные в Службе и полученные ею в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

В соответствии с номенклатурой дел исполненные в структурных подразделениях документы помещаются в дела, осуществляется их систематизация и учет, определяются сроки хранения, составляются архивные описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также ведется учет дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел включает систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в структурных подразделениях с указанием сроков их хранения, ежегодно оформляемый в установленном Инструкцией порядке.

10.2. В структурном подразделении центрального аппарата Службы номенклатура дел составляется государственным служащим, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется до 15 октября текущего года в отдел документационного обеспечения УДП.

Отдел документационного обеспечения УДП оформляет по установленной форме сводную номенклатуру дел центрального аппарата Службы, обеспечивает ее согласование с Центральной экспертной комиссией Службы (далее — ЦЭК) и Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации (не реже одного раза в 5 лет), затем представляет на утверждение приказом Службы.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел документационного обеспечения, который в установленном порядке вносит соответствующие изменения в приказ Службы об утверждении сводной номенклатуры дел.

В аналогичном порядке разрабатывается сводная номенклатура дел территориального органа Службы.

10.3. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают копии соответствующего приказа с приложениями конкретных разделов номенклатуры.

10.4. Сводная номенклатура дел центрального аппарата (территориального органа) Службы в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

10.5. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры центрального аппарата (территориального органа) Службы.

10.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, располагаемые в последовательности, предусмотренной утвержденной структурой центрального аппарата (территориального органа) Службы.

10.7. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления деятельности Службы в соответствии с положением о ней (положением о территориальном органе Службы).

10.8. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

10.8.1. Графа 1 «Индексы дел» включает индекс дела, состоящий из кода структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела в разделе и двух последних цифр порядкового номера года, разделенных дефисом. Например: индекс дела 24012-04-13, где 24012 — код ОСП по Советскому району г. Красноярска, 04 — порядковый номер заголовка дела в разделе «ОСП по Советскому району г. Красноярска, 13 — две последние цифры порядкового номера года (2013 год).

10.8.2. Графа 2 «Заголовки дел (томов, частей)» — краткое обобщенное наименование документов дела включает: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов «ФССП России» или «управления» («отдела»); наименование организации — адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: «разные материалы», «общая переписка» и т.д., вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований.

В заголовках дел с документами по одному вопросу, не связанных последовательностью исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов (планы, списки, доклады и т.д.), например: «Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности ФССП России (планы, списки, доклады, информации)».

В заголовках дел «Переписка…» указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое название, например: «Переписка с территориальными органами ФССП России о повышении квалификации и переподготовке федеральных государственных гражданских служащих».

Не указываются разные адресаты в заголовках дел, содержащих переписку с ними, например: «Переписка о награждении федеральных государственных гражданских служащих, присвоении им почетных званий».

В заголовке дела указывается конкретный адресат, если переписка ведется только с ним, например: «Переписка с Российской правовой академией Минюста России по вопросам подготовки кадров».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: «Полугодовые статистические отчеты территориальных органов ФССП России».

В деле, состоящем из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка могут составляться заголовки каждого тома (части).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале разделов располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

10.8.3. Графа 3 «Количество единиц хранения» заполняется по окончании календарного года. В графе указывается количество томов дела, заведенных в течение года.

10.8.4. Графа 4 «Срок хранения дела, номера статей» заполняется по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010, регистрационный N 18380), или указывается срок хранения, согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.

10.8.5. Графа 5 «Примечание» может включать названия перечней документов, отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и др.

10.9. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

10.10. После окончания календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

11.1. Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела осуществляется структурными подразделениями Службы.

11.2. Завершенные в делопроизводстве документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем государственному служащему, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.

11.3. Работники, ответственные за формирование дел, руководствуются следующими правилами:

11.3.1. В номенклатурные дела, за исключением переходящих дел, помещаются только исполненные документы одного календарного года.

11.3.2. Запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату.

11.3.3. По объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки «т. 1», «т. 2» и т.д.

11.3.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

11.3.5. Приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

11.3.6. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума.

11.3.7. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

11.3.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

11.3.9. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

11.3.10. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.4. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет УДП (подразделение документационного обеспечения).

11.5. Номенклатурные дела Службы оформляются (готовятся к хранению) структурными подразделениями после завершения календарного года.

11.6. Осуществляется оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оно предусматривает: заполнение реквизитов обложки дела по установленной форме; проставление нумерации листов в деле (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.

11.7. На обложке дела указываются: полное и сокращенное наименование Службы и структурного подразделения; номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения и архивный шифр дела. На делах постоянного хранения помещается надпись «Хранить постоянно». Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, помещается на обложках дел постоянного хранения после включения их в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации.

11.8. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов.

Лист-заверитель подписывает его исполнитель, с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.

11.9. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Заверенная составителем внутренняя опись помещается в начале дела.

11.10. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех листов. При подготовке дела к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

11.11. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.12. Дела со дня их заведения до передачи в архив Службы или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

11.13. В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

11.14. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

11.15. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

11.16. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

11.17. При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела — соответствующую папку на полке.

11.18. Дела документального фонда федерального органа исполнительной власти, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив федерального органа, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

11.19. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя подразделения делопроизводства, при реорганизации и ликвидации федерального органа исполнительной власти или его структурного подразделения.

11.20. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

11.21. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

11.22. Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Выдача дел для работы сотрудникам внутри структурного подразделения осуществляется также под расписку в карте-заместителе.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам приема-передачи.

11.23. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием — когда, кому и на какой срок выдан документ.

11.24. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

11.25. Особенности формирования, оформления и оперативного хранения специальных номенклатурных дел:

11.25.1. Документы, поступающие в Службу и образующиеся в результате ее деятельности по принудительному исполнению судебных актов, актов других органов и должностных лиц, указанных в части 1 статьи 1 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (исполнительные документы и сопроводительные письма к ним, заявления, постановления должностных лиц Службы, запросы и ответы на них, переписка со сторонами исполнительного производства и органами (должностными лицами органов) государственной и муниципальной власти по вопросам конкретного исполнительного производства и другие), формируются в номенклатурные дела, которые оформляются и хранятся в подразделениях Службы с применением отдельных требований, предусмотренных для дел с документами постоянного срока хранения (далее — специальные номенклатурные дела).

Специальные номенклатурные дела включаются в номенклатуру дел подразделения Службы для группировки документов по следующим темам:

исполнительное производство;

сводное исполнительное производство;

разыскное дело;

дело по розыску гражданина-ответчика и (или) ребенка;

дело по поручению совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения;

дело по жалобе, поступившей в порядке подчиненности;

дело об административном правонарушении;

дело по предварительной проверке сообщения о преступлении.

Дела по указанным темам оформляются, формируются и хранятся в подразделениях Службы с соблюдением отдельных требований, предусмотренных для дел с документами постоянного срока хранения.

11.25.2. Специальное номенклатурное дело в подразделении Службы заводится на основании одного из документов (далее — основной документ), поступивших в подразделение (созданных в подразделении):

исполнительного документа (заводится исполнительное производство);

постановления судебного пристава-исполнителя об объединении в сводное исполнительное производство (заводится сводное исполнительное производство);

постановления судебного пристава-исполнителя о розыске (заводится разыскное дело);

судебного акта по гражданскому делу о розыске гражданина-ответчика и (или) ребенка (заводится дело по розыску гражданина-ответчика и (или) ребенка);

постановления судебного пристава-исполнителя о поручении совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения (заводится дело по поручению совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения);

жалобы, поступившей в порядке подчиненности (заводится дело по рассмотрению жалобы, поступившей в порядке подчиненности);

протокола об административном правонарушении (заводится дело об административном правонарушении);

сообщения о преступлении (заводится дело по предварительной проверке сообщения о преступлении).

По каждому из указанных документов заводится и ведется обособленный том номенклатурного дела по соответствующей теме, в который помещаются все документы, образующиеся в процессе рассмотрения основного документа (его обработки, производства по нему).

11.25.3. Том специального номенклатурного дела имеет учетный номер, являющийся регистрационным номером соответствующего основного документа (в случае сводного исполнительного производства — номер исполнительного документа, на основании которого возбуждено исполнительное производство, входящее в сводное производство, имеющий наиболее раннюю дату регистрации), дополненный через дефис буквенными литерами.

Для исполнительного производства добавляется литеры «ИП», для сводного исполнительного производства по должнику — «СД», для сводного исполнительного производства о солидарном взыскании с нескольких должников в пользу одного взыскателя — «СВ», для розыскного дела — «РД», для дела по розыску гражданина — ответчика и (или) ребенка — «РГ», для дела по поручению совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения — «ПР», для дела по рассмотрению жалобы, поступившей в порядке подчиненности, — «АЖ», для дела об административном правонарушении — «АП».

Регистрационный номер тому специального номенклатурного дела предварительной проверки сообщения о преступлении присваивается в соответствии с правилами ведения Книги учета сообщений о преступлениях.

Первоначальное оформление обложки и его внутренней описи осуществляется уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения после регистрации основного документа в порядке, предусмотренном в разделе XII Инструкции (для тома специального номенклатурного дела предварительной проверки сообщения о преступлении — должностным лицом подразделения, уполномоченным осуществлять функции дознания).

11.25.4. Особенности оформления книг учета

11.25.4.1. Книги учета при их заведении делопроизводителем подразделения прошиваются, нити прошивки скрепляются наклейкой с оттиском печати «Для документов». Листы в книгах делопроизводителем нумеруются.

Начальником (лицом, его замещающим) структурного подразделения (подразделения аппарата управления) территориального органа, структурного подразделения центрального аппарата Службы на последнем прошитом листе книги делается заверительная надпись с указанием количества листов в книге, должности и даты, которая заверяется его личной подписью с расшифровкой и печатью подразделения.

11.25.4.2. Все записи в книгах учета ведутся разборчиво, без сокращений, подчисток и записей карандашом.

При необходимости исключения неправильной записи она зачеркивается, рядом ставится подпись с расшифровкой фамилии и инициалов лица, исключившего неправильную запись, а также указываются дата, основание исправления и порядковый номер правильной записи.

Правильная запись помещается после всех записей с указанием номера страницы и порядкового номера исключенной записи.

11.25.4.3. При ведении книг регистрации и учета в электронном виде в подсистемах АИС ФССП России делопроизводителем их содержание ежедневно распечатывается. После процедуры верификации делопроизводитель расписывается на каждом листе распечатки и помещает их в соответствующее номенклатурное дело. На последней странице распечатки делопроизводителем указываются первый и последний регистрационные номера основных документов (учетных записей), количество записей, дата, запись заверяется его личной подписью с расшифровкой.

Ведение номенклатурных дел книг учета еженедельно проверяется начальником структурного подразделения, о чем им после последней учетной записи последней распечатки вносится отметка о результатах проверки: «Правильность и достоверность учета проверена…» с указанием даты проверки, проверяемого периода, должности, инициалов и фамилии, личной подписи проверяющего. Тома указанных дел после завершения оформляются в порядке, предусмотренном в пп. 11.25.4.1 Инструкции.

В базу данных подсистемы АИС ФССП России по завершении исполнения основного документа (завершении дела) заносится информация в графы, не заполненные при учете этого документа в книге учета.

Книга учета с полностью заполненными графами может повторно выводиться на бумажный носитель в конце года и формироваться в соответствующее номенклатурное дело подразделения Службы.

Учетная информация книги учета в составе базы данных подсистемы АИС ФССП России и программные средства, обеспечивающие извлечение этой информации из базы данных, в течение срока, установленного номенклатурой дел подразделения Службы, сохраняются на съемном носителе информации, после чего включаются в акт и уничтожаются в установленном порядке.

Ведение книги учета сводных исполнительных производств в подсистемах АИС ФССП России допускается без распечатывания ее на бумажный носитель.

11.25.4.4. Особенности оформления и ведения Книги учета арестованного имущества

1) Книга учета арестованного имущества прошивается, нити прошивки скрепляются наклейкой с оттиском печати подразделения судебных приставов «Для документов», на последнем прошитом листе Книги учета арестованного имущества главным судебным приставом субъекта (главным судебным приставом субъектов) Российской Федерации (начальником Управления по исполнению особо важных исполнительных производств Федеральной службы судебных приставов) делается заверительная надпись с указанием количества листов в книге, должности и даты, которая заверяется его личной подписью с расшифровкой и гербовой печатью территориального органа Службы. Листы в Книге учета арестованного имущества нумеруются.

2) Допускается ведение учета арестованного имущества в электронном виде в форме электронной Книги учета арестованного имущества, формируемой в подсистеме АИС ФССП России.

Электронная Книга учета арестованного имущества ежемесячно выводится на бумажный носитель информации, заверяется подписью старшего судебного пристава и формируется в дело учета арестованного имущества. Ведение и оформление дела учета арестованного имущества, а также контроль за его ведением осуществляется в порядке, аналогичном предусмотренному в Инструкции для Книги учета арестованного имущества, ведущейся на бумаге.

11.25.5. В случаях необходимости изъятия оригинала основного документа из тома специального дела (например, возврат взыскателю исполнительного документа) в том помещается его копия.

11.25.6. Возвращение завершенных томов специальных дел в производство производится на основании вновь поступивших документов (входящих повторных обращений, жалоб, постановлений судебного пристава-исполнителя, иных должностных лиц Службы об отмене, судебных актов по результатам обжалования постановлений и др.).

При этом за томом специального дела не сохраняется ранее присвоенный номер, ему присваивается очередной номер в порядке, определенном в пункте 11.25.3 Инструкции.

11.25.7. Регистрация дела под новым номером осуществляется делопроизводителем, изымающим дело их архива.

11.25.8. При ознакомлении с томом специального дела лиц, имеющих право на ознакомление с ним в соответствии с законодательством Российской Федерации, исполнителем, осуществляющим производство по делу, на листе ознакомления делается соответствующая запись, содержащая сведения о снятии копий с документов.

11.26. Особенности организации работы по оформлению завершенных в делопроизводстве специальных номенклатурных дел, книг учета и их оперативному хранению:

11.26.1. В целях обеспечения сохранности документов специальных номенклатурных дел (книг учета), завершенных в делопроизводстве, создания условий для быстрого их поиска в структурном подразделении (аппарате управления) территориального органа Службы (в Управлении по исполнению особо важных исполнительных производств), в котором осуществлялось производство и учет по данным делам (далее — подразделение), организуется централизованное оперативное хранение указанных документов в отдельном помещении, удовлетворяющем требованиям, предъявляемым к хранилищам документов.

По истечении первого года оперативного хранения документов, указанных в первом абзаце данного пункта Инструкции, допускается организация их централизованного хранения в архиве аппарата управления территориального органа Службы (межрайонном хранилище при одном из подразделений судебных приставов).

В случае отсутствия в подразделении судебных приставов возможности выделения служебного помещения для централизованного оперативного хранения специальных номенклатурных дел, книг учета руководитель территориального органа Службы принимает меры по организации хранения указанных документов в запирающихся шкафах, размещенных в служебных кабинетах и коридорах, исключающих несанкционированный доступ к документам.

Оперативное хранение обычных номенклатурных дел осуществляется в рабочих кабинетах государственных гражданских служащих (работников), которым поручено ведение этих дел.

11.26.2. Обязанности по оформлению специальных номенклатурных дел (книг учета), завершенных в делопроизводстве, и организации их оперативного хранения закрепляются в должностных регламентах работников Службы.

11.26.3. Оформление специальных номенклатурных дел (книг учета), завершенных в делопроизводстве, осуществляется с соблюдением общих требований по оформлению номенклатурных дел, установленных Основными правилами работы ведомственных архивов.

В специальное номенклатурное дело группируются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

В том специального номенклатурного дела документы помещаются в хронологическом порядке (по датам поступления (отправки, создания), при этом документ-ответ помещается за документом-запросом). Пересистематизация документов в томах специальных номенклатурных дел при сдаче на централизованное архивное хранения не производится.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов группируются в отдельный том (часть тома), о чем в документе делается отметка.

Если объем тома специального дела превышает 250 листов, то он делится на части объемом до 250 листов без деления на части отдельных документов.

11.26.4. После завершения в делопроизводстве тома специального дела исполнитель подготавливает документы данного тома к передаче на централизованное оперативное хранение делопроизводителю:

подшивает или иным способом скрепляет документы тома, образовавшиеся или поступившие в ходе его производства. В случае исполнительного производства такими документами являются: заявление взыскателя о возбуждении исполнительного производства или сопроводительное письмо к исполнительному документу, исполнительный документ (в предусмотренных нормативными правовыми актами случаях его копия), постановление судебного пристава-исполнителя о возбуждении (об отказе в возбуждении, об окончании и иные) исполнительного производства, обращения сторон исполнительного производства и другие. В том специального дела исполнительного производства имущественного характера, оконченного в связи с фактическим исполнением требований исполнительного производства, в обязательном порядке помещаются копии документов, подтверждающих оплату задолженности по исполнительному производству в полном объеме: копии платежных поручений, квитанций, расписок и т.п. Запросы, направленные в интересах осуществления исполнительного производства в регистрирующие органы, кредитные и иные организации в форме электронного документа, а также ответы на них, поступившие в форме электронного документа, на бумагу не переносятся. Во внутренней описи соответствующего специального дела они отмечаются примечанием «электронный документ»;

нумерует листы документов, подшитых в том специального дела;

проверяет том специального дела на соответствие внутренней описи, оформляет итоговую запись к ней;

вносит необходимые уточнения в реквизиты обложки тома специального дела (указывает результат исполнения с указанием основания завершения производства с обязательной ссылкой на статью соответствующего нормативно-правового акта, крайние даты дела, количество листов документов в нем);

представляет том специального номенклатурного дела начальнику подразделения (его заместителю, который в соответствии с распределением обязанностей курирует исполнительное производство) для проверки.

11.26.4.1. Подшивка документов тома специального номенклатурного дела:

1) в зависимости от объема тома дела, завершенного в делопроизводстве, документы, включенные в его состав, скрепляются степлером либо прошиваются на три прокола в верхней трети левого поля листов с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них, а также, при необходимости, их ксерокопирования.

Сложенный лист (формата A2, A3) разворачивается и прошивается за левый край. При этом верхний край такого листа выравнивается по верхним краям листов дела формата A4. Лист формата A5 также выравнивается по верхним краям листов дела формата A4.

При подготовке к прошивке или скреплению документов тома дела металлические скрепления (скобы, скрепки) из отдельных документов удаляются;

2) в начале тома специального дела перед документами подшивается внутренняя опись документов тома.

11.26.4.2. Нумерация листов документов завершенного в делопроизводстве тома специального номенклатурного дела:

1) в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в завершенный том специального номенклатурного дела, все его листы (кроме внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором;

2) листы внутренней описи документов завершенного тома специального номенклатурного дела нумеруются отдельно;

3) листы частей томов специальных номенклатурных дел нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;

4) фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата A2, A3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист.

Если к документу (листу документа) другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.) подклеены одним краем, то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

5) в случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дел, допущенных исполнителем при подготовке их к передаче на оперативное хранение, допускается употребление литерных номеров листов, например: 4а, 4б, 4в и т.п.

11.26.4.3. Составление итоговой записи внутренней описи документов завершенного в делопроизводстве тома специального номенклатурного дела:

1) внутренняя опись документов тома специального номенклатурного дела ведется по установленной форме исполнителем;

2) в графы формы заносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов;

3) к внутренней описи документов завершенного в делопроизводстве дела исполнителем составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи;

4) внутренняя опись документов завершенного в делопроизводстве дела подписывается ее составителем (исполнителем);

5) изменения состава документов (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) завершенного в делопроизводстве дела отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи.

11.26.5. После завершения сдачи на централизованное оперативное хранение завершенных в делопроизводстве специальных номенклатурных дел (книг учета) делопроизводителем составляется сводная годовая опись дел, переданных на централизованное оперативное хранение за прошедший год.

Основанием для составления сводной годовой описи номенклатурных дел, переданных на централизованное оперативное хранение, служат акты приема-передачи завершенных в делопроизводстве дел и книг учета за каждый месяц прошедшего года, в том числе подготовленные с использованием подсистем АИС ФССП России в электронном виде.

Дела и их части по разделам сводной годовой описи номенклатурных дел, переданных на централизованное оперативное хранение, распределяются с учетом зонального принципа, месяца передачи на хранение и присвоенных при передаче порядковых номеров архивного учета.

11.26.6. Сводная годовая опись номенклатурных дел, переданных на централизованное оперативное хранение, утверждается начальником подразделения (в аппарате управления — руководителем территориального органа) и хранится в помещении для централизованного оперативного хранения документов вместе с документами соответствующего года (копия — у делопроизводителя).

11.26.7. Особенности оборудования служебных помещений для централизованного оперативного хранения документов завершенных в делопроизводстве специальных дел, книг учета. Противопожарные требования:

11.26.7.1. Для централизованного оперативного хранения документов завершенных в делопроизводстве дел, книг учета в каждом подразделении судебных приставов, аппарате управления выделяется и оборудуется отдельное служебное помещение, удовлетворяющее требованиям к помещениям хранилищ документов.

11.26.7.2. Служебные помещения, предназначенные для централизованного оперативного хранения документов завершенных в делопроизводстве специальных дел, книг учета, должны обеспечивать сохранность документов, соответствовать санитарно-гигиеническим и противопожарным требованиям к служебным помещениям, исключать возможность проникновения в них посторонних лиц.

11.26.7.3. Служебные помещения, предназначенные для централизованного оперативного хранения документов завершенных в делопроизводстве специальных дел, книг учета, оборудуются стеллажами для хранения номенклатурных дел и обеспечиваются необходимым противопожарным инвентарем.

11.26.7.4. С делопроизводителем проводится инструктаж по вопросам пожарной безопасности, правилам пользования противопожарным инвентарем.

11.26.8. Особенности систематизации завершенных в делопроизводстве дел и книг учета при централизованном оперативном хранении:

11.26.8.1. Делопроизводитель осуществляет систематизацию принятых на хранение томов специальных дел, а также книг учета в связки толщиной 10 — 15 см или в коробки, с учетом сроков их завершения (в пределах месяца, года) и сроков хранения, а в пределах месяца окончания — в порядке следования регистрационных номеров дел, книг учета соответственно. Допускается учитывать в систематизации исполнительных производств зональный признак осуществления исполнительного производства, а также выделение в отдельные группы документов по признаку сводного исполнительного производства, по признаку окончания исполнительного производства по основанию п. 8 ч. 1 ст. 47 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

11.26.8.2. На каждую связку (коробку) составляется внутренняя опись томов специальных дел (книг учета) и ярлык.

Во внутреннюю опись на связку (коробку) включаются графы: N п/п, индекс тома (книги учета), должник, взыскатель, предмет основного документа тома дела (наименование книги учета), примечания.

При заполнении внутренней описи на связку (коробку) в графах указывается следующая информация:

в графе 1 «N п/п» — порядковые учетные архивные номера томов специальных дел (книг учета), присвоенные им при сдаче в архив подразделения единым счетчиком ПК ОСП АИС ФССП России в пределах календарного года, в котором они окончены;

в графе 2 «Индекс документа» — номер тома дела (книги учета);

в графах 3 «Должник» и 4 «Взыскатель» — указываются лица, связанные с обработкой (рассмотрением, производством) основного документа тома дела (должник, взыскатель, правонарушитель, заявитель, должностное лицо, чьи действия (бездействие) обжалуются и др.): фамилия, имя, отчество (наименование организации, предприятия) должника (взыскателя);

в графе 5 «Предмет основного документа тома дела (наименование книги учета)» — предмет основного документа тома дела: предмет исполнения (транспортный налог, штраф ГИБДД, госпошлина, алименты и т.п.), объект розыска, категория правонарушения, предмет жалобы и др., либо наименование книги учета;

в графе 6 «Примечания» — основания изъятия, сведения о временной выдаче.

После составления внутренней описи на связку (коробку) должностным лицом подразделения, ответственным за архив, в соответствии с абзацами вторым и третьим пункта 11.9 Инструкции составляется и подписывается итоговая запись.

Внутренняя опись помещается в пластиковом файле перед первым томом дела (книгой учета) в связке (коробке).

Ярлык к связке (коробке) выносится на боковую сторону связки (коробки) и содержит информацию о годе и месяце, в пределах которого завершены тома специальных дел (книг учета), сроке хранения документов, а также порядковые учетные архивные номера первого и последнего тома специального дела (книги учета), помещенных в связку (коробку), при необходимости, номер зонального участка и фамилии, инициалы судебных приставов-исполнителей.

11.26.8.3. Внутри связки (коробки) тома дел, книги учета располагаются в порядке их указания во внутренней описи на связку (коробку).

11.26.8.4. Связки (коробки) с томами специальных дел (книгами учета) на стеллажах размещаются по месяцам завершения в пределах года и по порядковым учетным архивным номерам. Допускается также размещение указанных связок (коробок) с учетом зональных участков (для исполнительных производств).

11.26.8.5. В случае служебной необходимости тома специальных дел, тома книг учета, находящиеся на централизованном оперативном хранении, выдаются делопроизводителем исполнителям во временное пользование под подпись в Журнале выдачи документов с письменного разрешения начальника подразделения.

11.26.8.6. В случае возвращения завершенных дел в производство делопроизводитель изымает из связки (коробки) соответствующее дело, находящееся на централизованном оперативном хранении. Об изъятии дела в графе примечания внутренней описи на связку (коробку) по строке на данное дело оформляется запись о дате и причине его изъятия.

11.26.9. Особенности уничтожения документов завершенных в делопроизводстве специальных дел, книг учета с истекшими сроками хранения:

11.26.9.1. Сроки хранения документов дел, книг учета устанавливаются приказом ФССП России по согласованию с Федеральным архивным агентством.

11.26.9.2. После завершения календарного года проводится выделение к уничтожению завершенных в делопроизводстве томов специальных дел, книг учета и иных документов, находящихся на оперативном хранении, срок хранения которых истек в прошедшем году.

Работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения проводится специально создаваемой комиссией, численность которой определяется с учетом объема документов, подлежащих уничтожению, и должна составлять не менее трех человек (государственных гражданских служащих, работников).

Комиссию по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения возглавляет начальник подразделения. Персональный состав комиссии определяется его решением. В состав комиссии по согласованию с руководством территориального органа Службы включается представитель экспертной комиссии территориального органа. В состав комиссии также включается специалист аппарата управления территориального органа Службы, осуществляющий функции по обеспечению информационной безопасности.

11.26.9.3. Работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения завершается оформлением акта по установленной форме о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

11.26.9.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем территориального органа Службы.

11.26.9.5. В акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, книги учета, находящиеся на централизованном оперативном хранении, указываются отдельным разделом в начале акта.

11.26.9.6. Документы, не подлежащие хранению, уничтожаются механическим способом. После уничтожения документов завершается оформление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и полностью оформленные акты помещаются в номенклатурное дело соответствующего подразделения с актами.

11.27. Ведение специальных номенклатурных дел в электронном виде

11.27.1. Отдельные категории специальных номенклатурных дел, ведение которых осуществляется в электронном виде, помечаются в номенклатуре дел отметкой «(ведется в электронном виде)».

11.27.2. Электронное дело представляет собой ЭРК дела в подсистеме АИС ФССП России, содержащую внутреннюю опись, в которую включены ЭРК документов дела с привязанными к ним электронными документами или электронными копиями документов, исполненных на бумажном носителе.

