Руководство крупной бухгалтерией

Бухгалтерия — самостоятельная структурная единица, она находится в центре всех интересов организации и на пересечении всех ее подразделений: 

• администрации;
• отдела кадров, 
• основного производства;
• юридического отдела;
• других структурных подразделений. 

Отовсюду идут бумаги, первичные документы, информация: из отдела кадров — по начислению зарплаты, от администрации — приказы и распоряжения, с производства — требования, складские свидетельства, документы по готовой продукции и реализации, из юротдела — договоры и допсоглашения. И все это обрабатывает и хронологизирует бухгалтерская служба.

И, конечно, должен быть человек, который отвечает за организацию учетного процесса. Такой человек — главный бухгалтер. 

Главный бухгалтер — центральная фигура в бухгалтерском учете. Перечислим его основные задачи:

• Требовательность и контроль. Требования главбуха в части оформления документов утверждены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», и никто на предприятии не может их игнорировать. Применяемая первичка, методология учета, способы организации документооборота — все это закрепляется в учетной политике компании, ее выполнение тоже контролирует главный бухгалтер.
• Отстаивание интересов бухгалтерии. Главбух как руководитель должен показать, что бухгалтерия — не хуже, чем, например, производственный отдел, или транспортный, или отдел кадров: это такая же структурная единица, где работают живые люди, где могут быть внутренние конфликты, противоречия и даже неприятные инциденты с другими отделами. Отстаивать интересы своих подчиненных — задача главбуха.
• Обеспечение документооборота с другими подразделениями, своевременная передача первички. А еще есть оборот материальных ценностей, оргтехники, информационный и программный обмен. И это тоже обеспечивает главный бухгалтер.

Как известно, кадры решают все. Удовлетворение потребности организации в кадровом составе бухгалтерии — тоже задача главного бухгалтера. И, конечно же, мнение главбуха учитывается при разработке кадровых внутренних документов: штатного расписания, графика отпусков и других. 

Остановимся на вопросах кадрового менеджмента в бухгалтерии.

Расчет кадровой потребности бухгалтерской службы

Штат бухгалтерии зависит от:

• масштаба предприятия: чем оно больше, тем больше учетной работы;
• вида деятельности: в производстве операций и документов больше, в услугах — меньше;
• объема текущей оперативной работы;
• наличия (отсутствия) дистанционной занятости на предприятии;
• привлечения сторонних специалистов на временную занятость: на период инвентаризации, внутренних проверок, в летний период;
• функций, возложенных на бухгалтерию, напрямую не связанных с бухучетом: например, сдача СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ.

Кадровый учет часто дается бухгалтерам в нагрузку к основной работе, особенно на микропредприятиях. Не будем рассуждать, хорошо это или плохо, но такое есть. А значит, главному бухгалтеру придется решить, как закрыть эту дополнительную трудовую функцию имеющимися средствами. 

Подбор и расстановка кадров по участкам работы

Для рациональной расстановки людей по трудовым участкам главбух должен быть не только менеджером, но и немного психологом: нужно иметь представление, кто на каких участках лучше ориентируется.

Поэтому главный бухгалтер обязан:

• знать все участки ведения учета досконально — и тогда он сможет грамотно поставить задачу и проверить результат работы;
• уметь объяснить подчиненному его объем занятости;
• участвовать в собеседовании кандидатов на вакансии, чтобы выявить компетенции кандидата на тот или иной участок работы.

Основные участки бухгалтерской службы, по которым необходимо распределить кадровый потенциал: зарплата, материалы и внеоборотные активы, реализация (сбыт, готовая продукция), касса, налогообложение, отчетность. 

Составление отчетности — мегаответственный участок бухгалтерской работы, поэтому разумно его взять главбуху на себя.

Эргономика в работе бухгалтерской службы

Эргономика — процесс организации труда, направленный на создание безопасных, комфортных условий с целью повышения производительности. 

Эргономические параметры работы бухгалтерии:

1. Контроль первички и входящих бумаг. На рабочих столах должны быть только текущие (оперативные) документы. Проведенные и отработанные не копите, а быстро подшейте в соответствующие папки.
2. Комфортные условия труда. Неудовлетворенность рабочей обстановкой — причина «текучки» кадров: прессинг главбуха, отсутствие удобств (слабая освещенность, неудобное рабочее место).
3. Техническая оснащенность. Скоростной интернет и лицензионное ПО, поддержка технических специалистов, обслуживающих бухгалтерию, — все это звенья эффективной работы.
4. Готовность главбуха обсуждать с подчиненными проблемы, преобразования и уклады работы бухгалтерии. Это любые вопросы, которые возникают в коллективе — от человеческих отношений до покупки чайника.

Бухгалтерский учет — бесконечное развитие. Новые стандарты, законы, указания, инструкции, письма, методические рекомендации — это надо ежедневно мониторить и оперативно исполнять.

Но бухучет — не только дебет-кредит, но и знание смежных направлений: трудового, гражданского законодательства, а если бухгалтер работает на промышленном предприятии, то и технологии производства. 

Способы повышения профессиональных компетенций бухгалтера: 

• участие в семинарах, вебинарах, мастер-классах, проводимых учебными центрами и профсообществами;
• повышение квалификации членам ИПБ РФ, аудиторам;
• профпереподготовка бухгалтеров на заместителя главбуха, внутреннего контролера или аудитора, сотрудника финансового блока;
• организация стажировок молодежи;
• освоение новых направлений и бухгалтерских методик: МСФО, автоматизация, ЭДО, работа с государственными информационными ресурсами (онлайн-кассы, «Честный знак», «Меркурий» и др.), проявление должной экономической осмотрительности при работе с контрагентами, поиск и обработка информации.

Мы все психологически идем за лидером и равняемся на лучший результат. Выработать качества лидера, поставить себя в коллективе и стать примером для подчиненных можно только одним способом — собственным профессионализмом.

Решение общечеловеческих и организационных моментов в области управления бухгалтерским коллективом — тоже задача главбуха. Нужно продумать, как обеспечить взаимозаменяемость сотрудников, спланировать рабочие мероприятия, проработать нормы этики.

Взаимозаменяемость сотрудников

Взаимозаменяемость персонала предполагает освоение работниками смежных функций. Это обязательное условие современного бухучета. На период временного отсутствия специалисты должны уметь заменять друг друга.

Способность заменить коллегу — показатель профессионализма бухгалтера. И еще один плюс взаимозаменяемости: бухгалтер, который знает несколько участков учета, владеет несколькими параллельными компетенциями, сможет реализовать себя на любом предприятии и при необходимости быстро трудоустроится на новое место работы.

Планирование бухгалтерских мероприятий

С участием бухгалтера проводится большое количество рабочих мероприятий. Для эффективной работы распланируйте периоды:

• отпусков: у главбуха и зама они должны быть разведены во времени, а отпуск бухгалтера по зарплате — максимально удален от срока начисления;
• работы с внешними проверяющими — ПФР, ФСС, ФНС: посмотрите графики проверок, выделите наиболее компетентных сотрудников по профилю проверки;
• ежегодного аудита: продумайте, кто из бухгалтеров будет общаться с аудиторами, а также кто заменит этого сотрудника на его постоянном участке работы; 
• ежегодной инвентаризации: решите, сколько бухгалтеров будет в ней занято, и как будет выполняться работа во время их отсутствия.

Таким образом, нужно определить: перечень мероприятий, кто будет в них участвовать со стороны бухгалтерии, а также заменяющих сотрудников.

Отношения с подчиненными

Бухгалтерская профессия — это бесконечные отчеты, документы, проверки. Жизнь бухгалтера фактически подстраивается под работу. В свою очередь, главбуху стоит пойти навстречу подчиненным, когда им это необходимо.

Сдвиньте рабочие часы, если сотрудник перед работой должен заскочить в детский сад или добирается на службу издалека. Рассмотрите перевод на дистанционную работу: например, бухгалтера по учету материальных ценностей.

Если нет серьезного повода, не беспокойте подчиненных в выходные дни и поздно вечером.

Профессиональная этика бухгалтера

Бухгалтер владеет конфиденциальной информацией, разглашение которой не только неэтично, но и преследуется по закону. Кто сколько получает, сколько стоит машина руководителя, какой диагноз стоит в больничном коллеги, замужем ли сотрудница, на кого и по какому поводу пришел исполнительный лист — эта и подобная информация должна остаться в бухгалтерии. 

И еще один этический момент. Бухгалтер в последнее время стал проводником законов «от чиновников до народа». Многие люди не понимают тех вещей, которые являются ежедневной работой бухгалтера: что такое имущественный вычет, как считаются налоги с зарплаты, как заполнить 3-НДФЛ.

К кому обратиться с этими вопросами? Кто-то полезет в интернет, а кто-то постучится в дверь с надписью «Бухгалтерия». 

Бухгалтер относится к той категории профессиональных служителей финансового Олимпа, которые не откажут своим коллегам: дадут исчерпывающую информацию, помогут подготовить документы. Создание благоприятного микроклимата в бухгалтерии было и остается функцией главного бухгалтера. 

Подготовила Ольга Якушина, редактор

Бухгалтерский учет — один из важнейших бизнес-процессов в компании. Он «пронизывает» все сферы деятельности фирмы и во многом определяет ее финансовое благополучие и безопасность. А качество самого учета, в свою очередь, зависит от его грамотной организации. Рассмотрим, какой может быть организация структуры бухгалтерии на предприятии, как она влияет на эффективность работы.

Способы ведения учета

Прежде чем говорить о типах организации структуры бухгалтерии, нужно отметить, что собственная учетная служба — это лишь один из возможных вариантов.

Закон предоставляет руководителю право не только сформировать бухгалтерский отдел, но и выбрать другие способы ведения учета:

1. Вести бухгалтерию самостоятельно. Напомним, по закону возложить на себя обязанности по ведению бухучета могут только руководители предприятий малого или среднего бизнеса и компании, применяющие упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность.
2. Заключить гражданско-правовой договор со сторонним специалистом.
3. Отдать учет на аутсорсинг, передав бухгалтерские функции консалтинговой фирме.

Численность сотрудников

Если владелец бизнеса решил создавать собственную бухгалтерскую службу, то в первую очередь встает вопрос о ее численности.

Штат работников бухгалтерии прямо не зависит ни от общей численности персонала, ни от оборотов компании. Учет — это в первую очередь обработка документов, поэтому его трудоемкость вытекает из количества «бумаг».

Бухгалтерский документооборот (организация и порядок ведения)

А ведь одна и та же выручка может складываться как из 2-3 отгрузочных документов, так и из нескольких сотен. А если взять, например, зарплату, то зачастую проще начислить ее для 100-150 офисных сотрудников, работающих на окладе, чем для 20-30 рабочих по сложным сдельным тарифам.

Для оценки трудоемкости можно взять нормативы, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 26.09.95 № 56. Они рекомендованы для бюджетных организаций, но могут использоваться и коммерческими в качестве ориентира.

Поэтому, используя нормативы Минтруда, нужно учитывать, в какой мере реализована в вашей компании автоматизация учета. Во многих случаях это позволяет существенно снизить потребность в кадрах.

Структура бухгалтерии на предприятии

В зависимости от масштаба деятельности организация бухгалтерской службы возможна в трех основных вариантах.

Линейная организация структуры бухгалтерии является самой простой и применяется в небольших компаниях. В этом случае каждый работник отвечает за свой участок и отчитывается непосредственно перед главбухом. Этот вариант удобен, если численность сотрудников бухгалтерии не превышает 6-8 человек, т.к. при большем штате непосредственное управление уже затруднено.

Вертикальная структура применяется в более крупных организациях. В этом случае у главбуха есть несколько заместителей, каждый из которых курирует отдельное направление или несколько направлений.

В последнем случае структура работы бухгалтерии начинает «ветвиться». Вводятся должности других линейных руководителей, например, старших бухгалтеров. Они непосредственно руководят рядовыми специалистами, подчиняются заместителям главбуха и отвечают за отдельные участки.

При подобной системе могут быть выделены, например, следующие отделы бухгалтерии:

1. Расчетный: начисление заработной платы, прочих выплат сотрудникам и страховых взносов.
2. Финансовый: учет движения по расчетным счетам и кассе.
3. Производственный: калькулирование себестоимости.
4. Реализации: выписка документов покупателям.
5. Материальный: оприходование документов от поставщиков и списание материалов.
6. Налоговый: начисление обязательных платежей.

Схема аппарата бухгалтерии в данном случае может выглядеть следующим образом:

Функциональная структура бухгалтерии характерна для крупных предприятий, включающих в себя обособленные подразделения. В этом случае в каждом из них производятся все учетные операции. Заместитель главного бухгалтера, контролирующий учет в подразделении, наделяется большинством функций главбуха. Сам же руководитель бухгалтерской службы осуществляет общую координацию и руководит процессом консолидации данных.

Бухгалтерский отдел организации в целом, включая главбуха, подчиняется непосредственно генеральному директору или другому представителю высшего руководства, курирующему финансовую область. Это может быть заместитель по экономике, финансовый директор и т.п.

Альтернативный вариант ведения учета

Как видим, организация работы бухгалтерской службы — весьма непростой процесс. В итоге, даже когда все вроде бы налажено, могут возникнуть непредвиденные ситуации. Бухгалтер может заболеть, неожиданно уволиться, да и просто допустить ошибку в расчетах. Также возможны и конфликтные ситуации. Все это снижает эффективность работы. А в итоге за все упущения несут ответственность руководитель и собственники бизнеса. Особенно, если речь идет о неверном исчислении налогов.

Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета

Вывод

Организационная структура отдела бухгалтерии зависит от масштабов бизнеса и других особенностей компании.

Численность бухгалтеров зависит в первую очередь от количества обрабатываемых документов. Но необходимо принимать во внимание и другие факторы, например, уровень автоматизации.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Руководитель может передать главбуху право подписи по доверенности, но это не снимает с него ответственности.

«Бухгалтер компенсирует ущерб, возникший из-за его ошибок»

Взыскать ущерб с бухгалтера достаточно сложно. Есть список нарушений, за которые он выплатит компенсацию. И этот перечень такой же, как для любого другого сотрудника.

В первую очередь речь идет о недостаче и умышленном причинении ущерба. При этом компания может взыскать потери в пределах среднемесячной зарплаты сотрудника — в данном случае бухгалтера.

Полная материальная ответственность главбуха допустима только в том случае, если это прописано в трудовом договоре. Но даже в этой ситуации главбух обязан возместить только прямой действительный ущерб.

К примеру, если его уличат в присвоении денег или повреждении техники, он должен целиком компенсировать потери компании. Но если в результате его действий компания получает штраф, по закону нельзя требовать от виновника выплат в полном объеме.

Зона ответственности главбуха

В законе прописаны две группы нарушений, за которые компанию или бухгалтера наказывают штрафами. 

Нарушения в бухгалтерском учете

• нарушения кассовой дисциплины

Это, например, неполное оприходование выручки или нарушение порядка работы с наличными.

Как правило, размер штрафа бухгалтеру за такие ошибки небольшой — 4-5 тысяч рублей. Но при этом компания должна заплатить штраф, в 10 раз превышающий эту сумму.

• грубые нарушения требований к бухгалтерскому учету

Грубые нарушения требований к бухгалтерскому учету — это искажения отдельных показателей отчетности более, чем на 10%. Сюда же относится ведение «черной» бухгалтерии, составление отчетности не на основе данных бухгалтерского учета, отражение несуществующих событий и сделок.

В этих случаях главбуху выписывают штраф в сумме 5-10 тысяч рублей, при повторном нарушении — в два раза больше.

Предприятие вроде бы не страдает, но только если отношения с главным бухгалтером оформлены договором. В малом бизнесе бухгалтеру нередко платят неофициально, а директор якобы ведет бухгалтерию самостоятельно. При таком раскладе собственник или директор оплачивает штрафы лично.

Но самое плохое, что за несколько бухгалтерских нарушений его могут дисквалифицировать — запретить на какое-то время руководить компанией.

• непредоставление финансовой отчетности

Непредставление или несвоевременная подача в налоговую инспекцию и органы госстатистики финансовой отчетности считается административным правонарушением. Предусмотрена как персональная ответственность, так и штрафы на компанию.

Должностное лицо может быть наказано штрафом:

1. от 300 до 500 рублей, а компания — от 3 до 5 тысяч рублей, если не поданы (или поданы с задержкой) документы в органы госстатистики,
2. по 200 рублей за каждую форму отчетности, не представленную в налоговую. 

Налоговые нарушения

Составов нарушений здесь довольно много. Самый серьезный из них — неуплата или неполная уплата налогов. Здесь суммы потерь могут быть существенными. Кроме фиксированного штрафа и возврата неуплаченных налогов в бюджет, предприятие наказывают штрафом в размере 20-40% от недоплаченной суммы.

Разница зависит от того, было ли нарушение умышленным, — степень умысла доказывают налоговые инспекторы.

Читайте также: Как не дать бухгалтеру вас подставить: памятка для собственников бизнеса

Их подозрение вызывают в первую очередь:

• имитация экономической деятельности через подставных лиц (работа с фирмами-однодневками),
• искусственные договорные отношения — это в том числе популярная схема дробления бизнеса на несколько юридических лиц. Если этот факт установлен, компания выплачивает налоги в полном объеме как за «единое» юрлицо + 40% штрафа.

За налоговые нарушения предусмотрена и уголовная ответственность.

В России по статье уклонение от уплаты налогов199 УК в год выносится несколько десятков приговоров. Как правило, речь идет не о бухгалтерских ошибках, а о том, что обвиняемые «рисуют» НДС и занижают налогооблагаемую прибыль. Чаще всего недобросовестные предприниматели совершают нарушения именно с этими налогами. 

Какие ошибки совершают собственники бизнеса

Нанимают бухгалтера неофициально

Закон402-ФЗ разрешает компаниям малого бизнеса вести бухгалтерский учет самостоятельно. Но предприниматель обычно не имеет компетенций в области бухгалтерии.

Тогда он «обманывает систему»: приглашает бухгалтера вести учет за него. Никаких договоров с этим специалистом не заключается, его услуги оплачиваются из неучтенных доходов переводом на карту или наличными.

Как только возникают какие-то проблемы, бухгалтер «удаляется в закат». И если он «накосячил», предприниматель это вообще никак не докажет. У него нет документальных свидетельств, что бухгалтер когда-либо с ним сотрудничал. И вся ответственность за действия этого бухгалтера — на предпринимателе.

Отдают бухгалтеру свою электронную подпись

Этот пункт — из серии «все знают, что нельзя, но многие так делают». По крайней мере, в малом бизнесе директора и предприниматели часто отдают бухгалтеру флешку со своей ЭЦП. Иначе просто неудобно работать: надо подписывать много документов, и каждый раз отвлекаться на это руководитель не хочет.

Не нужно забывать, что ЭЦП — это полный аналог «обычной» подписи. И вся ответственность за подписанные таким образом документы лежит на том, кто их подписал.

Отдельный вопрос — возможность мошенничества со стороны бухгалтера.

Свободное владение ЭЦП дает недобросовестному специалисту полную «свободу творчества». Бывает, что бухгалтер с помощью цифровой подписи руководителя снимает деньги со счета компании.

По таким схемам, как правило, работают не очень образованные люди, которые считают себя умнее других. Их обычно ловят, дают условный, а иногда даже реальный срок. Но предпринимателю от этого не легче.

Используют «мутные схемы»

Некоторые «бизнесмены» на полном серьезе считают, что ответственность за свои «темные делишки» можно переложить на главбуха. «Он напишет в документах, как я скажу, и отвечать тоже будет он».

Бывают случаи, когда главбуха могут привлечь в рамках субсидиарной ответственности.

Например, компания банкротится, и кредиторы пытаются взыскать свои долги за счет личного имущества контролирующих лиц. А к ним относится и главный бухгалтер. В суде начинается «перепихивание ответственности». Руководитель говорит: «Я ничего не знал, это все главбух». Но, как правило, эта история не очень рабочая. 

Читайте по теме: Налоговая вызывает директора и бухгалтера компании на «разговор»: что необходимо знать

Как контролировать бухгалтера

Бухгалтерия — важный аспект работы любого бизнеса. Но большинство предпринимателей не разбираются в этом вопросе. Как правило, их компетенции совсем другие:

• выстраивание бизнеса,
• продукт,
• продажи.

Они плохо понимают, что происходит в бухгалтерии предприятия, не способны или не хотят контролировать работу бухгалтера. Резко повысить уровень своих знаний в этом вопросе вряд ли возможно. Тема сложная и требует времени, которого у предпринимателей нет.

Как предпринимателю узнать, «как дела в бухгалтерии» и что происходит с цифрами?

Лучший способ — обратиться за помощью к профессиональному аудитору.

Аудитор — это в первую очередь квалифицированный бухгалтер. Он очень хорошо владеет бухгалтерией, знает, где могут быть болевые точки и слабые места. Аудитор понимает, как правильно проверять и анализировать информацию.

В результате аудита у собственника появляется полная и объективная картина происходящего.

Аудит — по сути гигиеническая процедура для бизнеса, которую желательно проводить раз в год. Аудит для того и задумывался, чтобы собственники понимали: топ-менеджмент их не обманывает, а цифры в отчетности соответствуют действительности.

Чек-лист эффективного взаимодействия с бухгалтерией

1. Официально оформлять любые отношения с бухгалтером

Существует два варианта.

• Официальный прием в штат

Минус для работодателя — дополнительные расходы. За сотрудника нужно платить страховые взносы — около 30% от его оклада, а сумму, которую бухгалтер хочет получать на руки, нужно увеличить на 13% НДФЛ.

• Официальный аутсорсинг с заключением договора

Цивилизованный бухгалтерский аутсорсинг позволяет перевести отношения из трудовых в гражданско-правовые. И это в корне меняет ситуацию — причем в пользу предпринимателя.

Некоторые бухгалтерские сервисы прописывают в договоре, что выплачивают штрафы, полученные по их вине. Для многих владельцев бизнеса это огромное облегчение. Так они могут быть уверены, что не «попадут» на штраф из-за ошибок исполнителя.

Читайте по теме: Бухгалтер в штат, на фриланс или на аутсорсе: что выбрать

Например, если нашего клиента оштрафовали по вине бухгалтера, мы компенсируем ему сумму этих штрафов. Более того, крупные аутсорсеры обычно страхуют такие риски. У нас ответственность перед клиентами застрахована на 100 млн рублей. И если бухгалтер ошибается, мы платим деньги клиенту и идем за страховым возмещением.

2. Осознавать собственную ответственность

• Не надо думать, что у главбуха такой же уровень мотивации, как у вас — это просто наемный сотрудник.
• Не надейтесь, что главбух будет отвечать за ваши (или даже свои) дела солидарно с вами.

Главбух не будет компенсировать вам выплаченные по его вине штрафы. Это достаточно редкий кейс — чаще всего штрафовать будут вас. А главбух просто встанет, напишет заявление на увольнение и пойдет к следующему работодателю.

• И, конечно, не стоит позволять бухгалтеру бесконтрольно пользоваться вашей ЭЦП: отвечать все так же вам.

3. Проводить регулярный аудит

К сожалению, пока практика аудита в России не слишком распространена среди малого бизнеса.

И вопреки стереотипам, это не обязательно дорого: можно пригласить небольшую компанию или даже индивидуального аттестованного аудитора. Конкуренция между ними довольно высокая, в том числе и по цене. Потратить придется не так много, но спать будете точно спокойнее.

Не обязательно проводить аудит всей бухгалтерской отчетности. Существует услуга экспресс-аудита «по болевым точкам». У профессиональных аудиторов глаз наметан. Они достаточно быстро и недорого «считают» картинку и укажут на проблемы. 

4. Работать в правовом поле

Это основной и самый универсальный совет. Не надо пытаться обмануть государство с налогами.

Фото на обложке: Shutterstock / Andrey_Popov