Руководство для организатора мероприятия

7 заповедей организатора мероприятий

Ивент — это индустрия, отличающаяся высокой многозадачностью, поэтому тех, кому больше по душе сосредотачивать все свое внимание на одном объекте, здесь не ждут. Как оказалось, лишь 10% людей обладают «цезарской» способностью делать несколько дел одновременно; к сожалению, остальные просто не вписываются в безумный ритм этого рынка.

Если вы не любите рутину, предпочитаете активный образ жизни и готовы справляться с высокими нагрузками — добро пожаловать в ивент! Возможно, именно эта статья разбудит в вас творческий потенциал и даст толчок к развитию в сфере ивента.

1. Внимание к мелочам

Мелочи, как известно, составляют целый образ, а одна маленькая деталь способна разрушить имидж целого мероприятия. Очевидным доказательством этой непреложной истины является один интересный случай. Как-то раз во время организации одного мероприятия в автосалоне начинающий ивентор забыл предупредить моделей-участниц события о цвете туфель, которые надо было взять с собой. Для каждой был подобран и составлен отдельный красивый вечерний образ с коктейльным платьем, шикарной укладкой и до мелочей продуманным бьюти-образом, но из-за мелкого недочета в работе новичка-организатора образы моделей остались незавершенными. Двадцать девушек пестрили обувью разных расцветок, и если атмосфера мероприятия в целом не была испорчена этой неприятностью, то осадок в душе стилистов и организаторов, безусловно, остался.

Стоит ли говорить, что в процессе подготовки мероприятия нужно не только погружаться с головой, но и тщательно учитывать каждую деталь при его организации. Необходимо продумать и предотвратить все возможные варианты, которые могут помешать в организации события. Для организатора мероприятия должно быть важно мнение каждого участника, будь то обслуживающий персонал или самые почетные гости. Вклад каждого человека в проводимое событие должен быть по достоинству оценен и замечен с тем, чтобы, во-первых, подтвердить свой профессионализм и, во-вторых, работать на свой личный бренд, имидж и репутацию, которые так важны в сфере ивент-бизнеса.

2. Хочешь сделать хорошо — сделай это сам

«Мероприятие оказалось на редкость скучным. Если бы во время обеда в комнату заглянул инопланетянин, он бы решил, что гуманоиды общаются между собой посредством звяканья вилок о ножи», — Уильям Сатклифф.

Главная проблема всех начинающих организаторов — это отсутствие обширной базы утвержденных подрядчиков и опытной, грамотной команды, поэтому контроль за процессом организации следует еще более ужесточить и осуществлять буквально 24 часа в сутки. К чему нужно быть готовым, если собираешься стать профессионалом-ивентором?

Во-первых, отвыкни от сна. Накануне запуска проекта ивентор редко может позволить себе понежиться в постели, вместо этого нередки случаи, когда бедолага вынужден сорваться ночью в типографию, чтобы убедиться в цвете печати баннера, к примеру. Ответственный организатор-новичок при выборе кавер-группы, с которой можно будет заключить контракт на мероприятие, заранее придет на выступление группы, чтобы определить, подходит ли она для сотрудничества. При отсутствии наработанной базы по кейтерингу организаторам необходимо проводить тест-фуд для проверки качества предоставляемых блюд.

Все это необходимо для того, чтобы в дальнейшем избежать недопониманий и разногласий с клиентом, но трудности меркнут перед тем, какое вы создаете себе имя в результате кропотливой работы, как мечтают работать именно с вами и с каким множеством интересных, одиозных, неоднозначных, но, безусловно, захватывающих людей вы знакомитесь.

3. Стрессоустойчивость

«Кто не падает – тот не встает», – сказал как-то боксер Федор Емельяненко после поражения своему бразильскому коллеге Фабрисио Вердуму.

Что-то подсказывает, что афоризм, который необходимо выучить наизусть во избежание лишней нервотрепки, – не только спорт. Ошибки и провалы – лучшие учителя в жизни при условии, что вы хорошо усваиваете ее уроки. Главное – вовремя собраться, признать свое поражение и постараться исправить его последствия. Горячее сердце и холодный разум всегда подскажут правильный выход из любой ситуации.

4. Пунктуальность

Время – важнейший ресурс в ивенте. Ивентор должен взять за правило приезжать на проект раньше всей остальной команды, что свидетельствует о высоком профессионализме работника. Стоит организатору лишь один раз опоздать на мероприятие – и его репутация будет испорчена, доверие к нему утрачено, а команда и участники станут позволять себе халатное отношение к проекту.

5. Скорость

Время перед мероприятием пролетает как одна секунда, поэтому просто необходимо, чтобы площадка, приглашенные звезды и ведущие были полностью подготовлены и проинструктированы в день проведения, а все детали проекта были уже улажены и оговорены. Для того чтобы быть спокойным хотя бы за техническую сторону мероприятия, стоит провести генеральную проверку хотя бы за два часа до его начала. Event-менеджер обязан быть общительным, активным, постоянно контролировать ситуацию, мгновенно решать возникающие вопросы и быстро реагировать на непредвиденные сложности. Хочется разорваться на несколько частей? Ускоряйтесь!

6. Постоянное обучение

Учитесь, учитесь и еще раз учитесь. Процесс развития не должен останавливаться, ведь именно оставаясь в курсе самых последних тенденций и новостей из самых разных сфер, вы повышаете собственную квалификацию. Стремитесь первыми узнавать веяния моды, находить самых лучших подрядчиков, запоминающихся артистов, креативных стилистов и записывать все необходимые контакты. Ваш ежедневник должен пестрить новыми записями и идеями — только так можно идти в ногу со стремительной event-индустрией.

Учитесь у лучших: посещайте лекции, мастер-классы, презентации и семинары по событийному бизнесу и интересуйтесь всем на свете. Предупрежден – значит вооружен в наш век информационного бума, когда владение информацией означает уже полпобеды над остальными конкурентами. С другой стороны, никто не отменял взаимопомощь и доверие, и, помогая своим конкурентам сегодня, вы можете рассчитывать на руку помощи завтра.

Прежде всего стоит оставаться человеком и не стремиться перегрызть глотку всякому, кто вздумал встать у вас на пути. Задумайтесь: чем может быть одинаково полезно вам обоим знакомство друг с другом? Чем можно поделиться? Что приобрести? Налаживание деловых контактов, в конце концов, –основа современной бизнес-дипломатии.

7. Внешний вид

Не оставайтесь «сапожником без сапог»: следите за деталями своего образа, имиджа и репутации. Личный бренд выстраивается точно так же, как и бренд продукта или компании, – неповторимый стиль в одежде, вкус, ухоженность, поставленная речь, опрятность, харизматичность и позитивный настрой сослужат вам верную службу. Как показывают исследования, на подсознательном уровне люди больше прислушиваются к мнению внешне привлекательного человека. Ваши советы будут иметь особую ценность в глазах окружающих, если вы позаботитесь о собственным внешнем виде и не будете упускать из виду ни малейшей детали.

Будьте всегда на шаг впереди клиента. Определяйте его цели и задачи, которые он хочет реализовать. Думайте об итогах своей работы. Вдохновляйте и вдохновляйтесь, ищите новые идеи и расширяйте горизонты. Забудьте об ограничениях, штампах и шаблонах, стремитесь к гармонии и целостности, пристально всматривайтесь в мелочи, так как из них и состоит окружающий нас мир. Тщательно подбирайте и развивайте участников своей команды, чтобы в дальнейшем ее действия были слаженными, а результаты работы — впечатляющими. Не только доверяйте, но и проверяйте. Совершенствуйте навыки для того, чтобы стать лучшим. Любите свою работу и выкладывайтесь на сто процентов — и вы всегда будете чувствовать отдачу.

© Наталья Авдеева, BBF.RU

Чек-лист для инициаторов офлайн-мероприятий представлен по ссылке.

Как организовать мероприятие: основные шаги

Денис Имшенецкий, генеральный директор сервиса Nethouse.События, о том, какие шаги надо предпринять, чтобы организовать мероприятие.

Организация мероприятия, будь то выставка, мастер-класс или детский праздник — задача не из легких. Необходимо контролировать множество факторов, решать возникающие в процессе вопросы и учитывать огромное количество нюансов. Поэтому очень важно иметь четкий план действий и, не давая себе ни малейшего шанса скатиться в прокрастинацию, следовать этому плану и готовить все заранее, не откладывая на последний момент.

При организации любого типа события есть ряд пунктов, которые в любом случае должны быть в вашем плане, эдакий обязательный костяк. Давайте ниже рассмотрим, о чем же нужно позаботиться в первую очередь.

Место проведения мероприятия

Выбор площадки зависит от многих параметров. Для начала нужно оценить аудиторию: на кого именно рассчитано ваше мероприятие и какое количество участников ожидается. Так, например, если вы решили организовать компьютерные курсы для пожилых людей, вряд ли хорошей идеей будет арендовать помещение, по пути к которому нужно преодолеть несколько лестниц. Количество участвующих в мероприятии тем более важный фактор: нужно подобрать такую площадку, на которой не было бы тесно, но и слишком много пустого места быть не должно.

Первоначальный подбор помещения для вашего события, разумеется, будет осуществляться по фото. Однако после такого подбора обязательно посетите лично каждую из потенциальных площадок. Не всегда фото правдивы или корректно отражают действительность. Оцените удобство места с точки зрения как спикера/ведущего, так и с позиции участника. Также следует позаботиться о наличии указателей, чтобы не тратить впоследствии драгоценное время на поиск и проводы к месту заблудившихся зрителей. Если вы планируете мероприятие на открытом воздухе, продумайте варианты навесов или других укрытий на случай внезапной непогоды.

После личного осмотра нескольких вариантов площадок вы сможете объективно выбрать наиболее подходящий для вас. Обязательно озаботьтесь договором с владельцем площадки: важно детально прописать все условия и нюансы во избежание неприятных неожиданностей.

Оснащение площадки

Исходя из формата проведения мероприятия, продумайте, какое техническое оснащение вам понадобится. Это может быть освещение, звуковая аппаратура, микрофоны, проекторы и что угодно еще. Заранее узнайте, что из необходимого оборудования предоставляет площадка и входит ли это в стоимость аренды. Возможно, часть оснащения (или все) придется арендовать у сторонних компаний. В этом случае тоже важен договор аренды оборудования, а также наличие разрешительной документации по нему.

Помимо самого оборудования следует также продумать момент с его подключением: наличие электричества на площадке, разрешенные мощности, согласование размещения техники с площадкой (а в некоторых случаях и с властями района или города, если ваше мероприятие настолько масштабное).

Кроме технического оснащения следует также позаботиться о кейтеринге, при необходимости организовать на площадке кофе-брейки или питание, а также заключить договор с клининговой службой для обеспечения чистоты и порядка в течение мероприятия и после него.

Спикеры и программа мероприятия

Для составления программы важно иметь четкий список спикеров и знать темы их выступлений. Обязательно оставайтесь на связи с ними и контролируйте возможные изменения в порядке выступлений или (а вдруг!) имен спикеров.

При формировании тайминга учитывайте все детали: длительность выступлений, короткие перерывы между ними и более продолжительные для отдыха участников (в противном случае они попросту устанут от большого количества информации) и т. д. Также, если на вашем мероприятии предусмотрена регистрация участников или билеты на вход, продумайте заранее механизм их проверки на входе. Убедитесь в том, что процесс проверки билетов не затянется и график будет соблюден.