11.27.3. При ведении в подразделении специальных номенклатурных дел в электронном виде для всех дел указанной категории должны выполняться следующие требования:

ведение электронных дел производится в автоматизированной системе, содержащей единую базу данных электронных дел подразделения;

делопроизводителем (при оформлении дела) и исполнителем (при производстве дела) обеспечивается актуальность информации о деле, содержащейся в карточке электронного дела в подсистеме АИС ФССП России;

карточки всех документов, сформированных или поступивших на бумажном носителе, включаются в состав электронного дела вместе с электронными копиями данных документов и с указанием должности, инициалов и фамилии работника, сформировавшего электронную копию документа;

оригиналы документов, оформленных или поступивших на бумажном носителе, после их сканирования и привязки к электронному делу, включаются в состав обычного номенклатурного дела, сформированного для данного вида документов («исполнительные документы», «заявления и ходатайства сторон исполнительного производства», «ответы на запросы кредитных организаций» и др.);

операции над электронным делом (формирование, передача в другое подразделение, проверка начальником подразделения, завершение, передача на оперативное хранение, возврат в производство, уничтожение и др.) регистрируются в подсистеме АИС ФССП России с указанием даты операции, инициалов и фамилии работника, который ее произвел.

11.27.4. Внутренняя опись электронного дела ведется автоматически на основании карточек документов, включенных в состав электронного дела. При необходимости формирование карточки электронного дела и внутренней описи электронного дела на бумажном носителе производится с помощью соответствующей подсистемы АИС ФССП России.

11.27.5. Местом хранения завершенных в делопроизводстве дел является подсистема АИС ФССП России подразделения. Уничтожение дел после истечения срока хранения производится с использованием функционала подсистемы АИС ФССП России по процедуре, аналогичной для дел на бумажных носителях.

12.1. Регистрация исполнительных документов
и иных документов, образующихся в процессе осуществления
функций ФССП России, заведение тома специального
номенклатурного дела, передача специальных
номенклатурных дел

12.1.1. Прием, обработка входящих документов, регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль их исполнения осуществляется в порядке, предусмотренном разделами IV и V Инструкции.

12.1.2. После регистрации документов, указанных в пункте 11.25.2 Инструкции, уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения заводится соответствующий том специального номенклатурного дела (за исключением тома специального номенклатурного дела предварительной проверки сообщения о преступлении).

12.1.3. Делопроизводитель при заведении дела включает в него обложку дела установленного образца, напечатанную на листе бумаги формата A4 с частично заполненными реквизитами. На обложке тома дела указывается:

номер номенклатурного дела и номер тома;

дата поступления основного документа;

срок хранения;

инициалы и фамилия исполнителя, которому передается дело с основным документом для исполнения (для исполнительного производства, в т.ч. сводного, — судебного пристава-исполнителя с учетом зонального принципа обслуживания территории, для разыскного дела — судебного пристава-исполнителя, уполномоченного осуществлять разыскные мероприятия, отдельные исполнительные действия и (или) отдельные меры принудительного исполнения и т.д.);

N зонального участка (для исполнительного производства, в т.ч. сводного);

предмет основного документа:

для исполнительного производства, в т.ч. сводного, — предмет исполнения;

для разыскного дела и для дела по розыску гражданина — ответчика и (или) ребенка — объект розыска;

для дела по поручению совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения — вид поручения судебного пристава-исполнителя;

для дела по жалобе, поступившей в порядке подчиненности, — предмет жалобы;

для дела об административном правонарушении — категория правонарушения;

для дела по предварительной проверке сообщения о преступлении — основной состав;

сведения о лицах, связанных с обработкой (рассмотрением, производством) основного документа дела (должник, взыскатель, правонарушитель, заявитель, должностное лицо, чьи действия (бездействие) обжалуются, разыскиваемое лицо и др.).

Делопроизводитель при заведении тома специального номенклатурного дела включает в него:

печатный образ бланка внутренней описи тома дела установленного образца на бумажном носителе, ведущейся в электронном виде и являющейся неотъемлемой частью ЭРК основного документа, с записью в нем основного документа и иных поступивших с ним документов (заявление, сопроводительное письмо, доверенность и др.);

основной документ (подлинник или копия) и иные поступившие с ним документы.

Для исполнительного производства такими документами могут являться заявление взыскателя или его представителя о возбуждении исполнительного производства, сопроводительное письмо к акту уполномоченного органа, надлежащим образом оформленная доверенность стороны исполнительного производства, лист ознакомления с материалами дела.

12.1.4. Поступивший (созданный) основной документ, на основании которого заведен том специального номенклатурного дела, учитывается в соответствующей книге учета под присвоенным ему регистрационным номером.

Исполнительные документы учитываются в книге учета исполнительных документов, постановления судебного пристава-исполнителя о розыске — в книге учета постановлений о розыске, разыскные дела — в журнале учета (регистрации) разыскных дел, судебные акты по гражданским делам о розыске гражданина-ответчика и (или) ребенка — в книге учета судебных актов по гражданским делам о розыске граждан-ответчиков и (или) детей и т.п.

Книги и журналы учета включаются в номенклатуру дел подразделения Службы в качестве номенклатурных дел.

12.1.5. Том специального дела после его заведения делопроизводителем передается исполнителю в трехдневный срок со дня поступления (создания) основного документа в подразделение Службы, а по исполнительным документам, подлежащим немедленному исполнению, — после поступления в подразделение судебных приставов и регистрации немедленно.

Том специального дела после его получения из другого подразделения Службы (например, исполнительное производство, передаваемое в соответствии с ч. 7 ст. 33 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве») делопроизводителем передается исполнителю в трехдневный срок со дня его поступления в подразделение Службы.

Факт получения исполнителем основного документа (тома специального дела с основным документом), поступившего из другого подразделения Службы тома специального дела, удостоверяется в соответствующей книге учета (в распечатке книги учета при ведении ее в электронном виде) или в реестре на передачу документов установленного образца его подписью с расшифровкой и указанием даты получения.

12.1.6. Документы (их копии в случаях, предусмотренных законодательными или нормативными правовыми актами), созданные или полученные при рассмотрении основного документа тома специального дела (его обработки, производства по нему), исполнитель приобщает к материалам соответствующего тома дела и заносит сведения о приобщенных документах во внутреннюю опись документов тома в день их создания или получения.

Обращения, заявления, ходатайства (за исключением жалоб, поданных в порядке подчиненности), поступившие в подразделение и связанные с обработкой (рассмотрением, производством) основного документа тома специального дела, а также копии результатов их рассмотрения передаются после их регистрации делопроизводителем исполнителю, ведущему производство, для приобщения к материалам соответствующего тома специального номенклатурного дела.

Запросы в интересах осуществления исполнительного производства сведений о должнике или его имуществе, подготовленные и направленные судебным приставом-исполнителем в форме электронного документа в регистрирующие органы, кредитные и иные организации, а также ответы на них, поступившие в форме электронного документа, сохраняются с их ЭРК в базе данных ПК ОСП структурного подразделения без создания и оформления на бумаге соответствующей им печатной формы. ЭРК указанных документов связываются с ЭРК основного документа соответствующего специального дела, их даты и регистрационные номера фиксируются во внутренней описи этого дела с примечанием «электронный документ».

12.1.7. При ознакомлении сторон исполнительного производства, их представителей с документами исполнительного производства судебным приставом-исполнителем на листе ознакомления делается соответствующая запись, содержащая сведения о снятии копий с документов.

12.1.8. Передача тома специального дела между исполнителями внутри подразделения Службы оформляется актом приема-передачи, утверждаемым начальником структурного подразделения. В акте отражается N тома, его комплектность с указанием количества листов, дата передачи, инициалы и фамилия исполнителя, передавшего и принявшего, при необходимости, другая информация.

Акт оформляется в двух экземплярах, один из которых помещается в переданный том дела, второй — в номенклатурное дело подразделения с актами. При передаче всех дел от одного исполнителя другому в связи с увольнением, отпуском, изменением должностных обязанностей и др. помещение копии акта в переданные тома дел не обязательно.

12.1.9. Передача специальных номенклатурных дел по исполнительным производствам, в т.ч. сводным, между подразделениями Службы осуществляется в порядке, определенном статьей 33 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

Том специального дела направляется в другое подразделение судебных приставов с сопроводительным письмом нарочно или заказной почтой.

При массовой передаче дел между подразделениями Службы в случае реорганизации подразделений Службы (создании, расформировании, изменении их функций, зоны обслуживания) оформляется акт приема-передачи, утверждаемый начальниками этих структурных подразделений.

В акте отражаются N специальных номенклатурных дел и их томов, их комплектность с указанием количества листов, дата передачи, инициалы и фамилия исполнителя, передавшего и принявшего дело, при необходимости, другая информация (например, новый номер дела, присвоенный при его регистрации в подразделении-получателе).

Акт оформляется в двух экземплярах, помещаемых в номенклатурное дело с актами в соответствующих подразделениях.

12.1.10. Дела, не завершенные по состоянию на 31 декабря текущего года, учитываются в заведенной на новый календарный год книге учета без перерегистрации с сохранением присвоенных им ранее уникальных регистрационных номеров.

12.2. Особенности ведения Книги учета
арестованного имущества

12.2.1. В подразделении судебных приставов территориального органа (Управлении по исполнению особо важных исполнительных производств) Службы старшим судебным приставом или иным государственным служащим, на которого возложена эта обязанность, ведется Книга учета арестованного имущества, оформленная в соответствии с разделом XI Инструкции.

12.2.2. В указанную книгу вносятся сведения о подлежащем передаче взыскателю или реализации имуществе, арестованном для обеспечения его сохранности, а также при исполнении судебных актов: о конфискации имущества (обращения его в собственность государства); о наложении ареста на имущество, принадлежащее должнику и находящееся у него или у третьих лиц (арестованное в целях обеспечения иска).

12.2.3. Записи о процессуальных действиях, совершенных судебным приставом-исполнителем, вносятся в Книгу учета арестованного имущества в течение двух рабочих дней с момента совершения действия.

12.2.4. Старший судебный пристав ежемесячно, а главный судебный пристав субъекта (главный судебный пристав субъектов) Российской Федерации ежеквартально проверяют правильность ведения Книги учета арестованного имущества (Директор или его заместитель, курирующий Управление по исполнению особо важных исполнительных производств, — Книги учета арестованного имущества Управления по исполнению особо важных исполнительных производств соответственно) и делают запись о результатах проверки, которую заверяют личной подписью.

12.2.5. Ежемесячно в Книгу учета арестованного имущества включается запись баланса с указанием:

1) общей стоимости арестованного имущества;

2) общей стоимости арестованного и переданного на реализацию имущества;

3) суммы денежных средств, полученных от реализации указанного имущества, зачисленных на счет структурного подразделения;

4) стоимости нереализованного и отозванного с реализации имущества;

5) стоимости имущества, переданного взыскателю;

6) стоимости имущества, возвращенного должнику;

7) суммы денежных средств, перечисленных взыскателю (должнику).

Баланс подводится в Книге учета арестованного имущества нарастающим итогом с учетом остатка на начало года и заверяется личной подписью старшего судебного пристава (начальника Управления по исполнению особо важных исполнительных производств), а также печатью соответствующего структурного подразделения. Баланс подводится в первый рабочий день месяца, следующего за отчетным.

12.2.6. Книга арестованного имущества хранится в металлическом шкафу (сейфе) в соответствии с правилами хранения документов строгой отчетности.

12.2.7. Ежегодно заводится новая Книга учета арестованного имущества, в которую переносятся сведения:

1) об имуществе, подлежащем реализации, которое не реализовано,

не передано взыскателю и не возвращено должнику;

2) об имуществе, подлежащем передаче взыскателю, которое не передано взыскателю;

3) об имуществе, подлежащем передаче в собственность государства, которое не передано государственным органам или организациям для обращения в государственную собственность;

4) об имуществе, арестованном в обеспечение иска, о чем ставится соответствующая отметка в графе 26 Книги учета арестованного имущества.

12.2.8. Старший судебный пристав (начальник Управления по исполнению особо важных исполнительных производств) в конце года производит проверку законченной книги, составляет итоговый баланс с указанием стоимости имущества по остатку на начало года, имущества, переданного на реализацию в текущем году, и имущества, которое переходит остатком на следующий отчетный год, заверяет итоги проверки своей подписью и оттиском печати отдела.

После оформления законченной Книги арестованного имущества старший судебный пристав (начальник Управления по исполнению особо важных исполнительных производств) в течение 14 дней предоставляет ее для проверки главному судебному приставу субъекта (главному судебному приставу субъектов) Российской Федерации (Директору или его заместителю, курирующему Управление по исполнению особо важных исполнительных производств директора, соответственно), который оформляет результаты проверки записью «Согласен» или «Не согласен» (с обоснованием несогласия) и заверяет ее личной подписью с указанием даты.

После проверки Книги арестованного имущества главным судебным приставом субъекта (главным судебным приставом субъектов) Российской Федерации (Директором или его заместителем, курирующим Управление по исполнению особо важных исполнительных производств, соответственно) законченная книга в течение 10 дней возвращается в соответствующее подразделение судебных приставов для передачи на оперативное хранение.

12.3. Организация передачи документов завершенных
в делопроизводстве томов специальных дел, книг учет
на централизованное оперативное хранение

12.3.1. Завершение в делопроизводстве томов специальных дел производится:

для исполнительного производства — при окончании или прекращении исполнительного производства;

для сводного исполнительного производства — при окончании или прекращении последнего из исполнительных производств в его составе;

для разыскного дела — при прекращении розыска;

для дела по розыску гражданина-ответчика и (или) ребенка — при прекращении розыска;

для дела по поручению совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения — на основании отчета судебного пристава-исполнителя об исполнении поручения совершить исполнительные действия и (или) применить меры принудительного исполнения;

для дела по жалобе, поступившей в порядке подчиненности, — на основании результата рассмотрения жалобы, поступившей в порядке подчиненности (постановления, служебного письма);

для дела об административном правонарушении — при наступлении обстоятельств, предусмотренных статьей 24.5 КоАП Российской Федерации;

для дела по предварительной проверке сообщения о преступлении — на основании постановления о возбуждении уголовного дела или постановления об отказе в возбуждении уголовного дела.

12.3.2. Завершение в делопроизводстве тома специального дела оформляется по результатам его проверки начальником подразделения (его заместителем, который в соответствии с распределением обязанностей курирует исполнительное производство) на его обложке. Запись о результатах проверки начальник подразделения (его заместитель) заверяет личной подписью с указанием инициалов и фамилии, проставлением даты оформления записи.

При проверке дела исполнительного производства имущественного характера, оконченного в связи с фактическим исполнением требований исполнительного производства, старший судебный пристав (его заместитель) в обязательном порядке проверяет наличие в деле копий документов, подтверждающих оплату задолженности по исполнительному производству в полном объеме (копии платежных поручений, квитанций, расписок и т.п.).

Проверка факта направления запроса в форме электронного документа и получения ответа на него осуществляется просмотром информации по соответствующему тому специального дела, хранящейся в АИС ФССП России.

12.3.3. Прием документов (томов специальных дел, книг учета), передаваемых исполнителями для централизованного оперативного хранения, распределение их в помещении для хранения осуществляется уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения (делопроизводителем).

12.3.3.1. Передачу исполнителями завершенных в делопроизводстве дел, а также ведущихся ими книг учета на централизованное оперативное хранение делопроизводителю организует начальник подразделения.

12.3.3.2. Старший судебный пристав (начальник Управления по исполнению особо важных исполнительных производств) утверждает график приема делопроизводителем на централизованное оперативное хранение завершенных в делопроизводстве в прошедшем месяце томов специальных дел и книг учета, ведущихся судебными приставами-исполнителями, ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным.

12.3.3.3. Делопроизводителем прием на централизованное оперативное хранение от судебных приставов-исполнителей завершенных в делопроизводстве в прошедшем месяце томов специальных дел и книг учета производится в течение месяца, следующего за отчетным.

12.3.3.4. Проекты графиков приема на централизованное оперативное хранение завершенных в делопроизводстве томов специальных дел, книг учета делопроизводитель разрабатывает во взаимодействии с судебными приставами-исполнителями и представляет для утверждения старшему судебному приставу (начальнику Управления по исполнению особо важных исполнительных производств) ежемесячно не позднее 10 числа.

12.3.3.5. При приеме на централизованное оперативное хранение завершенных в делопроизводстве томов специальных дел делопроизводитель проверяет:

наличие отметки начальника подразделения (его заместителя) о проверке завершенного в делопроизводстве тома специального дела и ее содержание;

соответствие документов тома специального дела внутренней описи. При проверке дела исполнительного производства имущественного характера, оконченного в связи с фактическим исполнением требований исполнительного производства, в обязательном порядке проверяется наличие в деле копий документов, подтверждающих оплату задолженности по исполнительному производству в полном объеме (копии платежных поручений, квитанций, расписок и т.п.). Проверка факта направления запроса в форме электронного документа и получения ответа на него осуществляется просмотром информации по соответствующему тому специального дела, хранящейся в АИС ФССП России;

надежность скрепления или прошивку документов дела.

В случае, когда дело подготовлено к передаче на централизованное оперативное хранение в порядке, предусмотренном п. 11.26.5 Инструкции, делопроизводитель во внутренней описи дела делает отметку о соответствии описи фактическому составу дела.

Отметка делопроизводителя заверяется его подписью с указанием инициалов и фамилии, проставлением даты приема дела.

12.3.3.6. Факт передачи исполнителем делопроизводителю в соответствии с утвержденным графиком завершенных в делопроизводстве дел, книг учета фиксируется в двухстороннем акте, который подписывается указанными выше должностными лицами и утверждается начальником подразделения.

12.3.3.7. Проекты актов о передаче на централизованное оперативное хранение завершенных в делопроизводстве томов специальных номенклатурных дел (книг учета) исполнители, передающие указанные документы, готовят в двух экземплярах.

После подписи акта сдающим и принимающим должностными лицами и утверждения его начальником подразделения один экземпляр акта передается делопроизводителю, второй хранится у исполнителя.

Акт о передаче на централизованное оперативное хранение завершенных в делопроизводстве томов специальных номенклатурных дел (книг учета) может оформляться и храниться в форме электронного документа в подсистеме АИС ФССП России с использованием исполнителем, делопроизводителем и начальником подразделения простой электронной подписи.

12.3.4. После сдачи завершенных в делопроизводстве дел прошедшего года на централизованное оперативное хранение руководители территориальных органов Службы организуют проведение инвентаризации указанных документов комиссиями, возглавляемыми начальниками подразделений, с включением в их состав не менее одного специалиста аппарата управления по направлению деятельности. Допускается проведение инвентаризации завершенных в делопроизводстве дел поквартально с составлением соответствующих актов.

В ходе инвентаризации проверяется соответствие сводной годовой описи номенклатурных дел, переданных на централизованное оперативное хранение, учетным данным подсистемы АИС ФССП России за соответствующий период, а также правомерность и обоснованность принятия решений о завершении дел, укомплектованность томов специальных дел в соответствии с внутренними описями. Выявленные недостатки устраняются в ходе инвентаризации.

Результаты инвентаризации оформляются актом. При поквартальной инвентаризации завершенных в делопроизводстве дел итоговый акт инвентаризации оформляется на основании квартальных актов.

О проведении инвентаризации завершенных в делопроизводстве дел прошедшего года, переданных на централизованное оперативное хранение, и ее результатах руководители территориальных органов Службы ежегодно до 30 апреля года, следующего за отчетным, информируют Управление делопроизводства.

13.1. Экспертиза ценности документов проводится в Службе при подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

13.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Службе создается Центральная экспертная комиссия.

13.3. Правовой статус ЦЭК, а также порядок ее деятельности определяется положением о ней, согласованным с Федеральным архивным агентством, утвержденным приказом Службы.

13.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях государственными служащими, ответственными за делопроизводство, совместно с ЦЭК.

13.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Службы; с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

13.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел Службы путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.

13.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

13.8. Опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

13.9. В архивный фонд Службы дела сдаются по описям, подготовленным структурными подразделениями по установленной форме через три года после завершения дел в делопроизводстве <*>.

———————————

<*> Основные правила работы ведомственных архивов. Введены в действие Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263. Изданы типографией газеты «Красная звезда», Москва, 1986.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Службы, по которой осуществляется передача дел на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

13.10. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

13.11. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

13.12. Опись дел структурного подразделения (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности, согласовывает начальник Управления делопроизводства и утверждает руководитель структурного подразделения. Один экземпляр описи передается в архив Службы вместе с делами, второй — остается в структурном подразделении.

13.13. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК. Затем после утверждения Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения акты об уничтожении документов утверждаются первым заместителем Директора, возглавляющим ЦЭК.

13.14. При составлении акта о выделении документов к уничтожению за центральный аппарат Службы названия его структурных последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.

14.1. Документы Службы являются федеральной собственностью, относятся к Архивному фонду Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации.

14.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив Службы не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в структурных подразделениях Службы.

Передача дел в архив Службы производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях Службы.

14.3. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет отдел документационного обеспечения УДП, который обеспечивает формирование и использование архивного фонда Службы.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Службы не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

14.4. До передачи в архив Службы номенклатурные дела формируются и хранятся в течение трех лет в структурных подразделениях.

Руководители структурных подразделений и государственные служащие, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

14.5. При подготовке структурными подразделениями дел к передаче в архив Службы отделом документационного обеспечения УДП предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Службы. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются структурными подразделениями.

Прием дел осуществляется отделом документационного обеспечения УДП в присутствии государственного служащего структурного подразделения, ответственного за передачу дел. На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи государственных служащих отдела документационного обеспечения УДП, принявшего дела, и структурного подразделения, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Службы передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае исключения структурного подразделения из структуры Службы либо изменения структуры, государственный служащий, ответственный за делопроизводство, оформляет завершенные в делопроизводстве дела и передает их в архив Службы независимо от сроков хранения.

14.6. Передача дел, упакованных в связки, в архив Службы осуществляется по графику, подготовленному отделом документационного обеспечения, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному приказом Службы.

14.7. О выполнении графика передачи дел в архив Службы, состоянии переданных дел, соответствии их количества сводной номенклатуре Управление делопроизводства информирует служебной запиской первого заместителя Директора.

15.1. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан (далее — обращения граждан) в Службе ведется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 г. N 1316 «Вопросы Федеральной службы судебных приставов», Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, настоящей Инструкцией.

15.2. В Службе рассматриваются индивидуальные и коллективные обращения граждан, а также ходатайства в их поддержку по вопросам деятельности ФССП России, порядка исполнения государственных функций и оказания государственных услуг, поступающие в письменной форме или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан.

Обращения граждан и организаций по вопросам определения порядка общения с детьми и об определении места жительства детей, поступившие в центральный аппарат Службы, не направляются в территориальные органы ФССП России, а рассматриваются в центральном аппарате Службы.

15.3. Положения настоящего раздела распространяются на порядок рассмотрения обращений граждан по вопросам, входящим в предмет ведения Службы, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и федеральными законами.

15.4. Для целей настоящего раздела Инструкции используются следующие термины:

обращение — направленные в Службу, ее должностным лицам в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Службу;

предложение — рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов по направлениям деятельности Службы, развитию общественных отношений в сферах обеспечения установленного порядка деятельности судов, принудительного исполнения судебных решений и актов иных уполномоченных органов;

заявление — просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе Службы, ее должностных лиц, либо критика указанных органов и должностных лиц;

жалоба — просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

15.5. Порядок приема, регистрации обращений, их формирования в производства, оформления производства, размножения, систематизации и хранения, а также контроля за их рассмотрением устанавливается разделами V, VI и VII настоящей Инструкции.

15.6. Общие требования к рассмотрению обращений граждан и представителей организаций:

15.6.1. Обращение, поступившее в Службу или ее должностному лицу в соответствии с его компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению, за исключением обращений, указанных в пунктах 15.6.6, 15.6.11, 15.6.12 настоящей Инструкции.

Обращение, поступившее в Службу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

15.6.2. Федеральная служба судебных приставов:

15.6.2.1. Обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости — с участием гражданина, направившего обращение;

15.6.2.2. Запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц;

15.6.2.3. Принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

15.6.2.4. Дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

15.6.2.5. Уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

15.6.3. Обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, считается повторным:

если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первому обращению;

если со времени подачи первого обращения истек установленный законом срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные по одному и тому же вопросу, по которому заявителю даны исчерпывающие ответы уполномоченными должностными лицами Службы.

15.6.4. Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в Службу, или обращения одного и того же заявителя с одинаковым текстом считаются дубликатами.

Дубликаты обращений, поступившие в течение месяца со дня дачи заявителю исчерпывающего ответа, повторному рассмотрению не подлежат и помещаются в производство по рассмотрению первого обращения.

При поступлении нескольких обращений от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, в которых обжалуются решения, принятые по предыдущим обращениям, и при этом в обращениях не приводятся новые данные или обстоятельства, все последующие обращения регистрируются как дубликаты и приобщаются к ранее поступившим обращениям с уведомлением заявителя о результатах рассмотрения обращения, поступившего первым.

15.6.5. Ответ на письменное обращение, поступившее в Службу либо ее должностному лицу в форме электронного документа, направляется по почтовому адресу либо по адресу электронной почты, указанному в обращении.

15.6.6. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

15.6.7. В сообщении о результатах рассмотрения заявителю указывается, какие меры приняты по полному или частичному восстановлению его законных прав и интересов или мотивы отказа в удовлетворении обращения.

Обращение гражданина считается удовлетворенным, когда приняты меры по полному или частичному восстановлению его прав и законных интересов.

Повторным удовлетворенным считается обращение гражданина, в котором обжалуется ответ должностного лица Службы, ранее оставившего обращение без удовлетворения, и которое удовлетворено при рассмотрении вышестоящим должностным лицом Службы. При этом первичное решение отменяется.

15.6.8. Директор (руководитель территориального органа ФССП России) вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по вопросу, на который ему неоднократно направлялись письменные ответы по существу, при условии, что очередное и ранее направляемые обращения направлялись в Службу или одному и тому же должностному лицу Службы и в очередном обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Решение о прекращении переписки, принятое Директором (руководителем территориального органа ФССП России), оформляется в виде резолюции на заключении о прекращении переписки с гражданином, подготовленном исполнителем.

В указанном заключении излагаются конкретные доводы и причины прекращения переписки с гражданином, оно подписывается руководителем структурного подразделения и визируется курирующим данное подразделение заместителем Директора (заместителем руководителя территориального органа ФССП России).

О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

15.6.9. Если в обращении гражданина содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган или должностному лицу в соответствии с его компетенцией.

15.6.10. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

15.6.11. Служба или ее должностное лицо при получении письменного обращения, содержащего нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи, вправе оставить обращение без ответа и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом на обращение.

При отказе в рассмотрении обращения ответ должен быть мотивирован и понятен.

Решение об оставлении обращения без ответа принимается должностными лицами Службы, уполномоченными рассматривать обращения граждан, на основании служебной записки исполнителя.

15.6.12. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не направляется, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией. Гражданин, направивший подобное обращение, уведомляется об этом, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

15.6.13. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

15.6.14. По каждому обращению, зарегистрированному в центральном аппарате (территориальном органе) Службы, должно быть принято одно из следующих решений, с обязательным уведомлением заявителя в течение семи дней со дня регистрации обращения:

принять обращение к рассмотрению по существу;

направить обращение для рассмотрения в территориальный орган (структурное подразделение территориального органа) Службы;

направить обращение в другой государственный орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

приобщить обращение к ранее поступившему обращению;

оставить обращение без рассмотрения.

15.6.15. Категорически запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

15.6.16. В случаях обжалования решения по обращению, принятого должностным лицом Службы, жалоба рассматривается и разрешается вышестоящим начальником.

15.6.17. По проверке заявлений, которые рассматриваются или проверяются в центральном аппарате Службы, в необходимых случаях могут даваться соответствующие поручения руководителям территориальных органов ФССП России.

