Практическое руководство по планированию работ

Автор
Глухов Борис Николаевич

uniSPAС

СИСТЕМА
ПЛАНИРОВАНИЯ, АНАЛИЗА, КОНТРОЛЯ

ПРАКТИЧЕСКОЕ
РУКОВОДСТВО ПО ПЛАНИРОВАНИЮ РАБОТ

ТЕХНИЧЕСКИЕ
СРЕДСТВА: 

Для
оперативного планирования и выполнения
работ предлагается применять планинг,
выполненный в форме блокнота или тетради
со следующими основными разделами:

 Ежедневник

 Еженедельник

 Сделать

 Память

 Финансы

• Финансы.
  Учет

• финансы.
  Сделать

 Проекты

• Темы

• Предложения

 Встречи

 Расписания

• Расписание
  дня

• Расписание
  занятий

• Меню

 Маршруты

 Памятные
даты

 Информация

 Адреса

 Телефоны

ШАГ
1 Составьте банк работ

• Начните
  прямо с этой минуты вспоминать свои
  дела и обязательства и записывать на
  бланк «сделать». В
  левой колонке поставьте символику
  работ.

• Определите
  важность работ.

Работам
установите важность:

—
срочные
(выполнять без промедления)

Р

— плановые,
независимые
(возможно смещение сроков)

+

— по
возможности

• Работы,
  обязательства, которые нужно выполнить
  в срок и от вас не зависит перенос срока
  их исполнения, запишите на бланк
  «еженедельник».

По
завершению недели добавьте лист
еженедельника и скопируйте работы со
сроками выполнения в еженедельник, так
чтобы у вас был план по обязательствам
выполнения работ на ближайший месяц.

• Делегированные
  задания не стоит специально контролировать.
  Не выполненные задания сразу себя
  покажут. Установите только предупреждения,
  штрафы за невыполнение.

• Укажите
  № недели исполнения работы, пометьте
  день недели исполнения работы

• Исполнители
  работ ориентировочно
  (по справочникам, прошлым проектам, по
  своему опыту) должны определить
  трудоемкость выполнения работ.
  Трудоемкость в часах указать справа в
  колонке.

Составьте
план на день

Планирование
рабочего дня это завершающая и самая
ответственная часть ведения планинга.
От этого в значительной мере зависит
ваш успех.

На
бланке посередине строки написать день
недели, число и номер месяца и подчеркнуть
или пометить маркером. Пример: » 3.06
Пятница»

• Просмотрите
  бланк «сделать» и «еженедельник» и
  запишите работы на следующий день на
  бланке «ежедневник».

• Перенесите
  загрузку рабочего дня из распорядка
  дня в первую строку. и пометьте время
  выполнения всех работ желтым
  текстовыделителем.
  

Рабочий
день планируйте на 80 %, а 20 % оставьте на

срочные,
прочие дела.

• Выполненные
  работы помечайте вертикальной жирной
  линией на границе первого и второго
  столбца.

• Дописывайте
  работы, выполненные не плану.

Важное
значение имеет оценка выполнения своих
действий в течение дня. За счет
оригинального построения формы записей
в планинге можно отметить фактическое
выполнение работ по времени исполнения
и длительности, для последующего анализа
или отчета.

Выполненные
работы по плану и вне плана, подчеркните
черным маркером (ручкой), указывая время
выполнения:

3 Шаг Составьте банк предложений.

Информация

Рис.1

• Запишите
  все идеи, предложения, информацию на
  бланк «Память»

Образец
заполнения (на бланке «Память»):

• Выпишите
  из бланка «Память» хорошие предложения,
  идеи, сформулируйте их и запишите на
  бланк «Предложения» в разделе проекты.

Должны
быть не только идеи, но и что особенно
важно: способ их реализации.

• Определите
  приоритет предложений.

Добавляя
новое предложение, сразу определите
ему приоритет.

Регулярно,
при большом количестве предложений,
удалите неприоритетные и которые
перенесены в проект или тему, а листы
перепишите.

Определите
для себя круг экспертов (круг лиц, которые
имеют для Вас авторитет) по вашим
предложениям и получите от них оценку.

Оцените
свои лучшие предложения на НТС. ( На
предприятии создается научно-технический
совет НТС)

4 Шаг Откройте проекты

«Проект—
это временная работа, предназначенная
для создания уникальной продукции или
услуг».

Проекты
– это ваши цели и задачи, реализуя
которые вы что-то меняете в своей жизни,
или создаете новое.

«Тема
— это постоянное (повторяющееся)
направление работы» (функциональные
обязанности).

Темы
открываются по различным работам,
затратам, периодически выполняемым в
течение года.

Открывая
проект, тему вы определяете ключевые
области, над которыми необходимо
работать, чтобы достичь результатов.

При
достаточно длительном выполнении
проекта, по постоянным работам в проекте
открываются темы.

Открытие
проектов, тем необходимо также для того,
что суммировать все финансовые и трудовые
и материальные затраты по определённым
ключевым областям.

• Выберете
  приоритетные предложения из бланка
  «Предложения» и сформулируйте их в
  проекты, темы

• Проектам
  присваивается номер:

Б	13ГБ	4.	5.	Т	4	:	ГН
Категория работ ( для тем с символом * )	№ Проекта, темы	№ этапа	№ работы / задания	Символ отчета	№ отчета	Двоеточие	Табельный номер или Ф.И.О.

• Определите
  категории проектов.

Категории
нужны для того, чтобы регулировать
объемы работ по категориям.

Рис.2
Категория работ, предложений

Описание
категорий:

Х
– Не
определенные ( 5 %)

Если
вы не определились, к какой категории
отнести работу, то запишите ее временно
в банк работ (Х).

Р
– Работа
( 35 % )

Это
все работы, за которые Вы получаете
деньги или за

невыполнение
которых, Вас могут их лишить.

П
– Перспектива
( 25 % )

Это
ваше инвестирование (вклад материальный,
творческий, духовный) в будущие работы,
проекты, благотворительная, политическая
и прочая деятельность. А также учеба в
средних, технических, высших учебных
заведениях.

С
— Семья ( 20 % )

Уютный
дом, машина, дача и т.п. Это покупки в
магазинах, ремонты в квартире. Приготовление
пищи, уход за одеждой, уборки в квартире,
транспорт и миллионы других хозяйственных
дел.

Я
– личные ( 10 % )

Это
лично ваше. Это ваша забота о себе.

Б
– Близкие ( 5 % )

Отношения
— с родственниками, с детьми, со всеми
кого мы любим или кто любит нас. В худшем
случае это те, перед кем мы имеем
супружеские, родительские или сыновние
обязанности.

(
Типовые темы по категориям прилагаются
в приложении 2)

• Пометьте
  проекты, темы текстовыделителем в
  соответствующих
  категориях.

№ МТ-ИН-хххххх от 20.12.2018г.

Практическое руководство пользователя по планированию и производству текущих работ по Сопровождению.

Версия 1

Выполнено: ООО «Индустрия автоматизации»

Демьянов А.А.

Москва, 2018 г.

1     Оглавление

1….. ОГЛАВЛЕНИЕ

3….. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

4….. ОГРАНИЧЕНИЯ

5….. ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ИНСТРУКЦИИ

7….. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

3     Нормативные ссылки

Итилиум. Руководство пользователя.

Руководство по администрированию системы «Итилиум».

СППР. Руководство пользователя.

Руководство по администрированию системы «СППР».

ЕРП. Руководство пользователя.

Руководство по администрированию системы «ЕРП».

4     Ограничения

·         Данные, которые используются в документах, элементах НСИ и других объектах рассматриваемых ПП, носят исключительно ознакомительных характер, предназначены для описания процессов планирования и отражения выполнения работ и могут не соответствовать данным, отражаемым в процессе реального планирования и производства работ;

·         Ответственные исполнители по блокам, разделам учета могут отличаться от утвержденных списков ответственных;

·         Процесс планирования и производства работ описан на примере использования следующей конфигурации ПП: ЕРП – редакция 2.4;

5     Порядок формирования инструкции

Инструкция построена по следующему сценарию:

·         Планирование текущих работ по сопровождению ИАС;

·         Планирование работ по доработке/исправлению ошибки;

·         Планирование выполнения работ в ЕРП, не связанных непосредственно с обработкой обращений Заказчика/участием в разработке.

·         Отражение выполнения работ по Сопровождению.

7     Заключение

Результат – главная цель в бизнесе и быту. Путь к цели может быть длинным и сложным, поэтому нужно воспользоваться некоторыми инструментами, которые помогут достичь результата. Одним из таких инструментов является планирование. На первый взгляд нет ничего проще, но на практике очень большой процент людей как минимум срывает сроки из-за отсутствия навыков грамотного составления планов на день, неделю, месяц, год.

Что такое планирование

Планирование — это процесс создания детального плана действий, необходимых для достижения конкретной цели. Это означает, что мы должны понять, чего хотим достигнуть, и как будем этого достигать. Планирование может быть применено в различных сферах, включая жизнь, работу и бизнес. Более того, экономика каждой страны построена на базовых принципах планирования.

При планировании мы определяем, какие задачи требуется выполнить, какие ресурсы нужны для их реализации и в какой последовательности они должны быть реализованы. План может быть очень детализированным или общим, в зависимости от контекста и задач.

Хорошо спланированный процесс помогает нам предугадать потенциальные проблемы и научиться решать их заранее. Он также упрощает сложные процессы, давая возможность нам фокусироваться на выполнении задачи, и улучшает качество работы.

Планирование бывает короткосрочным (например, подготовка презентации на следующей неделе) и долгосрочным (например, создание бизнес-плана на 5 лет). Однако, вне зависимости от продолжительности, планирование улучшает организацию работы, эффективность и помогает достигать поставленных целей.

Обычно планирование содержит описание миссии, определение ресурсов, текущее положение ситуации и выбор наилучших путей решения задач. Результатом планирования может быть расписание, бюджет, список задач, и т.д.

Стандартный план должен содержать информацию:

• Введение: тему, пояснение целей и основных задач, которые должны быть исполнены.
• Основная часть: план действий, которые необходимо выполнить, с указанием последовательности, времени и средств для достижения задачи.
• Описание ресурсов: список ресурсов, необходимых для выполнения задач, как правило, ресурсы могут включать людей, финансы, материалы, оборудование.
• Предполагаемые риски: перечисление возможных проблем, которые могут возникнуть в процессе реализации плана, и способы их предотвращения.
• Расписание: распределение задач по времени, когда они будут исполнены, продолжительность каждой задачи и сроки их завершения.
• Ожидаемые результаты: что планируется достичь в итоге и какими показателями будет оцениваться успех плана.
• Ответственные лица: перечень людей и команд, ответственных за выполнение каждой части плана.

Планирование является важной составляющей обеспечения эффективности и успеха в любой сфере деятельности. За счет этого можно оптимизировать использование времени, сил и ресурсов, и уменьшить вероятность ошибок и неудач.

Цели планирования

Планирование является важным инструментом для эффективной организации и достижения планов в любой сфере жизни и деятельности. Оно помогает:

1. Обозначить цели и задачи – планирование определяет четкие, конкретные и понятные задачи, которые нужно достигнуть.
2. Оптимизировать использование времени, ресурсов, знаний, навыков – планирование позволяет использовать имеющиеся ресурсы оптимальным образом, не тратя их на ненужные задачи.
3. Решить проблемы – планирование помогает сразу предусмотреть возможные негативные последствия, определить, как действовать в такой ситуации, и найти пути их решения заранее.
4. Увеличить эффективность, т. е. минимизировать ущерб, который может быть причинен непредсказуемыми обстоятельствами. Одновременно с этим прорабатываются пути достижения задач с минимальными затратами и максимальной выгодой.
5. Определить приоритеты – появляется возможность сосредоточиться на наиболее важных и приоритетных задачах, чтобы выполнить работу быстрее и эффективнее.
6. Уменьшить стресс – если есть ясное понимание того, что мы должны делать и как это делать, мы можем снизить уровень стресса и давления.
7. Координировать отделы. Если планирование касается крупных компаний и организаций, оно помогает координировать деятельность структурных подразделений на разных уровнях, а также всех сотрудников внутри отдельных подразделений.
8. Контролировать процессы. Четкое понимание плана деятельности, путей реализации и сроков исполнения используется руководством для контроля ситуации в реальном времени, делая менеджмент и решение экономических вопросов более эффективным. Это позволяет оперативно реагировать на неблагоприятные факторы, связанные с ведением деятельности.
9. Принимать правильные управленческие решения. Понимание концепции проекта и всех этапов его реализации позволяет на ранних стадиях принимать более эффективные решения, минимизировать риски, переработать ряд рабочих моментов.

В целом планирование делает лучше качество работы, минимизирует негативные моменты и помогает достигать результатов и задач более успешно. Оно является важной составляющей любой деятельности и разрешает преодолевать трудности и достигать успеха в любых условиях.

Виды планирования

Планирование может быть различных видов в зависимости от того, какие обязательные требования установлены для его выполнения. Рассмотрим некоторые виды планирования и их особенности.

По обязательности:

• Директивное: план имеет строгий набор директив и ограничений. Этот тип планирования обычно используется в организациях или государственных учреждениях, где законы и правила являются обязательными для всех.
• Индикативное: второе понятие имеет противоположный смысл, т. е. первоначальные условия являются рекомендательными и не обязательными для исполнения.

По срокам достижения:

• Краткосрочное – устанавливает рабочий план сроком до 1 года. Такое планирование обычно содержит задачи и действия, которые могут быть выполнены за короткий промежуток времени. Как пример, планирование ежедневных задач или организации мероприятий на ближайший месяц.
• Среднесрочное планирование – срок от 1 до 5 лет. Такое планирование предполагает проекты и задачи, которые требуют большего времени и ресурсов для их решения. Например, планирование бизнес-стратегии на 3 года или строительство дома.
• Долгосрочное – предусматривает срок более 5 лет. Это может быть связано с развитием долгосрочных перспектив, созданием комплексных проектов или в большой организации. Например, государственная стратегия развития экономики страны на 10 лет или планирование масштабных инфраструктурных проектов.

По содержанию плановых решений:

• Стратегическое планирование – используется для долгосрочных операций и выбора методов, которые позволят достичь желаемого результата. Это обычно выполняется руководством компании или организации и позволяет определить общее направление деятельности на период более 3-5 лет.
• Тактическое планирование – процесс подробного определения задач и действий, необходимых для достижения заданных целей в рамках стратегического плана. Такое планирование обычно выполняется на период от года до нескольких лет. Тактические планы обычно разрабатываются на основе отчетов и результатов деятельности.
• Оперативно-календарное планирование – ежедневное планирование и управление текущими задачами и программами на основе заданных сроков и ресурсов. Оно выполняется на короткий срок, обычно на неделю или месяц. Позволяет контролировать текущую деятельность и принимать оперативные решения в случае необходимости.
• Бизнес-планирование – механизм разработки плана действий для создания или развития бизнеса. Внутрифирменное планирование включает определение заданий, анализ торговой среды, анализ конкурентов, стратегию продвижения, планирование финансовых ресурсов и другие детали, необходимые для успешного развития бизнеса. Создание бизнес-плана является важным этапом для предпринимателей и компаний на начальном этапе работы, поскольку позволяет видеть как реальные, так и расчетные показатели.

Классифицировать виды планирования можно по второстепенным аспектам.

По степени охвата:

• Общее – охватывает все сферы деятельности организации. В таком планировании определяются общие цели и задачи, которые должны быть достигнуты, и устанавливаются стратегии и тактики, которые будут использоваться для их достижения. Общее планирование также включает планирование финансовых, кадровых, производственных и маркетинговых аспектов.
• Частичное – охватывает только определенную часть деятельности организации. Различные отделы или группы могут проводить отдельное планирование тех аспектов бизнеса, которые касаются их непосредственной работы.

По объектам планирования:

• Целевое планирование – решает проблемы, связанные с достижением ряда задач, таких как повышение прибыли, рост объемов производства и др. Оно может быть как долгосрочным, так и краткосрочным, и направлено на достижение результирующих показателей.
• Планирование средств – процедура планирования расходов, которая направлена на достижение результатов, определенных в целевом планировании. Сюда может входить планирование бюджета, расписания закупок, финансовых планов и инвестиций.
• Программное – это планирование в рамках программы или проекта, которые объединены с одной общей миссией. Оно предполагает определение миссии, задач, ресурсов и рисков на более высоком уровне, а также планирование реализации отдельных этапов проекта.
• Планирование действий – определение конкретных действий, которые нужны для достижения поставленных результатов. Например, управление проектами, продажи, производство, маркетинг и т. д.

По глубине:

• Агрегированное – учитываются общие параметры для постановки целей и задач.
• Детальное – уделяется особое внимание к деталям и тонкостям проекта.

По координации планов во времени:

• Последовательное – непрерывный продолжительный процесс формирования планов, состоит из ряда мелких этапов.
• Одновременное – единовременный достаточно короткий этап для решения смежных задач.

По учету изменения данных:

• Жесткое – обязательное соблюдение требований и параметров.
• Гибкое – есть возможность изменения вводных.

По очередности:

• Упорядоченное – выполнение операций в указанном порядке.
• Скользящее – предусматривает продление имеющегося плана на последующий период.
• Внеочередное – реализация плана происходит по мере возникновения такой необходимости.

Существует множество подходов к классификации плановых решений, которые должны выбираться на основании индивидуальных особенностей поставленных задач. Менеджеры и руководство компании самостоятельно выбирают наиболее подходящий вариант.

Этапы планирования

Планирование является важным этапом в управлении любым проектом, бизнесом или организацией. Каждый этап планирования важен для успешной реализации задумки и достижения желаемых показателей.

Этапы планирования могут различаться в зависимости от цели и объема планирования, но общие стадии включают:

1. Определение целей и задач. Определяется результат, которого нужно достигнуть, а также задачи, которые нужно выполнить.
2. Сбор и анализ информации. Собирается информация, необходимая для определения возможностей и угроз, анализа конкурентов, потребностей клиентов, рыночных тенденций и других факторов, влияющих на решения, которые будут приняты.
3. Определение альтернативных вариантов действий. Исследуется ряд возможных альтернативных вариантов, которые могут быть использованы для достижения поставленных результатов.
4. Оценка и выбор оптимального варианта. Производится оценка каждого из альтернативных вариантов и выбирается наиболее подходящий.
5. Разработка детального проекта. Разрабатывается детальный план работ, которые необходимы для достижения поставленных показателей.
6. Реализация. На этом этапе выполняются действия, обозначенные в плане.
7. Мониторинг и контроль. Производится отслеживание и контроль реализации обозначенных работ, а также корректирование плана в случае необходимости.
8. Оценка результатов. Руководством оцениваются результаты выполненной работы и принимается решение о том, какие изменения нужно внести в следующую итерацию планирования или в реализацию стратегии.

Грамотное составление плана позволяет определить цели, выбрать оптимальный путь и реализовать действия, которые приведут к их достижению. Различные подходы и методы планирования позволяют выбрать оптимальную стратегию для максимального успеха в реализации проектов и бизнеса.

Как организовать процесс планирования

Организация процесса планирования зависит от типа проекта или деятельности, которую вы планируете, а также от других факторов, таких как его объем, сроки и степень сложности.

Несмотря на это, существуют некоторые общие рекомендации, которые помогут организовать процесс более эффективно. Рассмотрим их подробнее:

• Назначьте конечные цели вашего сценария или деятельности, а также задачи, которые важно выполнить, чтобы их достичь. Так легче понять, на каком этапе вы находитесь, и какие ресурсы вам нужны.
• Определите риски и возможности, связанные с вашим проектом или деятельностью, и разработайте план действий, чтобы избежать негативных последствий и использовать возможности.
• Разбейте ваш проект на этапы и определите сроки каждого этапа. Так проще следить за прогрессом и правильно планировать ресурсы.
• Составьте детализированный план действий, который содержит список необходимых задач, ключевые даты, ответственные лица и период выполнения.
• Регулярно отслеживайте свой прогресс, чтобы убедиться, что вы на правильном пути, и внести корректировки, если это необходимо.
• Используйте различные инструменты для планирования, такие как календари, листы Excel, диаграммы Ганта или программы управления проектами.

Важно понимать, что составление плана – динамичный процесс, и его нужно регулярно обновлять и изменять, основываясь на изменениях в проекте или среде. Также не забывайте о коммуникации и обратной связи во время планирования, это поможет сформировать более точную картину и выполнить проект более эффективно.

Принципы планирования

Планирование является важным элементом достижения успеха в любой области деятельности. Чтобы успешно реализовать проект, наладить бизнес-процессы, достичь поставленных показателей, необходимо правильно спланировать все этапы работы. Для этого требуется соблюдать ряд принципов, которые позволяют достичь результата за минимальное время и с максимальной эффективностью.

Основные принципы планирования:

• Целенаправленность. Каждое действие должно иметь прямое отношение к определенной задаче.
• Участие. Включение различных заинтересованных сторон в планирование, анализ и принятие решений, чтобы повысить качество результата и легче добиться его успешной реализации.
• Рациональность. Оптимизация использования материальных и человеческих ресурсов. Сокращение затрат.
• Гибкость. Адаптация к переменам внешней среды, оперативность корректировок.
• Комплексность. Выдерживание связи и баланса между всеми элементами проекта или деятельности.
• Системность. Строгая структура плана, включающая определенное место, последовательность и взаимосвязь процессов и мероприятий.
• Иерархия. Выделение основных задач и их последующее деление на подзадачи.
• Своевременность. Принятие мер в определенные сроки.
• Непротиворечивость. Выбор вариантов действий, не противоречащих с другими элементами плана.
• Точность. Установление точных показателей и критериев успеха, чтобы проводить анализ результатов.
• Контроль. Системный мониторинг реализации всех мероприятий и их оценка.
• Фиксация. Составление документации и отчетности по основным параметрам плана, например, задачам, ресурсам, срокам исполнения, ответственным лицам.

Перед началом планирования необходимо знать и учитывать отдельные особенности, такие как политика компании, особенности рынка, тип проекта, область деятельности и другие факторы. Важно постоянно вести анализ результатов, создавать отчетные документы и корректировать план с учетом характера внешней среды.

Методы планирования

Существует множество методов, позволяющих провести эффективное планирование, какие из них применять зависит от конкретной задачи или области деятельности. Рассмотрим ряд основных методов планирования.

Правило Парето

Правило Парето, также известное как закон 80/20, представляет собой эмпирическое утверждение, что приблизительно 20% действий являются ответственными за 80% результатов. Это правило разработано итальянским экономистом Вильфредо Парето в конце XIX века, когда он исследовал распределение богатства в Италии.

Принцип Парето применяется во множестве областей: от бизнеса до науки и технологий. Примеры:

• в бизнесе: часто 20% клиентов компании приносят 80% прибыли, а 20% продуктов или услуг компании генерируют 80% общей прибыли;
• в производстве: 20% дефектных деталей могут привести к 80% отказов на конечном товаре;
• в личной жизни: 20% времени, потраченного на выполнение задач, может привести к 80% продуктивности.

Разумеется, в большинстве случаев соотношение не будет стопроцентным и может колебаться, например, 70/30 или 90/10.

Применение правила Парето в бизнесе может помочь руководителям сконцентрироваться на 20% наиболее важных клиентах, продуктах или услугах компании. Это правило может стать помощником и в личной жизни, чтобы грамотно распределить дела в течение дня или другого периода времени. Тайм-менеджмент и совокупность принципов планирования положительно отразится на качестве жизни и сделает влияние стресса менее выраженным.

ABC планирование

ABC-анализ является методом планирования и тайм-менеджмента, который применяется для определения наиболее важных и наименее важных задач, процессов или элементов проекта. Он основан на примере, указанном выше — принципе Парето, который утверждает, что 80% результатов достигаются 20% усилий.

ABC-анализ подразумевает разделение всех задач, процессов, элементов на три категории:

• A (наиболее важные) – составляют не более 15% от общего числа задач или элементов, но имеют наибольший вклад в достижение желаемого результата. Первоочередные задачи, без которых невозможно достичь нужного результата.
• B (средней важности) – составляют приблизительно 20% от общего числа задач или элементов и имеют среднее значение для достижения целей проекта.
• C (наименее важные) – составляют около 65% от общего числа задач или элементов, но вносят наименьший вклад в достижение целей проекта.

После разделения задач на категории ABC-анализ дает возможность сконцентрироваться на группе A – наиболее важных задачах, чтобы достичь цели наиболее эффективно и оптимизировать использование ресурсов на предприятии. Категории B и C могут быть выполнены в процессе работы с более важными задачами.

Матрица Эйзенхауэра

Принцип Эйзенхауэра – это метод планирования своих задач в повседневной жизни, который был разработан доктором Дуайтом Эйзенхауэром, бывшим американским президентом и генералом армии США. Он помогал управлять своим расписанием во время службы в армии и избегать прокрастинации.

Суть метода Эйзенхауэра заключается в предположении, что каждая задача может быть измерена по двум критериям: важности и срочности. За счет этого можно структурировать задачи и запланировать свой день, определив наиболее важные задачи, которые необходимо выполнить в отведенный срок.

Основная идея принципа заключается в разделении задач на четыре категории:

• Самые важные и срочные задачи (внезапные проблемы, неотложные задачи проекта).
• Важные, но несрочные задачи (планирование проектов, обучение).
• Неважные, но срочные задачи (срочные телефонные звонки, ответы на электронные письма).
• Неважные и несрочные задачи (чтение новостей, просмотр видео, социальные медиа).

Эйзенхауэр советовал начинать с важных и срочных задач, а оставшиеся задачи размещать в соответствующих категориях. Так можно использовать наиболее продуктивное время на выполнение важных задач, а также управлять своим расписанием более эффективно, сэкономить время и сократить стресс.

Выбирать метод планирования необходимо в зависимости от типа проекта и его сложности. Не забывайте учитывать доступные ресурсы и опыт команды при реализации плана.

Хронометраж

Хронометраж – это процесс измерения времени, необходимый для исполнения конкретной задачи или операции. Хронометраж применим во многих областях: от производства и до спорта.

В производственной сфере хронометраж используется для определения стоимости производства и уменьшения времени обработки товаров, а также для улучшения качества продукции и сокращения затрат на трудовые ресурсы.

Сегодня для хронометража используются различные методы, например, наблюдения за временем выполнения операции, разделения работы на элементы и составления расписания, штрафных штампов и т. д.

В целом, хронометраж является важным инструментом, который успешно работает и позволяет контролировать время и улучшать производительность в различных сферах деятельности.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это инструмент для визуального представления хода реализации программы или задачи в конкретный период времени. Представляет собой графическую диаграмму, на которой по горизонтальной оси отображается временной интервал, а по вертикальной оси – перечень задач, необходимых для выполнения задачи.

Каждая задача представлена горизонтальной полосой, длина которой соответствует продолжительности времени, необходимого для ее выполнения. Цвет полосы может указывать на статус задачи (зеленый – выполнена, желтый – в процессе, красный – не выполнена в срок).

Диаграмма наглядно показывает все задачи и их очередность выполнения, а также позволяет оценить продолжительность каждой задачи и общее время, необходимое для выполнения проекта. Кроме того, высокая детализация системы позволяет отображать зависимость между задачами, ресурсами, отображает точки их соприкосновения.

Техника SMART

Техника SMART – это методология, которая используется для установления эффективных и достижимых итоговых показателей.

Акроним SMART состоит из пяти критериев, которыми должны обладать поставленные цели:

• Specific – должна быть ясно определена и понятна. Она должна описывать конкретный результат, который нужно получить.
• Measurable – должна быть измерима и иметь количественную метрику или критерий, по которому можно оценить ее выполнение.
• Achievable – должна быть достижимой и реалистичной. Это означает, что ее выполнение возможно и не требует нереальных усилий или средств.
• Relevant – должна быть актуальна, соответствовать текущей ситуации и миссии предприятия или персональным целям человека. Она должна иметь значение для достижения более широких целей.
• Time-bound – должна иметь четкий срок выполнения. Устанавливается конкретный график работ и контролируется процесс достижения цели.

В целом с помощью техники SMART можно определить конкретные, достижимые и измеримые цели, что способствует более эффективному использованию времени и ресурсов, повышает мотивацию и вероятность достижения поставленных результатов.

Метод OKR

Метод OKR (Objectives and Key Results) – это система управления, используемая для установления целей и их измерения. Метод ОКR был разработан компанией Intel в 1970-х годах и широко распространился в других технологических компаниях, таких как Google и Amazon.

Система ОКR состоит из двух основных элементов:

• Цели (Objectives) – конкретные результаты, которые вы хотите достичь. Они должны быть ясно определены и конкретны. Могут быть долгосрочными или краткосрочными и относиться к любой области деятельности.
• Ключевые показатели результативности (Key Results) – оценочные инструменты, которые используются для измерения прогресса в достижении целей. Ключевые показатели результата могут быть количественными или качественными и должны быть связаны с конкретными целями.

Процесс установления целей включает несколько этапов:

1. Поиск главных целей бизнеса, миссии и стратегии компании.
2. Разработка конкретных целей и ключевых показателей результативности, связанных с миссией и стратегией компании.
3. Постановка задач и ключевых показателей результативности на краткосрочный и долгосрочный период.
4. Ежеквартальное оценивание прогресса в достижении целей и корректировка их при необходимости

Успешной системе управления ОКR требуется коммуникация и прозрачность между руководством компании и ее сотрудниками. Цели и ключевые показатели результативности должны быть доступны и понятны для всех сотрудников компании. На совещаниях необходимо говорить об актуальных проблемах, оценивать комментарии исполнителей, коллективно принимать решения. Используя эту систему, можно делегировать полномочия, чтобы добиваться еще более высоких показателей.

Список целей и задач

Это наиболее простой метод, который заключается в формировании списков дел, которые необходимо выполнить в определенный период времени. В самом простом исполнении это может быть записная книжка, в которой записаны задачи, по мере выполнения их просто вычеркивают. Можно использовать специализированные приложения, которые имеют дополнительные функции и удобный интерфейс.

Все рассмотренные методики могут использовать по отдельности или в паре. Выбор зависит от особенностей проекта и ваших личных предпочтений.

Советы по продуктивному планированию

Если вы сталкиваетесь с трудностями в процессе составления планов, неудовлетворены результатом или работа отнимает слишком много времени, скорее всего, вам помогут полезные советы.

• Начать стоит с выбора наиболее удобной для вас методики планирования.
• Возьмите составление планов в привычку, занимайтесь планированием каждый вечер.
• Концентрируйтесь на главном, помните, что именно нужно сделать в первую очередь.
• Делите объемные задачи на более маленькие, это позволит достаточно легко их решать.
• Не нужно выполнять несколько работ одновременно.
• Не пытайтесь вместить огромное количество задач в один план.
• Реально расценивайте объем и сложность работ.
• Не торопите сроки, спешка приводит к фиаско.
• Формируйте цели максимально точно и доступно.
• Отслеживайте процесс и своевременно вносите изменения.
• Визуализируйте план удобным для вас способом.
• Держите список задач перед глазами и чаще в него заглядывайте.

Для совершенствования навыков планирования можно опираться на опыт бизнес-тренеров, а со временем и на свой личный. Действуя в соответствии с рекомендациями удастся составить даже сложный план для ответственного процесса всего за несколько часов.

Часто задаваемые вопросы

Планирование включает в себя определение целей, оценку текущих показателей ситуации, выбор наиболее эффективных стратегий и методов достижения поставленных целей, а также определение бюджета и других средств. В общем, это процесс определения маршрута действий для достижения желаемых результатов в будущем.

Помимо вышеупомянутых пунктов, в бизнесе при планировании также следует учитывать рыночные условия, конкуренцию, ресурсы, негативные последствия, навыки и другие факторы.

Да, конечно, изменение планов – это вполне нормально в бизнесе и жизни в целом. Иногда возникают непредвиденные обстоятельства, которые требуют изменения стратегий и планов действий. Важно помнить, что гибкость и адаптивность – это одни из ключевых качеств успешной реализации поставленных целей.

Расстановка приоритетов является индивидуальным процессом, который зависит исключительно от ваших целей. В первую очередь нужно разделить все процессы на наиболее важные и срочные. Для этого можно воспользоваться одним из рассмотренных методов в этой статье.

Дополнительно стоит обратить внимание на сроки реализации целей, возможные проблемы, коммуникацию между участниками проекта, критерии успеха, управление ресурсами.

Заключение

Планирование является важным инструментом управления любого процесса, будь то личный проект, рабочая команда или бизнес-процесс в компании. Главная цель — предсказать то, что может произойти в будущем и подготовиться к этому заранее, уменьшить вероятность проблем и повысить вероятность успеха. Важно четко определить цели, задачи, сроки и бюджет, принимая во внимание коммуникации, критерии успеха и другие факторы. Расстановка приоритетов позволяет добиваться наилучших результатов в кратчайшие сроки. Необходимо регулярно пересматривать план, оптимизировать его и принимать неотложные меры, если что-то идет не так. Планирование является процессом, который дает возможность оптимизировать работу в команде, повышает эффективность и открывает новые возможности для развития.

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter

Принципы использования планировщика, о которых идет речь в вебинаре, не привязаны именно к Хаос-контролю. Поэтому мы решили написать это руководство для всех, кто пользуется схожими инструментами или только начинает применять продвинутые техники организации своих целей и задач.

Цели статьи

Почему возникает потребность в инструментах планирования

Обычно люди приходят к необходимости использования органайзера и применения различных техник управления своими делами, когда выполняются три условия:

Как правило, такие исходные условия ведут к накапливаемому стрессу и периодическому ощущению отсутствия контроля над окружающей действительностью.

В таких условиях, обычно, пребывают предприниматели и, так называемые, свободные художники. Интересно, что часто потребность в органайзере возникает и у домохозяек с детьми, которые, как оказалось, по роду своей деятельности сильно напоминают предпринимателей.

Пример из практики

Я начинал свою карьеру разработчиком ПО и целыми днями сидел и писал софт. У меня было много задач, но все они были однотипными и касались непосредственно программирования. Поэтому было достаточно простейшего списка задач в любом таск-трекере.

Спустя какое-то время я решил стать предпринимателем и организовал небольшую студию продуктовой разработки ПО для мобильных устройств.

Получилось, что вчера я решал только задачи, связанные с программированием, а сегодня уже пришлось заниматься делами из примерно таких сфер деятельности:

Как видите, количество категорий дел начинающего стартапера существенно превышает таковое для разработчика ПО. Поэтому у меня естественным путем возникла проблема приоретизации, выбора чем заниматься для достижения оптимальных результатов. Появиласась потребность в более обстоятельном планировании и изучении техник повышения продуктивности.

Это довольно типичная история, иллюстрирующая в каких случаях многим пользователям действительно нужен органайзер.

Как обычно начинается планирование

Когда у людей возникает потребность, они обычно скачивают инструмент планирования и составляют в нем список дел. Обычно он выглядит примерно так:

Это довольно типичный список дел на сегодня. Как видите, в нем представлен микс из личных и рабочих дел, имеющих примерную привязку по времени.

Проблема этого подхода заключается в том, что нам свойственно переоценивать свои возможности и заполнять список дел, скажем, на завтра, исходя не из своих возможностей, а из фантазий о них.

Поэтому список задач на день, обычно, содержит больше задач, чем можно выполнить. Наступает следующий день, мы начинаем выполнять задачи, в жизнь вмешивается повседневный хаос. В результате, мы часть задач выполняем, а часть задач переносится на завтра. К просроченным задачам добавляются новые, список изо дня в день растет.

Классическое изменение количества задач на день многих пользователей выглядит примерно так:

На этой картинке в первый день у пользователя 12 активных задач на сегодня, в пятый — уже 14 просроченных и 6 активных, то есть всего 20.

Типичный план дня уже на пятый день выглядит как кровавое месиво из несбывшихся планов и надежд:

В результате, список дел на день начинает демотивировать, процесс планирования — ломаться, и происходит разочарование в планировщиках в целом. Происходит подчинение повседневной текучке, это длится днями, дни превращаются в недели, недели — в месяцы. Планы не реализуются, цели не достигаются.

Вопрос: что делать, чтобы этого избежать?
Ответ: использовать проектный метод планирования.

Проектный метод планирования

Суть проектного метода в том, чтобы прежде чем планировать свой день, сперва зафиксировать в органайзере свои цели.

В данном контексте цель — это четко сформулированный и достижимый результат в конкретной сфере деятельности.

Например:

Как видите, цель — это не что-то абстрактное из серии «заработать миллион долларов».

У целевой аудитории органайзеров подобных комплексных задач может быть около сотни и даже больше, поэтому прежде чем начать фиксировать цели в планировщике, стоит сперва определить ключевые сферы деятельности, которыми вы планируете заниматься.

Проще всего это сделать с помощью категорий дел. Вот несколько примеров категорий:

При этом каждая из этих категорий, очевидно, может быть разделена на подкатегории. Вот как это может выглядеть в органайзере:

На этой картинке у пользователя восемь категорий дел, а в категории «Работа» еще восемь подкатегорий. Судя по составу, пользователь имеет какое-то отношение к предпринимательству в IT.

Более наглядно это выглядит в органайзере для ПК:

Когда сферы деятельности зафиксированы с помощью категорий, можно приступать к их наполнению целями. В Хаос-контроле это делается с помощью проектов.

Проект — это конкретный желаемый результат (то есть цель) и связанный с ним список задач. Или, можно еще сказать, список задач, выполнение некоторых необходимо для достижения конкретной цели.

Примеры проектов:

Здесь три примера — от простейшего проекта, связанного с перевыпуском прав (категория «Личное») до проекта, связанного с подготовкой и публикацией статьи, вроде этой (категория «Работа → Контент-маркетинг»).

А вот так может выглядеть проект, посвященный подготовке прототипа мобильного приложения, в котором несколько задач уже выполнены:

После заполнения органайзера категориями и целями получается структура из папок и проектов, которая отражает суть вашей деятельности и где все разложено по полочкам.

Плюсы проектного метода

Частые ошибки при оформлении проектов

На этом этапе стоит обсудить ключевые ошибки, которые пользователи допускают при оформлении проектов.

Неинформативные названия

Довольно часто задачи формулируются неинформативно и излишне кратко:

Обычно это связано с тем, что задачи создатся на мобильном устройстве «на ходу», поэтому стремление к краткости объяснимо. Первая проблема таких формулировок в том, что спустя время легко забыть, что имелось в виду. Но главная проблема — они не побуждают к действию.

Хорошо сформулированная задача — это задача, при виде которой возникает стимул взять и выполнить её. Глядя же на формулировку «Витамин D» такого посыла не возникает, то есть отсутствует мотивирующая составляющая. Органайзер должен мотивировать действовать, поэтому задачи из примера выше следовало бы переименовать следующим образом:

Обратите внимание, что каждая из обновленных формулировок содержит в себе понимание конечного результата и побуждающий к выполнению глагол.

Неактивные категории

В процессе составления структуры категорий с помощью папок часто возникают такие категории, которые потом неделями лежат пустыми:

Это нормально. Как уже писалось ранее, у нас есть склонность переоценивать свои силы, а поэтому на этапе определения сфер интересов легко насоздавать категорий, которыми нам бы и хотелось заниматься, но мы не будем.

В такой ситуации стоит безжалостно удалять соответствующие папки, чтобы они не захламляли органайзер.

Излишняя заполненность органайзера неактуальной информацией

Говоря о захломлении органайзера, серьезная ошибка — сохранять в него справочную информацию и дела из серии «когда нибудь». Да-да, это идет вразрез с методологиями вроде GTD и всем тем, чему нас учат тренеры по тайм-менеджменту.

Задача органайзера — помогать действовать. Поэтому вы должны заходить в него, брать задачу в работу, выполнять ее, переходить к следующей. Если в планировщике есть какой-то покрытый пылью хлам, который никогда не берется в работу (та самая справочная информация и цели-мечты), то он будет только разрастаться, вытесняя актуальные задачи.

Как работать с проектами дальше: использование систем

Разобравшись с проектами, пришло время понять как с ними правильно работать. В конце концов, структура дел, в которой все разложено по полочкам, не решает за вас как приоретизировать работу, за что браться в первую очередь и как выстраивать распорядок дня.

Даже в этом случае всегда есть риск повторить проблему перегруженного Плана Дня, о которой мы говорили вначале. Кажется логичным назначать даты выполнения конкретным задачам и проектам, чтобы видеть их в списке дел на день.

Вместо этого мы предлагаем посмотреть на совершенно другой подход к планированию своего дня, опирающегося на Принцип Систем.

Система — это регулярная работа над конкретной категорией дел.
Например:

Принцип Систем заключается в том, чтобы:

Пример из практики

Фундаментальная деятельность для меня, как основателя компании — это развитие продукта. Ежедневная работа над Хаос-контролем ведет к развитию проекта, а это, в свою очередь, ведет к повышению финансовой стабильности, появлению новых перспектив. Без этого любая моя деятельность из любой другой категории дел бессмысленна.

Поэтому главная моя система — два часа в день поработать над продуктом. Есть и второстепенные — ежедневная работа над продажами и маркетингом, ежедневное изучение лучших практик создания продуктов, зал и утренние активности.

Как это выглядит в органайзере

Зафиксировать систему в органайзере проще всего с помощью повторяющейся задачи. Например, вот так выглядит задача по ежедневной работе над развитием продукта:

Как видите, это простейшая задача, не содержащая никакой конкретной информации кроме того, что нужно провести сессию работы над конкретной категорией дел.

Магия заключается в том, что к ней привязан контекст «Работа над продуктом» при двойном клике по которому открывается список всех проектов и задач, которые имеют отношение к этой сфере деятельности:

На видео видно, что при двойном клике по названию контекста «Работа над продуктом» я попадаю в список всех релевантных проектов и задач.

Таким образом, вместо того, чтобы добавлять задачи, имеющие отношение к развитию продукта, в план дня и перегружать его, мы обходимся одной системной задачей, из которой попадаем в соответствующий список задач и проектов.

Получается, что каждый день вы заходите в системную задачу, берете в работу какие-то дела, имеющие отношение к этой системе, и понемногу продвигаетесь вперед. В этом и есть суть системы — небольшой прогресс каждый день складывается в заметные результаты на дистанции.

Систем может быть и несколько. Вот как выглядят мои, например:

Обратите внимание, что в таком распорядке дня всего 6 задач. В результате исчезает стресс из-за перегрузки, а задач выполняется больше, чем есть в плане дня, а не меньше.

Стратегические вопросы планирования

Выстраивание систем тесно связано с ключевым вопросом планирования — как определить чем заниматься, чтобы были результаты? К сожалению, органайзер на этот вопрос не ответит.

Но трансформация абстрактных целей в конкретные системы — не такой уж и сложный процесс. В субботу 26 ноября мы проводим онлайн мастер-класс «Принцип Систем», в котором на примерах рассмотрим как декомпозировать абстрактные долгосрочные цели на конкретные системы в органайзере. Приходите, будет интересно.

Если вы хотите более детально узнать о принципах планирования, обратите внимание на наш email-курс «Принцип самоорганизации и планирования». До конца недели действует промокод BLACKFRIDAY.

Также советуем посмотреть вебинар по мотивам которого написана эта статья:

Надеюсь, было полезно. Обратите внимание на типовые ошибки и старайтесь их не повторять, чтобы инструмент приносил пользу. Приятного планирования!

P.S. Подписывайтесь на мой Telegram-канал, где я пишу о различных аспектах созидательной деятельности и развитии IT-продуктов.

Наглядное руководство по планированию проекта 

Некоторыми проектами просто управлять, иные же требуют больших усилий. В любом случае, наличие грамотно составленного плана поможет вам обеспечить его безупречную реализацию. Если у вас есть четкое представление обо всем, что должно быть сделано и о том, как это будет реализовано в рамках заданного периода времени, вы сможете если и не исключить, то хотя бы минимизировать вероятность провала. В этой публикации мы представим список методов, которые вы можете использовать для составления качественного плана проекта и его успешной реализации. Мы рассмотрим различные аспекты планирования: организация процесса планирования, планирование ресурсов, управление информацией, построение карты процессов, принятие решений и управление рисками.

Процесс планирования

На первом этапе планирования проекта необходимо определить цели, составить план проекта и проанализировать бюджет. Для быстрого выполнения этих задач вы можете использовать приведенные ниже методы планирования проекта.

SMART-цели

SMART — это критерий для постановки целей и задач для проектов. Согласно SMART, цели вашего проекта должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными к срокам.

Структура декомпозиции работ

Структура декомпозиции работ (WBS) — это инструмент управления проектами, используемый для визуализации результатов проекта в иерархической структуре. Он помогает руководителям проектов разбить сложную проектную деятельность на простые и управляемые задачи.

Как его использовать

Шаг 1. Первым шагом создания структуры декомпозиции работ является понимание масштаба проекта. Это означает, что вам необходимо определить цели проекта, результаты, задачи, сроки и т.д. 

Шаг 2. Определите ключевые результаты. К ключевым результатам относятся такие, которые важны для успеха проекта; они должны находиться на уровне 2 вашей структуры разбивки работ. 

Шаг 3. Определите пакеты работ или результаты проекта на самом низком уровне структуры. Соберите проектную команду и заинтересованные стороны, чтобы сообща определить весь объем работ, необходимых для достижения ключевых результатов. 

Шаг 4: Создайте расшифровку структуры, которая содержит определение и объем элементов (пакетов работ) в составе диаграммы.

Пример структуры разбивки работ (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Матрица приоритетности

Матрица приоритетности- это инструмент планирования проекта, который используется для определения того, какие меры находятся в приоритете, а каких следует избегать, чтобы максимально эффективно использовать свое время и ресурсы. Этот инструмент помогает принимать оптимальные решения.
Как его использовать

В матрице приоритетов действий по оси x откладываются усилия, необходимые для той или иной к деятельности, а по оси y — ее результативность. Матрица приоритетов приоритетности предлагает 4 варианта категоризации:

1. Быстрые результаты/Срочно —  это действия, которые приносят большую отдачу и не требуют больших усилий для их завершения. Лучше максимально сосредоточиться на таких задачах.
2. Крупные проекты/Не срочные — это важные задачи/мероприятия, которые требуют больших усилий. Их нельзя выполнять в ущерб задачам с  быстрым результатом и необходимо тщательно планировать до начала выполнения.
3. Текущая работа/Делегировать — это низкоприоритетные задачи, которые не являются важными и не требуют больших усилий. Вы можете работать над ними, когда у вас есть время в перерывах между задачами первых двух категорий или делегировать другой команде.
4. Каторжный труд/Отложить или игнорировать — это задачи, которые приносят низкую отдачу, но требуют больших усилий. Рекомендуется избегать их выполнения, а если избежать их невозможно, прибегать к помощи специалистов, которые смогут эффективно с ними справиться. Матрица приоритетности (кликните на шаблон, чтобы редактировать его онлайн)

Структура разбивки затрат

Структура разбивки затрат (на основе структуры декомпозиции работ) —  это один из методов планирования проекта, который используется для распределения затрат по различным частям проекта (по видам деятельности на самом низком уровне структуры разбивки работ). Он используется для сравнения фактических расходов с бюджетом.

Как его использовать

Шаг 1: В своей структуре разбивки работ убедитесь, что все комплексы работ оформлены как отдельные и разграничиваемые задачи. Назначьте каждому дату начала и окончания для каждого комплекса работ. 

Шаг 2: Определите конкретную сумму бюджета для каждого комплекса работ и назначьте ответственных держателей бюджета. 

Шаг 3: Изучите затраты и определите, во сколько вам обойдется проект на каждом уровне структуры разбивки работ.

Динамический анализ ключевых этапов

Динамический анализ ключевых этапов – это метод планирования проекта, используемый для отслеживания поэтапной реализации проекта. Он помогает определить, соответствует ли графику работа по тому или иному этапу проекта. 

Как его использовать

Шаг 1. Ознакомьтесь с графиком проекта и определите основные этапы проекта. Лучше, чтобы их было не очень много, чтобы не перегружать диаграмму не иметь много вех, чтобы не выглядеть запутанно на диаграмме динамического анализа ключевых этапов. 

Шаг 2: На диаграмме динамического анализа ключевых этапов ось y представляет собой временные рамки проекта, а ось x – временные рамки отчета. Для обозначения вехи на графике можно использовать линию определенного цвета или маркер определенной формы. Добавляйте этапы в график в конце каждого отчетного периода. 

Шаг 3: Обратитесь к диаграмме, чтобы определить тенденции развития вех в вашем проекте. Из этой статьи, вы сможете более подробно узнать, как устроен динамический анализ ключевых этапов.

Планирование ресурсов

Для более эффективного выполнения проектов необходимо правильно распределять ресурсы. На этапе планирования ресурсов необходимо обратить внимание на типы ресурсов, необходимых для выполнения задач проекта, и определить продолжительность выполнения каждой задачи.

Диаграммы Ганта

Диаграммы Ганта — это инструмент и методика, которая используется для планирования и контроля выполнения задач по проекту. Также  этот метод можно использовать для фиксации затрат и расходов на разных стадиях проекта.

Как его использовать

Шаг 1: Разбейте проект на отдельные задачи и назначьте им строки на диаграмме Ганта. 

Шаг 2: У каждой задачи есть продолжительность во времени, и вы можете выделить их нужным цветом. Поверх временной шкалы расположена линия прогресса, с помощью которой можно отметить, сколько работы было выполнено по каждой из задач. Прочитайте нашу статью Как использовать диаграммы Ганта для безукоризненного планирования проектов, чтобы узнать больше об использовании диаграмм Ганта.

Другие шаблоны диаграмм Ганта

Организационная структура

Схемы организационной структуры — это инструмент планирования проекта, который применяется для визуализации проектной команды и распределения ролей и обязанностей внутри нее. С их помощью можно не только изобразить иерархию и структуру подотчетности, но и использовать его при распределении задач между сотрудниками.

Как использовать этот метод

Шаг 1: Изучите доступные вам ресурсы и соотнесите их с задачами.

Шаг 2: Разберитесь в иерархии/структуре подотчетности внутри команды проекта.

Шаг 3: Используя шаблон оргструктуры, подобный приведенному ниже, вы можете назначить каждому сотруднику свое место. Вы можете внести в организационную структуру необходимую информацию, например, роли и обязанности, доступностьи т.д. На основании этих данных, вы можете давать каждому участнику соответствующие задания.

Другие шаблоны организационных структур

Управление знаниями

При работе над отдельными частями проекта команде приходится обращаться к различным ресурсам, таким как практические руководства, протоколы совещаний, документы по процессам и т.д. Если есть единое место (нечто вроде базы данных) где можно получить доступ ко всей необходимой информации, это поможет сэкономить время.

Диаграммы связей (mind maps)

Диаграммы связей — это инструмент, который используется для организации информации. Проектные команды используют диаграммы связей во время мозговых штурмов, чтобы зафиксировать свободный поток идей и структурировать их в понятной форме. Кроме того, их можно использовать в качестве ментальных карт, на которых хранится необходимая информация.

Как его использовать

Шаг 1: Соберите ресурсы, к которым команда должна обращаться, и распределите их по категориям. Например, в рамках проекта по созданию веб-сайта записи в блоге, видео, инфографика по планированию веб-сайта могут быть отнесены к категории “Справочные материалы по планированию веб-сайта”. 

Шаг 2: Используя Creately, вы можете добавить соответствующие ссылки. Просто щелкните фигуру, откройте меню “Свойства” и добавьте свою ссылку в разделе “Ссылка на URL-адрес или диаграмму ” 

Шаг 3: Если вы вставляете диаграмму на веб-страницу, опубликуйте ее как интерактивную диаграмму с помощью Creately Viewer.

Диаграмма связей для ресурсов проекта

Картирование процессов

Если вы пошагово объяснили, как выполнить то или иное задание, то любой, вне зависимости от того, знаком он с процессом или нет, сможет выполнить его без труда. Для этого-то и нужно построение карты процессов.

Карты процессов

Карты процессов — это инструмент, который используется для визуализации этапов рабочей деятельности и людей, которые за нее отвечают. Чтобы узнать, что такое карты процессов, символы карт процессов, типы карт процессов и как нарисовать карту процессов, ознакомьтесь с нашим простым руководством по составлению карт процессов.

Диаграмма PERT

PERT расшифровывается как Project Evaluation Review Technique (Метод корректировки и оценки проекта). Он помогает от начала до конца выстроить схему ваших процессов. Диаграмма PERT помогает командам быстро выявлять проблемные аспекты проектов, которые можно мгновенно устранить. Это помогает сэкономить много времени в долгосрочной перспективе и не ждать, пока проблемы появятся сами собой. В этом подробном руководстве по диаграммам PERT мы рассказали, как использовать этот метод планирования проекта и какие преимущества даст вам его применение.

Другие шаблоны диаграмм PERT

Мозговой штурм/принятие решений

Как проавило, сессии мозгового штурма и принятия решений занимают немало времени в процессе планирования проекта и на всем протяжении его реализации. Мозговой штурм не только необходим для генерирования творческих идей, но и является незаменимым приемом при принятии решений и решении проблем.

Диаграммы сродства

Диаграммы сродства используются для группировки большого набора идей/данных/мнений в рамках определенной темы или категории на основе их соответствия друг другу. Его можно использовать для логического упорядочивания идей, полученных в ходе мозгового штурма.

Как его использовать

Шаг 1: Соберите компетентную команду для проведения мозгового штурма. 

Шаг 2: Запишите каждую идею/ мнение, высказанное во время мозгового штурма.

Шаг 3: Отсортируйте идеи по степени их сходства.

Шаг 4: Сгруппируйте их вместе и дайте каждой группе название.

Диаграмма PICK

Диаграмма PICK —  это еще один метод планирования проекта, который можно использовать для организации идей после мозгового штурма. Это поможет вам определить, какие идеи легко реализовать и какие имеют высокую отдачу, или, другими словами, какие идеи являются наиболее полезными.

Как его использовать

Согласно диаграмме PICK, вы можете обозначить свои идеи как

• Возможные: это идеи, которые легко осуществить, но с низкой отдачей
• К реализации: идеи в этой части диаграммы легко реализуемы и имеют высокую отдачу
• Вызовы: здесь идеи сложнее реализовать, а отдачу трудно определить
• Без шансов: эти идеи труднее реализовать и они имеют низкую отдачу

После того как вы разместите идеи, полученные в результате мозгового штурма, на матрице, станет яснее, над какой идеей вам следует работать в первую очередь, а от какой лучше вовсе отказаться.

Дерево принятия решений

Когда вам предлагается несколько вариантов действий, вы можете использовать дерево принятия решений для анализа различных результатов этих решений.

Как его использовать

Шаг 1: Выявите и сформулируйте вопрос и поместите его в начало диаграммы. 

Шаг 2: Запишите возможные ответы на линиях, идущих к следующему уровню фигур дерева решений. 

Шаг 3: Поместите результаты ответов на эти вопросы в фигурах, к которым идут линии. Вы можете использовать овал для обозначения конечных результатов. Если же результат приводит к новому вопросу, поместите его в прямоугольник. 

Шаг 4: Соберите команду лиц, принимающих решения, и просмотрите результаты получившегося анализа, чтобы сделать окончательный выбор

Другие примеры схем дерева принятия решений

Управление рисками

Риски —  неизбежный элемент проектов, и лучший способ минимизировать их влияние на достижение ваших целей —  подготовиться к ним заранее. Заранее выявляя и анализируя риски, вы можете избежать негативных результатов, которые могут повлиять на итоги проекта. В нашем полном списке визуальных методов управления рисками мы рассмотрели 11 эффективных методов управления рисками, которые вы можете использовать для выявления, оценки и контроля рисков.

Расширение списка методов планирования проекта

Здесь мы рассмотрели полезные визуальные техники, которые вы можете использовать в качестве методов планирования проектов. Они не только просты в использовании, но и эффективны при планировании проектов, принятии решений, решении проблем, управлении информацией и т.п. Знаете ли вы другие методы планирования проектов, которых пока нет в списке? Расскажите нам о них в комментариях под публикацией.