Руководство отделом снабжения

Кто это? Начальник отдела снабжения отвечает за материальное обеспечение компании – контроль производственных запасов, отношения с поставщиками и контрагентами, долго- и краткосрочное планирование.

Чем занимается? Не стоит путать обязанности начальников отделов снабжения и закупок. Это смежные должности, но не взаимозаменяемые. Снабжение отвечает за запасы, отдел закупок – за наличие материалов на производстве.

Разница между отделами снабжения и закупок

В классификаторе «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих», утвержденном Постановлением Министерства труда и социальной защиты РФ № 37 от 21.08.1998 года, содержится перечень профессий, среди которых есть позиция начальника отдела материально-технического снабжения (МТС). Должностная инструкция для этого работника создается по указанию руководителя. Её содержание не должно противоречить положениям законодательной базы, в том числе и классификатору профессий.

Так как утвержденного профессионального стандарта не существует, на практике можно руководствоваться характеристикой квалификации «Специалист административно-хозяйственной деятельности» (утв. приказом Минтруда РФ от 02.02.2018 № 49н).

В разных организациях название должности «Начальник отдела снабжения» могут звучать иначе: директор, руководитель подразделения и т. д. В зависимости от специализации и размера компании, владельцы бизнеса могут по-разному трактовать и смысл деятельности начальника отдела снабжения. Например, в небольших фирмах эти специалисты отвечают за внутреннюю логистику. На более крупных предприятиях возможно совмещение функций руководителей нескольких подразделений.

Есть ли разница между понятиями «закупка» и «снабжение»? – Обычно с этими терминами происходит некоторая путаница. Хотя функционал фактически не отличается, всё же крупные фирмы часто имеют одновременно отделы и закупок, и снабжения. Рассмотрим нюансы:

• Закупка – это совокупность действий, направленных на поиск, согласование условий и приобретение сырья (материалов, услуг) из внешнего источника для нужд производства.

• Снабжение – это процесс бесперебойного получения необходимых ресурсов для поддержания неснижаемого запаса.

Определение этих терминов дает основание предполагать, что разница между ними заключается в подходе. В первом случае реализуется коммерческая функция, во втором – скорее управленческая. Тем не менее, эта классификация весьма условна, поэтому в конкретных организациях при формировании кадровой структуры действуют, исходя из сложившихся обстоятельств.

Должностные обязанности и компетенции начальника отдела снабжения

Задачи, которые решает этот специалист:

• организация мероприятий, направленных на получение предприятием необходимых для технологических процессов материалов по приемлемой цене в нужном количестве и соответствующего качества, с целью получения максимального экономического эффекта;

• осуществление руководства проектированием оптимальных схем бесперебойного снабжения производства, определение объемов и характеристик неснижаемого запаса материальных ресурсов (сырья, запасных частей, механизмов и агрегатов, ГСМ и т. п.), его создание и контроль с применением эффективной системы учёта расхода;

• участие в создании программы формирования условий труда, обуславливающих рациональное расходование материальных ценностей и использование внутренних резервов;

• сопровождение и контроль подготовки контрактов с поставщиками с учетом ключевых позиций: количество, срок, стоимость, а также изыскание возможности заключения договоров на долгосрочной основе;

  

• ориентация в своей деятельности на актуальные результаты маркетинговых исследований и рекламные материалы мелкооптовых предприятий торговли с целью приобретения материально-технических ресурсов на наиболее выгодных условиях;

• организация создания и эффективного функционирования системы контроля за доставкой материалов (сырья, комплектующих, ГСМ) в установленные договором сроки, их количества, качества и условий содержания в хранилищах фирмы;

• оформление претензий и рекламаций в адрес поставщиков в случае нарушения ими взятых на себя обязательств, а также согласование всех имеющихся предложений по изменению условий контракта;

• участие в разработке локальных нормативных актов, соответствующих технологическим и экономическим нормативам, для оптимизации материально-технического снабжения предприятия и поддержания на необходимом уровне неснижаемого запаса;

