Руководство по бизнесу что делать

Собственное дело с доходами выше среднего – мечта любого человека с предпринимательской жилкой. Но что делать в условиях ограниченного бюджета? Как действовать с самого начала, когда нет четкого плана, понимания рынка и нюансов запуска коммерческого проекта?

Мы решили подробно разобрать все эти вопросы в сегодняшней статье. Из нее вы почерпнете интересные и выгодные бизнес-идеи, поймете, в каком направлении лучше развиваться, где брать деньги на старте и каких ошибок стоит избегать. В конце дадим пошаговый план с универсальными рекомендациями, который пригодится при открытии практически любого вида бизнеса.

Какой бизнес можно открыть, если бюджет минимален?

Для начала представим несколько весомых аргументов в пользу ведения собственного дела:

• начинать с нуля можно и нужно. Это реально даже без влиятельных связей и специального образования. Все, что необходимо – идея, желание действовать, впитывать в себя новую информацию и приспосабливаться к меняющимся тенденциям рынка;
• основная проблема для новичков – решение финансовых вопросов. Однако найти стартовый капитал сейчас не так уж и сложно. Особенно, когда правильно подобраны модель и формат ведения бизнеса;
• идти в предприниматели стоит и без опыта. Этот недостаток легко компенсируется, если работать в той сфере, которая перекликается с собственными интересами;
• аренда офиса и прием сотрудников, которым нужно выплачивать заработную плату – не обязательное условие. Действовать можно прямо из дома, вполне обходясь своими силами на первых порах.

При минимальном бюджете следует выбирать простую, уже испробованную другими бизнес-идею. Главное, чтобы на продукт был спрос. Даже если это будет высококонкурентная ниша, можно попробовать отстроиться особым позиционированием. В целом лучше смотреть в сторону ниш со средним уровнем конкуренции.

Масштаб поначалу разумнее планировать ограниченный, поскольку крупные проекты, так же, как и нестандартные бизнес-идеи, чаще всего требуют немалых денежных вливаний.

С точки зрения формата есть 2 основных варианта:

1. Небольшая розничная точка.
2. Интернет-магазин.

Идея подбирается в зависимости от выбранного формата. Это может быть производство или продажа материальных товаров, реализация каких-либо работ или услуг.

Предлагаем рассматривать такие товары под продажу:

• продукция из Китая;
• фруктовые корзины и пивные букеты;
• аксессуары для смартфонов;
• бижутерия;
• стоковые вещи;
• различные продукты питания;
• автомобильные аксессуары.

Бизнес по продаже перечисленных категорий продукции возможно запустить с минимальными вложениями. Спрос на них достаточно высокий.

В сфере услуг на данный момент востребованы:

• грузоперевозки;
• клининг;
• индивидуальный пошив одежды и сумок на заказ;
• строительство и ремонт;
• различные тематические курсы;
• фотосъемки;
• изготовление картин;
• декорация залов;
• доставка цветов, еды;
• одежда, автомобили напрокат;
• печать на кружках, футболках.

Производство можно организовать и в домашних условиях. Например, выращивать овощи, фрукты или цветы в теплицах, делать мыло. Еще варианты – создавать оригинальные украшения, готовить варенье, джемы или маринады, сыр, выпекать торты.

Преимущества работы в электронной коммерции

Учитывая текущую обстановку в мире, оптимальным форматом ведения бизнеса сейчас является интернет-магазин. Он дает множество преимуществ, как опытным, так и начинающим предпринимателям:

• возможность быстрого старта при условии минимальных вложений. Товары можно закупать у дропшиппинг-поставщиков по факту заказа. По сравнению со стационарной розничной точкой на запуск идет минимум затрат. Здесь не требуются разрешения и свидетельства от госорганов и местной администрации;
• относительно низкие расходы на содержание. На первых порах в электронной коммерции можно обходиться без офиса, склада, большого количества наемных сотрудников. Также исключаются затраты на оформление торгового зала: нужен только минимальный контент и бюджетная платформа, на которой будет работать сайт;
• гибкость и мобильность. Управлять онлайн-бизнесом возможно с любой точки мира. Он дает свободу перемещения, не привязывает к определенному месту и времени;
• неограниченный территориальный охват. Интернет-магазины охватывают гораздо больше потенциальной аудитории. Через них можно продавать, не ограничиваясь одним регионом или страной;
• большой ассортимент. На виртуальных витринах легко разместить любое количество товаров. Достаточно заключить договоры с несколькими поставщиками и загружать позиции на сайт;
• ведение аналитики. В интернете проще отслеживать статистику: узнавать сколько посетителей заходит на сайт, что смотрят и чаще всего покупают, в каком количестве. Эти данные фиксируются сервисами веб-аналитики. Зная их, предприниматель может увеличивать продажи, подстраивая свое предложение под текущие запросы и потребности покупателей;
• доступность дополнительных сервисов. В интернет-магазине можно повысить уровень обслуживания, не прикладывая к этому особых усилий. Речь о различных дополнительных функциях и услугах: сравнении отдельных товаров, рекомендательных блоков с похожими и сопутствующими продуктами, покупке в один клик, разных вариантах оплаты и доставки, простой форме заказа.

Плюсы своего интернет-магазина 

Где взять деньги для старта?

Стартовый капитал, пусть и минимальный, понадобится для реализации любой бизнес-идеи. Если планируется продажа товара, нужно будет закупить хотя бы небольшую тестовую партию, арендовать помещение, создать сайт. Для производства, даже в домашних условиях, необходимо сырье и оборудование. Для оказания услуг – соответствующие инструменты и материалы. На все это потребуются деньги.

Где их найти:

• занять у близких или друзей. Это наиболее выгодный вариант, так как можно взять в долг нужную сумму без процентов, а потом отблагодарить за помощь небольшим презентом. Если такой возможности нет, идем дальше;
• оформить кредит. Для этого нужно промониторить все существующие предложения, сравнить условия и выбрать выгодную ставку для малого бизнеса. Оптимальный выход из положения – кредитная карта или кредитование на специальных условиях от государства. В интернете есть много рейтингов, в которых сравниваются ставки по различным банковским программам;
• получить грант. Такую помощь предоставляют государство и разные фонды поддержки начинающих предпринимателей. Чтобы стать претендентом на грант, нужно поискать информацию об актуальных программах в сети, составить бизнес-план и подать заявку;
• продать собственность. Крайний вариант, но тоже имеет место быть. Некоторые, например, продают автомобиль и вкладывают вырученные деньги в запуск бизнеса. При правильном подходе через некоторое время вложения с лихвой окупаются, поэтому можно будет без проблем купить новое авто.

Если с финансами совсем туго, рекомендуем подумать о работе на заказ с предоплатой или по системе дропшиппинга.

Дропшиппинг – бизнес-модель, в которой продавец выполняет роль посредника между производителем и конечным потребителем. Он собирает заказы, формирует заявки, передает необходимую информацию поставщикам. Далее поставщики комплектуют заказ и отправляют его напрямую покупателю, не указывая своих данных. Продавец-дропшиппер получает прибыль в виде наценки к оптовой стоимости. Такая схема предусматривает минимум вложений. По ней работают многие компании.

Схема дропшиппинга 

С чего начать свой бизнес: пошаговый план запуска

Формулируем идею

Начинать нужно с поиска стоящей идеи. Возможные варианты мы рассматривали выше. Выбирайте то, что больше резонирует с вашими интересами и увлечениями, вдохновляет и вызывает желание действовать. Придумывать что-то сверхновое и уникальное не стоит. Целесообразнее взять уже проверенный вариант, найти в нем недочеты и улучшить. Заходить на сформированный рынок проще всего.

Выбирая бизнес-идею, необходимо учитывать:

1. Сферу деятельности. Предварительно проанализируйте спрос в территориальных пределах, которые будет охватывать проект. Определите, в каком направлении зашкаливает конкуренция, а что развито слабо. Выбирайте нишу, потенциально прибыльную и максимально интересную для себя, чтобы было желание в ней развиваться.
2. Цели. Подумайте, какого конечного результата хотите достичь – обогащение, популярность и успешность, власть. Стремиться нужно не к чему-то одному, а работать комплексно, не ждать «золотых гор», адекватно оценивать ситуацию, принимать взвешенные решения.
3. Качество. Фокусируйтесь не на количестве, а на качестве выбранного товара или услуги. Иначе репутация компании безнадежно испортится на самом старте, будет много претензий и жалоб со стороны покупателей.

С минимальными вложениями лучше открывать микробизнес и отказаться от глобальных масштабных идей.

Анализируем рынок

После выбора идеи и ниши нужно тщательно проанализировать рынок:

• узнать, насколько востребован продукт сейчас, влияет ли на продажи фактор сезонности;
• оценить конкуренцию, выявить слабые и сильные стороны конкурентов, сформулировать собственные отличия;
• исследовать цены и состав ассортимента;
• определить целевую аудиторию проекта, разделить ее на сегменты, изучить потребности, интересы, желания потенциальных покупателей.

Это поможет понять, существует ли спрос на товар.

Вся информация, полученная в процессе анализа, должна учитываться в будущей стратегии. Брать данные можно в аналитических отчетах, исследованиях маркетологов, в сервисах Google Trends и «Яндекс.Вордстат», отраслевых публикациях.

Еще варианты – заняться шоппингом и проанализировать работу конкурентов, став тайным покупателем, организовать собственное исследование с помощью телефонных опросов, анкетирование по email или в мессенджерах.

Составляем бизнес-план

Следующий шаг – написание бизнес-плана. Он намечает вектор развития компании в будущем, помогает планировать пути достижения целей, дает возможность избежать вероятных рисков и подводных камней. Это базовый документ для оценки предпринимательской инициативы, пошаговая инструкция, в которой расписаны все этапы запуска собственного дела.

В бизнес-план включают следующую информацию:

• глобальные и локальные цели открытия проекта;
• количество потенциальных покупателей товара/услуги;
• оптимальные способы привлечения клиентов;
• приоритетные показатели эффективности бизнеса;
• объем первоначальных вложений и инвестиций, которые необходимы в первый год работы;
• прогнозируемый размер выручки.

Чтобы сэкономить, постарайтесь написать бизнес-план самостоятельно на основе статистических данных и фактов. Для этого воспользуйтесь рекомендациями экспертов или готовыми примерами и шаблонами, которые есть в открытом доступе. Главная задача – грамотно адаптировать их к своей нише.

Основные разделы бизнес-плана:

1. Вступление в виде развернутого описания проекта с общим резюме, перспективами, сроками реализации.
2. Описание товара или услуги, включая выбранную ценовую политику.
3. Обзор рынка сбыта – анализ ниши и конкурентов, основные тенденции отрасли, прогнозы экспертов.
4. Маркетинговый план с описанием конкурентных преимуществ, рекламной стратегии продвижения, анализа целевой аудитории и каналов ее привлечения. Также прописываются УТП и позиционирование.
5. Организационная структура. Здесь указывается организационно-правовая форма бизнеса, распределяется ответственность между владельцами, определяется ассортимент, основные и резервные поставщики, кадровый состав.
6. Финансовая часть. Сюда входят перспективы прибыльности проекта, учет расходов, описание источников финансирования, порядок действий на случай незапланированных трат, расчет точки безубыточности.
7. Факторы риска и способы их устранения. Например, есть риск закупки некачественной продукции. Значит, прописываем решения: запрашивать у поставщика тестовые образцы, требовать сертификаты качества.

Создавать бизнес-план нужно в той форме, с которой будет удобно работать в дальнейшем. Все цифры и средние значения следует рассчитывать индивидуально, а не брать из готовых шаблонов.

Регистрируем проект

Независимо от того, какой бизнес вы открываете с нуля, его необходимо официально зарегистрировать.

Первый шаг – определиться с видом организационно-правовой формы:

1. ИП. Предполагает простую отчетность и понятный учет, быструю регистрацию с небольшой пошлиной, возможность работать в любом регионе. Вся получаемая прибыль является личной собственностью предпринимателя. При необходимости ИП без проблем закрывается. Минусы – ограничения на отдельные виды торговли (алкоголь, медицинские препараты, яды и прочее), обязательные страховые взносы, ответственность личным имуществом.
2. ООО. Предусматривает несколько собственников, ответственность по уставному капиталу, возможность осуществлять любые виды деятельности. Минусы – высокие регистрационные затраты, сложный учет, дополнительный налог 13%, проблемная ликвидация.

Самый простой и популярный формат для малого бизнеса – ИП. Особенно, если речь идет о довольно ограниченных возможностях на старте в плане финансов. Его основное преимущество – минимум первоначальных затрат. К тому же, для создания интернет-магазина никаких специальных разрешений и лицензий не требуется.

Чтобы зарегистрировать ИП, достаточно подготовить паспорт и ИНН, заполнить заявление, оплатить госпошлину и подать документы в налоговую службу по месту прописки. Пройти процедуру можно также в онлайн через портал Госуслуг. Регистрация подтверждается в течение 3-х рабочих дней, после чего предпринимателю выдается выписка из ЕГРИП.

Для некоторых видов деятельности, помимо заявления с пакетом документов, необходимо подавать дополнительное уведомление. Это касается сфер:

• общепита;
• косметологии;
• ветеринарных и гостиничных услуг.

Решаем вопросы с налогами и отчетностью

Второй шаг после регистрации – выбрать схему налогообложения. От нее будут зависеть формы отчетности и объем налоговой нагрузки. По умолчанию применяется общая система. Но она невыгодна для ИП: на ней платится НДС, налог на доходы, ведется сложный учет и осуществляется много проверок.