15.6.18. Подразделениями по рассмотрению обращений граждан Службы на «особый контроль» берутся обращения граждан, направляемые в ФССП России из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, если после рассмотрения обращения им требуется дать ответ.

При необходимости любые заявления и жалобы, направленные в территориальные органы или подразделения для рассмотрения по существу, а также поручения по ним могут быть взяты на особый контроль начальниками структурных подразделений центрального аппарата Службы.

15.6.19. По обращениям, в которых отсутствуют сведения, достаточные для их рассмотрения (о местонахождении исполнительного документа, адресах сторон исполнительного производства, об органе, принявшем решение), подразделение по рассмотрению обращений граждан в семидневный срок со дня регистрации уведомляет заявителей о необходимости представления дополнительной информации для рассмотрения их обращений по существу.

15.7. Сроки рассмотрения обращений граждан:

15.7.1. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию центрального аппарата Службы, направляются Управлением делопроизводства в течение семи дней со дня регистрации в территориальные органы ФССП России, в государственный орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных в обращении.

15.7.2. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов или должностных лиц, копии обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы или соответствующим должностным лицам.

15.7.3. Письменные обращения, поступившие в центральный аппарат (территориальные органы) Службы, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

15.7.4. В исключительных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен Директором либо заместителем Директора, курирующим соответствующее направление деятельности, но не более чем на 30 дней на основании мотивированной докладной записки. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения.

15.7.5. Обращения, взятые на особый контроль, снимаются с контроля только после разрешения и направления ответа заявителю.

15.7.6. По поручению, направленному из центрального аппарата Службы в ее территориальный орган в связи с обращением граждан, ответ заявителю направляется за подписью руководителя территориального органа (исполняющего обязанности руководителя) или его заместителя со ссылкой, что проверка проведена по поручению Службы.

15.8. Обобщение итогов работы по рассмотрению обращений граждан:

15.8.1. Руководители структурных подразделений центрального аппарата и территориальных органов Службы несут персональную ответственность за организацию работы по рассмотрению и разрешению обращений граждан, проводят анализ результатов рассмотрения поступивших обращений за полугодие и год, разрабатывают и осуществляют мероприятия, обеспечивающие рассмотрение обращений граждан в точном соответствии с требованиями федерального законодательства.

15.8.2. Управление делопроизводства:

проверяет организацию работы по рассмотрению обращений граждан в структурных подразделениях центрального аппарата и территориальных органах Службы;

осуществляет контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений структурными подразделениями центрального аппарата Службы;

обобщает результаты работы центрального аппарата и территориальных органов Службы по рассмотрению обращений граждан за полугодие и год и представляет доклад Директору;

представляет Директору по итогам года проект доклада о результатах рассмотрения обращений граждан в Службе для последующего направления в Минюст России и Правительство Российской Федерации.

Согласовано
Руководитель Федерального
архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ
12 августа 2010 г.

                                Герб России

                 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                   ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
                               (ФССП России)

                                  ПРИКАЗ

                                  Москва

_______________                                              N ____________

Образец бланка приказа Федеральной службы
судебных приставов

                                Герб России

                   ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ

             УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
                    ПО МОСКВЕ (УФССП РОССИИ ПО МОСКВЕ)

                                  ПРИКАЗ

                                  Москва

_______________                                              N ____________

Образец бланка приказа территориального органа Федеральной
службы судебных приставов

                                Герб России

                 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                   ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
                               (ФССП России)

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                                  Москва

_______________                                              N ____________

Образец бланка распоряжения Федеральной службы
судебных приставов

                                Герб России

                   ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ

             УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
                    ПО МОСКВЕ (УФССП РОССИИ ПО МОСКВЕ)

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                                  Москва

_______________                                              N ____________

Образец бланка распоряжения территориального органа
Федеральной службы судебных приставов

                                Герб России

             УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
                   ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ (УФССП РОССИИ
                          ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ)

                 ОТДЕЛ СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ ПО БАЛАКОВСКОМУ
                           И ХВАЛЫНСКОМУ РАЙОНАМ

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

                                 Балаково

_______________                                              N ____________

Образец бланка распоряжения отдела судебных
приставов территориального органа Федеральной службы
судебных приставов

                                Герб России

                 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                   ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
                               (ФССП России)

                                 УКАЗАНИЕ

                                  Москва

_______________                                             N _____________

Образец бланка указания Федеральной службы
судебных приставов

                                Герб России

                   ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ

             УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
                    ПО МОСКВЕ (УФССП РОССИИ ПО МОСКВЕ)

                                 УКАЗАНИЕ

                                  Москва

_______________                                             N _____________

Образец бланка указания территориального органа Федеральной
службы судебных приставов

                                Герб России

             УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
                   ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ (УФССП РОССИИ
                          ПО САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ)

                 ОТДЕЛ СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ ПО БАЛАКОВСКОМУ
                           И ХВАЛЫНСКОМУ РАЙОНАМ

                                 УКАЗАНИЕ

                                 Балаково

_______________                                             N _____________

Образец бланка указания отдела судебных
приставов территориального органа Федеральной службы
судебных приставов

           ФЕДЕРАЛЬНАЯ                                  ФЕДЕРАЛЬНАЯ
         СЛУЖБА СУДЕБНЫХ                                 ТАМОЖЕННАЯ
           ПРИСТАВОВ                                      СЛУЖБА

                                  ПРИКАЗ

                                  Москва

_______________                                             N _______/_____

Образец оформления реквизитов на первом листе
совместного приказа

                                Герб России

                 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                   ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
                               (ФССП России)

                            ВЫПИСКА из ПРИКАЗА

                                  Москва

_______________                                             N _______/_____

Образец бланка выписки из приказа Федеральной службы
судебных приставов

             Герб России

        МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
        РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

         ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
         СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
            (ФССП России)

              ДИРЕКТОР

ул. Кузнецкий Мост, д. 16/5, стр. 1,
           Москва, 107996
      Телефон: (495) 870 94 01,
        Факс: (495) 870 94 11
            ca@fssprus.ru
 ОКПО 00083316, ОГРН 1047796859791,
    ИНН 7709576929/КПП 770201001

_________________ N ________________
На N ________________ от ___________

Образец бланка письма
директора Федеральной службы судебных приставов — главного
судебного пристава Российской Федерации

             Герб России

        МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
        РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

         ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
         СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
            (ФССП России)

ул. Кузнецкий Мост, д. 16/5, стр. 1,
           Москва, 107996
      Телефон: (495) 870 95 50,
        Факс: (495) 870 69 99
            ca@fssprus.ru
 ОКПО 00083316, ОГРН 1047796859791,
    ИНН 7709576929/КПП 770201001

_______________ N __________________
На N __________ от _________________

Образец бланка письма
Федеральной службы судебных приставов

              Герб России

          ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
          СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ

     УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
     СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ ПО МОСКВЕ
       (УФССП России по Москве)

ул. Бутырский Вал, д. 5, Москва, 125047
     Телефон/Факс: (499) 558-04-22
          fssp-moskow@mail.ru
   ОКПО 7539334, ОГРН 1047704058093,
     ИНН 7704270863/КПП 771001001

_______________ N __________________
На N __________ от _________________

Образец бланка письма территориального органа Федеральной
службы судебных приставов

              Герб России

     УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
     СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ ПО МОСКВЕ
       (УФССП России по Москве)

      Пресненский районный отдел
          судебных приставов

ул. Бутырский Вал, д. 5, Москва, 125047
     Телефон/Факс: (499) 270-59-34

__________________ N __________________
На N _____________ от _________________

Образец бланка письма отдела судебных
приставов территориального органа Федеральной службы
судебных приставов

     Герб России

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
 СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
    (ФССП России)

_________ N ________

       Москва

Образец общего бланка Федеральной службы судебных приставов

         Герб России

     ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
     СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ ПО МОСКВЕ
  (УФССП России по Москве)
_____________ N _____________

           Москва

Образец общего бланка территориального органа Федеральной
службы судебных приставов

┌───────────────────────────────────┐   ┌─────────────────────────────────┐
│            Герб России            │   │           Герб России           │
│                                   │   │                                 │
│       МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ        │   │       ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА        │
│       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ        │   │       СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ        │
│                                   │   │                                 │
│        ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА         │   │  УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ  │
│        СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ         │   │   СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ ПО МОСКВЕ  │
│           (ФССП России)           │   │     (УФССП России по Москве)    │
│                                   │   │                                 │
│   ул. Кузнецкий Мост, д. 16/5,    │   │        ул. Бутырский Вал,       │
│      стр. 1, Москва, 107996       │   │       д. 5, Москва, 125047      │
│     Телефон: (495) 620 64 05,     │   │  Телефон/Факс: (499) 558-04-22  │
│       Факс: (495) 621 82 82       │   │        fssp-moskow@mail.ru      │
│           ca@fssprus.ru           │   │        -------------------      │
│          ---------------          │   │ОКПО 7539334, ОГРН 1047704058093,│
│ОКПО 00083316, ОГРН 1047796859791, │   │  ИНН 7704270863/КПП 771001001   │
│   ИНН 7709576929/КПП 770901001    │   │                                 │
│                                   │   │                                 │
│________________ N ________________│   │________________ N ______________│
│                                   │   │                                 │
│На N ___________ от _______________│   │На N ___________ от _____________│
└───────────────────────────────────┘   └─────────────────────────────────┘

┌───────────────────────────────────┐
│            Герб России            │
│                                   │
│   УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ   │
│    СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ ПО МОСКВЕ   │
│       (УФССП России по Москве)    │
│                                   │
│    Пресненский районный отдел     │
│        судебных приставов         │
│                                   │
│         ул. Бутырский Вал,        │
│        д. 5, Москва, 125047       │
│   Телефон/Факс: (499) 270-59-34   │
│                                   │
│________________ N ________________│
│                                   │
│На N ___________ от _______________│
└───────────────────────────────────┘

Образцы оттисков клише угловых штампов

                                Герб России

                 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                   ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
                               (ФССП России)

                                 ПРОТОКОЛ

___________________________________________________________________________

                                  Москва

__________________                                       __________________

Образец бланка протокола Федеральной службы
судебных приставов

    ______________________ С.В. Сазанов
    ______________________ В.В. Воронин
    ______________________ А.А. Волков
    ______________________ В.А. Иванов
    ______________________ А.Р. Голубева
    (личная подпись, дата)

А.В. Петров (личная подпись, дата)
699 88 77

                             Лист согласования
          проекта приказа Федеральной службы судебных приставов и

         _________________________________________________________
        "_________________________________________________________"

Должность	Инициалы, фамилия	Подпись	Дата

Образец оформления листа согласования совместного приказа

┌───────────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐
│    ДИРЕКТОР ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ    │    ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА     │
│   СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ - ГЛАВНЫЙ    │     ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ СУДЕБНЫХ     │
│         СУДЕБНЫЙ ПРИСТАВ          │   ПРИСТАВОВ - ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ    │
│       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ        │     ГЛАВНОГО СУДЕБНОГО ПРИСТАВА     │
│                                   │        РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ         │
│                                   │                                     │
│                А.О. Парфенчиков   │                      С.В. Сазанов   │
│                                   │                                     │
│"__" __________ 20__ г.            │"__" ___________ 20__ г.             │
│                                   │                                     │
│                    вх. ________   │                       вх. _______   │
├───────────────────────────────────┼─────────────────────────────────────┤
│       ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДИРЕКТОРА       │     ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ     │
│    ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ СУДЕБНЫХ    │              ПРИСТАВОВ              │
│      ПРИСТАВОВ - ЗАМЕСТИТЕЛЬ      │                                     │
│    ГЛАВНОГО СУДЕБНОГО ПРИСТАВА    │        НАЧАЛЬНИК УПРАВЛЕНИЯ         │
│       РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ        │          ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА           │
│                                   │                                     │
│                    В.В. Воронин   │                       В.А. Иванов   │
│                                   │                                     │
│"__" _________ 20__ г.             │"__" _________ 20__ г.               │
│                                   │                                     │
│                    вх. ________   │                     вх. _________   │
└───────────────────────────────────┴─────────────────────────────────────┘

Образцы бланков указаний должностных лиц по исполнению
документа на бумажном носителе

                                                         Начальник
                                                Управления делопроизводства
                                                ___________________________

                                                "__" ______________ 20__ г.

                       УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ ДОКУМЕНТА

_________________________________ от "__" __________ 20__ г. N ____________
                                                                      ┌────┐
Руководство _________________________________________________________ │    │
                 (директор, заместители директора ФССП России)        └────┘

Министерство юстиции Российской Федерации
Управления Федеральной службы судебных приставов
01	Управление организации исполнительного производства
03	Управление организации обеспечения установленного порядка деятельности судов
04	Управление организации дознания
05	Организационно-контрольное управление
06	Управление делопроизводства
07	Правовое управление
08	Управление делами
09	Управление государственной службы и кадров
10	Отдел по защите государственной тайны, мобилизационной подготовке и гражданской обороне
11	Управление информационных технологий
12	Управление противодействия коррупции, обеспечения работы с кадрами и вопросов безопасности
13	Отдел по взаимодействию со средствами массовой информации
14	Управление организации работы по розыску должников, их имущества и розыску детей
15	Управление рассмотрения обращений в исполнительном производстве
16	Управление по исполнению особо важных исполнительных производств
Главные управления Министерства юстиции Российской Федерации
1	Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области
2	Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Нижегородской области
3	Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области
4	Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ростовской области
5	Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Свердловской области
6	Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Москве
7	Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Санкт-Петербургу и Ленинградской области
8	Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ставропольскому краю
	Организации Минюста России
1	Редакция журнала «Бюллетень Минюста России»
2	Редакция журнала «Бюллетень Федеральной службы судебных приставов»
3	Российская правовая академия Минюста России (РПА)
4	Международный юридический институт при Минюсте России (МЮИ)

Всего экземпляров     ______________  _____________________________________
                         цифрами                   прописью

Исполнитель ________________________________________________ (ФИО, телефон)

Начальник управления __________________________ ___________________________
                            (подпись)              (расшифровка подписи)

       Территориальные органы Федеральной службы судебных приставов

N п/п	УФССП России по	Кол-во экз.	Примечание	N п/п	УФССП России по	Кол-во экз.	Примечание
1	Республике Адыгея			44	Кемеровской области
2	Республике Алтай			45	Кировской области
3	Республике Башкортостан			46	Костромской области
4	Республике Бурятия			47	Курганской области
5	Республике Дагестан			48	Курской области
6	Республике Ингушетия			49	Ленинградской области
7	Кабардино-Балкарской Республике			50	Липецкой области
8	Республике Калмыкия			51	Магаданской области
9	Карачаево-Черкесской Республике			52	Московской области
10	Республике Карелия			53	Мурманской области
11	Республике Коми			54	Нижегородской области
12	Республике Марий Эл			55	Новгородской области
13	Республике Мордовия			56	Новосибирской области
14	Республике Саха (Якутия)			57	Омской области
15	Республике Северная Осетия — Алания			58	Оренбургской области
16	Республике Татарстан			59	Орловской области
17	Республике Тыва			60	Пензенской области
18	Удмуртской Республике			61	Псковской области
19	Республике Хакасия			62	Ростовской области
20	Чеченской Республике			63	Рязанской области
21	Чувашской Республике			64	Самарской области
22	Алтайскому краю			65	Саратовской области
23	Забайкальскому краю			66	Сахалинской области
24	Камчатскому краю			67	Свердловской области
25	Краснодарскому краю			68	Смоленской области
26	Красноярскому краю			69	Тамбовской области
27	Пермскому краю			70	Тверской области
28	Приморскому краю			71	Томской области
29	Ставропольскому краю			72	Тульской области
30	Хабаровскому краю			73	Тюменской области
31	Амурской области			74	Ульяновской области
32	Архангельской области			75	Челябинской области
33	Астраханской области			76	Ярославской области
34	Белгородской области			77	Москве
35	Брянской области			78	Санкт-Петербургу
36	Владимирской области			79	Еврейской автономной области
37	Волгоградской области			80	Ханты-Мансийскому АО — Югре
38	Вологодской области			81	Чукотскому АО
39	Воронежской области			82	Ямало-Ненецкому АО
40	Ивановской области			83	Ненецкому АО
41	Иркутской области			84	Республике Крым
42	Калининградской области			85	Севастополю
43	Калужской области

ИТОГО ___________
       (цифрами)

    Статистическая карточка обращения
                                          ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┐           ┌─┬─┬─┬─┐
                                          │ │ │ │ │ │ │           │ │ │ │ │
                                          └─┴─┴─┴─┴─┴─┘           └─┴─┴─┴─┘
                                      регистрационный номер          год

Гр-н(ка),
(наименование
организации, фамилия и
инициалы представителя) ____________

           ┌─┬─┐                              IV. Обращение поступило:
Управление │ │ │
           └─┴─┘                      1. Из Администрации Президента
Отдел ______________________________  Российской Федерации
                                      2. Из палат Федерального Собрания
I. Поступление и движение обращений:  Российской Федерации
                                      3. Из Аппарата Правительства
1. Дата поступления в ФССП            Российской Федерации
России                     _________  4. Из Минюста России
2. Дата поступления в                 5. Из иных федеральных органов
управление                 _________  государственной власти
3. Дата поступления в                 _____________________________________
отдел                      _________               каких именно
4. Передано в другие                  6. По телефону доверия
управления                 _________  7. Из органов местного самоуправления
5. Передано                           8. Из учреждений
специалисту     ____________________  9. От депутата
                    фамилия, дата     10. Непосредственно от гражданина
6. Рассмотрено  ____________________  11. От военнослужащего или члена его
                     дата ответа      семьи
                                      12. Республика, край, область, город
          II. Вид обращения           _____________________________________
                                          регион, где затронуты интересы
1. Первичное                              заявителя, или где он проживает
2. Повторное:
2.1. На отказ в признании                   V. Результат рассмотрения
обоснованным ранее поданного                         обращения:
обращения в ФССП России
2.2. На длительное рассмотрение       1. Признано обоснованным
обращения в ФССП России               1.1. В том числе из повторно
3. Дубликат                           поступивших
                                      2. Признано необоснованным
   III. Дополнительные сведения по    2.1. В том числе из повторно
              обращениям              поступивших
                                      3. Дано разъяснение
1. Взято на ОСОБЫЙ КОНТРОЛЬ           4. Дан устный ответ
2. С ЛИЧНОГО ПРИЕМА:                  5. Приобщено к уголовному делу
2.1. Специалистом управления          6. Ответ не давался
2.2. Руководством ФССП России         7. Возвращено гражданину
                                      8. Оставлено без ответа

---------------------------------------------------------------------------

                                                          оборотная сторона

                      VI. По обоснованному обращению

1. Ранее  признано  нижестоящими  территориальными  органами  ФССП   России
   необоснованным

                     VII. Направлено на рассмотрение:

1. В территориальные органы ФССП России с контролем
2. В территориальные органы ФССП России без контроля ______________________
                                                          какой именно
3. В государственные органы, органы местного
   самоуправления или должностным лицам ___________________________________
                                                   какие именно

               VIII. Нарушение сроков направления обращения

1. Обращение   направлено на рассмотрение  в  территориальные  органы  ФССП
   России, государственные  органы,   органы  местного  самоуправления  или
   должностным лицам в срок свыше 7 дней

                 IX. Нарушение сроков разрешения обращения

1. Обращение рассмотрено в срок до 30 дней
2. Обращение рассмотрено в срок свыше 30 дней
3. Обращение, требующее дополнительного изучения и проверки, рассмотрено  в
   срок свыше 30 дней, но не более 2-х месяцев
4. Обращение рассмотрено в срок свыше 2-х месяцев
5. Срок продлен руководством ФССП России
6. Особые отметки _________________________________________________________

         X. Содержание обращения (предложения, жалобы, заявления):

Обращения, касающиеся: 1. действий   судебных   приставов   по  обеспечению
                          установленного порядка деятельности судов
                       2. действий        (бездействия)            судебных
                          приставов-исполнителей, в том числе:
                       2.1.  по алиментным делам
                       2.2.  по трудовым спорам
                       2.3.  по жилищным спорам
                       2.4.  по взысканию пособий
                       2.5.  по взысканию денежных средств
                       2.6.  по взысканию денежных средств из  федерального
                             бюджета
                       2.7.  по  взысканию  денежных   средств  из  бюджета
                             субъекта Российской Федерации
                       2.8.  о взыскании налогов и сборов в бюджеты
                       2.9.  о взыскании вкладов
                       2.10. по исполнительным документам  неимущественного
                             характера
                       2.11. по ограничению выезда
                       2.12. о сносе построек
                       2.13. об определении места проживания ребенка
                       3. вопросов дознания и административной практики
                       4. вопросов,   не  относящихся  к  компетенции  ФССП
                          России и ее территориальных органов

                                   Специалист _____________________________
                                                      подпись, дата

                 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                   ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ

N ___________

УПРАВЛЕНИЕ _______________________________

                                 ОБРАЩЕНИЕ
                     (ПРЕДЛОЖЕНИЕ, ЗАЯВЛЕНИЕ, ЖАЛОБА)

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Начато: ________________                      Окончено: ___________________

Образец обложки производства по рассмотрению обращения
гражданина (представителя организации) (для территориального
органа Федеральной службы судебных приставов)

                 МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                   ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ

                                 КАРТОЧКА
                         личного приема гражданина

Дата приема _______________                                    N __________

Заявитель _________________________________________________________________
                            (Фамилия, имя, отчество)
___________________________________________________________________________
        (Документ, удостоверяющий личность заявителя (доверенность))
Почтовый адрес, телефон заявителя _________________________________________
___________________________________________________________________________
Дата первичного приема _____________
Прием осуществлял _________________________________________________________
                     (Фамилия, имя, отчество, должность государственного
                                    гражданского служащего)
___________________________________________________________________________
Код структурного подразделения ____________________________________________

Содержание устного обращения:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Результаты личного приема гражданина:
1. Дано устное разъяснение: _______________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
2. Принято письменное обращение и передано на рассмотрение в: _____________
___________________________________________________________________________
3. Копия карточки направлена в: ___________________________________________
___________________________________________________________________________

Подпись государственного служащего ________________________________________
                                        (Подпись, инициалы, фамилия)

Образец карточки личного приема гражданина

                                                          Начальник
                                                Управления делопроизводства
                                                ___________________________
                                                "__" ______________ 20__ г.

                                   ЗАКАЗ
               на выполнение копировально-множительных работ

Структурное подразделение _________________________________________________
___________________________________________________________________________
Фамилия исполнителя __________________________ Тел. _______________________
Наименование документа ____________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Оригинал на ____________ стр.                           Тираж ________ экз.

Вид исполнения: 1:1; без оборота; с оборотом; с увеличением; с уменьшением;
брошюрой; (нужное подчеркнуть)

Срочность исполнения: в течение дня; срочно (нужное подчеркнуть)

Начальник (заместитель
начальника)
____________________________    ______________    _________________________
 (наименование структурного       (подпись)         (расшифровка подписи)
       подразделения)

Образец бланка заказа на выполнение
копировально-множительных работ

N п/п	Дата поступления заказа	Вид документа и его наименование	Код структурного подразделения	Тираж (1:1, без оборота, с оборотом, с увеличением, с уменьшением, брошюрой)	Примечания	Подпись заказчика
1	2	3	4	5	6	7

Образец формы журнала учета копируемых документов

                                   КНИГА
                          учета печатей и штампов

               ____________________________________________
                 (наименование структурного подразделения)

N п/п	Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления	Оттиск печати (штампа)	Наименование подразделения, должность и фамилия получателя	Роспись в получении, дата
1	2	3	4	5

                                                    (правая страница книги)

Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски и дата проверки	Отметка о возврате печати (штампа), роспись ответственного за делопроизводство в структурном подразделении, дата возврата	Дата возврата печати (штампа) в Управление делопроизводства для уничтожения, их оттиск, роспись в приеме	Примечания
6	7	8	9

Образец формы книги учета печатей и штампов

                                  ЖУРНАЛ
          учета бланков с воспроизведением Государственного герба
                           Российской Федерации

               _____________________________________________
                 (наименование структурного подразделения)

N п/п	Дата поступления	Наименование вида бланка	Получено бланков
количество	номера бланков
1	2	3	4	5

                                                  (правая страница журнала)

Выдано бланков	Израсходовано по назначению (шт.)	Уничтожено по акту (шт.)	Примечания
количество (шт.)	номера бланков	наименование подразделения, должность и фамилия получателя	роспись в получении, дата
6	7	8	9	10	11	12

Образец формы журнала учета бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации

Федеральная служба
судебных приставов

Наименование структурного
подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000   N
_________________________
   (место составления)
на ____ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части), N статей по перечню <*>	Примечание
1	2	3	4	5

                             Название раздела

┌────────────┬───────────────┬─────────────┬──────────────────┬───────────┐
│            │               │             │                  │           │
└────────────┴───────────────┴─────────────┴──────────────────┴───────────┘

Начальник
__________________________________________  ___________  __________________
 (наименование структурного подразделения)   (подпись)      (расшифровка
                                                               подписи)

"__" ___________ 20__ г.

СОГЛАСОВАНО

Начальник
Управления делопроизводства
-------------------------------------------  ___________  _________________
                                              (подпись)     (расшифровка
                                                               подписи)

"__" ___________ 20__ г.

Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив)
------------------------------------------- ___________ ___________________
                                             (подпись)     (расшифровка
                                                              подписи)

"__" ___________ 20__ г.

———————————

<*> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

                                                УТВЕРЖДЕНА
                                                приказом ФССП России
                                                от ____________ N _________

                         СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
                 центрального аппарата Федеральной службы
                      судебных приставов на ____ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части), N статей по перечню <*>	Примечание
1	2	3	4	5

                             Название раздела

┌────────────┬───────────────┬─────────────┬──────────────────┬───────────┐
│            │               │             │                  │           │
└────────────┴───────────────┴─────────────┴──────────────────┴───────────┘

Начальник
Управления делопроизводства                 ___________ ___________________
                                             (подпись)     (расшифровка
                                                              подписи)

"__" ___________ 20__ г.

Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив)
-------------------------------------------  ___________  _________________
                                              (подпись)     (расшифровка
                                                               подписи)

"__" ___________ 20__ г.

СОГЛАСОВАНО                            СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК ФССП России               Протокол ЭПК Государственного архива
                                       Российской Федерации
от ____________ N _________            от ___________________ N ___________

Итоговая   запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году   в
центральном аппарате ФССП России

По срокам хранения	Всего	В том числе
переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Начальник
Управления делопроизводства         ______________  _______________________
                                       (подпись)     (расшифровка подписи)

"__" ______________ 20__ г.

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности
передавшего сведения
----------------------------------  ______________  _______________________
                                       (подпись)     (расшифровка подписи)

"__" ______________ 20__ г.

———————————

<*> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Федеральная служба                                     УТВЕРЖДАЮ
судебных приставов
                                             Первый заместитель директора
АКТ                                           Федеральной службы судебных
                                            приставов - первый заместитель
____________ N ___________                    главного судебного пристава
__________________________                       Российской Федерации
   (место составления)                      _________ _____________________
                                            (подпись) (расшифровка подписи)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих                   "__" __________________ 20__ г.
хранению

На основании ______________________________________________________________
                   (наименование и выходные данные перечня документов
                            с указанием сроков их хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны   к   уничтожению   как  не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ________________________
                                                      (название фонда)
___________________________________________________________________________

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за год (годы)	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и N статей по перечням	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ______________________________________ дел за __________________ годы
              (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________ годы, утверждены, а по личному
составу согласованы с ЭПК _________________________________________________
                                 (наименование архивного учреждения)
(протокол от _______ N _________)

Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов            ___________________ ________________________
                                    (подпись)       (расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК ФССП России
от _________ N _________

Документы в количестве _______________________________________________ дел,
                                    (цифрами и прописью)
весом _______________ кг сданы в __________________________________________
                                         (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ N ______________

Наименование должности
государственного служащего
ФССП России, сдавшего документы       _____________  ______________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности
государственного служащего
Управления делопроизводства,
внесшего изменения в учетные
документы                             _____________  ______________________
                                        (подпись)     (расшифровка подписи)

"__" _________________ 20___ г.