• обеспечение контроля за состоянием складских помещений и хранящихся в них ценностей, соблюдением лимитов на отпуск ресурсов и их рациональным расходованием в структурных подразделениях предприятия с оформлением всей сопутствующей документации;

• руководство организацией комплекса мероприятий, направленных на: экономное расходование материальных средств без ущерба технологическому процессу производства, усовершенствование логистических связей предприятия, использование вторичных ресурсов, оптимизацию утилизации отходов, создание системы выявления излишков сырья, механизмов, агрегатов, оборудования и других материальных ценностей;

• организация согласованной работы транспорта и складского хозяйства, систематическая ревизия соблюдения условий содержания, состояния хранилищ и сигнализации;

• содействие внедрению автоматизированных систем учёта и контроля соблюдения требований локальных нормативных актов;

• разработка методики комплексного учёта движения материальных ценностей, проведение в соответствии с планом-графиком инвентаризации основных средств предприятия;

• контроль составления отчетной документации установленного образца по работе отдела МТС и списания материалов с бухгалтерской проводкой;

• осуществление руководства подчиненными работниками вверенного подразделения.

Требуемые знания для начальника отдела снабжения:

• федеральных законов и других нормативно-правовых актов, касающихся его сферы деятельности;

• основ рыночной экономики, менеджмента и маркетинга;

• общей стратегии развития компании;

• методологии перспективного и оперативного планирования МТО, подготовки мероприятий по созданию нормативной базы учета неснижаемых резервов материальных ресурсов, деятельности складского хозяйства;

• структуры подразделений, отвечающих за снабжение и состояние хранилищ;

• процедур по установлению договорных отношений с поставщиками и контролю их выполнения, оформлению необходимой документации по утверждённой форме;

• ГОСТов и ТУ по материально-техническому обеспечению, требований к качеству приобретаемого;

• ассортимента закупаемых МЦ, конъюнктуры рынка поставщиков;

• основ организации производства, технологических процессов;

• учета движения материальных ценностей, оформления списания основных средств;

• основ трудового законодательства Российской Федерации;

• областей применения компьютерных систем и комплексов, копировальной техники, средств коммуникации;

• основ безопасности жизнедеятельности, охраны труда и техники безопасности.

Часто, прежде чем заключить договор с претендентом на должность начальника отдела снабжения, запрашивается подтверждение опыта работы – не менее пяти лет в этой сфере, и не менее трех лет в руководстве.

Дадим краткую характеристику человека, работающего начальником отдела снабжения. Прежде всего он должен обладать следующими качествами: целеустремленность, пунктуальность, стрессоустойчивость, коммуникабельность, ответственность, грамотность. Кроме этого, у снабженца желательно наличие аналитических способностей, ведь он имеет дело с разнородной по составу и объёму информацией, поэтому быстрая реакция на изменяющиеся обстоятельства является необходимым условием успешного исполнения обязанностей.

Так как эта работа очень динамична, соискатель обязан хорошо разбираться в принципах логистики, транспорта, правилах приёма и хранения грузов. Владение навыками бухучёта, делопроизводства (уверенное пользование программным комплексом «1С: Предприятие 7.7») позволит эффективно справляться с большим по объёму потоком информации, решать множество комплексных задач.

Правила разработки должностной инструкции начальника отдела снабжения

Трудовой кодекс РФ не дает прямых указаний к содержанию должностных инструкций. На каждом предприятии они разрабатываются с учётом специализации. Как правило, за основу берут типовой образец, который включает в себя 4 основные категории:

• Общая информация.

• Необходимые знания и должностные обязанности.

• Права и ответственность.

• Взаимоотношения.

В некоторых компаниях вводятся дополнительные разделы. Например, требования к квалификации, стажу работы, подчиненность, правила коммуникации с руководителем и пр.

Внимание! Должностная инструкция в своих положениях не должна противоречить правовым нормам Трудового кодекса РФ и соответствовать содержанию соответствующего договора.

Общий раздел

В заголовке инструкции помещается её название, должность и структурное подразделение работника. Далее указываются сведения о взаимодействии сотрудника и нанимателя. Определяют:

• Подчиненность.

