Разработка инструкций необходимых подчиненным для выполнения задач является формой работы

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ. 25.03.2020

ТЕМА: «ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ МЕНЕДЖМЕНТА. МЕНЕДЖЕР, ЕГО РОЛИ»

Практические задания.

Выполняются письменно с указанием задания и ответа на него.

1. Укажите общие черты и различия менеджмента и предпринимательства.

Общие черты:

1. преследуют цели, поставленные перед предприятием

2. применяют определённые способы управления

3. планируют, координируют и контролируют деятельность работников предприятия

4. работают на свой страх и риск

Общие различия:

1. стратегическая ориентация

2. позиция в рыночной экономике

3. осуществление замысла

4. использование ресурсов

5. форма привлечения ресурсов

6. организационная структура

2. Сформируйте перечень характеристик менеджера, необходимых для эффективного выполнения функций менеджмента (согласно классификации А. Файоля или современной классификации).

Анализ

Планирование

Организация

Мотивация

Координация

Руководство

Контроль

3. Сформируйте перечень характеристик менеджера, необходимых для эффективного выполнения его ролей (согласно классификации ролей менеджера Г. Минцберга).

 • межличностные;

a. роль главного руководителя;

b. роль лидера;

c. роль связующего звена.

• информационные;

a. роль приемника информации;

b. роль распространителя информации;

c. роль представителя.

• связанные с принятием решения.

a. ведущего переговоры;

b. устраняющего нарушения;

c. распределителя ресурсов;

d. предпринимателя.

Упражнение «Паутинка»

Варианты заданий для поиска взаимосвязи (выберете 2 из предложенных на свое усмотрение и запишите задание и ответы):

менеджер и артист;

управление и игра;

эффективность и страх;

совесть и менеджмент;

цель и ответственность.

 Тест «Общие понятия менеджмента. Роли менеджера»

 1. Совокупность принципов, методов и форм управления, позволяющих выполнить поставленные задачи наиболее рациональным путем, – это:

3) менеджмент;

 2. Совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует некоторую целостность, единство: 1) структура;

2) система;

3. Назовите характеристики, соответствующие понятию «менеджер»:

1) человек прошедший специальную подготовку (профессиональный управляющий);

4. Назовите синоним слова «менеджер»:

4) управленец.

 5. Выберите роли менеджера в организации согласно классификации Г. Минцберга:

1) проводник (передача информации, рассылка, звонки);

2) лидер;

4) связующее звено;

5) предприниматель;

6) распределитель ресурсов;

7) участник переговоров.

6. Человек, окончивший вуз, получивший определенную специальность, высоко квалифицированный работник – это:

1) специалист;

 7. По Г. Минсбергу, к ролям менеджера относится все, кроме:

6) ведущего отчетности.

 8. Человек, владеющий собственным предприятием, управляющий его работниками, заключающий сделки на покупки сырья и комплектующих, продажу готовой продукции, по характеру своей деятельности является:

2) бизнесменом;

 9. К базовым функциям менеджмента относится все, кроме:

3) информирования;

 10. Вид деятельности менеджера, характеризующийся выявлением негативных причин, «болезней предприятия»:

3) диагностическая;

11. Процесс формулирования целей и задач организации относится к функции:

3) планирования;

 12. Система связей и полномочий, объединяющая людей для

достижения целей организации, называется:

2) организационной структурой;

 13. Разработка инструкций, необходимых подчиненным для

выполнения задач, является формой работы:

4) методической;

 14. К аналитико-исследовательской деятельности менеджера

не относится:

4) выделение и решение первоочередных задач.

 15. Знание предпосылок банкротства относится к деятельности менеджера:

3) коммерческо-экономической;

 16. Г. Минцберг выделяет следующие роли, кроме:

2) внутриличностных;

 17. Обеспечение взаимодействия всех лиц и осуществление

действий, направленных на достижение единых целей предприятия,

называется:

2) согласованием;

Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний.  Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.

Виды руководящих документов 

При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).

Что такое руководство и зачем оно нужно? 

Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.

Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.

Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?

Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?

И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.

После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.

Структура руководства для работников подразделения 

Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.

Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).

Раздел «Общие положения» 

Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:

1. Назначение (цель) документа.

2. Область применения.

3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).

4. Связанные документы, локальные нормативные акты.

5. Глоссарий (термины и сокращения).

6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.

Назначение (цель) документа 

В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:

1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.

Также можно использовать такую формулировку:

1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.

Область применения 

В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:

Нормативные ссылки (или нормативные документы) 

Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.

Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом:

Начальник поручил моему коллеге составить самостоятельно должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.

Когда к работе коллеги появились замечания, выяснилось, что инструкция состояла из общих фраз и применить ее к конкретному человеку было нельзя. Поэтому сначала пришлось переделывать инструкцию, чтобы впоследствии было за что его наказывать.

Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции самостоятельно и разобрался, что в них точно должно быть.

Что такое должностная инструкция

Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.

Для каких целей используется

Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.

В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.

Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.

Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.

Например, начальник говорит: «Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его». Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю. За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.

Но точно так же эта должностная инструкция защищает интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно смело наказывать.

Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали. Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.

А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:

1. Ее можно использовать в суде в качестве доказательства.
2. Обе стороны трудовых отношений четко знают, кто, кому и что именно обязан. А значит, улучшается взаимодействие.
3. Проще обучать новичков. Можно просто распечатать инструкции и раздать вновь принятым. Если они что-то забудут, могут просто открыть и прочитать.
4. Если в компании есть должностные инструкции на весь штат работников, порядка в работе будет больше. Работники точно знают, что от них ждет руководство. А если забудут, всегда можно перечитать инструкцию.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Должностные инструкции или регламенты обязательно должны быть у госслужащих, например у работников федеральных министерств и ведомств, сотрудников местных муниципалитетов и военнослужащих.