                     Лист-заверитель дела N __________

В деле подшито и пронумеровано _________________________________ листа(ов),
                                     (цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы _______________________________________________
             пропущенные номера ___________________________________________

+ листов внутренней описи _________________________________________________

ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА	НОМЕРА ЛИСТОВ
1	2

Должность                             _____________  ______________________
                                        (подпись)    (расшифровка подписи)

"__" ________________ 20__ г.

                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
                 документов дела N ______________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого __________________________________________________________ документов
                        (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________________
                                             (цифрами и прописью)

Наименование должности
составившего внутреннюю
опись документов дела                 ____________  _______________________
                                        (подпись)    (расшифровка подписи)

"__" ________________ 20__ г.

                                            ┌─────────────────────────────┐
 Государственный архив                      │                             │
-----------------------                     │    ____________________     │
  Российской Федерации                      │                             │
-----------------------                     │    ____________________     │
_______________________                     │                             │
     (НАИМЕНОВАНИЕ                          │    ____________________     │
  ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)                      └─────────────────────────────┘

___________________________________________________________________________
                            Федеральная служба
---------------------------------------------------------------------------
                            судебных приставов
---------------------------------------------------------------------------
___________________________________________________________________________
          (НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
                       И СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ)

                           ДЕЛО N ___ ТОМ N ___

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                             (ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)

___________________________________________________________________________
                                  (ДАТА)

                                                На _________________ листах
                                                Хранить ___________________

┌──────────────────────┐
│Ф. N    ______________│
│Оп. N   ______________│
│Д. N    ______________│
└──────────────────────┘

Образец оформления обложки дела

                                              (Форма описи дел постоянного,
                                                временного (свыше 10 лет)
                                              хранения и по личному составу
                                               структурного подразделения)

                   ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
___________________________________________________________________________
                 (наименование структурного подразделения)

                                                    УТВЕРЖДАЮ
                                     ______________________________________
                                      (наименование должности руководителя
                                           структурного подразделения)

                                     ___________ __________________________
                                      (подпись)     (расшифровка подписи)

                                     "__" ________________ 20__ г.

                              ОПИСЬ N _______

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6 <*>	7

                           Наименование раздела

┌────────────┬───────────────┬─────────────┬──────────────────┬───────────┐
│            │               │             │                  │           │
└────────────┴───────────────┴─────────────┴──────────────────┴───────────┘

В данную опись внесено _______________________________________________ дел:
                                   (цифрами и прописью)
с N ______________________ по N ______________________________ в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности лица,
ответственного за делопроизводство
-------------------------------------- ___________ ________________________
                                        (подпись)   (расшифровка подписи)

"__" ____________ 20__ г.

СОГЛАСОВАНО                                  СОГЛАСОВАНО
Начальник                                    Протокол ЭК структурного
Управления делопроизводства                  подразделения <**>

___________ _______________________          от _____________ N ___________
 (подпись)   (расшифровка подписи)

"__" ____________ 20__ г.

Передал _______________________________________________________________ дел
                           (цифрами и прописью)
и ______________________________________________ регистрационно-контрольных
           (цифрами и прописью)
картотек к документам <***>

Наименование должности
государственного служащего
структурного подразделения
--------------------------------- ______________ __________________________
                                     (подпись)      (расшифровка подписи)

"__" _____________ 20__ г.

Принял ________________________________________________________________ дел
                            (цифрами и прописью)
и ______________________________________________ регистрационно-контрольных
             (цифрами и прописью)
картотек к документам

Наименование должности
государственного служащего архива
---------------------------------- ______________ _________________________
                                     (подпись)      (расшифровка подписи)

"__" ____________ 20__ г.

———————————

<*> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

<**> При наличии ЭК структурного подразделения.

<***> Передаются вместе с делами канцелярии.

                             КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

1.  Наименование и краткое содержание документа
    (наименование и индекс дела)
    _______________________________________________________________________
    _______________________________________________________________________
    _______________________________________________________________________
    _______________________________________________________________________

2.  Регистрационный номер документа, количество листов, автор документа
    (количество листов в деле)
    _______________________________________________________________________
    _______________________________________________________________________

3.  Кому выдан документ (дело) ____________________________________________
                                     (должность, фамилия, инициалы)
    _______________________________________________________________________

    Управление (отдел) ____________________________________________________

    Телефон ______________

    Получил: __________________________     _______________________________
                     (подпись)                   (расшифровка подписи)

    Выдал:   __________________________     _______________________________
                     (подпись)                   (расшифровка подписи)

    "__" __________ 20__ г.

    Отметка о возврате ____________________________ _______________________
                        (подпись принявшего, дата)   (расшифровка подписи)

                                   КНИГА
                  учета жалоб на постановления, действия
                (бездействие) должностных лиц ФССП России,
                     поданных в порядке подчиненности

                                                    начата ________________

                                                    окончена ______________

N п/п	Дата регистрации	Фамилия, имя, отчество, адрес заявителя	Основания, по которым обжалуются постановление, действия (бездействие) должностного лица	Фамилия, имя, отчество, должность лица, чьи постановление, действия (бездействие) обжалуются, наименование территориального подразделения (структурного подразделения)
1	2	3	4	5

                                                    (правая страница книги)

Отметка исполнителя о получении жалобы	Сведения о поступлении заявления об отзыве жалобы до принятия по ней решения	Отметка исполнителя о получении заявления об отзыве жалобы	Результат рассмотрения	Примечания
6	7	8	9	10

Образец формы книги учета жалоб на постановления,
действия (бездействие) должностных лиц ФССП России,
поданных в порядке подчиненности

                                  ЖУРНАЛ
          регистрации постановлений должностных лиц ФССП России,
          вынесенных по результатам рассмотрения жалоб, поданных
                          в порядке подчиненности

          ______________________________________________________
           (полное наименование подразделения, территориального
                            органа ФССП России)

                                                     начат ________________

                                                     окончен ______________

Дата регистрации жалобы	Присвоенный регистрационный номер жалобы	N п/п (регистрационный номер постановления)	Заявитель (Ф.И.О., наименование организации)	Должностное лицо, на постановление, действия (бездействие) которого подана жалоба (Ф.И.О., должность, территориальный орган или подразделение)
1	2	3	4	5

                                                  (правая страница журнала)

Заявленное в жалобе требование	Должностное лицо, рассмотревшее жалобу (отказавшее в рассмотрении)	Принятое решение в соответствии со ст. 125 и пунктами 2, 3 ч. 3 ст. 127 ФЗ <*>	Отметка о дате направления постановления (должностному лицу, действия (бездействие), постановления которого обжалуются; копии заявителю)	Отметка об исполнении (дата исполнения, дата поступления сообщения об исполнении)
6	7	8	9	10

Образец формы журнала регистрации постановлений,
вынесенных по результатам рассмотрения жалоб, поданных
в порядке подчиненности

———————————

<*> ФЗ — Федеральный закон от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве».

                                   КНИГА
                      учета исполнительных документов
          ______________________________________________________
                    (полное наименование подразделения,
                   территориального органа ФССП России)

                                                       начата _____________

                                                       окончена ___________

Регистрационный номер (по регистрационному журналу, базе данных)	Дата регистрации	Ф.И.О. заявителя (представителя)	Орган, выдавший исполнительный документ, дата его выдачи и номер	Должник, его адрес
1	2	3	4	5

                                                    (правая страница книги)

Взыскатель, его адрес	Предмет исполнения	Судебный пристав-исполнитель, его зональный индекс	Результат исполнения <*> и дата окончания (возврата, направления исполнительного документа)	Подпись судебного пристава-исполнителя в получении исполнительного документа
6	7	8	9	10

Образец формы книги учета исполнительных документов

———————————

<*> Основание окончания исполнительного производства (возврата, направления исполнительного документа). Полное наименование получателя и адрес, в который возвращен (направлен) исполнительный документ.

___________________________________________________________________________
  (полное наименование структурного подразделения территориального органа
                               ФССП России)

                              ЗОНАЛЬНАЯ КНИГА
      учета исполнительных производств судебного пристава-исполнителя

      _______________________________________________________________
            (фамилия и инициалы судебного пристава-исполнителя)

                                                    начата ________________

                                                    окончена ______________

Номер исполнительного производства	Номер исполнительного документа, дата его выдачи, выдавший орган	Наименование должника, его адрес	Наименование взыскателя, его адрес
1	2	3	4

(правая страница зональной книги)

Предмет исполнения	Результат исполнения <*> и дата окончания (возврата, направления исполнительного документа)
5	6

Образец формы зональной книги учета исполнительных
производств судебного пристава-исполнителя

———————————

<*> Основание окончания исполнительного производства (возврата, направления исполнительного документа). Полное наименование получателя и адрес, в который возвращен (направлен) исполнительный документ.

             Управление Федеральной службы судебных приставов
                          по Ярославской области

               Тутаевский районный отдел судебных приставов

ДЕЛО (ИСПОЛНИТЕЛЬНОЕ ПРОИЗВОДСТВО)
N _________

Зональный участок N ___________
Пристав-исполнитель ________________

Предмет исполнения ________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Должник ___________________________________________________________________
Взыскатель ________________________________________________________________
Результат исполнения ______________________________________________________
___________________________________________________________________________

Отметка о проверке начальником
отдела - старшим судебным приставом _______________________________________
___________________________________________________________________________
     (основание окончания или прекращения исполнительного производства
           с обязательной ссылкой на статью Федерального закона
          от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве"

Начато (Поступило): ______________

Возбуждено: _________________                       Окончено: _____________
                                                    На _____________ листах
                                                    Хранить: ______________

Образец формы обложки дела, заводимого
по исполнительному документу

                                   КНИГА
                 учета сводных исполнительных производств

             _________________________________________________
              (полное наименование структурного подразделения
                   территориального органа ФССП России)

                                                    начата ________________

                                                    окончена ______________

Номер сводного исполнительного производства («С»)	Номер исполнительного производства	Номер исполнительного документа, дата его выдачи, выдавший орган	Наименование должника, его адрес
1	2	3	4

                                                    (правая страница книги)

Наименование взыскателя, его адрес	Предмет исполнения	Результат исполнения <*> и дата окончания (возврата, направления исполнительного документа)
5	6	7

Образец формы книги учета сводных
исполнительных производств

———————————

<*> Основание окончания исполнительного производства (возврата, направления исполнительного документа). Полное наименование получателя и адрес, в который возвращен (направлен) исполнительный документ.

                                   ЛИСТ
            ознакомления с исполнительным производством N _____

N п/п	Дата ознакомления	Ф.И.О., документы, удостоверяющие личность (доверенность), взыскателя (его представителя)	Ф.И.О., документы, удостоверяющие личность (доверенность), должника (его представителя)	Ф.И.О. судебного пристава-исполнителя	Запись о снятии копии
1	2	3	4	5	6

Образец формы листа ознакомления
с исполнительным производством

                                   КНИГА
                       учета арестованного имущества

        ___________________________________________________________
              (полное наименование структурного подразделения
                   территориального органа ФССП России)

                  начата ___________ окончена ___________

                                                     (левая страница книги)

N п/п/дата записи	N исполнительного производства, дата его возбуждения, Ф.И.О. судебного пристава-исполнителя	Реквизиты исполнительного документа, орган, его выдавший	Наименование должника	Наименование взыскателя	Сущность взыскания, сумма, подлежащая взысканию (руб.)	Дата составления акта о наложении ареста (описи имущества)	Описание имущества (наименование, количество и другие существенные характеристики)	Стоимость имущества по предварительной оценке (в соответствии с актом о наложении ареста (описи) имущества) (руб.)	Дата передачи имущества на хранение, наименование ответственного хранителя, место хранения имущества	Дата вынесения постановления о назначении специалиста для оценки имущества	Дата вынесения постановления об оценке имущества, N, дата отчета об оценке	Стоимость имущества (в соответствии с постановлением об оценке) (руб.)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

Дата ходатайства должника (взыскателя) (ст. 87.1, 87.2 ФЗ от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»	Сумма денежных средств, полученная от самостоятельной реализации имущества должником	Стоимость имущества, оставленного взыскателями за собой (ст. 87.2 ФЗ от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»)	Дата передачи имущества на принудительную реализацию, наименование специализированной организации	Дата отчета о принудительной реализации имущества	Стоимость реализованного принудительно имущества	Сумма уценки имущества, превышение стоимости в результате реализации	Дата возврата имущества судебному приставу-исполнителю, причина возврата	Стоимость имущества, возвращенного судебному приставу-исполнителю (руб.)	Дата передачи нереализованного имущества взыскателю, его стоимость	Дата возврата нереализованного имущества должнику, его стоимость	Распределение денежных средств между взыскателями, дата распределения	Примечание
14	15	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26

                                  ЖУРНАЛ
               выдачи документов исполнительных производств

             _________________________________________________
              (полное наименование структурного подразделения
                   территориального органа ФССП России)

                                                        начат _____________

                                                        окончен ___________

Номер исполнительного производства	Дата регистрации	Номер исполнительного документа, дата, орган, его выдавший	Наименование должника, его адрес	Наименование взыскателя, его адрес
1	2	3	4	5

                                                  (правая страница журнале)

Предмет исполнения	Судебный пристав-исполнитель, его зональный индекс	Дата выдачи исполнительного производства	Отметка о возвращении исполнительного производства	Дата возвращения исполнительного производства
6	7	8	9	10

Образец формы журнала выдачи документов
исполнительных производств

N п/п	Вид документа	Срок хранения документов	Примечание
1	Книга учета исполнительных документов	10 лет <1>	<1> — письмо Росархива от 18.10.2005 N 4/2091-К
2	Зональная книга учета исполнительных производств	5 лет, ст. 459о <*>
3	Книга учета сводных исполнительных производств	5 лет ст. 459о <*>
4	Журнал регистрации жалоб, поданных в порядке подчиненности	5 лет ст. 258е <*>
5	Книга учета арестованного имущества	10 лет <1>	<1> — письмо Росархива от 18.10.2005 N 4/2091-К
6 <**>	Документы завершенных в делопроизводстве оконченных исполнительных производств (исполнительные документы, постановления, заявления, определения, решения, запросы, извещения, справки, акты, представления, предупреждения, уведомления, документы по розыску должника и его имущества, переписка и др.):		<1> — после окончания или прекращения исполнительного производства, а для исполнительных производств, по которым ведется удержание из заработной платы (дохода) должника, — после окончания исполнительного производства, по которому удержания из заработной платы (дохода) должника произведены в полном объеме, срок хранения исчисляется с момента окончания в связи с
	а) по исполнению актов судебных органов, актов	5 л. <1>	фактическим исполнением
	других органов, а также нотариально удостоверенных соглашений об уплате алиментов
	б) по исполнению судебных актов, актов других органов и должностных лиц по делам об административных правонарушениях; удостоверений, выдаваемых комиссиями по трудовым спорам; актов органов, осуществляющих контрольные функции, о взыскании денежных средств; постановлений судебного пристава-исполнителя	3 г. <2>, ЭК	<2> — после окончания или прекращения исполнительного производства, а по исполнительным производствам, оконченным фактическим исполнением, если сумма взыскания не превышает 5000 руб., — 1 г. после взыскания штрафа

———————————

<*> Статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (зарегистрирован в Минюсте России 08.09.2010, регистрационный N 18380).

<**> Согласовано Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве. Решение ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве от 25.03.2010.

        МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
        РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

         ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
         СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
            (ФССП России)

              ДИРЕКТОР

ул. Кузнецкий Мост, д. 16/5, стр. 1,
           Москва, 107996
      Телефон: (495) 620 65 41,
        Факс: (495) 621 92 15
            ca@fssprus.ru
 ОКПО 00083316, ОГРН 1047796859791,
    ИНН 7709576929/КПП 770901001

_______________ N __________________
На N __________ от _________________

Форма электронного шаблона бланка письма директора
Федеральной службы судебных приставов — главного судебного
пристава Российской Федерации для электронных документов

        МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
        РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

         ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
         СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ
            (ФССП России)

ул. Кузнецкий Мост, д. 16/5, стр. 1,
           Москва, 107996
      Телефон: (495) 620 65 41,
        Факс: (495) 621 92 15
            ca@fssprus.ru
 ОКПО 00083316, ОГРН 1047796859791,
    ИНН 7709576929/КПП 770901001

_______________ N __________________
На N __________ от _________________

Форма электронного шаблона бланка письма Федеральной службы
судебных приставов для электронных документов

         ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА
         СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ

    УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
    СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ ПО МОСКВЕ
      (УФССП России по Москве)

      ул. Бутырский Вал, д. 5,
           Москва, 125047
    Телефон/Факс: (499) 558-04-22
         fssp-moskow@mail.ru
  ОКПО 7539334, ОГРН 1047704058093,
    ИНН 7704270863/КПП 771001001

_______________ N __________________
На N __________ от _________________

Форма электронного шаблона бланка письма
территориального органа Федеральной службы судебных
приставов для электронных документов

    УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
    СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ ПО МОСКВЕ
      (УФССП России по Москве)

     Пресненский районный отдел
         судебных приставов

      ул. Бутырский Вал, д. 5,
           Москва, 125047
    Телефон/Факс: (499) 270-59-34

_______________ N __________________
На N __________ от _________________

Форма электронного шаблона бланка письма отдела
судебных приставов территориального органа Федеральной
службы судебных приставов для электронных документов

                                   КНИГА
            учета судебных актов по гражданским делам о розыске
                     граждан-ответчиков и (или) детей

                                                    Начата ________________
                                                    Окончена ______________

N п/п	Регистрационный входящий номер судебного акта, дата регистрации	Реквизиты судебного акта (дата выдачи, N, наименование судебного акта)	Фамилия, имя, отчество гражданина-ответчика и (или) ребенка	Адрес регистрации гражданина-ответчика и (или) ребенка, иные сведения, указанные в судебном акте (паспортные данные, место работы и др.)	Расписка исполнителя в получении дела	Результат розыска
1	2	3	4	5	6	7

                                                          УТВЕРЖДАЮ

                                                      Начальник отдела
                                                    судебных приставов -
                                                  старший судебный пристав

                                                     подпись
                                                  ------------ В.В. Яковлев

                                                  "__" ___________ 20__ г.

                                  ГРАФИК
                    приема на централизованное хранение
                  исполнительных производств, оконченных
                   в __________________________ 2012 г.

Фамилия и инициалы судебного пристава-исполнителя	Количество исполнительных производств, оконченных в ______ 20__ г. отчетный месяц	Даты <1> сдачи документов, оконченных исполнительных производств	Примечания
Иванов И.И.	254	13 — 15
Петров П.П.	133	26 — 27
Федоров В.В.	70	11
Дроздов П.И.	175	22 — 23
Меднов А.А.	231	19 — 21
Лавров Г.Г.	68	12

Ответственный за архив <2>          подпись               В.В. Иванова

———————————

<1> Указываются даты месяца, следующего за отчетным.

<2> Указывается должность работника по штатному расписанию.

Примерный вариант графика приема на централизованное
хранение оконченных исполнительных производств

                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
           на связку (коробку) томов специальных дел, переданных
                     на оперативное архивное хранение

N п/п	Индекс тома (книги учета)	Заголовок тома (книги учета)	Примечание
Должник	Взыскатель	Предмет основного документа тома дела (наименование книги учета)
1	2	3	4	5	6

Итого __________________________________________________ томов (книг учета)
                     (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________________
                                            (цифрами и прописью)

Наименование должности
составившего внутреннюю
опись на связку (коробку)    ______________  ______________________________
                                (подпись)        (расшифровка подписи)

"__" _____________ 20__ г.

Примерная форма внутренней описи на связку
(коробку) томов специальных дел, переданных на оперативное
архивное хранение

                   УФССП России по Белгородской области
               ____________________________________________
                 (наименование структурного подразделения)

                                                          УТВЕРЖДАЮ

                                                      Начальник отдела
                                                    судебных приставов -
                                                  старший судебный пристав

                                                     подпись
                                                  ------------ В.В. Яковлев

                                                  "__" ___________ 20__ г.

ОПИСЬ N _______
дел временного хранения
за ____ год

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)
Должник	Взыскатель	Предмет основного документа тома дела (наименование книги учета)	Сумма долга (в руб.)	Основание окончания (ст. 229-ФЗ)
статья	пункт	подпункт
1	2	3	4	5	6	7	8	9

                                                                Продолжение

Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части) (лет)	Примечание
дата начала (возбуждения)	дата завершения
10	11	12	13	14

В данную опись внесено ___________________ дел (томов, частей, книг учета):
                       (цифрами и прописью)
с N ___________________________ по N _________________________ в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности лица,
ответственного за архив
структурного подразделения
-------------------------------   _____________   _________________________
                                    (подпись)       (расшифровка подписи)

"__" _____________ 20__ г.

      СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК УФССП России
по Белгородской области

от ____________ N ______

Утратил силу. — Приказ ФССП России от 19.11.2018 N 490.

N п/п и дата регистрации разыскного дела (постановления о заведении)	Наименование структурного подразделения ФССП России либо территориального органа ФССП России и Ф.И.О. судебного пристава-исполнителя, осуществляющего розыск	Дата и N исполнительного производства, предмет исполнения (категория исполнительного производства, имущественного или неимущественного характера)	Сумма, подлежащая взысканию (по разыскным делам, заведенным в рамках исполнительных производств имущественного характера)	Дата вынесения постановления о розыске, Ф.И.О. судебного пристава-исполнителя, вынесшего постановление, наименование структурного подразделения ФССП России либо территориального органа ФССП России	Ф.И.О. (наименование) должника, ребенка	Юридический адрес должника-организации/адрес регистрации должника-гражданина/ребенка	Результаты розыска	Перечень разысканного имущества, дата его ареста (по акту описи и ареста)	Количество разысканных автотранспортных средств	Предварительная оценка арестованного имущества по акту описи и ареста (сумма разысканного имущества)	Общая сумма разысканного имущества, переданного на реализацию после оценки	Общая сумма реализованного имущества (из разысканного и переданного на реализацию)	Дата прекращения разыскного дела (с указанием основания прекращения)	Отметка о передаче разыскного дела
1	2	3	4	5	6	7	6	9	10	11	12	13	14	15

Утратил силу. — Приказ ФССП России от 19.11.2018 N 490.

Утратила силу. — Приказ ФССП России от 19.11.2018 N 490.

Утратила силу. — Приказ ФССП России от 19.11.2018 N 490.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АНТИМОНОПОЛЬНАЯ СЛУЖБА

ПРИКАЗ

от 20 февраля 2018 г. N 207/18

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФАС РОССИИ

В целях упорядочения организации работы с документами в системе электронного документооборота в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России (далее — Инструкция).

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата ФАС России организовать изучение Инструкции работниками подразделений и обеспечить контроль выполнения ее требований.

3. Управлению делами (Белов С.Н.) организовать ведение делопроизводства в центральном аппарате ФАС России в строгом соответствии с требованиями настоящей Инструкции и обеспечить оказание методической помощи структурным подразделениям ФАС России по применению Инструкции.

4. Признать утратившими силу приказы ФАС России от 07.10.2007 N 325 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России», от 13.05.2008 N 162 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России» и от 17.02.2010 N 79 «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России».

5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель

И.Ю.АРТЕМЬЕВ

Приложение

Утверждена

приказом ФАС России

от 20.02.2018 N 207/18

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ

АНТИМОНОПОЛЬНОЙ СЛУЖБЫ (ФАС РОССИИ)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (далее — Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477, Положением о Федеральной антимонопольной службе, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 331, Регламентом Федеральной антимонопольной службы, утвержденным приказом ФАС России от 09.04.2007 N 105 (зарегистрирован в Минюсте России 15.05.2007 N 9470) с изменениями, внесенными приказами ФАС России от 19.06.2008 N 216 (зарегистрирован в Минюсте России 03.07.2008 N 11925), от 29.06.2011 N 482 (зарегистрирован в Минюсте России 05.08.2011 N 21567), от 02.10.2011 N 690 (зарегистрирован в Минюсте России 28.11.2011 N 22417), от 22.09.2015 N 878/15 (зарегистрирован в Минюсте России 05.11.2015 N 39606) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 (не нуждается в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 N 01/6756-ДК), в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в результате деятельности Федеральной антимонопольной службы (далее — ФАС России) документов, обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих ФАС России (далее — служащие).

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.

1.4. Организация делопроизводства в ФАС России осуществляется с использованием Системы электронного документооборота (далее — СЭД).

1.5. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233, Инструкцией о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в центральном аппарате ФАС России, утвержденной приказом ФАС России от 10.04.2014 N 240/14 и Перечнем сведений конфиденциального характера ФАС России, утвержденным приказом ФАС России от 15.02.2012 N 99.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Разработка, рассмотрение и согласование законопроектов в Федеральной антимонопольной службе, а также участие Федеральной антимонопольной службы в работе по законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и палат Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в соответствии с Порядком организации законопроектной деятельности ФАС России, утвержденным приказом ФАС России от 26.09.2017 N 1268/17.

Организация работы с документами коллегии ФАС России осуществляется в соответствии с Положением о коллегии Федеральной антимонопольной службы, утвержденным приказом ФАС России от 29.06.2007 N 198. Организация работы с документами Президиума ФАС России осуществляется в соответствии с положением о работе коллегиальных органов ФАС России, утвержденным приказом ФАС России от 07.04.2016 N 422/16 (зарегистрирован в Минюсте России от 01.07.2016 N 42719).

Организация работы с документами дел о нарушении антимонопольного законодательства осуществляется в соответствии с административным регламентом ФАС России по исполнению государственной функции по возбуждению и рассмотрению дела о нарушении антимонопольного законодательства Российской Федерации, утвержденным приказом ФАС России от 25.05.2012 N 339 (зарегистрирован в Минюсте России 07.08.2012 N 25125) с изменениями, внесенными приказами ФАС России от 12.03.2013 N 142/13 (зарегистрирован в Минюсте России 20.12.2013 N 30704), от 21.03.2013 N 176/13 (зарегистрирован в Минюсте России 04.06.2013 N 28664) от 14.01.2016 N 29/16 (зарегистрирован в Минюсте России 01.03.2016 N 41283), от 16.02.2016 N 145/16 (зарегистрирован в Минюсте России 18.03.2016 N 41456) и приказом ФАС России от 22.12.2006 N 337 «Об утверждении форм актов, принимаемых комиссией по рассмотрению дела о нарушении антимонопольного законодательства» (зарегистрирован в Минюсте России 19.01.2007 N 8790) с изменениями, внесенными приказами ФАС России от 15.03.2010 N 123 (зарегистрирован в Минюсте России 06.05.2010 N 17133) от 16.03.2012 N 153 (зарегистрирован в Минюсте России 26.04.2012 N 23946) и от 10.12.2015 N 1220/15 (зарегистрирован в Минюсте России от 28.01.2016 N 40888).

Организация работы с документами дел об административных правонарушениях осуществляется в соответствии с регламентом подготовки и ведения дел об административных правонарушениях в центральном аппарате ФАС России, утвержденным приказом ФАС России от 20.10.2008 N 415, с изменениями, внесенными приказами ФАС России от 25.11.2008 N 498, от 11.03.2009 N 136, от 09.04.2010 N 169, от 03.11.2010 N 612 и от 20.07.2015 N 600/15.