• Условия замены в случае отсутствия на рабочем месте.

• Требования к профессиональной подготовке.

• Соблюдение правил внутреннего распорядка.

Здесь важно перечислить необходимый объём знаний и навыков, которые должны соответствовать функциям работника, перечисленные в следующем разделе.

Раздел инструкции «Режим работы» содержит сведения о графике труда с учетом:

• продолжительности смены;

• работы сверхурочно и в выходные дни;

• вахт и т. п.

Если эта информация отражается в трудовом договоре, дублировать её не обязательно.

Внимание! При работе начальника отдела снабжения и сбыта с иностранными партнерами в перечень требований к профессиональной подготовке можно включить пункт о знании языка.

Должностные обязанности

Это основной раздел, который требует особого внимания при разработке. Здесь перечисляются функции работника, зафиксированные в трудовом договоре в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ. В разных по размеру и специализации компаниях перечень обязанностей, особенно дополнительных, может довольно сильно отличаться.

Начальник отдела снабжения является ведущим специалистом, что делает вероятным его активное участие в составлении договоров.

Основные функции данного специалиста:

• учет материальных ценностей;

• обеспечение своевременности и бесперебойности поставок ресурсов;

• создание условий для автоматизации транспортно-складских операций;

• осуществление контроля количества, качества текущего состава материалов, оборудования и других резервов на определенную дату;

• заключение договоров с контрагентами;

• участие в разработке мер безопасности хранилищ;

• систематическое заполнение журналов движения МЦ и другой сопутствующей документации;

• организация оптимальной работы логистических систем;

• своевременное предоставление отчетов по утвержденной руководством форме;

• обеспечение безопасных условий труда подчиненных. Проведение первичных, повторных и целевых инструктажей по технике безопасности.

Кроме этого, в должностной инструкции начальника отдела снабжения должны содержаться пункты, регламентирующие действия и ответственность при нештатных ситуациях. Например, при утере груза по пути следования, поломке транспорта, несоответствии записи в накладной содержимому получаемого товара и т. д.

Внимание! Не рекомендуется налагать на снабженца чрезмерное количество дополнительных обязанностей. Это понизит эффективность его работы по основной функции.

Ответственность

В этом разделе перечисляются ситуации, когда работник несет личную ответственность. Зачастую в перечне содержится 3–4 случая без упоминания подробностей, так как в случае серьёзных проступков степень вины определяется специально назначенной комиссией, а за некоторые из них (в зависимости от тяжести) трудовым законодательством предусмотрено административное или уголовное наказание.

Начальник отдела снабжения несет ответственность:

• В случае ненадлежащего исполнения должностных функций, изложенных в инструкции, в соответствии с Трудовом кодексом и иными законами РФ.

• В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены законодательством РФ.

• В случае причинения материального ущерба в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым правом РФ.

Права

Не следует дублировать в этом разделе пункты статьи 21 Трудового кодекса РФ. Обычно перечисляются дополнительные возможности работника для более эффективного исполнения обязанностей. Список и формулировка прав может различаться в зависимости от того, кому подчиняется начальник отдела снабжения, к какой отрасли принадлежит компания, в которой он трудится, от некоторых других факторов.

Приведем часто встречающийся вариант заполнения этой части инструкции. Начальник отдела снабжения имеет право:

• обращаться к руководству предприятия с требованиями оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;

• подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

• осуществлять взаимодействие с руководителями всех служб, получать от них необходимую (для производственных целей) информацию и документы;

• знакомиться с проектами решений топ-менеджеров предприятия, касающимися деятельности службы материально-технического снабжения.

Часто в должностной инструкции этого руководителя, в зависимости от специализации фирмы, прописывают его право на внесение предложений по повышению эффективности. Например, построение нового маршрута доставки грузов, который позволит экономить время и финансы.

Должностные взаимоотношения

В этом дополнительном разделе помещаются сведения о подчиненности и субординации. Даются четкие указания о том, чьи приказы должны выполняться, каков порядок отчетности за проделанную работу и т. п. Часто эта глава добавляется как приложение к инструкции во избежание вероятного возникновения конфликтных ситуаций при распределении полномочий.

