Программа еасд ржд инструкция по применению

4. Организация документооборота

Прием и первичная обработка входящих документов

4.1. Документы поступают в общество посредством почтовой, электронной (в том числе по ЕАСД), электрической (в том числе телеграфной, факсимильной и телефонной) и фельдъегерской связи.

4.2. Документы, поступающие по почте и по телеграфной связи общего пользования в аппарат управления общества, принимают работники Департамента управления делами, поступающие в филиал и структурное подразделение — работники службы делопроизводства, на которых это возложено (далее — экспедиция).

Документы, поступающие на электронный адрес общества, отдел документационного обеспечения направляет в распечатанном виде:

адресованные президенту, а также обществу без указания конкретного адресата — в секретариат президента;

адресованные вице-президентам — в секретариат соответствующего вице-президента;

адресованные подразделениям аппарата управления — в соответствующее подразделение.

Документы, полученные работниками общества минуя экспедицию, должны быть переданы в соответствующую экспедицию (отдел документационного обеспечения, службу делопроизводства филиала, структурного подразделения общества) для учета и регистрации.

4.3. При приеме документов экспедиция проверяет адрес на конверте (пакете или другой упаковке), целость конверта и печатей (пломб) на нем, наличие штемпеля отделения почтовой связи, после чего вскрывает конверт и проверяет наличие в нем документов, включая приложения, наличие подписи на документах, правильность их адресования, соответствие номера документа номеру, указанному на конверте.

4.4. Не вскрываются в экспедиции аппарата управления общества конверты с документами, адресованными совету директоров общества, ревизионной комиссии общества и подразделениям общества.

Не вскрываются в экспедиции аппарата управления общества, а также в экспедициях филиалов и структурных подразделений общества документы, адресованные работникам общества, с пометкой «Лично», конверты, бандероли или посылки, поступившие из-за границы, которые учитываются по обозначенному на них номеру, и документы, адресованные общественным организациям.

4.5. Если документ (приложение) в конверте не обнаружен или обнаружено повреждение либо недостача листов документа, несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного в конверт документа, отсутствие подписи на документе или сопроводительного письма к документу с электронной копией, следует сообщить об этом отправителю и составить при необходимости акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю документа, а второй остается в экспедиции.

4.6. Конверты после проверки документов в экспедиции не уничтожаются, а передаются вместе с документами.

Ошибочно поступившие документы экспедиция пересылает по принадлежности или возвращает отправителю.

4.7. Экспедиция учитывает, сортирует и записывает поступившие документы в разносные журналы для передачи по назначению под расписку.

Заказную корреспонденцию и извещения почтамта о почтовых отправлениях (посылках, бандеролях) экспедиция передает по реестровой описи по назначению.

4.8. Все поступившие документы обрабатываются экспедицией в день поступления. Документы с пометками «Срочно» и «Вручить немедленно», а также телеграммы, поступившие по телеграфной связи общего пользования, доставляются адресатам в первую очередь.

4.9. Посылки и бандероли наложенным платежом по извещениям почтовых отделений, поступившим в адрес подразделений аппарата управления, экспедиция не выкупает, а направляет извещение адресату (подразделению аппарата управления, соответствующему должностному лицу), который обязан совместно с Административно-хозяйственным управлением принять в течение одних суток решение о целесообразности получения таких посылок и бандеролей.

4.10. Документы, адресованные совету директоров общества, передаются экспедицией в аппарат корпоративного секретаря общества, адресованные ревизионной комиссии общества — в секретариат этой комиссии.

В аппарат корпоративного секретаря общества также направляются отделом документационного обеспечения по ЕАСД федеральные законы, акты и поручения Президента Российской Федерации, акты, поручения и иные решения Правительства Российской Федерации, затрагивающие вопросы, относящиеся к компетенции совета директоров общества, другие документы по наиболее важным вопросам деятельности общества, поступающие в адрес президента (вице-президентов), а также общества без указания конкретного адресата.

4.11. Документы, адресованные президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата, передаются экспедицией по мере их поступления в отдел документационного обеспечения, а письменные обращения граждан — в отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема Департамента управления делами (далее — отдел по работе с обращениями граждан).

Переданные экспедицией в отдел документационного обеспечения письменные обращения граждан, поступившие с сопроводительными письмами подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов Российской Федерации, направляются этим отделом (без регистрации) в отдел по работе с обращениями граждан, где эти обращения регистрируются.

4.12. Работники служб делопроизводства подразделений аппарата управления должны получать в экспедиции документы, адресованные этим подразделениям, не менее двух раз в день.

4.13. Документы, поступающие из-за границы и из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, адресованные президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата и подразделениям аппарата управления, передаются экспедицией в Департамент международного сотрудничества.

4.14. Поздравительные письма (телеграммы, открытки), приглашения на праздничные и другие торжественные мероприятия, адресованные президенту, передаются экспедицией в Департамент корпоративных коммуникаций, адресованные вице-президентам — в секретариаты соответствующих вице-президентов.

