Официальный интернет-портал правовой информации
22 апреля 2023 года
-
- СЕГОДНЯ
-
НЕДЕЛЯ
- МЕСЯЦ
- ПОИСК
- КАЛЕНДАРЬ ОПУБЛИКОВАНИЯ
|
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 02.02.2017 № 115 «О внесении изменений в Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 8 октября 2012 г. № 1077» (Зарегистрирован 02.03.2017 № 45827) |
||||||
|
|
| Показывать страниц: | |||||
|
|||||
| Номер опубликования: 0001201703030020 | |||||
|
Страница №1 из 3: |
|||||
|
|||||
|
Зарегистрировано в Минюсте России 14 мая 2013 г. N 28390
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 8 октября 2012 г. N 1077
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, ВХОДЯЩИХ В СОСТАВ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
(в ред. Приказа Минкультуры РФ от 02.02.2017 N 115)
Во исполнение пункта 6 статьи 12 Федерального закона от 29.12.1994 N 78-ФЗ «О библиотечном деле» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 1, ст. 2; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 27, ст. 3213; 2008, N 30 (ч. II), 3616, N 44, ст. 4989; 2009, N 23, 2774, N 52 (I ч.), ст. 6446) приказываю:
1. Утвердить Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда (приложение).
2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на статс-секретаря — заместителя Министра культуры Российской Федерации Г.П. Ивлиева.
Министр
В.Р.МЕДИНСКИЙ
Приложение
к приказу Министерства культуры
Российской Федерации
от 08.10.2012 N 1077
ПОРЯДОК
УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ, ВХОДЯЩИХ В СОСТАВ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА
(в ред. Приказа Минкультуры РФ от 02.02.2017 N 115)
I. Общие положения
1.1. Учет документов библиотечного фонда является основой отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению его сохранности.
1.2. Учет включает регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.
1.3. Основные требования, предъявляемые к учету библиотечного фонда:
полнота и достоверность учетной информации;
оперативность;
документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из фонда;
совместимость приемов и форм учета, их надежность при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учета;
соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.
1.4. Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя.
1.5. Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде.
1.5.1. Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов.
Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда.
1.5.2. Регистрами суммарного учета документов являются: книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:
«Поступление документов в библиотечный фонд»,
«Выбытие документов из библиотечного фонда»,
«Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».
Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл.
1.6. Суммарный и индивидуальный учет фонда ведется структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда, а также подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки.
1.7. Статистическая информация о формировании библиотечного фонда по итогам года представляется в Главный информационно-вычислительный центр Минкультуры России.
II. Единицы учета библиотечного фонда
2.1. Величина (объем) и движение фонда измеряются в унифицированных единицах учета.
Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название, для газет — годовой комплект и название.
Дополнительными единицами учета фонда являются годовой комплект, метрополка, подшивка (переплетная единица); для электронных документов — единица памяти данных.
2.2. Общая величина библиотечного фонда в целом и его подразделов, в том числе сетевых локальных документов и сетевых удаленных документов, учитывается в экземплярах, новые поступления — в экземплярах и названиях. Число годовых комплектов газет приравнивается к числу экземпляров.
III. Учет документов по видам и категориям
3.1. Печатные издания и неопубликованные документы
К печатными изданиям относятся тиражированные издания, полученные печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленные: книги, брошюры, журналы, продолжающиеся издания, листовые издания, газеты, изоиздания, нотные издания, картографические издания, нормативно-технические и технические документы, авторефераты диссертаций.
К неопубликованным документам относятся рукописные документы (рукописные книги и архивные документы), а также документы, изготовленные в единичных экземплярах, являющиеся объектами интеллектуальной собственности (депонированные научные работы, диссертации, препринты, отчеты о научно-исследовательских работах, переводы, описания алгоритмов и программ ЭВМ, проектно-конструкторская документация), тактильные рукодельные издания для слепых и слабовидящих. Рукописные документы, входящие в библиотечные фонды, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в соответствии с нормативными и правовыми актами по учету архивных документов и настоящим Порядком.
3.1.1. Книги и брошюры учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и как отдельное название учитываются:
каждое отдельное издание (книга, брошюра);
каждое входящее в конволют издание;
каждый отдельный том (выпуск, часть) многотомного издания, имеющий индивидуальное заглавие;
каждая из брошюр, выпущенных в объединяющей их издательской папке, обложке, манжетке;
каждая книга или брошюра, входящая в книжную серию (нумерованную или ненумерованную);
отдельно изданные приложения к книгам и брошюрам, имеющие индивидуальное заглавие и самостоятельное значение.
3.1.2. Документы, выполненные рельефно-точечным шрифтом (шрифтом Брайля), учитываются в экземплярах и названиях.
Экземпляром для данного вида изданий является каждая из книг комплекта, объединенных общим названием.
Как одно название учитывается комплект издания, независимо от числа входящих в него книг.
3.1.3. Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях.
Экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в один блок издательством.
Как одно название учитывается комплект номеров, томов, выпусков, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия.
Периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.
Каждая серия продолжающегося издания, имеющая индивидуальное заглавие и собственную нумерацию выпусков, учитывается как отдельное название.
Каждый самостоятельный том (выпуск) продолжающегося издания учитывается как отдельное название.
3.1.4. Газеты учитываются в годовых комплектах и названиях.
Как одно название учитывается комплект газет, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия.
Однодневные (разовые) газеты учитываются в экземплярах (номер, выпуск) и названиях.
Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно.
3.1.5. Изоиздания (альбомы, комплекты, отдельные листовые издания) и рельефно-графические пособия для слепых и слабовидящих учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитывается каждый лист (выпуск) серии изоизданий, не объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой).
Листовые издания, объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой, оберткой), учитываются как один экземпляр и одно название.
3.1.6. Нотные издания учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельные экземпляры и отдельные названия учитываются:
самостоятельные нотные издания, объединенные в одном переплете (конволюте);
отдельные партии (голоса) и партитура (клавир), изданные раздельно.
Как один экземпляр и одно название учитываются:
отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) в одном издании, а также партии, объединенные издательской папкой (обложкой).