Должностная инструкция должна обладать основными атрибутами официального документа, то есть содержать печать, подписи работодателя и сотрудника, необходимый набор реквизитов.

Должностные инструкции работников, в том числе и начальника отдела снабжения, разрабатывают сотрудники отдела кадров. Затем проект документа отправляется на согласование к непосредственному руководителю менеджера, который имеет право вносить поправки и уточнения. После чего готовая инструкция с учетом мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации передается на утверждение руководителю.

После прочтения текста локального акта начальник отдела снабжения ставит свою подпись в листе ознакомления. Если же он не согласен с какими-либо пунктами, то составляется специальный акт. Прежде чем отказываться от подписания инструкции, рекомендуется провести консультации с работодателем. Возможно, будет найдено компромиссное решение трудового спора, и в документ будут внесены поправки.

Руководитель имеет право вносить исправления в положения утвержденного и подписанного работником документа только с его согласия, потому что изменение рабочей функции в одностороннем порядке запрещено трудовым законодательством.

Как начальнику отдела снабжения повысить эффективность отдела

Несколько методов оптимизации функционирования отдела МТО – остановимся на каждом из них более подробно.

Подвергнуть ревизии порядок разработки планов

Известно, что 63 % неудовлетворительно выполненных заданий связано с проблемой неэффективного оперативного планирования. Следует разработать тактику, позволяющую обеспечить бесперебойную поставку необходимых ресурсов, которая позволит избежать создания чрезмерного запаса материальных ценностей, либо их нехватки.

В сложной, быстро меняющейся обстановке разумно составлять подробные, но краткосрочные планы. При закупках следует учитывать реальную потребность, и производить их в точные сроки. Заявки на приобретение МЦ нужно использовать до 15-го числа текущего месяца, а на следующий день необходимо сформировать отчёт о товарах, которые поступят в следующий период. Для долгосрочных закупок составляется отдельный перечень, который находится под постоянным контролем сотрудников отдела снабжения.

Применяйте проверенные на практике научные методы анализа и прогнозирования. Одним из таких является АВС-анализ, построенный на принципе Парето: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата». АВС-XYZ-анализ, широко применяющийся в торговле, для производства менее приспособлен. Весь ассортимент товаров условно подразделяется на 9 категорий. Наиболее дорогие и востребованные из них подлежат личному контролю. Некоторые группы товаров хранятся на складе и не требуют пристального внимания.

Коммуникация с поставщиками

Необходимо постоянно производить мониторинг рынка поставщиков, на котором изменения очень динамичны. Не следует отдавать предпочтение узкому кругу партнеров в силу привычки или исходя из личных интересов. Конечно, нельзя нарушать условия долгосрочных контрактов, но при изменении сроков поставок или повышении стоимости услуг есть возможность пересмотреть договор. В условиях изменчивой конъюнктуры рынка можно найти более приемлемые варианты.

Требуйте скидок. При кризисе обычно именно клиенты обладают преимуществом, поэтому поставщики могут пойти на уступки по ценам.

Если вы временно неплатежеспособны – ведите переговоры. Всегда есть возможность решить вопрос об отсрочке. Предложите партнерам на согласование устраивающий вас график погашения и некоторые другие условия сделки.

Уделяйте достаточное внимание взаимоотношениям с поставщиками. Необходимо соблюдать баланс собственных интересов и степени уступок, на которые готовы пойти партнеры. Старайтесь при каждой сделке получать долгосрочные преимущества для вашей компании. Учитывая конкурентную борьбу логистических провайдеров, можно добиться существенного смягчения условий договора, они будут приносить выгоду. Кроме того, ответственные поставщики идут даже на изменение своих функций для решения ваших задач.

Распоряжение запасами

Грамотный начальник отдела снабжения не допустит переполнения хранилищ материалами, которые в ближайшее время не будут востребованы. Предварительно необходимо произвести анализ перспектив применения этих ресурсов в производстве или во вспомогательных цехах. Если материальные ценности бесполезны для хозяйства, можно устроить их распродажу, разгрузив склады и избавившись от ненужных активов.