4.15. Поступившие на Центральную станцию связи телеграммы, включая международные, адресованные президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата, передаются работниками телеграфа в отдел документационного обеспечения (под расписку с проставлением даты и времени приема), телеграммы, адресованные руководителям подразделений аппарата управления, — в службы делопроизводства этих подразделений, которые регистрируют их и передают адресатам.

4.16. Порядок передачи адресованных президенту (вице-президентам) телеграмм, поступивших в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, устанавливается начальником Департамента управления делами с учетом их содержания и срочности.

4.17. Поступившие на Центральную станцию связи факсограммы передаются:

адресованные совету директоров общества — в аппарат корпоративного секретаря общества, адресованные ревизионной комиссии общества — в секретариат этой комиссии;

адресованные президенту, а также обществу без указания конкретного адресата — в отдел документационного обеспечения;

адресованные вице-президентам — в секретариаты соответствующих вице-президентов;

адресованные подразделениям общества, находящимся в г. Москве, — в службы делопроизводства этих подразделений.

4.18. Поступившие в общество и его подразделения телефонограммы записываются (печатаются) на отдельном листе или в соответствующем журнале и оперативно передаются должностным лицам, которым они адресованы.

Направление входящих документов на доклад и исполнение

4.19. При направлении на доклад и исполнение документов, поступивших в аппарат управления общества, следует руководствоваться уставом общества, распределением обязанностей между президентом и вице-президентами, положениями о подразделениях общества и иными документами общества.

4.20. Документы, адресованные президенту, а также обществу без указания конкретного адресата, отдел документационного обеспечения после регистрации передает руководителю секретариата президента.

4.21. Руководитель секретариата президента после рассмотрения документов, поступивших в адрес президента, а также общества без указания конкретного адресата, передает их по ЕАСД помощникам президента (им же направляются подлинники документов).

4.22. Президенту докладывают поступившие документы по вопросам, решение которых находится в исключительной компетенции президента, а также по наиболее важным, ключевым вопросам деятельности общества, в частности:

документы, подписанные руководителями высших органов государственной власти;

документы, подписанные руководителями федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, а также органов власти субъектов Российской Федерации;

докладные записки президенту за подписью вице-президентов, советников президента, руководителей подразделений общества, учреждений, дочерних и зависимых обществ;

жалобы на действия назначаемых президентом должностных лиц.

Указанные документы докладывает президенту начальник Департамента управления делами (реестр этих документов ведет руководитель секретариата президента).

4.23. Помощник президента проверяет подлинность документов, требующих доклада президенту, и достоверность изложенной в них информации, затем подготавливает и визирует проекты резолюций.

Документ, подлинность или достоверность информации которого вызывает сомнение, помощник президента вправе направить для проверки в Департамент безопасности или по согласованию с этим департаментом в другое подразделение общества.

4.24. По документам, поступившим в адрес президента, а также общества без указания конкретного адресата, не требующим срочного доклада президенту, помощник президента подготавливает и визирует проект резолюции первого (старшего) вице-президента о проработке причастными должностными лицами поставленных вопросов, с последующим докладом президенту.

4.25. Поступившие в адрес президента, а также общества без указания конкретного адресата документы по вопросам, решение которых находится в компетенции вице-президентов, помощник президента направляет по ЕАСД в секретариат соответствующего вице-президента согласно утвержденному президентом порядку распределения корреспонденции (в секретариаты вице-президентов направляются также подлинники документов).

4.26. Документы, поступившие в адрес вице-президентов, передаются после регистрации отделом документационного обеспечения в секретариаты соответствующих вице-президентов по ЕАСД (туда же передаются и подлинники документов).

Проекты резолюций по указанным документам подготавливают советники вице-президентов.

4.27. После подписания резолюции президентом (вице-президентом) работники отдела документационного обеспечения (секретариата соответствующего вице-президента) создают в ЕАСД РК поручения и сканируют резолюцию (документ с написанной резолюцией). РК поручения с файлом резолюции (документа с резолюцией) направляется должностным лицам, указанным в резолюции. Ответственному исполнителю направляется также подлинник документа с резолюцией.

В РК поручения, исполнение которого ставится на контроль, работники отдела документационного обеспечения (секретариата вице-президента) ставят отметку о контроле (вид контроля, фамилия контролера, срок исполнения, ответственный исполнитель).

4.28. Адресованные президенту (вице-президентам), а также обществу без указания конкретного адресата документы по вопросам, решение которых находится в компетенции руководителей подразделений общества, направляются помощниками президента (советниками вице-президентов) руководителям соответствующих подразделений общества для рассмотрения и исполнения.

Указанные документы, направленные на исполнение в подразделения общества, и документы, адресованные непосредственно подразделениям, поступают в их службы делопроизводства.

4.29. Служба делопроизводства подразделения общества сортирует поступившую корреспонденцию, регистрирует подлежащие регистрации документы и представляет их руководителю подразделения.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то отдел документационного обеспечения или служба делопроизводства соответствующего подразделения выбирает в ЕАСД и прилагает к поступившему документу необходимую информацию.

4.30. Руководитель подразделения общества рассматривает поступившие документы:

содержащие срочные поручения, а также поступившие на согласование (визирование) — в первую очередь;

поступающие в подразделение в течение рабочего дня (с 10 до 18 часов) — по мере их поступления;

поступившие в подразделение после 18 часов — до 10 часов следующего рабочего дня.

4.31. Работник службы делопроизводства вводит в ЕАСД резолюцию руководителя подразделения общества (создает РК поручения) и направляет по ЕАСД работнику, на которого руководитель возложил исполнение документа (исполнителю документа), документ с РК поручения.

4.32. Если по содержанию документа установлено, что он ошибочно адресован данному подразделению общества, руководитель этого подразделения может переадресовать такой документ в соответствующее подразделение по договоренности с его руководителем.

4.33. Документ, зарегистрированный отделом документационного обеспечения и поступивший в соответствии с поручением на исполнение в подразделение общества, может быть передан этим подразделением в другое подразделение общества с разрешения должностного лица, направившего на исполнение данный документ (подписавшего резолюцию).

Переадресация поступившего документа может также производиться по договоренности между руководителями соответствующих подразделений с согласия работника Департамента управления делами, на контроле у которого находится поручение по этому документу.

Документ передается из одного подразделения общества в другое с соответствующей отметкой в ЕАСД, но повторно не регистрируется.

Отправка (рассылка) документов и иной корреспонденции

4.34. Документы отправляются почтовой, электронной, электрической и фельдъегерской связью, иная корреспонденция — почтовой связью.

4.35. Обработка документов и иной корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утверждаемыми Правительством Российской Федерации.

Документы для отправки почтовой связью передаются в экспедицию надлежаще оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки. Документы, которые направляются в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

Документы отправляются, как правило, простым почтовым отправлением. В случае, когда требуется доставить документ срочно или получить уведомление о его получении адресатом, исполнитель документа должен указать соответствующий вид отправки.

4.36. Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов, составление списка регистрируемых отправлений и передача их в отделение почтовой связи производятся в соответствии с правилами, установленными федеральным органом исполнительной власти в области связи.

Документы, отправленные с нарочным, передаются получателю под расписку о вручении.

4.37. Подготовку к отправке документов, подписанных президентом (вице-президентами) общества, производят работники экспедиции, а документов, подписанных руководителями подразделений общества, — работники их служб делопроизводства.

Работники экспедиции проверяют правильность подготовки документов к отправке, в том числе наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

4.38. Визовые экземпляры писем за подписью президента (вице-президентов) остаются в отделе документационного обеспечения для помещения в соответствующее дело текущего архива.

4.39. Отправка подписанных президентом (вице-президентами) и руководителями подразделений общества документов производится только после проставления на них регистрационного номера и даты.

4.40. Документы для отправки адресатам принимаются экспедицией в аппарате управления общества в рабочие дни до 15 часов (в пятницу — до 14 часов) и направляются адресатам в день их приема. Заказные и заказные с уведомлением письма принимаются экспедицией до 12 часов и отправляются в день приема. Срочные документы отправляются в первоочередном порядке.

4.41. Отправка документов общества в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы производится в рабочие дни в 9 и в 14 часов.

4.42. Подписанные президентом (вице-президентами) документы особой срочности, в том числе отправляемые фельдъегерской связью, отправляются в рабочие дни после 18 часов, а также в выходные и праздничные дни через приемную президента.

Копия отправленного документа (визовой экземпляр письма) с отметкой об исполнителе остается у дежурного сотрудника приемной президента для последующей передачи в отдел документационного обеспечения.

Порядок оформления и отправления таких документов (проставление регистрационного номера, передача документа по ЕАСД и др.) устанавливается начальником Департамента управления делами.

4.43. Документы, подписанные (утвержденные) президентом (вице-президентами) и направляемые подразделениям общества, передаются адресатам по ЕАСД согласно подготовленному исполнителем документа указателю рассылки, который в виде отдельного файла прикрепляется к РК документа.

На экземплярах приказов и распоряжений, подписанных президентом (вице-президентами), и других внутренних документов, утвержденных ими с использованием грифа УТВЕРЖДАЮ, которые рассылаются адресатам, личная подпись должностного лица, подписавшего (утвердившего) документ, не воспроизводится, а ставится печать отдела документационного обеспечения.

4.44. Копия приказа, распоряжения и иного внутреннего документа на бумажном носителе направляется в обязательном порядке (наряду с рассылкой по ЕАСД) в Правовой департамент, который в течение 3 дней после получения определяет документы, подлежащие введению в Автоматизированную систему правовой информации на железнодорожном транспорте (АСПИЖТ), и передает их в НИИАС.

4.45. Досылка или замена разосланного ранее документа, подписанного президентом или вице-президентом, производится по указанию лица, подписавшего документ, либо начальника Департамента управления делами, документа, подписанного руководителем подразделения общества, — по его указанию.

Особенности обработки документов и иной
корреспонденции в аппарате управления общества
при переписке с зарубежными корреспондентами

4.46. Департамент международного сотрудничества направляет поступившие из экспедиции документы, подлежащие рассмотрению президентом (вице-президентом), в отдел документационного обеспечения для регистрации и доклада в установленном порядке, а документы, не требующие рассмотрения президентом (вице-президентом), — в соответствующие подразделения общества.

4.47. Документы, требующие срочного рассмотрения или затрагивающие специфические вопросы международного сотрудничества в сфере железнодорожного транспорта, начальник Департамента международного сотрудничества может докладывать президенту (вице-президенту) до их регистрации (документы регистрируются отделом документационного обеспечения после доклада).

4.48. Письма с пометкой «Лично», адресованные работникам аппарата управления общества, Департамент международного сотрудничества направляет (без вскрытия конверта) в соответствующее подразделение для вручения адресатам.

4.49. Исходящие документы и иная корреспонденция общества, отправляемая за границу, конвертуется исполнителем и незапечатанной передается в Департамент международного сотрудничества с приложением реестра в 4 экземплярах.

Департамент международного сотрудничества отправляет документы и иную корреспонденцию по указанному реестру через экспедицию.

При отправлении документов и иной корреспонденции, сформированной в пачки, в реестре делается запись «Недозволенных вложений нет», которая заверяется подписью ответственного лица Департамента международного сотрудничества и печатью.

4.50. Пересылку железным дорогам и другим организациям иностранных государств технической литературы и документации в рамках научно-технического сотрудничества осуществляет Департамент международного сотрудничества после оформления в установленном порядке разрешения на ее вывоз.

Пересылка бандеролей и посылок с указанными материалами производится с составлением списков по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти в области связи.

4.51. На пакетах с документами, отправляемыми за границу, адрес указывается на двух языках — русском и языке страны назначения. В случае невозможности написать адрес на языке страны назначения рекомендуется указывать его на английском языке.

На пакетах проставляются номера исходящих документов, другие реквизиты не указываются.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
(ОАО «РЖД»)

14 декабря 2007 г.

N 2355р

РАСПОРЯЖЕНИЕ

О порядке работы с документами в Единой автоматизированной
системе документооборота ОАО «РЖД»

В целях организации в аппарате управления ОАО «РЖД» работы с
документами в Единой автоматизированной системе документооборота
ОАО «РЖД»:
1. Утвердить прилагаемый Временный регламент работы с документами в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД).
2. Начальникам департаментов и управлений, а также руководителям подразделений ОАО «РЖД» — пользователей ЕАСД:
а) организовать работу с документами в ЕАСД с даты внедрения в подразделении этой системы (с прекращением ведения делопроизводства в АС «Документооборот»);
б) установить постоянный контроль за поступлением в подразделение информации в ЕАСД для организации работы с документами в оперативном режиме;
в) обеспечить соблюдение Временного регламента работы с документами в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД).
3. Вице-президентам, начальникам департаментов и управлений обеспечить с внедрением ЕАСД сокращение в аппарате управления ОАО «РЖД» количества документов на бумажных носителях и ускорение их подготовки и согласования.
4. Начальникам Департамента управления делами Ивашкину А.Г. и Департамента информатизации и корпоративных процессов управления Илларионову А.В.:
а) проанализировать по завершении внедрения ЕАСД во всех департаментах и управлениях результаты работы с документами в ЕАСД с учетом замечаний и предложений пользователей ЕАСД внести при необходимости коррективы в организацию функционирования этой системы с целью повышения оперативности и качества работы с документами;
б) организовать совместно с Главным вычислительным центром работу по оказанию пользователям ЕАСД необходимой методологической помощи по эффективному использованию этой системы.
5. Начальнику Департамента управления делами Ивашкину А.Г. подготовить, исходя из результатов ведения делопроизводства в ЕАСД в 2008 году, предложения о внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги».

Президент
ОАО «РЖД»
В.И.Якунин

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО «РЖД»
от 14 декабря 2007 г. N 2355р

ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ
работы с документами в Единой автоматизированной системе
документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД)

