Руководство офисом что это

Офис — менеджер

Щур Д. Л.,

Труханович Л. В.

Опубликовано в номере: Кадры предприятия №3 / 2002

Сфера работы

Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».

Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.

Условно их можно разделить на пять групп:

1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:

построение организационной структуры офиса;

планирование работы офиса;

руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);

разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;

разработку политики общения с клиентами.

2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.

Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см. «Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи).

Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.

В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.

В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.

Должностные обязанности

Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:

1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.

2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.

3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.

4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).

5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).

6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).

7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.

8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.

9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса.

11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.

12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.

13. Организует:

встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
14. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч).

15. Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).

17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.

19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.

20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.

21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.

23. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.

24. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.

25. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.

Требования

Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.

Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.

Личные характеристики. Возраст — как правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях.

Прочее. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.

Образование

Высшее, предпочтительно — экономическое. Приветствуется повышение квалификации на курсах, в т.ч. — профильных.

Правовые и социальные гарантии

Общие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.

Основной правовой документ

Трудовой договор и должностная инструкция.

Заработная плата

Уровень оплаты определяется размером компании, в которой работает офис-менеджер, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия.

---

Не секрет, что бизнес — это та область деятельности, где кадры решают всё. Привлекая на работу лучших из лучших, вы выводите свой бизнес на новый уровень, создаете ему условия для процветания.

Ведущие компании мира знают, что для того, чтобы их сотрудники работали с полной отдачей, нужно создать для них идеальную рабочую среду, место, куда спешишь попасть утром, и откуда не хочется возвращаться в конце рабочего дня.

Управляющий офиса и есть тот волшебник, который создаёт нужную атмосферу в компании.

Посещая офисы разных компаний, вы наверняка испытывали разные ощущения в связи с этим местом. Где-то вам было уютно, а откуда-то ноги сами просились прочь. В немалой степени, такая обстановка — заслуга управляющего офиса.

Управляющий офиса, или, в уже прижившейся у нас в стране терминологии, специалист АХО, это сотрудник, который отвечает за «жизнеобеспечение» всех систем офиса — от выдачи пропуска до заключения договора на обслуживание интернета или договора с клининговой компанией. Спектр обязанностей управляющего офиса весьма широк. В его каждодневный список дел входят самые разнообразные задачи.

Обязанности в управлении обслуживанием офиса

Обычно список задач управляющего офисом включает, но не исчерпывается, следующие вопросы:

• Подготовкой всей необходимой информации, документов для работы, заключением договоров технического обслуживания, организацией проведения ремонтных, профилактических работ, связанных с жизнеобеспечением и обслуживанием офиса, оформлением и выдачей пропусков, разрешений, доверенностей.
• Организацией проведения ремонтных работ, текущего обслуживания техники и устройств офиса, поиском подрядчиков для проведения таких работ и анализом оптимальных расценок на соответствующие услуги.
• Разработкой «кодекса поведения» в офисе, контроль за соблюдением правил поведения в нем.
• Организацией и обеспечением работы секретарей, операторов, водителей, курьеров, уборщиков.
• Ведением бюджета расходов на офисные нужды, обеспечением необходимыми для работы канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями.
• Хранением материальных ценностей и контролем за их выдачей и распределением.
• Определением порядка получения товарно-материальных ценностей, назначением материально ответственных лиц.
• Организацией встреч, переговоров.
• Координацией делопроизводства.
• Проведением инвентаризации.
• Помощью сотрудникам в разрешении возникающих в ходе работы проблем.
• Предупреждением и разрешением конфликтных ситуаций.

Управляющий офиса — это тот редкий человек в компании, который взаимодействует с сотрудниками на всех уровнях, от руководства до работников самого последнего уровня, практически каждый день.

Какими же чертами должен обладать хороший управляющий офисом?

Первое, и самое главное, — это гибкость.

Гибкость — это свойство адаптироваться под любые возникающие задачи. У управляющего офисом таких разноплановых задач очень много, и в каждой он должен уметь быстро и компетентно разобраться, в постоянно меняющихся условиях находить правильное решение, выбирать из них оптимальное.

У управляющего офисом нет типичного «распорядка дня». Сейчас он организует ремонт сломавшегося копира, а через два часа нужно организовать встречу на 200 персон в отеле. Так что для управляющего офисом, не существует понятия «обычный день на работе».

Второе качество — это высокая степень самоорганизации.

Людям, не способным планировать свой день, нет места на этой работе. Хороший управляющий офисом не только ведет календарь задач, но и оценивает свой уровень выполнения задач, работает над совершенствованием себя и оптимизирует график.

Третья черта хорошего управляющего офисом — это его доступность: как физически, так и ментально.

На эту роль подойдет приятный, общительный человек, к которому нет страха обратиться по поводу возникшей проблемы, и до которого всегда можно дозвониться либо связаться с ним иным всем известным способом. Управляющий офисом – это сотрудник, который вызывает всеобщее доверие.

Четвертое качество идеального управляющего офиса — безусловный оптимизм и жизнелюбие, доброе отношение к миру.

Управляющий офисом может быть первым человеком, который встречает вас в офисе. А встречают не только «по одежке», но и по естественной, радушной улыбке, которая должна быть надета в дополнение к этой «одежке». Только так вы заставите гостя офиса чувствовать, что вы к нему расположены и настроены на успешное сотрудничество. Подавленный хмурый вид управляющего офисом, его безмолвие или занудство с порога, могут отпугнуть вашего потенциального клиента или партнера, который подумает, что в вашей компании не всё в порядке.

Пятое — креативность.

Креативность рождает успех, это общеизвестно. Управляющий офисом время от времени должен воодушевлять сотрудников «креативить» для общей пользы, либо решать какие-то творческие задачи время от времени самостоятельно по поручению руководства или из личной инициативы.

Например, это может быть задача провести редизайн переговорной. Вопрос о том, насколько обстановка в офисе влияет на успешность работы сотрудников в целом, это отдельная большая тема, но безусловно, в сферу влияния управляющего офисом входит задача создания креативной среды для сотрудников.

Шестое нужное качество хорошего управляющего офисом — способность говорить «нет».

Вы не можете удовлетворить запросы всех и сразу насчет любой мелочи, которая может понадобиться. Если управляющий начинает отвечать на любой самый ничтожный запрос, он рано или поздно будет погребен под ворохом возросших задач, с которыми уже не в состоянии будет в одиночку справиться.

Каждый день к управляющему офисом будут обращаться за решением сотни вопросов. Иногда нужно дать сотруднику понять, что решение его проблемы второстепенно либо вовсе невозможно, но сделать это твёрдо и в уважительной, понятной сотруднику форме.

Седьмая необходимая черта в нашем списке — здоровая уверенность в себе, твердость.

Управляющему офисом нужно взаимодействовать с руководством компании по поводу решения целого ряда задач. Поэтому он должен быть достаточно уверен в себе, чтобы обращаться к руководству, чтобы обсудить предложения, обозначить возникшие проблемы, предложить свои решения.

Восьмое — это хорошие манеры.

Их отсутствие может запомниться вашему посетителю надолго. Вряд ли кому-либо захочется обращаться к управляющему офисом, если он способен нагрубить или вести себя вызывающе, бестактно или невнимательно по отношению к гостям офиса, сотрудникам или коллегам.

Хорошие манеры, впрочем, являются крайне желательным качеством для сотрудников любой уровня и любой профессиональной принадлежности. Ведь именно созданный ими фундамент взаимного уважения создает фон для роста успеха любого начинания, а отсутствие такой среды способно расстроить любой, даже самый звездный, коллектив.

Вернуться

From Wikipedia, the free encyclopedia

Office management is a profession involving the design, implementation, evaluation, and maintenance of the process of work within an office or other organization, in order to sustain and improve efficiency and productivity.

Office management is thus a part of the overall administration of business and since the elements of management are forecasting and planning, organizing, command, control and coordination, the office is a part of the total management function.

Office management is the technique of planning, organizing, coordinating and controlling office activities with a view to achieve business objectives and is concerned with efficient and effective performance of the office work. The success of a business depends upon the efficiency of its office. The volume of paper work in offices has increased manifold in these days due to industrialization, population explosion, government control and application of various tax and labour laws to any business enterprise. Efficiency and effectiveness which are key words in management are achieved only through proper planning and control of activities, reduction of office costs and coordination of all activities of business.

In simple words, office management can be defined as “a distinct process of planning, organizing, staffing, directing, coordinating and controlling office in order to facilitate achievement of objectives of any business enterprise’ the definition shows managerial functions of an administrative manager. Following diagram indicates various elements or functions in the process of office management.

Importance of Office Management[edit]

The following point enlightens the importance of office management:

(i) Helps in Achievement of Targets[edit]

Targets or goals are results in quantitative terms which are to be achieved in a given time. Management makes people realize the goals and directs their efforts towards the achievement of these goals.

(ii) Optimum Use of Resources[edit]

Management helps in utilization of resources effectively. Scarce resources are put to use optimistically by managers. Managers bring about coordination and integration of various resources. It is management which guides the personnel in office in the use of resources.

(iii) Minimization of Costs[edit]

Office costs can be reduced under the guidance and control of efficient management. Office Management is concerned with doing the office activities in a best and cheapest way. Cost reduction is one of the object of management which can be achieved through work simplification and mechanization. Through better planning, sound organization and effective control, management enables a concern to reduce costs and prepare an enterprise to face cut throat competition.

(iv) Smooth Flow of Work[edit]

Uninterrupted flow of work is only possible if there is proper planning and control. Management ensures efficient and smooth flow of work.

(v) Helps in Maintaining Office Efficiency[edit]

Management helps in maintaining efficiency in an office. A manager not only performs and produces results, but may do it in the most efficient manner so as to contribute towards profit generation.

(vi) Managing Survival and Growth[edit]

Management has to play an important role in keeping the organization alive. Change in technology and methods must be anticipated and adapted for survival and growth. It is only management which can do so and molds the enterprise in such a changing environment.

(vii) Provides Innovation[edit]

Innovation is finding new, different and better method of doing existing work. To plan and manage innovation, management has to play an important role. Suggestions from customers, information from salesmen, close watch on competitor’s activities provide source of innovation.

(viii) Helps in Retaining Talent and Inculcating Sense of Loyalty in Office Staff[edit]

Efficient management helps in retaining talented and hard working employees by providing them comfortable work environment. Manager must motivate his employees by recognizing and appreciating their talents.

(ix) Provides Leadership[edit]

Management provides leadership by influencing and guiding office personnel. Managers influence his subordinates to work willingly for achieving organizational goals.

(x) Managing Change[edit]

Importance of office management is that it helps in planning the change and introducing it at the right time and in the right manner. Due to change in technology methods, work procedures etc. have to be changed for efficiency and economy. People resist change due to lack of understanding the reasons for change and lack of training in new methods. Management helps in minimizing resistance of people and acts as a change-agent.

(xi) Maintaining Public Relations[edit]

Office management helps in improving public relations and increasing goodwill of an enterprise by dealing with grievances of consumers and general public.

[edit]

Management is beneficial not only to the business enterprises but to the various segments of society also. It provides and maintains link with various types of suppliers, banks, insurance companies, government departments, and general public. It benefits society as a whole by providing its services.

Functions[edit]

An office manager is responsible for monitoring and reviewing systems, usually focusing on specific outcomes such as improved timescales, turnover, output, sales, etc. They may supervise or manage a team of administrators, allocating roles, recruiting and training, and issuing assignments and projects. As such the role is varied, often including responsibilities across a diverse range of functions such as:

Personal competencies useful in the role are: problem solving skills, good decision making abilities, integrity, resourcefulness, creativity, assertiveness, flexibility, time management skills and the ability to cope with pressure.

See also[edit]

• Chief administrative officer
• Office equipment
• Association of Information Technology Professionals (AITP)

Further reading[edit]

• Galloway, Lee (1922). Office Management, Its Principles and Practice: Covering Organization, Arrangement, and Operation with Special Consideration of the Employment, Training, and Payment of Office Workers. Ronald Press. OCLC 552410934.

Прежде
всего необходимо усвоить понятия и
определения, касаю­щиеся
роли руководителя офиса.

Управление
офисом
—
целенаправленное воздействие, организующее
труд
служащих. Это также воздействие на
многие другие процессы развития
социально-экономической системы.

Административное
управление
— управление,
осуществляемое по формально
утвержденным полномочиям с учетом
организационных требований.

Административная
функция
— помимо
того, что она базируется на
основных функциях менеджмента —
планировании, организа­ции,
мотивации, контроле, включает в себя
также прогнозирование, распорядительство,
координацию, руководство основной
деятель­ностью
административной службы, подбор и
расстановку персо­нала,
обеспечение правовой и социальной
защищенности служа­щих
офиса.

Руководитель
офиса (офис-менеджер)
— лицо,
организующее ра­боту
административной службы и персонифицирующее
решения группы
специалистов офиса.

Руководитель
учитывает и обобщает мнения всех
специалистов

и
соответствующих служб, но решать должен
именно он. Руководитель охватывает
проблему в целом, во всех ее аспектах,
поэтому принятие
решения — основная его функция, а в
случае его уклонения от этого деформируется
вся кадровая структура офиса. Руководитель
направляет деятельность управленческого
коллектива на
реализацию задач, возложенных на него
собственником, несет персональную
ответственность за своевременное
решение основных
проблем управляемой системы в целом,
за организацию работы
и контроль исполнения, а также представляет
или высшее звено
управления, или собственника в данном
управленческом коллективе.
Деятельность руководителя заключается
в решении общих
проблем развития управляемой и управляющей
системы.

Важная
проблема — соотношение руководителя
(менеджера) и
хозяина (собственника). Собственник
первичен. Руководители
разного уровня могут быть собственниками
полными или частич­ными,
например акционерами. При хорошо
организованном пред­принимательстве
функции собственника четко отделены
от функ­ций
управляющего. Собственник назначает
управляющего, дает ему указания,
контролирует итоги его работы. Но само
управление организует
управляющий. Если собственник работает
в управлении, то
он должен выполнять только те обязанности,
которые ему по­ложено выполнять.

Функция
руководителя офиса. Руководитель
офиса относится к категории
основного состава руководителей
организации (предпри­ятия).
Он подчиняется непосредственно
руководителю организации (предприятия)
и его статус равен статусу первых его
заместителей.
Основными его задачами являются
руководство и контроль финансово
— хозяйственной деятельности офиса с
целью обеспечения максимальной
эффективности организации.

Работа
руководителя офиса регламентируется
(в зависимости от масштабов деятельности)
уставом,
положением или должностной инструкцией.

На
должность руководителя офиса назначается
лицо, отвечаю­щее
установленным квалификационным
требованиям. Эту долж­ность
предпочтительно занимает лицо с высшим
профессиональным образованием
и стажем работы на руководящих должностях
в ком­мерческих
структурах.

Обязанности
руководителя офиса Руководитель
офиса в пределах своих
функций имеет следующие должностные
обязанности:

• осуществление
  руководства всеми видами работ в офисе;

• направление
  деятельности персонала офиса на
  достижение организационных
  целей;

• обеспечение
  выполнения всех обязательств предприятия
  пе­ред
  государством, поставщиками, заказчиками
  и банками;

• обеспечение
  офиса квалифицированными специалистами,
  а также
  наилучшее использование их знаний и
  опыта, создание благоприятных
  условий их труда;

• обеспечение
  соблюдения законности деятельности
  офиса, ак­тивное использование
  правовых средств для совершенствования
  управления;

• решение
  всех вопросов в пределах предоставленных
  прав и поручение
  выполнения отдельных
  производственно-хозяй­ственных
  функций другим должностным лицам —
  руководи­телям
  функциональных служб офиса.

Содержание
труда руководителя офиса. Содержание
деятельности руководителя
офиса разнообразно: он выступает в роли
администра­тора,
организатора, специалиста и воспитателя.
Выполняя организа­ционно-административные
операции, руководитель ведет творческую
работу — осуществляет поиск разного
рода решений, в том числе и важнейших
для своего предприятия.

Количество
работы, которое приходится выполнять
руководителю офиса
или которую он считает необходимой
выполнять в течение рабочего
дня, огромно, а темпы ее выполнения очень
напряженны.

Очень
часто многие виды труда выполняются
руководителем не последовательно,
а параллельно. После долгих часов работы
руково­дитель
не в состоянии уйти от проблем своего
предприятия ни фи­зически,
ни мысленно.

Руководитель:

• планирует работу
  коллектива, исходя из общих задач;

• определяет долю
  участия в выполнении работы каждого
  под­разделения и подчиненных
  работников;

• организует
  собственный труд и труд подчиненных
  по выпол­нению
  работ;

• контролирует ход
  выполнения работы;

• оценивает и
  стимулирует деятельность подчиненных.

Существенную
роль в организации труда руководителя
играют регламентация его трудового
процесса путем правильного распре­деления
рабочего времени между видами
управленческих работ, рационального
планирования рабочего дня и недели,
определения порядка
и методов выполнения основных видов
работ и использо­вание
процедур отдельных работ, выполняемых
в кооперации с другими
работниками.

По
данным обследований, продолжительность
рабочей недели руководителя
офиса может составлять от 60 до 80 (и более)
часов, при этом
его рабочее время распределяется
следующим образом: запла­нированные
заседания и встречи — 59%, незапланированные
встре­чи
— 10, работа с документами — 22, телефонные
переговоры — 6, поездки
и др. — 3%.

В
процессе труда руководителя офиса
особое и важное место занимает работа
с информацией. Это объясняется тем, что
инфор­мация
— один из важнейших ресурсов офиса и
предмет его дея­тельности.
Учитывая, что информационные массивы
современного офиса составляют основу
для принятия оптимальных решений, а в
итоге
и основу для реализации административной
деятельности, особое
внимание следует обратить на умение
руководителя офиса эффективно
взаимодействовать с информационной
системой пред­приятия.
Руководитель должен знать принципы
функционирования информационной системы
организации, владеть методикой поиска,
сбора,
передачи, обработки и анализа информации.
Руководитель также
должен уметь работать с основными видами
информацион­ной
техники. Следует установить четкую
процедуру работы с ин­формацией
в организации, обеспечить пропуск на
верхний уровень управления
самой необходимой оперативной информации.

Среди
основных качеств, присущих административному
персо­налу,
необходимо выделить такие, как большая
выдержка, крепкие нервы
и целеустремленность, логическое и
рациональное мышле­ние
в сочетании с умением быстро схватывать
суть проблемы и раз­решать
ее быстрее, чем это может сделать «средний
человек», брать на
себя бремя ответственности за руководящие
решения и дейст­вия.
Обращение руководителя с людьми должно
быть искренним, дружественным, приветливым,
но решительным, при этом он дол­жен
уметь ясно и доходчиво передавать свои
мысли устно или письменно.
Талантливый руководитель всегда
выступает в роли при­мера
для подражания подчиненных, коллег,
равных по должности, и
даже для более высоких руководителей.
По данным опросов, приоритетными
требованиями к руководителю являются:

• лидерство;

• эффективность
  руководства;

• видение перспектив;

• достижение
  согласия;

• предприимчивость;

• гибкость в смене
  роли;

• восприимчивость;

• гибкий стиль;

• способность к
  анализу;

• решение проблем.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Щур Д.Л.,
Труханович Л.В.
Опубликовано в номере: Кадры предприятия
№3 / 2002

Сфера работы

Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером
называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно,
так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных
полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании
слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор)
так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

В России возложение на секретаря или администратора обязанностей
офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета
(общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь
с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель,
тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных
работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие
ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя
по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».

Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия,
который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является
организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном
случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая
административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого
персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень
обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают
выполнение вышеназванных функций.

Условно их можно разделить на пять групп:

1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:

• построение организационной структуры офиса;
• планирование работы офиса;
• руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами,
  телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование
  полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры
  и т.д.);
• разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии
  с принятой на предприятии в целом;
• разработку политики общения с клиентами.

2. Административные. Под административными обязанностями понимаются
организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными
подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки
офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством
по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание,
обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций
и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней
отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов
перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.

Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого
зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования
офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные
(см. «Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей
статьи).

Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному»
офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.

В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего
уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными,
полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями,
как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового)
или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как
поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований
и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению
первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами,
выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д.
На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами
и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации
персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения
терминологии.

В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов,
дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера.
Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное
высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов
офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными
инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.

Должностные обязанности

Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях,
позволяет сказать, что этот работник:

1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим
руководством задач и профиля предприятия.

2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и
организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных
аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.),
ее установку и ввод в эксплуатацию.

3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих
ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также
порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.

4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство
организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного
оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет
санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный
режим, пр.).

5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет
контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций;
обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию
офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении
неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов
для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).

6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными
ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом
обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные
материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов;
анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение
заказа у поставщиков; заключает договоры).

7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует
платежи за их поставку, оформляет доверенности.

8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по
оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.

9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров,
расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует
учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.

10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса.

11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации,
прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства);
организует документооборот офиса.

12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию
и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих
полномочий деловую переписку.

13. Организует:

• встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров,
  гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
• прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
• материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний,
  конференций, семинаров и других мероприятий.

14. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи,
определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением
правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров,
анализирует результаты деловых встреч).

15. Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними;
доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения;
определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты
качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность
работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.

16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов)
по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление
исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм;
контролирует культуру речи секретарей (операторов).

17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет
распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений,
анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений
распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).

18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные
им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет
схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного
лица другому.

19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.

20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности
работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального
и морального стимулирования работников офиса.

21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе
работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в
порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения,
активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому
рабочему дню.

23. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями
предприятия.

24. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по
планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима
и информационной безопасности.

25. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.

Требования

Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования;
структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента;
сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации
снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и
методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных
стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и
стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства;
правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники
безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ
бухучета и отчетности.

Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего
уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее
3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают
эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.

Личные характеристики. Возраст — как правило, от 25 лет и старше.
Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать
высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями,
устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь
руководить персоналом в «проблемных» ситуациях.

Прочее. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел
иностранными языками.

Образование

Высшее, предпочтительно — экономическое. Приветствуется повышение квалификации
на курсах, в т.ч. — профильных.

Правовые и социальные гарантии

Общие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.

Основной правовой документ

Трудовой договор и должностная инструкция.

Заработная плата

Уровень оплаты определяется размером компании, в которой работает офис-менеджер,
а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный
служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия. В настоящее
время желанный минимум составляет 9000 руб. (около 300 $), а предлагаемый
— 7500 руб. (около 250 $).