Регистрация онлайн кассы в налоговой пошаговая инструкция 2022

Закон 54-ФЗ и его подзаконные акты претерпевают регулярные изменения. И предприниматели должны их постоянно отслеживать, чтобы не нарушить законодательство и не получить штраф. Одной из непростых процедур для ИП является постановка ККТ на учет. Поэтому сегодня вы узнаете, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой быстро и без ошибок.

Подготовка к регистрации

Если вы решили зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно, то необходимо заранее выполнить следующие действия:

1. Получить лично квалифицированную электронную подпись для возможности регистрации онлайн-кассы через сайт.
2. Заключить через интернет договор с оператором фискальных данных, так как его реквизиты нужно будет вносить при регистрации ККТ.
3. Включить кассовый аппарат, подключить его к компьютеру, смартфону или другому устройству в соответствии с инструкцией. Настройте программное обеспечение, чтобы впоследствии можно было быстро самому зарегистрировать онлайн-кассу.
4. Если у вас есть интернет-магазин, предусмотрите его интеграцию с кассовым аппаратом. Например, онлайн-кассу ЕКАМ можно легко настроить на сайте, основанном на платформе InSales. Для этого существует бесплатный специальный модуль.

Платформа InSales легко интегрируется с кассовыми, бухгалтерскими и другими приложениями

Если вы не знаете, как зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно, лучше обратиться к сторонней помощи. Так, компания ЕКАМ при продаже своей кассовой техники предлагает клиентам зарегистрировать и настроить технику «под ключ». Особенно удобна эта услуга для владельцев интернет-магазинов, не желающих заниматься настройкой самостоятельно.

Проверка кассового аппарата перед регистрацией

Перед тем, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой инспекции, нужно убедиться, что техника соответствует всем требованиям кассового законодательства.

На сайте производителя АТОЛ всегда есть инструкции ко всей его кассовой технике

Как минимум, предприниматели должны проверить соответствие ККТ следующим условиям:

• онлайн-касса исправна;
• оборудование обеспечивается официальной технической поддержкой производителя, поставщика или ЦТО;
• имеется технический паспорт и эксплуатационная документация;
• на корпус нанесен идентификационный знак установленного ФНС образца;
• марки-пломбы не сорваны;
• на корпусе нанесен знак «Сервисное обслуживание».

Это лишь краткий перечень требований, которые под силу проверить предпринимателю самостоятельно.

Способы зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой

В 2021 году предприниматели могли зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС двумя путями:

• очное посещение налогового органа;
• через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

Конечно же, проще всего пройти регистрацию за полчаса через интернет. Но при отсутствии подключения в сети, особенно в сельских местностях, придется посещать орган ФНС лично.

Пошаговая инструкция регистрации ККТ на сайте налоговой

Давайте разберем, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой пошагово.

Шаг 1. Регистрация ИП на сайте налоговой службы

Если вы никогда не заходили в личный кабинет налогоплательщика на сайте nalog.gov.ru, придется зарегистрироваться. Это делается тремя способами:

1. Используя логин и пароль регистрационной карты. Её можно получить при физическом посещении территориального органа ФНС с документом, удостоверяющим личность.
2. При помощи квалифицированной электронной подписи.
3. Используя учетную запись Госуслуг. При этом войти в личный кабинет смогут только те, кто хотя бы единожды посещал центр Единой системы идентификации и аутентификации лично.

Памятка о видах ЭЦП

При отсутствии КЭП или учетки на госуслугах позаботиться о возможности зайти в ЛК ФНС следует заранее.

Шаг 2. Подача заявления на регистрацию в ФНС

Рассмотрим пошаговые действия в личном кабинете налогоплательщика, которые необходимы для первичной регистрации онлайн-кассы:

1. Выбираем пункт меню «Учет ККТ».

2. Нажимаем синюю кнопку «Зарегистрировать ККТ» и далее выбираем «Заполнить параметры заявления вручную».

3. Перед нами открывается страница с электронной формой заявления, поля которого необходимо внимательно заполнить.

Адрес установки ККТ выбирается из исчерпывающего перечня, поэтому он обязательно должен быть в реестре ФИАС и совпадать с местом ведения предпринимательской деятельности. Если адреса нет, выход только один – обратиться в местную администрацию, чтобы они внесли его в федеральную информационную адресную систему.

Также это поле может меняться, при выборе специфического вида деятельности ниже кнопки «Выбрать модель ККТ».

Наименование места установки указывается произвольно. Это может быть название ТРЦ, номер автомобиля (при оказании услуг такси), название вашего собственного магазина или что-то другое, позволяющие идентифицировать торговую точку.

Модель ККТ выбирается из исчерпывающего списка. Заметьте, что в перечень входят только разрешенные на момент регистрации кассовые аппараты из госреестра. Если вы купили ККТ год назад, а зарегистрировать решили только сейчас, то этой модели может и не быть в списке. Выход только один – купить новую онлайн-кассу.

Рядом с полем ввода наименования модели нужно ввести серийный номер аппарата. Он обычно указывается на корпусе техники и в документации.

После ввода названия ККТ появляется поле выбора фискального накопителя и его заводского (серийного) номера. Заполняем их.

