Руководство компании сообщает об от

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:

• Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем…

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

• Во-первых… Прежде всего…
• Во-вторых… Затем…
• В-третьих… В заключение…
• Переходя к следующему вопросу…
• Что касается вопроса о…
• Учитывая все вышесказанное…
• Исходя из вышесказанного…
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о…

Стандартные выражения деловой переписки

Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта…

При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры…

Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса…
• В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций…

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование; 
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.

Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:

• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.

Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, 
деятельность — успешной, 
вклад — значительным, 
позиции — конструктивными (прочными), 
доводы — вескими, 
необходимость — настоятельной, 
спектр (услуг) — широким, 
скидки — значительными / незначительными, 
предложение — конструктивным, 
разногласия — существенными / несущественными, 
рентабельность — высокой / низкой, 
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.

Поговорим о том, как выстроить в компании внутреннюю систему информирования. Вы узнаете, о чем нужно рассказывать сотрудникам, чтобы:

• руководителям было проще управлять компанией;

• подразделения работали слаженно, и правая рука знала, что делает левая;

• коллектив работал без конфликтов.

ВНУТРЕННЯЯ СИСТЕМА ИНФОРМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ

Секретари и другие сотрудники приемных – это связующие звенья между руководством и коллективом: через них руководитель выражает свою волю, издавая приказы и распоряжения, они знакомят сотрудников с распорядительными документами, собирают участников на совещания. Именно секретари совместно с отделом кадров обязаны вовремя информировать сотрудников. Для этого необходимо выстроить в компании внутреннюю систему информирования.

Внутренняя система информирования сотрудников – это комплекс мероприятий по информированию сотрудников, призванный решать поставленные руководством задачи.

Задачи системы внутреннего информирования:

1. Создать единую систему ценностей, стандартов, форм передачи информации, чтобы повысить управляемость организацией.

2. Обеспечивать руководителей и подчиненных информацией, необходимой для производственных процессов.

3. Создавать и укреплять у сотрудников чувство причастности к делам предприятия.

4. Стимулировать сотрудников влиять на настроения в коллективе (правильно выстроенная система мотивации увеличивает производительность труда).

5. Улучшать и облегчать взаимодействие между подразделениями для выполнения общих производственных задач.

6. Внедрять изменения. Формировать лояльность сотрудников к анонсируемым изменениям.

7. Укреплять трудовую дисциплину.

8. Создавать благоприятный психологический климат в коллективе.

Чтобы выстроить систему внутреннего информирования, надо ежедневно определять содержание, объем и целевую аудиторию передачи информации.

Виды и свойства информации

♦ Виды информации

Существует несколько классификаций информации, но для секретарей и сотрудников приемной актуальны в работе следующие виды:

1. По форме представления:

• текстовая – оформлена в буквенной форме: объявление, статья, журнал, книга, сайт и т.д.;

• числовая – представлена в числовом выражении: таблица, шкала прибора, циферблат часов, различные цифровые табло;

• графическая – информация в виде изображений: картина, схема, таблица, фотография;

• звуковая – информация доносится с помощью звуков: музыка, человеческий голос, различные звуковые сигналы.

2. По назначению:

• массовая (общественная) – информация нацелена на широкую аудиторию. Применительно к сфере деятельности секретаря это могут быть публичные объявления или массовые рассылки, касающиеся всего коллектива;

• специальная – информация имеет значение и понятна для определенной группы людей, объединенных общими профессиональными или иными интересами, оперирует узкоспециальными терминами и понятиями, например техническая информация (чертежи, спецификации, технологические карты и процессы и т.д.);

• личная – информация касается отдельного индивидуума и представляет собой набор сведений о его личности, социальных контактах, семейном положении, характере, привычках и т.п. Подобную информацию обычно аккумулируют служба безопасности и отдел управления персоналом.

♦ Свойства информации

Полезность. Определяется тем, насколько использование информации позволяет решать поставленные перед субъектом информирования задачи. Например, в плане повышения объемов продаж информационное письмо о новых видах производимой продукции и предоставляемых услуг будет значительно полезнее, чем рассылка о предстоящем конкурсе детского рисунка.

Достоверность. Информация должна отражать истинное положение дел. Ложная информация может иметь как быстрые, так и отдаленные негативные последствия. Если сотрудники получат недостоверную информацию, то они будут иметь искаженное представление о ситуации и, вследствие этого, принимать неверные решения.

Полнота. Даже достоверная, но неполная информация теряет свою полезность. Поэтому информации должно быть достаточно, чтобы сотрудники принимали верные решения.

Актуальность. Любая информация имеет срок давности, по истечении которого она теряет свою значимость. Актуализировать ее нужно с определенной периодичностью.

Конфиденциальность. Не вся информация подлежит доведению до всего коллектива. Особую осторожность следует проявлять в работе с конфиденциальной информацией, которая имеет гриф «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования» и т.п. Работа с конфиденциальной информацией и уровни допуска к ней должны быть обязательно закреплены и утверждены в таких локальных нормативных актах, как:

• инструкция по делопроизводству;

• инструкция по соблюдению режима безопасности внутри организации;

• инструкция по работе с документами, имеющими гриф «для служебного пользования» и «конфиденциально»;

• перечень сотрудников, которые имеют доступ к информации о коммерческой тайне организации, и т.п.

В зависимости от вида и свойства информации в организации выстраивается система информирования. Чтобы система была эффективной, необходимо для каждого конкретного случая передачи информации:

• определить содержание и объем передаваемой и получаемой информации;

• определить круг лиц, до которых необходимо донести информацию;

• установить периодичность и сроки передачи информации;

• определить ответственных, кто будет информировать конкретных лиц или группы;

• выбрать формы предоставления информации и каналы, исключающие ее искажение;

• наладить обратную связь, т.е. системы, где перемещение информации осуществляется не только сверху вниз, но и снизу вверх.

У вас не будет единого шаблона действий на все случаи информирования. Если вы будете выступать посредником для передачи информации, то ответы на все пункты нужно будет получить у инициатора, а в особо ответственных случаях еще и согласовать с руководителем.

Жаклин Кеннеди говорила: «Я хочу минимум информации с максимальной вежливостью». Но не забывайте, что помимо вежливости и краткости важно содержание. Только своевременная и точная информация от первоисточников гарантирует успешную работу.

О ЧЕМ НАДО ИНФОРМИРОВАТЬ СОТРУДНИКОВ

Цели, стратегия, перспективы организации

Цели организации (долгосрочные и ближайшие), стратегия, перспективы – это важнейшая часть информационного потока, которую необходимо доводить до сотрудников. Именно на основании этих данных коллектив делает выводы о состоянии дел в компании и, соответственно, о дальнейших перспективах работы в ней.

Как правило, о целях, стратегиях и перспективах организации сотрудникам в начале года докладывает руководитель организации. Тезисы его доклада размещают на сайте компании. Иногда возможно экстренное информирование, которое проводится в случае реорганизации, закрытия, перепрофилирования компании.

Имидж и корпоративная культура

Имидж – это репутация, которая создается с помощью средств массовой информации и преподносится обществу. То есть взгляд на организацию со стороны.

Информация об имидже организации тесно связана с целями и перспективами и является их логическим следствием. Как правило, имиджем организации занимаются либо организации-имиджмейкеры, либо внутреннее подразделение организации – отдел маркетинга и рекламы, отдел по связям с общественностью.

Корпоративная культура – модель поведения внутри организации, система ценностей, принципов, сформированная в процессе функционирования компании и разделяемая всеми членами коллектива. Как правило, это вводная информация для будущих сотрудников предприятия, о которой им рассказывают работники кадровой службы.

Информация о корпоративной культуре представляет собой сведения:

• о корпоративном стиле: дизайн помещений, символика компании, корпоративные цвета, дресс-код, принятый в компании (информирует отдел управления персоналом);

• формуле вежливости – модель общения, принятая в организации. Например, в одной компании было принято при появлении руководителя вставать и громко хором приветствовать его речевкой (информирует непосредственный руководитель сотрудника);

• взаимоотношениях между сотрудниками и подразделениями: формы документов, утвержденные для этого в организации, правила и особенности (информирует непосредственный руководитель сотрудника);

• обращении с полученной и со сгенерированной информацией. В некоторых компаниях нужно подписывать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (информируют служба безопасности и отдел управления персоналом);

• критериях оценки работы сотрудников (информирует отдел мотивации труда и заработной платы);

• правилах внутреннего трудового распорядка и контроле трудовой дисциплины (информирует отдел управления персоналом);

• способах разрешения конфликтных ситуаций.

Большая часть этих положений представлена в виде утвержденных приказом инструкций и положений. Но важна и недокументированная информация, донести которую до подчиненного обязан его непосредственный руководитель.

Достижения

Достижения организации выражаются в росте объемов производства и продаж, открытии новых филиалов, появлении новых продуктов и услуг. Информирование об этом должно производиться с определенной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год и т.д.) в зависимости от характера деятельности, объемов производства, продаж и иных характеристик, значимых для данной организации.

Поскольку каждый из сотрудников вносит свой вклад в улучшение экономических показателей работы организации, то он имеет право рассчитывать на своевременную и точную информацию о состоянии дел в организации.

Как правило, информирует о достижениях организации ее руководитель на общем собрании коллектива, а данные для этого отчета готовят отдел экономики, бухгалтерия и отдел по социальной работе (профком).

Возможны и другие способы информирования сотрудников. Например, в организации может быть принята система еженедельных отчетов руководителей подразделений о проделанной работе за период между двумя отчетами (как правило, этот период равняется месяцу). Отчеты выполняют в виде презентаций PowerPoint и представляют вниманию слушателей на утреннем совещании у директора организации по понедельникам. После совещания презентацию размещают на сайте организации.

Мероприятия внутри организации

Коллектив нужно регулярно оповещать о конкурсах профессионального мастерства, производственных соревнованиях (например, о соревновании между секторами отдела продаж по объемам проданной продукции за месяц, квартал, год), о проводимых на предприятии конкурсах, а также о результатах этих конкурсов.

Победителей награждают и морально стимулируют: вручают грамоты или переходящие вымпелы, размещают фото триумфаторов на доске почета и т.д. Это сплачивает коллектив и поднимает корпоративный дух. Организует мероприятия отдел управления персоналом. Секретарь в данном случае покупает или создает соответствующие бланки грамот, оформляет поздравительные адреса, приобретает рамки, ламинирует наградные листы и т.п.

Искусство расставить нужных людей в нужных местах – начало науки управления.

Кадровые решения

Необходимо своевременно информировать сотрудников о кадровых перемещениях, изменениях трудовых функций и обязанностей.

Как правило, до коллектива нужно доносить следующую информацию:

• изменения в расстановке и личном составе руководителей среднего звена и в высшем руководящем составе;

• изменения выполняемых функций подразделений и сотрудников;

• иные назначения и увольнения сотрудников.

Информирует о кадровых решениях секретарь или сотрудник кадровой службы.

Подобную информацию нельзя распространять со слов кого-либо, даже лица, занимающего в компании достаточно высокое положение. Если имеет место нажим или угрозы, то попросите изложить указание письменно, скрепить подписью и датой, после чего доложите руководителю организации. Если это требование самого первого лица, то постарайтесь получить хотя бы его письменное указание. Данное информирование может проводить как секретарь, так и сотрудник кадровой службы.

Обучение

Следует обязательно доводить до сотрудников сведения о возможности повышения профессионального уровня. Это могут быть тренинги, курсы повышения квалификации, семинары и конференции, особенно если они связаны с перспективами карьерного роста сотрудников. Кроме того, следует информировать коллектив о предстоящих аттестациях, а после их проведения – об их итогах. Информируют об этом, как правило, сотрудники кадровой службы.

Документационное обеспечение управления

Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения) доводятся до сведения сотрудников. Ознакомить коллектив с приказами по организации (кроме кадровых) обязан секретарь. С распоряжениями по подразделению подчиненных знакомит либо начальник подразделения, либо его секретарь.

Локальные нормативные акты и организационно-правовые документы также доводятся до сведения сотрудников. О вводимых положениях, инструкциях и регламентах сотрудников информирует их руководитель.

Профессиональная информация

В обязанности руководителя подразделения входит регулярно информировать подчиненных о профессиональных новшествах, изменениях в законодательной базе, ситуации в профессиональной сфере: расстановке сил на рынке, деятельности конкурентов, изменениях в клиентской базе и т.д.

Непрофессиональная информация

К ней относятся частные объявления, поздравительные рассылки и т.д. За распространение непрофессиональной информации могут быть ответственны различные сотрудники, в том числе и секретари.

КАК ИНФОРМИРОВАТЬ НОВОГО СОТРУДНИКА

Информирование новых сотрудников – один из важнейших моментов работы с персоналом и является задачей не только отдела кадров, но и руководителя, в чьем подразделении будет работать новичок, и сотрудника службы делопроизводства (секретаря). Обычно входит в программу адаптации сотрудников.

Справочник для нового сотрудника

Одним из важнейших инструментов для информирования новичка может стать справочник нового сотрудника (далее – справочник).

Такой справочник лучше сделать в электронном виде и хранить его в локальной сети (на корпоративном сайте) вместе с другой необходимой справочной информацией. Это удобно, т.к. материалы периодически нужно обновлять и проще делать это в одном месте.

Справочник должен быть кратким (до трех страниц), емким, актуальным.

В справочнике полностью дают только краткие тексты (до 2000 знаков), на громоздкие многостраничные документы (аналитики, ЛНА и т.д.) дают гиперссылки, где эти документы находятся (далее – ссылки).

Справочник может состоять из двух частей: универсальной и специализированной.

Универсальная часть содержит информацию, общую для всех подразделений компании:

• краткая история предприятия;

• внутренний корпоративный портал/FTP-сервер/иное электронное хранилище информации (ссылка);

• описание продукции и услуг, которые производит и предоставляет предприятие (ссылка);

• внутренний телефонный справочник (ссылка);

• список всех сотрудников организации с фотографиями, должностями, телефонами, адресами корпоративной электронной почты и днями рождений.

Обычно располагается на внутреннем электронном портале и может быть приложением, например, к электронной проходной, но может существовать и автономно;

• схема замещения руководителей (и иных ответственных специалистов) предприятия, утвержденная директором (ссылка);

• правила внутреннего трудового распорядка (ссылка);

• приказ с последней актуальной редакцией структуры организации (ссылка);

• приказы с важными элементами корпоративной культуры (например, положение о дресс-коде) (ссылка);

• место размещения распоряжений и приказов по предприятию (ссылка);

• правила внутреннего документооборота: правила написания служебных, докладных и пояснительных записок, заявлений, правила согласования договоров, инструкций по делопроизводству и т.д. (ссылка);

• схема расположения кабинетов руководителей, отделов, служб, бытовых помещений (санузлов, раздевалок, обеденных комнат, медицинского кабинета и аптечки) (ссылка);

• контактные телефоны и порядок вызова служб, которые ремонтируют оргтехнику, бытовую технику, мебель, освещение и сигнализацию;

• описание, правила пользования, графики работы и пр. информация об объектах социально-культурного быта предприятия: тренажерном зале, столовой, базе отдыха;

• информация о регулярных курсах повышения квалификации (например, курсах изучения иностранных языков);

• ссылка на внешний информационный ресурс (сайт организации в интернете) и указание на место расположения электронной версии данного справочника.

Универсальную часть справочника, в частности, ту, которая содержит редко меняющуюся информацию, можно напечатать в виде карманной книги. В справочнике можно также предусмотреть лист-пустографку для личной информации пользователя: фотография, Ф.И.О., год рождения, занимаемая должность, внутренний телефон, электронный адрес, пол, рост, вес, группа крови.

Специализированная часть содержит информацию, необходимую для сотрудника какого-либо определенного подразделения. Например, специализированная часть справочника для менеджера по продажам может содержать:

• актуальные прейскуранты и образцы коммерческих предложений продукции, которую ему предстоит продавать (ссылка);

• шаблоны писем и договоров (ссылка);

• инструкцию, как построить эффективное общение с клиентом: схему (скрипт) телефонного разговора, схему переговоров, схему работы с возражениями (ссылка);

• формы отчетов о работе и информацию о периодичности их предоставления;

• информацию о командировках: правила оформления документов для командировки, пребывания в командировке (перечень гостиниц для проживания, транспортных и пассажирских компаний, услугами которых допускается пользоваться, и т.д.); приказ с утвержденными размерами суточных; правила составления и предоставления авансового ответа по возвращении из командировки (ссылки);

• схему начисления бонусов и штрафов за выполнение/невыполнение плана продаж;

• принципы распределения зон ответственности в отделе продаж. Документ описывает, по какому принципу построено распределение: по территориальному или по типу продукции (территориальный принцип: каждый конкретный сотрудник или сектор отвечает за продажи на определенной территории; принцип по типу продукции: сотрудник или сектор отвечает за продажу определенного вида продукции на всей территории страны или мира и т.д.); правила взаимодействия с коллегами при возникновении конфликтов, вызванных нарушениями «конвенции»;

• поименный список сотрудников смежных подразделений с детальным описанием их функций, обязанностей и схемой замещения каждого конкретного сотрудника на время его отсутствия;

• перечень логистических компаний и их прейскуранты;

• правила и стоимость перевозок транспортом предприятия;

• структуру блока производства с должностями, Ф.И.О. и телефонами сотрудников.

Специализированная часть справочника для менеджера по снабжению может содержать:

• актуальные прейскуранты продукции и предоставляемых услуг организации (ссылка);

• перечень основных поставщиков и их прейскуранты;

• шаблоны писем и договоров на закупку (ссылка);

• перечень логистических компаний и их прейскуранты;

• условия перевозок транспортом предприятия;

• правила приобретения различных видов товаров, необходимых для предприятия;

• правила пользования и стоимость перевозок транспортом предприятия в служебных целях;

• правила оформления документов для командировок и пр. (см. пункт для менеджера по продажам);

• схема распределения зон ответственности в отделе снабжения;

• схема распределения зон ответственности в отделе продаж (см. пункт для менеджера по продажам).

Когда составляете справочник, советуйтесь с руководителями подразделений, формируйте и включайте в него полный перечень необходимых документов и ссылок. Исходите из реалий вашего предприятия: при создании справочника могут «всплыть» документы, которых нет, но с ними обязан ознакомиться новый сотрудник. Составьте недостающий документ и внесите его в справочник. Это сэкономит время, ведь теперь не придется повторять содержание этого документа каждому новому сотруднику.

Если в организации сложности с общими электронными ресурсами, то можно создать в каждом подразделении папку «Информация для нового сотрудника» и наполнить ее соответствующими документами и хранить в шкафу в свободном доступе для всех сотрудников.

Единожды создав подобный справочник, следует помнить о его регулярном обновлении.

Хорошо, если новичок сразу почувствует себя в гуще событий и ощутит внимание к себе. Например, после регистрации корпоративного электронного адреса пришлите новичку приветственное электронное письмо с прикрепленным справочником для нового сотрудника, а также ссылку на внутренний ресурс, где он находится (Пример 1).

Курс вводных лекций

Немалую роль в информировании и адаптации новых сотрудников играет курс обучения нового сотрудника. Этим занимается отдел управления персоналом.

Обычно курс лекций или вводных занятий проводится по утвержденной программе, специализированной для каждой категории сотрудников и конкретного подразделения. Вариант расписания таких лекций приведен в Примере 2.

Курс лекций читается для группы вновь поступивших сотрудников в соответствии с их специализацией. Кому из новичков какие лекции необходимы, определяет отдел управления персоналом. Подготовленные программы рассылают сотрудникам на электронную почту и (или) вручают в распечатанном виде. За рассылку и ознакомление отвечает секретарь. Контроль посещаемости остается за отделом управления персоналом.

КАНАЛЫ И ИНСТРУМЕНТЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ

Информация имеет разный уровень доступа, круг и частоту распространения, соответственно, может иметь различные способы и инструменты, с помощью которых она распространяется. Сотрудник, в обязанности которого входит информирование коллектива, должен владеть всем набором имеющихся в его распоряжении инструментов, активно ими пользоваться, а также интересоваться возможными расширениями этого инструментария. Рассмотрим основные инструменты и каналы информирования.

Интранет

Информационный корпоративный портал (интранет) – это автоматизированная система, объединяющая в себе различные информационные корпоративные сервисы, адаптированные под служебные и профессиональные потребности сотрудников. Другими словами, это массив разнообразной информации, необходимой сотрудникам организации для выполнения их служебных обязанностей, и предназначенный для повышения эффективности труда и взаимодействия между подразделениями.

Значимость корпоративного портала многократно возрастает в случае, если организация имеет разветвленную структуру с филиалами, территориально удаленными друг от друга, а также при активном разъездном характере работы значительной части сотрудников, т.к. предоставляет им удаленный оперативный доступ к информации.

Информация, которая может быть размещена на портале:

• алфавитный справочник сотрудников с должностями, телефонами, фотографиями, адресами корпоративной электронной почты;

• телефонный справочник подразделений;

• схема согласования документов перед их утверждением и вводом в действие;

• подписанные приказы и распоряжения;

• утвержденные приказом положения, инструкции, регламенты;

• альбом форм, в т.ч. шаблоны основных документов: служебная записка, договор, заявление, командировочное удостоверение, формы отчетов, заявок и т.д.;

• доступ к ERP, CRM и иным системам управления компанией: бухгалтерией, складскими запасами, логистикой и т.д.;

• результаты работы предприятия за определенный период;

• электронная библиотека технической, экономической, юридической и иной информации;

• ссылка на корпоративный интернет-портал организации;

• объявления служебного характера;

• поздравления с днем рождения, победой в каких-либо конкурсах и соревнованиях, юбиляров, передовиков труда и т.д.;

• корпоративные форум, чат, конференции.

Грамотный дизайн корпоративного портала упрощает его использование.

Информационный корпоративный портал.

Корпоративная электронная почта

Корпоративная электронная почта – наиболее распространенный инструмент для оповещения сотрудников внутри компании. Электронные сообщения отправляются по мере необходимости отдельным сотрудникам, группам, по спискам рассылки, подразделениям и т.д.

Как правило, организации ставят своим сотрудникам жесткое условие вести рабочую переписку только через корпоративный электронный ящик и приравнивают отправленное электронное письмо к уведомлению по какому-либо вопросу: ознакомление с приказом, распоряжением; уведомление о назначенных совещаниях, встречах и т.д.

Для эффективной работы с корпоративной почтой секретарь должен предварительно организовать свой почтовый клиент: в адресной книге должны содержаться все корпоративные электронные адреса сотрудников организации, кроме того, адреса могут быть разбиты на группы или списки, в зависимости от цели рассылки.

Например, кроме полной алфавитной адресной книги можно создать списки рассылки:

• по подразделениям – на случай, если потребуется оповестить сотрудников отдельно взятой службы, отдела, сектора;

• для руководства – оперативно информировать руководителей о назначенных совещаниях и иных значимых мероприятиях;

• только для мужчин – для поздравления с 23 февраля;

• только для женщин – для поздравления с 8 марта.

При работе с общими электронными ящиками для каждого отдела или рабочих групп, сотрудники каждого отдела будут иметь доступ наравне со своей личной корпоративной почтой к общей почте отдела, в котором они работают.

Плюсы общих электронных ящиков для каждого отдела или рабочих групп:

• повышается эффективность работы отдела;

• упрощается взаимозаменяемость сотрудников;

• поиск документов, если возникнет вопрос, кем, кому и когда они были отосланы, становится проще.

Приведем из реальной практики пример работы с общим электронным ящиком отдела.

В канцелярии принято строгое правило: отсылать рабочие материалы только с общего электронного ящика и никогда ничего не удалять из него. Для решения каких-либо споров и вопросов просматривается вся история переписки. Например, может выясниться, что файл не был отослан или адресат его не находит. В таком случае пересылают первое исходное сообщение с рекомендациями, как нужно настроить свою электронную почту, чтобы важные сообщения не терялись.

Сотрудники организации могут обратиться к вам с просьбой разослать объявление частного характера, поэтому следует сразу определить границы дозволенного (или полностью отказаться от подобной рассылки) и порядок работы с такими просьбами. Также будут поступать поручения от сотрудников и руководителей различного уровня сделать то или иное объявление, касающееся служебных обязанностей.

В таких случаях следует:

• требовать у данного лица, чтобы оно само сформулировало текст сообщения и указало список рассылки, кому отправить данное сообщение. Текст и пожелания по рассылке требуйте прислать на электронную почту. Сохраните это письмо;

• испрашивать разрешения на такие рассылки у непосредственного руководителя;

• не удалять историю переписки и рассылки.

Рассылки должны отвечать требованиям:

• формулировка текста не должна допускать возможности иной трактовки сообщения;

• в сообщении, независимо от содержания, должны быть четко отражены:

– тема;

– дата;

– время;

– место;

– персона;

– подпись.

Рассмотрим рассылки в Примерах 3 и 4.

Корпоративное медиа

Корпоративное медиа – это корпоративное периодическое печатное издание (журнал или газета) и (или) видеоканал.

В печатном издании чаще всего содержится:

• информация о перспективах развития;

• интервью;

• позитивные фотоматериалы на тему «Как хорошо работать в нашей организации»;

• поздравления победителей конкурсов, юбиляров, передовиков труда.

Корпоративное медиа ПАО «КАМАЗ».

Доска объявлений

Некоторые организации недооценивают этот вид коммуникации. Позиция руководства может быть такая: «Есть информационный портал! Зачем еще и «совковый» стенд на входе?! Каменный век!»

Однако не нужно забывать о том, что:

• у половины работников предприятия (рабочие производственных цехов, водители, механики и т.п.) в силу специфики их деятельности на рабочих местах нет компьютеров, поэтому они оказываются за информационным бортом;

• нельзя игнорировать потенциальных сотрудников, т.е. людей, пришедших трудоустраиваться, и иных гостей предприятия. Хорошо, если они смогут ознакомиться с некоторыми аспектами жизни предприятия и составить о нем благоприятное впечатление.

Доска объявлений (информационный стенд) и вариант размещения на ней материалов.

Информационные стенды могут содержать как тематическую информацию («Уголок качества», «Профсоюзная жизнь» и т.д.), так и информацию общего характера. Это могут быть:

• объявления, важные события;

• новости, приказы, результаты проверок, вакансии;

• поздравления с днем рождения;

• расписание работы, приемные часы руководителей;

• публикации в СМИ об организации.

Если вы работаете в госучреждении и к вам идет поток посетителей, то к формированию стендов нужно подходить еще более тщательно, т.к. их наполнение регламентируется внутренними локальными актами. В этом случае на стенде обязательно следует разместить:

• виды бланков и образцы их заполнения;

• Ф.И.О. ответственных лиц, ведущих прием граждан, и номера кабинетов;

• графики приема граждан;

• платежные реквизиты и суммы платежей за различные виды услуг и т.п.;

• название и контактный телефон вышестоящей организации.

Чтобы информационный стенд был интересен и полезен, регулярно обновляйте информацию. Печатные материалы должны быть хорошо читаемы: используйте крупный шрифт, заголовки, текст разбивайте на смысловые блоки.

Громкая связь

Иногда в организации устанавливают громкую связь – систему речевого оповещения и трансляции. Основным назначением данной системы является оповещение и информирование в экстренных ситуациях.

Но иногда таким системам находят применение и в повседневной жизни, например: для поздравления коллектива с каким-либо праздником, для сбора на совещание, митинг, каких-либо объявлений и т.д. Кроме того, система громкой связи необходима в организациях, имеющих большие производственные и офисные площади, работающих с населением, транспортом, например в больших торгово-развлекательных и логистических центрах, складах и т.д.

Как правило, микрофон громкой связи устанавливают на стойку ресепшен или у секретаря, в недоступном для посторонних лиц месте. Звуковые колонки устанавливают в тех помещениях, на которые планируется транслировать сообщения.

КАК НАЛАДИТЬ ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ В ОРГАНИЗАЦИИ

Обратная связь – следствие информирования, и направлена она снизу вверх, в отличие от информирования. Руководство любой организации всегда интересуют результаты работы подразделений и отдельных сотрудников, реакция коллектива на те или иные события, предложения по совершенствованию работы, информация о возможных правонарушениях, злоупотреблениях и иные сведения из недр трудового коллектива. Рассмотрим, какие методы используются для обратной связи.

Докладные и пояснительные записки

Создают сотрудники в рабочем порядке по производственным вопросам и подают руководителю на рассмотрение, который принимает соответствующее решение (Пример 5).

Отчеты сотрудников о проделанной работе

Эту форму обратной связи применяют наиболее часто. Отчеты, как правило, выполняют в утвержденной форме с заданной периодичностью (Пример 6). Данный вид информирования касается только рабочих вопросов.

Общее собрание трудового коллектива подразделения и организации

Это самая открытая и демократичная форма общения руководства с подчиненными. Но далеко не каждый сотрудник, которому есть что сказать по теме вопроса, осмелится выступить, да еще и высказать все в лицо руководителю. К тому же общие собрания бывают нечасто и посвящены более значимым событиям, чем выслушивание претензий работников.

При проведении общего собрания трудового коллектива обязательно оформляется протокол (Пример 7).

Альтернативные способы обратной связи

Поскольку общее собрание коллектива – мероприятие публичное, сказать правду в глаза руководителю и всем коллегам решаются далеко не все. Поэтому руководство часто выбирает альтернативные способы обратной связи.

 Между сотрудниками и руководством не должно быть недосказанностей.

♦ Телефон доверия

Это телефонная линия, обычно многоканальная, предназначенная для приема анонимных звонков и записи на автоответчик сообщений сотрудников, которые пожелали остаться инкогнито.

Как правило, подобные телефонные линии не нуждаются в операторе. Текст вступительного сообщения записывается на автоответчик.

Самый весомый недостаток подобного канала связи – уважения к руководству со стороны сотрудников становится меньше, ведь телефон доверия означает, что руководитель поощряет анонимное доносительство.

♦ Ящик для жалоб и предложений

Назначение его точно такое же, как и у телефона доверия. Ящик для жалоб и предложений должен быть антивандальным, висеть в укромном месте. Обычно на этот ящик направляют одну из внутренних скрытых камер, так что анонимность чаще всего не соблюдается.

♦ Личный прием сотрудников руководителями

В рабочей «сетке» руководителя предприятия выделяются приемные часы, в течение которых он принимает сотрудников по личным вопросам. Как правило, от секретаря требуется вести предварительную запись в журнале (Пример 8).

Иногда в журнал добавляют графу «Результат приема», но этим нарушается конфиденциальность обращения.

Секретарь в день приема незадолго до его начала напоминает записавшимся о предстоящей встрече.

Мы рассмотрели все основные и самые популярные виды информирования. Технический прогресс движется вперед семимильными шагами: изобретают новые и все более современные средства коммуникации и, следовательно, информирования.

Но, как бы там ни было, ни один гаджет и ни одно программное обеспечение пока не может обойтись без квалифицированного и ответственного сотрудника – то есть без секретаря! Относитесь ответственно к вопросу информирования коллектива предприятия, не ленитесь перечитывать и критически осмысливать составленные тексты, предназначенные для обнародования, – и вы всегда будете на высоте.

Как руководителю команды рассказать о новом фокусе или планах сотрудникам, чтобы не встретиться с сопротивлением? Нужно ли стремиться к нейтральному общению или эмоции могут помочь в убеждении? Что делать, если нужно рассказать не самые приятные новости, например, закрыть проект или заморозить премии?

Юлия Игнатьева, тренер бюро подготовки публичных выступлений «Глагол», поделилась инструментами, которые помогут произнести убедительную и мотивирующую речь, сделать так, чтобы сотрудники по-настоящему услышали руководителя и сделали первый шаг к изменениям.

Базовые принципы коммуникации в кризис

Изменения сейчас могут тормозить не только внешние обстоятельства, но и настроение команды. Апатия, сопротивление, опасения — то, с чем сейчас работают и руководители, и HR. 

Итак, какие принципы коммуникации помогают преодолеть недоверие и поддержать команду?

Продолжать говорить и выступать

Первая волна неопределенности прошла, но все еще важно не оставлять сотрудников один на один с новостями рынка. Некоторые руководители еще со времен пандемии проводят еженедельные или ежемесячные встречи с командой.

Если не поддерживать постоянную коммуникацию, то на этапе анонса нового вектора или плана на квартал сотрудники будут задавать не вопросы к будущим задачам, а к текущей повестке и своим опасениям.

Ориентироваться на запрос сотрудников

Мы рекомендуем начинать подготовку к каждому публичному выступлению перед командой с вопроса: «О чем бы коллеги хотели узнать от меня? Чем я могу быть им полезен прямо сейчас?»

Расскажите не только о том, что важно для совета директоров, но и для линейного персонала: что произойдет с ними, их проектами, премиями и процессами.

Не нагнетать

Даже когда руководитель говорит о негативных изменениях в бизнесе, важно оставаться в балансе — не делать вид, что ничего плохого не происходит, но и не впадать в панику.

Здесь помогает обращение к фактам: что конкретно произойдет, чего сотрудникам нужно опасаться, чего точно не нужно опасаться, какие шаги компания предпринимает, чтобы снизить риски.

Когда выступление руководителя приводит к изменениям

Теперь, когда базовые правила коммуникации соблюдены, давайте разберемся, что помогает сделать выступление руководителя мотивирующим и понятным для команды.

Мы в бюро «Глагол» различаем два типа коммуникации: доклад и публичное выступление.

Доклад — более привычная и простая форма общения с аудиторией. Это сухое емкое информирование, когда спикер выступает с презентацией, показывает цифры и намечает следующие шаги. 

Цель доклада — проифнормировать. В условиях неопределенности такая коммуникация может показаться удачной из-за своей нейтральности. На деле доклад не помогает решить важные для директора и тимлида задачи: замотивировать, убедить, привести к быстрым первым шагам. 

В отличие от доклада цель публичного выступления — побудить слушателя к действию.

Чтобы подготовить публичное выступление, важно в первую очередь подумать об аудитории и ее вопросах. Забота о слушателях, а не только о своих целях отличает сухое информирование от вдохновляющего рассказа.

Вот несколько вопросов, с которых стоит начать подготовку выступления, если вы хотите сделать его убеждающим и поддерживающим:

• Перед кем я буду выступать? На какие группы я могу разделить слушателей? Это может быть выступление перед всей компанией, перед советом директоров, перед конкретным отделом или подразделением, только перед своей командой — важно определить, кто конкретно будет вас слушать.
• Зачем они придут на эту встречу? 
• Какие у них сейчас боли? 
• Как я конкретно могу им помочь? В чем польза моего выступления для них?

Как рассказать о планах: «Как есть — как может быть»

Один из приемов для убедительного выступления — структура «Как есть — как может быть». Она подходит для выступлений, когда руководителю нужно сообщить команде о планах или грядущих важных изменениях. 

Суть структуры — вместо того, чтобы сразу переходить к идее, спикер сначала готовит аудиторию и погружает ее в текущий контекст и ситуацию «как есть». Затем описывает картинку будущего — «как может быть». Это ситуация, в которой ключевые проблемы уже решились, процессы устроены эффективнее, компания перешла на новый этап или запустила новый продукт. 

В первой части рассказа у слушателей возникает мысль: «Так больше не может продолжаться!» Во второй: «Это прекрасно! Что сделать, чтобы было так?»

Как поддержать и замотивировать: сторителлинг

В ситуациях, когда нужно представить команде план или рассказать об изменениях, хорошо работают два типа историй: 

1. Личная история преодоления кризиса или препятствия. 
2. История преодоления кризиса вашей компанией или командой.

Не нужно искать какую-то масштабную историю. Пусть она будет понятна и знакома слушателям, а выводы из нее будет легко перенести на сегодняшнюю ситуацию. Расскажите, как вы справились с кризисом в прошлом или как компания переживала, например, изменения весной 2020, когда началась пандемия.

Вот примерная структура для истории преодоления:

• Что было (описание контекста, что в тот момент происходило в бизнесе или с вами).
• Что случилось (событие — причина для изменений).
• Преодоление трудностей: какие решения принимали, процессы и инструменты внедряли, как действовали. 
• Что изменилось (как трудности повлияли, что изменилось внутри или вовне).
• Вывод (как справиться с такими же сложностями в следующий раз, что помогло преодолеть трудности, какие уроки можно вынести из той ситуации).

Это необязательно должна быть история успеха — можно рассказывать и про провалы, неудачные решения и к чему они привели. И из успешной истории, и из провальной важно сделать выводы и проговорить их.

Главный эффект от такой истории — поддержка и мотивация команды, а еще — конкретные инструменты, которые они могут взять в работу.

Шпаргалка: как руководителю рассказать об изменениях

• Ориентироваться на запрос слушателей: о чем бы им хотелось узнать? Какие у них сейчас есть боли и проблемы?
• Использовать структуру «Как есть — как может быть» для рассказа о планах или будущих изменениях.
• Добавлять личные или бизнес-истории преодоления трудностей, чтобы проиллюстрировать или аргументировать предложения.
• Следовать базовым правилам общения в кризис: продолжать говорить, не нагнетать, давать опору.

Фото на обложке: Shutterstock / G-Stock Studio

Иллюстрации предоставлены автором.

Что считается прогулом

Согласно ТК РФ прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте согласно рабочему графику без уважительных причин. Он признается грубым нарушением работником трудовой дисциплины и условий трудового договора с работодателем, а также несоблюдением правил внутреннего трудового распорядка.

На нашем сайте вы можете ознакомиться с порядком составления правил трудового распорядка и скачать образец заполнения данного документа. Читайте статью «Правила внутреннего трудового распорядка – образец 2022-2023».

А что же понимают под прогулом современные работодатели? Конечно, неявка работников на работу вовремя может доставить руководству компании немало хлопот. И работодатели часто припугивают персонал увольнением за опоздание на работу, задержку после обеденного перерыва, ранний уход с работы и т. д. Но перечисленные ситуации, как правило, не являются прогулами.

Ситуации, в которых отсутствие работника на работе (рабочем месте) признается прогулом, рассмотрели эксперты КонсультантПлюс. Если у вас есть доступ к К+, переходите к Путеводителю по кадровым вопросам, если доступа нет, получите его бесплатно.

С другой стороны, в ТК РФ нет четкого перечня уважительных причин. Наши законодатели оставляют данный вопрос на усмотрение руководства предприятия. Видимо, руководитель должен самостоятельно оценить степень уважительности причины отсутствия на рабочем месте. К уважительным причинам можно отнести болезнь, смерть близких людей, стихийные бедствия, ДТП на дороге, жилищные проблемы, требующие незамедлительного решения, и др. Каждое подобное отсутствие должно быть подтверждено больничным листом, справкой из медицинского учреждения, ГИБДД, управляющей жилищной компании и т. д.

ВАЖНО! Если сотрудник заранее в устной форме предупредил руководителя о своем отсутствии на работе, прогулом это считаться не будет. Особенно когда данный факт смогут подтвердить другие работники предприятия — непосредственные свидетели.

Прогулы сотрудников могут создать проблемы в деятельности организации, в том числе финансовые. К примеру, сбой в производственном процессе предприятия, функционирующего по непрерывному циклу, неподписанный договор на крупную коммерческую сделку, в результате которой предприятие могло увеличить объем выручки, и т. д.

Важные условия для признания прогула

В судебной практике известны случаи, когда прогульщики выигрывали судебные процессы по причине неправильно оформленного и документально не подтвержденного факта прогула и восстанавливались на работе. Вот почему работодатель должен тщательным образом оформить все документы, связанные с прогулом. При этом не стоит делать это задним числом. Как показывает практика, такие факты доказуемы и суд встанет на сторону сотрудника, допустившего прогулы.

В каких же случаях отсутствие сотрудника на работе расценивается как прогул:

• При отсутствии работника на рабочем месте в течение всей рабочей смены (даже если она длится менее 4 часов).

Если за сотрудником документально не закреплено рабочее место и он находился на территории организации, работодатель не сможет поставить ему официальный прогул. Вывод: закрепляйте за каждым сотрудником рабочее место в трудовом договоре при его поступлении на работу.

• При отсутствии сотрудника на рабочем месте более 4 часов.

При этом если сотрудника не было ровно 4 часа, такое отсутствие не будет считаться прогулом.

• При отсутствии на работе по неуважительным причинам.

Каждое свое отсутствие на рабочем месте сотрудник должен подтвердить оправдательными документами. К примеру, больничным листом, вызовом в суд или на дознание, справкой из медицинского учреждения и другими документами. При этом уволить беременную женщину, которая допустила прогул, работодатель не имеет права.

• При доказанности факта прогула.

Каждый прогул должен быть документально зафиксирован. В противном случае, если работник обратится в суд, правосудие будет не на стороне работодателя.

Бланк и образец акта о невыходе на работу вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Образец акта о невыходе на работу

Скачать

Статья 81 ТК РФ в 2022-2023 годах

В ст. 81 ТК РФ, а именно подп. «а» п. 6, говорится о том, что в случае прогула работодатель на законных основаниях может уволить работника. При этом должны быть соблюдены условия, о которых говорилось ранее.

Но всегда ли руководитель должен уволить работника за прогул? Данная статья дает ему право сделать это, но не устанавливает такую обязанность. Законодатели оставляют право выбора за руководством компании. Оно может вынести сотруднику выговор, замечание или просто оставить прогул без внимания.

В некоторых случаях увольнение работника возможно из-за его ухода в самовольный отпуск без предупреждения руководства. На каждом предприятии должен быть составлен ежегодный график отпусков. Он доводится до сведения работников. Отсутствие графика признается нарушением норм трудового законодательства.

Узнайте, как правильно составить график отпусков, и скачайте его бланк на нашем сайте. Читайте статью «График отпусков – бланк и образец заполнения на 2023 год».

Но в любом случае уход в отпуск без согласования с руководством является нарушением трудовой дисциплины, и сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул.

Вам также могут быть полезны статьи:

• «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением?»;
• «Приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск – образец и бланк».

Порой бывает и так, что прогулом заканчивается желание работника уволиться по собственному желанию. Сотрудник пишет заявление на увольнение и, не отработав 2 недели, не выходит на работу в положенное время.

Если работодатель увольняет работника за прогул, он делает соответствующую отметку в его трудовой книжке со ссылкой на ст. 81 ТК РФ.

Как доказать прогул работника

Основная сложность при документальном оформлении прогула работника состоит в том, чтобы доказать неуважительность причины его отсутствия на рабочем месте. В некоторых случаях работник не может поставить руководителя в известность о своем отсутствии на работе по объективным причинам. К примеру, произошла аварийная ситуация на дороге, сотрудника неожиданно госпитализировали в реанимацию и т. д.

ВАЖНО! Не нужно сразу же в день прогула готовить приказ об увольнении или дисциплинарном взыскании. Главное — зафиксировать факт отсутствия человека на его рабочем месте в присутствии нескольких свидетелей.

Для этого отдел кадров должен составить акт об отсутствии сотрудника в произвольной форме на бланке компании. Он подписывается свидетелями, которые могут подтвердить ситуацию. Помимо этого, в акте следует указать место составления, дату и обязательно точное время, Ф. И. О. сотрудника, составившего данный документ, а также свидетелей.

После составления акта и до выяснения причин отсутствия потенциального прогульщика на рабочем месте (если оно есть) в табеле учета рабочего времени по форме Т-12 и Т-13 проставляется отметка «НН» (неявка по невыясненным причинам). В дальнейшем, если сотрудник представит оправдательные документы, отметка «НН» исправляется, к примеру, на «Б» (больничный лист). При отсутствии у работника таких документов проставляется «ПР» (прогул).

Пример отражения в табеле (в форме Т-13) прогула подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатно пробный доступ к К+ и переходите к образцам (в т.ч. в формате excel).

На нашем сайте вы можете узнать порядок заполнения табелей учета рабочего времени, а также скачать их бланки. См. статьи:

• «Табель учета рабочего времени по форме Т-12 — бланк»;
• «Унифицированная форма Т-13 – бланк и образец».

Когда сотрудник появится на рабочем месте, с него следует в обязательном порядке взять объяснительную в письменной форме о причинах прогула (при отсутствии оправдательных документов). Известны случаи, когда уволенный за прогул работник подал на своего работодателя исковое заявление в суд о незаконном увольнении и выиграл судебный процесс.

Почему же увольнение может быть признано незаконным, если факт прогула был доказан? Сотрудник может сослаться на последний абзац ст. 192 ТК РФ и тот факт, что работодатель даже не поинтересовался причинами прогула и не оценил тяжесть проступка и обстоятельства его совершения.

ВАЖНО! В случае прогула обязательно требуйте с работника письменное объяснение.

Но бывают случаи, когда работники отказываются давать пояснение о причинах прогула в письменной форме. Тогда работодателю следует выдать работнику под роспись уведомление о необходимости представить объяснительную. В документе нужно указать количество дней, в течение которых работник должен пояснить свое отсутствие. Это 2 рабочих дня (ст. 193 ТК РФ).

Если работник отказался получать уведомление или не представил объяснительную по истечении установленного времени, это также следует зафиксировать актом в присутствии свидетелей.

Документальное оформление прогула работника

Итак, мы разобрались, в каких случаях отсутствие сотрудника на рабочем месте считается прогулом и как его доказать. А как оформить прогул работника и его последствия документально?

Окончательное решение о наказании работника за прогул принимает сам работодатель. Сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул в виде:

• Увольнения. При увольнении за прогул не нужно составлять 2 приказа — о наложении дисциплинарного взыскания и расторжении трудового договора. Достаточно приказа о расторжении трудового договора. В качестве основания для такого приказа указываются докладные записки, акты, объяснительная от работника, табель учета рабочего времени, то есть документы, которые доказывают факт прогула и обосновывают увольнение.
• Дисциплинарного взыскания. Оно оформляется приказом руководителя учреждения. Этот приказ не имеет унифицированной формы, поэтому каждое предприятие может разработать свой образец приказа. За основу можно взять унифицированные формы других приказов, чтобы не забыть указать в документе все необходимые реквизиты. К примеру, приказ по форме Т-6 о предоставлении сотруднику отпуска.

Скачать образец приказа по форме Т-6 вы можете на нашем сайте «Унифицированная форма приказа Т-6 – скачать бланк и образец».

В таком приказе необходимо отразить следующие моменты:

• факт нарушения работником трудовой дисциплины, то есть самого прогула, с указанием его даты;
• документы, которые доказывают факт прогула работника (докладные записки, акты, объяснительная от работника, табель учета рабочего времени);
• вид наказания (последствия нарушения): выговор, замечание, лишение очередной премии и т. д.

На нашем сайте вы можете скачать пример бланка приказа о дисциплинарном взыскании. См. статью «Приказ о дисциплинарном взыскании – образец и бланк».

Для того чтобы при необходимости наказать работника за прогул, работодатель должен при приеме на работу ознакомить его с трудовыми обязанностями (трудовым договором, должностной инструкцией) и правилами внутреннего трудового распорядка под личную роспись. Тогда после вынесения решения об увольнении или дисциплинарном взыскании, в случае если сотрудник обратится в суд, будет больше шансов, что правосудие встанет на сторону работодателя.

Итоги

Прогул — это отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4 часов в соответствии с рабочим графиком. Это грубое нарушение работником трудовой дисциплины, условий трудового договора с работодателем и правил внутреннего трудового распорядка. Для признания прогула необходимо соблюдение ряда условий:

• отсутствие работника на рабочем месте в течение всей рабочей смены;
• отсутствие сотрудника на его рабочем месте более 4 часов;
• отсутствие на работе по неуважительным причинам;
• доказанность факта прогула.

В случае прогула работодатель должен потребовать с работника письменное объяснение его отсутствия на рабочем месте. Сотрудник может быть привлечен к ответственности за прогул в виде:

• увольнения, которое оформляется приказом о расторжении трудового договора с работником;
• дисциплинарного взыскания, которое также оформляется соответствующим приказом.

Каждый неправильно оформленный документ может повлиять на исход судебного процесса не в пользу работодателя, если сотрудник обратится в суд из-за незаконного увольнения. Так что все документы должны быть составлены надлежащим образом в нужное время и при необходимости подписаны свидетелями данной ситуации.

0

К числу обязанностей работника относится в числе прочего соблюдение правил внутреннего трудового распорядка (ч. 2 ст. 21 ТК РФ).

Напомним, что правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт, регламентирующий в том числе режим работы и время отдыха (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). С такими правилами работник должен быть ознакомлен при приеме на работу до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

А что если работник в нарушение требований правил внутреннего трудового распорядка отсутствует на рабочем месте? В общем случае работодатель должен направить такому работнику требование: дать объяснение причины отсутствия. Как составить такое требование, расскажем в нашей консультации.

Чем грозит отсутствие на работе?

Отсутствие работника на рабочем месте без уважительных причин – это дисциплинарный проступок, т. е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 ТК РФ, п. 35 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2). Соответственно, за такой проступок к работнику может быть применено дисциплинарное взыскание в виде замечания, выговора или увольнения.

Однократное отсутствие сотрудника на работе может стать причиной увольнения, если это отсутствие было признано прогулом. А прогул – это когда работник отсутствует на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня, независимо от его продолжительности, или отсутствует на рабочем месте без уважительных причин более 4 часов подряд в течение рабочего дня (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Такое отсутствие считается грубым нарушением работником трудовых обязанностей.

И если работник неоднократно отсутствует на работе менее 4 часов подряд в течение рабочего дня, его тоже можно будет уволить. Только в первый раз работнику должно быть вынесено замечание или объявлен выговор. А уже их наличие при следующем аналогичном нарушении будет достаточным основанием для увольнения работника по статье (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Но с другой стороны отсутствие работника на работе может иметь и уважительную причину. Например, работник заболел или в этот день сдавал кровь. Или, скажем, работник, уведомив работодателя о приостановке работы в связи с невыплатой зарплаты, не вышел на работу, на что имел полное право (ч. 3 ст. 142 ТК РФ).

Чтобы подтвердить отсутствие сотрудника на рабочем месте, работодатель составляет акт. А уже затем требует с работника объяснения.

Для чего требовать объяснение отсутствия?

Причина отсутствия на работе влияет на расчет заработной платы. Кроме того, работодатель не может привлечь работника к дисциплинарной ответственности, если не затребовал у него письменно объяснение причины отсутствия (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

А что если работник не захочет объяснять причину отсутствия? Отсутствие на рабочем месте без объяснения причины приравнивается к отсутствию на рабочем месте без уважительных причин. Непредоставление объяснений не будет препятствием для применения к работнику дисциплинарного взыскания (ч. 2 ст. 193 ТК РФ). Если по истечении двух рабочих дней после того, как были затребованы объяснения, работник так и не подал объяснительную, составляется акт. А какая применяется форма акта по отсутствию объяснений при прогуле? Для акта об отсутствии письменного объяснения работника образец мы приводили в отдельном материале.

Конечно, если работник, вернувшись на работу, подал больничный лист или справку о сдаче крови, требовать от него еще и объяснительную не нужно. Ведь причина отсутствия уже будет подтверждена документально.

Составляем требование об объяснении отсутствия

Требование к работнику письменно объяснить его отсутствие составляется в произвольной форме в 2-х экземплярах. В нем указываются Ф.И.О., должность работника, дата и время его отсутствия на рабочем месте. Указывается, что объяснение должно быть дано в течение 2 рабочих дней и указывается кому (или куда) должно быть сдано объяснение. Чтобы подтвердить дату, когда работодатель затребовал с работника объяснения, необходимо получить подпись работнику на экземпляре требования, который остается у работодателя.

Приведем образец заполнения требования работнику объяснить причины отсутствия на рабочем месте.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

24 февраля 2012

Действия работодателя при отсутствии сотрудника на работе

• Стоит ли работодателю искать работника, если тот перестал ходить на работу
• Какие действия следует предпринять работодателю, если он решил вести розыски пропавшего сотрудника
• С какими рисками связано увольнение пропавшего работника за прогул

Ни одна компания не застрахована от ситуации, когда работник внезапно перестает появляться на рабочем месте. Обычно у работодателей крупных компаний всегда лежит стопка трудовых книжек пропавших сотрудников. Возможная отмена трудовых книжек может увеличить количество работников, которых не будут держать такие формальности, как ее выдача после обязательной отработки двух недель при увольнении по собственному желанию. Если сотрудник перестал ходить на работу, то работодатель должен выявить и зафиксировать факт такого отсутствия в первый день. Во многих компаниях работники могут не приходить по нескольку дней, и их отсутствие остается незамеченными. Отдел по работе с персоналом должен четко отслеживать не только дни окончания отпуска и больничного, но и дни отсутствия сотрудника по другим основаниям.

Пример

Целесообразно прописать в локальном нормативном акте компании, что работник при выходе на работу после отсутствия должен письменно сообщить о своем появлении непосредственному руководителю или любому сотруднику кадрового отдела. Это позволит компании вести учет рабочего времени, точно начислять заработную плату и выявлять несанкционированное отсутствие на работе.

Первые действия работодателя

Если коллеги или руководитель обнаруживают пропажу работника, то в первую очередь с ним пытаются связаться по телефону и выяснить причины отсутствия. Поиски работника начинаются после того, как работодателю не удается до него дозвониться. До того как предпринимать какие-либо действия, необходимо визуально осмотреть рабочее место пропавшего коллеги и понять, имеются ли его личные вещи в офисе или нет. Если работник накануне очистил рабочий стол, забрал фотографии, документы, кружку и другие предметы личного пользования, то, скорее всего, его отсутствие было запланировано. Работодателю первоначально следует позвонить отсутствующему работнику по всем известным номерам телефона. При этом стоит делать телефонограмму каждого звонка, указывая номер телефона, по которому звонили, дату и время звонка, участников телефонного разговора, краткое содержание разговора, в присутствии кого звонок был сделан. Акт телефонограммы должен быть подписан не менее чем тремя работниками, участвующими в телефонном разговоре. Такой документ может являться хорошим доказательством в суде при рассмотрении дел о правомерности увольнения пропавшего работника.

Стоит ли искать пропавшего работника?

Типичная ситуация. Работодатель может для себя определить, стоит ли заниматься поиском работника. Законодательство не закрепляет за ним такой обязанности. Если в компании пропал добросовестный и дисциплинированный работник, у которого нет конфликта с руководством, то скорее всего социально ответственный работодатель начнет его поиск. Однако бывают и другие случаи. Например, у работника были запрошены объяснения по факту совершения проступка, у него имеется действующее дисциплинарное взыскание, и он решает бесследно исчезнуть, чтобы не вступать в конфликт с компанией и не иметь дискредитирующих записей в трудовой книжке.

Стоит ли искать такого работника? Практического смысла в таком розыске нет, поскольку при его отсутствии компания фактически освобождает себя от недобросовестного работника, имея от этого даже и определенную экономическую выгоду.

За все дни подобного отсутствия заработной платы работнику все равно не начисляют, а в табеле учета рабочего времени проставляют неявку, которую обозначают буквами «НН» и цифровым кодом «30».

Экономим силы. Понятно желание компании восстановить справедливость, найти пропавшего работника и уволить за прогул. Но все это не стоит затраченного времени и усилий работников кадрового отдела и юридической службы. Некоторые директора по персоналу беспокоятся о том, что в штатном расписании остается единица, статус которой не определен. Хочется возразить, что штатное расписание – это живой организм, который постоянно меняется в соответствии с потребностями организации. Таким образом, в любом случае можно:

1. взять исполняющего обязанности отсутствующего работника без изменения штатного расписания;
2. увеличить численность штата занимаемой пропавшим работником должности;
3. найти замену пропавшему работнику и ввести новую должность в штатное расписание.

Страхуемся. Бывают случаи, когда работник пропадает с имуществом компании.

Многие работодатели предоставляют сотрудникам компании корпоративный автомобиль, компьютеры, оплачивают полис добровольного медицинского страхования. Такие ситуации необходимо предвидеть заранее и устанавливать в локальном нормативном акте порядок возврата имущества компании работником в случае длительного отсутствия (например, более 30 календарных дней).

Если у пропавшего работника имеется автомобиль, то компания приложит усилия, чтобы найти его и вернуть имущество. Если работник откажется вернуть автомобиль, то компания вправе обратиться в суд. В случае появления работника в суде работодатель может передать ему трудовую книжку и уволить за прогул. Важно убедиться в том, что работник не находится на больничном и получил письменный запрос компании о даче письменных объяснений.

Розыск пропавшего работника

Если компания все-таки решила начать поиски работника, то необходимо предпринять следующие действия:

1. Ежедневно составлять акты отсутствия сотрудника на работе.
2. Направить сотрудников компании по месту жительства пропавшего работника для выяснения причин его отсутствия. При этом рекомендуется иметь при себе письменный запрос объяснений о причинах отсутствия с тем, чтобы иметь возможность передать его работнику.
3. Если работник откажется расписаться в получении документов, следует составить соответствующий акт.
4. В случае отсутствия работника по месту жительства необходимо направить запрос письменных объяснений заказным письмом с уведомлением о вручении. Важно, чтобы такое письмо имело опись вложения и объявленную ценность, иначе работодатель не сможет доказать в суде, что работнику был выслан запрос, а не чистый лист.
5. Направить запрос в медицинские учреждения по месту жительства работника, связаться с родственниками, друзьями.
6. Подать заявление в правоохранительные органы (полицию) по месту жительства работника. Сотрудники полиции обязаны принять заявление, выдать уведомление о его принятии и регистрации.

Признание работника безвестно отсутствующим

Если работник отсутствует продолжительное время, а розыскные мероприятия правоохранительных органов не принесли результата, то работодатель может подать заявление о признании гражданина безвестно отсутствующим. Обратиться в суд с таким заявлением можно только спустя год с момента исчезновения человека (*1). Согласно ст. 276 ГПК РФ заявление о признании гражданина безвестно отсутствующим подается заинтересованным лицом по месту нахождения заинтересованного лица. В данном случае заинтересованным лицом может выступить работодатель. Закон не содержит запрета на подачу такого заявления. Актуальная судебная практика подтверждает возможность работодателя подать заявление о признании гражданина безвестно отсутствующим (*2).

После получения работодателем судебного решения с пропавшим работником можно прекратить трудовой договор по п. 6 ст. 83 ТК РФ. Руководитель компании издает приказ по унифицированной форме № Т-8. В самом тексте приказа делается ссылка на судебное решение.

Увольнение за прогул

Поскольку увольнение за прогул является виновным основанием расторжения трудового договора, то рассматриваемая опция может иметь неблагоприятные последствия для компании и перспективу судебных разбирательств.

При увольнении за прогул необходимо:

1. Доказать отсутствие работника по неуважительной причине.
2. Запросить письменные объяснения у работника.
3. Соблюсти процедуру увольнения (сроки, порядок, оформление и выдача документов).

Мы не рекомендуем увольнять пропавшего работника за прогул, в случае если представителю работодателя не удалось с ним встретиться лично до принятия решения о расторжении договора. Если же вы все-таки приняли решение уволить работника за прогул, то до увольнения направьте работнику дополнительный запрос следующего содержания.

Пример

«В связи с предстоящим увольнением за прогул просим вас представить работодателю в письменном виде в срок до… следующую информацию:

• есть ли у вас обстоятельства, препятствующие прекращению с вами трудовых отношений по инициативе работодателя?
• имеется ли у вас незакрытый листок нетрудоспособности на момент увольнения? Настоящим компания уведомляет вас о том, что в случае расторжения трудового договора должен соблюдаться общеправовой принцип недопустимости злоупотребления правом, в том числе со стороны работников. В частности, недопустимо сокрытие работником временной нетрудоспособности на время его увольнения с работы. В противном случае работодатель не должен отвечать за неблагоприятные последствия, наступившие вследствие недобросовестных действий со стороны работника».

Дополнительно следует ставить время вручения приказа об увольнении и получения трудовой книжки, поскольку работник может открыть листок нетрудоспособности в день увольнения и впоследствии утверждать, что его незаконно уволили.

Нестандартная ситуация

Если выясняется, что работник не появляется на работе в связи с задержанием правоохранительными органами или назначения судом наказания, то это является уважительной причиной отсутствия. Работодатель может уволить такого работника только при наличии вступившего в законную силу приговора суда (п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). В период такого отсутствия заработной платы работнику не начисляют. Необходимо обратить внимание и на то, что совершенное преступление не всегда влечет за собой постановление приговора. Если пропавший работник был признан психически невменяемым, то в отношении него суд выносит постановление. В соответствии с ч. 2 ст. 13 Закона РФ 02.07.1992 № 3185-1 «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании» принудительные меры медицинского характера осуществляют в психиатрических учреждениях органов здравоохранения. Если пропавший работник был помещен в психиатрический стационар по решению суда, то его признают нетрудоспособным на весь период пребывания в учреждении и он имеет право на пособие по государственному социальному страхованию. Трудовым законодательством не предусмотрена возможность расторжения трудового договора с работником по причине его направления на принудительное лечение.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что намерение компании найти и уволить безответственного работника может обернуться против работодателя. Поэтому необходимо фиксировать все свои действия и всесторонне оценить ситуацию в случае намерения уволить работника за прогул.

Если сотрудник пропал. Принимаем меры к его розыску

Многие работодатели сталкивались с такой неприятной ситуацией, как пропажа работника. В «зону риска» входят те сотрудники, на которых возложена полная материальная ответственность. Нередко работники уходят от работодателей, не посчитав необходимым уволиться и получить свою трудовую книжку. Девальвация этого документа нашла отражение и в законодательстве:

• «в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения <…>» (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);
• «трудовые книжки вручаются в торжественной обстановке в присутствии коллектива бригады, участка, цеха, отдела, представителей общественных организаций» (п. 3 постановления СМ СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих»).

Увольнение за прогул является мерой дисциплинарного взыскания (ч. 3 ст. 192 ТК РФ). Порядок применения дисциплинарного взыскания определен ст. 193 ТК РФ. Длительное отсутствие работника создает сложности для его увольнения в соответствии с законодательством.

В случае пропажи работника необходимо предпринять меры по его розыску. Сначала следует предпринять попытки разыскать работника самостоятельно. Для этого следует позвонить работнику либо его родственникам, направить представителей работодателя по месту жительства работника, направить работнику по почте уведомление о необходимости дать объяснения по факту отсутствия на рабочем месте. В случае если указанные мероприятия к успеху не привели, то следует обратиться в полицию. Заявить в полицию о пропаже можно устно или письменно (ч. 1 ст. 141 УПК РФ). Порядок приема сообщений о происшествиях установлен Инструкцией о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел Российской Федерации заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях, утвержденной приказом МВД РФ от 04.05.2010 № 333. Образец заявления приведен в этой же инструкции.

При приеме на работу лица, которому планируется поручить товарно-материальные ценности, необходимо изучить представленные им документы (ст. 65 ТК РФ). Следует особенно насторожиться, если у работника совпадает в них несколько фактов:

• временная регистрация;
• частая смена места жительства в различных городах;
• отсутствует трудовая книжка и он обращается с просьбой об оформлении новой.

Не забываем об общих нюансах

Несомненно, увольнение отсутствующего без установленных причин работника должно рассматриваться с учетом конкретных обстоятельств каждого случая. Однако работодателю следует не забывать и об общих правилах.

Во-первых, ВС РФ четко определил, какие случаи отсутствия работника на рабочем месте без предварительного предупреждения будут считаться прогулом. К ним относятся самовольное использование дней отгулов, самовольный отпуск, а также оставление без уважительной причины работы лицом, заключившим трудовой договор на определенный срок, до истечения срока договора либо до истечения срока предупреждения о досрочном расторжении трудового договора (п. 39 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Во-вторых, приняв решение расстаться с работником, связь с которым установить так и не удалось, следует, дополнительно к описанному способу подтверждения истребования у работника объяснений по факту отсутствия, соблюсти саму процедуру увольнения. По правилам ст. 84.1 ТК РФ в последний день работы работнику должна быть выдана трудовая книжка и с ним должен быть произведен расчет.

В рассматриваемой ситуации следует в день увольнения работника согласно приказу отправить ему письменное уведомление о прекращении трудовых отношений с приложением копии приказа и предложением явиться с целью получить на руки расчетные суммы и трудовую книжку. В отношении трудовой книжки работнику также должно быть предложено дать согласие на отправку ее по почте. В противном случае работник, даже не имеющий возражений по факту увольнения, сможет взыскать с работодателя сумму невыплаченной заработной платы за все время задержки выдачи ему трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ), а также взыскать проценты за несвоевременно произведенный с ним расчет (ст. 236 ТК РФ).

____________________________________________________

(*1) По заявлению заинтересованных лиц человек может быть признан судом безвестно отсутствующим, если в течение года по месту его жительства не сведений о месте его пребывания (ст. 42 ГК РФ).

(*2) Определение Московского областного суда от 22.03.2011 по делу № 33-6303. Также см. определение Санкт-Петербургского городского суда от 20.10.2010 № 33-14351, где указано, что в качестве заинтересованных лиц, имеющих право обратиться в суд с заявлением об объявлении гражданина безвестно отсутствующим или об объявлении гражданина умершим, могут выступать лица, для которых решение суда по такому заявлению является правовым основанием (предпосылкой) возникновения их собственных прав.

Прогулом считается отсутствие работника на рабочем месте более 4 часов подряд в течение рабочего дня или отсутствие весь рабочий день (смену) без подтверждения уважительной причины (пп. «а» п. 6 статьи 81 ТК РФ). За прогулом может последовать дисциплинарное наказание, вплоть до увольнения.

Закон уважительных причин прогула не предусматривает. Работодатель должен самостоятельно решать, является ли причина прогула уважительной (Письмо Роструда от 04.12.2020 N ПГ/56975-6-1). Для этого нужно запросить у работника объяснительную записку и документы, которые подтвердят уважительность пропуска работы.

Уважительные причины можно разделить на группы:

• причины личного характера;
• форс-мажорные обстоятельства;
• документально оформленное разрешение работодателя.

Уважительные причины личного характера при прогуле 

Жизненных обстоятельств огромное множество, и не все они являются уважительными. Разберем некоторые из них.

Болезнь. Работник может отсутствовать на рабочем месте в случае болезни. Обычно сотрудник заводит больничный лист, но иногда для сохранения зарплаты может от этого отказаться. Тогда сотрудник должен предоставить справку от врача с указанием даты приема, выписку из медкарты, справку о вызове скорой помощи и т.п. Аналогичная ситуация в случае болезни ребенка или другого члена семьи, нужно предоставить справку от врача или взять больничный по уходу за ребенком.

Медосмотр на некоторых предприятиях — обязательная процедура по трудовому договору (ст. 213 ТК РФ). Если сотрудник проходил его не по своей инициативе и принес справку от врача, то отсутствие не является прогулом и считается уважительной причиной. К тому же в день прохождения медосмотра, а также сдачи крови работодатель обязан не только освободить сотрудника от работы, но и предоставить дополнительный день отдыха и выплатить за эти дни средний заработок (статья 186 ТК РФ). Неявка на работу из-за медицинского обследования, которое сотрудник проходит по своему желанию (пусть и по назначению врача), не считается уважительной. На такой случай всегда следует получать разрешение работодателя.

Коммунальная авария. К неожиданным поломкам в сфере коммунальных услуг относят утечку газа, поломку общедомового оборудования, аварию, замыкание электричества, пожар и прочее.

Пример такой ситуации рассмотрен в Определении Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 09.06.2020 № 88-10036/2020. Работодатель уволил сотрудницу, которая не вышла на работу из-за прорыва стояка горячего водоснабжения. Ее не было на работе больше 4 часов — во время самой аварии с 7:00 до 13:00 и далее на время ремонтных работ до конца рабочего дня (16:18). Суд посчитал отсутствие из-за прорыва уважительной причиной, однако сразу после устранения аварии сотрудница должна была явиться на работу. Но так как период прогула без уважительной причины не превысил четырех часов, сотрудницу на работе восстановили.

Суд. Также уважительной причиной будет участие в судебном процессе: например, если сотрудник находится в суде как истец или ответчик по повестке. Участие в судебном заседании для своей защиты — конституционное право гражданина (ст. 46 Конституции РФ). Кроме того, вызовы и обращения судов являются обязательными для всех без исключения органов государственной власти, должностных лиц, граждан и подлежат исполнению на всей территории России (ч. 2 ст. 13 ГПК РФ). Эти выводы подтверждает судебная практика: Кассационное определение Хабаровского краевого суда от 16.12.2011 по делу N 33-9086, Определение Московского областного суда от 11.05.2010 по делу N 33-9048/2010.

При этом если в суде работник выступает представителем одной из сторон, прогул уважительным скорее всего не посчитают. Такова судебная практика (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.02.2018 N 33-5079/2018, Апелляционное определение Брянского областного суда от 02.06.2015). Всё дело в том, что в гражданских процессах представительство является добровольным, поэтому прогул работы не будет уважительным.

Невыплата зарплаты. Если работодатель задерживает зарплату более 15 дней, работник имеет право приостановить работу до момента выплаты задержанной суммы, известив об этом работодателя в письменной форме заранее. Однако нельзя приостанавливать работы в период военного, чрезвычайного положения, в органах и организациях Вооруженных Сил РФ, государственными служащими и в других случаях (статья 142 ТК РФ). Это подтверждает практика (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 14.01.2015 по делу N 33-48, Б-13, Апелляционное определение Челябинского областного суда от 26.02.2015 по делу N 11-1996/2015).

Арест. Если суд назначил работнику административный арест, прогул можно считать уважительным, так как отсутствие на работе не зависит от воли работника. Уволенных за прогул по этой причине сотрудников суды восстанавливают на работе (Кассационное определение суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 14.04.2011 по делу N 33-940, Апелляционное определение Алтайского краевого суда от 11.12.2013 по делу N 33-9126/2013).

Учебный отпуск. Сотрудник, который совмещает работу с учебой, имеет право на дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка. Работодатель обязан его предоставить (ст. 173 — 176 ТК РФ). Если работодатель отказал в отпуске, а сотрудник ушел в него самовольно, прогулом это считать нельзя. При этом работник обязан предоставить справку-вызов из образовательного учреждения или другой документ. Это подтверждается судебной практикой (Определение Московского городского суда от 16.09.2013 N 4г/8-9629).

Форс-мажорные ситуации

Дорожно-транспортное происшествие или неисправность транспорта — это уважительные причины, если в случае неисправности общественного транспорта нельзя добраться до рабочего места другим транспортом. Сюда же относят задержку рейса при возвращении из командировки, отпуска и иной поездки, нахождение в ГИБДД на разборе ДТП.

Эпидемиологическая обстановка. Если работодатель ранее рекомендовал работникам не присутствовать на рабочем месте при подозрении на коронавирус, увольнение сочтут неуважительным. Особенно если сотрудник предварительно уведомил о возможно болезни своего непосредственного начальника (Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 31.03.2021 N 88-5838/2021).

В эту же категорию попадают сбои в работе общественного транспорта, погодные условия и стихийные бедствия. При этом важно подтвердить, что обстоятельства действительно были серьезными и препятствовали явке на работу. Подойдут ссылки на сообщения МЧС, СМИ, транспортных служб и пр.

Документально оформленное разрешение работодателя

Иногда причины пропуска рабочего дня известны заранее: свадьба, рождение ребенка, экзаменационная сессия в образовательных учреждениях и другие причины. В таких случаях сотрудник имеет право на дополнительные неоплачиваемые выходные, которые не считаются прогулом. Для этого работник предупреждает работодателя письменно. При рождении ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников установлен срок предоставления отпуска в размере 5 календарных дней. По другим семейным обстоятельствам и уважительным причинам предоставляется отпуск по соглашению между работником и работодателем (ст. 128 ТК РФ).

Самовольное использование дней отдыха

Работник в общем случае не может самовольно использовать дни отгула или уходить в отпуск, даже если он предоставляется без сохранения заработной платы.

При этом не будет прогулом использование работником дней отдыха, которые работодатель был по закону обязан ему предоставить, но не захотел. Например:

• отпуск без сохранения зарплаты пенсионеру по старости (ч. 2 ст. 128 ТК РФ);
• отпуск без сохранения заработной платы при регистрации брака, если работник подал заявление (ст. 128 ТК РФ);
• отпуск по утвержденному графику отпусков, но без согласования с работодателем (ч. 2, 3 ст. 123 ТК РФ);
• отпуск по уходу за ребенком до трех лет при поданном заявлении (ст. 256 ТК РФ);
• учебный отпуск для подготовки к ВКР и ее защита, сдача госэкзаменов (ст. 173 ТК РФ);
• дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом по заявлению (ч. 1 ст. 262 ТК РФ).

Документально оформленное разрешение работодателя

Иногда причины пропуска рабочего дня известны заранее: свадьба, рождение ребенка, экзаменационная сессия в образовательных учреждениях и другие причины. В таких случаях сотрудник имеет право на дополнительные неоплачиваемые выходные, которые не считаются прогулом. Для этого работник предупреждает работодателя письменно. При рождении ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников установлен срок предоставления отпуска в размере 5 календарных дней. По другим семейным обстоятельствам и уважительным причинам предоставляется отпуск по соглашению между работником и работодателем (ст. 128 ТК РФ).

---

Как обосновать причину прогула

Если работник отсутствует на рабочем месте по уважительной причине, её нужно подтвердить. При отсутствии уважительной причины неявка будет признана прогулом, который влечет за собой увольнение (ст. 81 ТК РФ) или наложение на работника дисциплинарного взыскания.

Ст. 56 ГПК РФ утверждает: «Каждая сторона должна доказать те обстоятельства, на которые она ссылается». То есть, работник должен доказать, что отсутствовал по уважительной причине, а работодатель со своей стороны должен доказать сам факт отсутствия работника. Для работодателя таким доказательством может быть акт об отсутствии работника, данные электронных систем прихода и ухода работников, показания свидетелей. Для работника — это больничный лист, документы о ДТП, оформленные сотрудником полиции, акт о затоплении квартиры и другие документы. 

Если работник не предоставил доказательство, то решение остается за работодателем. Например, в случае болезни работника, который не обращался в медицинское учреждение и не имеет документального подтверждения, признание будет зависеть от решения работодателя, репутации сотрудника и степени доверия к нему руководства.

О своём невыходе работник должен сообщить работодателю по телефону, устно или другим способом, по возможности, подтвердив документально уважительную причину прогула (повестка, документ из медучреждения и др.). Документальное подтверждение более достоверно и поможет работодателю принять обдуманное решение, либо отменить наложенное наказание за неявку.

Можно ли уволить за прогул

Прогул — это грубое нарушение трудовых обязанностей (п. 6 ст. 81 ТК РФ). Работодатель имеет право привлечь нарушителя к дисциплинарной ответственности: сделать выговор или даже уволить. Увольнение может последовать и за один единственный прогул без уважительной причины.

Для этого нужно соблюдать особый порядок привлечения к дисциплинарной ответственности:

• подтвердите прогул документом — актом, накладной запиской, распечаткой данных системы «вход-выход» (если она есть на предприятии);
• получите от работника письменную объяснительную или составьте акт об отказе;
• оцените уважительность прогула;
• убедитесь, что с даты прогула не прошло 6 месяцев (срок применение дисциплинарного взыскания);
• оформите документы для увольнения: дополнительно к подтверждающим прогул документам издайте приказ об увольнении, внесите запись в трудовую книжку (сдайте СЗВ-ТД) и в личную карточку;
• рассчитайтесь с сотрудником.

Некоторых работников нельзя уволить за прогул. Это беременные женщины, сотрудники в отпусках и на больничных.

Суд может признать увольнение за разовый прогул несоразмерным наказанием. Работодатель при выборе дисциплинарного взыскания должен учитывать тяжесть проступка, его обстоятельства и в целом отношение работника к своим обязанностям и его поведение. Так, Верховный Суд РФ признал незаконным увольнение сотрудника, который предупредил о своем отсутствии непосредственного руководителя и написал заявление со ссылкой на семейные обстоятельства. Работодатель не смог доказать, что при вынесении решения об увольнении за прогул он учел все обстоятельства и тяжесть проступка (Определение Верховного Суда РФ от 18.06.2018 N 66-КГ18-8).

Ведете кадровый учет, оформляете больничные, отпускные, удержания? Оцените возможности веб-сервиса Контур.Бухгалтерия. В одном окне вы можете вести учет, начислять зарплату и уплачивать взносы, автоматически формировать отчеты и отправлять их онлайн. Наши эксперты-юристы, налоговики и бухгалтеры окажут поддержку (услуга входит в тариф). Первые 14 дней работы в сервисе — бесплатно.