Возможность использовать электронную подпись без применения машиночитаемой доверенности (МЧД) официально продлена до 31.08.2023. Расскажем, какие еще правила обращения с КЭП для руководителей организаций и предпринимателей предусмотрены в новом году.
Как требования к ЭП менялись в последнее время
Изменения в правилах использования ЭП начали внедряться с 2019 года (см. поправки к закону № 63-ФЗ) и продолжаются до сих пор. Законодатель, таким образом, стремится информационно обезопасить бизнес от мошенничества, упростить ЭДО и оптимизировать работу налоговиков и контролирующих органов.
А именно:
-
С 1 января 2022 года руководители компаний или ИП могут оформить ЭП только в налоговой службе или у ее доверенных лиц – удостоверяющих центров (УЦ), которые успешно прошли аккредитацию по новым требованиям.
-
С марта 2022 года ЭП предлагается оформлять исключительно на руководителя, который представляет интересы организации без доверенности. Такой ключ некопируемый, то есть с него невозможно будет сделать копию для бухгалтера или тендерного специалиста. На остальных сотрудников выдаются отдельные (личные) сертификаты физического лица, а также машиночитаемые доверенности (МЧД).
Переход на новый режим должен был состояться для всех субъектов бизнеса до января 2023 года, однако этот срок перенесли на сентябрь.
Таким образом, выданные ранее сертификаты (в которых указаны ФИО владельца, наименование компании, в интересах которой владелец подписи действует) можно использовать еще полгода. Соответственно, на тот же срок разрешается не прибегать к выпуску машиночитаемых доверенностей.
Как отмечается в пояснительной записке к законопроекту, продление переходного периода связано с «санкционным давлением, из-за которого затруднена подготовка к обязательному использованию МЧД в правоотношениях в электронной форме».
Пока у государства есть дополнительное время, чтобы настроить информационные системы, руководители компаний могут использовать его для обучения сотрудников, подготовки локальных актов и предварительного тестирования машиночитаемых доверенностей в ЭДО.
Какие виды ЭП доступны в 2023 году
Итак, разберемся, какими электронными подписями все-таки можно пользоваться в течение 2023 года.
Статья 5 закона № 63-ФЗ устанавливает три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная.
-
Простую получить легче всего. Она оформляется автоматически при регистрации на интернет-ресурсах и сервисах. Банальный пример – связка «логин-пароль» при создании учетной записи на сайте. Однако такой подписью нельзя заверять документы для отправки государственным органам, участия в торгах и т. п.
-
Неквалифицированная ЭП подойдет для внутреннего документооборота, обмена файлами с контрагентами. Работа на государственных порталах с ее помощью также невозможна.
-
Квалифицированная электронная подпись – единственный вариант, который обеспечивает высокий уровень безопасности. Ключ выдается в удостоверяющем центре, прошедшем аккредитацию в Минцифры или в ФНС. КЭП можно подписывать любые документы от имени компании: подавать с ее помощью отчетность в контролирующие службы, взаимодействовать с контрагентами и удаленными сотрудниками.
Согласно последней редакции закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 18.03.2020, выпустить можно два типа КЭП: на физическое лицо и на организацию.
1. Личная подпись физлица идентифицирует конкретного человека, без привязки к месту его трудоустройства.
В таком сертификате ЭП нет никаких сведений о компании, только частные данные владельца. Это позволяет пользоваться подписью сразу в нескольких организациях (с дополнительным приложением машиночитаемой доверенности), либо в личных целях.
2. Подпись компании выпускается на первое лицо (генерального директора и проч.), которое по уставу имеет право представлять интересы без доверенности. Этот ключ некопируемый, его нельзя передавать другим сотрудникам.
Электронные подписи на организацию, которые содержали данные и владельца сертификата и сотрудника фирмы, больше не выдаются коммерческими УЦ. Но пользоваться ими можно вплоть до сентября 2023 года если они не заканчиваются раньше.
