Руководство планирование времени

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Как планировать рабочий день руководителя, чтобы все успевать

Руководителю необходимо ставить цели, распределять задачи, время и ресурсы. Умение управлять своим рабочим временем и временем всей команды — это навык, который ценится наравне с другими профессиональными способностями. Какие есть методы и правила эффективного планирования рабочего дня — расскажем в статье.

Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен руководителю

В 1959 году бизнес-консультант Джеймс Маккей выпустил книгу «The Management of Time» («Управление временем»). Так распространился термин и тайм-менеджмент стали изучать, как отдельную дисциплину. 

Тайм-менеджмент — это планирование и контроль своего времени, четкий план действий, чтобы работать эффективнее.

Руководители часто работают в режиме многозадачности. Из-за неправильной расстановки приоритетов, времени и энергии такая работа может изматывать. Итог — эмоциональное выгорание, физическая усталость и снижение продуктивности. Техника тайм-менеджмента дает максимум пользы за минимум времени. Речь идет не о спешке, а о правильной организации рабочего дня. Когда все планы перед глазами, вы меньше суетитесь и не тратите время впустую.

Если обозначить каждый шаг и придерживаться тайминга, к цели можно прийти быстрее. Потому что планирование развивает в нас дисциплину и пунктуальность. Руководитель с тайм-менеджментом:

• в срок и без суеты выполняет задачи;

• разделяет работу и отдых;

• не опаздывает и не пропускает важные встречи.

Как правильно планировать рабочее время руководителю

Собрали базовые рекомендации, которые повышают личную эффективность:

• Начинайте день без спешки, чтобы не тратить лишние силы и нервы.

• Вставайте в одно и то же время. Это дисциплинирует и хорошо сказывается на самочувствии. Когда биологические часы постоянно сбиваются, организм истощается. Это резко снижает рабочий настрой.

• Группируйте задачи. Например: новые, важные, непредвиденные. Для наглядности выделяйте категории цветом или символом. 

• Разграничьте время работы с коллективом, выполнения должностных функций и отдыха. Иначе придется постоянно переключать внимание — это утомляет. 

• Каждой задаче отведите определенное время. Четкие сроки мотивируют, помогают справляться с прокрастинацией.

• Используйте правило Парето. Только 20% тяжелой работы дают 80% результатов. Поэтому не стоит целый день работать на максимуме возможностей. Определите, какие задачи приносят больше пользы и сосредоточьтесь на них.

• Выберите идеальный промежуток для всех важных переговоров и совещаний. Так вы не будете забывать о назначенных встречах и опаздывать.

• Предусмотрите перерыв, чтобы расслабиться, отвлечься, найти силы для нового рывка.

• Полезно используйте свободное время. Умейте переключаться, уделять время тому, что приносит удовольствие и развивает вас: изучение языков, спорт, чтение, прогулки на свежем воздухе.

• Не перегружайте себя, не берите дополнительные функции и обязательства. Часть задач делегируйте заместителям или другим компетентным сотрудникам.

• В конце рабочего дня сверяйте результаты с намеченными планами. Разберите и скорректируйте будущие задачи. То, что было актуально вчера, сегодня может быть не приоритетным.  

Методы планирования времени

Есть более 20 техник тайм-менеджмента. Некоторые из них противоположны. Например, техника «Поедание лягушки» предлагает решать самую сложную задачу с утра, а «Getting Things Done» — начинать день с мелких дел. Рассмотрим более конкретные методы.

Метод «Альпы»

Задачу нужно разбить на подзадачи, по принципу пошагового восхождения в гору. 

60% времени уделить запланированным делам, остальные 40% — непредвиденным. 

Действуйте по задуманному графику и не отклоняйтесь:

1. Выберите из своих задач наиболее приоритетную.

2. Спрогнозируйте срок выполнения. 

3. Выделите нужное время в графике.

4. Составьте пошаговый план. Для каждой ступени определите продолжительность.

5. Отмечайте выполненные пункты плана. 

Основная проблема этого метода — сложно составить точный прогноз и понять, сколько фактически потребуется времени для выполнения задачи. Поэтому указывайте сроки с небольшим запасом.

Матрица Эйзенхауэра

Ее разработал Дуайт Эйзенхауэр — один из президентов США, известный благодаря своей высокой продуктивности. По его схеме дела нужно распределить по четырем квадратам: 

1. Важные и срочные — сделать. Например, ответить на e-mail заказчика, купить билеты для командировки, подписать приказ. Дела этой категории нельзя откладывать, от них многое зависит.

2. Важные и несрочные — распланировать. Это обязательные задачи, с которыми можно не спешить. Например, сходить на тренинг, познакомиться с новыми сотрудниками, проверить ремонтные работы в офисе. 

3. Неважные и срочные — делегировать. Вызвать мастера для ремонта принтера, разослать пригласительные письма партнерам или закупить канцелярию может другой сотрудник. Так у вас появится дополнительное время.

4. Неважные и несрочные — удалить. Они не несут пользы и отнимают много времени. Например, просмотр соцсетей во время работы, личные разговоры и встречи.

Такая матрица — инструмент для расстановки приоритетов.

ABC- или АБВ-анализ

Объединяет в себе матрицу Эйзенхауэра и принцип Парето. Здесь три группы:

1. Группа приоритетных задач. Они максимально значимы для компании, потому что вносят 65% в достижение целей.

2. Группа важных задач. Польза их решения и тайминг примерно 20% от общего списка. Часть этой категории можно распределить среди сотрудников. 

3. Группа несрочных, неважных дел. Их значимость — не более 15%.

Составьте список дел: распределите их по важности и обозначьте буквами «А», «B» и «C». 

Ошибки в планировании

Не пытайтесь перевыполнить план и одновременно решать несколько задач. Даже если думаете, что успеете все — что-то может пойти не так, или вы просто устанете. 

Помните, что важные, но несрочные вопросы нельзя откладывать надолго. К примеру, если вы не проверите ремонт в офисе в течение месяца — последствия будут непредсказуемы. Поэтому учитывайте ценность каждого отдельного действия.  

Серьезная ошибка в тайм-менеджменте — неумение делегировать обязанности и плохая коммуникация с сотрудниками. Чтобы исключить эту проблему, скачайте Mango Talker. Вам станут доступны видеоконференции и чаты с сотрудниками. В этом приложении удобно делиться своими планами и назначать ответственных, контролировать ситуацию даже вне офиса. Его могут бесплатно установить все пользователи Виртуальной АТС MANGO OFFICE на компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны. 

Пример распорядка рабочего дня

А:  8:00–8:30. Провести планерку. 8:50–9:30. Ответить на e-mail. 9:40–10:20. Купить билеты для командировки. 13:30–14:30. Перерыв. 16:00–17:00. Встреча со спонсорами.	В: 10:30–11:20. Вебинар. 11:30–12:00. Познакомиться с новыми сотрудниками. 12:20–12:40. Созвониться с партнерами.
С: 13:00–13:30. Купить в кабинет новое кресло. 14:40–15:00. Посмотреть изменения дизайна сайте.	D: Смотреть YouTube. Листать Instagram.

Это матрица по методу Эйзенхауэра, но вы можете выбрать любой другой способ тайм-менеджмента. Отображайте итоги текстовыделителем, галочкой или другими символами, как вам удобнее. Дела категории А должны быть выполнены в любом случае. Временные промежутки между задачами — это запас, на случай внезапных сложностей. 