1. Общие положения

1. Настоящий Регламент устанавливает временный порядок работы с документами в электронной форме в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД) в аппарате управления ОАО «РЖД».
Настоящий Регламент не распространяется на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную и коммерческую тайну, порядок обращения с которыми регламентируется соответствующими нормативными документами.
2. Ответственными за организацию и соблюдение в подразделениях аппарата управления ОАО «РЖД» (далее — подразделения) порядка работы с документами в ЕАСД, установленного настоящим Регламентом, являются руководители подразделений.
3. Каждый работник, рабочее место которого подключено к ЕАСД, может исходя из должностных обязанностей выполнять одну или несколько ролей в этой системе (руководитель, помощник, исполнитель, регистратор, контролер, экспедитор), которые администратор ЕАСД настраивает индивидуально.
Если руководитель лично в ЕАСД не работает, администратор ЕАСД соответствующим образом настраивает систему на того пользователя (помощника, советника, секретаря, работника службы делопроизводства подразделения), который в этом случае будет работать с документами в системе.
4. При работе в ЕАСД пользователь должен руководствоваться операционными инструкциями, в которых подробно изложены его действия в зависимости от роли (ролей) в этой системе. Инструкции размещены в ЕАСД в разделе «Общие папки».
Консультацию по вопросам работы в ЕАСД можно получить в Единой службе поддержки пользователей информационных систем (АСУ ЕСПП) по тел.2-09-09.
5. Работники подразделения могут быть допущены к ознакомлению с зарегистрированными в ЕАСД документами, если документ:
адресован непосредственно данному подразделению и зарегистрирован этим подразделением;
подготовлен данным подразделением;
подписан руководителем данного подразделения;
поступил в данное подразделение для исполнения согласно резолюции (поручению) или для контроля;
подготовлен другим подразделением и поступил в данное подразделение для ознакомления, согласования или утверждения.
6. Требования Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги» (далее — Инструкция по делопроизводству) по вопросам подготовки и оформления документов, передачи в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами (далее — отдел документационного обеспечения) документов, подлежащих возврату, формирования дел для архивного хранения распространяются на работу с документами в ЕАСД.

2. Регистрация документов

7. Каждый документ регистрируется в ЕАСД только один раз. Регистрационный номер присваивается документу этой системой автоматически.
8. Входящие документы, адресованные президенту и вице-президентам ОАО «РЖД», правлению ОАО «РЖД», а также ОАО «РЖД» без указания конкретного адресата, регистрирует в ЕАСД отдел документационного обеспечения (работник отдела, который выполняет в этой системе роль регистратора). Регистрационный номер состоит из сокращенного обозначения потока документов «Входящие» и порядкового номера их поступления в пределах общего массива этих документов в течение календарного года (например, N ВХ-567).
Если в секретариат президента или вице-президента ОАО «РЖД» поступил не зарегистрированный отделом документационного обеспечения входящий документ, он должен быть передан в этот отдел для регистрации или зарегистрирован секретариатом соответствующего вице-президента в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом.
9. Входящие документы, адресованные подразделениям,
регистрирует в ЕАСД служба делопроизводства подразделения (секретарь или иной работник подразделения, который выполняет в этой системе роль регистратора). Регистрационный номер состоит из сокращенного обозначения потока документов «Входящие», порядкового номера их поступления в течение календарного года и условного (сокращенного) наименования подразделения (например, N ВХ-567/ЦКИ).
10. При регистрации в ЕАСД входящих документов (на бумажном носителе) производится их сканирование (создаются файлы документов).
Для сканирования документов в подразделениях, подключенных к ЕАСД, устанавливаются сканеры (не более двух на подразделение).
Документы, поступившие в электронной форме, регистрируются в ЕАСД без их распечатки.
11. На каждый регистрируемый входящий документ в ЕАСД создается регистрационная карточка (РК), содержащая основные реквизиты документа и отсканированный документ в виде файла. Ход исполнения документа отражается на вкладке РК, именуемой «Иерархия».
12. Исходящие документы за подписью президента и вице-президентов ОАО «РЖД» регистрирует в ЕАСД отдел документационного обеспечения (работник отдела, который выполняет в этой системе роль регистратора). Регистрационный номер документа за подписью президента и вице-президента ОАО «РЖД» состоит из сокращенного обозначения потока документов «Исходящие» и порядкового номера в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года (например, N ИСХ-937).
13. Исходящие документы за подписью руководителей подразделений регистрирует в ЕАСД служба делопроизводства подразделения (секретарь или иной работник, который выполняет в этой системе роль регистратора). Регистрационный номер состоит из сокращенного обозначения потока документов «Исходящие», порядкового номера в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года и условного (сокращенного) наименования подразделения (например, N ИСХ-567/ЦКИ).
14. Приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы и другие организационно-распорядительные документы регистрируются в ЕАСД в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.
15. Докладные записки вице-президентов на имя президента ОАО «РЖД» регистрирует в ЕАСД отдел документационного обеспечения с присвоением регистрационного номера как исходящим документам за подписью вице-президента ОАО «РЖД».
16. Докладные записки руководителей подразделений на имя президента (вице-президента) ОАО «РЖД» регистрирует в ЕАСД служба делопроизводства подразделения с присвоением регистрационного номера как исходящим документам за подписью руководителя подразделения.
17. Документы из подразделения в подразделение направляются только через ЕАСД. Они должны иметь исходящий номер подразделения-инициатора и повторно, как входящий документ, не регистрируются.
18. Работник отдела документационного обеспечения (службы делопроизводства подразделения), регистрирующий документы, после создания РК проставляет на подлиннике документа (если документ на бумажном носителе) регистрационный номер, присвоенный документу ЕАСД.
19. В ЕАСД не регистрируются:
а) первичные учетные документы, в том числе бухгалтерские документы первичного учета, заявки, статистические отчеты, разнарядки, наряды и другие аналогичные документы, не относящиеся к общему делопроизводству, перечень которых составляется руководителем подразделения в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству;
б) бухгалтерская, финансовая, налоговая, статистическая, кадровая и другая специализированная документация, ведение которой осуществляется в соответствии с правилами и требованиями, установленными законодательством Российской Федерации и нормативными документами ОАО «РЖД»;
в) документы, содержащие сведения, составляющие государственную и коммерческую тайну;
г) документы с пометкой «Лично» или с другими аналогичными пометками.