Как подписывать документы до 01.09.2023
До сентября текущего года электронные документы можно подписывать любым из двух способов:
-
По старым правилам – КЭП юридического лица, выданной на сотрудника организации (такой сертификат содержит данные о фирме и физическом лице – работнике);
-
По новым правилам – личной подписью физического лица (работника) с приложением машиночитаемой доверенности. МЧД фактически подтверждает принадлежность к компании и полномочия доверенного лица.
Оба способа доступны до 1 сентября 2023 года. С осени единственным вариантом для бизнеса останется использование электронной подписи физлица и МЧД, либо КЭП организации, выданной на руководителя.
Кому и где получать электронные подписи в 2023 году
Разберемся, куда обращаться за оформлением сертификата в течение следующего полугодия.
|
Кто подписывает электронный документ |
Что нужно оформить |
Где получить ЭП |
|
Физическое (частное) лицо |
ЭП физлица |
Аккредитованный удостоверяющий центр (АУЦ) |
|
Физлицо – сотрудник организации или ИП |
ЭП физлица + машиночитаемая доверенность (МЧД) |
АУЦ |
|
Генеральный директор юридического лица |
ЭП организации |
ФНС и ее доверенные лица (ДЛ) |
|
Индивидуальный предприниматель |
ЭП индивидуального предпринимателя |
ФНС и ДЛ |
Функция по выпуску КЭП еще с января 2022 года возложена на Федеральную налоговую службу. Для получения нового ключа руководители компаний и ИП могут подать заявку напрямую в ФНС, либо действовать через доверенных лиц.
Удостоверяющий центр «Калуга Астрал» предлагает две услуги по этому направлению:
-
Астрал-ЭТ позволяет быстро получить электронную подпись для участия в торгах, для работы на государственных порталах и электронного документооборота;
-
1С-ЭТП – расширенный сервис получения электронных подписей и поиска аукционов из программы 1С.
Для надежного хранения ЭП потребуется физический носитель. Калуга Астрал предлагает широкий ассортимент рутокенов. Выбрать и купить можно по этой ссылке – Каталог носителей.
Как выглядит машиночитаемая доверенность (МЧД)
Машиночитаемая доверенность – это электронный аналог бумажной доверенности, который подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или ИП. Создается и хранится этот файл в формате XML.
Генеральный директор заполняет необходимые сведения о сотруднике – доверенном лице и данные организации. Сделать это можно непосредственно на сайте ФНС, в конструкторе документов 1С или в системах электронного документооборота.
Также многие сервисы по формированию МЧД позволяют сотруднику самостоятельно создать и заполнить доверенность и передать уже готовую форму директору на подпись. Директор подписывает МЧД своей УКЭП.
Вот как, например, выглядит МЧД, оформленная в 1С.
1С-Отчетность – сервис Калуга Астрал передачи отчетности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие», который поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями в 2023 году.
Как выпустить КЭП в 2023 году по новым правилам
По окончании срока действия сертификата КЭП, но не позже 31.08.2023 руководитель организации или ИП должен лично обратиться в ФНС или в доверенный УЦ. По доверенности, даже нотариальной, обновить ключ не получится.
Вариант № 1: через ФНС
Директор или предприниматель лично является на прием в районную налоговую инспекцию, предварительная запись не требуется. Обслуживание ведется в порядке живой очереди, согласно графику работы ФНС.
При себе необходимо иметь документы, подтверждающие полномочия, и сертифицированный токен. На месте руководитель заполняет заявление на получение УКЭП.
Если требуется оформить КЭП на сотрудников, то необходимо обратиться в аккредитованный УЦ.
Вариант № 2: через Доверенное лицо УЦ ФНС
Для ускоренного выпуска квалифицированной электронной подписи можно обратиться в ДЛ УЦ ФНС.
Например, такую услугу – Получение КЭП в ФНС «под ключ» предоставляет Калуга Астрал в офисах, в которых открыто подразделение ДЛ УЦ ФНС – «Аналитический центр». Заявка отправляется дистанционно, а специалисты УЦ сами проводят идентификацию, подбирают подходящий USB-носитель (токен) и выпускают новый сертификат, в соответствии с последними требованиями закона.
