Руководство по электронное документообороту

Для отправки электронных документов контрагентам необходимо подключиться к оператору ЭДО. Сервис Контур.Диадок предназначен для мгновенного обмена документами, которые подписаны электронной подписью и обладают юридической силой. Их можно использовать в суде и представлять в контролирующие органы. 

Подключение к сервису

Способы подключения отличаются в зависимости от того, зарегистрирована ли организация в Диадоке. 

Если организация еще не работает в Диадоке

Для подключения к сервису пользователю нужно получить сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Для этого необходимо оставить заявку на сайте.

Если КЭП уже есть, откройте страницу установочного диска, нажмите на кнопку «Установить» и следуйте инструкции. На рабочем столе появится ярлык Диадока. При входе выберите сертификат вашей организации. Готово!

Если организация уже подключена к Диадоку

Вы можете работать с сертификатом КЭП или без него. Во втором случае для входа используется пара логин-пароль. Логином будет служить электронная почта. Для подключения пользователя составьте заявление на бланке организации по шаблону и отправьте его цветной скан или фотографию на адрес diadoc@skbkontur.ru. Не обязательно составлять заявление на бланке организации, но подпись руководителя и печать поставить нужно.

По логину-паролю можно лишь присоединиться к зарегистрированной в сервисе компании или создать тестовый ящик. Подписание документов без сертификата будет недоступно.

Начало работы

Чтобы начать работу, нужно указать данные организации в личном кабинете сервиса. Для этого в правом верхнем углу нажмите кнопку «Настройки» и перейдите на страницу «Реквизиты организации».

Заполните реквизиты и укажите контакты специалиста, ответственного за ЭДО. 

На вкладках «Подразделения» и «Сотрудники» вы можете настроить структуру организации и добавить данные специалистов, которые будут работать с электронными документами. Обязательно укажите электронную почту на странице «Персональные настройки», чтобы своевременно узнавать о новых документах и ответах контрагентов.

Работа с документами

В левой верхней части экрана есть вкладка «Документы». Пользователи могут создавать новые документы в утвержденных форматах или загружать их в любых форматах с компьютера и отправлять контрагентам. Все папки в разделе оформлены по аналогии с электронной почтой: «Входящие», «Исходящие», «Внутренние», «Черновики», «Удаленные».

Работа с контрагентами

Перед тем как начать обмениваться документами, нужно найти интересующую организацию через поиск во вкладке «Контрагенты» и отправить приглашение. Для этого нажмите кнопку «Пригласить контрагента» и создайте запрос. Пропишите в комментариях, какими документами вы хотите обмениваться в электронном виде.

Отправленное приглашение вы увидите во вкладке «Ожидается ответ», а после его принятия организация окажется в списке ваших контрагентов.

Для того чтобы отправить запрос нескольким организациям одновременно, нужно выбрать вкладку «Поиск и приглашение» и «Загрузить файл со списком ИНН» с компьютера. Этот файл в формате XLS можно выгрузить из 1С. Когда контрагенты будут найдены, нажмите кнопку «Пригласить всю группу». 

Если кто-то отправил вам запрос, уведомления найдете в разделе «Приглашают вас».

Отправить документы можно прямо из списка контрагентов с помощью кнопки «Отправить документы».

Руководство пользователя ЭДО

Справочные материалы и инструкции есть в сервисе Диадок. Они находятся в разделе «Справочная» на зеленом фоне, расположенном по левому краю.

Руководство пользователя можно найти в «Центре поддержки». Для это нужно нажать в правом верхнем углу на иконку со знаком вопроса. Кроме этого, вы можете кликнуть на ссылку «Помощь» в подвале сайта.

Также подробную пошаговую инструкцию по работе в ЭДО через Диадок можно найти на нашем сайте. Для этого нужно в правой нижней части экрана нажать на «Центр поддержки» и в новом окне выбрать «Руководство пользователя».

Что такое ЭДО

Электронный документооборот – это система для обмена юридически значимыми документами через интернет. ЭДО можно применять как для обмена документами внутри компании, так и для взаимодействия с контрагентами. Использование ЭДО оптимизирует и автоматизирует значительную часть процессов, тем самым ускоряя работу с документами.

Кому необходим ЭДО уже сейчас

1. Компаниям со среднесписочным количеством сотрудников свыше 10 человек – для отправки отчётности в ПФР и ФСС;
2. Организациям и ИП, работающим с рядом наименований маркированной продукции;
3. Компаниям, работающим с прослеживаемыми товарами.