Следует заметить, что все наименования и серийные номера кассовой техники и фискальных накопителей есть в базе налоговой и проверяются при вводе. Поэтому внимательно вводите данные, а в случае получения ошибки – перепроверяйте их.

Следующим действием при заполнении заявления является указание, занимается ли предприниматель каким-либо специфическим видом деятельности из указанного списка. Если да – ставим галочку напротив соответствующего пункта, если нет – ничего не делаем.

В поле «Оператор фискальных данных» выбираем компанию ОФД, с которой заранее подписали договор. Значение «ИНН ОФД» заполняется автоматом.

Заявление со всеми заполненными полями выглядит так.

После заполнения всех полей жмем «Подписать и отправить», подписываем заявление цифровой подписью и ожидаем от налоговой инспекции ответа. После обработки заявки зарегистрированная ККТ появится в списке.

В итоге онлайн-кассе будет присвоен регистрационный номер, который пригодится нам в последующем.

Шаг 3. Фискализация и настройка кассового аппарата

После получения регистрационного номера приступаем к фискализации и настройке кассового аппарата. Конечной целью это шага является предоставление ККТ возможности взаимодействовать с ОФД и ФНС от имени предпринимателя.

Процедура настройки онлайн-кассы отличается у разных производителей и даже моделей. Подробно алгоритмы описаны в соответствующих инструкциях к оборудованию. Мы же рассмотрим настройку ККТ на примере одного из наиболее популярных производителей – АТОЛ:

1. Подключаем онлайн-кассу к компьютеру с установленным ПО и запускаем программу установки. Обязательно нужен доступ к интернету. Аппарат должен определиться автоматически. Нажимаем «Далее», вводим время и выбираем «Зарегистрировать».

2. Заполняем в соответствующих окнах регистрационные данные об ИП или юрлице, операторе фискальных данных, кассовом аппарате, системе налогообложения.

Наименование юрлица или ИП указывается полностью в соответствии с единым реестром субъектов малого и среднего предпринимательства. При несовпадении возможны штрафы из-за неверно указанных данных в чеке.

Версию ФФД выбираем 1.2. Фискальные накопители с другими форматами продавать уже запрещено.

Особенно внимательно проверяйте свой номер налогоплательщика. Если он будет введен неправильно – придется потратить несколько тысяч рублей на новый фискальный накопитель.

3. Проверяем введенные данные и нажимаем «Выполнить». После этого онлайн-касса связывается с ОФД, проверяет правильность введенных данных и формирует «Отчет о регистрации». Его желательно распечатать и сохранить.

После этого кассовый аппарат готов к работе, но процесс регистрации ещё не окончен.

Шаг 4. Регистрация онлайн-кассы в ОФД

На этом этапе необходимо зайти в личный кабинет на сайте ОФД, с которым подписан договор.

Затем находим в меню пункт о подключении ККТ и вводим необходимые данные из полученного ранее отчета о регистрации. Приведем пример регистрационной формы с сайта одного из популярных ОФД.

После завершения регистрации онлайн-кассы на сайте ОФД, данные чека смогут перенаправляться в ФНС.

Шаг 5. Завершение регистрации онлайн-кассы на сайте налоговой

Процедура пошаговой регистрации онлайн-кассы в налоговой подходит к своему завершению.

На последнем этапе нужно выполнить следующие действия:

1. Повторно зайти в личный кабинет ФНС.

2. Перейти в раздел сайта «Учет ККТ».

3. Открыть карточку зарегистрированного кассового аппарата.

4. Нажать «Завершить регистрацию».

5. Ввести реквизиты отчета о регистрации ККТ.

6. Кликнуть «Подписать и отправить».

После обработки заявки в меню «Информация о направленных в налоговый орган документах» сформируется регистрационная карточка ККТ, которую следует сохранить в цифровом или распечатанном виде. До получения этого документа пробивать чеки на кассе запрещено.

Как зарегистрировать онлайн кассу в территориальном органе ФНС?

Законодательство разрешает регистрировать кассы не только онлайн, но и при личном посещении налогового органа. Причем можно обратиться в любое отделение ФНС, независимо от места жительства и адреса ведения деятельности.

Для регистрации понадобится взять бланк КНД-1110061 и заполнить его. После получения бумажного заявления налоговый орган зарегистрирует кассовый аппарат в течение 5 рабочих дней.

Узнать о завершении процедуры и получить регистрационную карточку онлайн-кассы можно или при посещении ФНС, или открыв соответствующий раздел личного кабинета налогоплательщика.

Перерегистрация онлайн-кассы

В каком случае может потребоваться перерегистрация кассового аппарата? Ответ довольно прост: при любом изменении данных, указанных в регистрационной карточке: адреса проживания ИП, номера фискального накопителя при его замене, места ведения деятельности, гарантийной замене ККТ и так далее.

Рассмотрим два принципиальных варианта перерегистрации онлайн-кассы: с заменой фискального накопителя и без.

С заменой фискального накопителя

Процедура перерегистрации кассовой техники с заменой ФН следующая:

1. Согласно инструкции к кассовому аппарату, формируем на нем «Отчет о закрытии фискального накопителя».

2. Заходим в раздел учета ККТ в личном кабинете на сайте nalog.gov.ru.

3. Нажимаем на регистрационный номер онлайн-кассы и далее выбираем «Перерегистрировать». Откроется форма заявления на перерегистрацию.