Поэтому при открытии своего маленького бизнеса с нуля лучше переходить на спецрежим с одним налогом или льготной ставкой. Причем делать это нужно сразу.

Чтобы не ошибиться с выбором, стоит заранее проконсультироваться с бухгалтером, специалистом налоговой инспекции или изучить законы самостоятельно. Принять правильное решение без подготовки сложно, а ошибки чреваты высокими налоговыми ставками и штрафами.

Варианты спецрежимов:

• упрощенная система. Налог платится с дохода либо разницы между прибылью и затратами. Декларация подается раз в году, есть ограничения на оборот, количество персонала, виды деятельности;
• патентная система. Патент покупается на год или несколько месяцев. Налог не зависит от дохода, отчетности нет, но право на патент могут забирать в случае просрочки очередной оплаты. Подходит не для всех регионов и видов деятельности;
• единый налог, который платится от вмененного дохода. Этот режим можно применять с другими, декларация предоставляется каждый квартал.

Самое главное на спецрежимах – следить за сроками подачи документации. Из-за просрочек предпринимателей нередко переводят на общие основания налогообложения.

Тестируем идею

Далее следует проверка боем. Важно провести быстрое тестирование идеи: собрать минимальный ассортимент, запустить сайт, дать небольшую рекламу и попробовать получить первые продажи. Этот этап необходим для изучения спроса на практике. Чтобы быстрее стартануть, не стоит зацикливаться на доработках и постоянно откладывать запуск. Нужно начинать с тем, что есть, проверять идею в действии и постепенно совершенствовать проект по ходу его развития.

Если первые результаты не соответствуют ожиданиям, пересмотрите план, проанализируйте вероятные ошибки. Лучше всего увидеть их на старте, а затем быстро внести нужные корректировки или пересмотреть малоперспективную идею.

Немного рекомендаций по запуску магазина с нуля:

• делайте сайт на платформе, адаптированной под особенности ecommerce. Это гораздо проще и выгоднее, чем заказывать разработку у программиста или в профессиональной веб-студии. Отличный вариант – платформа для интернет-магазинов InSales. На ней есть все необходимые инструменты для эффективного ведения бизнеса;

• найдите 2-3 проверенных поставщиков и начинайте закупки с небольших тестовых партий. Хороший альтернативный вариант для быстрого и недорогого старта – дропшиппинг. Чтобы сэкономить на доставке, рассматривайте поставщиков, которые расположены максимально близко к вашей местности;
• не сливайте много денег в платные рекламные каналы. Перед тем, как планировать маркетинговый бюджет, протестируйте разные форматы и постарайтесь определить, что работает в нише эффективнее всего.

Развиваем и продвигаем бизнес

Если выбранная идея оказалась рабочей и пошли первые продажи, начинайте активно вкладывать силы в дальнейшее развитие и продвижение. Чистая прибыль должна быть выше нуля. Тогда можно ставить более глобальные цели и реинвестировать доходы в:

• улучшение сайта, доработку функционала и дизайна;
• аренду или увеличение офиса и склада;
• закупку оборудования;
• найм квалифицированного персонала;
• расширение ассортимента.

Отдельным пунктом идет продвижение. Прежде всего, это планирование маркетинговых стратегий и запуск рекламных кампаний, которые жизненно необходимы для привлечения новых покупателей и наращивания клиентской базы. Подключайте весь возможный рекламный потенциал и по максимуму присутствуйте в местах, где есть целевая аудитория.

Минимальный набор действий для продвижения:

• постепенно, по мере финансовых возможностей, запускать контекстную рекламу, таргет, email-маркетинг, размещаться на прайс-агрегаторах;
• заниматься SEO-оптимизацией сайта, которая улучшает видимость в поисковых системах и способствует привлечению бесплатного органического трафика;
• создавать и активно вести страницы компании в популярных социальных сетях.

Также можно пробовать продвигаться через ведение блога, вирусную рекламу, обмен ссылками и статьями. Кроме того, важно фиксировать результаты текущих маркетинговых активностей и отсеивать методы, которые не приносят значимого эффекта.

Типичные ошибки новичков

Многие новички, которые хотят открыть бизнес с нуля практически без денег, допускают похожие ошибки:

1. Придумывают много самооправданий и отговорок. Самые частые убеждения, препятствующие на старте – это дорого, а у меня нет денег; нет времени; это сложно и страшно; нет связей; на рынке нет места, все идеи уже реализованы; не хочу рисковать; не умею вести бизнес. Нужно отбрасывать страхи и действовать, иначе никак.
2. Уделяют мало внимания деталям. Обычно начинающие предприниматели отталкиваются от базовых представлений о проекте и личной мотивации. Следует мыслить шире и не сводить планирование к минимальным подсчетам.
3. Некорректно ставят цели. Ставя цель, стоит понимать, что добиться всего и сразу не выйдет. Из целей вытекают KPI – ключевые показатели эффективности, на которые вы будете ориентироваться в процессе работы. Поэтому необходимо четко ответить на вопрос, зачем вам нужен бизнес. Формулировки по типу хочу обеспечить себе старость или стать свободным человеком, не подходят.
4. Игнорируют этап составления бизнес-плана. Финансы любят счет. Если не просчитывать прибыльность вложений, можно быстро прогореть и разориться.
5. Не исследуют рынок. Действовать, как придется, в бизнесе нельзя. Нужно регулярно анализировать ситуацию (даже после выхода на рынок), быть в курсе изменений и трендов, соответствовать текущим запросам и потребностям аудитории. Это поможет предотвратить грубые ошибки, найти новые пути для развития и масштабирования.

Заключение

Оптимальное решение для новичков, которые хотят открыть бизнес с нуля и при этом обойтись минимальными вложениями – интернет-магазин на платформе InSales. Внутри нее есть все необходимое для продаж: мощный функционал, готовые и уникальные дизайны, сотни интеграций. Остается только выбрать подходящую бизнес-идею и пройти все этапы, описанные в пошаговом плане запуска.

Возможно вам также будет интересно:

как открыть свое дело – с чего начать, что нужно сделать в первую очередь?

Значит, мы не будем отвлекать. Вот вам простая и понятная пошаговая инструкция открытия собственного бизнеса.

Шаг 1: определяемся с нишей

Идеи для бизнеса всегда лежат на поверхности. Часто они появляются от желания заниматься тем, что действительно нравится, еще чаще – от злости на отечественный сервис или от того, чего вам самим не хватает: например, в вашем городе нет нормального детского сада или салона красоты для собачек. Еще один вариант – взять популярную западную идею и адаптировать ее для России: так в нашей стране появились оффлайн-квесты, кошачьи кафе и многое другое.

Параллельно с этим, нужно определиться, что вы умеете делать по-настоящему хорошо. Например, вам нравится общаться с детьми или вы долгое время работали в сфере организации праздников. А может, вы отлично разбираетесь в элитной обуви и побывали во многих странах мира? Подключите к этому простейшую математику: оцените спрос и предложение, подумайте, какие конкурентные преимущества вы можете предложить. Это может быть лучшее качество, скорость работ, интересная цена, экологичность и т.д.

Таким образом, чтобы ваш бизнес был успешным, должно соблюдаться как минимум три требования. Еще раз – не одно из них, а все три сразу:

• вам должно нравиться то, чем вы собираетесь заниматься;
• вы должны хорошо разбираться в выбранной сфере;
• на ваш товар или услугу должен быть стабильный спрос.

Главная причина, по которой многие прекрасные идеи для бизнеса загибаются с самого начала – это отсутствие начального капитала. Поэтому сразу – слышите, сразу – искореняйте убежденность, что вы не сможете начать свой бизнес без стартовых вложений. Копить годами бесполезно: к тому моменту, когда вы подойдете к вожделенной сумме, может пропасть всякое желание чем-то заниматься, а доллар опять подорожает. Пока у вас есть силы и уверенность, лучше попросите взаймы у друзей, попробуйте получить государственную субсидию, узнайте подробнее, как привлечь инвесторов или повесьте свою идею на Kickstarter. А самое главное, не бойтесь быть маленьким бизнесом: пусть у вас пока нет офиса и летаете вы не бизнес-классом – все придет со временем.

Шаг 2: рисуем бизнес-план

Специалисты утверждают, что грамотный бизнес-план, который построен на реальных цифрах и расчетах – важный помощник в бизнесе. Результаты исследования рынка, анализ затрат и прибыли позволят вам взглянуть на свою идею со стороны и более прагматично оценить свои перспективы.

Идеи для бизнеса нужно соотносить с реальностью. Чтобы бизнес был успешным, он должен решать какую-то проблему и удовлетворять потребность. Попробуйте ответить на следующие вопросы:

• существует ли потребность в вашем бизнесе? Как он впишется в рынок?
• кто ваша целевая аудитория? Каково позиционирование вашего продукта?
• кто ваши основные конкуренты? Чем вы отличаетесь от них?

Еще один серьезный повод за составление бизнес-плана – с его помощью гораздо легче привлечь стоящие инвестиции. Хотите ли вы получить субсидию от государства или грант от фонда, привлечь помощь венчурного фонда или воспользоваться бизнес-кредитованием, наличие тщательно продуманного бизнес-плана существенно увеличивают ваши шансы на успех и демонстрируют всю серьезность ваших намерений.

Краткая структура бизнес-плана: вступление ака резюме, цели и задачи, описание предприятия, финансы, маркетинг, производство, организационный план, развитие персонала. Бизнес-план должен быть простым, понятным и ориентироваться на конечный результат. Вы можете подготовить его самостоятельно, однако нужно понимать, что написание серьезной работы требует немало знаний и проведение исследований рынка. Скачивание готовых бизнес-планов с Интернета – первый шаг к резиновой женщине, поэтому гораздо лучше обратиться к помощи специалистов.

Шаг 3: определяемся с юридическим лицом

Официально бизнес начинается с момента его государственной регистрации. Собственно, у малого бизнеса есть два возможных варианта развития: ИП (Индивидуальный предприниматель) или ООО (Общество с ограниченной ответственностью).

Преимущества ИП

1. простота и оперативность открытия;
2. отсутствие уставного капитала;
3. минимальные требования к бухгалтерскому учету;
4. упрощенная отчетность и минимум налогов.

Недостатки ИП

1. необходимость отвечать в суде своим личным имуществом – машиной, квартирой, счетом в банке;
2. необходимость платить 35 тыс. рублей в Пенсионный фонд и в Фонд социально страхования вне зависимости от размера прибыли – даже если вы ничего не заработали;
3. у ИП нет фирменного названия – обычно ИП и бренд никак не связаны;
4. бизнес практически невозможно продать, разделить или передать по наследству.

Преимущества ООО

1. в случае, если на вас подадут в суд, вы будете отвечать только имуществом компании и уставным капиталом, который составляет от 10 тыс. рублей;
2. вы можете платить в Пенсионный фонд только за себя или если у вас работают сотрудники – если деятельность компании не ведется, ничего платить не нужно;
3. компанию можно в любой момент продать;
4. компании можно дать любое название.

Недостатки ООО

1. необходимость уставного капитала;
2. более сложный бухгалтерский учет;
3. больше отчетность;
4. более высокие штрафы и пошлины по сравнению с тем же ИП.

Обратите внимание, что компании, занимающиеся некоторыми видами деятельности, не могут работать под ИП по определению. Среди них – продажа алкоголя, частная охранная деятельность, военная отрасль и т.д.

Шаг 4: определяемся с налоговой схемой

Еще один важный шаг на пути к открытию собственного бизнеса – это выбор системы налогообложения. Она, собственно, может быть двух видов – обычная и упрощенная.

Обычная налоговая система – это бесконечный и муторный документооборот. Такая схема наименее удобна и выгодна для предпринимателей, поэтому, пока ваша выручка в год не превысит 60 млн рублей, можно смело выбирать упрощенку.

Упрощенная система налогообложения (УСН) – это специальный налоговый режим, который значительно упрощает налоговую нагрузку и ведение налогового и бухгалтерского учета для малого и среднего бизнеса. Если у вас низкая себестоимость или ее почти нет (интеллектуальный продукт), то чаще всего походит 6% от доходов. Если вы продаете товары, которые до этого закупили оптом, лучше всего подойдет 15% от разницы между доходами и расходами.

Единый налог на вмененный доход (ЕНВД) – интересен тем, что не привязывается к реальным доходам, то есть рассчитывается не с фактически полученного, а с предполагаемого вмененного дохода, который учитывает только физические показатели деятельности (площадь торгового зала, количество работников и т.д.). Налоговая ставка составляет 15% и освобождает от налога на прибыль, имущество и НДС. Актуально для таких сфер деятельности, как розничная торговля, общественное питание, ремонт, бытовые и ветеринарные услуги и т.д.

Также для предприятий некоторых сфер деятельности существуют свои специальные налоговые режимы. Например, для фермерских хозяйств это единый сельскохозяйственный налог. А некоторым компаниям малого бизнеса повезло вдвойне: с 2015 года для них действуют налоговые каникулы, которые позволят освободиться от уплаты налогов на 1-3 года.

Шаг 5: регистрируем компанию и открываем счет в банке

Чтобы облегчить себе жизнь, все необходимые заявления и документы можно подготовить на специальных сайтах, например, nalog.ru.Там же можно узнать адрес ближайшей налоговой и заполнить квитанцию на оплату госпошлины.