Расписать свои рабочие дни можно в блокнотах-органайзерах, специальных для планирования. Также можно скачать приложение: Todoist, Microsoft To-Do, Trello, MyLifeOrganized, Планировщик задач. В Google и Яндекс есть удобные календари. Найдите более удобный вариант для себя и ежедневно заполняйте.

Что важно запомнить

• Тайм-менеджмент дисциплинирует, требует ответственности и параллельно разгружает мысли — не придется хранить в памяти множество задач, вы просто фиксируете все в органайзере.

• Для каждой цели рассчитывайте время, чтобы не зацикливаться на ней долго и переходить к другим делам.

• Пункты с жестким таймингом (например, деловые встречи) записывайте на одно и то же время. Вы привыкните к этому распорядку и всегда будете вовремя.

• Пользуйтесь готовыми решениями: матрицами, специальными блокнотами или приложениями.

Тайм-менеджмент: основные правила и эффективные инструменты управления временем

16.04.2019

Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.

Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.

Практики включают обширный спектр действий:

• постановка целей;
• планирование рабочего дня;
• распределение личного времени;
• приоритизация задач;
• управление ресурсами;
• разработка действенных стратегий;
• формирование списков;
• делегирование (перепоручение) задач;
• определение, фиксирование, анализ временных затрат.

На тему тайм-менеджмента написано множество книг, статей и публикаций. Массу полезного можно почерпнуть в работах Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Керри Глиссона «Работай меньше, успевай больше», Ричарда Брэнсона «К черту все! Берись и делай!», Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».

Закон тайм-менеджмента

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

• развивается в разных сферах деятельности;
• правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
• продуктивно работает в любых ситуациях;
• четко выделяет цели в порядке приоритетности;
• избегает ненужных ошибок;
• не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
• выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
• справляется с делами в минимальные сроки;
• менее других подвержен стресс-факторам;
• поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
• уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Такой специалист бесценен для любой компании. Многие успешные фирмы стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности, самоорганизации. Для этого руководство устраивает регулярные тренинги, семинары, курсы, охватывающие теоретическую базу и практическое освоение тайм-менеджмента.

Реальные «убийцы» времени

На уроках освещаются следующие темы:

1. Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
2. Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
3. Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
4. Системы управления временным ресурсом.
5. Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

• прокрастинация – желание отложить важные дела и мероприятия на «завтра», уклонение от текущих обязанностей;
• перфекционизм – постоянная неудовлетворенность результатами.

Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

Высказывание Сенеки о планировании времени

Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

1. Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
2. Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
3. Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
4. Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
5. Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
6. Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
7. Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

1. Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
2. Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
3. Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
4. Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

Данный метод также предполагает распределение дел по уровню важности. После тщательного анализа текущего списка задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E»:

1. «A». Важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3).
2. «B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
3. «C». Желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения.
4. «D». Задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
5. «E». Занятия, от которых стоит отказаться.

К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.

SMART

После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

1. Specific – конкретика.
2. Measurable – измеримость.
3. Attainable – достижимость.
4. Relevant – актуальность (истинность).
5. Time-based – временная ограниченность.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.

Постановка целей по SMART

Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:

• провести пиар-акции до 31.07;
• пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
• запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.

Получаем четкий план действий.

Принцип Парето

В основу метода Парето заложен принцип, сформулированный известным итальянским экономистом: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что за большую долю результата отвечает меньшая часть вкладываемых средств и прилагаемых усилий. Например, во многих интернет-магазинах преимущественную часть прибыли в денежном выражении дает 20% ассортимента товаров, 80% прибыли поступает от 20% покупателей.

Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Диаграмма Ганта

Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

Пример диаграммы Ганта

Метод «Помидора»

Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.

Порядок действий в рамках техники «Помидор»:

1. Сформулируйте четкое задание.
2. Выставьте таймер на 25 минут.
3. Не прерывайтесь до звукового оповещения.
4. Устройте пятиминутный перерыв.
5. Приступайте к очередному раунду.
6. После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.

После завершения практики запишите список отвлекающих моментов, мешавших работе. Это «пожиратели времени», которых нужно стараться избегать.

Метод «Помидора»

Интеллект-карты

Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.

Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.

Пирамида Франклина

Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.

Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:

1. Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
2. Глобальная цель.
3. Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
4. Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
5. Краткосрочный план на неделю/месяц.
6. Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.

Пирамида Франклина

Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:

• концентрируйтесь на первостепенном;
• последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
• отдыхайте, делайте перерывы;
• учитывайте биоритмы;
• фильтруйте входящую информацию;
• оборудуйте комфортное рабочее место;
• ограничивайте перфекционизм;
• мотивируйте себя;
• анализируйте опыт.

Выводы

Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Планирование в равной степени необходимо бизнесменам, офисным сотрудникам, менеджерам, руководителям, творческим личностям, домохозяйкам. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – верный способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

Возможно вам также будет интересно:

Современный человек вынужден жить в режиме стресса и многозадачности, не успевая насладиться отдыхом, общением с семьей или хобби. Темп жизни в сегодняшнем мире – это новый вызов, для принятия которого следует научиться управлять своим временем. Помогает в этом тайм-менеджмент, целая система знаний и техник, которая учит быть продуктивным и не расходовать время на ненужные занятия. Расскажем в статье, что это такое, какие методы тайм-менеджмента существуют и какие книги читать, чтобы научиться управлять временем.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент (time management) – это управление временем, если переводить данное слово дословно. Однако его понимание намного шире: термин можно определить как способ достичь большей эффективности, продуктивности, добиваться лучших результатов и расходовать на это меньше времени. Благодаря тайм-менеджменту улучшается организация труда и повышается продуктивность – как личная, так и работы всей организации.

Под названием «тайм-менеджмент» понимается научный подход к организации времени, умение планировать каждый день и распределять время с максимальной эффективностью. Эти навыки позволяют иметь более насыщенную жизнь, проводить меньше времени на работе, но при этом получать максимальную отдачу. Учитывая, что современный человек вынужден работать в условиях постоянного цейтнота, управление временем необходимо не только руководителям, но и всем, кто стремится повысить личную эффективность.

Существует немало техник и инструментов, помогающих достичь этих целей. Они направлены на умение выделять приоритеты, управлять ресурсами, делегировать, ставить задачи людям и планировать действия для их решения. Главное, для чего они используются – научить работать не больше, а продуктивнее, за меньшее количество времени.

История развития

Наука управления временем начала развиваться еще в древности. Историю ее исследования и развития можно разделить на несколько периодов:

1. Донаучный. Древнеримский философ Сенека разделял время на хорошее и плохое: первое – то, которое тратится с пользой, а второе бесполезное. Именно он стал одним из первых письменно вести учет времени. Большой вклад в науку внес Бенджамин Франклин, который создал собственную технику постановки долгосрочных целей и их достижения («пирамида Франклина»).
2. Тейлоризм – этим термином называют теорию организации труда на предприятиях, разработанную Фредериком Тейлором.
3. Классический этап, охватывающий вторую половину XX века. Если тейлоризм был ориентирован на повышение эффективности физического труда, то новая эпоха потребовала разработки методов увеличения производительности труда интеллектуального. Подход был основан на предположении, что человек сам способен управлять своей эффективностью, однако он не учитывал личные качества.
4. Современный подход считает, что каждый человек – личность со своими интересами и особенностями, которые учитывает тайм-менеджмент. На продуктивность работы в современных условиях влияют также состояние окружающей среды, используемые инновационные технологии, которые позволяют повысить эффективность каждого сотрудника и команды в целом.