4. Выбираем причину перерегистрации.

5. Указываем данные из сформированного отчета о закрытии ФН.

6. Меняем фискальный накопитель и формируем на кассовом аппарате «Отчет об изменении параметров регистрации ФН».

7. Вводим сведения из отчета об изменении параметров в форму на сайте ФНС. Затем указываем модель нового ФН и его серийный номер.

8. Кликаем «Подписать и отправить».

После обработки заявки статус онлайн-кассы изменится на «ККТ перерегистрирована».

Без замены фискального накопителя

В зависимости от причины перерегистрации, необходимые действия на сайте ФНС могут незначительно отличаться. В качестве примера рассмотрим, что нужно сделать при смене ОФД.

Первые три шага соответствуют описанным выше при перерегистрации кассы со сменой ФН.

Последующие действия такие:

1. Формируем на кассовом аппарате «Отчет об изменении параметров регистрации ФН».

2. Выбираем причину перерегистрации – смена ОФД.

3. Выбираем новый ОФД.

4. Нажимаем «Подписать и отправить».

После обработки заявки статус онлайн-кассы изменится на «ККТ перерегистрирована».

Важный момент: любой кассовый аппарат не позволит сделать более 12 перерегистраций подряд без смены ФН. Поэтому внимательно вводите данные, чтобы исключить ошибки. После 12 перерегистрации придется потратиться и заменить фискальный накопитель.

Что изменится в 2022 году?

Приказом от 19.07.2021 № ЕД-7-20/673@ налоговая служба утвердила новые регламентные процедуры предоставления бизнесом информации в электронной форме в ФНС через ЛК налогоплательщика. При этом у предпринимателей забрали возможность передавать сведения в бумажном виде. Приказ вступит в силу с 1 марта 2022 года.

В то же время, законом 54-ФЗ предусмотрено, что заявления о регистрации ККТ можно подавать на бумажном носителе. Поэтому стоит дождаться официальных разъяснений ФНС по этой законодательной коллизии.

При возникновении любых сложностей с регистрацией кассы, обращайтесь в компанию ЕКАМ, специалисты которой всегда готовы помочь и провести все процедуры вместо вас.

Регистрация ККТ через личный кабинет налогоплательщика

Обязательным условием для удаленной регистрации в первую очередь является открытие
личного кабинета на сайте ФНС (www.nalog.gov.ru). Без него подать заявление и пройти остальные этапы процедуры
невозможно. Кроме того, потребуется также:

1. Получить электронную подпись: без квалифицированной УКЭП нельзя пользоваться личным кабинетом, а также
   подписать заявление для последующей регистрации оборудования. Оформить подпись нужно через Удостоверяющий Центр, аккредитованный Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
2. Иметь кассовый аппарат с фискальным накопителем (ФН): он должен полностью соответствовать положениям
   закона 54-ФЗ от 22.05.2003.
3. Оформить договор с оператором фискальных данных (ОФД): это юридическое лицо, которое занимается приемом и обработкой информации, полученной с кассового оборудования, затем направляет ее в налоговую. ОФД обязательно должен быть внесен в реестр территориального налогового органа.

Регистрация ККТ в территориальном налоговом органе ФНС России

Кроме процедуры удаленной регистрации, действует и ранее применяемый способ – в отделении
территориального налогового органа. Как зарегистрировать кассу самостоятельно таким образом?

Раньше особенности процедуры для ИП и компаний различались, но теперь они одинаковы: система
регистрации касс общая, поэтому допускается направлять заявление в любой налоговый орган.

Для регистрации ККТ необходимо распечатать и заполнить бланк по форме КНД-1110061.

При регистрации ККТ через ТНО налогоплательщику рекомендуется иметь при себе паспорта регистрируемых касс. При данном способе регистрация ККТ занимает 5 рабочих дней после подачи заявления.

Регистрация ККТ через оператора фискальных данных

Алгоритм регистрации ККТ через ЛК ОФД

Требования для проведения регистрации ККТ через личный кабинет ОФД такие же, как для процесса регистрации ККТ через личный кабинет налогоплательщика.

После того, как все требования выполнены и соблюдены, у пользователя есть возможность зарегистрировать ККТ через личный кабинет ОФД.

Процесс аналогичен процессу регистрации ККТ через личный кабинет налогоплательщика:

1. В разделе ККТ в личном кабинете ОФД необходимо инициировать процесс регистрации ККТ.
2. Заполнить все появившиеся поля заявления и следовать инструкциям в окне регистрации ККТ.
3. После заполнения заявления на регистрацию ККТ, необходимо подписать заявление с помощью УКЭП.
4. После подписания заявления его необходимо отправить в ФНС России, нажав соответствующую кнопку.
5. После отправки заявления в ФНС России необходимо ожидать уведомление о присвоении регистрационного номера ККТ. Следить за статусом можно в списке всех ККТ пользователя в личном кабинете ОФД.
6. После получения уведомления о присвоении регистрационного номера, необходимо сформировать на ККТ «Отчет о регистрации» и отправить сведения из него в ФНС России через личный кабинет ОФД. Процесс идентичен процессу отправки заявления на регистрацию ККТ.
7. После получения ответа на отправку сведений из отчета о регистрации – карточки о регистрации ККТ – ККТ готова к использованию и может формировать фискальные документы.