Недочеты можно превратить в преимущества. Отдел продаж и маркетинга может провести акцию по повышению привлекательности распродаваемых материалов, сделав акцент на значительных объёмах, которые свидетельствуют о солидности фирмы и её надежности. Можно даже предложить транспортные услуги по доставке крупных партий. Разумеется, если есть такая возможность.

Всегда следите за порядком в хранилищах. Любое производственное предприятие имеет в своем составе, кроме центрального, еще склады в цехах и некоторых других структурных подразделениях. Отдел снабжения должен осуществлять непрерывный контроль движения материальных ценностей. Время работы склада должно быть синхронизировано с общим графиком. Для эффективного учета основных средств периодически должна производиться инвентаризация, по результатам которой выявляется количество неучтенных запасов.

Управление кадрами

Инструментарий оптимизации персонала содержит не только сокращение или увольнение. Важными аспектами являются: распределение нагрузки на членов команды, мотивация и контроль. Нет необходимости наделять управленческими полномочиями менеджеров отдела закупок, если все распоряжения поступают от вышестоящего начальства. Эффективность компании достигается при достаточной ответственности сотрудников, которые заряжены на поиск наиболее рациональных решений, занимаются ревизией складов, мониторингом закупочных цен. Для этого должна быть построена система взаимоотношений как внутри коллектива, так и с сотрудниками других смежных подразделений.

Необходимо также создавать условия для материального поощрения за хорошо проделанную работу. В качестве оценки труда можно использовать результаты анализа рынка, условий заключенных контрактов, цен. Построенная система зависимости заработка от качества исполнения должностных функций должна быть прозрачной и понятной.

Система KPI для начальника и сотрудников отдела снабжения

Руководители всегда уделяют особое внимание вопросам эффективности работы системы МТС: в нужном ли количестве закупаются материалы, не завышена ли их цена, обеспечено ли производство необходимым ассортиментом? Это побуждает начальников отдела снабжения постоянно писать служебные записки, составлять всевозможные отчеты, причем их качество находится в прямой зависимости от количества. Чем их больше, тем ниже информативность.

Первый этап создания мотивационной системы КПЭ подразумевает определение снабженческих функций и назначение ответственных за них лиц. Отсчет начала процесса материально-технического обеспечения начинается с регистрации заявки. Сигналом к завершению цикла служит отчёт о доставке заказанного товара в хранилища заказчика. Весь процесс можно разделить на следующие стадии: планирование закупок, выбор поставщика, заключение договоров, документальное сопровождение грузов, транспортно-складские операции. Каждый из этапов требует контроля и поддается оптимизации. Именно в пределах процесса происходит планирование и анализ отклонений KPI.

К сожалению, отечественные компании при организации материально-технического снабжения уделяют недостаточное внимание методикам проведения научных анализов показателей для выработки наиболее оптимальной бизнес-модели. В нестабильных условиях рыночных отношений и при все более возрастающей роли инновационных решений во всех сферах хозяйствования совершенствование процесса является необходимым условием достижения экономического эффекта. Следовательно, регламентация нужна на всех этапах организации контроля и анализа.

Применительно к процессу организации снабжения КПЭ оперирует набором из 27 параметров. Эти показатели распределяются между работниками отдела. После завершения каждого отчётного периода для оценки сотрудника исчисляется суммарный коэффициент, учитывающий величины отклонений от нормативов.

К основным параметрам анализа системы снабжения относятся: уровень исполнения заявок; оборачиваемость запасов; качество получаемого сырья, материалов и других ресурсов; снижение внутренних издержек на организацию закупок, доставки и хранения товаров. По этим основным показателям чаще всего происходит оценка труда каждого работника отдела МТС, тем самым мотивируя их на достижение поставленных целей. Анализ этих параметров, в основном, и дает объективную оценку эффективности всего процесса материально-технического снабжения. При этом самым информативным является первый в наборе показатель – уровень выполнения заявок на обеспечение. Поэтому он всегда включается в фокусную группу работников.