Официальная страница мероприятия

Для того, чтобы событие состоялось, у него должны быть участники. Как привлечь аудиторию и рассказать ей о предстоящем концерте или семинаре? Раньше информацию распространяли с помощью объявлений в газетах и листовок. Теперь все стало гораздо проще: достаточно создать лендинг, сайт или страничку в соцсети, посвященную вашему мероприятию.

Результативнее всего создать лендинг на специальном конструкторе: как правило, там есть уже все необходимое для формирования страницы события, а никаких специальных навыков не требуется. Как пример рассмотрим наш сервис Nethouse.События. Он создан специально для организаторов мероприятий: можно быстро и без усилий создать страницу события, с регистрацией или без оной, выбрать дизайн, добавить описание, блок контактов, отзывов, загрузить фото и видео, а также при необходимости подключить продажу билетов за пару минут. Достаточно указать реквизиты.

Как результат вы получите отличную адаптивную страницу, которая будет одинаково хорошо отображаться на любом экране: от большого монитора компьютера до смартфона.

Визуальный образ события

Визуальная составляющая важна для мероприятия не меньше, чем удачное название. Именно эти две вещи бросаются в глаза людям при первом взгляде. Поэтому особенно важно продумать официальное изображение, представляющее ваше мероприятие — логотип.

Возможности использования лого весьма обширны: раздаточный материал на мероприятии, визитки или листовки, на сайте или официальном мерче (футболках, сумках и т. д.)… Именно этот образ станет ассоциироваться у людей с вашим событием. Соответственно, польза от него будет как на стадии подготовки к мероприятию, так и во время его проведения.

Продажа билетов и закрывающие документы

Для многих организаторов именно вопрос онлайн-продажи билетов является самым сложным. Ведь для этого нужно идти в банк, оформлять там множество документов и проводить идентификационный платеж. После оплат надо еще и заниматься оформлением закрывающих документов по ним. Да и вывести средства иной раз — целое приключение, да еще и с комиссиями… В сервисе Nethouse.События предусмотрено все для удобства организатора: удобная система продажи билетов, небольшая комиссия за прием платежей (3.5% до 01.12.19, далее — 4.9%), а также можно не думать про закрывающие документы и возвраты для участников.

Продвижение

В продвижении все средства хороши: начать можно публикациями в соцсетях, продолжить рассылкой (если у вас уже есть база участников предыдущих ваших мероприятий такого рода) и затем перейти к поисковым системам Яндекс и Google. Важно ставить во все ссылки UTM-метки, чтобы удобнее было отслеживать эффективность рекламы по разным каналам и оставлять только те, которые работают на вас наиболее продуктивно.

Привлечение спонсоров и партнеров

Это отличный способ устроить в рамках вашего мероприятия дополнительные активности (например, профессиональный фотограф и тематическая фотозона или культурно-развлекательная программа во время перерывов), привлечь дополнительные средства (и устроить, к примеру, розыгрыш призов, или даже улучшить техническое оснащение мероприятия), а также значительно увеличить охват аудитории. Партнерам взамен можно предложить рекламу в ваших пабликах в соцсетях или на сайте, упоминание в рассылках, а также, например, отдельный стенд на самом мероприятии в специально выделенной зоне.

Подведем итоги

Обязательно составьте детальный план по подготовке к событию. Пропишите все пункты, необходимые для его успешного проведения, по каждому из них сделайте отдельный чек-лист. Продумайте и назначьте ответственных за каждый из пунктов, если работаете в команде. Первые мероприятия проводить будет более волнительно, но потом вы наработаете бесценный опыт, благодаря которому организовывать каждое последующее событие будет все легче.

Успешных вам событий!

Читайте другие материалы блога

Принципы и приемы тайм-менеджмента в работе организатора мероприятий

Чек-лист организатора: какие вещи и технику взять на мероприятие

Чек-лист организатора мероприятия: что проверить до и после события

Мы с 2017 года тесно сотрудничаем с организаторами мероприятий и видим, что многие из них зарабатывают гораздо меньше, чем могли бы. Причина банальна — недостаток знаний в различных сферах. У одних в команде разброд и шатание, другие не умеют работать с покупателями, кто-то срывает сроки из-за неумения распределять время, кто-то продает не тем и не так.

Исправить ситуацию можно. Для этого необходимо постоянно совершенствоваться в разных сферах, перенимать чужой опыт. Посещать мастер-классы и конференции — дело нужное, но на это не всегда удается выделить время. К тому же не каждое мероприятие достойно внимания — часто спикеры большую часть выступления продают свои инфопродукты или пересказывают чужие книги.

Есть более простое и эффективное решение — найти подходящую литературу, подкасты, блоги, вступить в сообщества организаторов мероприятий и планомерно прокачивать свои навыки.

Мы отобрали для вас 100+ полезных источников и разделили их на тематические блоки для удобства:

• Организация мероприятий (сообщества организаторов мероприятий, event-блоги на русском и т. п.) 
• Управление, делегирование, работа в команде (книги по ивент-менеджменту и подобное) 
• Маркетинг и реклама
• Работа с клиентами — продажи и постпродажное обслуживание
• Рекомендации по работе с подборкой

Организация мероприятий

Чтобы стабильно собирать полные залы, важно заботиться о качестве ивентов: понимать, что сейчас в тренде, уметь попадать в нужную целевую аудиторию, знать, как можно улучшить событие для зрителей. Анализируя опыт коллег, вы сможете обойти многие «грабли» и избежать потерь.

Мы собрали подборку книг, блогов, youtube-каналов, подкастов и сообществ организаторов мероприятий, с помощью которых вы сможете узнать, какие типичные ошибки допускают организаторы в своей работе и как их избежать, где черпать вдохновение и как адаптировать чьи-то задумки и идеи под собственные мероприятия.

• Книги от профи в ивент-сфере
• Подкасты об организации мероприятий
• Event-блоги на русском
• Сообщества организаторов мероприятий в соцсетях
• Youtube-каналы об ивентах

Какие книги по ивент-менеджменту прочесть

«О чём думает организатор мероприятий?»

Авторы: 
Сурен Багдасарян
,
Марина Селиванова
.

О чём книга. Вы узнаете, где искать мотивацию для создания собственных проектов и как не потерять ее, если на пути постоянно возникают какие-то препятствия. Авторы делятся опытом, который можно адаптировать под свои ивенты.

Сурен и Марина основали проект Dudukist, через который популяризируют армянский национальный духовой инструмент дудук в России. В нашем блоге найдете полезный кейс об их опыте организации и проведения нишевых мероприятий.

«Event-маркетинг. Всё об организации и продвижении событий»

Авторы:
Дмитрий Румянцев
,
Наталия Франкель
.

О чём книга. Книга ответит на популярные вопросы организаторов. Вы узнаете, как организовать любое мероприятие — от концерта или фестиваля до онлайн-трансляции, каким образом привлекать посетителей и какие приемы помогут вывести мероприятия на новый уровень.

«Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу»

Авторы:
Александр Шумович
,
Алексей Берлов
.

О чём книга. У этой книги необычный стиль повествования — информация подается в формате восточных притч. Будет полезна всем, кто связан с организацией мероприятий и хочет знать, как постоянно улучшать их качество.

«Ивент-маркетинг»

Автор: Маргарита Акулич.

О чём книга. В ней описаны основные аспекты ивент-маркетинга. Вы узнаете, как выстраивать отношения с партнерами и посетителями на разных мероприятиях: музыкальных, деловых, спортивных.

«Мастер ивентов»

Автор: Прийя Паркер (
Priya Parker
).

О чём книга. Она поможет понять, как организовать ивент любого уровня так, чтобы его точно запомнили. Вы узнаете, как отойти от приевшихся форматов, привнести душевное тепло даже в самые «сухие» мероприятия и сделать своих гостей счастливее.

«Event своими руками»

Автор:
Татьяна Спурнова
.

О чём книга. Книга — источник базовых знаний для организаторов мероприятий, в ней простым языком описана технология организации ивентов. Вы узнаете, как оценить эффективность ивента, определить задачи мероприятия, выстроить работу команды. Ничего лишнего: только работающие инструменты, реальные истории о победах и ошибках.

«Стать лучшим ведущим за 100 страниц»

Автор:
Денис Чудаев
.

О чём книга. В ней вы найдете профессиональный и жизненный опыт российского ведущего мероприятий Дениса Чудаева. Книга будет полезна начинающим организаторам и ведущим, которые стремятся развиваться в своей сфере. Также она может помочь опытным специалистам, которые ищут новые идеи и свежие решения.

«Как организовать, раскрутить и продать собственное мероприятие»

Авторы:
Юрий Черников
,
Валерий Морозов
,
Денис Сыч
.

О чём книга. Авторы отвечают на распространенные вопросы, возникающие как у новичков, так и у опытных организаторов мероприятий. Прочитав ее, вы поймете, как успешно создавать мероприятия разного типа и уровня.

«Event-маркетинг. Сущность и особенности организации»

Автор: Александр Романцов.

О чём книга. Автор объясняет суть event-маркетинга и рассказывает об основных инструментах. Внутри вы найдете современные приемы организации маркетинговых мероприятий и полезные советы, которые сможете адаптировать под свою работу.

«Мероприятие на миллион. Быстрые деньги на чужих знаниях» 

Авторы:
Андрей Парабеллум
,
Валерий Морозов
.

О чём книга. Книга больше подходит для новичков. Из нее вы узнаете, как проводить успешные ивенты, раскручивать малоизвестных исполнителей, привозить в свой город знаменитостей и грамотно планировать бюджет.

Какие подкасты слушать

«Ивент Кухня»

Автор:
Илья По
.

О чём подкаст. Ивент Кухня — подкаст об организации и продвижении мероприятий в России. Выпуски будут интересны как начинающим, так и опытным организаторам. Вы узнаете, как работают и с какими сложностями сталкиваются коллеги по ивент-цеху, сможете перенять их опыт и применить его в своей работе.

«The Creators»

Авторы: 
Александр Козлов
,
Анна Ягода

О чём подкаст. Вы узнаете, как придумывать нестандартные идеи для своих мероприятий, уйти от приевшихся приемов и концепций. Поймете, почему синдром самозванца мешает развиваться в креативной индустрии, как оценить час своей работы, а также как нейрофизиология связана с темой креативности.

Какие блоги читать

Qtickets

О чём блог. Вы узнаете, как организовывать мероприятия и заполнять места даже в период пандемии, грамотно проводить онлайн-концерты, максимально эффективно продавать билеты и зарабатывать больше без дополнительных вложений в рекламу. Регулярно публикуются кейсы и полезные советы от организаторов мероприятий различного профиля.

Ивентишес

О чём блог. Вы узнаете, как организовывать мероприятия, попадая в тренды ивент-индустрии, какие инструменты использовать, чтобы сделать свое мероприятие еще популярнее. В материалах много реальных примеров, идей и советов от экспертов.

Ивентология

О чём блог. Вы получите массу полезной информации о подготовке, продвижении, проведении, монетизации событий разного формата и уровня. Здесь публикуются кейсы, полезные статьи, чек-листы, инструкции и другие материалы, которые помогут вам улучшить собственные мероприятия.

Event.ru

О чём блог. Здесь собрано всё, что касается event-индустрии: опыт разных компаний, интервью с практикующими организаторами и людьми, связанными с этой сферой, свежие новости, рабочие инструменты, обзоры и т. п.