Кому необходимо регистрировать кассу в налоговой

Такая обязанность есть у всех, кто должен применять контрольно-кассовую технику. Это следует из статьи 1.1 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ). В ней сказано: применение ККТ — это совокупность действий с использованием кассовой техники, включенной в специальный реестр и зарегистрированной в установленном законом порядке. Таким образом, использование кассы подразумевает ее регистрацию.

Закажите полный комплект по 54‑ФЗ (касса, ОФД, настройка ККТ с регистрацией в ФНС и товароучетная система) со скидкой 15%

За применение онлайн-кассы, которая не поставлена на учет или зарегистрирована неправильно, полагается штраф. Он составляет:

• для ИП — от 1 500 руб. до 3 000 руб.;
• для организации — от 5 000 руб. до 10 000 руб.

Инспекторы вправе вместо штрафа вынести предупреждение (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).

Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой: пошаговая инструкция

Самый простой способ поставить ККТ на учет — зарегистрировать ее онлайн через личный кабинет на сайте ФНС. Для этого придется пройти несколько шагов.

Шаг 1: приобрести электронную подпись и заключить договор с ОФД

Договор с оператором фискальных данных (ОФД) нужен всем пользователям онлайн-касс. Исключение предусмотрено только для случая, когда торговля ведется на территориях, где нет интернета. Такие местности внесены в списки, утвержденные региональными властями (п. 7 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

Заключить договор с ОФД и подключиться к сервису для работы с онлайн-кассами

Квалифицированная электронная подпись тоже необходима. С ее помощью владелец кассы в процессе ее регистрации будет обмениваться сведениями с налоговиками.

Заказать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП)

Получить через час

Шаг 2: подать заявление в ФНС

Этот шаг можно условно разбить на несколько этапов.

Создание личного кабинета

Прежде всего, на сайте ФНС необходимо создать личный кабинет юридического лица или индивидуального предпринимателя. В кабинете найти раздел «Учет контрольно-кассовой техники», а в нем — вкладку «Зарегистрировать ККТ».

Указание общих параметров

Далее программа предложит вручную заполнить параметры заявления. Необходимо указать:

• адрес места установки кассы (нужно выбрать из справочника ФИАС);
• наименование места установки кассы (название торговой точки);
• модель ККТ.

Плюс к этому надо заполнить поле «Заводской номер ККТ». Этот номер можно скопировать из паспорта кассы. Еще одно поле для заполнения — «Заводской номер фискального накопителя».

Сразу запустится автоматический поиск в реестре ФНС, где указаны все номера и модели.  Программа определит, значится ли в реестре аппарат с таким номером, и если значится, то на кого записан.

Организация или ИП может заранее проверить сведения о кассе  при помощи специального сервиса на сайте ФНС (https://www.nalog.ru/css/check_kiz/checkKKT.html).

Рассчитать стоимость готового решения для подключения онлайн‑кассы

Указание особых параметров применения онлайн-кассы

Следует поставить галочки напротив тех параметров, которые подходят для той или иной ситуации.

Приведем пример. Допустим, ККТ будет установлена на территории без интернета (из утвержденного регионального перечня). Тогда нужно поставить галочку в строке «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме».

Выбор ОФД из перечня

Договор с оператором фискальных данных уже заключен. Поэтому на данном этапе достаточно выбрать нужного ОФД из списка, предложенного программой. Затем нажать «Подписать и отправить», и заявление уйдет на проверку.

Шаг 3: провести фискализацию

Она заключается в том, чтобы ввести в кассовый аппарат параметры регистрации, распечатать специальный отчет, и передать данные из отчета в налоговую инспекцию.

К параметрам, которые необходимо ввести в онлайн-кассу, относятся:

• регистрационный номер ККТ (он появляется в отдельном окошке после того, как проверка заявления успешно завершена);
• сведения об организации или ИП (в частности, ИНН);
• сведения об операторе фискальных данных.

Для ввода следует использовать утилиту фискализации, которая обычно входит в пакет программного обеспечения кассы.

Далее нужно, чтобы ККТ напечатала отчет о регистрации. В нем появятся параметры фискализации. Их следует ввести в окошко «Отчет о регистрации ККТ» в личном кабинете на сайте ФНС. Там же нужно указать номер и дату фискального документа, затем нажать «Подписать и отправить» (подробнее см. ниже).

Как узнать, что фискализация пройдена успешно? По наличию карточки регистрации, которая поступит в электронном виде в личный кабинет на сайте ФНС. Карточка должны быть подписана усиленной электронной подписью ФНС.

Шаг 4: ввести параметры регистрации на сайте ОФД

Осталось совершить последнее действие — зайти в личный кабинет, открытый на сайте оператора фискальных данных, и зарегистрировать свою ККТ. Для этого придется еще раз ввести данные из отчета о регистрации.

После этого кассу можно использовать в работе.

Отправляйте данные о проданных в розницу маркированных товарах через Контур.ОФД

Подать заявку

Отчет о регистрации ККТ

Чуть подробнее расскажем про отчет о регистрации ККТ. Это документ, который кассовый аппарат распечатывает в процессе фискализации — после того, как в кассу ввели регистрационный номер и прочие сведения.