Кроме основных, в системе KPI присутствует ряд параметров, применимых к конкретному сотруднику и характеризующих его должностной функционал. Следовательно, метод КПЭ позволяет выстроить прозрачную систему, направленную на повышение мотивации каждого работника отдела МТО.

Все 27 параметров мотивационной системы разделяются на шесть категорий:

1. КПЭ для совокупного процесса обеспечения без учета этапов.

2. КПЭ для составления планов по закупкам.

3. КПЭ для определения провайдера-поставщика.

4. КПЭ для составления контрактов с подрядчиком.

5. КПЭ для осуществления транспортно-складских операций.

6. КПЭ для анализа, управления и контроля бизнес-процессов.

Уточним, что применение мотивационной системы KPI на предприятии будет эффективным только при условии понимания всеми сотрудниками меры своей ответственности при работе в сфере материально-технического снабжения. Чтобы это направление функционировало без сбоев, необходимо осуществить регламентацию следующих процессов: определение потребности производства в материалах, составление планов по закупкам, выбор провайдеров, документальное сопровождение работы с поставщиками, организация проведения транспортно-складских операций.

Помимо этого, и сам ход анализа, контроля и совершенствования бизнес-процессов должен быть детально отрегулирован. Для решения этой задачи необходимо разработать следующие регламенты: положение о порядке создания системы КПЭ, список параметров, распределение показателей по работникам, инструкция по расчету, методика анализа оценок, методические указания по исчислению и предоставлению результатов. Сформированный пакет документов и также сборник нормативов утверждается начальником отдела снабжения, согласовывается с бухгалтерией, подразделением по управлению персоналом и плановым отделом. После чего представляется руководству компании.

В составе отдела МТО необходим и аналитический участок, сотрудники которого занимаются разработкой нормативов КПЭ и расчетом отклонений.

По результатам работы мотивационной системы формируется документация для представления руководству фирмы. Эти отчеты содержат значения всех параметров и отклонений от нормативов, сведенные в таблицу. Для наглядности часто используются диаграммы, графики. При достижении отклонения в 5 % предоставляется аналитическая справка о причинах. Математический расчет значений параметров и полученные результаты, выраженные в абсолютных и относительных величинах, дает объективную картину состояния системы управления.

Как осуществить автоматизацию мотивационной системы? На первой стадии проектируются требующиеся методики. Осуществляется разработка инструментария (например, в электронных таблицах) для проведения необходимых вычислений. В рабочую группу входят специалисты по применению программного обеспечения. На втором этапе из совокупности показателей формируется набор наиболее информативных в соответствии с ранее разработанной инструкцией, а затем, собственно, производятся необходимые вычисления и создается отчетная документация, содержащая оценки работы отдельных сотрудников.

После первого цикла опытно-промышленной эксплуатации системы в регламенты могут быть внесены поправки. На следующем этапе автоматизации подвергаются остальные, ранее не принятые к учёту параметры. Отладка системы считается завершенной, и она начинает работать в штатном режиме. Автоматизации также могут быть подвергнуты составление отчётов для работодателя и процесс оценки кадрового состава отдела. Практически все ERP-системы имеют необходимый для этих операций функционал.

Перечислим наиболее часто совершаемые ошибки при применении системы KPI:

• Отсутствие предварительного анализа бизнес-процессов. Это существенно снижает эффективность метода КПЭ.

• Несогласованность действий. Часто работодатель дает поручение на проектирование системы разным структурным подразделениям. В этом случае применяется большое число параметров, не имеющих устойчивой связи между собой. Их обработка ведет к неадекватным результатам и созданию большого количества противоречивых отчетов. Вряд ли тогда можно рассчитывать на соответствие системы общей стратегии фирмы.

• Недочеты в методологии расчета. Типичная ошибка – внедрение системы КПЭ без четких инструкций. Мало того, что ручная обработка информации весьма трудоемка, так и получаемые результаты анализа трудно назвать корректными.

Комплексный подход к проектированию и внедрению мотивационной системы KPI позволит избежать ошибок и добиться максимального эффекта. Просто необходимо ответственно подходить к каждому этапу – от создания регламентов до финальной автоматизации процесса.