УКЭП физлица – для сотрудников фирмы, которые впоследствии будут работать с машиночитаемой доверенностью, также можно заказать на сайте Калуга Астрал.
Создавать МЧД и выпускать обновленные КЭП можно уже сейчас. Откладывать оформление на конец августа – неблагоразумно, так как будет наблюдаться повышенный спрос на перевыпуск и возможны очереди. Старые подписи 1 сентября перестанут действовать, и компания на какое-то время может оказаться отрезанной от всего электронного документооборота.
Чтобы этого не произошло, внимательно изучите вопрос и подавайте уже заявку на выпуск КЭП для организации и работников.
- ITCOM
- CONSULT
- SECURITY
- MARKET
- ACADEMY
- EXPERTIZA
Цифровые решения для бизнеса
-
Продукты
- Электронная подпись
- Корпоративный удостоверяющий центр
- Сертифицированный носитель
- Электронный документооборот
- Тендерное сопровождение
-
Электронная отчетность
- Аккредитация на ЭТП
- Решения для кассы
- ЕГАИС
- Маркировка обуви
- Информационная безопасность
- Регистрация ИП
-
Регистрация ООО
- Перевыпуск ЭП руководителей организаций и ИП
-
Техподдержка
- База знаний
- Оплата онлайн
-
О компании
- Контакты
-
Статьи
- Новости
- Сертификаты и лицензии
- Документы
- Способы оплаты
- Карьера в Айтиком
- Точки выдачи
-
Партнерство
Инструкции
Электронная подпись
Генерация и установка КЭП
- Квалифицированная электронная подпись
- Облачная квалифицированная электронная подпись
- Автоматическая установка корневых сертификатов УЦ ИТК и УЦ Айтиком
Работа и эксплуатация КЭП
- Настройка КЭП для работы на MacOS
- Облачная КЭП — как пользоваться
- Как подписать документ электронной подписью
- Как подписать документ с помощью «облачного» сервиса
- Как проверить срок действия электронной подписи
- Как обновить КЭП / у меня истекает сертификат / какой срок действия моего сертификата?
- Отзыв сертификата
- Установить корневые сертификаты / Где взять корневые сертификаты и/или список отозванных сертификатов УЦ?
- Как подписать документ электронной подписью используя Крипто Про 5?
- Как скопировать контейнер/закрытую часть ключа?
- Экспорт PFX-файла и его установка
- Как экспортировать открытый ключ?
- Получение идентификатора налогоплательщика для подачи отчётности через сайт ФНС nalog.ru
Устранение ошибок при работе
- Сертификат недействителен
- Не удается построить цепочку сертификатов
- При входе на Сбербанк-АСТ ошибка: «Клиентский сертификат не сопоставлен с пользователем»
- При работе на ЭТП или ИС ошибка при подписании данных: «Ошибка исполнения функции»
- Ошибка! Библиотека CAPICOM не может быть загружена»
- Настройка браузера для работы на площадках
- На портале не отображается нужный сертификат
- На вашем компьютере отсутствуют или некорректно настроены средства для работы с ЭЦП. Обратитесь к поставщику вашего сертификата и СКЗИ
- Невозможно создание объекта сервером программирования объектов
- В Вашем браузере отсутствуют разрешения на использование ActiveX объектов
Программы для работы с электронной подписью
КриптоАРМ
- КриптоАРМ: Где скачать? Как установить?
- КриптоАРМ: статус сертификата: недействителен, ошибка построения пути сертификации
- КриптоАРМ: предупреждение «Нет полного доверия к сертификату подписи»
- КриптоАРМ: Не удается установить лицензионный ключ: ошибка сохранения данных
- КриптоАРМ: Указан хеш-алгоритм, несовместимый с данным файлом подписи
- КриптоАРМ: Отсутствует личный сертификат для расшифрования
- КриптоАРМ: Установка завершается с ошибкой
- КриптоАРМ: ошибка «Подпись не валидна»
- КриптоАРМ: не удается подписать файл: ошибка исполнения функции 0x0000065b
Криптопровайдеры
КриптоПро
- КриптоПро CSP: Истекла линцезия / Как ввести лицензию КриптоПро CSP? / Как ввести серийный номер?