Как выглядит отчет? Как обычный кассовый чек, где сверху выбито «ОТЧЕТ О РЕГИСТРАЦИИ». Отдельной строкой указаны параметры фискализации, которые представляют собой последовательность из 10 цифр. В чеке они обозначены как ПД или ФПД. Именно их нужно передать в налоговую, чтобы завершить фискализацию (см. табл.).

Где смотреть номер фискального документа

Номер фискального документа содержится в отчете о регистрации (в чеке). Это не что иное, как порядковый номер чека. При завершении фискализации его нужно указать в личном кабинете на сайте ФНС в окошке «Отчет о регистрации ККТ» (см. табл.).

Таблица

Как заполнить окошко «Отчет о регистрации ККТ» на сайте ФНС при завершении фискализации кассы

Строка отчета	Что указывать
Фискальный признак	10 цифр, которые обозначены в чеке «ПД» или «ФПД»
Дата, время получения фискального признака	Дата и время, выбитые на чеке
Номер фискального документа	Порядковый номер фискального документа (чека), который часто обозначают «ФД» или «ФД№» или «ФДН». У отчета о регистрации, как правило, порядковый номер 1.

Подать заявление о регистрации ККТ через интернет

Перерегистрация кассового аппарата

Без замены ФН

В каком случае нужно перерегистрировать ККТ, оставив прежний фискальный накопитель? Если изменились данные, указанные в карточке регистрации, полученной от налоговиков после завершения фискализации. Например, поменялся ОФД, адрес владельца кассы и проч.

Суть перерегистрации — сделать так, чтобы в кассовом аппарате и в карточке, оформленной налоговиками, значилась одна и та же актуальная информация. При этом регистрационный номер кассы остается прежним.

Важная деталь: перерегистрировать (менять параметры) без замены фискального накопителя можно не более 12 раз. Об этом должно быть сказано в техническом паспорте ФН. Как правило, все кассы хранят информацию о количестве сделанных и оставшихся перерегистраций. Узнать цифры можно при помощи отчетов (у каждой модели ККТ они свои).

Для перерегистрации нужно направить заявление через личный кабинет на сайте ФНС. В нем указать измененные параметры и поставить электронную подпись. Затем дождаться, пока налоговики пришлют новую регистрационную карточку.

С заменой ФН

Перерегистрацию с заменой фискального накопителя проводят, если срок действия прежнего ФН уже истек (либо поменялся ИНН пользователя). Перед этим:

• печатают на кассовом аппарате отчет о закрытии фискального накопителя;
• снимают старый ФН и ставят новый;
• печатают на ККТ отчет об изменении параметров регистрации.

Далее надо пройти процедуру, которая напоминает первичную постановку кассы на учет. Сначала следует зайти в личный кабинет на сайте ФНС и открыть раздел «Учет контрольно-кассовой техники». Затем — нажать на номер кассы, которую нужно перерегистрировать. Выбрать вкладку «перерегистрировать» и заполнить заявление. В качестве причины указать «…в связи с заменой фискального накопителя».

Также придется скопировать информацию из отчетов, сформированных ранее: о закрытии ФН и об изменении параметров регистрации. Выбрать модель фискального накопителя, а затем нажать «Подписать и отправить». Если все прошло без ошибок, то процедура будет успешно завершена.

Большинство ИП, которые продают товары или оказывают услуги, обязаны регистрировать все расчёты с покупателями в онлайн-кассе. Это устройство в режиме реального времени передаёт данные о продажах ОФД, который обрабатывает и направляет их в налоговую службу. Порядок применения контрольно-кассовой техники описан в 54-ФЗ и различается в зависимости от сферы деятельности и системы налогообложения компании.

Что такое онлайн-касса

Все кассовые аппараты с установленным фискальным накопителем (ФН) — онлайн-кассы. До 2017 года ККМ оснащались электронной контрольной лентой, которая сохраняла данные о расчётах, но не отправляла их онлайн. Современные модели касс должны быть оборудованы ФН – криптографическим модулем, который записывает, хранит и отправляет фискальные данные (кассовые чеки, отчёты об открытии и закрытии смены и т.д.) в онлайн-режиме.

Как данные с кассы попадают в налоговую

После проведения любой кассовой операции ФН отправляет данные с уникальным фискальным признаком ОФД. Оператор обрабатывает и передаёт эти данные в налоговую.

Задача предпринимателя — передать корректную информацию оператору фискальных данных, который, в свою очередь, обязан шифровать и хранить их копии на своих серверах и отправлять в ФНС.

Подключенная к интернету касса мгновенно передаёт фискальные данные в ОФД без возможности их изменения. Без соединения с интернетом ККМ все равно будет хранить информацию о расчетах в памяти ФН и передаст их, когда аппарат подключится к сети. Если не отправлять данные в ОФД больше 30 дней, ФН автоматически заблокируется.

Какая информация должна быть в чеке покупателя

Список обязательных реквизитов для кассового чека приведен в 4 статье 54-ФЗ. Большинство информации заполняется один раз при настройке кассы и в дальнейшем присваивается автоматически.

В кассовом чеке должны быть указаны данные о компании и кассе:

• ИНН собственника ККТ;
• Применяемый налоговый режим;
• Номер ФН;
• Регистрационный номер кассы;
• Заводской номер кассы;
• Сайт налоговой.