Кому рекомендуется перейти на ЭДО в ближайшее время

Компаниям, использующим в работе транспортные накладные, сопроводительные ведомости, счета-фактуры и заказ-наряды – в планах ФНС к 2024 году в электронный вид должны быть переведено 95% счетов-фактур и 70% транспортных и товарных накладных.

Преимущества ЭДО

Создание документов ЭДО – это:

• Мгновенный обмен юридически значимыми и коммерческими документами;
• Снижение затрат на распечатку и отправку документов курьерами;
• Ускорение рабочих процессов – создания, редактирования, согласования и подписания документов;
• Электронный архив всех документов с простым поиском по нему;
• Простое взаимодействие с госорганами и контрагентами.

Работа в электронном документообороте: инструкция

Для отправки электронного документа понадобится:

1. Регистрация в сервисе оператора ЭДО;
2. Квалифицированная электронная подпись.

Обмен документами через ЭДО не сложнее, чем привычный уже обмен бумажными документами. Примерная инструкция по электронному документообороту выглядит так.

1. Вы создаёте документ, используя любой привычный формат – doc, pdf, xls.
2. Загружаете документ в программу ЭДО или на веб-сайт оператора ЭДО.
3. Заверяете файл своей электронной подписью.
4. Отправляете контрагенту.
5. Контрагент открывает документ, проверяет его и точно так же заверяет его своей электронной подписью.
6. Вы получаете уведомление о подписании и сам документ, имеющий точно такую же юридическую силу, как если бы вы подписывали его вручную и заверяли печатями.

Чтобы пользоваться всеми преимуществами электронного документооборота, вам нужно пройти 6 этапов.

Как внедрить ЭДО: пошаговая инструкция для руководителей

Первый этап: выберите оператора ЭДО.

«Такском» – пионер отечественного электронного документооборота. Компания работает с 2000 года и участвовала в первых в истории России пилотных проектах Минфина и ФНС по внедрению систем защищённого ЭДО.

Второй этап: приобретите электронную подпись.

Если вы планируете внедрять ЭДО не только для внешнего документооборота, но и для внутреннего, позаботьтесь об электронных подписях для сотрудников.

Третий этап: внесите изменения в учётную политику компании.

Подробно опишите, какие документы будут оформляться электронно, какой тип подписи планируется использовать, какое право подписи будет у сотрудников разных должностей, каков порядок взаимодействия с контрагентами и контролирующими органами.

Четвертый этап: составьте регламент по работе с электронным документооборотом.

В положении об электронном документообороте отразите роль и ответственность каждого сотрудника, разработайте этапы и маршруты согласования и подписания документов. Впоследствии положение об ЭДО станет основой для технического задания оператору ЭДО.

Пятый этап: выберите техническое решение у своего оператора ЭДО: веб-версию или интегрированное ПО.

Каждый вариант имеет свои плюсы:

• Веб-клиент – это самый простой вариант, при котором не нужно ничего устанавливать дополнительно. Вы просто регистрируетесь у своего оператора ЭДО, заводите личный кабинет, добавляете своих сотрудников и указываете их права подписи. С веб-версией можно работать с любого устройства. Это удобный вариант для небольших компаний, где объём документооборота невысок.
• Интегрированное решение – возможность работать в привычном интерфейсе для ведения бухгалтерии, кадрового и складского учёта, создания отчётности – SAP, Oracle, SDK, API. Выбранное ПО от оператора ЭДО интегрируется с уже имеющейся системой и обеспечивает не только внешний, но и внутренний документооборот:
  • организация совместного доступа к документам;
  • формирование заданий и планов;
  • определение маршрутов согласования, редактирования и подписания документов;
  • сканирование, распознавание, хранение и поиск бумажных документов;
  • создание единой базы документов организации;
  • делегирование и контроль задач.

Шестой этап: договоритесь с контрагентами об использовании ЭДО.

Подпишите дополнительные соглашения с контрагентами об использовании ЭДО в работе.

Как заполнить ЭДО зависит от используемого вами софта. Многие ЭДО-программы обладают готовыми формами и форматами – заполнять документы можно прямо в интерфейсе программ. Также создателями софта предусмотрена возможность отправлять электронные документы, созданные в других привычных программах и форматах, например, Word, Excel. Напоминаем, что для придания юридической значимости электронным документам необходима электронная подпись. Она служит для визирования цифровых файлов и является неотъемлемой составляющей ЭДО. Компания «Такском» – не только оператор и разработчик программного обеспечения для интернет-обмена документами, но и аккредитованный удостоверяющий центр оформления электронных подписей.