Обучение, вакансии, зарплата начальника отдела снабжения

В вузах России нет курсов обучения по специальности «Начальник отдела снабжения». Чаще всего на эту должность идут экономисты и управленцы. Ближе всего находятся такие направления, как: «Торговый менеджмент», «Логистика», «Организация транспортных перевозок» и т. п.

В действительности нет четкого определения функций снабженца. На эту должность могут претендовать торговые работники, кладовщики, инженеры, менеджеры по логистике. Самое главное, что должен отлично знать начальник отдела снабжения – это особенности компании. Четкое представление о технологических производственных процессах, принципах построения оптимальных логистических схем, эксплуатации складского хозяйства позволит наладить эффективную систему обеспечения необходимыми ресурсами.

Преимущество этой профессии заключается в высокой востребованности. Практически каждое производственное предприятие имеет соответствующий отдел материально-технического обеспечения.

Кроме того, величина заработка менеджеров по закупкам лежит в довольно широком диапазоне. В небольших компаниях эти специалисты часто совмещают несколько функций. И значительную долю вознаграждения составляет коэффициент KPI. В таком случае разброс зарплат может достигать от 40 до 60 тыс. руб., а в столице – и все 80–100. Работники отдела МТО в больших фирмах получают поменьше – 30–50 тысяч рублей.

Эффективный начальник отдела снабжения, по существу, является топ-менеджером, от деятельности которого зависит результативная работа всей команды по обеспечению предприятия необходимым сырьем, оборудованием и другими материально-техническими ресурсами, что, в свою очередь, приводит к увеличению извлекаемой прибыли.

Поиск и заключение контрактов с поставщиками требует определенного мастерства в проведении переговоров. Необходимо иметь представление о стилях общения: в каких случаях использовать дружелюбие и гибкость, а когда – убеждение и жёсткость. Тщательная подготовка к переговорному процессу – залог успеха. Знание сильных и слабых сторон визави сильно облегчает задачу. Не следует сходу акцентировать внимание на желаемой цене. Очень часто надёжность поставщика перевешивает по значимости небольшое удорожание услуг.

Должностная инструкция по специальности «Начальник отдела материально-технического снабжения»

Вы можете скачать должностную инструкцию начальника отдела материально-технического снабжения бесплатно. Должностные обязанности начальника отдела материально-технического снабжения

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно — правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО СНАБЖЕНИЯ

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

I. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности начальника отдела материально-технического снабжения ________________________________________________________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. Начальник отдела материально-технического снабжения относится к категории руководителей.

1.3. Лицо, назначаемое на должность начальника отдела материально-технического снабжения должно иметь высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области материально-технического снабжения не менее _____ лет.

1.4. Назначение на должность начальника отдела материально-технического снабжения и освобождение от нее осуществляется на основании приказа директора предприятия по представлению ______________________________________.

1.5. Подчиняется начальник отдела материально-технического снабжения

________________________________________________________________________.

(директору предприятия, заместителю директора по коммерческим вопросам,

иному должностному лицу)

1.6. Если начальник отдела материально-технического снабжения отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.

1.7.В своей деятельности начальник отдела материально-технического снабжения руководствуется:

— методическими материалами по соответствующим вопросам;

— уставом предприятия и настоящей должностной инструкцией;

— правилами трудового распорядка;

— законодательными и нормативными документами по материально-техническому обеспечению предприятия;

— приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя).

1.8. Начальник отдела материально-технического снабжения должен знать:

— организацию учета снабженческих и складских операций и порядок составления отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения;

— организацию материально-технического обеспечения и складского хозяйства;

— рыночные методы ведения хозяйствования;

— перспективы развития предприятия;

— методы и порядок перспективного и текущего планирования материально-технического обеспечения, разработки нормативов производственных запасов сырья, материалов и других материальных ресурсов, проведения работ по ресурсосбережению;

— порядок заключения договоров с поставщиками и контроля за их выполнением, оформления документации на отпуск материалов подразделениям предприятия;

— стандарты и технические условия по материально-техническому обеспечению качества продукции, методы и порядок их разработки;

— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по материально-техническому обеспечению предприятия;

— трудовое законодательство Российской Федерации;

— средства вычислительной техники, телекоммуникаций и связи;

— правила и нормы охраны труда;

— оптовые и розничные цены, номенклатуру потребляемых материалов;

— основы технологии, организации производства, труда и управления.