Информация о точке продаж и кассире:

• Порядковый номер чека за рабочую смену;
• ФИО, ИНН и должность кассира (ИНН не печатается, но указывается);
• Дата, время и адрес продажи;

Данные об операции:

• Наименование документа;
• Форма расчёта (наличный, безналичный и т.д.);
• Признак расчёта (приход, расход и т.д.);
• Наименование, цена за единицу и количество ТРУ;
• Общая стоимость покупки;
• Сумма и ставка НДС (может не указываться, если ИП не платит этот налог. В этом случае в чеке должно быть указано «Без НДС»);
• Порядковый номер фискального документа;
• QR-код для проверки чека;
• Фискальный признак чека.

Какие ИП должны установить онлайн-кассу

Согласно 54 Федеральному закону, большинство индивидуальных предпринимателей обязаны использовать онлайн-кассы для своих расчётов. Исключение составляют компании, которые соответствуют критериям, перечисленным во второй статье закона.

Кому не нужен ККТ для ИП

Предприниматели, получающие оплату за свои товары и услуги от юридических лиц безналичным переводом на счёт, освобождены от применения кассовой техники.

Также онлайн-касса не понадобится тем, кто перешёл на режим «Налог на профессиональный доход» — другими словами, зарегистрировался как самозанятый.

От применения кассового аппарата для ИП освобождены некоторые сферы предпринимательской деятельности:

• продажа бумажных газет и журналов в киосках;
• питание в образовательных учреждениях;
• реализация мороженого или разливных напитков в киосках;
• продажа билетов и абонементов в государственные театры (с рук или лотка);
• торговля без оборудованного прилавка на рынках или в общественных местах;
• услуги, которые оказываются внутри государственных библиотек;
• бытовые услуги: ремонт обуви, изготовление ключей, сдача собственности в аренду, работа носильщика, услуги няни и сиделки;
• продажа бахил в розницу и др.

Часть предпринимателей вправе подтверждать расчёты с покупателями документом с реквизитами и данными о продаже, заменяющим кассовый чек:

• некоторые ИП на патенте (перечислены во 2 статье 54-ФЗ);
• предприниматели, которые ведут деятельность в регионе из перечня отдалённых или труднодоступных местностей.

Нужна ли касса ИП онлайн-магазину

Это зависит от того, как расплачивается покупатель. Существует несколько вариантов продажи товаров через интернет:

1. Оплата на сайте продавца. Если вы реализуете товары на собственном сайте, то на вас действуют общие обязательства по установке кассового аппарата, описанные в 54-ФЗ.
2. Сотрудничество с маркетплейсами. Если вы разместили своё предложение на одной из существующих торговых площадок, вам не нужно приобретать онлайн-кассу. Маркетплейс сам выдаст покупателю чек и переведёт вам деньги безналичным платежом.
3. Доставка курьером. Вам не нужно приобретать ККТ, если вы заключили договор со службой доставки, которая берёт регистрацию чеков на себя. Зачастую такой договор предусматривает комиссию за каждую проведенную продажу.

Нужен ли кассовый аппарат для ИП без работников

Кассовую технику вводили в сферу торговли и услуг постепенно: для некоторых видов деятельности, в том числе для ИП без работников, действовала отсрочка, которая закончилась в июле 2021 года. Сейчас на всех предпринимателей действуют общие правила применения ККТ.

Преимущества онлайн-кассы

Среди преимуществ использования онлайн-касс:

1. Быстрая передача данных: касса отправляет данные в ОФД и получает подтверждение операции всего за 3 секунды;
2. Прозрачность расчётов: клиент может проверить любой чек по QR-коду

или фискальному признаку и сумме;

3. Защита информации: фискальные данные хранятся на защищенном накопителе, их невозможно скорректировать;
4. Упрощенная процедура подключения: можно зарегистрировать ККТ удалённо, некоторые современные модели продаются с предустановленным кассовым ПО;
5. Управление бизнес-процессами: многие ОФД предлагают инструменты для автоматизации бизнеса в личном кабинете пользователя. Функционал «умных» касс можно расширить приложениями из маркетплейса устройства.

Как открыть онлайн-кассу для ИП

Если для вашей сферы деятельности обязательно применение онлайн-касс, вам нужно приобрести кассовое оборудование, зарегистрировать его в ФНС и загрузить список ТРУ (товаров, работ и услуг) перед началом работы.

Выбор кассы для ИП

Закон предъявляет к ККМ несколько требований: касса должна быть оборудована фискальным накопителем и включена в реестр ФНС. Также в ККТ должна быть предусмотрена работа с маркировкой, если это актуально для вашей деятельности.

При выборе модели нужно определиться с тем, какой формат подойдет для вашего бизнеса. Кассы отличаются по источнику питания: стационарные работают от сети и подойдут точкам продаж с фиксированным местом кассира, мобильные — от встроенного аккумулятора и будут полезны для выездных продаж.