- КриптоПро CSP: Cообщение «Вставьте ключевой носитель» или «Вставлен другой ключевой носитель»
- КриптоПро CSP: Как переустановить программу?
- КриптоПро CSP: Cообщение об ошибке «Ошибка обращения к указанному CSP»
- КриптоПро CSP: Настройка считывателей
- КриптоПро CSP: Cообщение «Набор ключей не определен» или «Набор ключей не существует»
- КриптоПро CSP: Gоявляется сообщение «Введите пароль (PIN-код) для контейнера»
- КриптоПро CSP: При установке сообщение Возникла ошибка в процессе установки драйвера
- КриптоПро CSP: Окно «Выбор ключевого контейнера» пустое либо в нем не отображается нужный контейнер
- КриптоПро CSP: Как установить/скопировать сертификат/контейнер/ключ в реестр?
VipNet
- Установка/Переустановка/Удаление VipNet
- Список поддерживаемых внешних устройств / Какой тип носителя поддерживает VipNet
Общие вопросы
- Как обеспечить юридическую силу ЭЦП в электронном документе?
- Термины и определения (глоссарий)
- Как ввести серийный номер КриптоПро CSP 4.0?
- Установка корневого сертификата Удостоверяющего центра ООО «ИТК»
- Инструкция по установке драйверов
- Инструкция по генерации ключа электронной подписи
- Полное руководство по настройке ПК для работы с электронной подписью
- Какие документы нужны для получения электронной подписи?
Заполнение заявления на получение ЭП: частые вопросы
- Какой адрес указывать в заявлении на выпуск ЭП
- Заполнение блока «Паспорт» иностранным гражданином
- Заполнение блока «Дата выдачи паспорта»
- Какие нужны документы после смены Ф.И.О.
- Подходит ли СНИЛС, выданный в МФЦ
- Зачем прикладывать СНИЛС в заявку, если ПФР его не выдаёт?
- Выпуск ЭП при наступлении срока смены паспорта
- Данные о руководителе не внесены в ЕГРЮЛ
- В выписке ЕГРЮЛ данные с ошибкой или опечаткой
- Что такое «Надлежащее качество документа»?
- Что такое «Живая подпись и печать»?
- Какую ставить дату на заявлении
- Соответствие подписи в паспорте и заявлении
Отчетноcть в РосАлкогольРегулирование
- Установка личного сертификата
- Установка сертификатов для сдачи отчетности в Росалкогольрегулирование
- Видео: Регистрация в системе Росалкогольрегулирования
- Инструкция по работе с КриптоАРМ
- Видео: Подписание и шифрование декларации
- Видео: Загрузка и установка Декларант-Алко
- Как отправить отчетность в Росалкогольрегулирование организациям. Общая схема
- Регистрация на портале для отчетности в Росалкогольрегулирование
- Подготовка отчетности в программе Декларант-Алко
- Как сформировать отчеты за несколько филиалов или организаций в Декларант-Алко
- Порядок представления отчетности в Росалкогольрегулирование
Не нашли подходящую инструкцию?
Подберем подходящую инструкцию под ваши запросы для решения вашего бизнеса
Благодарим Вас за подписку!
Произошла ошибка!
Попробуйте выполнить действие еще раз
Из нашей статьи вы узнаете:
Ключ сертификата электронной подписи (ЭП или ЭЦП) создаётся методом криптографических преобразований с помощью специального программного обеспечения — СКЗИ. Это позволяет надёжно защитить внесённые в подпись данные о владельце. Доступ к ключу имеет только владелец.
Тщательная проверка данных и сохранение ключевой информации о пользователе становятся гарантами надёжности ЭЦП. Нанесённая на текст, графический материал или договор, подпись закрепляет авторство подписанта. Механизм проверки подлинности цифрового аналога подписи подтверждает правомерность действия.