Организация работы с документами дел о нарушении законодательства о рекламе, осуществляется в соответствии с Административным регламентом Федеральной антимонопольной службы по исполнению государственной функции по рассмотрению дел, возбужденных по признакам нарушения законодательства Российской Федерации о рекламе, утвержденным приказом ФАС России от 23.11.2012 N 711/12 (зарегистрирован в Минюсте России 27.05.2013 N 28533) с изменениями, внесенными приказами ФАС России от 20.05.2014 N 367/14 (зарегистрирован в Минюсте России 11.07.2014 N 33060) и от 17.09.2015 N 846/15 (зарегистрирован в Минюсте России 08.10.2015 N 39231).

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской документацией распространяются в части общих принципов работы с документами и в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Правилами осуществления взаимодействия в электронной форме граждан (физических лиц) и организаций с органами государственной власти, органами местного самоуправления, с организациями, осуществляющими в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 09.06.2016 N 516.

1.6. Организацию делопроизводства на основе единой политики и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России осуществляет Управление делами в соответствии с Положением об Управлении делами, утвержденным приказом ФАС России от 23.06.2011 N 469 с изменениями, внесенными приказом ФАС России от 10.12.2012 N 748/12.

1.7. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечением сохранности служебных документов в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России возлагается на их руководителей.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России осуществляется служащим, ответственным за ведение делопроизводства в соответствии с их должностными регламентами (далее — делопроизводители).

1.8. Сотрудники структурных подразделений ФАС России (далее — сотрудники) несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается (докладная записка) руководителю структурного подразделения. На основании полученной информации в установленном порядке проводится служебная проверка.

1.9. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, при переводе в другое подразделение или в случае увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения. При увольнении сотрудника или при его переводе в другое структурное подразделение ФАС России передача документов и дел осуществляется по акту (приложение N 1).

1.10. Передача служебных документов ФАС России, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения руководителя ФАС России или заместителей руководителя ФАС России.

II. Правила оформления документов

2.1. Бланки и шаблоны документов

2.1.1. Документы, создаваемые в ФАС России, должны оформляться на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов (шаблонов), и иметь установленный состав реквизитов.

2.1.2. В ФАС России используются следующие виды бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — бланки):

бланк руководителя Федеральной антимонопольной службы (приложение N 2);

бланк статс-секретаря — заместителя руководителя Федеральной антимонопольной службы (приложение N 3);

бланк заместителя руководителя Федеральной антимонопольной службы (приложение N 4);

бланк Федеральной антимонопольной службы (приложение N 5);

бланк приказа ФАС России (приложение N 6).

Государственный герб Российской Федерации помещен на бланк ФАС России в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

2.1.3. Полное и сокращенное (ФАС России) наименование Федеральной антимонопольной службы даны в соответствии Положением о Федеральной антимонопольной службе, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 331.

2.1.4. Состав установленных реквизитов:

Для бланка приказа ФАС России:

— Государственный герб Российской Федерации;

— полное наименование ФАС России;

— вид документа;

— место составления (издания) приказа;

— отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.

Для бланка письма ФАС России:

— Государственный герб Российской Федерации;

— полное и сокращенное наименование ФАС России;

— справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

— отметки для проставления даты и регистрационного номера;

— отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма должностного лица ФАС России:

— Государственный герб Российской Федерации;

— полное и сокращенное наименование ФАС России;

— должность лица, подписавшего документ;

— справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

— отметки для проставления даты и регистрационного номера;

— отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Шаблоны документов, создаваемых в электронном виде в СЭД, имеют тот же состав реквизитов, что и бланки документов, создаваемых на бумажном носителе за исключением Государственного герба Российской Федерации.

2.1.5. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков и электронных шаблонов документов осуществляется по поручению руководителя ФАС России. Предложения о необходимости введения новых бланков и электронных шаблонов документов вместе с образцами предлагаемых бланков и шаблонов вносит начальник Управления делами. Образцы бланков утверждаются приказом ФАС России.

2.1.6. Снятие копий с бланков и документов, исполненных на бланках, с использованием цветной копировальной техники запрещено.

2.2. Оформление реквизитов документов

2.2.1. При подготовке документов служащие ФАС России обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, установленные ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

2.2.2. Каждый напечатанный лист, оформленный на бланке или без него должен иметь следующие размеры полей не менее:

левое — 20 мм;

правое — 10 мм;

верхнее — 20 мм;

нижнее — 20 мм.

Абзацный отступ — 1,25 см.

2.2.3. При подготовке документов в ФАС России применяется текстовой редактор OpenOffice с использованием шрифтов размером N 12 — 15, через 1 — 2 межстрочный интервала.

Для выделения части текста, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

2.2.4. При оформлении текста документа на двух и более листа, второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания. Листы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второго. При наличии нескольких приложений листы в каждом из них нумеруются отдельно.

При оформлении приложения к приложению нумерация листов продолжается.

2.2.5. Документы, создаваемые в ФАС России могут иметь следующий состав реквизитов:

Государственный герб Российский Федерации;

наименование ФАС России полное и сокращенное;

наименование структурного подразделения ФАС России;

наименование должности лица, подписавшего документ;

справочные данные о ФАС России;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату входящего документа;

место составления (издания) документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

указания по исполнению документа (резолюция);

заголовок к тексту документа;

текст документа;

отметка о контроле;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица:

отметка об электронной подписи;

гриф согласования документа;

виза;

печать;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа;

ссылка на документ.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

2.2.6. Изображение Государственного герба Российской Федерации, наименование ФАС полное и сокращенное, должность лица, подписавшего документ, справочные данные о ФАС России, вид документа и место составления документа входят в состав реквизитов бланка или электронного шаблона соответствующего вида документа.

2.2.7. Дата документа

Датой исходящего документа является дата его регистрации в отделе-канцелярии (правительственная корреспонденция) или отделе общей корреспонденции Управления делами.

Для протокола датой документа является дата проведения заседания, для акта — дата подписания.

Для документа, составленного совместно двумя и более органами управления, датой документа является дата более поздней подписи.

Дата документа, принимаемого коллегиальным органом — дата принятия, для утверждаемого документа — дата утверждения. В данном случае дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением должны быть обязательно датированы.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (26.04.2007).

Словесно-цифровой способ оформления даты используется в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций и в документах финансового характера (26 апреля 2007 г.).

Не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

2.2.8. Регистрационный номер документа

Все документы: входящие, исходящие и внутренние должны быть зарегистрированы.

Поступающие в ФАС России и исходящие из ФАС России документы регистрируются в отделе-канцелярии (правительственная корреспонденция) и отделе общей корреспонденции Управления делами.

Приказы ФАС России по общим вопросам регистрируются в Управлении делами, приказы ФАС России по личному составу регистрируются в Управлении государственной службы.

Внутренние документы регистрируются в СЭД автоматически или в структурных подразделениях, составивших данные документы.

Акты по результатам плановых и внеплановых проверок в отношении хозяйствующих субъектов, проводимых сотрудниками ФАС России, регистрируются в отделе по противодействию коррупции Управления государственной службы.

Регистрационный номер присваивается исходящему и внутреннему документу только после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в ФАС России, в СЭД.

2.2.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка включает в себя регистрационный номер (исходящий), проставленный на документе организацией, направившей данный документ на рассмотрение в ФАС России, и дату создания данного документа.

Ссылка указывается в специальной графе бланка либо после заголовка к тексту документа и отделяется от заголовка сплошной чертой, длина которой соответствует длине самой длинной строки заголовка.

2.2.10. Адресат

Документы адресуются в органы власти, организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа в орган власти, организацию, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

	Правительство Российской Федерации
	Департамент делопроизводства и архива

Сокращение названия Российская Федерация — РФ в официальных документах не допускается.

Допускается использование официально принятых сокращений наименований органов государственной власти, органов местного самоуправления, территориальных органов ФАС России.

При направлении документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

	Руководителю Федерального агентства воздушного транспорта
	А.В. Нерадько

В случае адресования документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном.

Например:

	Министерство образования и науки Российской Федерации Управление делами начальнику общего отдела
	А.А. Калинину

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Руководителям территориальных органов ФАС России

В состав реквизита может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 (зарегистрирован в Минюсте России 26.12.2014 N 35442).

Почтовый адрес может быть не указан в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы ФАС России.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При большом количестве адресатов составляют список (группу) рассылки документа, а на каждом экземпляре указывают только один адрес или обобщенное название организаций — адресатов.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес с индексом.

Например:

	Центральный банк Российской Федерации
	Неглинная ул., д. 12, Москва, 103016

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию получателя, его инициалы, затем почтовый адрес.

Например:

	Калинину И.П.
	Садовая ул., д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее.

Реквизит «Адресат» печатается ниже границы верхнего поля на 3 межстрочных интервала. Строки реквизита выравниваются по левому полю. Допустимо центрировать строки реквизита относительно самой длинной строки.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 2 межстрочных интервала.

2.2.11. Наименование документа

Наименование документа — заголовок к тексту, отражающий краткое содержание документа — составляется ко всем документам, за исключением телеграмм, телефонограмм и документов, имеющих небольшой объем текста (до 4 — 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа, быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы «о чем?» («о ком?): «о выделении…», «об изменении…» и т.п., или «чего?» («кого?»): «Должностной регламент старшего специалиста 1 категории».

Заголовок составляется исполнителем, готовящим документ.

В конце заголовка точка не ставится.

Заголовок к тексту письма печатается под реквизитами бланка от левой границы текстового поля и может занимать до 4 — 5 строк по 28 — 35 знаков в строке.

В заголовке к ответу на Поручение Правительства Российской Федерации после текста заголовка обязательно указывают дату и номер поручения.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом.

2.2.12. Текст документа

Текст документа составляется на русском языке, как государственном языке Российской Федерации.

Текст печатается на расстоянии 2 — 3 межстрочных интервалов от заголовка, такое же расстояние между текстом и подписью.

Текст служебного письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основание создания документа; во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать только одну заключительную часть. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа, организацию-автора или фамилию физического лица, дату, регистрационный номер (если они не указаны в реквизитах бланка), заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы, допускается их написание прописными буквами, подзаголовки пишутся с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Подпункты могут также нумероваться строчными буквами русского алфавита с закрывающейся круглой скобкой. Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой.

В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, кроме официальных или общепринятых.

В распорядительных документах ФАС России (приказах) и во внутренних документах (служебных, докладных записках), адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа: «приказываю», «предлагаю», «прошу» и т.д.

В документах коллегиальных органов ФАС России текст излагается от третьего лица единственного числа: «постановляет», «решил» и т.д.

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа: «приказываем», «решили» и т.д.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа: «слушали», «выступили», «решили».

В служебных письмах используются следующие формы изложения: от первого лица множественного числа: «просим предоставить…», «направляем в Ваш адрес…»;

от первого лица единственного числа: «прошу выслать…», «считаю необходимым» и т.д.;

от третьего лица единственного числа: «ФАС России не возражает» и т.д.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных ФАС России указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом с восклицательным знаком в конце обращения.

Заключительная форма вежливости предшествует подписи, располагается на 1 межстрочный интервал ниже текста письма или может выполнятся собственноручно подписывающим документ должностным лицом.

Письма, имеющие несколько адресатов, оформляются без обращения.

2.2.13. Оформление приложений к документу

Приложение дополняет, разъясняет отдельные вопросы документа или документ в целом.

Отметка о наличии приложений к документу печатается от границы левого поля без абзацного отступа и отделяется от текста документа 1 — 2 межстрочными интервалами.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте не названы, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например:

Приложение:	1. Заключение на проект… на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о доработке… на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложения к нему, всего на 30 л.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если приложение отправляется не во все указанные в документе адреса, то это оговаривается в отметке о приложении.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации и количество штук:

Например:

Приложение: диск CD-R — 1 шт.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие конфиденциальную информацию (ДСП), отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение:

Справка о платежеспособности…, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

В этом случае сопроводительное письмо тоже будет иметь пометку «для служебного пользования».

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а отметка о наличии приложений оформляется следующим образом: Приложение: согласно описи на 5 л.

При направлении копий прилагаемых документов об этом указывается в приложении.

Например:

Приложение: копия приказа ФАС России от 22.10.2012 N 650 на 3 л. в 1 экз.

В приложении к распорядительному документу (приказам, правилам, инструкциям, положениям и т.д.) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N …» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, через 1 интервал.

Например:

Приложение N 1 к приказу ФАС России от __________ N _____

Первую и последнюю строки при этом центрируют относительно второй строки.

Если приложение одно, оно не нумеруется.

Если приложением к документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.) в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения документа.

Например:

	Приложение N 1
	УТВЕРЖДЕН приказом ФАС России от __________ N _____

Наличие приложений к организационно-распорядительным документам указывается только в тексте.

2.2.14. Гриф согласования документа

Согласование проекта документа с другими органами государственной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа располагают на лицевой стороне документа ниже реквизита «подпись» в левом нижнем углу документа.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне. При большом количестве грифов согласования, их размещают двумя вертикальными рядами или указывают на отдельном листе согласования, при этом на месте, предназначенном для грифа согласования, делают пометку «Лист согласования прилагается».

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра транспорта Российской Федерации
___________ (подпись)	___________________ (инициалы, фамилия)
Дата

Или слова СОГЛАСОВАНО и реквизитов документа, которым оформлено решение о согласовании.

Например:

СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии медицинских наук от 30.10.2012 N 498-805

или

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии ФАС России от 29.09.2012 N 3

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами ФАС России;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.д.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

2.2.15. Виза

Согласование проекта с должностными лицами и специалистами ФАС России оформляются визой, оформляемой в электронной форме в СЭД или на документе на бумажном носителе.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату визирования, при необходимости — должность визирующего.

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На организационно-распорядительных документах, согласование которых ведется на бумажном носителе, визу проставляются на оборотной стороне последнего листа документа. Виза на распорядительном документе включает в себя наименование структурного подразделения, подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости (если визирует не начальник управления) указывается должность визирующего.

Например:

Административное управление — секретариат руководителя	Личная подпись	П.В. Заборщиков
________________ (дата)

или

Заместитель начальника Правового управления	Личная подпись	Л.В. Вовкивская
________________ (дата)

Служебные письма (кроме писем, содержащих конфиденциальную информацию) визируются в СЭД. На служебных документах с грифом ДСП визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии документа (в окончательной редакции без исправлений) и включают в себя личную подпись, расшифровку подписи и дату визирования.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа, согласование которого ведется на бумажном носителе, оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Правовое управление	Личная подпись	А.В. Молчанов
________________ (дата)

Замечания докладываются руководителю (заместителю руководителя), подписывающему данный документ.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем, начальником соответствующего отдела и руководителем структурного подразделения (или его заместителем, если руководитель официально отсутствует).

Проект документа, представляемый на подпись руководителю ФАС России, должен быть обязательно завизирован заместителем руководителя ФАС России, непосредственно координирующим и контролирующим деятельность структурного подразделения, подготовившего данный документ (в случае его отсутствия, заместителем руководителя ФАС России, его временно замещающим в соответствии с утвержденным распределением обязанностей).

Абзац исключен. — Приказ ФАС России от 31.03.2020 N 342/20.

Обязательному визированию в Правовом управлении за исключением случаев, указанных в настоящем пункте, подлежат:

а) проекты документов, содержащих правовую позицию ФАС России;

б) проекты документов, направляемых в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации;

в) проекты документов, направляемых в органы прокуратуры, иные правоохранительные органы;

г) проекты документов, направляемые в судебные органы;

д) законопроекты, разрабатываемые в ФАС России и направляемые в Правительство Российской Федерации;

е) законопроекты, разрабатываемые в ФАС России и направляемые для размещения в сети Интернет в целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы и на согласование или получение заключений в заинтересованные федеральные органы исполнительной власти, законопроекты, поступившие на согласование в ФАС России, а также проекты иных нормативных правовых актов, разрабатываемых в ФАС России;

ж) проекты заключений, поправок и официальных отзывов Правительства Российской Федерации к законопроектам;

з) проекты документов о согласовании или представлении замечаний ФАС России на проекты нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, представляемых в ФАС России для согласования;

и) проекты актов ненормативного характера, в том числе приказов, инструкций, положений, правил ФАС России;

к) проекты договоров, контрактов, соглашений и иных сделок с участием ФАС России за исключением хозяйственных договоров, контрактов и соглашений, заключаемых ФАС России в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;

л) проекты доверенностей, выдаваемые ФАС России для представления интересов ФАС России в судебных органах;

м) проекты процессуальных документов, подготовленные в рамках дел об административных правонарушениях;

н) проекты решений об отказе в удовлетворении ходатайств и предписаний, подготовленных по результатам рассмотрения ходатайств хозяйствующих субъектов о получении предварительного согласия на совершение сделок и действий, указанных в статьях 27 — 29 Федерального закона от 26.07.2006 N 135-ФЗ «О защите конкуренции».

Проекты документов, указанные в пп. «д» и «ж» настоящего пункта и относящиеся к сфере государственного оборонного заказа, до визирования в Правовом управлении подлежат визированию в Управлении контроля и правового обеспечения государственного оборонного заказа.

Документы, указанные в пп. «а», «б», «в», «г», «е», «з», «и», «к», «л» и «м» настоящего пункта и относящиеся к сфере государственного оборонного заказа, подлежат визированию вместо Правового управления в Юридическом управлении в сфере государственного оборонного заказа.

Не подлежат обязательному визированию в Правовом управлении проекты документов, за исключением указанных в пп. «д» настоящего пункта, подготовленные в Управлении контроля размещения государственного заказа по вопросам, связанным с применением законодательства о контрактной системе и в сфере закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц. Не подлежат обязательному визированию в Юридическом управлении в сфере государственного оборонного заказа проекты документов, за исключением указанных в пп. «д» настоящего пункта, подготовленные в Управлении контроля государственного оборонного заказа по вопросам, отнесенным к его компетенции Положением об Управлении контроля государственного оборонного заказа Федеральной антимонопольной службы, утвержденным приказом ФАС России от 31.12.2014 N 833/14.

Не подлежат обязательному визированию в Правовом управлении документы, за исключением указанных в пп. «д», «е», «ж», «з», «и», «к» и «л» настоящего пункта, подготовленные в Управлении контроля рекламы и недобросовестной конкуренции по вопросам, связанным с применением законодательства о рекламе и главы 2.1 Федерального закона «О защите конкуренции».

Не подлежат обязательному визированию в Правовом управлении документы, за исключением указанных в пп. «г», «д», «ж» и «л» настоящего пункта, подготовленные в Управлении контроля иностранных инвестиций по вопросам, связанных с применением законодательства об иностранных инвестициях на территории Российской Федерации.

Также не подлежат визированию в Правовом управлении проекты приказов по личному составу (о назначении, увольнении (за исключением случаев увольнения про инициативе представителя нанимателя), перемещении, отпусках, установлении квалификационных разрядов, награждении, поощрении сотрудников центрального аппарата ФАС России, руководителей территориальных органов ФАС России, о премировании сотрудников центрального аппарата и руководителей территориальных органов ФАС России, о командировании и заграничных командировках сотрудников центрального аппарата ФАС России.

Правовой экспертизе в Правовом управлении подлежат докладные записки руководителю ФАС России о возбуждении дел о нарушении антимонопольного законодательства и законодательства Российской Федерации о естественных монополиях, о выдаче предупреждений о прекращении действий (бездействия), которые содержат признаки нарушения антимонопольного законодательства и о выдаче предостережений о недопустимости нарушения антимонопольного законодательства.

Правовой экспертизе вместо Правового управления в Юридическом управлении в сфере государственного оборонного заказа подлежат докладные записки руководителю ФАС России о возбуждении дел о нарушении антимонопольного законодательства в сфере государственного оборонного заказа, о выдаче предупреждений о прекращении действий (бездействия), которые содержат признаки нарушения антимонопольного законодательства в сфере государственного оборонного заказа, и о выдаче предостережений о недопустимости нарушения антимонопольного законодательства в сфере государственного оборонного заказа.

Обязательному визированию в Управлении международного экономического сотрудничества подлежат:

проекты документов, направляемых в Министерство иностранных дел Российской Федерации, посольства Российской Федерации, торговые представительства Российской Федерации, посольства и представительства зарубежных стран в Российской Федерации, международные организации, государственные органы зарубежных стран;

проекты документов, направляемых в Министерство экономического развития Российской Федерации, другим государственным органам и органам местного самоуправления Российской Федерации, а также хозяйствующим субъектам, касающиеся мер тарифного и нетарифного регулирования внешнеэкономической деятельности.

Проекты приказов о проведении плановых проверок хозяйствующих субъектов должны быть завизированы в Управлении государственной службы.

Проекты приказов о командировании государственных гражданских служащих центрального аппарата ФАС России, замещающих должности не ниже заместителя начальника управления, подлежат обязательному визированию в Управлении общественных связей.

Проекты решений (писем заявителю) и предписаний, подготовленных по результатам рассмотрения заявлений хозяйствующих субъектов о проверке соответствия проектов соглашений требованиям антимонопольного законодательства, подлежат обязательному визированию в Правовом управлении и Управлении по борьбе с картелями не позднее двенадцати рабочих дней до истечения срока рассмотрения заявления хозяйствующего субъекта.

Проекты заявлений или сообщений о преступлении, направляемые в правоохранительные органы, а также ответы на запросы правоохранительных органов в связи с рассмотрением указанных заявлений или сообщений подлежат обязательному визировании в Правовом управлении и Управлении по борьбе с картелями, а в сфере государственного оборонного заказа соответственно в Юридическом управлении в сфере государственного оборонного заказа и Контрольно-инспекционном управлении в сфере государственного оборонного заказа.

Все исходящие из ФАС России документы, касающиеся биржевых торгов на товарно-сырьевых рынках, визируются в Управлении регулирования топливно-энергетического комплекса и Управлении контроля финансовых рынков.

Проекты приказов ФАС России о проведении контрольных мероприятий, в случае участия в контрольном мероприятии сотрудников нескольких структурных подразделений, начальниками соответствующих управлений и заместителями руководителя ФАС России, координирующими и контролирующими деятельность данных управлений.

На обороте каждого листа подлинника нормативного правового акта ФАС России, представляемого на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, созданного на бумажном носителе, начальником Правового управления проставляется собственноручная виза. Нормативный правовой акт, представляемый на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, созданный в форме электронного документа, начальник Правового управления визирует с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Визирование документов должно осуществляться в строго определенные сроки:

заместителями руководителя ФАС России — до 2 рабочих дней;

подразделениями-соисполнителями — до 2 рабочих дней;

в Правовом управлении:

проекты нормативных правовых актов ФАС России — до 10 рабочих дней (при необходимости срок может быть продлен, но не более чем на 5 рабочих дней),

проекты иных нормативных правовых актов — до 5 рабочих дней,

проекты остальных документов — до 3 рабочих дня.

По окончании указанных выше сроков проект документа должен быть рассмотрен, и завизирован. При несогласии визирующего должностного лица с текстом документа, проект документа в указанные выше сроки должен быть возвращен исполнителю с указанием замечаний, предложений и дополнений к проекту, в электронной форме или оформленных на отдельном листе.

Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.

Повторное визирование должно быть осуществлено в течение 1 рабочего дня. При повторном визировании в случае наличия визы вышестоящего должностного лица виза нижестоящего должностного лица не требуется.

При несогласии исполнителя с замечаниями и предложениями должностного лица, визирующего проект документа, вопрос выносится на рассмотрение руководителя ФАС России или заместителя руководителя ФАС России, непосредственно координирующего и контролирующего деятельность данного структурного подразделения (служебная записка за подписью начальника управления) в течение 1 рабочего дня.

Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Проекты федеральных законов, проекты указов Президента Российской Федерации, проекты постановлений Правительства Российской Федерации, проекты заключений, официальных отзывов и поправок Правительства Российской Федерации к проектам федеральных законов при их внесении в Правительство Российской Федерации, а также проекты нормативных правовых актов ФАС России, подлежащие направлению на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, за исключением проектов нормативных правовых актов ФАС России об установлении цен (тарифов), должны быть до их подписания руководителем ФАС России завизированы статс-секретарем — заместителем руководителя ФАС России.

2.2.16. Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

Начальник Управления общественных связей

Личная подпись

И.В. Кашунина

Если документ оформляется на бланке должностного лица, то наименование должности в подписи не указывается.

Подпись располагается под текстом документа или отметкой о наличии приложений и отделяется от предыдущего реквизита 2 — 3 межстрочными интервалами.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается границей правого поля.

Документ (шаблон) может быть подписан в СЭД усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица. Собственноручная подпись в таком случае не требуется.

Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если руководитель ФАС России временно отсутствует, то документ подписывает заместитель руководителя ФАС России, временно (в соответствии с приказом) исполняющий его обязанности. В таком случае на бланке ФАС России подпись оформляется следующим образом:

Временно исполняющий обязанности руководителя

А.Ю. Цариковский

При этом к письму (за исключением документов, направляемых в территориальные органы ФАС России) прикладывается заверенная копия приказа ФАС России о временном исполнении обязанностей.

Если заместитель руководителя ФАС России, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает заместитель руководителя ФАС России, замещающий отсутствующего, в соответствии с утвержденным приказом ФАС России временным распределением обязанностей между руководителем и заместителями руководителя ФАС России.

При подписании документов несколькими должностными лицами, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Заместитель Министра юстиции Российской Федерации	Заместитель Министра финансов Российской Федерации
Подпись	Расшифровка подписи	Подпись	Расшифровка подписи

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	А.Г. Цыганов
Члены комиссии	Личная подпись	С.Ю. Вершинин
Личная подпись	К.Ю. Бадалова

Аналогом собственноручной подписи, используемым в СЭД, является электронная подпись, подтверждением действий с электронными документами являются также данные авторизации подписей.

2.2.17. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

Например:

	УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федеральной антимонопольной службы __________ И.Ю. Артемьев
	_________ (дата)

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

Например:

УТВЕРЖДАЮ приказом ФАС России от ___________ N ____

Грифом утверждения приобретают юридическую силу следующие виды документов:

— повестки дня заседаний коллегиальных органов ФАС России, комиссий, рабочих групп, совещаний, советов;

— планы и программы проверок подразделений;

— акты;

— планы работы структурных подразделений;

— положения об отделах структурных подразделений ФАС России (утверждаются начальником структурного подразделения);

— должностные регламенты сотрудников ФАС России;

— командировочные задания и отчеты о командировках;

— финансово-хозяйственные документы: сметы, счета, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации;

— архивные документы: описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

2.2.18. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности:

акты (выполнения работ, списания, экспертизы и др.);

архивные справки;

гарантийные письма;

доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дела в суде и арбитраже и др.);

договоры (о сотрудничестве, аренде помещения, материально-технической ответственности и др.);

заявки (на оборудование и т.д.);

заключения и отзывы ФАС России на диссертации и авторефераты;

запросы информации в депозитариях;

исполнительные листы;

образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

правительственные телеграммы;

представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями);

положение о ФАС России;

поручения (банковские, бюджетные и др.);

расчетные чеки;

реестры (чеков, бюджетных поручений);

смета расходов (на содержание аппарата управления и т.д.);

соглашения (трудовые и др.);

трудовые книжки;

удостоверения;

чековые книжки;

штатные расписания и изменения к ним.

На запросы информации, направляемые в налоговые органы, ставится печать Управления делами.

На номерных бланках руководителя, его заместителей и ФАС России печать не ставится, кроме документов, названных выше.

На документах, оформленных в электронном шаблоне, подписанных квалифицированной электронной цифровой подписью руководителя ФАС России или заместителя руководителя ФАС России, и распечатанных для отправки адресату на бумажном носителе, печать не ставится.

2.2.19. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте ниже реквизита «подпись» оформляется реквизит «отметка о заверении копии», включающий слово «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения. В зависимости от содержания копия документа заверяется печатью Управления делами, Управления государственной службы или управления, подготовившего документ.

Например:

Верно Заместитель начальника Управления делами	Личная подпись	И.В. Белянкина
___________ (дата)

Копии решений ФАС России по результатам рассмотрения ходатайств и уведомлений хозяйствующих субъектов и копии исходящих из Федеральной антимонопольной службы документов заверяет заместитель начальника Управления делами (в его отсутствие начальник отдела-канцелярии Управления делами).

На заверенной копии ставится печать Управления делами.

Копии кадровых документов заверяет начальник Управления государственной службы или его заместитель, на копии ставится печать данного управления.

Копии документов, включаемых в дела об административных правонарушениях, заверяются в соответствии с требованиями Инструкции о порядке заверения копий документов, содержащих фактические данные, являющиеся доказательствами по делам об административных правонарушениях, утвержденной приказом ФАС России от 29.12.2011 N 912.

Копии документов, образующихся в результате рассмотрения дел о нарушениях антимонопольного законодательства, могут быть заверены в управлениях, подготовивших данные документы. При заверении копии ставится печать «для копий документов» с указанием наименования данного управления.

Исходящие документы, подготовленные и зарегистрированные самостоятельно (не включенные в СЭД) Управлением контроля размещения государственного заказа и Управлением контроля государственного оборонного заказа могут быть заверены аналогично.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) сшиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии _____ л.».

Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

2.2.20. Отметка об исполнителе

На исходящих документах обязательна отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа или, если места недостаточно, на обороте последнего листа документа, в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона.

Например:

И.В. Белянкина

(499) 252-35-26

На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.2.21. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляются на бланке указания по исполнению документа, непосредственно на документе (в заголовочной части документа) и в электронном виде в СЭД путем заполнения поля соответствующей электронной формы в регистрационной карточке документа.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату.

2.2.22. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле документа проставляется на документах, поступивших на бумажных носителях и поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» в правом верхнем углу первого листа документа. Соответствующая информация вносится в СЭД. При регистрации документа, полученного в электронной форме, отметка о постановке документа на контроль вносится только в СЭД.

2.2.23. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело делается в СЭД в регистрационной карточке входящего или исходящего документа (если документ является инициативным) в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения делопроизводителем управления, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении документа, поступившего через правительственную корреспонденцию, и направлении его в дело в СЭД делается в отделе-канцелярии Управления делами в соответствии с номенклатурой дел Управления делами.

2.2.24. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233, пометка об ограничении доступа к документу «Для служебного пользования» проставляется на каждом экземпляре документа.

Пометка «Для служебного пользования» проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам и дополняется указанием номера экземпляра документа, печатается тем же размером шрифта, как и текст документа. Номер экземпляра проставляется ниже пометки через 1 межстрочный интервал и центруется по отношению к ней.

Например:

Для служебного пользования Экз. N ________

III. Особенности подготовки и оформления отдельных

видов документов

3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов

Российской Федерации

3.1.1. ФАС России при осуществлении функций по контролю и надзору в установленной сфере деятельности, в пределах своей компетенции на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации разрабатывает проекты федеральных законов.

3.1.2. Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом N 15 на стандартных листах бумаги формата A4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

3.1.3. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта — ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН — отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта N 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?», или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы — дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в законодательные акты

Российской Федерации об административных правонарушениях

в связи с принятием Земельного кодекса Российской Федерации

или

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855

Гражданского кодекса Российской Федерации в части платежей

в бюджет и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 — 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами.

Например:

РАЗДЕЛ I

ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом.

Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами, и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом.

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

3.1.4. Оформление пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту должна содержать изложение предмета законодательного регулирования, основной идеи законопроекта и информацию о соответствии законопроекта положениям Договора о Евразийском экономическом союзе, а также положениям иных международных договоров Российской Федерации.

Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом N 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа — печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

К проекту федерального закона

«О внесении изменений в статью 1 Закона Российской

Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

3.2. Подготовка и оформление проектов актов (указов

и распоряжений) Президента Российской Федерации

3.2.1. Подготовка и оформление проектов актов (УКАЗОВ и РАСПОРЯЖЕНИИ) Президента Российской Федерации осуществляется ФАС России в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации.

3.2.2. Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги A4 шрифтом N 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле — 2,75 см, правое — 2,25 см и нижнее — не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

3.2.3. Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок и текст.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть — преамбулу — и постановляющую часть (в распоряжении — распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается вразрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервала. Длина черты составляет 2 — 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения — дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты — так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части.

На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения.

3.3. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений,

распоряжений) Правительства Российской Федерации

3.3.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации ФАС России в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.

3.3.2. Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом размером N 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта — постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например, N 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например, N 153-р.

Место издания отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 — 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 3, ст. 6).

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений — их сокращенные официальные наименования.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации.

IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов

документов в ФАС России

В рамках деятельности ФАС России создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, решения коллегии ФАС России, решения Президиума ФАС России, решения других коллегиальных органов ФАС России, протоколы заседаний (совещаний), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другие документы.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний коллегии ФАС России, протоколах Президиума ФАС России, протоколах Правления ФАС России, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства ФАС России с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, протокол и другие документы).

Инструкция устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

4.1. Приказ

4.1.1. Приказы ФАС России издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе руководства ФАС России или структурных подразделений ФАС России по важнейшим вопросам их деятельности в пределах компетенции ФАС России.

4.1.2. Подготовка и оформление приказов ФАС России осуществляются в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации», Регламентом ФАС России и настоящей Инструкцией.

4.1.3. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по организационным, кадровым, оперативным вопросам внутренней работы ФАС России.

4.1.4. Проект приказа готовят и вносят структурные подразделения центрального аппарата ФАС России на основании поручения руководителя службы, его заместителей, или в инициативном порядке. Проект приказа по основной деятельности создается в СЭД (организационно-распорядительный документ).

Проекты приказов по личному составу вносит Управление государственной службы на основании соответствующих представлений.

Приказы подписывает руководитель ФАС России (или лицо, временно исполняющее его обязанности).

В соответствии с приказом ФАС России полномочия по подписанию отдельных видов приказов по личному составу могут передаваться представителю нанимателя — заместителю руководителя ФАС России.

Обеспечение качественной подготовки проекта приказа и его согласование с заинтересованными структурными подразделениями центрального аппарата ФАС России возлагается на руководителя структурного подразделения, готовящего данный приказ.

В целях обеспечения правильности оформления, проект приказа должен предварительно согласовываться с заместителем начальника Управления делами, а в его отсутствие — с начальником отдела-канцелярии Управления делами.

4.1.5. Проект приказа в электронной форме согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями центрального аппарата ФАС России, заместителями руководителя ФАС России, печатается на стандартном бланке установленной формы и направляется руководителю ФАС России (временно исполняющему обязанности руководителя заместителю руководителя ФАС России) для подписания. При необходимости к проекту прикладывается служебная записка, которая должна содержать краткое изложение сути приказа и обоснование его необходимости.

К проекту приказа о создании комиссии по рассмотрению дела о нарушении антимонопольного законодательства Российской Федерации кроме служебной записки по поручению руководства могут быть приложены и материалы дела.

Проекты приказов ФАС России, подготовленные совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием полных наименований ФАС России и федеральных органов исполнительной власти и организаций.

4.1.6. Проект приказа ФАС России во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен иной срок.

4.1.7. Приказ печатается шрифтом N 14. При этом обязательные реквизиты: изображение государственного герба, наименование службы (полное и сокращенное), наименование вида документа — указаны на бланке.

Приказ должен иметь заголовок, кратко и четко отражающий содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 — 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Констатирующая часть приказа четко излагает цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, и начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа (в творительном падеже), его дата, номер и заголовок. Здесь же может даваться краткая характеристика рассматриваемого вопроса, в том числе с указанием недостатков и упущений.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, то констатирующую часть можно опустить.

Констатирующая часть в приказе заканчивается словом приказываю, которое печатается вразрядку с новой строки от левого поля без отступа.

Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия (руководителя структурного подразделения) и сроков исполнения.

При необходимости детализации предписываемых действий распорядительная часть приказа может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.

Каждый пункт распорядительной части приказа печатается с красной строки, имеет свой номер, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания исполнителя (структурное подразделение или конкретное должностное лицо), затем срок исполнения и предписываемые действия. Предписываемые действия выражаются глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить и т.д.).

Если приказ изменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то в тексте приказа должна быть обязательная ссылка на изменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка.

Если приказ отменяет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…», «Отменить…».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…», так как ознакомление заинтересованных лиц осуществляется путем составления рассылки.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывают должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

4.1.8. Проект приказа должен быть рассмотрен и завизирован заместителями руководителя ФАС России (в соответствии с их компетенцией) и руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым в проекте приказа даются поручения (за исключением поручений, имеющих общий характер). Визирование может осуществляться как в СЭД (приказы по общим вопросам, приказы о командировании, приказы о прохождении стажировки и практики), так и на бумажном носителе (приказы по личному составу, приказы с пометкой «для служебного пользования»).

Все проекты приказов визируются в Правовом управлении или в Управлении контроля и правового обеспечения государственного оборонного заказа, за исключением приказов, указанных в п. 2.2.15.

4.1.9. Если проект приказа визируется непосредственно на бланке, то исполнитель, подготовивший проект приказа, ставит свою визу в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа. При этом указываются его должность, инициалы и фамилия. На оборотной стороне последнего листа документа должно быть указано наименование структурного подразделения, вносящего данный проект, с обязательной подписью руководителя данного структурного подразделения.

Например:

Проект приказа вносит Правовое управление	Личная подпись	А.В. Молчанов
(дата)

Визы располагаются на оборотной стороне последнего листа приказа ниже отметки о структурном подразделении, вносящем данный проект приказа, с указанием наименования структурного подразделения, инициалов, фамилии руководителя структурного подразделения и даты визирования.

Например:

Согласовано: Управление делами	Личная подпись	С.Н. Белов
(дата)

Замечания по существу содержания приказа излагаются отдельно и прилагаются к тексту проекта документа.

4.1.10. Проект приказа подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти. В этом случае визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа и включают в себя наименование должности руководителя (заместителя руководителя) федерального органа исполнительной власти, собственноручную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

4.1.11. При издании приказа совместно одним или несколькими федеральными органами исполнительной власти оформление приказа осуществляется следующим образом:

наименование федеральных органов исполнительной власти (организаций) располагается на одном уровне;

наименование вида документа — приказ, располагается центрованно;

дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается центрованно;

регистрационный номер документа состоит из регистрационных номеров каждой из организаций, проставляется через косую черту в порядке указания авторов в приказе;

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

4.1.12. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах и должны иметь все необходимые элементы: наименование, заголовок, дату. Если к приказу следуют два и более приложений, то каждое из них имеет свой порядковый номер.

Приложение к приказу подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приказа. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

4.1.13. В приказах ссылки на приложения указываются в тексте. Приложения к приказу содержат в правом верхнем углу первого листа отметку:

Приложение N 1 к приказу ФАС России от _________ N ______

Приложения к приложению к приказу нумеруются отдельно и имеют в правом верхнем углу первого листа отметку, в которой указывается порядковый номер и наименование вида документа, к которому данное приложение относится.

4.1.14. Приказы по основной деятельности регистрируются в Управлении делами.

Приказы по личному составу (о назначении, увольнении, перемещении, отпусках, установлении квалификационных разрядов, награждении, поощрении служащих центрального аппарата, руководителей территориальных органов ФАС России) подготавливаются и регистрируются в Управлении государственной службы.

Приказы об утверждении штатного расписания центрального аппарата ФАС России и изменения в него подготавливаются и регистрируются в Управлении государственной службы.

Приказы о командировании служащих центрального аппарата подготавливаются в структурных подразделениях ФАС России и регистрируются в Управлении государственной службы.

Приказы о загранкомандировании служащих ФАС России подготавливаются Управлением международного экономического сотрудничества и регистрируются в Управлении государственной службы.

Приказы по составу советов, рабочих групп, комиссий, создаваемых в центральном аппарате ФАС России, регистрируются в Управлении делами.

Приказы о премировании работников центрального аппарата и руководителей территориальных органов ФАС России регистрируются в Управлении государственной службы.

Регистрация приказов ведется в пределах календарного года.

Регистрация приказов по основной деятельности ФАС России ведется в СЭД.

На зарегистрированный в СЭД приказ исполнителем создается электронная рассылка путем заполнения соответствующих полей в электронной регистрационной карточке. Рассылка приказа в электронном виде через СЭД осуществляется и в территориальные органы ФАС России. При рассылке в сторонние организации (без сопроводительного письма), исполнитель создает лист рассылки приказа — список с указанием наименований всех организаций, куда должен быть направлен данный документ. Оригиналы приказов по общим вопросам хранятся в Управлении делами, где подшиваются в дело согласно номенклатуре дел Управления делами.

Приказ, направляемый на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации, рассылается после возвращения данного приказа с государственной регистрации.

4.1.15. Если приказ затрагивает права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливают правовой статус ФАС России, имеет межведомственный характер, то он подлежит государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации в порядке, установленном Правилами подготовки нормативных правовых актов.

Не позднее 10 дней со дня подписания приказа 2 экземпляра приказа (подлинник и копия) представляются в Министерство юстиции Российской Федерации.

Представление на государственную регистрацию совместных приказов возлагается на тот федеральный исполнительный орган, который указан первым в числе подписавших.

К приказу прилагается справка, содержащая:

основания издания данного приказа;

сведения обо всех действующих нормативно-правовых актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с вновь принимаемым приказом;

сведения о согласовании приказа с заинтересованными органами исполнительной власти, если таковое согласование требуется;

сведения о проведении независимой антикоррупционной экспертизы с приложением копий заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы;

сведения о направлении проекта акта на заключение об оценке регулирующего воздействия с приложением копии заключения либо об отсутствии оснований для направления проекта акта на заключение об оценке регулирующего воздействия;

сведения о раскрытии информации о разработке нормативного правового акта в соответствии с Правилами раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 августа 2012 г. N 851;

сведения о предварительном обсуждении на заседаниях общественного совета при ФАС России с приложением копии заключения соответствующего общественного совета или об отсутствии основания для проведения такого обсуждения;

сведения о проведении согласительного совещания в случае наличия разногласий по проекту нормативного правового акта, выявленных по результатам проведения оценки регулирующего воздействия, с приложением копии протокола согласительного совещания;

сведения о результатах обязательной метрологической экспертизы требований к измерениям, стандартным образцам и средствам измерений, содержащихся в проектах нормативных правовых актов Российской Федерации.

Зарегистрированный в Министерстве юстиции Российской Федерации приказ возвращается в ФАС России, и передается в Управление делами для подшивки в дело.

В случае отказа в государственной регистрации приказа, в течение 10 дней со дня получения отказа, руководитель ФАС России издает приказ об отмене действия приказа, не прошедшего государственную регистрацию. Копию приказа об отмене структурное подразделение ФАС России, подготовившее данный приказ, направляет в Министерство юстиции Российской Федерации, незарегистрированный (отмененный) приказ возвращается в Управление делами, где подшивается в дело без рассылки.

В случае несогласия ФАС России с отказом в регистрации приказа в связи с выявлением в нем коррупциогенных факторов, ФАС России проводит с Министерством юстиции Российской Федерации совещание в течение 10 дней со дня получения отказа. По результатам совещания в случае неурегулирования разногласий по оценке указанных в заключении Министерства юстиции Российской Федерации коррупциогенных факторов ФАС России оформляет протокол, который подписывается Министром юстиции Российской Федерации и руководителем ФАС России либо по указанию руководителей федеральных органов исполнительной власти их заместителями.

ФАС России в течение 10 дней со дня проведения совещания протокол этого совещания с приложением указанного акта и изложением своей позиции по этому вопросу в Правительство Российской Федерации для рассмотрения.

Указанные материалы рассматриваются в течение 1 месяца Председателем Правительства Российской Федерации, заместителями Председателя Правительства Российской Федерации (в соответствии с распределением обязанностей) с участием Министра юстиции Российской Федерации и руководителя ФАС России (лиц, исполняющих их обязанности). По решению Председателя Правительства Российской Федерации материалы могут быть рассмотрены на заседании Правительства Российской Федерации.

В случае принятия решения об отсутствии в нормативном правовом акте коррупциогенных факторов этот акт подлежит в течение 5 дней со дня принятия такого решения повторному представлению на государственную регистрацию.

В случае принятия решения о наличии в нормативном правовом акте коррупциогенных факторов ФАС России издает в течение 5 дней приказ о его отмене.

Приказ может быть также возвращен Министерством юстиции Российской Федерации без регистрации по просьбе ФАС России, а также, если нарушен установленный порядок представления приказа на государственную регистрацию или Правила подготовки нормативных правовых актов.

В случае возвращения приказа без государственной регистрации при нарушении установленного порядка представления на государственную регистрацию или Правил подготовки нормативных правовых актов, нарушения должны быть устранены, а приказ повторно направляется на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации либо в Министерство юстиции Российской Федерации должна быть направлена копия документа об отмене приказа.

4.1.16. При оформлении выписок из приказов обязательно указывается констатирующая часть, а затем — дословное содержание выписываемых абзацев распорядительной части.

Выписку из приказа ФАС России по общим вопросам заверяет заместитель начальника Управления делами (в его отсутствие начальник отдела-канцелярии Управления делами), выписку из приказа по кадровым вопросам заверяет начальник Управления государственной службы (или его заместитель).

Выписку заверяют проставлением заверительной надписи «Верно», наименованием должности служащего ФАС России, заверяющего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты. Выписка должна быть обязательно заверена печатью соответствующего управления.

4.2. Положение, правила, инструкция, регламент

4.2.1. Положение принимается в том случае, если устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции ФАС России.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для исполнения.

В регламенте и инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения законодательных и иных нормативных актов.

4.2.2. Текст печатается на листах формата A4.

Констатирующей частью положения (правил, регламента, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных норм.

4.2.3. Положение, правила, регламент и инструкция должны обязательно иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?».

Заголовок выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

4.2.4. Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Названия глав могут выделяться полужирным шрифтом и выравниваются по центру.

4.2.5. Положения, правила, регламенты и инструкции разрабатываются соответствующими структурными подразделениями ФАС России, визируются руководителями данных структурных подразделений и утверждаются руководителем ФАС России (или заместителем руководителя ФАС России временно исполняющим обязанности руководителя).

Визирование данных документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в пп. 2.2.15. Инструкции.

Согласование положений, правил инструкций осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в пп. 2.2.14. Инструкции.

Утверждение оформляется грифом утверждения на подлиннике (см. пп. 2.2.17. Инструкции) или, если введение данных документов в действие требует дополнительных мероприятий, приказом по основной деятельности ФАС России (оформление см. п. 4.1. Инструкции).

4.3. Протокол

4.3.1. Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений на заседаниях коллегии ФАС России, комиссиях, совещаниях, конференциях. Форма протокола заседания коллегии ФАС России утверждена Положением о коллегии Федеральной антимонопольной службы (приказ ФАС России от 29.06.2007 N 198).

4.3.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.д.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа и работников структурного подразделения ФАС России, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются руководителями структурных подразделений, ответственными за подготовку данных вопросов.

4.3.3. Протокол может издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

4.3.4. Текст в полной форме протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или председательствующий.

Секретарь.

Присутствовали (подчеркивается) — список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих, если их количество превышает 15 человек.

Если в заседании (совещании) приняли участие представители разных органов государственной власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) (печатаются с прописной буквы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в этом случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается»). Постановление (решения) печатаются полностью, при необходимости приводятся итоги голосования. Текст постановления строится по образцу приказа.

Документ, утверждаемый протоколом, обязательно прилагается к нему.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

4.3.5. Текст краткой формы протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопросам нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

4.3.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке ФАС России и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа — слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения совещания, указывается в протоколе только в том случае, если оно проходило не в обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по данному вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) — печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номера экземпляра печатаются ниже грифа через 1,5 межстрочных интервала и центрируются по отношению к нему.

4.3.7. Проект протокола подготавливается структурным подразделением, ответственным за проведение заседания (совещания), или секретарем.

Проект протокола, подготовленный структурным подразделением, визируется его руководителем, представляется на подпись председательствующему на заседании (совещании) в течение 7 дней после окончания заседания (совещания).

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

4.3.8. Копии протоколов рассылаются структурным подразделениям центрального аппарата ФАС России под роспись в указателе рассылки, а также заинтересованным организациям и должностным лицам по списку рассылки с указанием их адресов. Копии протоколов, предназначенные к рассылке в территориальные органы ФАС России, в сторонние организации, и список рассылки передаются в Управление делами для заверения и осуществления рассылки.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов.

При оформлении выписки из протокола обязательно указывается вводная часть (включая повестку дня), затем дается дословная запись содержания необходимых абзацев.

Заверение выписки из протокола проводится по правилам, изложенным в пп. 2.2.19. Инструкции.

4.4. Служебное письмо

4.4.1. Служебные письма ФАС России готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

как исполнение поручений Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции ФАС России;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации, к программам, планам;

как ответы на запросы юридических и физических лиц, территориальных органов ФАС России;

как инициативные письма.

4.4.2. Сроки подготовки служебных писем определяются поручением руководителя ФАС России или его заместителей в пределах установленных сроков их исполнения (см. п. 6.9. Инструкции). Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем ФАС России, его заместителями и руководителями структурных подразделений. Служебные письма готовятся в СЭД, за исключением служебных писем с отметкой «для служебного пользования».

4.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках установленной формы (см. пп. 2.1.2. Инструкции) размером шрифта N 13 или N 14.

При оформлении письма на двух и более листах второй и последующий листы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами.

4.4.4. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по поставленным в нем вопросам.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

Документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

При адресовании документа лицу, замещающему несколько должностей, в реквизите «Адресат» проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

4.4.5. Право подписи служебных писем имеют руководитель ФАС России, заместители руководителя ФАС России и начальники структурных управлений центрального аппарата ФАС России.

Начальники управлений центрального аппарата ФАС России имеют право подписи на бланке ФАС России следующих служебных писем:

— промежуточный ответ заявителю на обращение, в связи с направлением запросов, отзыв обращения;

— ответ заявителю на запрос о результатах рассмотрения жалобы, заявления;

— ответы на обращения граждан, не содержащие выводы о наличии или отсутствии признаков нарушения антимонопольного законодательства, законодательства о рекламе, законодательства в сфере государственного оборонного заказа, а также законодательства Российской Федерации об иностранных инвестициях;

— уведомление об оставлении обращения без рассмотрения на основании части 3 статьи 44 Федерального закона от 26.07.2006 N 135-ФЗ «О защите конкуренции» или пункта 15 Правил рассмотрения антимонопольным органом дел, возбужденных по признакам нарушения законодательства Российской Федерации о рекламе, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24.11.2020 N 1922;

— сопроводительные письма к приказам о проведении внеплановых выездных проверок (в случае невозможности, вручения), приказам о продлении срока проведения проверок, актам проверок, приказам о возбуждении дел о нарушении законодательства;

— перенаправление жалоб, обращений в территориальные органы;

— переадресация обращений по подведомственности в федеральные органы исполнительной власти, в региональные и муниципальные органы власти;

— сопроводительные письма о направлении в правоохранительные органы заключений специалистов;

— запрос информации (позиции) у территориальных органов по поступившей на них жалобе, обращению;

— запрос информации у юридических лиц;

— служебные записки о предоставлении копии документов для служебного пользования;

— приглашения на совещания ниже должностей заместителей руководителей служб, министерств и иных ведомств.

Начальник Управления защиты государственной тайны имеет право подписи на бланке ФАС России писем, направляемых в федеральные органы исполнительной власти, организации и территориальные органы ФАС России по оперативным вопросам, входящим в компетенцию Управления защиты государственной тайны.

Проекты служебных писем, подготовленные за подписью руководителя ФАС России, должны передаваться в секретариат руководителя за 2 рабочих дня до срока исполнения документа.

Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы представительной власти и судебные органы, в федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы ФАС России, сторонние организации, подписываются руководителем ФАС России или его заместителями (согласно утвержденному приказом ФАС России распределению обязанностей), за исключением документов, подписываемых начальниками структурных управлений центрального аппарата ФАС России в соответствии с настоящим пунктом.

Решения по результатам рассмотрения ходатайств и уведомлений хозяйствующих субъектов и письма о передаче полномочий территориальным органам ФАС России по рассмотрению ходатайств и уведомлений хозяйствующих субъектов подписывают заместители руководителя ФАС России (согласно утвержденному приказом ФАС России распределению обязанностей).

Решения, предписания и определения комиссий, создаваемых для рассмотрения дел о нарушении антимонопольного законодательства Российской Федерации и законодательства Российской Федерации о рекламе оформляются на бланках ФАС России и подписываются председателем комиссии и членами комиссии.

Решения Комиссии ФАС России по контролю в сфере размещения заказов оформляются на бланках ФАС России и подписываются председателем комиссии, заместителем председателя комиссии и членами комиссии.

Протоколы об административных правонарушениях оформляются на бланках ФАС России и подписываются в соответствии с приказом ФАС России от 29.07.2015 N 667/15 «О перечне должностных лиц центрального аппарата Федеральной антимонопольной службы (ФАС России), управомоченных составлять протоколы об административных правонарушениях» (зарегистрирован Минюстом России 09.10.2015, регистрационный N 39260).

4.5. Записка (аналитическая, докладная,

служебная, объяснительная)

4.5.1. Служебные (аналитические, докладные, объяснительные) записки, создаваемые в ФАС России, являются внутренними документами и используются для информационного обмена между подразделениями (подразделениями территориального органа) и должностными лицами.

В служебных записках излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий подразделений и должностных лиц.

4.5.2. Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй — выводы и предложения.

4.5.3. Создание, регистрация и прохождение служебных записок осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в пп. 5.5.2 Инструкции.

4.5.4. При направлении информации одновременно адресатам внутри ФАС России и за его пределами оформляются два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.

4.6. Телеграмма

4.6.1. Отправка телеграмм в ФАС России осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222.

Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам.

4.6.2 Телеграммы подписываются руководством ФАС России, а также руководителями подразделений при наделении их соответствующими полномочиями.

Телеграммы категории «ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ» подписываются только руководителем и заместителями руководителя ФАС России и заверяются гербовой печатью ФАС России.

4.6.3. Телеграмма оформляется без реквизитов бланка следующим образом:

в правом верхнем углу указывается категория телеграммы (ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ);

перед текстом центрованно размещается реквизит «наименование документа» — «Телеграмма»:

после наименования от левой границы текстового поля помещается реквизит «Адресат» с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, прописными буквами;

после текста телеграммы размещается реквизит «Подпись» с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму.

Ниже подписи под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес ФАС России и дата (день отправления).

4.6.4. Заверенная в Управлении делами копия телеграммы передаются для отправки в отдел-канцелярию (экспедицию) Управления делами.

4.6.5. Телеграммы, направляемые структурными подразделениями ФАС России в рамках ведения дел о нарушении антимонопольного законодательства, законодательства о размещении заказов и законодательства о рекламе, регистрируются как исходящие документы (см. п. 5.4. Инструкции).

V. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Организация документооборота

5.1.1. Движение документов в ФАС России с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая) и внутренняя документация.

5.1.2. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки;

организация предварительного рассмотрения входящих документов;

однократность регистрации документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

5.1.3. Учет количества документов, включенных в документооборот ФАС России ведется с помощью СЭД.

5.2. Организация доставки документов

5.2.1. Доставка документов в ФАС России осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской связи, нарочно и по электронным каналам связи, в том числе по системам межведомственного документооборота (далее МЭДО), межведомственного взаимодействия (далее СМЭВ), документы с Единого портала государственных и муниципальных услуг (далее ЕПГУ) и через СЭД (документы из территориальных органов ФАС России).

С помощью почтовой связи в ФАС России доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, посылок, а также печатные издания.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.

По каналам электронной связи поступают служебная корреспонденция из государственных органов (МЭДО), телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные обращения, обращения с Единого портала государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ), корреспонденция из территориальных органов ФАС России (СЭД).

Документы могут быть сданы в Управление делами лично заявителем.

5.2.2. Корреспонденция, адресованная в ФАС России, поступает в Управление делами.

Документы, доставляемые в ФАС России фельдъегерской связью из органов государственной власти в рабочее время, принимаются в Управлении делами, в нерабочее время и в нерабочие и праздничные дни — в приемной руководителя ФАС России.

Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются (за исключением пакетов с пометкой «лично»), после чего проверяется правильность вложения документов. Пакеты с пометкой «лично» незамедлительно передаются по назначению.

О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается отправителю документа. При этом составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляр направляется отправителю (при отсутствии указанных в тексте приложений или соответствующей подписи — вместе с документом), второй остается в Управлении делами. Акты подписываются служащим, вскрывшим пакет, и начальником (заместителем начальника) отдела Управления делами, служащий которого вскрыл конверт.

Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности.

Конверты после проверки уничтожаются, кроме конвертов с обращениями граждан и случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа, или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа.

Поступившая в ФАС России на имя руководства службы срочная корреспонденция с пометками о срочности («Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно») и телеграммы доставляются по назначению немедленно.

5.3. Прием, обработка и распределение

поступающих документов

5.3.1. Документы, поступающие в ФАС России на бумажных и электронных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством службы и доставляются исполнителям.

Прием и первичную обработку поступающих документов осуществляют сотрудники отдела-канцелярии (правительственная корреспонденция) и отдела общей корреспонденции Управления делами ФАС России.

Документы, поступающие в ФАС России из вышестоящих органов, учитываются и регистрируются группой правительственной корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами.

Документы, поступающие в ФАС России из федеральных органов исполнительной власти, судебных органов, от хозяйствующих субъектов, граждан, из территориальных органов ФАС России и др., учитываются и регистрируются в группе входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами.

Принимать документы от хозяйствующих субъектов руководителям и сотрудникам структурных подразделений ФАС России, минуя Управление делами, запрещается.

Прием, регистрацию и доклад руководству службы документов, поступивших в пакетах с грифом «Секретно» осуществляет Управление защиты государственной тайны.

Прием и регистрацию документов, содержащих информацию ограниченного распространения (ДСП), осуществляют отдел-канцелярия (правительственная корреспонденция) и отдел общей корреспонденции Управления делами.

Прием и регистрация корреспонденции на иностранных языках, адресованной ФАС России, осуществляется в Управлении международного экономического сотрудничества. Управление международного экономического сотрудничества осуществляет их аннотированный перевод и докладывает руководителю службы и его заместителям.

Печатные издания поступают в Управление общественных связей.

При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу делается надпись: «Документ получен в поврежденном виде».

5.3.2. В процессе предварительного рассмотрения входящие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

К нерегистрируемым документам относятся:

письма (без обращения в ФАС России), присланные в копии для сведения;

ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры;

пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки;

обзоры печати, книги, газеты, журналы, прейскуранты, каталоги, ведомственная литература, проспекты, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники и т.д.

аналитические обзоры федеральных органов исполнительной власти;

копии документов без адресации в ФАС России, поступившие без сопроводительных писем;

учебные планы, программы (без сопроводительных писем);

авторефераты, полученные без сопроводительных писем;

документы материально-технического снабжения (заказы, разнарядки, платежные поручения, счета и т.д.), если они получены без сопроводительного письма;

анонимные обращения;

документы (заявления) без подписи.

5.3.3. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки документа (далее — РК) в СЭД, которой автоматически присваивается регистрационный номер.

При регистрации в РК заполняются следующие реквизиты:

вид документа;

отметка об ограничении доступа к документу;

номер экземпляра;

дата документа;

исходящий номер документа;

вид доставки;

адресат — название организации или фамилия должностного лица, на имя которого поступил документ, для обращений граждан — фамилия, имя, отчество гражданина;

аннотация — краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: о чем?;

состав — количество листов (страниц) документа и через знак «плюс» — количество листов, брошюр, компакт-дисков и другого приложения (при наличии);

количество экземпляров;

рубрика;

процедура;

тематика (для обращений граждан);

примечание.

При регистрации документа с пометкой «Для служебного пользования» в поле РК «аннотация» проставляются только буквы ДСП.

5.3.4. К РК путем сканирования прикрепляется электронный образ документа. Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: с пометкой «Для служебного пользования»; содержащие персональные данные, брошюры, книги, проспекты, жалобы на действия субъектов контроля в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», поступившие в ФАС России посредством функционала единой информационной системы в сфере закупок. В документах, нотариально заверенных, а также скрепленных документах, заверенных подписью должностного лица и печатью организации сканируется первый лист документа.

В РК вводятся, при наличии, связки с другими документами.

5.3.5. Регистрационный штамп (штрих-код) помещается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит дату и регистрационный номер, который автоматически присваивается СЭД.

При регистрации документов в группе правительственной корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами после валового входящего номера проставляется индекс ПР.

При регистрации документов, поступивших по электронной почте, после валового входящего номера проставляется индекс ЭП.

При регистрации документов, поступивших по системе МЭДО, после валового номера проставляется индекс М.

При регистрации факсограмм после валового номера проставляется индекс Ф.

Служебные документы, полученные руководством и сотрудникам структурных подразделений ФАС России, минуя Управление делами, подлежат обязательной передаче в отдел общей корреспонденции Управления делами для регистрации.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются общим номером и передаются на рассмотрение в общем порядке. Срочные телеграммы после регистрации сразу передаются в секретариат (приемную) руководителя ФАС России.

Текст поступившей телефонограммы печатается получателем на чистом листе и оперативно передается адресату.

Срочные факсограммы передаются адресату немедленно.

Факсограммы на иностранных языках передаются адресату без перевода.

5.3.6. Текст поступившей телефонограммы печатается сотрудником отдела общей корреспонденции Управления делами на листе бумаги формата A4 и регистрируется как входящий документ. Телефонограмма оперативно передается адресату.

5.3.7. После регистрации поступившая корреспонденция поступает в отдел секретариата Административного управления — секретариата руководителя для анализа и представления ее на доклад руководителю ФАС России или заместителю руководителя ФАС России, временно исполняющему его обязанности. Материалы к заседаниям Правительства Российской Федерации передаются в Административное управление — секретариат руководителя сразу после получения.

5.3.8. Проекты указаний руководителя (или временно исполняющего его обязанности заместителя руководителя) по исполнению документов оформляются специалистами отдела секретариата Административного управления — секретариата руководителя, заместителей руководителя — специалистами, обеспечивающими деятельность заместителей руководителя, в день регистрации документа или на следующий рабочий день (в случае, если документ зарегистрирован в конце рабочего дня).

Подготовка проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес подразделений, осуществляется в самих подразделениях.

5.3.9. После утверждения указания по исполнению документа в СЭД оно считается доведенным до сведения исполнителя (автоматически передается в электронные папки исполнителей).

Документы, поступившие на бумажных носителях, передаются в Управление делами для направления ответственному исполнителю. Соисполнителям копии на бумажном носителе не направляются. Для работы используется электронный образ документа, прикрепленный к РК в СЭД, в том числе полученный по системам МЭДО, СМЭВ и через СЭД (из территориальных органов ФАС России).

Документы поступают исполнителям в СЭД.

5.3.10. В случае несогласия с указанием по исполнению, зарегистрированные документы могут передаваться из одного структурного подразделения в другое в течение 4 рабочих дней со дня получения данных документов в СЭД по письменному согласованию с руководителем соответствующего структурного подразделения (при поступлении на переадресацию документа решение должно быть вынесено до окончания текущего рабочего дня), с обязательной переадресацией документа специалистами отдела секретариата Административного управления — секретариата руководителя в РК документа в СЭД.

При несогласии с переадресацией или нарушении срока переадресации (свыше 4 рабочих дней) документ может быть передан из одного структурного подразделение в другое только по служебной записке руководителя структурного подразделения с согласованием заместителя руководителя ФАС России, координирующего и контролирующего деятельность управления, в которое должен быть перенаправлен документ, с обязательной переадресацией документа специалистами отдела секретариата Административного управления — секретариата руководителя в РК в СЭД.

5.4. Организация обработки и передачи

отправляемых документов

5.4.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, согласовании, подписании (утверждении), регистрации и отправке.

5.4.2. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с должностными лицами ФАС России (внутреннее согласование) возлагается на подразделение — ответственного исполнителя документа.

5.4.3. Проекты документов ФАС России готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись руководству исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки.

Согласование проекта документа производится в электронном виде в СЭД с использованием электронной подписи.

Проекты документов с пометкой «Для служебного пользования» согласовываются только на бумажном носителе, оформляется визовой экземпляр.

5.4.4. Документы, представляемые на подпись руководству ФАС России, должны иметь временный регистрационный номер (идентификатор) с прикрепленным электронным образом документа к его РК в СЭД. Не прикрепляются к РК электронные образы документов, указанных в пп. 5.3.4. Инструкции.

5.4.5. В РК исполнителем заполняются следующие поля:

вид документа;

доступ — общий, ДСП;

корреспонденты — куда направляется документ, если корреспондентов более четырех, то исполнителем создается группа рассылки;

аннотация — краткое содержание документа:

состав — количество листов документа и приложений к нему;

подпись — фамилия должностного лица, подписавшего документ;

исполнитель — фамилия исполнителя, подготовившего документ;

связи карточек — указываются номер и дата письма, на которое дается ответ;

процедура — соответствующая процедура выбирается из списка;

содержание, содержание 2 и основание вынесения — выбираются из списка.

5.4.6. Подписанные документы для регистрации и организации отправки передаются в группу правительственной корреспонденции отдела-канцелярии или в группу исходящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами полностью оформленными,

5.4.7. Перед текстом письма на бланке указывается его краткое содержание (заголовок), если нет специального заголовка (заключение, решение, предписание).

5.4.8. В письме, к которому прилагаются какие-либо документы, под текстом письма должно быть обязательно указано приложение (см. пп. 2.2.13. Инструкции).

5.4.9. Инициалы, фамилия исполнителя письма и номер его служебного телефона указывается в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа (см. пп. 2.2.20. Инструкции) или, при недостатке места, на оборотной стороне последнего листа. Если документ предназначен для передачи по факсимильной связи или по электронной почте, то исполнитель должен быть указан только на лицевой стороне последнего листа документа.

5.4.10. При наличии специального указания руководителя ФАС России «доложить» подписанный заместителем руководителя службы документ должен содержать отметку об исполнении указания руководителя.

5.4.11. Окончательный ответ на документ должен быть завизирован всеми должностными лицами, названными в указаниях по исполнению руководства ФАС России к данному документу (правила визирования см. пп. 2.2.15. Инструкции).

5.4.12. Для регистрации в группу правительственной корреспонденции отдела-канцелярии и группу исходящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами представляют подготовленный для отправки документ в последней редакции (согласованный, подписанный и не требующий исправлений).

5.4.13. При регистрации проверяются правильность оформления реквизита «Адресат», наличие подписей, виз, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю в день поступления или на следующий рабочий день.

5.4.14. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его сотрудником.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа.

Сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных СЭД в целях учета, поиска, хранения и использования документов.

5.4.15. Исходящие документы, созданные с помощью электронных шаблонов и подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, поступают на регистрацию сразу после подписания.

Регистрационный номер и дата документа автоматически проставляются СЭД на бланке в электронном шаблоне. Сотрудники группы правительственной корреспонденции отдела-канцелярии и группы исходящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами при необходимости распечатывают документ и направляют его по указанному адресу. Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью и предназначенные для передачи только по каналам электронной связи, в том числе по МЭДО, не распечатываются.

5.4.16. Документы, направляемые в несколько адресов в виде копий на бумажном носителе, после регистрации возвращаются исполнителю для подготовки рассылки. Подготовленные исполнителем копии передаются в Управление делами для заверения и отправки.

5.4.17. Документы на бумажных носителях, служащие основанием исходящего письма, подшивается в соответствующее (по номенклатуре дел) дело в структурном подразделении. Документы — основания правительственной переписки передаются в группу правительственной корреспонденции отдела-канцелярии Управления делами, где подшиваются в дела согласно номенклатуре дел Управления делами. Соответствующая информация о списании документа в дело вносится в РК. Подлинники документов, отправленных только по системе МЭДО или по другим каналам электронной связи, подшиваются в соответствующее дело в управлении.

5.4.18. Определения, протоколы, постановления, решения и предписания комиссий ФАС России отправляются адресатам только с уведомлением о вручении, при этом в РК документа делается отметка.

При необходимости отправления другой корреспонденции с уведомлением о вручении исполнитель должен сделать соответствующую отметку в РК исходящего документа.

5.5. Отправка документов

5.5.1. Отправку исходящих документов ФАС России осуществляет участок экспедиции отдела-канцелярии Управление делами. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 (зарегистрирован в Минюсте России 26.12.2014 N 35442).

Документы, подлежащие отправке, передаются в экспедицию полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки.

Документы, подлежащие отправке, регистрируются в день их подписания и отправляются по почте на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, могут выкладываться в один конверт.

5.5.2. Отправляемые документы из ФАС России пересылаются почтой и (или) с помощью технических средств связи.

5.5.3. Отправка документов, подписанных руководством ФАС России и адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляется фельдъегерской связью, почтовой связью, нарочно и по системе МЭДО.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или по электронным каналам связи принимает структурное подразделение — исполнитель. Для этого делается соответствующая отметка в РК документа в поле «корреспондент».

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию руководителя ФАС России или заместителя руководителя, подписавшего данный документ.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

5.5.4. Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении документа на распечатанной в СЭД расписке, остающейся в деле в Управлении делами, а в РК делается отметка об отправке документа нарочным.

5.5.5. При отправке документа почтой в экспедиции осуществляются конвертование документа с указанием адреса, составление почтового реестра в электронной форме в системе «партионная почта» и передача на отправку в отделение связи.

При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы.

Отправка документов по каналам коммерческой почты осуществляется по служебной записке руководителя управления, подготовившего данные документы к отправке, с визой заместителя руководителя ФАС России, координирующего и контролирующего деятельность Контрольно-финансового управления.

Отправка почтовых отправлений весом свыше 2 кг осуществляется по служебной записке руководителя управления, подготовившего данные документы к отправке на имя начальника Управления делами.

5.5.6. На всю отправляемую почтой корреспонденцию (заказную и с уведомлением) составляется реестр в электронной форме в системе «партионная почта», распечатывается и направляется в почтовое отделение вместе с подготовленной к отправке корреспонденцией.

Отправка документов почтой, по системе МЭДО и по электронной почте осуществляется через СЭД. В РК исходящего документа, отправлено почтой, автоматически проставляются дата отправления, номер почтового отправления и номер почтового реестра, в РК исходящего документа, отправленного по электронным каналам автоматически проставляются вид отправки, дата и время отправки.

После отметки почтовым отделением реестр возвращается в группу экспедицию отдела-канцелярии Управления делами, где подшивается в дело.

5.5.7. Решения ФАС России по результатам рассмотрения ходатайств и уведомлений хозяйствующих субъектов выдаются на руки доверенному лицу заявителя (по доверенности) только сотрудником отдела-канцелярии Управления делами. При этом делается соответствующая отметка в РК документа в графе «приложение».

5.5.8. Телеграммы, составляемые в ФАС России, принимаются сотрудниками экспедиции завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными, с отметкой о категории и виде отправления. Телеграммы отправляются адресату в день поступления в отдел-канцелярию Управления делами.

Самостоятельно могут направлять телеграммы Управление контроля размещения государственного заказа и Управление контроля государственного оборонного заказа.

5.5.9. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

5.5.10. Документы для передачи по каналам факсимильной связи с факс-аппарата Управления делами ФАС России передаются в отдел общей корреспонденции полностью оформленными, зарегистрированными с указанием номера факса и электронного адреса получателя.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования».

5.5.11. Уведомления о вручении отправленной заказной корреспонденции адресату, возвращаются в отдел общей корреспонденции Управления делами. После внесения информации о дате доставки в РК документа уведомление направляется исполнителю.

5.5.12. В случае возврата отправленного документа почтовым отделением, документ (с конвертом) возвращается в отдел общей корреспонденции Управления делами или в группу правительственной почты отдела-канцелярии Управления делами. После внесения в РК документа отметки о возврате, документ возвращается для уточнения реквизитов исполнителю.

5.6. Регистрация и прохождение внутренних документов

5.6.1. В ФАС России создаются и регистрируются следующие виды внутренних документов: приказы (см. п. 4.1. Инструкции), положения, правила, инструкции (см. п. 4.2. Инструкции), протоколы (см. п. 4.3. Инструкции), поручения руководителя ФАС России и заместителей руководителя ФАС России, аналитические, служебные, докладные и объяснительные записки.

5.6.2. Регистрацию поручений руководителя ФАС России осуществляет секретариат руководителя. Передачу поручений руководителя исполнителям осуществляет структурное подразделение, подготовившее данное поручение. Контроль исполнения поручений руководителя ФАС России осуществляет уполномоченный помощник руководителя ФАС России.

Поручения заместителей руководителя ФАС России регистрируются их секретарями. Контроль исполнения данных поручений возлагается на структурное подразделение, подготовившее данное поручение.

5.6.2. Прохождение служебных и докладных записок в центральном аппарате ФАС России состоит из следующих этапов:

Подготовленному проекту документа присваивается временный регистрационный номер (идентификатор) в СЭД и прикрепляется к РК документа его электронный образ, за исключением электронных образов документов, указанных в пп. 5.3.4. Инструкции.

После подписания документа начальником структурного подразделения, документ автоматически регистрируется в СЭД и направляется адресату.

Полученный адресатом внутренний документ не подлежит повторной регистрации в СЭД. В его РК делаются отметки: об указаниях по исполнению документа, об исполнении и другие отметки.

При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, который также подлежит аналогичной регистрации в СЭД с указанием связи РК.

5.7. Работа исполнителей с документами

5.7.1. Документы в структурные подразделения поступают в СЭД и на бумажном носителе. Доставка документов, электронные образы которых не прикреплены к РК, в подразделения осуществляется в возможно короткие сроки, не позднее следующего дня после их рассмотрения руководством ФАС России. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

Руководители структурных подразделений ФАС России обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления в СЭД или на следующий рабочий день, контроль качественного исполнения документов по существу вопроса.

5.7.2. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

сбор и обработка необходимой информации;

подготовка проекта документа, его оформление;

создание временной РК проекта документа;

прикрепление электронного образа проекта документа к временной РК документа;

согласование проекта документа;

доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае значительной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

представление на подпись (утверждение) руководству ФАС России;

подготовка к пересылке подписанного (утвержденного) документа адресату;

проставление отметки об исполнении документа.

5.7.3. В случаях, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом «созыв», «свод» или «ответственный», если не оговорено иное.

5.7.4. Ответственный исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководством структурного подразделения.

При необходимости запроса информации в других структурных подразделениях ФАС России ответственный исполнитель направляет соответствующие служебные записки. Срок рассмотрения и направления информации по данным служебным запискам, если он не указан конкретно в тексте служебной записки — 10 рабочих дней. В случае необходимости по решению начальника соответствующего структурного подразделения срок может быть продлен до 30 дней.

Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.7.5. Проект исходящего документа согласовывается руководителями соответствующих подразделений — соисполнителей.

5.7.6. При наличии неурегулированных разногласий по документу подразделение — ответственный исполнитель готовит служебную записку на имя руководителя ФАС России или его заместителя с их перечислением.

5.7.7. В случае невозможности исполнения документа в установленные сроки исполнитель руководствуется требованиями, установленными Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 «О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации» и Регламентом ФАС России.

5.7.8. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

VI. Контроль исполнения документов

6.1. Контроль состоит из осуществляемых Управлением делами и другими структурными подразделениями ФАС России процедур по учету и анализу сроков исполнения документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности ФАС России.

6.2. Контроль включает постановку на контроль, мониторинг исполнения, предупредительный контроль, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Цель контроля — обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения документов и содержащихся в них поручений по существу вопроса осуществляет руководитель ФАС России, заместители руководителя ФАС России и руководители структурных подразделений, несущие персональную ответственность за своевременное и качественное их исполнение.

Контроль сроков исполнения документов в центральном аппарате ФАС России осуществляют отдел-канцелярия и отдел общей корреспонденции Управления делами.

6.3. Постановка документов на контроль осуществляется Управлением делами и представляет собой отметку о контроле в правом верхнем углу в документе на бумажном носителе и внесение информации в СЭД о виде контроля и контрольном сроке исполнения документа.

6.4. На контроль в отделе-канцелярии ставятся поступившие в ФАС России:

поручения Президента Российской Федерации;

поручения Администрации Президента Российской Федерации;

поручения Правительства Российской Федерации;

поручения Аппарата Правительства Российской Федерации;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума, протоколах заседаний правительственных комиссий и совещаний;

поручения, содержащиеся в указах, распоряжениях Президента Российской Федерации и постановлениях, распоряжениях Правительства Российской Федерации;

запросы обеих палат Федерального Собрания Российской Федерации;

запросы депутатов Государственной Думы Российской Федерации;

запросы членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

обращения граждан, организаций и общественных объединений, поступившие в ФАС России из Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций и Отдела по работе с обращениями граждан Аппарата Правительства Российской Федерации.

На контроль в отделе общей корреспонденции ставятся поступившие в ФАС России:

запросы депутатов законодательных органов всех уровней;

запросы Конституционного Суда Российской Федерации;

запросы Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

запросы федеральных органов исполнительной власти о согласовании проектов нормативных правовых актов;

протоколы согласительных совещаний по согласованию проектов нормативных правовых актов;

запросы территориальных органов ФАС России;

жалобы о нарушении законодательства о размещении государственного и муниципального заказов;

обращения (заявления, жалобы) государственных и муниципальных органов, органов местного самоуправления;

обращения (заявления, жалобы) юридических и физических лиц;

запросы средств массовой информации;

уведомления военных представительств о приостановке приемки и отгрузки военной продукции;

письма граждан.

6.5. Вид контроля в СЭД зависит от срока исполнения документа:

«весьма срочно» — срок исполнения один день;

«срочный» — срок исполнения до трех дней;

«внешний» — срок исполнения до одного месяца со дня подписания поручения (для поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации) или со дня регистрации в отделе-канцелярии (правительственная корреспонденция) и отделе общей корреспонденции Управления делами (для остальных документов).

6.6. Сроки исполнения контрольных документов устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами вышестоящих государственных органов и исчисляются в календарных днях, отсчет которых начинается с даты контрольного документа или с даты его регистрации в Управлении делами ФАС России.

Индивидуальный срок исполнения документа может быть установлен по указанию руководства ФАС России.

6.7. Поручение Президента Российской Федерации подлежит исполнению в срок не более месяца со дня его подписания, если в самом поручении не указан иной срок.

Поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которое дано во исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок;

Поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению:

в срок не более месяца со дня его подписания, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то — до последнего дня месяца);

в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки «срочно», «незамедлительно» или аналогичное указание;

в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «оперативно», «в возможно короткий срок»;

в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения.

Если в документе установлен срок «до» или «не позднее», конкретной даты, то сроком исполнения является указанная дата.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

В исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, в Правительство Российской Федерации не менее чем за 10 дней до истечения контрольного срока направляется мотивированное предложение о его продлении с указанием причины и планируемой даты исполнения.

Исполнение срочных поручений не продлевается и не корректируется.

Предложения о корректировке сроков исполнения оперативных поручений могут направляться в Правительство Российской Федерации в течение 1 рабочего дня со дня подписания поручения.

Сроки исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, координационных и совещательных органов Правительства Российской Федерации, возглавляемых Председателем Правительства, поручений Председателя Правительства Российской Федерации, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях, поручений Председателя Правительства Российской Федерации и заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, данных во исполнение поручений Правительству Российской Федерации, содержащихся в указах или распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений или указаний Президента Российской Федерации Правительству Российской Федерации, не продлеваются.

6.8. В случаях, когда ФАС России определен соисполнителем поручения, он представляет ответственному исполнителю предложения, подписанные руководством ФАС России, в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

6.9. Направленные на согласование проекты актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (их копии) визируются руководством ФАС России не более чем в 10-дневный срок со дня регистрации в Управлении делами.

Протоколы согласительных совещаний по согласованию проектов нормативных правовых актов визируются руководством ФАС России в 5-дневный срок со дня регистрации в Управлении делами.

Ответ на парламентский запрос Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок не более 15 дней со дня получения и регистрации запроса в отделе-канцелярии Управления делами или иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации.

Ответ на запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок не более 30 дней со дня получения и регистрации запроса в отделе-канцелярии Управления делами или иной, согласованный с инициатором запроса срок.

Письма иных государственных органов исполняются в следующие сроки:

Администрации Президента Российской Федерации — не более 30 дней с их исходящих дат;

Аппарата Правительства Российской Федерации — не более 30 дней с их исходящих дат;

полномочного представителя Президента Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации — не более 15 дней с их исходящих дат;

полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации, Верховном Суде Российской Федерации — не более месяца с их исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

полномочных представителей Правительства Российской Федерации в палатах Федерального Собрания Российской Федерации — не более месяца с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

запросы Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации — не более 15 дней со дня их регистрации в Управлении делами, если в них не установлены иные сроки;

запросы Конституционного Суда Российской Федерации — не более месяца со дня их регистрации в Управлении делами, если в них не установлены иные сроки;

представления Счетной палаты Российской Федерации — не более 20 дней со дня их регистрации в Управлении делами, если в них не установлены иные сроки;

проекты нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, направленные на согласование — не более 30 дней со дня их регистрации в Управлении делами;

запросы СМИ — не более 7 дней со дня их регистрации в Управлении делами;

обращения (заявления, жалобы) государственных и муниципальных органов, органов местного самоуправления — не более 30 дней со дня их регистрации в Управлении делами;

обращения федеральных органов исполнительной власти — государственных заказчиков по государственному оборонному заказу о регистрации цен — не более 25 рабочих дней со дня их регистрации в Управлении делами;

обращения федеральных органов исполнительной власти и государственных корпораций по вопросу согласования прогнозных цен — не более 20 рабочих дней со дня их регистрации в Управлении делами;

обращения (заявления, жалобы) юридических и физических лиц — не более 30 дней со дня их регистрации в Управлении делами, жалобы, поданные в порядке статьи 18.1 Федерального закона от 26.07.2006 N 135-ФЗ «О защите конкуренции» — не более 7 рабочих дней;

обращения граждан — не более 30 дней со дня их регистрации в Управлении делами (продление срока рассмотрения обращений граждан не должно превышать 30 дней);

запросы территориальных органов ФАС России по вопросам применения антимонопольного законодательства и законодательства о рекламе — не более 15 дней со дня регистрации в Управлении делами (продление срока рассмотрения данных запросов не должно превышать 15 дней);

уведомления военных представительств о приостановке приемки и отгрузки военной продукции — не более 60 дней со дня их регистрации в Управлении делами;

иные запросы территориальных органов ФАС России — не более 30 дней со дня их регистрации в Управлении делами.

