Пять задач в руководстве

Руководитель ― это идейный вдохновитель, мотиватор, лицо компании. Он должен уметь правильно расставлять приоритеты и делегировать полномочия. В его обязанности не входит выполнение задач по узкоспециализированным направлениям, например, бухгалтерская деятельность. Грамотный управленец распределяет такие функции между квалифицированным персоналом, но сохраняет контроль над выполнением поручений. Делегирование позволяет не тратить время на рутинные задачи, а ставить перед собой глобальные сложные цели, анализировать общую ситуацию на рынке, масштабировать компанию.

Основные задачи руководителя

Перечень обязанностей зависит от типа и размера организации. Если это небольшая компания, где начальство выполняет функции отдела продаж, закупок, рекламы, бухгалтерии, то список работы будет огромным. Но в крупных компаниях, в которых функционирует несколько отделов, отвечающих за определенную сферу деятельности бизнеса, есть перечень основных обязательств, которые выполняют все топ-менеджеры.

1. Организация выполнения.

Чтобы работа была выполнена качественно и в срок, от руководителя требуется грамотная организация по выполнению всех процессов. Для этого крупные задачи делятся на несколько небольших, каждая из которых делегируется ответственным лицам, квалифицированным в данном вопросе.

Организация выполнения ― одна из главных, но сложных целей. Управленец должен выстроить систему работы компании таким образом, чтобы бизнес не застаивался, а постоянно рос и развивался в соответствии с требованиями современного рынка. Для этого выполняются мелкие функции:

• назначаются ответственные лица;
• расставляются приоритеты;
• решается вопрос о привлечении посторонних людей или материалов в производственный процесс;
• задачи разделяются в соответствии с квалификацией сотрудников.

Эта задача направлена на организацию работы предприятия, создание условий для успешного завершения проектов. Ее выполнение занимает довольно много времени, но для перспективы развития компании она очень важна.

2. Распределение обязанностей.

Управленцы, которые не умеют распределять обязанности, перегружают сами себя. Это негативно сказывается на эффективности работы и здоровье. Нельзя рассчитывать на то, что сотрудники самостоятельно будут назначать себе задания и их распределять.

Делегирование обязанностей входит в задачу «организация выполнения», но часто игнорируется руководителями. Это приводит к снижению продуктивности труда персонала и компании в целом.

3. Обеспечение взаимодействия.

Важно грамотно обеспечивать взаимодействие коллег друг с другом, а также начальства с подчиненными. Только в слаженном коллективе, где сотрудники умеют выстраивать конструктивный диалог между собой и работать в тандеме, есть высокая эффективность выполнения целей.

Не менее важен рабочий контакт руководителя и подчиненных. От начальства требуется создание условий для взаимодействия всех сотрудников компании, чтобы персонал не боялся обращаться к директору напрямую по важным вопросам, если это помогает развивать бизнес. Управленец должен проводить беседы с каждым специалистом тет-а-тет, интересоваться его желаниями, намерениями, проблемами. Понимать общий настрой коллектива, чтобы предотвращать конфликтные ситуации в самом начале.

При реализации этой задачи важны совещания и собрания, на которых сотрудники могут рассказать о своих идеях и мыслях по поводу развития компании. В такой обстановке управленец может увидеть, насколько слаженно работает его команда.

4. Контроль межличностных отношений.

Во время работы между подчиненными могут возникать конфликты, что неблагоприятно сказывается на выполнении плана. От начальства требуется сохранение нейтральных межличностных отношений, чтобы они не становились слишком напряженными или, наоборот, чрезмерно теплыми. Здоровая конкуренция идет на пользу компании ― специалисты работают над саморазвитием, претендуя на более высокую должность, проходят тренинги, обучения, проявляют инициативу и активность.

Конфликты приводят к текучке штата, к частой смене специалистов. У персонала наблюдается плохое настроение, нежелание работать. Даже при лояльном начальстве такие взаимоотношения сотрудников не идут во благо компании, а рушат выстроенную систему.

Когда коллеги становятся друзьями, между ними возникают хорошие отношения, они с удовольствием идут на работу, не стремятся уволиться, но могут прикрывать друг друга и утаивать информацию от руководства. Поэтому начальника должен создать границы взаимоотношений, за рамки которых выступать нельзя.

5. Анализ результатов.

Не все управленцы могут объективно оценивать собственную работу. Это приводит к серьезным проблемам ― то, что делается неправильно, считается единственно возможным вариантом. Руководители не хотя признавать ошибки, ищут причину неудачи в другом: в действиях сотрудников, партнеров, общей ситуации на рынке. Чтобы компания была конкурентоспособной и активно развивалась, начальству нужно научиться проводить анализ результатов. Он включает оценку своих действий и функционирования проектов, выявление причин их неудачного завершения.

6. Аудит.

Работа любого руководителя связана с аудитом эффективности процессов. Он проводится с целью выявления путей решения поставленных задач, для оценки развития конкурентов, поиска способов собственного развития. Заниматься аудитом должно первое лицо компании, поскольку в его интересах повысить престиж организации и вывести ее на новый уровень.

Обязанности руководителей при многоступенчатой системе управления

Многоступенчатая система управления ― когда начальники есть на каждом уровне, соответственно, задачи у менеджеров будут разными. Если взять в пример ресторан, то руководитель высшего звена ― это владелец сети ресторанов, среднего звена ― директор конкретного ресторана, низшего ― администратор смены.

Руководители высшего звена

Основная задача главного начальника ― это определение целей и миссий компании. Он должен построить грамотную систему управления, выявить направление работы организации, а также представлять интересы организации в проверяющих органах.

Руководители высшего звена берут на себя ответственность за переговоры с партнерами и принятие решений по заключению контрактов. Также они отвечают за соглашения с поставщиками, найм топ-менеджеров.

Работа топ-менеджера заключается в том, чтобы анализировать, исследовать, думать, наблюдать. На производстве он появляется редко, закупкой оборудования и сырья не занимается. Он постоянно в командировках, на совещаниях с партнерами и потенциальными клиентами, поэтому у младшего персонала может складываться впечатление, что генеральный директор не работает.

На самом деле он несет огромную ответственность за работу всех подразделений и направлений ― производство, персонал, пожарную и экологическую безопасность, налоги, бухгалтерию, связи с общественностью, репутацию.

Руководители среднего звена

К ним относятся начальники отделов. На крупном предприятии их много: за каждую сферу отвечает один директор (бухгалтерия, отдел закупок, отдел продаж, отдел рекламы). Руководителей среднего звена нанимает генеральный директор или владелец бизнеса. От них требуется исполнительность, инициативность, отличное знание той сферы, в которой они работают, практический опыт, лидерские и коммуникативные навыки.

Обязанности начальника отдела:

• получение указаний от вышестоящего руководства;
• распределение задач и выдача их подчиненным;
• соблюдение техники безопасности в том отделе, в котором они руководят;
• контроль состояния вверенного им имущества и оборудования;
• найм сотрудников в свой отдел;
• участие в совещаниях;
• участие в переговорах с контрагентами и поставщиками.

На этом уровне находятся топ-менеджеры, которые отвечают за выполнение плана перед генеральным директором, а у них в подчинении находятся начальство низшего звена.

Руководители низшего звена

К ним относятся бригадиры, старшие кассиры, начальники смены, мастера и другие должности, в подчинении которых находится определенная группа людей. Это орган исполнительной власти, отвечающий за правильное исполнение приказов руководителей высшего и среднего звена.

Специалисты на этой ступени в большинстве случаев участвуют в работе, как и подчиненные. Но несут больше ответственности и, соответственно, имеют более высокую зарплату. Таких начальников несколько в одном отделе, что позволяет сохранять здоровую конкуренцию на предприятии.

К их задачам относится:

• получение поручений от топ-менеджеров среднего и высшего звена;
• контроль персонала ― его работы, соблюдения должностной инструкции, техники безопасности;
• ведение табеля выхода на работу при отсутствии автоматической системы контроля;
• общение с клиентами, если работа компании связана с обслуживанием людей;
• ведение заказов, контроль остатков сырья и состояния инвентаря.

Как правило, руководители низшего звена не участвуют в кадровых вопросах ― они не нанимают и не увольняют персонал. Но вправе посодействовать в назначении премии лучшим работникам или наказании провинившихся коллег.

Задачи для успешной работы руководителя

От руководителя зависит успех компании, поэтому от него требуется постоянное саморазвитие, анализ рынка и компании, грамотное выполнение поставленных задач. И некоторые из них влияют конкретно на развитие лидерских качеств.