На какие сообщества в соцсетях подписаться

«Продавай билеты как Бог» в Telegram, Facebook и ВКонтакте

О чём сообщество. О том, как продвигать мероприятия и продавать максимум билетов без необходимости постоянно увеличивать рекламный бюджет. Здесь можно задать вопрос, поделиться опытом, рассказать о своих успехах или провалах, а также найти партнеров.

Группа «Ивентология» в Фейсбуке 
и 
ВКонтакте

О чём сообщество. Здесь вы найдете полезные посты обо всем, что касается организации мероприятий: от того, как запустить небольшой концерт, до того, как устроено продвижение не только концертов, но и конференций, форумов, выставок, фестивалей, семинаров, праздников, шоу и т. д. Есть возможность задать вопросы коллегам.

Группа «Про тикетинг и концерты» в Фейсбуке

О чём сообщество. Сообщество организаторов мероприятий с информацией обо всём, что касается продажи билетов, работы с посетителями и взаимодействия участников рынка друг с другом. Публикуются актуальные новости, аналитика, можно попросить совета в сложной ситуации.

На какие Youtube-каналы подписаться

ПАЮ Pro Event

Автор:
Андрей Потапов
.

О чём канал. Автор канала развеивает мифы о том, что хорошее мероприятие — это всегда дорого, делится лайфхаками и секретами организации мероприятий разного уровня.

Ника Зебра: всё о PR и личном бренде

Автор:
Вероника Кириллова (Ника Зебра).

О чём канал. Сейчас этот канал посвящен теме брендинга, но раньше там публиковались видео об ивент-индустрии. Из ранних роликов вы узнаете, например, как привлечь спикера, продвигать музыкальные коллективы или быстро запустить любое мероприятие.

Ивент толк с Катей Сичкар

Автор:
Катя Сичкар
.

О чём канал. Автор рассказывает, как организовать любое событие: от празднования дня рождения до международной конференции. Есть много актуальных видео, например, о секретах удержания внимания аудитории онлайн-мероприятий.

Академия Ивент Менеджмента

Автор: 
Академия Ивент Менеджмента
.

О чём канал. Академия Ивент Менеджмента — образовательная платформа для организаторов. На канале вы найдете записи открытых вебинаров, мастер-классов и тренингов, из которых узнаете, насколько важна команда для организации крутого события, как подготовить качественный ивент и что такое правильный пиар.

ONLINEUP

Автор:
Образовательно-развлекательный проект поддержки российской музыкальной индустрии Onlineup
.

О чём канал. Если вы — организатор музыкальных мероприятий, то найдете здесь полезные видео о менеджменте, дистрибуции и маркетинге. Интересны лайв-беседы с представителями индустрии: исполнителями, актерами и другими творческими людьми.

Управление, делегирование и работа в команде

Чтобы организовать и провести успешное мероприятие, мало договориться с артистом и найти хорошую площадку. Важна слаженная командная работа. Вы должны уметь собрать команду, распределять задачи, делегировать ответственность и оценивать результаты. Прокачаться в этом помогут источники из нашей подборки.

• Книги по ивент-менеджменту
• Подкасты об управлении проектами, сотрудниками и бизнесом
• Блоги о делегировании и формировании команд (на русском)
• Сообщества менеджеров в соцсетях
• Youtube-каналы об управлении и развитии своего дела

Какие книги прочесть

«Корпорация гениев: как управлять командой творческих людей»

Автор: Эд Кэтмелл (
Edwin Catmull
).

О чём книга. Из этой книги вы узнаете, как объединить творчество и менеджмент. Она поможет обеспечить команде творческих людей атмосферу свободы и вдохновения, удержав их при этом в рамках бюджета и сроков. Это важно, если вы хотите проводить качественные мероприятия и стабильно на них зарабатывать.

«Укрощение тигров: как стать лидером творческой команды»

Автор: Тодд Генри (
Todd Henry
).

О чём книга. Она будет полезна тем, кто хочет прокачать управленческие навыки. Прочитав ее, вы узнаете, как конфликт может пойти на пользу и как им грамотно управлять, а также что делать с дисбалансом сил в команде.

«Пять пороков команды»

Автор: Патрик Ленсиони (
Patrick Lencioni
).

О чём книга. О взаимном недоверии, нетребовательности, безответственности, боязни конфликта и безразличии к результатам. В первой части книги с пороками своей команды сражается главная героиня, во второй автор рассказывает, как их устранить. Будет полезно, если вы только планируете собрать собственную команду.

«Scrum: Революционный метод управления проектами»

Автор: Джефф Сазерленд (
Jeff Sutherland
).

О чём книга. В своей практике автор столкнулся с недостатками классического подхода к управлению проектами: людям редко удается работать слаженно и эффективно, планы часто срываются, команды выполняют задачи, которые противоречат друг другу. Он разработал методику, которая позволяет исправить ситуацию. За 20 лет она помогла тысячам специалистов наладить работу и создать ту самую сильную и эффективную команду мечты.

«Делегирование и управление»

Автор: Брайан Трейси (
Brian Tracy
).

О чём книга. Автор рассказывает про 21 принцип делегирования. Из книги вы узнаете, как правильно ставить задачи и следить за процессом работы, делегировать без ущерба качеству, и поймете, как использовать свое время максимально эффективно.

«Делегирование полномочий»

Автор: Кейт Кинан (
Kate Keenan
).

О чём книга. Это сборник практических советов, которые помогут эффективно делегировать и освобождать время для выполнения более сложных стратегических задач.

«Одноминутный менеджер и ситуационное руководство»

Авторы: Кен Бланшар, Патриция Зигарми, Дреа Зигарми (
Kenneth Blanchard
, Patricia Zigarmi, Drea Zigarmi).

О чём книга. Вы узнаете, как стать творческим менеджером, что такое ситуационное руководство, как ему научиться и применять в работе организатора. А также поймете, почему важно найти индивидуальный подход к каждому сотруднику и грамотно делегировать полномочия.

«Как делегировать полномочия. 50 уроков на стикерах»

Автор: Сергей Потапов.

О чём книга. Книга о практических приемах, которые позволят руководителям любого уровня грамотно распределять задачи между членами команды.

«Делегирование полномочий. Руководство для менеджеров»

Авторы: Ричард Люк, Перри Макинтош (Richard Luecke, Perry McIntosh).

О чём книга. Авторы рассказывают про пять этапов делегирования полномочий. Вы узнаете, как правильно выбрать исполнителя для каждой задачи и по каким критериям оценивать результаты.

«Цели и ключевые результаты»

Авторы: Пол Нивен, Бен Ламорт (
Paul R. Niven
,
Ben Lamorte
).

О чём книга. Авторы рассказывают о системе постановки целей и оценки ключевых результатов. Эта система поможет понять, как членам команды эффективно работать вместе и постоянно развиваться.

«Метод тыквы»

Автор: Майк Микаловиц (
Mike Michalowicz
).

О чём книга. Автор рассказывает про необычную «фермерскую» методику, в основе которой лежат анализ качества продукта, оценка и ранжирование клиентов, планирование финансирования, отбор перспективных сотрудников. Из этой книги вы узнаете, как отличаться от конкурентов и сформировать уникальное торговое предложение (УТП).

«Сделано»

Автор: Скотт Беркун (
Scott Berkun
).

О чём книга. Вы узнаете, что нужно для успеха большого проекта, как довести идею до реализации, принимать верные решения и выстроить доверительные отношения в команде.

«Эмоциональный интеллект для менеджеров проектов»

Автор: Энтони Мерсино (
Anthony C. Mersino
).

О чём книга. Вы узнаете, что такое эмоциональный интеллект, и научитесь применять эти знания в работе не только с командой, но и с клиентами.

Какие подкасты cлушать

Websarafan

Автор:
Таисия Кудашкина
.

О чём подкаст. Гости — владельцы бизнеса и эксперты из разных сфер, которые рассказывают о самодисциплине и саморазвитии. Их опыт поможет вам работать эффективнее и минимизировать риск нештатных ситуаций.

«Потом доделаю»

Автор:
сервис управления проектами и задачами WEEK
.

О чём подкаст. Здесь собраны истории и советы для тех, кто управляет проектами и людьми. Подкаст поможет понять, как укладываться в сроки вне зависимости от обстоятельств.

«Серебряная чпуля»

Авторы:
Михаил Вязанкин
,
Левон Гончаров
.

О чём подкаст: Он посвящен методологии Agile, которую обычно используют IT-разработчики. Вы поймете, чем методология может быть полезна в сфере ивент-менеджмента, и услышите истории компаний, которые смогли адаптировать ее под себя.

«Менеджмент 4.0»

Автор: Сергей Каличенко.

О чём подкаст. Подкаст будет интересен тем, кто хочет стать успешным управленцем. Вы узнаете, как выстроить отношения с членами команды так, чтобы они работали эффективно и с комфортом.

Какие блоги читать

Wrike

О чём блог. Вы узнаете о 15 лучших приложениях для организации рабочего времени, вникнете в суть agile-подхода и поймете, как использовать его в своей работе.

Week

О чём блог. Вы узнаете, как правильно ставить цели, не утонуть в потоке задач и научиться управлять своими эмоциями, чтобы они не мешали работе.

На какие сообщества подписаться

Agile / Scrum (Скрам)

О чём сообщество. Оно будет полезно организаторам мероприятий, которые хотят перенять опыт других управленцев и внедрить в свою работу методики гибкого управления — Agile и Scrum. В группе публикуются обзоры книг и переводы статей про цели и ключевые результаты, анонсы мероприятий по теме гибкого управления, а также многое другое.

Agile вне IT / Business Agility Russia

О чём сообщество. Сообщество для предпринимателей, которые интересуются системой Agile, хотят внедрить ее принципы и идеи в работу своей команды. Здесь вы найдете подборки книг о гибком управлении, кейсы внедрения системы в разных сферах, а также рабочие инструменты, которые сможете применять на практике.

Какие youtube-каналы смотреть

Бизнес Конструктор

Автор:
Кирилл Куницкий
.

О чём канал. Неочевидные лайфхаки и инструменты для собственников бизнеса: маркетинг, финансы, HR, продажи, управление компанией, планирование и повышение эффективности. Всё, что нужно знать для создания сильного ивент-агентства, которое будет выделяться среди конкурентов и развиваться даже в сложные времена.

Михаил Софонов — Управление проектами

Автор:
Михаил Софонов.

О чём канал. Автор беседует с экспертами мирового уровня из разных ниш. Вы узнаете, что такое PMBoK, P2M, PRINCE 2, Agile, MS Project и как всё это использовать в своей работе, чтобы выстроить эффективный бизнес.

HRblogger / HRблогер

Автор:
Анастасия Желудкова
.

О чём канал. Здесь вы найдете много HR-лайфхаков. Узнаете, как нанимать специалистов, которые останутся в команде и будут приносить пользу компании, как правильно проводить онбординг, грамотно обучать и развивать сотрудников.

RD HR

Автор: Olesia.

О чём канал. Этот канал также про работу с командой. Практикующий HR рассказывает, как подбирает персонал, подсказывает, как сделать найм эффективнее, и разбирает другие темы, связанные с HR.

Маркетинг и реклама

Чтобы привлечь посетителей, нужно сначала понять, кто ваша целевая аудитория, а потом грамотно презентовать этим людям событие.