Кто разрабатывает

Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.

Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.

Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.

Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.

Секретарь обычно скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же. Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.

Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.

Форма представления и как оформить в соответствии с гостом

Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.

Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции.

Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.

Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:

От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.

Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.

Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:

1. Название организации так, как оно указано в регистрационных документах.
2. Наименование документа.
3. Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.
4. Дата составления документа.
5. Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов.

Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.

Классификация

Существуют два вида должностных инструкций:

1. Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
2. Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.

Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.

Допустим, в условной организации работают два секретаря — Света и Наташа. У Светы главная обязанность — готовить ответы на запросы в разные ведомства. Поэтому в ее должностной инструкции подробно прописано, в какой срок она должна подготовить ответ, как она должна его отправить — электронным или заказным письмом — и в какое время она может уйти с работы на почту для отправки писем.

Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.

А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься. А все штукатуры распишутся. В таких случаях могут делать специальную ведомость ознакомления, которая будет приложением к должностной инструкции.

Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.

Содержание должностной инструкции

Исторически сложилось, что должностную инструкцию разбивают на разделы. Это требование нигде не предусмотрено, но так ее легче воспринимать. Обычно в ней встречаются следующие разделы.

Заголовок. Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или любое другое. Еще там указывают наименование структурного подразделения и наименование должности — так, как они указаны в штатном расписании организации. Если должностная инструкция составлена для конкретного человека, обязательно указывают его фамилию, имя и отчество.

Задачи, функции и обязанности. В этом разделе приводится детализированный список должностных обязанностей работника. Чем подробнее и детальнее они перечислены, тем легче спросить с работника за их выполнение. Можно описать каждую операцию, из которых складывается работа, и установить сроки их выполнения.

Должен знать. Здесь перечисляются требования к знаниям работника. Можно указать, что он должен знать конкретный санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.

Ответственность. Чтобы правильно заполнить этот раздел, пишите ответы на вопрос, за что отвечает человек. Например: за качественную работу подразделения, за соблюдение графика и срока поставок, за написание статьи без ошибок.

Отвечать на вопрос, какую ответственность несет сотрудник, неправильно. Конечно, можно написать, что он несет дисциплинарную ответственность, но он несет ее и так — по трудовому кодексу. Дублировать это в должностной инструкции необязательно.

Взаимодействие. В этом разделе пишут, к кому работник может обратиться и по каким вопросам, кому он подчиняется, чьи распоряжения он обязан исполнить.

Порядок утверждения должностной инструкции и ее подписание

Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.

А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.

Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, что есть в этой инструкции.

Порядок внесения изменений

Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Чаще всего именно работодатель является инициатором внесения изменений в должностную инструкцию. Например, он решает, что работник мало работает, и добавляет ему несколько пунктов.

Распространенные ошибки

Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.

Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.

Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.

Фразы, которые часто используются в должностных инструкциях: перевод с канцелярита на человеческий

Канцелярит	Перевод на человеческий
Обеспечить высокий уровень работы…	Написать 10 статей в месяц объемом не менее 15 000 знаков на темы, которые предложит редактор
Регулярно проводить проверки…	Проводить проверку не позднее 15 числа каждого месяца, по результатам составить справку на имя начальника
Наметить увеличение…	Производить не менее 300 письменных столов в месяц
Осуществлять комплекс мер по устранению недостатков…	По недостаткам, которые выявятся в ходе проверок, в срок не позднее 10 дней составить план. Написать, как их устранить, перечень мероприятий, сроки их исполнения и ответственных лиц
Проводить линию на увеличение производительности…	Ежемесячно представлять руководству предложения, как увеличивать производительность
Усилить, ускорить, воспрепятствовать, углубить, укрепить, содействовать, неукоснительно контролировать, всемерно развивать, исключить случаи, продолжить ускоренный рост и совершенствование, наметить осуществление крупных мер…	Такие фразы в должностной инструкции — непереводимая игра слов. Лучше их вообще не использовать

Хорошая должностная инструкция всегда отвечает на вопрос, что делает человек. Пример хороших формулировок: сажает деревья, копает ямы, соблюдает технику безопасности, ведет учет на производстве. Если все-таки хотите написать про контроль, укажите, как именно будет проводиться контроль. Например, можно обязать сотрудника чаще выезжать с проверками в подчиненное подразделение и разработать график выездов. Чтобы что-то ускорить, напишите, какие мероприятия нужны. Например, нанять дополнительных сотрудников, разработать новый процесс.

Вот пример формальной подготовки должностной инструкции руководителя учебного заведения. Написана она таким образом, что и работник, и работодатель могут толковать ее по-своему.

Нюансы подготовки

У ИП. Предприниматель — сам себе руководитель. Составлять для самого себя инструкции нет смысла. ИП может сам определять объем работы, внутренние документы ему не нужны — наказать самого себя за неисполнение он все равно не сможет.

Например, кассир замещает бухгалтера во время его отпуска или больничного, заместитель выполняет работу директора во время командировки. За это им устанавливают доплату. Но и ответственность повышается — человек отвечает за работу не только по своей должности, но и по той, что он совмещает.

Хранение

Как правило, подписанный экземпляр должностной инструкции хранится у работодателя — в кадровом подразделении или в подразделении делопроизводства. Работодатель имеет право самостоятельно определять место хранения — никаких ограничений для этого не установлено.

Срок хранения должностных инструкций — не менее трех лет после замены новыми или после увольнения работника. Индивидуальные должностные инструкции сотрудников должны храниться 75 лет.

Образцы должностных инструкций

Готовые образцы должностных инструкций можно скачать в правовых системах «Гарант» или «Консультант-плюс». Но не всегда это оптимальное решение.