• Делегирование полномочий. Если руководитель будет выполнять работу своих подчиненных, то о сохранении лидерства можно и не думать. Компания получит неквалифицированных специалистов, во главе которых уставший, раздраженный начальник, не умеющий разделять обязанности.
• Управление подчиненными. Чем выше должность, тем меньше ценится работник как специалист. Его задачей становится управление персоналом. Выполнение ее тесно связано с продвижением компании и увеличением прибыли. Если коллектив работает слаженно, каждый выполняет задания по силе и в соответствии с профессиональными навыками, то половина успеха гарантирована.
• Мотивирование подчиненных. Директор должен продумать систему мотивации ― поощрения, награждения, депремирования. Но важна не только финансовая сторона, но и моральный настрой. Если команда не переживает за успехи компании, не готова вкладывать «душу» в ее развитие, то эффективность работы будет сильно страдать. Поэтому от начальства требуется создание правильной мотивации для персонала.
• Решение конфликтов. В случае возникновения проблемных ситуаций руководитель должен предпринять меры по его устранению.
• Сохранение хороших взаимоотношений. Это повышает эффективность и продуктивность работы, позволяет избежать коллективного настроя против директора.
• Поддержка специалистов. У руководителя должен быть заместитель или человек, способный выполнять его работу во время отпуска, больничного. Это еще одна причина грамотно делегировать задачи, поскольку в отсутствии управленца команда может столкнуться с тем, что делать работу некому, раздать указания никто не может. Это сильно снижает продуктивность и становится причиной конфликтов.

Такие основные задачи, которые стоят перед руководителем, нужны для сохранения лидерских позиций. Они выполняются на постоянной основе, требуют внимательности, целеустремленности и профессионализма.

Задачи, возникающие в реальных условиях бизнеса

В процессе работы гендиректор делает определенные функции ежедневно. Некоторые из них выполняются единожды, но в долгосрочной перспективе. При этом руководству необходимо находиться в нескольких ролях одновременно. Он выступает:

• исполнителем, ответственным за выполнение поручений вышестоящего начальства;
• стратегом, который заботится о перспективах и развитии бизнеса;
• наставником и психологом, который помогает своим подчиненным развиваться, получать новый опыт и знания;
• представителем, действующим в интересах компании;
• мотиватором, заряжающим персонал на работу.

Руководитель, грамотно исполняющий все эти роли, становится образцом для подражания, его уважают, ценят, а компания успешно развивается. В реальных условиях бизнеса начальство должно:

• Ставить цели и стремиться к ним. Без целей компания не может существовать. Цель должна быть одна основная, в долгосрочной перспективе исполнения (например, увеличить прибыль в 3 раза или выйти на международный рынок). Также обязательно наличие нескольких подцелей, на достижение которых отводится несколько месяцев.
• Создавать команду профессионалов. При трудоустройстве специалистов начальник должен обращать внимание не только на опыт и образование кандидата. Потенциальный работник должен нравиться, особенно если речь идет о приближенных к руководителю должностях. Лучше, чтобы его ценности совпадали с корпоративной культурой и политикой компании.
• Правильно расставлять приоритеты. Руководитель должен уметь это делать, выделяя основные цели и задачи, которые требуют незамедлительного решения. Очень важно умение быстро принимать решения, что позволит компании выходить из любой сложной ситуации без неприятных последствий.
• Анализировать бизнес. Руководитель не должен зацикливаться на своих ошибках ― их допускают все. Ошибки позволяют учиться на собственном опыте, чтобы избежать их в следующий раз. И для этого нужно регулярно анализировать бизнес, выполненные задания, реализованные проекты.
• Постоянно повышать качество продукции. Еще одна важная задача ― регулярно развиваться и стремиться к лучшему. Если сейчас потребителю нравится качество продукции, то стремительные изменения на рынке и огромная конкуренция могут всё изменить. Поэтому качество, внешний вид и ассортимент в целом не должны стоять на месте.
• Баланс работы и жизни. Важный момент ― управленец, отдающий все свое свободное время работе, рискует остаться одиноким, несчастным, выгоревшим. Успех компании во многом зависит от успешности ее лидера, поэтому начальник должен уметь отдыхать, строить личную жизнь, качественно проводить время с семьей и друзьями, заниматься хобби и спортом.

По долгу службы у руководителей много задач. Большинство из них очень интересные, хоть и требуют огромной ответственности, вложения сил, времени, профессионализма. Но в качестве вознаграждения выступает уверенный рост компании, увеличение прибыли, довольный и лояльный персонал.