Электронная подпись используется в следующих случаях:
- подача налоговой декларации в ФНС;
- подтверждение авторства электронного документа;
- заключение сделок по торгам, соглашениям и финансовым операциям;
- подписание права передачи полномочий или аналогичных процедур;
- ведение внутреннего электронного документооборота;
- согласование включённых в файл данных группой лиц.
Электронная подпись — самый надёжный метод защитить информацию о сделках и создании документов от третьих лиц. Принцип криптографии создаёт сложный код, расшифровать который можно лишь с помощью сертификата или пароля доступа. Взлом шифра невозможен, что обеспечивает доверие к ЭП.
Регистрация права на подпись проводится через аккредитованные удостоверяющие центры. Право принимать, проверять и хранить конфиденциальную информацию о клиенте имеют только сертифицированные организации. Каждая созданная ЭП уникальна по своей структуре и коду.
Где получить сертификат электронной подписи
Сертификат ЭЦП можно получить только в специальном удостоверяющем центре (УЦ). Порядок и место выдачи зависит от получателя. Индивидуальным предпринимателям и руководителям юридического лица выдают подписи только в УЦ ФНС и её доверенных лиц. Необходимо прийти лично в отделение налоговой с пакетом документов и сертифицированным токеном, на который запишут электронную подпись. Клиенты обслуживаются в порядке очереди по графику выбранного филиала.
Для ускоренного выпуска рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».
Физическим лицам и работникам юрлица можно получить сертификат подписи только в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы Министерством цифрового развития. Перечень таких УЦ размещён на сайте Минцифры. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска сертификатов электронных подписей для физлиц и работников ЮЛ — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и равнозначны рукописным.
Принцип работы: что необходимо для использования ЭП
Принцип работы подписи заключается в кодировании файла. Как только нанесена электронная подпись, добавить новую информацию в файл невозможно. Вся процедура проходит через специальное ПО. Чтобы внести изменения, необходимо открыть файл, внести в него правки и затем подписать файл электронной подписью с Рутокена снова. При этом на документе будет проставлена новая подпись с актуальным временем и датой подписания. Именно это качество придаёт документу надёжность. Чтобы правильно работать с документом, необходимо запомнить последовательность действий при работе с ЭП
Порядок работы с электронным документом и ЭП:
- Документ редактируется и вычитывается до подписи. Внести правки после подписания файла не получится — электронная подпись под документом станет невалидной.
- В торговле, документообороте с ФНС и ведении финансовых операций по законодательству признаётся только квалифицированная электронная подпись. С её помощью подписывают соглашения между разными сторонами.
- На официальной странице производителя СКЗИ можно скачать пробную версию продукта, которая действует 3 месяца. По истечении этого срока потребуется приобрести лицензию.
- Для работы с разными версиями документа требуются плагины, веб-сервисы и отдельные программы.
Подпись наносится не только на электронный документ, созданный в специализированной программе. ЭП можно подписывать файлы AdobeLiveCycle ES, Microsoft Office, AdobeAcrobat и AdobeReader. Это существенно расширяет её функционал, при этом требует установки дополнительных патчей. У каждого типа файла свои правила работы и внесения ЭП в документ.
Процесс: как подписать электронной подписью документ PDF
Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader можно подписать с помощью программы «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, с ним можно создавать электронную подпись в ПДФ формате. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.
Чтобы подписывать файлы электронной подписью, необходима программа для чтения ПДФ-файлов версии AdobeAcrobatPro или AcrobatReader DC. После подписания электронный файл распознаётся в «КриптоПро».
Инструкция, как поставить ЭП:
- Заходите на онлайн-сервис «КриптоПро», нужно найти плагин и установить на компьютер.
- Настроив программу, входите в меню, подпункт «Работа с сертификатами».
- Выбираете меню «Подписание».
- В появившемся окне выбираете искомую подпись.
- Чтобы подписать PDF, необходимо выбрать место и положение электронной подписи в документе.
Электронная цифровая подпись PDF аналогична подписям в «КриптоПро». Подпись распознаётся системой при подаче документов в налоговую службу или аналогичные организации.