Итак, пошаговая инструкция регистрации компании:

1. скачайте программу для подготовки документов;
2. определитесь с кодами ОКВЭД и включите все, которые могут пригодиться;
3. заполните заявление по специализированной форме для ИП или ООО (при личной подаче, нотариальное заверение не требуется);
4. заполните заявление по специализированной форме 26.2-1, которое позволяет перейти на упрощенную систему налогообложения;
5. для ООО – подготовьте дополнительные документы: 2 оригинала устава сообщества, 2 оригинала договора учреждения общества, подтверждение юридического адреса (письмо владельца или копия свидетельства о собственности);
6. сделайте копию паспорта и оплатите государственную пошлину – 800 рублей для ИП и 4 000 для ООО;
7. сдайте все заявления в налоговую и приходите через 5-10 дней за готовыми документами;
8. закажите печать ИП или ООО;
9. откройте счет в вашем любимом банке и в течение 7 рабочих дней отправьте уведомление в налоговую, Пенсионный фонд и Фонд социального страхования, чтобы с самого начала не схлопотать штраф в 10 тыс. рублей.

Напоминаем, что для осуществления некоторых видов деятельности, вам также необходимо пройти процедуру лицензирования или сертификации. Это касается, например, деятельности кредитных организаций, оборота алкогольной продукции, реализации лекарств, образовательных учреждений, международных грузоперевозок и т.д.

Шаг 6: принимаемся за работу!

Самое время найти подходящее помещение, закупить оборудование, нанять сотрудников и приняться за работу! Также сразу определитесь, кто будет заниматься документооборотом и отчетностью: бумажная волокита никому не нравится, но деньги любят счет, а документы всегда должны быть в порядке. Ну, и конечно, не забудьте про рекламу и маркетинг. Но это уже совершенно другая история!

Юрий Богомолов
Основатель и автор бизнес-портала Businessmens.ru

Автор статьи

Об открытии своего бизнеса многие говорят, но решаются на реальные действия лишь единицы. Почему так? Всё дело в рисках и страхе перед неизвестным. Ведь в первые месяцы после открытия бизнеса денег может не хватать даже на еду, не говоря уже о содержании семьи. В этой статье вы узнаете пошаговую инструкцию, как открыть свой бизнес с нуля, чтобы сделать собственное дело успешным и при этом не остаться без средств к существованию.

Какой бизнес открыть без денег с нуля?

Начинающим предпринимателям с бюджетом в несколько десятков тысяч рублей не рекомендуется влазить в проекты, которые сложны с точки зрения оценки их перспектив. Лучше всего выбрать нишу со средним уровнем конкуренции и не требующую профессиональных знаний. Для этой цели подойдут следующие виды бизнеса:

• оказание услуг;
• небольшая арендованная торговая точка;
• интернет-магазин.

При минимальном бюджете важно открывать свой бизнес с нуля без необходимости вкладываться в дорогую аренду или переоборудование помещения. При оказании услуг можно обойтись вообще без офиса. Далее рассмотрим перспективные для новичков виды бизнеса, первоначальный капитал которых ограничивается размером зарплаты продавца в среднестатистическом магазине.

Какие услуги можно предоставлять?

В сфере услуг можно открыть без денег с нуля такие виды бизнеса:

1. Автоняня. В больших городах у обеспеченных людей практически нет времени на развозку своих сыновей и дочек в школы, садики, кружки. При наличии автомобиля, можно оборудовать его несколькими детскими креслами и предложить услуги по развозке детей нескольким семьям. В свободное время можно использовать машину для услуг такси или других целей.

2. Продажа продуктовых букетов. Среди молодежи, да и не только, всегда существовал кризис креативности в плане подбора интересных подарков. Последние годы не теряют своей популярности в качестве презентов букеты из фруктов, овощей, пивных наборов, сладостей и прочих продуктов. При хорошей рекламе в соцсетях на этом можно отлично заработать.

3. Разведение животных. Купив 2-4 породистых собаки или кошки можно уже через пару лет продавать их потомство и зарабатывать на этом. Главное требование в этом бизнесе – любовь к животным.

4. Изготовление на дому пряничных домиков и тортов на заказ. Из вложений понадобится хорошая духовка и наличие творческих способностей.

5. Мувинговая компания. Говоря по-простому, это бизнес на квартирных переездах. Здесь желательно иметь свой фургон, но первое время можно работать и на проценте от заказов, переданных другой компании.

6. Очистка машин от снега. Такой бизнес в большинстве регионов сезонный, но после успешной зимы на заработанные деньги можно купить минимальное оборудование для автомойки на дому у клиента.

7. Доставка обедов в соседние офисы. В этом бизнесе важно вкусно готовить и доставлять товары точно в срок. Впоследствии можно расширить перечень изготавливаемых продуктов на пиццы и суши.

8. Детский сад на дому. Для организации бизнеса можно использовать собственную квартиру, но она должна быть с хорошим ремонтом и детской мебелью, чтобы родители были готовы доверить вам своих чад.

9. Репетиторство. Максимум, что нужно сделать для открытия бизнеса – подать объявление в интернете. Единственный нужный для успеха ресурс – ваши знания школьного предмета и методологии его преподавания.

10. Открытие ремонтной мастерской. При наличии прямых рук и минимума вложений можно обеспечить себя хорошим доходом за счет ремонта обуви, изготовления ключей, наточки ножей и тому подобного. Минусом такого бизнеса является отсутствие возможности его расширения.

11. Муж на час. Минимум вложений, максимум выгоды. При качественной работе в течение нескольких месяцев сарафанное радио сделает из вас самого востребованного слесаря/сантехника/электрика района.

12. Реставрация мебели. Обучающие видео по этой теме доступны в интернете, а опробовать свои навыки можно на мебели, которую люди выкидывают на мусорники. Вложения в инструменты и материалы при этом минимальны.

13. Изготовление предметов декора. Хэнд-мэйд и уникальные предметы интерьера становятся всё более востребованными. Тем более, что сейчас свои творения можно без проблем продавать на зарубежных маркетплейсах. Причем стоимость товаров зависит не от их себестоимости, а от ваших творческих способностей.

14. Маникюрный салон на дому ли с выездом к клиенту. Для открытия бизнеса достаточно купить минимум оборудования и материалов, а также пройти соответствующий курс обучения.

15. Массаж и мануальная терапия. Заниматься этими видами деятельности можно и без медицинского образования, только пройдя соответствующие курсы. Конечно, важно понимать противопоказания к определенным видам массажа и не работать с клиентами, которые, скорее всего, требуют профессиональной медицинской помощи.

Торговая точка

Открытие полноценного розничного магазина процесс довольно дорогостоящий. Поэтому открыть торговый бизнес с минимумом вложений можно только арендовав небольшой киоск или место в ТРЦ в узкой специализированной нише. Например, можно торговать:

• предметами для шитья и рукоделия;
• купальниками;
• фильтрами для воды;
• воздушными шарами и товарами для организации праздников;
• прочими товарами, не требующими много денег для закупки и которые, преимущественно, не продаются в супермаркетах.

К сожалению, офлайновая торговая сфера для «безденежных» стартаперов сильно ограничена.

В дополнение можно сказать, что открыть бизнес нуля с минимальными вложениями можно и на вещевом рынке. Но в современном мире электронной коммерции этот вариант один из наименее перспективных.

Интернет-магазин как первый бизнес

В США более 20% покупок уже совершается в интернете, и эта доля увеличивается с каждым годом. Поэтому перспективы рынка e-commerce в России просто неимоверные.

Преимущества интернет-магазина как первого бизнеса

Для начинающих предпринимателей онлайн-торговля имеет массу преимуществ:

• быстрый старт при минимальном стартовом капитале;
• низкие текущие постоянные расходы;
• гибкость, мобильность, возможность быстро изменить ассортимент;
• возможность продавать в любую точку страны и даже мира;
• наличие встроенных в сайты инструментов аналитики;
• возможность подключения дополнительных сервисов.

Начинать онлайн-торговлю начинающим предпринимателям можно или с соцсетей, или с интернет-магазина. Второй вариант более предпочтительный, так как позволяет не ограничивать размер аудитории.

Лучше всего открывать интернет-бизнес с нуля на специализированных облачных SaaS-платформах, которые уже имеют весь необходимый функционал. Среди ориентированных на Россию решений, лучшим является конструктор интернет-магазина InSales.

InSales за минимальную ежемесячную плату предоставляет клиенту готовый к работе интернет-магазин. Клиенту остается только загрузить товары, подвязать домен и настроить дополнительные сервисы (оплату, доставку и прочие). Причем для всего этого уже имеются готовые модули.

На InSales имеется даже специализированный модуль ЕКАМ.Чеки, дающий возможность взять в аренду и настроить онлайн-кассу. Таким образом связка решений InSales и ЕКАМ позволяет начинающему предпринимателю получить полноценный интернет-магазин, готовый к продажам. И не забываем, что ежемесячная подписка гарантирует круглосуточную доступную поддержку со стороны специалистов обеих компаний.

Пошаговая инструкция открытия бизнеса с нуля

При обдумывании вариантов открытия бизнеса важно не делать скоропалительных решений. Иногда идеи кажутся столь прибыльными и реалистичными, что хочется уже завтра бежать и делать закупки материалов и оборудования. Однако не стоит поддаваться эмоциям. Сперва желательно ознакомиться с предложенной пошаговой инструкцией, как открыть свой бизнес с нуля, а уже после осуществлять первые расходы.

Шаг 1. Поиск стартового капитала

Для реализации любой бизнес-идеи нужны деньги. Инвестиционные гуру советуют для начала своего дела ни в коем случае не использовать кредитные деньги банков. Ведь по статистике более 80% всех предпринимателей прекращают свою деятельность в первый год.

Искать гранты удобно на специализированных сайтах

При провале проекта и наличия кредита, у человека могут возникнуть проблемы, способные надолго закрыть ему путь в бизнес. Поэтому для организации собственного дела желательно использовать финансы, не требующие срочного возврата.

Лучше всего, чтобы открыть малый бизнес с нуля, использовать следующие источники финансирования:

1. Заем у друзей и родственников. Вы всегда будете уверены, что люди, которым вы заняли деньги, смогут подождать несколько месяцев до оплаты. При этом никаких штрафов и отрицательных последствий не будет.
2. Получить грант. Сегодня реализуется множество федеральных и региональных программ по поддержки малого бизнеса, которые позволяют получить безвозвратно помощь на развитие бизнеса. Для получения гранта достаточно составить бизнес-план и подать заявку.
3. Продать своё имущество. Шаг рискованный, но при наличии лишней собственности вполне оправданный.
4. Поискать инвесторов, которые за определенную долю в последующем успешном бизнесе рискнуть дать вам деньги на проект. При этом нужно быть готовым оформить договорные взаимоотношения с партнером.

Если с деньгами для открытия бизнеса вообще тяжело, можно начать заниматься бизнесом по схеме дропшиппинга. При этом вы продаете товар, который по факту отправляет наложенным платежом ваш поставщик. Хотя можно и напрямую принимать предоплату от покупателя.

Принципиальная схема механизма дропшиппинга

При дропшиппинге сам предприниматель может не принимать участие ни в финансовых, ни в товарных операциях, осуществляя лишь посредническую миссию. Таким образом начальный капитал при использовании этой схемы не нужен вообще.

Шаг 2. Выбор ниши

Считается, что лучше всего начинать бизнес на собственной «боли». Например, нужно было перетянуть мягкую мебель, но не нашлось, кто бы оказывал подобную услугу в вашем регионе. Начните делать это вы!

Сужайте нишу – небольшой универсальный магазин не выдержит конкуренции

Бизнес-идеи обычно лежат на поверхности, нужно только суметь их увидеть. Иногда стоит почитать зарубежные сайты, чтобы почерпнуть то, что можно реализовать в нашей стране.

Также начинающие предприниматели должны помнить: чтобы открыть успешный бизнес с нуля, желательно соблюсти три правила:

1. Человеку должно нравиться то, чем он собирается заниматься. Без естественной внутренней мотивации к действию любой бизнес обречен. Только сильное желание реализовать свои идеи позволит постоянно совершенствовать дело и развивать его.
2. Необходимо разбираться в выбранной сфере. Если инвестору не обязательно знать специфику бизнеса, в который он вкладывает деньги, то начинающий предприниматель обязан понимать все нюансы работы в выбранной нише.
3. Уверенность в стабильном спросе на предлагаемые товары и услуги. Не рекомендуется основывать бизнес, не понимая потребностей целевой аудитории.

Развивая уже существующую торговую сеть, можно экспериментировать с открытием новых точек в местах, где спрос неизвестен. Но для начинающих предпринимателей такой подход неприемлем из-за высоких рисков прогореть.

Шаг 3. Анализ рынка

Продолжая следовать пошаговой инструкции, как открыть бизнес с нуля, переходим к наиболее сложному для начинающего предпринимателя этапу – анализу рынка. Чтобы выяснить потенциал бизнеса, придется провести ряд исследований:

1. Определить уровень спроса и количество потенциальных клиентов. Сделать это можно, наблюдая за торговлей конкурентов или использовать собственную методику анализа на основе общедоступных статистических данных. Просчитайте три сценария спроса: оптимистический, базовый и оптимистический, и ориентируйтесь в расчётах на самый худший вариант.
2. Оценить платежеспособность аудитории и выбрать ценовую нишу. Вряд ли стоит в небольшом районном центре предоставлять услуги автоняни или открывать бутик с одеждой премиальных брендов.
3. Оценить количество конкурентов, их сильные и слабые стороны. Желательно открывать бизнес со средней конкуренцией, реально оценивая свои возможности. Сейчас, например, открыть интернет-магазин обычной одежды и получать от этого стабильный доход практически невозможно.
4. Исследовать цены и ассортимент конкурентов, что понять, если ли вообще шансы втиснуться в желаемую нишу.
5. Сформировать преимущества перед конкурентами и спланировать пути их превращения в реальный доход.
6. Очертить свою целевую аудиторию, спрогнозировать её потребности.