Зачем использовать тайм-менеджмент

Время – самый дорогой ресурс сегодня, и управление им позволяет:

• Снизить уровень стресса.
• Контролировать выполнение промежуточных заданий на пути к цели.
• Эффективно организовывать свою работу.
• Освоить основы правильной расстановки приоритетов для достижения целей.
• Работать, не отвлекаясь на посторонние вопросы.
• Избегать ненужных ошибок в работе.
• Справляться с делами быстрее коллег и при этом поддерживать дружелюбную атмосферу в коллективе.
• Преодоление личной эффективности и прокрастинации.
• Успевать больше за то же время.
• Находить время для важных дел и встреч – как рабочих, так и личных.
• Развиваться в профессиональной и творческой сферах.
• Получать максимальный результат от работы.
• Уделать достаточно времени своему хобби и отдыху.

В конечном итоге, тайм-менеджмент позволяет контролировать собственную жизнь, ощущать себя ее хозяином и не зависеть от переменчивых внешних обстоятельств.

Принципы тайм-менеджмента

Существует несколько подходов к управлению временем, в каждом из них предлагаются определенные принципы, следование которым позволяет эффективно работать. Перечислим наиболее важные среди них.

Мотивация

Практически каждый сталкивается с ситуацией, когда одни задачи решаются легко и быстро, а заставить себя работать над другими очень сложно. Возможно, причина этого – в отсутствии мотивации. Почему появляются сложности, несколько вариантов:

• Дело кажется бессмысленным, ненужным.
• При решении задачи включаются отрицательные эмоции.
• Отсутствуют необходимые для выполнения знания и навыки.
• От работы постоянно приходится отвлекаться.
• Появляются более срочные задачи.

Мотивация придет, если использовать вдохновляющие картинки и цитаты. Попытайтесь научиться благодарить себя за хорошо выполненную работу, отмечать успехи, делать себе приятные подарки. Еще один хороший способ искать мотивацию – поделиться своими планами с другими, после нарушить их будет стыдно.

Планирование

Основа планирования в теории тайм-менеджмента – это цель, к которой нужно идти, а пункты плана – шаги на пути ее достижения. При этом самые глобальные дела на день базовые, а остальные – второстепенные, причем каждое из таких необязательных дел должно занимать не более 15 минут. Сложности могут возникнуть по следующим причинам:

• Нет привычки составлять планы, это кажется бессмысленным занятием.
• Некоторые дела кажутся неважными, несущественными.
• Нет желания становиться «машиной», которая может действовать исключительно по плану.
• Использование планирования как цели, в то время как оно является лишь средством.

Чтобы выработать умение планировать и уже скоро начать видеть результаты, стоит придерживаться следующих правил:

1. Планируйте только письменно.
2. План на день нужно составлять ежедневно: доказано, что это повышает эффективность на 25%.
3. Важно отказаться от мультизадачности: в конкретный момент времени необходимо заниматься только одним делом.
4. Не стоит бояться необходимости менять планы в течение дня: обстоятельства порой вынуждают проявлять гибкость.
5. Если какую-то задачу можно без проблем оставить на завтра – стоит сделать это, отдавая предпочтение только тем, которые в значительной степени должны быть решены именно в данный день.

Структурирование

Чтобы проще было справиться с решением сложных и больших задач, каждую из них нужно разделить на несколько мелких и выполнять их последовательно и пошагово. Главное – изначально определить очередность таких задач, установить время на решение каждой из них. Очень удобно пользоваться таймером, который позволяет укладываться точно в отведенное время.

Приоритеты

Все задачи, которые необходимо выполнить, нужно ранжировать в порядке важности и срочности. При этом сначала лучше сделать несколько микрозадач, далее самое сложное. Можно использовать принцип «АБВ», в котором «А» — это наиболее важные и значимые дела, их нужно выполнять первыми. Кроме того, при расстановке приоритетов применяется SMART-проектирование, которое помогает определить цели. Они должны быть:

• конкретными;
• измеримыми;
• достижимыми за нужное время;
• актуальными;
• имеющими определенный срок.

При расстановке приоритетов нужно следовать «закону Парето», согласно которому обычно 80% результата можно получить, приложив лишь 20% усилий. Таким образом, расставив приоритеты, можно выявить именно эти 20%.

Рационализация привычек

Не исключено, что достижению целей мешают привычки, поэтому нужно проанализировать на основе следующих параметров:

1. Вредные, от них нужно избавляться. Это, например, курение, стремление просматривать новости в соцсетях в телефоне перед сном, вследствие чего возникает недостаток сна, и другие.
2. Полезные, которые стоит завести, если они отсутствуют. Среди них, к примеру, навык планирования, в том числе с помощью специальных мобильных приложений, или вести семейный бюджет.

Делегирование

Если правильно расставить приоритеты, часть дел, являющихся второстепенными, можно поручить другим, а самому сфокусироваться на главном. Например, если потек кран в ванной, для его починки можно вызвать сантехника, а не заниматься этим самому.

Анализ

Особенно важно анализировать собственный опыт, выделять ошибки и исправлять их. Кроме того, необходимо оценить ситуации, когда время было потеряно, потрачено даром, выясняя причины, почему так произошло. Это поможет выявить «хронофаги» — ситуации, обстоятельства, явления, которые поглощают время и приводят к низкой продуктивности деятельности (например, просмотр социальных сетей).

Планирование отдыха

Даже самые ответственные сотрудники имеют право на отдых. Его необходимо планировать не менее тщательно, чем рабочие задачи, никогда не пренебрегая им. Оставаться на пике своих возможностей и ресурсов можно, только регулярно пополняя их с помощью отдыха и времени, проведенного с семьей и детьми.

Кроме того, отдых позволяет человеку прислушаться к своим биоритмам, принимать их и работать в соответствии с ними. Например, если немало людей, для которых наиболее продуктивное время – раннее утро, поэтому они легко встают с восходом Солнца и успевают до традиционного начала рабочего дня разобраться с множеством важных задач. Но при этом во второй половине дня они чувствуют усталость – на этот период лучше оставлять второстепенные темы, требующие меньшей концентрации.

Популярные техники тайм-менеджмента

Ниже будут описаны некоторые проверенные методы, опробованные экспертами и доказавшие свою эффективность. Благодаря их использованию можно научиться управлять своим временем и быть более работоспособным ежедневно. Рассказываем о самых популярных техниках.

Техника Эйзенхауэра

34-й президент США говорил: «То, что срочно, редко бывает важным, а то, что важно, редко срочное». На основе этой фразы бизнес-тренер Стивен Кови разработал технику разбивки задач на 4 отдельные группы, которую называют «матрица Эйзенхауэра»:

1. Важные и срочные – выполняются прямо сейчас.
2. Важные несрочные – выполняются позже.
3. Срочные неважные – чаще всего это перерывы в работе, отнимающие время.
4. Несрочные неважные – дела с минимальной ценностью.

Важно уделять внимание 1 группе, но не упускать 2, дела из которой несложно встроить в расписание.

Метод ABCDE

Ранжирование всех дел по нескольким разделам в зависимости от их приоритетности, где А – самые важные и срочные задачи, которые необходимо решать в ближайшее время. Можно оформить список с подпунктами (например, А1, А2).