Шаг 1
Открыть файл PDF и выбрать дополнительные инструменты.
Шаг 2
Установить расширение PDF.
Шаг 3
Выбрать сертификаты.
Шаг 4
Выбрать действия с Сертификатами.
Шаг 5
Выбрать место штампа.
Шаг 6
Выбрать сертификат.
Шаг 7
Просмотреть сертификат.
MS Word: подписываем документы электронной подписью
Документы Microsoft Office могут быть подписаны электронной цифровой подписью самостоятельно. Для этих целей к стандартному пакету нужно скачать плагин, отвечающий расширению документов Word. На компьютере должна быть установлена система не младше 2007 года.
Простота использования позволяет эффективно вести работу в программах-редакторах, которые наиболее удобны пользователю. Перед работой необходимо проверить, насколько корректно взаимодействуют плагин программы электронной подписи и Word. Справка: в Word создаются трудовые и хозяйственные договоры, иски в арбитражные суды, заявления для вуза и т. д. Аналогично создаются файлы в Excel для XLS. Для работы с этим типом файлов необходима установка плагина MSInfopath. Чаще всего он поставляется в пакете с Microsoft Office.
Шаг 1
Открываем файл Word. На верхней панели открываем раздел «Файл». В версиях 2007-2010 года пункт спрятан под значком Microsoft Office в верхнем левом углу. В открывшемся перечне нужно кликнуть по блоку «Защита документа». В раскрывшемся меню выбираем строку с названием «Добавить цифровую подпись».
Шаг 2
Всплывает окно «Подписание». В нём указывается роль подписанта. Выбираются сертификаты и оставляются комментарии, входящие в подписание документа.
Шаг 3
Если к ПК привязано несколько сертификатов, функционал Word подтянет самую последнюю версию подписи. Изменить текущее положение можно в настройках, кликнув на «Изменить».
Шаг 4
Заполнив обязательные поля, нажмите кнопку «Подписать». Электронный сертификат соединяется с документом и обеспечивает его защиту.
OpenOffice: подписание документов с помощью ЭП
Подписать с помощью ЭЦП электронный документ, созданный в бесплатном офисном пакете программ OpenOffice, не получится. Он не поддерживает создание подписи в файле с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработка плагина для OpenOffice КриптоПро пока не планируется.
Картинки: визирование подписью графических файлов
Электронная печать может применяться на графических файлах. Подписывать можно файловые разрешения формата BMP, JPEG, PNG, PDF и др. Цифровая подпись служит защитой изображения и устанавливает авторство рисунка. Подпись используется для защиты:
- авторских логотипов;
- заверения скан-копии документа;
- защиты договоров в формате PDF;
- защиты чертежей и проектной документации формата PDF;
- заверения чертежей, графиков работы и др.
Чтобы воспользоваться для защиты электронной цифровой подписью, на ПК устанавливается дополнительный патч «КриптоАРМ». ПО предоставляется бесплатно, его можно скачать с сайта разработчика. Аналоги зачастую конфликтуют с лицензированной программой и продаются в виде платных подписок.
Крипто АРМ: помощник предпринимателя
«КриптоАРМ» — специализированное ПО, созданное под программу взаимодействия электронных подписей. Это удобный и финансово выгодный инструмент, официально лицензированный в РФ.
В «КриптоАРМ» можно создавать подпись в форматах:
- jpeg;
- rar;
- png;
- ppt;
- видеофайлы;
- расширения базы данных и т. д.
Программа имеет несколько версий, каждая наделена уникальным функционалом. «КриптоАРМ Старт» — базовая версия с минимальным набором инструментов, предоставляется бесплатно. Платные версии дают тестовый период, за который пользователь может выбрать необходимые для работы функции.
После установки на ПК программа позволяет нанести электронную подпись на файл из контекстного меню или в главном окне программы. Алгоритм работы слегка различен. Но в обоих вариантах работа завершается пунктом «Подписать».
Купить подходящую лицензию КриптоПро можно в нашем интернет-магазине. Оставьте короткую заявку, для бесплатной консультации специалиста.