Мы отобрали книги, блоги, подкасты по ивент-менеджменту, которые помогут понять, как найти целевую аудиторию под любое мероприятие, сколько средств выделить на продвижение и как организовать мероприятие, о котором будут говорить еще долго.

• Книги о рекламе и маркетинге
• Сообщества о продвижении мероприятий
• Подкасты о рекламе и маркетинге
• Блоги о маркетинге и менеджменте
• Youtube-каналы, посвященные маркетингу

Какие книги прочесть

«Маркетинг без бюджета»

Автор:
Игорь Манн
.

О чём книга. Автор рассказал о 50 инструментах, которые помогут продвигать мероприятия, если денег на рекламу мало. К каждому инструменту есть подробное описание: кому подойдёт и как использовать.

«Взлом маркетинга: наука о том, почему мы покупаем»

Автор: Фил Барден (
Phil Barden
).

О чём книга. Автор, опираясь на результаты научных исследований, рассказывает о том, почему люди покупают. Если хотите узнать, как продавать билеты на мероприятия максимально эффективно, эта книга для вас.

«Маркетинг на 100%: ремикс»

Автор:
Игорь Манн
.

О чём книга. Хотите узнать, как привлекать больше посетителей на мероприятия? Эта книга для вас! В ней разобраны основы маркетинга и рассмотрены его основные инструменты, и всё это проиллюстрировано примерами из многолетней практики автора.

«Психология убеждения: 50 доказанных способов быть убедительным»

Авторы: Роберт Чалдини, Ноа Гольдштейн, Стив Мартин (
Robert Cialdini
, Noah Goldstein, Steve Martin).

О чём книга. Вы узнаете, как, изменив всего несколько слов, повысить эффективность рекламы, что сказать покупателям, чтобы они вас не проигнорировали, а также что на самом деле побуждает людей соглашаться с собеседником.

«Инструменты маркетинга для отдела продаж»

Авторы: 
Игорь Манн
,
Анна Турусина
,
Екатерина Уколова
.

О чём книга. Из книги вы узнаете о маркетинговых инструментах, которые применяются до, во время и после встреч с клиентами. Полученные знания помогут эффективнее продавать билеты на мероприятия.

«Фиолетовая корова: сделайте свой бизнес выдающимся»

Автор: Сет Годин (
Seth Godin
).

О чём книга. Вы узнаете, почему безопасно — значит рискованно, а очень хорошо — на самом деле плохо и как, опираясь на эти парадоксы, сделать ваше УТП по-настоящему уникальным. Книга поможет выделиться среди других организаторов и сделать так, чтобы вашими событиями заинтересовалось как можно больше людей.

«Заразительный: психология сарафанного радио. Как продукты и идеи становятся популярными»

Автор: Йона Бергер (
Jonah Berger
).

О чём книга. Вы узнаете, почему одни идеи не выходят из головы, а другие мы тут же забываем, а также что на самом деле делает контент в интернете вирусным и как это использовать для продвижения мероприятий.

«Делай новое!»

Авторы:
Игорь Манн
,
Дмитрий Турусин
,
Роман Тарасенко
.

О чём книга. О десяти революционных маркетинговых инструментах, использование которых поможет обойти конкурентов и удивить клиентов. Они применимы в любой сфере, включая организацию мероприятий.

«По рекомендации: бизнес, который продвигает себя сам»

Автор: Джон Янч (
John Jantsch
).

О чём книга. О «сарафанном радио». Прочитав ее, вы поймете, как продвигать свои мероприятия силами посетителей, снижая тем самым расходы на рекламу.

На какие сообщества в соцсетях подписаться

«Продавай билеты как Бог» в Telegram, Facebook и ВКонтакте

О чём сообщество. О том, как продвигать мероприятия и продавать максимум билетов без необходимости постоянно увеличивать рекламный бюджет. Здесь можно задать вопрос, поделиться опытом, рассказать о своих успехах или провалах, а также найти партнеров.

Какие подкасты слушать

«Маркетинговая рубка»

Автор:
Иннокентий Нестеренко
.

О чём подкаст. Ведущий берёт интервью у маркетологов, предпринимателей, сотрудников агентств, медиа и рекламных площадок. Они рассказывают о работе и маркетинговых приемах, дают рекомендации, делятся кейсами и инструментами.

«Интернет-маркетинг SDK»

Автор:
Сергей Садков
.

О чём подкаст. Есть два формата выпусков: полезные аудио с советами по маркетингу от ведущего и интервью с предпринимателями и маркетологами. Подкаст поможет сориентироваться в том, как эффективнее привлекать посетителей на мероприятия и какими способами продвижения можно воспользоваться.

«Полусладкий подкаст»

Авторы:
Алексей Ткачук
,
Дмитрий Прокопенко
.

О чём подкаст. Авторы — известные маркетологи. В выпусках делятся опытом в маркетинге собственных продуктов, лайфхаками и фишками, которые вы можете использовать в продвижении мероприятий.

«Анатомия рекламы»

Автор:
Елена Кеслер
.

О чём подкаст. О работе рекламных агентств, недобросовестной рекламе, эмоциях в рекламных сообщениях, событийном маркетинге и других темах, касающихся рекламы и пиара. Вы сможете понять изнанку агентств и не будете попадаться в их ловушки.

«Adindex»

Автор:
Adindex
.

О чём подкаст. Обо всём, что связано с продвижением. Вы узнаете, как рекламировать мероприятия у блогеров, и поймете, как оценить эффективность пиара.

Какие блоги читать

Нетология: маркетинг

О чём блог. О том, как продвигать мероприятия, создавать и планировать контент, искать специалистов из SMM и смежных областей.

Texterra

О чём блог. В нём публикуются полезные материалы российских авторов и переводы статей западных маркетологов. Основная тематика: SEO, контент-маркетинг и SMM. Много материалов написано для новичков, поэтому, если только начинаете разбираться в контент-маркетинге или SEO для продвижения своих мероприятий, блог Texterra вам поможет.

Блог Лидмашины

О чём блог. Основные темы: email-маркетинг, юзабилити, SMM, аналитика. Много кейсов, которые можно использовать в своей работе.

LPgenerator

О чём блог. Авторы блога переводят статьи Techcrunch, HubSpot, Kissmetrics, James Clear, Appsumo и других западных источников. Основные темы: лидогенерация, контекстная реклама, создание лендингов, оптимизация конверсии, психология в маркетинге. Много практических советов и шаблонов, которые можно применять для продвижения мероприятий.

На какие сообщества в соцсетях подписаться

ВКонтакте для бизнеса

О чём сообщество. Сообщество будет полезно, если вы продвигаете мероприятия через ВКонтакте. На странице найдете полезные статьи, советы и подробные кейсы.

Интернет-маркетинг от А до Я

О чём сообщество. Здесь вы найдете лайфхаки, полезные советы, обзоры инструментов интернет-маркетинга.

Пиарщики и маркетологи России

О чём сообщество. Большое сообщество пиарщиков и маркетологов. Здесь вы сможете не только задать вопрос экспертам из разных областей, но и посмотреть, какие мероприятия и с каким результатом проводят коллеги.

Контент-маркетинг

О чём сообщество. Здесь публикуются подборки полезных инструментов, ссылки, статьи, обзоры и советы профессионалов.

Какие Youtube-каналы смотреть

SOLDOUTMAFIA

Автор:
Екатерина Павлова
.

О чём канал. Здесь публикуются видео для профессионалов музыкальной индустрии и тех, кто только начинает свой профессиональный путь: продюсеров, исполнителей, промоутеров, организаторов. Интервью с экспертами отрасли и обучающие видео помогут разобраться в вопросах маркетинга и продвижения музыкальных мероприятий.

Skillbox Маркетинг

Автор:
Skillbox
.

О чём канал. Здесь бесплатно доступны записи лекций и вебинаров, посвященных интернет-маркетингу. В них вы найдете информацию о принципах создания контента, секреты продвижения в соцсетях, рабочие методы лидогенерации.

Деревенский Маркетолог

Автор:
Матвей Северянин
.

О чём канал. Автор дает базовую информацию о рекламе и маркетинге. Видео будут полезны, если вы только начинаете разбираться в вопросах продвижения мероприятий в интернете и не только.

Владимир Колесов

Автор:
Владимир Колесов
.

О чём канал. В своих видео автор разбирает ошибки при заказе SEO-продвижения, контекстной рекламы и продвижения в социальных сетях.

Маркетинг для бизнеса

Автор: 
Павел Семенов
.

О чём канал. Вы узнаете, как раскрутить свое событие в интернете, как пользоваться сервисами интернет-маркетинга, настроить и оптимизировать рекламу, а также создать сайт мероприятия. Каждый вопрос автор разбирает на примерах.

GeniusMarketing

Автор:
Олесь Тимофеев
.

О чём канал. Основатель проекта и члены его команды рассказывают о том, как развивать свой бизнес. Вы узнаете о принципах работы интернет-маркетинга, способах привлечения клиентов, а также получите понятные инструкции по настройке рекламы и продвижению сайтов.

Работа с клиентами — продажи и постпродажное обслуживание

Если вы занимаетесь организацией мероприятий на постоянной основе, важно формировать вокруг себя лояльное сообщество, чтобы расширять клиентскую базу за счет «сарафанного радио» и продавать повторно, экономя на рекламе.

Придется научиться выстраивать коммуникацию с аудиторией: продавать без «впаривания», бережно закрывать возражения, работать с негативом. Мы собрали для вас подборку книг, блогов и подкастов по ивент-менеджменту, которые в этом помогут.

• Книги о клиентском сервисе и продажах
• Подкасты о технологиях продаж
• Блоги о переговорах, продажах и коммуникации с заказчиками
• Сообщества на тему продаж в соцсетях
• Youtube-каналы о продажах

Какие книги прочесть

«Разгневанный клиент, я люблю тебя»

Автор: 
Виталий Антощенко
.

О чём книга. О том, как правильно реагировать на возражения и работать с недовольными клиентами. Вы поймете, почему посетители могут на вас злиться, и как на это реагировать. Это поможет превратить врагов в друзей и сохранить репутацию в любом конфликте.

«Buyology: Увлекательное путешествие в мозг современного потребителя»

Автор: Мартин Линдстром (
Martin Lindstrom
).

О чём книга. Автор рассказывает о том, что привлекает внимание покупателей и заставляет их тратить деньги. Вы узнаете, о чём люди думают, решая, купить ли билет на ваше мероприятие, научитесь влиять на их решение и продавать больше.

«Клиенты на всю жизнь»

Автор: Карл Сьюэлл (Carl Sewell).

О чём книга. Это практическое руководство по работе с клиентами и маркетингу продукта. Вы узнаете, как влюбить людей в себя и побудить их посещать ваши мероприятия снова и снова.

«Продающие вопросы. Эффективный способ выяснить, чего действительно хотят ваши клиенты»

Автор: Пол Черри (
Paul Cherry
).

О чём книга. О том, чего на самом деле хочет клиент, о чём мечтает, чего опасается и что его мотивирует на покупку. Автор делится вопросами, которые помогают это понять.

«Управление ключевыми клиентами. Эффективное сотрудничество, стратегическое партнерство и рост продаж»

Автор: Стивен Шиффман (
Stephan Schiffman
).

О чём книга. Она поможет вам налаживать партнерские отношения и завоевывать доверие, разработать план роста продаж для ключевых клиентов, сформировать план развития своего бизнеса.

«Как и когда говорить клиентам “Спасибо”»

Автор: Александр Гришин.

О чём книга. Здесь вы найдете шаблоны благодарственных писем для рассылки партнерам, спонсорам, волонтерам и посетителям после мероприятий, а также узнаете, на что это влияет в вашем общении.

«Как найти язык с любым клиентом»

Автор: Илья Мельников.

О чём книга. Она научит понимать, кто перед вами, и находить подход к любому клиенту: от клиента-коммерсанта до клиента-чайника.

«Прорыв: убедить и продать»

Автор:
Владимир Турман
.

О чём книга. Вы узнаете, как продавать больше билетов на мероприятия с помощью эффективных переговоров. Изучите всё: от технологии эффективного преодоления возражений и отказов до работы с трудными клиентами.

«Обнимите своих клиентов»

Автор: Джек Митчелл (
Jack Mitchell
).

О чём книга. О том, как выстроить идеальный клиентский сервис и сделать из обычного покупателя лояльного. Вы научитесь удерживать людей и формировать вокруг своих мероприятий комьюнити из тех, кто готов купить билеты еще до публикации программы и других подробностей. Автор рассказывает, как стать «обнимающей компанией», которую любят и рекомендуют.

«GET FEEDBACK. Как негативные отзывы сделают ваш продукт лидером рынка»

Автор: Джей Бэр (
Jay Baer
).

О чём книга. Идея книги в том, что каждый негативный отзыв ценен для предпринимателя, потому что дает компании возможность расти. Прочтите ее, чтобы понять, как оставаться в хороших отношениях даже с недовольными клиентами.

Какие подкасты слушать

«Продажи в большом городе»

Автор:
Алексей Токарев
.

О чём подкаст. О том, как научиться продавать свой продукт. С помощью подкаста вы не только усовершенствуете навыки продаж, но и повысите уровень эмоционального интеллекта, узнаете больше о лидерстве, риторике, критическом мышлении, технике коммуникации, тайм-менеджменте и других soft skills.

«Депо продаж»

Автор: 
Николай Фурсов
.

О чём подкаст. Вы узнаете, какие функции на самом деле должен выполнять собственник бизнеса, как управлять скидками в продажах, что сделать, чтобы стать лидером рынка за год, и многое другое, что поможет вам вывести организацию мероприятий на новый уровень.

«Игорь Сандык | Сила продаж»

Автор: 
Игорь Сандык
.

О чём подкаст. Автор дает техники, готовые скрипты для обработки возражений, а также рассказывает о правилах продающих звонков и деловой переписки.

«Маркетинг и Продажи»

Автор:
Иван Лисин
.

О чём подкаст. О маркетинге, продажах и развитии бизнеса. Автор делится кейсами, лайфхаками, рабочими инструментами и рассказывает о том, какие инструменты и подходы уже не работают.

Какие блоги читать

Rezart

О чём блог. О современных тенденциях продаж, ведении переговоров, важности построения бренда и связи маркетинга с продажами.

На какие сообщества в соцсетях подписаться

Психология продаж

О чём сообщество. Здесь вы найдете статьи и посты на тему психологии продаж. Узнаете, как работать с клиентами, чтобы они приходили и оставались.

Pro Бизнес. Маркетинг и продажи

О чём сообщество. Тут вы найдете советы по коммуникации с клиентами, фишки продаж, идеи для отработки возражений и всё, что понадобится в работе с клиентами.

Какие youtube-каналы смотреть

Михаил Москотин – Ваш бизнес тренер 

Автор:
Михаил Москотин
.

О чём канал. Автор канала — бизнес-тренер с 20-летним опытом личных продаж и 12-летним управленческим опытом, который написал восемь программ по продажам, лидерству и мотивации. Из его роликов вы узнаете, какие вопросы задавать покупателям, как стать успешным руководителем, как повлиять на лояльность гостей и многое другое.

ALFA-HUB

Автор:
Альфа-Банк
.

О чём канал. ALFA-HUB — это канал о бизнесе. Здесь вы найдете образовательный бизнес-контент, вебинары, курсы и видеоуроки о работе с клиентами.

Пора расти

Автор:
Олег Шевелев
.

О чём канал. Автор канала — бизнес-тренер. В видео он рассказывает о том, как легко продавать. Рекомендации применимы к любому бизнесу, включая организацию мероприятий.

Владимир Якуба

Автор: 
Владимир Якуба
.

О чём канал. Вы узнаете, как развивать лидерские навыки и навыки продаж, получите бизнес-советы и практические рекомендации по подбору и обучению членов команды.

Александр Белгороков

Автор:
Александр Белгороков
.

О чём канал. В своих видео автор канала рассказывает о том, как вести переговоры, чтобы они приносили эффект, как строить продажи через ценности, как стать топовым спикером и т. п.

Подведем итоги

Чтобы наша подборка действительно принесла пользу, а не лежала в закладках годами, рекомендуем работать с ней так:

1. Выберите сферу, в которой не чувствуете себя уверенно.
2. Составьте образовательный план на месяц или квартал. Желательно внести его в тот же календарь, где вы фиксируете остальные задачи.
3. Купите все необходимые книги по ивент-менеджменту, подпишитесь на каналы, сообщества и подкасты.
4. Записывайте важные мысли и интересные идеи из статей, книг, сообществ и подкастов, чтобы быстро найти их в нужный момент. Используйте любой привычный инструмент: блокнот или удобный сервис для заметок.
5. Поставьте себе регулярную задачу по обновлению плана и добавьте в нее ссылку на эту подборку. Не забудьте поделиться статьей с друзьями из ивент-сферы в любимой соцсети!

Такой подход не даст вам «утонуть» в потоке информации и позволит получить максимум знаний по интересующей теме.

Переходим от теории к практике

Изучив информацию в источниках, которые вошли в эту подборку, вы начнете более грамотно подходить к:

• организации мероприятий;
• формированию команды и делегированию задач;
• продвижению мероприятий;
• работе с посетителями и построению лояльного комьюнити.

А мы поможем протестировать маркетинговые инструменты, о которых вы узнаете из книг и блогов:

• сформируем базу покупателей, чтобы вы могли продавать им повторно;
• дадим возможность анализировать эффективность рекламных кампаний благодаря интеграции с Google Analytics, Яндекс.Метрикой и Roistat;
• предложим решения для продаж в соцсетях;
• предоставим функционал для проведения акций.

Прокручивая ленту новостей в Facebook, я заметил рекламируемую рубашку с надписью «Менеджер мероприятий: потому что« чудотворец »не звучит профессионально в резюме». Разве Facebook не такой уж и неприятный?

Цитата на рубашке не так уж и далека. Организаторы мероприятий организуют персонал, выбирают программное обеспечение для управления мероприятиями
, выступают в роли маркетологов идей и чудесным образом объединяют гостей. Практически невозможно для любого организатора мероприятий знать все об этих обязанностях, поэтому помощь извне всегда приветствуется.

Лично я почти всегда находил ответы на свои вопросы в книгах. Что касается вас, организаторов мероприятий, которые разделяют этот энтузиазм, я составил список книг, которые должны прочитать все организаторы мероприятий. Этот список составлен из наиболее часто предлагаемых книг по управлению событиями на Amazon и Goodreads.

Книги перечислены в алфавитном порядке.

1. Случайное творчество: как проявить гениальность в мгновение ока

Автор: Тодд Генри

Вы не можете поставить цену на компетентность. Способность решать проблемы и придумывать новые идеи по запросу развивается со временем и, в конце концов, является бесценным навыком для организаторов мероприятий. Тодд Генри исследует, как развить этот навык без стресса, связанного с планированием на месте.

Образец обзора

«Сегодняшние перспективы и клиенты ожидают от вас большего, чем когда-либо прежде. Они хотят, чтобы вы приносили им идеи, идеи и информацию, которые могут помочь им в достижении их целей. К сожалению, почти невозможно быть «блестящим в любой момент».

По словам автора Тодда Генри: «Если вы хотите представить правильную идею в нужный момент, вы должны начать процесс еще дальше по течению от того момента, когда идея вам понадобится».

Из этой замечательной книги вы узнаете процесс и множество стратегий, позволяющих воплотить это в реальность на работе, а также в своей личной жизни. Это стоит прочитать! »

2. Мозги в огне: зажигание мощных, устойчивых движений из уст в уста

Автор: Роббин Филлипс

Никто не хочет быть просто очередным числом в электронной таблице, но для многих маркетинг сводится именно к этому, даже в событийном маркетинге.

«Сколько людей посещают? В каком возрасте они? Сколько мы можем взимать с них плату за X? »

Brains on Fire привносит человеческий подход в маркетинг, сосредотачиваясь на отношениях, интересах и желаниях для создания эффективных кампаний из уст в уста.

Образец обзора

«Большой палец вверх людям из Brains on Fire !! Для тех, кто хочет понять, как создать сообщество не только из клиентов, но и из настоящих последователей, эту книгу обязательно нужно прочитать в вашей библиотеке. Команда BOF понимает, что новые инструменты социальных сетей — мощные инструменты, но на самом деле они всего лишь инструменты. Секрет в том, чтобы сформулировать свое послание таким образом, чтобы люди поверили в ваше дело и захотели быть частью того, что вы делаете. Примеры из практики, представленные в этой книге, дают прекрасное представление о том, как сформировать это послание, чтобы создать что-то выдающееся (то, о чем каждый хочет отметить). Купите книгу… вы не будете разочарованы ».

3. Организация мероприятий: закулисные секреты успеха Специальные мероприятия

Автор: Джуди Аллен

Трудно составить список «лучших» мероприятий по организации мероприятий без того, чтобы Джуди Аллен появилась хотя бы один раз. «Бизнес по планированию мероприятий» — первая из двух книг Джуди Аллен, попавших в этот список благодаря ее обширному опыту в качестве организатора мероприятий. Ее руководство о том, что происходит «за кулисами» при планировании мероприятий, раскрывает секреты предложений, сборов, вопросов безопасности и других, менее изученных тем планирования мероприятий.

Образец обзора

«Планируете корпоратив или торжественное мероприятие? Не пошевелите пальцем, пока не прочтете «Бизнес по планированию мероприятий». В этой весьма практичной книге автор Джуди Аллен исчерпывающе подробно описывает все аспекты этого процесса. Аллен, писатель, писатель и опытный организатор мероприятий, утверждает, что события — это больше, чем просто приятные занятия ».

4. Планирование мероприятий: полное руководство по успешным встречам, корпоративным мероприятиям, гала-вечерам по сбору средств и т. Д.

Автор: Джуди Аллен

Как и было обещано, это вторая кандидатура Джуди Аллен, занявшая место в этом списке. Универсальный путеводитель по событиям Аллена охватывает так много тем, что мне пришлось сократить название, чтобы сэкономить место. Если есть что-то, что вы хотите узнать об управлении событиями от начала до конца, эта книга — то, что вам нужно.

Образец обзора

«Запланировав множество мероприятий за последние шесть лет, я уже имел большую« базу »опыта. Я искал отличное руководство, охватывающее все основы. Это оно! В каждой главе подробно описаны все аспекты планирования мероприятий и предлагается подумать о том, как применить эти предложения к своим собственным мероприятиям ».