Существует несколько разновидностей кассовых аппаратов:

• Автономная касса: устройство с ж/к дисплеем, встроенным аккумулятором, клавиатурой и принтером чеков. Может сохранять информацию о расчётах без выхода в сеть и отправлять их оператору фискальных данных, когда подключится к интернету. Подойдёт тем, кто ищет бюджетную кассу для работы в разных погодных условиях;
• Фискальный регистратор: оборудование с ФН и принтером чеков, которое нужно подключать к управляющему устройству. Бывает стационарным и мобильным;
• Смарт-терминал: касса с сенсорным дисплеем, процессором и встроенным принтером. Существуют мобильные модели, большинство из которых дополнительно оборудовано сканером штрих-кода и небольшим дисплеем, и стационарные — работают от сети и зачастую оснащены широким экраном. Такой вид ККТ подойдёт тем, кто работает с карточками товаров или ищет готовое решение для автоматизации бизнеса;
• POS-система: комплект оборудования, который обычно включает в себя кассовый компьютер с встроенным (моноблок) или отдельным дисплеем кассира, фискальным регистратором и программируемой клавиатурой. Такая система позволяет подключать внешнее оборудование (денежный ящик, торговые весы, сканер штрих-кода, терминал для эквайринга и т.д.) и подходит точкам продаж с большим потоком клиентов и фиксированным местом кассира.

Фискальный накопитель

Согласно 54-ФЗ, онлайн-касса должна быть оборудована фискальным накопителем — модулем для хранения, шифрования и передачи фискальных документов.

Существуют ФН со сроком службы 15 и 36 месяцев. Выбор зависит от сферы деятельности и налогового режима компании:

• сроком на 15 месяцев вправе устанавливать ИП, которые работают сезонно или в отдалённой местности, а также реализуют подакцизную продукцию или находятся на общей системе налогообложения (ОСНО);
• на 36 обязаны устанавливать ИП, которые оказывают услуги или находятся на УСН, ЕСХН или патентной системе.

Накопители также различаются по форматам фискальных документов (ФФД), которые они поддерживают. ФФД 1.05 и ФФД 1.1 — это старые форматы, которые можно использовать до окончания срока действия уже установленного ФН, если ИП не реализует маркированные товары. С августа 2021 г. большинство компаний перешли на накопители с ФФД 1.2.

После окончания срока действия ФН его необходимо заменить. Старый накопитель нужно хранить в течение 5 лет после замены.

Дополнительное оборудование

Функционал кассы можно расширить подключением внешнего оборудования. В современных устройствах для этого предусмотрены интерфейсы подключения RJ-11, RJ-12, RS-23, RJ-45, Bluetooth и USB. Обязательно убедитесь, что дополнительное оборудование можно подключить к онлайн-кассе.

Самые распространенные внешние устройства:

• сканер штрих-кода: считывает штрих-кода товара и передаёт данные о нём управляющей кассе. 2D-сканер обязателен, если вы продаёте крепкий алкоголь;
• терминал эквайринга: оборудование для приёма платежей по банковской карте;
• торговые весы: используются автономно или в связке с управляющим устройством;
• денежный ящик: устройство для хранения денег;
• дисплей покупателя: экран, который направлен на клиента.

Вы можете купить весь перечень кассового оборудования на сайте ЦТО «Такском-Касса» по выгодной цене.

Договор с ОФД

Оператор фискальных данных — это компания, которая обрабатывает и передаёт фискальные документы от предпринимателя в ФНС. Без договора с ОФД пользоваться онлайн-кассой не получится, поэтому до начала регистрации необходимо выбрать компанию из одобренного налоговой реестра.

Одна из таких компаний — «Такском» — один из крупнейших ОФД в России. Стоимость подключения к оператору начинается с 350 рублей в месяц. Компания предлагает широкий спектр услуг и сервисов для управления бизнесом: ЭП, личный кабинет с разнообразным функционалом, центр технического обслуживания для покупки и регистрации кассы и т.д.

В большинстве случаев для заключения договора не нужно лично встречаться с представителем ОФД: заявление на заключение договора можно подать через личный кабинет оператора. Когда ваша заявка будет одобрена, вы сможете начать регистрацию ККМ в налоговой.

Регистрация кассового аппарата для ИП в ФНС

После приобретения кассы и заключения договора на обработку фискальных данных с ОФД необходимо зарегистрировать аппарат. Эта процедура требует внимательного заполнения реквизитов компании и данных об устройстве. Есть несколько способов зарегистрировать кассу:

• Самостоятельно обратиться в налоговую службу.
• Заказать регистрацию в ОФД: многие операторы предлагают эту услугу во время заключения договора. Сотрудники Центра Технического Обслуживания «Такском-Касса» зарегистрируют и настроят кассу за вас, а также обучат персонал работе с устройством.

Начало работы с ЛК ОФД

После одобрения регистрации от налоговой, у вас появится возможность зарегистрироваться в личном кабинет ОФД. Для этого может понадобиться электронная подпись и данные ККМ.

Сервис «Такском-Касса» — это личный кабинет для работы с ККТ, подключённой к ОФД «Такском». Его функционал позволяет:

• Мониторить состояние кассовых аппаратов на всех точках продаж организации (статус, сроки замены ФН, открытые и закрытые смены);
• Видеть выписанные чеки, при необходимости дублировать их;
• Формировать отчёты по выручке и работе кассиров;
• Настраивать уведомления на разные события.

Добавление номенклатуры

Кассовый чек должны содержать данные о названии, количестве цене проданных товаров, работ или услуг (ТРУ). Поэтому перед тем, как начать пользоваться кассой, в неё загружается номенклатура — список ТРУ.

54-ФЗ не устанавливает специальных требований к виду ТРУ в чеке. Предприниматель может добавить любое название, которое будет понятно указывать покупателю на товар или услугу.

Производителям стоит ориентироваться на общероссийский классификатор продукции по видам деятельности или регламент Таможенного союза. Компаниям, которые реализуют готовый товар, можно использовать названия с этикетки. Длина названия не должна превышать 128 символов.

Вы можете заказать услугу добавления номенклатуры в ЦТО «Такском-Касса». Наши сотрудники подготовят онлайн-кассу к продажам и обучат вашу команду работе с ней.

Как зарегистрировать ККМ для ИП самостоятельно

Индивидуальный предприниматель может самостоятельно зарегистрировать кассу в налоговой службе во время личного визита или удалённо на официальном сайте.

Регистрация через ЛК ФНС

Для входа в личный кабинет понадобится электронная подпись или регистрационная карта с логином и паролем, которую можно получить в местном налоговом органе.

Для регистрации ККТ с помощью ЛК ИФНС обязательно нужна ЭП.

После входа в ЛК нужно выполнить следующие шаги:

1. Заполнить заявление. В нём нужно указать параметры кассы: место установки, заводской номер и модель из паспорта устройства, особенности использования.
2. Получить от налоговой регистрационный номер онлайн-кассы.
3. Активировать кассу. По-другому этот процесс называется фискализация кассы. Он может отличаться для разных моделей, но обычно для активации ККТ нужно подключить её к управляющему компьютеру и ввести реквизиты компании, данные ОФД и информацию о кассе.
4. Получить отчёт о фискализации.
5. Завершить регистрацию. Это действие нужно выполнить в личном кабинете ФНС. Внесите в свою заявку данные из отчёта о фискализации в течение суток после получения регистрационного кода и отправьте её в налоговую.

На каждом этапе внимательно проверяйте свои данные: если вы допустите ошибку, придётся регистрироваться заново или даже поменять ФН. Статус заявки будет виден в личном кабинете.

Самостоятельный визит в налоговую

Пройти регистрацию можно при личном посещении ФНС. Для этого можно обратиться в любое отделение налоговой службы и пройти схожие этапы:

1. Заполнить заявление и получить от сотрудника регистрационный номер ККТ.
2. В течение суток активировать ККМ и распечатать отчёт о фискализации. Чтобы сократить время, можно сделать это сразу в отделении.
3. Передать отчёт специалисту ФНС и получить от него подтверждение.

Штрафы за неправильное применение контрольно-кассового аппарата для ИП

Налоговая может оштрафовать предпринимателя за отсутствие ККТ или нарушение правил её использования. В законе установлены штрафы:

• за неприменение онлайн-касс — до 50% от незарегистрированного оборота (минимум 10 тысяч рублей). За повторное нарушение деятельность ИП будет приостановлена на 90 дней (если сумма расчетов превышает миллион рублей). Использование онлайн-кассы или ФН, которые не входят в реестр налоговой, тоже расценивается, как неприменение ККТ;
• за нарушение порядка использования или регистрации ККТ — до 3 000 рублей;
• за невыдачу чека покупателю — до 1 500 рублей;
• за нарушение сроков подачи документов в налоговую — до 3 тысяч рублей.

Ошибки при регистрации

Если вы регистрируете кассу самостоятельно, важно правильно заполнить данные в заявлении. Из-за ошибки вам придётся заново проходить всю процедуру, а в некоторых случаях заменить фискальный накопитель или заплатить штраф. Чтобы этого избежать, нужно соблюдать сроки регистрации и обратить внимание на заполнение полей:

• название ОФД;
• регистрационный номер;
• данные о фискальном накопителе;
• реквизиты компании.

Налоговая также может оштрафовать за расхождение данных в форме регистрации и кассовом аппарате.

Ошибки при использовании

ИП может получить штраф и за неправильную эксплуатацию кассы. Нарушением будет считаться:

• использование ФН с истекшим сроком действия или переполненной памятью;
• отсутствие накопителя в кассе;
• выдача чеков без названия, количества и цены ТРУ, а также других обязательных реквизитов чека;
• работа нескольких организаций с одной кассой.

Перерегистрация кассы

Иногда пользователю онлайн-кассы необходимо заново пройти процедуру регистрации.

Существует несколько причин для этого:

• Изменение данных в карточке регистрации ККТ (адрес установки, данные о собственнике и т.д.). В этом случае нужно поменять настройки кассы и перерегистрировать её в ФНС. Замена накопителя не нужна. Максимальное количество перерегистраций с одним ФН — 12 раз, если вы превысили этот лимит, придётся покупать новый накопитель.
• Изменение данных, которые не были указаны в карточке. Эту процедуру можно сделать самостоятельно. Для этого достаточно обновить настройки кассы и сформировать отчёт о перерегистрации.
• Замена фискального накопителя. Если у ФН истёк срок эксплуатации, закончилась память или произошла поломка, придётся приобрести новый и заново пройти регистрацию в ФНС.

Кассу можно перерегистрировать самостоятельно на сайте налоговой службы или при личном обращении, а также заказать эту услугу у ОФД.