3. Исполнение поручений (резолюций) и создание документов

20. Зарегистрированные отделом документационного обеспечения документы, адресованные президенту ОАО «РЖД», а также ОАО «РЖД» без указания конкретного адресата, передаются (через ЕАСД и на бумажном носителе) начальнику секретариата президента ОАО «РЖД».
Начальник секретариата президента ОАО «РЖД» после рассмотрения таких документов направляет их (через ЕАСД и на бумажном носителе) помощникам президента ОАО «РЖД» для подготовки резолюций президента (первого вице-президента) ОАО «РЖД».
Начальник секретариата (помощник) президента ОАО «РЖД» при направлении в установленном порядке указанных документов (через ЕАСД и на бумажном носителе) в секретариаты старших вице-президентов и вице-президентов ОАО «РЖД» (по вопросам, находящимся в ведении соответствующих вице-президентов) и в подразделения, в ведении которых находятся поставленные в документе вопросы, создает в ЕАСД свои поручения.
Руководители секретариатов (советники) вице-президентов ОАО «РЖД» создают в ЕАСД свои поручения при направлении в установленном порядке в подразделения документов по вопросам, которые находятся в ведении этих подразделений.
21. После подписания президентом (вице-президентом) ОАО «РЖД» резолюции работниками отдела документационного обеспечения (секретариата соответствующего вице-президента) создается в ЕАСД РК поручения, а резолюция (документ с резолюцией) сканируется. РК поручения направляется должностным лицам, указанным в поручении (резолюции). Ответственному исполнителю направляется также подлинник документа с резолюцией.
22. Ответственный исполнитель и соисполнители, получив РК поручения, должны одновременно приступить к работе над документом. При этом для исполнения поручения может быть создан непосредственно в РК поручения проект нового документа (исходящее письмо, приказ, распоряжение или другой организационно-распорядительный документ).
Ответственный исполнитель может для исполнения поручения (резолюции) создать в ЕАСД поручение соисполнителям. Соисполнитель также может создать в ЕАСД поручение исполнителям — работникам своего подразделения.
23. Ответственный исполнитель создает РК исходящего или другого организационно-распорядительного документа, в которой указывает основные реквизиты документа, «прикрепляет» к РК (создает) файл этого документа и направляет проект документа для согласования причастным должностным лицам по маршруту «согласование».
24. Должностное лицо (руководитель), получившее проект документа на согласование, может либо согласовать его без замечаний, либо согласовать с замечаниями.
25. Согласованный без замечаний проект документа автоматически направляется системой по маршруту «подписание».
При получении ответственным исполнителем замечаний (предложений), учет которых в проекте документа требует его повторного согласования, он вновь направляет проект с учтенными замечаниями по маршруту «согласование».
По маршруту «подписание» может быть направлен только документ, прошедший процедуру согласования в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, при этом в РК направляемого на подписание проекта документа должен быть лишь один его актуальный файл.
26. Проект документа, представляемый на подпись (утверждение) президенту (вице-президенту) ОАО «РЖД», распечатывается исполнителем на бумажном носителе (проект письма в двух экземплярах — подписной и визовой).
Проект документа визируется исполнителем документа и руководителем подразделения, подготовившего проект, при этом визы должностных лиц, с которыми согласован проект документа, на нем не проставляются, а указываются лишь их должность, Ф.И.О. и дата согласования (допускается распечатка листа согласования из РК подготовленного документа).
Указанный проект документа передается исполнителем в секретариат президента (вице-президента) ОАО «РЖД» (на бумажном носителе), как это предусмотрено пунктами 4.16 и 4.17 Инструкции по делопроизводству, а также через ЕАСД.
27. Документы, подписанные (утвержденные) президентом (вице-президентами) ОАО «РЖД» и руководителями подразделений, рассылаются:
внешним адресатам и внутренним адресатам, не подключенным к ЕАСД, — на бумажном носителе;
внутренним адресатам, подключенным к ЕАСД, — через ЕАСД.
28. После исполнения поручения (резолюции) президента (вице-президента) ОАО «РЖД» ответственный исполнитель возвращает в отдел документационного обеспечения подлинник документа на бумажном носителе, на котором есть пометка «Подлежит возврату». Документы без такой отметки остаются в подразделении, которое исполнило поручение.

4. Контроль за исполнением документов (поручений)

29. Постановка на контроль документов (поручений) и контроль в ЕАСД за их исполнением осуществляются в соответствии с основными требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству.
30. Работники, на которых возложены функции контроля за исполнением документов (поручений), руководствуются при работе в ЕАСД инструкциями по обработке входящих документов, поступивших на контроль, и по обработке организационно-распорядительных документов, поступивших на контроль в отдел инспекции и контроля.
31. Постановку на контроль в ЕАСД документов (поручений) производят:
в Департаменте управления делами — работники отдела документационного обеспечения, а также работники отдела инспекции и контроля, секретариата президента ОАО «РЖД» и секретариатов вице-президентов ОАО «РЖД», осуществляющие контроль за исполнением соответствующих документов (поручений);
в подразделениях — работники службы делопроизводства.
Работник, на которого возложены указанные функции, создает на основе резолюции, поручения, приказа, распоряжения либо другого организационно-распорядительного документа соответствующую РК поручения.
32. Работник Департамента управления делами, осуществляющий функции контроля, а также должностное лицо, подписавшее резолюцию (поручение) или организационно-распорядительный документ, которые поставлены на контроль, использует ЕАСД для:
просмотра сообщений исполнителя о ходе исполнения поручений (на вкладке РК поручения, именуемой «Маршрут», или на экране — после нажатия кнопки «Сообщения исполнителей»);
создания дополнительных поручений с напоминанием о приближении срока исполнения поручения, находящегося на контроле (упреждающий контроль).
33. Работник службы делопроизводства подразделения, на которого возложены функции контроля:
регулярно просматривает в ЕАСД информацию о поставленных на контроль документах (поручениях), ответственным исполнителем (соисполнителем) которых является данное подразделение, и докладывает руководителю подразделения (по данным исполнителей документов) о документах (поручениях), сроки исполнения которых истекают или истекли;
вводит в ЕАСД данные об исполнителе документа (поручения) — Ф.И.О. и его служебный телефон, а также информацию о ходе исполнения поручения.
34. Работники отдела документационного обеспечения, секретариатов вице-президентов ОАО «РЖД» и исполнители документов (поручений), выполняющие роли контролеров, при переносе (изменении) сроков исполнения поставленных в ЕАСД на контроль документов (поручений), исполнении документов (поручений) и снятии их с контроля, включении дополнительно исполнителей незамедлительно выполняют в ЕАСД соответствующие процедуры.
35. Работник подразделения, выполняющий в ЕАСД роль исполнителя:
систематически знакомится с ведомостью поставленных в ЕАСД на контроль поручений;
регулярно вносит в ЕАСД отчеты о ходе исполнения поручений, удостоверяет (нажатием кнопки «Завершить») исполнение поручения только после выполнения действий, предусмотренных в поручении, которое принято руководителем (подписан или утвержден организационно-распорядительный документ, подписаны письмо или телеграмма, одобрен подготовленный доклад).

Виктор Еремин, руководитель Административно-организационного аппарата ОАО «РЖД»

– Виктор Сергеевич, в этом году ОАО «РЖД» стало участником межведомственного электронного документооборота (МЭДО), обеспечивающего обмен документацией с Администрацией президента РФ, аппаратом Правительства РФ, органами исполнительной власти, другими госорганами и организациями. Что это даёт?

– МЭДО позволяет осуществлять переписку с участниками межведомственного взаимодействия в электронной форме без дублирования на бумажном носителе. Учитывая, что к МЭДО подключено более 200 организаций, повышается прозрачность и эффективность процесса обмена документами за счёт скорости доставки, минимизации затрат на обработку и отправку документов, формализации и упрощения работы с документами. Таким образом, выстраивается единое информационное пространство с участниками межведомственного взаимодействия.

– Что сделано для присоединения к МЭДО?

– Для организации единого информационного пространства было необходимо подключение к МЭДО, где обмен документами осуществляется по единым требованиям, утверждённым приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ и Федеральной службы охраны от 27 мая 2015 года. С марта 2019 года в соответствии с постановлением Правительства РФ от 16 марта 2019 года № 273 функциональными заказчиками – Административно-организационным аппаратом и Департаментом безопасности совместно с Департаментом информатизации и Главным вычислительным центром была организована работа по подключению ОАО «РЖД» к МЭДО. За прошедшее время выполнена большая работа по закупке и монтажу оборудования, созданию узла доступа к системе МЭДО с учётом задания и реализации требований по защите информации, который отвечает за приём и отправку документов по МЭДО, а также выполнены доработки Единой автоматизированной системы документооборота (ЕАСД) ОАО «РЖД», позволяющие принимать и отправлять документы с узла непосредственно в систему и фиксировать уведомления о доставке и регистрации документов.

В декабре 2020 года наша компания официально включена в контур МЭДО. ФСО России подтверждена готовность РЖД к приёму/передаче документов по МЭДО. Осуществление деловой переписки по электронной почте сохраняется для бизнес-партнёров РЖД, не подключённых к ЕАСД и МЭДО.

– Как выглядел процесс обмена документами с Росжелдором до подключения к МЭДО и как выглядит сейчас?

– В Росжелдор и другие организации документы направлялись в бумажном виде посредством Почты России или курьерской службой. Так, до внедрения МЭДО исполнителю документа приходилось звонить в организацию и уточнять информацию о доставке, затем информацию о регистрации документа и исполнителе. Сейчас процесс полностью автоматизирован. Исполнитель в ЕАСД выбирает из справочника абонентов МЭДО необходимую организацию и отправляет документ. После отправки в регистрационной карточке документа в ЕАСД загорается статус документа с жёлтым, свидетельствующий о том, что документ отправлен в организацию. После того как организация получила документ, в ЕАСД поступает соответствующая квитанция и жёлтый статус документа меняется на зелёный. Кроме того, в ЕАСД автоматически поступает информация о регистрационных данных и исполнителе документа.

Единственным условием отправки документа по МЭДО является наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (ЭП) в соответствии с Федеральным законом об электронной подписи 63-ФЗ от 6 апреля 2011 года руководителя на документе.

– Означает ли это, что все руководители ОАО «РЖД» должны при подписании документов, отправляемых по МЭДО, использовать только ЭП?

– Да, все руководители РЖД для осуществления переписки с организациями, подключёнными к МЭДО, должны использовать только ЭП. Сегодня более 60 организаций направили в РЖД письма о готовности получать документы по МЭДО и с просьбой не направлять им документы иным способом. В частности, такое письмо получено от аппарата Правительства РФ, с которым с 1 февраля 2021 года документооборот осуществляется только по МЭДО.

– Как изменился процесс получения документов от организаций-участников межведомственного взаимодействия?

– Как я уже сказал, до подключения к МЭДО документы поступали в бумажном виде и проходили предварительный учёт и распределение по подразделениям РЖД. Они два раза в день получали документы и осуществляли их регистрацию в ЕАСД. Регистрация представляла собой заполнение атрибутов регистрационной карточки, проставление на бумажном носителе регистрационного номера в ЕАСД и сканирование документа, который мог быть многостраничным. Картинки, фотографии и сброшюрованный материал не загружался в ЕАСД, а передавался исполнителю.

Сейчас документы, отправленные в адрес РЖД по МЭДО, поступают в ЕАСД в раздел «МЭДО». Он содержит набор папок и формируется у подразделений, получивших входящий документ по МЭДО. Открыв документ, регистратор подразделения видит полностью заполненную регистрационную карточку и вложенные файлы, включая картинки, фотографии и многостраничные документы. Регистратору остаётся только присвоить номер документу и направить его на решение руководителю.

После регистрации организация, отправившая документ, автоматически получает информацию о его регистрационных данных. Кроме того, не требуется размещать бумажный вариант документа в архиве, тем самым высвобождаются стеллажи для хранения документов – как входящих, так и исходящих. Все поступившие и отправляемые по МЭДО документы хранятся в электронном архиве ЕАСД.

С января по февраль 2021 года по МЭДО получено и обработано более 800 электронных документов.

– Переход на электронный деловой внутренний документооборот в РЖД был осуществлён в 2007 году, когда была внедрена ЕАСД, функциональным заказчиком и распорядителем которой является Административно-организационный аппарат. Какие результаты дало введение внутреннего ЭДО?

– Внедрение ЕАСД в 2007 году позволило выстроить единое информационное пространство в РЖД, автоматизировать все процессы общего делопроизводства. В 2007 году был сделан большой шаг от систем учёта и контроля документов к электронному документообороту, позволившему в электронной форме осуществлять согласование, подписание и сквозной контроль документов, а также их передачу внутри компании в электронной форме, создан электронный архив документов.

Вместе с тем создано рабочее место руководителя (РМР) для планшетов и работы на стационарном компьютере и ноутбуке. РМР имеет упрощённый и удобный интерфейс, учитывающий специфику мобильных устройств, для того чтобы руководитель, где бы он ни находился, мог без лишних усилий давать поручения и принимать решения по документам.

Совместно с Центральной станцией связи мы выполнили проект по внедрению технологии безбумажной передачи телеграмм и факсов посредством ЕАСД. Сегодня они передаются в электронной форме. ЕАСД – мощный программно-технический комплекс, обеспечивающий эффективный сквозной процесс ЭДО на всех уровнях компании – от руководящего до линейного. Сейчас в системе работает более 120 тыс. активных пользователей. По масштабу внедрения ЕАСД является одной из крупнейших автоматизированных систем РЖД.

– Будет ли модернизироваться ЕАСД?

– В программу цифровизации 2021–2022 годов включена работа по созданию ЕАСД-2 с учётом задания и реализации требований действующего законодательства РФ и нормативных документов в области защиты информации. Функциональные требования на ЕАСД-2 учитывают все современные технологии, применяемые в сфере электронного документооборота, такие как роботизация процессов, применение искусственного интеллекта при регистрации документов, их классификации, маршрутизации и поиске, а встроенные шаблоны позволят автоматически учитывать правила оформления документов, установленные в компании. Также планируется создать робота-помощника, обучающего пользователей работе в ЕАСД-2.

К ЕАСД-2 планируется подключать подразделения РЖД, а также бизнес-партнёров холдинга для обмена документами. Таким образом, документооборот с внешними организациями, включая участников МЭДО, будет в целом электронным.

Беседовал Александр Зубов