Контрольный срок исполнения документа и поручения руководителя ФАС России является обязательным для ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

6.10. Соисполнители документа и поручения руководителя ФАС России обеспечивают своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и направление их ответственному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение. По срочным документам и поручениям руководителям ФАС России материалы направляются незамедлительно.

6.11. Продление срока исполнения обращений государственных и муниципальных органов, органов местного самоуправления, обращений физических и юридических лиц, обращений граждан и запросов территориальных органов ФАС России осуществляется на основании информационного письма заявителю с указанием причин продления и нового срока исполнения документа, подписанного руководителем или заместителем руководителя ФАС России, или на основании мотивированной служебной записки на имя руководителя или заместителя руководителя ФАС России (в соответствии с распределением обязанностей) с соответствующей резолюцией руководства ФАС России при наличии надлежащего уведомления заявителя о продлении срока рассмотрения обращения.

Продление срока исполнения контрольного документа осуществляется в СЭД сотрудниками отдела-канцелярии (правительственная корреспонденция) или отдела общей корреспонденции Управления делами.

6.12. Порядок работы с контрольными документами в ФАС России определяются Регламентом Федеральной антимонопольной службы, утвержденным приказом ФАС России от 09.04.2007 N 105.

6.13. Снятие с контроля исполненного поручения осуществляется в отделе-канцелярии (правительственная корреспонденция) или отделе общей корреспонденции Управления делами. Документ и поручение руководителя ФАС России считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения соответствующего поручения и документированного подтверждения исполнения.

Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа и поручения руководителя ФАС России исполненным.

Снятие с контроля оформляется отметкой в СЭД о дате исполнения и направлении документа в дело.

6.14. Управление делами еженедельно направляет руководителям структурных подразделений ФАС России информацию (напоминание) с перечнем контрольных документов, срок исполнения которых истекает на предстоящей неделе.

6.15. Управление делами формирует сводные данные о ходе исполнения контрольных документов в структурных подразделениях ФАС России и предоставляет руководству ФАС России квартальные и годовые отчеты по исполнительской дисциплине.

VII. Документальный фонд ФАС России

7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основным учетным документом дел за текущий год.

7.1.2. Номенклатура дел центрального аппарата ФАС России составляется центральным архивом ФАС России отдела-канцелярии Управления делами на основе проектов номенклатур дел структурных подразделений центрального аппарата ФАС России (приложение N 7).

Проект номенклатуры дел структурного подразделения на следующий календарный год составляется делопроизводителем структурного подразделения ФАС России, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в отдел-канцелярию (центральный архив ФАС России) Управления делами в срок до 1 ноября текущего года

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать проект номенклатуры дел подразделения и представить ее в отдел-канцелярию (центральный архив ФАС России) Управления делами.

7.1.3. Номенклатура дел центрального аппарата ФАС России подписывается начальником Управления делами, согласовывается с центральной экспертной комиссией ФАС России (далее именуется — ЦЭК) и согласовывается с Экспертной проверочной комиссией (далее именуется — ЭПК) Государственного архива Российской Федерации. Согласование проводится не реже одного раза в 5 лет, если за это время не произошло крупных структурных изменений. Согласованная с ЭПК номенклатура дел центрального аппарата ФАС России утверждается приказом ФАС России.

Ежегодная номенклатура дел центрального аппарата ФАС России, не проходящая согласование с ЭПК Государственного архива Российской Федерации, составляется Управлением делами, подписывается заместителем начальника Управления делами и утверждается заместителем руководителя ФАС России.

7.1.4. После утверждения номенклатуры дел центрального аппарата ФАС России, структурные подразделения центрального аппарата ФАС России получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

7.1.5. Номенклатура дел центрального аппарата ФАС России в конце каждого года уточняется, утверждается (приказом или грифом утверждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

7.1.6. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений центрального аппарата ФАС России, располагаемые в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

7.1.7. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений ФАС России.

В номенклатуру не включаются периодические издания.

Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру дел в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

По окончании года делопроизводитель управления составляет итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году в соответствующем управлении, которая направляется в Управление делами. На основании поступивших записей в Управлении делами делается итоговая запись о количестве заведенных в центральном аппарате ФАС России дел.

7.1.8. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляют индекс каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения ФАС России, утвержденного приказом, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индекс дела обозначается арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Сокращенный вариант написания заголовка типа «То же…» не допускается. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «Общая переписка» и т.д.) а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документа (протоколы, приказы и т.д.); название организации которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документа дела; дата (период), к которому относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

«Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с федеральными органами исполнительной власти по вопросам формирования Единого экономического пространства (ЕЭП)».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

«Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам контроля за соблюдением антимонопольного законодательства».

Конкретный корреспондент указывается в заголовке в том случае, если переписка ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения».

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, после названия дела указывается «Копии».

Подлинность документов дела в заголовках не оговаривается.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяются степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, определяемый в соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный N 18380), а при отсутствии в перечне нужной статьи согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения, определенный исходя из научной и практической ценности документов.

На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую или практическую ценность, проставляется временный срок хранения и пометка «ЭПК».

В графе 5 «примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

7.1.9. Номенклатура дел центрального аппарата ФАС России составляется и согласовывается с ЭПК Государственного архива Российской Федерации заново в случае коренных изменений функций и структуры ФАС России.

7.2. Формирование дел и их текущее хранение

7.2.1. Дело — совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности ФАС России

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, и систематизация документов внутри дела.

7.2.2. Дела формируются в ФАС России децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

7.2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок передаваться исполнителем делопроизводителю соответствующего структурного подразделения ФАС России для формирования их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел данного структурного подразделения.

7.2.4. Контроль правильности формирования дел в структурных подразделениях ФАС России осуществляет Управление делами.

7.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

по объему дело не должно превышать 200 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

В РК документа делопроизводитель вносит отметку о списании документа с указанием номера дела согласно номенклатуре дел управления.

В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии данных приложений, делается запись на документе об их местонахождении.

7.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

Приказы ФАС России группируются в дела по видам и хронологии, с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документа, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, протоколы заседаний Правительства Российской Федерации, его Президиума и выписки из протоколов.

Все документы отчетного и информационного характера во исполнение акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное для этого дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки в отделе-канцелярии Управления делами.

Документы заседаний коллегии группируются по хронологическому признаку, при этом протоколы, решения коллегии, документы к заседаниям коллегии помещаются в одно дело. Документы заседаний президиума ФАС России группируются по тому же принципу.

Положения, инструкции, утвержденные приказами ФАС России по основной деятельности, являются приложениями к приказам и группируются вместе с указанными документами.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета работников центрального аппарата ФАС России группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам, отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы ФАС России и документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.7. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного срока хранения переоформляются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года — вверху дела, первым.

7.2.8. Дела структурных подразделений ФАС России подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению.

Оформление дела включает в себя:

описание дела на обложке;

брошюровку и нумерацию листов;

составление заверительной надписи.

Оформление дел в делопроизводстве осуществляется делопроизводителем структурного подразделения, формирующего данное дело при методической помощи и под контролем центрального архива ФАС России (Управление делами).

7.2.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 8), нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела (приложение N 9), составление (для приказов ФАС России) внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.

7.2.10. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

полное и сокращенное наименования ФАС России;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре;

заголовок дела (полный) по номенклатуре;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела (по номенклатуре);

архивный шифр дела (проставляется работником центрального архива ФАС России).

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование ФАС России указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения — указывается полное название структурного подразделения, в соответствии с утвержденной структурой;

заголовок дела — переносится из номенклатуры дел структурного подразделения полностью, без сокращений;

дата дела обозначается годом.

Для дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), датой являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.д.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов проставляется на обложке дела в точном соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел структурного подразделения.

На делах постоянного хранения пишется: хранить постоянно.

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках постоянного срока хранения проставляется в центральном архиве ФАС России чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Российской Федерации.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

7.2.11. Для учета приказов ФАС России по общим вопросам и личных дел служащих ФАС России составляется внутренняя опись документа (приложение N 10). Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.2.12. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.2.13. С момента заведения и до передачи в центральный архив ФАС России (или до уничтожения по истечении срока хранения) дела хранятся по месту их формирования.

Руководитель структурного подразделения ФАС России несет персональную ответственность за сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел данного структурного подразделения. Номенклатура дел или (для отдела) выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в центральный архив ФАС России.

7.2.14. Документы, создаваемые в электронном виде в СЭД имеют те же сроки хранения, что и документы на бумажных носителях и формируются в дела должны быть сформированы в соответствующие дела. Правила формирования электронных дел в СЭД устанавливаются специальной инструкцией.

7.2.15. Выдача дел служащим структурного подразделения для работы осуществляется делопроизводителем данного структурного подразделения под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дел.

Дела выдаются во временное пользование служащим структурного подразделения на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя ФАС России или его заместителя, непосредственно координирующего и контролирующего деятельность Управление делами, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя ФАС России (или лица, временно исполняющего его обязанности), при этом в дело подшивается заверенная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника.

7.3. Порядок передачи документов на хранение в архив

7.3.1. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» документы ФАС России являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы ценности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение как часть Архивного фонда Российской Федерации.

7.3.2. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет Управление делами, который обеспечивает формирование и использование архивного фонда ФАС России.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в ФАС России в составе отдела-канцелярии Управления делами образован центральный архив ФАС России.

Дела временного (до 10 лет) хранения в центральный архив ФАС России не передаются, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

7.3.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Обязательным условием подготовки дел к передаче на архивное хранение является проверка списания каждого документа в соответствующее дело по номенклатуре дел в РК СЭД в поле «Номенклатура дел».

7.3.4. Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основании принятых критериев.

7.3.5. Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности включения документов в дела, при подготовке дел к передаче на хранение в центральный архив ФАС России и при подготовке к передаче дел в Государственный архив Российской Федерации.

7.3.6. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ФАС России создана постоянно действующая центральная экспертная комиссия, состоящая из специалистов структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.

7.3.7. Функции и права ЦЭК, организация ее работы определяется Положением о Центральной экспертной комиссии ФАС России, согласованным с Федеральным архивным агентством и утвержденным приказом ФАС России от 23.05.2005 N 100.

7.3.8. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях ФАС России делопроизводителями, совместно с ЦЭК, и под непосредственным методическим руководством центрального архива ФАС России.

7.3.9. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив ФАС России, отбор документов временного хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России, выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек.

7.3.10. Отбор документов для постоянного хранения производится на основании согласованной с Государственным архивом Российской Федерации номенклатурой дел центрального аппарата ФАС России путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела временного хранения с отметкой «ЭПК» также подлежат полистному просмотру с целью определения документов, которые необходимо оставить на постоянное хранение. Выделенные документы присоединяются к однородным делам или оформляются как самостоятельные дела.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК ФАС России.

7.3.11. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

7.3.12. Опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда ФАС России, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.3.13. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.3.14. Описи дел для сдачи документов в центральный архив ФАС России составляются ежегодно делопроизводителями структурных подразделений ФАС России под непосредственным методическим контролем центрального архива ФАС России.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 11) и представляются в центральный архив ФАС России не раньше, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями ФАС России, служат основой для подготовки сводной описи дел центрального аппарата ФАС России. Сводную опись дел готовит центральный архив ФАС России. Сводная опись дел постоянного хранения подлежит утверждению, а опись по личному составу согласованию, ЭПК Государственного архива Российской Федерации.

7.3.15. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: индекс дела, заголовок дела, порядковый номер дела (тома, части), дата дела (тома, части), указание количества листов в деле (томе, части), срок хранения дела.

7.3.16. При составлении описи необходимо соблюдать следующие правила:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи — валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.

7.3.17. В конце описи, вслед за последней описательной статьей, делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

7.3.18. Описи дел структурного подразделения подписываются составителем описи (делопроизводителем) с указанием его должности, согласовывается с заместителем начальника Управления делами и утверждается руководителем структурного подразделения, подготовившего опись.

7.3.19. Опись дел структурного подразделения ФАС России составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в центральный архив ФАС России, а второй остается в структурном подразделении в качестве контрольного экземпляра.

7.3.20. Отбор документов с истекшими сроками хранения за соответствующий период времени к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период и утверждения их ЭПК Государственного архива Российской Федерации. Общий акт рассматривается на заседании ЦЭК ФАС России и утверждается заместителем руководителя ФАС России.

7.3.21. Акт о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения составляется на дела всего центрального аппарата ФАС России центральным архивом ФАС России на основании данных о количестве выделяемых дел, предоставляемых делопроизводителями структурных подразделений в отдел-канцелярию Управления делами (приложение N 12).

7.3.22. В центральный архив ФАС России передаются дела только с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, образовавшиеся в деятельности центрального аппарата ФАС России. Передача осуществляется только по описям дел.

7.3.23. Дела временного (до 10 лет) хранения хранятся в соответствующих структурных подразделениях ФАС России и подлежат уничтожению по истечении срока хранения по акту в установленном порядке.

7.3.24. Передача дел структурных подразделений в центральный архив ФАС России осуществляется строго по графику, составленному Управлением делами с учетом количества дел, подлежащих передаче на хранение в каждом структурном подразделении ФАС России, и утвержденному приказом ФАС России.

7.3.25. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудник центрального архива ФАС России предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата ФАС России. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел служащие структурного подразделения обязаны устранить.

7.3.26. Прием каждого дела производит сотрудник центрального архива ФАС России в присутствии делопроизводителя структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника центрального архива ФАС России и делопроизводителя, передававшего дела.

7.3.27. Дела, оформленные с нарушением установленных настоящей инструкцией правил, возвращаются в структурное подразделение для переоформления.

7.3.28. В случае исключения подразделения из структуры ФАС России делопроизводитель данного структурного подразделения оформляет оконченные дела и передает их в центральный архив ФАС России по описям (дела постоянного и долговременного хранения) и по номенклатуре дел (дела временного хранения) структурного подразделения независимо от сроков хранения.

7.4. Организация хранения и использования дел в центральном

архиве ФАС России

7.4.1. До передачи в Государственный архив Российской Федерации дела, подлежащие постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, хранятся и используются в центральном архиве ФАС России.

7.4.2. Дела, находящиеся в архиве, предоставляются во временное пользование служащим структурных подразделений центрального аппарата ФАС России по письменному запросу с визой руководителя того структурного подразделения, дела которого запрашиваются, и начальника Управления делами.

7.4.3. Архивные дела предоставляются для работы в помещении архива или во временное (не более одного месяца) пользование вне архива под расписку в книге выдачи дел из архива.

В каждое выдаваемое дело вкладывается лист использования дела, в котором указывается кто, когда и для каких целей смотрел данное дело.

7.4.4. Изъятие документов из архивных дел, передача служащими структурных подразделений архивных документов или их копий работникам других организаций не допускается.

Выемка и изъятие документов из центрального архива ФАС России по постановлениям органов суда и прокуратуры производится по разрешению руководителя ФАС России (или лица, временно исполняющего его обязанности) по акту. При этом с изымаемых документов снимается заверенная в установленном порядке копия, остающаяся на хранении в архиве.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

7.4.5. При обнаружении недостачи и повреждения документов в делах, выданных для работы из архива, начальник Управления делами немедленно докладывает об этом руководству ФАС России для привлечения виновных лиц к дисциплинарной ответственности.

VIII. Особенности работы с электронными документами

8.1. Работа с электронными документами в ФАС России регламентируется Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», Регламентом ФАС России, данной Инструкцией, приказом ФАС России от 29.12.2011 N 916 «Об утверждении Перечня документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности ФАС России», и другими нормативными правовыми актами.

8.2. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Документы, создаваемые в ФАС России и поступающие в ФАС России на бумажном носителе, по электронной почте, по факсу, по системам МЭДО и СМЭВ, включаются в СЭД путем создания электронных образов документов.

8.3. Для подписания электронных документов используются электронные подписи и усиленные квалифицированные электронные подписи.

В СЭД ФАС России проводится согласование проектов электронных документов в электронной форме и подписание электронных документов, созданных в электронных шаблонах.

8.4. Составление, оформление, согласование и подписание проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

8.5. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

Прием и отправку электронных документов осуществляет Управление делами. Рассылка электронных документов, адресованных во все территориальные органы ФАС России, осуществляется через группу Helpdesk (заявка исполнителя через портал ФАС России) или исполнителем по документу в СЭД как вложение к внутреннему документу.

8.6. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений ФАС России. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается отметка «Электронные документы».

Например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

8.7. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях.

8.8. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока хранения электронных дел (электронных документов) они подлежат уничтожению, на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утвержденного руководством ФАС России.

8.9. Электронные документы постоянного и долговременного хранения передаются на архивное хранение в электронный архив центрального архива ФАС России в порядке, определяемом специальной инструкцией.

IX. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,

штампов и бланков

Порядок изготовления гербовых печатей и бланков определен Постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

9.1. Печати и штампы

9.1.1. В ФАС России используются следующие печати:

— печать ФАС России с изображением государственного герба Российской Федерации;

— печати структурных подразделений ФАС России для заверения копий документов;

— печати Управления делами «для пакетов»;

— металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

9.1.2. Изготовление печатей (штампов) в ФАС России осуществляется в следующем порядке:

— заявка на изготовление печати структурного подразделения ФАС России (для копий), ее эскиз оформляются подразделением-инициатором, визируется заместителем руководителя ФАС России, координирующим и контролирующим деятельность Управления делами и передается в Управление делами;

— изготовленные по заказу печати и штампы передаются Управлением делами под роспись в соответствующие структурные подразделения ФАС России;

— решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает только руководитель ФАС России.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

9.1.3. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати (штампы) могут храниться в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках).

9.1.4. Гербовые печати используются в ФАС России для удостоверения подлинности документов (правила постановки печати см. пп. 2.2.18. Инструкции).

Штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов.

Ответственность за надежность хранения, законность использования печатей и штампов возлагается на руководителей соответствующих подразделений.

9.1.5. Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы передаются в Управление делами, где уничтожаются по акту.

9.2. Бланки

9.2.1. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» бланки ФАС России изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 по заказу Управления делами типографским способом и подлежат строгому учету в отделе общей корреспонденции Управления делами. На лицевой стороне бланка типографским способом проставлен порядковый номер (кроме бланков приказов). Учет бланков ведется отдельно по видам бланков в журнале в группе исходящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами.

Бланки хранятся в специальном шкафу в отделе общей корреспонденции Управления делами и выдаются в структурные подразделения ФАС России строго под роспись в журнале учета бланков. Информация о полученных бланках (диапазон номеров) вводится в систему электронного документооборота ФАС России.

Право получать бланки в отделе общей корреспонденции Управления делами имеют только делопроизводители структурных подразделений центрального аппарата ФАС России или служащие, временно исполняющие данные обязанности. Полученные бланки должны храниться в специальных запирающихся шкафах и выдаваться исполнителям строго под расписку.

Испорченные бланки передаются делопроизводителями структурных подразделений ФАС России в отдел общей корреспонденции Управления делами (группа исходящей корреспонденции) для списания и последующего уничтожения.

Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту.

9.2.2. Ответственность за изготовление и учет бланков осуществляет отдел общей корреспонденции Управления делами.

Ответственность за надежность хранения, законность использования бланков возлагается на руководителей структурных подразделений ФАС России.

Приложение N 1

к п. 1.9. Инструкции

                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                                  Наименование должности
                                                  руководителя структурного
                                                  подразделения
                                                  _________________________
                                                     Расшифровка подписи
                                                  Дата

                  Акт приема-передачи документов и дел

    В   соответствии  с  пунктом  1.9.  Инструкции  по  делопроизводству  в
центральном      аппарате      Федеральной      антимонопольной      службы
___________________________________________________________________________
                      (должность, фамилия, инициалы)
передал,
а _________________________________________________________________________
                       (должность, фамилия, инициалы)
принял дела (документы) за ______________
                               (годы)
в количестве ______________________________________________________________
                                  (цифрами и прописью)
в  соответствии  с  прилагаемыми  выписками  из  номенклатур  дел  (списком
документов).

Приложение: на ______ л.

Передал                    Подпись                      Расшифровка подписи

Принял                     Подпись                      Расшифровка подписи

Приложение N 2

к пп. 2.1.2. Инструкции

Герб РФ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АНТИМОНОПОЛЬНАЯ СЛУЖБА (ФАС России)
РУКОВОДИТЕЛЬ
Садовая Кудринская, 11 Москва, Д-242, ГСП-3, 125993
тел. (499) 755-23-23,	факс (499) 755-23-24
delo@fas.gov.ru	http://www.fas.gov.ru
_________________	N ________________
На N ____________	от _______________

Образец бланка руководителя ФАС России

Приложение N 3

к пп. 2.1.2. Инструкции

Герб РФ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АНТИМОНОПОЛЬНАЯ СЛУЖБА (ФАС России)
СТАТС-СЕКРЕТАРЬ ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Садовая Кудринская, 11 Москва, Д-242, ГСП-3, 125993
тел. (499) 755-23-23,	факс (499) 755-23-24
delo@fas.gov.ru	http://www.fas.gov.ru
_________________	N ________________
На N ____________	от _______________

Образец бланка статс-секретаря — заместителя руководителя

ФАС России

Приложение N 4

к пп. 2.1.2. Инструкции

Герб РФ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АНТИМОНОПОЛЬНАЯ СЛУЖБА (ФАС России)
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ
Садовая Кудринская, 11 Москва, Д-242, ГСП-3, 125993
тел. (499) 755-23-23,	факс (499) 755-23-24
delo@fas.gov.ru	http://www.fas.gov.ru
_________________	N ________________
На N ____________	от _______________

Образец бланка заместителя руководителя ФАС России

Приложение N 5

к пп. 2.1.2. Инструкции

Герб РФ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АНТИМОНОПОЛЬНАЯ СЛУЖБА (ФАС России)
Садовая Кудринская, 11 Москва, Д-242, ГСП-3, 125993
тел. (499) 755-23-23,	факс (499) 755-23-24
delo@fas.gov.ru	http://www.fas.gov.ru
_________________	N ________________
На N ____________	от _______________

Образец бланка ФАС России

Приложение N 6

к пп. 2.1.2. Инструкции

                                  Герб РФ

                    ФЕДЕРАЛЬНАЯ АНТИМОНОПОЛЬНАЯ СЛУЖБА

                                  ПРИКАЗ
      _______________                                 N ________________
                                  Москва

                      Об утверждении Инструкции .....
                     в центральном аппарате ФАС России

    В связи с _____________________________________________________________
                              (основание издания приказа)
приказываю:
    1.  Утвердить  и  ввести  в  действие  прилагаемую  Инструкцию  по... в
центральном  аппарате  ФАС России.
    2. ____________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
    3. Признать утратившим силу приказ ____________________________________
___________________________________________________________________________
    4. Контроль     исполнения    настоящего    приказа    возложить     на
___________________________________________________________________________

Руководитель                                                  И.Ю. Артемьев

Образец бланка и оформления приказа ФАС России

Проект приказа вносит
Управление делами                                                С.Н. Белов
_____________________
       (дата)

Согласовано:

Заместитель руководителя ФАС России                            А.В. Доценко
_____________________
       (дата)

Правовое управление                                           А.В. Молчанов
_____________________
       (дата)

Административное управление -
секретариат руководителя                                    П.В. Заборщиков
_____________________
       (дата)

Исполнитель
заместитель начальника
Управления делами                                            И.В. Белянкина

Оборотная сторона приказа

(при визировании документа непосредственно на бланке)

Приложение N 7

к пп. 7.1.2. Инструкции

Федеральная антимонопольная служба
(ФАС России)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                    УТВЕРЖДАЮ
На _______ год                      Заместитель руководителя
                                    ФАС России
                                    Подпись       Расшифровка подписи
                                    Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения дела и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
_________________________________________________________________ (название раздела)

Заместитель начальника
Управления делами                   Подпись             Расшифровка подписи

Наименование должности
сотрудника центрального архива
ФАС России                          Подпись             Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО                                 СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК ФАС России                     Протокол ЭПК ГАРФ
от ____________ N _____                     от ____________ N _____

              Итоговая запись о категориях и количестве дел,
         заведенных в _____ году в центральном аппарате ФАС России

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включит
ИТОГО

Заместитель начальника
Управления делами                   Подпись             Расшифровка подписи
Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности сотрудника,
передавшего сведения                Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 8

к пп. 7.2.9. Инструкции

                ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                    ФЕДЕРАЛЬНАЯ АНТИМОНОПОЛЬНАЯ СЛУЖБА
                               (ФАС РОССИИ)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                 (наименование структурного подразделения)

                      ДЕЛО N ________ ТОМ N ________

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                  (полный заголовок дела по номенклатуре)
___________________________________________________________________________
                              (крайние даты)

                                                         На ________ листах
                                                         Хранить __________

Приложение N 9

к пп. 7.2.9. Инструкции

                    ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________

В деле прошито и пронумеровано ____________________________________________
____________________________________________________________________ листов
                           (цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ___________________________________________________;
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дел	NN листов
1	2

Наименование должности
сотрудника                          Подпись             Расшифровка подписи
Дата

Приложение N 10

к пп. 7.2.10. Инструкции

                             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
                       документов дела N __________

NN п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого __________________________________________________________ документов
                         (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________________
                                             (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника,
составившего внутреннюю опись
документов дела                     Подпись             Расшифровка подписи
Дата

Приложение N 11

к пп. 7.3.14. Инструкции

                                ФАС РОССИИ

                  Наименование структурного подразделения

                                                       УТВЕРЖДАЮ
                                                       Начальник управления
                                                       Подпись  Расшифровка
                                                       Дата     подписи

ОПИСЬ N ____

NN п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данную опись внесено ________________________________________________ дел
                                     (цифрами и прописью)
с N _________________________ по N ___________________________ в том числе:
литерные номера: __________________________________________________________
пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности сотрудника,
составившего опись                      Подпись         Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Заместитель начальника
Управления делами
Подпись    Расшифровка
           подписи
Дата

Передал _______________________________________________________________ дел
                             (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника
структурного подразделения              Подпись         Расшифровка подписи
Дата

Принял ________________________________________________________________ дел
                             (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника
центрального архива ФАС России          Подпись         Расшифровка подписи
Дата

Приложение N 12

к пп. 7.3.14. Инструкции

ФАС России                                                УТВЕРЖДАЮ

АКТ                                                Заместитель руководителя
                                                   ФАС России
_________ N _____________                          Подпись      Расшифровка
о выделении к уничтожению                                       подписи
архивных документов,                               Дата
не подлежащих хранению

На основании ______________________________________________________________
               (название и выходные данные перечня документов с указанием
___________________________________________________________________________
                            сроков их хранения)
отобраны  к  уничтожению,  как  не  имеющие  научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ________________________
                                                       (название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Даты дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур за годы)	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Количество дел	Сроки хранения дела и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого __________________________________ дел за ______________________ годы
             (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ______________________ годы утверждены, а
по личному составу согласованы с ЭПК ГАРФ (Протокол от ____________ N ___).

Наименование должности сотрудника
центрального архива ФАС России,
проводившего экспертизу ценности
документов                              Подпись         Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК ФАС России
от _____________ N ____

Документы в количестве _______________________________________________ дел,
                                     (цифрами и прописью)
весом ________________ кг сданы в _________________________________________
                                         (наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________________________
N ____________

Наименование должности
сотрудника отдела-канцелярии
Управления делами,
сдавшего документы                      Подпись         Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности
работника центрального архива
ФАС России, внесшего
изменения в учетные документы           Подпись         Расшифровка подписи