5. Как заводить друзей и оказывать влияние на людей

Автор: Дейл Карнеги

Флагманская книга Дейла Карнеги — важная статья для любого лидера в любой отрасли. Ключевые концепции в книге, такие как способы сделать людей похожими на вас, методы работы с группами людей и методы привлечения других к вашему образу мышления, — все это полезные инструменты для планирования мероприятий и управления ими. Когда вы руководите группами людей, например командами по организации мероприятий, вам нужно знать, как привлечь внимание этих групп, чтобы они эффективно работали на вас. Эта книга научит вас «как» влиять на других.

Образец обзора

«Многие люди слышали об этой книге, но немногие на самом деле читали это очень занимательное и информативное руководство о том, как установить личный контакт с людьми, чтобы оказать положительное влияние на других.

Это краткое и практичное «как» стать лидером, как повысить ценность ваших отношений, рассказанное в увлекательной форме с множеством красочных, хотя и несколько устаревших, иллюстративных историй. Интересно читать и делиться с другими ».

6. В самое сердце встреч: основные принципы дизайна встреч.

Автор: Майк ван дер Виджвер

Вы когда-нибудь застряли на скучной встрече, которая никогда не закончится? Я уверен, что у всех есть. Есть несколько случаев, когда слово «встреча» ассоциируется с такими прилагательными, как «весело» или «интригующе». Лучшие встречи — это те, которые организованы, информативны и эффективны по затраченному на них времени. Into the Heart of Meetings покажет вам, как максимально эффективно использовать планирование встреч с помощью организационных и коммуникационных стратегий.

Образец обзора

«После многих лет успешной работы над планированием встреч (на что мало кто может претендовать) Майк и Эрик были достаточно любезны, чтобы поделиться с остальными своими знаниями и опытом. Эта книга не только откроет вам понимание того, что действительно важно на встрече (ее содержание), но также даст вам практические инструменты и множество действенных идей, чтобы начать применять это на практике. Мне посчастливилось работать прямо сейчас над своим первым заданием по дизайну встречи для клиента, и я не могу отложить эту книгу! »

7. Сделано, чтобы прилепиться: почему одни идеи выживают, а другие умирают

Автор: Чип Хит

Книга « Сделано для стика» была мне немедленно передана в мой первый день в Каптерре. Организаторы мероприятий, как и писатели, постоянно ищут свежие идеи и темы, но реализовать эти идеи — настоящая проблема. В «Made to Stick» исследуются теории и переменные, лежащие в основе идей, которые укоренились, чтобы вы знали, как добиться собственного роста.

Образец обзора

«[Made to Stick] упрощает концепцию объяснения или передачи чего-либо! Это изменило то, как я выражаю технический аспект своих идей, и я научился предоставлять соответствующие изображения, чтобы другие могли понять и принять участие! Очень рекомендую! Вы не пожалеете, что прочитали это! »

8. Доработка

Автор: Джейсон Фрид

Позиционируемая как книга для «заядлых предпринимателей, владельцев малого бизнеса, людей, застрявших на повседневной работе, которую они ненавидят, жертв« сокращения », и художников, которые больше не хотят голодать», Rework предназначена для всех, кто ищет новый способ управляют своей индустрией и жизнью. Этот бестселлер New York Times предлагает новые и противоречивые идеи для повышения производительности и развития вашего бренда, каким бы он ни был.

Образец обзора

«Мне пришлось покупать эту книгу дважды. Я купил его в первый раз, прочитал почти полностью во время полета из JFK в SFO. В итоге я позволил своему коллеге одолжить книгу, прежде чем я смог ее закончить, и так и не получил ее обратно, так что теперь на Amazon заказываю ее снова. Я наконец закончил его, и это отличное чтение. В основном это здравый смысл для тех, кто уже применил большинство методологий, описанных в книге, но все еще есть тысячи предприятий, которым необходимо принять эти методы, есть кое-что, что каждый может извлечь из ReWork. Компания 37 Signals создала несколько очень успешных продуктов, простых и мощных, и они сделали это без накладных расходов огромного штата или офиса… Я люблю называть стратегии и практики, обсуждаемые в книгах Фридса, «Бизнесом 2.0» ».

9. Особые события: новое поколение и новые рубежи

Автор: Джо Голдблатт

Goldblatt берет интервью у организаторов мероприятий, приводит тематические исследования и дает уроки о том, как технологии влияют на события и как вы можете использовать этот прогресс. Special Events — это Учебник по планированию мероприятий и технологиям.

Образец обзора

«Это очень подробная книга. Я купил книгу для занятий по планированию мероприятий. Сначала я подумал, что это будет не самая удачная покупка. Но после просмотра, это была ОТЛИЧНАЯ ПОКУПКА! Я очень рекомендую. Это книга, которая вам нужна в вашей библиотеке ».

Автор: Миган Джонс

Никто не хочет каждый год ходить на одно и то же мероприятие. Поддерживать актуальность событий и их устойчивый рост — нелегкая задача, но руководство Миган Джонс укажет вам путь. В этом руководстве используются примеры из реальной жизни, такие как Burning Man, Reading Festival и многие другие мероприятия, чтобы продемонстрировать эти советы и концепции.

Образец обзора

«Устойчивое управление мероприятиями является обязательным приобретением для любого профессионального бизнеса или общей библиотеки, которая занимается планированием мероприятий. Он охватывает все основы того, как провести «устойчивое» мероприятие, будь то фестиваль или собрание, и предлагает организаторам мероприятий и студентам пошаговое руководство по организации и управлению воздействиями всех видов мероприятий. Это охватывает все, от транспорта до вопросов безопасности на воде! »

11. Свадебная книга: большая книга для вашего знаменательного дня.

Автор: Минди Вайс

День свадьбы, большой или маленькой, никто никогда не забывает. Убедитесь, что ваша свадьба или свадьба, которую вы планируете, запомнится вам с любовью, требует огромной подготовки, организации и управления. Свадебная книга подготовит вас к предстоящим платьям, цветам, гостям и многому другому.

Образец обзора

«Я купил эту книгу в подарок своему жениху (в основном для того, чтобы она перестала приставать ко мне, чтобы достать ее для нее). Я тоже кое-что читал, и это действительно помогло. В книге даже было несколько разделов, предназначенных для парней, что, на мой взгляд, было довольно круто — особенно список того, чем снабдить штангу, и различные типы костюмов, которые нужно носить, так как это все, о чем я все равно скажу ».

Еще книги для организаторов мероприятий?

Готовы приступить к чуду? Прочитав эти книги, вы, вероятно, станете одним из лучших организаторов мероприятий в своей области… до тех пор, пока все, конечно, их не прочтут.

Вы читали какую-нибудь из этих книг? Есть ли книги, которые, как вам кажется, я пропустил? Позвольте мне знать в комментариях ниже!

Содержание

Инструкция для тех, кто собирается провести конференцию впервые: как определить стоимость билета, спрогнозировать доходимость и другие тонкости.

Коротко об эксперте

Михаил Старостин: основатель digital-агентства 1studio, эксперт в области стратегического онлайн-маркетинга, аналитики и увеличения продаж через интернет. Профессиональный спикер, основатель и ведущий онлайн-видео-подкаста для предпринимателей «Дуэт-Эксперт», тренер и спикер на проектах «Бизнес Фокус», «Лайк», «Сколково» и «Мой Бизнес».

Я автор более чем 20 семинаров, посвященных вопросам управления, бизнес-процессам, интернет-маркетингу и продвижению. Провел больше 300 обучающих семинаров для владельцев и топ-менеджеров, организовал и провел более 20 конференций различного формата.

В этой статье расскажу, как самостоятельно организовать конференцию, поделюсь чек-листом и подробным планом, что нужно делать на каждом этапе.

Конференции офлайн все еще актуальны

Бизнес-конференции пользуются большим успехом: только в Санкт-Петербурге за неделю проходит порядка 10–15 мероприятий. Каждое из них собирает от 20 до 150 человек. На мой взгляд, тренд на конференции сохранится еще долго и будет набирать обороты.

Многие сейчас работают онлайн, ведут бизнес не выходя из дома. Людям не хватает живого общения — не через Zoom или по переписке, а глаза в глаза. 

Я провожу конференции 3 раза в месяц: две небольших и одну масштабную. Также организовываем выездные нетворкинги — 3 дня и 2 ночи в огромном загородном коттедже. Их мы привязываем к праздникам: Новый год, 23 февраля, 9 мая. Это связано с тем, что многие хотят выехать из города на длительные каникулы, но не знают, куда или не желают заморачиваться с активностями. А мы организуем все под ключ: проживание, питание и времяпрепровождение. Чаще всего участники приезжают целыми семьями, поэтому нанимаем няню для детей, чтобы родители на 2 дня могли погрузиться в обучение и общение.

Бизнес-мероприятия в офлайне:

• для организаторов — это хорошая возможность увеличить как личную узнаваемость, так и узнаваемость компании, привлечь клиентов и сделать аудиторию бренда лояльнее; 
• для участников — возможность познакомиться с единомышленниками, найти клиентов и партнеров. 

Как организовать бизнес-конференцию

Выбираем тему

Определиться с темой — это самое главное. Здесь два варианта. Если вы уже проводили конференции и имеете свою аудиторию, запустите опрос и узнайте у потенциальных участников, какую тему им было бы интересно обсудить. 

Если для вас это первый опыт, изучите информационные поводы и тренды. Например, когда заблокировали Instagram* (продукт компании Meta, которая признана экстремистской в РФ), всем был интересен маркетинг и альтернативные каналы продвижения. 

Найти успешные темы, связанные с продвижением своих товаров и услуг, для большинства предпринимателей — это боль, поскольку 90% собственников бизнеса начинают, когда у них один сотрудник. И этот сотрудник — они сами. К примеру, предприниматель сам делает игрушки и знает все об их производстве. Но как продавать, и как искать покупателей, — не знает. 

По моему опыту, наименее успешны были очень узкие темы. Тяжело собиралась конференция с заявленной темой «SEO: как продвинуть сайт в топ». У «ремесленников» (тех, кто только начинает и делает все сам) еще нет сайта, а если и есть, то одностраничный, не пригодный для продвижения, а у кого есть сайт, те уже научились делегировать.

Тема для конференции должна отвечать таким критериям:

• Она актуальная и затрагивает интересы разных участников рынка.
• Мероприятия подобной тематики уже имели успех в вашей компании или у конкурентов.
• Вы нашли или можете найти экспертов, готовых выступить на конференции по выбранной теме.
• У вас есть база контактов целевой аудитории, которой будет интересна тема, или понимание, где искать эту аудиторию.
• Среди мероприятий подобной тематики нет сильной конкуренции.
• Сейчас подходящее время для обсуждения выбранной темы.

Выбираем дату и время

Что учесть:

• Для кого вы планируете конференцию. Если аудитория находится в одном городе, подойдет любой будний день. Если вы хотите пригласить иногородних участников, назначьте мероприятие на выходной. Начало — не ранее 11:00. Так у людей будет время добраться до вас. Мы начинаем в 11:00, и то участники всегда опаздывают.
• Когда другие компании в вашей отрасли проводят мероприятия. Постарайтесь максимально отдалить вашу конференцию от конференций других организаторов, особенно если вы обсуждаете смежные темы.

Составляем диаграмму Ганта

Определившись с датой, составьте диаграмму Ганта, которая отражает все задачи и сроки. Обычно она состоит из временной шкалы и списка задач. В ней также отмечают даты начала и завершения работ, контрольные точки, имена ответственных за задания. Видно, когда следует начать задачу, чтобы успеть в срок, на какие работы потребуется больше ресурсов и времени, а на какие — меньше.

Приглашаем спикеров

Кого можно пригласить:

• Спикера, который заплатит за участие. Стоимость зависит от количества участников конференции. Средняя цена рассчитывается по формуле: 500 рублей × количество участников. 
• Спикера, который не будет платить, но приведет аудиторию. Договоритесь, сколько человек он должен привлечь на конференцию, например 10 или 20.
• Хедлайнера — популярного спикера, которому вы сами заплатите за выступление. Его известное имя поможет привлечь аудиторию.

Спикеров находим в чатах и соцсетях. Стоит посетить мероприятия конкурентов и посмотреть, кто выступает у них. 

Составьте список экспертов в теме мероприятия и разошлите им приглашения. Обсудите условия с теми, кто откликнется: что спикеры хотят за свое выступление, чего вы ожидаете от них.

Что еще обсудить:

• Темы. Попросите экспертов сделать акцент на личные наблюдения и кейсы, а теорию свести к минимуму.
• Сроки подготовки презентации. Пусть спикеры с этим не затягивают, чтобы вы успели убедиться, что доклады разных экспертов не пересекаются. 
• Время на выступление. Спикеры должны понимать, сколько времени у них на доклад и на вопросы слушателей. 
• Нужна ли помощь. Узнайте, какое оборудование понадобится. Если спикеры иногородние, нужно ли их встречать по приезде в ваш город, предложите помощь с бронированием билетов и подбором гостиницы.

Разрабатываем программу

После согласования спикеров составьте план конференции. Определите, в какой последовательности будут выступать спикеры. Если их много, доклады группируют по секциям и проводят мероприятие в нескольких залах, чтобы эксперты могли выступать одновременно.

Доклады хедлайнеров привлекут максимум внимания, поэтому их поставьте в общий зал и не назначайте на это время другие выступления.

Что еще учесть:

• Выделите достаточно времени на открытие мероприятия: пока вы произносите приветственную речь, опаздывающие гости успеют занять места. Сдвигать тайминг конференции можно не более, чем на 10 минут. Некоторые люди приедут только на выступления отдельных спикеров, и если вы сильно измените время начала их докладов, будет неприятно.
• Заложите время на перерыв — примерно 10–15 минут между спикерами. 
• Во время мероприятия следите за таймингом. Спикеров сложно остановить, когда они на сцене, поэтому рекомендую установить экран с таймером, чтобы выступающим его было видно. Более бюджетный вариант — сделать табличку с крупной надписью «5 минут» и показывать ее спикеру за 5 минут до окончания его времени. Так он сможет логично закончить свою речь. На другой стороне таблички напечатайте «Время вышло» — это сигнал для спикера, что пора прощаться. 
• Заложите время на обед: гости смогут пообщаться и перекусить. Продумайте, чем и где будете угощать посетителей. 
• Не затягивайте мероприятие, иначе люди устанут. Оптимальная длительность конференции — 5–6 часов с учетом перерывов и обеда.

Находим площадку

Хорошие площадки разбирают быстро, а хорошие и бюджетные — еще быстрее. Небольшие конференции рекомендую проводить в ресторанах: так вы сможете продолжать обсуждение без перерыва на обед. Кроме того, рестораны часто выплачивают комиссионные в размере 10% от чека.

При выборе площадки ориентируйтесь на оборудование, количество и качество посадочных мест. Базовый набор оборудования для конференции — проектор, микрофон и колонки, флипчарт и маркеры. Посадочные места должны быть комфортными — сложно воспринимать информацию, сидя на неудобных стульях. 

Критерии удачного места:

• достаточно просторный зал для запланированного количества гостей;
• наличие необходимого технического оснащения;
• наличие обеденного зала или близость недорогого кафе, столовой;
• удобное местоположение в городе;
• просторная парковка;
• близость метро;
• магазины и аптеки в шаговой доступности.

Привлекаем партнеров

Партнеры помогут вам с решением сразу двух вопросов: подарки для участников и сами участники. Самостоятельно собрать конференцию на 50 и более человек бывает сложно. Для этого обращаются к партнерам. 

Чтобы найти их, составьте таблицу, в которой укажите, кто и чем может быть полезен. Разошлите приглашения в чаты лидеров бизнес-сообществ и в чаты нетворкингов. Там собирается бизнес-аудитория, открытая к предложениям. Обычно партнеры работают за комиссионные. 

Еще их привлекают по бартеру. Компания-партнер получает несколько бесплатных пригласительных билетов на конференцию. Ее логотип размещают на прессволле и раздаточных материалах. Название компании упоминают в рекламе, приветственных словах организатора, публикациях. А партнер помогает в организации: участвует в запуске рекламы, печатает брошюры и листовки, предоставляет услугу кейтеринга. Удобно, когда у компании-партнера можно арендовать зал или оборудование.

Определяем стоимость билетов

Чтобы рассчитать стоимость билета, проведите анализ конкурентов и посмотрите, кто какие условия и за какую стоимость предлагает. Не забывайте про себестоимость: учитывайте, во сколько вам обойдется организация мероприятия. 

В себестоимость включают все расходы:

• аренду помещения; 
• услуги персонала (фотограф, администратор);
• оформление фотозоны;
• воду для участников;
• графические материалы;
• аренду оборудования;
• работу спикеров. 

В общие затраты закладывают непредвиденные расходы — 7–10% от себестоимости конференции. 

Организация мероприятия на 80–120 человек стоит около 180 000 рублей. Если количество гостей не превышает 50 человек, расходы составят намного меньше. Большая часть затрат приходится на аренду помещения. 

Ваша цена лежит на пересечении себестоимости мероприятия и цен конкурентов.

Продвигаем конференцию и собираем участников

Есть три группы способов собрать аудиторию: 

Бесплатные: публикация анонсов в соцсетях, чатах для мероприятий и на Timepad.ru. 

Условно бесплатные: с помощью партнеров, которым платят комиссию. 

Платные: таргет, реклама в сообществах и чатах. Также неплохо работает рассылка в Telegram. Чтобы собрать аудиторию, которая подходит именно вам, нужно хорошо знать ЦА, что она читает и где бывает. 

Например, это хорошо удалось реализовать банку Тинькофф, когда он проводил большую конференцию по Wildberries. Представители банка собирали аудиторию с помощью отзывов: покупали товар и писали отзывы с приглашением на конференцию. Хороший ход, учитывая, что отзывы о товарах, — первое, на что смотрят поставщики. 

В продвижении конференции нам помогают партнеры, таргетированная реклама и сами участники. Мы разработали несколько цен. Цена с репостом анонса или афиши меньше. Так мы увеличиваем охваты под публикацией и получаем порядка 30 заявок с репостов. Сделайте ваших клиентов партнерами. 

Хорошо себя показала и массовая рассылка в WhatsApp* (принадлежит компании Meta, запрещенной в России), но здесь важно выбрать грамотного исполнителя, который сделает рассылки по целевой базе. 

Используйте все возможные каналы для привлечения гостей: разные виды рекламы, рассылки, размещение объявлений в офисах компаний-партнеров. Что еще можно сделать:

• Промосайт конференции. Соберите на нем полезную для гостей информацию: дату, время начала, место, как добраться, сколько стоят билеты, всю программу, тайминг. 
• Видеообращения с приглашением на конференцию. Попросите спикеров записать ролики, затем выложите их в соцсетях, на лендинге мероприятия.
• Рассказ о мероприятии в соцсетях и СМИ. Опубликуйте рекламные статьи в профильных журналах, онлайн-изданиях, тематических блогах. В соцсетях рассказывайте, как готовитесь к конференции, какие спикеры будут выступать. Подогревайте интерес целевой аудитории подробностями о мероприятии. Подготовьтесь к приему платежей в соцсетях и на сайте.

Как спрогнозировать доходимость людей до конференции

По моему опыту, если оплачены все запланированные билеты, то доходимость достигает 90%. Если часть билетов остались в корзине нераспроданными, значит, из них придет около 30% гостей.

Покажу на примере. Допустим, запланировали продать 100 билетов, были оплачены 60. Из этих 60 человек дойдут 54. Другие 40 положили в корзину или оставили заявку, из них дойдет 30%, то есть 12 человек.

Подготавливаем оборудование

О нем стоит позаботиться еще на этапе поиска помещения. Уточните, есть ли на площадке проектор или хотя бы телевизор с широким экраном. Проверьте, есть ли колонки и микрофон, флипчарт с маркерами. 

Если все на площадке имеется — отлично. Если нет, позаботьтесь об этом заранее. Например, флипчарт можно взять напрокат на Авито. 

Вам также могут понадобиться микрофоны-петлички для спикеров, радиомикрофоны для гостей, ноутбук, видеокамера, оборудование для видео-конференц-связи.

Выделите зону, где можно будет зарядить телефоны и планшеты, и приготовьте несколько зарядных устройств разных типов.

Назначьте ответственного за аппаратуру. Часто на площадках работает штатный технический специалист. Если его нет, договоритесь с кем-то из вашей компании или наймите стороннего специалиста. Заранее встретьтесь с ним на месте проведения конференции, проверьте оборудование, обсудите технические вопросы: когда что включать и выключать.

Заботимся о комфорте участников на площадке

Предусмотрите мелочи, которые важны для участников конференции. Арендуя лофт или зал, проверьте наличие воды. Если она не предусмотрена на площадке, купите ее из расчета 1 литр на человека. Вода должна быть всегда доступна. 

Сделайте план площадки для участников, если у вас большой зал. Можно раздать листовки с планом помещения участникам или повесить план на видном месте. Также на видном месте должно находиться расписание на день.

Из чего еще создается комфорт на площадке:

• Яркое освещение, приближенное к дневному. 
• Комфортная температура воздуха. Если в помещении прохладно, предупредите посетителей, чтобы оделись теплее.
• Достаточно стульев. Заранее соотнесите планируемое количество посетителей с числом сидячих мест в зале. На всякий случай сделайте запас стульев. Если несколько спикеров ведут доклады параллельно в разных помещениях и гости распределились между ними неравномерно, тогда оперативно добавляйте стулья.
• Зона для курения. На конференции будут и курящие, и некурящие люди. И тем, и другим должно быть комфортно.
• Напитки и снеки. Гости захотят выпить кофе или чай в перерывах между выступлениями спикеров. Выделите несколько зон с напитками и угощениями, чтобы избежать очередей.
• Кейтеринг, столовая или кафе. И дело не только в еде. Перерыв нужен всегда — людям сложно фокусироваться больше двух часов. А многим гостям конференции тайм-аут потребуется для рабочих целей: позвонить или даже провести встречу с клиентом.

Небольшую конференцию на 30–50 человек лучше провести в ресторане, чтобы участники пообедали на месте. 

• Гардероб. В холодное время года должен работать гардероб с гардеробщицей. Откажитесь от самообслуживания: кто-то обязательно перепутает номерки и потеряет вещи. Это испортит впечатление гостей от конференции.
• Дежурные. Для больших конференций выделите ответственных — как минимум одного человека на зону. Они будут следить за чистотой и порядком в помещении, отвечать на вопросы посетителей, решать возможные проблемы.

Находим и распределяем персонал

Для первой конференции придется искать персонал, а на второе и последующие мероприятия можно уже привлекать сотрудников, с которыми работали. 