ЭДО — это обмен электронными документами через интернет. Компании передают друг другу файлы в системе электронного документооборота, например в Контур.Диадоке. Процесс похож на отправку письма по электронной почте.

1. Пользователь создает документ или загружает в систему с компьютера.
2. Подписывает его и отправляет адресату.
3. Второй пользователь получает документ за несколько секунд.
4. Подписывает его.
5. Статус файла в системе обновляется.
6. У каждой организации остается документ с подписями обеих сторон.

Документ от контрагента получен и ожидает подписи

Что такое электронный документ

Это такой же документ, как и бумажный, только в виде файла на компьютере или в сервисе. Его отличает то, что он заверяется электронной подписью, которая придает ему юридическую значимость. Файл без подписи не считается электронным документом.

Что нужно знать об обмене электронными документами

В обмен юридически значимыми электронными документами вовлечено четыре стороны:

• Участники ЭДО — организации и предприниматели, которые обмениваются документами. 
• Удостоверяющий центр — компания, которая имеет право выдавать электронные подписи.
• Оператор ЭДО — компания, которая разрабатывает и поддерживает систему ЭДО.
• Госорганы — ведомства, которые выдают аккредитации и контролируют работу операторов.

Участники ЭДО передают друг другу документы, заверенные электронной подписью. Получить подпись им помогает удостоверяющий центр. Обмен происходит в системе ЭДО, которую обслуживает оператор. Работу оператора контролируют ФНС и Минцифры.

Кому нужны электронные документы

Электронными документами активно пользуются компании и индивидуальные предприниматели, чтобы организовать безбумажный документооборот. ЭДО особенно актуален для организаций с большим объемом внутренней и внешней документации. Он позволяет им сократить расходы на печать и доставку и сэкономить время на получение подписи второй стороны.

Как работает электронная подпись

Электронная подпись заменяет собственноручную и придает документам юридическую силу. С помощью подписи можно завизировать файлы любых форматов: PDF, JPG, DOC, XLSX и прочих.

Сама электронная подпись — это файл, который формируется криптографической программой. Каждый раз, когда пользователь подписывает документ, создается новый файл. Это гарантирует безопасность использования подписи.

В Диадоке есть визуализация электронной подписи — синий штамп. Он содержит информацию о том, что документ был передан через оператора СКБ Контур, а также о том, кто и каким сертификатом электронной подписи его заверил.

Синий штамп на печатной форме в Диадоке

Где взять электронную подпись

Получить электронную подпись можно в удостоверяющем центре, например УЦ Контура. Это один из крупнейших центров в России, который выпускает больше сотни тысяч новых сертификатов в месяц и аккредитован Минцифры. Список документов, которые понадобятся, чтобы получить подпись, можно найти на сайте УЦ.

Сертификат электронной подписи будет подготовлен в течение двух дней. Пользователю останется выпустить и установить его. При установке можно будет выбрать съемный носитель или реестр компьютера. Работать на нескольких компьютерах удобнее с носителем, на одном — с реестром.

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый защищенный тип подписи, который используют для работы с ЭДО. Она подтверждает, что документ был создан конкретным человеком, а после подписания в него не вносились изменения. Дополнительную безопасность ей обеспечивает ФСБ, которая сертифицирует программное обеспечение. КЭП может выдать только аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр.

Квалифицированная электронная подпись автоматически придает документу юридическую силу и приравнивается к собственноручной, без дополнительных соглашений.

Простая и неквалифицированная электронные подписи

Простая электронная подпись (ПЭП) — это СМС-коды от банков, связки «логин-пароль» в личных кабинетах. Этот тип подписи имеет небольшую степень защиты. ФНС и другие государственные органы, например суды, не принимают документы, подписанные ПЭП.

ПЭП удобна тем, что для нее не нужно дополнительно устанавливать программное обеспечение. Некоторые компании используют этот тип подписи для ведения ЭДО с контрагентами или сотрудниками. Для этого стороны заключают соглашение о том, что признают ПЭП равной собственноручной.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) позволяет проверить, что документ был создан конкретным человеком, а информация в нем не менялась после подписания. От КЭП этот тип подписи отличается тем, что НЭП выпускают во всех удостоверяющих центрах, даже неаккредитованных.

Чтобы использовать НЭП для ЭДО с контрагентами или работниками, как и в случае с ПЭП, стороны подписывают соглашение о признании ее равной собственноручной.

Зачем нужен оператор электронного документооборота

Оператор — это компания, которая создает и поддерживает работу системы ЭДО. Сама система необходима для организации юридически значимого документооборота. Некоторые электронные документы компании могут пересылать по email, но не все. Например, электронные счета-фактуры разрешено передавать только через систему оператора ЭДО, приказ Минфина № 14Н. Это связано с тем, что передача данных в системе защищена шифрованием и делает обмен безопасным.

Можно ли менять оператора ЭДО

Да, компания может сменить оператора. Для этого нужно расторгнуть договор с текущим и заключить с новым. Насколько быстро и просто получится это сделать, зависит от условий договора. Если на счету компании еще остаются неиспользованные исходящие, понадобится время для оформления возврата средств.

Сколько стоят электронные документы

В системе ЭДО есть входящие и исходящие документы. В зависимости от условий конкретного оператора, тарифицироваться могут оба типа, но обычно пользователи платят за пакет исходящих.

Стоимость отправки электронных документов в Диадоке зависит от размера пакета. Чем больше исходящих покупает пользователь, тем меньше он заплатит за один документ. Подобрать подходящий тариф можно по ссылке. Входящие в сервисе бесплатны с некоторыми исключениями: скачать прайс-лист.

Пользоваться системой ЭДО могут:

• Компании и индивидуальные предприниматели. Обмениваются электронными документами с поставщиками, покупателями и сотрудниками. С помощью ЭДО они быстрее получают подпись второй стороны и ускоряют бизнес-процессы, а также упрощают ведение кадрового документооборота.
• Бюджетные организации. Больницы, школы, вузы, правительства регионов и другие учреждения обрабатывают большое количество документов. Для внутренних они часто используют системы электронного документооборота (СЭД). А сервисы внешнего ЭДО, такие как Диадок, помогают им ускорить работу с подрядчиками.
• Самозанятые и физические лица. Передают своим клиентам и принимают от них электронные документы. Это служит доказательством легальности деятельности и повышает степень доверия заказчиков. Подробнее об ЭДО для самозанятых в нашей статье.

Чаще всего ЭДО пользуются компании и ИП. Электронный документооборот особенно актуален, если они:

• работают со счетами-фактурами и взаимодействуют с ФНС;
• доставляют большое количество документов в другие регионы;
• хотят безопасно хранить большой архив;
• тратят много средств на доставку;
• имеют большой штат сотрудников.

С помощью ЭДО компании могут начать эффективнее вести документооборот и ускорить внутренние процессы.

• Быстро обмениваться документами. Доставка почтой или курьером занимает много времени, особенно если контрагенты находятся в разных городах или регионах. В системе ЭДО отправлять и получать документы можно за несколько секунд.
• Снизить расходы. Больше не нужно тратиться на бумагу и печать, а доставка в системе ЭДО дешевле курьерской или почтовой.
• Упростить взаимодействие с ФНС. По закону 63-ФЗ подписанные электронные документы считаются оригиналами и могут передаваться в ФНС.
• Уменьшить количество ошибок. В системе ЭДО пользователям помогает автоматическая проверка на соответствие форматам документов. Она не допускает файлы с ошибками к отправке. Также проверить XML-файлы можно на сайте.
• Сэкономить время сотрудников. С ЭДО можно быстро согласовывать документы внутри компании и всегда видеть статус каждого. А подписывать и отправлять их можно пакетами в пару кликов.

В зависимости от вашего оператора, технические требования для работы могут меняться. Для комфортной работы в Диадоке подойдут компьютер или ноутбук с современной операционной системой, подключением к интернету и КЭП. Подробные требования можно посмотреть по ссылке.

Разные компании и операторы предлагают онлайн- и офлайн-курсы для обучения работе с ЭДО. Они могут быть в платном и бесплатном форматах, продолжительностью в несколько часов или дней.

Контур.Диадок предлагает бесплатный онлайн-курс для знакомства с ЭДО и системой. Он создан совместно с Контур.Академией и состоит из четырех уроков:

• что такое ЭДО и зачем он нужен;
• как автоматизировать бизнес-процессы и документооборот;
• об операторах ЭДО;
• практическая работа в сервисе.

Посмотреть, как работает Диадок, можно в коротком видео:

Чтобы помочь новым пользователям быстро вникнуть в основы ЭДО, команда Контур.Диадока разрабатывает целый ряд материалов, которыми можно свободно пользоваться:

• ответы на популярные вопросы для новичков;
• статьи в справочной Диадока;
• вебинары о работе в системе, изменениях в законодательстве и с рекомендациями для бизнеса;
• руководство пользователя с пошаговыми инструкциями о работе в Диадоке.

Если вы не можете найти ответ на свой вопрос, обратитесь в техподдержку Диадока.

Подключение к системе электронного документооборота обычно не занимает много времени. Все зависит от вашего оператора, наличия КЭП и необходимости интеграции с учетной системой. О том, как подобрать интеграционное решение, мы расскажем дальше в статье.

Если вы хотите просто получать документы от поставщиков, оставьте заявку на подключение к Диадоку. Для вас создадут личный кабинет, в который вы сможете войти по сертификату КЭП и найти своих контрагентов. Если у вас нет КЭП, мы поможем выпустить ее в УЦ Контура.

Чтобы не только получать, но и отправлять документы, потребуется приобрести пакет исходящих. Тогда схема подключения будет выглядеть так:

В ЭДО можно работать практически с любыми документами. Приведем список самых популярных типов, которыми компании обмениваются в Диадоке.

• Акт приемки-сдачи работ (услуг).
• ТОРГ-2.
• Товарная накладная (ТОРГ-12).
• Счет-фактура (СФ).
• Корректировочный СФ.
• Исправленный СФ.
• УПД.
• УКД.
• Исправленный УПД.
• Исправленный УКД.
• Акт сверки.
• Договор.
• Счет.
• Внутренняя накладная (ТОРГ-13).

Это не полный список возможных типов. Более подробный можно посмотреть по ссылке.

Требования к документам в системе ЭДО

Все электронные документы можно разделить на формализованные и неформализованные. Для первых ФНС разработала утвержденные и рекомендованные форматы XML. Для второго типа отсутствуют какие-либо требования по формату, ими можно обмениваться в любом виде.

К формализованным относят счета-фактуры, УПД и УКД. Передавать их можно только в утвержденном ФНС формате XML.

Частично формализованные — это ТОРГ-2, ТОРГ-12, акт выполненных работ, транспортная накладная, сопроводительная ведомость, заказ-наряд, акт сверки взаимных расчетов. Они получили от ФНС рекомендательный формат XML, но их также можно передавать в других форматах.

К неформализованным принадлежат счета, прайс-листы, ТОРГ-13, ТОРГ-14 и прочие. Этими типами можно обмениваться в любых форматах.

Как отправить документы через систему ЭДО

У сервисов ЭДО простой интерфейс, в котором интуитивно понятны базовые возможности. Например, в Диадоке вам нужно просто перейти в раздел «Документы» и нажать «+ Новый документ». На этой странице доступно создание документа прямо в системе. 

Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить счет-фактуру, накладную, акт и УПД, остальные документы вы можете загрузить с компьютера. А после останется только нажать кнопку «Подписать и отправить». Диадок проверит вашу электронную подпись, и, если все в порядке, файл уйдет к получателю.

Можно использовать веб-версию электронного документооборота или внедрить интеграционное решение для учетной системы. Второй вариант позволит компании работать с электронными документами в привычном интерфейсе.

Пользователям Диадока доступно четыре варианта интеграции:

• Модуль для 1С — готовое интеграционное решение для пользователей этой учетной системы. Подходит для актуальных версий программы и работает с большинством конфигураций.
• Диадок.Коннектор — облачное решение, которое интегрирует возможности сервиса без вмешательства в учетную систему компании.
• Решение для SAP — обеспечивает бесшовную интеграцию SAP ERP c Диадоком.
• API Диадока — на основе API компании разрабатывают собственные решения для нестандартных учетных систем.

Специалисты Диадока консультируют компании и помогают подобрать подходящее интеграционное решение. Выбор зависит от учетного решения компании, объема документооборота и других особенностей.

С помощью систем ЭДО компании обмениваются электронными документами с контрагентами. Юридическую силу таким документам придает электронная подпись. Чаще всего на электронный документооборот переходят крупные организации, но им также могут пользоваться и небольшие предприятия или предприниматели. ЭДО позволяет сократить расходы на печать и доставку, а также экономит время сотрудников.