3.1.7. Картографические издания учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются:
атласы, состоящие из отдельных нумерованных или датированных выпусков;
каждый выпуск серийного издания карты или атласа.
Как один экземпляр и одно название учитывается карта, изданная на нескольких листах (подлежащих склейке), объединенных общим заглавием.
Многотомные (многолистовые) картографические издания, объединенные общим заглавием, учитываются по количеству томов и одному названию.
Отдельно изданные, но не имеющие самостоятельного значения картографические приложения к различным изданиям (книгам, брошюрам, журналам) учитываются единым комплектом с основным изданием.
3.1.8. Нормативно-технические и технические документы (патентные документы, типовые проекты и чертежи, каталоги промышленного оборудования и изделий, нормативные документы по стандартизации, технические условия, руководящие документы и правила) учитываются в экземплярах и названиях.
Как один экземпляр и одно название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, выпущенные в объединяющей их издательской папке (обложке) при наличии на папке общей цены, содержания всего издания, единых выходных данных.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, другие специальные виды документов, выпущенные в виде отдельных листов, если каждый из них имеет свои выходные данные, цену, тираж, даже если они объединены одной издательской папкой (обложкой).
3.1.9. Неопубликованные документы учитываются в экземплярах и названиях.
Как один экземпляр и одно название учитываются:
депонированная научная работа (комплект, состоящий из двух экземпляров работы) и сопроводительные документы;
неопубликованные документы, сброшюрованные или содержащиеся в отдельной папке.
Для конструкторской документации единицей учета является чертеж или полный комплект конструкторских документов, относящихся к одному изделию (объекту).
3.1.10. Обновляемое печатное издание учитывается как отдельное название и отдельный экземпляр при первичном поступлении в библиотеку. Последующие поступления вкладных листов, предназначенных для дополнения или замены соответствующих листов в издании, отдельному учету не подлежат.
3.1.11. Факсимильное издание учитывается как оригинал.
3.2. Аудиовизуальные документы
К аудиовизуальным документам относятся фонодокументы, видеодокументы, фотодокументы, кинодокументы.
3.2.1. Единицами учета фонда аудиовизуальных документов являются экземпляр и название.
Как отдельный экземпляр учитываются:
диск — для грампластинок;
катушка, кассета или бобина — для магнитных фонограмм;
кассета — для видеодокументов;
кадр — для фотодокументов (диапозитивов, слайдов);
бобина — для кинофильмов.
Как одно название учитываются:
отдельно выпущенная грампластинка, кассета либо комплект (альбом) грампластинок, кассет, объединенных общим названием;
магнитная фонограмма на одной катушке (кассете), магнитная фонограмма на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием;
отдельно изданный фонодокумент или комплект фонодокументов, объединенных общим заглавием;
кинофильм, диафильм независимо от числа составляющих частей или кадров (для комплекта диапозитивов).
3.2.2. Аудиовизуальные документы, являющиеся приложением к различным изданиям и выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания, могут учитываться как отдельные экземпляры.
3.3. Документы на микроформах
К документам на микроформах относятся микрофильмы и микрофиши.
3.3.1. Единицами учета документов на микроформах являются экземпляр и название.
Экземпляром для документов на микроформах являются: рулон — для микрофильмов; фиша — для микрофиш.
Как одно название учитывается комплект микрофильмов или микрофиш, объединенных общим заглавием, независимо от числа составляющих частей.
3.3.2. Общий объем фонда документов на микроформах учитывается по количеству рулонов и фиш, включая копии разных поколений (архивные/резервные и пользовательские).
3.4. Электронные документы
К электронным документам относятся документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети (далее — сетевые локальные документы); документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки (далее — инсталлированные документы); документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации (далее — сетевые удаленные документы).
3.4.1. Единицами учета электронных документов на съемных носителях являются экземпляр и название.
3.4.1.1. Как отдельный экземпляр учитывается каждый автономный объект (компакт-диск).
Как отдельные экземпляры могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания.
Как отдельные экземпляры не учитываются компакт-диски, если они представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение.
3.4.1.2. Как одно название учитываются:
отдельно выпущенный компакт-диск;
каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий;
комплект компакт-дисков, объединенных общим названием;
изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к изданиям любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию.
3.4.1.3. В документах на флеш-картах как один экземпляр и одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие.
3.4.2. Единицами учета сетевых локальных и инсталлированных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.
Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.
Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно.
3.4.3. Единицами учета сетевых удаленных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.
Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.
IV. Учет поступления документов в библиотечный фонд
Документы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный фонд в результате поставки обязательного экземпляра, покупки (подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов из фонда библиотеки).
4.1. Документы принимаются по первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.
4.1.1. Прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников), оформляется актом о приеме документов.
4.1.2. Прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 574, 582) <1>.
<1> Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть вторая от 26 янв. 1996 г. N 14-ФЗ // Собр. законодательства Рос. Федерации. — 1996 г. — N 5, ст. 410. — С. 1110 — 1296.
4.1.3. Прием документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным оформляется актом о приеме документов взамен утерянных. В акте указывается фамилия, инициалы читателя, сведения об утерянных изданиях (регистрационный номер, краткое библиографическое описание издания, цена), сведения о принятых изданиях (краткое библиографическое описание издания, цена), подписи читателя и принимающей стороны.
4.2. Оценка стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производится.
4.3. Документы, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному учету.
4.3.1. Сведения о включаемых в библиотечный фонд документах фиксируются в книге суммарного учета библиотечного фонда или в другом виде регистра согласно п. 1.5.2.
Регистры суммарного учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, подразделения. В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с N 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.
4.3.2. Суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре в соответствии с показателями п. 5.3.1, с указанием даты загрузки поступлений в систему.
4.3.3. Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий.
При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.
4.4. Документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету.
4.4.1. Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.
Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке.
Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе.
4.4.2. Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных.
Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке.
4.4.3. Индивидуальный учет документов, имеющих в своем оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни и отнесенных к категории сейфового хранения, осуществляется в специальном регистре, в котором, кроме традиционных показателей, дается описание внешнего оформления документа. Каждый лист регистра сопровождается итоговой записью с указанием даты ее составления и количества описаний на листе.
4.4.4. В регистрах индивидуального учета в примечаниях указывается наличие и вид приложения к основному документу, а также особенности экземпляра ценных и редких документов (например, наличие уникального переплета, маргиналий, дефектов и т.п.). При наличии паспорта документа дается отсылка к нему. В примечаниях может указываться принадлежность документа к категории книжных памятников.
4.4.5. Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу.
4.4.6. Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера.
В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет).
В количество названий включается общее количество полнотекстовых документов (книг, журналов, газет, патентов, стандартов и других документов, учитываемых в библиотеке). Не включаются в это количество документы, которые обычно не издаются отдельно в печатном формате, такие как профили компаний, статистические таблицы, аналитические материалы маркетинга. Для баз данных (пакетов), не содержащих полнотекстовых документов, в реквизите «название» проставляется единица.
4.5. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды, другие виды маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.
4.6. На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.
4.7. Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.
4.8. На принятых первичных учетных документах производится запись, подтверждающая, что поступившие документы приняты в библиотечный фонд как в объект особо ценного движимого имущества (далее — ОЦДИ) или как в объект иного движимого имущества.
4.9. Первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления, передаются в бухгалтерию для включения в учет библиотечного фонда.
4.10. Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, сведения об общем количестве и стоимости документов, включенных в состав библиотечного фонда как объект особо ценного движимого имущества, передаются учредителю.
V. Учет выбытия документов из библиотечного фонда
Документы выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств. Выбывающие документы исключаются из библиотечного фонда и списываются с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки либо реализации.
5.1. Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность.
Непрофильность документов устанавливается на основе Профиля комплектования фонда или иного нормативного документа, утверждаемого руководителем библиотеки. По причине непрофильности могут исключаться из фонда документы, не комплектуемые библиотекой (при отказе от комплектования отдельных категорий документов), излишне дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями; по истечении срока хранения документов, при низком уровне читательского спроса, при несоответствии электронных документов техническому и программному обеспечению библиотеки.
5.1.1. Исключение документов по причинам устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения.
5.1.2. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допускается только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в Реестре книжных памятников.
5.2. Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее — Акт о списании) по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 2 июня 2015 г., регистрационный N 37519, официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 8 июня 2015 г. N 0001201506080020), с изменениями, внесенными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 16 ноября 2016 г. N 209н (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 декабря 2016 г., регистрационный N 44741, официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 19 декабря 2016 г., N 0001201612190019). (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 02.02.2017 N 115)
5.3. К Акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда (далее — список), который включает следующие сведения: регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов.
Для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами.
Для документов, обработанных групповым (упрощенным) способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество.
5.4. К Акту о списании по причине утраты и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату (пояснительная записка, в случае кражи или хищения — протокол, акт, заключение уполномоченных органов, при возмещении ущерба — финансовый документ о возмещении ущерба).
Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путем денежной компенсации. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер, и читателю выдается квитанция установленного образца.
5.5. При возмещении читателем ущерба стоимость утраченных документов устанавливается экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя библиотеки.
При утере или хищении ценных и редких книг для определения их стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.
5.6. Акт о списании по одной из причин, указанных в п. 5.1, с приложенным списком подписывается председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда, утверждается руководителем учреждения.
5.7. После утверждения Акта о списании осуществляются мероприятия по перераспределению и реализации списанных объектов библиотечного фонда.
5.7.1. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам. Невостребованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут направляться в пункты вторичного сырья. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 02.02.2017 N 115)
5.7.2. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причине непрофильности, передаются по решению библиотеки в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе некоммерческим, а также государственным коммерческим организациям или для реализации юридическим и физическим лицам. Невостребованные или нереализованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам либо направляться в пункты вторичного сырья. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 02.02.2017 N 115)
5.7.3. При отсутствии пунктов вторичного сырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, сотрудники библиотеки уничтожают исключенные из библиотечного фонда документы в специально отведенном для этих целей месте в присутствии уполномоченных учредителем лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 02.02.2017 N 115)
В Акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче списанных объектов библиотечного фонда в обменный фонд, документа, подтверждающего решение библиотеки о реализации списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче на безвозмездной основе списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов библиотечного фонда в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Вышеуказанные документы прилагаются к Акту о списании со списком объектов, исключенных из библиотечного фонда. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 02.02.2017 N 115)
Исключенные из библиотечных фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством Российской Федерации. (в ред. Приказа Минкультуры РФ от 02.02.2017 N 115)
5.8. После завершения мероприятий, предусмотренных Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда, первый экземпляр Акта о списании со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда.
На основании Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда библиотечное подразделение и бухгалтерия вносят изменения в соответствующие учетные документы.
5.9. Акты о списании регистрируются в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом виде регистра суммарного учета выбытия документов, принятом в библиотеке).
5.10. В регистрационной книге (или другом виде регистра индивидуального учета документов, принятом в библиотеке) проставляется номер и дата Акта о списании.
5.11. Все исключаемые из фонда библиотеки документы (книги, журналы, другие виды документов) должны быть соответствующим образом оформлены: специальным штемпелем должны быть погашены штампы библиотеки.
5.12. Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании Акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу.
На основании введенных сведений программным способом формируется перечень Актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).
5.13. Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.
5.14. Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, общие сведения о количестве и стоимости документов, списанных из библиотечного фонда как объекта особо ценного движимого имущества, с указанием перечня Актов о списании, причин и направлений выбытия документов, представляются учредителю. Количество выбывающих документов не должно превышать количества вновь поступающих документов в библиотечный фонд.
VI. Учет итогов движения библиотечного фонда
6.1. Итоги движения фондов подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом регистре суммарного учета, принятом в библиотеке) на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов.
Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя: состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года.
Итоговые данные по электронным сетевым удаленным документам представляются следующими показателями учетных единиц: состояло на начало года, оформлено в доступ в течение года, доступ прекращен в течение года, состоит на конец года.
6.2. Сведения об итоговых данных фиксируются в форме государственной статистической отчетности и представляются для целей государственной статистической отчетности.
Итоговые данные об обменном фонде не включаются в общие показатели библиотечного фонда.
VII. Проверка наличия документов библиотечного фонда
7.1. Проверка наличия документов библиотечного фонда (далее — проверка фонда) производится в обязательном порядке:
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации библиотеки.
Для проведения проверок руководителем организации назначается комиссия, в состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.
7.2. Проверка фонда в плановом порядке осуществляется в следующие сроки:
документы, имеющие в оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни, — ежегодно;
фонд редких и ценных книг — один раз в 5 лет;
фонды библиотек до 50 тысяч учетных единиц — один раз в 5 лет;
фонды библиотек от 50 до 200 тысяч учетных единиц — один раз в 7 лет;
фонды библиотек от 200 тысяч до 1 миллиона учетных единиц — один раз в 10 лет;
фонды библиотек от 1 до 10 миллионов учетных единиц — один раз в 15 лет;
фонды библиотек от 10 до 20 миллионов учетных единиц — один раз в 20 лет;
фонды библиотек свыше 20 миллионов учетных единиц — 1 миллион экземпляров в год.
Плановая проверка фонда библиотеки может осуществляться поэтапно в соответствии с графиком проведения проверки всего фонда или его части (в том числе редких и ценных книг) с определением сроков и количества планируемого объема работы.
7.3. Проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям, а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе.
Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета.
7.4. Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине.
В акте фиксируются сведения о количестве документов библиотечного фонда по данным учета; документов, имеющихся в наличии; документов, отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленной причине. В акте также указываются номер и дата акта о проведении предыдущей проверки. Акт с приложением списка документов, отсутствующих по неустановленной причине, подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
7.5. При выявлении в процессе проверки фонда отсутствующих документов и невозможности установления виновных лиц убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством.
VIII. Делопроизводство в организации учета библиотечного фонда
8.1. Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства.
8.2. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», зарегистрированным Минюстом Российской Федерации 08.09.2010, N 18380.
8.2.1. Постоянно, до ликвидации библиотеки, хранятся регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда (регистрационные книги, инвентарные книги, книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги).
8.2.2. В течение десяти лет хранятся Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда и акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда.
8.2.3. В течение пяти лет хранятся первичные учетные документы, подтверждающие поступление документов в библиотечный фонд (накладные, акты о приеме, акты сдачи-приемки).
8.2.4. До окончания очередной проверки фонда хранятся акты о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда.
Руководство РБА «Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями» (далее – Руководство) разработано в целях содействия внедрению одноимённого документа, утверждённого Приказом Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077 (введён в действие 3 июня 2013 г. взамен Инструкции об учёте библиотечного фонда 1998 г.).
Напомним, что Инструкция об учёте библиотечного фонда была утверждена приказом Минкультуры России и носила ведомственный характер. Руководство имеет совсем другой статус, несмотря на то что изначально предназначалось прежде всего для библиотек, подведомственных Министерству культуры РФ. Дело в том, что Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, согласован с Минфином России, зарегистрирован в Минюсте России, является официальным нормативным документом и фактически носит межведомственный характер.
Руководство может быть использовано библиотеками всех видов и типов, а также учреждениями по сохранению научно-технической информации вне зависимости от их ведомственной принадлежности и юридического статуса. Данный документ незаменим в деятельности органов исполнительной власти всех уровней при формировании нормативно-правовой базы, осуществлении учётной политики, контроле над подведомственными учреждениями, ведении хозяйственной деятельности.
Подготовка Руководства всегда находилась в зоне приоритетного внимания Секции РБА по формированию библиотечных фондов. Его разработчики — специалисты РГБ, РНБ, Президентской библиотеки им. Б.Н. Ельцина, центральных библиотек субъектов РФ. Самой высокой оценки и благодарности всего библиотечного сообщества заслуживает вклад советника генерального директора РГБ Н.И. Хахалевой в подготовку и принятие как самого Порядка учёта, так и Руководства. Подчеркнём также важную роль в принятии документов специалистов Министерства культуры РФ: советника Отдела библиотек и архивов Департамента науки и образования С.А. Аленьковой и заместителя директора Департамента экономики и финансов, главного бухгалтера М.В. Дугишевой.
В подготовке Руководства также принимали участие сотрудники РГБ: А.А. Джиго, Т.В. Майстрович, С.В. Митрофанова; специалисты РНБ: И.В. Эйдемиллер, В.В. Шилов, Т.В. Петрусенко, И.А. Кирьянова; специалисты Национальной библиотеки Республики Карелия (Петрозаводск), Архангельской областной научной библиотеки им. Н.А. Добролюбова. Большой вклад в разработку форм учёта сетевых электронных документов внесла А.В. Мельничук, заведующая отделом формирования библиотечно-информационных ресурсов НБ Республики Карелия.
Проект Руководства прошёл длительное общественное обсуждение на различных общероссийских и межрегиональных профессиональных мероприятиях. О степени его актуальности свидетельствуют более 90 тыс. зафиксированных обращений к блогу «Учёт библиотечного фонда».
В ходе широкого профессионального обсуждения документ серьёзно дорабатывался. Были найдены согласованные решения по ряду принципиальных моментов:
· подготовлена и включена в Руководство новая форма «Реестр суммарного учёта инсталлированных документов»;
· определены виды документов, которые не включаются в состав библиотечного фонда и не подлежат учёту;
· найдено принципиальное и чрезвычайно сложное решение вопроса дифференцированного учёта при определении общей величины библиотечного фонда во владении (оперативном управлении) и во временном и постоянном доступе (пользовании);
· определены особенности учёта особо ценного движимого имущества (ОЦДИ);
· проведена существенная доработка приложений, включающих формы и образцы учётных документов.
Основным достоинством и главной ценностью Руководства являются комментарии, пояснения, трактовка положений Порядка учёта. Поскольку приведённые в нём примерные формы и образцы основных учётных документов не носят строго регламентированного характера, их можно видоизменять, дополнять, редактировать, использовать в соответствии с типом библиотеки, объёмом фонда, традициями учёта, решаемыми задачами, наличием автоматизированной библиотечной системы, её особенностями и т.д.
Единственный документ, форма которого носит регламентированный характер, помещён в приложении 12 Руководства — это форма ОКУД* 0504144 «Акт о списании исключённых объектов библиотечного фонда».
* ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации.
Обращаем внимание читателей на то, что данная форма действует в настоящее время в редакции приказа Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учётных документов и регистров бухгалтерского учёта, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению». Приказ зарегистрирован в Минюсте России 2 июня 2015 г. за № 37519 и вступил в действие 19 июня 2015 г. Форма практически идентична действовавшей ранее, её единственным отличием является необходимость указания на первой странице Акта поля ИНН, отсутствовавшего прежде.
Руководство даёт большие возможности для решения проблемы списания и перераспределения библиотечных фондов. Так, в соответствии с установленным Порядком учёта библиотеки получили право принимать решение о перераспределении (передаче) и даже реализации (продаже) списанных документов как юридическим, так и физическим лицам.
Для того чтобы в максимальной степени использовать все возможности Порядка учёта и Руководства, на их основе каждой библиотеке необходимо разработать собственный внутренний документ по порядку учёта и согласовать его с учредителем.
Авторы Руководства отчётливо осознают, что принятый документ потребует уточнений и доработки. Он будет дополняться и совершенствоваться в связи с принятием новых нормативных документов, по мере накопления опыта работы с электронными сетевыми ресурсами и другими документами. Также невозможно отразить все нюансы учёта в библиотеках различных систем и ведомств и в принимаемых этими ведомствами нормативных документах.
Ярко иллюстрируют эту ситуацию вопросы, возникшие практически одномоментно с утверждением Руководства на сессии РБА. Так, использование Порядка учёта и Руководства в библиотеках образовательных учреждений выявило проблему учёта общего объёма фондов в соответствии с действующей формой статистической отчётности для учреждений образования. Приказом Росстата от 28 января 2014 г. № 54 утверждена форма статистического наблюдения № ВПО-2 «Сведения о материально-технической и информационной базе, финансово-экономической деятельности образовательной организации высшего образования», включающая раздел 2.9 «Формирование библиотечного фонда». В указаниях к её заполнению говорится, что следует руководствоваться приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077 «Об утверждении порядка учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда». При этом форма 2.9 учитывает объём библиотечного фонда (всего) — (01), в том числе:
· печатные документы (08);
· электронные издания (09);
· аудиовизуальные материалы (10).
Под электронными изданиями понимаются и программы для ЭВМ, и базы данных, и электронные документы, прошедшие редакционно-издательскую обработку, имеющие выходные сведения, тиражируемые и распространяемые на машиночитаемых носителях или в сетевом режиме. Таким образом, в графе 01 «Объём библиотечного фонда» предлагается показать, сколько единиц хранения включает фонд, обобщающий печатные документы, аудиовизуальные материалы, электронные издания на материальных носителях и сетевые удалённые электронные издания. На практике это приводит к грубейшему искажению истинного объёма фонда в сторону его значительного завышения. Например, если фонд на материальных физических носителях составляет 1 млн экземпляров, а подписные базы данных (ЭБС и т.д.) включают десятки пакетов и миллионы названий электронных ресурсов, то какой итоговый объём библиотечного фонда будет показан при суммировании несопоставимых единиц учёта?
РБА рекомендует представлять и учитывать объём библиотечного фонда дифференцированно. Для правильного отражения ресурсов библиотечного фонда в статистических формах предлагается использовать разные понятия:
· библиотечный фонд во владении (в оперативном управлении) — документы на физических (материальных) носителях; локальные сетевые документы, образующие электронную (цифровую) библиотеку или коллекцию, размещённую на сервере библиотеки; инсталлированные документы;
· библиотечный фонд в доступе (в пользовании) — удалённые сетевые документы, получаемые во временное или постоянное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях лицензионных соглашений с производителями информации.
На наш взгляд, при заполнении формы 2.9 логично учитывать только документы, находящиеся во владении: на физических (материальных) носителях, локальные электронные и инсталлированные документы. Безусловно, этот вопрос требует согласования с Минобрнауки России и Росстатом.
Также до сих пор нет утверждённых форм статистического наблюдения 6-НК и 7-НК. По данному вопросу прошло широкое профессиональное обсуждение, с ходом которого можно ознакомиться на сайте РГБ в разделе «Профессионалам». В предложениях по модификации этих форм предусматривался дифференцированный учёт библиотечного фонда для документов на материальных носителях и для сетевых электронных ресурсов.
Ещё один вопрос, вызвавший много споров, — приём документов от читателей взамен утерянных. В связи с принятием приказа Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89н «О внесении изменений в приказ Министерства финансов РФ от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению»» возникло несоответствие в отношении правил учёта книг, принятых в библиотечный фонд взамен утерянных читателями, изложенных в п. 4.3.1 Порядка учёта.
Данный приказ ввёл следующие изменения:
Счёт 20900 «Расчёты по ущербу и иным доходам»
3.51. В п. 220:
б) абзац второй изложить в следующей редакции:
«При определении размера ущерба, причинённого недостачами, хищениями, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов».
В Порядке учёта установлено:
п. 4.3.1: «Приём документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным, оформляется актом о приёме документов взамен утерянных».
В разделе 5 «Учёт выбытия документов из библиотечного фонда» установлено:
п. 5.4: «…Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путём денежной компенсации».
п. 5.5: «При возмещении читателем ущерба стоимость утраченных документов устанавливается экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя библиотеки…»
К указанной норме при приёме книг взамен утерянных в библиотеках применяются два подхода.
Часть специалистов понимают под «текущей восстановительной стоимостью» первоначальную стоимость издания с учётом произведённых переоценок и считают, что утерянное издание должно списываться и приниматься по одной и той же стоимости. В этом случае активы восстанавливаются не по их реальной стоимости на текущий момент. Этот подход представлен в комментариях к утверждённому Руководству, поддерживается Министерством культуры РФ и Н.И. Хахалевой.
Другие специалисты считают, что для восстановления утраченных активов библиотека вправе потребовать от читателя равноценную замену либо денежную компенсацию стоимости книги на момент замены. В этом случае под «текущей восстановительной стоимостью» подразумевается фактическая рыночная цена издания на данный момент, и тогда библиотека должна:
· списать первоначальную стоимость утерянного издания с учётом коэффициентов переоценки;
· принять замену по текущей рыночной стоимости.
Таким образом, библиотека получает незапланированную прибыль, с которой должна заплатить налог.
В настоящее время сложилась ситуация, при которой новым приказом Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89н установлено, что книги взамен утерянных должны приниматься по текущей восстановительной стоимости, а в Порядке учёта способ замены книг остался прежним — по рыночной стоимости. В связи с этим РБА обратилась к руководству Департамента науки и образования Министерства культуры РФ с просьбой устранить несоответствие между приказами Минфина России и Минкультуры России, а именно — внести в п. 5.5 Порядка учёта следующее дополнение: «Приём равноценных документов от читателей осуществляется по текущей восстановительной стоимости утраченных изданий» и дать комментарий по его трактовке и применению на практике. Порядок проведения этой операции должен быть установлен таким образом, чтобы списание утерянной книги и приём другой взамен утерянной происходили одновременно.
В применении Руководства возникают и иные правовые коллизии, когда прописанные в нормативном документе положения на практике вызывают вопросы и недоумение. Яркий пример такой ситуации — учёт периодических изданий. С 2009 г. они учитываются на забалансовом счёте по стоимости 1 рубль за единицу (приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н в редакции приказа Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89н). Возникает вопрос: как учитывать и оценивать поступающие в фонд особо редкие и ценные периодические издания? В данном случае есть явное противоречие между установленным порядком и фактической ценностью изданий. Так, комплект «Ежегодника императорских театров» (от восьми номеров) стоит 50 тыс. рублей; альманах «Северные цветы» — 5–6 тыс. рублей за номер, «Вестник Европы» до 1830 г. и после 1866 г. — по 14–15 тыс. рублей за номер. При формальном подходе, в соответствии с указаниями и разъяснениям Минфина России, все периодические издания независимо от их фактической стоимости оцениваются и учитываются на забалансовом счёте по одному рублю за единицу учёта. Но по какой стоимости они должны быть восстановлены в случае утраты (кражи, стихийных бедствий)? По мнению профессионалов, редкие и ценные периодические антикварные издания не должны учитываться и оцениваться по формальным правилам. Это ещё один из примеров необходимости изменений в утверждённом Порядке учёта.
Авторы Т.В. Петрусенко, заведующая отделом комплектования РНБ, председатель Секции по формированию библиотечных фондов РБА; И.В. Эйдемиллер, заведующая сектором библиотечных фондов НМОБ РНБ, секретарь Секции по формированию библиотечных фондов РБА
МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА
Нина Ивановна Хахалева, советник генерального директора РГБ
Несомненный интерес представляют комментарии Н.И. Хахалевой, в которых рассматриваются вопросы, вызвавшие наиболее острые дискуссии при подготовке Руководства РБА «Порядок учёта документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями»*.
* Материал представлен на основе стенограммы выступления Н.И. Хахалевой на V Всероссийской научно-практической конференции «Фонды библиотек в цифровую эпоху: традиционные и электронные ресурсы, комплектование, использование» (30 марта – 4 апреля 2015 г., Санкт-Петербург, РНБ).
ТОП-6 вопросов по «Порядку учёта»
1 Замена изданий, утраченных читателями
Мы много и долго обсуждали вопрос о том, как оформлять замену утрат. Предлагались разные подходы. В Порядке учёта представлен такой вариант: на утраченную книгу составляется акт о списании, на полученную в качестве возмещения ущерба – акт о приёме, на котором расписываются читатель и библиотекарь. При этом многие специалисты выступили с пожеланием оставить прежнюю систему, т.е. фиксировать в специальном журнале (в тетради) все факты получения изданий взамен утраченных. В комментариях достаточно подробно изложены оба варианта, и каждая библиотека вправе выбрать формы работы, наиболее соответствующие её специфике. То есть можно актировать каждый факт замены утраченного издания и можно фиксировать утраты/замены в специальном журнале, а затем оформлять сводный акт, который будет составляться комиссией.
Множество вопросов вызвала проблема оценки утраченного и полученного взамен изданий. В соответствии с существовавшими на момент принятия Порядка учёта нормативными документами мы должны были оценивать утраченное издание по балансовой стоимости, а полученное взамен утраченного – по рыночной. Эти стоимости никогда не совпадали, что создавало сложности в бухгалтерском учёте библиотечного фонда. В комментариях представлен иной подход, который основан на вышедшем после утверждения Порядка учёта приказе Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89н. Согласно этому нормативному документу, оценка изданий, принимаемых взамен утраченных, производится не по рыночной стоимости, а по текущей восстановительной. Приказ гласит, что «под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов». Особенности применения этой нормы к библиотечному фонду, на наш взгляд, достаточно конкретно изложены в докладе С.В. Сивец (начальник отдела Департамента бюджетной политики и методологии Министерства финансов РФ) в 2008 г. на совещании директоров федеральных и региональных библиотек. Цитирую: «Мы занимаем следующую позицию. Стоимость конкретного объекта есть только в вашем библиотечном учёте, следовательно, раз одна книга ушла, вы должны это показать как недостачу, а другую книгу, которая пришла, вы должны показать как возмещение расходов. Следовательно: та книга – 100 рублей, эта книга – 100 рублей. А если эта книга новая, совсем другого издания и она уже на рынке сегодня стоит 1 тыс. рублей? Для нас она стоит столько, сколько мы понесли ущерба, в данном случае 100 рублей»*.
* Соблюдать бухгалтерскую и бюджетную дисциплину / С.В. Сивец // Библиотеки в правовом пространстве: материалы Совещания руководителей федеральных и региональных библиотек (г. Москва, октябрь 2008 г.) и Выездного заседания Общественного комитета содействия развитию библиотек России (г. Дмитров Московской области, январь 2009 г.). – М.: Пашков дом, 2009. – С. 39–47
Мы это понимаем так, что издание списывается и принимается по одной цене, которая исчисляется на основе первоначальной стоимости, с учётом произведённых переоценок. Иначе говоря, главное для нас – чтобы читатель принёс взамен утерянной книги равноценное по художественной, исторической, научной значимости издание, нужное библиотеке.
Его цена должна быть не ниже балансовой стоимости списываемого утраченного издания, и оно принимается в фонд по той же стоимости. Это, на наш взгляд, значительно упрощает процедуру.
2 Процент допустимой недостачи
В процессе обсуждения Порядка учёта коллеги неоднократно высказывали просьбу утвердить в нормативном документе процент допустимой недостачи в библиотечном фонде. Это пожелание вызвано сложностями списания утраченных изданий, участившимися отказами бухгалтеров, руководителей, учредителей библиотек подписывать акты о списании изданий по причине их утраты. Данная ситуация объясняется непониманием или непризнанием библиотечного фонда как имущества, специфика которого заключается в активном использовании. Библиотечный фонд, особенно находящийся в открытом доступе, функционирует, можно сказать, в зоне риска и должен иметь допустимый процент потерь как естественных убытков. Но это отдельная задача, над этим надо работать. В комментариях же к Порядку учёта пока предложено решать проблему на уровне руководства библиотеки по согласованию с учредителем. Вычисление процента недостачи в библиотечном фонде предлагается осуществлять на основе анализа статистических данных за определённый период и фиксировать в Порядке исключения документов из библиотечного фонда конкретной библиотеки.
3 Оценка стоимости периодических изданий
В п. 4.2 Порядка учёта допущена ошибка, которая скорректирована в комментариях. В чём проблема? Приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учёта для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» был открыт забалансовый счёт «Периодические издания для пользования» с условной оценкой журналов и газет 1 рубль за единицу учёта. При разработке Порядка учёта мы предполагали, что данный счёт и подобный подход к оценке периодики относятся только к изданиям временного хранения, в связи с чем указали, что оценка стоимости периодических изданий при приёме в библиотеку на временное хранение не производится. Мы исходили из того, что эти издания учитываются по условной стоимости, которую фиксирует бухгалтер при их постановке на бухгалтерский учёт. При внедрении Порядка учёта, совпавшем с внедрением раздельного учёта библиотечного фонда как особо ценного движимого имущества (ОЦДИ) и как иного движимого имущества, возникли вопросы по уточнению учёта периодических изданий:
· как учитывать и оценивать обязательные экземпляры периодических изданий, а также иные поступления периодических изданий, отнесённые к ОЦДИ;
· возможно ли отражение периодических изданий, отнесённых к ОЦДИ, на забалансовом счёте?
Мы обратились с письмом в Минфин России для разъяснения ситуации и получили ответ, что все периодические издания, независимо от сроков хранения, значимости и иных характеристик, должны учитываться на забалансовом счёте. Это касается и периодических изданий, отнесённых к ОЦДИ.
В связи с этим в новом варианте Порядка учёта с комментариями сделана специальная поправка, что п. 4.2, касающийся оценки стоимости периодических изданий, распространяется на периодику не только временного, но и постоянного хранения. На это надо обратить коллегам особое внимание.
4 Формы учётных документов
Представленные в приложениях Порядка учёта формы учётных документов вызвали повышенный интерес библиотекарей. Задаются вопросы: можно ли вносить изменения? Можно ли дополнять какие-то графы? Ответ – да, можно. Мы неоднократно заявляли и объясняли, что это формы примерные (кроме Акта о списании, утверждённого приказом Минфина России). Приведённые в приложениях формы документов можно видоизменять, дополнять и т.д. Единственное, что надо сохранять, – это тот набор обязательных элементов, который зафиксирован в Порядке учёта. Мы специально ограничили единообразие учётных форм и включили формы учётных документов не в Порядок учёта, а в комментарии, с тем чтобы предоставить библиотекам всех видов возможность максимально полно раскрывать свою специфику и сохранять преемственность в сборе и представлении учётных данных. При этом обязательные для всех библиотек элементы должны присутствовать в целях обеспечения адекватности в сопоставлении данных.
В Порядке учёта впервые употребляются два термина, обозначающие виды учётных документов: «регистр» и «реестр». По причине своей однотипности они вызвали сложность в понимании различия между ними. В комментариях мы даём разъяснение, чем отличается регистр от реестра.
Регистр – обобщающий термин для сводного учёта документов, поступающих в библиотечный фонд, выбывающих из библиотечного фонда, входящих в состав библиотечного фонда. Мы используем такие виды регистров, как «Книга суммарного учёта библиотечного фонда», «Инвентарная книга», «Учётный каталог», «Топографическая опись», «Учётная база данных», «Реестр электронных сетевых документов» и др. Введением понятия «регистр» мы пытаемся гармонизировать свою терминологическую систему с понятиями и определениями, использующимися в управлении имуществом, где используются две категории учётных документов: первичный учётный документ и регистр. Первичные учётные документы фиксируют сам факт какого-то действия и представляются, как правило, в виде акта или накладной. Мы оформляем товарную накладную при покупке издания, составляем акт о списании при исключении его из фонда и т.д. Все эти документы находят отражение в регистрах.
Реестр – это регистр в виде учётно-регистрационной базы данных, используемой для учёта электронных сетевых документов. Возможно, пока этот термин излишен, но при разработке Порядка учёта принимались во внимание перспективы развития электронной среды.
5 Учёт электронных документов
В Порядке учёта выделено четыре вида документов: электронные документы на съёмных носителях и три вида сетевых электронных документов – локальные сетевые, удалённые сетевые, инсталлированные. Хочу обратить внимание на некоторые аспекты в учёте каждого из них.
Электронные документы на съёмных носителях. В комментариях представлена новая информация о дифференцированном подходе к учёту данных документов. Выделены компакт-диски, на которых передаётся информация в библиотеку для загрузки на сервер с целью включения в электронную библиотеку. Если впоследствии диски хранятся в библиотеке как мастер-копии, их надо учесть и включить в библиотечный фонд. Но в основном эти диски предназначены исключительно для передачи информации, иногда их приходится возвращать поставщику. Такие диски включать в фонд и учитывать не следует. Но чисто техническое назначение диска надо обязательно отметить в договоре с поставщиком и акте приёма-передачи, чтобы в последующем не было вопросов и претензий по поводу их учёта.