Принцип Парето

Техника соответствует знаменитому принципу Парето: 80% работы можно сделать, потратив 20% усилий. Чтобы ее использовать, необходимо понять, как действия приносят максимальный результат, и пытаться выполнять их в первую очередь. Можно применять эту технику вместе с АВС, начиная работу с выполнения задач из списка А, которые можно решить быстрее остальных.

Pomodoro

Создатель практики – программист Франческо Чирилло. Предполагается, что человек в течение 25 минут должен сконцентрироваться на задаче, после чего можно сделать перерыв на 3 минут.

При следующем цикле перерыв будет дольше, как и период продуктивной работы – он составит 100 минут. Специально для использования этой методики ее автор создал таймер Tomato Timer.

18 минут

Автор – Питер  Брегман, который предлагает:

• Утром тратить 5 минут на правильное планирование.
• Одну минуту в час анализировать, насколько продуктивно он использован.
• 5 минут после завершения работы – анализируйте то, что происходило за день, и составляйте краткий отчет.

Домино

Автор Амит Оффир рекомендует сосредотачиваться на выполнении тех действий, которые максимально окупаются. Такой деятельностью может быть, например, написание книги, которая приносит доход от каждой продажи.

GTD (Getting Things Done)

Методика Дэвида Аллена, предполагающая доведение до конца любого дела. Состоит из нескольких шагов:

1. Собрать все бумаги и стикеры, засоряющие пространство и голову, перенести в ежедневник информацию с них.
2. Просмотрите эти записи каждый час, делайте это каждый час.
3. Упорядочить задачи из списка – убрать совсем или добавить в календарь.
4. Всегда заканчивать дела из списка, которые были выбраны.

Timeboxing

Работая над проектом или задачей, обязательно устанавливать дедлайн – как финальный, так и промежуточные. Методика может использоваться в личной или коллективной деятельности.

POSEC

Методика, построенная по аналогии с пирамидой потребностей Маслоу.

Включающая следующие пункты:

1. Расстановка приоритетов.
2. Организация рационального выполнения повседневных действий.
3. Оптимизация и упрощение всех дел.
4. Вычеркивание из списков несрочных задач.
5. Жертвуйте бессмысленными действиями, не приносящими пользы обществу.

COPE

Методика от эксперта Пегги Дункана, который рекомендует следующие шаги:

1. Обозначить цели (Clear).
2. Организовать действия (Organized).
3. Расставить приоритеты (Productive).
4. Работать над приоритетными задачами (Efficient).

Сортировка

Все задачи нужно разделить на три группы:

• Важные, но не срочные.
• Пустая трата времени.
• Необходимые срочные действия, к которым нужно приступить немедленно.

10 минут

Метод используется для задач, выполнять которые человек не хочет, но это необходимо. Важно обозначить себе, что на это дело вы потратите всего 10 минут. Это своеобразный психологический настрой – значит, после него будет легче втянуться в работу.

4D

Сортировка задач на несколько категорий:

1. Do – важные дела, которые нужно сделать самостоятельно.
2. Delegate – работа, которую можно делегировать.
3. Delete – неактуальные задачи.
4. Delay – дела, которые часто можно безболезненно отложить.

Fresh or Fried

Основа – выполнение основных дел утром. Именно утреннее время, по мнению создателей этой методики, является наиболее рабочим.

Zero Inbox

Техника разрабатывалась для работы с электронной почтой. Согласно ему, папка «Входящие» остается пустой. Все письма, которые попадают в нее, нужно распределить по отведенным местам – например, ответить на них, удалить, отправить в корзину или в спам.

Автофокус

Включает следующие действия:

• Записать все задачи.
• Отметить самые важные и срочные.
• Оставшиеся делать постепенно, фокусируясь на каждой из них.

Закон Паркинсона

Основа этого метода – жесткий дедлайн. Это означает, что задача выполняется ровно столько времени, сколько на нее отведено, и необходимо сосредоточиться на задачах, чтобы решить их в поставленный срок.

Хронометраж

На протяжении двух недель записывайте все дела, на выполнение которых уходило более 5 минут. Последующая рефлексия поможет понять, сколько времени тратится на нецелевые действия.

Канбан

Визуализация рабочего процесса с помощью доски задач, которая делится на несколько блоков – например, «Необходимо выполнить» или «В процессе выполнения». Это помогает контролировать имеющиеся задачи и отслеживать рабочий процесс.

Интеллект-карты

Методика визуализации процесса,  представляющая собой создание огромной карты, напоминающей генеалогическое древо. Его ствол – это цель, от которой ответвляется несколько задач, которыми нужно заняться, чтобы достичь цели. Позволяет взглянуть на деятельности со стороны.

90/30

Работа выполняется в течение 1,5 часов, после чего 30 минут отводится на отдых. Первые циклы в этом чередовании нужно посвятить выполнению самых сложных дел. Варианты сочетания труда и отдыха могут быть разными – например, 56 и 14. Подобный вариант подойдет тем, кому трудно работать без перерыва 90 минут.

Девять дел

Техника предлагает за день сделать девять дел:

• Одно большое.
• Три средних.
• Пять маленьких.

Последний пункт – это, как правило, несложные бытовые дела, выполнять их нужно регулярно, чтобы они не накапливались.

Три дела

Альтернатива девяти делам – всего лишь три, но самые важные. Попробуйте ежедневно скорее выполнять эти три задачи, только потом переходить к остальным.

Временные блоки

Методология основана на главном принципе тайм-менеджмента, который определяет всю его систему – планировании. Главное условие заключается в том, что нужно не просто написать полный список дел, а посмотреть на каждое из них и сделать распределение их по времени,  отводя на каждую задачу определенные интервалы.

ZTD

Аббревиатура расшифровывается как Zen to Done. Это аналог GTD, но упрощенный. Суть техники – сделать так, чтобы перечисленные действия могли войти в привычку:

1. Вся поступающая информация собирается в одном месте.
2. Информация сразу же обрабатывается.
3. Сделайте сортировку всех заметок по категориям (например, «Дом» или «Работа»).
4. Каждый день заранее планируются самые важные задачи, которые обязательно нужно сделать.
5. Необходимо сосредотачиваться на одном деле.
6. Списки дел, которые вы пишете, понятные и короткие.
7. Составить режим дня и соблюдать его.
8. Заниматься надо лишь тем, чем хочется.
9. Записи нужно регулярно просматривать, убирая лишнее.

Система Тима Ферриса

Система тайм-менеджмента, придуманная экспертом по продуктивности Тимом Феррисом, основана на двух правилах:

1. Принцип Парето. Для решения 80% задач требуется только 20% усилий.
2. Работа должна выполняться в отведенное для нее время.

Таким образом, делается вывод, что нужно не отдавать больше времени, а максимально сосредоточиться при ее выполнении. Рабочий период должен быть не более 20% дня, но концентрация в это время высокая.