II. Функции

На начальника отдела материально-технического снабжения возлагаются следующие функции:

2.1. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных работников.

2.2.Контроль за соблюдением подчиненными работниками требований законодательных и нормативных правовых актов по охране труда.

2.3. Организация работы по повышению квалификации работников отдела.

2.4. Руководство отделом материально-технического снабжения предприятия.

2.5.Организация учета движения материальных ресурсов, составления установленной отчетности.

2.6. Осуществление взаимодействия с поставщиками.

2.7.Обеспечение условий для механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения в работе компьютерных систем.

III. Должностные обязанности

Начальник отдела материально-технического снабжения исполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Руководство разработкой и внедрением мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов, снижению затрат, связанных с их транспортировкой и хранением, использованию вторичных ресурсов и отходов производства, совершенствованию системы контроля за их расходованием, использованием местных ресурсов, выявлению и реализации излишнего сырья, материалов, оборудования и других видов материальных ресурсов.

3.2. Розыск источников покрытия потребности предприятия за счет внутренних ресурсов.

3.3.Обеспечения подготовки заключения договоров с поставщиками, согласование условий и сроков поставок.

3.4. Изучение возможности и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей с поставщиками материально-технических ресурсов.

3.5. Руководство работниками отдела.

3.6. Организация обеспечения предприятия всеми требуемыми для его производственной деятельности материальными ресурсами необходимого качества и их рациональное использование с целью сокращения издержек производства и получения максимальной прибыли.

3.7. Организация учета движения материальных ресурсов на складах предприятия.

3.8.Участие в проведении инвентаризации материальных ценностей.

3.9. Обеспечение составления установленной отчетности о выполнении плана материально-технического обеспечения предприятия.

3.10. Руководство разработкой проектов перспективных и текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений, а также созданием необходимых производственных запасов на основе определения потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе, энергии и др.) с использованием прогрессивных норм расхода.

3.11. Подготовка претензии к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, контроль составления расчетов по этим претензиям.

3.12.Согласовывание с поставщиками, в случаях необходимости, изменения условий заключенных договоров.

3.13. Организация изучения оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях мелкооптовых магазинов и оптовых ярмарок с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов в порядке оптовой торговли, а также закупку материально-технических ресурсов, реализуемых в порядке свободной продажи.

3.14. Организация работы складского хозяйства.

3.15. Принятие мер по соблюдению необходимых условий хранения.

3.16. Обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда.

3.17. Обеспечение доставки материальных ресурсов в соответствии с предусмотренными в договорах сроками, контроль их количества, качества и комплектности, а также контроль за хранением на складах предприятия.

3.18. Руководство разработкой стандартов предприятия по материально-техническому обеспечению качества выпускаемой продукции, экономически обоснованных нормативов производственных (складских) запасов материальных ресурсов.

3.19. Обеспечение контроля за состоянием запасов материалов и комплектующих изделий, оперативным регулированием производственных запасов на предприятии, соблюдением лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в подразделениях предприятия по прямому назначению.

IV. Права

Начальник отдела материально-технического снабжения предприятия имеет право:

4.1. Обращаться к руководству предприятия:

— с требованиями оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;

— с представлениями о назначении, перемещении, увольнении работников отдела;

— с предложениями о поощрении или наложении взысканий на работников;

— с предложениями по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;

— с сообщениями о выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках и вносить предложения по их устранению.

4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.3. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех служб, получать от них необходимую (для производственных целей) информацию и документы.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности службы материально-технического снабжения.

V. Ответственность

Начальник отдела материально-технического снабжения несет ответственность:

5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.

5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.

5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.