При аудите системы управления установлено руководство организации осуществляет генеральный директор

Задача №827 (аудит системы управления)

При аудите системы управления установлено: руководство организации осуществляет генеральный директор; структура бухгалтерии представлена главным бухгалтером, бухгалтерами по учету материально-производственных запасов, расчетов, расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям, денежных средств; должностные инструкции работников бухгалтерии отсутствуют; наблюдается перераспределение должностных обязанностей между работниками бухгалтерии.

В организации разработана и применяется учетная политика. В качестве приложений к учетной политике прилагаются рабочий план счетов и график документооборота. Последний не соблюдается.

Отсутствуют трудовые договоры с работниками организации. В течение года пересматриваются должностные оклады работников организации на основании приказов руководителя организации.

Список подотчетных лиц не утвержден. Наблюдается практика выдачи подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся по ранее полученным подотчетным суммам. Имеются в наличии авансовые отчеты, не подписанные генеральным директором и главным бухгалтером.

Проведите аудит эффективности системы управления в организации. Разработайте рекомендации по совершенствованию системы управления.

Решение задачи:

Руководитель организации – лицо, ответственное за ведение дел организации. Руководитель организации несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций.

Функциональные обязанности работников бухгалтерии закрепляются положением о бухгалтерии и должностными инструкциями работников, которые являются приложениям к учетной политике организации. Бухгалтерский учет ведется в соответствии с должностными инструкциями.

Учетная политика разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. В качестве приложения к учетной политике следует утвердить формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности; порядок проведения инвентаризации и пр. График документооборота должен соблюдаться для своевременности обработки учетной информации и составления отчетности.

Трудовые взаимоотношения с работниками регулируются трудовым договором, который предусмотрен Трудовым кодексом РФ. Должностные оклады работников утверждаются штатным расписанием, что предусмотрено Трудовым кодексом РФ.

Круг подотчетных лиц устанавливается приказом руководителя организации. Также необходимо утвердить срок отчетности подотчетных лиц. Подотчетные суммы выдаются лицам, отчитавшимся по ранее полученным подотчетным суммам. Авансовые отчеты подписываются главным бухгалтером и утверждаются руководителем организации. Без подписи главного бухгалтера и генерального директора хозяйственные операции не принимаются к исполнению.

21

3)Д 84 К 75-2 – 10 000 р. – начислены дивиденды по обыкновенным акциям (сумма соответствует решению собрания акционеров по году, предшествовавшему отчетному);

4)Д 75-2 К 68 – 102 600 р. – начислен налог на доходы физических лиц с суммы дивидендов;

5)Д 75-2 К 51 – 1 037 400 р. – с расчетного счета акционерам перечислены дивиденды (через 65 дней после принятия решения о выплате дивидендов, уставом срок не определен).

Тема: АУДИТ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Ситуационные задачи Задание 1. При исследовании организационной структуры управления,

системы внутреннего контроля было установлено, что организационноправовая форма собственности экономического субъекта – общество с ограниченной ответственностью. Сумма уставного капитала на дату регистрации организации составляет 100 000 р. Уставный капитал оплачен полностью.

Согласно уставу основной вид деятельности общества – производство и продажа мебели. ООО «Импульс» имеет лицензию на производство и продажу мебели.

Организационная структура ООО представлена генеральным директором, заместителями генерального директора по производственным и экономическим вопросам, бухгалтерией, отделом маркетинга и менеджмента, производственными цехами и обслуживающими производствами.

В процессе исследования структуры организации выявлено, что функции кассира выполняет бухгалтер по учету денежных средств и документов.

Работники организации компетентны и соответствуют выполняемым функциям. Имеются должностные инструкции. Приказом руководителя органи-

22

зации установлен список материально ответственных лиц, с ними заключены договора о материальной ответственности.

Служба внутреннего аудита отсутствует. Инвентаризационная комиссия осуществляет свои функции периодически.

Организация в установленные сроки предоставляет бухгалтерскую, статистическую и налоговую отчетность. Ведение первичного учета осуществляется по унифицированным формам. Имеются исправления в учетных документах. Учетная политика представлена приказом руководителя организации без приложений.

Оцените элементы организационной структуры и систему внутреннего контроля в организации и разработайте рекомендации.

Задание 2. При аудите системы управления установлено: руководство организации осуществляет генеральный директор; структура бухгалтерии представлена главным бухгалтером, бухгалтерами по учету материальнопроизводственных запасов, расчетов, расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям, денежных средств; должностные инструкции работников бухгалтерии отсутствуют; наблюдается перераспределение должностных обязанностей между работниками бухгалтерии.

В организации разработана и применяется учетная политика. В качестве приложений к учетной политики прилагаются рабочий план счетов и график документооборота. Последний не соблюдается.

Отсутствуют трудовые договора с работниками организации. В течение года пересматриваются должностные оклады работников организации на основании приказов руководителя организации.

Список подотчетных лиц не утвержден. Наблюдается практика выдачи подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся по ранее полученным подотчетным суммам. Имеются в наличии авансовые отчеты, не подписанные генеральным директором и главным бухгалтером.

23

Проведите аудит эффективности системы управления в организации. Разработайте рекомендации по совершенствованию системы управления.

Тема: ПРОВЕРКА ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Ситуационные задачи Задание 1. При проверке учетной политики установлено, что она утвер-

ждена приказом руководителя организации от 10.02.20(ХХ) г. (пример приказа «Об учетной политике организации» – прил. 4)

В учетную политику включены следующие элементы.

Форма ведения учета таблично-автоматизированная с использованием журналов-ордеров.

Выручка для целей налогообложения определяется «по отгрузке». Доходы и расходы для целей налогообложения прибыли учитываются методом начисления.

Расходы по счетам 20 «Основное производство» и 23 «Вспомогательные производства» в конце месяца закрываются на счет 90 «Продажи» и списываются традиционным способом.

Амортизация основных средств начисляется в соответствии с установленными нормами в течение нормативного срока службы объектов основных средств.

Списание затрат на капитальный ремонт основных средств производится за счет образования резерва предстоящих расходов и платежей. В случае отсутствия средств резерва расходы на ремонт списываются на счет 97 «Расходы будущих периодов».

В целях обеспечения достоверности бухгалтерского учета периодически проводится инвентаризация имущества и финансовых обязательств.

24

Осуществите аудит учетной политики организации. Проверьте обоснованность и законность формирования элементов учетной политики. Разработайте предложения по совершенствованию элементов учетной политики.

Задание 2. В соответствии с учетной политикой в организации производится регулярная (на начало отчетного года) переоценка группы объектов основных средств – зданий. На 1 января отчетного года рыночная стоимость здания, подтвержденная экспертом, составила 12 378 000 р. Восстановительная стоимость здания по данным аналитического учета к счету 01 «Основные средства» равна 10 300 000 р. Стоимость накопленной амортизации здания по данным аналитического учета к счету 02 «Амортизация основных средств» составляет до переоценки 4 120 000 р. В соответствии с учетной политикой для целей бухгалтерского учета используется линейный метод начисления амортизации.

В учетных регистрах 31 декабря отчетного года сделана следующая запись, отражающая переоценку (дооценку) здания:

Д 01 К 02 – 2 075 000 р.

Выявите нарушения и дайте рекомендации по их устранению.

Тема: ПРОВЕРКА ОРГАНИЗАЦИИ РАСЧЕТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Ситуационные задачи Задание 1. При проверке расчетов с подотчетными лицами установлено,

что на предприятии ООО «Омега» имеются следующие данные отчетного года. Авансовый отчет от 20.02.09 отчетного года № 56. Из кассы получены деньги в подотчет 14.02.09 в сумме 2 000 р. Расход произведен на следующие

цели:

а) оплата транспортных услуг по счету № 431 на сумму 634 р., в квитанции к приходному кассовому ордеру без номера, основание оплаты – приобретение канцелярских товаров;

25

б) передано под отчет Федорову 1 000 р. Остаток 64 р. – возврат в кассу

03.05.09.

Авансовый отчет Федорова от 27.02.09 № 50. Расход произведен на следующие цели:

а) чек из магазина на приобретение запасных частей на сумму 1 000 р.; б) квитанция к приходному кассовому ордеру без номера на сумму 750 р.;

отсутствуют название фирмы, основание, дата.

По данным отметки на авансовом отчете выплачено из кассы 27.02.09 в погашение перерасхода 750 р.

Все авансовые отчеты утверждены руководителем в апреле текущего года. В бухгалтерии выполнены бухгалтерские проводки, представленные в табл. 6.

Таблица 6 Бухгалтерские проводки по расчетам с подотчетными лицами

Месяц

Д-т

К-т

Сумма, р.

Содержание операции

Февраль

26

71

634

Оплачены транспортные услуги

71

71

1000

Передано из подотчета под отчет

50

71

64

Возврат в кассу

10

71

1000

Стоимость запасных частей

26

71

750

По квитанции к кассовому ордеру

71

50

750

Погашение перерасхода

Все суммы были включены в состав затрат, учитываемых в целях налогообложения.

На основании собранных доказательств охарактеризуйте соблюдение норм действующего законодательства по данному разделу учета.

Систематизируйте выявленные искажения и оформите результаты проверки для включения в форме письменного раздела сообщения информации руководству аудируемого лица и представителям его собственника по результатам аудита. Укажите правильные варианты отражения хозяйственных операций.

26

Задание 2. При проверке расчетов с подотчетными лицами установлено, что имеют место нарушения порядка отражения на счетах бухгалтерского учета расчетных операций и сроков отчетности подотчетных лиц.

Согласно командировочному удостоверению, срок командировки составил 3 дня. К авансовому отчету генерального директора Плашенкова В.П. приложены железнодорожные билеты на сумму 2000 р., счет гостиницы за двое суток проживания на общую сумму 1050 р. Приказом руководителя в организации установлена величина суточных расходов в размере 150 р.

В бухгалтерском учете расходы отражены следующими записями:

Д20 К 71 – 2000 р. – списывается стоимость проездных билетов.

Д20 К 71 – 1050 р. – списываются расходы по найму жилья.

Д20 К 71 – 450 р. – отражается сумма суточных, причитающихся работ-

нику.

По данным аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в течение 3 месяцев имеется устойчивая переходящая дебиторская задолженность в отношении следующих подотчетных лиц:

экономист управления – 2500 р.; секретарь – 1500 р.; главный инженер – 1700 р.

Осуществите проверку организации учета расходов с подотчетными лицами и своевременности расчетов с подотчетными лицами.

Тема: ПРОВЕРКА НАЧИСЛЕНИЯ ЗАРПЛАТЫ, УДЕРЖАНИЙ ИЗ ЗАРПЛАТЫ, РАСЧЕТА К ВЫДАЧЕ

Ситуационные задачи Задание 1. За отчетный год прочие денежные выплаты рабочим и служа-

щим составили 196,8 тыс. р., информация представлена в табл. 7. По всем перечисленным выплатам произведены отчисления по единому социальному налогу. Указанные денежные выплаты и вся сумма отчислений по единому соци-

27

альному налогу включены в расходы и учтены в составе затрат в целях бухгалтерского учета и налогообложения.

Таблица 7 Информация, полученная аудиторами в ходе проверки

Вид выплаты

Сумма,

тыс. р.

1

2

Заработная плата штатным работникам

120 000

Заработная плата совместителям

20 000

Начисления за время нетрудоспособности

по больничным листам всего, в том числе:

5 000

оплата первых двух дней нетрудоспособности

1 000

оплата с третьего дня нетрудоспособности

4 000

Начисления отпускных

7 000

Оплата за проезд городским транспортом до места работы и

2 400

обратно и оплата за питание в связи с ростом цен

Материальная помощь по случаю пожара

7 200

Разовая единовременная помощь рабочим

2 100

Предоставление подарков по случаю дня рождения, ухода

5 100

на пенсию

Премии по итогам года

15 000

Премии за выслугу лет

13 000

Итого

196 800

На основании собранных доказательств охарактеризуйте соблюдение норм действующего законодательства по данному разделу учета.

Систематизируйте выявленные искажения и оформите результаты проверки для включения в форме письменного раздела сообщения информации руководству аудируемого лица и представителям его собственника по результатам аудита. Укажите правильные варианты отражения хозяйственных операций.

28

Задание 2. При проверке расчетов с персоналом по оплате труда установлено, что работнику предоставлен очередной отпуск на 28 календарных дней и дополнительный отпуск на 7 дней.

Ежемесячная сумма заработка за 12 месяцев, предшествующих отпуску, составила 5000 р.

Сумма отпускных за основной отпуск составила 5500 р., за дополнительный отпуск – 1000 р.

Кроме того, в течение отчетного года работнику было начислено и выплачено:

пособие по временной нетрудоспособности – за первые 2 дня – 800 р., за последующие дни – 1500 р.;

материальная помощь – 2000 р.;

компенсация за использование автомобиля в производственных целях –

1000 р.

Вбухгалтерском учете на сумму выплат работнику организации составлена запись:

Дебет 44 Кредит 70 – 11 800 р.

Осуществить проверку начислений работникам организации.

Задание 3. Документальная проверка расчетов с работниками по оплате труда выявила следующие нарушения.

При приеме работников на работу оформляются приказы руководителя, выполненные в произвольной форме. Трудовые договоры с работниками не заключаются.

Индивидуальный учет работников в соответствии с требованиями организации учета кадрового состава не ведется.

Оклады работникам устанавливаются на основании приказов руководителя организации.

При представлении отпуска оформляется приказ руководителя.

29

Ворганизации отсутствуют локальные нормативные документы по оплате труда.

Задание 4. По расчетно-платежной ведомости работнику, работающему по совместительству, начислена заработная плата в сумме 7000 р. Размер удержанного налога на доходы физических лиц из заработной платы составил 858 р. Работнику начислено пособие по временной нетрудоспособности. В бухгалтерском учете начисление пособия отражено записью:

Дебет 26 Кредит 70 – 3200 р.

По расчетно-платежной ведомости работнику начислена заработная плата

всумме 10 000 р. Работник имеет двоих детей.

Вучете сделаны следующие записи:

Дебет 26 Кредит 70 – 10 000 р. – начислена зарплата.

Осуществить проверку правильности организации бухгалтерского учета и налогообложения расчетов с персоналом по оплате труда.

Тема: ПРОВЕРКА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ В КАССЕ ПРЕДПРИЯТИЯ, ВЫПИСОК БАНКА С РАСЧЕТНОГО И ВАЛЮТНОГО СЧЕТОВ. АУДИТ УЧЕТА ФИНАНСОВЫХ ВЛОЖЕНИЙ И ОПЕРАЦИЙ С ЦЕННЫМИ БУМАГАМИ

Ситуационные задачи Задание 1. При аудиторской проверке кассовых операций ОАО «Про-

гресс», проводившейся в январе после отчетного года, в кассовой книге обнаружены документы, не записанные в кассовой книге:

а) приходный ордер № 18 от 01.11.09 отчетного года (аудируемого года) на поступление денег от экономиста Павлова С.П. в сумме 2400 р. за перевозку автомобилем личного имущества 11.11.09;

30

б) приходный ордер № 19 от 01.11.09 на поступление денег от слесаря Иванова А.Л. в сумме 3500 р. за отпущенные строительные материалы 20.11.09 отчетного года;

в) расходный ордер № 20 от 04.11.09 на выдачу денег в подотчет помощнику директора Корниловой И.С. на хозяйственные расходы в сумме 2000 р.

Кассовая книга не подписана директором, главным бухгалтером, страницы не пронумерованы, сургучной печатью не скреплены.

Кассир Морозова З.И. принята на работу с 01.03.09. Приказ о принятии на работу составлен от 20.03.09. Обязательство о материальной ответственности с кассиром подписано 03.06.09.

Последняя инвентаризация кассы проведена работниками ОАО «Прогресс» по состоянию на 24.12.09 комиссией в составе: главный бухгалтер Шапошникова О.К., бухгалтер Васильева В.Н., менеджер Сафронова Н.Д., кассир Морозова З.И. Недостач и излишков в кассе не выявлено.

Кассир Морозова З.И. совмещает обязанности, выполняя функции кассира кассы взаимопомощи предприятия, денежные средства которой хранятся в сейфе кассы.

На основании собранных доказательств охарактеризуйте соблюдение норм действующего законодательства по данному разделу учета.

Систематизируйте выявленные искажения и оформите результаты проверки для включения в форме письменного раздела сообщения информации руководству аудируемого лица и представителям его собственника по результатам аудита. Укажите правильные варианты отражения хозяйственных операций.

Задание 2. При проверке финансовых вложений установлено следующее. ОАО «Восток» выступает учредителем ООО «Вымпел» с апреля отчетного года, доля вклада в уставный капитал в соответствии с учредительными документами составляет 20 000 р. ОАО «Восток» передал 22.04.09 в счет вклада в уставный капитал компьютер, первоначальная стоимость которого, по данным

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #

    08.01.2021151.13 Кб094.pdf

  • #
  • #
  • #
  • #

Перед тем, как разработать стратегию развития и вносить существенные изменения в структуру и политику компании желательно сделать аудит — проверить текущее состояние системы управления. В этой статье Вы узнаете как провести аудит системы управления и сможете получить тест чтобы самостоятельно провести такой аудит у себя в компании

Что такое Аудит системы управления организацией?

Если говорить просто, то аудит системы управления — это набор действий  по сбору и анализу информации о текущей ситуации в компании.   С помощью аудита руководитель компании может выявить:

задвоенные функции — когда 2 или более людей делают схожую работу, тратят на это время, а значит и деньги работодателя;  

упущенные функции — когда выясняется, что какая-то очень важная операция никому не поручена и ее делает тот, «кому больше всех надо» либо никто.  Это обычно какие-то маленькие функции: «проверить наличие росписей в ТТН перед выездом машины с территории», «позвонить заказчику в течение 1 рабочего дня после отправки документов и счета на оплату» и т.д. Но практика показывает, что именно эти маленькие функции при многократном невыполнении часто приводят к огромным потерям: недостача ТМЦ,  просроченная дебиторская задолженность и т.д. 

перегрузка отдельных звеньев системы — когда один или несколько сотрудников «тащат» на себе по несколько очень важных процессов. Да они справляются. Но что происходит когда они увольняются или уходят на больничный?  Если компания маленькая, то такое положение вполне объяснимо. Но если в компании есть несколько отделов, в каждом из которых по несколько сотрудников, то как правило находятся те, кому «делать нечего» и те, кто «зашивается».

отсутствие четко прописанного порядка, технологии работы. Это чаще характерно для  молодых компаний, когда все работают «как директор сказал». Но мозг владельца (директора) не может расти с той же скоростью, как его бизнес. Поэтому возникает необходимость на бумаге прописать правила и инструкции. Это и является главной целью аудита системы управления — определить все процессы в компании, которые нужно регламентировать при помощи инструментов управления.

Что проверять в ходе аудита системы управления?

1. Наличие четкой структуры предприятия.

Структура должна быть закреплена в соответствующих документах, схемах. В описании структуры предприятия поможет правильно составленное штатное расписание и схема штатной расстановки. Наличие четко прописанной структуры помогает всем сотрудникам. Ее можно даже распечатать и повесить, например, в конференц-зале. У нас в блоге есть отдельная статья о том, как разработать оргструктуру для производственной компании.

Если у Вас в компании нет организационной структуры, изображенной на бумаге, то сделайте простую вещь. Нарисуйте ее сами карандашом так, как Вы ее себе представляете сейчас! Это важно. Именно  как сейчас.  Отдельно нарисуйте как по Вашему должно быть.  А потом дайте аналогичное задание своим  заместителям. Сравните. Увидите много интересного.

Очень хорошо помогает в построении системы управления такой инструмент как организующая схема. Она показывает функции и ЦКП всех подразделений и отдельных сотрудников. О том что такое оргсхема и как ее разработать читайте в отдельной статье.

Вообще, создать оргструктуру компании, которая будет наиболее оптимальной, задача не из легких. Но если этим вообще не заниматься, то о каком развитии бизнеса может идти речь? Какой бизнес вырастит владелец, если сам не представляет, что хочет получит в результате? 

2. Прописанные должностные обязанности всех сотрудников.

Если написанных на бумаге инструкций нет, то все понятно. А если они есть и сотрудники уверяют, что «у нас все есть, все написано», то нужно элементарно проверить знания по этим инструкциям. Да и на сами должностные инструкции нужно взглянуть критически — есть ли в них ценный конечный продукт должности, описаны ли успешные действия и типовые ошибки, статистики должности.  О том, какой должна быть РАБОТАЮЩАЯ должностная инструкция, читайте в отдельной статье.

Очень часто должностные инструкции сотрудников существуют формально. Со временем наступает такой момент, когда реальные обязанности почти полностью отличаются от должностных инструкций. Может произойти «задвоение» обязанностей у разных сотрудников. Чтобы должностные инструкции РАБОТАЛИ, а не лежали, нужно:

  • привлечь для их составления непосредственных руководителей участков и отделов.
  • составить программу обучения сотрудников. Включить в эту программу все материалы (инструкции, регламенты, видео), которые должен изучить сотрудник и обязательно выполнить проверочное задание. 

Правильно написанные должностные инструкции станут важным элементом системы управления.  

3. Наличие регламентов по основным бизнес-процессам.

Регламент в данном случае  —  это подробное описание того, как выполнять те или иные действия чтобы получить нужный результат. На все основные бизнес-процессы в компании должны быть регламенты. Например  компании, занимающейся установкой окон могут быть:

  • регламент продаж,
  • регламент предоставления услуг по монтажу,
  • регламент контроля качества,
  • регламент по маркетингу,
  • регламент по найму и адаптации, 
  • регламент по работе с финансами.

Если в компании нет регламентов и должностных инструкций, но при этом компания успешно продает и предоставляет свои  товары или услуги, то как Вы думаете — где сосредоточены знания о том КАК и ЧТО нужно делать в тех или иных ситуациях?  В голове владельца и ключевых сотрудников. Тогда возникает несколько логичных вопросов: 

  • Что делать если ключевой сотрудник заболел или вообще уволился?
  • Как передавать знания новым сотрудникам — устно?

Если в компании все же есть какие-то регламенты, то в ходе аудита системы управления нужно проверить, на сколько они актуальны, отражают они действительно правильный порядок действий, который приводит к нужному результату. 

4. Регулярный сбор и анализ статистик. 

Управлять бизнесом без цифр, все равно что ехать на машине с закрытыми глазами. Поэтому обязательно нужно проверить — какие показатели регулярно собираются для принятия управленческих решений. Таких показателей может быть от нескольких штук до нескольких десятков в зависимости от размеров компании. Очень важно в каком виде они предоставляются директору —  иногда это огромная таблица, где 90% цифр являются технической информацией и не нужны для управленческих решений. В такой таблице очень сложно увидеть главное.   Или это будет график и маленькая таблица из 4 — 5 самых важных для директора цифр. Как в Вашей компании предоставляется управленческая отчетность, позволяет она спокойно принять верные решения?

Как минимум необходимо регулярно видеть доходы и прибыль по каждому направлению деятельности, размер дебиторской и кредиторской задолженности, объем отгруженного товара или предоставленных услуг в натуральном выражении или в рублях.  Но вообще, следует еженедельно  контролировать результаты работы всех подразделений компании.

Вот так могут выглядеть графики, которые программа строит автоматически на основании внесенных данных:

График статистик маржи

График статистик Деньги в кассе

Чтобы вести такой контроль мы рекомендуем нашим клиентам использовать панель управления компанией на Гугл-таблицах. В отдельной статье мы подробно расскажем как собрать и использовать панель управления руководителя компании.

5. Наличие системы обучения, адаптации и инспектирования. 

Чтобы система управления работала, сотрудники должны знать и выполнять требования должностных инструкций и регламентов. В ходе аудита системы управления обязательно нужно проверить — как часто сотрудники сдают экзамены на знание инструкций и регламентов, кто и как проверяет ведение ключевых статистик компании.

Если в компании нет системы обучения и адаптации, то существующие и новые сотрудники по своему будут понимать должностные обязанности и результаты, которые Вы от них ждете. Мы уже много раз сталкивались с такими ситуациями, когда руководитель понимает задачи и результаты совсем не так как это видит сотрудник. 

6. Взаимосвязь бизнес-процессов. 

В ходе аудита системы управления нужно проверить, на сколько четко прописаны бизнес-процессы в компании, как они взаимосвязаны между собой. Очень часто бывает так, что сбои в работе предприятия происходят именно из-за того, что передача информации между владельцами разных процессов не настроена, либо происходит очень медленно. Например в случае поломки оборудования заявка в ремонтную службу может поступать через 3-5 человек: мастера основного участка, начальника основного участка, начальника ремонтной службы, мастера ремонтной службы, бригадира ремонтников.  Конечно, в такой длинной цепочке обязательно произойдет сбой, кто-то промедлит, закрутится и забудет. В результате станок во время не починят и продукция не будет выпущена.

7. Уровень автоматизации процессов.

На сегодняшний день, пожалуй, не осталось уже предприятий где не начался процесс автоматизации производства. В том или оном виде процессы переносятся в программную среду. Руководители понимают, что чем больше процессов будет оцифровано, тем

  • меньше будет влияние «человеческого фактора» на результат процесса
  • меньше времени будет требоваться выполнение задач
  • легче контролировать ход и результаты процессов
  • более простым и понятным для всех сотрудников станет процесс производства.

Однако, степень автоматизации очень сильно отличается на разных предприятиях. В ходе аудита уровня автоматизации необходимо определить

  • точки перехода физических процессов в цифровые;
  • конкретные логические связи между действиями сотрудников внутри программной среди и в физическом пространстве;
  • наличие оцифрованных целей;
  • степень оцифровки процесса планирования и подготовки производства;
  • возможность выдачи производственных заданий в автоматическом режиме;
  • наличие автоматизированного расчета фактических показателей за период (смену,неделю, месяц, год) не только по всему предприятию, но и по каждому участку, смене и сотруднику;
  • наличие и работоспособность системы кадрового учета и расчета заработной платы;
  • наличие и работоспособность системы приемки готовой продукции. 

В зависимости от специфики предприятия могут быть проверены и другие параметры.

На многих современных предприятиях уже используются автоматизированные производственные системы (например 1С УПП и 1 С ERP, а так же другие ERP системы). Конечно, внедрение такой системы это довольно длительный, трудоемкий и затратный процесс. Но при правильном подходе, настойчивости и воли руководителя результат обязательно оправдает ВСЕ затраты и нервы, потраченные на автоматизацию.

Кто проводит аудит системы управления?

Аудит системы управления может провести группа руководителей предприятия во главе с директором. Если на предприятии есть специальная должность  «Аналитик» или «Инженер по бизнес-процессам», то подключают и его.  Но нужно понимать, что руководители (замы, начальники отделов) — это как раз те люди, которые в дальнейшем будут получать задачи по исправлению ситуации. И не забывайте, что после нескольких лет работы в компании взгляд «замыливается». Человек воспринимает происходящее вокруг как должное. Сложно увидеть недостатки и новые возможности. Поэтому руководители и владельцы компаний часто привлекают независимых экспертов для проведения аудита.  

Специалисты нашего агентства помогут Вам провести комплексный аудит системы управления и дадут конкретные рекомендации по улучшению и автоматизации бизнес-процессов. А так же по результатам аудита мы можем предложить свою помощь по разработке плана развития именно для Вашего предприятия. Чтобы записаться на аудит системы управления просто напишите нам на электронную почту  office@dc-24.ru .

Чтобы самостоятельно провести аудит системы управления получите тест.

Мы разработали специальный интерактивный тест чтобы провести аудит системы управления. Тест охватывает все сферы управления и показывает на сколько хорош работают инструменты управления в компании. Его нужно заполнять в спокойной обстановке. Потребуется примерно 10-15 минут. Отвечайте честно как есть. Чтобы получить ссылку на тест заполните форму.

С уважением, Елена Масалова — основатель и руководитель консалтингового агентства «Цифровое управление».

Алексей Сонин, дипломированный внутренний аудитор,


Председатель Совета российского Института внутренних аудиторов (ИВА),
член Экспертного совета при ФСФР РФ

Службы внутреннего аудита российских компаний относительно молоды. Но независимо от того, как долго существует в компании внутренний аудит, задачей первостепенной важности, от решения которой во многом будет зависеть эффективность работы внутренних аудиторов, является формирование правильной структуры подчиненности данного подразделения.

О независимости службы внутреннего аудита

Независимость и объективность — качества, отличающие службу внутреннего аудита от других подразделений. Под независимостью понимается организационная независимость, которая в значительной степени определяется уровнем подчиненности службы внутреннего аудита в компании. Объективность подразумевает такое личностное качество внутреннего аудитора, как беспристрастность в оценках и выводах. При этом независимость внутреннего аудита важна не сама по себе, а как первоочередная предпосылка объективности, поскольку степень организационной независимости службы внутреннего аудита оказывает непосредственное влияние на объективность внутренних аудиторов. 
Абсолютная независимость внутреннего аудита вряд ли достижима, поскольку внутренние аудиторы являются сотрудниками компании и их профессиональный и карьерный рост зависит от руководства компании. Говоря о независимости, мы имеем в виду создание такой структурной подчиненности, при которой менеджмент компании не будет оказывать непосредственное давление на внутренних аудиторов. 
Комитет спонсорских организаций Комиссии Тредвея (COSO) в своих «Концептуальных основах управления рисками организаций» подчеркивает, что «подразделение внутреннего аудита организуется таким образом, чтобы обеспечивалась его объективность в оценке деятельности организации и неограниченный доступ к высшему руководству и аудиторскому комитету совета директоров, а уровень подчинения главного аудитора в рамках организации должен позволять подразделению внутреннего аудита эффективно выполнять свои функции»1. 
Выполнению этой задачи в наибольшей степени отвечает функциональное подчинение службы внутреннего аудита совету директоров (комитету по аудиту) компании. «Для того чтобы внутренний аудит мог выполнять свои обязанности, руководитель внутреннего аудита должен быть подотчетен руководителю соответствующего уровня в организации. […] В идеальном случае руководитель внутреннего аудита должен быть в функциональном подчинении у совета директоров (наблюдательного совета) и в административном подчинении у генерального директора организации»2. 
Если в компании нет совета директоров или аналогичного органа, службу внутреннего аудита следует подчинить и функционально, и административно высшему исполнительному органу компании. 
Как показал недавний опрос крупных российских компаний, проведенный совместно российским Институтом внутренних аудиторов (ИВА) и российским отделением Ассоциации аудита и контроля информационных систем (ISACA) в 2005 г.3 , в последнее время наблюдается заметный рост числа компаний, в которых внутренний аудит функционально подотчетен совету директоров или комитету по аудиту. Около 45% руководителей служб внутреннего аудита (СВА) предприятий, принявших участие в опросе, функционально подчиняются комитету по аудиту или непосредственно совету директоров. Безусловно, следует принимать во внимание специфику предприятий-респондентов: большая часть из них уделяет серьезное внимание внедрению передовых подходов в области корпоративного управления, многие представлены на иностранных и российских фондовых биржах или планируют размещение ценных бумаг на бирже в недалеком будущем.

Кому подчиняться?

Заметим, что вопрос подчиненности руководителя службы внутреннего аудита как способа обеспечения независимости внутреннего аудита является одним из наиболее дискуссионных в практике деятельности как российских, так и иностранных внутренних аудиторов. На вопрос «кому должен подчиняться внутренний аудит, чтобы быть максимально эффективным?» нет универсального ответа. Ответ определяется сочетанием многих факторов, среди которых выделим профессионализм совета директоров и компетентность менеджмента, характер взаимоотношений и степень взаимодействия совета директоров и исполнительных органов компании, уровень развития корпоративной культуры в компании. 
Немаловажным является и то, какие задачи решает в компании внутренний аудит. Если его основной задачей является осуществление контрольно-ревизионной деятельности, то логичным представляется подчинение высшему исполнительному руководству компании, поскольку в данном случае служба внутреннего аудита есть инструмент контроля над деятельностью менеджмента со стороны высшего исполнительного руководства. 
В случае если внутренний аудит рассматривается как компонент системы корпоративного управления, позволяющий совету директоров (комитету по аудиту) эффективно выполнять свои обязанности, оправданным видится подчинение внутреннего аудита именно совету директоров (комитету по аудиту). Совет директоров (комитета по аудиту) способствует обеспечению максимальной степени независимости внутреннего аудита от менеджмента компании. Со своей стороны внутренний аудит (наряду с внешним аудитором) позволяет совету директоров сохранять достаточную степень независимости от менеджмента в вопросе получения информации о деятельности компании. Очевидно, что эти вопросы взаимосвязаны, поскольку роль объективного источника информации для совета директоров (комитета по аудиту) внутренний аудит сможет выполнять лишь при условии максимальной независимости от исполнительного руководства (включая вопросы назначения на должность, вознаграждения, оценки работы руководителя и сотрудников службы внутреннего аудита и т. п.). 
В качестве справочных приведены данные о функциональной подчиненности/подотчетности СВА по результатам ряда исследований, проводившихся среди крупных российских и иностранных компаний частного сектора (см. таблицу).

Функциональная подчиненность/подотчетности СВА в иностранных (исследования NACD и IIA) и российских (исследования ИВА-РИД и ИВА-ISACA) компаниях

Национальная ассоциация корпоративных директоров США (NACD), 2000 Международный Институт внутренних аудиторов(IIA), 2003 ИВА-РИД, 2003 ИВА-ISACA, 2005
Совету директоров (комитету по аудиту) 29% 53% 37% 46%
Генеральному директору 26% 22% 48% 27%
Финансовому директору 38% 19% 15% 19%
Другое 7% 6% 8%

Когда подчинение совету директоров «не работает»?

Является ли подчинение службы внутреннего аудита совету директоров гарантией ее независимости и способствует ли оно максимизации ее полезности для компании? 
Многое зависит от роли, состава и профессионального уровня членов совета директоров. Подчинение внутреннего аудита совету директоров оправданно в том случае, если, во-первых, совет директоров является самостоятельным органом, а не номинальным проводником идей и предложений исполнительного руководства организации; во-вторых, в состав совета директоров входят независимые директора; в-третьих, члены совета директоров осознают роль и значение внутреннего аудита в компании. 
Однако, как показывает практика российских компаний, даже при выполнении всех этих условий подчинение службы внутреннего аудита совету директоров, к сожалению, не всегда приводит к положительным результатам. Во-первых, в некоторых случаях исполнительное руководство начинает считать внутренних аудиторов «засланными казачками», «глазами и ушами совета директоров» и не склонно выстраивать с ними эффективные рабочие отношения, что многократно усложняет работу внутреннего аудита и, безусловно, не может не сказываться на конечных результатах его деятельности. Во-вторых, есть риск, что, будучи подотчетной совету директоров, а не исполнительному руководству, служба внутреннего аудита начнет играть самодостаточную роль и станет, по сути, «бесконтрольной». Ведь совет директоров (комитет по аудиту) не может осуществлять текущий контроль (мониторинг) действий СВА. И здесь многое будет зависеть от руководителя службы внутреннего аудита компании.

Значимость фигуры руководителя СВА

На сегодняшний день во внутреннем аудите наблюдается дефицит высокопрофессиональных руководящих кадров. При этом, говоря о профессионализме, мы имеем в виду не только профессиональные знания, но и соответствующую «закалку». В случае ее отсутствия есть риск, что руководитель СВА, находясь между «молотом» исполнительного руководства и «наковальней» совета директоров, может прийти к заключению, что благорасположение менеджмента важнее абстрактных выгод от независимости. Следствием этого будет являться потеря фундаментального качества внутреннего аудита — объективности. 
Обратным случаем является ситуация, когда служба внутреннего аудита, находясь «под зонтиком» совета директоров, начинает работать в «клубном» режиме, выполняя не самые сложные задания и снимая сливки, т. е. занимаясь вопросами, лежащими на поверхности и не требующими большого объема аналитической работы и порой нелегких обсуждений с менеджментом. При этом желание исполнительного руководства понять, чем занимается СВА и каков результат выполнения поставленных перед ней задач, воспринимаются не иначе, как попытка оказать влияние на деятельность внутренних аудиторов. 
Поэтому так важно, чтобы руководитель службы внутреннего аудита являлся фигурой соответствующего калибра и смог завоевать доверие совета директоров и уважение менеджмента компании. Правильный выбор позволит также снять вопрос о текущем контроле за деятельностью СВА. Контроль будет осуществляться на уровне периодических отчетов руководителя СВА перед советом директоров (комитетом по аудиту) и высшим исполнительным руководством, а также в рамках участия руководителя СВА в заседаниях совета директоров (комитета по аудиту).

Учитывать специфику

В вопросе подчиненности службы внутреннего аудита следует также учитывать специфику организации. Так, во многих компаниях с существенной долей государственного участия в состав советов директоров не входят независимые директора. (Представитель государства в совете директоров, по определению, не может считаться независимым директором.) Как признают сами компании, независимые директора могут быть приглашены в советы директоров лишь в случае соответствующего решения Правительства РФ. Но даже если в состав совета директоров избираются независимые директора, их реальное влияние на деятельность совета невелико. В большинстве случаев представители государства в совете директоров голосуют единым блоком в соответствии с директивами, полученными от своих ведомств. Высшее должностное лицо (президент, генеральный директор) может назначаться напрямую главным акционером (государством), что, с одной стороны, повышает ответственность высшего должностного лица перед главным акционером, а с другой — усиливает отстраненность совета директоров от контроля за деятельностью исполнительного руководства. Кроме того, представители государства в советах директоров часто являются высокопоставленными чиновниками федерального или регионального уровней, что может привести к излишней политизированности их позиции. 
Перечисленные факторы не способствуют эффективному взаимодействию совета директоров и службы внутреннего аудита в компании с существенной долей государственного участия. В самом неблагоприятном случае внутренний аудит может превратиться в некий инструмент политического воздействия, используемый отдельными членами или советом директоров в целом. 
Или, например, представим достаточно распространенную ситуацию, когда владелец компании фактически управляет ею, совмещая функции собственника и менеджера. Если при этом создан совет директоров, он играет чисто консультативную роль. Оптимальной в этом случае представляется подотчетность службы внутреннего аудита владельцу компании, а не совету директоров.

Заключение

Какие выводы можно сделать? 
Во-первых, вопрос подчиненности службы внутреннего аудита должен решаться с учетом специфики конкретной компании. Во-вторых, для того чтобы внутренний аудит стал неотъемлемым звеном хорошего корпоративного управления, необходимо, чтобы функционирование самих советов директоров отвечало современным требованиям. В-третьих, советам директоров (комитетам по аудиту) следует со всей тщательностью подходить к вопросу выбора (назначения) руководителя столь значимой для компании службы, как внутренний аудит. 
И еще одно наблюдение из практики работы комитетов по аудиту как российских, так и иностранных компаний. Во многих случаях успех их деятельности в итоге оказывается под вопросом по причине того, что в составе комитетов не было людей, обладающих качествами и навыками, абсолютно необходимыми для эффективного выполнения обязанностей члена комитета по аудиту. К ним относятся способность комплексно смотреть на ситуацию, умение и (что крайне важно) желание задавать «неудобные» вопросы и выслушивать разные точки зрения, нацеленность на поиск решений. Именно такие качества и навыки вырабатываются во внутренних аудиторах, не говоря об их практической подготовленности в вопросах финансового учета, внутреннего контроля, анализа рисков. Вот почему внутренний аудит является прекрасной кузницей кадров для советов директоров и комитетов по аудиту, а в их составе все чаще трудятся профессионалы, имеющие за плечами богатый опыт работы внутренними аудиторами.


  1. Enterprise Risk Management Integrated Framework, COSO, 2004.
  2. Practice Advisories, The Institute of Internal Auditors, 2004.
  3. Обзор текущего состояния внутреннего аудита в России. М.: Российский Институт внутренних аудиторов, российский филиал Ассоциации аудита и контроля информационных систем при технической поддержке компании ПрайсвотерхаусКуперс , 2005.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Тизин инструкция по применению при беременности
  • Ветбицин 5 для животных инструкция по применению для телят
  • Инструкция вводного инструктажа на рабочем месте по охране труда
  • Активация айфона 12 про пошаговая инструкция
  • Мануал для great wall hover