Тайм-драйв

Создатель системы – эксперт в области тайм-менеджмента Глеб Архангельский. Он предлагает, например, уделять время полноценному качественному отдыху, а также ежечасным небольшим перерывам для расслабления. Еще один принцип теории – развитие мотивации, для которого автор предлагает следующие методики:

• Швейцарский сыр. Разбитие задачи на несколько подзадач (так называемая декомпозиция), которые можно делать в произвольном порядке.
• Съесть лягушку. Лягушки, которых нужно съесть, в данном случае – это необходимые, но неприятные дела. «Съедать лягушку» нужно каждый день, то есть ежедневно выполнять одно дело из этой категории. Слоны же – это важные, интересные и крупные задачи, для решения которых требуется разделить их на несколько мелких.
• Таблица ежедневных дел – способ фиксировать «слонов» и «лягушек».

 Структурирование хаоса

Основные шаги, в соответствии с этой теорией тайм-менеджмента:

1. Спланировать все задачи, перенеся их на один носитель.
2. Сгруппировать их по направлениям.
3. Сформулировать цели.
4. Выделить приоритеты.
5. Визуализировать ход работ с привязкой к датам и времени – показать все задачи на графике или интеллект-карте.
6. Не забыть проанализировать сделанное, скорректировать приоритеты.

Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — Метод представляет собой графическое отображение всех операций, которое используется в основном для планирования и анализа совместной работы.

Анализ временных затрат

Предполагается ежедневный анализ достигнутых показателей и итогов тайм менеджмента на основании следующих критериев:

• полезность;
• продуктивность;
• эффективность;
• делегирование;
• главный результат.

Таймблокинг

Организация времени благодаря отведению на каждое важное дело определенного периода – блока. В течение данного периода нужно максимально концентрированно работать над задачей.

Bullet journal

Запись всего важного и необходимого в один блокнот. В нем должны содержаться не только планы на неделю или на месяц, но также рисунки, идеи, мотивирующие цитаты – все, что может вдохновить на работу.

Подготовка с вечера

Техника подойдет для тех, кому трудно проводить утро продуктивно. Согласно методике, создавать план важных дел на завтра нужно вечером, и утром не придется искать время на планирование.

Хотя бы несколько минут

Хороший метод тайм-менеджмента, помогающий бороться с прокрастинацией. Если не хочется выполнять неприятное дело полностью, можно уделить ему хотя бы несколько минут, но делать это нужно регулярно.

Дедлайны

Постановка каждой задачи должна сопровождаться дедлайном – это стимулирует ее выполнение и помогает справиться с прокрастинацией.

Мелкие задачи

Техника, противоположная описанному выше методу лягушки: сначала нужно выполнить небольшие несрочные дела за несколько минут, затем переходить к важным.

Сделать завтра

Некоторые авторы систем предлагают выполнять запланированные срочные дела не сразу, а завтра. Для этого рекомендуется вести закрытые списки, в которые стараться добавлять только задачи, стоящие на завтра. Благодаря этому удается сконцентрироваться на текущих делах.

Хронотип

Метод на основе персональных особенностей. У каждого человека есть идеальное время для активности, в зависимости от него нужно планировать работу. Виды хронотипов:

1. Медведь. Просыпаются с 7 до 9, с 11 до 18 – пик продуктивности.
2. Лев. Просыпаются рано, готовы к работе с 10 до 17.
3. Волк. Встают поздно, продуктивны с 12 до 20.
4. Дельфин. Встают рано, активность – с 10 до 18.

Метод Никиты Жесткова

Планирование трех дел на каждый день – основного и двух дополнительных, причем выполнить их нужно при любых условиях.

Метод Ицхака Пинтосевича

Автор рекомендует долгосрочное планирование – на 5-7 лет, на год, а также определение главных проектов, которые разбиваются на действия, необходимые для достижения цели.

Метод Дэна Кеннеди

Бизнес-тренер Дэн Кеннеди, на счету которого множество успешно проведенных тренингов, советует выполнять только ту работу, которая приносит хороший финансовый доход. Автор дает совет и один из лайфхаков – откройте калькулятор, рассчитайте стоимость часа. Это поможет найти ответ, за какой проект лучше взяться – один крупный или несколько мелких.

Якорь

Якорем в данном случае считается основное событие дня. Его нужно выполнять ежедневно – это поможет сделать каждый день успешнее.

Обоснованное нет

В основе – отказ от проектов, содержание которых не приносит удовлетворения и выполнение которых отнимает много сил и времени.

Системы тайм-менеджмента

Помимо основных техник тайм-менеджмента, описанных выше, существуют целые системы управления временем.

1. Классическая система — это выработка мотивации у сотрудников, которая основывается на предположении, что каждый из них может самостоятельно улучшить результаты своего труда, если избавить его от постоянного давления сверху. Эта система активно применялась на многих предприятиях в течение 20 века, однако доказала свою эффективность лишь в отношении физического труда.
2. Agile Results – система, созданная Джеем Ди Мейером и основанная на принципах постоянного роста личной продуктивности, совершенствования, достижения результатов. Например, концентрироваться не на всех делах, а лишь на трех наиболее важных, результата в которых нужно достичь в конкретный период времени.
3. Джедайские техники – методы эффективного расходования ресурсов, разработанные российским специалистом Максимом Дорофеевым. В основе системы – экономия ресурсов головного мозга и расходовать их только тогда, когда это действительно необходимо. Эти ресурсы автор называет мыслетопливом и учит беречь их, не теряя впустую.

Способы контроля в тайм-менеджменте

Специалисты в тайм-менеджменте выделяют два способа контроля – внутренний (самоконтроль) и внешний.

Внутренний контроль

Самоконтроль — это следующие шаги:

• Учет хронометража.
• Фиксирование помех.
• Ориентация на интуицию.
• Создание памяток.

В результате можно научиться ежедневно анализировать качество выполняемых задач, контролировать количество затраченного времени, подводить итоги за период, давать оценку своим действиям, делать выводы.

Внешний контроль

Во внешнем контроле участвуют сторонние люди, обязательства, обстоятельства. К его методам относятся:

• Контракты, договора и другие обязательства.
• Специальные контроллеры, сервисы напоминаний.

В самом начале можно использовать для контроля обычный ежедневник, однако для серьезной организации работы и конфиденциальности используются специальные инструменты. Это могут быть, например, карты контроля, предложенные Калининым. Они включают следующие компоненты:

1. Постановка задачи.
2. Исполнитель.
3. Ожидаемые результаты.
4. Точки (даты) контроля.
5. Проверяемые задачи.
6. Ожидаемые результаты.
7. Фактические результаты.
8. Решения.

Правила эффективного делегирования полномочий

Один из принципов тайм-менеджмента – делегирование обязанностей и полномочий. Чтобы оно было эффективным, рекомендуется придерживаться следующих правил:

1. Точное формулирование целей и задач.
2. Указание ответственности за каждое поручение.
3. Объяснение причин важности выполнения задач.
4. Разъяснение технологий и алгоритмов с помощью подробного инструктажа.
5. Проверка, понял ли сотрудник задание и насколько высока его мотивация.

Все основные моменты делегирования должны оформляться письменно, под текстом документа должны подписаться все, кого он касается.

Правила ведения тайм-менеджмента

Чтобы успешно управлять своим временем, рекомендуется придерживаться нескольких правил:

• Управление рабочим временем, которое должно занимать не больше 60% дня.
• Отслеживание и анализ затраченного времени.
• Расстановка приоритетов.
• Управление свободным временем, чередование физической активности и эмоциональной разгрузки.
• Женский тайм-менеджмент ориентирован на саморазвитие и домашние дела, мужской – на реализацию себя в разных сферах.
• Навык управлять временем для подростков поможет им сконцентрироваться на разных задачах, проявлять себя и делать успехи как в учебе, так и во внеучебной деятельности.

В качестве примера управления временем можно привести развитие компании в интернете, если уже есть офлайн-магазин. Возможно несколько вариантов:

1. Политика параллельного ведения офлайн- и онлайн-бизнеса. Рекомендуется создать интернет-магазин, автоматизировать бизнес-процессы, создать сайт или блог с формой регистрации, разработать маркетинг, стратегию продаж, запустить интернет-рекламу и рассылки, привлечь специалиста для контроля над этим направлением.
2. Несколько проектов в интернете. Нужно проработать каждую категорию, транслировать УТП с помощью лендингов, которые должны быть похожи по движку. Для упрощения задачи можно установить одну онлайн-кассу для всех интернет-магазинов.
3. Несколько офлайн-проектов. Рекомендуется привлекать партнеров из смежных бизнесов, что даст расширение целевой аудитории клиентов, и постоянно стремиться к развитию. При этом также важна автоматизация, перекрестная реклама, а для упрощения работы можно бесплатно сформировать общую клиентскую базу.

Пожиратели времени

Непродуктивные потери времени в тайм-менеджменте их называют «пожирателями», и важно уметь сказать им «нет».

Самые распространенные среди них:

• неясные цели;
• большой объем работы;
• неправильное планирование;
• чтение;
• недостаточная мотивация;
• недостаточное разделение труда;
• неожиданно приходящие посетители;
• неполная информация;
• неумение доводить дела до конца;
• долгие совещания;
• неинформативная обратная связь;
• чрезмерная коммуникабельность;
• привычка откладывать дела;
• ожидание;
• отсутствие делегирования;
• недостаточный контроль;
• суетливость;
• лишние подробности;
• много записей;
• тревожные мысли, не связанные с работой;
• болтовня с коллегами и друзьями;
• плохая подготовка к совещаниям, которые нужно провести;
• недостаточная согласованность действий между коллегами;
• шум и иные отвлекающие факторы;
• отсутствие самодисциплины;
• неспособность отказывать;
• телефонные звонки и сообщения;
• долгий поиск информации;
• неотлаженный документооборот;
• личная неорганизованность;
• непонимание задач;
• неправильная расстановка приоритетов.

Недостаточная мотивация, непонимание важности работы, отсутствие четкого понимания целей – самые частые причины, по которым возникает прокрастинация, а рабочее время тратится впустую.

Высказывания известных людей про тайм-менеджмент

«Жить жизнью, не имея плана, это всё равно, что смотреть телевизор, когда пульт находится в чужих руках»

Питер Турла

«Нужно не расходовать время, а инвестировать в него»

Стивен Кови

«Время, затраченное впустую, есть существование, время, употребленное с пользой, есть жизнь»

Эдуард Юнг

«Пока вы не научитесь ценить себя, вы не будете ценить своё время. Пока вы не научитесь ценить своё время, вы ничего не сможете с ним сделать»

М. Скотт Пек

«Я наблюдаю то, что большинство людей продвигались именно в то время, которое другие просто тратили»

Генри Форд

«Горе народам, которые повинуются времени, вместо того чтобы повелевать им»

Карл Берне

«Любой тайм-менеджмент начинается с планирования»

Том Грининг

«Современный человек не знает, что делать со временем и силами, которые он выпустил из своих рук»

Пьер Шарден

«Самое подходящее время, чтобы расслабиться, когда у вас не хватает времени»

Сидни Харрис

«Время – материя, из которой состоит жизнь»

Бенджамин Франклин

«На день надо смотреть, как на маленькую жизнь»

Максим Горький

«Время — это то, чего мы хотим больше всего и то, что мы хуже всего умеем использовать»

Вильям Пенн

Мифы о тайм-менеджменте

Для России это понятие относительно новое, и в работе его используют далеко не все. Есть две крайности – от мнения, что он поможет добиться успеха в любой деятельности до убеждения, что он не работает совсем. Перечислим основные стереотипы, касающиеся тайм-менеджмента:

1. Никакие техники не работают, потому что временем управлять невозможно.
2. Чтобы все успевать, нужно больше и старательнее работать.
3. Это жесткие рамки без спонтанности.
4. Использование тайм-менеджмента – путь в рабство.
5. Нужен только тем, кто не отличается пунктуальностью.
6. Бороться с прокрастинацией бесполезно.
7. Есть универсальные техники, подходящие для всех.
8. Позволяет сэкономить время.
9. Это изобретение Запада, применять его в России бесполезно.
10. Поможет избавиться от всех неудач в работе.
11. Подходит всем.
12. Тайм-менеджмент не работает.

Многие из этих заблуждений противоположные, но объединяет их одно – они не имеют ничего общего с истиной и с настоящим тайм-менеджментом.

Инструменты и сервисы для тайм-менеджмента

Чтобы эффективнее организовать работу, можно использовать следующие приложения (есть на русском и английском языке):

• Clear – онлайн-аналог блокнота.
• 1-3-5 List – фиксация дел с возможностью ранжирования.
• RescueTime – приложение для составления графиков и анализа дня.
• Trello – виртуальный аналог папки с карточками задач.
• Loop — Habit Tracker – сервис для выработки полезных привычек.
• focus@will – музыкальный сервис для снятия стресса.
• Asana – сервис управления задачами.
• Jira – программа для команд, работающих по agile-методикам, с возможностью подключать новые контакты.
• MeisterTask – сервис для командных проектов.
• Hygger – приложение для командной работы и временных задач.
• do – приложение для записи задач и напоминания о них.
• Todoist – фиксация задач и объединение их в проекты.
• TickTick – формирование задач, объединение их в проекты для удобства пользователей.
• Notion – многофункциональный инструмент для личного и командного использования.
• TMetric – трекер времени.
• TogglTrack – трекер с возможностью планирования.
• Harvest – удобный и быстрый трекер.
• Go Fucking Work – сервис для блокировки отвлекающих сайтов.
• Помидорковый таймер – для работы в технике «помодоро».
• FocusFox – веб-редактор для работы над текстом.
• SAM9000 – приложение для управления задачами.
• Nifty – сервис планирования.
• Process Bliss – простая система для управления бизнес-процессами.
• Kintone – корпоративное рабочее пространство.
• Weeek – трек-менеджер проектов и задач.
• GanttPRO – диаграммы для составления планов.
• Focus To-Do – трекер для техники «помодоро».
• Notion – возможность хранения и систематизации любого потока информации.
• SingularityApp – сервис для импорта писем в задачи.

Для организации рабочего времени можно использовать электронные органайзеры, в том числе:

1. Таймер, ограничивающий время, в течение которого нужно делать работу.
2. Чек-листы, раскладывающие сложные процессы на этапы.
3. Бланки, размеченные для хронометража.
4. Ментальные карты, которые используются для систематизации информации и мозговых штурмов.
5. Электронные таблицы.
6. Канбан-доски для организации рабочих процессов.

Кроме того, не стоит забывать про привычные инструменты. Возьмите, к примеру, обычный ежедневник — он может стать прекрасным средством для тайм-менеджмента.

Популярные книги и тренинги про тайм-менеджмент

Несколько актуальных книг, которые стоит читать для обучения умению управлять временем, чтобы узнать основные принципы, авторские техники тайм-менеджмента и учиться применять их:

• Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент»;
• Брайан Трейси «Мастер времени»;
• Майкл Бреус, «Всегда вдняовремя»;
• Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург «Прокрастинация. Первая помощь»;
• Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile»;
• Франческо Чирилло «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией»;
• Тео Компернолле «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел»;
  Люси Паладино «Максимальная концентрация»;
• Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»;
• Штафан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»;
• Марк Форстер, «Сделай это завтра»;
• Тимоти Феррис «Как работать четыре часа в неделю»;
• Крис Бейли «Мой продуктивный год»;
• Глеб Архангельский «Как успевать жить и работать»;
• Роберт Мауер «Шаг за шагом к достижению цели: метод кайдзен»;
• Максим Дорофеев, «Джедайские техники».

Развить умение управлять временем помогут не только книги, но и курсы, тренинги по управлению временем с полезным материалом. Набор на курсы, чтобы пройти обучение, постоянно проводят:

1. Skillbox;
2. Нетология;
3. Brammels;
4. ТренингСпэйс;
5. Открытое образование.

Вопросы и ответы

Специалисты считают хорошими навыками:

1. Грамотно оценивать время и рассчитывать его, не браться за проекты, которые невыполнимы изначально.
2. Составлять временные карты, планируя свои дела, выделяя среди них главные и второстепенные.
3. Использовать в работе принципы 4D: удалять ненужное, переносить выполнение задач, делегировать, уменьшать объем работы.

Тайм-менеджмент – это не цель, а инструмент, который позволяет достичь целей. Он помогает использовать время с пользой, помнить ценность времени и своей работы.

Современный подход считает, что тайм-менеджмент – это управление не столько временем, сколько собой: вниманием, концентрацией, продуктивностью. Специалисты предлагают воспринимать время как ящик: он кажется достаточно просторным, но туда уберется не так уж много. Это позволяет понять ценность управления временем и необходимость прямо сейчас начать осваивать его приемы.

Заключение

В рамках статьи нет возможности рассказать обо всех тонкостях тайм-менеджмента. Важно, что он помогает не больше успевать, не экономить время, а жить интереснее, насыщеннее и продуктивнее. Это инструмент для организации собственной жизни, который научит понимать и ценить каждое мгновение и наслаждаться простыми вещами.

Навыки тайм-менеджмента, подчерпнутые из книг и тренингов, очень быстро могут стать привычкой, если среди множества предложенных техник выбрать несколько подходящих и регулярно использовать их. Постепенно изменится не только подход к работе, но и качество жизни, появится ощущение ценности времени и удовлетворенность от того, что оно проходит не впустую.

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter

Опубликовано: 21 апреля 2020

Тайм-менеджмент критически важен для каждого руководителя, нацеленного на достижение корпоративных и личных целей. Прокрастинация, лень и апатия способны выбить из колеи даже самого ответственного человека. Чтобы такого не было, следует взять на вооружение ключевые правила тайм-менеджмента для руководителя.

Тайм-менеджмент – это технология правильной организации личного и рабочего времени с целью его эффективного использования. Грамотное управление временем приводит к более быстрому и продуктивному достижению целей, что важно для каждого руководителя. Тайм-менеджмент включает в себя массу процессов от планирования и распределения до делегирования и анализа. Узнаем об этом подробно.

3 распространенных мифа о тайм-менеджменте

Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

Миф №1 – время неподвластно человеку

Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.

Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.

Миф №2 – придется интенсивно работать

Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.

Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними  и есть суть методики.

Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы

Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.

Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

10 правил тайм-менеджмента

Теперь, когда вы знаете, что управление временем не заблуждение, а вполне реальный навык, поддающийся развитию, пора перейти к практической части. Сразу стоит сказать, что перечисленные ниже правила тайм-менеджмента настоятельно рекомендуется использовать в комплексе. Поначалу это может быть сложно, но только в таком случае можно достичь продуктивных результатов и заметно повысить личную эффективность.

Правило №1 – планирование действий

Планирование используется во многих профессиональных отраслях, а не только в повседневной жизни. Однако в личной эффективности этот действенный метод почему-то использует далеко не каждый руководитель. Даже в том случае, если для выполнения рабочих задач предусмотрен строгий регламент, следует иметь собственный план более продуктивного и оперативного осуществления задач. В деле планирования помогут три методики:

• Записывайте планы и цели. Пока цель или план не будут подробно записаны на бумаге или в электронном документе, они больше походят на мечту или абстрактное желание. Для мозга такие «цели» не существуют. Следовательно, он не тратит ресурсы на их достижение.

• Заранее составляйте план на день. По возможности, это надо делать вечером накануне дня, для которого формируется план. Распишите действия, которые надо осуществить, расставьте их в порядке важности и срочности. В первую очередь, делайте сложные и крупные задачи. В этом поможет следующий метод.

• Разделяйте большие задачи на малые. Этот метод по-простому называется «Съесть слона по кусочкам». Суть проста – крупная задача делится на небольшие шаги, последовательное выполнение которых в итоге приводит к реализации цели. Этот метод решает проблему, когда человек откладывает начало работы.

Планирование надо делать каждый день – это должно стать полезной привычкой, работать без которой будет попросту некомфортно. Если в планах фигурируют сроки закрытия задач, обязательно оставляйте небольшой запас на случай возникновения непредвиденных обстоятельств (5-10% от основного времени на выполнение задачи). Попробуйте составлять план каждый раз перед началом рабочего дня. Убедитесь, что потраченные пару минут на план в итоге экономят часы рабочего времени.

Правило №2 – точная формулировка целей

Стратегическое и краткосрочное планирование идет неразрывно с грамотной постановкой цели. И правда, как можно планировать достижение цели, если неизвестно, к какому результату надо прийти? Чтобы таких ситуаций не было, следует вооружиться методом декомпозиции целей. Он предполагает разделение целей на комплекс отдельных этапов.

Другой метод, которым надо пользоваться на этапе постановки целей, – SMART. Согласно ему, цель должна быть конкретизированной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Проверьте текущие цели на предмет соответствия перечисленным пяти требованиям. Методика SMART неоднократно доказала эффективность на тысячах примеров.

Правило №3 – фиксирование плана действий

Просто записывать цели на лист бумаги или на другой носитель не идеальное решение. Оптимальной стратегией будет использование особых методов фиксации целей. Например, применение диаграммы Гранта. Согласно этой методике, в заранее подготовленной таблице описываются все этапы выполнения задачи. Для задач прописываются сроки выполнения, приоритетность и точная длительность.

В диаграмме Гранта разрешается группировать похожие или очень мелкие задачи в единый пункт. Большие и сложные задачи при этом, напротив, разбиваются на мелкие, каждая из которых подробно расписывается. Плюс такого метода в том, что план получается наглядным. Сразу видно, какой объем работы выполнен, сколько еще предстоит сделать и какое время на это нужно. Также становится понятно, сколько времени займет весь проект.

Правило №4 – устанавливайте приоритеты

Когда рабочих задач слишком много, возникает следующая проблема – руководитель не знает, с чего начать. Часто это становится причиной прокрастинации, из-за чего начало работы откладывается на неопределенный срок. Чтобы этого не происходило, надо пользоваться особыми методиками. Особой популярностью пользуется метод под названием «АБВГД». Согласно методике, приоритеты обозначаются буквами слева направо в порядке убывания:

• А – наиболее важные задачи.
• Б – задачи средней значимости.
• В – менее важные поручения.

Соответственно, под буквами «Г» и «Д» находятся наименее важные задачи, выполнение которых можно без последствий отложить на последний момент. Также надо помнить о законе Парето. Он гласит, что 20% усилий приносят 80% результата, тогда как оставшиеся 80% усилий приносят 20% результата. Это значит, что надо выявить те самые 20% усилий, которые приведут к оперативному выполнению задачи.

Еще один эффективный способ расстановки приоритетов – это матрица Эйзенхауэра. Оно названа по имени создателя – бывшего президента США. Это был продуктивный и успешный человек, в чем ему помогла его матрица. Согласно этой методике, дела, которые надо выполнить, подразделяются на следующие категории:

1. Срочные и важные.
2. Важные и не срочные.
3. Срочные и не важные.
4. Не важные и не срочные.

Наибольший акцент надо уделить первой категории дел. Они осуществляются в первую очередь в начале дня. Откладывание этих дел на потом обязательно повлечет за собой негативные последствия, поэтому делать этого не стоит. Удивительно, но самым эффективным «квадратом» рассматриваемой матрицы считается второй, где содержатся важные, но не срочные дела. Их выполнению нужно уделять много времени, стараясь не отвлекаться на другие срочные задачи.

Дела из третьей категории отнимают много времени, при этом не приносят особого результата. Эти задачи можно делегировать подчиненным, по возможности. Дела из четвертой категории для экономии времени и повышения концентрации вообще вычеркиваются из ежедневного плана – они лишние.

Правило №5 – концентрация на главном

Одним из главных навыков продуктивного руководителя считается способность работать, при этом не отвлекаясь на посторонние отвлекающие факторы. Второстепенные дела и сиюминутные желания сбивают концентрацию, из-за чего общее время на достижение целей заметно увеличивается. Чтобы этого не происходило, вам следует использовать особые техники.

• Делегирование. Поручение неважных и срочных, а также других дел подчиненным – это действенная техника высвобождения свободного времени у руководителя. Делегирование представляет собой один из классических частей тайм-менеджмента.
• Перенос несрочных дел. Задачи, выполнение которых не играет значимой роли и не требует срочного вмешательства, рекомендуется переносить на так называемые «нересурсные часы». Это период дня, в который падает личная продуктивность, а ресурсов не хватает на выполнение важных действий.
• Умение отказывать. Крайне простой в исполнении метод, который освобождает от многих обязанностей и переживаний. Однако это не значит, что нужно отказывать всем окружающим в ущерб развитию компании. Отказывать надо только людям и желаниям, которые напрасно тратят ваше время и не несут корпоративной пользы.

Еще один совет, уместный в этом разделе, – не переусердствуйте с организацией перерывов. Это весьма частая проблема, когда из-за низкой концентрации человек делает множество перерывов. В конечном счете, они накапливаются и приводят к просрочке важных задач. Проблема кроется в непонимании корня явления. Здесь нужно не увеличивать количество отдыха без явной необходимости, а работать над повышением концентрации на делах.

Правило №6 – анализируйте полученный опыт

В любом деле важен контроль, особенно в вопросе личной продуктивности руководителя. Обязательно выделяйте немного времени на то, чтобы вернуться назад и узнать, какие результаты принесло увлечение тайм-менеджментом. Отдельно внимание уделите рассмотрению ситуаций, в которых были потрачены большие энергетические и временные ресурсы без должной отдачи. Сделайте выводы и постарайтесь не повторять старые ошибки.

Сохраняйте осознанность, даже будучи увлеченным выполнением конкретной задачи. Поддержание контроля поможет и в ситуации, когда концентрация упала, и вместо работы начинается «серфинг» в социальных сетях и потакание другим «хронофагам». Если такое вдруг произошло, надо сделать непродолжительный перерыв для того, чтобы восстановить концентрацию. После этого можно снова сосредоточиться на выполнении задачи.

Правило №7 – не забывайте про отдых

Не рекомендуется гнаться за результатами, забывая при этом про отдых. В противном случае, в скором времени появится апатия и различные психические расстройства. Чередуйте выполнение рабочих задач с качественным отдыхом. Рекомендуется применять такой отдых, который значительно отличается от работы. То есть «отдыхать» за компьютером после работы за ним же не лучший вариант.

Не надо забывать и о правильном сне, общении с близкими, хобби и прочих радостях жизни. Работа и достижение корпоративных целей – это только часть жизнедеятельности руководителя, причем малая. Чтобы постоянно оставаться на пике психофизиологических способностей, надо уметь отдыхать и радоваться жизни, регулярно восстанавливаться. Еще один положительный аспект – это регулярные физические нагрузки (в меру возможностей и по силе личных желаний).

Правило №8 – ведение хронометража

Учет рабочего времени обязателен в том случае, если в конце рабочего дня вы регулярно выбиваетесь из сил, при этом не понимаете, на что вообще потратили время. Сформируйте привычку вести учет рабочего времени. Записывайте на бумаге или в электронном виде выполняемые действия и учитывайте время, которое ушло на их реализацию. В конце дня просмотрите статистику и оцените собственную продуктивность.

Наверняка после первого использования техники учета времени вы обнаружите, что большое количество временных ресурсов ушло на бесполезные дела. Это социальные сети, просмотр развлекательного контента, компьютерные игры и другие малозначимые занятия. В этом и заключается главное преимущество методики хронометража. Она дает отследить так называемых «убийц времени» и начать активную борьбу с ними.

Правило №9 – использование ожиданий

Под ожиданиями понимается «фоновое» времяпрепровождение в очереди или в транспорте, перед встречей или другим событием, начало которого затягивается. Обычно в этом время человек не занимается ничем полезным, прожигая свободное время. Но это можно исправить, если во время ожидания делать полезные дела. Например, в транспорте можно слушать ценные для саморазвития аудиокниги, совершать деловые телефонные звонки, размышлять на диктофон и т. д.

Правило №10 – принцип 15 минут и «Помодоро»

Принцип 15 минут отлично подходит для руководителей, которые постоянно откладывают начало дела на потом. Суть методики в следующим – заставить себя выполнять задачу в течение 15 минут. Люди, которые пользуются этим методом, замечают, что после 15 первых минут работать становится легче. Прерываться при этом нет желания, так как для мозга начатая, но не завершенная задача является помехой, которую он стремится устранить.

Техника «Помодоро» оптимальна и для руководителей, у которых плохо обстоят дела с концентрацией внимания. Суть – запустить таймер на 25 минут. Это рабочее время, в ходе которого выполняется текущая задача без отвлечения на сторонние факторы. По прошествии 25 минут идет перерыв – 5 минут. После этого идет следующая сессия длиной 25 минут. После 4 сессий – перерыв 15 минут.

Главный принцип продуктивного и грамотного тайм-менеджмента – комплексное выполнение правил. Обязательно уделяйте время планированию дня, расстановке приоритетов и формулированию целей. Не держите это в голове – записывайте в ежедневник или оформляйте в электронном формате. Даже если поначалу будет сложно, упрямо соблюдайте правила. Это войдет в полезную привычку, а дальше будет проще.

Многие известные личности добились успеха, славы и богатства благодаря правильному управлению жизнью. Тайм-менеджмент – один из способов такого управления. Обязательно попробуйте и убедитесь в этом лично.