Руководство для пользователей бит финанс

БИТ.ФИНАНС. РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ.pdf

Приветствуем Вас на файлообменнике WdFiles.ru!

Ресурс WDfiles.RU был задуман как бесплатный файлообменник. Согласитесь, удобно с его помощью делиться файлами, или перемещать их с одного устройства на другое!

Всем спасибо за использование нашего ресурса!

Преимущества:

Эта статья ориентирована в первую очередь на руководителя проекта внедрения системы 1С БиТ.Финанс внутри компании. Очень часто таким руководителем становится финансовый директор, его зам, или финансовый менеджер. Собственнику, акционерам или генеральному директору кажется, что наиболее заинтересованное в проекте бюджетирования лицо и должно руководить проектом внедрения ИТ-системы.

Итак, БиТ.Финанс выбран как учетная система. Вы – выбраны как руководитель. С чего же начать?

Точно не стоит начинать с покупки лицензий – они от вас не убегут. Тем более в зависимости от процессов и задач, лицензии БиТ.Финанс могут понадобиться разные (их существует несколько видов).Для начала определитесь, вся ли информация, которая вам понадобится для настройки БиТ.Финанс, у вас есть. И соберите ту, которой нет. Что же вам будет нужно в начале проекта?

Скорее всего, список статей у вас уже есть. Его надо проверить на предмет непротиворечивости, отсутствия дублей, логичной структуры групп и подгрупп.

2. ВЫРАБОТАТЬ СТРУКТУРУ ЦФО

ЦФО – центры финансовой ответственности, зачастую это аналог оргструктуры организации. Но не всегда это правильно, иногда ЦФО должны иметь другую структуру (укрупненно по сравнению с отделами в оргструктуре, или с другой группировкой). Над структурой ЦФО необходимо хорошо подумать, в том числе она связана с дальнейшим разграничением ответственности пользователей системы. По ЦФО в дальнейшем будут собираться доходы и расходы, они должны быть группами доходов/расходов.

3. ПРИНЯТЬ РЕШЕНИЕ О ТОМ, ЕСТЬ ЛИ ПРОЕКТЫ И ЧТО ИМИ ЯВЛЯЕТСЯ

Не всегда в организации ведется учет по проектам, а ведь это удобный механизм для отнесения затрат и расчета себестоимости по конкретному проекту.Учет по проектам может быть и в случае, если проекты – это основная деятельность организации (под них выделяются отдельные инвестиции и необходим учет затрат).И в случае если проектов как вида деятельности нет, но есть внутренние организационные проекты, например, переезд склада организации, с покупкой стеллажей, оборудования, арендной платой.

4. ОПРЕДЕЛИТЬ СПИСОК И СТРУКТУРУ БЮДЖЕТОВ

Если у вас ограничено время на внедрение, можно попробовать обойтись одним бюджетом для всех ЦФО, в котором каждый ЦФО найдет свои статьи и заполнит их данными, что не очень удобно и рационально.Такой способ в дальнейшем окажется не жизнеспособным по причине неудобства и недовольства сотрудников, заполняющих такой бюджет – эта процедура будет трудозатратной и не приятной.Лучше потратить больше сил на настройку различных видов бюджетов, работа пользователей в таком случае станет легче (а значит проще будет их заставить работать в системе).Так же отсутствие «лишних» статей в бюджете подразделения снизит вероятность ошибок, и поможет заполняющим их сотрудникам сконцентрироваться на «своих» цифрах.

5. ОПИСАТЬ ПРОЦЕСС СОСТАВЛЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ БЮДЖЕТОВ

Если у вас есть методика (регламент) бюджетирования, скорее всего ее достаточно. Если нет, и до сих пор вы бюджетировались «по наитию», пора ее составить.Вам понадобится четкая последовательность шагов – как, этап за этапом, подготавливается, корректируется, и принимается бюджет каждого ЦФО, и бюджет компании в целом.

6. ОПИСАТЬ ПРОЦЕСС СОГЛАСОВАНИЯ ЗАЯВКИ

В любом виде (но лучше схемой) стоит описать последовательность шагов от появления потребности в оплате, до ее согласования. Подумайте, всегда ли шаги именно такие как вы нарисовали? Есть ли варианты – «если сумма меньше, то… если сумма больше, то…». Что происходит, когда оплата в бюджете или вне бюджета?

7. ВЫБРАТЬ ПРАВИЛЬНОГО ПОДРЯДЧИКА.

Стоит ли внедрять БиТ.Финанс своими силами? Я считаю нет, но конечно не настаиваю. Методологов, знающих БиТ на достаточном уровне не так много, а программистов 1С точно брать не стоит (они возьмутся что-то дорабатывать, а систему бюджетирования в БиТФинанс нужно настраивать – у нее огромные возможности настройки). Доработки тут на самом последнем месте.

Несомненно, важно выбрать организацию, у которой есть релевантный опыт. Специфичные характеристики такой организации (кроме обычных требований к адекватному подрядчику) – они не должны бросаться программировать. И они должны задать вам примерно такие вопросы, которые мы осветили в этой статье. Хотите узнать про внедрение БиТ.Финанс больше, или задать вопросы – оставьте заявку и с вами свяжется наш методолог.

Есть еще много деталей и «фишек» при внедрении бюджетирования и перехода от состояния «нам срочно нужно купить» к состоянию «что нам запланировать в следующем году». Спросите нас, и мы вам всё расскажем.

ЖЕЛАЮ ВАМ УСПЕШНЫХ ПРОЕКТОВ.

БИТ. Финанс

Это программа, с помощью которой вы сможете настроить весь финансовый учет в вашей организации вне зависимости от ее размеров.

  Возможности:

1. Весь управленческий учет ведется по принятым стандартам и нормам;
2. Корпоративная отчетность всегда доступна;
3. Вы сможете управлять договорами и вести по ним контроль и учет;
4. Финансовое планирование будет разработано по нескольким сценариям;

Вы сможете настроить так, что создание графика платежей по договорам будет происходить автоматически.
Также у вас появится возможность быстро сводить план/факт движения денежных средств вашей компании. При этом детализация сведений возможна до первичной документации.
Внутри программы БИТ. Финанс создан учет всех договоров. Благодаря ему вы сможете вести и контролировать весь документооборот вашей фирмы. Начинания с создания документов, заканчивая их регистрацией и исполнением.

Преимущества:

1. Составление отчетов холдинга в разрезе;
2. Подготовка консолидированных отчетов;

Бюджетирование

Включает в себя контроль всех ваших доходов и расходов. Вам станет доступен анализ финансовых показателей, управление всеми ресурсами фирмы.
Благодаря бюджетированию вы можете с максимально точно спрогнозировать финансовое положение на любой срок. Это позволит вам принимать верные решения для вашего бизнеса.

МФСО

При работе в этой версии учет полностью соответствует МФСО. Также вся отчетность строительной организации будет подготавливаться по его стандартам. Сама версия подходит для версий 1С Предприятие 8 ПРОФ, КОРП, УПП и проч.

Преимущества БИТ. Финанс

  Мобильные приложения БИТ. Финанс 

1. Быстрее происходит согласование договоров;
2. Улучшен контроль согласования документов;
3. Учет договоров станет проще, ведь все они хранятся в электронном виде;
4. Договорные документы создаются и регистрируются быстрее;

БИТ. Финанс продается в различных конфигурациях. При ее выборе стоит обратить внимание на размер вашей компании и на возможности программы, которые вам на данный момент нужны.

Версии

Управленческий учет

С его помощью вы сможете наладить процесс анализа, учета и контроля информации организации. 

Сюда входят:

1. Контроль платежей;
2. Бюджетирование;
3. Калькуляция затрат;
4. Управленческий и бухгалтерский учет;
5. Подготовка отчетности для инвестора;

Казначейство

Оно занимается учетом движения денежных средств вашей организации. Благодаря ему вы сможете уменьшить риски и операционные расходы. Целью казначейства также является увеличение доходов компании.

В его состав входит:

1. Визирование;
2. Заявки на расходование денежных средств;
3. Рабочее место казначея;
4. Своевременный контроль исполнения всех бюджетов;

Консолидация

Благодаря ей вы сможете полностью контролировать активы и операции компаний, входящих в холдинг. Тем самым влиять на всю финансовую и хозяйственную деятельность в целом.

Вам станет доступно:

Их существует два:

1. -БИТ.Финанс.Визирование
2. -БИТ. Финанс в Power Bl

Оба приложения работают в операционных системах: IOS, Android и Windows. Первое создано для удаленного визирования документов с любых устройств. Благодаря второму у вас всегда есть доступ к данным БИТ. Финанс. С его помощью вы всегда сможете контролировать любые бизнес-процессы вашей компании. Это могут быть отчетность, доходы или расходы.

1. Что такое 1С БиТ.Финанс?
2. БиТФинанс это отдельная (самостоятельная) система?
3. На какие конфигурации 1С можно установить БиТФинанс?
4. Как обновлять 1С: Бухгалтерию (или другой продукт) с установленным БиТФинансом?
5. Я не хочу нетиповую 1С:Бухгалтерию/КА, что делать?
6. Интегрируется ли БиТ.Финанс с Документооборотом?
7. Какие версии БиТФинанс существуют и чем они отличаются?
8. Какие лицензии нужно купить для использования БиТФинанс?
9. Как купить БиТФинанс?
10. Кто внедряет бюджетирование, казначейство с помощью системы БиТФинанс?
11. Как можно обучиться БиТФинанс? Какие курсы пройти?
12. Нужен ли программист 1С для внедрения и дальнейшего сопровождения этой системы? 
13. Какие возможности в бюджетировании и казначействе есть в Бит.финанс?

Что такое 1С БиТ.Финанс?

БиТФинанс – это надстройка (отдельная подсистема), предназначенная для создания в компании системы бюджетирования, казначейства, управленческого учета. Это мощный и гибкий инструмент для финансового планирования, управления финансовыми потоками, сбора факта, построения отчетности.

• Функционал подготовки и утверждения бюджетов (в том числе многоуровневых) движения денежных средств (БДДС) и доходов-расходов (БДР)

• Казначейство – управление согласованием заявок на оплату (может работать самостоятельно без бюджета, или с учетом забюджетированных сумм)

• Управленческий баланс – отчетность для высшего руководства

• Управление согласованием договоров

• Отчетность по МСФО методом трансляций

БиТФинанс это отдельная (самостоятельная) система?

Нет, его необходимо устанавливать «сверху» на один из типовых программных продуктов 1С. Сам по себе битфинанс не работает, он не является отдельно стоящим самостоятельным продуктом. Например, система использует многие справочники типовой конфигурации 1С, а также берет из нее фактические данные о движении денежных средств и доходов-расходов.

Таким образом, вам необходимо приобрести (или иметь) один из приведенных ниже продуктов 1С, чтобы вы могли пользоваться битфинансом. 

На какие конфигурации 1С можно установить БиТФинанс?

Биту нужна базовая учетная система для того, чтобы было откуда брать фактические данные. Если смотреть с этой точки зрения, то факт можно брать из бухгалтерской части (из проводок) или из данных оперативного учета (из регистров).

Факт берется из проводок.

БиТФинанс устанавливается на следующие программные продукты 1С:

• 1С:Бухгалтерия 8;

• 1С:Бухгалтерия КОРП 8;

• 1С:Комплексная автоматизация 8;

• 1С:ERP Управление предприятием 2;

• 1С:Управление производственным предприятием 8 (устаревший продукт, выведен из прайс-листа 1С)

Факт берется из оперативного учета.

БиТФинанс устанавливается на единственный продукт:

• 1С:Управление торговлей 11

Как обновлять 1С: Бухгалтерию (или другой продукт) с установленным БиТФинансом?

Для обновления необходимо будет использовать релизы, выпускаемые компанией 1БиТ. Они содержат обновление основного программого продукта (бухгалтерии, комплексной автоматизации итд), плюс обновления самой подсистемы БиТФинанс. Для доступа к обновлениям необходимо иметь подписку на ТС (технологическое сопровождение) от 1БиТ, подробнее про условия и тарифы 

Релизы ТС от 1БиТ выходят реже, чем релизы 1С, но все основные изменения, и основные даты обновлений соблюдаются. Обновлять конфигурацию можно своими силами (процесс обновления не отличается от обновления обычной типовой 1С, если у вас нет доработок). 

Я не хочу нетиповую 1С:Бухгалтерию/КА, что делать?

Бывают ситуации, когда заказчик по каким-то причинам хочет иметь только полностью типовую Бухгалтерию (например, устанавливать обновления сразу, как только они выходят у 1С, не ждать релизов от 1БиТ).

В таком случае можно реализовать архитектуру из нескольких баз. Во многих проектах мы это делали – вся бухгалтерия компании (или компания в целом) работает в одной базе 1С, рядом с ней установлена еще одна 1С, на которую поставлен БиТФинанс с настройками. Между базами работает обмен. Мы реализовывали различные схемы с базами 1С:Бухгалтерии, 1С:ЗУП, для различных юрлиц с объединением, с отделением управленческого учета, и так далее. Обращайтесь, расскажем детали.

Интегрируется ли БиТ.Финанс с Документооборотом?

Если говорить про типовой функционал («нажать кнопочку, задать путь и получить связанные системы») – нет. Доработками на стороне 1С:Документооборот или БиТФинанс можно добиться интеграции, но связи предусмотренной разработчиками нет.

Система содержит внутри себя настраиваемый бизнес-процесс согласования. Для большинства случаев его должно быть достаточно. Изучите механизм согласования договоров БиТФинанса, возможно еще один продукт вам не понадобится. 

Какие версии БиТФинанс существуют и чем они отличаются?

Подробную таблицу сравнения всех версий БИТ.Финанс можно посмотреть тут. 

Какие лицензии нужно купить для использования БиТФинанс

Необходимо приобрести саму лицензию на БиТФинанс, выбрав версию в зависимости от задач (см.предыдущий пункт).

Хорошая новость заключается в том, что пользовательские лицензии отдельно на бит – не нужны. Можно пользоваться 1С лицензиями на рабочие места.

Плохая новость – если 1С у вас нет совсем, кроме «коробки» бита необходимо приобрести программный продукт, на который эта коробка будет установлена (1С:Бухгалтерия, 1С:Комплексная автоматизация и так далее). А также необходимые пользовательские лицензии к ней и, возможно, серверные. 

Как купить БиТФинанс?

Система БИТФинанс является разработкой франчайзи компании 1С – компании 1БиТ. Система не введена в общий прайс 1С, соответственно другие партнеры не могут продавать данный программный продукт. Приобретение коробки возможно только у производителя.

Вы можете получить консультацию у внедряющей организации по выбору подходящей версии. Версия будет выбрана исключительно исходя из задач, которые необходимо решить. При выборе версии стоит учесть и стоимость апгейда (с нижних версий на более дорогие).

Апгрейд стоит не разницу между стоимостью конфигураций – он существенно дороже. Поэтому при выборе конфигурации для приобретения стоит иметь ввиду ваши текущие потребности, плюс те, которые могут появиться на горизонте в 1-2 года. 

Кто внедряет бюджетирование, казначейство с помощью системы БиТФинанс?

Лицензионный договор не ограничивает возможность клиента обратиться за внедрением продукта БиТФинанс к любому партнеру, сделать внедрение самостоятельно или нанять команду под проект.

Главное – официально приобретенные в компании 1БиТ лицензии и действующий договор ИТС. Существует несколько компаний, обладающих опытом, успешными кейсами, компетенциями в области управленческого учета и методологии, специалистами.

Мы рады быть среди этих компаний и успешно внедрять продукт БИТФинанс нашим клиентам. Это отличный продукт и он нам очень нравится.

Как можно обучиться БИТФинанс? Какие курсы пройти?

Сначала нужно точно сформировать свой запрос. Если вам нужно обзорное обучение верхнего уровня, где вам расскажут про функционал различных подсистем, про то как они работают и как их настраивать – на сайте 1БиТ можно найти онлайн-обучение по разным модулям, стоит каждый курс в диапазоне 20000 – 30000 т.р.

Если вам нужно обучение внедрению или обучение конкретно вашим процессам – речь идет скорее об индивидуальном обучении с предварительным уточнением целей тренинга и ожидаемых результатов.

Такое обучение мы проводим и в рамках своих проектов и отдельно от проекта. 

Нужен ли программист 1С для внедрения и дальнейшего сопровождения этой системы?

БИТ.Финанс – это система, основанная на настройках. Самые лучшие специалисты по внедрению этого продукта получаются из бывших финансовых директоров или финменеджеров. Главное, это глубокое знание предметной области, понимание терминологии и подходов, потребностей финансового департамента.

Если после внедрения вы планируете осуществлять поддержку своими силами, наша рекомендация – взять на этапе внедрения хорошего финменеджера с живым мозгом и готовностью учиться, и погрузить его в проект. Мы, например, с готовностью обучаем специалистов Заказчика (если они этого хотят).

Такой человек принесет гораздо больше пользы бизнесу (сможет настраивать трансляции, создавать новые статьи, править отчетные формы и формы ввода), чем программист. А еще в отличие от программиста, он не полезет в код и ничего там не сломает.

Какие возможности в бюджетировании и казначействе есть в Бит.финанс?

Ключевые возможности БИТ.Финанс собраны в таблице ниже, также вы можете ознакомиться с аналогичной таблицей по программам 1C:ERP Управление предприятием 2 и 1С:Комплексная автоматизация 2

Пример варианта структуры статей оборотов, занесенных в БИТ.Финанс

2. Выработать структуру ЦФО

ЦФО — центры финансовой ответственности, зачастую это аналог оргструктуры организации. Но не всегда это правильно, иногда ЦФО должны иметь другую структуру (укрупненно по сравнению с отделами в оргструктуре, или с другой группировкой). Над структурой ЦФО необходимо хорошо подумать, в том числе она связана с дальнейшим разграничением ответственности пользователей системы. По ЦФО в дальнейшем будут собираться доходы и расходы, они должны быть группами доходов/расходов.

3. Принять решение о том, есть ли проекты и что ими является

Не всегда в организации ведется учет по проектам, а ведь это удобный механизм для отнесения затрат и расчета себестоимости по конкретному проекту.

Учет по проектам может быть и в случае, если проекты — это основная деятельность организации (под них выделяются отдельные инвестиции и необходим учет затрат).

И в случае если проектов как вида деятельности нет, но есть внутренние организационные проекты, например, переезд склада организации, с покупкой стеллажей, оборудования, арендной платой.

Если у вас ограничено время на внедрение, можно попробовать обойтись одним бюджетом для всех ЦФО, в котором каждый ЦФО найдет свои статьи и заполнит их данными, что не очень удобно и рационально.

Такой способ в дальнейшем окажется не жизнеспособным по причине неудобства и недовольства сотрудников, заполняющих такой бюджет — эта процедура будет трудозатратной и не приятной.

Лучше потратить больше сил на настройку различных видов бюджетов, работа пользователей в таком случае станет легче (а значит проще будет их заставить работать в системе).

Так же отсутствие «лишних» статей в бюджете подразделения снизит вероятность ошибок, и поможет заполняющим их сотрудникам сконцентрироваться на «своих» цифрах.

Пример настройки бюджета в БИТ.Финанс

5. Описать процесс составления и согласования бюджетов

Если у вас есть методика (регламент) бюджетирования, скорее всего ее достаточно. Если нет, и до сих пор вы бюджетировались «по наитию», пора ее составить.

Вам понадобится четкая последовательность шагов — как, этап за этапом, подготавливается, корректируется, и принимается бюджет каждого ЦФО, и бюджет компании в целом.

6. Описать процесс согласования заявки

В любом виде (но лучше схемой) стоит описать последовательность шагов от появления потребности в оплате, до ее согласования. Подумайте, всегда ли шаги именно такие как вы нарисовали? Есть ли варианты — «если сумма меньше, то… если сумма больше, то…». Что происходит, когда оплата в бюджете или вне бюджета?

7. Выбрать правильного подрядчика.

Стоит ли внедрять БиТ.Финанс своими силами? Я считаю нет, но конечно не настаиваю. Методологов, знающих БиТ на достаточном уровне не так много, а программистов 1С точно брать не стоит (они возьмутся что-то дорабатывать, а систему бюджетирования в БиТФинанс нужно настраивать — у нее огромные возможности настройки). Доработки тут на самом последнем месте.

Несомненно, важно выбрать организацию, у которой есть релевантный опыт. Специфичные характеристики такой организации (кроме обычных требований к адекватному подрядчику) — они не должны бросаться программировать. И они должны задать вам примерно такие вопросы, которые мы осветили в этой статье. Хотите узнать про внедрение БиТ.Финанс больше, или задать вопросы — оставьте заявку и с вами свяжется наш методолог.

Если вы финансовый директор, или другой специалист финслужбы, и теперь вам предстоит внедрить БиТ в своей компании, вам так же может быть полезна статья «Вас назначили руководить проектом. Руководство по выживанию».

Есть еще много деталей и «фишек» при внедрении бюджетирования и перехода от состояния «нам срочно нужно купить» к состоянию «что нам запланировать в следующем году». Спросите нас, и мы вам всё расскажем.