Правовые базы и поисковики знают все, но как организована работа на конкретном предприятии — не имеют ни малейшего понятия. Поэтому чтобы составить грамотную должностную инструкцию, часто достаточно просто посмотреть со стороны, чем занимается работник в течение дня и что он делает.

Запомнить

1. Должностная инструкция не является обязательным документом.
2. Грамотно составленная должностная инструкция может помочь и работнику, и работодателю.
3. Не стоит переписывать в должностную инструкцию все нормы из кодексов и законов.
4. Избегайте в инструкции общих фраз и выражений.

19.01.38

Для чего нужна должностная инструкция

Должностная инструкция, являясь одним из основных локальных нормативных актов, регулирующих взаимоотношения между работником и работодателем, тем не менее, не удостоилась внимания законодателя. О ней не было упоминания в российском КЗоТе. В Трудовом кодексе РФ она также не названа, но, несомненно, именно ее имеет в виду законодатель в числе «иных локальных актов, непосредственно связанных с трудовой деятельностью работника», обязательных для ознакомления под роспись каждого поступающего на работу (ч. 3 ст. 68 ТК).

Закон не предусматривает обязанности работодателя по разработке и утверждению этого документа. Однако факт обязательного ознакомления с ним работника при приеме на работу, во-первых, свидетельствует о необходимости принятия должностных инструкций по каждой должности, закрепленной штатным расписанием, а, во-вторых, об обязанности работодателя знакомить работника с ней в случаях изменения трудового договора и при временном исполнении обязанностей по другой должности.

Правовая природа и значение должностной инструкции

Должностная инструкция – составная часть документально оформленных трудовых отношений; это документ, лаконично и доступно описывающий все необходимые и достаточные условия исполнения сторонами трудового договора в части использования умения, навыков и опыта работника с наибольшей пользой для каждой из сторон.

Должностные инструкции выполняют организационные, регламентирующие и регулирующие функции. Они призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда.

Принятие должностных инструкций способствует достижению различных целей, среди которых можно выделить общие и специальные. К общим относятся рациональное разделение труда, правильный подбор кадров, их расстановка и использование. Среди специальных целей отметим обеспечение объективности при аттестации работника, его поощрении или наложении на него дисциплинарных взысканий.

С помощью должностных инструкций легко проследить «цепочку» ответственности. Почти любая бухгалтерская ошибка, как правило, является следствием неверных действий не только конкретного исполнителя, поскольку одни работники эти действия обеспечивают исходными данными, другие планируют процесс работы и его результаты, третьи увязывают эти действия и ожидаемые результаты с действиями и результатами работы других служб и подразделений. Поэтому в случае совершения дисциплинарного проступка, т.е. неисполнения или ненадлежащего исполнения работником возложенных на него трудовых обязанностей по его вине (ч. 1 ст. 192 ТК РФ), следует, прежде всего, обратиться к тексту инструкции, чтобы выяснить, нарушение каких обязанностей допустил работник и входили ли они вообще в перечень вменяемых ему обязанностей. В случае отсутствия у работника обязанности совершать те или иные действия дисциплинарная ответственность исключается.

Должностные инструкции – необходимое и действенное средство управления персоналом. Их наличие позволяет:

исключить дублирование функций при выполнении определенных видов работ;

обеспечить взаимодействие сотрудников, занимающих разные должности, при решении производственных и управленческих задач;

дать объективную оценку деятельности работника при решении вопроса о соответствии занимаемой должности, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов;

обосновать необходимость наложения взысканий при невыполнении или некачественном исполнении работником возложенных на него трудовых обязанностей.
Говоря о правовой природе должностной инструкции, прежде всего отметим такие ее качества, которые непосредственным образом связаны с личностью работника, с защитой его прав и интересов в процессе трудовой деятельности, с его воспитанием в процессе труда.
Итак, во-первых, должностная инструкция – это руководство для самого работника. Она содержит информацию о том, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты его труда. Она предоставляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности.

Во-вторых, должностная инструкция – основа для установления оценки результатов трудовой активности работника и принятия решения о судьбе его трудового договора (повышение по должности, перевод, перемещение, увольнение, зачисление в резерв руководителей, направление на дополнительное обучение и т.п.).

В-третьих, должностная инструкция опре­деляет профессиональный образ работника в соответствии с трудовой функцией, т.е. устанавливает требования для занятия конкретного рабочего места. Конечно, в нее допустимо включать только требования, посвященные деловым качествам работника, т.е. связанные с наличием:

1) профессионально-квалификационных качеств, т.е. установленных централизованными требованиями по определенной профессии, специальности, квалификации или закрепленных работодателем в виде трудовых навыков и умений (владение одним или несколькими иностранными языками, работа на компьютере в качестве персонального пользователя, машинописная скорость и др.);

2) личностных качеств (состояние здоровья, уровень образования, стаж работы, внешний вид, интеллектуальный уровень, черты характера и способности);

3) иных требований (например, наличие гражданства РФ для государственных служащих).
При этом недопустимы ограничения и преимущества, связанные с полом, расой, цветом кожи, национальностью, языком, происхождением, имущественным, семейным, социальным и должностным положением, возрастом, местом жительства, отношением к религии, политическими убеждениями, принадлежностью к общественным объединениям и другими социальными свойствами личности, не имеющими отношения к деловым качествам работника (ст. 3, 64 ТК РФ). Составленная подобным образом должностная инструкция позволит избежать споров в ситуациях, когда на одно рабочее место имеется несколько претендентов. Работодатель вправе выбрать того работника, который в наибольшей степени соответствует требованиям, установленным инструкцией.

В-четвертых, с помощью должностной инструкции можно отказать в трудоустройстве лицам, которые по своим деловым качествам не «вписываются» в ее параметры или были уволены из предыдущей организации по отрицательным мотивам, за нарушения трудовой дисциплины. Таким бывшим работникам, по нормам трудового права, нельзя отказать в приеме на работу при наличии у них должных профессиональных качеств. Но в этих ситуациях инструкция может прийти на помощь работодателю, если в ней заложены такие деловые критерии для занятия должности, которые у нанимающегося отсутствуют.

В-пятых, должностные инструкции используются при определении стоимости рабочей силы, иными словами, при разработке локальных положений об оплате труда. При этом учитываются различные параметры, содержащиеся в инструкции: квалификационный разряд, совмещение профессий (должностей), сложность работ, условия их выполнения, наличие полной материальной ответственности и т.п. В-шестых, в случае индивидуального трудового спора, связанного прежде всего с соответствием работника занимаемой должности, комиссия по трудовым спорам или суд всегда руководствуются данным организационно-правовым документом.

Правовые основы разработки и принятия должностных инструкций

Правовое регулирование должностных инструкций относится к сфере нормотворчества федеральных органов исполнительной власти. Основаниями для разработки должностных инструкций являются два ведомственных ак­та: Единый тарифно-квалифицированный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (КСД).

ЕТКС, утв. Постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 31 января 1985 г. №31/3–30 (в ред. от 17 апреля 2009 г. №199), обычно несколько раз в год подвергается изменениям и дополнениям и представляет собой систематизированный перечень работ и профессий по видам производств. Имеются и общие профессии для всех производств. Значение ЕТКС состоит, во-первых, в том, что с его помощью квалификационной комиссией в пределах сложности работ, имеющихся в организации, устанавливается тарифный разряд работника. Причем присвоение высоких разрядов ограничено их лимитом в организации. Во-вторых, используя ЕТКС, все имеющиеся в организации работы распределяются по соответствующим разрядам.

КСД утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37 (в ред. от 29 апреля 2008 г. №200) и содержит по каждой должности три раздела: «должностные обязанности», «должен знать» и «требования к квалификации». Он необходим для правильного наименования должностей, для определения круга обязанностей руководителей и служащих и для составления должностных инструкций.

Анализ этих двух правовых источников позволяет выделить следующие недостатки:
отсутствие указаний на необходимый уровень образования для занятия от­дельных должностей;
недостаточность требований научно-технического прогресса, научной организации труда, а также возрастающих требований к качеству продукции и соответствию международным стандартам;

разряды работ установлены по их сложности, как правило, без учета условий труда.

Эти упущения приводят к тому, что при разработке должностных инструкций часто приходится действовать методом проб и ошибок. Бурное развитие рыночных отношений порождает множество новых профессий, которых нет в справочниках, поэтому на производстве приходится придумывать название должности, требования к ней, квалификационные обязанности и др.

Отрадно, что справочники не навязывают работодателям обязательность своих характеристик по должностям рабочих и служащих. Поэтому в должностных инструкциях, например, ОАО «Автокран» (г. Иваново), как правило, подробно регулируется деятельность работников и указываются возраст работников для занятия отдельных должностей, порядок назначения и освобождения, необходимость знаний правил техники безопасности, охраны труда, промышленной санитарии, пожарной безопасности, подчиненность, обязательность соблюдения трудовой дисциплины, права, обязанности и ответственность работника.

Кроме справочников, содержащих целый комплекс должностных инструкций работников, федеральные органы исполнительной власти принимают единичные нормативные акты по утверждению должностных инструкций отдельных профессий. Например, постановлением Минтруда РФ от 24 декабря 1998 г. №52 утверждена квалификационная характеристика «оценщик интеллектуальной собственности». Таким же образом по­яви­лись квалификационные характеристики по должностям «транспортный экспедитор» (см. Постановление Минтруда РФ от 22.02.1999 №3), «постановщик трюков», «каскадер» (см. Постановление Минтруда РФ от 17.06.1997 №30) и многим другим. Структура данных должностных инструкций аналогична структуре инструкций, содержащихся в квалификационных справочниках. Их появление обусловлено развитием рынка труда, необходимостью придать некоторым профессиям новые функции.

Кроме того, Федеральная служба по труду и занятости приняла ряд писем рекомендательного характера, посвященных составлению должностных инструкций. Так, в соответствии с Письмом Роструда от 9 августа 2007 г. №3042-6-0 должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакант­ной), имеющейся в штатном расписании. В Письме Роструда от 31 октября 2007 г. №4412–6 разъясняется порядок внесения изменений в должностную инструкцию в связи с изменением обязательных условий трудового договора.

Бурное развитие рыночных отношений порождает множество новых профессий, которых нет в справочниках, поэтому на производстве приходится придумывать название должности, требования к ней, квалификационные обязанности и др.

Разрабатывая должностные инструк­ции, следует учитывать наименования должностей, предусмотренных Обще­российским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94, введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №367 с 1 января 1996 г. Записи о названии должностей в штатном расписании и трудовых книжках работников должны соответствовать указанным нормативным актам, т.к. от точности их наименования зависит решение вопросов социальной защиты работников в части заработной платы, льгот и компенсаций в связи с условиями труда и пенсионным обеспечением. Если трудовые обязанности работника соответствуют характеристикам работ по двум и более должностям, то наименование должности следует определять по должности с наибольшим удельным весом в объеме выполняемых работ.

Правовые нормы, посвященные должностным инструкциям, могут содержаться и в актах субъектов федерации. Например, Рекомендации по организации и проведению работ по охране труда на предприятиях (в организациях) Ивановской области, утвержденные постановлением главы администрации области от 26 августа 1999 г. №554, указывают на необходимость принятия должностных инструкций, устанавливающих права и функциональные обязанности лиц административно-управленческого и инженерно-технического персонала.

Но главным образом локальная база должностных инструкций находится непосредственно в организациях – например, в таком локальном акте, как стандарт организации (ранее называемом СТП), содержащем структурную схему управления юридическим лицом, взаимосвязь и подчиненность структурных подразделений. Стандарт обычно используется при составлении того раздела инструкции, который касается подчиненности работника, взаимодействия его с работниками других структурных подразделений.
В другом документе – положении о структурном подразделении – определяется та часть инструкции, которая касается ее функционального содержания: видов работ, выполняемых работником, его прав, обязанностей, ответственности и непо­средственной подчиненности.
Локальное положение о должностной инструкции или стандарт по ее разработке содержат правила по порядку разработки, согласованию и принятию инструкции, указания на ее реквизиты и структурное подразделение, ответственное за разработку и хранение этих документов.

Унифицированная структура должностной инструкции, согласно ГСДОУ, включает несколько разделов.

В «Общих положениях» устанавливается сфера деятельности работника, порядок его назначения и освобождения, замещение по должности во время его отсутствия, определяются квалификационные требования, его подчиненность определенным должностным лицам и перечень работников, непо­средственно ему подчиненных.

Раздел «Функции» регламентирует основные направления деятельности работника.

В разделах «Основные обязанности» и «Права» соответственно перечисляются обязанности работника с учетом задач и функций структурного подразделения и основных направлений его служебной деятельности, а также права, которые позволяют ему самостоятельно решать возложенные на него по должности вопросы.

В разделе «Ответственность» указываются виды ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение должностных обязанностей и неиспользование предоставленных прав.

В разделе «Взаимоотношения. Связи по должности» перечисляются должностные лица, с которыми работник вступает в служебные отношения и обменивается информацией, и определяется порядок подписания, согласования и утверждения внутренних документов.

Нередко обязанности, предусмотренные должностной инструкцией, сочетаются с повышенными требованиями, предъявляемыми к руководящим работникам в связи с выполнением ими управленческих функций.

Так, в акционерном обществе «Кранэкс» (г. Иваново) СТП «Организационная система управления предприятием» в число первых локальных нормативных актов включает «Требования к руководителям компании», которые предусматривают, что руководитель:
должен иметь необходимые способности, образование, высокую работоспособность, инициативу и самостоятельность, надежность и исполнительность;

полностью и безоговорочно отвечает за состояние дел на руководимом участке и обязан обеспечивать конечный результат в необходимые сроки;

обязан требовать от подчиненных безусловного выполнения ими своих обязанностей в полном объеме и несет ответственность за их работу; нет ни одной работы подчиненных, за которую не нес бы ответственность руководитель;

должен сочетать высокую требовательность к подчиненным по вопросам производства с заботой и участием в решении проблем работников, обратившихся к нему за помощью по личным вопросам.

Методика разработки должностных инструкций

Должностные инструкции разрабатываются на каждую штатную должность и носят обезличенный характер. Их разработкой или обновлением в крупных организациях обычно занимаются специальные подразделения (как правило, управление персоналом или отдел труда и заработной платы), а в небольших – руководители отделов и служб. Утверждает должностные инструкции руководитель организации единолично. Никакого участия профсоюзов и других представительных органов работников в разработке и утверждении инструкций централизованные нормативные акты не предусматривают, что выгодно отличает этот документ от других локальных актов. Исходной точкой обновления должностных инструкций должен являться перспективный план организации.
Трудовое законодательство не содержит сроков действия должностных инструкций. А вот изменять и дополнять их, на наш взгляд, можно не реже, чем каждые два месяца с учетом правил и процедур, предусмотренных ст. 74 ТК РФ. В числе первых предпосылок для обновления инструкций закон называет изменения организационных или технологических условий труда.

Например, в акционерном обществе «Автокран» действующие должностные инструкции периодически подвергаются существенным изменениям в связи с нововведениями в организации труда и производства, проведением аттестаций работников и рабочих мест.

Подготовительная работа, связанная с обновлением должностных инструкций в обществе, выявила следующие недостатки:

Никакого участия профсоюзов и других представительных органов работников в разработке и утверждении инструкций централизованные нормативные акты не предусматривают

1. В должностных инструкциях поверхно­стно фиксировалось существующее разделение труда, не учитывались структурные изменения и подчиненность в процессе труда. Поэтому инструкции теряли свое значение как документы, регламентирующие работу управляющих структур различных уровней.

2. Права, обязанности и ответственность, как правило, были не сбалансированы и не согласованы в масштабе организации. Это приводило к тому, что работники нередко выполняли несвойственные им функции, нарушалась система взаимоотношений между руководителями и подчиненными.

3. Должностные инструкции руководителей и специалистов имели чаще всего излишне общий характер, были написаны «под копирку» и тем самым теряли организующее и регулирующее значение.

4. Зафиксированные в инструкциях полномочия и ответственность оказывались при проверке оторванными от тех условий, в которых выполнялись конкретные обязанности.
5. В раздел «Права» нередко вносились обязанности работников, что приводило к ослаблению трудовой дисциплины, т.к. ответственность в случае неисполнения полномочий применять было нельзя.

6. Отсутствовал такой обязательный признак должностной инструкции, как ее индивидуальность относительно рабочего места, в частности не учитывались особенности труда, связанные с режимом рабочего времени, условиями труда, материальной ответственностью и т.п. Нормотворческая работа с локальными документами общества «Автокран» производилась с учетом положения о том, что должностная инструкция должна лежать в основании иерархии локальных нормативных актов организации. Новые должностные инструкции должны были четко обозначить образ работника, его соответствие определенной трудовой функции (должности, специальности, квалификации), т.е. установить требования для занятия конкретного рабочего места (образование, стаж, совмещение профессий, наличие дополнительных деловых навыков и умений), круг обязанностей, полномочия и ответственность. В дальнейшем была построена пирамида, включающая такие локальные акты, как положения о структурных подразделениях, об оплате труда и премировании и др. В результате в акционерном обществе были усилены требования к большинству должностей по сравнению с ведомственными нормативными актами.

Таким образом, должностные инструкции занимают одно из центральных мест в локальном регулировании трудовых отношений. Они являются необходимым и действенным средством управления трудом в организациях, соответствуют защитным и воспитательным началам трудового законодательства.

__________________
 Старобинский Э.Е. Менеджер и его время. Управление персоналом 1997; №4: с. 81.
 Тишков В.А., Федулов Ф.С. Составление должностных инструкций – возможные подходы с позиций унификации. Менеджмент в России и за рубежом 1998; №7: с. 22.
 Государственная система документального обеспечения управления: Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. М.; 1991. С. 19.

Автор: Геннадий Хныкин, доктор юрид. наук, профессор кафедры трудового права юридического факультета МГУ им. М.В. Ломоносова, Москва.

Дата публикации: 01.04.2010.

http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=11027&mode=thread&order=0&thold=0

Содержание

Делегирование поможет вам наилучшим образом распоряжаться временем, а вашим подчиненным – раскрыть потенциал. Какие виды полномочий можно делегировать и как это правильно сделать – расскажем ниже.

Что такое делегирование полномочий

Делегирование полномочий – это передача какой-либо задачи, права или обязанности от руководителя другому сотруднику компании. Как правило, ответственность за выполнение тоже перекладывается на него. На начальном этапе босс выступает в роли наставника. 

Обычно делегирование происходит по принципу «сверху-вниз». 

Цели делегирования 

Главная цель делегирования полномочий в организации – освободить время и снять излишнюю нагрузку с руководителей. Рутинные дела мешают выполнять более важные и сложные задачи. Из-за повседневных проблем (поиска мастера по ремонту офисной техники, например) начальник может опоздать на встречу с партнерами, забыть о конференции или просто задерживаться на работе.  

Делегировать можно не только рутину. Ответственные дела развивают сотрудников, выводят их на качественно новый уровень, помогают в профессиональном росте. Поэтому доверять подчиненным – не только необходимо, но и полезно. 

В чем польза делегирования

Любой организации нужны кадровые резервы – ряд сотрудников, которые постепенно осваивают новые компетенции и учатся выполнять задачи руководства. Они могут занять место начальника, если он уволится или будет отсутствовать. Делегирование помогает оценивать потенциал членов коллектива.

Иногда свежий взгляд на привычные процессы повышает эффективность компании. Подчиненные, чувствуя доверие к себе, стараются идеально выполнять поручения и находят новые пути решения проблем, становятся более уверенными в себе и своем начальстве. 

Если вы распределите дела между сотрудниками, всего раз потратите несколько часов на подготовку инструкций и разъяснение нюансов – в будущем вы получите в разы больше освободившегося времени. 

Принципы эффективной передачи полномочий

Чтобы у делегирования были положительные результаты, следуйте проверенным рекомендациям. Передать обязанности – это всегда обдуманное, взвешенное решение, с планом, прогнозом и принципами:

Передача только от начальника. Не нужно пропускать звенья: сотрудник старшего звена не может передать полномочия сотруднику младшего звена в обход более компетентного среднего. Делегировать должен непосредственный начальник. 

Соблюдение прав и обязанностей. Доверенные сотруднику задачи должны соответствовать его должностным инструкциям. Недопустимо нагружать персонал сверхурочно или требовать выполнить то, что не было прописано в трудовом договоре. 

Передача ответственности. Важно понимать, что ответственность лежит на обеих сторонах. От младшего сотрудника зависит вовлеченность и грамотное выполнение, а от руководителя – качественный контроль промежуточных и конечного результатов.

Отчетность. Регулярные отчеты и проверки – залог дисциплины. Это особенно при наличии четких сроков выполнения задач. Например, вам нужно подготовить пакет документов для поставщиков и вы решаете делегировать эту работу подчиненному. Составьте поэтапный план: до вторника собрать чеки, в среду подъедет юрист для составления нового договора, в четверг все бумаги нужно подписать и поставить печати, в пятницу состоится встреча с поставщиками. Без плана может получиться так, что в пятницу не окажется одного из документов и все затянется.

Виды полномочий 

Линейные

Линейные полномочия – те, которые передаются от руководителя к сотруднику. Они формируют структуру и иерархию компании: чем ответственнее и сложнее задача, тем выше должность человека, ответственного за ее реализацию.

Штабные

Штабные полномочия не связаны подчинением сотрудников. Другими словами, они выглядят как рекомендации и консультации между разными отделами организации или учреждения. Штабные полномочия могут быть разными:

• Рекомендательные – обычная рекомендация одного сотрудника команде другого отдела. Формально отдел ему не подчиняется, но следует советам.
• Координационные – это совместные решения и полномочия: совещания, планерки и мозговые штурмы.
• Отчетные – проверка деятельности компании и работы сотрудников, аудит. 

Почему люди боятся делегировать

Чтобы выяснить, как правильно делегировать полномочия, важно понять, почему люди избегают этого:

• Проще делать самому, чем объяснять концепцию, распределять роли и задачи, вести контроль. Мысль «я знаю все о специфике выполнения такой задачи, поэтому никто не справится лучше меня» стопорит прогресс.
• Руководителю кажется, что в его отделе или компании просто отсутствуют компетентные сотрудники. Но это чаще всего не так.
• Руководитель привык делать все по-старому. «Зачем менять что-то, что и так хорошо работает? Если я поручу эту задачу другому сотруднику, то он сделает все по-другому», но по-другому ≠ неправильно.
• Руководитель боится потерять власть и влияние в компании. Но опытный и мудрый начальник знает, что доверие сотрудников, наоборот, поднимет его авторитет.  
• Руководитель раньше пытался делегировать полномочия, но прошлый опыт был неудачным, не важно, по чьей вине. Чтобы развиваться, нужно исправлять ошибки, не закрываться от возможностей и взаимодействовать с коллегами по-новому.

Когда лучше делегировать

Объективно ответьте себе на пять ключевых вопросов:

• Есть ли кто-то еще, кто имеет необходимую информацию или опыт для выполнения задачи? Может эту задачу выполнять кто-то другой или критически важно, чтобы вы делали это самостоятельно?
• Сможет ли другой человек расти и развивать навыки за счет выполнения этой задачи?
• Будут ли аналогичные задачи возникать в будущем?
• Есть ли у вас достаточно времени, чтобы эффективно делегировать работу? Оно понадобится для адекватного обучения, ответа на вопросы, проверки и корректировки, если это необходимо.
• Та ли это задача, которую можно делегировать? Задачи, важные для долгосрочного успеха, например, подбор подходящих людей в команду, – действительно требуют вашего внимания.

Если вы можете ответить «да» хотя бы на некоторые из приведенных выше вопросов, значит, работу можно делегировать. На основе этих вопросов можно сразу выбрать уполномоченных. 

Другие факторы, которые увеличивают «делегируемость» задачи:

• сроки выполнения работ;
• наличие времени для реализации проекта;
• наличие времени для переделки работы, если она не была выполнена правильно с первого раза;
• последствия того, что работа не будет выполнена вовремя;
• ваши ожидания или цели от проекта или задачи.

Как правильно делегировать полномочия

Для успешного делегирования используйте следующие принципы:

• четко сформулируйте желаемый результат;
• четко определите ограничения ответственности, инициатив и подотчетности.

Ознакомьте сотрудника со стандартами качества, составьте чек-лист для проверки результатов, согласуйте формат общения (в мессенджере, скайпе, на планерке или любой другой удобный вариант). Поинтересуйтесь, как доверенный сотрудник планирует справиться с возложенной на него обязанностью.

Обеспечьте адекватную поддержку и будьте готовы отвечать на вопросы. Если есть проблема, не позволяйте человеку переложить ответственность за задачу обратно на вас. Договоритесь об этом сразу. Мотивируйте сотрудника и обсудите, как успех проекта повлияет на финансовое вознаграждение и будущие возможности. 

Согласуйте график контрольных точек, на которых вы будете проверять ход выполнения проекта. Вносите коррективы по мере необходимости. Отвечайте даже на самые глупые вопросы, давайте возможность высказаться. Не злитесь – некоторые нюансы могут быть прописными истинами только для вас, но не для сотрудника. 

Какие задачи подходят для делегирования

Каждый руководитель самостоятельно решает, что стоит поручить подчиненному, а что – нет. Но есть универсальные варианты для делегирования:

• Рутинная работа – составление отчетов, проверка показателей и аналогичные задачи не требуют особых навыков, но подразумевают внимательность и усидчивость.
• Узкоспециализированная деятельность – подойдет для подчиненных-экспертов в определенной области. Например, SMM, IT, бухгалтерия.
• Разовые и частные вопросы/задачи – то, что не влияет на развитие организации, но любой сотрудник с этим справится.
• Подготовительно-исследовательская работа – например, сбор аналитической и статистической информации по конкурентам, изучение исследований. 

Применяйте правило американского бизнес-тренера Брайана Трейси: если у другого получится выполнить задачу успешно хотя бы на 70% – передайте ее этому сотруднику. Так вы освободите время для дел, которые действительно полностью зависят от вас.

Какие полномочия лучше не делегировать

Чтобы не потерять контроль, не стоит передавать:

• Полномочия, связанные со стратегическим планированием организации: составление целей и нормативов, корректировка ценовой политики компании, график плановых работ и другие задачи, с которыми может справиться только руководство.
• Полномочия по процессам, у которых высокий риск или большая ответственность: например, ведение переговоров с партнерами, выбор новой торговой точки или решение особо деликатных проблем.
• HR-полномочия: увольнения и прием сотрудников на работу. Этим занимается руководитель или отдельная команда специалистов.
• Полномочия по контролю деятельности организации и отделов: руководитель в силу своей должности и опыта более объективен, поэтому не стоит доверять это подчиненному. Простой сотрудник может быть необъективен или руководствоваться личными интересами.
• Полномочия по вопросам премий и поощрений: этим занимается руководитель, в противном случае, он лишает себя статусности.
• Исключительные, конфиденциальные полномочия, особенно если это касается информации, доступ к которой есть у ограниченного круга лиц.

Поэтапный чек-лист делегирования

Для делегирования уже созданы специальные сервисы, есть готовые варианты чек-листов и даже разработаны курсы. Основа процесса:

• Выберите правильную задачу. Начните делегирование с рутины. Потренируйтесь на обычных делах, которым легче обучать. Так вы постепенно освободитесь от страха, что кроме вас никто не справится, и наладите коммуникацию с подчиненными, отшлифуете все организационные моменты.
• Определите исполнителя. Посоветуйтесь с заместителем или своим руководителем – возможно они давно заметили способных сотрудников. Проведите небольшое совещание, спросите у членов команды, кто готов приступить к вашим делам, – вдруг будут добровольцы.
• Предоставьте инструкции. Заранее напечатайте рекомендации и правила, подготовьте записи экрана, если нужно объяснить работу в программе. Чем подробнее и понятнее инструкция, тем меньше будет вопросов.
• Установите сроки. Сотрудник меньше отвлекается и глубже погружается в процесс, если точно знает время дедлайна.
• Наделите подчиненного свободой исполнения. Креатив и нестандартные решения помогают превзойти первоначальные ожидания. Иногда даже полезно посмотреть, как другие подходят к решению проблем.
• Проинформируйте сотрудников. Предупредите коллектив, что теперь за ряд задач отвечаете не вы, и представьте уполномоченных. Пусть все привыкают к тому, что по многим вопросам обращаться нужно уже не к вам.  
• Предоставьте возможность обратной связи. Не перекладывайте полностью ответственность и не пытайтесь окончательно оградиться от дел, которые вы делегировали. Если подчиненный жалуется на сложности – это не всегда капризы, – возможно вы действительно что-то упустили и стоит это обсудить. 
• Защититесь от возврата поручения. И у вас, и у сотрудника должны быть гарантии. Если вы его правильно замотивируете, дадите адекватную задачу и заранее обсудите оплату труда – проблем не будет. 
• Проконтролируйте выполнение. Легче на каждом этапе проводить контроль, чем разбираться в конечном результате. При этом не нужно излишне давить на подчиненных и неожиданно требовать отчитаться – стресс все только испортит. Подготовьте форму отчета, объясните, как ее заполнять, когда отправлять, и ждите.

Справиться с рутиной, например, сбором и анализом статистики поможет сквозная аналитика Calltouch. Если вы используете разные рекламные каналы для раскрутки сайта, система автоматически сформирует о них отчеты – вы увидите, какие площадки бесполезны и только отнимают ваш бюджет. Сможете грамотно выстроить новую стратегию и оптимизировать рекламные процессы.

Частые ошибки делегирования 

Делегирование полномочий в обход других руководителей 

Если передать задачи сотруднику из другого отдела, то это может негативно сказаться на эффективности компании. Сначала согласуйте работу с их начальниками. Не стоит перекладывать полномочия не вашим прямым подчиненным или спускать вниз проект, который поручили вам. 

Делегирование непосильных задач

В таком случае высок риск провала или некачественного выполнения работ. Всегда нужно адекватно оценивать возможности сотрудника, включая его текущую нагрузку. В противном случае человек может подумать, что его подводят к увольнению. Еще эта ошибка может случиться, когда передача происходит в последний момент, и сроки поджимают – спешка не идет на пользу. 

Делегирование без сроков выполнения задач

Не забывайте обозначать дедлайн. По умолчанию руководитель ждет, что подчиненный отложит все дела и тут же приступит к выполнению работы, однако так происходит не всегда. Конечно, сотрудник помнит про ваше поручение, но отсутствие дедлайна вводит его в состояние ступора. 

Делегирование полномочий неподходящим сотрудникам

Случается, что из-за неразберихи и спешки задача попадает не в те руки, например, человеку, у которого совсем нет знаний по вопросу. С другой стороны, это может быть проверкой на профессиональную пригодность, но таким образом руководитель ставит сотрудника в очень непростое положение. Если и доверять подчиненному нечто подобное, то только с подробным и должным инструктажем, сопровождать это мотивацией и поддержкой. 

Делегирование без инструктажа и информации

Найдите время и силы на мини-обучение сотрудника. Если вы справляетесь с задачей легко и быстро, это не значит, что подчиненный будет работать в таком же стремительном темпе. Познакомьте его с первоисточниками, откуда вы черпаете идеи и информацию для работы, – для него это будет крайне полезно. Озвучивайте свои ожидания и критерии качества. 

Примеры делегирования полномочий  

Представим директора небольшого магазина одежды. Каждый вечер, после закрытия заведения, он сводит и проверяет кассовые чеки по наличному и безналичному расчету, считает выручку и закрывает кассу самостоятельно, потому что не доверяет сотрудникам. Но в итоге, понимает, что нет причин для недоверия, тем более пересчет занимает слишком много времени. Поэтому поручает эту задачу одному из продавцов, объясняет как подготовить отчеты для бухгалтерии. Теперь кассир чувствует доверие руководителя, общая атмосфера в коллективе меняется в лучшую сторону, так как это новый уровень взаимодействия. 

Или еще пример: шеф-редактор каждый день пишет по 4 новостные заметки, и это отнимает драгоценное время и силы. Ему приходится откладывать основную редактуру и составление контент-плана на потом. Это может привести к ухудшению качества текстов и продуктивности в целом. И вот, в редакцию устраивается новый стажер, которого нужно занять работой. 

Шеф-редактор делегирует ему полномочия – написание новостей. Он инструктирует стажера, приводит примеры того, как можно оформить текст, и отпускает его в свободное плавание. Время от времени шеф-редактор проверяет работы стажера, чтобы вовремя скорректировать. Спустя несколько дней стажер полностью научился писать новостные заметки, и шеф-редактор уделяет больше времени глобальным задачам. 

Делегирование – это стандартная практика для коммерческих компаний (менеджмента), государственных организаций и властных структур. Бизнес-тренеры и менеджеры сходятся во мнении, что чем лучше у босса получается передавать задачи, тем эффективнее управление. От руководителя ждут не только качественной работы, но и грамотной организации рабочего процесса. 

С помощью речевой аналитики Calltouch Предикт вы сэкономите время сотрудников отдела продаж на прослушивании и анализе содержания звонков. Технология распознавания речи поможет собрать статистику о том, кто чаще звонит и совершает покупки – мужчины или женщины, с какими запросами и целями.

Коротко о главном

• Делегировать задачи необходимо и полезно. Часто новый взгляд на привычные вещи позитивно трансформирует производство. 
• Передача обязанностей не только освобождает время руководителя, но и развивает компетенции подчиненных.
• Грамотное делегирование в итоге дисциплинирует и оптимизирует все рабочие процессы. 
• Главное, что нужно сделать руководителю для передачи полномочий, – проработать свои страхи и освободиться от мысли «лучше меня с этим никто не справится». Задач, которые на 100% зависят от вас, меньше, чем вы думаете. 
• Подготовьте чек-лист и инструкцию, которая не будет противоречить должностной и трудовому договору с сотрудником.