Количество персонала на конференции зависит от масштабов мероприятия. Вам точно понадобятся:

• сотрудники на ресепшене; 
• технический специалист;
• помощник, который будет передавать микрофоны;
• координатор за кулисами, чтобы решать вопросы.

В начале конференции, когда гости будут регистрироваться, нужны 2–3 человека на ресепшене. Потом стойку регистрации можно упразднить либо оставить на ней одного человека. 

Можно найти помощников таким образом: выбираем людей, которые подавали заявку, но не оплатили билет, звоним и говорим: «Здравствуйте, вы регистрировались на конференцию?». Они отвечают, что передумали из-за стоимости билета. Мы приглашаем их принять участие в конференции в качестве волонтера. Обычно люди, заинтересованные в мероприятии, с удовольствием соглашаются и помогают.

Разрабатываем фирменный стиль конференции

Фирменный стиль мероприятия должен отражать вас или вашу компанию. Отталкивайтесь от брендбука и используйте фирменные цвета — так вы еще больше «заякорите» аудиторию. Цвет будет ассоциироваться с вами и вашим брендом. Когда люди будут видеть похожие цветовые решения, они будут вспоминать вас.

Соблюдайте баланс: в залах не должно быть слишком много плакатов, афиш и баннеров. Ваша задача — напомнить гостям о себе, не отвлекая их от докладов спикеров.

Заставка на экране в перерывах кажется мелочью, но экраны в зале лучше использовать по полной — не только во время выступлений, но и в перерывах. На них можно разместить партнерские интеграции, QR-коды, расписание на день, анонсы или просто что-то мотивирующее, смешное.

Проводим генеральный прогон

За пару дней до конференции надо «прожить» мероприятие. Представьте конференцию полностью, от и до. Визуализируйте все этапы и подумайте, что может пойти не так. Для каждой потенциальной проблемы придумайте по два варианта решения. Можете даже записать их, чтобы иметь под рукой готовый план действий. 

Звать ли спикеров на прогон? Я считаю, что это не театр, где нужны репетиции и генеральные прогоны. Импровизация — наше все!

Что делать накануне мероприятия

За день до мероприятия

Обзваниваем участников, чтобы напомнить про участие и подсказать, как добраться, что взять. Так мы понимаем, сколько у нас подтвержденных участников, сколько отказов. И получаем время для маневра, чтобы, если необходимо, выложить билеты со скидкой или предложить участникам взять второй билет за скромную плату. Для больших конференций мы привлекаем партнерский колл-центр для обзвона.

Связываемся со спикерами и уточняем, не вносили ли они изменения в презентации. Если да — обновляем. Презентации лучше сохранить и на флешке, и в облаке.

В день мероприятия

На площадку приезжайте за 1,5–2 часа, чтобы проверить технику, оформить стойки для регистрации и фотозоны. Если что-то не работает, будет время устранить неполадку или заменить.

Убедитесь, что спикеры готовы к выступлению. Организаторы чаще всего забывают удостовериться, что всем участникам известно, как пройти или проехать на место проведения конференции. 

Как подводить итоги 

Создаем анкету для сбора обратной связи от участников — это поможет увидеть мероприятие глазами аудитории. Делаем финансовый учет, определяем итоговую стоимость мероприятия и выручку, рассчитываем маржу. 

Подводя итоги конференции, мы рассчитываем индекс NPS — индекс потребительской лояльности. Оцениваем результаты таким образом:

• если NPS > 90% — это успех;
• если NPS < 90% — значит, мы должны узнать, что не понравилось участникам, и это нужно учесть при проведении следующей конференции;
• если NPS < 50% — нужно делать ребрендинг конференции.

Чек-лист для успешной конференции 

1. Определить тему, дату и время.
2. Составить диаграмму Ганта со всеми задачами. 
3. Определить бюджет, количество спикеров и участников.
4. Найти спикеров и партнеров. Согласовать формат сотрудничества, темы докладов, райдер спикеров (например: флипчарт, маркеры).
5. Подобрать площадку и согласовать с администрацией техническое обеспечение: экран, проектор, микрофоны. 
6. Нанять фото- и/или видеооператора. Записи докладов могут понадобиться и спикерам, и вам — для организации следующих мероприятий. 
7. Назначить ответственных, обновить должностные инструкции для сотрудников под мероприятие, провести инструктаж.
8. Записать видеоролики: приглашение от организатора и видеоприглашения от спикеров, создать общий пригласительный ролик.
9. Сделать анонсы на каждого спикера и один общий анонс.
10. Внести конференцию в Google-календарь мероприятий и Timepad.
11. Определить каналы сбора аудитории, адаптировать анонсы под каждый канал.
12. Разослать анонсы партнерам, анонсировать конференцию в соцсетях.
13. Поставить задачи на запуск лидогенерации: цепочка писем, платные и бесплатные каталоги, контекст, таргетинг, рассылки по группам в соцсетях, работа с базой (гости с прошлых мероприятий, бывшие и текущие клиенты компании, лиды в работе) и прочее.
14. Настроить оповещения о конференции: в соцсетях, Telegram-каналах, партнерских группах и каналах, рассылках — email, SMS, Viber, WhatsApp* (принадлежит компании Meta, запрещенной в России), Telegram.
15. Обзвонить зарегистрированных участников, чтобы подтвердить участие. Попробовать допродать билеты.
16. Проверить технику, готовность спикеров и сотрудников. Повторно провести инструктаж перед мероприятием.

Спустя полтора года после начала пандемии страны вакцинируются, а event-менеджеры смахивают пыль со своих визиток и начинают получать первые приглашения от организаторов офлайн-ивентов. Мы решили поделиться с вами опытом, который успели накопить до того, как…

Подготовка к офлайн-мероприятию (участие в профессиональной выставке) одновременно увлекательное, а также хлопотное и довольно стрессовое занятие. Она включает несколько этапов: базовый, подготовка к мероприятию, участие в мероприятии и пост-работы.

Начинать подготовку лучше как минимум за пару месяцев, в идеале за три. Так вы успеете сделать макеты, заказать раздатку и переделать бракованные сувениры, если что-то пойдет не так

Этап первый. Базовый

1. Составляем концепт и бюджет. Вначале нужно определиться с форматом участия на выставке (стенд, брендированное авто и т.п.):

Выставочный стенд

Стенд может быть стандартным или с уникальным дизайном. Организаторы выставок обычно предлагают арендовать стандартные выставочные модули, площадь стенда варьируется в зависимости от стоимости. Как вариант, можно заказать нестандартный стенд по индивидуальному проекту, который будет выделяться среди участников и привлечет больше внимания посетителей, но и стоимость в этом случае будет отличаться от стандартного прайс-листа. Для изготовления нестандартного стенда может потребоваться независимый застройщик.

Выставочное место

По факту — место за столом с двумя стульями. Такой формат участия не позволяет проводить дополнительные активности (демонстрация продукта, розыгрыш призов), но вполне подходит для раздачи промоматериалов и общения с потенциальными клиентами. Правда, охват потребительской аудитории гораздо меньше, что обусловлено минимальной квадратурой арендованной площади.

Дополнительные спонсорские возможности

Также некоторые организаторы выставок предлагают дополнительные возможности для привлечения большего внимания на мероприятии. Как правило, это спонсор регистрации, спонсор кофе-брейков или гала-ужина, Delegate Bag Sponsorship, Lanyard Sponsorship и другие.

Есть и эксклюзивные предложения для спонсоров. Например, брендированный автомобиль, который стоит на входе. Это отличный способ привлечь внимание посетителей выставки к бренду. Рядом с автомобилем можно организовать присутствие моделей в брендированной одежде, которые будут раздавать промоматериалы и приглашать на стенд компании.

Еще один вариант нестандартного участия — спонсорство главного приза, который будет разыгран организаторами среди гостей и участников выставки. Подобные активности требуют дополнительных расходов, но позволяют привлечь больше внимания к бренду и получить бесплатное упоминание в СМИ или соцсетях гостей и организаторов.

2. Определяемся с бюджетом и согласовываем бюджет и концепт со стейкхолдерами:

3. Разрабатываем позиционирование и общую концепцию для оформления стенда и всей раздаточной продукции. Здесь нужно организовать встречу с креативной командой.

Лучше всего создать канал/чат в корпоративном мессенджере, где будет размещаться информация по подготовке к мероприятию для всех вовлеченных в процесс сотрудников. И первым делом разместить в нём анонс с вводной информацией: название, даты, место проведения, ответственные сотрудники по направлениям.

Этап второй. Подготовка к мероприятию

Направления подготовки к мероприятию:

1. Сувенирка, раздатка.

Определяемся со списком раздаточной продукции (печатная продукция и сувениры). Стандартный набор брендированных сувениров: буклеты, футболки, ручки, кружки.

Большой популярностью на выставках обычно пользуются практичные сувениры — например, кружки, пауэрбанки, рюкзаки или футболки. Но из-за высокой стоимости такой продукции компании необходимо иметь и бюджетные варианты сувениров, чтобы была возможность одарить памятным подарком каждого гостя корпоративного стенда.

Также важно учитывать культурные и погодные условия страны, где проводится мероприятие. В сезон дождей могут зайти брендированные зонты и дождевики, в жаркую погоду — вода, веера и солнцезащитные очки с логотипом вашей компании.

Например, во Вьетнаме из-за жаркой погоды пользуются спросом брендированные бутылки с питьевой водой. Интересным решением могут стать магниты с достопримечательностями города, где проходит мероприятие.

Находим подрядчика для изготовления раздаточной продукции (в России или в стране проведения выставки), назначаем ответственных и определяем дедлайны.

В России больше выбор подрядчиков, есть проверенные контрагенты, но нужно учитывать дополнительные расходы на транспортировку в страну проведения выставки.

При заказе «на месте» необходимо иметь там ответственного удаленного сотрудника. Часто могут возникнуть проблемы с контролем качества продукции, поэтому желательно иметь возможность изготовления тестового образца.

Пример позиций раздаточной продукции и характеристики, которые нужно учитывать при заказе:

Главное, что нужно помнить: идеальный мерч – тот, который посетитель выложит в Инстаграм.

2. Организационные вопросы (взаимодействие с организаторами, фотограф, promo girls).

Пример чек-листа

Чек-листы можно сохранить, распечатать и использовать

Коммуникационная кампания

Как правило, коммуникационная кампания состоит из:

Этап третий. Участие в выставке

Работа на выставке, дополнительные активности (выступление спикера, розыгрыш призов, получение премий и т.п.).

Представителям необходимо быть на стенде по меньшей мере, за час до начала выставки. За это время нужно:

Во время самой выставки необходимо следить, чтобы на столе всегда было достаточно раздаточной продукции, и своевременно ее докладывать.

Работа с посетителями выставки требует повышенного внимания. Представитель бренда должен быть приветливым, доброжелательным, внимательным к проблемам и вопросам собеседника, компетентным по вопросам продукта. На случай затруднения с ответом в группе должен быть как минимум 1 эксперт по определенным сложным вопросам: техническим, юридическим, по вопросам партнерства и др., — к кому можно обратиться за помощью.

На стенде обязательно должно работать не менее 2 представителей одновременно. Во время ланча нужно организовать работу таким образом, чтобы это требование также выполнялось: например, в группе из 4 человек можно пойти на обед посменно, по 2 человека.

Этап четвертый. Работы по окончании мероприятия

Этот этап включает в себя: