Руководство по управлению подразделениями

Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний.  Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.

Виды руководящих документов 

При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).

Что такое руководство и зачем оно нужно? 

Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.

Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.

Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?

Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?

И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.

После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.

Структура руководства для работников подразделения 

Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.

Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).

Раздел «Общие положения» 

Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:

1. Назначение (цель) документа.

2. Область применения.

3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).

4. Связанные документы, локальные нормативные акты.

5. Глоссарий (термины и сокращения).

6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.

Назначение (цель) документа 

В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:

1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.

Также можно использовать такую формулировку:

1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.

Область применения 

В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:

Нормативные ссылки (или нормативные документы) 

Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.

Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом:

Положения о структурных подразделениях (департаментах, отделах, дирекциях) закрепляют распределение «ролей» и функций между подразделениями внутри одной организации. Они не являются обязательным документом с точки зрения трудового законодательства, но помогают решать многие вопросы, связанные с организационным строительством. В статье для вас будет представлен пошаговый алгоритм для разработки положения о структурном подразделении.

Типовой шаблон положения о структурном подразделении

Этапы разработки Положения о кадровой службе

1. В первую очередь необходимо изучить типовые и примерные положения, а также ранее действовавшие организационно-правовые документы.

Особенно полезно изучить типовые образцы тем специалистам, которые работают во вновь созданных фирмах, в которых нет ранее действовавших документов и опираться в работе не на что.

2. Следует также изучить организационную и распорядительную документацию компании: учредительные документы, штатное расписание и др. Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий.

3. Составление проекта Положения, определение его структуры и содержания разделов (см. Таблицу 2).

4. Обсуждение с руководством компании проекта Положения.

Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы компании – позиция высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании. К обсуждению нужно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.

Часто в компаниях возникает ситуация непонимания менеджерами среднего звена круга задач и функций кадровой службы, так как они видят в ней лишь подразделение, основная задача которого – ведение кадрового делопроизводства. Поэтому их участие в обсуждении содержания Положения о кадровой службе поможет изменить сложившиеся стереотипы и представления.

5. Согласование и подписание документа.

Положение должно содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки. Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании. Сотрудники кадровой службы должны быть ознакомлены с Положением под расписку.

Положение является фундаментом, на котором строит свою работу кадровая служба. Оно закрепляет ее статус, полномочия и уровень ответственности и является базовым документом, на основании которого разрабатываются должностные инструкции сотрудников кадровой службы.



В данной статье рассматривается процесс управления подразделениями. От качества осуществления управления подразделениями зависит результат выполнения боевой задачи. В этой работе особое внимание уделяется принципам управления и требованиями к нему, знание которых позволяет руководителю более эффективно управлять подчиненным ему личным составом и, соответственно, более быстро и качественно выполнять поставленные задачи.

Управление подразделениями — это деятельность командиров, начальников и других органов управления по руководству соответствующими подразделениями при подготовке и выполнении поставленных задач. От качества управления подразделением зависит результат боя: умелое управление способствует разгрому противника с наименьшими потерями и достижению победы в короткие сроки [1].

Управление подразделениями включает в себя деятельность командиров и начальников как по управлению подразделением в боевой обстановке, так и по развитию и боевомусовершенствованию подразделений в мирное время.

В наше время управление подразделениями — сложный процесс, включающий работу командиров и штабов. Оно представляет собой непрерывную добычу, сбор, изучение и обобщение данных обстановки; принятие решения; доведение задач до подчиненных подразделений; планирование боя; организацию поддержание непрерывного взаимодействия; организация и выполнение мероприятий по поддержанию боевой готовности, боеспособности и слаженности подразделений; организация воспитательной работы, системы управления, прямое руководство подготовкой подразделений к боевым действиям, постоянный контроль выполнения поставленных задач и оказание поддержки подчиненным.

Теория управления, опирающаяся на системный подход, рассматривает подразделение как набор связанных и определенным образом упорядоченных частей, которые имеют целостность и образуют единство при взаимодействии с внешней средой.

Управление всегда предполагает наличие двух основных частей:

1. Объект управления, это тот, на кого направленно управление;
2. Субъект управления, тот, кто управляет.

Если совокупность этих двух частей образует, в процессе своего контакта, устойчивую систему, то она называется системой управления. Все, что не входит в эту систему, рассматривается как внешняя среда. Иногда субъект управления называют управляющей подсистемой, а объект — управляемой подсистемой. Для изучения или разработки этих подсистем их рассматривают как отдельные системы.

Управлением называется процесс воздействия субъекта управления на объект управления. Результатом, которого должно быть эффективное функционирование, развитие и достижение требуемых результатов.

Рис. 1. Процесс управления

Принципы управления подразделениями можно представить как основополагающие идеи и правила поведения командиров и начальников по осуществлению управленческих функций.

По своему предназначению принципы управления являются связующим звеном между фундаментальной основой теории управления — законами управления и управленческой практикой.

К основным принципам управления в военной сфере можно отнести:

1. принцип единоначалия и личной ответственности командиров;
2. принцип централизации управления с предоставлением подчиненным инициативы в определении способов выполнения поставленных задач;
3. принцип твердости и настойчивости;
4. принцип оперативности и гибкого реагирования на изменения обстановки;
5. принцип научности;
6. принцип предвидения.

Единоначалие является основным принципом управления подразделениями. Оно заключается в наделении командира (начальника) всей полнотой распорядительной власти по отношению к подчиненным и возложении на него персональной ответственности перед государством за все стороны жизни и деятельности воинской части, подразделения и каждого военнослужащего.

Единоначалие выражается в праве командира (начальника), исходя из всесторонней оценки обстановки, единолично принимать решения, отдавать соответствующие приказы в строгом соответствии с требованиями законов и воинских уставов и обеспечивать их выполнение.

Обсуждение приказа недопустимо, а неповиновение или другое неисполнение приказа является воинским преступлением [3].

Принцип централизации управления заключается в объединении вышестоящей инстанцией в своих руках действий подчиненных и наведении по единому замыслу их деятельности для выполнения поставленной цели. Принцип централизации находится в тесной связи с принципом единоначалия, однако эти два принципа нельзя принимать как равные.

Централизованное управление позволяет командиру быстро и наиболее эффективно координировать работу своих подчиненных, умело использовать силы и средства, следить за всей деятельностью и в случае нужды вмешиваться в управление любом этапе, хотя уровень централизации может видоизменяться в зависимости от обстановки. Исходя из этого принципа управления начальник может предоставлять инициативу подчиненным в выборе средств и способов выполнения поставленной задачи.

Принцип твердости и настойчивости, в реализации принятых решений (планов), достигается, прежде всего, решительными действиями командиров и начальников, их способностью брать ответственность на себя, четкой постановкой задачи подчиненным, способностью организовать и мобилизовать людей на ее выполнение.

На первый план выступает способность командира добиваться беспрекословного выполнения поставленных перед ним задач, несмотря ни на какие проблемы, образующиеся на пути их решения. Данный принцип непрерывно связан с принципом оперативного и гибкого реагирования на изменение ситуации в бою. Данный принцип находится в тесной связи с принципом оперативного и гибкого реагирования на изменение обстановки.

Принцип оперативного и гибкого реагирования на изменение обстановки. Данный принцип особенно важен для ВКС.В самом деле, можно сказать, что ВКС — это войска немедленной реакции на воздушную обстановку. При этом гибкость предполагает адаптивность, т. е. способность всех сил ВКС к неожиданному изменению воздушной и наземной обстановки, возможность быстрой перегруппировки сил и средств.

Принцип научности. Соблюдение данного принципа управления заключается в построении всей системы управления на новейших технических средствах. Научное управление несовместимо с субъективизмом то есть с объективным подходом к действительности, отрицающим наличие объективных законов природы и общества. Каждый командир знать, как правильно применять на практике закономерности и объективные тенденции развития общества, принимать решения с учетом объективно сложившейся ситуации и результатов прогноза на будущее. Научность управления означает также широкое использование математических способов, особенно при решении производственных задач, критическую оценку эффективности принимаемых решений, применение современных технических средств.

Принцип предвидения. Дополняет и обогащает принцип научности, поскольку они неразрывно связаны между собой. Предвидение — это способность органов управления заблаговременно предвидеть вероятные изменения ситуации, тактику противника и возможный ход событий [2].

Каждый из вышеизложенных принципов управления подразделениями в различных условиях современного общевойскового боя имеет разное значение. Поэтому управляющее звено системы управления должно изучить и применять все эти принципы, вырабатывать навыки творческого применения их в соответствии с реальными условиями в бою. Основным условием успешного использования данныхпринципов при подготовке и в ходе боя являются, главным образом, высокие личные качества и профессиональная подготовка офицеров, использование ими проверенных методов руководства и умелое применение технических средств при решении задач управления, постоянное изучение противника, сохранение строго в тайне всех планируемых действий по управлению подразделениями и обеспечение высокой живучести системы управления.

Под требованиями к управлению понимаются основополагающие, общие свойства, характеризующие качественное состояние управления подразделениями, показывающие, каким оно должно быть, чтобы соответствовать условиям управления и ведения боевых действий в наше время. Основные требования к управлению сформированы исходя из опыта вооруженных конфликтов и локальных войн. Управление подразделениями должно быть: устойчивым, непрерывным, оперативным, скрытным.

Устойчивость управления — это свойства системы управления, обеспечивающее выработку и доведение до подчиненных управляющих команд вовремя, в условиях воздействия противника и других неблагоприятных факторов на средства связи.

Устойчивость управления заключается в оперативном восстановлении прерванной связи при управлении; своевременном сборе данных обстановки, выработки решения, докладе его старшему начальнику и доведении до подчиненных; поддержании надежной связи с подчиненными, взаимодействующими подразделениями и старшими начальниками; надежной защите командного пункта от любого оружия, а также от помех его радиотехнических средств и иных неблагоприятных факторов.

Непрерывность управления — это свойство системы управления, обеспечивающее возможность управляющего звена постоянно получать данные обстановки, воздействовать на подчиненный ему личный состав.

Непрерывность — это постоянное воздействие командира на ход боя всеми имеющимися в его распоряжении силами и средствами в для лучшего выполнения подразделениями поставленной задачи. В бою командир должен внимательно наблюдать за ходом боевых действий, непрерывно вести разведку противника; своевременно ставить или уточнять задачи подчиненным, а также приданным и поддерживающим подразделениям. Главным условием достижения непрерывности управления являются постоянное знание обстановки на поле боя, анализ и предвидение наиболее существенных изменений. Это поможет командиру умело использовать в ходе боя штатные и приданные огневые средства и рационально использовать результаты ядерного и огневого поражения противника.

В целях достижения непрерывности управления необходимо рационально выбирать место командного пункта, скрытно его размещать, маскировать и своевременно перемещать, особенно при ведении боя ночью, в условиях плохой видимости и на труднопроходимой местности. Командир обязан находиться на наиболее важном направлении в нужный момент и своевременно оказывать влияние на ход боя всеми имеющимися в его распоряжении силами и огневыми средствами. В трудные моменты боя командир личным примером, проявляя храбрость, инициативность и находчивость, должен повести за собой подразделения и выполнять поставленную задачу, невзирая ни на какие возможные препятствия и даже угрозу самой жизни, внушая эту решимость всем подчиненным.

Командир организовывая ведение боя должен назначить себе заместителей помимо штатных. Если в ходе боя нарушится управление, заместитель командира берет командование на себя, а командир принимает меры для восстановления управления.

Оперативность управления — это способность опережать действия противника, быстро реагировать на изменение обстановки, принимая правильные решения, которые могут повлиять на итог боя. Главным условием оперативности управления является высокая боевая готовность системы управления.

Оперативность управления предполагает своевременное и быстрое выполнении всех запланированных действий, связанных с управлением подразделениями при подготовке и в ходе выполнения боевых задач; в непрерывном знании и изучении обстановки и быстром принятии решения при ее изменениях; в своевременном уточнении принятого решения и поставленных подразделениям задач; в умении командира применить наиболее целесообразный метод работы и выполнить поставленные задачи в сроки, обеспечивающие упреждение противника в действиях, в умении работать на штатных средствах связи. Особенно высокая оперативность в работе необходима при подготовке к выполнению боевых задач в короткие сроки и в интенсивности их выполнения.

Скрытность управления — это свойство, позволяющее хранить втайне от противника положения, состояния и деятельность всех элементов системы управления, а также той информации, которая в ней циркулирует. Скрытность управления достигается выполнением комплекса организационных, технических и воспитательных мероприятий.

Скрытность управления имеет важно значение. В настоящее время она имеет еще большее значение из-за увеличения роли внезапности действий, увеличения возможности разведки противника, а также применения ядерного и высокоточного оружия. Поэтому сохранение в тайне всех действий, связанных с подготовкой и ведением боя, является непременным условием скрытности управления. Оно достигается строгим соблюдением правил переговоров по техническим средствам связи, использованием различных шифровок и кодов; применением таблиц, позывных и сигналов, переговорных таблиц и кодирования карт, запретом открытых переговоров; надежной маскировкой командно-наблюдательных пунктов.

Сейчас, в наше время, когда боевые действия развиваются быстро, отличаются предельной напряженностью и резкими изменениями обстановки, только командир-единоначальник, наделенный большими полномочиями, способен организовать подчиненных на успешное выполнение поставленной задачи. Именно поэтому на командира взвода (отделения, танка) возлагается полная и личная ответственность за боевую готовность, подготовку взвода (отделения, танка), оружия, военной и специальной техники к бою и успешное выполнение боевой задачи в установленные сроки, а также за воспитание, воинскую дисциплину, психологическую подготовку и политико-моральное состояние личного состава.

Таким образом, сравнивая реальное состояние управления войсками с требованиями к нему, мы получаем возможность оценивать его качество. Соответственно и получаемые при этом оценки будут носить преимущественно качественный характер, хотя отдельные элементы системы управления при этом могут быть оценены и количественно.

Итак, качество управления войсками — это совокупность его свойств, которую можно оценить путем сравнения этих свойств с установленными требованиями к управлению. Это качественная степень соответствия управления требованиям к нему.

Для того чтобы количественно оценивать управление войсками в целом используется понятие «эффективность управления».

Существуют различные толкования понятия «эффективность» и, в общем, их можно объединить в два направления. Первое трактует эффективность как отношение полученного результата к затраченным на его достижение ресурсам. Такое понимание эффективности является наиболее обобщенным. Другое направление трактует эффективность как степень соответствия полученного результата поставленной цели, т. е. степень достижения цели. Это так называемая целевая эффективность. Затраты ресурсов при этом ограничиваются какой-либо заданной величиной. В теории управления войсками и в военной науке вообще чаще всего используется именно такое понимание эффективности.

Здесь следует вспомнить, что основная цель управления — обеспечить максимальную эффективность применения подчиненных войск при решении поставленных перед ними задач.

Таким образом, цель управления войсками выступает в виде «подцели» по отношению к цели применения войск. Иначе говоря, управление (и его эффективность) не является самоцелью, оно является одной из задач, хотя и крайне важной и ответственной задачей для достижения цели применения войск в операции, сражении, бою.

Исходя из такого понимания, под эффективностью управления войсками будем подразумевать количественную оценку влияния управления на достижение конечной цели боевых действий или на степень использования в конкретном способе боевых действии потенциальных боевых возможностей войск. Эффективность оценивается с использованием определенных показателей. Показатель — это количественная или качественная характеристика какого-либо свойства объекта. Оценка значений показателей осуществляется с использованием определенных критериев (критерий — это признак или условие, на основании которого производится оценка и выбор)

Подразделяют эффективность управления на абсолютную и относительную.

Под абсолютной эффективностью управления понимается тот вклад, который вносит система управления в достижение конечных целей боевых действий. Но количественно представить непосредственное влияние управления на ход и исход боевых действий, как правило, не представляются возможным, ведь сама система управления потерь противнику не наносит, своих войск от ударов противника не защищает, а имеет дело со сбором, переработкой и выдачей информации.

На ход и исход боевых действий система управления влияет опосредованно, через подчиненные войска, силы и средства, путем реализации принципов военного искусства, форм и способов военных действий.

Прогнозируя ход и исход будущих боевых действий, и даже анализируя итоги прошедших военных конфликтов, исследователи не всегда могут точно охарактеризовать числом ту долю в успехе (или неудаче), которую можно в чистом виде приписать управлению. Тем не менее, некоторые оценки результатов управления позволяют заключить, что в среднем до 40 % реализуемого боевого потенциала войск можно будет непосредственно отнести за счет вклада системы управления, а для таких информационно ёмких систем, как системы ПВО — даже до 70 % этого потенциала.

Хорошо организованный и непрерывный контроль войск в бою обеспечивает захват и удержание инициативы, скрытность подготовки и внезапность нападения на противника, эффективное применение имеющихся средств поражения и полное использование боевых возможностей подразделений и частей, своевременное осуществление мероприятий по защите от ядерного, химического, высокоточного и зажигательного оружия противника. Это позволяет в любых, даже самых сложных условиях обстановки добиваться успешного выполнения поставленных задач в установленные сроки.

Литература:

1. Алтухов П. К. Основы теории управления войсками.. — М.: Воен. издательство, 1971. — 226 с.
2. Абрамов А. С., Карпов О. И. Управление подразделениями в мирное время.. — М.: Голден Би, 2007. — 256 с.
3. Общевоинские уставы Вооруженных сил Российской Федерации — М.: Эксмо, 2016. — 560 с.