Документы для ФНС: как подписать электронной подписью
Для работы в личном кабинете на сайте ФНС нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Она имеет юридическую значимость и является аналогом бумажной подписи. С её помощью можно сдавать отчётность онлайн, подписывать договоры с контрагентами и участвовать в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Помимо подписи, необходим идентификатор налогоплательщика.
Что нужно сделать, чтобы его получить:
- перейти на страницу сервиса самостоятельной регистрации налогоплательщиков в системе сдачи налоговой отчётности;
- указать электронный адрес и пароль;
- перейти по ссылке активации профиля, которая будет отправлена на электронную почту;
- отправить на регистрацию сертификат ЭП — выбрать файл сертификата и нажать на кнопку «Зарегистрировать сертификат»;
- когда заявление будет успешно обработано, за сертификатом будет закреплён индивидуальный идентификатор абонента.
После этого можно создавать и подписывать документы, чтобы вести электронный документооборот с налоговой через личный кабинет.
Для отправки отчётности рекомендуем сервис «1С-Отчетность». Это сервис для передачи отчётности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие». С помощью него можно отправлять документы в госорганы по всем направлениям с любой УКЭП.
Ошибки: часто встречающиеся трудности в работе с ЭП
Причины возникновения ошибки:
- сертификат не установлен или не настроен в системе;
- не установлено ПО «КриптоПро»;
- установлен Word младше версии 2007 года (чаще всего это 2003 год);
- срок службы сертификата закончен;
- попытка продублировать сертификат на документе;
- применение несовместимого с «КриптоПро» программного обеспечения.
В случае возникновения ошибки обратитесь к администратору. Чаще всего причины сбоев вскрываются при детальной проверке программного обеспечения, установленного на оборудовании.
Если после нажатия кнопки «Подписать» вместо документа выдаётся ошибка, значит, на компьютере не установлены программные пакеты от «КриптоПро».
«Калуга Астрал» выпускает электронные подписи для физлиц и работников ЮЛ — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». С ними можно работать на государственных порталах, подписывать отчётность и любые документы, в том числе в формате Word и PDF. Специалисты техподдержки готовы оказать помощь в установке электронной подписи на компьютер и настройке рабочего места.
Как ИП, самозанятому, физлицу, руководителю или сотруднику компании получить электронную цифровую подпись — в этой статье с образцом заявления в ФНС.
Какие ЭЦП действуют в 2023 году
Теперь роль удостоверяющего центра возложена на Федеральную налоговую службу. А услуга по оформлению электронной подписи бесплатна для ИП и юридических лиц. Приобрести надо только цифровой носитель (токен). Купить его можно у официальных дистрибьюторов или в специализированных интернет-магазинах.
Если у вас уже есть носитель, его можно использовать повторно, но при условии, что он соответствует требованиям. Один токен может использоваться для хранения нескольких сертификатов подписей. Их количество зависит от модели ключевого носителя.
Где и как получить электронную подпись в 2023 году
Порядок и место получения подписи отличается в зависимости от того, кто получает ЭЦП: руководитель компании, индивидуальный предприниматель или сотрудник компании.
Индивидуальному предпринимателю
ИП может получить электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных лиц УЦ ФНС:
- ПАО «Сбербанк России»,
- АО «Аналитический центр»,
- Банк ВТБ.
Чтобы получить ЭЦП предпринимателю потребуется паспорт, СНИЛС, токен и сертификат соответствия на него.
Подать заявление на получение можно лично в отделении налоговой или в Личном кабинете налогоплательщика. После этого нужно прийти в ИФНС для идентификации личности получателя.
В законе сказано, что для идентификации можно обратиться в любую налоговую. Но на практике часто требуют посетить именно ИФНС по месту регистрации.
Еще одним шагом при получении электронной подписи будет приобретение КриптоПро CSP или другого провайдера и установка его на компьютер. Без средства криптозащиты работа с электронной подписью невозможна.
При этом, если ранее была куплена лицензия КриптоПро, программа продолжит работать — криптопровайдеров изменения не коснулись.
Каждое устройство, на котором планируется работать, требует отдельной лицензии. Например, если предприниматель будет подписывать документы с домашнего ноутбука и рабочего компьютера, он должен приобрести две лицензии.
При обращении к доверенным лицам УЦ ФНС порядок действий такой же, но приобрести цифровой носитель и КриптоПро CSP можно сразу там, то есть вы получите электронную подпись под ключ.
Руководителю компании
Глава компании может получить электронную подпись там же, где и индивидуальный предприниматель. Пакет документов — аналогичный.
Не отличается и алгоритм действий по подаче заявления, приобретения токена и идентификации — личный визит обязателен. Отправить представителя, даже по доверенности, нельзя.
Сотруднику компании
Сотрудники могут обращаться за получением ЭЦП в аккредитованный удостоверяющий центр. Главное — чтобы он прошел переаккредитацию. Посмотреть перечень можно здесь.
Раньше в файлах ЭП для сотрудников указывались ФИО работника и наименование компании, от лица которой он действует. Сейчас указываются только личные данные, что позволяет использовать электронную подпись в разных фирмах.
С 1 января 2023 года применение подписи нового образца стало обязательным.
Сотруднику для получения ЭЦП нужно предоставить паспорт и СНИЛС, а также подтвердить личность в удостоверяющем центре.
Чтобы доказать наличие прав на подпись ЭЦП документов от имени компании, у сотрудника должна быть также машиночитаемая доверенность (МЧД). Это доверенность в электронном виде, дающая право выполнять действия от лица организации. Ее должен подписать электронной подписью глава компании.
С 1 сентября 2023 при подписании документов с помощью ЭП доверенные лица должны прилагать машиночитаемую доверенность.
Требования к форме МЧД, которую сотрудник использует вместе со своей ЭЦП, утвердило Минцифры (приказ № 857 от 18.08.2021). В документе надо указать:
- его название,
- сведения о доверителе: ИП, российской или иностранной организации,
- информацию об уполномоченном представителе компании, на которого оформлена ЭП: ФИО, дата рождения, данные паспорта, СНИЛС, ИНН,
- дату,
- список полномочий лица, который вправе подписывать документы от имени руководителя компании,
- идентификатор полномочий,
- данные о возможности передоверия МЧД.
Если доверитель — ИП, в доверенности нужно указать: ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.
Физическому лицу
Физические лица могут как и раньше получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Заявка отправляется в электронном виде, но потом нужно приехать для идентификации личности и получения сертификата подписи. Из документов потребуется только паспорт.
Если есть действующая электронная подпись, получить новую можно дистанционно.
Самозанятому
Порядок получения электронной подписи для самозанятого никак не отличается от схемы для физлиц — через аккредитованный удостоверяющий центр.
Образец заявления на получение ЭЦП в ФНС в 2023 году
Заявление на получение электронной цифровой подписи подает руководитель организации или ИП лично в налоговую. Скачайте бесплатно бланк и заполните его с учетом своих данных.
ЭЦП в электронном документообороте
Сегодня бизнес повсеместно переходит на электронный документооборот. Так, цифровой формат обязателен для работы с маркированными товарами, а скоро станет и для грузоперевозок.
Все необходимые документы можно подписать электронной подписью и сразу отправить контрагенту. ЭЦП не только визирует документ, но и гарантирует, что после подписания в итоговую версию документа не вносились изменения.
Автоматизировать работу бизнеса поможет МойСклад. Все процессы по продаже и учету товаров бесплатно — рабочее место кассира, складской учет и CRM в комплекте.
- контролируйте остатки на складах и товаров на реализации;
- создавайте автоматические заказы поставщикам на основе статистики продаж или неснижаемого остатка;
- смотрите реальную прибыль по каждому товару;
- печатайте ценники и чеки, более 100 готовых форм документов;
- работайте с маркированными товарами: бесплатная поддержка всех операций;
- быстрый старт, поддержка 24/7, есть бесплатный тариф.