Анализировать конкурентов можно самостоятельно или заказать услугу «Тайный покупатель»

Указанные данные помогут оценить спрос и сделать максимально точный бизнес-план.

Информацию для анализа дополнительно можно брать с Google Trends, Яндекс.Вордстат или с отраслевых публикаций. Но всё же конкурентов лучше оценить лично, имитируя или совершая у них покупки и максимально тестируя их работу.

Шаг 4. Составление бизнес-плана

Последующий шаг – составление бизнес-плана, который определяет базовые показатели для оценки перспектив бизнеса. Этот документ позволяет избежать рисков, связанных с недостаточностью капитала. Бизнес-план – это, по сути, пошаговая инструкция, в которой расписаны все расходы и предполагаемые доходы. Составлять этот документ нужно объективно, не стараясь превратить его путем манипуляций в дополнительный аргумент, чтобы открыть свой бизнес с нуля.

Бизнес-план обязан включать следующую информацию:

• текущее состояние выбранной сферы;
• цели проекта;
• различные сценарии прогнозируемого размера выручки;
• инструменты рекламы и продвижения;
• ключевые показатели, например, сроки выхода на точку безубыточности;
• объем первоначальных вложений;
• расходы на личные нужды.

Указанные данные нужно структурировать с целью выстроить понятный и удобный для восприятия и редактирования бизнес-план. В итоге он должен включать следующие разделы:

1. Подробное описание проекта с целями, сроками реализации и перспективами.
2. Описание предлагаемой услуги или товара.
3. Указание ценовой ниши и её аргументация.
4. Состояние рынка, анализ конкурентов, их цен и ассортимента.
5. Маркетинговый план с указанием целевой аудитории, способов её привлечения и стоимости рекламной кампании.
6. Организационно-правовая часть, которая учитывает систему налогообложения.
7. Цепочка поставки, включающая поставщиков, условия с сотрудничества с ними, расходы по доставке.
8. Финансовая часть. Здесь указываются планируемые расходы и доходы, их источники, планируемая прибыль, точка безубыточности, анализ денежного потока (cash flow) и прочие данные.
9. Факторы риска и инструменты их устранения или компенсации.

Важно понимать, что бизнес-план составляется для самого себя, поэтому он должен быть максимально понятным для предпринимателя. Результат составления документа должен стать главным фактором при принятии решения об открытии собственного дела.

Если бизнес-план показывает, что выбранный алгоритм действий убыточный или низкорентабельный, то следует отказаться от подобной идеи. Нельзя манипулировать цифрами, что доказать самому себе правильность своих предположений.

Шаг 5. Выбор юридического статуса

Начинающему предпринимателю важно определиться, в каком юридическом статусе открыть бизнес с нуля. Будет это общество с ограниченной ответственностью (ООО) или индивидуальный предприниматель (ИП).

Принципиальные отличия ООО от ИП

Рассмотрим особенности обоих вариантов.

Особенности ООО:

• необходимо составить устав и учредительный договор, внести уставный фонд;
• разрешается создавать компанию с максимальным числом учредителей 50 человек;
• отсутствуют ограничения по видам деятельности, можно торговать чем угодно;
• большее доверие контрагентов;
• доходы являются собственностью юрлица, выводить прибыль можно только в виде дивидендов с уплатой всех положенных налогов;
• при ликвидации или банкротстве учредители не несут финансовой ответственности;
• регистрация дороже, чем ИП;
• необходимо вести полноценный бухгалтерский и налоговый учет;
• более высокие штрафы по сравнению с ИП;
• возможность продажи компании.

Особенности ИП:

• максимальное количество работников 5 человек при работе на патенте и 100 человек на других системах налогообложения;
• наличие ограничений по видам деятельности;
• ИП несет персональную имущественную ответственность по своим обязательствам, но вся выручка является его собственностью;
• нельзя снижать налоги на сумму убытков прошлых периодов;
• при отсутствии регистрации плательщиком НДС аудитория покупателей резко сокращается;
• можно не делать печать и не открывать расчетный счет, а самозанятые могут даже не использовать онлайн-кассы;
• быстрая и дешевая регистрация;
• упрощенная отчетность;
• отсутствие права наследования бизнеса.

Юридические и организационные моменты обычно имеют решающее значение при выборе формы бизнеса. Начинающим же предпринимателям лучше оформляться ИП, чтобы не отягощать себя всеми проблемами юридического лица.

Шаг 6. Выбор системы налогообложения

Начинающие предприниматели могут выбрать одну из четырех систем налогообложения:

• ОСНО;
• патентная;
• УСН;
• налог на профессиональный доход.

Самый простой и удобный вариант – стать самозанятым. В этом случае достаточно только установить приложение «Мой налог», зарегистрироваться в нем и начать бизнес-деятельность. Абсолютно вся отчетность происходит через эту программку. Но самозанятые имеют довольно большие ограничения по видам деятельности, например, им не разрешено перепродавать товар и оформлять наёмных работников.

Также, чтобы открыть малый бизнес с нуля, можно воспользоваться патентной системой. Этот вариант также имеет свои ограничения по видам деятельности и региону. Например, на патенте нельзя открыть интернет-магазин.

Схема выбора между вариантами упрощенной системы налогообложения

Для предпринимателей, желающих заняться онлайн-торговлей или продажей подакцизных товаров, лучше всего подойдет упрощенная система налогообложения (УСН).

На УСН есть два варианта оплаты налога:

• 15% с доходов после вычета расходов (фактически налог на прибыль);
• 6% с оборота.

Какой из налогов выбрать – решать предпринимателю, исходя из особенностей его бизнеса.

Не забываем, что всем, кроме самозанятых, придется купить онлайн-кассу и научится с ней работать. Лучше всего приобретать оборудование в организации, имеющей собственное программное обеспечение для торговли.

Например компания ЕКАМ, предлагает своим клиентам параллельно с покупкой онлайн-кассы приложение ЕКАМ.ЧЕКИ. С его помощью легко вести товарный учет, анализировать деятельность, отслеживать продажи и прочее. Кроме того, ЕКАМ.ЧЕКИ позволяет подключить интернет-магазин и торговать одновременно в стационарной торговой точке и онлайн.

Более подробно о том, как выбрать онлайн-кассу можно прочитать в нашей статье.

Шаг 7. Определить и проработать мелкие детали

Своё дело – это не только получение денег за продажу товара или оказание услуги. Прежде как открыть бизнес с нуля, предприниматель обязан идентифицировать и проработать мелкие детали, о которые можно споткнуться при реализации идеи.

Покупайте онлайн-кассу только у проверенных компаний

К таким подводным камням можно отнести следующие:

1. Открытие банковского счета.
2. Выбор CMS для интернет-магазина. Лучший вариант для начинающего предпринимателя SaaS-платформа InSales с установленной облачной онлайн-кассой ЕКАМ.
3. Подключение онлайн-кассы.
4. Наличие паспорта помещения и всех разрешений на него для понимания, можно ли вообще вести здесь запланированную деятельность.
5. Наличие всех разрешительных санитарных документов на продукцию при желании торговать продуктами питания.
6. Подакцизность предлагаемой к реализации продукции. Например, многие не знают, что машинное масло относится к подакцизным товарам и требует специальной онлайн-кассы для продажи.
7. Оформление уголка покупателя и проработка вариантов соблюдения норм закона о защите прав потребителей в случае возврата товара или предъявления претензий к нему.
8. Получение всех необходимых сертификатов и сопроводительных документов на товар.
9. Урегулирование таможенных формальностей и их стоимость при закупке товаров на зарубежных площадках или наоборот, при продаже своей продукции зарубеж.

Не пренебрегайте перечисленными деталями, думая, что всё само как-то решится. При отсутствии необходимых документов можно получить огромные штрафы при проверке или вообще не получить разрешение на продажу.

Шаг 8. Начало продаж и маркетинг

Начинать инвестировать в рекламу можно с самого начала продаж и даже незадолго до этого.

При оказании местных услуг будет целесообразно дать объявления в местных газетах и на досках объявлений, заявить о себе на Авито, организовать раздачу и расклейку листовок.

Правильно созданный и настроенный сайт – основа роста клиентской базы

В начале онлайн-торговли следует заранее проработать каналы продвижения и рекламную кампанию. Маркетинговые инструменты в этом случае могут сильно отличаться, в зависимости от специфики региона и вида бизнеса. В любом случае нужно будет либо создавать платные посты о своём бизнесе в чужих группах, либо создавать свои сообщества.

Перспективы дальнейшего развития не ограничены. Можно увеличивать ассортимент, расширять регионы сбыта, выходить на международные площадки, организовывать новые точки продаж. После открытия бизнеса с нуля дорога только одна – развитие. В противном случае можно быстро скатиться в минус под натиском конкурентов.

Подборка ошибок начинающих предпринимателей

Безусловно, пошаговая инструкция, как открыть бизнес с нуля, должна быть для новичков ориентиром для последовательных действий. Но в процессе реализации идеи предприниматели часто совершают одни и те же ошибки, которые значительно снижают результативность осуществляемых мероприятий.

Забота о клиенте – главный тренд современной торговли

Чтобы не попасть в ловушку этих ошибок, представляем вам их перечень:

1. Поиск аргументов для отказа от перспективных возможностей, которые тяжело реализовать. В таких случаях необходимо наоборот искать пути решения проблемы. Для выявления самооправданий и отговорок спросите мнение близких людей, как бы они поступили в сложившейся ситуации.
2. Недостаточная фокусировка на деталях. Иногда один мелкий фактор, например целевое назначение помещения, может поставить крест на реализации бизнес-идеи. Продумывайте заранее каждую копейку расходов и действия, необходимые для получения разрешений.
3. Завышение ожиданий от уровня продаж, что впоследствии часто приводит к разочарованиям и опусканию рук.
4. Неправильная постановка личных целей. Желая стать бизнесменом, многие ставят целью получать пассивный доход и путешествовать. Но первые несколько лет эти желания будут недостижимы – придется усиленно трудиться.
5. Отсутствие бизнес-плана. Не верьте своим ожиданиям – они обманчивы. Фиксируйте все доходы и расходы в бизнес-плане.
6. Игнорирование этапа анализа конкурентов. Предприниматели годами оптимизируют свои расходы и привлекают покупателей. Поэтому не факт, что начинающему бизнесмену удастся легко оторвать часть клиентов от опытных конкурентов.
7. Установление приоритета прибыли над интересами покупателей. «Впаривание» товаров приводит к потере лояльности покупателей и их переходу к конкурентам. Поэтому агрессивные продаж — не лучшая тактика для малого бизнеса.

Следуя предложенной пошаговой инструкции как открыть бизнес с нуля, предприниматель сможет уже через пару недель начать получать первый доход с минимумом рисков.

И помните, чтобы стать настоящим бизнесменом мало открыть собственное дело, главное – сделать его успешным и перспективным.

Иллюстрация: Катя Павловская для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.

---

Фото: личный архив Александра Завьялова

Многие думают, что бизнес-процессы — это что-то из мира крупных корпораций. На самом деле они есть в каждой компании, у ИП и даже у самозанятых. Нужно грамотно управлять этими процессами, чтобы не потерять деньги и не прогореть.

Мы в OkoCRM каждый день разбираемся в чужих компаниях и разбиваем их работу на простые и понятные алгоритмы. Подготовили для Skillbox Media гайд, в котором рассказываем о базовых терминах и идеях, касающихся бизнес-процессов.

• Что такое бизнес-процессы и на какие виды их делят
• Зачем управлять ими и как это делать
• Как моделировать бизнес-процессы и для чего
• Для чего анализируют бизнес-процессы и как это делать — изучаем основные методы
• Зачем нужна оптимизация бизнес-процессов и как её проводят
• Что такое автоматизация бизнес-процессов и какие сервисы для этого есть

---

Бизнес-процесс — это алгоритм, любые действия, которые повторяются раз за разом. Например:

• На почту приходит заявка от клиента, и менеджер идёт по скрипту: звонит, согласовывает условия оплаты, доставку, другие детали.
• Поставщик еженедельно привозит в магазин партию мороженого.
• Перед тем как отправить договор клиенту, текст согласовывают у юриста.

Всё это бизнес-процессы.

Примечание

Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Абсолютно любые.

Обычно бизнес-процесс визуализируют в виде блок-схемы. Ниже подробно расскажем про визуализацию и моделирование, а сейчас покажем, как это выглядит в общих чертах.

Допустим, один из бизнес-процессов в интернет-магазине игрушек — обработка заказа. В общем виде он выглядит так:

Чтобы получить полный алгоритм процесса, описывают все возможные варианты действий в случае, если что-то идёт не по плану. Например, решают, что делать, если клиент заказал игрушку, а её нет на складе.

В профессиональной литературе бизнес-процессы делят на пять-шесть категорий. Чтобы не усложнять, мы выделяем четыре: основные процессы, вспомогательные процессы, управленческие процессы и процессы развития.

• Основные процессы — процессы, ради которых начинали бизнес и которые приносят прибыль. Это, например, производство, оказание услуг, продажа товаров.
• Вспомогательные процессы помогают поддерживать основные процессы, но напрямую денег не приносят. Это, например, обслуживание конвейера на фабрике, ведение бухучёта, работа юристов.
• Процессы развития нужны для совершенствования и оптимизации основных процессов. Например, для разработки нового рецепта или автоматизации производства.
• Управленческие процессы — операции по управлению остальными процессами. С их помощью ничего не производят, но без них ничего не работает. К ним относятся, например, составление плана продаж, подготовка квартальных отчётов, обсуждение и принятие решений.

В первую очередь нужно разобраться в основных процессах — без них компания не сможет получать доход. Остальные процессы тоже важны, но какое-то время бизнес без них справится. Скорее всего, они будут работать сами по себе, без отладки. С основными так не выйдет.

Если основные процессы отлажены плохо, клиент будет недоволен. Допустим, ИП производит кухни на заказ. Один из основных процессов — поставка итальянских столешниц из бука. Предприниматель обещает монтаж через месяц после предоплаты, но поставщики подводят — столешницы приезжают через три месяца. Сроки сорваны, клиент ругается. Причина — плохая отладка основного бизнес-процесса.

Основные бизнес-процессы — от организации поставок до продажи продукта — создают ценности для потребителя.

В каждой компании свои бизнес-процессы. Нет единого шаблона, каждый бизнес индивидуален. В своей практике мы разобрали на молекулы тысячи разных процессов, но пока не встречали одинаковых. Даже у прямых конкурентов внутренняя кухня различается.

Допустим, по соседству работают две ремонтные мастерские — «Мотор» и «Инжектор». Обе ведут предварительную запись клиентов. Сотрудники «Мотора» обрабатывают заявки по телефону и записывают данные о клиентах в общий журнал.

А на ремонт в «Инжекторе» можно записаться через сайт, в мессенджерах или соцсетях — выбрав время и мастера. Кроме того, в «Инжекторе» есть CRM, которая по SMS напоминает клиентам, в какой день и на какое время они записаны. Да, у обеих мастерских одинаковый набор и качество услуг, но процесс записи у «Инжектора» отлажен лучше.

По своей сути бизнес-процесс — это инструкция: кто, что, когда, где и как должен сделать. Если инструкции нет, задачу могут понять не так или забыть о ней.

Чтобы в компании всё работало по плану, а бизнес не терял деньги, процессами нужно управлять. Вот три главных результата, которые это даст.

Систематизация и отладка работы. Если бизнес запущен, процессы уже существуют сами по себе. Управление помогает собрать их в единый механизм и заставить работать на стратегическую цель.

Каждый процесс нужно настроить так, чтобы он давал частный результат и одновременно повышал эффективность всего бизнеса. Например, основной процесс ресторана — готовка. Частный результат — еда для посетителей, этот результат генерирует выручку. Если блюда будут вкусными и их будут готовить за десять минут, покупатели останутся довольны. Оставят хороший отзыв, расскажут знакомым и придут снова. Популярность ресторана вырастет, как и доходы. Так, производя частный результат, компания работает на стратегическую цель.

Визуализация. Видно, кто какие задачи выполняет, где и с помощью чего. Это помогает найти уязвимости бизнеса, избавиться от дублирующих операций и понять, какие процессы можно оптимизировать.

Стандартизация. Если на каждый процесс в компании есть инструкция, сотрудники быстрее решают задачи, а новичкам проще освоиться. Пример такой инструкции — скрипт, по которому продавец работает с клиентом. Другой пример — алгоритм на случай, если заканчивается запас товара на складе.

Управление бизнес-процессами — тоже процесс. Есть разные подходы. Мы в OkoCRM используем подход DMAIC: Define, Measure, Analyze, Improve, Control. Подход предполагает пять этапов управления:

• Define — определение. Выделяем и подробно описываем бизнес-процессы компании. Уточняем, кто участвует, какие документы нужны, какие используются ресурсы.
• Measure — измерение. Определяем метрики: сколько стоит процесс, сколько он длится, сколько людей участвует, сколько раз в квартал или в год он повторяется.
• Analyze — анализ. Смотрим на показатели эффективности и изучаем процесс: что можно улучшить, ускорить, оптимизировать.
• Improve — совершенствование. Модифицируем процессы и внедряем их в работу.
• Control — контроль. Снова снимаем метрики, смотрим результаты, делаем выводы. Если что-то пошло не так — повторяем все циклы DMAIC заново.

В следующих разделах подробнее поговорим о моделировании бизнес-процессов, их анализе и оптимизации.

Перед тем как улучшать бизнес-процессы, нужно описать, как они уже проходят в компании. Если процессы не охарактеризованы, то непонятно, из каких шагов они состоят и с какой стороны к ним подступиться. Метод, которым пользуются, чтобы охарактеризовать и визуализировать их, называют моделированием.

Моделирование бизнес-процессов — это описание существующих в компании процессов и документирование уже существующих требований к ним. Простыми словами: менеджеры разбираются и описывают, кто, что и как делает. Каждую операцию изучают и разбивают на этапы. Затем изображают всё это схематично.

С итоговой моделью бизнес-процесса можно работать дальше. Двигать элементы так, чтобы менять продолжительность цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Это называется оптимизацией бизнес-процесса, подробнее о ней мы говорим ниже.

Есть три основных подхода в моделировании: функциональный, процессный и ментальный. Каждый подход предполагает, что нужно визуализировать процессы, рисовать схемы.

Функциональный подход. При этом подходе описывают результаты, которые нужно получить, и ресурсы, которые при этом будут задействованы. Без учёта какой-либо последовательности действий.

У модели есть точки входа и выхода: то, что имеем на старте, и то, что хотим получить. Внутри — промежуточные результаты, ресурсы для выполнения и факторы, которые влияют на процесс.

Задача подхода — понять, какие факторы учесть и какие ресурсы задействовать, чтобы процесс состоялся. А подробные действия внутри процесса — предмет дальнейшего моделирования.

Процессный подход. Для неподготовленного управленца это самый понятный подход. Его используют, когда уже определены границы процесса — начало и конец события.

При процессном подходе описывают не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения результата. Процесс можно детализировать сколько угодно — вплоть до отдельных операций для каждого сотрудника. Получается блок-схема.

Ментальный подход. При нём на процесс смотрят не как на последовательность результатов или действий, а как на набор связанных друг с другом понятий.

Вот пример ментальной карты процесса снабжения:

На карте собирают понятия, которые внутри процесса связаны между собой. Но по этапам их не распределяют.

Такой подход помогает структурировать информацию о процессе и собрать идеи. Затем, с помощью функционального и процессного подходов, эти идеи прорабатывают детально.

Кто и как моделирует бизнес-процессы. В небольших компаниях лучше, чтобы процессы моделировал собственник: он знает свой бизнес и сможет подробно всё описать. В среднем и крупном бизнесе так не получится — процессов много, и они масштабные. Руководителю известно не всё. В этом случае моделированием занимается экспертная группа. В неё входят бизнес-аналитики и специалисты, которые принимают участие в моделируемых процессах.

Чаще всего бизнес-процессы моделируют графически, в виде карт. Иногда — описывают текстом: составляют пошаговую инструкцию с уточнениями, кто и что делает. Также можно использовать таблицы: в строках описывать действия, а в столбцах — исполнителей и этапы.

На мой взгляд, самый удобный и наглядный способ — нарисовать. Новичкам я рекомендую взять обычный графический редактор — например, Microsoft Paint или Adobe Photoshop. В нём можно самостоятельно нарисовать интуитивно понятную схему бизнес-процессов.

Анализ бизнес-процессов — это изучение их текущего состояния. Анализ проводят, чтобы искать слабые стороны процессов, избавляться от них и так делать бизнес эффективнее.

Анализ показывает, улучшаются ли результаты бизнес-процессов. Например, при нём могут сравнить, что было полгода назад и что происходит сейчас. Потом ищут решения, как сделать процессы эффективнее.

Это сложнее, чем моделировать процессы, поэтому анализ обычно доверяют бизнес-аналитикам. Подробно о бизнес-аналитике — в этой статье Skillbox Media.

Какие есть методы анализа бизнес-процессов? Все существующие методы делят на количественные и качественные. Количественные — это оценка числовых показателей, качественные — всё остальное.

Качественные методы предполагают, что аналитик изучает графические схемы процессов и отзывы исполнителей. Аналитик опрашивает сотрудников, составляет матрицу проблем и изучает алгоритмы. Он пытается понять, где исполнители «спотыкаются» и как можно повысить эффективность.

Вот некоторые качественные методы:

• SWOT-анализ;
• анализ проблем процесса;
• ранжирование процессов.

В этой статье мы не будем разбирать их подробно.

Результат анализа — отчёт, в котором описаны проблемные зоны и даны рекомендации, что и где улучшить.

Количественные методы предполагают, что аналитик собирает данные — например, финансовые показатели, временные затраты или объём брака — и подробно изучает их. Затем он сравнивает их с плановыми показателями и делает выводы: какие показатели соответствуют норме, а где процессы можно улучшить.

Обычно используют такие методы:

• имитационное моделирование процесса;
• АВС-анализ;
• анализ показателей эффективности процесса.

Результат — отчёт с прогнозом того, какие показатели можно получить, и рекомендациями, как это сделать.

Кому доверить анализ — сотрудникам или аналитикам? Как говорилось выше, анализировать бизнес-процессы сложнее, чем моделировать. Большинству сотрудников не хватит компетенций, чтобы грамотно проанализировать процессы и сделать правильные выводы. Чтобы получить толковые рекомендации, нужен экспертный взгляд со стороны. Для этого обращаются к бизнес-аналитикам.

Если для бизнес-анализа нет бюджета — можно анализировать процессы самостоятельно. Это лучше, чем ничего.

Как провести анализ бизнес-процессов самостоятельно? Для этого есть правило четырёх действий. Чтобы выполнить любую задачу, сотрудник:

• воспринимает информацию;
• принимает решение;
• совершает действие;
• контролирует результат.

На любую задачу бизнес-процесса нужно посмотреть через призму этих четырёх действий. Это покажет, какова ценность каждой задачи, нужно ли оптимизировать задачу и можно ли убрать её совсем.

Разберём на примере. Компания продаёт оборудование. Одна из задач менеджера после получения заявки от клиента — проверить наличие товара на складе. Ему нужно собрать и обработать информацию.

Менеджер не принимает решений, и контролировать результат ему также не нужно. Получается, что это линейное действие, которое можно автоматизировать с помощью системы учёта.

Таким образом, задачу «Проверить наличие товара на складе» можно убрать из алгоритма и так высвободить несколько минут рабочего времени.

Да, это поверхностный анализ, а руководитель может ошибиться в выводах. Но это лучше, чем ничего.

Оптимизация бизнес-процессов — любое их изменение, которое даёт положительный результат. Например, упрощение или ускорение работ, повышение производительности сотрудников, снижение затрат. Если в алгоритме было 11 действий, а стало 8, сотрудник тратит на них меньше времени. Значит, процесс оптимизирован.

Моделирование и описание бизнес-процессов — это тоже оптимизация. Если раньше не было понятных алгоритмов и инструкций, а теперь они есть, — процесс улучшен.

Иногда к оптимизации бизнес-процессов относят сокращение сотрудников. Это не совсем верно. Устранение исполнителей из процессов может быть мерой оптимизации, но важно обращать внимание на последствия. Например, если удалось сократить объём задач и при этом нагрузка на исполнителей уменьшилась, сокращение персонала допустимо. В противном случае сокращение увеличит нагрузку на сотрудников — и качество процессов пострадает.

Как понять, что процессы пора оптимизировать? В идеале оптимизацию бизнес-процессов проводят по результатам их анализа. Проанализировали процессы → получили рекомендации → начали оптимизировать.

Но в большинстве случаев все проблемы лежат на поверхности — о них известно и без анализа. Если сотрудники спотыкаются на каждой операции, а в процессах бардак — нужна оптимизация.

Вот шесть причин провести оптимизацию бизнес-процессов:

• Штат растёт, а результаты падают.
• Время на выполнение привычных операций заметно выросло.
• Рутинные операции отнимают у сотрудников треть рабочего времени или больше.
• Нет контроля — непонятно, как отслеживать выполнение и результат процесса.
• Растёт количество отрицательных отзывов от клиентов.
• Нет показателей эффективности — непонятно, как оценивать работу менеджеров.

Как оптимизировать бизнес-процессы? Оптимизация — один из этапов работы с бизнес-процессами. Когда схемы ещё не составлены, а анализ не проведён, то и оптимизировать нечего. Поэтому я бы рекомендовал начинать с моделирования — описания процессов «как есть» и анализа узких мест. Когда видны все проблемы — можно переходить к оптимизации.

Лучше действовать в такой последовательности:

• На основе анализа нарисовать карту идеального процесса — как всё должно работать. При этом важно моделировать процессы с оглядкой на свои ресурсы. Превратить бизнес в ракету не выйдет, если бюджет позволяет внедрить только Trello и телефонию.
• Составить перечень изменений — какие поправки нужно внести в процессы, чтобы получить желаемый результат.
• Составить график изменений. Чтобы ничего не сломалось, лучше не внедрять всё и сразу. Правильнее оптимизировать короткими итерациями и сразу анализировать, что меняется и как на это реагируют сотрудники.
• Приступить к оптимизации. Эффективность оптимизации лучше оценивать по количественным показателям: выручке, срокам, количеству сделок.

Проще всего оптимизировать процессы с помощью автоматизации: внедрить программы, которые заберут часть задач на себя. 

Автоматизация — частный случай оптимизации и улучшения процессов. Она помогает бизнесу экономить время на рутинных операциях. Алгоритмы берут на себя повторяющиеся задачи, а сотрудники уделяют время более важным делам.

Например, можно фиксировать заявки и вести бухгалтерию в тетради, а прибыль и налоги считать на калькуляторе. А можно подключить CRM и онлайн-систему бухучёта. Тогда программы будут сами обрабатывать заявки, подтягивать данные по оплате, отправлять письма клиентам и составлять отчёты в налоговую. Это и есть автоматизация: замена ручного труда работой алгоритмов.

Автоматизировать можно почти любой бизнес-процесс. Чаще всего роботам доверяют типовые операции:

• обработку сделок;
• SMS- и email-рассылки;
• документооборот;
• бухгалтерский и складской учёт;
• проведение платежей.

Мой совет — начинать автоматизацию именно с них. На каждый типовой процесс есть готовые облачные решения, которые можно внедрять своими силами или силами небольшой команды интеграторов. Это удобно для небольших компаний.

Более сложные операции — вроде процессов управления производством, качеством продукции и персоналом — тоже можно автоматизировать. Но это больше подходит для среднего и крупного бизнеса. Потребуются сложные системы, штат разработчиков и серьёзный бюджет.

Кто такие интеграторы? Это группа экспертов, которая берёт на себя внедрение сервиса и отладку процессов. Типовые решения можно настроить и самим, но это долго и сложно. Эффективнее позвать специалистов.

Обычно это происходит так:

• Выбирают сервис для автоматизации. Например, CRM или ECM.
• Сервис присылает внешнюю команду для внедрения. Обычно сервисы работают с несколькими компаниями-интеграторами и предлагают их услуги на выбор. Условия и стоимость у разных интеграторов различаются.
• Команда внедрения просит в помощь сотрудника компании. Он вводит в курс дела и рассказывает, как построена работа.
• Интеграторы описывают процессы, которые нужно автоматизировать, проводят анализ и составляют план внедрения. В нём описаны решения по функциональности выбранного сервиса, которые нужно внедрить в компании.
• Интеграторы делают настройку и отладку системы, чтобы всё работало как надо. Чем сложнее функциональность, тем дольше внедрение. Часто на это требуется около 1–2 месяцев.
• Обучают сотрудников — показывают, как работать в системе. Иногда выдают сертификаты и свидетельства.

Стоимость услуг интеграторов зависит от объёма работ и сложности внедрения. Например, средний ценник настройки CRM — 100–150 тысяч рублей.

Какие группы программных решений используют при автоматизации? Их разделяют в зависимости от назначения:

• Бизнес-процессы есть в каждом бизнесе и даже у самозанятых. Они разные у всех компаний и никогда не повторяются даже у прямых конкурентов. Обычно их рисуют в виде интуитивно понятных блок-схем.
• С процессами важно работать: моделировать, анализировать и улучшать их. Это повышает эффективность бизнеса, помогает экономить деньги и решать больше задач за меньшее время.
• С бизнес-процессами обычно работают внешние аналитики. Если на их услуги нет денег, анализировать и менять процессы можно самим. Чтобы получить ощутимый результат, нужно время.
• Проще всего оптимизировать процессы с помощью автоматизации. Алгоритмы заберут часть рутины, а у сотрудников появится больше времени на важные дела. Автоматизировать можно практически любой бизнес-процесс.

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Работа компании строится на четких алгоритмах действий. Каждый отдел и каждый сотрудник следует определенному плану, который в конечном итоге приводит к достижению желаемого результата. Десятки бизнес-процессов сопровождают деятельность предприятия. Предварительно они должны быть спланированы и структурированы, чтобы контролировать работу организации можно было на всех уровнях.

В рамках данной статьи ниже рассмотрим определение бизнес-процесса и управление проектами внутри организации, особенности построения модели, ее внедрения и оптимизации.

Что такое бизнес-процессы

Бизнес-процесс – это последовательность действий с использованием ресурсов, технических средств, материалов, управляющих методик, которая постоянно повторяется с целью создания продукта для потребителя.

В компании могут быть десятки чаще всего взаимосвязанных бизнес-процессов, каждый из которых имеет конкретную цель в виде производства и реализации продукта.

История появления термина

В 70-е годы ХХ века впервые описали термин «бизнес-процесс». Потребность в четких нотациях бизнес-процессов IDEF0 возникла при переходе к информатизации и разработке информационных систем. Использование последних значительно усложнило организацию труда и управление на предприятиях. От привычной словесной формы инструктирования работников стали переходить к описаниям процессов взаимодействия по моделям «человек – человек» и «человек – машина».

Потребовалась стандартизация. С помощью особого языка команд составлялись четкие последовательности действий, которые могли распознавать и машины, и люди. Первыми официальными создателями нотаций стали американские военные, испытывающие уже тогда потребность в описании взаимодействия цифровых систем и людей. Со временем методологию стали перенимать другие организации, вскоре она стала применяться в маркетинге и обрела популярность среди предпринимателей России.

Зачем нужны бизнес-процессы

Предприятия, построившие систему менеджмента качества согласно стандарту ISO 9001, имеют значительное преимущество перед конкурентами. Без разработки бизнес-процессов в организации создать такую систему не получится. Также с их помощью организации могут решать и другие задачи:

• устанавливать единые требования к готовым продуктам, принимать стандарты и регламенты;
• выпускать более качественные продукты;
• снижать себестоимость продукции, издержки;
• повышать скорость производства;
• автоматизировать процессы;
• обеспечивать эффективное управление и координировать работу подразделений;
• доносить сложную информацию в доступной форме (наглядность, графика);
• обеспечивать прозрачность на всех этапах реализации проектов;
• понимать специфику каждого этапа, рассматривать варианты улучшения процессов;
• находить возможные каналы повышенных расходов;
• реализовывать стратегии;
• повышать имидж и инвестиционную привлекательность;
• быстро находить проблемные места и устранять сбои;
• распределять зоны ответственности и функции управления между линейными руководителями, избегая тотального централизованного контроля;
• проектировать новые направления бизнеса, расширение, выход на новые рынки;
• исключать риск потери компетенций, если ценный сотрудник увольняется или уходит в отпуск;
• быстро вводить в курс дела и обучать новых работников;
• мотивировать персонал.

Ключевые понятия процессного подхода

Бизнес-процесс включает целый ряд характеристик, среди которых есть основные и дополнительные.

Каждый инструмент имеет:

• Название и цель – четкие и понятные всем участникам бизнес-процесса, чаще объединены.
  Например: заключение договора на оказание услуг с заказчиком – это и название бизнес процесса, и его цель.
• Владельцы инструмента или исполнители – лица, которые отвечают за результат, руководят и контролируют деятельность задействованных в бизнес-процессе сотрудников.
  Например: заместитель директора по продажам.
• Ресурсы – инструменты, которые требуются на любом из этапов создания продукта и остаются неизменными.
  Например: фрезерный станок на металлообрабатывающем предприятии.
• Вход – ресурсы, чаще сырье, которое требуется для создания продукта и в конечном итоге преобразуется во что-то новое.
  Например: резина, из которой производят автомобильные шины.
• Выход – готовый продукт. Должен соответствовать первоначальным требованиям. Может служить входом в другой бизнес-процесс.
  Например: готовый хлеб на хлебопекарском комбинате.

Структура бизнес-процесса может включать и другие характеристики. Они не обязательны, поэтому являются дополнительными:

• поставщики ресурсов;
• последовательность действий;
• конечный пользователь;
• иные участники;
• риски;
• показатель эффективности.

Уровни бизнес-процессов

1-й уровень – внешние процессы, нацелены на решение стратегических задач предприятия, могут задействовать ряд организационных единиц.
Пример процессов верхнего уровня: распределение сырья и материалов по производственным подразделениям компании.

2-й уровень – внутренние процессы предприятия, задача которых – достигать тактических целей.
Пример: организация реализации товара.

3-й уровень – внутриструктурные процессы.
Пример: создание рабочего проекта в отделе проектирования.

4-й уровень – процессы, сопровождающие выполнение задач конкретной организационной структуры.
Пример: обсуждение условий дальнейшего обслуживания покупателя.

Классификация бизнес-процессов

Бизнес-процессы есть во всех сферах. Обычно они определяются спецификой деятельности компании и создаются для решения самых разнообразных задач. Условно их классифицируют по ряду признаков:

• по степени сложности;
• по виду деятельности;
• по месту в структуре организации;
• по функциям подразделений;
• по степени детализации или комплексности;
• по исполняемости.

Рассмотрим, что входит в каждую группу.

По степени сложности

• Монопроцессы – цикличные односложные операции.
• Вложенные процессы – последовательности монопроцессов.
• Связанные процессы – последовательности монопроцессов, выполняемые по предварительно заданной схеме.

По виду деятельности

• Производственные – приводят к получению осязаемого продукта.
• Процессы оказания услуг.

По месту в структуре организации

• Горизонтальные – равные сотрудники компании взаимодействуют между собой.
• Индивидуальные горизонтальные – действия совершают отдельные работники.
• Межфункциональные горизонтальные – коммуникации происходят между специалистами различных отделов.
• Вертикальные – взаимодействуют работники разных уровней (например, руководитель – подчиненный).
• Интегрированные – работники по горизонтали и вертикали взаимодействуют одновременно.

По функциям подразделений

• Управленческие.
• Финансовые.
• Складские.
• Логистические.
• Производственные.

По степени детализации или комплексности

• Микропроцессы – выпуск составных частей продукта (например, выпечка коржей для торта).
• Макропроцессы – изготовление целого продукта (например, приготовление торта).

По исполняемости

• Исполняемые – помогают автоматизировать бизнес.
• Неисполняемые – дают возможность изучить нюансы деятельности предприятия и повысить эффективность внутренних взаимодействий.

Виды бизнес-процессов

Существует множество видов бизнес-процессов, которые можно разделить на 6 категорий:

• основные бизнес-процессы – это сквозные процессы, в ходе их выполнения создается конкретная ценность для потребителя;
• вспомогательные или обеспечивающие – необходимы для того, чтобы могли осуществляются основные процессы, но непосредственно полезной ценности для потребителя не создают;
• управляющие – контролируют выполнение основных и обеспечивающих процессов, соответствие ключевым целям компании;
• сопутствующие – такие процессы являются лишь частью деятельности компании, не могут выступать основным источником дохода;
• процессы развития – важны для повышения производительность и получения более высокой прибыли в будущем;
• процессы совершенствования – позволяют улучшать деятельность и результаты бизнеса.

Также разделяют бизнес-процессы:

По форме:

• внутренние – решают задачи внутри организации;
• внешние – необходимы для урегулирования отношений с клиентами, партнерами, поставщиками и другими сторонними лицами.

По функции:

• структурные – поддерживают и оптимизируют процесс работы;
• функциональные – применяются непосредственно для выполнения текущих задач.

Правила описания бизнес-процесса

Учитывая различия в специфике компаний, особенностях производства или предоставления услуг, может показаться, что описывать бизнес-процессы можно на свое усмотрение. Отчасти так и есть, однако существует ряд современных правил, которым описание должно соответствовать.

Завершенность или ответ на ключевой вопрос

В описании бизнес-процесса должны быть изложены все действия, которые предстоит выполнить, чтобы получить нужный результат. На самом деле конечная цель может измениться, но на начальном этапе данный факт можно опустить.

Краткость и лаконичность

Главная задача – предоставить специалистам всю информацию, необходимую для правильной, быстрой, слаженной работы. Это своего рода инструкция. Документ включает совокупность данных в большом объеме, но их важно изложить кратко, с акцентом на основные моменты. Лишние детали и отстраненные формулировки отвлекают.

Использование типовых нотаций

Существуют общепринятые международные обозначения, которые и должны использоваться в описаниях. Это стандарты IDEF3, BPMN 2.0, BPMN и другие. Они позволяют читать и правильно трактовать бизнес-процесс любому человеку. Применение личных выдуманных обозначений недопустимо.

Понятность

Документ должен быть составлен доступно для понимания. Если показать его любому сотруднику компании без знаний в области аналитики, он должен прочесть и понять, о чем идет речь.

Указание участников

Каждый сотрудник, задействованный в бизнес-процессе, должен быть указан прямо. При этом не рекомендуется применять спец. сноски Swimm line и классические сноски с нумерацией. Это затрудняет поиск ответственных лиц и сопоставление имен с задачами.

Описание бизнес-процессов

Существуют некоторые принципы, которых следует придерживаться при описании бизнес процессов:

• описываются только сформированные на предприятии бизнес-процессы;
• в первую очередь выполняется моделирование схем;
• моделирование процессов отвечает уровням детализации.

Степень детализации выбирает менеджер, руководствуясь своим опытом. Выделяют 5 уровней анализа:

1. Операция – мельчайшая единица деятельности, например, переключение тумблера, другой пример – копирование данных.
2. Действие – ряд операций, требующих контроля и выполняемых последовательно.
3. Процедура – ряд действий, выполняемых последовательно, в итоге которых получаем конкретный результат.
4. Бизнес-процесс базового уровня – цикл процедур, связанных друг с другом, приводящий к существенному для компании результату и имеющий нескольких исполнителей.
5. Направление деятельности – самая крупная единица деятельности компании, которая включает ряд групп бизнес процессов.

Описание бизнес-процессов проходит в 11 шагов. Разберемся, что делает бизнес-аналитик на каждом из них.

Шаг 1. Определяем цель описания

Сразу отметим, что у описания и бизнес-процесса разные цели. На данном этапе необходимо понять и сформулировать, зачем нам описывать конкретный бизнес-процесс. Это может быть автоматизация приема заказов, продаж, оптимизация, снижение себестоимости и т. д.

Шаг 2. Определяем цели бизнес-процесса

Здесь требуется четко прописать ожидаемый результат. Он бывает не один, в этом случае нужно обозначить каждый возможный итог.

Классический пример разных результатов можно наблюдать в бизнес-процессе продаж. Клиент может как купить продукт, так и отказаться от покупки. Обе концовки должны быть запланированы. При этом для негативного финала должны быть прописаны ситуации, когда клиент может пойти в отказ.

Формулировка целей – важнейший этап бизнес-процесса. Он поможет не отклоняться от намеченного пути и при достижении любого результата понять, почему события развивались именно так.

Шаг 3. Подключаем руководителей отделов

Когда задачи поставлены, предстоит обговорить особенности конкретного процесса бизнеса с руководителями отделов, которые будут в нем задействованы, а также с руководством компании. Здесь важно выяснить нюансы, свойственные конкретной работе и выбрать сотрудников, которые будут принимать в ней участие. Всю эту информацию предоставляет руководитель соответствующего отдела.

Шаг 4. Разговариваем с сотрудниками

Привлекаются лучшие сотрудники отделов, которые смогут выполнять работу наиболее эффективно. Во время общения с ними нужно сформировать максимально полную и ясную картину бизнес-процесса. О том, кого лучше взять для беседы, расскажут руководители отделов. При этом в разговоре может участвовать один человек или более.

Шаг 5. Выделяем приоритетные задачи

В процессе общения с компетентными специалистами и их руководителями необходимо четко сформулировать приоритетные задачи. На этом этапе предстоит разделить все действия на важные и второстепенные. Стоит учитывать, что каждый работник считает свой участок наиболее значимым.

рамотный бизнес-аналитик умеет выделять из общей массы действий ключевые, которые и будут составлять основу бизнес-процесса, учитывая при этом текущую задачу, ресурсы времени, финансов и прочие условия.

Шаг 6. Фиксируем начало и конец бизнес-процесса

На основании полученной информации необходимо определить начало бизнес-процесса и его конец. В отличие от финалов, которых может быть несколько, отправная точка у бизнес-процесса всегда одна, и ее следует четко выделить в описании.

Шаг 7. Определяем ключевые точки бизнес-процесса

Зная особенности работы сотрудников на каждом из этапов и представляя весь цикл, следует сформулировать и описать ключевые точки, действия при которых определяют результат.

Например, в сфере продаж ключевыми точками будут:

• получение контактов клиента;
• переговоры;
• обсуждение цены и других условий сотрудничества;
• выставление счета.

Каждая ключевая точка имеет развилки, которые тоже предстоит описать. Развилок может быть много, а новые ветки мероприятий присоединяются с помощью операторов «и» / «или».

Шаг 8. Составляем предварительное описание

На этом этапе ведется плотная работа по описанию бизнес-процесса. Информация должна быть интуитивно понятна и наглядно представлена. Разработанный черновик рассылается руководителям отделов и другим заинтересованным лицам за пару дней до назначенной даты согласования.

Шаг 9. Согласуем детали с компетентными специалистами и руководителями

В ходе обсуждения предварительного варианта автору стоит обратить внимание на комментарии, замечания, дополнения со стороны сотрудников, задействованных в реализации бизнес-процесса, а также руководителей этих отделов. Не исключено, что при первоначальном интервьюировании специалистов какие-то моменты были поняты и отражены в описании неверно.

Шаг 10. Демонстрируем финальный вариант

После внесения всех корректировок важно согласовать конечный вариант описания. На этом этапе нужно получить утверждение от каждого заинтересованного лица. Перед тем, как будет утверждено описание особенно сложных бизнес процессов, может потребоваться множество согласований.

Шаг 11. Оформляем описание

Финальный этап – оформление готового документа. К текстовому описанию и графической нотации прилагаются модели, планы и другие документы.

Форматы описания бизнес-процессов

Бизнес-аналитики оформляют описание процессов разными способами в зависимости от исходных условий. Выделают 3 формата: текстовый, табличный и графический. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Текстовый

Самый распространенный формат, предполагает изложение большого объема текста словами.

Плюсы	Минусы
не требует спец. навыков для оформления; прост в реализации.	большой объем, из которого нужно выделить суть; структурировать и анализировать текст трудно из-за запутанности описанной последовательности действий; воспринимать бизнес-процесс целиком сложнее из-за отсутствия наглядности; не все бизнес-процессы можно описать доступно простым языком.

Табличный

Оформление описаний в виде таблицы является более удобным вариантом, по сравнению с предыдущим форматом. Единственная сложность состоит в формировании шаблона для последующего заполнения.

Плюсы	Минусы
при наличии шаблона таблицы практически не требуется другая подготовка; заполнять таблицу легко, для этого не требуются специальные навыки; информация структурирована и понятно продемонстрирована; удобно сравнивать и анализировать числовые и другие данные.	шаблон таблицы нужно разрабатывать предварительно; практически невозможно сделать компактную таблицу, которая будет включать развернутое описание сложных процессов и подпроцессов; таблица позволяет вносить лишь ограниченное количество информации; обилие данных мешает целостному восприятию процесса; сложно отображать ответвления.

Графический

Модели и схемы – самый удобный и предпочтительный формат описания.

Плюсы	Минусы
легкость восприятия, это связано с наглядной демонстрацией данных; графика помогает воспринимать бизнес-процесс целостно; возможность глубокой детализации без потери качества восприятия; возможность отображать любое количество путей развития и ответвлений; графику удобно использовать при разработке ПО.	для оформления описаний в виде схем или моделей нужны специальные навыки; работа с графикой требует больше времени.

Схема бизнес-процессов

При выборе графического формата составляется схема, которая демонстрирует весь его механизм. Строят ее чаще с применением специальных программ, но черновой вариант можно создать и вручную.

Схема строится в 9 этапов:

1. Фиксируем границы – начальную и завершающую точки процесса.
2. Отображаем основные блоки – каждый блок соответствует этапу цикла и располагается в соответствии со своим местом в цепочке.
3. Добавляем ответвления – важно отобразить все возможные пути развития событий.
4. Распределяем роли – схема не включает имена и должности участников бизнес-процесса, вместо этого работникам присваиваются роли. Один участник может иметь две и более ролей в структуре.
5. Добавляем документы – это может быть любая важная для бизнеса информация (проект, презентации, доклады, кейсы, инструкции, электронные письма и т. д.).
6. Указываем ПО и источники данных – схема должна содержать сведенья обо всех программах, используемых для автоматизации бизнес-процесса.
7. Включаем материалы и инструменты – все то, что помогает в успешном достижении намеченной цели.
8. Вносим ключевые показатели эффективности – критерии, которыми будут пользоваться сотрудники управления при оценке результативности персонала.
9. Моделируем бизнес-процесс, используя все перечисленные сведенья.

Схему можно отобразить в виде карты или маршрута с применением стандартных международных форм документирования (нотаций).

Карта имеет вид блок-схемы, в которой по вертикали в столбцах обозначаются участники процесса, а в строках по горизонтали – интервалы времени. Такая форма изображения помогает проследить, как информация передается между подразделениями. Слишком сложная карта является поводом оптимизировать бизнес-процессы.

Маршрут представляет собой схему движения информации и ресурсов в ходе бизнес-процесса. Применяется для демонстрации параллельных действий при участии в процессе разных структурных подразделений. Детализировать маршрут сложно.

Создание бизнес-процессов на предприятии

Создание бизнес-процессов в компании предполагает структуризацию всего, что задействовано в ходе достижения определенной коммерческой цели: ресурсов, технологий, сроков, информационной составляющей, пространства и т. д. Для этого нужно:

• проанализировать текущие бизнес-процессы, разработать для каждого из них описание и модель в формате «как есть»;
• построить модель в формате «как должно быть», разработать обновленный бизнес-процесс;
• управлять и оптимизировать бизнес-процессы.

Анализ

На первоначальном этапе важно провести оценку текущих бизнес-процессов. Так становится возможным определить, где происходит дублирование одних и тех же действий разными структурными подразделениями, а также поставить определенные задачи и назначить оптимизационные меры.

Анализ необходим, если:

• клиенты жалуются на сервис и качество продукта;
• не получается исполнять заказы в срок;
• слишком длинные бизнес-процессы (более 3-5 манипуляций);
• компания тратит слишком много денег на складскую и транспортную логистику;
• производственные площади не используются на 100%;
• мощности чрезмерно загружены;
• запуск в производство нового продукта или смена технологии обходятся слишком дорого.

Анализ проводится путем первоначального описания текущих бизнес-процессов на предприятии.

Когда описывать бизнес-процессы обязательно:

• крупное предприятие с большим количеством заявок, клиентов и филиалами;
• сложное многоэтапное производство;
• расширение компании, постановка новых задач, интенсивное увеличение штата сотрудников;
• продажа бизнеса или франшизы, смена руководящего аппарата;
• переход заказов из одного отдела в другой;
• выполнение работниками одних и тех же действий многократно;
• внедрение новых информационных систем.

Когда описывать бизнес-процессы необязательно:

• предприятие небольшое с малым количеством сотрудников;
• единственная деятельность компании – проектирование, где все проекты отличаются друг от друга;
• фирма только открылась, ей предстоит интенсивный рост и изменение всех процессов.

Иногда описание бизнес-процессов путают с должностными инструкциями. Это совершенно разные документы.

• В должностной инструкции изложен порядок работы отдельного сотрудника, а в бизнес-процессе – нескольких специалистов, работающих над одним процессом.
• Должностная инструкция описывает функции работника, занимающего конкретную должность, а бизнес-процесс содержит цикл операций в рамках выполнения определенной задачи.
• Бизнес-процесс имеет конечную цель и требования к результату.

Этапы описания

Существует 2 модели описания бизнес-процессов:

• Модель «как есть» (в переводе с английского – as is). Демонстрирует текущие бизнес-процессы, которые нужно изучить и описать.
• Модель «как должно быть» (переводится как to be). Создается исходя из анализа предыдущей модели, если нынешние бизнес-процессы оказываются неэффективными, несовершенными.

Модель «как есть» строится следующим образом:

1. Собираем команду специалистов, которые задействованы в конкретном бизнес-процессе, в т. ч. аппарат управления.
2. Собираем все необходимое для входа (информацию о ресурсах, мощностях, требованиях к качеству, времени обработки и исполнения заказов), обозначаем конечный результат.
3. Формулируем этапы на основании собранных данных в ходе интервью с работниками. Персоналу можно задать такие вопросы:

• Какие действия включены в процесс?
• Как выполняется действие и где это происходит?
• Кто ответственный за конкретную операцию?
• Какой результат?
• Как понять, что рабочий цикл закончен?
• Какие документы сопровождают завершение цикла?
• Куда эти документы потом передаются.

1. Отображаем результаты в виде описания или графической нотации.

Управление бизнес-процессами

Работа с бизнес-процессами в компании невозможна без управления, в противном случае не удастся эффективно реализовать ее потенциал и достичь успеха.

Управление бизнес-процессами (BMP) предполагает системный подход к проведению мероприятий по их оптимизации, повышению точности и скорости выполнения. Такое управление может осуществляться неавтоматизированным путем или включать автоматизированные средства.

Можно выделить 4 этапа BPM, прохождение каждого из которых находится под чутким управлением менеджера.

1. Моделирование. Предполагает выявление и описание бизнес-процессов с разграничением зон ответственности лиц, на которых возложено управление.
2. Исполнение. Работники выполняют свои обязанности в соответствии с поставленными задачами.
3. Контроль. Действия подчиненных строго контролируются, ежедневно отслеживается выполнение плана. На основании этих данных руководство может принять решение о поощрении персонала, штрафах, возмещении дополнительных расходов.
4. Улучшение. Анализируется результат бизнес-процесса, выявляются ошибки, слабые стороны. На базе этого проводится оптимизация для улучшения результатов в следующих циклах.

Грамотное управление бизнес-процессами на предприятии – залог правильно поставленных задач и хороших результатов.

Как появилось BPM

Компании растут и развиваются. У них начинает повышаться потребность в правильной организации взаимодействия специалистов из разных отделов и отработке механизма передачи компетенций. Размер предприятия при этом практически не имеет значения.

По мере развития прогресса появляются новые технологии, способствующие облегчению рабочих циклов в различных сферах. Каждый новый инструмент в управлении процессами более эффективный и гибкий, по сравнению с предыдущими.

Автоматизировать управление бизнес-процессами требовалось всегда. Давно, когда таких технологий еще не было, предприниматели внедряли в свой бизнес различные стандарты и концепции, которые быстро устаревали. С распространением IT-технологий они стали применяться и в бизнесе, в т. ч. помогали создавать первые программы по управлению бизнес-процессами. Со временем такие системы трансформировались в полноценные BPM.

Модель зрелости BPM

Модель зрелости бизнес-процессов демонстрирует стадии управления ими. По мере перехода от низких уровней к более высоким можно наблюдать, как управление приобретает детализированный характер. Процессы из хаотичных становятся управляемыми, а компания получает возможность контролировать все, что происходит внутри нее.

Моделирование бизнес-процессов

Моделирование необходимо, чтобы представить бизнес-процесс в таком виде, который максимально точно и полно опишет его с учетом поставленной задачи.

На практике применяют различные подходы к моделированию, что позволяет выделить три основных вида:

1. Структурное моделирование – применяется для исследования текущих и разработки новых систем. Здесь есть три подвида:
   • функциональное – бизнес-процесс показан как последовательность действий, использующих конкретные ресурсы, от входа к выходу;
   • имитационное (второе название – моделирование поведения) – схема строится с учетом временных интервалов, показывает, что происходит под воздействием внутренних и внешних условий;
   • информационное – демонстрирует связи между объектами и их свойства.
2. Объектно-ориентированное моделирование – процессы представлены в виде набора объектов с событиями и условиями, детализация отсутствует. Говоря об объекте, подразумевают любой предмет, преобразуемый по ходу выполнения процесса.
3. Интегрированное моделирование – включает модели разных видов и позволяет создать схему, которая представит комплексно объект моделирования.

Нотации моделирования бизнес-процессов

Существуют стандартизированные условные обозначения или нотации бизнес-процессов, которые используются во всем мире.

• BPMN – помогает демонстрировать бизнес-процесс представителям разных аудиторий.

  

  
  

• SADT – используется для создания функциональной модели.
• DFD – стандарт для макропроцессов в бизнесе.
• WFD – стандарт для бизнес-процессов нижнего уровня с возможностью демонстрации последовательности работ с учетом времени.
• ARIS – применяется для создания, анализа, внедрения и улучшения бизнес-процессов.
• EPC – показывает вход и выход процесса в ходе моделирования сложных комплексов.
• STD – показывает, как ведет себя система при внешнем управляющем воздействии.
• UML – описывает требования к ИС.
• ERM – описывает концепцию бизнес-процесса.
• FCD – описывает действия, исполнителей, оборудование и данные с помощью символов.
• RAD – описывает и анализирует функциональные элементы, наглядно демонстрирует их взаимодействие.
• ANSI – набор блок-схем для демонстрации хода процесса.
• IDEF – набор инструментов для разделения и объединения блоков (IDEF0), изображения процесса (IDEF3) и др.
• Unified Modeling Language – средства визуализации, конструирования, документирования систем и процессов.
• Цветные сети Петри – демонстрируют переходы, изображают события и действия.
• Дорожки Брюса Силвера – дополнение к другим нотациям, применяется, чтобы показать, как переходит ответственность от одного участника к другому.






• Карты потоков создания ценности – набор условных обозначений, которые показывают затраты времени и ресурсов.

Сравнение нотаций

Выше перечислено много различных нотаций, но на практике чаще всего применяется две наиболее популярные – BPMN и ARIS eEPS. Сравним их.

BPMN	ARIS eEPS
Развитая семантика. Использует логические операторы, события. Позволяет описывать специфические бизнес-процессы. Имитирует бизнес-процесс. Демонстрирует прерывание действия.	Показывает статусы документов. Демонстрирует события до и после каждой операции. Использует логические операторы. Позволяет имитировать процесс наиболее корректно. Крупные диаграммы. Трудоемкое моделирование. Ограниченная семантика.

В целом нотация BPMN имеет более широкий инструментал и удобнее в использовании. Возможность представить схематически как отдельный цикл работы, так и несколько взаимосвязанных процессов позволяет применять нотацию при моделировании практически всех возможных бизнес-процессов.

Программы и сервисы для создания модели бизнес-процесса

Для моделирования применяют специальный софт и сервисы. Они позволяют построить схему с использованием общепринятых условных обозначений, обеспечивают наглядность и доступность информации.

Программы:

• Bizagi Process Modeler;
• Visual Paradigm;
• ELMA BPM;
• Fox Manager;
• ARIS Express;
• Business Studio;
• ABC-FlowCharter;
• CorelFlow;
• Visio;
• Proplan;
• Ablauf-Profi;
• Vamos-BE;
• SYCAT;
• AENEIS;
• ARISToolset;
• AIBAS;
• Camunda-modeler.

Онлайн-сервисы:

• сайт Diagram.ly;
• сервис на сайте yWorks.

Внедрение бизнес-процессов

На предприятии может внедряться как обновленный, улучшенный бизнес-процесс, так и совершенно новый. В обоих случаях можно выделить несколько этапов внедрения:

1. Ознакомление. Сообщаем коллективу работников о новой системе, вводим в курс дела.
2. Вовлечение. Рассказываем о преимуществах, акцентируем внимание на выгодах, которые заставят персонал работать эффективнее.
3. Тестирование. Запускаем программу на одном производственном участке. Еще один вариант проверки: по новому алгоритму может работать один специалист.
4. Обучение. Если получены положительные результаты A/B-тестирования, обучаем остальных сотрудников работать по новым правила: рассказываем об обязанностях, описываем функционал автоматизированных систем и т. д.
5. Применение. После обучения всех сотрудников полноценно запускаем бизнес-процесс.
6. Контроль. Регулярно проверяем, справляется ли персонал с новыми обязанностями, соблюдают ли алгоритм в своей работе. Обязанности по управлению могут быть возложены на руководителей отделов или специально выделенных сотрудников.

Важно, чтобы сотрудники понимали свою зону ответственности и работали в соответствии с новой схемой.

Оптимизация бизнес-процессов

После создания и внедрения бизнес-процесса предстоит его оптимизация. В ходе нее нужно усовершенствовать алгоритм так, чтобы разные процессы в компании увязались друг с другом и выполнялись четко, слаженно, без обрывов и перерасхода любых ресурсов.

Можно выделить 2 большие группы методов оптимизации:

1. Методы «здравого смысла».
2. Методы «бережливого производства».

Рассмотрим, что входит в каждую группу.

Методы «здравого смысла»:

• удаление дублирующихся операций;
• исключение лишнего контроля и операций;
• автоматизация операций, которые часто повторяются;
• равномерное распределение ресурсов;
• корректировка составляющих (технологий, материалов, производственного цикла и т. д.);
• упрощение процесса;
• комплексная стандартизация;
• ускорение (запараллеливание процессов);
• сокращение количества операций, затрат, продолжительности цикла.

Методы «бережливого производства» предполагают:

• минимизацию ожидания на всех уровнях: от простоя транспорта до времени согласования заказов;
• исключение перепроизводства;
• минимум лишних действий сотрудников, обусловленных нерациональными условиями работы и плохим планированием;
• сокращение потерь времени на перемещение участников процессов;
• страховку от дефектов продукта, которые позднее может потребоваться устранять;
• поддержание достаточного объема запасов.

Потребность в оптимизации бизнес-процессов можно обнаружить вскоре после их запуска.

Автоматизация бизнес-процессов

Один из основных методов оптимизации бизнес-процессов – автоматизация. Она предполагает внедрение специализированного программного обеспечения, которое помогает ускорить, упростить, облегчить выполнение ряда операций.

Так, с помощью автоматизации бизнес-процессов удается проще и быстрее решать следующие задачи:

• собирать информацию;
• формировать отчеты;
• передавать информацию из отдела в отдел;
• снижать затраты ресурсов;
• быстро обмениваться задачами и данными между сотрудниками и клиентами;
• повышать эффективность всей организации.

Существуют различные системы автоматизации: от привычных корпоративных CRM до многофункциональных EPR. Выбор того или иного ПО определяется задачами бизнес-процесса.

Преимущества внедрения процессного управления

Автоматизация бизнес-процессов позволяет:

• непрерывно собирать информацию;
• выполнять однотипные операции быстрее;
• заменять человека в решении задач, которые не требуют интеллектуального вовлечения;
• повышать качество и скорость работы специалистов;
• быстро осуществлять обмен информацией и задачами между сотрудниками и подразделениями;
• положительно влиять на точность управления;
• выполнять несколько задач параллельно;
• быстро принимать решения в типовых ситуациях;
• быстро формировать отчеты.

Реинжиниринг и постоянное совершенствование

Каждая компания уникальна, поэтому нельзя закрепить четкий порядок реинжиниринга, который будет актуален для всех. Но можно выделить 5 основных этапов, на которые могут ориентироваться предприятия, планируя реинжиниринг бизнес-процессов.

1. Определяем потребности компании и основания для проведения реинжиниринга. Здесь нужно провести анализ и понять, что в бизнес-процессе идет не так.
2. Формируем группу. Можно найти специалистов со стороны или задействовать своих компетентных сотрудников.
3. Намечаем основные бизнес-процессы. Здесь важно точно выявить проблемы, понять потребности клиентов, сформулировать задачи и цель компании.
4. Меняем подход. Нужно пересмотреть тактику создания бизнес-процесса и его реализации, при необходимости не ограничиться улучшением прежнего алгоритма, а полностью изменить ее.
5. Подключаем сотрудников. Реинжиниринг требует тестирования, а работники, которые будут непосредственно реализовывать обновленную схему, дадут обратную связь.

Реинжиниринг – управленческий метод, который позволяет исправлять проблемы по мере их возникновения. Одновременно можно реинжинирить до 20% от общего числа бизнес-процессов на предприятии.

Постоянное совершенствование, напротив, позволяет прорабатывать множество процессов последовательно или одновременно, что существенно улучшает бизнес-процессы в компании.

Постоянное совершенствование характеризуется:

• непрерывностью изменений;
• постепенной работой
• командным подходом;
• охватом всего предприятия;
• принципом бездефектности (работа на опережение).

Таким образом, удается контролировать и постоянно улучшать текущие бизнес-процессы в компании, не прибегая к глобальным изменениям.

Пример анализа и оптимизации бизнес-процессов

Исходные данные: Предприятие по производству мебели из натурального дерева.

После проведенного анализа бизнес-процессов, стало очевидно, что в компании есть проблемы:

• слишком большие сроки поставки, о чем свидетельствуют жалобы клиентов;
• производственный отдел регулярно простаивает из-за задержек поставок лакокрасочных материалов (ЛКМ).

На основании выявленных проблем были поставлены цели:

• организовать поставку ЛКМ в срок;
• ускорить изготовление и поставку готового продукта клиентам до прописанных в договоре 10 дней.

В рамках оптимизации решено предпринять следующие меры:

• заключить договор с другим поставщиком ЛКМ;
• обучить работников производственного отдела смежным операциям и временно задействовать их на других участках в случае возможных простоев по любым причинам.

Ошибки при внедрении систем управления

• Неверная постановка целей и задач.
• Несогласованность подразделений.
• Несоответствие возможностей и желаний.
• Слишком подробное описание бизнес-процесса.
• Стремление описать все процессы в компании.
• Использование собственных придуманных условных обозначений вместо общепринятых нотаций.
• Путаница между бизнес-процессами компании и IT-среды.
• Ожидание прибыли (измеримой ценности) от любых бизнес-процессов.
• Стремление создать идеальный бизнес-процесс.

Часто задаваемые вопросы

При внедрении ВРМ-системы ее поддержкой может заниматься как разработчик, так и штатный аналитик компании. Специально обучаться этому не нужно, достаточно пройти инструктаж. Процесс внедрения индивидуальный и может занимать от 2-3 недель до 2 месяцев в зависимости от ряда факторов.

Моделирование бизнес-процесса позволяет увидеть все его этапы и операции пошагово в виде схемы, изучить работу изнутри, выявить «узкие места». Регламентировать процессы целесообразно, когда в компании осуществляется более 1000 регулярных управленческих воздействий.

Управление бизнес-процессами актуально для компаний, которые:

• интенсивно расширяются;
• имеют сложное производство;
• требуют особого подхода при выпуске продукта;
• ориентированы на прогресс;
• продают франшизу;
• стремятся снизить затраты.

Чаще всего для этого приглашают стороннего специалиста, который работает в команде с компетентными сотрудниками компании.

Реинжиниринг предполагает пересмотр и улучшение всех бизнес-процессов на предприятии ради получения конкурентных преимуществ. Проводится при принятии новых стандартов или полном реформировании. При оптимизации изменения касаются лишь отдельных бизнес-процессов в 1-2 направлениях.

Бизнес-процесс – это последовательность действий сотрудников. Может быть задействовано несколько работников или один, но в любом случае имеется лицо, которое является потребителем для этого продукта на коммерческой или некоммерческой основе.

Функциональный подход характеризуется набором функций, которые распределяются между структурными подразделениями.

Процессный подход предполагает командную работу всего коллектива во главе с аппаратом управления, направленную на выполнение последовательности операций с целью достижения результата. По сути, это множество бизнес-процессов, которые связаны друг с другом.

Процессный подход позволяет ответить на вопрос «Как нужно делать?», что дает более высокую результативность в масштабе всей компании. При этом предприятие имеет возможность расширяться, открывая филиалы с аналогичными бизнес-процессами, непрерывно улучшая работу.

Все зависит от задач компании. Серьезные требования к BPMS, предъявляемые крупными корпорациями, могут оказаться совершенно неактуальными для среднего и малого бизнеса.

Сквозными называют бизнес-процессы, в которых задействованы разные структурные, функциональные или административные подразделения.

Процессная иерархия позволяет разделить все процессы в компании на несколько групп, которые располагаются в иерархическом порядке: основные – вспомогательные – процессы управления.

Заключение

Внедрение и управление бизнес-процессами – важная часть работы компании, которая стремится ставить конкретные задачи и достигать целей при минимальных затратах ресурсов. Чтобы повысить эффективность предприятия, важно грамотно описать бизнес-процессы, внедрить их на производстве и непрерывно контролировать. Регулярная оптимизация позволяет быстро устранять «узкие места» и текущие сложности, всплывающие в процессе работы.

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter