Правильное руководство бизнесом

Многим из нас приходится приобретать необходимые навыки на ходу. Разумеется, мы можем читать полезные блоги и книги или перенимать опыт наставников и других лидеров. Однако частенько нам приходится учиться на собственных ошибках.

В данной статье мы рассмотрим 11 важных уроков, которые покажутся до боли знакомыми многим профессиональным руководителям. Конечно, они не смогут предостеречь вас от всех ошибок, но кое-где они будут весьма полезны.

1. Делайте все возможное и невозможное

Мы не сомневаемся в том, что вы прилагаете все усилия, чтобы стать лучшими в своем деле. Однако проблема в том, что ваши конкуренты тоже стараются, и в некоторых случаях у них это получается даже лучше. Поэтому вы должны сделать все возможное и невозможное, чтобы превзойти их. А это, в свою очередь, означает, что вам необходимо выйти на новый профессиональный уровень.

Недостаточно просто приложить максимум усилий и почивать на лаврах. Стремитесь превзойти пределы своих возможностей. Даже если вы достигли определенной цели, необходимо ставить перед собой новые. Ведь не зря говорят, что отсутствие прогресса – это регресс.

У вас накопилось много работы в офисе? Откажитесь от своих личных дел. У вашей компании мало продаж? Вооружитесь огромным списком email-адресов своих клиентов и начните продавать свои товары и услуги самостоятельно. Возможно, это покажется вам крайностью, но иногда именно подобные меры являются залогом успеха.

2. Определите фундаментальную проблему и сконцентрируйтесь на ней

В повседневной суете мы часто отвлекаемся от важных задач. Беремся за одну проблему, а затем, по мере исследования своей отрасли, обнаруживаем другие задачи, которые тоже требуют решения. И если они кажутся нам более простыми, переключаемся на них. Так может продолжаться до бесконечности… В итоге, мы остаемся ни с чем.

Единственный выход из данной ситуации – проявить силу воли. Постарайтесь сконцентрироваться на самой важной задаче, какой бы сложной она ни казалась. При этом забудьте временно о существовании других задач. Как только вы справились с этой проблемой, вы можете смело переходить к другим.

3. Меняйте свой характер, если это необходимо для достижения ваших целей

Причина, по которой люди часто отвлекаются, заключается не в отсутствии проблем, которые нужно решить, а в нехватке дисциплины, смелости и уверенности для того, чтобы сконцентрироваться на одной задаче. Однако это всего лишь черты вашего характера, которые вы можете и должны изменить, поскольку они могут противоречить вашим бизнес-целям.

Возможно, у вас есть знания, необходимые для решения той или иной проблемы, но, будучи несмелыми, вы никогда не сможете приступить к работе над ней. Возможно, вы уже находитесь в процессе решения проблемы, но без дисциплины вы никогда не сможете сконцентрироваться на ней. Возможно, у вас есть отличная идея, но без находчивости вы не сможете сформировать эффективную команду.

Не стоит отказываться от своих целей, если они вам не подходят. Вместо этого, необходимо выяснить, каких черт характера вам недостает, и неустанно работать над их развитием.

4. Создавайте «простые, четкие и запоминающиеся» торговые призывы

Эффективность торгового призыва будет определяться вашим умением рассказывать истории. Ведь вы читаете только те статьи и книги, которые представляют для вас интерес. Поэтому презентация ваших товаров и услуг тоже должна быть интересной для целевой аудитории.

Постарайтесь сделать свой торговый призыв простым и четким. Избегайте сложных цифр и таблиц, которые могут вызвать недоумение у ваших потенциальных клиентов. Вы хотите, чтобы они запомнили вашу презентацию? Тогда излагайте свои мысли четко и лаконично. Как только вы начнете ходить вокруг да около, вы потеряете своих клиентов.

И еще один совет: не сдерживайте свой пыл. Будьте активными во время презентации своей компании – двигайтесь по сцене, жестикулируйте, повышайте громкость голоса, чтобы показать свой энтузиазм и заразить им аудиторию.

5. Нанимая сотрудников для своей компании, изучайте их характер

Кен Шено, генеральный директор компании American Express, всегда задает соискателям работы следующий вопрос: «Каковы самые сложные задачи, с которыми вы сталкивались в своей жизни?» И это не случайно, ведь при наборе кадров, нельзя полагаться лишь на опыт и звания потенциальных сотрудников. Даже если они кажутся идеальными кандидатами, судя по резюме, это не означает, что они подойдут именно для вашей компании.

В каждом бизнесе есть времена взлетов и падений, особенно если вы управляете стартапом. Поэтому нет смысла нанимать на работу первоклассного студента, если он не в состоянии справиться с постоянным напряжением и неопределенностью.

Нанимая сотрудников, в первую очередь, обращайтесь внимание на их характер. Берите в свою компанию тех, кто не боится сложностей, способен признавать свои ошибки и учиться, а также проявлять ответственность и усердие.

Ваш босс демотивирует вас – простой тест и проверка на формулах!

6. Создайте сильную команду

Если вы когда-либо смотрели фильмы Квентина Тарантино, наверняка, вы заметили одну интересную закономерность. Дело в том, что в большинстве его работ всегда фигурирует сильная команда. Вспомните тех же самых напарников из «Криминального чтива», роли которых исполняли Джон Траволта и Сэмюэль Л. Джексон, или группу солдат из фильма «Бесславные ублюдки». В этих и других фильмах Тарантино, каждый член группы выполняет свою роль. У каждого из них свои сильные стороны и навыки, которые они объединяют, чтобы достичь общей цели. Они работают сообща и поддерживают друг друга в любой ситуации.

Вы должны формировать свою команду таким же образом. Выясните, какие навыки являются необходимыми для достижения вашей коммерческой цели, и нанимайте сотрудников, исходя из этого. При отборе кандидатов на должность в вашей компании всегда спрашивайте себя, сможет ли этот человек удачно вписаться в вашу команду.

7. Следите за своими финансами

Одним из важнейших мотивов нашей деятельности являются деньги, разве не так? Тем не менее, мы частенько тратим их бездумно, пока полностью не окажемся на мели. Отсюда вывод: контролируйте поток денежных средств в своей компании! Вы должны точно знать размеры своих расходов, источники доходов и типы инвестиций, которые вы осуществляете. Таким образом, вы будете иметь представление о количестве денег на вашем счету, и неожиданное банкротство точно не застанет вас врасплох.

8. Придерживайтесь политики прозрачности

Если вы хотите получить максимум пользы от своей команды, вы должны стать более открытыми. Все сотрудники вашей организации должны иметь доступ к необходимой информации. Коммуникация и взаимопомощь являются основой продуктивной команды. И именно политика прозрачности формирует эту основу. Открытость способствует вовлеченности вашего персонала и повышает его продуктивность.

Позаботьтесь также о том, чтобы каждый сотрудник осознавал свою роль, а также общие цели компании. Не стоит прятать важные документы от своих сотрудников – они должны быть доступными для различных уровней и подразделений вашей организации. Кроме того, поощряйте в своих сотрудниках инициативность, позволяя им открыто выражать свое мнение.

9. Проявляйте активность

Никто не сделает вашу работу за вас. Истории успеха других людей, советы наставников и чужой опыт могут, в какой-то мере, вдохновить вас на новые свершения. Однако сколько бы вы книг не прочитали и сколько бы мнений вы не выслушали, все это будет бесполезным, если вы не будете действовать. В общем, меньше слов – больше действий.

10. Выполняйте свою работу, чтобы сделать мир лучше

Вашей целью не должны быть слава и богатство. Разумеется, никто не запрещает вам мечтать о крутой иномарке или особняке на тропическом острове, но все это не должно быть вашим главным мотивом для основания бизнеса. Если вы хотите начать какое-то дело, вы должны делать это ради правильных целей. Подумайте о том, как ваш бизнес может принести пользу другим людям или улучшить мир, и начинайте действовать. Только в этом случае ваша деятельность станет по-настоящему осмысленной.

11. Найдите мудрого наставника

Помощь наставника никогда не будет для вас лишней. Ведь мы не рождаемся с готовыми знаниями об успешном управлении бизнесом. Наши шансы на успех повысятся, если рядом с нами будет человек, который сможет указать нам верный путь. Даже самые успешные люди иногда испытывают трудности. Именно в таких ситуациях им нужен совет более мудрого человека. Наставники дают нам указания, основываясь на своем жизненном опыте, что является бесценным. Поэтому выберите человека, которым вы восхищаетесь. Установите с ним отношения и постарайтесь постоянно учиться у него чему-то новому.

Все приходит с опытом

Мы рассмотрели некоторые из рекомендаций, предложенных опытными руководителями, которые многое повидали в своей профессиональной жизни. К сожалению, невозможно с точностью предсказать все ситуации, с которыми вы можете столкнуться при управлении своей компанией. Поэтому вы все равно будете допускать свои ошибки, несмотря на все меры предосторожности. Но не стоит из-за этого переживать. Как говорится, отрицательный результат – тоже результат.

Перевод и адаптация материала 11 Business Management Lessons I Learned the Hard Way.

Все еще ставите перед собой цели? И зря! – вот 5 актуальных стратегий

Основы управления бизнесом подразумевают представление организации как совокупность бизнес-процессов. Все отдельные процессы помогают решать общую задачу. В роли объекта управления выступает упорядоченная деятельность организации.

Основы бизнес управления

Основа управления бизнес-процессами заключается в упорядочивании организационной структуры, всех ее ресурсов и рисков. Каждый отдельный субъект рассматривается в качестве воздействия на конечный продукт любого бизнес-процесса.

Такой подход позволяет сложить все факторы в плановые или фактические показатели, чтобы увидеть степень эффективности предприятия. Основы управления организацией и бизнесом позволяют:

• Рассчитывать и учитывать, сколько основных ресурсов (человеческих и материальных) требуется для производства одного изделия.
• Компетентно решать тактические/стратегические задачи, которые появляются в ходе развития предприятия. К таким задачам относятся проведение организационных изменений, нормо-регуляция деятельности, выполнение функционально-стоимостного анализа.
• Соответствие системы современным требованиям эффективного менеджмента также обеспечивают основы управления малым бизнесом. Например, применение ISO 9001, стандарта системы качества, предписывает внедрять основанное на процессном подходе руководство.

Структура управления бизнесом

Процессное управление малым и большим бизнесом

Управление организацией на основе бизнес-процессов обеспечивает следующие преимущества:

• Стандартизация. Все виды деятельности, который приводят к одному результату, выделяются в одну группу и подчиняются единым стратегическим нормам контроля. Например, взаимодействие с заказчиками для малого бизнеса выделяется в группу «Продажа продуктов», которая управляется документом «Порядок привлечения клиентов и продажи товаров».
• Улучшение. Организационные основы управления бизнесом подразумевают применение контура управления для любого бизнес-процесса и регулярного совершенствования деятельности.
• Автоматизация. В компетентное управление малым бизнесом часто входит применение специальных информационных систем. Обычно в них входят инструменты визуального моделирования бизнес-процессов, имитационного моделирования, выполнения бизнес-процессов, контроля эффективности выполнения.

Что входит в управление бизнесом?

В стратегическое управление бизнесом на основе сетевой компетентности включаются определенные виды деятельности. Все бизнес-процессы сегментированы на несколько групп.

Вид процесса                    Описание

Производственный          Приводит деятельность организации к цели создания.

Управленческие                Планирование и контроль над выполнением других процессов бизнеса. Вспомогательные             Обеспечивают процессы организации нужными ресурсами.

Основы управления любым бизнесом подразумевают администрирование описанных выше групп процессов.

Управление бизнесом

Выделяют четыре функции, лежащие в основе управления бизнесом. Между собой их объединят основа — общие процессы, и предполагается, что выполнение последней функции приводит обратно к первой. Это называется управленческим циклом.

Бизнес-управление: основа действий

1. Планирование. Выполнение данной функции – основа развития бизнеса: вы не сможете добиться результатов, если у вас нет поставленных целей и представления о способе их достижения. Также на этом бизнес-этапе необходимо определить ресурсы, которые требуются вам для решения задач.

Разумеется, планирование само по себе не является гарантией воплощения в жизнь всех ваших представлений. В процессе выполнения план потребует корректировок и дополнений. Однако он – основа, которая вам необходимо для движения вперед.

1. Организация. Данная часть управления бизнесом подразумевает создание определенной структуры. Необходимо организовать взаимодействие между людьми, выполняющими разные этапы работы, а также определить, кто является ответственным за решение каждой задачи.
2. Мотивация. Любому руководителю необходимо давать своим сотрудникам мотивацию: именно она лежит в основе деятельности работников, побуждает их выполнять задачи и придерживаться плана. Важно понимать, что мотивацию определяет совокупность основных потребностей, которые могут постоянно меняться. Правильное управление бизнесом предполагает умение руководителя мотивировать сотрудников на эффективную работу не только при помощи денег.
3. Контроль. Основа успешного управления предприятием подразумевает периодическую проверку работы организации на предмет того, соответствуют ли результаты поставленным целям.