Сетевые локальные документы. Очень сложным оказалось определение единицы учёта данных документов. В Порядке учёта мы зафиксировали учётные единицы «экземпляр» и «название» исходя из их представления в международном стандарте по библиотечной статистике ИСО 2789. Но возникало много вопросов, требовавших конкретных ответов, решений, уточнений. Со временем накапливался опыт работы с электронной библиотекой. В итоге после ряда обсуждений сформировался более чёткий и понятный подход к учёту данных документов (электронной библиотеки). Исходя из того что сегодня электронная библиотека пополняется преимущественно путём оцифровки, в библиотечной практике сложилась система учёта электронных копий по аналогии с учётом оригиналов. Данный подход получил отражение и в комментариях к Порядку учёта. Единицы учёта сетевых локальных документов определены как файлы на уровне листа в листовом издании, тома в книжном издании, номера в журнале. Что касается газет, то предложено единицей учёта электронной копии считать не годовой комплект, как это определено для оригиналов, а отдельный номер. Если же документ имеет электронное происхождение, то единицей учёта принято считать электронное произведение.
Отдельно в комментариях поясняется экземплярность сетевых локальных документов. В Порядке учёта экземплярность соотносится с назначением копий: для хранения и для представления. На практике такое деление оказалось многовариантным, в связи с чем в комментариях введено уточнение с некоторой корректировкой – предложено деление копий на мастер-копии и пользовательские копии. В то же время само понятие экземплярности применительно к сетевым локальным документам воспринимается неоднозначно. В процессе обсуждения проблемы были высказаны предложения:
· отказаться от понятия экземплярности и учёт документов вести на основе пользовательских копий;
· отказаться от понятия экземплярности и учёт документов вести на основе мастер-копий;
· учитывать и мастер-копии, и пользовательские копии.
В комментариях представлен компромиссный вариант: учёт экземплярности документов (мастер-копия и пользовательская копия) оставить как внутренний учёт фонда по решению администрации библиотеки; статистический учёт электронной библиотеки вести на базе пользовательских копий.
Сетевые удалённые документы. За последние годы трижды менялось определение учётной единицы этих документов. Первоначально было признано целесообразным и возможным вести учёт в пакетах, т.е. на уровне баз данных. Вторым этапом освоения новых ресурсов стало стремление к их раскрытию, и появилась потребность в более детальном учёте – на уровне отдельного полнотекстового документа, входящего в базу данных. В настоящее время предложено принять позицию, изложенную в международном стандарте по библиотечной статистике ИСО 2789, и учитывать удалённые сетевые ресурсы как базу данных и в то же время каждый полнотекстовый документ, входящий в базу данных. Такой подход объясняется тем, что база данных представляет собой самостоятельный специфический документ, отличный от входящих в него отдельных документов.
Инсталлированные документы оказались наиболее сложными для учёта. В Порядке учёта этот вид только обозначен исходя из определения международного стандарта по библиотечной статистике. Но в российских библиотеках, особенно в публичных, инсталлированные документы достаточно широко распространены, а системы их учёта не существует. Поэтому в комментариях пришлось значительно дополнить раздел по инсталлированным документам, более чётко и детально представить единицы и формы учёта. При этом определить единицу учёта было достаточно проблематично. После обсуждений с профессиональным сообществом и основными поставщиками этих ресурсов — компаниями «КонсультантПлюс», «Гарант» принят вариант учёта инсталлированных документов по аналогии с удалёнными сетевыми ресурсами. Выделены два объекта учёта: база данных и отдельные полнотекстовые документы, имеющие самостоятельное заглавие. Отмечу, что ещё остаются вопросы, не получившие однозначного ответа, поскольку у библиотек пока мало опыта работы в данной сфере.
6 Показатель объёма фонда
В Порядке учёта сохранён термин «экземпляр» для обозначения единицы учёта объёма фонда, хотя мы понимаем, что понятие «экземпляр» начинает носить всё более условный характер. Представляя объём фонда в количестве экземпляров, мы суммируем экземпляры как единицы тиража печатных изданий с годовыми комплектами газет, с единицами хранения рукописных материалов, с рулонами микрофильмов, грампластинками, слайдами. Сегодня мы расширяем эту условность экземпляра, распространяя его на файлы электронных копий изданий, на базы данных инсталлированных документов и включённые в них отдельные документы, на базы данных удалённых сетевых ресурсов и на включённые в них полнотекстовые документы. Но, учитывая явно выраженную разнохарактерность библиотечного фонда, мы сочли целесообразным учитывать и представлять его дифференцированно. В комментариях предложено разделить фонд на два блока:
· библиотечный фонд во владении (в оперативном управлении) библиотеки;
· библиотечный фонд в доступе.
Первый блок предлагается также учитывать дифференцированно, с выделением документов на физических носителях, электронных инсталлированных документов и сетевых локальных документов (электронная библиотека). Выделение электронной библиотеки оправдано особым государственным контролем за её развитием. Что же касается инсталлированных документов, то, вероятней всего, их выделение будет иметь временный характер. Окончательное решение может быть принято после утверждения новых форм государственного статистического наблюдения 6-НК и 7-НК. Согласно международному стандарту по библиотечной статистике они учитываются вместе с локальными сетевыми ресурсами. Но, как показали консультации со специалистами в библиотеках, у нас эта пока идея не приветствуется.
Второй блок библиотечного фонда – удалённые сетевые ресурсы, доступ к которым оформлен лицензионными соглашениями. Учёт их непрост, но его необходимость уже очевидна, поскольку доля этих документов в ресурсном обеспечении обслуживания пользователей увеличивается кратно.
Профессиональное библиотечное сообщество России заинтересовано в том, чтобы Руководство стало рабочим инструментом, помогающим в повседневном решении проблем учёта библиотечного фонда.
Секция по формированию библиотечных фондов РБА обращается к коллегам с просьбой информировать обо всех возникающих сложностях и вопросах по применению этого документа. Возможно, вы предложите более удобные формы учёта различных видов документов, прежде всего сетевых электронных, — мы готовы их рассмотреть.
Приглашаем всех к конструктивному диалогу.
Опубликовано в номере сентябрь 2015