Руководство к подготовке к конференции

Как организовать конференцию? Руководство по проведению мероприятия

Мы предлагаем вам ознакомиться с пошаговой инструкцией, как подготовиться к научной конференции. В ней мы рассмотрели каждый этап подготовки к такого рода мероприятиям. Воспользовавшись ей, вы сможете значительно упростить процесс написания доклада, репетиции речи и т.д.

В статье вы найдете полезные рекомендации для успешного выступления на научно-практической конференции. Мы расскажем, как следует себя вести на мероприятии, каким образом нужно произносить речь и представлять свой доклад. А также мы объясним, как проходят конференции и что именно нужно к ним подготовить.

Содержание

Как проходят научные конференции

Зачем участвовать в конференции

Как подготовиться к научной конференции – инструкция

    — Как подготовить доклад к научной конференции

    — Как себя вести во время научно-практической конференции

    — Что нужно подготовить к научной конференции

Как проверить уникальность научной статьи

ИТОГ: Как подготовиться к научной конференции

Как проходят научные конференции

Для начала следует выяснить, как проходят научные конференции. Разобравшись в процессе, можно понять, к чему нужно готовиться. Научно-практическая конференция – это мероприятие, целью которого является обмен научными знаниями.

Обычно примерно за несколько месяцев до мероприятия в университеты, научные центры и другие организации приходят информационные письма, которые далее распространяются для информирования всех заинтересованных лиц. В этом файле есть все данные о мероприятии – условия участия, организационные взносы, форма участия (очная, заочная, онлайн) и т.д. Конечно же сразу предлагаются направления конференции и примерные тематики докладов, стандарты их содержания. Если по результатам НПК будут формировать сборник материалов, то об этом также говорят в письме, указывая все стандарты и нормы оформления текстов, электронный адрес для отправки статьи и т.д.

Примерно за несколько дней до мероприятия всем участникам рассылают программу конференции. В ней указывают время, тему и имя каждого докладчика. Тем, кто будет выступать на НПК, могут отправить какую-то дополнительную информацию.

Процедура открытия конференции называется торжественной частью, организаторы говорят приветственную речь. Затем по очереди выступают докладчики, после чего им могут задавать вопросы. В зависимости от масштаба мероприятия могут быть организованы разные секции с разнообразными тематиками, круглые столы для дискуссий и т.д. Такого рода мероприятия могут завершаться речью организаторов, а иногда можно посетить фуршет. Во время беседы можно завести новые полезные знакомства, дать комментарии или даже подискутировать с кем-нибудь из исследователей на тему того или иного доклада, обменяться мнениями и опытом.

Зная, как проходят научные конференции, можно гораздо лучше подготовиться к мероприятию. Дело в том, что умение представить результаты своего исследования возрастает с опытом. Во время первого доклада всем свойственно волноваться, ничего необычного в этом нет. Зато с каждым разом докладчикам обычно все легче выступать на публике.

Если вы хотите успешно пройти проверку на плагиат, вы можете воспользоваться услугами нашего сервиса Антиплагиат-вуз.рф. С его помощью вы сможете повысить уникальность текста до 80-90% всего за пару минут. Применяемые технологии позволяют скрыть все заимствования без изменения текста. Кроме того, у вас есть возможность проверить текст в системе Антиплагиат ВУЗ. В кратчайшие сроки вы получите отчет и справку о прохождении проверки. Так вы узнаете точный процент уникальности своего текста

Зачем участвовать в конференции

Существует множество причин, зачем участвовать в конференции. Слушатели обычно посещают такого рода мероприятия, чтобы получить новые знания, выяснить о каких-то новейших разработках, ознакомиться с развитием науки той или иной отрасли. Также посещение НПК – это отличная возможность завести новые знакомства. Если вы не знаете, где найти друзей в исследовательской сфере, то вам будет полезно поучаствовать в конференциях, круглых столах и на дискуссиях. После завершения мероприятия часто организуют фуршеты, на которых можно приятно провести время, обсудить те или иные вопросы и завести разговор даже с авторитетными исследователями.

Основные причины для участия в научной конференции:

• Представление результатов исследования в качестве апробации для выпускной квалификационной работы
• Общение – новые полезные знакомства, которые могут пригодится в будущем для совместных проектов, рецензий и т.д. Сейчас это явление называют также «нетворкингом»
• Желание получить признание и поделиться своими знаниями и опытом с научным миром. Все важные исследования должны быть представлены в научных кругах, что подразумевает выступление на конференциях
• Получение критики, которое влечет повышение качества работы. После выступления можно послушать альтернативные мнения на тему своего исследования, что очень полезно для достижения больших успехов в будущем
• Получение подтвержденных достижений в научно-исследовательской деятельности. Это необходимо студентам, которые ищут способ, как получить повышенную стипендию, грант или именные стипендии

Таким образом, мы рассмотрели основные причины, зачем участвовать в конференции. В такого рода мероприятиях иногда могут участвовать не только авторитетные исследователи, но и студенты, преподаватели и начинающие научные деятели. Одним словом все, кого по тем или иным причинам интересует научно-исследовательская деятельность.

Как подготовиться к научной конференции – инструкция

Многие не знают, как подготовиться к научной конференции, из-за того что у них нет четкого плана действий. Поэтому для того чтобы сделать ваш процесс подготовки эффективным, мы создали пошаговую инструкцию:

1. Для начала следует выяснить все детали предстоящего мероприятия. Уточните даты проведения, сроки предоставления текста доклада и остальные стандарты, чтобы успеть все выполнить до дедлайна. Возможно, придется думать о том, как написать научную статью, если будет сформирован сборник материалов НПК. На это также стоит заранее выделить время, чтобы успеть отправить текст до дедлайна
2. Определитесь с интересующим вас направлением (еще иногда это называют «секцией» конференции). Ориентируйтесь только на свою сферу, но будьте готовы к тому, что вам придется отвечать и на те вопросы, которые лишь приближены к вашей теме, но не входят в вашу работу
3. Составьте детальный план своего выступления. Пропишите все действия, начиная от вашего выхода и заканчивая уходом. Сделайте пометки, выясните, на что именно будет сделан упор в вашем докладе. Вынесите основные положения своей речи на отдельный лист, чтобы вы могли заглянуть в него, если вдруг что-то забудете
4. Отрепетируйте свое выступление, лучше делать это с секундомером, чтобы точно соблюсти регламент мероприятия. Лучше не читать с листа, а рассказывать о своем исследовании. В статье «Как быстро запомнить информацию» мы поделились простыми техниками для запоминания материала
5. Поработайте над артикуляцией, произношением, темпом речи и его качеством. Для этого можно попробовать порепетировать перед зеркалом, а еще лучше – снимите видео. После просмотра вы сможете подметить те или иные недочеты, которые можно будет быстро исправить

И последним этапом в вопросе о том, как подготовиться к научной конференции, является необходимость создания образа. Тщательно продумайте свой внешний вид – одежду, аксессуары. Важно выглядеть опрятно и ухоженно. Помните о том, что ваш образ может повлиять на ваше выступление.

Как подготовить доклад к научной конференции

Есть несколько способов, как подготовить доклад к научной конференции. В первом случае вы можете собрать все выдержки из своего исследования и создать из них общее полотно текста, лишь добавив определенные связующие конструкции. Во втором случае – вы пишете с нуля всю речь. Все зависит от того, насколько качественно и интересно изложена информация в вашем исследовании.

Конечно, большая часть успеха зависит от содержания вашей речи. Однако не менее важно чувствовать себя уверенно. Побороть страх публичных выступлений вам поможет наша статья «Как стать уверенным в себе». В ней вы сможете найти множество способов придания себе уверенности в трудный момент.

Очень важно соблюдать регламент мероприятия, обычно на выступление отводится не более 15 минут. Отметим, что после десяти минут прослушивания доклада внимание слушателей сильно снижается. Поэтому наиболее важные положения лучше вынести в начало своей речи. Не забудьте акцентировать интонацией особенно значимые детали своего доклада. Также полезно проанализировать предполагаемую аудиторию. К примеру, если большинство слушателей, вероятно, будут студентами, то, возможно, будет уместно вставить какую-нибудь шутку, чтобы разрядить обстановку и привлечь внимание к своему докладу.

Как себя вести во время научно-практической конференции

Часто докладчики не понимают, как себя вести во время научно-практической конференции. Конечно, основным условием является спокойствие. Не стоит проявлять чрезмерное волнение, важно быть уверенным в себе. Выберите наиболее подходящий для вас способ, как успокоить нервы и используйте именно его. Это могут быть техники дыхания, психологические ритуалы, какая-то деталь гардероба или аксессуар, к которому вы можете незаметно прикоснуться и т.д.

Особенно сильное волнение выступающие испытывают во время ответов на вопросы. Некоторые участники могут быть даже нетактичны в своих высказываниях. Важно не переходить в дискуссию, спор и тем более конфликт. Выкрутиться из ситуации помогут советы из статьи «Как общаться с токсичным человеком». Помните о том, что ваша задача – отстоять, защитить свое исследование и при этом оставаться вежливым, тактичным и холоднокровным.

Что нужно подготовить к научной конференции

Все докладчики так или иначе задаются вопросом о том, что нужно подготовить к научной конференции. Конечно, в первую очередь – доклад. Важно взять с собой текст речи, а также основные тезисы своего выступления, в которые вы сможете взглянуть, если вдруг забудете что-то важное.

Лучше всего заранее подготовиться к научной конференции, обдумав возможные вопросы. В своем докладе постарайтесь максимально ясно донести основную мысль, сделайте акцент на важных тезисах. Следует постараться сделать все, чтобы у слушателей не осталась масса вопросов и недопонимание. В таком случае есть риск, что вас засыпят вопросами и более того – могут затеять дискуссию сразу во время вашего выступления.

В некоторых случаях необходимо также подготовить правильно оформленный текст своего доклада. Сборник материалов конференции – это один из ресурсов, где публикуется научная работа студентов. По результатам мероприятия он может быть сформирован и разослан участникам. Поэтому лучше заранее выяснить, нужно ли вам готовить текст в формате научной статьи.

Как проверить уникальность научной статьи

Участникам НПК часто приходится думать о том, как проверить уникальность научной статьи. После завершения многих научно-практических конференций, организаторы формируют сборники материалов – тексты докладов участников. Для того чтобы попасть в сборник, необходимо, чтобы текст статьи соответствовал всем требованиям. И что самое главное – он должен быть уникальным.

Убедиться в том, что ваша работа имеет достаточный процент оригинальности вам поможет сервис Антиплагиат-вуз.рф. Он предоставляет возможность проверить уникальность научной статьи в преподавательской системе Антиплагиат ВУЗ. В кратчайшие сроки вы можете получить отчет из системы. Подробный отчет позволяет узнать, какие фрагменты вашей статьи содержат плагиат. А значит, вы сможете намного быстрее при необходимости внести изменений в свой текст и увеличить процент уникальности.

ИТОГ: Как подготовиться к научной конференции

Таким образом, мы рассмотрели подробную инструкцию, как подготовиться к научной конференции. Воспользовавшись ей, вы сможете сделать свою подготовку к мероприятию эффективной и значительно упростите весь процесс.

Мы проанализировали все этапы подготовки к научно-практической конференции: выбор темы доклада, написание текста речи и презентацию своей работы. А также мы подробно объяснили, каким образом проходят НПК, для чего они нужны и с какой целью в них участвуют студенты. Кроме того, вы всегда можете обратиться к статье, если вам необходимо написать научную статью, поскольку этот вопрос мы также рассмотрели.

Вам также будет интересно:

Как подготовиться к научной конференции – инструкция

Сегодня мы расскажем о том, как подготовиться к научной конференции. Эта информация особенно полезна тем, чья жизнь так или иначе связана с исследовательской деятельностью. Кроме того, по многим причинам современным студентам также приходится регулярно принимать участие в подобных мероприятиях. В нашей статье мы рассмотрим все преимущества участия в научно-практических конференциях. Вероятно, это поможет вам увидеть новые перспективы и возможности, которые откроет перед вами мир науки.

Помимо прочего, мы поделимся полезными рекомендациями для успешного выступления на конференции. А также представим инструкцию, которая поможет вам эффективно подготовиться к такого рода мероприятиям.

Содержание

Что такое научная конференция и как она проходит

Зачем участвовать в конференциях

Как подготовиться к научной конференции – инструкция

    — Оформление презентации к докладу

    — Как подготовить доклад к научной конференции

    — Как выступить на конференции

Как пройти проверку на антиплагиате

ИТОГ: Как подготовиться к научной конференции

Что такое научная конференция и как она проходит

Для начала необходимо выяснить, что такое научная конференция и как она проходит. Обычно о такого рода мероприятиях сообщают по электронной почте, рассылая информационные письма. В них указана дата, время и место проведения конференции. А также адрес электронной почты для связи с организаторами. Так желающие поучаствовать могут отправить соответствующее письмо. С приближением указанного дня могут рассылать и программы с указанием обсуждаемых тем, именами участников и т.д.

Если объяснять простыми словами, что такое научная конференция, то можно сказать, что это мероприятие исследовательской тематики. Во время нее научные деятели представляют результаты своих исследований, делятся опытом и обсуждают проблемы современной науки.

В назначенное время все гости собираются в одной аудитории. Открывают мероприятие организаторы – они говорят приветственные слова, представляют приглашенных специалистов, обозначают круг проблем, которые сегодня будут обсуждаться. Затем по очереди выходят докладчики и выступают перед слушателями. После каждой речи есть возможность задать интересующие вопросы и обсудить их.

Если мероприятие длится долго, то в середине обязательно делают перерыв. Могут предложить присутствующим воду, чай, перекус. В конце после завершения конференции также нередко устраивают нечто вроде круглого стола, но менее формального. Гости могут пообщаться, завести новые знакомства, обменяться опытом и обсудить те или иные вопросы. Иногда участникам также дарят памятные книги, брошюры, блокноты, ручки, зонты и другие корпоративные предметы с символикой проведенного мероприятия.

Таким образом, мы постарались максимально подробно объяснить, что такое научная конференция и рассказать, как она проходит. Полезно обладать подобной информацию, поскольку в случае участия вы уже будете иметь представления о том, каким образом будет проходить мероприятие. А значит, не будете испытывать серьезного волнения.

ЛАЙФХАК

Студенты зачастую участвуют в конференция для того, чтобы получить публикацию в сборнике. Если вам предстоит опубликовать текст, то вам будут полезны услуги сервиса Killer-antiplagiat.ru. Благодаря ему вы сможете ускорить процесс написания материала, его проверки на плагиат и при необходимости повышения уникальности.

Специалисты всегда готовы помочь вам оформить статью согласно стандартам. А также на сайте вы можете заполнить специальную форму и получить отчет из системы Антиплагиат ВУЗ. Если показатели оригинальности вас не устроят, то вы сможете увеличить их путем кодировки текста на сайте или оформив заказ на рерайт

Зачем участвовать в конференциях

Есть множество причин, зачем участвовать в конференциях. И вот несколько из тех, что являются более значимыми и популярными:

• Студенты участвуют в конференциях для того, чтобы получить одобрение со стороны преподавателей, научных руководителей и сотрудников кафедры. Это помогает увеличить научный потенциал учебного заведения и продвигает его в рейтинге вузов
• Участие в подобных мероприятиях – отличный способ, как получить повышенную стипендию. Более того – в результате конференций часто публикуют печатные сборники, что дает возможность получить бесплатную публикацию научной статьи
• Для представления результатов своего исследования. Это позволяет сделать апробацию полученных в ходе работы результатов. А как известно, апробация – обязательное условие для защиты магистерской, кандидатской или докторской диссертации
• Реализация собственного научного потенциала, развитие исследовательской деятельности в целом
• Обмен опытом с другими исследователями и возможность завести новые полезные знакомства. Общаясь с коллегами, можно создать совершенно новую разработку совместно

Итак, мы рассмотрели основные причины, зачем участвовать в конференциях. Возможно, некоторые из них станут для вас прекрасной мотивацией для будущих достижений в научной сфере и представления результатов своих исследований.

Как подготовиться к научной конференции – инструкция

Мы создали пошаговую инструкцию, которая поможет вам понять, как подготовиться к научной конференции. С ее помощью вы сможете предусмотреть все детали и избежать массы неприятностей.

Как подготовиться к научной конференции:

1. Изучите программу мероприятия. Узнайте, сколько времени отводится для каждого выступления. Проанализируйте других спикеров и темы их докладов. Учтите эти детали, чтобы ваша речь была запоминающейся и не повторяла уже ранее сказанное
2. Напишите речь для своего выступления. Лучше сделать подробный план, в котором вы отразите даже приветствие и прощание с аудиторией. Так вы точно не забудете о столь мелких, но при этом очень важных деталях
3. Если вы волнуетесь и испытываете серьезную тревогу из-за необходимости выступления на мероприятии, то вам будет полезна наша статья «Как научиться выступать на публике». В ней мы рассмотрели эффективные методики, позволяющие перестать бояться публичных выступлений
4. Выясните, будет ли возможность подключить необходимую аппаратуру – микрофон, проектор и т.д. Подготовьте презентацию к своему докладу или раздаточный материал, если он действительно необходим
5. Заранее подумайте, какие вопросы могут возникнуть у слушателей. Будьте готовы к тому, что, возможно, придется выкручиваться, чтобы не попасть в неловкую ситуацию
6. Рассчитайте время, которое потребуется вам для прибытия в назначенный час. Ни в коем случае нельзя опаздывать. Лучше прийти раньше и пообщаться с организаторами, узнать очередность выступлений и проанализировать аудиторию

Теперь, когда у вас есть подробная инструкция, как подготовиться к научной конференции, вы сможете избежать многих сложностей. Имея перед глазами план действий, вы сможете сделать процесс подготовки к мероприятию более эффективным.

Оформление презентации к докладу

Оформление презентации к докладу также может занять немало времени. Конечно, в первую очередь нужно уточнить, есть ли у организаторов возможность воспроизвести иллюстративный материал. Есть риск, что в помещении попросту не будет проектора. В таком случае бесполезно тратить свое время на создание презентации.

Самое простое решение, как сделать презентацию – воспользоваться шаблоном. Найдите в интернете готовый материал или выберите один из встроенных шаблонов в программе, которой вы пользуетесь. Вам останется лишь внести данные своего доклада – вставить формулы, расчеты, графики, рисунки, чертежи, схемы и т.д. Не забудьте дать названия рисункам, подписать их – поработайте над заголовками, чтобы привлечь внимание присутствующих.

Иногда организаторы сами дают рекомендации о том, какое оформление презентации к докладу должно быть. К примеру, от количества участников, размеров аудитории и технических возможностей может зависеть выбор шрифта в презентации (больше или меньше), цвета – максимально контрастные или свободный выбор стиля.

Как подготовить доклад к научной конференции

Для того чтобы понять, как подготовить доклад к научной конференции, необходимо составить план своего выступления. Речь должна обладать четкой и логичной структурой. Особый акцент следует сделать на вводной и заключительной части, поскольку слушатели лучше всего запоминают именно начало и конец любого доклада.

Представьте, что вам нужно решить, как написать научную статью. Примерно та же структура будет и у вашего доклада. В введении вы обозначаете проблему, делитесь своей гипотезой. Затем определяете основные положения своего исследования. Делитесь результатами проделанной работы. И в завершении даете рекомендации или какие-либо прогнозы относительно рассматриваемого вопроса.

Как выступить на конференции

Для многих людей довольно сложно выступить на конференции в силу своей стеснительности или неуверенности в себе. Самое главное – побороть свой страх. Если слушатели почувствуют уверенность, а положения вашего исследования будут действительно научно доказаны, то вы точно выступите блестяще.

Из-за того что мероприятие имеет научную направленность обычно докладчики не используют юмор. Однако, если вам на ум пришла какая-то шутка, которая точно будет уместна, то вы вполне можете ей поделиться. Так вы разрядите атмосферу и расположите к себе аудиторию.

Рекомендации для борьбы со стеснительностью и со страхами вы можете найти в нашей статье «Как выйти из зоны комфорта». Они помогут вам почувствовать себя увереннее даже в окружении большого количества людей.

Отметим, что выступление на конференции зачастую не ограничивается лишь устным докладом. Нередко после мероприятия организаторы выпускают сборники материалов, в которых публикуют научные труды участников. Это дает возможность получить настоящую научную публикацию либо совершенно бесплатно, либо по минимальному организационному взносу. Так что, если у вас появится такая возможность, то стоит ей обязательно воспользоваться и подготовить свой доклад к печати.

Как пройти проверку на антиплагиате

Желающим опубликовать свой научный труд помимо прочего придется найти решение, как пройти проверку на антиплагиате. Это связано с тем, что даже для сборников материалов научных конференций есть определенные требования. Принимаемые к публикации тексты проверяют на плагиат. Причем не в обычном сервисе, а в специализированной системе Антиплагиат ВУЗ. Как известно, она отличается тем, что зачастую показывает более низкий процент. Это происходит из-за того, что она использует не только открытые интернет-ресурсы при анализе текста, но и источники с закрытым доступом. А в материалах, обладающих большим количеством цитирований и упоминаний разного рода источников, показатели могут быть еще ниже.

Большинство людей, чья деятельность связана с написанием научных работ и исследовательских текстов, предпочитает пользоваться сервисом Killer-antiplagiat.ru. Дело в том, что он обладает множеством полезных функций. И одной из наиболее популярных является повышение уникальности текста. Пользователи достигают желаемого результата с помощью алгоритма, который корректирует внутренний код файла. Так им удается увеличить показатели оригинальности до нужного уровня и успешно пройти проверку на антиплагиате.

ИТОГ: Как подготовиться к научной конференции

Таким образом, мы постарались как можно подробнее рассказать о том, как подготовиться к научной конференции. Для этого мы рассмотрели все этапы подготовки в пошаговой инструкции. Теперь вы можете воспользоваться ей в качестве плана, ускорив тем самым процесс и сделав его более эффективным.

Кроме того, мы рассказали об особенностях проведения такого рода мероприятий. Поделились полезными лайфхаками для успешного выступления. А также объяснили, как подготовить доклад и сделать выступление на конференции более запоминающимся.

Время на прочтение
10 мин

Количество просмотров 43K

Я очень везучий. Тому есть две причины:

Прошлым летом коллеги из Rackspace попросили мою компанию Rosenfeld Media поучаствовать в организации конференции по поведенческим особенностям пользователей в среде промышленных решений. Идея была прекрасной, Rackspace сильно помогал нам, в числе прочего предоставив место для проведения мероприятия.
Вторая причина – люди очень милы в общении со мной. Я спросил у разных людей, которые организовывали успешные конференции, советов, и их ответы были очень полезны и объёмны. Самое малое, что я могу сделать – собрать их в одном месте и передать их знания вам.

Итак, представляю самые полезные советы по организации конференций.

1: Убедитесь в необходимости вашего мероприятия

В 2015 году по мнению экспертов будет проведено порядка 6000 конференций по поведенческим особенностям пользователей. Это только на Земле. Многие будут хорошими, многие – отличными. Серьёзная конкуренция, не так ли? Собираетесь ли вы организовать мероприятие только ради мероприятия, или вы знаете, что оно действительно необходимо?

Хотел бы я знать заранее, что, какой бы захватывающей ни была моя идея, сначала нужно проверить, нуждаются ли в ней те люди, которые должны были покупать на неё билеты. Тогда бы я не тратил впустую время и силы. Всё, что нужно – подумать о том, для чего это мероприятие. Близка ли людям эта проблема? Обещает ли моя конференция помочь с ней, и захотят ли клиенты принять в ней участие?

— Джонатан Кан (#dareconf)

Организация конференций – дело более дорогое, чем вы себе представляете. Чтоб не разориться, сначала убедитесь в наличии спроса. Начать можно с недорогих разведывательных мероприятий – организовать дискуссии в социальных сетях. Вы сможете немного узнать про спрос и получите возможность обсудить с людьми ваше представление о конференции. Или, как советует Джефф Крам:

Лучшие конференции, которые я видел, фокусируются на первоначальном создании и поддержке сообщества, после чего уже организовываются мероприятия для их личных встреч. Это приводит к более энергичным конференциям, когда люди хотят поучаствовать в ней, а не просто должны там быть.

— Джефф Крам (Delight Conference)

Для конференции Enterprise UX 2015 мы уже работаем с аудиторией разными способами, в том числе организовывая ежемесячные дискуссии и консультации. Идею о проведении конференции мы вначале обсудили со многими нашими собеседниками в нескольких соцсетях, и их реакция была нечто вроде: «Ну наконец-то кто-то это делает!».

2: Определитесь с видом мероприятия

Джаред Спул выделяет пять типов мероприятий. Тип сильно влияет на разработку программы, выбор места проведения и стоимость билетов, не говоря уже об остальных вещах.

Родственные: события вроде IA Summit, UXPA и Interactions, где встречаются люди, работающие над одним проектом. Чаще всего это единственный способ встретиться с людьми, которые делают с тобой общее дело. Обычно там делятся опытом и технологиями.

Сетевые: организуются венчурными капиталистами. Программа имеет второстепенное значение после социальной деятельности, когда люди встречаются и знакомятся. Длинные перерывы и собрания более важны, чем лекции.

Торговые: передвижная ярмарка для продажи и торговли. Помещение для выставки важнее, чем лекции, которые обычно просто реклама, проплаченная спонсорами. Примеры — Macworld и CES

Образовательные: посетители желают изучить новые технологии и получить умения. Важно, кто делает доклады и на какую тему. Социальная деятельность сведена к минимуму.

Академические: предназначены для получения ссылок в публикациях. Примеры: CHI, UIST и SIGGRAPH. Работы просматриваются общественностью и публикуются, чтобы авторы могли получить необходимые для их учёных степеней упоминания.

Ошибка начинающих организаторов в том, что они не учитывают, что разные типы конференций требуют разных форматов и структур. Гибриды удаются плохо. Тип мероприятия влияет на всё, от времени на перерыв до управления программой.

— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

Если ваша конференция не предназначена для широкой аудитории:

Только по приглашениям, без приёма заявок со стороны, чтобы не возиться с системой заявок, если мы знаем, кого именно мы хотим пригласить.

— Дэн Сцук и Джо Вонг (UX Hong Kong)

3: Если не заботиться о деталях, о них позаботятся участники

Важна каждая деталь. На встрече дизайнеров позаботьтесь, чтобы все мелочи были выполнены как следует. Профессионалы в области поведенческих особенностей пользователей очень критично относятся ко всему этому, будут обсуждать это во время события, и это впечатление повлияет на общее впечатление о мероприятии.

— Корнелиус Рэхиру (UXcamp Ottawa)

Детали важны и в долгосрочной перспективе. Если посетители рассказывают, как хорошо всё было организовано, это положительно повлияет на их возврат в следующий раз. А также это значит, что вы хорошо справились в этот раз, и в следующий нужно будет только полировать шероховатости, а не переделывать всё с нуля.

Лучше всего пройтись по всей программе с точек зрения разных участников:

Побудьте на месте не только посетителей, но и ораторов, спонсоров, волонтёров, принимающих, прессы, безопасников, рядовых посетителей и т.д. Изучите и представьте, что им нужно до, во время и после мероприятия. Хорошо бы продумать и разные детали, но не забывайте о базовых потребностях согласно пирамиде Маслова.

— Грант Кармайкл (Midwest UX, TEDxGrandRapids)

4: Обратитесь за помощью к профессионалам

На одно-два самых первых мероприятия привлекайте специалистов, которые делают организацию мероприятий. Логистика при работе с отелями, меню, интернетом, расположением помещений, потоками, регистрациями, возвратом денег – это просто кошмар.

— Кристина Халворсон (Confab Events)

Из-за сложности события необходимо учиться у других.

5: Разделите обязанности с самого начала

Не взваливайте конференцию на слишком малое количество людей. Разделите команду на несколько групп, в каждой из которых 1-2 человека будут нести ответственность и управлять ею. Работа с докладчиками, спонсорами, дизайн, бюджет, волонтёры, содержание, пиар, производство, билеты, юридические тонкости – всем этим надо заниматься. Следите за работой групп, и пусть вся команда периодически рассказывает о своём прогрессе друг другу.

— Грант Кармайкл (Midwest UX, TEDxGrandRapids)

Мы рано осознали, что работу с документами надо начинать с самого начала:

Не надо недооценивать то время, которое уйдёт на нудные вещи типа смены регистраций, обработку счетов, ответы на емейл на вопросы, которые вы уже подробно осветили на сайте.

— Донна Спенсер (UX Australia)

Волонтёры – это прекрасно, но позаботьтесь о том, чтобы с вами работали и доверенные лица. Три-четыре человека, на которых можно положиться без опускания до микроменеджмента.

— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

6: Будьте примером для подражания

Характер организаторов влияет на впечатление от конференции. Меня вдохновляли личные жертвы одних и разочаровывала эгоцентричность других. Перед организацией конференции соберите команду людей, разделяющих ваши взгляды, ценности, цели.

— Брайан Салливан (Big Design)

7: Относитесь как к бизнесу

Хотите вы того или нет, но конференция – это бизнес, причём рискованный:

Люди могут забронировать билет и не оплатить, игнорировать напоминания об оплате и отменить всё в последнюю минуту. Это особенно плохо для конференций с ограниченными возможностями, так как вы потеряли и деньги и возможность продать место. Мне было бы проще жить, если б я осознала, как люди могут козлить, и была бы более настойчивой, гоняясь за оплатой и отменяя тех, кто не заплатил.

— Донна Спенсер (UX Australia)

Ваши кредиторы, скорее всего, чётко обозначат, что они хотят получить от вас. Так же и вы должны чётко обозначить участникам, что, как и когда им надо зарегистрировать (или отменить). Кстати, о билетах: Джаред Спул считает, что не надо недооценивать их:

Бесплатные мероприятия организовываются с целью продать что-либо. За ценности люди привыкли платить. Если выберите слишком низкую цену, отпугнёте всех, кто посчитает, что качество мероприятия будет ей соответствовать.

И конечно, обязательно надо покрыть все расходы. Воспользуйтесь следующей формулой:

Выйти в ноль = Фиксированные расходы / (Стоимость – Переменные расходы)

В первую очередь надо оценить переменные и постоянные расходы (фиксированные расходы – это расходы на то, чтобы разместить первого участника. Переменные – расходы на каждого последующего).

Определив расходы, выбирайте цену и смотрите на формулу. Играйте с цифрами, пока не будете уверены, что в любом случае получите прибыль. Это первое, что мы делаем для каждой конференции. Затем мы постоянно сравниваем эти цифры с реальностью. Это помогло нам научиться хорошо оценивать стоимость событий и понять, как сделать каждую конференцию прибыльной.

— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

8: Продавайте, но не продавайтесь спонсорам

Спонсоры важны, но важнее впечатление участников от конференции.

Дайте возможность спонсорам прорекламировать свои продукты и услуги, но не давайте вести мероприятие. Никто не любит речей от спонсоров или их рекламу. Это неуважительно по отношению к людям, заплатившим за билет.

— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)

9: Дайте людям отдохнуть (и пописать)

Хорошо, что мы поняли, что гораздо важнее сделать много перерывов, чтобы люди могли пообщаться, чем сделать много докладов

— Камерон Косцон (Brooklyn Beta)

Иногда хочется впихнуть в программу побольше – но и ритм очень важен. Посетителям надо встать, размяться, выпить кофе, проверить почту, сходить в туалет. Усвоить новые идеи, обсудить их друг с другом или подумать о них наедине.

Я видел конференции, где пытались впихнуть ценную информацию в каждую секунду, делали тематические обеды и ужины, дебаты в барах… Мне кажется, посетителям нужно время, чтобы отдохнуть и потусоваться. Дайте им хорошую еду и напитки, и всё получится само.

— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)

10: Будьте готовы заплатить или расстаться с докладчиками

Очень важно документально оформить ваши правила и придерживаться их, и публиковать их для того, чтобы докладчики имели о них подробное представление. Некоторые докладчики не согласятся выступать у вас на ваших правилах. Вам нужно быть готовыми расстаться с ними и найти другого докладчика на их место. Плохо, когда вы выбрали докладчика, а он отказывается из-за недостаточной оплаты, но это бывает.

— Кристиан Манзелла (Giant)

Найдите другие способы компенсации для докладчиков, например предложите им профессионально оформленные видео их выступлений или консультации с тренером по ораторскому искусству.

Мы начали давать нашим докладчикам базовые директивы типа размера шрифтов, и скоро попробуем предоставить им уроки ораторского искусства. Также неплохо иметь комнату для подготовки докладчика.

— Ева Каниасти (UXPA Boston)

11: Пасите докладчиков до момента выхода на трибуну

Докладчики, как и все люди, не читают писем, не знают, что вы от них хотите, не знают, как разместить в календаре дедлайн, и задают вопросы о том, что вы уже обсуждали несколько раз.

— Донна Спенсер (UX Australia)

Больше всего времени уходит на беготню за докладчиками

— Энди Бад (UX London)

Мы уже столкнулись с необходимостью постоянных пинков. Мы волнуемся, что мы уже всех достали, но докладчики знают, что это неизбежное зло.

12: Место – это основа всего

Традиционное место вроде отеля или конференц-центра – не всегда лучший выбор. Сначала продумайте требования и ограничения мероприятия, затем ищите наиболее подходящее место.

Обеспечьте место, где людям будет наиболее свободно, чтобы при этом оно не было слишком дорогим. В большинстве отелей и конференц-центров вы обязаны использовать их еду и напитки и оплачивать все накладные расходы.

— Брэд Смит (WebVisions)

Место очень сильно влияет на ощущение события, поэтому предпочтите сетевым отелям или большим конференц-центрам какие-то более интересные места. Иногда хорошо работают культурные центры.

— Энди Бадд (UX London)

Если у вас потрясающая программа, посетителям будет всё равно, где она проходит. Я бывал на отличных конференциях, проходивших в скучнейших местах.

Первое, что обеспечивает место, это концентрация посетителей на цели визита. Если это не диснейленд и не конференция по медитации, они пришли поучаствовать в программе, а не полюбоваться видами. Пусть место поддерживает мероприятие, а не конкурирует с ним.

— Джаред Спул (35+ конференций за 20+ лет)

13: Программа – это управление и дизайн

Программа конференции – не просто кучка докладов. Их надо связать меж собой и расположить в правильном порядке.

Тяжело переоценить важность хорошей программы. График можно составить за пару минут, но на составление хорошей структуры, темпа и потока надо несколько дней. Чем больше программа, тем больше займёт её составление.

— Стив Бэйти (UX Australia/Interaction)

Попробуйте оформить программу как изложение. Удивительно, как много конференций выглядит как беспорядочная куча событий.

— Энди Бад (UX London)

Хорошая конференция – это тщательно спланированное впечатление. Не имею в виду только лишь дизайнерские изыски. Это эмоциональное и обучающее изложение. Идеальная конференция идёт как одно событие, чтобы все участники получали одно ощущение в течении всего дня или дней.
Хорошая конференция – как хороший плейлист или альбом. Каждая песня добавляет своё, а их порядок имеет значение. Пригласить известных консультантов выступить – это ерунда. Надо искать новые таланты и идеи. Надо создавать такое окружение, в котором докладчики хотели бы сидеть и слушать других докладчиков, тем самым увеличивая обучающий поток и взаимодействие идей. А для этого надо очень хорошо разбираться в вашей теме и людях, которые её развивают.

— Джеффри Зельдман (An Event Apart)

Лучшие мои конференции, которые я разрабатывал, на которых выступал или которые посещал, создавали многослойное впечатление, которое делало лёгким переходы с одного слоя на другой. Например, в последнюю минуту решив пообщаться с людьми, я должен иметь возможность сделать это без проблем.
Многоцелевые конференции предполагают, что люди будут переходить между докладами, но редко думают о том, что некоторые захотят вообще отвлечься от них. Есть ли место для обдумывания услышанного и дискуссий? Для ответа на почту? Для того, чтобы просто развлечься?

— Кевин Хоффман (IA-Summit)

14: Будьте готовы заполнить паузу

Кэмерон Косцон показал мне ценность плохих шуток. У него они были наготове для заполнения пауз, когда докладчик возился со слайдами или происходил технический сбой. Тогда в ход шли шутки для удержания аудитории.

Может, вы не готовы рассказать даже плохой анекдот, но всё равно надо подготовиться, и сказать что-то по процедурному вопросу, или по поводу следующего докладчика.

15: Продумайте систему обратной связи

Одни организаторы считают важным наличие обратной связи через формы отзывов…

Обязательно должна быть возможность оставлять отзывы на бумаге в аудиториях. Люди более расположены делать отзывы сразу после доклада. Отзывы будут разниться от «лучшее мероприятие в моей жизни» до «только деньги потратил зря». Удивительно, как сильно может различаться опыт!

— Кристина Халворсон (Confab Events)

Другие же рекомендуют личные опросы.

Я предпочитаю лично получать отзывы от людей путём небольших опросов, а не отгораживаться от них бумажками.

— Бруно Фигуэрдо (UX Lisbon)

Не забудьте опросить и докладчиков:

Мы всегда не только собираем мнения докладчиков, но и даём возможность делать анонимные отзывы. Иногда только так можно узнать про недочёты, особенно приватного характера – оплата, подготовка, и т.п.

— Арии Стайлс (Environments for Humans)

16: Планируйте тщательно

Когда-то мы не придавали значения трате усилий для поддержания своего здоровья, и теперь пытаемся исправить это. Так же и организаторы конференций срезают углы, занижая стоимость билетов или недоплачивая докладчикам. Каждый компромисс порождает шаблон, который со временем всё труднее разорвать.

— Ари Стайлс (Environments for Humans)

17: Оставьте время на посещение вашей конференции

Побудьте в шкуре посетителя своего мероприятия.

На каждой конференции я обязательно стараюсь принять участие в конференции так, будто это чужое событие. Допустим, достаю ноутбук и пытаюсь делать заметки. Поэтому я планирую работу так, чтобы осталось время на такие вещи.

— Кристофер Шмит (Environments for Humans)

18: Не забудьте поблагодарить

Не нужно недооценивать значение благодарности для всех людей, которые помогали организовать ваше событие.

— Бренда Сандерсон (Interaction)

И следуя совету Бренды, я благодарю всех, кто поделился со мной своим опытом, полученным потом и кровью.

Содержание

Инструкция для тех, кто собирается провести конференцию впервые: как определить стоимость билета, спрогнозировать доходимость и другие тонкости.

Коротко об эксперте

Михаил Старостин: основатель digital-агентства 1studio, эксперт в области стратегического онлайн-маркетинга, аналитики и увеличения продаж через интернет. Профессиональный спикер, основатель и ведущий онлайн-видео-подкаста для предпринимателей «Дуэт-Эксперт», тренер и спикер на проектах «Бизнес Фокус», «Лайк», «Сколково» и «Мой Бизнес».

Я автор более чем 20 семинаров, посвященных вопросам управления, бизнес-процессам, интернет-маркетингу и продвижению. Провел больше 300 обучающих семинаров для владельцев и топ-менеджеров, организовал и провел более 20 конференций различного формата.

В этой статье расскажу, как самостоятельно организовать конференцию, поделюсь чек-листом и подробным планом, что нужно делать на каждом этапе.

Конференции офлайн все еще актуальны

Бизнес-конференции пользуются большим успехом: только в Санкт-Петербурге за неделю проходит порядка 10–15 мероприятий. Каждое из них собирает от 20 до 150 человек. На мой взгляд, тренд на конференции сохранится еще долго и будет набирать обороты.

Многие сейчас работают онлайн, ведут бизнес не выходя из дома. Людям не хватает живого общения — не через Zoom или по переписке, а глаза в глаза. 

Я провожу конференции 3 раза в месяц: две небольших и одну масштабную. Также организовываем выездные нетворкинги — 3 дня и 2 ночи в огромном загородном коттедже. Их мы привязываем к праздникам: Новый год, 23 февраля, 9 мая. Это связано с тем, что многие хотят выехать из города на длительные каникулы, но не знают, куда или не желают заморачиваться с активностями. А мы организуем все под ключ: проживание, питание и времяпрепровождение. Чаще всего участники приезжают целыми семьями, поэтому нанимаем няню для детей, чтобы родители на 2 дня могли погрузиться в обучение и общение.

Бизнес-мероприятия в офлайне:

• для организаторов — это хорошая возможность увеличить как личную узнаваемость, так и узнаваемость компании, привлечь клиентов и сделать аудиторию бренда лояльнее; 
• для участников — возможность познакомиться с единомышленниками, найти клиентов и партнеров. 

Как организовать бизнес-конференцию

Выбираем тему

Определиться с темой — это самое главное. Здесь два варианта. Если вы уже проводили конференции и имеете свою аудиторию, запустите опрос и узнайте у потенциальных участников, какую тему им было бы интересно обсудить. 

Если для вас это первый опыт, изучите информационные поводы и тренды. Например, когда заблокировали Instagram* (продукт компании Meta, которая признана экстремистской в РФ), всем был интересен маркетинг и альтернативные каналы продвижения. 

Найти успешные темы, связанные с продвижением своих товаров и услуг, для большинства предпринимателей — это боль, поскольку 90% собственников бизнеса начинают, когда у них один сотрудник. И этот сотрудник — они сами. К примеру, предприниматель сам делает игрушки и знает все об их производстве. Но как продавать, и как искать покупателей, — не знает. 

По моему опыту, наименее успешны были очень узкие темы. Тяжело собиралась конференция с заявленной темой «SEO: как продвинуть сайт в топ». У «ремесленников» (тех, кто только начинает и делает все сам) еще нет сайта, а если и есть, то одностраничный, не пригодный для продвижения, а у кого есть сайт, те уже научились делегировать.

Тема для конференции должна отвечать таким критериям:

• Она актуальная и затрагивает интересы разных участников рынка.
• Мероприятия подобной тематики уже имели успех в вашей компании или у конкурентов.
• Вы нашли или можете найти экспертов, готовых выступить на конференции по выбранной теме.
• У вас есть база контактов целевой аудитории, которой будет интересна тема, или понимание, где искать эту аудиторию.
• Среди мероприятий подобной тематики нет сильной конкуренции.
• Сейчас подходящее время для обсуждения выбранной темы.

Выбираем дату и время

Что учесть:

• Для кого вы планируете конференцию. Если аудитория находится в одном городе, подойдет любой будний день. Если вы хотите пригласить иногородних участников, назначьте мероприятие на выходной. Начало — не ранее 11:00. Так у людей будет время добраться до вас. Мы начинаем в 11:00, и то участники всегда опаздывают.
• Когда другие компании в вашей отрасли проводят мероприятия. Постарайтесь максимально отдалить вашу конференцию от конференций других организаторов, особенно если вы обсуждаете смежные темы.

Составляем диаграмму Ганта

Определившись с датой, составьте диаграмму Ганта, которая отражает все задачи и сроки. Обычно она состоит из временной шкалы и списка задач. В ней также отмечают даты начала и завершения работ, контрольные точки, имена ответственных за задания. Видно, когда следует начать задачу, чтобы успеть в срок, на какие работы потребуется больше ресурсов и времени, а на какие — меньше.

Приглашаем спикеров

Кого можно пригласить:

• Спикера, который заплатит за участие. Стоимость зависит от количества участников конференции. Средняя цена рассчитывается по формуле: 500 рублей × количество участников. 
• Спикера, который не будет платить, но приведет аудиторию. Договоритесь, сколько человек он должен привлечь на конференцию, например 10 или 20.
• Хедлайнера — популярного спикера, которому вы сами заплатите за выступление. Его известное имя поможет привлечь аудиторию.

Спикеров находим в чатах и соцсетях. Стоит посетить мероприятия конкурентов и посмотреть, кто выступает у них. 

Составьте список экспертов в теме мероприятия и разошлите им приглашения. Обсудите условия с теми, кто откликнется: что спикеры хотят за свое выступление, чего вы ожидаете от них.

Что еще обсудить:

• Темы. Попросите экспертов сделать акцент на личные наблюдения и кейсы, а теорию свести к минимуму.
• Сроки подготовки презентации. Пусть спикеры с этим не затягивают, чтобы вы успели убедиться, что доклады разных экспертов не пересекаются. 
• Время на выступление. Спикеры должны понимать, сколько времени у них на доклад и на вопросы слушателей. 
• Нужна ли помощь. Узнайте, какое оборудование понадобится. Если спикеры иногородние, нужно ли их встречать по приезде в ваш город, предложите помощь с бронированием билетов и подбором гостиницы.

Разрабатываем программу

После согласования спикеров составьте план конференции. Определите, в какой последовательности будут выступать спикеры. Если их много, доклады группируют по секциям и проводят мероприятие в нескольких залах, чтобы эксперты могли выступать одновременно.

Доклады хедлайнеров привлекут максимум внимания, поэтому их поставьте в общий зал и не назначайте на это время другие выступления.

Что еще учесть:

• Выделите достаточно времени на открытие мероприятия: пока вы произносите приветственную речь, опаздывающие гости успеют занять места. Сдвигать тайминг конференции можно не более, чем на 10 минут. Некоторые люди приедут только на выступления отдельных спикеров, и если вы сильно измените время начала их докладов, будет неприятно.
• Заложите время на перерыв — примерно 10–15 минут между спикерами. 
• Во время мероприятия следите за таймингом. Спикеров сложно остановить, когда они на сцене, поэтому рекомендую установить экран с таймером, чтобы выступающим его было видно. Более бюджетный вариант — сделать табличку с крупной надписью «5 минут» и показывать ее спикеру за 5 минут до окончания его времени. Так он сможет логично закончить свою речь. На другой стороне таблички напечатайте «Время вышло» — это сигнал для спикера, что пора прощаться. 
• Заложите время на обед: гости смогут пообщаться и перекусить. Продумайте, чем и где будете угощать посетителей. 
• Не затягивайте мероприятие, иначе люди устанут. Оптимальная длительность конференции — 5–6 часов с учетом перерывов и обеда.

Находим площадку

Хорошие площадки разбирают быстро, а хорошие и бюджетные — еще быстрее. Небольшие конференции рекомендую проводить в ресторанах: так вы сможете продолжать обсуждение без перерыва на обед. Кроме того, рестораны часто выплачивают комиссионные в размере 10% от чека.

При выборе площадки ориентируйтесь на оборудование, количество и качество посадочных мест. Базовый набор оборудования для конференции — проектор, микрофон и колонки, флипчарт и маркеры. Посадочные места должны быть комфортными — сложно воспринимать информацию, сидя на неудобных стульях. 

Критерии удачного места:

• достаточно просторный зал для запланированного количества гостей;
• наличие необходимого технического оснащения;
• наличие обеденного зала или близость недорогого кафе, столовой;
• удобное местоположение в городе;
• просторная парковка;
• близость метро;
• магазины и аптеки в шаговой доступности.

Привлекаем партнеров

Партнеры помогут вам с решением сразу двух вопросов: подарки для участников и сами участники. Самостоятельно собрать конференцию на 50 и более человек бывает сложно. Для этого обращаются к партнерам. 

Чтобы найти их, составьте таблицу, в которой укажите, кто и чем может быть полезен. Разошлите приглашения в чаты лидеров бизнес-сообществ и в чаты нетворкингов. Там собирается бизнес-аудитория, открытая к предложениям. Обычно партнеры работают за комиссионные. 

Еще их привлекают по бартеру. Компания-партнер получает несколько бесплатных пригласительных билетов на конференцию. Ее логотип размещают на прессволле и раздаточных материалах. Название компании упоминают в рекламе, приветственных словах организатора, публикациях. А партнер помогает в организации: участвует в запуске рекламы, печатает брошюры и листовки, предоставляет услугу кейтеринга. Удобно, когда у компании-партнера можно арендовать зал или оборудование.

Определяем стоимость билетов

Чтобы рассчитать стоимость билета, проведите анализ конкурентов и посмотрите, кто какие условия и за какую стоимость предлагает. Не забывайте про себестоимость: учитывайте, во сколько вам обойдется организация мероприятия. 

В себестоимость включают все расходы:

• аренду помещения; 
• услуги персонала (фотограф, администратор);
• оформление фотозоны;
• воду для участников;
• графические материалы;
• аренду оборудования;
• работу спикеров. 

В общие затраты закладывают непредвиденные расходы — 7–10% от себестоимости конференции. 

Организация мероприятия на 80–120 человек стоит около 180 000 рублей. Если количество гостей не превышает 50 человек, расходы составят намного меньше. Большая часть затрат приходится на аренду помещения. 

Ваша цена лежит на пересечении себестоимости мероприятия и цен конкурентов.

Продвигаем конференцию и собираем участников

Есть три группы способов собрать аудиторию: 

Бесплатные: публикация анонсов в соцсетях, чатах для мероприятий и на Timepad.ru. 

Условно бесплатные: с помощью партнеров, которым платят комиссию. 

Платные: таргет, реклама в сообществах и чатах. Также неплохо работает рассылка в Telegram. Чтобы собрать аудиторию, которая подходит именно вам, нужно хорошо знать ЦА, что она читает и где бывает. 

Например, это хорошо удалось реализовать банку Тинькофф, когда он проводил большую конференцию по Wildberries. Представители банка собирали аудиторию с помощью отзывов: покупали товар и писали отзывы с приглашением на конференцию. Хороший ход, учитывая, что отзывы о товарах, — первое, на что смотрят поставщики. 

В продвижении конференции нам помогают партнеры, таргетированная реклама и сами участники. Мы разработали несколько цен. Цена с репостом анонса или афиши меньше. Так мы увеличиваем охваты под публикацией и получаем порядка 30 заявок с репостов. Сделайте ваших клиентов партнерами. 

Хорошо себя показала и массовая рассылка в WhatsApp* (принадлежит компании Meta, запрещенной в России), но здесь важно выбрать грамотного исполнителя, который сделает рассылки по целевой базе. 

Используйте все возможные каналы для привлечения гостей: разные виды рекламы, рассылки, размещение объявлений в офисах компаний-партнеров. Что еще можно сделать:

• Промосайт конференции. Соберите на нем полезную для гостей информацию: дату, время начала, место, как добраться, сколько стоят билеты, всю программу, тайминг. 
• Видеообращения с приглашением на конференцию. Попросите спикеров записать ролики, затем выложите их в соцсетях, на лендинге мероприятия.
• Рассказ о мероприятии в соцсетях и СМИ. Опубликуйте рекламные статьи в профильных журналах, онлайн-изданиях, тематических блогах. В соцсетях рассказывайте, как готовитесь к конференции, какие спикеры будут выступать. Подогревайте интерес целевой аудитории подробностями о мероприятии. Подготовьтесь к приему платежей в соцсетях и на сайте.

Как спрогнозировать доходимость людей до конференции

По моему опыту, если оплачены все запланированные билеты, то доходимость достигает 90%. Если часть билетов остались в корзине нераспроданными, значит, из них придет около 30% гостей.

Покажу на примере. Допустим, запланировали продать 100 билетов, были оплачены 60. Из этих 60 человек дойдут 54. Другие 40 положили в корзину или оставили заявку, из них дойдет 30%, то есть 12 человек.

Подготавливаем оборудование

О нем стоит позаботиться еще на этапе поиска помещения. Уточните, есть ли на площадке проектор или хотя бы телевизор с широким экраном. Проверьте, есть ли колонки и микрофон, флипчарт с маркерами. 

Если все на площадке имеется — отлично. Если нет, позаботьтесь об этом заранее. Например, флипчарт можно взять напрокат на Авито. 

Вам также могут понадобиться микрофоны-петлички для спикеров, радиомикрофоны для гостей, ноутбук, видеокамера, оборудование для видео-конференц-связи.

Выделите зону, где можно будет зарядить телефоны и планшеты, и приготовьте несколько зарядных устройств разных типов.

Назначьте ответственного за аппаратуру. Часто на площадках работает штатный технический специалист. Если его нет, договоритесь с кем-то из вашей компании или наймите стороннего специалиста. Заранее встретьтесь с ним на месте проведения конференции, проверьте оборудование, обсудите технические вопросы: когда что включать и выключать.

Заботимся о комфорте участников на площадке

Предусмотрите мелочи, которые важны для участников конференции. Арендуя лофт или зал, проверьте наличие воды. Если она не предусмотрена на площадке, купите ее из расчета 1 литр на человека. Вода должна быть всегда доступна. 

Сделайте план площадки для участников, если у вас большой зал. Можно раздать листовки с планом помещения участникам или повесить план на видном месте. Также на видном месте должно находиться расписание на день.

Из чего еще создается комфорт на площадке:

• Яркое освещение, приближенное к дневному. 
• Комфортная температура воздуха. Если в помещении прохладно, предупредите посетителей, чтобы оделись теплее.
• Достаточно стульев. Заранее соотнесите планируемое количество посетителей с числом сидячих мест в зале. На всякий случай сделайте запас стульев. Если несколько спикеров ведут доклады параллельно в разных помещениях и гости распределились между ними неравномерно, тогда оперативно добавляйте стулья.
• Зона для курения. На конференции будут и курящие, и некурящие люди. И тем, и другим должно быть комфортно.
• Напитки и снеки. Гости захотят выпить кофе или чай в перерывах между выступлениями спикеров. Выделите несколько зон с напитками и угощениями, чтобы избежать очередей.
• Кейтеринг, столовая или кафе. И дело не только в еде. Перерыв нужен всегда — людям сложно фокусироваться больше двух часов. А многим гостям конференции тайм-аут потребуется для рабочих целей: позвонить или даже провести встречу с клиентом.

Небольшую конференцию на 30–50 человек лучше провести в ресторане, чтобы участники пообедали на месте. 

• Гардероб. В холодное время года должен работать гардероб с гардеробщицей. Откажитесь от самообслуживания: кто-то обязательно перепутает номерки и потеряет вещи. Это испортит впечатление гостей от конференции.
• Дежурные. Для больших конференций выделите ответственных — как минимум одного человека на зону. Они будут следить за чистотой и порядком в помещении, отвечать на вопросы посетителей, решать возможные проблемы.

Находим и распределяем персонал

Для первой конференции придется искать персонал, а на второе и последующие мероприятия можно уже привлекать сотрудников, с которыми работали. 

Количество персонала на конференции зависит от масштабов мероприятия. Вам точно понадобятся:

• сотрудники на ресепшене; 
• технический специалист;
• помощник, который будет передавать микрофоны;
• координатор за кулисами, чтобы решать вопросы.

В начале конференции, когда гости будут регистрироваться, нужны 2–3 человека на ресепшене. Потом стойку регистрации можно упразднить либо оставить на ней одного человека. 

Можно найти помощников таким образом: выбираем людей, которые подавали заявку, но не оплатили билет, звоним и говорим: «Здравствуйте, вы регистрировались на конференцию?». Они отвечают, что передумали из-за стоимости билета. Мы приглашаем их принять участие в конференции в качестве волонтера. Обычно люди, заинтересованные в мероприятии, с удовольствием соглашаются и помогают.

Разрабатываем фирменный стиль конференции

Фирменный стиль мероприятия должен отражать вас или вашу компанию. Отталкивайтесь от брендбука и используйте фирменные цвета — так вы еще больше «заякорите» аудиторию. Цвет будет ассоциироваться с вами и вашим брендом. Когда люди будут видеть похожие цветовые решения, они будут вспоминать вас.

Соблюдайте баланс: в залах не должно быть слишком много плакатов, афиш и баннеров. Ваша задача — напомнить гостям о себе, не отвлекая их от докладов спикеров.

Заставка на экране в перерывах кажется мелочью, но экраны в зале лучше использовать по полной — не только во время выступлений, но и в перерывах. На них можно разместить партнерские интеграции, QR-коды, расписание на день, анонсы или просто что-то мотивирующее, смешное.

Проводим генеральный прогон

За пару дней до конференции надо «прожить» мероприятие. Представьте конференцию полностью, от и до. Визуализируйте все этапы и подумайте, что может пойти не так. Для каждой потенциальной проблемы придумайте по два варианта решения. Можете даже записать их, чтобы иметь под рукой готовый план действий. 

Звать ли спикеров на прогон? Я считаю, что это не театр, где нужны репетиции и генеральные прогоны. Импровизация — наше все!

Что делать накануне мероприятия

За день до мероприятия

Обзваниваем участников, чтобы напомнить про участие и подсказать, как добраться, что взять. Так мы понимаем, сколько у нас подтвержденных участников, сколько отказов. И получаем время для маневра, чтобы, если необходимо, выложить билеты со скидкой или предложить участникам взять второй билет за скромную плату. Для больших конференций мы привлекаем партнерский колл-центр для обзвона.

Связываемся со спикерами и уточняем, не вносили ли они изменения в презентации. Если да — обновляем. Презентации лучше сохранить и на флешке, и в облаке.

В день мероприятия

На площадку приезжайте за 1,5–2 часа, чтобы проверить технику, оформить стойки для регистрации и фотозоны. Если что-то не работает, будет время устранить неполадку или заменить.

Убедитесь, что спикеры готовы к выступлению. Организаторы чаще всего забывают удостовериться, что всем участникам известно, как пройти или проехать на место проведения конференции. 

Как подводить итоги 

Создаем анкету для сбора обратной связи от участников — это поможет увидеть мероприятие глазами аудитории. Делаем финансовый учет, определяем итоговую стоимость мероприятия и выручку, рассчитываем маржу. 

Подводя итоги конференции, мы рассчитываем индекс NPS — индекс потребительской лояльности. Оцениваем результаты таким образом:

• если NPS > 90% — это успех;
• если NPS < 90% — значит, мы должны узнать, что не понравилось участникам, и это нужно учесть при проведении следующей конференции;
• если NPS < 50% — нужно делать ребрендинг конференции.

Чек-лист для успешной конференции 

1. Определить тему, дату и время.
2. Составить диаграмму Ганта со всеми задачами. 
3. Определить бюджет, количество спикеров и участников.
4. Найти спикеров и партнеров. Согласовать формат сотрудничества, темы докладов, райдер спикеров (например: флипчарт, маркеры).
5. Подобрать площадку и согласовать с администрацией техническое обеспечение: экран, проектор, микрофоны. 
6. Нанять фото- и/или видеооператора. Записи докладов могут понадобиться и спикерам, и вам — для организации следующих мероприятий. 
7. Назначить ответственных, обновить должностные инструкции для сотрудников под мероприятие, провести инструктаж.
8. Записать видеоролики: приглашение от организатора и видеоприглашения от спикеров, создать общий пригласительный ролик.
9. Сделать анонсы на каждого спикера и один общий анонс.
10. Внести конференцию в Google-календарь мероприятий и Timepad.
11. Определить каналы сбора аудитории, адаптировать анонсы под каждый канал.
12. Разослать анонсы партнерам, анонсировать конференцию в соцсетях.
13. Поставить задачи на запуск лидогенерации: цепочка писем, платные и бесплатные каталоги, контекст, таргетинг, рассылки по группам в соцсетях, работа с базой (гости с прошлых мероприятий, бывшие и текущие клиенты компании, лиды в работе) и прочее.
14. Настроить оповещения о конференции: в соцсетях, Telegram-каналах, партнерских группах и каналах, рассылках — email, SMS, Viber, WhatsApp* (принадлежит компании Meta, запрещенной в России), Telegram.
15. Обзвонить зарегистрированных участников, чтобы подтвердить участие. Попробовать допродать билеты.
16. Проверить технику, готовность спикеров и сотрудников. Повторно провести инструктаж перед мероприятием.

Особенности организации конференции

Конференция позволяет собрать людей, являющимися представителями определенной группы или сообщества, для обсуждения интересующих тем, а также для обмена опытом.

Работой по организации конференции обычно занимается выделенный для этого человек или агентство, в его задачи входит профессиональная организация конференции, которая должна соответствовать необходимым требованиям и целям планируемой конференции.

Формат такого мероприятия, как конференция, не является чем-то новым в нынешнем современном мире, подобные мероприятия проводились задолго до нашей эры. Раньше, участие в подобных мероприятиях могли принять только городская знать, философы и ученые. Сейчас же любой желающий может принять участие в конференции как зритель, а также как докладчик.

Подготовка к проведению конференции

После того, как тема конференции определена и целевая аудитория известна, нужно подходить к процессу подготовки мероприятия. Данный процесс может занимать от нескольких месяцев до одного года, в зависимости от масштабности мероприятия и от сложности темы. Например, если планируется организовать научную конференцию, то нужно понимать, что докладчикам необходимо будет подготовить обширный научный материал, а возможно даже провести какие-то научные исследования, о результатах проведения которых они будут сообщать на конференции.

Профессиональная организация конференции требует от организатора опыта и отличного знания отрасли организации такого формата мероприятий, так как любая ошибка может испортить событие, а это многого стоит. Ведь на таких событиях собирается много участников и разочаровывать такое количество людей лучше не стоит, так как очень быстро репутация может быть подорванной как организатора события, так и докладчиков.

Так как же профессионально организовать конференцию?

Рассмотрим этапы организации конференции

Разработка программы конференции

В разработку программы конференции входит детальная проработка программы каждого дня конференции, а также подбор состава участников. В соответствии с темой конференции определяется состав докладчиков, определение пути налаживания коммуникации с каждым из участников и сообщение им об условиях участия в конференции. Учитывайте, что подготовка к конференции для докладчика – это затраты времени, поэтому нужно заранее продумать, какую выгоду получит докладчик от выступления на конференции. Выгода может быть, как материальной, так и другого вида. Если ваша конференция некоммерческого формата, то в таком случае нужно обеспечить максимальную информационную поддержку каждого докладчика во время подготовки к конференции, а также после проведения конференции.

Детальная проработка программы каждого дня конференции включает в себя:

• проработка расписания дней конференции – что происходит в каждый определенный период времени;

• определение времени для выступления каждого докладчика и подготовка брошюры для каждого участника конференции;

• обязательное включение перерывов на отдых, общение между участниками и перекусы. Если конференция длится в течение всего дня, то нужно позаботиться о том, чтобы обеспечить питание всех участников на конференции: кофе-брейки, обед.

Разработка плана продвижения конференции

Разработкой плана продвижения конференции должен заниматься маркетолог, в задачи которого входит информирование целевой аудитории о планируемой конференции. Если конференция масштабная, то стоит заручиться поддержкой средств массовой информации, тут можно подключить PR-менеджера со связями в СМИ.

Маркетологу необходимо продумать стратегию продвижения мероприятия таким образом, чтобы привлечь как можно больше людей целевой группы.

В продвижение конференции можно подключать как стандартные способы маркетинга – инструменты офлайн-маркетинга, так и инструменты интернет-маркетинга. При использовании инструментов интернет-маркетинга, можно гораздо точнее таргетироваться на целевую аудиторию, что может значительно сэкономить затраты на рекламу.

Если участие в конференции платное, то можно заранее продавать билеты для участия. Например, можно объявить о скидке при полной оплате участия в конференции до какой-то определенной даты. Скидками можно управлять таким образом, что чем ближе к дате мероприятия, тем скидка становиться меньше – это поможет продать большую долю билетов еще задолго до дня конференции.

Техническая организация

Техническая организация конференции является чуть ли не самой решающей точкой, так как без профессиональной технической обеспеченности мероприятия успех маловероятен.

Что же входит в неё:

• подбор площадки для проведения конференции. Здесь нужно руководствоваться планируемым количеством участников, так как это очень и очень важно. Каждому участнику на конференции должно быть удобно и комфортно сидеть, смотреть и слушать. Поэтому стоит тщательно рассчитать свои возможности;

• обеспечение питания на конференции. При планировании расписания каждого дня конференции стоит уделить повышенное внимание к перерывам на питание – кофе-брейки, обед или даже ужин. Для этого, стоит выделить специальное помещение, в котором будут заранее подготовлены столы с едой, а также представлены официанты для подачи напитков. Для организации обеда, конечно же, в здании должна быть предусмотрена столовая или кафе, где будет организовано горячее питание. Для того, чтобы каждый участник мог попасть в столовую, нужно подготовить именные талоны на питание, которые выдаются при регистрации на конференцию;

• техническое оборудование для конференции. В этом случае, стоит обратиться в специализированную компанию, которая занимается арендой оборудования для деловых мероприятий.

Какое оборудование необходимо:

— звуковое оборудование;

— световое оборудование;

— светодиодные экраны или проекторы.

В компании Rentforall вы можете заказать арендное решение для организации конференции в Москве, позволяющее обеспечить профессиональный звук и свет на мероприятии.

• раздаточный материал. Он может включать в себя брошюры с программой конференции, наглядные пособия, блокнот для записи с ручкой, папка, а также можно вложить рекламные материалы спонсоров конференции. Все раздаточные материалы должны быть хорошего качества и выполнены в едином фирменном стиле конференции.

Организация информационной поддержки после проведения конференции

В задачи организатора входит не только сама организации конференции, но и также план действий после проведения дня конференции.

Необходимо обеспечить информационную поддержку средств массовой информации с тем, чтобы было как можно больше публикаций о конференции.

Любая конференция или деловая сессия требует подробной проработки всех деталей. Ведь задача организатора — не только дать посетителям полезную информацию, но и сделать их постоянными участниками ваших мероприятий.

Прежде всего стоит изучить свою аудиторию: их привычки, ожидания, опыт. Также будет полезно проанализировать мероприятия коллег и конкурентов. Изучить все плюсы и минусы, сделать выводы. На втором этапе следует обозначить цель мероприятия и результаты, которые вы хотите получить по итогам конференции. 

И вот, когда подготовительный этап пройден, приступайте к детальному планированию. «КП» подготовила для вас 5 правил, при соблюдении которых ваша конференция станет успешной и позволит вам настроить позитивную коммуникацию с аудиторией.

Правило 1. Составьте подробный план

Когда цели и задачи определены, необходимо составить подробный план собственно мероприятия. Это документ, в котором подробно расписаны все детали по минутам, регламентированы сроки выполнения подготовительных этапов и, что особенно важно, обозначены ответственные за выполнение каждого действия.

Советуем не пренебрегать письменным планированием, ведь именно оно поможет составить точную смету и рассчитать, как много времени и сил уйдет на подготовку. А еще упростит отчетность по конференции. Не фокусируйтесь на внешнем виде таблицы. Самое важное, чтобы план был составлен удобно, а каждый ответственный сотрудник имел к нему доступ.

Правило 2. Выберите правильное место

Площадка — первое и самое главное, что видят посетители. Поэтому при выборе места проведения конференции следует быть максимально избирательными. Пример идеальной локации — Palmira Business Club на Новоданиловской набережной.

Это первый коммуникационный отель, который проводит мероприятия любого формата: от арт-выставок до бизнес-конференций. Его площадь позволяет разместить ваших гостей с комфортом. 1200 кв.м. конференц-пространства и 221 просторных видовых номера различных категорий помогут организовать и деловую, и неформальную часть мероприятия. А панорамный бар и SPA-комплекс с видом на Москву-реку точно не оставят ваших гостей равнодушными.

Командировка в Москву со скидкой Кстати, до конца года в отеле Palmira Business Club действует специальное предложение для бизнес-туристов — скидка в 15% на проживание в номерах любой категории от 2-х ночей с воскресенья по четверг, а также 15-процентная скидка на аренду переговорных комнат, акции на меню лаунж-бара и лобби-бара в бизнес-часы, услуги раннего заезда и позднего выезда. * Условия спецпредложения уточняйте при бронировании

Правило 3. Не забывайте про удобство для участников

Гости конференции обычно принимают решение об участии, исходя из ряда прагматических требований. Среди них — удаленность локации от центра Москвы, возможность добраться на личном и общественном транспорте, удобная парковка и наличие инфраструктуры в шаговой доступности.

Всем этим критериям соответствует, например, Palmira Business Club. Отель расположен в 5 км от Кремля, в районе деловой Москвы.

В распоряжении гостей крытая трехуровневая парковка. Торговые и бизнес-центры находятся в шаговой доступности, а при необходимости — в 10 минутах расположена остановка аэроэкспресса в аэропорт Домодедово, что очень важно, если предполагается участие гостей из других городов.

Правило 4. Согласуйте смету заранее

Залог успешной организации любой конференции — тщательная проработка финансовых вопросов. Иначе, вы рискуете потратить вдвое больше времени, корректируя смету при новых вводных. Если вы прислушались к нашему первому совету, то посчитать смету не составит труда. Вам необходимо сложить стоимость каждого этапа и свести затраты в единую таблицу.

Не забудьте добавить в нее пункт «‎непредвиденные расходы»: во время подготовки конференции может возникнуть необходимость в дополнительных затратах. Обычно, это 20-25% от общей суммы. При заказе товаров и услуг, обязательно сохраняйте все документы, они пригодятся для отчета.

Правило 5. Помните: дьявол в деталях

Когда все глобальные вопросы спланированы, включите свою креативность. Придумайте несколько «‎фишек» мероприятия. Поверьте, именно они запомнятся участникам и будут формировать ваш уникальный почерк как организатора. Это может быть необычная фотозона, перформанс, сувенирная продукция или мастер-классы.

Также постарайтесь привести мероприятие к единому стилю брендинга. Презентации спикеров, пресс-воллы, буклеты, ролики — все это должно быть узнаваемо вашей аудиторией.

Желаем вам успешных и эффективных конференций!