Выделяют три разновидности контроля. Первая – установление стандартов: определение результатов, которые должны быть к определенному сроку. Второй – сравнение полученных, действительных результатов желаемым. Последний – пересмотр целей, проверка их актуальности и реалистичности.

Навыки хорошего руководителя

Прежде чем освоить основы управления бизнесом, обратите внимание на свои навыки. Если у вас есть собственный бизнес и вы планируете сделать управление максимально эффективным, вам требуется научиться:

• деловому общению;
• подбору персонала;
• рациональной организации работы;
• делегированию полномочий;
• грамотному распределению рабочего времени;
• предотвращению и решению производственных конфликтов;
• сохранению самообладания в стрессовых ситуациях.

Основа управления предприятием, организацией, бизнесом – четыре функции, перечисленные выше: планирование, организация, мотивация, контроль. Часть рабочего времени руководитель должен в обязательном порядке уделять важным управленческим функциям, от планирования до контроля.

Принципы и основы грамотного управления

Хороший руководитель, бизнес которого развивается в нужном направлении благодаря грамотному управлению, отличается следующими особенностями:

• Порядочность. В основе отношений начальника с подчиненными должен быть личный пример: работники должны видеть, что начальник и сам заинтересован в развитии компании;
• Умение разработать выигрышную стратегию и использовать все возможности для достижения результата;
• Создание сильной команды;
• Умение вдохновлять людей, в том числе и собственным примером;
• Создание гибкой, готовой к изменениям организации;
• Продуманная система руководства, мотивации, вознаграждения.

Лидерские качества — основа успеха

В основе успешного управления фирмой – умение находить идеальный баланс между крайностями. Это не случайно: многие лидеры обладают перечисленными ниже качествами, которые, казалось бы, должны взаимно друг друга исключать.

Основные качества для бизнес-управления:

• амбициозность и скромность;
• стратегическое мышление и внимание даже к незначительным деталям;
• энтузиазм и умение сохранять спокойствие;
• влияние на людей и внимание к потребностям людей;
• готовность идти на риск и умение извлекать из своих ошибок пользу;
• много энергии и умение посвящать время отдыху.

Основа любого бизнеса – человек, который основал это дело и болеет за него. Развивайте в себе нужные качества, посвящайте время самообразованию – и ваше бизнес-управление станет успешным!

Источник: материалы сайта bizprocess.by

Предисловие.

Эта статья появилась на свет в результате раздумий о тех ошибках и просчетах, которые мы допустили. Ошибки совершают все. Не ошибается только тот, кто ничего не делает. Но есть проигрыши, которые происходят в бизнесе из-за отсутствия нужных знаний или нужных средств. При этом чаще всего все склонны говорить о «воле случая». У нас были средства. И, тем не менее, на определенном этапе мы проигрывали. До тех пор, пока не стали двигаться в нужном направлении. Пока не стали использовать знания и инструменты правильно. Я постараюсь описать Вам всего пять шагов. Но они круто меняют бизнес. Да и нас самих. Пять шагов от рыночной стихии к управляемому бизнесу.

Как часто приходится слышать от знакомых менеджеров и бухгалтеров: «Вот работали же раньше без компьютеров, и ничего… Все успевали. А сейчас шагу без него не ступишь. и все равно ничего не успеваю». Знакомо? В чем, по-вашему, причина подобного скепсиса? Может, и правда, мы слишком много времени тратим на освоение всех этих компьютерных премудростей?

Отчасти, доля правды в таком высказывании есть. Действительно, у нас все больше и больше времени занимает процесс обучения по работе с системой, которая нам эту самую каждодневную работу должна облегчать. Получается, вроде как, наоборот.

С каждым днем бизнес-процессы – продаж, производства, снабжения — все больше и больше усложняются. Мало того, они становятся еще и более интенсивными: номенклатура товара растет, скорости доставки увеличиваются, требования к удовлетворению спроса возрастают с каждым днем. Не буду загружать статистикой, но объемы мирового товарооборота за последние двадцать пять лет возросли в шесть раз. Помимо этого, усиливается конкуренция. Решения нужно принимать все быстрее и быстрее, учитывая при этом все большее и большее количество данных. Решение в пользу автоматизации управления очевидно.

Но вот насколько легко пользоваться различными программами автоматизации бизнеса? И не становятся ли они из помощников, предназначенных высвобождать наше время, в наших хозяев, отнимающих все наше время? Увы, нередко это бывает именно так. Но не всегда.

Сколько раз случалось у Вас такое, что, беря в руки руководство по программному обеспечению, назначение которого Вам абсолютно понятно, вы после нескольких дней изучения все равно не могли в нем толком ничего разобрать? И потом Вам приходилось разбираться во всем «методом тыка»? Думаю, что не один раз. И все это в условиях дефицита времени.

Конечно, рано или поздно документацию можно осилить. но как сделать так, чтобы деньги, потраченные на приобретение и запуск программы, дали реальную отдачу в повседневной деятельности? Это при том, что компьютерные программы управления бизнесом с каждым годом становятся все универсальнее и захватывают все большую сферу вопросов управления. Вот я, как бухгалтер, хорошо понимаю механизм формирования того или иного налога. А как мне произвести его прогнозирование с помощью используемой мной программы? Как директору или менеджеру в программе сделать так, чтобы он перестал опаздывать за конкурентами и начал их опережать? Как привлечь больше клиентов? Я хорошо знаю, как сделать это с листом бумаги и карандашом, но как это сделать в моей программе? И можно ли это сделать вообще?

Предприятие, на котором я работал, занималось оптовой и розничной торговлей. Соотношение объемов примерно пятьдесят на пятьдесят. Кроме этого, оно занималось электро-техническими работами. Но их процент в общем объеме был небольшой. Но именно из-за наличия в перечне электро-технических работ мы использовали программу «1С: Управление нашей фирмой» — «1С: УНФ». У всех у нас был опыт небольшой работы в программе «1С: УНФ», полученный в основном «методом тыка». Разумеется, у каждого свой: кто-то занимался закупками или, наоборот, продажами, я занимался учетом, руководитель следил за основными показателями. Однако, после двух лет работы мы стали замечать, что нас уже не удовлетворяет получение фрагментарных данных от программы, которые потом нужно было-бы куда-то переносить и дополнительно обрабатывать. Применение программы не исключало ошибок. Хотя мы, вроде, все делали правильно.

Тогда-то у нас впервые и стал вопрос повышения нашей квалификации. Мы стали искать преподавателя, который бы научил нас правильно работать в программе, помог бы определить и исключить наши ошибки, словом, повысил бы уровень нашей работы. Заодно, может быть, подсказал что-нибудь новое.

И тут мы столкнулись с неожиданным препятствием. Центр поддержки фирмы «1С», с которым мы постоянно сотрудничали, не мог проводить занятия на нашей территории. Получалось, что нам необходимо было-бы всей нашей командой ездить к ним в офис на занятия, минимум на два часа раньше заканчивать свою работу и закрывать офис. Мы стали искать другого преподавателя, который бы смог приезжать к нам в офис и проводить занятия у нас на месте. И вроде бы даже нашли, но тут выяснилось, что преподаватель этот больше теоретик, он сам никогда не работал ни на каком предприятии и не знаком с происходящими на нем процессами, возникающими проблемами. То есть, даже если бы он и рассказал нам что-то новое о программе, он бы не смог грамотно решить наши проблемы и, тем более, не смог бы определить, в чем заключаются наши ошибки.

В конце концов, мы нашли такого преподавателя. С опытом работы на предприятии, с опытом внедрения программы «с нуля». С этим преподавателем мы прозанимались три недели. Он нам много рассказывал как выполнить ту или иную операцию, как правильно заполнять справочники, как вводить документы. Мы задавали ему вопросы. По истечении трех недель занятий и еще некоторого времени последующей работы мы поняли… что ничего существенно нового о программе так и не узнали.

Мы по-прежнему не имели целостной картины всех процессов, мы не понимали в деталях последствий всех наших операций. Нет, конечно, кое-что новое мы узнали. Но это не стоило трех недель занятий и потраченных на это денег. Мы остались, в сущности, на том же уровне, что и были.

Как-то мы разговорились со специалистом местного центра поддержки «1С» (их еще называют фирмами-партнерами «1С»). Я рассказал ему о наших злоключениях с преподавателем и попыткой привести свою работу в соответствии с возможностями программы. он был очень удивлен: «Послушай, девяносто процентов пользователей программы не используют полностью все ее возможности. Зачем Вам это нужно?» Я стал ему объяснять чего именно мы хотим от работы в программе и как себе мыслим работу в ней.

Выяснилась весьма любопытная вещь. Оказывается, мы вообще первые в его многолетней практике в нашем регионе, кто хочет построить свою работу в соответствии со всеми возможностями «1С: УНФ». Подавляющее большинство пользователей осваивают некий минимально необходимый для них набор функций и пользуются только этим. О комплексном подходе к работе с программой никто и не помышляет. Почему? После некоторого общения со этим специалистом и рядом других пользователей программы я выяснил это.

Прежде всего, причина в отсутствии внятной литературы по управленческому учету вообще и по работе в программе «1С: УНФ» в частности. Стандартная документация просто описывает встроенные механизмы без примеров их использования, без разъяснения взаимодействия между ними. Про кейсы решений я уже и не говорю. Есть несколько пособий, но и в них нет системного подхода на уровне бизнес-задач. Зачастую они более доходчиво и подробнее, чем стандартная документация» отвечают на вопросы пользователей, но в них нет ответа (особенно для новичков) с чего начать и как правильно построить работу. Пользователи читают все эти руководства, но все равно до конца не понимают что и как делать. Нет целостной картины.

Усугубляет проблему и недостаточный уровень знаний пользователей о бизнес-процессах. Отсутствие в преподавании системного подхода к управлению вообще является бедой России, поэтому все стараются получить MBA за рубежом. Все это оборачивается неспособностью большинства пользователей самостоятельно разобраться в работе программы.

Еще одной из причин малоэффективного использования программы является то, что многие консультанты, оказывающие поддержку, сами не работали с ней в компаниях. Поэтому они слабо себе представляют содержание тех бизнес-процессов, которые должна решать эта программа. В результате чего их консультации зачастую сводятся к пересказу той же стандартной документации. То есть, они готовы дать ответ как выполнить ту или иную операцию, но не могут решить проблему комплексно. Кстати, этим часто и небезуспешно пользуются программисты, предлагающие программу «дописать», что на самом деле далеко не всегда необходимо, поскольку в программе уже есть все необходимые механизмы. Нужно только знать как и в каких случаях ими пользоваться.

Как вообще, чаще всего, происходит внедрение программы «1С: УНФ» в организации? Либо руководитель самостоятельно пытается разобраться с программой, но зачастую ему не хватает знаний в области организации учетных процессов. Он может дать команду бухгалтеру разобраться с программой и запустить ее, но мы уже говорили, что бухгалтер ориентирован на учетные процессы, а не на процессы управления. После неудач с попытками самостоятельного внедрения руководитель обращается к консультантам, но об их работе мы уже говорили выше. Кроме того, каждый консультант зачастую контактирует преимущественно с бухгалтером, который не может в силу специфики своей работы ответить консультанту на все вопросы управления на данном конкретном предприятии. Возникает замкнутый круг. Есть, конечно, крупные консалтинговые фирмы, работающие только с крупными заказчиками, у которых стоимость одного только обследования исчисляется в сотнях тысяч рублей, а работа по внедрению переваливает за миллион. А вот малый и даже средний бизнес «варятся в своем соку».

Как же правильно построить свою работу и с чего начать? Сейчас, оглядываясь назад, я понимаю, что нам очень не хватало трех вещей для того, чтобы работа в «1С: УНФ» была-бы успешной с первых дней ее использования.

Прежде всего, нам было нужно совместно спланировать все процессы работы компании. Определиться как мы будем продавать, как будем выстраивать свои отношения с покупателями, определить ценовую и маркетинговую политику, определить рабочие процессы. Разумеется, что все это возможно при наличии базовых знаний по этим вопросам. Такие знания у нас были, но планированию процессов мы не уделили должного внимания.

Помимо базовых знаний по вопросам организации управления бизнесом нам очень не хватало хорошей литературы. Как я уже говорил, мы покупали много самой различной литературы, но все ее содержание в основном сводилось к ведению учетных операций и простому описанию имеющихся в программе механизмов. Мы читали эти описания, пытались сообразить как их применить. иногда у нас что-то получалось, чаще всего — нет. Если бы все имеющиеся описания были привязаны к практическим бизнес-процессам, то нам, несомненно, было бы легче разобраться в работе программы и использовать все ее возможности. Нам были нужны книги, описывающие работу в программе во взаимосвязи ее разделов, документов, справочников и отчетов.

Третьим важным элементом, на мой взгляд, который бы помог нам в грамотном использовании программы «1С: УНФ», является наличие грамотного консультанта с опытом работы. Такого, который бы сумел понять наши потребности, нашу специфику работы и грамотно направить нас по правильному пути. Такой специалист должен хорошо себе представлять всю работу на данном конкретном предприятии. В идеале, он сам должен все уметь делать и даже способен заменить собой любого из работников. Конечно, работа такого специалиста дорого стоит. Но он должен именно научить работать, а не просто рассказать о возможностях программы в деталях. Затраты на него всегда окупятся отсутствием потерь времени на самостоятельное и, при этом, далеко не всегда успешное освоение программы.

Шаг №1: Планирование деятельности.

Планирование бизнес-процессов.

Зачем нужно планировать?

Для начала нам необходимо четко себе представить что мы будем делать и, самое главное, как мы это будем делать. То есть, нам необходимо спланировать и описать бизнес-процессы. Вы можете возразить, что для небольшой компании в 5-10-20 человек в этом нет особой необходимости. Поверьте, что это не так.

Формально описывая процессы, Вы сами лучше поймете механизм своих действий, сможете найти те мелкие недочеты, которые упустили при простом обдумывании деятельности фирмы. Ведь как это часто бывает, кажется, что все понятно, все логично, все предусмотрено. А стоит только перенести свой план на бумагу, и тут же становятся видны недостатки. Кроме того, как часто Вы, наверняка, сталкивались с такой проблемой, когда все обязанности были распределены, сроки исполнения обозначены, но проходит пару месяцев и исполнители начинают ошибаться, делать не то и не вовремя, забывать какие-то из своих обязанностей. Происходит то, что называется «замыливанием глаза». если бы был составлен формальный документ порядка исполнения каждой операции, то такого бы не происходило.

Кроме того, формально составленный документ Вы будете использовать при работе с программой в том числе. В программе «1С: УНФ» имеется механизм формализации исполнения различных процессов, в котором можно задать последовательность исполнения, сроки, ответственных. и исполнение этих процессов можно оперативно отслеживать, не теребя подчиненных постоянными отчетами и рапортами.

Пример формализованного бизнес-процесса.

Формализованный бизнес-процесс всегда имеет четко описанную процедуру или набор процедур. В нем обозначены условия начала и окончания процесса, а также видоизменение объекта. То есть, в нем всегда описано что мы имеем на входе и что имеем на выходе.

Давайте рассмотрим для примера процедуру обработки обращения клиента. При планировании данного процесса в качестве старта мы обозначим обращение клиента с запросом. В качестве временных условий старта процесса будет время фиксирования обращения. После фиксирования обращения должна быть проведена его классификация на основании того списка типов обращений, которые должны быть приняты ранее. После этого происходит ее передача на исполнение тому руководителю, который может сразу обеспечить ее исполнение, либо претензия может быть сразу передана непосредственно исполнителю. После исполнения обращения анализируется изменение взаиморасчетов с клиентом (затронуты они или нет) и их корректировка при необходимости, оформление соответствующей документации и передача ее клиенту. Но на этом процесс не заканчивается. С заранее определенной периодичностью накопленная база обращений должна быть подвергнута анализу. Должны быть определены причины возникновения обращений, их характер, внесены корректировки в существующие бизнес-механизмы с целью предотвращения негативных обращений. Только после этого данный бизнес-процесс можно считать законченным. При этом следует отметить, что все бизнес-процессы в компании всегда прямо или косвенно связаны между собой. Процесс, который никак не связан с другими или не имеет четко обозначенного результата считается неэффективным и должен быть исключен из системы бизнес-процессов.

Руководство и бизнес-процессы.

Хорошо спланированные бизнес-процессы имеет целью исполнение стандарта успешного руководства:

1. Клиентоориентированность – все, что вы делаете, все ваши показатели, критерии и оценки должны быть направлены на удовлетворение потребностей клиентов.

2. Лидерство руководства – никакие самые совершенные планы и распоряжения не будут давать результат, если руководство будет пренебрегать аналитикой и точной информацией.

3. Вовлечение персонала – положительные перемены в компании начинаются только тогда, если не менее 20% персонала принимают эти перемены и участвуют в их подготовке и проведении процессов.

4. Процессный подход – нельзя повысить эффективность бизнеса планируя только лишь ресурсы. Хорошим примером здесь может служить попытка многих фирм в период кризиса экономить на всем, не заботясь об эффективности происходящих на предприятии процессов. В результате падает качество продукции, уходит персонал, недовольный снижением зарплат и весь бизнес запросто может войти в стагнацию или даже в штопор.

5. Системный подход к управлению – большинство наших бизнесменов организовывают управление на основе прецедентов ошибок вместо того, чтобы организовать системное управление. Они строят управление без четких постановок целей и распределения задач. А в случае нестыковок берут управление под свой «жесткий» контроль, то есть решают проблему силовым методом, а не системным. Для бесперебойного и безошибочного функционирования бизнеса необходимо построить системные взаимоотношения, распределить обязанности, жестко закрепить права и обязанности и следить за их исполнением.

6. Постоянное улучшение – процессное управление подразумевает мониторинг по трем направлениям: результативность процессов, качество процессов, удовлетворенность клиентов. При этом, речь идет не просто о наблюдении за результатами, а постоянное их улучшение. одновременное следование этим трем принципам помогает компании укреплять свои позиции на рынке.

7. Принятие решений на основе факторов и анализа информации – к сожалению, очень часто наши руководители принимают решения интуитивно, «по-наитию». В нормальной же практике управления бизнесом решения должны приниматься на основе анализа достоверной информации. Причем, это информация обязательно должна отражать не только количественные, но и качественные показатели. Аналитическая записка на 2-3страницы, содержащая цифры и графики положения дел и тенденций значит, гораздо больше, нежели пространный доклад из десятков или сотен листов, не содержащий в себе цифровых показателей.

8. Взаимовыгодные отношения с поставщиками – любой бизнес начинается с поставок. Мы берем что-то, что-либо с этим делаем и потом продаем. если у нас не будет хорошо отлаженного начального звена этой цепи, то бизнес обречен на провал. Краткосрочные контакты с поставщиками, отсутствие долгосрочного планирования работы с ними приводят именно к тому, что проблемы начального этапа бизнес-процессов отражаются на всех последующих этапах.

«1С: УНФ» и бизнес-процессы.

Может возникнуть вопрос: для чего я все это пишу и как это связано с «1С: УНФ»? Дело в том, что эта программа очень хорошо приспособлена для планирования деятельности, в том числе и бизнес-процессов. В подразделе Задачи имеется возможность планировать задания исполнителям (в том числе, и себе самому), в которых устанавливается не только срок исполнения, но и порядок действий. А это уже прямой путь к процессному управлению, который в сочетании с ресурсным является более эффективным. Помимо задания использовать процессное управление можно в следующих случаях:

● Согласование заявки на возврат товаров;

● Согласование продажи;

● Согласование цен;

● Согласование закупки;

● Согласование расхода денежных средств;

● Поэтапное производство;

● Выполнение работ по нарядам-заказам.

Возможны и другие случаи применения процессного управления. Чем больше шагов необходимо сделать в той или иной задаче, чем больше этапов и условий возникает при ее исполнении, тем вероятнее необходимость использования процессного управления в ней.

Таким образом, в подавляющем числе бизнес-механизмов компании может использоваться управление бизнес-процессами.

Как мы используем бизнес-процессы?

Как мы это используем и для чего? Допустим, к нам поступил новый товар и необходимо установить на него цену. Товар принимает учетный работник после приемки на склад. В процессе приемки он регистрирует новые наименования в случае, если подобного товара у нас еще не было. После этого необходимо установить цены реализации на этот товар. Цен несколько. Поскольку у нас есть розничная торговля, то мы устанавливаем розничные цены. Кроме того, для продаж оптом, мы устанавливаем несколько видов оптовых цен. Виды цен у нас уже заданы и привязаны к условиям продаж. В зависимости от типа клиента при продаже ему автоматически устанавливается тот вид цены продажи, которая предусмотрена для этого типа клиента условиями продаж.

Для установки цен мы используем документ «Установка цен номенклатуры». После того, как цены установлены и документ записан, на основании этого документа создается задание на согласование цен, поскольку менеджер, устанавливающий цены согласно правилам, не принимает по ним окончательного решения и не утверждает их. Утверждает цены его руководитель, отвечающий за ценообразование в целом. Благодаря этому механизму руководитель всегда в курсе новых цен и ни одна переоценка не проходит без его ведома. с другой стороны, без его ведома невозможно установить ценовую политику.

После того, как будет создано задание на согласование, руководитель или другой работник, который отвечает за установку ценовой политики, получит сообщение в своей информационной панели о том, что необходимо провести согласование цен. Кроме того, в его календаре появится новая задача, которая также будет отображаться в программе на рабочем столе в перечне задач. Использование подобных жестких бизнес-процедур позволяет соблюсти все необходимые формальности, контролировать все процессы и не допускает отклонений от заданных стандартов бизнес-процессов. За это отвечает сервис «Правила рабочего процесса».

Планирование структуры компании.

Для чего нужна четкая структура компании?

Планирование структуры компании напрямую зависит от смоделированных (запланированных) бизнес-процессов. Планирование структуры компании также является одним из способов конкурентной борьбы. Во-первых, правильно организованная структура позволит наиболее точно и быстро исполнить запланированные бизнес-процессы, о чем мы говорили выше. Во-вторых, планирование структуры компании позволит избежать необоснованных расходов на заработную плату, поскольку мы примем в штат ровно столько сотрудников, сколько нам необходимо для исполнения всех процессов нашего компании в запланированные сроки. Кроме того, хорошо сформированная иерархическая структура управления предприятием позволит добиться высокой дисциплины и качественного контроля.

Три типа организации структуры.

В малом бизнесе можно выделить два основных организационных аппарата деятельности – торговый и производственный. Рассмотрим их последовательно.

Торговый аппарат может быть построен по трем разным принципам: по территориальному принципу, по товарному принципу, по клиентам. Из названия понятно, что первый тип структуры ориентирован на обслуживание одной какой-либо территории. Это самый простой тип организации. При территориальном принципе организации за каждым торговым представителем закрепляется определенная территория. Следует заметить, что в роли торгового представителя может быть не только один сотрудник, но и территориальная торговая компания (дилер).

При организации структуры по товарному принципу в компании назначаются сотрудники или целые подразделения, ответственные за продукцию определенного типа. например, в компании, занимающейся торговлей сельскохозяйственным оборудованием, выделяют сотрудников, ответственных за зерноуборочные комбайны, за картофелеуборочные комбайны, за трактора и т.д. Делается это для организации специализации и лучшего знания техники менеджерами и торговыми представителями, поскольку от знания характеристик техники зависит качество обслуживания клиентов в том числе.

При организации структуры по клиентам последние группируются по типам. Чаще всего — по отраслям или взаимосвязанности (например, холдинги). обычно такая структура используется в крупных компаниях при работе также с крупными клиентами. Преимущество данного способа организации состоят в том, что работник или группа работников лучше знает специфику и нужды определенной группы клиентов, их взаимоотношения и специфические требования.

Помимо планирования структуры взаимодействия с контрагентами необходимо спланировать и структуру самой компании: обозначить склады и ответственных лиц, графики работы, типы подразделений. Все это в дальнейшем понадобится при настройке программы.

Производственный аппарат строится на основе технологических процессов. В зависимости от объемов процессов, объемов технологического оборудования, особенности процессов производственное подразделение может быть разделено по цехам или сосредоточено на одной технологической площадке. Распределение оборудования по разным помещениям может быть продиктовано не только разными требованиями технологии, но и условиями окружающей инфраструктуры. Например, к некоторым помещениям нельзя подвести высоковольтные сети или проложить трубопровод.

Все это необходимо учесть для последующего задания структуры в «1С: УНФ».

Планирование документооборота.

Зачем планировать документооборот?

Почему это так важно? Если Вы откроете любой учебник по корпоративному управлению, то обязательно столкнетесь там с обязательным требованием формализации процедур. Без формализации процедур невозможно добиться высокой эффективности деятельности компании и снижения человеческого фактора — проще говоря, человеческих ошибок. одним из требований формализации процедур является упорядочивание документооборота. наверняка Вы сталкивались с результатами отсутствия такой формализации:

— информация теряется;

— информация попадает не по назначению;

— информация приходит с опозданием;

— информация неполная или неточная.

Все это весьма негативно сказывается на деятельности компании, приводит к недовольству клиентов и потере прибыли. Поэтому так важно при планировании работы в программе «1С: УНФ» уделить внимание организации документооборота. Тем более, что программа с успехом решает и эту задачу.

Взаимосвязь документооборота и бизнес-процессов.

Об одном из этапов планирования документооборота мы уже поговорили ранее. Планирование бизнес-процессов напрямую влияет на организацию документооборота. Теперь, когда мы имеем четкое представление что именно и в каком порядке мы делаем и кто за что отвечает, нам будет гораздо легче спланировать какие документы использовать, в какой последовательности с ними работать и кто именно будет работать с тем или иным документом.

С чего начать?

С чего тут следует начать? Прежде всего, с самого простого — электронной почты. Нередко можно наблюдать, когда сотрудники компании для работы используют свои личные почтовые ящики, открытые на бесплатных ресурсах. С этим может связано множество проблем. Во-первых, никто Вам не гарантирует, что такой бесплатный ресурс будет работать всегда и без сбоев. Даже такие уважаемые, как Google или Яндекс. Ведь Вы за пользование ими ничего не платите, поэтому в случае сбоя и утраты Вашей почты или утечки сведений претензий Вы предъявить не сможете – бесплатное оно и есть бесплатное. Во-вторых, почтовый ящик принадлежит лично сотруднику и в случае его увольнения он вряд ли станет заботиться о том, чтобы скопировать всю служебную переписку и отдать руководителю. То есть, вместе с сотрудником из фирмы уходит и архив переписки, которая может быть весьма важной.

В некоторых фирмах стараются почту централизовать и устанавливают для этого собственные почтовые сервера. Вопрос централизованного хранения почты при этом решается, но стоят они недешево. Кроме того, для поддержки работы такого достаточно сложного оборудования вам наверняка потребуется грамотный специалист, пусть даже и на неполную ставку.

На самом деле проблема достаточно просто решается с помощью все той же программы «1С: УНФ», которая имеет просто замечательный почтовый клиент, мало чем отличающийся от привычного многим Microsoft Outlook. Единственно что в этом случае от вас потребуется, так это зарегистрировать домен своей электронной почты, что обойдется не более полутора-двух тысяч рублей в год. Вот и все затраты.

При этом Вам не придется беспокоиться о том, что вместе с уволившимся сотрудником Вы потеряете архив почтовых сообщений. Помимо просто работы с почтой программа «1С: УНФ» позволяет перенаправлять почтовое сообщение другому сотруднику или даже сразу целой группе, создавать на его основании задание, фиксировать взаимодействие с контрагентом для последующего анализа результатов работы с ним.

Что касается формальных документов, то никакого особого планирования для них не требуется, так как большая часть формального документооборота у нас регулируется законодательством. Все, что Вам необходимо, так это назначить и прописать в программе ответственных за работу с теми или иными документами и настроить для них доступ к этим документам. Кроме вышеперечисленного мы использовали возможность хранения внешних документов непосредственно в базе «1С: УНФ». Например, полученный договор можно прикрепить непосредственно к карточке контрагента или к заметке по результатам взаимодействия с клиентом. Вариантов тут масса. Главное — использовать их в работе.

Но вот с неформальным документооборотом несколько сложнее, так как законодательно он никак не регулируется. Внутри организации такой документооборот используется, как правило, в уведомительных целях, чтобы донести необходимую информацию до того или иного сотрудника. Если это так, то необходимо при планировании бизнес-процессов к каждой связке процессов прикрепить наименование документа, если процесс разделен между сотрудниками или рабочими местами. А для целей уведомления, опять же, пригодится раздел «Правила рабочего процесса». Помимо этого, внутренний документооборот потребуется всегда в случае разделения ответственности между сотрудниками, участвующими в одном и том же процессе.

Планирование учета.

О каком учете мы говорим?

В данном случае речь не пойдет о планировании бухгалтерского учета. Нужно вообще сразу же заметить, что программа «1С: УНФ», несмотря на то что позволяет вести учетные процессы, строго говоря, не является программой исключительно учета, тем более – бухгалтерского. Это программа именно управления, в котором учетные процессы просто имеют место быть, поскольку являются составной частью управления. Для целей бухгалтерского учета существует программа «1С: Бухгалтерия», которая прекрасно взаимодействует с «1С: УНФ».

Прежде всего, планирование учета в «1С: УНФ» — это все та же формализация процессов. Учетных процессов. Необходимо назначить кто за что отвечает, в каком порядке производятся учетные операции и в какие сроки.

Налогообложение.

Очень важно правильно запланировать систему налогообложения. Особенно сейчас, когда компаниям дали полную свободу выбора системы налогообложения и возможности применения специальных налоговых режимов. И если для предприятий розничной торговли более-менее все понятно – самой выгодной системой налогообложения все-таки является УСН, то для предприятий оптовой торговли выбор не всегда очевиден. С одной стороны, более выгодной системой для компании является упрощенная система налогообложения, при которой сумма уплачиваемого налога меньше суммы, уплачиваемой при общей системе налогообложения. Но, во-первых, тут существуют ограничения в законодательстве о возможности применения упрощенной системы в зависимости от уровня оборота компании. С другой стороны, компании, применяющие общую систему налогообложения, вряд ли будут иметь с вами дело, так как с точки зрения налогообложения им это невыгодно. Так что стоит заранее побеспокоиться о выборе системы налогов у вас. С точки зрения применения программы «1с: УНФ» это важно, так как изменение системы налогообложения в процессе работы с программой после того, как будет совершено значительное количество операций в ней, довольно затруднительно. Из своего опыта могу дать совет: если вы рассчитываете стать значительным игроком на вашем рынке в промежуток времени менее года, то лучше изначально выбирайте общую систему налогообложения. А возможные потери от налогов закладывайте в свое бизнес-планирование и стратегию развития.

Планирование ценовой политики.

Ваш главный инструмент.

Вашу ценовую политику можно назвать самым главным инструментом по достижению тех целей, которые вы поставили перед собой (перед Вашим предприятием). Ваша ценовая политика всегда будет тем острием, на котором Вы будете балансировать, пытаясь достичь гармонии вашего бизнеса. Ценовая политика – ваше основное оружие в конкурентной борьбе. Устанавливая ценовую политику фирмы, вы, с одной стороны, будете стремиться к безубыточности и повышению прибыли. С другой стороны — вы будете стремиться установить цену ниже, чем у конкурентов. Получается, что для достижения первой цели Вам необходимо цены повышать. А для достижения второй – понижать. То есть, Вам необходимо делать два прямо противоположных действия. Если вы сумеете с этим справляться на протяжении всего вашего бизнеса, то вы будете величайшим бизнесменом в истории человечества, так как безошибочно эту задачу не удавалось решить еще никому.

Первоначальные настройки.

При планировании ценовой политики необходимо учесть очень много факторов: инфляцию (в том числе, и по различным группам товаров), влияние цены на объем покупаемых товаров, затраты и норму прибыли, спрос на данные товары. Все виды цен, как и условия продаж и распределение своих клиентов на группы, вы должны будете зафиксировать в программе «1С: УНФ».

Прежде всего, при формировании ценовой политики вам будет необходимо установить размеры скидок и наценок на товар, а также условия их применения. Сам по себе справочник скидок (наценок) небольшой и заполнить его не составит особого труда. Но вот справочник «Условия предоставления скидок (наценок)» гораздо объемистее и сложнее в заполнении. В этом справочнике необходимо предусмотреть все возможные правила регулирования цен при осуществлении продаж, которые Вы только сможете. Дело в том, что добавить новые правила в процессе работы не сложно. А вот отредактировать существующие, если они уже применялись, уже весьма проблематично – редактирование этих условий может повлечь за собой последующие изменения уже выписанных и оформленных документов, что недопустимо с точки зрения учета.

После заполнения этих справочников можно приступать к формированию цен номенклатуры, заполняя все виды цен, которые вы только установите правилами своими продаж. При необходимости можно использовать бизнес-процесс «согласование цен», о чем мы уже говорили ранее.

Большим подспорьем при формировании ценовой политики является возможность фиксирования цен других участников рынка – как партнеров, так и конкурентов. Дело в том, что благодаря этому механизму можно не только следить за ценами поставщиков, например, но и благодаря созданным правилам оперативно менять свои цены. Например, поднял поставщик отпускные цены на какой-то товар выше заданного порога и у Вас тут же автоматически изменились Ваши цены в прайсе.

Шаг № 2: правильно настройте программу и введите остатки.

Почти все руководства и пособия по работе с программами начинаются именно с этого — настроек программы и ввода остатков. Мы же начали по-другому — с описания принципов работы с программой и первоначального планирования Вашей работы с ней. Теперь же действительно пора перейти к настройкам и началу работы. Но и здесь мы начнем по-иному. Из личного опыта могу сказать, что работу с программой «1С: УНФ» начинать нужно не с настроек учета или заполнения базы первичными сведениями. Лучше всего начинать с настроек внешнего вида программы и адаптации ее интерфейса к своим нуждам. Так вы будете меньше отвлекаться на посторонние, вам не нужные, разделы, документы, справочники.

Настройка интерфейса программы.

Интерфейс последней версии программы очень серьезно изменился по сравнению с предыдущими. Если вы раньше уже работали с этой программой, но достаточно давно, то вам придется всерьез переучиваться и привыкать к ее новому внешнему виду. Но, поверьте, затраченное вами время того стоит. Если не работали — все значительно проще.

Еще нужно сказать, что интерфейс программы зависит от Вашей роли в работе с ней – он различен у логиста, руководителя, кладовщика, администратора, бухгалтера. Но внешние различия при этом незначительны. Гораздо больше различий по ролям содержится в доступах к различным справочникам и документам и к выполняемым операциям. Роли больше не закладываются в программу на уровне конфигурирования и если Вам нужно что-либо в них существенно поменять или ввести дополнительные роли к уже заданным изначально, то чаще всего это можно сделать самим. И только в отдельных случаях, при высокой степени детализации доступных действий в тех или иных ролях, придется обращаться к специалистам.

Рабочий экран программы состоит из нескольких основных рабочих зон – панель разделов, панель навигации, панель действий, информационная панель, рабочая панель. Несколько непривычно для тех, кто привык работать с меню. Но уже после нескольких дней работы с таким интерфейсом Вам не захочется возвращаться к столь любимому Вами меню и лазить в нем в поисках нужного Вам пункта. В этом интерфейса все под руками, логически понятно расположено и, самое главное, все это настраивается очень легко и даже без помощи специалиста.

Обособленно в программе находится настройка рабочего стола. Вызывается она так же из меню Вид – настройка рабочего стола. Рабочий стол соответствует своему названию и уже привычен во многих операционных системах компьютеров. на нем сосредотачивают все основные элементы, которые постоянно требуются для работы. Ту же функцию несет рабочий стол и в программе «1С: УНФ». На нем можно разместить, например, текущие задачи и дела, уведомления о почтовых сообщениях, отчеты о целевых показателях и другое.

Таким образом, в данной программе впервые реализована возможность настройки внешнего вида программы без обращения за помощью к специалистам. Кроме того, каждое рабочее место можно настроить самостоятельно сообразно тому, как это необходимо данному конкретному пользователю.

Настройка параметров работы программы.

Далее нам предстоит один из самых важных этапов в настройке работы программы – настройка параметров работы. Очень часто говорят «настройка параметров учета». Но, как мы уже с вами говорили, данная программа предназначена не только и не столько для ведения учета, сколько именно для управления процессами управления бизнесом. Поэтому мы с вами будем говорить именно о настройках параметров работы программы. Данный этап является важным, поскольку сильно влияет на специфику работы программы и даже на доступность тех или иных инструментов для работы в ней. Например, вы можете снять в настройках отметку о применении финансового планирования и использование заявок по финансам и платежных календарей станет невозможна. Вообще, будет лучше, если Вы не будете производить настройку параметров а пригласите хорошего консультанта, знающего все нюансы работы это программы и могущего помочь Вам правильно все настроить. неправильная настройка параметров может привести к ошибкам в последующей работе или отсутствию необходимой функциональности. если это выяснится достаточно поздно после начала Вашей работы, то велик шанс все начинать сначала, а это колоссальная потеря времени и нервов.

Основные разделы настроек содержатся в разделе «Настройки». В панели навигации слева содержится список доступных действий. Мы их разберем все по порядку.

Первым в разделе располагается важный пункт «Еще больше возможностей». Он содержит компоненты, необходимые для контроля за состоянием системы, резервного копирования и восстановления системы, обновления программы и оптимизации быстродействия, защиту данных и другие.

Следующим идет пункт персональных настроек программы. В этом разделе можно установить настройки пользователя программы, доступ программы в интернет, настройку поддержки, настройку работы с файлами и другие настройки.

Поскольку данная программа является многопользовательской, в ней есть возможность настроить список пользователей и их права по работе с программой. Чтобы упростить работу по настройкам прав пользователей в случае, когда в вашей компании работает много сотрудников, можно использовать настройку для групп пользователей — менеджеров, бухгалтеров, кладовщиков, торговых представителей и так далее. После этого достаточно только будет указать к какой именно группе пользователей относится тот или иной сотрудник, и он автоматически унаследует необходимые права. Данная настройка находится в разделе «Администрирование».

Отдельно вынесен раздел настроек для работы с маркированным товаром. Это направление учета создало немало головной боли бухгалтерам в последнее время. Законодательство и публикуемые ведомствами инструкции далеко не всегда отвечают на возникающие в компаниях индивидуальные вопросы, сложившиеся исходя из специфики бизнес-процессов в них. Тем не менее, сама фирма «1С» публикует немало методических материалов поддержки данного направления учета и достаточно оперативно вносит требуемые изменения в программу «1С: УНФ».

Раздел «Интеграции» содержит большой перечень действий по настройке взаимодействия «1С: УНФ» с другими программами и сервисами: обмен с банками, обмен с сайтами, ЭДО, обмен с мобильными приложениями и другое.

Настройки подключаемого оборудования позволяют произвести настройки такого оборудования: фискальных регистраторов, сканеров штрих-кодов, эквайринговых систем, дисплеев и др. Данный раздел предназначен, в первую очередь, для специалистов, осуществляющих поддержку работы программы.

Заполнение справочников.

В подавляющем большинстве в программе используется ввод предопределенной информации. Что это означает? Это означает, что информация, которую Вы будете использовать в процессе работы, уже была введена в программу заранее. Из этой информации состоят справочники и классификаторы. Доступ к ним осуществляется в подразделе программы «Все справочники» раздела «Настройки». Давайте посмотрим на этот раздел внимательнее и разберемся как с ним работать.

Прежде всего, в самом начале панели навигации по разделу мы видим пункт «Общее». Здесь расположены основные справочники: номенклатура, категории номенклатуры, классификатор единиц измерения, наборы единиц измерения, шаблоны этикеток и ценников, штрих-коды. В принципе, эти настройки — подчиненные справочники и классификаторы — можно будет заполнить и по мере заполнения основных справочников. Но мы очень настоятельно рекомендуем Вам ознакомиться с этим пунктом перед началом заполнения. Как минимум для того, чтобы хорошо знать его содержание. А еще лучше — для первичного заполнения требуемой информацией. Это позволит лучше осмыслить структуру объектов управления бизнесом в программе и спланировать их.

В разделе «Все справочники» находится множество других различных справочников, объединенных в подразделы «CRM», «Продажи», «Закупки», «Склад», «Работы», «Производство», «Деньги», «Персонал», «Налоги», «Компания». Список получается довольно большим. При настройке программы перед началом ее эксплуатации следует внимательно изучить все эти справочники и спланировать их использование. В дальнейшем это очень пригодится.

Ввод начальных остатков.

Если мы начинаем работать в программе не с самого начала деятельности, а так в подавляющем большинстве случаев и бывает, то на момент начала работы у нас уже есть некоторые учетные остатки: остатки денежных средств, остатки товаро-материальных ценностей, остатки по взаиморасчетам с контрагентами и другие. Остатки вводятся с помощью специальных документов в разделе «Компания». Давайте теперь остановимся на этом поподробнее, так как от правильного ввода остатков зависит корректная работа всей программы в дальнейшем.

Окно с документами по вводу начальных остатков состоит набора документов, каждый из которых содержит начальные остатки по тому или иному разделу учета – денежные средства, номенклатура и т.д. В своей работе этот список ничем не отличается от привычной уже работы со журналами документов в любой из программ от «1С».

В каждом типе предусмотрено введение документов различного вида. например, в кассе это могут быть документы по ККМ, кассе организации, банку. Обратите внимание, что в случае ведения Вами работы в программе по нескольким организациям одновременно документы внесения начальных остатков по каждой из организаций вводятся по-отдельности. При вводе начальных остатков по взаиморасчетам с партнерами вводятся как задолженности по уже совершенным поставкам, так и по полученным авансам. Аналогично вводятся и остатки по расчетам с организациями и по подотчетным лицам.

Шаг № 3: Управление бизнес-операциями.

После проведение всей подготовительной работы, которую мы описывали выше, начинается этап основной работы — сами бизнес-операции, которые происходят ежечасно и ежедневно. Но данный этап следует разбить на несколько, поскольку сама по себе деятельность компании — процесс достаточно сложный и длительный, в котором можно выделить несколько периодических и взаимосвязанных этапов: построение отношений с клиентами и управление ими, производственный процесс, формирование и поддержание складских запасов, организация и проведение продаж и другие. Именно в таком порядке мы и будем рассматривать наши действия.

Отношения с клиентами.

Про CRM слышали, пожалуй, все, кто имеет хоть какое-то отношение к бизнесу. Немногим меньше тех, кто знает, что это означает «управление отношениями с клиентами». И еще меньше тех, кто знает как этот механизм реализуется на практике. Ну а тех. кто знает, что такой механизм есть в программе «1С: УНФ» и разбирается в его работе можно «по пальцам пересчитать». Конечно же, тут я использовал метафору, но она отражает реальное положение вещей: очень и очень мало тех компаний, которые реально применяют вложенный в программу «1С: УНФ» механизм построения клиентских отношений.

Впервые о CRM у нас заговорили примерно в середине девяностых. Тогда считалось, что достаточно только установить специальное программное обеспечение, и все проблемы решатся сами собой. Производители программ даже обещали тридцатипроцентный и даже более прирост продаж от внедрения этих программ. Очень многие этому верили. Разумеется, что роста не было.

После того, как поняли, что простым внедрением специального программного обеспечения проблемы с клиентами не решить, компании переключились на создание специальных CRM-процессов. То есть, отношения с клиентами стали рассматривать как специальный набор процессов, интегрированный с другими процессами на предприятии и нацеленный именно на решение проблем отношений с покупателями. CRM впервые стали рассматривать не как конечную цель, а как инструмент в организации работы с клиентами. Собственно, CRM и является всего лишь инструментом. И как любой инструмент, в грамотных руках оно способно создавать шедевры, в неграмотных — брак. Но процессный подход к CRM тоже имеет ряд недостатков. Лишь очень незначительный круг людей в компании имеет понятие о бизнес-процессах как таковых. Это при условии, что они имеют соответствующую подготовку.

Более правильный подход к CRM это создание внутрифирменной культуры, основанной на сочетании соответствующей подготовки сотрудников, работающих с клиентами, с использованием специализированного программного обеспечения, облегчающего работу с клиентами и тесно интегрированного с другими средствами работы. Разумеется, что создание должностных инструкций для сотрудников не может быть реализовано в рамках программного обеспечения. А вот мотивация сотрудников, накопление данных о клиенте и дифференцирование отношений с ним на основе накопленных данных, влияние сложившегося уровня взаимоотношений с клиентом на ценовую политику и расчетные процессы в автоматическом режиме — все это реализовано в программе «1С: УНФ».

Хорошо помню, как наш руководитель отдела по продажам инструктировал менеджеров по продажам о том, как важно оценивать потенциального клиента по характеру и манере его общения, по виду деятельности и бухгалтерской отчетности. Он заставлял менеджеров ежедневно не только сдавать заполненные бланки заказов, но и краткий отчет о проделанной работе, о замечаниях и впечатлениях о наших клиентах. Менеджеры вели дневники. В тетрадках, но не в программе. Никто не использовал «1С: УНФ» для накопления сведений. Потом менеджеры уходили, на их место приходили другие и начинали накапливать знания о клиентах практически заново.

Претензии клиентов вообще записывались на листах бумаги, решались в спешном порядке и перекочевывали в мусорную корзину после решения проблем. Никто эти претензии не накапливал и не анализировал. Тем более, не велось никакой статистики по претензиям вообще. Потом проводились совещания, устраивались разносы подчиненным, строились планы продаж. Но все это, опять-таки, без анализа самих клиентов и возникающих проблем при работе с ними.

Сейчас совершенно ясно видно, что именно в результате неиспользования этих возможностей программы мы потеряли:

1. Мы не создавали планов сделок и не контролировали их результативность по окончании и на этапах их исполнения.

2. Мы не собирали централизованно сведения о клиенте и не типизировали клиентов во время работы с ними.

3. В результате отсутствия типизации клиентов мы не строили планы по их продвижению от случайных к приверженцам. Наши продажи не росли или росли пассивно.

4. Мы не планировали работу с контактами и не использовали средства ускорения обмена документами — электронный документооборот, например.

Как выяснилось впоследствии, методом проб и ошибок, в «1С: УНФ» заложено огромное количество механизмов по управлению отношениями с клиентами. Прежде всего, в ней есть возможность сбора информации о клиентах — начиная от формальных данных о юридическом и фактическом адресе, номере счета, руководителе и вплоть до мельчайших подробностей о контактных лицах, их юбилеях, характере, привычках и т.д. Все это заложено в возможностях формирования базы данных по клиентам в программе.

Помимо этого, необходимо задействовать механизм планирования и контроля взаимодействий с клиентами. Планирование взаимодействий с клиентами очень важно при планировании сделок. Ведь никакое запланированное действие не происходит само, без участия человека. А если в нем участвует человек, то вопрос связи и взаимодействия с ним является ключевым. Кроме того, используя этот механизм менеджеру не придется каждый раз объяснять своему начальнику что именно и когда он планирует делать и каков результат от сделанного.

Собственно говоря, возникает вопрос: а зачем все это нужно? Главное — обеспечить покупателю своевременное удовлетворение его нужд в товаре и все. Мы тоже некоторое время так считали. До тех пор, пока не поняли, что подавляющее число наших клиентов является разовыми, случайными. Такие клиенты случайно натыкались на нас, что-то покупали и уже никогда больше не возвращались к нам, либо возвращались редко и спустя большой промежуток времени. Это происходило потому, что наши бизнес-процессы не были направлены на изучение и удержание клиента. Мы и не могли построить эти бизнес-процессы без применения методологии CRM. А применить эту методологию, в свою очередь, мы не могли без использования соответствующих механизмов. Эти механизмы в программе есть и были, но мы их не использовали и проигрывали от этого.

Что конкретно и как можно и нужно использовать в программе? Прежде всего, необходимо очень серьезно отнестись к заполнению абсолютно всех данных в справочнике партнеров. Это касается не только формальных юридических реквизитов, но и данных о контактных лицах, их датах и юбилеях, привычках, их роли в работе клиента и тому подобное. Фактически, мы создаем досье как на самого клиента, так и на его ключевых сотрудников. В это досье помимо справочных данных должны быть включены отчеты о взаимодействиях с ним, поставленных задачах и результатах их исполнения. Чем больше мы накопим разнообразной информации, тем легче нам будет в дальнейшем анализировать результаты работы с ним и строить планы на дальнейшее сотрудничество.

Далее, обратите внимание на классификацию клиентов. Программа по результатам закупок (частоты и объема) позволяет классифицировать клиентов согласно принятых сейчас в торговом бизнесе методик. По результатам классификации мы можем вырабатывать стратегию работы с теми или иными клиентами. например, закреплять лучших менеджеров или торговых представителей за покупателями, которые вдруг стали покупать много, и предоставление им дополнительных скидок с целью закрепления результата.

Выше мы уже говорили о настройках маркетинговой политики, основанной на классификации покупателей. Этими настройками мы воспользуемся в разделе «Продажи». В этом разделе можно сделать установку цен, запланировать виды цен, скидки, бонусы и использование дисконтных карт.

В разделе «Продажи» есть еще ряд пунктов, посвященных работе с клиентами. Прежде всего, это «Заказы покупателей». Этот механизм очень удобно использовать при планировании сделок. В нем можно указать не только перечень товаров или услуг, но и сроки и график оплат, индивидуальные скидки, доставку. Его можно применять для анализа результатов по сделкам. Большую пользу этот механизм может принести и организациям, участвующим в тендерах и аукционах.

«Заказы покупателей» позволяют формировать коммерческие предложения, производить предварительный расчет рентабельности сделки, фиксировать индивидуальные соглашения, контролировать состояние обеспеченности заказа.

По результатам взаимодействия с клиентами производится оценка эффективности работы менеджеров. Данные отчеты находятся в разделе «Продажи» в отчетах по продажам. Отчет позволяет оценить эффективность работы менеджеров в суммарном и относительном выражении относительно заданного плана по различным контрагентам.

Управление производственными процессами.

Данный раздел необходим только тем компаниям, которые производят что-либо, выполняют работы или оказывают услуги. Если такой деятельности нет, то в настройках программы его не следует включать и он не будет занимать место в панели разделов.

В программе «1С: УНФ» в панели разделов имеется два раздела – «Работы» и «Производство». Первый из них предназначен для планирования и учета работ и услуг, второй – для планирования и учета производства продукции. Но тут нужно заметить, что в разделе «Производство» можно работать с услугами тоже.

Нередко происходит путаница между понятиями «работа» и «услуга». Немало людей не понимают в чем состоит разница между этими понятиями. Однако, такая разница есть, и она существенна.

Если мы говорим о выполнении работ, то здесь нужно иметь ввиду, что при их исполнении мы всегда используем какие-либо материальные ценности. Например, мы производим покраску и в процессе выполнения таких работ мы тратим краску. Мы устанавливаем или заменяем электропроводку и в этом случае используем кабель, провода, соединители, выключатели и другое.

В отличии от работ, услуги не носят материальный характер, даже если в процессе их оказания мы используем материалы. Например, при составлении и распечатки договора или других документов в юридических услугах мы расходуем бумагу. Ее же мы расходуем и в случае оказания бухгалтерских услуг. Но основной целью такой деятельности будет все же не сами документы, а передача знаний, советов, информации.

Основными документами, используемыми в разделе «Работа», будут «Заказ-наряд» и «Задание на работу». Именно в них отражается суть происходящих бизнес-процессов. Следует отметить, что документ «Заказ-наряд» позволяет не только запланировать работы и учесть их выполнение, но и сразу же начислить заработную плату исполнителям нарядов. Остальные подразделы данного раздела особых вопросов не вызывают и похожи на раздел «Производство».

В разделе «Производство» расположены «Заказы на производство», журнал «Производство» с документами выпуска продукции, учет и распределение затрат на производство, перемещения материалов и готовой продукции. Здесь так же есть учет заданий на работу и учет затраченного времени по таким работам.

Особо нужно выделить наличие в этом разделе планировщика ресурсов и расчетчика потребностей. Первый позволяет задавать время и объемы работ различных ресурсов: людей, станков и оборудования, отдельных специалистов и помещений. Сотрудников при необходимости можно объединять в бригады и планировать и контролировать работу каждой из них.

Механизм расчета потребностей позволяет определять на основе заказов покупателей и заказов на производство потребность в тех или иных товарах и материалах с учетом остатков на складе, в том числе и зарезервированных. Также в процессе расчета механизм программы позволяет сразу же сформировать заказы поставщикам с учетом дефицита ТМЦ и с учетом запланированных минимальных остатков на складе.

Выпуск продукции может осуществляться как на основе технологических карт или спецификаций, так и по фактическому расходу материалов и исполнению операций. По итогам выполненных операций в процессе выпуска продукции может сразу же начисляться заработная плата и вестись графики работ сотрудников.

Формирование и поддержание складских запасов.

Бесперебойная торговля невозможна без грамотного управления складом и поддержании на нем необходимого товарного запаса. Этому и будет посвящено наше следующее описание.

В разделе «Склад» находятся документы и отчеты по планированию и учету складских операций. Также здесь находятся настройки по взаимодействию программы с терминалами сбора данных, настройки штрих-кодов, печати ценников и этикеток.

При планировании складских операций используются документы «Заказ на перемещение», которые нужны при подготовке и отборе ТМЦ для перемещений. А само движение ТМЦ учитывается при помощи документов перемещения, прихода и расхода (отгрузки).

Формировать заказы поставщикам можно двумя способами: по потребностям и запланированное. Для этого в разделе «Склад» есть два отчета — «Планы продаж» и «Выполнение заказов». На самом деле мы пользовались обоими методами одновременно. Как показала практика, если постоянно пользоваться механизмом формирования заказов от поставщиков, то со временем в совокупности с учетом отгрузок накапливается статистика по товарообороту, которая с успехом используется при планировании складского наполнения товарами. Все-таки гораздо удобнее заранее планировать наличие необходимого количества товара нужного ассортимента, чем впопыхах изыскивать требуемый товар после того, как заказ от клиента уже принят. При таком подходе к наполнению склада у нас крайне редко наблюдались перебои с наличием необходимого товара.

Сам процесс закупок товаров может быть также в значительной степени автоматизирован. Помимо автоматизации заказов поставщику, могут быть полностью или частично автоматизированы следующие процессы: анализ поставщиков, взаимодействие с поставщиками (наподобие взаимодействия с клиентами), планирование оплаты, оформление поступления товаров и отклонений при этом, дополнительные расходы по поставкам товаров с определением источников их погашения (общие затраты или включение в себестоимость товаров).

Помимо вышеперечисленного можно также формировать параметры обеспечения потребностей в товарах по складам, внутренние задания, документы для транспортных компаний. Грамотное использование всех механизмов по формированию склада и управлению им приводит к повышению эффективности работы торговой компании в целом и снижению затрат.

Автоматизация механизма продаж.

Вот мы и подошли к продажам. Хотя, с точки зрения теории управления, очень тяжело сказать какой процесс в программе является главным, а какой второстепенным. Ведь все процессы связаны в замкнутую цепь — цикл управления. Но, по крайней мере, можно сказать, что именно этот процесс приносит нам деньги. И именно его в первую очередь привыкли рассматривать как объект автоматизации. С точки зрения менеджмента это неверно, как мы уже говорили выше, но сейчас не будем об этом.

Общую цепочку автоматизации продаж можно представить так: коммерческое предложение — заказ клиента — отгрузка товаров. Разумеется, в ежедневной практике вовсе необязательно использовать именно все эти процессы. Можно обойтись без коммерческого предложения или заявки, например. Без оформления реализации не обойтись — это уж точно. Однако мы не рекомендовали бы исключать из цепочки заявку клиента. Дело в том, что оформленные заявки позволяют лучше проводить разнообразную аналитику. А сам процесс формирования заявки не отличается от процесса формирования накладной. Тем более, что на основании заявки буквально в несколько кликов можно потом сформировать накладную и остальные документы. Так что не экономьте на заявках, даже если ваш клиент является «разовым». Тем более, что при грамотно построенной работе всегда можно превратить «разового» клиента в постоянного. Следует также добавить, что при оформлении реализации товаров также может иметь дополнительный этап — частичная отгрузка. Но об этом чуть далее.

Важным документом при оформлении продаж является сделка. Что в данном случае имеется ввиду под термином «сделка»? Если Вы спросите об этом юриста, то получите объяснение, что сделка — это цепочка хозяйственных операций в рамках одного договора, направленных на достижение цели, оформленной в этом договоре. Если Вы спросите об этом менеджеров, то они скажут, что сделка — это отгрузка определенной партии товара. Кто из них прав? Пожалуй, и те и другие. Можно сказать, что сделка — поэтапная отгрузка партии товара на условиях, закрепленных договором. Для чего мы об этом говорим сейчас? Применение механизма фиксации сделки в «1С: УНФ» позволяет связать в одно целое информацию, накопленную в процессе подготовки и проведения и проведения продажи: почтовые сообщения, звонки, встречи, заявки, счета, накладные и др. Применение этого механизма позволяет максимально сконцентрироваться на достижении конкретных целей и, следовательно, эффективно организовать работу компании.

«1С: УНФ» позволяет вести как оптовую, так и розничную торговлю. Причем, последняя организована в строгом соответствии с законодательством в части применения контрольно-кассовой техники. Также можно вести комиссионную торговлю.

Отгрузка товаров оформляются в разделе «Продажи». Точнее говоря, не только отгрузка товаров, но и работ и услуг – у нас ведь универсальная программа.

В журнале «Заказы покупателей» отражается список заказов с указанием их состояния, суммы и др. Все заказы по своим условиям точно соответствуют установленным правилам продаж, так как программа автоматически следит за этим — человеческий фактор ошибок тут исключен. Помимо последующего анализа заказы играют еще одну важную функцию — они позволяют оценить состояние складских запасов с точки зрения удовлетворения спроса и оперативно заказывать требующийся товар. Причем, формирование заказа поставщикам в большинстве случаев у нас также происходит автоматически.

После того, как заказ клиента зарегистрирован, на его основании формируется документ реализации. Делается это очень легко путем «ввода на основании». но вот после ввода документ сразу не проводится, а только записывается. Далее печатается задание на отбор товаров и передается на склад для подготовки товара к отправке. В принципе, если на складе есть компьютер, можно документ и не печатать. Дело в том, что в документе можно поставить статус: к отгрузке, готовность отбора и т.д. А к документу отгрузки можно прикрепить задание кладовщику, например, которое автоматически сработает на его компьютере. Благодаря тому, что оформленный заказ включает в себя описание бизнес-процесса, который распространяется и на все последующие документы, удается избежать ошибок в последовательности действий и оформлении документов.

Очень хорошо, что в программе предусмотрена печать необходимых при отгрузке документов одним пакетом. Это особенно важно для тех организаций, которые вместе с отгрузочными документами должны предоставлять копии сертификатов. Их можно заранее просканировать и прикрепить к карточке товаров. Это позволит в дальнейшем распечатывать их также в составе пакета документов. Также на основании введенных документов по реализации можно вводить различные зачетные и корректирующие документы.

Управление персоналом и ресурсами.

Представить себе управление компанией без управления персоналом и другими ресурсами просто невозможно. Тем не менее, мы умудрялись довольно долго не обращать внимание на этот раздел в программе. Точнее, разделов два: «Персонал» и «Производство» (или «Работы» — если вы ничего не производите).

В разделе «Персонал» находятся все инструменты по ведению кадров и начислению заработной платы. Но если в кадровом учете все достаточно стандартно, то вот механизм начисления заработной платы позволяет реально упростить многие задачи.

Прежде всего, это ведение учета реально отработанного времени. Осуществляется это с помощью документов «Учет времени» в разделах «Производство» или «Работы», а также с помощью заполнения документа «Табель». Очень удобные механизмы не только для того, чтобы начислить заработную плату, но и понять насколько эффективно тратится рабочее время.

В разделах «Производство» и «Работа» можно вести справочники «Ресурсы» и «Бригады». В справочнике «Бригады» можно объединять сотрудников во временные коллективы для выполнения тех или иных задач и не расписывать работу каждого сотрудника по-отдельности. А в справочнике «Ресурсы» можно фиксировать все, что используется компанией для достижения целей: оборудование, помещения, отдельных специалистов и т.д. Потом эти данные можно учитывать при фиксировании исполнения рабочих зданий и также оценивать их эффективность. Например, при планировании календаря работ электриков мы сразу видели кто и когда занят или свободен без ведения дополнительных бумажных бланков.

Единый бизнес-органайзер.

«1С: УНФ» вполне может заменить Вам личный планировщик и телефонную книжку. И если телефонная книжка сейчас находится у нас именно в самом телефоне, то планировщик все еще нередко можно встретить в бумажном варианте.

Этот навык пришел к нам не сразу. Пришлось буквально заставлять себя и других сотрудников не писать задачу или новый номер телефона в блокнот, а заносить эти данные в «1С: УНФ». Благо, что внесенные данные могли быть потом синхронизированы через сервисы Google со смартфонами сотрудников.

Кстати, сама программа «1С: УНФ» тоже умеет работать на смартфонах и планшетах, что прибавляет ей мобильности. Этим пользовались наши электрики, которые получали проверяли свои задания на работы именно в своих смартфонах и там же отчитывались об исполнении заданий, прикрепляя к ним фотоотчеты о выполненной работе.

Постепенно заполнялись и контакты в «1С: УНФ». Когда кому-то требовался номер телефона какого-то контрагента или нужно было посмотреть историю переписки с ним, то никто уже на просил коллег «скинь мне номер…» или не искал судорожно его письма в почтовом ящике – достаточно было только открыть нужную карточку контрагента или контактного лица.

Еще важный и удобный инструмент в «1С: УНФ» — внутренний чат в программе. Нередко можно наблюдать картину, когда для переписки между сотрудниками используется WhatsApp. Вроде бы оперативно получается. Но попробуйте в таком чате найти диалог, в котором вы обсуждали какой-то заказ или производственный процесс. Уверен, что вы это сделаете с трудом, если вообще найдете его в общем потоке информации. А что если вы ото обсуждали не в личном чате, а в групповом. Поиск нужной информации может растянуться на часы.

В «1С: УНФ» можно по-отдельности обсуждать каждый документ, каждую запись операции или справочника. Можно вести переписку как индивидуально, так и подключать к ней группу нужных сотрудников. Не нужно судорожно листать «тонны текста». Просто откройте нужный элемент программы и почитайте кто и что писал по этому поводу.

Шаг №4: Управляйте финансами правильно.

Управление денежными потоками — особая головная боль любого руководителя. Как показывает российская практика бизнеса (да и не только российская на самом деле) — денег почти всегда катастрофически не хватает. Поэтому управление финансами стоит на первом месте в управлении компанией и пренебрегать им не стоит. Управление финансами на самом деле процесс более сложный и трудоемкий, нежели простые «прикидки» на клочке бумаги. Этот процесс появился у нас не сразу, хотя мы и понимали его необходимость, и шли мы к нему сравнительно долго. Но после запуска этого механизма и использовании в течение нескольких месяцев у нас впервые стало хватать денег практически на все.

Исходя из своего опыта с чего мы советуем начать? Прежде всего, необходимо ввести в компании систему бюджетирования и платежных календарей. Для этого необходимо максимально точно определить периодические платежи и их размер, допустимые отклонения. Это могут быть, например, платежи за аренду, коммунальные услуги, связь и т.п. Не нужно будет каждый раз утверждать эти платежи, достаточно только будет указать сроки оплаты и в дальнейшем производить их на регулярной основе. Кроме того, в процессе подготовки механизма бюджетирования необходимо определить кто и за что отвечает в компании. То есть, кто и на что имеет право тратить деньги и в каких объемах. Это снимет еще одну заботу с генерального директора.

Далее продумайте все бизнес-процессы с участием финансов и максимально регламентируйте их: как и в какие сроки подавать финансовые заявки, каковы приоритеты платежей, кто и когда их утверждает, как производится отчетность по ним. Это, как минимум, позволить избежать ошибок и сбоев. Плюс к этому — серьезно уменьшит вероятность злоупотреблений. Особо нужно отметить всеобщую подчиненность этим правилам. Если собственник или генеральный будут иметь право обходить их, то уровень эффективности руководства компанией будет стремиться к нулю.

В программе «1С: УНФ» управление финансами решается с помощью трех основных механизмов: планирование, учет, отчетность и анализ. Давайте последовательно рассмотрим реализацию этих механизмов.

Планирование финансов.

Механизм планирования финансов в программе довольно простой. Прежде всего, это автоматически формируемый платежный календарь, который находится в составе отчетов в разделе «Деньги». Платежный календарь представляет из себя отчет, заполняемый на основании запланированных оплат от клиентов и платежей поставщикам. Тех самых, которые мы прописали в правилах продаж и соглашениях. Также в «1С: УНФ» можно формировать документы планирования поступления, перемещения и расхода денежных средств отдельно. Кроме того, календарь учитывает имеющиеся финансовые заявки. сформировав календарь, Вы имеете полную картину оборота денежных средств на заданный Вами период и можете принимать решения по другим вопросам, зная заранее их финансовое обеспечение.

Учетные операции.

Учетные операции в программе подразделяются на кассовый и банковский. По сути, они ничем не отличаются от бухгалтерских операций, поскольку работа с денежными средствами жестко регламентирована законодательством. Так что тут все вполне знакомо: приходные и расходные кассовые ордера, банковские выписки и платежные поручения. Панель навигации в разделе «Деньги» сформирована логически понятно и удобно. Вначале идут операции по банку. Далее располагаются документы по учету денежных операций в кассе. Отдельно расположены документы по эквайрингу и взаимозачетам. За ними идут документы планирования. Все эти операции совершают либо менеджеры по продажам, либо бухгалтера.

Отчетность и анализ финансов.

Прежде чем формировать отчетность и производить анализ финансовых результатов в некоторых случаях необходимо произвести ряд регламентных операций — закрытие месяца, расходы будущих периодов и другое. Только после этого можно сформировать правильно такие отчеты, как Валовая прибыль, Доходы и расходы, Финансовые результаты по направлениям деятельности и некоторые другие. Большинство же других отчетов — дебиторы и кредиторы, динамика продаж, состояние расчетов и другие — доступны в программе постоянно без каких-либо дополнительных операций.

Шаг №5: Постоянно анализируйте свою деятельность.

До сих пор мы говорили про оперативное управление компанией. Теперь же перейдем к стратегическому контролю, который является заключительным в цепочке управления. Контроль и анализ деятельности компании лежит, в первую очередь, на главном ее руководителе. Именно он задает основные цели и контролирует потом их достижение. Для этого в программе в разделе «Компания» есть особый отчет «Состояние компании».

Периодический контроль за целевыми показателями позволяет быстро определять проблемные места и контролировать текущее состояние показателей. Здесь очень много зависит от подготовленности руководителя. Если он хорошо разбирается в структуре и назначении основных экономических показателей деятельности компании, то никаких сложностей с этим разделом программы у него не будет. Если не очень, то рекомендуем еще раз обратиться к обучающей литературе или пойти на соответствующие курсы.

Когда-то один знакомы программист высказал идею некоего универсального простейшего интерфейса для руководителя. По его мнению, у генерального директора на экране должна быть только одна кнопка. И если дела на фирме идут хорошо, то кнопка должна быть зеленого цвета и руководитель не должен ни о чем беспокоиться. А вот если кнопка красного цвета, то руководитель должен ее нажать и посмотреть в чем дело.

Примерно так и устроен мониторинг целевых показателей. Только, разумеется, в нем не одна единственная кнопка. Он состоит из ряда отчетов. Впрочем, кое-что похожее все-же есть. Это отчет о чистых активах. Чем-то похоже на кнопку, о которой мечтал наш знакомый программист.

Набор, состав и периодичность отчетов настраиваются. Вот тут уже действительно раздолье для истинного управленца. При этом, каждый отчет может быть детализирован, расшифрован до составляющих его показателей. Те, в свою очередь, тоже. Разумеется, готовых рецептов по составу контролируемых данных нет — для каждой компании они свои и зависят от специфики его работы. Вопрос о составе показателей хорошо бы решать с грамотным экономистом. Если его нет на Вашем предприятии — обратитесь к консультанту.

Заключение.

К сожалению, в одной статье невозможно описать все имеющиеся механизмы программы и тонкости работы в ней. Для этого нужна целая книга, сочетающая в себе не просто перечень механизмов программы и описание правил работы с ними. Нужна книга, описывающая теорию каждого из разделов менеджмента, а потом поясняющая как реализовать это в программе. Разделов управления много: маркетинг, финансовый менеджмент, бухгалтерия, логистика, управление ресурсами. И каждый из них нужно описывать по-отдельности, иначе весь материал окажется скомканным, сваленным в одну кучу и малопригодным для усвоения.

Что мы сами получили в процессе внедрения и освоения «1С: УНФ»? До этого мы сосредотачивались в основном только на учетных процессах. Разумеется, мы также занимались планированием и аналитикой полученных результатов, но делали это обособленно, за рамками программы. Мы не использовали всех возможностей программы «1С: УНФ». Почему? Во-первых, прежние версии программы были слабо для этого приспособлены. А мы об этих возможностях толком ничего не знали и нас некому было этому научить. Существующая документация не давала полного и целостного представления о работе в программе. Это было похоже на то, что Вам подробно рассказали как работают в машине тормоза, руль, двигатель и другие агрегаты, но забыли при этом рассказать как на ней ездить и каковы правила дорожного движения.

Вы не раз встретите в различной литературе, да и в интернете, рассуждения о том, что «1С: УНФ» вполне годится для маленькой фирмы с одним работником. Но мы с этим не согласны. «1С: УНФ» — программа для коллективной работы. Вы себе можете представить, чтобы один человек был и менеджером по продажам, и торговым представителем, и маркетологом, и кладовщиком одновременно? Вы скажете, что такое встречается в совсем маленьких компаниях. Но если всеми процессами в состоянии управлять один человек, значит эти процессы достаточно просты и их общее количество невелико. Если эта фирмочка делает 3-5 продаж в месяц, то ее руководителю не нужно задумываться об автоматизации управления ею. Ему будет вполне достаточно других, более простых средств.

Начав всерьез работать с этой программой, мы и сами стали работать по-другому. Мы стали одной командой. Мы начали действовать коллективно для достижения одной общей цели. Мы научились распределять задачи и ответственность, согласовывая друг с другом свои действия и результаты. «1С: УНФ» объединило наш коллектив в одно целое и помогла действовать этому организму без сбоев. По крайней мере, без существенных сбоев, так как ничего идеального не бывает.

Для производства дополнительных расчетов и анализов, да и для планирования тоже, мы использовали до этого электронные таблицы Excel, получая данные из программы или вручную внося их в созданные таблицы. Теперь практически все планирование мы перенесли в «1С: УНФ», создав необходимые рамки дозволенности действий сотрудников. В результате мы стали видеть полную картину не только происходящего на предприятии, но и его будущего. Мы застраховались от большинства ошибок сотрудников и значительно разгрузили руководителя. Он почти перестал заниматься так любимым в нашей стране «ручным управлением», сосредоточившись на стратегии развития компании. Из рутинной работы ему остались лишь только нечастые моменты, когда необходимое решение не укладывалось в заранее заданные рамки.

Мы по-другому стали смотреть процессы, происходящие у нас. Нам пришлось перечитать некоторую литературу по управлению, но от этого мы только выиграли. Мы стали мыслить системно, рассматривая любую проблему на предприятии не по-отдельности, а во взаимосвязи с другими.

И, что очень для всех нас важно, мы впервые перестали испытывать дефицит ресурсов и средств.

Управление бизнесом, даже небольшим, требует не только определенных навыков и умений, но и наличия важных качеств. В этой статье мы расскажем, что необходимо знать для эффективного управления, какие качества необходимо в себе развить и использовать, чтобы стать не просто руководителем, а очень хорошим руководителем – настоящим лидером.

Содержание:

• Основы бизнес управления
• Процессное управление малым и большим бизнесом
• Что входит в управление бизнесом?
• Управление бизнесом
• Навыки хорошего руководителя
• Принципы и основы грамотного управления
• Лидерские качества — основа успеха

Основы управления бизнесом подразумевают представление организации как совокупность бизнес-процессов. Все отдельные процессы помогают решать общую задачу. В роли объекта управления выступает упорядоченная деятельность организации.

Основы бизнес управления

Основа управления бизнес-процессами заключается в упорядочивании организационной структуры, всех ее ресурсов и рисков. Каждый отдельный субъект рассматривается в качестве воздействия на конечный продукт любого бизнес-процесса.

Такой подход позволяет сложить все факторы в плановые или фактические показатели, чтобы увидеть степень эффективности предприятия. Основы управления организацией и бизнесом позволяют:

• Рассчитывать и учитывать, сколько основных ресурсов (человеческих и материальных) требуется для производства одного изделия.
• Компетентно решать тактические/стратегические задачи, которые появляются в ходе развития предприятия. К таким задачам относятся проведение организационных изменений, нормо-регуляция деятельности, выполнение функционально-стоимостного анализа.
• Соответствие системы современным требованиям эффективного менеджмента также обеспечивают основы управления малым бизнесом. Например, применение ISO 9001, стандарта системы качества, предписывает внедрять основанное на процессном подходе руководство.

Процессное управление малым и большим бизнесом

Управление организацией на основе бизнес-процессов обеспечивает следующие преимущества:

• Стандартизация. Все виды деятельности, который приводят к одному результату, выделяются в одну группу и подчиняются единым стратегическим нормам контроля. Например, взаимодействие с заказчиками для малого бизнеса выделяется в группу «Продажа продуктов», которая управляется документом «Порядок привлечения клиентов и продажи товаров».
• Улучшение. Организационные основы управления бизнесом подразумевают применение контура управления для любого бизнес-процесса и регулярного совершенствования деятельности.
• Автоматизация. В компетентное управление малым бизнесом часто входит применение специальных информационных систем. Обычно в них входят инструменты визуального моделирования бизнес-процессов, имитационного моделирования, выполнения бизнес-процессов, контроля эффективности выполнения.

Что входит в управление бизнесом?

В стратегическое управление бизнесом на основе сетевой компетентности включаются определенные виды деятельности. Все бизнес-процессы сегментированы на несколько групп.

Вид процесса	Описание
Производственный	Приводит деятельность организации к цели создания.
Управленческие	Планирование и контроль над выполнением других процессов бизнеса.
Вспомогательные	Обеспечивают процессы организации нужными ресурсами.

Основы управления любым бизнесом подразумевают администрирование описанных выше групп процессов.

Управление бизнесом

Выделяют четыре функции, лежащие в основе управления бизнесом. Между собой их объединят основа — общие процессы, и предполагается, что выполнение последней функции приводит обратно к первой. Это называется управленческим циклом.

Бизнес-управление: основа действий

1. Планирование. Выполнение данной функции – основа развития бизнеса: вы не сможете добиться результатов, если у вас нет поставленных целей и представления о способе их достижения. Также на этом бизнес-этапе необходимо определить ресурсы, которые требуются вам для решения задач.

Разумеется, планирование само по себе не является гарантией воплощения в жизнь всех ваших представлений. В процессе выполнения план потребует корректировок и дополнений. Однако он – основа, которая вам необходимо для движения вперед.

1. Организация. Данная часть управления бизнесом подразумевает создание определенной структуры. Необходимо организовать взаимодействие между людьми, выполняющими разные этапы работы, а также определить, кто является ответственным за решение каждой задачи.
2. Мотивация. Любому руководителю необходимо давать своим сотрудникам мотивацию: именно она лежит в основе деятельности работников, побуждает их выполнять задачи и придерживаться плана. Важно понимать, что мотивацию определяет совокупность основных потребностей, которые могут постоянно меняться. Правильное управление бизнесом предполагает умение руководителя мотивировать сотрудников на эффективную работу не только при помощи денег.
3. Контроль. Основа успешного управления предприятием подразумевает периодическую проверку работы организации на предмет того, соответствуют ли результаты поставленным целям.

Выделяют три разновидности контроля. Первая – установление стандартов: определение результатов, которые должны быть к определенному сроку. Второй – сравнение полученных, действительных результатов желаемым. Последний – пересмотр целей, проверка их актуальности и реалистичности.

Навыки хорошего руководителя

Прежде чем освоить основы управления бизнесом, обратите внимание на свои навыки. Если у вас есть собственный бизнес и вы планируете сделать управление максимально эффективным, вам требуется научиться:

• деловому общению;
• подбору персонала;
• рациональной организации работы;
• делегированию полномочий;
• грамотному распределению рабочего времени;
• предотвращению и решению производственных конфликтов;
• сохранению самообладания в стрессовых ситуациях.

Основа управления предприятием, организацией, бизнесом – четыре функции, перечисленные выше: планирование, организация, мотивация, контроль. Часть рабочего времени руководитель должен в обязательном порядке уделять важным управленческим функциям, от планирования до контроля.

Принципы и основы грамотного управления

Хороший руководитель, бизнес которого развивается в нужном направлении благодаря грамотному управлению, отличается следующими особенностями:

• Порядочность. В основе отношений начальника с подчиненными должен быть личный пример: работники должны видеть, что начальник и сам заинтересован в развитии компании;
• Умение разработать выигрышную стратегию и использовать все возможности для достижения результата;
• Создание сильной команды;
• Умение вдохновлять людей, в том числе и собственным примером;
• Создание гибкой, готовой к изменениям организации;
• Продуманная система руководства, мотивации, вознаграждения.

Лидерские качества — основа успеха

В основе успешного управления фирмой – умение находить идеальный баланс между крайностями. Это не случайно: многие лидеры обладают перечисленными ниже качествами, которые, казалось бы, должны взаимно друг друга исключать.

Основные качества для бизнес-управления:

• амбициозность и скромность;
• стратегическое мышление и внимание даже к незначительным деталям;
• энтузиазм и умение сохранять спокойствие;
• влияние на людей и внимание к потребностям людей;
• готовность идти на риск и умение извлекать из своих ошибок пользу;
• много энергии и умение посвящать время отдыху.

Основа любого бизнеса – человек, который основал это дело и болеет за него. Развивайте в себе нужные качества, посвящайте время самообразованию – и ваше бизнес-управление станет успешным!

Видео про управление бизнесом

Бизнес на языке непрофессионала – это «обмен товарами или услугами на деньги с главной целью получения прибыли. Такой обмен включает в себя риск и вложение времени, идей и финансов».

---

«Если вы можете хорошо управлять одним бизнесом, вы можете хорошо управлять любым бизнесом». Ричард Брэнсон

---

Любой бизнес, будь то малый, крупный или онлайн-бизнес, не может быть создан без надлежащего управления временем, человеческими ресурсами, финансами, технологиями, новыми и творческими идеями, и взаимодействием между всем упомянутым. Помните главное, что клиент – самый главный участник вашего бизнеса.

Успешный предприниматель не только привлекает новых клиентов, но и поддерживает старых, постоянно взаимодействуя с ними, чтобы он мог получать максимальную прибыль, предоставляя лучшие товары и услуги в соответствии с текущими требованиями и потребностями своих клиентов. Один разочаровавшийся клиент может отвернуть от вас гораздо больше клиентов. Таким образом, это приводит к риску потери постоянных клиентов, и как следствие, к уменьшению прибыли, к снижению доли рынка и стоимости компании.

Но не только о своих клиентах должен думать предприниматель, он должен заботиться о людских ресурсах в своем бизнесе, то есть о людях, работающих внутри организации. Компании необходимо следить за удовлетворенностью своих работников, поскольку они могут оказаться важным активом для бизнеса.

Идеи, планирование, управление, контроль могут быть идеальными и дать вам возможность достичь высоких результатов в будущем за счет оптимального использования ресурсов, однако, если сотрудники недовольны и неудовлетворены внутри организации, реализация этих запланированных идей может пойти и в обратном направлении.

Следовательно, бизнес не подразумевает производства товаров и услуг, обмен их на деньги и получение прибыли. Он связан с большим риском, и бизнесмен должен быть активным и гибким, чтобы вовремя учитывать меняющиеся потребности клиентов на постоянно изменчивом рынке. И вот уже с учетом этого мы может дать более четкое определение бизнеса, что это предоставление клиенту наилучшего продукта или услуги, а также эффективное недорогое послепродажное обслуживание, что удерживает клиентов и приносит хорошую прибыль.

Эффективное управление бизнесом осуществляется с помощью надлежащего планирования и стратегии, грамотного управления ресурсами (люди, деньги, материалы и оборудование), а также заранее определенных краткосрочных и долгосрочных целей, направленных на получение прибыли и удержания и привлечения большего количества клиентов, что в дальнейшем приводит к увеличению доли рынка и развитию компании.

Как эффективно управлять бизнесом?

1. Эффективная коммуникация. Коммуникация важна для любого бизнеса. Надлежащая связь необходима для достижения наилучших результатов, поэтому следует убедиться, что все сотрудники компании получают одинаковые сообщения. Прямое общение является наиболее эффективным способом, который не только делает сообщение ясным, но также создает чувство доверия, ответственности и принадлежности к сотруднику, что позволяет ему добиться лучших результатов.

Общение – это двусторонний процесс. При обсуждении плана и делегировании обязанностей важно, чтобы все были на одной стороне, а это означает, что у всех должно быть одинаковое представление о плане и его реализации.

2. Своевременный мозговой штурм. Мозговой штурм – это деятельность, которая включает в себя получение идей от всех сотрудников в компании. В крупных компаниях, с иерархической системой управления это делается на разных уровнях в виде мини-команд, и, наконец, идеи обсуждаются с высшим руководством. А в малом бизнесе предприниматель может организовать встречу со всеми своими сотрудниками и получить представление о конкретной ситуации.

Самое важное в мозговом штурме – это то, что у людей есть свобода высказывать свое мнение, не будучи осужденным, если, конечно, есть логика, лежащая в основе высказанной идеи. Это приводит к тому, что все сотрудники делятся инновационными идеями, будь то опытные сотрудники или новые талантливые люди, что дает каждому из них чувство уверенности и принадлежности, а также прилагать все усилия для достижения лучших результатов в компании.

3. Динамичная среда. Любой бизнес, который находится в состоянии покоя в постоянно меняющейся среде, не может рассчитывать на развитие или сохранение той же рыночной позиции, которая была у него вначале, потому что адаптация к последним тенденциям помогает ему двигаться вперед и справляться с требованиями клиентов или конечных потребителей.

Следовательно, бизнесу необходимо адаптироваться к изменениям, будь то технология производства, ассортимент продукции, предпочтения клиентов, или что-либо, что может повлиять на сам бизнес. Любое предприятие, большое или малое, должно быть гибким и динамичным, чтобы эффективно управлять бизнесом. Сотрудники должны время от времени проходить обучение с учетом новых тенденций или новых технологий.

Дело не только в спросе или потребностях конечных потребителей, но и в новых технологиях, с которыми должен справиться бизнес. Мы живем в технологическом обществе, и, следовательно, вы всегда должны быть в курсе всех технологических событий.

4. Власть и Ответственность. Бизнес может быть эффективным только при наличии соответствующего делегирования полномочий и ответственности. Должно быть равновесие или баланс между «властью» и «ответственностью», поскольку они идут рука об руку. В случае если уполномоченное лицо не делегирует обязанности конструктивно, это может создать проблему во всей рабочей системе, потому что с полномочиями возникает ответственность.

Очень важно делегировать некоторые полномочия лицу, которому вы делегируете ответственность, поскольку это дает им возможность принимать необходимые решения, а не гоняться за начальниками, чтобы получить разрешение. В то же время это дает им свободу и уверенность в принятии решений, и, следовательно, развитие их как эффективных сотрудников.

5. Эффективное планирование. Для предпринимателя очень важно иметь два-три хороших плана (А/Б/В), чтобы, если один план не оправдывает ожидания, всегда есть наготове альтернативный план, дающий оптимальные максимальные результаты.

Лучший способ эффективно управлять бизнесом – это эффективное планирование. Вы можете легко сделать это, планируя определенную стратегию для бизнеса. Сначала вам нужно выбрать отличную стратегию, которая должна фокусироваться как на положительных, так и на отрицательных результатах потенциального бизнес-плана. Лучший способ – подготовиться к неудаче, а не к успеху, поскольку у большинства первых предприятий шансы на успех ограничены.

Процессы планирования могут привести к повышению производительности, повышения качества и эффективности выполнения важных бизнес-задач. Целью планирования как процесса является улучшение и оптимизация методов ведения бизнеса компании, таких как:

• снижение затрат благодаря меньшему количеству персонала, необходимого для выполнения того же процесса;
• повышение эффективности за счет устранения проблемных этапов процесса, таких как длительность цикла и эффект «бутылочного горлышка»;
• более высокая точность за счет введения контрольных точек и показателей успеха, обеспечивающих точное выполнение каждого этапа процесса производства;
• лучшее понимание сотрудниками целей и задач своей команды, а также своего вклада в успех.

6. Командная работа. Команда – это группа людей с разным опытом, уровнем навыков, уровнем знаний и умственным процессом. Эффективность бизнеса определяется результатом действий сотрудников и менеджеров. Если они продемонстрируют эффективность на своем рабочем месте, это определенно поможет в достижении высококачественных результатов. Удовлетворенность клиентов и репутация компании часто зависит от эффективности команды, которая включает способы, которыми они продвигают услугу или продукт компании.

Все члены команды работают вместе для достижения одной цели и демонстрируют свои лучшие качества. Это возможно только при наличии сотрудничества, абсолютного понимания, плодотворного общения и позитивной атмосферы в команде. Вполне вероятно, что разные идеи могут создавать конфликты в команде, но отличительной чертой сильной и продуктивной команды является слаженная работа для достижения общей цели.

7. Управление ресурсами. Существует четыре основных ресурса в бизнесе – это люди, материалы, деньги и оборудование. Это наиболее важные ресурсы, которыми любая организация должна не только обладать, но и оптимально использовать.

К людям относятся человеческие ресурсы как внутри, так и за пределами бизнеса, включая сотрудников, заинтересованные стороны, розничных торговцев-оптовиков, заказчиков и всех, кто вовлечен в процесс прямо или косвенно. Очень важно учитывать и заботиться о потребностях каждого человека, который является частью бизнеса.

Материалы включают сырье, незавершенное производство, готовую продукцию и услуги. Своевременное управление материалами имеет решающее значение, поскольку они являются исходными продуктами, которые в дальнейшем будут определять, какой будет конечная продукция, которую необходимо доставить конечным потребителям.

Бизнес начинается с правильного использования и распределения финансов и управления затратами. Таким образом, это самый важный ресурс для запуска и поддержания любого бизнеса. Следовательно, бизнес должен иметь надежный источник финансирования и поддерживать здоровые отношения со всеми финансовыми группами, такими как банки, финансовые учреждения, заинтересованные стороны и т. д.

В этой концепции деньги означают не только имеющиеся средства, но и связанные с этим расходы. Значит, чтобы эффективно управлять финансами, для бизнеса также важно сократить расходы, не ставя под угрозу качество продукта или услуги, поставляемой клиенту. По управлению расходами вы можете прочитать в нашей статье «Основы ведения бизнеса. Что нужно знать начинающему предпринимателю».

Оборудование или технологии. Для любого бизнеса, чтобы выжить в долгосрочной перспективе, важным фактором является обновление оборудования и технологий производства путем обучения сотрудников с учетом меняющихся тенденций на рынке. Таким образом, очень важно быть первопроходцем, так как это поможет бизнесу занять лидирующие позиции на рынке и создаст ориентир для других организаций в отрасли.

Эффективно управлять бизнесом, как правило, не является навыком, который человек приобретает за короткий период. Управление бизнесом – это задача, которая требует от человека не только обладать обширными знаниями в конкретной отрасли, но и обладать навыками в области управления и разбираться в бизнес-процессах.

Это учебный процесс, в котором методы и подходы могут меняться множество раз в течение карьеры. Однако основные принципы управления бизнесом, которые всегда остаются неизменными, включают в себя способность успешно мотивировать и руководить сотрудниками, работать над развитием бизнеса, участвовать в его управлении и следовать бизнес-законам.

Тайм-менеджмент имеет ключевое значение для эффективного ведения бизнеса, так как он играет важную роль в любой бизнес-деятельности, от планирования до надлежащего выполнения этих планов, что в дальнейшем дает эффективные результаты:

• подготовка лучшего плана, который дает оптимальные результаты с минимальным использованием ресурсов;
• организация средств не только для выполнения плана и повседневного функционирования бизнеса, но и для любой непредвиденной ситуации;
• эффективная маркетинговая стратегия, включающая исследования рынка, рекламу, продвижение, продажи и послепродажное обслуживание;
• выделение соответствующих ресурсов для различных видов деятельности;
• изменение подходов с учетом рыночных тенденций и обновление технологий;
• риск в новых направлениях бизнеса или инвестирование в новые стратегии.

Все эти действия, упомянутые выше, требуют эффективного управления временем, иначе ваш бизнес рискует стать неэффективным.

---

«Предпринимателям всегда мало 24 часов в день, поэтому важно максимально оптимизировать свое время».

---

Таким образом, тайм-менеджмент и вышеупомянутые пункты помогают бизнесмену управлять своим бизнесом очень эффективно и результативно, что приводит к отличным результатам за счет увеличения прибыли и увеличения клиентской базы.